Блок схемы в excel примеры

history 28 августа 2022 г.

Группы статей
• Приложения
• Управление проектами

Создадим редактор блок-схем произвольной формы в MS EXCEL. Помимо построения блок-схем редактор должен автоматически (по нажатию кнопки) проводить анализ связей элементов в схеме:

• подсчитывать количество элементов,
• присваивать им уникальные номера,
• определять последователей и предшественников элемента,
• проводить проверки (наличие связей, отсутствие дублирующих связей, контроль циклов внутри схемы и др.). 

Справедливости ради, нужно отметить, что предложенный в данной статье построитель блок-схем во многом дублирует стандартный инструмент SmartArt (тип Иерархия), который можно создать через меню EXCEL Вставка-Иллюстрации-SmartArt.

Однако, с помощью данного подхода можно принципиально создать схемы элементов с любыми взаимоотношениями (не только иерархического типа или процесс), например, сетевую диаграмму для управления проектами или сетевой график сложного производственного процесса.

Примечание:

В статье Автоматический анализ схем SmartArt MS EXCEL показано как считать всю информацию об элементах и их связях с помощью VBA (фактически реализован парсинг — сбор и систематизация информации, parsing).

Построитель произвольных блок-схем

Для редактора блок-схем будем использовать стандартные элементы типа Надпись и Стрелка (меню EXCEL Вставка-Иллюстрации-Фигуры). Каждому элементу блок-схемы (Надпись) программа VBA будет присваивать уникальный номер, что в дальнейшем нам позволит определить связи между элементами (заполнив отдельную таблицу последователей и предшественников каждого элемента). Поскольку мы будем строить блок-схему иерархического типа, то последователь (тот элемент к которому идет стрелка) будет единственным, но если требуется создать схему с произвольными связями, то программу VBA можно легко настроить. Иерархический тип блок-схем подходит для описания организационных систем (начальник должен быть единственным, в идеале), производственных цепочек (механическая обработка и сборка изделий) и др.

Перечислим некоторые правила построения данного типа блок-схемы и работы с ней:

1. У элемента допускается не более одной исходящей стрелки. Если у элемента отсутствует исходящая стрелка, то он называется Конечным элементом (это — Босс;)
2. У элемента допускается несколько входящих стрелок. Если у элемента отсутствует входящая стрелка, то он называется Начальным элементом. Если их 2 и больше, то это — элемент типа Сборка
3. Каждый элемент должен иметь соединение хотя бы с одним другим элементом
4. Два элемента могут быть соединены только одной стрелкой
5. В схеме можно сделать несколько последовательностей не связанных между собой стрелками. 
6. Количество несвязанных между собой последовательностей элементов равно количеству Конечных элементов (следствие Правила №1)
7. Для анализа схемы все элементы и стрелки именуются по определенному формату (01, 02, … 09, 10, 11), это нужно для работоспособности схемы
8. Вставляйте элементы и стрелки только с использованием кнопок на листе «Вставить элемент» и Связать 2 элемента»
9. Не удаляйте элементы по отдельности — это может нарушить работоспособность схемы. Удаляйте схему целиком. Стрелки удалять можно
10. Стрелки не соединяющие 2 элемента не допускаются (могут возникнуть при удалении 1 элемента)
11. Элементы на схеме двигать можно, стрелки будут следовать за своим элементом. Если нужно подвинуть стрелку, то двигайте элемент

Для построения схемы на листе создано меню с кнопками управления (см. файл примера).

Пример построения схемы с нуля

1. Выделите ячейку на листе куда нужно поставить элемент
2. Нажмите кнопку Вставить элемент схемы. Элемент (прямоугольник с номером 01) появится на листе
3. Вставьте еще 1 элемент повторив шаг 1 и 2. На листе появится элемент с номером 02
4. Выделите сначала элемент 01, затем, удерживая CTRL или SHIFT, выделите элемент 02 (последовательность выделения элементов важна для направления стрелки)
5. Нажмите кнопку Связать 2 элемента, появится стрелка соединяющая элемент 01 с 02. Элементы можно перемещать, стрелка будет перемещаться вместе с элементами

Так выглядит схема с 2-мя независимыми последовательностями

Анализ данных блок-схемы

Построим следующую схему:

После построения блок-схемы нажмите кнопку Анализ схемы — заполнится таблица. Результаты анализа схемы приведены ниже.

