Can you search in microsoft excel

Is this article up to date?

В документах Microsoft Excel, которые состоят из большого количества полей, часто требуется найти определенные данные, наименование строки, и т.д. Очень неудобно, когда приходится просматривать огромное количество строк, чтобы найти нужное слово или выражение. Сэкономить время и нервы поможет встроенный поиск Microsoft Excel. Давайте разберемся, как он работает, и как им пользоваться.

Поисковая функция в Excel

Поисковая функция в программе Microsoft Excel предлагает возможность найти нужные текстовые или числовые значения через окно «Найти и заменить». Кроме того, в приложении имеется возможность расширенного поиска данных.

Способ 1: простой поиск

Простой поиск данных в программе Excel позволяет найти все ячейки, в которых содержится введенный в поисковое окно набор символов (буквы, цифры, слова, и т.д.) без учета регистра.

1. Находясь во вкладке «Главная», кликаем по кнопке «Найти и выделить», которая расположена на ленте в блоке инструментов «Редактирование». В появившемся меню выбираем пункт «Найти…». Вместо этих действий можно просто набрать на клавиатуре сочетание клавиш Ctrl+F.



2. После того, как вы перешли по соответствующим пунктам на ленте, или нажали комбинацию «горячих клавиш», откроется окно «Найти и заменить» во вкладке «Найти». Она нам и нужна. В поле «Найти» вводим слово, символы, или выражения, по которым собираемся производить поиск. Жмем на кнопку «Найти далее», или на кнопку «Найти всё».



3. При нажатии на кнопку «Найти далее» мы перемещаемся к первой же ячейке, где содержатся введенные группы символов. Сама ячейка становится активной.

   Поиск и выдача результатов производится построчно. Сначала обрабатываются все ячейки первой строки. Если данные отвечающие условию найдены не были, программа начинает искать во второй строке, и так далее, пока не отыщет удовлетворительный результат.

   Поисковые символы не обязательно должны быть самостоятельными элементами. Так, если в качестве запроса будет задано выражение «прав», то в выдаче будут представлены все ячейки, которые содержат данный последовательный набор символов даже внутри слова. Например, релевантным запросу в этом случае будет считаться слово «Направо». Если вы зададите в поисковике цифру «1», то в ответ попадут ячейки, которые содержат, например, число «516».

   Для того, чтобы перейти к следующему результату, опять нажмите кнопку «Найти далее».

   

   Так можно продолжать до тех, пор, пока отображение результатов не начнется по новому кругу.
4. В случае, если при запуске поисковой процедуры вы нажмете на кнопку «Найти все», все результаты выдачи будут представлены в виде списка в нижней части поискового окна. В этом списке находятся информация о содержимом ячеек с данными, удовлетворяющими запросу поиска, указан их адрес расположения, а также лист и книга, к которым они относятся. Для того, чтобы перейти к любому из результатов выдачи, достаточно просто кликнуть по нему левой кнопкой мыши. После этого курсор перейдет на ту ячейку Excel, по записи которой пользователь сделал щелчок.

Способ 2: поиск по указанному интервалу ячеек

Если у вас довольно масштабная таблица, то в таком случае не всегда удобно производить поиск по всему листу, ведь в поисковой выдаче может оказаться огромное количество результатов, которые в конкретном случае не нужны. Существует способ ограничить поисковое пространство только определенным диапазоном ячеек.

1. Выделяем область ячеек, в которой хотим произвести поиск.



2. Набираем на клавиатуре комбинацию клавиш Ctrl+F, после чего запуститься знакомое нам уже окно «Найти и заменить». Дальнейшие действия точно такие же, что и при предыдущем способе. Единственное отличие будет состоять в том, что поиск выполняется только в указанном интервале ячеек.

Способ 3: Расширенный поиск

Как уже говорилось выше, при обычном поиске в результаты выдачи попадают абсолютно все ячейки, содержащие последовательный набор поисковых символов в любом виде не зависимо от регистра.

К тому же, в выдачу может попасть не только содержимое конкретной ячейки, но и адрес элемента, на который она ссылается. Например, в ячейке E2 содержится формула, которая представляет собой сумму ячеек A4 и C3. Эта сумма равна 10, и именно это число отображается в ячейке E2. Но, если мы зададим в поиске цифру «4», то среди результатов выдачи будет все та же ячейка E2. Как такое могло получиться? Просто в ячейке E2 в качестве формулы содержится адрес на ячейку A4, который как раз включает в себя искомую цифру 4.

Но, как отсечь такие, и другие заведомо неприемлемые результаты выдачи поиска? Именно для этих целей существует расширенный поиск Excel.

