Бланки путевых листов в word или excel

Продолжаю выкладывать печатные формы с кратким описанием первичных и иных документов и их версии в Excel. На очереди путевой лист.  Постановлением 78 Госкомстата РФ от 28.11.1997 г. установлено, что если вы управляете механическим транспортным средством, то вы обязаны иметь при себе путевой лист. В статье привел краткое описание этого документа и ссылку на путевой лист в Excel.

Путевой лист, он же «путевка», на самом деле, довольно важный документ и его необходимо использовать/заполнять всем организациям, использующим автотранспорт в коммерческих целях. Являясь документом первичной отчетности, его можно запросить в ФНС, а в случаях грузовых перевозок путевка не менее важна, чем транспортная накладная,и зачастую они хранятся вместе.

Путевой лист, для чего он нужен?

Жесткие требования к наличию путевого листа предъявляются только к автотранспортным компаниям. При помощи путевого листа вы подтверждаете свои затраты на ГСМ, также он помогает рассчитывать ЗП водителя и прочие затраты на автомобиль или технику. Т.е. без подтверждения путевых листов ФНС вам могут доначислить налог на прибыль (не приняв затраты на транспорт).

Водитель обязан иметь при себе путевой лист при выполнении коммерческой перевозки и по требованию сотрудников полиции передавать его им для проверки. Хотя в КОАП нет прямого указания на путевой лист и нарушения по его оформлению или отсутствию, специалисты часто ссылаются на статью 12.31.1, как связанную с путевой.

Приказ Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152 обязует хранить отработанные путевые листы в течение 5 (пяти) лет.

В путевом листе так же отмечаются данные о медицинском осмотре водителя.

При автоматизации заполнения путевого листа особое внимание нужно уделить данным одометра по уходу и приходу ТС. Ведь на основании пробега рассчитывается расход топлива по норме, а именно расхождения между фактом и нормой — самый частый пример споров сотрудников-водителей и организации.

Какие бывают?

— Форма 3-спец. Для спец. техники

— Форма 4. Для такси

— Форма 4-с. Для грузовых автомобилей на сдельной оплате труда

— Форма 4-п. Для грузовых автомобилей на повременной оплате труда

— Форма 6. Для автобусов

Что должно быть в путевом листе?

В принципе можно скорректировать и создать удобную для организации форму путевого листа, но наличие обязательных полей унифицированной формы нарушать нельзя (не забудьте указать это в учетной политике). А именно — номер документа; ОГРИП и ОГРН владельца авто; дату выдачи; период действия ПЛ; данные о водителе; данные о самом ТС; данные о прохождении технического осмотра перед рейсом. Регламентируются п. 3 Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152.

С 18.01.2017 (Приказ Минтранса № 17) путевка не обязана содержать печать лица. Но проведение предрейсового осмотра необходимо, для этого обязательны к заполнению:

• дата и время проведения предрейсового контроля технического состояния;
• подпись, Ф.И.О. контролера.

Путевой лист в Excel и Word

Все тем же постановлением 78 Госкомстата РФ форма путевого листа стандартизирована. Выше по ссылкам доступны формы путевой лист в Excel в разных вариациях. Если нужен будет Word, пишите, пожалуйста, в комментариях.

Путевка, выписанная на легковой транспорт, относится к документу первичного учета, в котором отображена информация о движении транспорта (ТС), о его пробеге и расходе топлива (ГСМ). Названый бланк является основанием для выплаты шоферу зарплаты и списания ГСМ на протяжении пользования путевым бланком.

В предлагаемой статье будут рассмотрены вопросы правильного оформления путевых документов и какая ответственность налагается на шофера, выехавшего на трассу без выписанной путевки.

Форма путевого листа легкового транспорта

Данная форма разработана Госкомстатом и принята распоряжением № 78 от 28.11.1997 года. Она представляет собой унифицированный шаблон (ф. № 3). С того времени в данную форму законодателем введено множество поправок, изменяющих правила оформления путевых листов. Последние поправки были утверждены Минтрансом в постановлении № 467, от 21.12.2018 года. Данные поправки вступили в действие 1.03.2019 года, о чем свидетельствует приказ № 152, требующий непременного отображения новых реквизитов в путевках.

