Checking data in excel - Word и Excel - помощь в работе с программами

Use data validation to restrict the type of data or the values that users enter into a cell, like a dropdown list.

Try it!

Select the cell(s) you want to create a rule for.
Select Data >Data Validation.
On the Settings tab, under Allow, select an option:
- Whole Number — to restrict the cell to accept only whole numbers.
- Decimal — to restrict the cell to accept only decimal numbers.
- List — to pick data from the drop-down list.
- Date — to restrict the cell to accept only date.
- Time — to restrict the cell to accept only time.
- Text Length — to restrict the length of the text.
- Custom – for custom formula.
Under Data, select a condition.
Set the other required values based on what you chose for Allow and Data.
Select the Input Message tab and customize a message users will see when entering data.
Select the Show input message when cell is selected checkbox to display the message when the user selects or hovers over the selected cell(s).
Select the Error Alert tab to customize the error message and to choose a Style.
Select OK.

Now, if the user tries to enter a value that is not valid, an Error Alert appears with your customized message.

Download our examples

Download an example workbook with all data validation examples in this article

If you’re creating a sheet that requires users to enter data, you might want to restrict entry to a certain range of dates or numbers, or make sure that only positive whole numbers are entered. Excel can restrict data entry to certain cells by using data validation, prompt users to enter valid data when a cell is selected, and display an error message when a user enters invalid data.

Restrict data entry

Select the cells where you want to restrict data entry.
On the Data tab, click Data Validation > Data Validation.

Note: If the validation command is unavailable, the sheet might be protected or the workbook might be shared. You cannot change data validation settings if your workbook is shared or your sheet is protected. For more information about workbook protection, see Protect a workbook.
In the Allow box, select the type of data you want to allow, and fill in the limiting criteria and values.

Note: The boxes where you enter limiting values will be labeled based on the data and limiting criteria that you have chosen. For example, if you choose Date as your data type, you will be able to enter limiting values in minimum and maximum value boxes labeled Start Date and End Date.

Prompt users for valid entries

When users click in a cell that has data entry requirements, you can display a message that explains what data is valid.

Select the cells where you want to prompt users for valid data entries.
On the Data tab, click Data Validation > Data Validation.

Note: If the validation command is unavailable, the sheet might be protected or the workbook might be shared. You cannot change data validation settings if your workbook is shared or your sheet is protected. For more information about workbook protection, see Protect a workbook.
On the Input Message tab, select the Show input message when cell is selected check box.
In the Title box, type a title for your message.
In the Input message box, type the message that you want to display.

Display an error message when invalid data is entered

If you have data restrictions in place and a user enters invalid data into a cell, you can display a message that explains the error.

Select the cells where you want to display your error message.
On the Data tab, click Data Validation > Data Validation.

Note: If the validation command is unavailable, the sheet might be protected or the workbook might be shared. You cannot change data validation settings if your workbook is shared or your sheet is protected. For more information about workbook protection, see Protect a workbook.
On the Error Alert tab, in the Title box, type a title for your message.
In the Error message box, type the message that you want to display if invalid data is entered.

Do one of the following:

To	On the Style pop-up menu, select
Require users to fix the error before proceeding	Stop
Warn users that data is invalid, and require them to select Yes or No to indicate if they want to continue	Warning
Warn users that data is invalid, but allow them to proceed after dismissing the warning message	Important

Add data validation to a cell or a range

Note: The first two steps in this section are for adding any type of data validation. Steps 3-7 are specifically for creating a drop-down list.

Select one or more cells to validate.
On the Data tab, in the Data Tools group, click Data Validation.
On the Settings tab, in the Allow box, select List.
In the Source box, type your list values, separated by commas. For example, type Low,Average,High.
Make sure that the In-cell dropdown check box is selected. Otherwise, you won’t be able to see the drop-down arrow next to the cell.
To specify how you want to handle blank (null) values, select or clear the Ignore blank check box.
Test the data validation to make sure that it is working correctly. Try entering both valid and invalid data in the cells to make sure that your settings are working as you intended and your messages are appearing when you expect.

Notes:

After you create your drop-down list, make sure it works the way you want. For example, you might want to check to see if the cell is wide enough to show all your entries.
Remove data validation — Select the cell or cells that contain the validation you want to delete, then go to Data > Data Validation and in the data validation dialog press the Clear All button, then click OK.

The following table lists other types of data validation and shows you ways to add it to your worksheets.

To do this:	Follow these steps:
Restrict data entry to whole numbers within limits.	Follow steps 1-2 above. From the Allow list, select Whole number. In the Data box, select the type of restriction that you want. For example, to set upper and lower limits, select between. Enter the minimum, maximum, or specific value to allow. You can also enter a formula that returns a number value. For example, say you’re validating data in cell F1. To set a minimum limit of deductions to two times the number of children in that cell, select greater than or equal to in the Data box and enter the formula, *=2F1, in the Minimum** box.
Restrict data entry to a decimal number within limits.	Follow steps 1-2 above. In the Allow box, select Decimal. In the Data box, select the type of restriction that you want. For example, to set upper and lower limits, select between. Enter the minimum, maximum, or specific value to allow. You can also enter a formula that returns a number value. For example, to set a maximum limit for commissions and bonuses of 6% of a salesperson’s salary in cell E1, select less than or equal to in the Data box and enter the formula, *=E16%, in the Maximum box. Note: To let a user enter percentages, for example 20%, select Decimal in the Allow box, select the type of restriction that you want in the Data box, enter the minimum, maximum, or specific value as a decimal, for example .2, and then display the data validation cell as a percentage by selecting the cell and clicking Percent Style in the Number group on the Home** tab.
Restrict data entry to a date within range of dates.	Follow steps 1-2 above. In the Allow box, select Date. In the Data box, select the type of restriction that you want. For example, to allow dates after a certain day, select greater than. Enter the start, end, or specific date to allow. You can also enter a formula that returns a date. For example, to set a time frame between today’s date and 3 days from today’s date, select between in the Data box, enter =TODAY() in the Start date box, and enter =TODAY()+3 in the End date box.
Restrict data entry to a time within a time frame.	Follow steps 1-2 above. In the Allow box, select Time. In the Data box, select the type of restriction that you want. For example, to allow times before a certain time of day, select less than. Enter the start, end, or specific time to allow. If you want to enter specific times, use the hh:mm time format. For example, say you have cell E2 set up with a start time (8:00 AM), and cell F2 with an end time (5:00 PM), and you want to limit meeting times between those times then select between in the Data box, enter =E2 in the Start time box, and then enter =F2 in the End time box.
Restrict data entry to text of a specified length.	Follow steps 1-2 above. In the Allow box, select Text Length. In the Data box, select the type of restriction that you want. For example, to allow up to a certain number of characters, select less than or equal to. In this case we want to limit entry to 25 characters, so select less than or equal to in the Data box and enter 25 in the Maximum box.
Calculate what is allowed based on the content of another cell.	Follow steps 1-2 above. In the Allow box, select the type of data that you want. In the Data box, select the type of restriction that you want. In the box or boxes below the Data box, click the cell that you want to use to specify what is allowed. For example, to allow entries for an account only if the result won’t go over the budget in cell E1, select Allow >Whole number, Data, less than or equal to, and Maximum >= =E1.

Notes:

The following examples use the Custom option where you write formulas to set your conditions. You don’t need to worry about whatever the Data box shows, as that’s disabled with the Custom option.
The screen shots in this article were taken in Excel 2016; but the functionality is the same in Excel for the web.

To make sure that	Enter this formula
The cell that contains a product ID (C2) always begins with the standard prefix of «ID-» and is at least 10 (greater than 9) characters long.	=AND(LEFT(C2,3)=»ID-«,LEN(C2)>9)
The cell that contains a product name (D2) only contains text.	=ISTEXT(D2)
The cell that contains someone’s birthday (B6) has to be greater than the number of years set in cell B4.	*=IF(B6<=(TODAY()-(365B4)),TRUE,FALSE)**
All the data in the cell range A2:A10 contains unique values.	=COUNTIF($A$2:$A$10,A2)=1 Note: You must enter the data validation formula for cell A2 first, then copy A2 to A3:A10 so that the second argument to the COUNTIF will match the current cell. That is the A2)=1 portion will change to A3)=1, A4)=1 and so on. For more information
Ensure that an e-mail address entry in cell B4 contains the @ symbol.	=ISNUMBER(FIND(«@»,B4))

Tip: If you’re a small business owner looking for more information on how to get Microsoft 365 set up, visit Small business help & learning.

Want more?

Create a drop-down list

Add or remove items from a drop-down list

Что такое проверка данных в Excel?

Проверка данных Excel — это функция, которая ограничивает (проверяет) пользовательский ввод на рабочем листе. Технически вы создаете правило проверки, которое контролирует, какие данные можно вводить в определенную ячейку.

Вот лишь несколько примеров того, что может сделать проверка данных в Excel:

Разрешить только числовые или текстовые значения в ячейке.
Разрешить только числа в указанном диапазоне.
Разрешить ввод данных определенной длины.
Ограничить даты и время вне заданного диапазона.
Ограничить записи выбором из раскрывающегося списка.
Проверка вводимого на основе другой ячейки.
Показать входное сообщение, когда пользователь выбирает ячейку.
Показывать предупреждающее сообщение при вводе неверных данных.
Найти неправильные записи в проверенных ячейках.

Например, вы можете настроить правило, которое ограничивает ввод данных 3-значными числами от 100 до 999. Если пользователь вводит что-то другое, Excel покажет предупреждение об ошибке, объясняющее, что было сделано неправильно:

Как сделать проверку данных в Excel

Чтобы добавить проверку данных в Excel, выполните следующие действия.

1. Откройте диалоговое окно «Проверка данных».

Напомним, где находится кнопка проверки данных в Excel. Выбрав одну или несколько ячеек для проверки, перейдите на вкладку «Данные» > группа «Работа с данными» и нажмите кнопку «Проверка данных».

2. Создайте правило проверки Excel.

На вкладке «Параметры» определите критерии проверки в соответствии с вашими потребностями. В критериях вы можете указать любое из следующего:

Значения — введите числа в поля критериев, как показано на снимке экрана ниже.
Ссылки на ячейки — создание правила на основе значения или формулы в другой ячейке.
Формулы — позволяют выразить более сложные условия.

В качестве примера создадим правило, разрешающее пользователям вводить только целое число от 100 до 999:

Настроив правило проверки, нажмите кнопку «ОК», чтобы закрыть окно «Проверка вводимых значений», или переключитесь на другую вкладку, чтобы добавить подсказку по вводу и/или сообщение об ошибке.

3. Подсказка по вводу (необязательно).

Если вы хотите отобразить сообщение, объясняющее пользователю, какие данные разрешены в данной ячейке, откройте соответствующую вкладку и выполните следующие действия:

Убедитесь, что установлен флажок Отображать подсказку при выборе ячейки.
Введите заголовок и текст сообщения в соответствующие поля.
Нажмите OK, чтобы закрыть диалоговое окно.

Как только пользователь выберет проверяемую ячейку, появится следующее сообщение, как на скриншоте ниже:

4. Отображение предупреждения об ошибке (необязательно)

В дополнение к входному сообщению вы можете отобразить одно из следующих предупреждений, когда в ячейку введены недопустимые данные.

Тип оповещения	Описание
Стоп (по умолчанию)	Самый строгий тип предупреждений, запрещающий пользователям вводить неверные данные. Вы нажимаете «Повторить», чтобы ввести другое значение, или «Отмена», чтобы удалить запись.
Предупреждение	Предупреждает пользователей о том, что данные недействительны, но не препятствует их вводу. Вы нажимаете «Да», чтобы ввести недопустимое значение, «Нет», чтобы изменить его, или «Отмена», чтобы удалить запись.
Информация	Наименее строгий тип оповещения, который информирует пользователей только о неверном вводе данных. Нажмите «ОК», чтобы ввести недопустимое значение, или «Отмена», чтобы удалить его из ячейки.

Чтобы настроить пользовательское сообщение об ошибке, перейдите на вкладку «Сообщение об ошибке» и задайте следующие параметры:

Установите флажок Выводить сообщение об ошибке (обычно установлен по умолчанию).
В поле Вид выберите нужный тип оповещения.
Введите заголовок и текст сообщения об ошибке в соответствующие поля.
Нажмите ОК.

И теперь, если пользователь введет недопустимые значения, Excel отобразит специальное предупреждение с объяснением ошибки (как показано в начале этого руководства).

Примечание. Если вы не введете собственное сообщение, появится стандартное предупреждение Stop со следующим текстом: Это значение не соответствует ограничениям проверки данных, установленным для этой ячейки.

Как настроить ограничения проверки данных Excel

При добавлении правила проверки данных в Excel вы можете выбрать один из предопределенных параметров или указать новые критерии на основе собственной формулы. Ниже мы обсудим каждую из встроенных опций.

Как вы уже знаете, критерии проверки определяются на вкладке «Параметры» диалогового окна «Проверка данных» (вкладка «Данные» > «Проверка данных»).

В первую очередь нужно настроить проверку типа записываемых данных.

К примеру, чтобы ограничить ввод данных целым или десятичным числом, выберите соответствующий элемент в поле Тип данных. Затем выберите один из следующих критериев в поле Данные:

Равно или не равно указанному числу
Больше или меньше указанного числа
Между двумя числами или вне, чтобы исключить этот диапазон чисел

Например, вот как выглядят ограничения по проверке данных Excel, которые допускают любое целое число больше 100:

Проверка даты и времени в Excel

Чтобы проверить даты, выберите «Дата» в поле «Тип данных», а затем выберите соответствующий критерий в поле «Значение». Существует довольно много предопределенных параметров на выбор: разрешить только даты между двумя датами, равные, большие или меньшие определенной даты и т. д.

Точно так же, чтобы проверить время, выберите Время в поле Значение, а затем определите необходимые критерии.

Например, чтобы разрешить только даты между датой начала в B1 и датой окончания в B2, примените это правило проверки даты Excel:

Разрешить только будни или выходные

Чтобы разрешить пользователю вводить даты только будних или выходных дней, настройте пользовательское правило проверки на основе функции ДЕНЬНЕД (WEEKDAY).

Если для второго аргумента установлено значение 2, функция возвращает целое число в диапазоне от 1 (понедельник) до 7 (воскресенье). Так, для будних дней (пн-пт) результат формулы должен быть меньше 6, а для выходных (сб и вс) — больше 5.

Таким образом, разрешить только рабочие дни:

=ДЕНЬНЕД( ячейка ; 2)<6

Разрешить только выходные :

=ДЕНЬНЕД( ячейка ; 2)>5

Например, чтобы разрешить ввод только рабочих дней в ячейки C2:C8, используйте следующую формулу:

=ДЕНЬНЕД(A2;2)<6

Проверить даты на основе сегодняшней даты

Во многих случаях может потребоваться использовать сегодняшнюю дату в качестве начальной даты допустимого диапазона дат. Чтобы получить текущую дату, используйте функцию СЕГОДНЯ , а затем добавьте к ней нужное количество дней, чтобы вычислить дату окончания временного периода.

Например, чтобы ограничить ввод данных через 6 дней (7 дней, включая сегодняшний день), мы можем использовать встроенное правило даты с критериями в виде формул:

Выберите Дата в поле Тип данных
Выберите в поле Значение – между
В поле Начальная дата введите выражение =СЕГОДНЯ()
В поле Конечная дата введите =СЕГОДНЯ() + 6

Аналогичным образом вы можете ограничить пользователей вводом дат до или после сегодняшней даты. Для этого выберите меньше или больше, чем в поле Значение, а затем введите =СЕГОДНЯ() в поле Начальная дата или Конечная дата соответственно.

Проверка времени на основе текущего времени

Чтобы проверить вводимые данные на основе текущего времени, используйте предопределенное правило времени с собственной формулой проверки данных. Для этого сделайте следующее:

В поле Тип данных выберите Время .

В поле Значение выберите «меньше», чтобы разрешить только время до текущего времени, или «больше», чтобы разрешить время после текущего времени.

В поле Время окончания или Время начала (в зависимости от того, какие критерии вы выбрали на предыдущем шаге) введите одну из следующих формул:

Чтобы проверить дату и время на основе текущей даты и времени:

=ТДАТА()

Чтобы проверить время на основе текущего времени, используйте выражение:

=ВРЕМЯ(ЧАС(ТДАТА());МИНУТЫ(ТДАТА());СЕКУНДЫ(ТДАТА()))

Проверка длины текста

Чтобы разрешить ввод данных определенной длины, выберите Длина текста в поле Тип данных и укажите критерии проверки в соответствии с вашей бизнес-логикой.

Например, чтобы ограничить ввод до 15 символов, создайте такое правило:

Примечание. Параметр «Длина текста» ограничивает количество символов, но не тип данных. Это означает, что приведенное выше правило разрешает как текст, так и числа до 15 символов или 15 цифр соответственно.

Список проверки данных Excel (раскрывающийся список)

Чтобы добавить для проверки вводимых данных раскрывающийся список элементов в ячейку или группу ячеек, выберите целевые ячейки и выполните следующие действия:

Откройте диалоговое окно «Проверка данных» (вкладка «Данные» > «Проверка данных»).
На вкладке «Настройки» выберите «Список» в поле «Тип данных».
В поле Источник введите элементы списка проверки Excel, разделенные точкой с запятой. Например, чтобы ограничить пользовательский ввод тремя вариантами, введите Да; Нет; Н/Д.
Убедитесь, что выбрана опция Список допустимых значений, чтобы стрелка раскрывающегося списка отображалась рядом с ячейкой.
Нажмите ОК.

Выпадающий список проверки данных Excel будет выглядеть примерно так:

Примечание. Будьте осторожны с опцией «Игнорировать пустые ячейки», которая активна по умолчанию. Если вы создаете раскрывающийся список на основе именованного диапазона, в котором есть хотя бы одна пустая ячейка, установка этого флажка позволит ввести любое значение в проверенную ячейку. Во многих случаях это справедливо и для формул проверки данных: если ячейка, указанная в формуле, пуста, любое значение будет разрешено в проверяемой ячейке.

Другие способы создания списка проверки данных в Excel

Предоставление списков, разделенных точкой с запятой, непосредственно в поле «Источник» — это самый быстрый способ, который хорошо работает для небольших раскрывающихся списков, которые вряд ли когда-либо изменятся. В других сценариях можно действовать одним из следующих способов:

Создать список проверки данных из диапазона ячеек.
Создать динамический список проверки данных на основе именованного диапазона.
Получить список проверки данных Excel из умной таблицы. Лучше всего то, что раскрывающийся список на основе таблицы является динамическим по своей природе и автоматически обновляется при добавлении или удалении элементов из этой таблицы.

