Конечный вид чек-листа в экселе зависит от его целей и предназначения. Ниже приведен пример базового чек-листа, который можно использовать для организации задач или проверки выполнения процессов:
Заголовок чек-листа: укажите название процесса или задачи, для которой используется чек-лист.
Колонка с задачами: создайте столбец, в котором перечислены все задачи, которые необходимо выполнить в рамках процесса или задачи.
Колонка с комментариями: создайте столбец, в котором можно вносить комментарии к каждой задаче. Например, замечания, вопросы, сроки и прочее.
Колонка с отметками о выполнении: создайте столбец, в котором можно отмечать выполнение каждой задачи. Например, поставьте галочку или отметку, если задача выполнена, и оставьте пустым, если задача не выполнена.
Итоговый столбец: создайте столбец, в котором можно подвести итоги выполнения задач. Например, укажите процент выполнения задач, общее количество задач и прочее.
Кроме этого, можно дополнительно настроить чек-лист, добавив столбцы с дополнительными параметрами, такими как приоритетность задач, ответственные лица и т.д. Все зависит от целей чек-листа и конкретных требований.
Интерактивный чек лист в excel — простой, но эффектный инструмент визуализации выполненных задач. Для его создания будем использовать инструмент Чек-бокс из меню Разработчик.
Видео для тех, кто не любит читать
Для чек-листа предварительно подготовлена таблица, в которой следующие столбцы:
Готовность — в этот столбец мы будем вставлять чек-боксы для отметки выполненной задачи “галочкой”
#готовность — технический столбец, в который будет проставляться статус чек-бока (ИСТИНА или ЛОЖЬ). Этот столбец мы потом скроем.
Задача — собственно, задачи, выполнение которых будет отмечаться “галочками”
Чтобы создать чек-лист в excel перейдем на вкладку Разработчик — блок Элементы управления — Вставить — Флажок из раздела Элементы управления формы.
Сообщество Excel Analytics | обучение Excel
Канал на Яндекс.Дзен
Обратите внимание, что выбирать Флажок нужно именно из верхнего раздела (Элементы управления формы).
Нарисуем элемент на подходящем месте зажатой левой клавишей мыши.
Щелкнем на нем, сотрем текст и уменьшим размер, чтобы он выглядел вот так.
Сразу размножим его. Количество чек-боксов должно быть равно количеству строчек в чек-листе. Выделим (с зажатой клавишей Ctrl, иначе просто устанавливается галка) и скопируем-вставим чек-бокс при помощи клавиш Ctrl + C, Ctrl + V.
Распределим по строчкам, можно пока особенно не выравнивать.
Теперь выделим все созданные чек-боксы с зажатой клавишей Ctrl и перейдем в меню Формат фигуры — блок Упорядочить — Выровнять — По левому краю.
Снова нажмем кнопку Выровнять — Распределить по вертикали.
Таким образом, мы выровняли положение чек-боксов для нашего чек-листа excel.
Алгоритм для работы с чек-боксом
Теперь щелкаем правой кнопкой мыши по верхнему чек-боксу и выбираем Формат объекта.
Переключатель в блоке Значение установим снят.
Установим курсор в поле Связь с ячейкой и сошлемся на первую после шапки ячейку в техническом столбце #готовность.
Повторим Алгоритм для работы с чек-боксом для каждого флажка.
Ссылки устанавливаем на соответствующие ячейки в столбце #готовность.
Далее для наглядности отметим “галочкой” любой из чек-боксов.
Выделим все ячейке в столбце Задача, кроме заголовка.
Перейдем во вкладку Главная — Условное форматирование — Создать правило.
Выберите тип правила — Использовать формулу для определения форматируемых ячеек.
В строку Форматировать значения, для которых следующая формула является истиной напишем формулу:
=$B2=ИСТИНА
Обратите внимание, что значком $ должен быть закреплен только индекс столбца В, а номер строки 2 должен быть не закреплен абсолютной ссылкой. Это нужно, чтобы формула работала для всех строк в чек-листе.
Формула будет искать в техническом столбце #готовность ячейку, значение которой =ИСТИНА (т.е. установлена галочка) и форматировать ячейку в соответствующей строке столбца Задача.
Чтобы задать формат, нажмем кнопку Формат в том же окне.
На вкладке Заливка выберем цвет и нажмем Ок.
Снова нажмем Ок, чтобы выйти из окна условного форматирования.
Ячейка, которую мы отметили галочкой, окрасилась в зеленый цвет. Это произошло потому, что в техническом столбце #готовность появилось слово ИСТИНА.
Скроем технический столбец #готовность, щелкнув по нему правой кнопкой мыши и выбрав Скрыть.
Наш интерактивный чек лист в excel готов. Теперь, если отметить задачу галочкой, она закрашивается цветом. Если галочку снять, цвет исчезает.
Вам может быть интересно:
Пиши, сокращай: как формулировать проверки в чек-листах
Время на прочтение
8 мин
Количество просмотров 1.2K
Всем привет! Меня зовут Елена Поплоухина. Я — один из авторов Youtube‑канала по тестированию «Багаж тестировщика». На канале выходило несколько выпусков с примерами проектирования чек-листов. В этой статье я хочу дать несколько практических рекомендаций по формулированию проверок в чек-листах.
Введение
Перед тестировщиком рано или поздно встает вопрос — писать тест-кейсы или чек-листы. Если нет специальных требований к формату тестовой документации, я обычно выбираю чек-листы.
Правила оформления тест-кейсов достаточно универсальны. В то время, как для чек-листов формальных правил нет. У отдельно взятого QA инженера, команды тестировщиков или даже компании может быть свое видение формата чек-листов. При этом нельзя однозначно утверждать, какой из способов более правильный.
Я выработала определенный подход к описанию проверок в чек-листе и хочу поделиться им на простом примере. Цель данной статьи — познакомить вас с правилами создания структуры чек-листа и основными способами описания проверок в чек-листе.
О чем поговорим
Где создавать чек‑листы?
Что такое проверка?
Пример чек-листа
Структура чек-листа
Приоритеты проверок
Способы описания проверок
— Что проверяем?
— Какое действие проверяем?
— Какие тестовые данные?
— Более сложные формулировки
— Перечисление проверяемых свойств объекта
Описание ожидаемого результата
Заключение
Где создавать чек-листы
Примером тест-менеджмент системы с поддержкой чек-листов является “Ситечко”. Также для создания чек-листов можно использовать любой табличный редактор, например, Google.Таблицы.
Что такое проверка?
Тест-кейс — это тестовый случай, описывающий совокупность шагов, конкретных условий и параметров, необходимых для проверки реализации тестируемой функции или её части.
А что же такое — проверка в чек-листе? Предлагаю следующее определение термина:
Проверка — это описание тест-кейса или его отдельного шага с низкой детализацией.
В тест-кейсе мы подробно расписываем название, предусловия, шаги, ожидаемый результат. В проверке мы оставляем самую суть в краткой формулировке. При этом:
— не описываем предусловия, если они хорошо известны;
— можем не указывать тестовые данные, чтобы разнообразить выполнение проверок;
— допускается не указывать ожидаемый результат, когда он очевиден;
Аналогом проверки можно назвать атомарную операцию. Нет смысла делить проверку на несколько других — это небольшая, но цельная, законченная операция. Фактически, в рамках проверки мы тестируем небольшую часть требований.
Формулировка проверки должна быть краткой. Если после первого прочтения вы не поняли ее смысл, желательно переформулировать проверку или попробовать разбить одну проверку на несколько.
Примеры не связанных друг с другом проверок:
— Добавить товар в корзину
— Удаление события из календаря
— Построить маршрут на карте при медленном интернет-соединении
— Пользователю установлен 2 уровень привилегий. Отображение условий кэшбэка.
— Пустые обязательные поля при редактировании профиля.
— Начать ввод номера с цифры 8
и т.д.
Далее разберем способы описания проверок на примере готового чек-листа.
Пример чек-листа
Представим, что мы тестируем образовательную онлайн-платформу. На странице курса есть блок со списком отзывов.
Требования к отображению одного отзыва в списке звучат следующим образом:
Требования к просмотру отзыва в списке
Для каждого отзыва отображается информация:
— Аватар
— Полное имя пользователя (имя и фамилия)
— Оценка курса от пользователя по шкале от 1 до 5
— Дата отзыва в формате “DD/MM/YYYY”
— Текст отзыва
Если текст отзыва содержит более 300 символов, он обрезается кнопкой “Читать далее”. При нажатии на кнопку отображается полный текст отзыва и кнопка “Свернуть”.
Макет блока со списком отзывов выглядит так:
Представим, что для тестирования данной функциональности был написан следующий чек-лист. На этом примере разберем структуру чек-листа и способы описания проверок.
Примечание. В задачи данной статьи не входит продемонстрировать полный исчерпывающий тест-дизайн по требованиям.
Структура чек-листа
Проектирование чек-листа начинается с оформления его структуры — скелета.
Сначала заполняется шапка с названием и описанием чек-листа. Здесь же можно дать ссылку на требования (документ, задачу в системе управления проектами, макет и т.д.) и указать текущий статус готовности.
Ниже идет сам чек-лист. Он представляет из себя набор проверок. Для каждой проверки описываются:
— Приоритет — с градацией из трех уровней: высокий, средний, низкий
— Проверка — описание самой проверки
— Ожидаемый результат — ожидаемое поведение системы в результате выполнения проверки.
Все проверки объединяются в группы — аналогично тому, как тест-кейсы объединяются в тестовые наборы. Для функциональности работы со списком отзывов можно выделить 3 основных группы:
— Список отзывов
— Отображение одного отзыва в списке
— Сортировка отзывов
Можно группировать проверки и в более мелкие логические группы.
Для каждой группы опционально можно указать общие предусловие или тестовые данные. Или просто добавить более подробное описание назначения группы проверок.
Рассмотрим, как определить приоритет для проверок.
Приоритеты проверок
При установке приоритета проверкам можно ориентироваться на следующие правила.
-
Высокий.
Проверка высокого приоритета аналогична основному позитивному тест-кейсу. Если описываемая функциональность не работает, будет заведен блокирующий или критический баг. -
Средний.
Подавляющая часть проверок. Проверяется важная часть логики работы приложения. -
Низкий.
Проверяется второстепенная логика работы приложения, редко выполняемые пользователем действия.
Способы описания проверок
Я предлагаю 3 основных способа для описания проверок. В каждом из них мы отвечаем на соответствующий вопрос:
-
Что проверяем?
-
Какое действие проверяем?
-
Какие тестовые данные у тестируемого объекта?
Разберем подробнее каждый из способов.
Что проверяем?
Например, мы хотим проверить, как отзыв отображается в списке отзывов образовательного курса — какие поля с какими значениями выводятся для любого отзыва в списке.
Задаем себе вопрос:
— Что мы проверяем?
Ответ коротко можно сформулировать как:
— Отображение отзыва в списке.
Это и есть наша проверка.
Для проверки отображения отзыва в списке устанавливаем высокий приоритет. Если отзыв не отображается — это значит, что не работает ключевая логика разрабатываемой фичи. На тестирование передан неработающая функциональность и проводить дальнейшее тестирование по ней нет смысла.
В ожидаемом результате перечисляем отображаемые поля.
Еще один пример проверки, сформулированной таким же образом:
Рассмотрим дополнительно несколько не связанных друг с другом примеров проверок с формулировкой “Что проверяем?”:
— Создание нового бронирования путевки
— Фильтрация списка товаров по категории
— Поиск товара по наименованию
— Просмотр новости
— Воспроизведение трека в плейлисте
и т.д.
Какое действие проверяем?
Фактически, это та же самая формулировка “Что проверяем”, описанная при помощи глагола. Выбирайте, какой из способов удобнее.
Посмотрим еще раз на требования для отображения длинного отзыва в списке:
Требования к отображению длинного отзыва
Если текст отзыва содержит более 300 символов, он обрезается кнопкой “Читать далее”. При нажатии на кнопку отображается полный текст отзыва и кнопка “Свернуть”.
Предположим, мы хотим проверить работу кнопок “Читать далее” и “Свернуть”.
Для того, чтобы описать проверки, задаем себе вопрос:
— Какое действие пользователя мы проверяем?
Ответ коротко можно сформулировать как:
— Развернуть отзыв при помощи кнопки «Читать далее».
— Свернуть отзыв при помощи кнопки «Свернуть»
Получаем 2 проверки.
Рассмотрим дополнительно несколько не связанных друг с другом примеров проверок с формулировкой “Какое действие проверяем?”:
— Создать новое бронирование путевки
— Отфильтровать список товаров по категории
— Найти товар по наименованию
— Посмотреть новость из списка
— Воспроизвести трек в плейлисте
и т.д.
Какие тестовые данные?
В проверке описываются только тестовые данные для проверяемого блока. Обычно из названия и описания группы проверок понятно, какой объект мы проверяем.
Посмотрим еще раз на требования для отображения длинного отзыва в списке:
Требования к отображению длинного отзыва
Если текст отзыва содержит более 300 символов, он обрезается кнопкой “Читать далее”. При нажатии на кнопку отображается полный текст отзыва и кнопка “Свернуть”.
Предположим, мы хотим проверить логику отображения кнопки “Читать далее” в зависимости от длины отзыва.
Для того, чтобы описать проверки, задаем себе вопрос:
— Какие тестовые данные? Если подробнее — Отзывы какой длины и на каком языке мы должны отобрать для проверки логики отображения кнопки?
Ответ можно сформулировать как:
— Длина отзыва 299 символов на русском языке.
— Длина отзыва 300 символов на русском языке.
— Длина отзыва 301 символов на русском языке.
Получаем 3 проверки.
Ниже приведены примеры описания проверок для каждого из полей отзыва — аватара, имени и фамилии, текста, даты публикации.
Более сложные формулировки
Некоторые ситуации нельзя описать при помощи трех простых формулировок. Поэтому можно использовать более сложные, которые являются комбинацией ответов на вопросы:
— Что проверяем?
— Какое действие проверяем?
— С какими тестовыми данными?
Рассмотрим несколько примеров.
Часть требований к отображению списка отзывов для курса звучит так:
Требования к отображению и подгрузке списка отзывов
Отзывы загружаются частями по 10 элементов. Для подгрузки отзывов служит кнопка “Больше отзывов”.
Например, мы хотим проверить, что если для курса добавлено более 10 отзывов, в списке отображается только первые 10 отзывов и кнопка “Больше отзывов».
Вопрос: Что проверяем?
— Отображение отзывов о курсе.
Вопрос: С какими тестовыми данными?
— Для курса добавлено 11 отзывов.
Эту проверку можно сформулировать 2 способами
— Отображение отзывов о курсе, когда для курса добавлено 11 отзывов
— Для курса добавлено 11 отзывов. Отображение отзывов о курсе при загрузке страницы.
Другой пример. Мы хотим проверить работу кнопки “Больше отзывов”. Если нажать на нее, отобразятся следующие 10 отзывов.
Вопрос: Какое действие проверяем?