Так как предшественников у каждого элемента может быть несколько, то их номера выведены в одной ячейке — в тектовой строке. Чтобы расшифровать ее используйте функцию ПСТР(). Например, формула =ПСТР(N33;3;2) выведет второго предшественника элемента 03 (или 3), т.е. элемент 02 (дополнительный ноль перед номером у элементов от 1 до 9 упрощает анализ этой строки).

Информацию из этой таблицы можно передавать в качестве исходных данных в программу, которая моделирует, например, производственный процесс (элементы представляют собой разное оборудование). К примеру, исходный материал в данной схеме должен подаваться на оборудование 01 и 04, а конечный продукт изготавливается оборудованием под номером 06. Программе также будет понятно на какое оборудование передавать материал на следующем шаге. Элементам можно присвоить характеристики (производительность, уровень брака, вероятность простоя). 

С помощью данных, указанных в таблице, и простейших формул можно много узнать о схеме.

Также можно определить количество уровней иерархии в схеме или максимальную длину последовательности элементов, что фактически то же самое.

Как это реализовано?

Построение схемы (вставка элементов, их нумерация, связь элементов стрелками) реализовано с помощью процедур VBA.

Анализ схемы и заполнение таблицы — также нескоолько строк программного кода.

Однако, для создания схем и работы с ними знания программирования не требуется.

Когда нужно проконтролировать некоторые задачи, как нельзя кстати будут знания о том, как в Excel сделать блок-схему. Применяется этот навык зачастую в офисных условиях. В этой статье мы на личном примере рассмотрим, как выполнить «дерево решений» возможными методами.

Особенности создания блок-схем в электронных документах

Прежде чем возьметесь за составление блок-схем, вам необходимо организовать специальный план, в котором важно прописать все названия блоков и форм с записями категорий. Сегодня будем составлять схему в Excel на примере структуры сайта.

1. В первую очередь воспользуемся инструментами вставки и создадим схему самостоятельно, в которой пропишем все необходимые данные. Для этого переходим во вкладку «Вставка», находим пункт «Фигуры» и выбираем в выпадающем меню «Блок-Схема».

1. Здесь смотрите любую понравившуюся или соответствующую схему по требованиям. Выбираем форму и переносим ее на лист Excel. Далее производим построение или такими же фигурами или задействуйте другие.

1. Для того, чтобы привести одно действие к другому, нам необходимо установить стрелки в правильном направлении. Переходим во вкладку «Формат», выбираем блок «Вставка фигур», в котором отмечаем любую из стрелок.

1. Создаем схему полностью при помощи предложенных инструментов. Когда все готово, отформатируем ее по размерам.

1. Теперь добавим текст к каждой фигуре. Чтобы это сделать, выполните следующее: кликните правой кнопкой мыши по необходимой фигуре, затем в выпадающем списке выберите «Изменить текст».

Аналогичным образом вставляем подписи для каждой отдельной фигуры. После проделанных действий вы можете форматировать существующий текст: поменять его размер или шрифт. Таким образом, получите самостоятельно построенную блок-схему с индивидуальными размерами и параметрами.

Как построить блок схему при помощи SmartArt

Если необходимо выполнить оперативное построение схемы в Excel, можно пользоваться встроенным инструментом. Чтобы его активировать, выполните следующий пошаговый алгоритм.

1. Перейдите в документе Excel во вкладку «Вставка», где найдите зеленую иконку с подписью «SmartArt» в блоке Иллюстрации.

1. Перед вами открывается окно, в котором необходимо выбрать приглянувшийся вариант оформления схемы. Самый идеальный из типов «Иерархия». Кликаем на объект и нажимаем кнопку «Ок».

1. Схема появится на середине листа, вам остается добавить необходимую текстовую информацию в рядом всплывшее окошко.

Таким образом вы подпишите каждый блок. После этого можете менять стили и цвет оформления, а также дополнять используя собственный дизайн. Вторым способом пользоваться гораздо проще, ведь объект создается автоматически, пользователю нужно лишь задать определенные параметры.
Инструкцию о других многочисленных функциях Excel вы найдете здесь.

Одним из лучших продуктов Microsoft, который не должен покидать вашу коллекцию приложений для повышения производительности, является Excel. Он в основном используется для хранения данных, вычислений и сводных таблиц. Другими словами, этот инструмент для работы с электронными таблицами может выполнять более одной задачи. Это многоцелевая программа, которую многие пользователи должны научиться использовать.