1. После открытия окна «Найти и заменить» любым вышеописанным способом, жмем на кнопку «Параметры».



2. В окне появляется целый ряд дополнительных инструментов для управления поиском. По умолчанию все эти инструменты находятся в состоянии, как при обычном поиске, но при необходимости можно выполнить корректировку.
   

   По умолчанию, функции «Учитывать регистр» и «Ячейки целиком» отключены, но, если мы поставим галочки около соответствующих пунктов, то в таком случае, при формировании результата будет учитываться введенный регистр, и точное совпадение. Если вы введете слово с маленькой буквы, то в поисковую выдачу, ячейки содержащие написание этого слова с большой буквы, как это было бы по умолчанию, уже не попадут. Кроме того, если включена функция «Ячейки целиком», то в выдачу будут добавляться только элементы, содержащие точное наименование. Например, если вы зададите поисковый запрос «Николаев», то ячейки, содержащие текст «Николаев А. Д.», в выдачу уже добавлены не будут.

   

   По умолчанию, поиск производится только на активном листе Excel. Но, если параметр «Искать» вы переведете в позицию «В книге», то поиск будет производиться по всем листам открытого файла.

   

   В параметре «Просматривать» можно изменить направление поиска. По умолчанию, как уже говорилось выше, поиск ведется по порядку построчно. Переставив переключатель в позицию «По столбцам», можно задать порядок формирования результатов выдачи, начиная с первого столбца.

   

   В графе «Область поиска» определяется, среди каких конкретно элементов производится поиск. По умолчанию, это формулы, то есть те данные, которые при клике по ячейке отображаются в строке формул. Это может быть слово, число или ссылка на ячейку. При этом, программа, выполняя поиск, видит только ссылку, а не результат. Об этом эффекте велась речь выше. Для того, чтобы производить поиск именно по результатам, по тем данным, которые отображаются в ячейке, а не в строке формул, нужно переставить переключатель из позиции «Формулы» в позицию «Значения». Кроме того, существует возможность поиска по примечаниям. В этом случае, переключатель переставляем в позицию «Примечания».

   

   Ещё более точно поиск можно задать, нажав на кнопку «Формат».

   

   При этом открывается окно формата ячеек. Тут можно установить формат ячеек, которые будут участвовать в поиске. Можно устанавливать ограничения по числовому формату, по выравниванию, шрифту, границе, заливке и защите, по одному из этих параметров, или комбинируя их вместе.

   

   Если вы хотите использовать формат какой-то конкретной ячейки, то в нижней части окна нажмите на кнопку «Использовать формат этой ячейки…».

   

   После этого, появляется инструмент в виде пипетки. С помощью него можно выделить ту ячейку, формат которой вы собираетесь использовать.

   

   После того, как формат поиска настроен, жмем на кнопку «OK».

   

   Бывают случаи, когда нужно произвести поиск не по конкретному словосочетанию, а найти ячейки, в которых находятся поисковые слова в любом порядке, даже, если их разделяют другие слова и символы. Тогда данные слова нужно выделить с обеих сторон знаком «*». Теперь в поисковой выдаче будут отображены все ячейки, в которых находятся данные слова в любом порядке.



3. Как только настройки поиска установлены, следует нажать на кнопку «Найти всё» или «Найти далее», чтобы перейти к поисковой выдаче.

Как видим, программа Excel представляет собой довольно простой, но вместе с тем очень функциональный набор инструментов поиска. Для того, чтобы произвести простейший писк, достаточно вызвать поисковое окно, ввести в него запрос, и нажать на кнопку. Но, в то же время, существует возможность настройки индивидуального поиска с большим количеством различных параметров и дополнительных настроек.

This program called Excel belongs to the Microsoft company and is currently also known as a spreadsheet . This program allows its users to store in it, text and numerical data and then perform mathematical functions in a much simpler way, as well as perform some statistics functions.

Among other functions, it highlights that it allows you to use different spreadsheets simultaneously, as well as greatly facilitate the work with numbers, either to generate tables and graphs >. In addition, it also gives you the possibility to perform specific searches of either a word or a set of numbers .

That is why here we are going to explain how you can search for a specific word within an Excel file , either through some special functions or with the use of the keys To do this you will need to follow the steps that we will teach you below:

Steps to search and find a word or data within a Microsoft document Excel

It is very possible that when you are creating some document in Excel or once it is finished, you have the need to search for a word or some numerical data in it. > This can become a headache, especially if it is a fairly large document , which can take a long time to perform this type of search .