Установленными поправками утверждены разные образцы путевых листков, для всех видов ТС. В то же время, учреждению предоставлено право разрабатывать собственный образец такого бланка, с непременным соблюдением, при этом, принятых положений. К таковым положениям относится непременное отображение:

1. Наименования бланка «Путевой лист легковой автомашины» или «Путевой лист грузовой автомашины».
2. Номер путевки и дата ее выписки, с отражением времени ее действия. Максимальное время равно одному месяцу.
3. Реквизиты собственника ТС, с отображением ОГРН.
4. Данные о шофере ТС, с отметкой его Ф.И.О. и данных о водительском удостоверении (ВУ).
5. Данные о ТС, с отображением номерных знаков и модели авто.
6. Показания спидометра перед началом рейса и при приезде в исходный пункт. Данные показания необходимо подтверждать подписью и Ф.И.О. механика по выпуску ТС, с записью даты и времени.
7. Дата и время врачебного освидетельствования шофера до начала рейса и после его окончания, с установкой штампа и подписи медсестры, осуществившей медосмотр, и указанием ее Ф.И.О.
8. Отметка о техосмотре (ТО), с занесением даты и времени реализации, а также подписи и Ф.И.О. механика, выполнившего ТО.
9. Путевку, после ее оформления водителем, принимает диспетчер или назначаемое лицо директором автопредприятия.

Путевой лист вручается шоферу диспетчером в одном экземпляре под роспись. Если в автопредприятии имеется печать, то выдаваемая путевка скрепляется нею. После завершения маршрута, водителю нужно заполнить обратную сторону путевого бланка, с описанием всех маршрутов и сжигания топлива на протяжении действия документа и сдать путевой листок в диспетчерскую под роспись.

Виды путевых листов

Как уже отмечалось в предыдущем разделе, постановлением № 467 Минтранса шаблоны путевых бланков утверждены для разных видов ТС. Документы отличаются правилами оформления и разные по содержанию.

Ниже предлагаются таблицы с предоставлением унифицированных шаблонов, предлагаемых для автопредприятий в 2023 году для разных видов ТС.

Таблица 1. Путевые листы легкового транспорта в 2023 году

Таблица 2. Путевые листы грузового и специального транспорта в 2023 году

Таблица 3. Путевые листы для автобусов в 2023 году.

Учреждения и ИП, имеющие на своем балансе ТС обязаны завести следующую учетную документацию:

• Книгу регистрации путевок. Документ утвержден распоряжением Минтранса РФ № 68 от 30.06.2000 года (изменения от 22.09.2003).
• Товарно-транспортные документы (форма Т-1 — утверждена распоряжением Госкомстата РФ № 78 от 28.11.1997 года).
• Книга учета движения путевок (форма 8 — установлена распоряжением Госкомстата РФ № 78 от 28.11.1997 года).

Для какой цели выписываются путевые листы

Юр. лицам и ИП путевые бланки требуются для выполнения следующих задач:

1. Отчетности по расходу ГСМ.
2. Отчетности по общим затратам, относящихся к ТС.
3. Амортизационных начислений на ТС.
4. Обеспечения контроля передвижения ТС.
5. Начисления зарплаты водителям.

Путевка также является документом, подтверждающим законность выезда ТС на маршрут, при остановке работником ГИБДД. При отсутствии путевого листа, водителю выписывается штраф в соответствии со ст. 12.13 КоАП РФ.

Для отчета по заправке ТС к путевому бланку прикрепляются чеки, подтверждающие данное действие, а также пробег на основании показаний спидометра. При заправке ТС по талонам, ведется соответствующая запись.

При подсоединении ТС к On-Line контролю, учет осуществляется данным ПО (Пояснение Минфина № 03-30-06/1/354 от 16.06.2011).

Независимо от принадлежности ТС (автопредприятию или ИП), при выезде его из гаража выписывается путевка, являющаяся первичным документом, в котором ведется первичный учет затрат.

Новые правила при занесении реквизитов в путевые листы

Распоряжением № 17 от 18.01.2017 года, а также распоряжением № 476 от 07.11.2017 года Минтранс установил изменения, которые нужно отображать при заполнении путевок. Учитывая, что путевой бланк относится к бланку строгой регистрации, даже если будет разработан предприятием собственный образец документа, он обязан содержать установленные нормативами обязательные реквизиты.

К обязательным реквизитам, заполняемым на лицевой странице путевого документа, относятся следующие:

1. Период действия путевки. При выдаче путевки на время более одного рабочего дня, требуется записать дату в таком виде (к примеру, 22.07.2019 – 26.07.2019).
2. Номер и серия путевки. Номер записывается уникальный. Серия проставляется обычно при изготовлении бланков в типографии.
3. Реквизиты автопредприятия, с отображением адреса, контактов, кодов по ОКУД и ОКПО.
4. Информация о ТС, с описью модели, марки, гос. знаков. При аренде ТС, отображаются реквизиты контракта об аренде.
5. Данные о водителе, с отображением его Ф.И.О., данных о ВУ, лицензии (если имеется).
6. Маршрут, с отметкой конечного адреса, времени выпуска ТС из гаража и возвращения в исходный пункт.
7. Подпись диспетчера, выписавшего путевку.
8. Подпись механика автопредприятия, с отметкой:

• технического состояния ТС, при выпуске и возвращении в гараж;
• показаний спидометра;
• заправки горючего и его остатка в бензобаке;
• марки горючего;
• расхода ГСМ, с указанием фактического и нормированного сжигания топлива;
• сведения о медосмотре водителя и техосмотре ТС.

Благодаря установленным изменениям при заполнении путевок с 2014 года, автомеханикам вменено в обязанность перед каждым маршрутом заполнять в путевке данные об автовладельце ТС, с отображением ОГРН, а для ИП — ОГРИП. Штамп предприятия на стандартном бланке (ф. № 3) ставить не обязательно.

На основании требований Минтранса, отмеченных в решении № 467 от 21.12.2018 года, путевые бланки, разработанные предприятиями, обязаны содержать все реквизиты согласно утвержденного распоряжения.

Проводимые медосмотры водительского состава, осуществляемые перед выпуском на линию, должны регистрироваться в прошнурованной книге. Потребность в медосмотре водительского состава определяется распоряжением руководителя автопредприятия. Обязательным также является медосмотр водительского состава после возвращения ТС в гараж по завершению работы.

Перед рейсом медработник обязан:

• Выслушать возможные жалобы водителя.
• Осуществить наружный осмотр.
• Проверить температуру, давление и пульс водителя.
• Проверить его алкотестером на алкоголь.
• Выявить употребление психотропных элементов (если таковое имеет место быть).

По результатам проверки медработник выносит заключение и подписывает путевку, с отметкой времени осмотра, разрешая таким образом выезд водителя на линию.

К обязательным реквизитам обратной страницы путевого листа относятся:

• Номер записи по порядку. Каждый рейс необходимо отобразить под неповторяемым номером.
• Код учреждения, заказавшего ТС.
• Маршрут, с отметкой места выпуска на линию и конечного адреса.
• Время выпуска и возвращения ТС.
• В поле «Пройдено» записывается пробег.
• Подпись шофера.

Выписка путевого бланка выполняется в одном экземпляре.

С новыми правилами оформления путевых листов можно ознакомиться, посмотрев видео

(Видео: «Новые правила в порядке оформления путевых листов»)

Изменения в заполнении даты действия путевого бланка

Ранее разрешалось выдавать путевой бланк, как на одну смену, так и на весь месяц. Однако после выхода приказа № 467, с 01.03.2019 года, выдача одной путевки на несколько маршрутов в разные дни работы не разрешается. Согласно новых правил, путевка водителю должна выдаваться перед:

1. Каждым выездом – если продолжительность маршрута превышает рабочую смену.
2. Начальным рейсом – если задание на работу составляет менее смены и шоферу выделяется одно или несколько маршрутов.

Отображать срок действия бланка нужно в зависимости от объема задач:

• Если продолжительность задания в пределах одной рабочей смены, то в графу «срок действия» записывается дата выезда на работу.
• Если же продолжительность задания более одного рабочего дня, то в данной графе отмечается дата начала рейса и дата его окончания.