Во всех этих случаях вы просто записываете соответствующую ссылку на диапазон либо элемент таблицы в поле Источник.

Разрешить только числа

В дополнение к встроенным правилам проверки данных Excel, обсуждаемым в этом руководстве, вы можете создавать собственные правила с собственными формулами проверки данных.

Удивительно, но ни одно из встроенных правил проверки данных Excel не подходит для очень типичной ситуации, когда вам нужно ограничить пользователей вводом только чисел в определенные ячейки. Но это можно легко сделать с помощью пользовательской формулы проверки данных, основанной на функции ЕЧИСЛО(), например:

=ЕЧИСЛО(C2)

Где C2 — самая верхняя ячейка диапазона, который вы хотите проверить.

Примечание. Функция ЕЧИСЛО допускает любые числовые значения в проверенных ячейках, включая целые числа, десятичные дроби, дроби, а также даты и время, которые также являются числами в Excel.

Разрешить только текст

Если вы ищете обратное — разрешить только текстовые записи в заданном диапазоне ячеек, то создайте собственное правило с функцией ЕТЕКСТ (ISTEXT), например:

=ЕТЕКСТ(B2)

Где B2 — самая верхняя ячейка выбранного диапазона.

Разрешить текст, начинающийся с определенных символов

Если все значения в определенном диапазоне должны начинаться с определенного символа или подстроки, выполните проверку данных Excel на основе функции СЧЁТЕСЛИ с подстановочным знаком:

=СЧЁТЕСЛИ(A2; » текст *»)

Например, чтобы убедиться, что все идентификаторы заказов в столбце A начинаются с префикса «AРТ-», «арт-», «Aрт-» или «aРт-» (без учета регистра), определите пользовательское правило с этой проверкой данных.

=СЧЁТЕСЛИ(A2;»АРТ-*»)

Формула проверки с логикой ИЛИ (несколько критериев)

В случае, если есть 2 или более допустимых префикса, добавьте несколько функций СЧЁТЕСЛИ, чтобы ваше правило проверки данных Excel работало с логикой ИЛИ:

=СЧЁТЕСЛИ(A2;»АРТ-*»)+СЧЁТЕСЛИ(A2;»АБВ-*»)

Проверка ввода с учетом регистра

Если регистр символов имеет значение, используйте СОВПАД (EXACT) в сочетании с функцией ЛЕВСИМВ, чтобы создать формулу проверки с учетом регистра для записей, начинающихся с определенного текста:

=СОВПАД(ЛЕВСИМВ(ячейка; число_символов); текст)

Например, чтобы разрешить только те коды заказов, которые начинаются с «AРТ-» (ни «арт-», ни «Арт-» не допускаются), используйте эту формулу:

=СОВПАД(ЛЕВСИМВ(A2;4);»АРТ-«)

В приведенной выше формуле функция ЛЕВСИМВ извлекает первые 4 символа из ячейки A2, а СОВПАД выполняет сравнение с учетом регистра с жестко заданной подстрокой (в данном примере «AРТ-«). Если две подстроки точно совпадают, формула возвращает ИСТИНА и проверка проходит успешно; в противном случае возвращается ЛОЖЬ и проверка завершается неудачно.

Разрешить только значения, содержащие определенный текст

Чтобы разрешить ввод значений, которые содержат определенный текст в любом месте ячейки (в начале, середине или конце), используйте функцию ЕЧИСЛО (ISNUMBER) в сочетании с НАЙТИ (FIND) или ПОИСК (SEARCH) в зависимости от того, хотите ли вы совпадение с учетом регистра или без учета регистра:

Проверка без учета регистра:

ЕЧИСЛО(ПОИСК( текст ; ячейка ))

Проверка с учетом регистра:

ЕЧИСЛО(НАЙТИ( текст ; ячейка ))

В нашем примере, чтобы разрешить только записи, содержащие текст «AР» в ячейках A2: A8, используйте одну из следующих формул, создав правило проверки в ячейке A2:

Без учета регистра:

=ЕЧИСЛО(ПОИСК(«ар»;A2))

С учетом регистра:

=ЕЧИСЛО(НАЙТИ(«АР»;A2))

Формулы работают по следующей логике:

Вы ищете подстроку «AР» в ячейке A2, используя НАЙТИ или ПОИСК, и оба возвращают позицию первого символа в подстроке. Если текст не найден, возвращается ошибка. Если поиск успешен и «АР» найден в ячейке, мы получаем номер позиции в тексте, где эта подстрока была найдена. Далее функция ЕЧИСЛО возвращает ИСТИНА, и проверка данных проходит успешно. В случае, если подстроку не удалось найти, результатом будет ошибка и ЕЧИСЛО возвращает ЛОЖЬ. Запись не будет разрешена в ячейке.

Разрешить только уникальные записи и запретить дубликаты

В ситуациях, когда определенный столбец или диапазон ячеек не должны содержать дубликатов, настройте пользовательское правило проверки данных, разрешающее только уникальные записи. Для этого мы можем использовать классическую формулу СЧЁТЕСЛИ для выявления дубликатов :

=СЧЁТЕСЛИ( диапазон ; самая верхняя_ячейка )<=1

Например, чтобы убедиться, что в ячейки с A2 по A8 вводятся только уникальные идентификаторы заказов, создайте настраиваемое правило со следующей формулой проверки данных:

=СЧЁТЕСЛИ($A$2:$A$8; A2)<=1

При вводе уникального значения формула возвращает ИСТИНА, и проверка проходит успешно. Если такое же значение уже существует в указанном диапазоне (счетчик больше 1), функция СЧЁТЕСЛИ возвращает ЛОЖЬ, и вводимые данные не проходят проверку.

Обратите внимание, что мы фиксируем диапазон абсолютными ссылками на ячейки (A$2:$A$8) и используем относительную ссылку для верхней ячейки (A2), чтобы формула корректно изменялась для каждой ячейки в проверяемом диапазоне.