— Нажать на кнопку подгрузки отзывов..
Вопрос: С какими тестовыми данными?
— Для курса добавлено 20 отзывов.
Получаем формулировку:
— Для курса добавлено 20 отзывов. Нажать на кнопку подгрузки отзывов.
Примечание. При формулировках в первую очередь обращайте внимание на простоту и легкость понимания.
Перечисление проверяемых свойств объекта
Можно встретить следующий подход к описанию чек-листа, когда весь чек-лист состоит только из описания проверяемых полей в виде:
У этого подхода есть один существенный минус. При таком верхнеуровневом описании непонятно, что в итоге будет проверено. Потому что тестирование каждого из полей включает несколько проверок, а не одну.
В качестве примера возьмем отображение в отзыве аватара пользователя. Будет ли проверена ситуация, когда аватар не установлен у пользователя ? Неясно. Также необязательно в каждой проверке писать само слово “Проверить” — оно избыточно.
Когда такой подход может применяться?
Например, если вы хотите одну более общую проверку разбить на несколько атомарных, каждая из которых относится к отдельному полю. Тогда вместо одной проверки:
Получаем группу проверок, для которой указаны название группы и предусловия:
А после этой группы будет идти другая группа, со следующими проверками полей:
Еще один пример. Вместо проверки:
Получаем группу проверок
Описание ожидаемого результата проверок
Ниже приводятся общие рекомендации по описанию ожидаемого результата для всех типов проверок.
Подробное описание.
В этом случае при выполнении чек-листа не нужно лишний раз заглядывать в макет или требования. Можно быстрее пошарить знания между членами команды тестирования, поручить выполнение чек-листа НЕ его автору. Но времени на описание и поддержку чек-листа тратится больше.
Указание, где искать ожидаемый результат.
Например, указать короткую формулировку “В соответствии с макетом”.
Отсутствие ожидаемого результата.
Если вы как автор чек-листа и все члены команды тестирования (при наличии такой команды) знают, что нужно проверять или где можно посмотреть ожидаемый результат. Например, при тестировании новых фич вы смотрите на макеты. При регрессионном тестировании — вы очень хорошо знаете систему и требования.
Также ожидаемый результат можно не писать там, где он очевиден из описания самой проверки. Например, в следующей формулировке понятно, что для оценки 1 должна отображаться одна звездочка, для оценки 2 — две звездочки и т.д.
Заключение
Мы рассмотрели основные способы формулирования проверок в чек-листе. Тренируйтесь и находите наиболее удобный для вас подход.
Скачать чек-лист «Экспресс-тестирование»
Это реальный чек-лист с реального проекта (с разрешения бывшего руководства), на котором я работала 9 лет назад. Я ничего в нем не приукрашивала сейчас, чтобы он выглядел более качественно или круто. Разве что удалила название системы ¯_(ツ)_/¯
Это чек-лист для быстрой проверки релиза на production, то есть на реальном сервере, с которым работают пользователи. Мы тогда называли это «экспресс-тестирование», но по сути это smoke-тесты. Когда мы базово проверяем работу системы, не закапываясь сильно в конкретный функционал.
Релизы мы выпускали по вечерам, когда все пользователи заканчивали работу. И оставлять в системе тестовые данные было нельзя. Поэтому «пришли, создали, проверили, почистили за собой».
Только это не так легко, если учесть, что разные модули взаимосвязаны между собой. Скажем, можно создать здание и сотрудника. А потом назначить сотрудника ответственным за здание. Но для этого у нас уже должны быть здание и сотрудник!
Поэтому нельзя просто протестировать каждый модуль по отдельности. Создал здание, отредактировал, удалил. Создал сотрудника, отредактировал, удалил. Нет, нужно тестировать систему комплексно, учитывая взаимосвязи. Ведь взаимосвязи — это самое важное, и именно там возникают проблемы.
Но как написать чек-лист? Чек-листы мы писали в экселе, каждый лист называя по функционалу или по роли пользователя в системе. Как оформить лист «здания», если нам надо вернуться к нему дважды — сначала создать и подредакировать, и через какое-то время удалить. Но не сразу, а после проверки связанного функционала.
В итоге сделали так — листы расположили в том порядке, в каком нужно создавать данные. На каждом листе есть отсечка «Переходим на следующий лист»:
Когда я иду по чек-листу, я выполняю все тесты вплоть до этой отсечки. Дальше ничего не делаю! Это чистка, её нужно будет сделать позже. Дохожу до последнего листа, а потом иду в обратном порядке и подчищаю за собой.
В итоге мне не надо держать в голове «кого я еще не удалила» или как-то менять формат чек-листа. Просто я прохожу его дважды, сначала слева направо, а потом наоборот.
Так что вот, делюсь тем, как это иногда бывает в рабочей практике и как может выглядеть чек-лист на smoke-тесты на боевом стенде, где нельзя оставлять тестовые данные, но при этом надо проверить связи разных частей системы между собой! Вот =)
Также хочу напомнить, что этому чек-листу 9 лет. Писала я его, будучи джуно-миддлом. Опыт в тестировании уже был, но на тот момент только самоучкой. Впрочем, тестировала я хорошо и начальство было мной довольно 
PS — чек-лист выложен в публичный доступ ради студентов моей школы для начинающих тестировщиков.
Чек-лист менеджера по продажам – это главный инструмент контроля качества и эффективности его работы. С его помощью может осуществляться надзор — во-первых, со стороны руководства, а во-вторых, со стороны самого работника. Как правильно составить чек-лист расскажем в нашей статье, а также приведем пример и покажем образец.
Чек-лист менеджера по продажам: что это и для чего он нужен
Чек-лист – это список задач, которые необходимо выполнить менеджеру по продажам (любому другому менеджеру) в течение какого-то времени, например, рабочего дня.
Это не просто список задач, это список тех задач, которые не просто необходимо выполнить в обязательном порядке, но и проверить их выполнение, отчитаться о выполнении – перед самим собой, перед руководством. Вообще в переводе с английского «лист» – это «список», а «чек» – это «проверка».
Чек-лист для розничного магазина – также эффективный инструмент для того, чтобы не забыть сделать что-то, что является важным и обязательным для выполнения менеджером по продажам.
Темп деловой активности сегодня настолько насыщен, что забыть о чем-то важном на самом деле совсем не сложно: можно забыть и пропустить важную встречу, забыть сделать необходимые закупки, ответить на коммерческое предложение и т. д.
Чек-лист применяется во всех отраслях деятельности, где недопустимо совершать ошибки: в медицине, строительстве, других областях.
Бывает так, что в течение рабочего дня у менеджера буквально нет ни одной свободной минуты не только для отдыха, но и для некоторых важных дел.
Но при этом, если проанализировать результативность по итогам рабочего дня, оказывается, результатов-то особых и нет: как будто много работал, много чего делал, не присел ни разу, а в итоге ничего не сделал.
Такое явление характерно не только для менеджеров по продажам, но и для любой категории работников. Такое случается тогда, когда менеджер не структурирует свой рабочий день так, как было бы лучше, тратит слишком много времени на выполнение малозначительных задач, оставляя мало времени или вовсе не оставляя время на те задачи, которые должны быть в приоритете.
И при этом менеджеру кажется, что он целый день работал, не покладая рук.
Чек-лист помогает решить эту проблему эффективного планирования своего времени. Записав в чек-лист задачи, которые он обязательно должен выполнить в течение дня, менеджеру придется распределить свое время таким образом, чтобы его хватило на выполнение всех задач.
Программа по автоматизации магазина Бизнес.Ру позволит контролировать не только выполнение своих дел вовремя, но и сотрудников. Ставьте подчиненным задачи онлайн и следите за их выполнением в течении дня, при необходимости вносите корректировки.
Чек-лист для руководителя отдела продаж. Видео
Как правильно составить и написать чек-лист
Чек-лист представляет собой таблицу, состоящую из столбцов:
- Задача;
- Отметка о выполнении;
- Примечания.
Это общепринятая, привычная и знакомая многим структура чек-листа. Она может изменяться в зависимости от отрасли, в которой работает тот или иной менеджер.
Есть несколько простых правил, следуя которым можно написать правильный чек-лист, который станет эффективным инструментов управления собственным временем, а также личным помощником менеджеру по продажам и любому другому специалисту фирмы.
Правила эти следующие:
1. Пишите коротко. Необходимо задачи записывать в сокращенном варианте,в виде пунктов, без расшифровки и ненужных пояснений;
2. Пишите нужное. Записывать в чек-лист нужно только те задачи, которые имеют определенную важность и которые менеджер может забыть. Очевидно, что нет необходимости записывать в чек-лист что-то наподобие «Включить компьютер»;
3. Пишите в утвердительной форме. Например, задачи могут выглядеть следующим образом:
- Подготовить протокол разногласий по договору с поставщиком N;
- Подписать договор с поставщиком N1;
- Отправить коммерческое предложение покупателю N2.
Некоторые специалисты в области менеджмента и ритейла говорят, что задачи можно писать не в утвердительной форме, но даже в прошедшем времени.
Якобы такая форма записи задач в чек-листе повышает личную ответственность менеджеров и, соответственно, повышает эффективность работы именно этого менеджера (каждого из них).
В таком случае те же задачи будут выглядеть следующим образом (пример):
- Подготовил протокол разногласий по договору с поставщиком N;
- Подписал договор с поставщиком N1;
- Отправил коммерческое предложение покупателю N2.
4. Расставляйте приоритеты. Наиболее важные задачи в чек-листе можно выделить жирным шрифтом или записать заглавными буквами («капслоком»).
Менеджер в случае непредвиденных обстоятельств может внести в свое расписание изменения таким образом, что они не затронут выполнение самых важных задач, запланированных на сегодня.
Выделяя задачи, не переусердствуйте: слишком много выделенных задач могут просто дезориентировать менеджера, что в итоге приведет к тому, что какие-то из наиболее важных пунктов выполнены не будут.
5. Не делайте слишком большой чек-лист. Специалисты говорят, что пунктов и задач должно быть не больше 20. Другими словами, записывать нужно только то, что действительно важно и о чем ни при каких условиях нельзя забыть;
6. Редактируйте. Темп деловой активности современного человека в течение дня не только стремителен, но бывает и непредсказуем. В течение рабочего дня могут и будут возникать новые задачи, которые нужно решить и выполнить также сегодня: новые встречи, поездки, звонки, переписка. И это обязательно внесет коррективы в ваш чек-лист;
7. В колонке для примечаний обязательно указывайте, с какими трудностями вам пришлось столкнуться, выполняя ту или иную задачу, какие были нюансы;
8. Анализируйте. В конце рабочего дня, после него необходимо пробежаться по вашему чек-листу и посмотреть, что выполнено, как выполнено, перечитать заметки, которые вы оставили на чек-листе в течение рабочего дня.
Этот анализ поможет вам выявить собственные возможные проблемы с планированием времени, с расстановкой приоритетов, а также решить эти задачи. Работа по чек-листу, его постоянный анализ, анализ каждого прошедшего дня поможет повысить эффективность работы менеджера по продажам.
Чек-лист для менеджера по продажам образец
Чек-лист для менеджера по продажам образец на рабочий день (рабочую неделю) может выглядеть следующим образом (пример):
|
Номер п/п |
Задача |
Отметка о выполнении |
Примечания |
|
Проверить электронную почту |
|||
|
Проверить поступления денежных средств от покупателей, заказчиков |
|||
|
Подготовить платежные документы для расчета с поставщиками |
|||
|
Подготовить редакцию договора с заказчиком N |
|||
|
Согласовать договор с заказчиком N с руководством |
|||
|
В случае согласования с руководством отправить на согласование с заказчиком N |
|||
|
Подготовить коммерческое предложение в фирмы N1, N2 и N3 |
|||
|
Отправить коммерческие предложения в фирмы N1, N2 и N3 |
|||
|
Позвонить в фирмы N1, N2 и N3, сообщить об отправке им коммерческих предложений и договориться о времени контакта по этим коммерческим предложениям. |
|||
|
Найти контакты руководства фирм N4 и N5, позвонить и договориться о встрече до конца текущей недели. |
|||
|
Посмотреть заявки на отгрузку на сегодня |
|||
|
Выписать счета-фактуры, ТТН |
|||
|
Занести первичные документы в |
|||
|
Подшить входящие документы в папку |
|||
|
Снять отчет с кассового аппарата |
|||
|
Подготовить и сдать отчет по продажам за прошлую неделю |
|||
|
Встретиться и провести переговоры с директором фирмы N6 |
|||
|
Встретиться с коммерческим директором фирмы N7 |
|||
|
Провести переговоры во время бизнес-ланча с начальником отдела продаж фирмы N8 |
|||
|
Подготовить и сдать отчет по работе с дебиторами |
C программой для автоматизации работы магазина Бизнес.Ру Вы легко сможете ставить планы своим подчиненным и отслеживать процент их выполнения. Система мотивации станет прозрачной и продавец сможет сам понять сколько и за что он заработал.
В зависимости от того, чем торгует ваш магазин образец для чек-листа менеджера по продажам может быть другим. Как минимум задачи будут отличаться, причем, задачи на каждый день, на каждую неделю будут разными.
Не стоить искать чек-лист или его образец, готовый, подходящий именно для вашего магазина, изучив указанный выше образец, подготовьте со своими менеджерами по продажам бланки чек-листов, которые подходят именно вам и которые будут работать на повышение эффективности вашего бизнеса.
Случалось ли Вам ловить себя на мысли, что Вы повторяете что-то сотруднику не в первый раз? Или замечать, что при выполнении знакомого задания сотрудники делают одни и те же досадные ошибки? Если да — тогда самое время поручить сотрудникам составление чек листов.
Чек лист
(Check list — контрольный список) — список, содержащий ряд необходимых проверок для какой-либо работы. Отмечая пункты списка, сотрудник может узнать о состоянии/корректности выполнения этой работы.
Важность чек листов трудно переоценить. Каким бы опытным ни был сотрудник, в спешке он может легко забыть важную деталь. Возьмем, к примеру, распространённую ситуацию — подготовка к участию в выставке. Это очень дорогостоящее мероприятие. Одна упущенная деталь — не напечатанные вовремя флаера — может стоить половины бюджета.
Чек листы могут применяться в самых разных сферах:
существуют чек листы для официантов, для пилотов, для маркетологов, для веб-дизайнеров.
Ниже правила создания чек листов, которые помогут Вашим сотрудникам создать полезный и качественный инструмент.
Правила составления чек листов
1. Один пункт — одна операция
Пункты чек листа — это минимальные полные операции. Что это значит?
Заказать изготовление визиток и и доставить визитки в офис — это 2 разные операции.
Поэтому, в чек листе они отображаются отдельными пунктами
* визитки заказаны
* визитки доставлены в офис
2. Пункты написаны в утвердительной форме
Целью чек-листа является проверка готовности, поэтому лучше составлять пункты в утвердительной форме — “заказаны, доставлены”. Сравните формулировку “заказать визитки” и “визитки заказаны”. Второй вариант требует большей ответственности.