По завершению работы водитель обязан оформить путевой листок и сдать его диспетчеру под роспись, с дальнейшей передачей бланка в бухгалтерию для обработки.

Как оформить путевой листок легковой автомашины

Инструкция по оформлению путевого бланка легкового авто (ф. № 3) отмечена в распоряжении Минтранса РФ от № 152 18.09.2008 года. Оформлением данных документов занимаются водители с последующей проверкой диспетчерами автопредприятия. На фирмах, с отсутствием диспетчерской службы, оформлением путевки занимается водитель, который управляет ТС или сам директор, если у него нет в штате водителя. При оформлении бланка, пробег ТС требуется записывать на базе данных спидометра.

Об особенностях оформления путевых документов сказано в пояснении Росстата № ИУ-09-22/257 от 03.02.2005 года, в котором отмечено, что на лицевой стороне путевки ставится штамп автопредприятия. В изменениях, принятых в последнее время, сказано, что если путевой листок выписан на стандартном бланке, то можно его на штамповать.

Заполнять показатели приборов нужно, как перед выпуском на линию, так и при возвращении в место стоянки. Заполняются данные датчика топлива, спидометра и прочей аппаратуры.

При заполнении путевок требуется:

• Обеспечить техосмотр автомашины, который должен выполнить автомеханик, после чего расписаться в выданном документе перед выездом ТС.
• Обеспечить проверку здоровья водителя, которую должен выполнить медработник, с указанием даты и времени проверки, и установки подписи и записи, разрешающей выезд ТС на линию.

Порядок оформления путевого листка заключается в следующем:

1. Вверху лицевой страницы бланка слева заносятся:

• Дата выписки путевки.
• Наименование учреждения-владельца ТС.
• Реквизиты шофера.
• Сведения о ТС.
• Время выезда на линию.
• Время возвращения в исходный пункт.
• Запись о медосмотре, с указанием реквизитов медработника.

1. В правом блоке документа заполняется:

• Коды из учредительных документов учреждения.
• Номер документа.
• Показания спидометра.
• Реквизиты автомеханика, осуществляющего техосмотр.
• Вид горючего.
• Объем заправляемого топлива.

1. В нижнем блоке документа отмечается:

• Подпись автомеханика, удостоверяющего исправность авто.
• Подпись водителя.

О том, как грамотно заполнить путевой листок, посмотрите видео

(Видео: «Как правильно заполнить путевой лист»)

Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля

Как заполнять путевку легкового транспорта, обязан знать любой водитель, эксплуатирующий такой вид ТС в служебном порядке. Данный документ относится к первичному и его необходимо заполнять, как для собственного, так и для ТС, находящегося в аренде. При этом автопредприятия, предоставляющие услуги по перевозке товаров или населения, должны пользоваться унифицированными формами таких бланков.

Ниже предлагается пример заполнения бланка ф. № 3.

Лицевая часть

Обратная страница

Скачать образец

• В формате Word
• В формате excel

Правила хранения

Хранение обработанных путевых листов регламентируется решением Минтранса РФ № 152 от 18.09. 2008 года и составляет не меньше 5-ти лет.

Отвечает за хранение документов:

• Руководитель предприятия.
• Должностные лица, несущие ответственность за эксплуатацию ТС.

Ответственность за отсутствие путевого листа

Нормативами РФ выезд на легковом транспорте без путевого бланка запрещается. За езду без путевки водителю налагается административный штраф. В редких случаях можно отделаться предупреждением. Также, водитель может быть наказан за неверно заполненный путевой бланк.

Проверку путевых бланков имеют право осуществлять:

1. Служащие ГИБДД.
2. Служащие ФНС.
3. Сотрудники ГИТ.

При неправильно оформленной путевке может выписываться штраф до 200 рублей за каждый бланк (ст.12.13 КоАП).