Еще одним практическим применением этой программы является возможность создавать графические представления данных, такие как блок-схемы. Следовательно, помимо процессов, упомянутых выше, Microsoft Excel может служить графическим инструментом или инструментом рисования для представления данных или информации. Если вы не уверены как создать блок-схему в Excel и с чего начать, мы будем сопровождать вас на протяжении всего процесса. Кроме того, этот пост научит вас простой альтернативе созданию блок-схем.

• Часть 1. Пошаговое руководство Как создать блок-схему в Excel 2010, 2013, 2016
• Часть 2. Более простой способ, чем использование Excel для создания блок-схемы
• Часть 3. Часто задаваемые вопросы о создании блок-схемы в Excel

Часть 1. Пошаговое руководство Как создать блок-схему в Excel 2010, 2013 или 2016

Утверждается, что Excel может помочь вам создавать разнообразные иллюстрации и представления данных, включая блок-схемы. Это помимо его основных и основных функций. Если вам интересно, есть два способа построить блок-схему в Excel. Вы можете начать с нуля, используя формы, представленные в программе. Кроме того, в Excel есть опция SmartArt, которая содержит основные элементы блок-схемы. Кроме того, они имеют широкие возможности настройки, чтобы помочь вам разработать желаемое графическое представление. Чтобы построить блок-схему в Excel, следуйте приведенному ниже примерному руководству.

Часть 2. Более простой способ, чем использование Excel для создания блок-схемы

Чтобы сделать создание блок-схемы проще и эффективнее, вы можете принять во внимание MindOnMap. Это бесплатная программа 100%, которая помогает вам создавать графики, диаграммы и другие визуальные инструменты онлайн. Вам не нужно платить за дорогое приложение для создания таких графических представлений, потому что вы можете выполнить и выполнить это с помощью этой бесплатной программы. Для блок-схем доступны стильные темы и шаблоны. Кроме того, вы можете настроить шрифты, фон и узлы диаграммы.

Помимо упомянутых функций, он также позволяет вставлять вложения, такие как изображения и значки, чтобы сделать ваш график привлекательным и приятным. Кроме того, вы можете поделиться своей работой с другими, используя ссылку на карту или диаграмму. Кроме того, ваш проект доступен для экспорта в форматы изображений и документов. Выполните следующие шаги, чтобы узнать, как создать блок-схему в этой альтернативе Excel.

Часть 3. Часто задаваемые вопросы о создании блок-схемы в Excel

Блок-схемы являются визуальными представлениями отдельных этапов, из которых состоит тот или иной процесс. Они могут представлять особый интерес с точки зрения процесса оценки качества, поскольку графическое отображение процесса зачастую помогает выявить «узкие места», которые могут создавать проблемы с качеством.

Блок-схемы также можно строить в Excel, хотя сам по себе процесс построения является несколько запутанным. Если вам придется строить очень сложную блок-схему, мы рекомендуем воспользоваться одним из специализированных программных пакетов, предназначенных для этой цели. Если же вам нужна относительно простая блок-схема, подобная той, которая изображена на рис. 1, тогда вы вполне можете обойтись средствами Excel.

Небольшие блок-схемы в программе Excel можно создавать с помощью кнопки Shapes (Фигуры), которая расположена в группе Illustrations (Иллюстрации) вкладки Insert (Вставка) (рис. 2).

Щелкните на кнопке Shapes (Фигуры), чтобы открыть меню с обширным перечнем фигур, имеющихся в вашем распоряжении. Как показано на рис. 3, группа фигур Flowchart (Блок-схема) — седьмая сверху. В группе Flowchart (Блок-схема) предусмотрено несколько нужных нам форм. Щелкните на значке требуемой формы, а затем перетащите указатель мыши в пределах рабочего листа для ее создания.

После создания фигуры в правой части ленты Microsoft Excel появится вкладка Format (Формат). Параметры этой вкладки предназначены для изменения формата выделенной в данной момент фигуры. Например, для изменения цвета выделенной фигуры достаточно щелкнуть на кнопке Shape Fill (Заливка фигуры), а затем — на образце интересующего вас цвета, как показано на рис. 4 (не забывайте, что наш рисунок — черно-белый).

Щелкните внутри выбранной вами фигуры, введите требуемый текст. Аналогичным образом создайте еще несколько фигур для вашей блок-схемы. Отдельные блоки блок-схемы можно соединять между собой линиями и стрелками, которые в меню кнопки Shapes (Фигуры) расположены в группе Lines (Линии) (см. рис. 4).