3. Оптимальное количество пунктов — до 20
Чек листы не должны быть длинными. Оптимальное количество пунктов — до 20. Если требуется, лучше разбить задачу на несколько этапов и составить к каждому этапу отдельный чек лист.
Пример чек листа:
Эффективное внедрение чек листов
1. Тестирование
После составления чек листа, пройдите мысленно все пункты вместе с сотрудником. Допишите то, что было упущено. Расставьте пункты в правильном порядке. Внесите правки.
2. Оформление
Чек лист должен выглядеть эстетично — тогда с ним будет приятней работать.
3. Удобный доступ
Организуйте общий доступ сотрудникам к документам, чтобы в нужный момент их легко можно было распечатать. Отпечатайте получившийся список в виде таблицы (если чек лист заполняется каждый день).
Преимущества использования чек листов
* Структурирование информации в голове сотрудника. При записывании необходимых действий, у сотрудника чётко вырисовывается нужная последовательность задач.
* Повышение скорости обучения новых сотрудников. Не нужно повторять в сотый раз последовательность операций. Достаточно провести короткий инструктаж и дать чек лист для самостоятельной работы.
* Высокий результат, уменьшение числа ошибок. Как уже говорилось в начале статьи, чек листы помогают избежать проколов и ошибок по невнимательности.
* Взаимозаменяемость сотрудников.
Примеры полезных чек листов для бизнеса в интернете
В данной статье рассмотрим образец чек-листа. Так называют удобный и понятный способ контроля какой-либо сложной или многоступенчатой операции. Спектр применения контрольных списков настолько широк, что информация о них будет одновременно полезна творческим людям, ученикам и студентам, предпринимателям, руководителям компаний и специалистам самых разных направлений.
Что такое «чек-лист»
Даже если понятие «чек-лист» кажется вам незнакомым, почти наверняка вы с ним не раз встречались. Чаще всего, так называют список последовательных действий (или шагов), которые необходимо предпринять, чтобы достичь какой-либо цели.
Также может использоваться для проверки выполнения всех пунктов или операций для решения задачи.
Проще говоря, это список действий, которые нужно совершать одно за другим, чтобы прийти к конечному результату.
Сфера использования таких листов настолько широка, что с большой степенью уверенности можно сказать: каждый человек когда-либо составлял для себя «список дел».
Однако, в рамках данной статьи мы рассмотрим, как чек-листы помогают в предпринимательстве и организации работы отдельных сотрудников и целых компаний.
«Чек-лист» — это список действий, которые нужно совершать одно за другим, чтобы прийти к конечному результату.
В каких сферах используются чек-листы
Пользу чек-листов для производства оценили уже многие предприниматели, руководители и работники. Когда необходимо трудиться в режиме многозадачности (а в современных условиях это происходит почти постоянно), список дел помогает проконтролировать исполнение всех операций. Все цели и задачи в таком случае не нужно держать в голове.
Наиболее часто контрольные списки в самых разных формах можно встретить в:
- авиации (пилоты перед взлётом проверяют готовность самолёта по особому порядку);
- строительстве;
- медицине (от процедур до сложнейших хирургических операций);
- бухгалтерии и аудите;
- менеджменте, в том числе в продажах;
- образовании.
Таким образом, контрольные списки используются в сферах, где требуется постоянная концентрация, а от выполнения каждого пункта зависит успех всего мероприятия (а в авиации и медицине — жизнь людей). Разберём отдельные разновидности чек-листов.
Использование чек-листов в отдельных отраслях
Зародившись в сфере авиации, контрольные списки давно переросли применение только в одной отрасли. Несмотря на убеждение некоторых людей, в том, что самое важное забыть нельзя, практика показывает обратное. В современном мире очень много отвлекающих факторов, поэтому иногда даже доведённое до автоматизма действие совершается с ошибкой. Чтобы этого избежать, разумно применять чек-листы. Как они используются в разных сферах?
Контрольные списки в сфере общественного питания
В заведения общественного питания контрольные списки используются постоянно и не в единичном экземпляре. Например, чек-лист открытия ресторана помогает управляющим и работникам готовить заведение к началу работы, обеспечивая принятые стандарты обслуживания.
Для каждой смены обычно готовится отдельный лист, с указанием номера, даты, фамилии управляющего. В таком случае контрольный лист — фактически документ отчётности
. В случае, если что-то пойдёт не по плану, руководитель может изучить его и понять, какие ошибки были допущены менеджером.
- Проверка плана мероприятий на день (дни рождения, юбилеи).
- Проверка наличных в кассе.
- Организация уборки.
- Наличие отчётных листов на кухне и в туалете.
- Проверка всех сотрудников (опоздание, внешний вид и т.д).
- Начало работы кухни.
Разумеется, этот перечень примерный, каждый ресторан разрабатывает свой
. Отдельно может быть разработан порядок действий для каждой должности, например, чек-лист для официантов ресторана, для работников кухни и т.д. Такие документы обычно хранятся недолго, не более месяца (на случай возникновения какой-либо проблемной ситуации).
В заведения общественного питания контрольные списки используются постоянно и не в единичном экземпляре.
Чек-листы в сфере клининга
В области профессиональной уборки контрольные списки тоже нашли широкое применение. Например, чек-лист уборки помещений. Образец такого списка может быть выполнен в нескольких вариантах:
как план действий и как отчётный документ. Рассмотрим оба варианта.
В качестве плана действий чек-листы уборки обычно используются профессиональными клининговыми компаниями при оказании услуг организациям и частным клиентам. Так как в таком случае речь идёт именно о профессиональной уборке, список действий помогает достигать необходимого уровня качества. Может включать такие пункты:
- Уборка пыли, влажная уборка, уход за мебелью.
- Мытьё окон.
- Мытьё пола.
Смысл этого листа — помочь сотруднику ориентироваться на месте
, исполнить все пункты и оказать услуги по уборке максимально качественно, чтобы у клиента не возникло претензий. По желанию клиента в чек-лист могут включаться другие задачи.
Также контрольные списки могу использоваться как отчётный документ
, например, для уборки туалетов. С такими листами сталкивались практически все люди. Обычно они висят в уборных кафе и ресторанов. Пункты таких чек-листов содержат не перечень задач, а время уборки. Выполнив уборку, работник ставит свою подпись напротив каждого пункта. Такой документ помогает управляющему заведения контролировать и проверять своевременное выполнение уборки.
Чек-листы в продажах
Любые сотрудники, связанные с активными продажами, должны использовать чек-листы для повышения эффективности своей работы. В первую очередь контрольные списки нужны для организации общения с клиентом, особенно по телефону.
Большинство «холодных» звонков заканчивается провалом, потому что менеджер не общается с клиентом, а зачитывает ему готовый текст. Более того, даже на каждый вопрос или «возражение» у менеджеров предусмотрен шаблон. Это удобно в работе — не нужно думать и составлять свой ответ — но на практике абсолютно бесполезно. Клиентам такой подход не нравится.
Контрольный список может помочь организовать более живое общение, а значит, повышает вероятность продажи. Чек-лист менеджера по продажам должен включать следующие пункты:
- Знакомство.
- Цель звонка.
- Предложение.
- Уточнение деталей, диалог с клиентом, ответы на возражения.
- Продажа (приглашение и т.д.).
- Прощание.
Такой вариант лучше готового алгоритма продаж, когда менеджер зачитывает шаблонные фразы монотонным голосом. С ним, возможно, сложнее работать на первых этапах, но в итоге он будет более результативным, так как более походит на индивидуальный подход к клиенту.
Также чек-листы могут использоваться для оценки эффективности работы не отдельного менеджера, а всего отдела продаж. В таком случае они содержат подобные вопросы:
- Разработана ли в компании маркетинговая стратегия?
- Доведён и план продаж до сотрудников?
- Разработаны ли алгоритмы продаж и чек-лист сотрудников?
- Ведётся ли база клиентов?
- Сколько звонков в день совершают сотрудники?
- Сколько звонков приходится на 1 продажу у каждого сотрудника?
- Сколько длится в среднем телефонный разговор?
- Как выполняется план продаж (в сутки, в неделю, в месяц).
Таким образом, постоянный контроль и методичное выполнение всех пунктов позволит повысить эффективность работы каждого сотрудника, особенно в сфере продаж. Важно, чтобы руководители организаций серьёзно относились к составлению чек-листов и прививали привычку использовать такой вид тайм-менеджмента всем сотрудникам.
Любые сотрудники, связанные с активными продажами, должны использовать чек-листы для повышения эффективности своей работы.
Как чек-лист помогает тайным покупателям
Задача тайного покупателя — комплексная оценка работы отдельного продавца и всего магазина в целом.
В таком случае, без контрольного списка измеряемых параметров не обойтись. Обычно в таких списках пункты оцениваются по пятибалльной шкале или просто «да/нет». Чек-лист тайного покупателя должен включать следующие пункты:
- Контакт с покупателем:
- продавец подходит первым, представляется;
- дружелюбен, вежлив;
- опрятный внешний вид;
- заинтересован, улыбчив.
- Владение информацией:
- выявляет потребности покупателя, задавая вопросы, в том числе открытые и уточняющие;
- рассказывает о заинтересовавших клиента товарах;
- предлагает аналоги, о которых покупатель не знает;
- уверенно владеет материалом о товарах.
- Презентация услуг компании:
- рассказывает о действующих акциях и скидках;
- предлагает принять участие в программах лояльности (оформить карту, получить бонусы, подписаться на рассылку).
- Работа с возражениями:
- не отзывается негативно о мнении покупателя, не называет его ошибочным;
- не спорит открыто, предлагает альтернативу;
- высказывает аргументированные контраргументы.
- Завершение продажи:
- подводит итог диалога;
- информирует о дополнительных свойствах товара, о которых не шла речь в предыдущей беседе;
- рассказывает порядок действий для совершения покупки (где примерочная, где касса, где зона выдачи и т.д.);
- благодарит за покупку и выбор магазина.
Возможны как более простые, так и более сложные варианты чек-листов тайных покупателей. Однако чем больше деталей расскажет тайный покупатель, тем лучше
, поэтому лучше разработать достаточно объёмную и подробную анкету о работе сотрудников магазина.
Чек-листы в личном тайм-менеджменте
Чек-листы можно использовать не только для организации работы предприятий, но и в личном планировании.
Например, если в компании не принято использовать чек-листы, но работник видит в этом необходимость, он обязательно должен создать такой контрольный список для себя.
Это упростит выполнение текущей работы, позволит выявить наиболее эффективные алгоритмы выполнения тех или иных операций. Работа по чек-листу снимет часть психологической нагрузки — даже сложный проект, разбитый на части, становится более выполнимым. А отсутствие риска что-либо забыть и вовсе является приятным бонусом при планировании.
Работа по чек-листу снимет часть психологической нагрузки — даже сложный проект, разбитый на части, становится более выполнимым.
Как грамотно составить чек-лист
Чтобы чек-лист сработал «как надо», нужно грамотно его составить. Вот несколько рекомендаций:
- Список должен быть простым и кратким. Не нужно составлять подробное сочинение, необходимо выделить главное и записать максимально простыми словами. При одном взгляде на лист должно быть ясно, что делать.
- Пункты должны быть последовательны и взаимосвязаны. Помните, это алгоритм достижения только одной цели. Чек-лист предполагает ступенчатый подход к задаче. То есть переходите ко второму пункту только после выполнения первого.
- Вносите правки. Фиксируйте в чек-листе все изменения, доработки и улучшения.
- Если вы составляете личный чек-лист, делайте его удобным лично для себя. Используйте выделения цветом, курсив, заглавные буквы. В таком случае не нужно беспокоиться о том, насколько понятен лист другим людям.
- Чек-лист должен вместиться на 1 лист, если вы делаете его в бумажном виде или вписываться в размер экрана компьютера или телефона без пролистываний, если вы предпочли электронный вариант. Оптимально — 5-7 пунктов.
Где хранить чек-лист
В зависимости от назначения чек-листов может быть несколько вариантов их хранения:
- Личные контрольные списки хранятся в ежедневниках, а также телефонах и компьютерах. Простейшие чек-листы «что не забыть при выходе из дома» уместно разместить у входной двери.
- Рабочие и служебные чек-листы сотрудников нужно размещать на виду на рабочем месте или в электронном виде на рабочем столе компьютера.
- Коллективные чек-листы должны размещаться в местах, где доступны всем участвующим в их выполнении сотрудникам.
Заключение
Чек-лист — отличный вариант планирования работы и повышения её эффективности. Такие контрольные списки нашли применение фактически во всех сферах деятельности: от авиации и медицины до общественного питания и профессиональной уборки. Грамотно составленный алгоритм поможет без страха подходить даже к самым серьёзным и многоступенчатым заданиям.
По большей части работа диджитал-студии состоит из рутинных процессов. Пришёл новый клиент — провели комплексный аудит сайта и составили план работ. В плане — SEO, рекламная кампания в Директе, «медийка», управление репутацией… И каждую из этих работ надо проводить по однотипному, выведенному из опыта алгоритму.
Чтобы стандартизировать и автоматизировать работу, мы в студии Solvintech используем чек-листы.
Они помогают ничего не забыть и ведут по плану.
Некоторые работы очень объёмные. Даже если проводим их регулярно — что-то можем упустить из виду, а это скажется на результате.
Чек-лист — это ещё и подробный план работы. Когда не перескакиваешь с пятого на десятое, не возникает путаницы и работа проходит быстрее.
А главное — содержат чёткие критерии качества работы.
В каждом пункте мы можем обозначить, какой результат оптимален, а какой — недопустим. А заодно указать все промежуточные вариации.
Сразу понятно, что хорошо, а что — плохо
Чек-листы можно подогнать под каждый вид работ, который поддаётся стандартизации. То есть почти под любой. Но есть сложности.
Грань между рабочим и нежизнеспособным чек-листом тонка
В случае с чек-листами действует правило: они должны во всём соответствовать реальному процессу работы. Если это условие не выполняется — чек-лист не будет работать.
Пример.
Студия предлагает новую услугу — управление репутацией компании в интернете. Это нелинейная услуга: ход работ зависит от возможностей и ресурсов студии, там много подводных камней, неочевидных тонкостей. Худшее, что можно сделать — составить чек-листы формально. Если брать в расчёт только теоретические предпосылки — между чек-листом и реальным положением дел возникает куча мелких противоречий. Сотрудникам и руководителям придётся постоянно всё согласовывать и переделывать.
Оторвать чек-лист от жизни могут завышенные требования, небрежная проработка содержания, пропуск важных моментов. Тогда он становится негодным инструментом. Это всё равно что забивать шурупы молотком.
Каким должен быть хороший чек-лист
Надо держать в голове две вещи:
- Ваша задача — создать слаженный механизм, когда каждый сотрудник понимает, что и как делать поэтапно.
- Все пункты чек-листа должны быть взаимосвязаны. Нельзя наваливать в таблицу всё подряд без внятной системы.