Нормативами РФ установлены размеры штрафов:

1. За отсутствие путевки у водителя — 500 рублей или накладывается предупреждение.
2. За отсутствие путевки у должностного лица компании — 20 000 рублей.
3. Для компании такой штраф может достичь до 100 000 рублей.
4. В ряде ситуаций могут налагаться сразу все штрафы.
5. Штраф за передвижение без путевого документа для ИП может равняться до 100 000 рублей.

Путевой лист легкового автомобиля – документ, который ежедневно оформляется водителем для учета движения транспортного средства организации. Он необходим для отслеживания маршрута движения машины, учета расходов на обслуживание транспорта и закупку ГСМ, расчета зарплаты водителя. Для заполнения путевого листа используется форма 3 образца 2020 гг.

Бланк путевого листа легкового автомобиля 2021 года

Предлагаем бесплатно скачать новую форму 3 для акта путевого листа легкового автомобиля, действительную в 2020 гг.

Кто заполняет бланк

Путевой лист заполняет диспетчер или другое уполномоченное лицо предприятия. Водитель заполнять путевой лист не имеет права — он только расписывается при выезде и после возвращения авто.

ИП заполняет путевой лист самостоятельно.

Как заполнить путевой лист легкового автомобиля?

В путевой лист по форме 3 вносятся следующие сведения:

• Дата и номер составления документа
• Информация об организации: наименование, адрес, телефон, факс, коды по ОКУД и ОКПО.
• Информация об автомобиле: марка, модель, государственный регистрационный номер, гаражный номер.
• Информация о водителе: ФИО, табельный номер, номер воительского удостоверения, категория, тип лицензионной карточки.
• Задание водителю с указанием мест и времени отбытия и прибытия.
• Информация об исправности автомобиля в момент выезда и сдачи в гараж с подписью механика.
• Информация о выдаче и расходе горючего с подписью механика.

Новые бланки

В новых бланках добавлена информация о предрейсовом контроле (точном времени и дате его проведения). Данную строку обязательно заполнять всем ТС, для которых такой контроль предусмотрен законодательством.

Образец заполнения формы 3 для путевого листа легкового автомобиля

Правильно оформить путевой лист легкового автомобиля по форме 3 2020 гг. вам помогут образы заполненных бланков, которые представлены для бесплатного скачивания в разных форматах.

Изменения в сроках выдачи-заверения-внесения данных одометра с 2019 г.

Последние изменения связаны с Приказом Минтранса РФ от 21.12.2018 № 467, вступившим в силу 1 марта 2019 г. Теперь показания одометра необходимо вносить не только при выезде из гаража и возвращении в него, но и покидая любую парковку, выбранную для стоянки ТС после рейса, а также по завершению смены или рабочего дня водителя.

При этом показания заверяются только подписями ответственных лиц, без штампов.

Можно ли обойтись без бланка

Бланки путевых листов утверждены постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Но использовать типовые бланки необязательно. Владелец предприятия может сам выбрать бланк для путевого листа или взять готовую форму и дополнить ее нужными ему реквизитами. При этом обязательные реквизиты убирать нельзя.

Сколько хранить

Хранить путевые листы следует не менее 5 лет. Исключение составляют листы, служащие единственным доказательством работы сотрудника во вредных или опасных условиях, — они хранятся 75 лет.

По желанию руководства компании срок можно продлить. Кроме того, из приказа Росархива РФ от 20.12.2019 № 236 выходит, что при отсутствии проверки или ревизии контролирующим органом в течение 5 лет, срок хранения стоит продлить до проверки.

Как упростить работу

Процесс заполнения путевых листов можно автоматизировать с помощью специальных компьютерных программ. Это экономит время и помогает избегать ошибок.

Путевые листы легкового, грузового, международного транспорта

Для разных видов транспорта используют разные формы путевых листов.

• Для легковых авто: формы 3 и ПЛ-1 (для ИП).
• Для грузовых авто: формы 4-П, 4-С, ПГ-1 (для ИП) и 4-М (международные поездки).

Если вы часто оформляете путевые листы и выписываете другие документы, зарегистрируйтесь в сервисе КУБ. Он позволяет заполнять документацию в автоматическом режиме и отправлять ее контрагентам по e–mail.

узнайте больше про куб сейчас

почему куб удобнее

Загрузка…