Бюджет командировки
Введите расходы на поездку, и этот шаблон со специальными возможностями рассчитает, выходят ли ваши затраты за рамки бюджета.
Excel
Скачать
Поделиться
ФОРМИРУЕМ БЮДЖЕТ КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ В EXCEL
Чтобы обеспечить точность бюджета командировочных расходов, специалист по финансам должен профессионально разбираться в специфике бизнеса, стратегии компании на плановый период, обоснованности целей командировок. Эффективное планирование и фактический учет командировочных расходов предполагают разработку проекта бюджета командировочных расходов.
Командировочные расходы связаны с различными функциональными обязанностями каждого департамента и службы. Поэтому рекомендуем специалисту по финансам планировать командировочные расходы снизу вверх, от расходов структурных подразделений до расходов предприятия в целом.
Бюджетирование проводят в три этапа:
Рассмотрим каждый этап бюджетирования на примере компании «Эдельвейс» (название условное).
Этап 1. Создание «умного» бланка-реестра в Excel
Специалист по финансам разрабатывает в Excel бланк. Электронный бланк предназначен для заполнения данных о командировке непосредственно на местах командируемыми работниками и их функциональными руководителями. При разработке бланка нужно учитывать специфику бизнеса и политику компании по командировочным расходам.
Чтобы обеспечить строгое соблюдение регламентов, структурированность и пригодность данных для последующей консолидации и анализа, используют справочники (их фрагменты представлены в табл. 1–8). Все таблицы отформатированы как умные: вкладка Главная → Стили → Форматировать как таблицу.
В дальнейшем справочники подключим к бланку в качестве выпадающих списков. Преимущества их форматирования как таблиц — автоматическое расширение диапазона при внесении в справочники новых данных.
Рассматриваемая компания имеет филиальную структуру, состоит из Восточного, Западного, Южного филиалов и Центрального офиса, что закреплено в справочнике «Подразделение». Перечень справочников не является исчерпывающим. При необходимости добавляют справочник центров финансовой ответственности (ЦФО).
На плановый период в компании «Эдельвейс» утвердили размер суточных — 700 руб. Данную сумму закрепили в справочнике «Суточные». Это избавляет от возможной ошибки при планировании суточных, поскольку отсутствует альтернатива выбора.
Бюджетирование в компании помесячное, используется справочник «Месяц».
Справочники городов и видов транспорта нужны для контроля планируемой стоимости услуг. Справочники «Цели командировки» и «Сотрудники» обеспечат необходимую аналитику. Справочник «План/Факт» необходим для план-фактного анализа.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!
Справочники располагают на отдельном листе, который скрывают и защищают от корректировки исполнителями на местах. Бланк отправляют в подразделения с предварительно заполненными справочниками.
Подготовив справочники, настраивают бланк для внесения плановых командировочных расходов. Чтобы спланировать командировочные расходы, не ограничиваются общей суммой. План детализируют по месяцам, датам, подразделениям, направлениям следования, сотрудникам и целям поездки.
Это позволит при рассмотрении бюджета отсечь малоэффективные командировки, объединить несколько населенных пунктов в один маршрут, учесть сезонность в ценах на билеты и гостиницы.
Для граф «План/Факт», «Подразделение», «Город», «Цель командировки», «Ф.И.О.», «Месяц», «Суточные, руб.», «Вид транспорта» настраивают заполнение выпадающим списком: вкладка Данные → Работа с данными → Проверка данных.
В окне «Проверка вводимых значений» указывают Тип данных — Список, в поле «Источник» задают диапазон соответствующего справочника или ссылку: =ДВССЫЛ($B$1), где В1 — жестко закрепленная ячейка («шапка») с именем необходимой отформатированной таблицы-справочника.
Графа «Должность» формируется автоматически по формуле:
=ВПР(E2;Справочники!$O$2:$P$100;2;ЛОЖЬ).
С помощью функции ВПР выполняют поиск в первом столбце диапазона ячеек, а затем выводят значение из любой ячейки в той же строке диапазона (см. табл. 8). В нашем случае сотруднице Карлова М. И. соответствует должность юрисконсульт.
Сумма суточных рассчитывается по формуле: =ОКРУГЛ(K2*L2*J2;2) (рис. 1).