Чтобы создать рабочий чек-лист, нужно сперва разложить каждую из операций на составляющие. Выпишите все действия, которые вы совершаете, вплоть до самых малозначимых. Можно сделать это в майндкарте, а потом оформить в чек-лист — так удобнее.
- Структурируйте по порядку действий.
Например, от простого — к сложному, от общего — к частному. - Разделите на отдельные этапы.
Для аудита контекстной рекламы этапы могут быть такими: проверка настроек аккаунта, параметров РК, групп объявлений и отдельных объявлений, ключевых слов. - В каждом пункте — только одно действие.
Если оцениваете шапку сайта — выпишите отдельные пункты про высоту шапки, наличие и размер логотипа, информативность, вид телефонного номера и т.д. Ключевые действия можно выделить жирным шрифтом. - Обозначайте только конкретные действия
и возможные (допустимые или недопустимые) варианты результатов, к которым они приводят. Теория не нужна — чек-листы не для этого. - Сделайте чек-лист максимально понятным для сотрудника.
Используйте чёткие, лаконичные и ёмкие формулировки.
Пример чек-листа в работе
В идеальном случае сделать 10-20 типовых чек-листов можно за пару дней, и увидеть первые результаты от внедрения уже на этой неделе. Но так получается редко. Настройтесь на то, что внедрение чек-листов будет долгим. Их нужно разработать (или скачать готовые), протестировать на практике. Скорее всего — несколько раз отредактировать. И окончательно утвердить только после того как они докажут свою эффективность.
Готовые чек-листы
Ниже — несколько чек-листов, которые мы составили и используем в работе каждый день. В основном они регулируют универсальные процессы, где все этапы примерно одинаковы вне зависимости от специфики бизнеса. Поэтому их можно доработать под себя, а можно использовать как есть. Сделайте копию документа и настраивайте под себя.
В чем делать чек-листы: Google Sheets и аналоги
Одна из наших таблиц
Обычно этот способ подходит для студий и компаний, в которых работает до 50 специалистов. В идеале — 20-30.
Аналоги Google Sheets:
1. Sitechco . Здесь можно создавать чек-листы и группировать их в рамках разных проектов. Ещё есть несколько готовых «чит-листов». Вот, например:
Чек-лист для проверки формы невалидности e-mail
Интерфейс не самый простой — надо потратить час-другой, чтобы разобраться. Зато функционал хороший, а облачная версия сервиса бесплатна.
2. Чек-лист | Эксперт
. Здесь удобнее: регистрируемся, составляем чек-лист, пользуемся. Внутри есть неплохие шаблоны. Правда, в бесплатной версии можно создать всего 10 чек-листов. А вот в платной — делить листы на логические разделы, добавлять интерактивные подсказки при наведении на каждый пункт, смотреть аналитику заполнения и использования, добавлять видео. Всё это полезно и стоит 450 руб/месяц.
Так выглядит часть информационного чек-листа по составлению офферов в «Эксперте»
Если речь идёт о простейших процессах (например, о размещении статьи в блоге) — достаточно распечатать чек-листы и раздать их сотрудникам.
Таск-мессенджеры для чек-листов
Иногда таблиц Google и аналогов не хватает. Если над проектом по одному и тому же чек-листу работают несколько специалистов, им нужно взаимодействовать: обсуждать задачи и возникшие сложности, искать пути решения. Лучше, чтобы работа и обсуждение проходили в одном окне.
В таких случаях помогут таск-мессенджеры. Вот самые удобные из них.
Wunderlist . Это сервис-органайзер: здесь можно ставить задачи на день (себе и сотрудникам), делать заметки, создавать чек-листы и тут же превращать их в задания со сроком выполнения.
Если нужно — добавляем медиафайлы, справочные или методические материалы
К каждому чек-листу можно прикрепить несколько исполнителей.
Отправляем приглашения — и рабочая группа собрана
Trello . Это приложение, где каждой задаче соответствует своя карточка. К каждой карточке можно добавить ответственных сотрудников, прикрепить документы, медиафайлы и чек-листы. Список для чек-листа можно копировать прямо из таблички Excel.
Создаём чек-лист, назначаем ответственных
Минус один, но серьёзный: нет вложенности. Нельзя добавить варианты ответов по пунктам. Зато можно создать в каждой карточке по несколько отдельных чек-листов — каждый из них станет логическим блоком единого чек-листа. Либо даже сделать пунктом чек-листа целую карточку (карточки здесь можно группировать на отдельных «досках»).
Rovertask . Здесь тоже можно экспортировать чек-листы в формате.xls. Прикрепляете их к заданию — и система сама разделяет каждый лист на отдельные задачи. Сотрудники берут их в работу и выполняют. Если нужно — обсуждают какие-то моменты в чате. Чат автоматически создаётся для специалистов, работающих над конкретной задачей (руководитель и клиент тоже могут участвовать в обсуждении).
Это удобно: несколько кликов, и не нужно расписывать всё вручную.
Если кликнем по любой из задач, появится окошко с соответствующей частью чек-листа
Rovertask предлагает несколько готовых чек-листов — с подробными пояснениями и примерами использования.
Если пользуетесь Мегапланом
или Битрикс24
— создавайте чек-листы прямо там:
Нужны ли чек-листы вашей студии?
Чек-листы незаменимы при масштабировании. Их потенциал раскрывается, когда вы расширяетесь: оказываете всё больше услуг, проводите объёмные, комплексные работы. В чек-листах вы фиксируете лучшие (и уже отработанные) практики для новых сотрудников. Создаёте для них отправную точку в работе.
Если вы работаете маленькой командой, не собираетесь масштабироваться, а комплекс ваших услуг ограничен — эффект от чек-листов будет слабым. Почти все процессы и так в головах у сотрудников. Переизбытка информации нет. Тут стандартизация может оказаться излишней. Чек-лист станет «ещё одной бумажкой», без которой и так было нормально.
Честно ответьте себе на вопрос: вы планируете расширяться? Если да — чек-листы вам помогут. Если сейчас главное — удержаться на плаву, потратьте время на более срочные дела.
Разработка чек-листов как новая услуга
Автоматизировали работу сами — помогите другим. Когда внедрите чек-листы в студии и увидите результат, сможете делать то же самое для своих клиентов. Ведь вы погружаетесь в их бизнес и понимаете, как и что должно работать. Предлагайте разные варианты услуги:
- можно составлять чек-листы на заказ под каждый рабочий процесс;
- давать их бонусом при заключении сделки;
- брать на себя контроль за внедрением.
Чек-листы — отличная вещь для стандартизации практически любых процессов. Используйте их, чтобы масштабировать бизнес без провалов и осечек.
Выполняю его один раз в две недели.
Всё это постоянные чек-листы. Иногда я создаю чек-лист для какого-то разового мероприятия. Например, если планирую отпуск.
Как оформлять чек-лист?
- Сокращайте. Это не сочинение. Это просто набор пунктов. Чёткость формулировок! Простой словарь! Задача — чтобы даже при беглом взгляде вы ухватили суть.
- Удаляйте ненужное. Включайте только то, что вы можете забыть. Например, в чек-листе по написанию статей нет пункта «Включить ноутбук». Я это сделаю и без напоминания.
- Выделяйте важное. Капслоком или жирным шрифтом. Главное — не переборщите. Одного-двух выделений на лист достаточно.
- Постоянно редактируйте. Чек-лист должен быть актуальным. Видели мои правки карандашом? Вот. Когда правок становится много, я печатаю чек-лист заново.
Где хранить?
На бумаге, в смартфоне, в Evernote… Там, где вам удобно.
Можно даже наносить чек-лист прямо на вещь. Например, я раньше использовал наклейки на ноутбук. Но это не прижилось))
Итого
Чек-листы — это просто и удобно. Это спасет вам кучу времени. И нервов.
Почему об этом не рассказывают в школе? Вместо дурацких нравоучений типа: «А голову ты не забыл?».
Творческое, внимательное и серьезное отношение к работе является важной составляющей современного бизнеса. Однако творческое начало всегда было тесно связано с непредвиденными затратами рабочего времени, неопределенностью в оценке труда, необходимостью уточнения стоимости выполненной работы.
Существует большое количество задач, которые не требуют высокой квалификации и могут быть решены путем точного и качественного исполнения последовательности простых действий. Чек-лист — это именно такой вариант решения задачи.
Область применения идеи
Последовательность простых операций имеет применение как для решения ответственных задач, которые исполняют квалифицированные специалисты, так и для других задач, с которыми может справиться обычный рабочий, студент или школьник.
Чек-лист — это образец правильного записанный в виде последовательности максимально простых, максимально точных и лаконичных, но полных действий, которые нужно совершить, к примеру, чтобы:
- самолет взлетел;
- сходить в магазин и купить то, что мама попросила;
- построить бизнес;
- добиться какой-то цели;
- проверить или сделать что-то для чего-то.
Конвейер когда-то совершил революцию в промышленности, причем оказался полезен в производстве не только простых деталей, но и сложных машин, механизмов, продуктов питания, спортивных товаров, одежды, обуви.
Идеально, когда чек-лист — это десяток минимально необходимых, простых действий:
- идеальное простое действие — простое, безусловное указание что-то сделать;
- идеальное указание не создает вариантов, но следующее действие выполняется строго по очереди;
- никаких беспорядочных перемещений, все делается строго по плану и по контенту каждого пункта листа.
Цель (задача) бывает велика, и на одном листе не всякое решение уместить можно. Однако ничто не мешает составить несколько чек-листов, которые исполняются последовательно разными рабочими в определенные промежутки времени.
Планирование решения задачи
Планирование — важная составляющая любого дела. Чек-лист — это тоже план, а не только решение задачи. Можно составить план действий при возникновении непредвиденной ситуации, план поведения при аварии или стихийном бедствии, распорядок дня в детском лагере отдыха. Расписание занятий в институте или школе — тоже тест-продукт на «простой интеллект», поскольку в такого рода чек-листе есть условия. Например, четные или нечетные дни, недели.
Человек всегда планировал все, что делал, но делал это неосознанно. Появление понятия «чек-лист» — пример того, как обыденное и привычное бессознательное входит в компетенцию сознательного, получает новое значение и кардинально новое качество.
Сам по себе этот термин относительно молод, но история его идеи и её применения насчитывает сотни лет. Скорее всего, первые папирусы с регламентацией последовательности простых действий использовались в глубокой древности, иначе трудно объяснить моменты расцвета древних цивилизаций, равно как и причины их падения.
Образец: чек-лист по установке демона FTP
Это образец, написанный однажды и используемый многие годы. Здесь ничего не оформлено красиво, написано в юниксоидном стиле, но практично.
Вообще говоря, подобные чек-листы рождаются как результат длительного администрирования, выполняемого системным администратором. Как правило, спустя два-три года, после сотен инсталляций, администратор пишет себе и коллегам такую памятку. Это реальный чек-лист: некрасивый, но практичный.
Образец красивого непрактичного чек-листа
Здесь все правильно написано, но это не чек-лист. В частности, «Логотип» — это прежде всего глаголы:
- создать;
- как создать;
- что учесть;
- что отбросить.
За каждым таким глаголом должно стоять несколько рекомендаций.
Апелляция к слогану разумна, но создание слогана — это творчество, а его проверка — это длительная практика (в реальном живом интернете при массовом наплыве посетителей), ни то, ни другое к чек-листу никак не относится.
И так по каждому пункту.
Реально «летающий» чек-лист (фрагмент) для Boeing 737
Именно так должен быть оформлен чек-лист. Фраза — простой ответ. То есть простое действие и простой результат.
Это только фрагмент документа, причем написанный на английском языке, но в данном конкретном случае не язык важен, а точность декларации действия и проверки результата его выполнения.
Тестовые области применения
Практические применения четкого плана действий:
- спортивные состязания;
- бухгалтерский учет;
- проверка продукции предприятия;
- аудит компании;
- следственные мероприятия;
- запуск космического корабля и т. д.
Практически любая сфера жизни и деятельности человека может быть определена ассортиментом различных маленьких планов: чек-лист проверки №1, №2, №3 и т. д.
Особенное значение строгая регламентация действий имеет в ответственных областях деятельности, например в подготовке хирурга к операции, когда медицинский персонал, все участвующие врачи и медсестры — каждый в пределах своей компетенции — выполняет строго регламентированный перечень действий. Обычно все делается «на автомате», но профессиональная этика требует все действия выполнять «по бумажке».
Чек-лист — это незаменимый документ при сертификации и регламентации производства и тестирования продуктов питания, детских товаров, проверки работы машин и механизмов.
Интернет-технологии и простые операции
Любое операционное вмешательство требует высокой квалификации хирурга. Но оно также требует надлежащего исполнения простых операций. В частности, все инструменты на операционном столе должны лежать строго в определенных местах, пациент должен быть подготовлен к операции не только физиологически, но и морально.
Чек-лист (образец последовательности действий) — это не программа, не алгоритм, и его трудно отнести к программированию в прямом значении этого слова, но интернет-технологии привели к необходимости создания и выполнения множества рутинных, но очень важных операций.
Создание веб-ресурса требует как минимум тройки Apache, PHP и MySQL или её аналога на базе другого сервера, иного интерпретатора и базы данных. Установка этой троицы — минимально необходимая четкая последовательность действий.
Ошибка здесь чревата невозможностью работы вообще. Современное интернет-программирование характеризуется тем, что алгоритмы сервера, интерпретатора и языка программирования браузера «не думают», но если чего «не понимают», то однозначно «не делают»!
Запись ошибки в журнал обязательно декларируются, но часто записанного в журнал недостаточно для поиска проблемы.
Интернет-программирование: простые решения сложных проблем
Чек-лист — это решение проблемы. Практика интернет-программирования на JavaScript и PHP, в частности, при объектно-ориентированном стиле письма допускает всего два варианта решения проблемы:
- Профессиональная интуиция.
- Тест-кейс.
Третьего не дано. Тестовый инструментарий в программировании давно очень развит. Также существует масса дополнительных средств для проверки кода, а разработчики языков программирования уделяют много времени и сил созданию средств отладки и поиска ошибок.
Но определить, в каком месте, на каком уровне, в какой именно подсистеме объектов общей системы случилась оказия, может только создатель (автор) кода, ну или продвинутый тест-кейс, к созданию которого приложил руку опытный мастер.
Идеальное решение — делать чек-лист на уровне кода, когда не человек, а сам созданный им объект заботится об исполнении своей собственной функциональности, а также контролирует свое состояние и свои отношения с другими объектами.
Интернет-продвижение, SEO
С тех пор как интернет стал доступен массовому посетителю (а тема «чек-лист как тест продукт» всегда была доступна массам), в сферу SEO хлынул поток однообразных идей. Предлагались абсолютно тривиальные последовательности, а из доверчивых покупателей выколачивались совершенно реальные деньги на пустых и беспочвенных основаниях.