Как отредактировать проверку данных в Excel

Чтобы изменить правило проверки Excel, выполните следующие действия:

Выберите любую из проверенных ячеек.
Откройте диалоговое окно «Проверка данных» (вкладка «Данные» > «Проверка данных»).
Внесите необходимые изменения.
Установите флажок Применить эти изменения ко всем другим ячейкам с теми же параметрами, чтобы скопировать внесенные вами изменения во все остальные ячейки с исходными критериями проверки.
Нажмите OK, чтобы сохранить изменения.

Например, вы можете отредактировать список проверки данных Excel, добавив или удалив элементы из поля «Источник», и применить эти изменения ко всем другим ячейкам, содержащим тот же раскрывающийся список.

Как скопировать правило проверки данных Excel в другие ячейки

Если вы настроили проверку данных для одной ячейки и хотите проверить другие ячейки с теми же критериями, вам не нужно заново создавать правило с нуля.

Чтобы скопировать правило проверки в Excel, выполните следующие 4 быстрых шага:

Выберите ячейку, к которой применяется правило проверки, и нажмите Ctrl + С , чтобы скопировать его.
Выберите другие ячейки, которые вы хотите проверить. Чтобы выделить несмежные ячейки, нажмите и удерживайте клавишу Ctrl при выборе ячеек.
Щелкните выделенный фрагмент правой кнопкой мыши, выберите «Специальная вставка» и выберите параметр «Условия на значения».

Либо используйте комбинацию клавиш Ctrl + Alt + V, и затем — Н.

Нажмите ОК.

Подсказка. Вместо того, чтобы копировать проверку данных в другие ячейки, вы можете преобразовать свой набор данных в таблицу Excel. По мере добавления строк в таблицу Excel будет автоматически применять правило проверки к новым строкам.

Как найти ячейки с проверкой данных в Excel

Чтобы быстро найти все проверенные ячейки на текущем листе, перейдите на вкладку «Главная» > группа «Редактирование» и нажмите «Найти и выделить» > «Проверка данных» :

Это выберет все ячейки, к которым применены какие-либо правила проверки данных. Если необходимо, из этих выбранных ячеек вы можете удалить проверку.

Как убрать проверку данных в Excel

В целом, есть два способа удалить проверку в Excel: стандартный подход, разработанный Microsoft, и метод без мыши, разработанный фанатами Excel, которые никогда не отрывают руки от клавиатуры без крайней необходимости (например, чтобы выпить чашку кофе:)

Способ 1: Обычный способ отключить проверку данных

Обычно, чтобы удалить проверку данных на листах Excel, выполните следующие действия:

Выберите ячейку (ячейки) с проверкой данных.
На вкладке «Данные» нажмите кнопку «Проверка данных».
На вкладке «Настройки» нажмите кнопку «Очистить все», а затем нажмите «ОК».

Советы:

Чтобы удалить проверку данных из всех ячеек на текущем листе, используйте инструмент «Найти и выделить», чтобы выбрать все ячейки с проверкой.
Чтобы удалить определенное правило проверки данных, выберите любую ячейку с этим правилом, откройте диалоговое окно «Проверка данных», установите флажок «Применить эти изменения ко всем другим ячейкам с такими же настройками» и нажмите кнопку «Очистить все».

Как видите, стандартный метод работает довольно быстро, но требует нескольких щелчков мышью, что, на мой взгляд, не имеет большого значения. Но если вы предпочитаете работать с клавиатурой, а не с мышью, вам может понравиться следующий подход.

Способ 2: Удалить правила проверки данных при помощи Специальной вставки

Изначально специальная вставка Excel предназначена для вставки определенных элементов скопированных ячеек. На самом деле она может делать гораздо больше полезных вещей. Среди прочего, он может быстро удалить правила проверки данных на листе. Вот как:

Выберите пустую ячейку без проверки данных и нажмите Ctrl + С, чтобы скопировать ее в буфер обмена.
Выберите ячейки, в которых вы хотите отключить проверку данных.
Нажмите Ctrl + Alt + V, и затем Н. Эта комбинация клавиш вызовет «Специальная вставка» > «Проверка данных».
Нажимаем ОК.

Советы по проверке данных в Excel

Теперь, когда вы знакомы с основами проверки данных в Excel, позвольте мне поделиться несколькими советами, которые могут сделать ваши правила намного более эффективными.

Проверка данных на основе другой ячейки

Вместо того, чтобы вводить значения непосредственно в поля критериев, вы можете ввести их в некоторые ячейки, а затем ссылаться на эти ячейки. Если вы решите позже изменить условия проверки, вы просто запишете новые значения на рабочем листе, не редактируя правило. Это сэкономит много времени.

Чтобы ввести ссылку на ячейку, либо введите ее в поле, перед которым стоит знак равенства, либо щелкните стрелку рядом с полем, а затем выберите ячейку с помощью мыши. Вы также можете щелкнуть в любом месте поля, а затем выбрать ячейку на листе.

Например, чтобы разрешить любое целое число, находящееся между 100 и 999, выберите критерии «минимум» и «максимум» в вкладке «Параметры» и введите в них адреса ячеек с этими числами:

Рис18

Вы также можете ввести формулу в ячейку, на которую указывает ссылка, и Excel проверит ввод на основе этой формулы.

Например, чтобы запретить пользователям вводить даты после сегодняшней даты, введите формулу =СЕГОДНЯ() в какую-нибудь ячейку, скажем, B1, а затем настройте правило проверки даты на основе этой ячейки:

Или вы можете ввести формулу =СЕГОДНЯ() непосредственно в поле Конечная дата, что будет иметь тот же эффект.

Правила проверки на основе формул

В ситуациях, когда невозможно определить желаемые критерии проверки на основе значения или ссылки на ячейку, вы можете выразить это с помощью формулы.

Например, чтобы ограничить ввод минимальным и максимальным значениями в существующем списке чисел, скажем, A1:A10, используйте следующие формулы:

=МИН($С$2:$С$10)

=МАКС($С$2:$С$10)

Обратите внимание, что мы фиксируем диапазон с помощью знака $ (абсолютная ссылка на ячейки), чтобы наше правило проверки Excel работало правильно для всех выбранных ячеек.

Как найти неверные данные на листе

Хотя Microsoft Excel позволяет применять проверку данных к ячейкам, в которых уже есть данные, он не уведомит вас, если некоторые из уже существующих значений не соответствуют критериям проверки.

