Табель учета рабочего времени — это документ, содержащий информацию о периоде, фактически отработанном сотрудником в течение месяца или иного учетного периода. Ведение формы является обязательным, что законодательно закреплено статьей 91 ТК РФ.
Порядок ведения табеля
Документ позволяет фиксировать возможную занятость неполного рабочего дня, выходы на работу во внеурочные периоды и переработки и получать сведения об итоговом количестве отработанных часов с учетом отпусков и отгулов. Все эти сведения важны для начисления заработной платы. Структура и форма табеля учета рабочего времени в 2022 г. прежняя, она не менялась с 2004 г., когда была утверждена постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.
Приказ на составление формы документа издает и подписывает руководитель организации. Ответственным лицом за его ведение назначается, как правило, руководитель структурного подразделения. Ведомость составляется в единственном экземпляре и заполняется ежедневно. В конце каждого месяца выводится общее количество отработанных дней и часов. Документ подписывает руководитель структурного подразделения, работник кадровой службы, после чего он передается в бухгалтерию.
Всего у документа несколько форм: T-12 и T-13, которые утверждены тем же постановлением Госкомстата. Первая позволяет учитывать не только время занятости, но и вести мониторинг выплат работникам. Вторая содержит только графы для заполнения фактически отработанных периодов. Третий вариант — форма 0504421 — это табель, который утвержден Приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н, и применяется всеми государственными и муниципальными учреждениями независимо от их типа.
Правила ведения Т-12 или Т-13
При любой продолжительности работы, независимо от установленных режимов, сведения отражаются в таблице двумя способами:
- методом сплошной регистрации явок и неявок на работу;
- путем регистрации только отклонений (неявок, сверхурочных часов и т. п.).
Все отметки об отступлениях от обычных условий занятости (прогул, больничный, сверхурочная работа и т. д.) должны подтверждаться соответствующими документами (медицинскими справками, приказами и т. д.). Все обозначения и коды указываются на титульном листе. Например, буквой «Я» обозначается явка на работу, «ОТ» — отпуск, «В» — выходной и т. д. Сведения в документ вносятся ежедневно и по факту, табель учета использования рабочего времени сотрудников по подразделениям заполняется ответственными лицами в течение всего учетного периода.
Вот заполненный образец табеля учета рабочего времени на месяц:
Особенности учета рабочего времени из-за коронавируса
В связи с ситуацией с COVID-19 рекомендовано опять перевести сотрудников на удаленную работу. Если работник не против, то необходимо заключить дополнительное соглашение.
Если в организации есть работники в возрасте выше 65 лет, то таких работников отдельно рекомендовано изолировать в целях сохранения их жизни и здоровья. На период изоляции за работниками необходимо сохранить их заработок. Если с проблемами изоляции все более-менее ясно, то вопрос, что ставить в табеле для работников в возрасте выше 65 лет, находящихся на карантине, не имеет единого ответа. Редакция полагает, что на этот период необходимо утвердить дополнительный код конкретно для этой ситуации. Если разрабатывать новый код не вариант, то используется код ОВ или 27 — дополнительные выходные дни (оплачиваемые), но такой код не совсем корректен.
Для людей, которые перешли на удаленную работу, используйте код «Я», если они работают, и «В», если отдыхают на выходных. Если они ушли в оплачиваемый отпуск или без сохранения зарплаты, то ставьте другой код, подходящий к ситуации.
Программы для ведения учета рабочего времени
Некоторые организации используют специальные программы для контроля отработанного сотрудниками времени. Эти программы обеспечивают в автоматическом режиме сбор, хранение и обработку сведений:
- о присутствии работников на местах;
- времени прихода и ухода;
- периоде работы и отдыха и т. д.
Но в большинстве организаций до сих пор принято заполнять ведомость вручную. Это не аскетизм. Автоматизированные системы дорого стоят, а табель учета рабочего времени старого образца бесплатный. Кроме того, если формы документов для коммерческих организаций закон позволяет менять на свое усмотрение, то форма учета рабочего времени в 2022 г. для органов государственной власти (форма 0504421), о которой мы упоминали выше, изменению не подлежит. Существенным минусом СКД, позволяющих формировать табель автоматически, является невозможность его редактирования.
Хорошим решением для многих выглядит автоматизация учета с помощью средств работы с электронными таблицами, поэтому, как сделать табель учета рабочего времени в Excel автоматически, нередко интересует кадровиков. Это не сложно. Процесс состоит из трех этапов:
Этап 1. Оформляем сетку табеля или используем готовый бланк.
Этап 2. Расставляем нужные формулы:
- для подсчета числа дней явок и неявок используем функцию СЧЕТ ЕСЛИ;
- для суммирования часов — функцию СУММ.
Этап 3. Своевременно заносим данные на каждого работника. Итоги за месяц посчитаются автоматически.
Сроки хранения
|
В каких целях используется документ |
Срок хранения |
|---|---|
|
Для подтверждения расходов на оплату труда для целей налогообложения прибыли |
Четыре года после окончания налогового периода, в котором заработная плата, начисленная на основании табеля, учтена в налоговых расходах |
|
Для первичного бухгалтерского учета |
Пять лет после окончания года, в котором заработная плата, начисленная на основании табеля, учтена в расходах |
|
Для начислений выплат в пользу работников, облагаемых взносами в ПФР, ФСС и ФФОМС |
Шесть лет после окончания года, в котором документ использовался для начисления взносов |
|
Для учета документов по личному составу, касающихся организации труда |
Пять лет со дня окончания года, в котором он составлен, если в табеле учитывалось время занятости только тех работников, которые трудятся в нормальных условиях труда |
|
50 лет со дня составления документа, если в нем учитывалось рабочее время сотрудников, занятых на вредных или опасных работах |
Табель учета рабочего времени 2023 скачать бланк в excel бесплатно Т-12, Т-13
08.01.2023
Унифицированные формы табеля № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» и № Т-13 «Табель учета рабочего времени» утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Являются унифицированными формами первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда).
Начало действия постановления: 03.04.2004.
Скачать бланк Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда № Т-12 в excel Скачать бланк Табель учета рабочего времени № Т-13 в excel
Форма табеля для государственных учреждений
Государственные учреждения (казенные, бюджетные, автономные) используют форму табеля по ОКУД 0504421 «Табель учета использования рабочего времени» утвержденную приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указания по их применению», в редакции Приказа Минфина России от 16.11.2016 № 209н, от 17.11.2017 № 194н и от 15.06.2020 № 103н.
Скачать бланк: табель учета использования рабочего времени ОКУД 0504421 в excel
О новом в форме табеля 0504421 согласно приказу от 15.06.2020 № 103н:
— изменения в приказе не затронули данную форму, бланк остался прежним.
Касательно форм Т-12 и Т-13 (продолжение)
Согласно информации Минфина РФ № ПЗ-10/2012 с 01.01.2013 формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).
Инструкции / рекомендации по заполнению форм (Выдержка из Пост. Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1):
Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма N Т-12)
Табель учета рабочего времени (форма N Т-13)
Применяются для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду. При раздельном ведении учета рабочего времени и расчета с персоналом по оплате труда допускается применение раздела 1 «Учет рабочего времени» табеля по форме N Т-12 в качестве самостоятельного документа без заполнения раздела 2 «Расчет с персоналом по оплате труда». Форма N Т-13 применяется для учета рабочего времени.
Составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передаются в бухгалтерию.
Отметки в Табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.).
Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого работника в табеле отведено:
в форме N Т-12 (графы 4, 6) — две строки;
в форме N Т-13 (графа 4) — четыре строки (по две на каждую половину месяца) и соответствующее число граф (15 и 16).
В формах N Т-12 и N Т-13 (в графах 4, 6) верхняя строка применяется для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а нижняя — для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату. При необходимости допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например, времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных.
При заполнении граф 5 и 7 табеля по форме N Т-12 в верхних строках проставляется количество отработанных дней, в нижних строках — количество часов, отработанных каждым работником за учетный период.
Затраты рабочего времени учитываются в Табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.). При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.), в Табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.
При составлении табеля по форме N Т-12 в разделе 2 на один для всех работников вид оплаты и корреспондирующий счет заполняются графы 18 — 22, и при расчете разных по каждому работнику видов оплаты и корреспондирующих счетов заполняются графы с 18 — 34.
Форма N Т-13 «Табель учета рабочего времени» применяется при автоматизированной обработке учетных данных. При составлении табеля по форме N Т-13:
при записи учетных данных для начисления заработной платы только по одному виду оплаты и корреспондирующему счету, общим для всех работников, включенных в Табель, заполняются реквизиты «код вида оплаты», «корреспондирующий счет» над таблицей с графами с 7 — 9 и графа 9 без заполнения граф 7 и 8;
при записи учетных данных для начисления заработной платы по нескольким (от двух до четырех) видам оплаты и корреспондирующих счетов заполняются графы 7 — 9. Дополнительный блок с идентичными номерами граф предусмотрен для заполнения данных по видам оплаты, если их количество превышает четыре.
Бланки табеля по форме N Т-13 с частично заполненными реквизитами могут быть изготовлены с применением средств вычислительной техники. К таким реквизитам относятся: структурное подразделение, фамилия, имя, отчество, должность (специальность, профессия), табельный номер и т.п. — то есть данные, содержащиеся в справочниках условно-постоянной информации организации. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки учетных данных.
Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, представленные на титульном листе формы N Т-12, применяются и при заполнении табеля по форме N Т-13.
Табель учета рабочего времени – основной документ, содержащий информацию о числе явок и неявок на работу каждого сотрудника фирмы. Он передается в бухгалтерию. И на основании данных рассчитывается и начисляется заработная плата.
Законом предусмотрено 2 унифицированные формы табеля: Т-12 – для заполнения вручную; Т-13 – для автоматического контроля фактически отработанного времени (через турникет).
Данные вносятся каждый рабочий день. В конце месяца подсчитывается итог по явкам и неявкам каждого работника. Формирование отчета можно упростить, автоматизировав заполнение некоторых ячеек средствами Excel. Посмотрим, как.
Заполняем вводные данные функциями Excel
Формы Т-12 и Т-13 имеют практически одинаковый состав реквизитов.
Скачать табель учета рабочего времени:
- Скачать бланк Т-13
- Скачать бланк Т-12
В шапке 2 страницы формы (на примере Т-13) заполняем наименование организации и структурного подразделения. Так, как в учредительных документах.
Прописываем номер документа ручным методом. В графе «Дата составления» устанавливаем функцию СЕГОДНЯ. Для этого выделяем ячейку. В списке функций находим нужную и нажимаем 2 раза ОК.
В графе «Отчетный период» указываем первое и последнее число отчетного месяца.
Отводим поле за пределами табеля. Здесь мы и будем работать. Это поле ОПЕРАТОРА. Сначала сделаем свой календарик отчетного месяца.
Красное поле – даты. На зеленом поле проставляет единички, если день выходной. В ячейке Т2 ставим единицу, если табель составляется за полный месяц.
Теперь определим, сколько рабочих дней в месяце. Делаем это на оперативном поле. В нужную ячейку вставляем формулу =СЧЁТЕСЛИ(D3:R4;»»). Функция «СЧЁТЕСЛИ» подсчитывает количество непустых ячеек в том диапазоне, который задан в скобках.
Вводим вручную порядковый номер, ФИО и специальность сотрудников организации. Плюс табельный номер. Информацию берем из личных карточек работников.
Автоматизация табеля с помощью формул
Первый лист формы содержит условные обозначения для учета рабочего времени, цифровые и буквенные. Смысл автоматизации средствами Excel в том, чтобы при внесении обозначения отображалось количество часов.
Для примера возьмем такие варианты:
- В – выходной;
- Я – явка (рабочий день);
- ОТ – отпуск;
- К – командировка;
- Б – больничный.
Сначала воспользуемся функцией «Выбор». Она позволит установить нужное значение в ячейку. На этом этапе нам понадобится календарь, который составляли в Поле Оператора. Если на какую-то дату приходится выходной, в табеле появляется «В». Рабочий – «Я». Пример: =ВЫБОР(D$3+1;»Я»;»В»). Формулу достаточно занести в одну ячейку. Потом «зацепить» ее за правый нижний угол и провести по всей строке. Получается так:
Теперь сделаем так, чтобы в явочные дни у людей стояли «восьмерки». Воспользуемся функцией «Если». Выделяем первую ячейку в ряду под условными обозначениями. «Вставить функцию» – «Если». Аргументы функции: логическое выражение – адрес преобразуемой ячейки (ячейка выше) = «В». «Если истина» — «» или «0». Если в этот день действительно выходной – 0 рабочих часов. «Если ложь» – 8 (без кавычек). Пример: =ЕСЛИ(AW24=»В»;»»;8). «Цепляем» нижний правый угол ячейки с формулой и размножаем ее по всему ряду. Получается так:
Нужно проделать такую же работу для второй половины месяца. Достаточно скопировать формулы и поменять те ячейки, на которые они ссылаются. Результат работы:
Теперь подведем итоги: подсчитаем количество явок каждого работника. Поможет формула «СЧЁТЕСЛИ». Диапазон для анализа – весь ряд, по которому мы хотим получить результат. Критерий – наличие в ячейках буквы «Я» (явка) или «К» (командировка). Пример: . В результате мы получаем число рабочих для конкретного сотрудника дней.
Посчитаем количество рабочих часов. Есть два способа. С помощью функции «Сумма» — простой, но недостаточно эффективный. Посложнее, но надежнее – задействовав функцию «СЧЁТЕСЛИ». Пример формулы:. Где AW25:DA25 – диапазон, первая и последняя ячейки ряда с количеством часов. Критерий для рабочего дня («Я»)– «=8». Для командировки – «=К» (в нашем примере оплачивается 10 часов). Результат после введения формулы:
Все формулы копируем и вставляем в соответствующие ячейки по всему списку сотрудников. При заполнении такого табеля нужно будет корректировать условные обозначения по работникам.
- Скачать табель учета рабочего времени
- Скачать баланс рабочего времени
- Бланк Т-13
- Бланк Т-12
Если изменяется календарь, то меняются выходные и явки. Вручную проставляем прогулы, отгулы и т.п. Все остальное посчитается автоматически.
С 1 января 2013 года в связи со вступлением в силу Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы) (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012).
Применяется — с 3 апреля 2004 года
Утверждена — Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1
Скачать форму табеля учета рабочего времени (Унифицированная форма N Т-13):
— в MS-Excel
Образец заполнения табеля учета рабочего времени (Унифицированная форма N Т-13) >>>
Материалы по заполнению табеля учета рабочего времени (Унифицированная форма N Т-13):
— Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1
— Путеводитель по кадровым вопросам. Рабочее время
— Готовое решение: Как заполнить табель учета рабочего времени по форме N Т-13
— Типовая ситуация: Как заполнить табель учета рабочего времени
— Статья: Условные обозначения в табеле учета рабочего времени (Зимина С.) («Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2022, N 10)
— «Кадровое делопроизводство» (4-е издание, переработанное и дополненное) (Семенихин В.В.) («ГроссМедиа», «РОСБУХ», 2019)
— «Справочник кадровика от А до Я» (Погорельская М.Л., Аминов В.Л.) («АйСи Групп», 2019)
— Статья: Как заполнить табель учета рабочего времени за период «нерабочих дней» (Жученко С.) («Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2020, N 6)
— Статья: Заполняем табель учета рабочего времени (Манохова С.В.) («Услуги связи: бухгалтерский учет и налогообложение», 2018, N 4)
— Статья: Заполняем табель учета рабочего времени (Манохова С.В.) («Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения», 2018, N 7)
— Вопрос: Какими буквенными обозначениями в форме Т-13 отразить командировку работника, если в нее попали выходные дни, в один из которых он вылетел из места командировки, а во второй прилетел в место постоянной работы? Как оплатить время в пути? («ЭЖ-Юрист», 2017, N 5)
— Статья: Учет оплаты труда (Пронина Е.) («Кадровый вопрос», 2014, N 7)
—————————————-
Унифицированные формы табеля учета
Трудовым кодексом РФ (статья 91) установлена обязанность работодателя вести учет отработанного сотрудниками времени. Для этого предусмотрены унифицированные формы табеля учета рабочего времени, утвержденные постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Обязательным использование этих форм не является, поэтому работодатель вправе разработать собственную. Форма № Т-13 используется наиболее часто, так как применяется при автоматизированной обработке учетных данных.
Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н утверждена форма ОКУД 0504421 для использования органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями. Этим же приказом определено, как вести табель учета рабочего времени в Excel или другом формате по специальной форме.
Независимо от того, какая форма используется, суть, что такое табель, и цели его ведения одинаковые. С его помощью наниматель фиксирует количество отработанных и пропущенных сотрудником рабочих часов.
Табель учета по форме Т-12
Табель учета по форме Т-13
Табель учета по форме ОКУД 0504421
Разработана специальная форма табеля учета рабочего времени для бюджетных учреждений — ОКУД 0504421.
Как фиксировать отработанное время в табеле
При любой продолжительности трудового дня, независимо от установленных режимов, учет рабочего времени сотрудников отражается двумя способами:
- методом сплошной регистрации явок и неявок на работу;
- путем регистрации только отклонений (неявок, сверхурочных часов и т. п.).
Если продолжительность трудового дня (смены) является неизменной, то разрешается регистрировать в таблице учета рабочего времени сотрудников в Excel (ином формате) только отклонения, поскольку условиями трудового договора или правилами внутреннего трудового распорядка определено количество рабочих часов на каждый трудовой день.
Если количество отработанных часов в различные дни (смены) разное, например при суммированном учете отработанного времени, то при заполнении табеля учета рабочего времени следует применять метод сплошной регистрации. Это позволит после окончания учетного периода выявить возможные сверхурочные часы и скорректировать дальнейшее привлечение работника к работе в пределах установленной для этой категории нормы продолжительности отработанного времени.
Отметки в табеле учета рабочего времени о причинах неявок на работу, труде в режиме неполного дня или за пределами его нормальной продолжительности по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством и пр.).
Правила заполнения табеля учета рабочего времени
Общие требования и правила, как заполнять табель учета рабочего времени, содержатся в указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Используются специальные обозначения. При отражении количества отработанного времени напротив фамилии работника проставляется буквенный (Я) или цифровой (01) код, а в нижних строках указывается продолжительность работы. Если работа по графику выпадает на ночное время, то дополните форму графами для указания необходимых реквизитов.
Если работник направляется в командировку, то время нахождения его в командировке отмечается проставлением буквенного (К) или цифрового (06) кода, а в нижних строках указывается продолжительность работы. Если, находясь в командировке, работник работал и в выходные дни, то в такие дни проставляется буквенный (РВ) или цифровой (03) код, а в нижних строках указывается продолжительность труда.
Мы собрали в таблице обозначения в табеле учета рабочего времени в форме 0504421 в 2022 году.
| Событие | Буквенный код | Цифровой код |
|---|---|---|
|
Продолжительность работы в дневное время |
Я |
01 |
|
Продолжительность работы в ночное время |
Н |
02 |
|
Продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни |
РВ |
03 |
|
Продолжительность сверхурочной работы |
С |
04 |
|
Продолжительность работы вахтовым методом |
ВМ |
05 |
|
Служебная командировка |
К |
06 |
|
Повышение квалификации с отрывом от работы |
ПК |
07 |
|
Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности |
ПМ |
08 |
|
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск |
ОТ |
09 |
|
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск |
ОД |
10 |
|
Дополнительный отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка работникам, совмещающим работу с обучением |
У |
11 |
|
Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы |
УВ |
12 |
|
Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы |
УД |
13 |
|
Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением новорожденного ребенка) |
Р |
14 |
|
Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет |
ОЖ |
15 |
|
Отпуск без сохранения заработной платы, предоставленный работнику по разрешению работодателя |
ДО |
16 |
|
Отпуск без сохранения заработной платы при условиях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации |
ОЗ |
17 |
|
Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы |
ДБ |
18 |
|
Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом «Т») с назначением пособия согласно законодательству |
Б |
19 |
|
Временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством |
Т |
20 |
|
Сокращенная продолжительность рабочего времени против нормальной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством |
ЛЧ |
21 |
|
Время вынужденного прогула в случае признания увольнения, перевода на другую работу или отстранения от работы незаконными, с восстановлением на прежней работе |
ПВ |
22 |
|
Невыходы на время исполнения государственных или общественных обязанностей согласно законодательству |
Г |
23 |
|
Прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение времени, установленного законодательством) |
ПР |
24 |
|
Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя в случаях, предусмотренных законодательством |
НС |
25 |
|
Выходные дни (еженедельный отпуск) и нерабочие праздничные дни |
В |
26 |
|
Дополнительные выходные дни (оплачиваемые) |
ОВ |
27 |
|
Дополнительные выходные дни (без сохранения заработной платы) |
НВ |
28 |
|
Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законом) |
ЗБ |
29 |
|
Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств) |
НН |
30 |
|
Время простоя по вине работодателя |
РП |
31 |
|
Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника |
НП |
32 |
|
Время простоя по вине работника |
ВП |
33 |
|
Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой (пособием) в соответствии с законодательством |
НО |
34 |
|
Отстранение от работы (недопущение к работе) по причинам, предусмотренным законодательством, без начисления заработной платы |
НБ |
35 |
|
Время приостановки работы в случае задержки выплаты заработной платы |
НЗ |
36 |
Предлагаем посмотреть образец заполнения табеля учёта рабочего времени по форме № Т-13 в 2022 году.
Для государственных организаций актуален пример заполнения табеля учета рабочего времени по форме ОКУД 0504421.
Кто заполняет табель учета рабочего времени
В зависимости от размера компании и количества сотрудников в ней ведение табеля учета рабочего времени работников поручают одному или нескольким сотрудникам, уполномоченным на это. Если ТУРВ по каждому подразделению организации ведется отдельно, то целесообразно при назначении ответственного лица издать приказ, в котором указать должность, фамилию, имя, отчество работника, ответственного за составление документа по каждому структурному подразделению, и лица, замещающего его во время отсутствия.
Покажем образец приказа о назначении ответственного за заполнение табеля.
Выходные и праздничные дни в табеле
Они отражаются в соответствии с производственным календарем, где учитываются все установленные праздничные дни и их переносы в соответствии с постановлениями правительства. Выходные дни для разных категорий сотрудников варьируются в зависимости от установленного для них рабочего графика. Коды учета выходных дней в документе используют разные. Это зависит от того, как организация оплачивает эти дни и на каком основании они предоставляются.
Выходной день в соответствии с графиком сотрудника обозначается буквенным (В) или цифровым (26) кодом. Он не влияет на установленную оплату труда.
Если по инициативе компании сотрудники получают дополнительный выходной, а компания уменьшает на них норму работы в месяц, то работники получают полный оклад, а эти дни не оплачиваются компанией. Для таких дней в табеле предусмотрен буквенный (В) или цифровой (26) код.
Другой случай установления компанией дополнительного выходного — сотрудники уходят на выходной, а компания оплачивает эти дни по среднему. Выходит, что за отработанные дни работники получают зарплату, а за дополнительно оплачиваемые выходные — средний оклад. Для такого случая предусмотрен буквенный (ОВ) или цифровой (27) код.
Срок хранения табеля учета рабочего времени
Это документ по личному составу, касающийся организации труда, для которого ст. 22.1 Закона об архивном деле установлен специальный срок хранения, а именно:
- пять лет со дня окончания года, в котором он составлен, если в табеле учитывалось отработанное время только тех работников, которые трудятся в нормальных условиях труда;
- 50 лет со дня составления ТУРВ, если в нем учитывался труд сотрудников, занятых на вредных или опасных работах.
Учет и налоги
Исходя из указанных в табеле данных, бухгалтерия рассчитывает заработную плату и различные пособия. Эти же данные влияют на уплату налогов. Обратим внимание на основные риски.
При прохождении налоговых проверок, в том числе по налогу на прибыль, компания должна предоставить достоверные данные о количестве отработанных дней и часов каждого сотрудника, чтобы подтвердилась правильность начислений. Если обнаружат нарушения, то сумму налога на прибыль, указанную в отчетах, признают неверной, что повлечет за собой наложение штрафных санкций.
Удерживая НДФЛ с заработка работника, организация, как налоговый агент, должна выяснить, является ли этот человек налоговым резидентом РФ, чтобы использовать при расчете верную налоговую ставку. Табель сможет подтвердить фактическое нахождение сотрудника на территории страны. Особенно должны учитывать эту особенность те работодатели, которые отправляют сотрудников в командировки в Белоруссию или Казахстан, потому что при пересечении этих границ в паспорте гражданина не делают никаких отметок. При возникновении спорной ситуации компания сможет доказать, что применила верную ставку, удержала и начислила НДФЛ в полном размере.