- техническая составляющая;
- внутренняя идеализация контента;
- семантическое наполнение ядра ресурса;
- контент: как есть и как должен стать;
- коммерческий момент, монетизация ресурса;
- внешние обстоятельства;
- регион продвижения;
- поведенческий момент в образе посетителя и т. д.
Но целью умных слов были деньги. Доверчивые покупатели, оплачивая «труд» авторов чек-листов, стимулировали производство такой продукции, что вовсе не хорошо. Но этот процесс привел к тому, что тема продвижения расширилась до максимально возможного предела и создала условия для обобщения информации.
Репродуцирование в области информации — естественный процесс, и сегодня всякий желающий получает реальное продвижение собственного ресурса в любом варианте:
- минимальные затраты, через собственный потенциал;
- максимальные затраты, через квалифицированного мастера.
Чек-лист сегодня — это реальный и эффективный инструмент достижения желаемого в его формальной части и абсолютно полная свобода в творческом моменте достигаемой цели.
Виртуальное пространство простых идей
Материальная составляющая в жизни, на работе, в социально-экономической сфере в целом приобрела стабильность. Фундаментальные основания успешного достижения желаемого стали очевидны. Чек-лист — пример того, как творческая составляющая ушла в виртуальное пространство.
Уровень квалификации потребителей и авторов идей перешёл в новое качество. Это обнулило позиции и обусловило формирование ассортимента новых задач и потребность в новых решениях. Мир вновь стал совершеннее, и вновь новое качество было обусловлено простым и естественным шагом вперед.
Оксана
19 ноября 2018
Hr бизнес-партнер, коуч-консультант, бизнес-тренер.
ИП Сырых Оксана Михайловна
Предлагаю шаблон чек-листа для оценки навыков менеджера по продажам и качества работы менеджера активных продаж. Чек-лист — надежный и действенный способ проверить, как сотрудник отрабатывает стандарты. Данный чек-лист можно использовать для оценки качества переговоров с клиентом. Вы сможете легко проанализировать действия сотрудника по установленным критериям, определите ошибки и необходимые зоны роста.
Разработанный чек-лист
поможет сформировать представление о том, насколько менеджер по продажам может использовать свой потенциал, знает основные требования пяти этапов продаж и применяет их на практике.
В данном документе заложены основные принципы, которые используются при подготовке чек-листов:
- Чек-лист разбит на блоки.
- Блоки выстроены в определенной последовательности.
- В каждом блоке сформулированы критерии эффективности
- Каждый критерий оценивается по балльной шкале (присваивается балл от 0 до 3).
- Формулировки чек-листа понятны для проверяющего (супервизора) и для менеджера.
Значение баллов:
0 — отсутствие компетенции;
1 — компетенция проявляется слабо;
2 — компетенция проявляется в полной мере;
3 — сотрудник в полной мере обладает компетенцией, способен транслировать компетенцию другим.
Как пользоваться Чек-листом оценки качества работы менеджера активных продаж?
- Данный чек-лист создан в программе MS Excel
. Формула автоматически считает полученные баллы по критерию и общий балл по чек-листу. - Если вы хотите скачать готовый чек-лист,
то перейдите по ссылке: https://drive.google.com/file/d/1Sar5DrgotChfiXkYoS2Hr1kpNtuSw1Vg/view?usp=sharing - Супервизор распечатывает и заполняет чек лист на каждого сотрудника по итогам совместного выезда, встречи с клиентом.
- По итогам оценки, руководитель дает обратную связь сотруднику и фиксирует индикаторы для отработки.
- Если индикаторов для отработки большое количество, то руководитель определяет приоритетные индикаторы для отработки.
- С сотрудником на испытательном сроке, руководитель или супервизор обязан провести оценку по чек листу не менее 3 раз.
- Сотрудник не корректирует свое поведение/руководитель считает, что нужна дополнительная отработка — отправляет запрос на индивидуальное обучение.
- Если одни и те же индикаторы низко выражены у группы сотрудников — руководитель отправляет запрос на групповое обучение.
- С сотрудниками, прошедшими испытательный срок, супервизор проводит оценку по чек листу не реже чем 1 раз в месяц.
Контроль бухгалтерского учета, а также иных сфер экономической деятельности должен осуществляться на всех без исключения коммерческих предприятиях.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему
— обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ
.
Это быстро и БЕСПЛАТНО
!
При этом следует помнить о большом количестве самых разных особенностей подобных процедур. Они должны быть упорядочены, следовать друг за другом в определенном порядке.
Так как именно это является одной из причин отсутствия проблем самого разного рода при проведении проверок контролирующими органами.
Существенно упростить работу подобного рода позволяет специальный чек-лист. Его важность достаточно сложно переоценить. Существует множество вариаций форматов подобного документа.
По возможности необходимо заранее ознакомиться с его свойствами, нюансами составления. Так можно будет избежать множества сложностей в дальнейшем.
Общие сведения
Данный документ содержит максимально подробную информацию о перечне вопросов по проводимому аудиту. Рассматриваемого типа лист не имеет установленного в законодательстве формата.
Но при этом обязательно следует соблюдать определенные правила при его формировании. Это позволит снизить вероятность осложнений в процессе проведения .
Прежде, чем приступить к составлению подобного листа, необходимо рассмотреть следующие вопросы:
- что это такое?
- назначение документа;
- правовая база.
Что это такое?
Сам чек-лист представляет собой особый документ, позволяющий одновременно решить достаточно большое количество различных задач.
Использоваться документ может различными учреждениями, контролирующими организациями и должностными лицами. Важно лишь помнить о правовых нормах, которые имеют место в случае составления документа данного вида.
Сам документ отражается следующие вопросы:
Использование подобного рода документов имеет как свои достоинства, так и недостатки. К основным минусам стоит отнести следующее:
| Перечень обозначенных в документе вопросов | Может быть чересчур узок, что приводит к проведения проверки недостаточно полномасштабной |
| Чек-лист может в некоторых случаях являться сдерживающим | Ограничивающим фактором для аудитора – за пределы поставленных вопросов выходить он попросту не будет |
| Документ не может заменить | Стандартный план проведения аудиторской проверки |
| У неопытного аудитора могут возникнуть некоторые сложности | С пониманием сформулированных в листе вопросов – он попросту не сможет доходчиво и понятно объяснить что же именно он разыскивает в конкретном случае |
| Документ должен быть максимально хорошо подготовлен | В случае дублирования вопросов может возникать серьезная путаница |
В большинстве случаев как достоинства, так и недостатки документа зависят от множества различного рода факторов.
В первую очередь это касается следующих моментов:
Чек-лист представляет собой универсальный инструмент для реализации задач, связанных с аудитом и некоторыми другими процедурами, которые регулярно должны осуществляться на предприятии.
Включать в себя подобные документы могут следующее:
Назначение документа
Пользователями документа данного вида сегодня могут быть:
Данный лист позволяет одновременно или последовательно решать следующий перечень задач:
- правильно, в соответствии с законодательными нормами, планировать проведение самого аудита;
- проводить выборочный контроль, осуществлять максимально эффективно планирование всего своего времени;
- позволяет избежать пропуска каких-либо важных этапов аудиторской проверки;
- используется в качестве средства памяти;
- существенно упрощает проведение самой аудиторской проверки;
- аудит осуществляется структурировано, целостностно;
- при помощи чек-листа возможно будет осуществлять коммуникацию между различными учреждениями, а также проводящими проверку сотрудниками.
Также подобные документы нередко используются для решения иных задач. Стоит заблаговременно ознакомиться со всеми основными свойствами подобных документов. Это даст возможность избежать большого количества самых разных сложностей.
Правовая база
Основным законодательным актом, в соответствии с которым должен составляться документ данного вида, является .
Включает данный нормативно-правовой документ следующие основные разделы:
| Аудиторская деятельность | |
| Перечень основных НПД, которые также регулируют подобного рода деятельность | |
| Что такое аудиторская организация | |
| Что подразумевается под термином «аудитор» | |
| Что подразумевает под собой обязательный аудит | |
| Аудиторское заключение | |
| Перечень основных правил, стандартов действий, проводимых аудиторами | |
| Обозначает полную независимость различных аудиторских организаций | |
| Аудиторская тайна | |
| Как осуществляется контроль за качеством проведения проверки | |
| Квалификационный аттестат аудитора | |
| Порядок, а также основания для проведения аннулирования аттестата аудитора | |
| Проведение государственного контроля в рассматриваемой сфере деятельности предприятия |
По возможности стоит внимательно ознакомиться со всеми нюансами законодательства, регламентирующего аудиторскую деятельность. Так как именно эти нормативно-правовые документы должны в обязательном порядке соблюдаться.
Пример заполнения чек-листа для внутреннего аудита
Процесс составления рассматриваемого типа листа достаточно прост, но имеет свои нюансы. Существенно упростить подобного рода процедуру можно будет рассмотрев пример чек-листа внутреннего аудита СМК.
Непосредственно сам процесс составления может осуществлять различными способами. Прежде всего нужно будет рассмотреть следующие основополагающие вопросы:
- где взять бланк;
- порядок заполнения;
- заполненный образец.
Где взять бланк
Пример в Excel для внутреннего аудита можно легко скачать в интернете. По возможности следует использовать только лишь хорошо себя зарекомендовавшие и проверенные ресурсы.
Сегодня существует достаточно большое количество частных учреждений, занимающихся проведением аудита. Бесплатно, в виде консультации такие предприятия могут представить образец данного документа. Или же за отдельную плату.
Порядок заполнения
Сам порядок заполнения аудита в законодательстве не отражается. Но необходимо по возможности придерживаться следующего алгоритма:
Обычно в качестве основного формата используется именно лист Excel. Причиной тому является простота составления, а также распечатки. Достаточно часто чек-листы необходимы именно в бумажном формате.
При необходимости электронный документ без затруднений можно будет отправить через интернет. Следует помнить о некоторых важных нюансах формирования подобного рода листа.
Заполненный образец
Единственный верный способ избежать возникновения различного рода сложностей при составлении подобного документа – воспользоваться уже заполненным образцом.
Таким образом, также можно будет существенно ускорить процедуру проведения подобного рода процедур. Особенно это касается части составления вопросов. Нередко именно на этом этапе возникают всевозможные затруднения.
Сам чек-лист представляет собой таблицу, включающую шесть различных столбцов. Их перечень:
Основной перечень требований к
15.09.2017
Чек-лист
— самый простой способ проверить менеджеров и увеличить продажи в е-коммерсе. По нашим наблюдениям этот инструмент используют почти в каждом проекте, правда, часто без толку. Руководители жалуются, что только тратят время на проверку менеджеров, а на продажи это не влияет. Их чек-листы чаще всего выглядят так:
- менеджер был вежлив;
- поприветствовал клиента;
- уточнил имя;
- предложил аналоги и порекомендовал товар с оптимальным сочетанием цены, качества и срока доставки;
- рассказал об условиях оплаты и доставки.
И правда, от такого чек-листа проще отказаться, чем тратить время. Он никак не работает на продажи.
В статье на примере интернет-магазина запчастей разберемся, как составлять чек-листы, которые увеличивают продажи.
Как составить чек-лист
Чек лист — список критериев, по которым проверяют менеджеров по продажам.
Каждый из критериев ведет менеджера к результату — продаже или решению вопроса клиента.
В чек-листе есть универсальные критерии и специфические. Универсальные — поприветствовать, спросить имя клиента — одинаковые для любого бизнеса. Специфические критерии строятся на особенностях бизнеса. Например, спросить вин-номер автомобиля — специфический критерий для интернет-магазина запчастей.
Чек-листы для входящей заявки и исходящего звонка будут отличаться. Но есть общие принципы, по которым составляют чек-листы:
- разбить чек-лист на блоки, например, приветствие, выявление потребностей, преентация и т.д.;
- расположить блоки в том порядке, как менеджер должен доносить информацию до клиента;
- брать только важные критерии, которые ведут разговор к продаже или решению вопроса клиента;
- писать в одном пункте один критерий;
- делать формулировки понятными для проверяющего и для менеджера.
На примере интернет-магазина запчастей покажем, как составить чек-лист.
Пример чек-листа
У интернет-магазина запчастей в чек-листе будут такие специфические критерии:
- спрашивать вин-номер автомобиля;
- сообщать, что можем доставить в день заказа, если запчасти есть на складе;
- озвучивать, что клиенту придет смс-оповещение с номером заказа, составом, ценами и ссылкой на оплату.
Разобьем чек-лист на блоки и пропишем в каждом важные критерии.
Когда чек-лист готов, нужно выбрать метод оценки менеджеров.
Как оценивать менеджера по чек-листу
Работу менеджера по чек-листу оценивают по одной из трех систем: бинарная, балльная и оценка по балльной шкале
.
Бинарная система
— самый простой вариант оценки с двумя вариантами ответа: да или нет. «Да» −1 балл, «нет» − 0
. Если менеджер выполнил критерий, ему ставят 1, нет — 0.
По бинарной системе проводят первичную проверку, чтобы увидеть проблемы отдела продаж и выяснить, с чем работать.
Балльная система.
Каждому критерию присваивают баллы в зависимости от значимости и влияния критерия на результат. Например «приветствие по корпоративному стандарту» — 4 балла, «менеджер сделал предложение по выявленным потребностям клиентам» — 15 баллов.
Такую систему используют для ежемесячной оценки качества.
Оценки ставят по всем звонкам и выводят средний балл. По нему смотрят, как во времени меняются показатели менеджеров, составляют рейтинги менеджеров и строят систему мотивации. Балльная оценка помогает выявлять системные ошибки и слабые места, чтобы составить план обучения.
Оценка по балльной шкале
. Каждому варианту присваивается балл:
- менеджер четко в полном объеме выполнил пункт — ставим максимальный балл;
- менеджер попытался выполнить пункт, отработал его частично, например, попробовал отработать возражение, но не получилось — средний балл;
- менеджер не выполнил пункт — 0 баллов.
Эту систему тоже используют для ежемесячного контроля. Она помогает выявлять слабые места менеджеров. По ним потом легко строить план обучения.
Не стоит делать чек-листы формально
, чтобы были или потому что все так делают. Сначала честно сформулируйте, зачем вам нужна проверка менеджеров и что хотите от нее получить. Если решили заняться проверкой менеджеров, оценивайте не только звонки, а еще ведение заказов в CRM и выполнение регламентов работы.Мы занимаемся контролем качества колл-центров в е-коммерсе: исследуем и анализируем ошибки менеджеров, составляем чек-листы и скрипты, показываем точки роста продаж. Если продажи давно застыли на месте, обращайтесь:
Как составить чек-лист
- написать список специфических критериев бизнеса;
- разбить чек-лист на блоки;
- расположить блоки в том порядке, как менеджер должен доносить информацию клиента;
- брать критерии, которые ведут разговор к продаже или решению вопроса клиента;
- писать в одном пункте один критерий;
- делать формулировки понятными для проверяющего и для менеджера.
Область потребности в контроле зависит от структуры и вида деятельности конкретной организации. Для правильной проверки работы компании необходимо регулярно проводить . Эта процедура просто невозможна без корректно составленного чек-листа.