Итого проезд, руб.: =ОКРУГЛ(O2*P2*J2;2).
Итого проживание, руб.: =ОКРУГЛ(R2*S2*J2;2).
Всего, руб.: =M2+Q2+T2.
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Планово-экономический отдел» № 1, 2022.
|
Vera
Знаток Проживает: МоскваСообщений: 222Регистрация: 29.11.2017 |
#1 Спасибо0 26.01.2018 14:05:05 Добрый день! |
Командировочные расходы в 2018 году
Автор: Ольга. Добрый день. Помогите разобраться, пожалуйста. Мы — заказчик; Подрядчик в смету на ремонт ставит командировочные расходы одной суммой. Как обосновываются командировочные? Есть ли какие-нибудь официальные документы? Спасибо.
|
Жанна  Знаток Проживает: ПятигорскСообщений: 372Регистрация: 13.10.2015 |
#3 Спасибо2 26.01.2018 14:16:31 Vera
, мы сами разработали такую форму и уже много лет пользуемся, если не считаем КЗ по трудозатратам. Вы там внимательно посмотрите, и свои данные внесите, не сбивая формулы. |
|
Vera
Знаток Проживает: МоскваСообщений: 222Регистрация: 29.11.2017 |
#5 Спасибо0 26.01.2018 15:01:04 |
|
Vera
Знаток Проживает: МоскваСообщений: 222Регистрация: 29.11.2017 |
#6 Спасибо0 26.01.2018 15:01:17 |
|
Vera
Знаток Проживает: МоскваСообщений: 222Регистрация: 29.11.2017 |
#7 Спасибо0 26.01.2018 15:01:30 |
|
Любовь  Участник Проживает: г.Санкт-ПетербургСообщений: 106Регистрация: 12.03.2014 |
#8 Спасибо0 01.02.2018 13:40:04 Расчет командировочных Прикрепленные файлы
|
- →
- →
Карта командировочных расходов
Клиент — компания из Арабских Эмиратов
Задача — визуализировать статистику по командировкам сотрудников
Платформа для решения — MS Excel
Компания организовывает бизнес-поездки в Америку, Европу, южную и юго-восточную Азию.
Клиенту нужен был наглядный инструмент для анализа бюджетов на командировки и фактических расходов. Он не предложил идеи, в каком виде должна быть представлена информация. Поэтому в первую очередь требовалось определить структуру отчета, сделать первую версию дашборда из исходной таблицы.
Разберем шаги при разработке дашборда, когда у нас есть только таблица с данными.
Выделим 4 базовых вида сравнения данных:
- Рейтинг – самый распространенный. Сравниваем ряд данных по признакам больше/меньше, насколько. Все план-фактные сравнения относятся сюда же. Даже факторный анализ: вы могли сложными методами выявлять факторы, влияющие на прибыль, но в конечном счете сравниваете, насколько каждый из них повлиял, в плюс или в минус.
- Динамика – изменение во времени, когда важно показать тренд, сезонность.
- Структура – показываем доли от целого, например, что эти клиенты составляют половину нашей выручки.
- Взаимосвязи – из нескольких показателей определяем наличие, характер взаимосвязи (популярный пример – магический квадрант Gartner, сегментирующий продукты на рынке). Статистические методы анализа сюда же, но в корпоративных отчетах они редко используются.
Шаг 1.
Сформулируем гипотезы. Для этого посмотрим таблицу с данными и предположим, какие показатели будут интересны клиенту.
- Рейтинг по статьям затрат. Важно понимать, на что уходит больше всего денег по статьям и центрам затрат, кто и на что больше всех тратит.
- Динамика. Видим в таблице поле ДАТА, значит, в отчете сможем посмотреть план-факт в динамике.
- Структура. Есть данные по каждому сотруднику и конкретным датам поездок. В отчете захочется перейти от общих данных к детализации по сотрудникам и статьям затрат.
- Взаимосвязи. Есть данные с географической привязкой. Можем все отобразить на карте и посмотреть, куда чаще ездят и где больше тратят.
Шаг 2.
Создадим MVP – минимальный жизнеспособный продукт, прототип отчета.
Прорабатывать гипотезы в деталях долго, поэтому черновой макет делаем за 1,5 часа и показываем клиенту.