Чтобы найти недействительные данные, которые попали в ваши рабочие листы до того, как вы добавили проверку данных, перейдите на вкладку «Данные» и нажмите «Проверка данных» > «Обвести неверные данные».

Это выделит все ячейки, которые не соответствуют критериям проверки.

Как только вы исправите неверную запись, отметка автоматически исчезнет. Чтобы удалить все отметки, перейдите на вкладку «Данные» и нажмите «Проверка данных» > «Удалить обводку неверных данных».

Как поделиться книгой с проверкой данных

Чтобы разрешить нескольким пользователям совместную работу над книгой, обязательно предоставьте к ней общий доступ после проверки данных.

После совместного использования книги ваши правила проверки данных продолжат работать, но вы не сможете ни изменить их, ни добавить новые правила.

Почему проверка данных Excel не работает?

Если проверка данных не работает должным образом на ваших листах, это, скорее всего, происходит по одной из следующих причин.

Проверка данных не работает для скопированных данных

Проверка данных в Excel предназначена для запрета ввода недопустимых данных непосредственно в ячейку, но не может помешать пользователям копировать недопустимые данные.

Хотя нет способа отключить клавиши копирования/вставки (кроме использования VBA), вы можете, по крайней мере, предотвратить копирование данных путем перетаскивания ячеек. Для этого выберите «Файл» > «Параметры» > «Дополнительно» > «Параметры редактирования» и снимите флажок «Включить маркер заполнения и перетаскивания ячеек».

Проверка данных Excel не активна

Кнопка «Проверка данных» не активна (выделена серым цветом), если вы вводите или изменяете данные в ячейке. Закончив редактирование ячейки, нажмите Enter или Esc, чтобы выйти из режима редактирования, а затем выполните проверку данных.

Проверка данных не может быть применена к защищенной или общей книге

Хотя существующие правила проверки продолжают работать в защищенных и общих книгах, невозможно изменить параметры проверки данных или настроить новые правила. Для этого сначала отмените общий доступ и/или снимите защиту с книги.

Неправильные формулы проверки данных

При проверке данных на основе формул в Excel необходимо проверить три важные вещи:

Формула проверки не возвращает ошибок.
Формула не ссылается на пустые ячейки.
Используются правильные ссылки на ячейки.

Ручной пересчет формул включен

Если в Excel включен режим ручного расчета, невычисленные формулы могут помешать правильной проверке данных. Чтобы снова изменить параметр расчета Excel на автоматический, перейдите на вкладку «Формулы» > группу «Расчет», нажмите кнопку «Параметры расчета» и выберите «Автоматически».

Проверьте правильность формулы проверки данных

Для начала скопируйте формулу проверки в какую-нибудь ячейку, чтобы убедиться, что она не возвращает ошибку, такую как #Н/Д, #ЗНАЧ или #ДЕЛ/0!.

Если вы создаете пользовательское правило , формула должна возвращать логические значения ИСТИНА и ЛОЖЬ или приравненные к ним значения 1 и 0 соответственно.

Если вы используете критерий на основе формулы во встроенном правиле (как мы делали для проверки времени на основе текущего времени), он также может возвращать неправильное числовое значение.

Формула проверки данных не должна ссылаться на пустую ячейку

Если вы активируете опцию «Игнорировать пустые ячейки» при определении правила (обычно выбрано по умолчанию), то следите, чтобы ваши формулы или условия не ссылались на пустую ячейку.

В случае, когда одна или несколько ячеек, на которые есть ссылки в вашей формуле, пусты, то в проверяемой ячейке будет разрешено любое значение.

Абсолютные и относительные ссылки на ячейки в формулах проверки

При настройке правила проверки Excel на основе формулы помните, что все ссылки на ячейки в вашей формуле относятся к верхней левой ячейке в выбранном диапазоне.

Если вы создаете правило для нескольких ячеек и ваши критерии проверки содержат адреса конкретных ячеек , обязательно зафиксируйте ячейку в формуле при помощи абсолютной ссылки (со знаком $, например, $A$1), иначе ваше правило будет правильно работать только для первой ячейки.

Чтобы лучше проиллюстрировать это, рассмотрим следующий пример.

Предположим, вы хотите ограничить ввод данных в ячейках с A2 по A8 целыми числами от 100 (минимальное значение) до 999. Чтобы проще было при необходимости изменить критерии проверки, используем ссылки на ячейки с этими значениями, как показано на скриншоте ниже:

Это правило будет корректно выполняться только для первой ячейки диапазона – A2. Для ячейки A3 критерии максимума и минимума изменятся на E3 и F3. Поскольку эти ячейки пусты, то условие ввода теперь – любое число больше либо меньше нуля. Правда, символьные значения и дробные числа вы вводить не сможете, так как продолжает действовать ограничение на тип данных – целые числа.

Чтобы исправить формулу, просто введите «$» перед ссылками на столбцы и строки, чтобы зафиксировать их: =$E$2 и $F$2. Или используйте клавишу F4 для переключения между различными типами ссылок.

Вот как вы можете добавить и использовать проверку данных в Excel. Я благодарю вас за чтение и надеюсь ещё увидеть вас в нашем блоге!

Источник

Maintenance Alert: Saturday, April 15th, 7:00pm-9:00pm CT. During this time, the shopping cart and information requests will be unavailable.

Excel Data Validation: Check Formatting of Entered Data

Categories: Excel®
Tags: data validation

Excel allows you to set certain cells to accept only a certain data format that you specify. You can prompt the user with guidelines about the proper way to enter their data. You can even specify that data must fall in a certain data range if you wish. When data entered does not match your specifications, Excel will display an Error Alert that will prompt the user to try again with the correct format.

Specify a Data Format

Select the cell or cells that you wish to check during entry.
On the Data tab, in the Data Tools group, click Data Validation to open the Data Validation dialog box.
On the Settings tab, specify the criteria you wish the entered data to meet:
- Choose the Time data type in the Allow dropdown menu.
- Choose between from the Data: dropdown menu.
- Set your range of acceptable start and end times.
On the Input Message tab, you can display a tooltip with instructions to the user before they type.
- Check the Show input message when cell is selected checkbox to turn on prompts.
On the Error Alert tab, specify what happens when the data does not meet your criteria:
- Check the Show error alert after invalid data is entered checkbox to turn on alerts.
- Choose the type of alert you wish:
  - Stop – Prevents Excel from accepting invalid data and only allows the user to Retry or Cancel.
  - Warning – User is warned that the data is invalid, but they can click Yes to enter the data anyway, No to edit the entry, or Cancel to delete the entry.
  - Information – User is warned that the data is invalid, but is not prevented from entering it. User can click OK to enter the data anyway or Cancel to delete it.