Понятие чек-листа для внутреннего аудита
Чек-лист по аудиту может потребоваться для проверки всей деятельности организации или какой-то одной отрасли, процесса или подразделения. Данный документ раньше заполняли в виде бумажного носителя, позже стали появляться электронные версии в Word и Excel. Сейчас существуют специализированные приложения для , но предыдущие методы по-прежнему актуальны.
Стандартный бланк чек-листа по проведению аудита содержит 6 столбцов:
- Номерная строка.
- Проверяемое требование ISO.
- Детализированные вопросы.
- Метод оценки проверяемого требования.
- Отметка о результате проверки.
- Комментарии аудитора или комиссии.
Само понятие чек-лист дословно переводится как «контрольный список» и может применяться даже для аудита деятельности 1 сотрудника компании.
Нормативно-правовая база
Согласно Федеральному закону от 30.12.2008 №307 «Об аудиторской проверке» регулируется составление чек-листов различных видов, но это касается внешнего аудита. Законодательно разрешено проводить внутренний аудит привлеченными компаниями.
Руководство может пригласить сотрудника для проведения проверки, а не создавать комиссию из собственных работников.
Ст.19 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 6 декабря 2011 обязывает проводить внутренний аудит. Это касается проверки бухгалтерской сферы, другие отрасли деятельности контролируется согласно личным предпочтениям организации.
Функции документа
Главными задачами чек-листа являются контроль и структурирование информации о текущих процессах какого-либо вида деятельности.
Это своего рода контрольный список вопросов, позволяющий провести планомерный анализ и выявить недочеты в работе конкретного звена организации.
Помимо контролирующей функции на основе данных чек-листа возможно составление дальнейшего плана развития или изменения структуры компании. Также по результатам внутреннего аудита допустима оценка компетентности сотрудников проверяемого отдела компании или целого .
Этапы заполнения чек-листа для внутреннего аудита СМК с примерами описаны ниже.
Этапы заполнения
В процессе контроля структура чек-листа имеет важное значение. При его разработке необходимо учитывать логичную последовательной процедуры, исключающую постоянный возврат к уже рассмотренным аспектам. Это позволит выстроить корректную структуры не только самого контрольного списка, но и помочь в правильном его заполнении.
На самом деле заполнение грамотно составленного чек-листа очень простое.
- На первом этапе необходимо вникнуть в содержание пункта проверки, прочесть вопрос или ознакомиться с контролируемым критерием.
- Далее следует уточнить метод оценки и провести ее согласно этому пункту. Это может быть осмотр, интервью, опрос, изучение документации или другой способ оценивания.
- На третьем этапе необходимо ввести или вписать результаты контроля в соответствующий столбец чек-листа.
- Также в ряде документов бывает и пункт с комментариями аудитора. Если он присутствует в контрольном списке, то его необходимо заполнить до перехода к следующему вопросу.
Образец чек-листа для внутреннего аудита вы можете скачать .
Образец чек-листа для внутреннего аудита
Образец чек-листа для внутреннего аудита — 1
Образец чек-листа для внутреннего аудита — 2
Образец чек-листа для внутреннего аудита — 3
Образец чек-листа для внутреннего аудита — 4
Образец чек-листа для внутреннего аудита — 5
Случалось ли вам забывать что-нибудь?
Например, плавки в бассейн или студенческий?
Разворачиваешь машину, ругаешь себя последними словами… Уверен, у каждого были такие моменты.
Сегодня мы поговорим о надёжном средстве «чтобы не забывать» — чек-листах.
Что такое чек-лист?
Это набор каких-то действий, которые нужно выполнить. Или предметов, которые нужно взять. Плюс пометки, схемы, подсказки.
Смысл чек-листа — не допустить ошибку. Избежать форс-мажора и нервотрёпки. Достать всю рутину из головы и переложить её на бумагу.
Профессиональные чек-листы
Чек-листы пришли к нам из авиации. Там цена ошибки — сотни человеческих жизней.
Любой пилот наизусть знает, что ему нужно делать перед взлётом. Тем не менее пилоты всё прогоняют по специальным чек-листам. При этом один проверяет, а второй — проверяет, как проверяет первый.
Чек-листы используют при строительстве, в медицине и других областях, где недопустимы ошибки.
Авиационный чек-лист, всё на английском — это язык авиации:
Чек-лист перед хирургической операцией:
Чек-листы в моей жизни
Я открыл их для себя недавно. Теперь не представляю, как обходился без них всё это время.
Вещи, которые я беру на футбольную тренировку:
А это мой чек-лист ежемесячной проверки автомобиля:
На случай командировки:
Поскольку каждая командировка имеет свои особенности, то этот чек-лист — просто шаблон, в который я добавляю что-то или удаляю.
Это мой чек-лист по написанию статей для блога:
Здесь всё: как собрать идеи, редактирование текста, оформление и раскрутка.
Заметьте, что здесь много вспомогательной информации. Вот, например, указание, какого размера должны быть картинки в том или ином случае:
А вот мой чек-лист для резервного копирования и очистки компьютера:
Выполняю его один раз в две недели.
Всё это постоянные чек-листы. Иногда я создаю чек-лист для какого-то разового мероприятия. Например, если планирую отпуск.
Как оформлять чек-лист?
- Сокращайте
. Это не сочинение. Это просто набор пунктов. Чёткость формулировок! Простой словарь! Задача — чтобы даже при беглом взгляде вы ухватили суть. - Удаляйте ненужное.
Включайте только то, что вы можете забыть. Например, в чек-листе по написанию статей нет пункта «Включить ноутбук». Я это сделаю и без напоминания. - Выделяйте важное.
Капслоком или жирным шрифтом. Главное — не переборщите. Одного-двух выделений на лист достаточно. - Постоянно редактируйте.
Чек-лист должен быть актуальным. Видели мои правки карандашом? Вот. Когда правок становится много, я печатаю чек-лист заново.
Где хранить?
На бумаге, в смартфоне, в Evernote… Там, где вам удобно.
Можно даже наносить чек-лист прямо на вещь. Например, я раньше использовал наклейки на ноутбук. Но это не прижилось))
Итого
Чек-листы — это просто и удобно. Это спасет вам кучу времени. И нервов.
Почему об этом не рассказывают в школе? Вместо дурацких нравоучений типа: «А голову ты не забыл?».
Творческое, внимательное и серьезное отношение к работе является важной составляющей современного бизнеса. Однако творческое начало всегда было тесно связано с непредвиденными затратами рабочего времени, неопределенностью в оценке труда, необходимостью уточнения стоимости выполненной работы.
Существует большое количество задач, которые не требуют высокой квалификации и могут быть решены путем точного и качественного исполнения последовательности простых действий. Чек-лист — это именно такой вариант решения задачи.
Область применения идеи
Последовательность простых операций имеет применение как для решения ответственных задач, которые исполняют квалифицированные специалисты, так и для других задач, с которыми может справиться обычный рабочий, студент или школьник.
Чек-лист — это образец правильного записанный в виде последовательности максимально простых, максимально точных и лаконичных, но полных действий, которые нужно совершить, к примеру, чтобы:
- самолет взлетел;
- сходить в магазин и купить то, что мама попросила;
- построить бизнес;
- добиться какой-то цели;
- проверить или сделать что-то для чего-то.
Конвейер когда-то совершил революцию в промышленности, причем оказался полезен в производстве не только простых деталей, но и сложных машин, механизмов, продуктов питания, спортивных товаров, одежды, обуви.
Идеально, когда чек-лист — это десяток минимально необходимых, простых действий:
- идеальное простое действие — простое, безусловное указание что-то сделать;
- идеальное указание не создает вариантов, но следующее действие выполняется строго по очереди;
- никаких беспорядочных перемещений, все делается строго по плану и по контенту каждого пункта листа.
Цель (задача) бывает велика, и на одном листе не всякое решение уместить можно. Однако ничто не мешает составить несколько чек-листов, которые исполняются последовательно разными рабочими в определенные промежутки времени.
Планирование решения задачи
Планирование — важная составляющая любого дела. Чек-лист — это тоже план, а не только решение задачи. Можно составить план действий при возникновении непредвиденной ситуации, план поведения при аварии или стихийном бедствии, распорядок дня в детском лагере отдыха. Расписание занятий в институте или школе — тоже тест-продукт на «простой интеллект», поскольку в такого рода чек-листе есть условия. Например, четные или нечетные дни, недели.
Человек всегда планировал все, что делал, но делал это неосознанно. Появление понятия «чек-лист» — пример того, как обыденное и привычное бессознательное входит в компетенцию сознательного, получает новое значение и кардинально новое качество.
Сам по себе этот термин относительно молод, но история его идеи и её применения насчитывает сотни лет. Скорее всего, первые папирусы с регламентацией последовательности простых действий использовались в глубокой древности, иначе трудно объяснить моменты расцвета древних цивилизаций, равно как и причины их падения.
Образец: чек-лист по установке демона FTP
Это образец, написанный однажды и используемый многие годы. Здесь ничего не оформлено красиво, написано в юниксоидном стиле, но практично.
Вообще говоря, подобные чек-листы рождаются как результат длительного администрирования, выполняемого системным администратором. Как правило, спустя два-три года, после сотен инсталляций, администратор пишет себе и коллегам такую памятку. Это реальный чек-лист: некрасивый, но практичный.
Образец красивого непрактичного чек-листа
Здесь все правильно написано, но это не чек-лист. В частности, «Логотип» — это прежде всего глаголы:
- создать;
- как создать;
- что учесть;
- что отбросить.
За каждым таким глаголом должно стоять несколько рекомендаций.
Апелляция к слогану разумна, но создание слогана — это творчество, а его проверка — это длительная практика (в реальном живом интернете при массовом наплыве посетителей), ни то, ни другое к чек-листу никак не относится.
И так по каждому пункту.
Реально «летающий» чек-лист (фрагмент) для Boeing 737
Именно так должен быть оформлен чек-лист. Фраза — простой ответ. То есть простое действие и простой результат.
Это только фрагмент документа, причем написанный на английском языке, но в данном конкретном случае не язык важен, а точность декларации действия и проверки результата его выполнения.
Тестовые области применения
Практические применения четкого плана действий:
- спортивные состязания;
- бухгалтерский учет;
- проверка продукции предприятия;
- аудит компании;
- следственные мероприятия;
- запуск космического корабля и т. д.
Практически любая сфера жизни и деятельности человека может быть определена ассортиментом различных маленьких планов: чек-лист проверки №1, №2, №3 и т. д.
Особенное значение строгая регламентация действий имеет в ответственных областях деятельности, например в подготовке хирурга к операции, когда медицинский персонал, все участвующие врачи и медсестры — каждый в пределах своей компетенции — выполняет строго регламентированный перечень действий. Обычно все делается «на автомате», но профессиональная этика требует все действия выполнять «по бумажке».
Чек-лист — это незаменимый документ при сертификации и регламентации производства и тестирования продуктов питания, детских товаров, проверки работы машин и механизмов.
Интернет-технологии и простые операции
Любое операционное вмешательство требует высокой квалификации хирурга. Но оно также требует надлежащего исполнения простых операций. В частности, все инструменты на операционном столе должны лежать строго в определенных местах, пациент должен быть подготовлен к операции не только физиологически, но и морально.
Чек-лист (образец последовательности действий) — это не программа, не алгоритм, и его трудно отнести к программированию в прямом значении этого слова, но интернет-технологии привели к необходимости создания и выполнения множества рутинных, но очень важных операций.
Создание веб-ресурса требует как минимум тройки Apache, PHP и MySQL или её аналога на базе другого сервера, иного интерпретатора и базы данных. Установка этой троицы — минимально необходимая четкая последовательность действий.
Ошибка здесь чревата невозможностью работы вообще. Современное интернет-программирование характеризуется тем, что алгоритмы сервера, интерпретатора и языка программирования браузера «не думают», но если чего «не понимают», то однозначно «не делают»!
Запись ошибки в журнал обязательно декларируются, но часто записанного в журнал недостаточно для поиска проблемы.
Интернет-программирование: простые решения сложных проблем
Чек-лист — это решение проблемы. Практика интернет-программирования на JavaScript и PHP, в частности, при объектно-ориентированном стиле письма допускает всего два варианта решения проблемы:
- Профессиональная интуиция.
- Тест-кейс.
Третьего не дано. Тестовый инструментарий в программировании давно очень развит. Также существует масса дополнительных средств для проверки кода, а разработчики языков программирования уделяют много времени и сил созданию средств отладки и поиска ошибок.
Но определить, в каком месте, на каком уровне, в какой именно подсистеме объектов общей системы случилась оказия, может только создатель (автор) кода, ну или продвинутый тест-кейс, к созданию которого приложил руку опытный мастер.
Идеальное решение — делать чек-лист на уровне кода, когда не человек, а сам созданный им объект заботится об исполнении своей собственной функциональности, а также контролирует свое состояние и свои отношения с другими объектами.
Интернет-продвижение, SEO
С тех пор как интернет стал доступен массовому посетителю (а тема «чек-лист как тест продукт» всегда была доступна массам), в сферу SEO хлынул поток однообразных идей. Предлагались абсолютно тривиальные последовательности, а из доверчивых покупателей выколачивались совершенно реальные деньги на пустых и беспочвенных основаниях.
- техническая составляющая;
- внутренняя идеализация контента;
- семантическое наполнение ядра ресурса;
- контент: как есть и как должен стать;
- коммерческий момент, монетизация ресурса;
- внешние обстоятельства;
- регион продвижения;
- поведенческий момент в образе посетителя и т. д.
Но целью умных слов были деньги. Доверчивые покупатели, оплачивая «труд» авторов чек-листов, стимулировали производство такой продукции, что вовсе не хорошо. Но этот процесс привел к тому, что тема продвижения расширилась до максимально возможного предела и создала условия для обобщения информации.
Репродуцирование в области информации — естественный процесс, и сегодня всякий желающий получает реальное продвижение собственного ресурса в любом варианте:
- минимальные затраты, через собственный потенциал;
- максимальные затраты, через квалифицированного мастера.
Чек-лист сегодня — это реальный и эффективный инструмент достижения желаемого в его формальной части и абсолютно полная свобода в творческом моменте достигаемой цели.
Виртуальное пространство простых идей
Материальная составляющая в жизни, на работе, в социально-экономической сфере в целом приобрела стабильность. Фундаментальные основания успешного достижения желаемого стали очевидны. Чек-лист — пример того, как творческая составляющая ушла в виртуальное пространство.
Уровень квалификации потребителей и авторов идей перешёл в новое качество. Это обнулило позиции и обусловило формирование ассортимента новых задач и потребность в новых решениях. Мир вновь стал совершеннее, и вновь новое качество было обусловлено простым и естественным шагом вперед.
Выполняю его один раз в две недели.
Всё это постоянные чек-листы. Иногда я создаю чек-лист для какого-то разового мероприятия. Например, если планирую отпуск.
Как оформлять чек-лист?
- Сокращайте. Это не сочинение. Это просто набор пунктов. Чёткость формулировок! Простой словарь! Задача — чтобы даже при беглом взгляде вы ухватили суть.
- Удаляйте ненужное. Включайте только то, что вы можете забыть. Например, в чек-листе по написанию статей нет пункта «Включить ноутбук». Я это сделаю и без напоминания.
- Выделяйте важное. Капслоком или жирным шрифтом. Главное — не переборщите. Одного-двух выделений на лист достаточно.
- Постоянно редактируйте. Чек-лист должен быть актуальным. Видели мои правки карандашом? Вот. Когда правок становится много, я печатаю чек-лист заново.
Где хранить?
На бумаге, в смартфоне, в Evernote… Там, где вам удобно.
Можно даже наносить чек-лист прямо на вещь. Например, я раньше использовал наклейки на ноутбук. Но это не прижилось))
Итого
Чек-листы — это просто и удобно. Это спасет вам кучу времени. И нервов.
Почему об этом не рассказывают в школе? Вместо дурацких нравоучений типа: «А голову ты не забыл?».
Случалось ли Вам ловить себя на мысли, что Вы повторяете что-то сотруднику не в первый раз?
Или замечать, что при выполнении знакомого задания сотрудники делают одни и те же досадные ошибки, попусту растрачивая время?
Если да — тогда самое время поручить сотрудникам составление чек листов.
Чек лист
(Check list — контрольный список) — список, содержащий ряд необходимых проверок для какой-либо работы. Отмечая пункты списка, сотрудник может узнать о состоянии/корректности выполнения этой работы.
Важность чек листов трудно переоценить. Каким бы опытным ни был сотрудник, в спешке он может легко забыть важную деталь. Возьмем, к примеру, распространённую ситуацию — подготовка к участию в выставке. Это очень дорогостоящее мероприятие. Одна упущенная деталь — не напечатанные вовремя флаера — может стоить половины бюджета.
Чек листы могут применяться в самых разных сферах
: существуют чек листы для официантов, для пилотов, для маркетологов, для веб-дизайнеров.
Ниже правила создания чек листов, которые помогут Вашим сотрудникам создать полезный и качественный инструмент.
Правила составления чек листов
1. Один пункт — одна операция
Пункты чек листа — это минимальные полные операции. Что это значит?
Заказать изготовление визиток и и доставить визитки в офис — это 2 разные операции.
Поэтому, в чек листе они отображаются отдельными пунктами:
визитки заказаны
визитки доставлены в офис
2. Пункты написаны в утвердительной форме
Целью чек-листа является проверка готовности, поэтому лучше составлять пункты в утвердительной форме — “заказаны, доставлены”. Сравните формулировку:
“заказать визитки” и “визитки заказаны”. Второй вариант требует большей ответственности.
3. Оптимальное количество пунктов — до 20
Чек листы не должны быть длинными. Оптимальное количество пунктов — до 20. Если требуется, лучше разбить задачу на несколько этапов и составить к каждому этапу отдельный чек лист.
Пример чек листа:
Эффективное внедрение чек листов
1. Тестирование
После составления чек листа, пройдите мысленно все пункты вместе с сотрудником. Допишите то, что было упущено. Расставьте пункты в правильном порядке. Внесите правки.
2. Оформление
Чек лист должен выглядеть эстетично — тогда с ним будет приятней работать.
3. Удобный доступ
Организуйте общий доступ сотрудникам к документам, чтобы в нужный момент их легко можно было распечатать. Отпечатайте получившийся список в виде таблицы (если чек лист заполняется каждый день).
Преимущества использования чек листов
- Структурирование информации в голове сотрудника. При записывании необходимых действий, у сотрудника чётко вырисовывается нужная последовательность задач.
- Повышение скорости обучения новых сотрудников. Не нужно повторять в сотый раз последовательность операций. Достаточно провести короткий инструктаж и дать чек лист для самостоятельной работы.
- Высокий результат, уменьшение числа ошибок. Как уже говорилось в начале статьи, чек листы помогают избежать проколов и ошибок по невнимательности.
- Взаимозаменяемость сотрудников.
- — сотрудники будут значительно меньше времени тратить на переделывание задач.
Примеры полезных чек листов для бизнеса в интернете
Создавая чек-лист, помните: Вы создаете его в первую очередь для сотрудника, он должен интуитивно понимать что к чему и не теряться среди всех прописанных вами пунктов. А уже анализ выполнения задач лучше проводить с помощью специализированных програм. Например, Yaware.TimeTracker
, которая позволяет не только создавать и делегировать проекты и задачи, но и контролировать их на всех этапах выполнения, анализировать статистику и продуктивность каждого сотрудника. Попробывать новый функционал можно . Или зарегистрируйтесь и получите 14 дней бесплатного пользования — протестируйте прежде, чем купить!
Попробовать Yaware.TimeTracker бесплатно14 дней, все включено
Чек лист – это перечень ключевых параметров и требований для оценки состояния магазина и качества работы персонала, подлежащих систематическим проверкам со стороны руководства и внутреннего отдела контроля качества компании. Чек-лист — базовый фундамент и руководство к действию, на котором основывается выполнение всех мероприятий в рамках проведения торговых аудитов, инспекций и внутренних проверок. Различают бумажный (на бумажных носителях) и электронный чек-лист (на мобильных устройствах и ПК). В зависимости от сферы деятельности компании и объекта, в отношении которого проводится проверка, чек-лист может принимать самые разнообразные формы и сценарии.
Например, при проверках соблюдения стандартов мерчендайзинга, в чек-листе как правило прописывается проведение следующих мероприятий:
- Мониторинг текущего наличия товаров (фейсинг и sku)
- Общая оценка качества работ и соблюдения стандартов
- Наличие POS материалов
- Проверка соответствия ценников, срока годности товаров
- Проверка промо и маркетинговых акций
- Контроль цен, дистрибуции, уровень доступности рекламных материалов
- Оценка работы торговых представителей и промоутеров
Чек-лист проверки магазина
При проведении проверок и торговых аудитов магазинов, стандартный чек-лист обычно разбивается на категории (зоны) проверки и критерии (области) проверки. В случае проверки магазина (супермаркета, гипермаркета), чек-лист может быть сформирован по следующим категориям:
- Прилегающая территория и входная зона
- Торговый зал
- Кассы и прикассовая зона
- Кассовая дисциплина
- Мерчендайзинг
- Реклама, маркетинг, промо
- Подсобные помещения
- Безопасность и охрана
- Работа персонала
|
|
|
Внутри каждой категории (зоны) чек-листа должен располагаться перечень критериев (областей) проверки. Критериев может быть любое количество, начиная от нескольких, заканчивая десятками и даже в отдельных случаях – сотнями. К примеру, в категорию «прилегающая территория и входная зона» могут входить следующие критерии:
- Парковка чистая
- Мусорные урны присутствуют, не наполнены
- На фасаде отсутствуют посторонние надписи
- Дверной доводчик работает
- Плитка на крыльце не разбита
- Коврики на входе присутствуют
- Внешние рекламоносители чистые, не повреждены, светятся (освещены)
- Информация на входе присутствует
Чек-лист проверки продавца
В качестве объекта проверки может выступать не только магазин, но и определенный сотрудник (менеджер, продавец). В этом случае, по чек-листу оценивается работа сотрудника, его внешний вид, знание корпоративных стандартов, умение играть «в ролевую игру» с потенциальными покупателями, выводя их на совершение покупки и допродажу. К примеру, подобным образом может выглядеть чек-лист для оценки работы продавца в магазине или салоне:
Категория: внешний вид
- Внешний вид соответствует принятым стандартам
- Одежда чистая, выглаженная
- Сотрудник выглядит опрятно
- Прическа, (опционально для женщин: украшения, макияж, маникюр) соответствуют требованиям
|
|
|
Категория: первичный контакт
- Невербально излучает позитив, располагающий к общению
- Улыбается всем проходящим мимо входа людям
- Встречает покупателя на входе
- Незамедлительно приветствует вошедшего покупателя
- Полностью представляется, ненавязчиво начинает знакомство
- В процессе общения доводит до покупателя название компании
- Грамотно, в тему, «без фанатизма» применяет комплименты
Категория: выявление потребностей
- Обращается к покупателю исключительно по имени
- Старается задавать наводящие вопросы
- Использует техники «активного слушания»
- Собирает общую информацию о потребностях покупателя
- Подводит промежуточные итоги беседы
Категория: презентация товара
- Отдает приоритет товарной аргументации
- Аргументация базируется на потребностях и выгодах покупателя
- Старается говорить эмоционально, но не перебарщивает
- Не жонглирует специальными терминами, не применяет «слэнг»
- Доводит информацию о преимуществах компании и товара
- Там где уместно, применяет ценовую аргументацию
Категория: допродажа сопутствующих товаров
- Предлагает сопутствующие товары
- Аргументирует, выявляя потребности и выгоды покупателя
- Объясняет необходимость использования
- Подводит промежуточные итоги разговора
Категория: отработка возражений
- Отвечает на возражения по существу
- Обращается к покупателю по имени
- Отрабатывает возражение «Дорого»
- Отрабатывает возражение «Я подумаю»
- Отрабатывает возражение «Я не уверен»
- Отрабатывает возражение «А вот у ваших конкурентов…»
- Подводит промежуточные итоги разговора
Категория: выход на сделку
- Своевременно переходит к выходу на сделку
- Применяет метод ускорения сделки
- С энтузиазмом поддерживает выбор покупателя
- Попутно выясняет контакты покупателя и его знакомых / родственников
- Предлагает рекламный буклет или каталог
- Прощается с покупателем, приглашает зайти еще раз
Бумажный или электронный чек-лист?
В самом простом варианте чек-лист может составляться в таблицах Word или Excel и распечатываться, либо сразу записываться на бумажный носитель. Однако данный вариант использования чек-листов морально устарел, и с развитием современных мобильных технологий уходит в прошлое. Кроме того, информация на бумаге часто теряется, случайно уничтожается и имеет нехорошую тенденцию «оседать в столах», не позволяя накапливать исторические данные с целью сравнительного анализа, оценки динамики и эффективности проверок за разные периоды времени.
Именно по этой причине, многие компании уходят от чек-листов на бумажных носителях, переключаясь на использование электронных чек-листов в специальных облачных сервисах, где работа с чек-листами осуществляется на мобильных устройствах через мобильное приложение. Преимущество таких сервисов состоит не только в более удобном и быстром сборе данных, включая фотографии, но и в предоставлении руководителю отчетности и аналитики, которая в динамике покажет эффективность проведения проверок, инспекций и аудитов, позволит выявить самых «злостных нарушителей», аутсайдеров и самые «проблемные зоны». Одним из лидеров среди таких решений является сервис Ритейлика.
|
|
|
Облачный сервис Ритейлика представляет собой единое, централизованное хранилище данных по проверкам и состоит из веб-сайта и мобильного приложения. В сервисе, помимо стандартных справочников, имеется мощный конструктор чек-листов, позволяющий легко создавать неограниченное количество чек-листов любой сложности и любого размера для разных типов оценок (да/нет, баллы, выбор из списка, числовая/количественная оценка).
Также имеются развитые механизмы создания, планирования и распределения проверок по проверяющим (аудиторам, инспекторам). Сервис позволяет не только осуществлять внутренние, перекрестные и внеплановые проверки силами собственного отдела контроля качества, но и привлекать к этому сторонние агентства и тайных покупателей (mystery shopping), организуя их совместную работу в едином информационном пространстве вместе с остальными подразделениями и службами компании.
Проверяющий (инспектор) выполняет проверку по электронному чек-листу на своем мобильном устройстве, фиксируя нарушения, выставляя по каждому критерию оценки и прикладывая сопутствующие фотографии со своими комментариями. После завершения, проверка может быть передана дальше по цепочке для подписания ответственным лицом (директором магазина), устранения замечаний, создания претензий сервисным службам и передачи куратору.
Внутри проводимой проверки, в каждом критерии чек-листа, участники цепочки в зависимости от своих ролей и прав могут добавлять собственные комментарии, указывать способы и сроки устранения нарушений, объяснять причины их возникновения, формировать претензии сервисным службам и т.д., тем самым формируя некий «чат», который наглядно демонстрирует весь расклад и сопутствующую реакцию вовлеченных в данную проверку лиц и подразделений. Вся собранная в результате проверки информация быстро становится доступна руководителю и прочим ответственным лицам в отчетах на веб-сайте и уведомлениях, присылаемых на электронную почту вовлеченным в проверку лицам.
Конструктор чек-листов в Ритейлике позволяет создавать чек-листы, задающие маршрут движения проверяющего по инспектируемому объекту таким образом, чтобы не посещать одну и ту же зону проверки несколько раз. Это делается специально для того, чтобы проверяющий выполнял работу по чек-листу в «один заход», не возвращаясь повторно в уже проверенные места и зоны. Организация маршрутов в чек-листе позволяет существенно сократить общее время выполнения проверки, упорядочить, упростить работу проверяющего и увеличить общее количество проверяемых критериев (позиций).
Для оценки качества работ по мерчендайзингу, в чек-лист необходимо на периодической основе добавлять товарные позиции, подлежащие тем или иным проверкам (наличие товара, сроки годности, ценники, промоакции и т.д.). Каждый раз вручную делать это долго и неэффективно, поэтому в сервисе предусмотрены механизмы интеграции с учетной системой заказчика. Учетная система периодически выгружает перечень товаров, подлежащих проверкам, сервис в свою очередь автоматически подгружает данные товары в электронный чек-лист при создании проверки, учитывая при этом ситуацию, когда в разных магазинах (филиалах) будет проверяться «свой» перечень товаров, отличающийся от перечня товаров для другого магазина.
Накопленный опыт разработчиков сервиса Ритейлика по автоматизации проведения проверок и торговых аудитов в крупных торговых сетях, позволяет сделать вывод, что использование чек-листов без привязки к специализированным программным решениям малоэффективно и дает небольшую отдачу. Будущее остается за электронными чек-листами и специализированными решениями, аккумулирующими в себе полученные данные и дающие руководителям требуемую отчетность в любых разрезах по эффективности работы филиалов, торговых точек и других подразделений. Ведь чем меньше в компании допускается нарушений и отклонений от принятых стандартов, тем выше будет лояльность клиентов и тем ниже будет вероятность получения драконовских штрафов от надзорных органов.
Зачастую на проектах, вы будете писать не тест-кейсы, а чек-листы. Они пишутся либо в специфическом софте, например HP ALM (HP QC), Zephyr for JARA, либо, самое популярное — Google drive, Excel. Определенного формата создания чек-листов не существует. Каждая команда сама для себя решает, как им удобнее хранить и описывать тесты, и насколько детально всё описывать.
Введение в чек-листы
Чек-лист (checklist) — документ, описывающий набор (список) проверок или идей.
Люди используют список проверок в повседневной жизни, как в быту, так и на рабочем месте для организации деятельности и процессов. Особенно актуально и важно в сферах, требующих повышенного внимания и нетривиальных задач. Помогает не упустить наиболее сложные моменты в больших проектах.