Клиент был приятно удивлен, что ему не надо рисовать эскизы и писать задание. Он дал таблички, а в ответ получил то, что хотел. Мы убедились, что гипотезы были верны и перешли к конструктивному обсуждению деталей.
Дашборд показывает, на что идут затраты — билеты, жилье, представительские расходы. Есть план-факт по сотруднику, можем посмотреть статистику по каждой поездке.
Шаг 3.
Сделаем рабочий отчет. Скорректируем показатели, фильтры, вид представления данных.
Добавили фильтры по сотрудникам, продолжительности поездки, датам, бюджетам. Сделали интерактивную карту в Excel, на которой наглядно представлена информация по регионам.
Инструмент
Дашборд сделан с помощью надстройки Excel Power View. Мало кто о ней знает, хотя она доступна с версии 2013, а впервые появилась еще в SharePoint 2010. Сейчас Microsoft ее не дорабатывает и не продвигает. Этот функционал дальше развивается в отдельном приложении PowerBI. Тем не менее, в Excel вы можете легко и быстро сделать интерактивную карту, которая хорошо работает с российскими адресами и индексами.
Подпишись на рассылку и получи в подарок «Каталог лучших отраслевых дашбордов»!
Хочешь получать актуальные статьи о визуализации данных?
Smartsheet Contributor
Andy Marker
November 28, 2016
An expense report is commonly used for recording business travel expenses such as transportation, food, lodging, and conference fees. But an expense report can also be used to document any business expense for which an employee needs to be reimbursed. For example, you can use an expense report to track mileage and gas used on the job, meetings with clients that include meals or other entertainment, or even office supplies purchased by an employee. An expense report provides an accurate record of business costs, which is important for budget planning and tax reporting. Providing receipts for all expenses listed on a report helps prevent mistakes and prepares businesses for filing taxes and completing audits. Collecting expense reports from employees on a weekly or monthly basis can safeguard against budgeting errors and helps ensure that money is being well spent.
Depending on your business needs, an expense report may be lengthy and detailed or a simple form. It will typically include an itemized list of expenses along with a description for each item. Expenses may be separated into categories, such as mileage, meals, hotel costs, or employee training. If the report is specifically for travel, it may include information about the destination and reason for travel. Any advance payment for costs should be listed and subtracted from the total cost of reimbursement. It’s also important to include a signature line for approval and contact information for the person requesting reimbursement. For accurate record-keeping, the time period in which the costs were accrued can be listed.
Expense sheets can also be useful for creating a personal budget, whether you’re tracking monthly income and household expenses, embarking on a remodeling project, or planning a wedding. A personal budget tracks your primary expenses and may reveal where you can cut costs and increase savings. To address both personal and business needs, we’ve included a variety of free expense sheet templates below, from formal expense reports to simple budgets for personal and event planning. To use these Word and Excel expense templates, click on the download button, save the file to your device, and customize or print the template as needed.
We’ve also provided expense report templates in Smartsheet, a real-time work execution platform that empowers you to more easily track, share, and manage expense reports than in Excel.
Simple Expense Report Template for Excel
Download Simple Expense Report Template
Excel | Smartsheet
This expense report is a simple spreadsheet template for documenting the date, type, and total amount for each expense. You can customize the template by changing the column headings for categorizing expenses, or adding new columns if needed. Expenses are itemized, and the total reimbursement amount is calculated for you, minus any advance payments.
Monthly Income and Expense Template for Excel
Download Monthly Income and Expense Template
Excel | Smartsheet
Use this template to track both income and expenses on a monthly basis. This Excel expense template provides a straightforward spreadsheet format and calculates totals for you. It can be adjusted to include whatever expenses you want to keep track of, and each month is a separate sheet, making it easy to track monthly and annual expenses.
Expense Sheet Template for Excel
Download Expense Sheet Template
Excel | Smartsheet
This basic expense spreadsheet template is designed for tracking expenses, whether personal or business related. Keep track of purchases and other expenses by recording the payment method, type of transaction, amount of payment, and other details. You can refer to this expense sheet as an easy reference tool, create a monthly expense report, and quickly add up expenses over any time period.
Event Budget Template for Excel
Download Event Budget Template
Excel | Smartsheet
This event budget template provides itemized lists of expenses and revenue sources, comparing projected and actual totals. It includes a pie chart showing a breakdown of expenses and the percentage of budget each category is using — this makes it easy to create a visual event expenses report to share with others. Compare profits and losses to inform your future event budget planning.
Weekly Expense Report Template for Excel
Download Weekly Expense Report Template
Excel | Smartsheet
Some businesses require employees to submit a weekly expense report so that expenses are tracked and reimbursed at consistent intervals. This template provides a detailed record of expenses for each day of the week. You can edit the expense categories to match your needs, whether it’s travel costs, shipping charges, business meals, or other expenses. There is room for describing the business purpose for different expenses, the payment type, and subtotals.
Business Budget Template for Excel
Download Business Budget Template
Excel | Smartsheet
If you need to track small business expenses and develop a balanced budget, this business budget template calculates costs for goods and services. Enter your operating expenses from marketing to payroll and office supplies, and weigh these against your income. The template shows projected income and expenses alongside actual amounts, which is helpful for future budget planning.
Personal Budget Template for Excel
Download Personal Budget Template
Excel | Smartsheet
Creating a personal budget can be a great tool for financial management, and also help you identify and reach your monetary goals. This monthly expenses template compares your outgoing costs to income and savings, and includes a dashboard view for a quick visual reference. Income, savings and expenses are all itemized, so you can track different sources and get a comprehensive picture of your financial situation.
Balance Sheet Template for Excel
Download Balance Sheet Template
Excel | Smartsheet
Use this balance sheet template to compare assets and liabilities, creating a quick report on your company’s current financial standing. A balance sheet can be a useful tool for communicating with investors and summarizing complicated financial data into a simple spreadsheet.
Travel Expense Report Template for Excel
Download Travel Expense Report Template
Use this detailed travel expense report template to keep track of business trip expenditures. The template includes mileage tracking, other transportation costs, lodging, meals, and more. There is also space to list miscellaneous expenses that may not fit in the other categories. You can include contact information for employer and employee, as well as info on the travel destination and purpose for the trip.
Business Mileage Tracking Sheet for Excel
Download Business Mileage Tracking Sheet
Many businesses and organizations reimburse employees for mileage costs. This mileage expense sheet can be used to record and calculate any miles accrued for business purposes. Enter the rate per mile and number of miles to calculate the total reimbursement amount. You can include odometer readings and any pertinent notes about the travel purpose or outcome.
Business Expense Reimbursement Form for Excel
Download Business Expense Reimbursement Form
Employees can use this expenses template to request reimbursement for business costs, and employers can use it to document that remuneration has been paid. This is a basic Excel expense report template for describing costs, listing amounts, and recording the dates of each transaction. It can also easily be modified to include more columns or additional information.
Money Manager Template for Excel
Download Money Manager Template
Use this money manager template as a combined expense tracker and budget planner. Record the details of each transaction, including the account type, category, and date.
Expense Report Templates for Word
Business Expense Template
Download Business Expense Template
If you need a business expenses template for Word, this report provides an itemized outline in table format. You can document various expenses, the dates they were accrued, total costs, and employee information. This is a simple form that can be modified to suit your business.
Credit Card Expense Report Template
Download Credit Card Expense Report Template
This template summarizes credit card expenses to track business purpose and amount spent. This expense report should be accompanied by receipts for each transaction listed. This can be used for tracking monthly credit card expenses and to support accounting practices.
Annual Expense Report Template
Download Annual Expense Report Template
Use this annual expense report to itemize monthly, quarterly, and yearly totals. This form provides a quick breakdown of costs for different business categories and creates a brief report. There is also room for notes if additional information needs to be included.
Discover a Better Way to Manage Expense Reporting and Finance Operations
Empower your people to go above and beyond with a flexible platform designed to match the needs of your team — and adapt as those needs change.
The Smartsheet platform makes it easy to plan, capture, manage, and report on work from anywhere, helping your team be more effective and get more done. Report on key metrics and get real-time visibility into work as it happens with roll-up reports, dashboards, and automated workflows built to keep your team connected and informed.
When teams have clarity into the work getting done, there’s no telling how much more they can accomplish in the same amount of time. Try Smartsheet for free, today.