Click OK to apply the data validation.

Remove Data Validation

Select the cell or cells affected and click the Data Validation button.
In the Data Validation dialog box, click Clear All, then OK.

Hot Tip: To find invalid data that has already made it into your workbook, set up validation as described above and choose Circle Invalid Data [H] from the Data Validation dropdown menu. Excel will highlight the cells that don’t meet your specified criteria. Click Clear Validation Circles to remove them.

PRYOR+ 7-DAYS OF FREE TRAINING

Courses in Customer Service, Excel, HR, Leadership,
OSHA and more. No credit card. No commitment. Individuals and teams.

Источник

Today’s corporate world makes most decisions on the basis of data. Not just any, but benchmarked records are preferred for making any decision. Mostly, Excel is used for keeping the company’s data secure and managed. Since this blog is dedicated to the quality of data entry, let’s focus on how you can check data quality in Excel.

A well-made table in an Excel spreadsheet offers several visual functions and formulas for quality assurance. Quality, here, signifies accuracy, no duplicity, and valid entries. Monitoring these points helps in controlling the quality and eliminating errors.

Data Validation Checks Quality

Data Validation is the main function that helps you find formatting or data errors in no time. Excel in data cleansing plays a vital because of these automatically aligned validations. However, it differs from data verification.

Data Validation & Data Verification Differ

Bad data significantly harms the quality of any database. No matter from where it has been entered. The invalid entries adversely impact, which mandates the data entry quality check-up.

So, consistently monitor the manipulators. Data validation can help in making it possible.

Specify the Format

Excel brings all joy to you, enabling you to set the format.
Validations let you discover how to do data quality assessment in Excel. It’s a constant format that is a must-follow
for the requisite datasets. It prompts
users to follow the proper way for entering various records. You may also
define a certain range, where the format should be followed.

Here is How to Validate Data

If the data is entered in other than the defined format, the
Excel will show an ALERT message. It’s like a website wherein an alert message
prevents entering incorrect data.

Here, you may define specifications to follow.

Let’s get through how it is done.

Settings an Alert for Date Format (if inaccurately entered)

Select the cell or a range that you want to check upon data entry.
Mouse over the Data Tools group and select Data Validation.
The Data Validation dialog box will open.
Move to the Setting tab to adjust the setting as given below:
- Select the Time in the Allow dropdown menu.
- Select Between under the Data dropdown menu.
- Set the time range that should be a validation as Start Time and End Time.
- Tick the box with Apply these changes to all other cells with the same things.
Now, click next to the Setting tab, which is Input Message, which displays an instruction to the user before inputting any data. This setting lets you identify data quality issues in Excel.
Here is how you can do it.
- Tick the box with the Show input message when the cell is selected.
- Under Title: Input the Type Format.
- Under Input Message: Type the Alert Message to be displayed as Input time in this format 12:00 AM.
Switch to the Error Alert tab. Specify the action to happen when the data does not live up to the predefined criterion. In short, it helps to discover how to check data accuracy in Excel.
- Tick the Show error alert after invalid data is entered checkbox. This action will activate alerts if the cell gets a value that does not match validation.
- In this step, you can set the Action together with an alert message under When a user enters invalid data, show this error alert: STOP as a style, Invalid Time Format as a Title, and Input time in this format 12:00 AM as an Error Message.
Choose the type of alert you wish.
The following settings would be data quality check methods, addressing different problems.
- Stop – Prevents Excel from accepting invalid data and only allows the user to Retry or Cancel.
- Warning – User is warned that the data is invalid, but they can click Yes to enter the data anyway, No to edit the entry, or Cancel to delete the entry.
- Information – The user is warned that the data is invalid, but is not prevented from entering it. Users can click OK to enter the data anyway or Cancel to delete it.
Now, click ok to apply the alert validation, which helps in controlling the quality of the data in the spreadsheet.

How to Remove Data Validation

For removing validation, you have to go to the first step,
which is the following:

Choose the cell or range that has invalid data, and tap the Data Validation button.
Again, the Data Validation dialog box will open.
Tap on the Clear All button, then OK.

Likewise, you can follow the same process, while selecting
the different styles and data formats to control the quality of the whole data
in your spreadsheet.

Bonus Tip: To
quickly undo the error, you need to identify where it is. Manually, it will be
a time taking process. Thankfully, Excel has a Circle Invalid Data option in the Data Validation filter button.
Select it. The validation that needs fixing will pop up in no time. Now, you
may remove them and also clear validation settings by tapping the Clear Validation Circles.

Источник

Excel Data Validation (Table of Contents)

Data Validation in Excel
How to Create Data Validation Rule in Excel?
Valuation criteria of data validation Settings

Data Validation in Excel

Data validation is a feature in MS Excel used to control what a user can enter in a cell of an excel sheet. Like, restrict entries in a sheet, such as a date range or whole numbers only. We can even create dropdowns as well, which saves un-necessary space and shows the values in a single cell. Also, we can create a customized message which will appear user insert any incorrect value or an incorrect format.

As an example, A user can specify a meeting scheduled between 9:00 AM and 6:00 PM.

As we can use data validation in excel to make sure a value is a positive number, a date between 15 and 30, make sure a date occurs in the next 30 days, or make sure a text entry is less than 25 characters etc.

Locate in MS Excel

Click on Data Tab in the Menu bar.

Select on Data Validation from the toolbar under the Data Tab:

How to Create Data Validation Rule in Excel?

Let us understand the working of Data validation in excel by some examples.

You can download this Data Validation Excel Template here – Data Validation Excel Template

Example #1

We can restrict a user to enter a whole number between 0 and 10.

Execute the Below mention steps for the creation of the data validation rule in excel:

Step 1: Select B2 Cell.

Step 2: Go to the Data tab, click on Data Validation from Data in the toolbar.

Step 3: A data validation Pop-Up will open:

Step 3.1: On the Settings tab, Click on Allow drop-down under validation Criteria.

Step 3.2: Select the Whole number, then Some more required options will be enabled.