So, here we are going to explain different methods so you can do this much more quickly and easily. You can achieve this through key combinations or simply by applying some functions within the program. In this way, here are the main methods you should use to search and find a word or data in Excel.

Using the key combination

The first method we present is to search for a word or numerical data through your computer keyboard, a way to find that term either replace it with a new one or simply modify it.

This will require you to follow each of the steps we will teach you below:

• To start with this process the first thing you have to do is enter the Microsoft Excel program, keep in mind that if you don’t have it on the desktop as a icon shortcut you can get it through the start menu.

• Once you enter the program on the left side of your screen you will see the most recent files , in case you want to open another document simply click on “Open other books ” and select the corresponding one.

• Once you are inside the file you want to work on, you can start with this word search process.
• To make sure the window is active You need to click on any of the cells in the spreadsheet.
• Now, you must open the “Search / Replace” window for this you will use the following letter combination with the help of your keyboard ” Ctrl + B ”.

• Once pressed both keys you will see a new window on the computer screen.
• In this new window you must write the word or numerical data you want to find inside the document. Note that you can also enter a phrase exactly the same as it is written in the file, and then click on “Search next” located at the bottom of the window .

• After this Excel will automatically start searching for the matches of the word or number that you have entered in the bar search, > These terms will be highlighted to facilitate your search.
• In case you want to replace the word , number or sentence you just have to click on the tab of “Replace” within the “Search / Replace” window. There will appear two lines, in the first you put the word to search and the second the word by the which one you are going to replace.

Using the «SEARCH»

The SEARCH function is basically to perform search functions when you need to search for information in a specific column or row of the document and thus be able to find a value from it position, but in a different row or column . This method is used especially when you want to have a reference of some specific data, it can be the price of a certain product.

To make this much easier, here is an example:

“If you have a number of inhabitants and want to know the sex of them , you can use this SEARCH function, since when entering the value you want search from cell D8, it will automatically show you the value of cell E8. ”

In order to do this you can do it in two different ways, either in vector or matrix form.

In the case of the vector form , you can use the SEARCH function to find a registered value in either a column or row. This way, you must specify the range that contains the values ​​you want to find . In the case that you want to find a value within column D , you must select the range of it, as well as that of the column where you want to obtain a result.

To be able to do this you will need to enter the formula in the search bar , in the case that we will show you the data of has been used in column D and column F , in this case we wanted to find the value of 3100 to obtain a result of the column F, for this we used the formula = SEARCH ( 3100; D4: D8; F4: F8)

Keep in mind that this formula will vary depending on the columns or rows you want to work with. Once you have established the corresponding formula you just have to press the “Enter” key and immediately you will be thrown a result in the cell you have selected.

Using the function «FIND»

This function aims to be able to search for text strings within another text string, in this way you can return the number of the position of the text string you are looking for in that document Excel.

An example of this FIND function so you can understand this tool a bit more is: “We want to find the location of a letter, in this case it is the“ P ”that corresponds to the word “Printer”, for this we can use this function: = FIND (“P”, “Printer “). Entering this function throws the number 3 , in this case it is 3 because the location of the letter “P” in that word is the third character.

>

Other alternatives that we find with this function is that you can search by word within another word, in this case if we use the word “Average” we can use the function = FIND (“average”; “average”).

In this case, the number 4 is thrown, since the word “medium” begins in the fourth character of the term of “average”. strong> In order to do this keep in mind that you can use both the HALLARB Y HALLAR function, a tool that will allow you to find the location of a character or a text string within another text string.

With the function «FIND»

This function aims to allow us to find a text or just a letter within another text string, in the case of finding a match with the reference we are looking for it will return us to the position of the first letter you got.

This function of FIND is written as follows: FIND (searched_text, within_text_, [initial_number]), inside the searched text you simply enter the letter or word that you want to find, in the space “inside the text” you place the text where you will perform the search and in the “initial_number” the position where the search will begin, the latter is optional, since if is not used the search will start from the first character automatically .

To be able to do this you just have to follow these steps that we will show you below:

• As you can see in this image, the FIND function has been used to find the position of the letter “e” within a text string that is in the “Cell A1”.

• Keep in mind that if you write the letter incorrectly, an error will be thrown at you, as would happen if we put the letter “E” in uppercase, since this character is not found in this text string.

• Now, we can see how this function returns to the position of the first letter “a” for each of the text strings.

• If we want to FIND the second occurrence of the letter “a” in the strings of the text you can use the following formula : = FIND (“a”, A2, FIND (“A”, A2) +1).
• Once this formula has been introduced, you will receive the following result: