Быстро вычислить в excel

При ведении большинства таблиц в Excel, спустя некоторое время, нужно посчитать итог отдельных столбцов или всего рабочего документа. Однако, если делать это вручную, процесс может затянуться на несколько часов, легко допустить ошибки. Чтобы получить максимально точный результат и сэкономить время, можно автоматизировать свои действия через встроенные инструменты программы.

Способы подсчета итогов в рабочей таблице

Существует несколько проверенных способов расчета итогов для отдельных столбцов таблицы или одновременно нескольких колонок. Самый простой метод – выделение значений мышкой. Достаточно выделить числовые значения одного столбца мышкой. После этого в нижней части программы, под строчкой выбора листов можно будет увидеть сумму чисел из выделенных клеток.

Если же нужно не только увидеть итоговую сумму чисел, но и добавить результат в рабочую таблицу, необходимо использовать функцию автосуммы:

1. Выделить диапазон клеток, итог сложения которых нужно получить.
2. На вкладке “Главная” в правой стороне найти значок автосуммы, нажать на него.

1. После выполнения данной операции результат появится в клетке под выделенным диапазоном.

Еще одна полезная особенность автосуммы – возможность получения результатов под несколькими смежными столбцами с данными. Два варианта подсчета итогов:

1. Выделить все ячейки под столбцами, сумму из которых нужно получить. Нажать на значок автосуммы. Результаты должны появиться в выделенных клетках.
2. Отметить все столбцы, из которых необходимо рассчитать итог вместе с пустыми клетками под ними. Нажать на значок автосуммы. В свободных клетках появится результат.

Важно! Единственный недостаток функции “Автосумма” – с ее помощью невозможно считать итоги отдельных ячеек или столбцов, которые расположены далеко друг от друга.

Чтобы рассчитать результаты для отдельных ячеек или столбцов, необходимо воспользоваться функцией “СУММ”. Порядок действий:

1. Отметить нажатием ЛКМ ту ячейку, куда нужно вывести результат расчета.
2. Кликнуть по символу добавления функции.

1. После этого должно открыться окно настройки “Мастер функций”. Из открывшегося списка необходимо выбрать требуемую функцию “СУММ”.
2. Для выхода из окна “Мастер функций” нажать кнопку “ОК”.

Далее необходимо настроить аргументы функции. Для этого в свободном поле нужно ввести координаты ячеек, сумму которых требуется посчитать. Чтобы не вводить данные вручную, можно использовать кнопку справа от свободного поля. Ниже первого свободного поля находится еще одна пустая строчка. Она предназначена для выполнения расчета для второго массива данных. Если нужна информация только по одному диапазону ячеек, ее можно оставить пустой. Для завершения процедуры нужно нажать на кнопку “ОК”.

Как посчитать промежуточные итоги

Одна из частых ситуаций, с которой сталкиваются люди, активно работающие в таблицах Excel, – необходимость посчитать промежуточные итоги в одном рабочем документе. Как и в случае с общим итогом, сделать это можно вручную. Однако программа позволяет автоматизировать свои действия, быстро получить требуемый результат. Существует несколько требований, которым должна соответствовать таблица для расчета промежуточных итогов:

1. При создании шапки столбца нельзя вписывать в ней несколько строк. Одновременно с этим шапка должна быть расположена на первой строке рабочей таблицы.
2. Невозможно получить промежуточные итоги в тех столбцах, внутри которых находятся пустые ячейки. Даже при наличии одной пустой клетки во всей таблице, расчет произведен не будет.
3. Рабочий документ должен иметь стандартный диапазон без форматирования.

Сам процесс расчета промежуточных итогов состоит из нескольких действий:

1. В первую очередь нужно распределить данные в первом столбце так, чтобы они распределились на группы одинакового типа.
2. Левой кнопкой мыши выбрать любую произвольную ячейку рабочей таблицы.
3. Перейти во вкладку “Данные” на основной странице с инструментами.
4. В разделе “Структура” нажать на функцию «Промежуточные итоги”.
5. После осуществления данных действий на экране появится окно, в котором необходимо прописать параметры для дальнейшего расчета.

В параметре “Операция” необходимо выбрать раздел “Сумма” (есть возможность выбора других математических действий). В следующем параметре указать те столбцы, для которых будут высчитываться промежуточные итоги. Для сохранения указанных параметров необходимо нажать кнопку “ОК”. После выполнения описанных выше действий, между каждой группой ячеек появится одна промежуточная, в которой будет указан результат, полученный после осуществления расчета.

Важно! Еще один способ получения промежуточных итогов – через отдельную функцию “ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ”. Данная функция совмещает в себе несколько алгоритмов расчета, которые необходимо прописывать в выбранной ячейке через строку функций.

Как удалить промежуточные итоги

Необходимость в существовании промежуточных итогов со временем полностью пропадает. Чтобы лишние значения не отвлекали человека во время работы, таблица получила изначальную целостность, нужно удалить результаты расчетов с их дополнительными строчками. Для этого необходимо выполнить несколько действий:

1. Зайти во вкладку “Данные” на главной странице с инструментами. Нажать на функцию “Промежуточный итог”.
2. В появившемся окне необходимо отметить галочкой пункт “Размер”, нажать на кнопку “Убрать все”.
3. После этого все добавленные данные вместе с дополнительными ячейками будут удалены.

Заключение

Выбор способа получения итогов рабочей таблицы Excel напрямую зависит от того, где находятся требуемые для расчета данные, нужно ли заносить результаты в таблицу. Ответив на эти вопросы, можно выбрать наиболее подходящий метод из описанных выше, повторить процедуру согласно подробной инструкции.

Как посчитать в программе Microsoft Excel

Программа Microsoft Excel это не только большая таблица, но еще и суперсовременный калькулятор с множеством функций и возможностей. В этом уроке мы научимся пользоваться им по назначению.

Все вычисления в Excel называются формулы, и все они начинаются со знака равно (=).

Например, я хочу посчитать сумму 3+2. Если я нажму на любую ячейку и внутри напечатаю 3+2, а затем нажму кнопку Enter на клавиатуре, то ничего не посчитается – в ячейке будет написано 3+2. А вот если я напечатаю =3+2 и нажму Enter, то в всё посчитается и будет показан результат.

Запомните два правила:

Все вычисления в Excel начинаются со знака =

После того, как ввели формулу, нужно нажать кнопку Enter на клавиатуре

А теперь о знаках, при помощи которых мы будем считать. Также они называются арифметические операторы:

---

+   сложение

—   вычитание

*   умножение

/   деление. Есть еще палочка с наклоном в другую сторону. Так вот, она нам не подходит.

^   возведение в степень. Например, 3^2 читать как три в квадрате (во второй степени).

%   процент. Если мы ставим этот знак после какого-либо числа, то оно делится на 100. Например, 5% получится 0,05.
При помощи этого знака можно высчитывать проценты. Если нам нужно вычислить пять процентов из двадцати, то формула будет выглядеть следующим образом: =20*5%

---

Все эти знаки есть на клавиатуре либо вверху (над буквами, вместе с цифрами), либо справа (в отдельном блоке кнопок).

Для печати знаков вверху клавиатуры нужно нажать и держать кнопку с надписью Shift и вместе с ней нажимать на кнопку с нужным знаком.

А теперь попробуем посчитать. Допустим, нам нужно сложить число 122596 с числом 14830. Для этого щелкните левой кнопкой мышки по любой ячейке. Как я уже говорил, все вычисления в Excel начинаются со знака «=». Значит, в ячейке нужно напечатать =122596+14830

И для того, чтобы получить ответ, нужно нажать кнопку Enter на клавиатуре. После чего в ячейке будет уже не формула, а результат.

А теперь обратите внимание вот на такое верхнее поле в программе Эксель:

Это «Строка формул». Она нам нужна для того, чтобы проверять и изменять наши формулы.

Для примера нажмите на ячейку, в которой мы только что посчитали сумму.

И посмотрите на строку формул. В ней будет показано, как именно мы получили данное значение.

То есть, в строке формул мы видим не само число, а формулу, при помощи которой это число получилось.

Попробуйте в какой-нибудь другой ячейке напечатать цифру 5 и нажать Enter на клавиатуре. Затем щелкните по этой ячейке и посмотрите в строку формул.

Так как это число мы просто напечатали, а не вычислили при помощи формулы, то только оно и будет в строке формул.

Как правильно считать

Только что мы научились считать простейшим способом. Конечно, таким образом можно вычислить и более сложные вещи. Главное, не забывать ставить скобки, где нужно. Например: =((375*230)+(1263-455))/(120*33)

Но, как правило, этот способ «счета» используется не так часто. Существует более продвинутый вариант.

Допустим, есть вот такая таблица:

В ней нужно посчитать сумму в соответствующем столбике. Получается, нужно умножить количество на цену по каждой позиции. Проще говоря, умножить значения в столбике B на значения в столбике C.

Начну с первой позиции «Сыр». Щелкаю в ячейке D2 и печатаю знак равно.

Затем нажимаю на ячейку B2, так как нужно ее значение умножить на C2.

Печатаю знак умножения *.

Теперь щелкаю по ячейке C2.

И, наконец, нажимаю кнопку Enter на клавиатуре. Все! В ячейке D2 получился нужный результат.

Щелкнув по этой ячейке (D2) и посмотрев в строку формул, можно увидеть, как получилось данное значение.

Почему именно так считать правильно?! Дело в том, что когда мы вычисляем этим способом, Excel считает не те цифры, которые введены в ячейки, а содержимое ячеек.

Объясню на примере этой же таблицы. Сейчас в ячейке B2 введено число 213. Удаляю его, печатаю другое число и нажимаю Enter.

Посмотрим в ячейку с суммой D2.

Результат изменился. Это произошло из-за того, что поменялось значение в B2. Ведь формула у нас следующая: =B2*C2

Это означает, что программа Microsoft Excel умножает содержимое ячейки B2 на содержимое ячейки C2, каким бы оно не было. Выводы делайте сами

Попробуйте составить такую же таблицу и вычислить сумму в оставшихся ячейках (D3, D4, D5).

Простые расчеты и вычисления без использования формул

В Excel можно выполнять самые простые вычисления без использования формул. Программа автоматически может посчитать: сумму или среднее арифметическое число, количество заполненных ячеек и т.п. у выделенном диапазоне.

Как быстро выполнить простые вычисления в Excel без использования формул? Ответ на этот вопрос рассмотрим более подробно на данном уроке.

Пример быстрых вычислений в Excel без формул

Для примера возьмем простую табличку:

Здесь нам нужно посчитать сумму и среднее значение всех выплат, а так же среднее число трех самых больших выплат. Для этого делаем следующее:



1. Выделите диапазон C2:C7 и обратите внимание на правую сторону строки состояния, где уже отображаются готовые результаты простых вычислений:



2. Щелкните правой кнопкой мышки по диапазону C2:C7 и выберите опцию: «Сортировка»-«Сортировка от максимального к минимальному». В результате появится диалоговое окно, в котором предлагается выбрать одно из двух действий. Для решения данной задачи подойдет любой вариант. Но чтобы не нарушать привязку данных выберем первый: «автоматически расширять выделенный диапазон». Потом нажимаем на кнопку «Сортировка». О том, что диапазон расширился, а таблица отсортирована по колонке C с привязкой к значениям других колонок, свидетельствует измененная очередность цифр в первой колонке.



3. Выделяем первые 3 ячейки (C2:C4) и в строке состояния мы получаем их сумму и среднее значение.

Примечание. Если в пункте 2 сначала снять выделение с диапазона и сделать щелчок правой кнопкой мышки, просто по любой ячейке в пределах C2:C7, то вся таблица автоматически сортируется с привязкой всех данных. Без появления диалогового окна.

Excel умеет самостоятельно распознавать диапазоны таблиц если они не содержат пустых строк или столбцов. Обратите внимание, первая строка таблицы автоматически распознается как заголовки столбцов и не участвует в сортировке.

Внимание! Если щелкнуть правой кнопкой мышки по строке состояния появится контекстное меню, в котором можно настраивать элементы отображаемой информации.

В строке состояния можно сразу получать результаты простых вычислений без формул:

• максимальное или минимальное значение ячеек выделенного диапазона без сортировки;
• отображение количества только чисел и др.

А при необходимости можно выключить лишние элементы, которые могут мешать в работе.

Excel is a fairly an efficient software given that it can perform complex calculations. However, depending on your system, it can also get pretty slow when running complicated calculations. How formulas are used, and size of the workbook are typically the culprit if your workbook takes minutes to calculate. In this guide we’re going to show you how to make Excel calculate faster.

Try using «faster formulas»

Not all formulas are created equal, and some of them simply run slower than the others. Some functions can do what another function can much faster. Of course, the performance gain will be different from one scenario to the other — we will offer some advise on which functions could prove faster than others.

Typically, complexity and calculation times are inversely proportional. For example, using the SUMIFS function instead of SUMPRODUCT or SUM functions in an array formula can yield better results. Similarly, SUMIF function can be significantly faster than SUMIFS. However, we do not suggest using SUMIF unless necessary.

Another cool trick here is using two approximate VLOOKUPs instead of a single exact VLOOKUP. For more tips about lookup functions, please see How to speed up lookup formulas.

Overall, prefer using simpler formulas and helper columns instead of one big formula!

A final tip: if you are using a formula like =IF(A1>0,A1,0), you can use something like =MAX(A1,0) for better performance.

Avoid volatile formulas

Excel is smart, and calculates only dependent cells when you make changes to a cell. However, some of functions are calculated doesn’t follow the same logic — They are calculated every time. Thus, they have an impact on calculation times.

If your workbook suffers from substantial performance losses, we advise avoiding them as much as you can. Here is a list of the functions you might want to avoid:

• NOW()
• TODAY()
• RAND()
• RANDBETWEEN()
• OFFSET()
• INDIRECT()
• INFO() (depending on its arguments)
• CELL() (depending on its arguments)

You can learn more about volatile functions in our article: Handle With Care: Volatile Functions in Excel

Avoid large ranges

A larger range means more cells to be evaluated, and more cells means more places to process. This element also has an impact on calculation times, and it might be a good idea to check the ranges used in formulas. Although selecting a whole column is easier than selecting a range, prefer using ranges for best results and avoid empty cells at the end of your work area.

Replace formulas with values

This might sound obvious, but it’s always good to double-check the ranges used in formulas. In a complex workbook some range may contain formulated data not updated by any input. Making them static removes them calculation chain of Excel. This may reduce file size and speed opening and saving times up.

Avoid conditional formatting

Conditional formatting can substantially enhance the user experience. So, you should use formatting features. On the other hand, formatting is not needed for the calculations. Try to remove the conditional formatting rules for performance gain.

Decrease the number of worksheets

Excel calculates a workbook faster if data and formulas reside in the same worksheet. Try using fewer worksheets in your workbook!

Use multi-threaded calculation

The chances are, you are already using multi-thread calculations in Excel. Multi-thread calculation means using multiple processor cores for Excel calculations. This option has a significant effect on Excel performance. To check your settings, follow the path: File > Options > Advanced > Formulas Section and make sure that the Enable multi-threaded calculation option is checked.

Use 64bit version of Excel

If you have Office 365 and a relatively new system, you may already have the 64bit version. If you have 2016 or earlier, 32bit is the default. Check your system and if you are using a 64bit processor, do not hesitate to update your Excel with its 64bit counterpart.

Microsoft states that 64bit requires a lot more memory and power to run. On the other hand, it is significantly faster when it comes to calculating large data sets.

Your time is precious and Excel shouldn’t be adding to your stress, but now you know how to make Excel calculate faster!