Step 3.3: Select between from the drop-down of the Data list, Enter the Minimum and Maximum number for restriction. And click ok.

Step 3.4: All settings will apply to the selected cell.

Now Enter 1 in cell B2- It will allow a user to enter any whole number from 0 to 10.

Now Enter 11 in cell B2- It will throw by default error.

Example #2 – Set Input Message and Error Alert

We can restrict a user to enter a limited text.

Step 1: Select B5 Cell from Example 2 Sheet.

Step 2: Click on the data validation tool from the Data Menu Bar and select Text Length in Allow drop-down.

Step 3: Select equal to from the data list drop-down.

Step 4: Enter your desired length of the password (as an example 11).

Step 5: Click on the Input Message tab and provide a message displayed on the selection of cell.

Step 6: Click on the Error Alert tab, provide a Title and the Error message, which will be displayed if a user entered an invalid length password.

Step 7: After that, click the Ok button, the setting will be applied to the selected cell.

On the Selection of Cell, an Input message will be displayed.

Enter a text which has a text length of 11. It will be selected successfully.

Now enter an invalid password. It will throw the described error message.

Example #3 – Custom option for e-mail address validation

Step 1: Select the C2 cell, Go to Data Tab and click on Validation data in the toolbar.

Step 2: Select custom in Allow drop-down.

Step 3: Write a formula for selecting only value if it is having ‘@’.

Step 4: Click on the Input Message tab, provide the message, which will be displayed on the selection of a cell.

Step 5: Click on the Error Alert tab, provide the Title and an Error message, which will be displayed if a user entered an invalid length E-mail Id.

Step 6: After that, click the Ok button, the setting will be applied to the selected cell.

On the Selection of Cell, the Input message will display.

Enter a valid e-mail id – It will be selected successfully.

Now enter any invalid e-mail Id- It will throw a described error Message.

Valuation criteria of excel data validation Settings

Any Value – To provide any type of data.
Whole Number – Enter only whole numbers.
Decimal – Enter only decimal numbers.
List – Pick data from the drop-down list.
Date – Accept the only date.
Time – Enter only time.
Text Length – Fixed the length of the text.
Custom – Enter a custom formula.

Conditions in data list in Valuation criteria settings

Between, not between, equal to, not equal to, greater than, less than, greater than or equal to, less than or equal to.

Some more condition of excel data validation Settings

If a user wants to ignore the blank, then there is a checkbox called Ignore.
If a user selects between, then a user needs to select the Minimum and Maximum values for the cell(s).
If a user wants to apply these changes to all other cells with the same setting, then there is a checkbox that needs to mark, and it will apply to the remaining cells in the sheet.

When to Use Data Validation in Excel?

Best used when a user wants to share a sheet with another user, and he wants the data entered to be accurate and consistent.
Restrict entries to predefined items in a list.
Restrict numbers outside a specified range.
Restrict dates outside a certain time frame.
Restrict times outside a certain time frame.
Limit the number of text characters.
Validation of the data, which is available on other sheets or workbook.
Choose to be displayed an Input Message when a user clicks on a cell as a user’s guide.
A user can customize the error alert; it can be anything as per a user-defined.

Things to Remember About Data Validation in Excel

If a user wants to create a data validation rule in the workbook for excel web apps or Excel services, then he needs to create an excel data validation rule on the desktop first.
If one user sender a workbook to another, then first, a user needs to make sure that the workbook is unlocking; otherwise second, a user is never able to access the workbook cells to fill value.
Always make in mind that there is no error in a formula like #REF! or #DIV/0!
Anyone who can create a data validation rule in the filled cell MS excel will not detect it.

How to Remove the Excel Data Validation rule?

A user can remove excel data validation from a cell, select the cell, click Data Validation, and then click Clear All.

A user can modify or delete the excel data validation rule only if the inherited sheet is unprotected. If it is password protected, contact the owner of the workbook. Only he can help to unprotect the workbook. As there is no way to recover or lost the password option in MS Excel.

Try it!

Download our examples

Restrict data entry

Prompt users for valid entries

Display an error message when invalid data is entered

Add data validation to a cell or a range

Want more?

Что такое проверка данных в Excel?

Как сделать проверку данных в Excel

Как настроить ограничения проверки данных Excel

Проверка даты и времени в Excel

Разрешить только будни или выходные

Проверить даты на основе сегодняшней даты

Проверка времени на основе текущего времени

Проверка длины текста

Список проверки данных Excel (раскрывающийся список)

Другие способы создания списка проверки данных в Excel

Разрешить только числа

Разрешить только текст

Разрешить текст, начинающийся с определенных символов

Формула проверки с логикой ИЛИ (несколько критериев)

Проверка ввода с учетом регистра

Разрешить только значения, содержащие определенный текст

Разрешить только уникальные записи и запретить дубликаты

Как отредактировать проверку данных в Excel

Как скопировать правило проверки данных Excel в другие ячейки

Как найти ячейки с проверкой данных в Excel

Как убрать проверку данных в Excel

Способ 1: Обычный способ отключить проверку данных

Способ 2: Удалить правила проверки данных при помощи Специальной вставки

Советы по проверке данных в Excel

Проверка данных на основе другой ячейки

Правила проверки на основе формул

Как найти неверные данные на листе

Как поделиться книгой с проверкой данных

Почему проверка данных Excel не работает?

Проверка данных не работает для скопированных данных

Проверка данных Excel не активна

Проверка данных не может быть применена к защищенной или общей книге

Неправильные формулы проверки данных

Ручной пересчет формул включен

Проверьте правильность формулы проверки данных

Формула проверки данных не должна ссылаться на пустую ячейку

Абсолютные и относительные ссылки на ячейки в формулах проверки

PRYOR+ 7-DAYS OF FREE TRAINING

Data Validation Checks Quality

Specify the Format

Settings an Alert for Date Format (if inaccurately entered)

Data Validation in Excel

How to Create Data Validation Rule in Excel?

Example #1

Example #2 – Set Input Message and Error Alert

Example #3 – Custom option for e-mail address validation

Valuation criteria of excel data validation Settings

Conditions in data list in Valuation criteria settings

When to Use Data Validation in Excel?

Things to Remember About Data Validation in Excel

How to Remove the Excel Data Validation rule?

Recommended Articles