В тестировании списки проверок называются чек-листами. Чек-листы создаются QA инженерами на основе заявленных требований, опыта и знания тестировщиков системы. Частым явлением стало тестирование на основе чек-листов в проектах.
Преимущества чек-листов в сравнении с тест-кейсами:
- оперативное написание и легче поддерживать;
- гибкость в модификации полей и действий тестировщика;
- списки проверок выстроены в порядке приоритета;
- наглядное отслеживание выполненных проверок тестировщиком;
- удобен при отсутствии требований и спецификаций к проекту;
- разбивает задачу на множество подзадач, упрощая и акцентируя внимание на деталях;
- предотвращает «эффект пестицида», так как каждый тестировщик вводит свои данные;
- экономит средства фирмы.
«Эффект пестицида» — постоянное повторение одних и тех же шагов тест-кейса приводит к снижению его эффективности, так как при регулярном прогоне тестовых сценариев дефекты перестают находиться.
Чек-лист – отличный мотиватор для продуктивности и мотивации тестировщика, понимающий и видящий свой прогресс тестирования.
Необходимо учитывать некоторые нюансы чек-листов:
- поддерживать логичность и последовательность чек-листа;
- формировать взаимосвязанные проверки для тестирования;
- учитывать приоритеты проверок;
- в первую очередь проводить тесты по позитивным сценариям, в конце по негативным.
Статусы проверки чек-листа:
- passed — проверено, соответствует ожидаемому результаты, работает согласно заявленным требованиям. Комментарий необязателен.
- failed — поведение системы не соответствует ожидаемым требованиям, найден дефект. Пишется комментарий, желательно указывается ИД бага в багтрекенговой системе.
- blocked — выполнить проверку невозможно, имеются обстоятельства (дефект, модуль, компонент), которые блокируют дальнейшую проверку. В комментарии указывается причина.
- skipped — тест пропущен. Возможно, отсутствует необходимый модуль для проверки, который будет не реализован. В комментарии указывается причина пропуска.
- draft — тест пропущен, либо не начат. Отсутствует объект тестирования, который будет реализован позже. Комментарий не обязателен.
Правила составления чек листов
- Каждый пункт – одна процедура
Пункт чек-листа – это один законченный цикл процедуры. Регистрация на сайте, авторизация на сайте, покупка товаров, открыть документацию о чек листах, скачать книгу – это атомарно разбитые процессы. Разделение на конкретные пункты зависит от проекта, требований, обстановки и предпочтений команды тестировщиков.
В чек лист добавляют отдельными позициями:
- Позиции в чек листе желательно писать в утвердительной форме
Данный пункт на личное усмотрение тестировщика и команды. Зависит от договоренностей и удобства. Жестких рамок и критериев нет, в случае написания «Зарегистрироваться на сайте», либо «Регистрация на сайте» общей роли не играет. Многие рекомендуют и предпочитают оформлять чек лист в утвердительной форме «Куплен товар», а не «Купить товар». В статье приводим примеры чек листов разного характера, чтобы вы для себя решили наиболее предпочтительный вариант.
- Определиться с целесообразным количеством позиций в чек листе
На разных интернет ресурсах и книгах советуют, что для оптимального чек листа достаточно до 20 пунктов. Мы не совсем согласны с схожими мнениями. Временами необходимо разбить чек лист и до 50 пунктов, в случае с проверкой страниц сайта, кнопок, ссылок. Неуместно создавать 5 индивидуальных чек-листов взамен одному. Далее по оглавлению приводим пример аналогичного списка проверок.
Примеры различных видов чек-листов
Четких критериев для создания чек-листа не существует. Количество столбцов, значения, строки зависят от конкретной специфики реализуемого проекта или устоявшиеся порядки в команде тестировщиков.
1. Минимальный чек-лист состоит из 3-х столбцов ID («Номер»), Tester Actions («Проверка», «Действия тестировщика»), Actual Result («Результат»):
По необходимости в чек-лист добавляется поле Comment («Комментарий»):
2. Чек-лист может быть разбит на более детализированные задачи:
3. Чек-лист расширяется при необходимости проводить тестирование в различных тестовых средах:
4. Чек-листы используются для различных версий проекта, системы, модуля. Для удобства, используется несколько вариантов, либо создается новый файл в каталоге с именем версионности, либо добавляется новое поле:
5. Чек-лист может содержать порядок действий(инструкций) для тестировщика по необходимости:
6. Зачастую будете сталкиваться с чек-листами, содержащими поле Expected Result («Ожидаемый результат»):
Пример чек-листа проверки страниц на сайте
Материалы для скачивания:
- Скачать готовые чек-листы
Заключение
Создание чек-листов в тестировании очень полезный навык для QA инженера. Даже, если на вашем проекте он не предусмотрен, старайтесь применять для своей выгоды и собственных целей. Спустя время, вы убедитесь, насколько он помогает в проведении тестировании, особенно при написании тестов и регрессе.
Чтобы попрактиковаться в составлении чек-листов в виде доски Kanban, советуем ознакомиться с продуктом от atlassian под названием «Trello»:
— реализация в веб-версии, мобильном приложении;
— абсолютно бесплатен для нескольких пользователей;
— возможна интеграция с Jira и Confluence;
Линейка продуктов atlassian очень популярна в сфере разработки и тестирования приложений. Рекомендуем начинать изучение и практику, как тестировщику, именно в ней.
версия 1.0 от 5 декабря 2020
Чек лист —контрольный список задач (пунктов), которые надо выполнить. Проходим по списку и, по мере выполнения, отмечаем сделанное.
Некоторое время назад я настраивал автоматическую продажу таблиц на своем сайте. После того как все было сделано, нужно было проверить как все работает. Надо было проверить все таблицы, ни одну не забыть, для каждой таблицы надо было проверить порядка десяти пунктов, ни один не пропустить и не забыть на каком остановился, если что-то отвлекло.
Для таких проверок существует устоявшаяся методика — надо написать список пунктов. Затем проходим по списку и отмечаем сделанное. Это и называется чек лист.
Для более сложных случаев, когда важна не только последовательность задач, но и продолжительность их выполнения, используется диаграмма Ганта.
Я сделал свой чек лист в Excel. В моем случае каждый пункт контрольного списка (я назвал их задачами) распадался еще на целый ряд контрольных пунктов (я назвал их шагами).
То есть, задачи это основные пункты чек листа, они состоят из однотипных последовательностей одних и тех же шагов. Задача считается выполненной, если выполнены все шаги.
Получился двумерный чек лист. В случае простого одномерного контрольного списка задача будет состоять из одного шага.
Двумерный чек лист.
В случае простого одномерного списка задача состоит из одного шага.
В нашем случае задачи идут по вертикали, список шагов по горизонтали. Выполнение шага отмечается проставлением единички.
Я добавил еще итоговый столбец в котором отражается ход выполнения задачи и цветовое выделение характеризующее выполнение. Потом пришлось еще пару раз пройтись по списку таблиц, но с другими пунктами для проверки, и я добавил возможность выбора из выпадающих списков.
Получилась простая и полезная таблица, если вам нужно что-то подобное, можно скачать «Чек лист» в Excel.
Пояснение к настройкам цветов и границ
В данном случае, фон ячейки в столбце «Выполнение» будет:
- Белый, если Выполнение < 36%
- Желтый, если 36% ≤ Выполнение < 64%
- Светло-зеленый, если 64% ≤ Выполнение < 100%
- Зеленый, если Выполнение ≥ 100%
Таким образом, получаем четыре состояния, для контроля этого достаточно.
Границы, в данном случае 36% и 64%, настраиваются путем проставления соответствующего числа единичек в строках 3, 4 и 5.
Лист с настройками для выпадающих списков
Листы не защищены от изменений, ячейки для ввода отмечены голубоватым фоном.
Можно сделать более красивый контрольный список, как показано на рисунке ниже.
Эти квадратики с птичкой внутри (или без птички) называются Check Box, выглядят они, конечно, очень хорошо, но
- Особой пользы от них нет.
- Мороки при разработке таблицы в 10 раз больше.
- И самое главное — при вставке строк в список возникнут проблемы, просто скопировать и вставить строку не получится.
Поэтому, как я уже писал, выполнение шага отмечается проставлением единички.
Скачать «Чек лист» в Excel
Владимир Прохоров, 5 декабря 2020
Посмотрите полный список таблиц
Финансовый анализ. Главная страница
© 2008-2023 ИП Прохоров В.В. ОГРНИП 311645410900040
Excel – довольно удобный инструмент с обширным функционалом. Множество приложений предлагают возможность создавать различные списки, но зачем пользоваться другими программами, если есть Excel?
♥ ПО ТЕМЕ: Экспозиция фокуса в «Камере» iPhone: настройка и фиксация.
Ниже мы покажем, как создать таблицу с флажками, которые вы можете удалять по мере выполнения задач. Excel даже отобразит, когда вы снимете все флажки. Создать таблицу довольно просто. Для этого нужно открыть вкладку «Разработчик», внести список задач, добавить флажки и расширенное форматирование. А теперь по порядку.
♥ ПО ТЕМЕ: Таблицы в Заметках на iPhone, iPad и Mac (macOS): как создавать и настраивать.
1. Открыть вкладку «Разработчик»
По умолчанию вкладка «Разработчик» не отображается. Ее можно добавить в ленту следующим образом: откройте «Файл» → «Параметры» → «Настроить ленту». В списке «Основные вкладки» установите флажок «Разработчик», а затем нажмите «Готово».
♥ ПО ТЕМЕ: «Правило третей» при съемке с помощью iPhone: что это и как использовать.
2. Добавление списка задач в таблицу
В каждой ячейке таблицы укажите задачу. В нашем примере одна из ячеек будет содержать «Общее количество предметов», вторая – «Упакованные предметы». Ячейка «Я готов» будет отображаться красным, если не все галочки в списке сняты, и зеленым, если флажки сняты все.
Откройте вкладку «Разработчик». Нажмите «Вставить» и в разделе «Элементы управления формы» выберите «Флажок» (иконку с галочкой).
♥ ПО ТЕМЕ: Как удаленно подключиться к iPhone или iPad и просматривать его экран с компьютера, Android или iOS-устройства.
3. Добавление флажков
Кликните на ячейку, в которую хотите добавить флажок. Вы увидите, что справа от поля флажка отображается текст. Так как нам нужно только поле, выделите текст и удалите его. После удаления текста размер поля не изменяется автоматически.
Если вы хотите изменить его, щелкните правой кнопкой мыши по ячейке, чтобы выбрать поле, а затем левой кнопкой мыши щелкните по нему. Таким образом вы сможете изменить его размеры и переместить на середину ячейки. Для того чтобы скопировать поле флажка и разместить его в других ячейках, выберите ячейку, а затем используйте кнопки управления курсором (клавиши со стрелками на клавиатуре) для перемещения к ячейке с флажком. Для того чтобы скопировать поле флажка в другие ячейки, наведите курсор в нижний угол ячейки, захватите его кнопкой мыши и протяните по ячейкам, в которые нужно скопировать поле. Отпустите кнопку мыши.
♥ ПО ТЕМЕ: Gmail-мастер, или как навести порядок в почтовом ящике Google: 5 советов.
Расширенное форматирование списка
В зависимости от предназначения списка вы можете использовать расширенное форматирование.
Создание столбца ИСТИНА/ЛОЖЬ
Для этого нужно использовать колонку справа от полей с флажками. Флажок будет возвращать ИСТИНА (если галочка установлена) или ЛОЖЬ (если она снята). Таким образом вы сможете увидеть, все ли флажки сняты.
Правой кнопкой мыши нажмите на первое поле флажка и выберите «Формат объекта».
На вкладке «Элемент управления» в окне «Формат объекта» нажмите на кнопку выбора ячейки с правой стороны поля «Связь с ячейкой».
Выберите ячейку, которая находится справа от клетки с флажком. Адрес выбранной ячейки размещен в поле «Связь с ячейкой» в компактной версии окна «Формат объекта», чтобы развернуть его повторно нажмите на кнопку «Связь с ячейкой» и выберите «ОК». Повторите указанную процедуру для каждой ячейки в списке.
♥ ПО ТЕМЕ: Вибер для компьютера Windows, Linux и Mac на русском: восемь лайфхаков, которые вы могли не знать.
Общее число предметов и подсчет отмеченных предметов в списке
Укажите общее количество флажков в списке в ячейке, расположенной справа от клетки «Общее количество предметов». Число проставленных галочек можно подсчитать с помощью специальной функции. Введите
=СЧЁТЕСЛИ(C2:C8; ИСТИНА)
или
=COUNTIF(C2:C8,TRUE)
в ячейку справа от ячейки «Упакованные предметы» и нажмите Enter. Как показано в примере ниже, функция подсчитает число ячеек в колонке С (с С2 по С8), имеющих значение ИСТИНА или TRUE.
Скрыть столбец ИСТИНА/ЛОЖЬ
Для того чтобы скрыть данную колонку, правой кнопкой мыши кликните на ее заголовке и в отобразившемся меню выберите пункт «Скрыть». Столбец будет скрыт.
Как проверить, все ли галочки сняты
Для этого выберите ячейку «Я готов» и введите
=ЕСЛИ(B10=B11;"Да";"Нет")
или
=IF(B10=B11,"YES","NO")
Если число в ячейке В10 совпадет со значением подсчитанных флажков в ячейке В11, в ней автоматически отобразится «Да», в противном случае появится «Нет».
♥ ПО ТЕМЕ: Как хорошо выглядеть на любом фото: 5 простых советов.
Применение условного форматирования
С помощью условного форматирования вы можете выделить ячейки цветом. К примеру, вы можете задать условное форматирование таким образом, чтобы все ячейки со значениями определенного типа закрашивались в красный цвет.
Создайте правило, открыв «Главная» → «Условное форматирование» → «Создать правило» → «Диспетчер правил условного форматирования» → «Использовать формулу для определения форматируемых ячеек». Введите
=$B10<>$B11
в поле «Форматировать значения, для которых следующая формула является истинной:». Замените значения В10 и В11 адресами ячеек «Общее количество предметов» и «Упакованные предметы», если это не одни и те же ячейки.
Создайте еще одно правило, но в поле «Форматировать значения, для которых следующая формула является истинной:» введите формулу
=$B10=$B11
Затем нажмите «Формат», выберите цвет и нажмите «ОК».
В окне «Диспетчер правил условного форматирования» введите адреса ячеек, которые должны быть заполнены цветом, в поле «Применяется к». Введите те же адреса для обоих правил. В нашем случае это =$B$13. Нажмите «ОК».
Ячейка «Я готов» окрасится зеленым цветом, если все галочки будут сняты, или красным, если нет.
Смотрите также:
- 3 бесплатных аналога Microsoft Office, с возможностью работы в «облаке».
- 10 полезных опций WhatsApp, которые следует знать каждому.
- Как закачать книги на iPhone и iPad бесплатно и без компьютера.