Формирование спецификации на поставку товара происходит только после заключения договора поставки. Документ не является самостоятельным, а служит приложением к договору, являясь его неотъемлемой частью. Спецификации имеют довольно широкое распространение (особенно в торговых компаниях), даже несмотря на то, что они не являются обязательными к применению.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк спецификации на поставку товара .docСкачать образец спецификации на поставку товара .doc
Зачем нужна спецификация
Любой договор, в том числе и договор поставки, включает в себя ряд определенных данных:
- наименование субъектов, между которыми он заключается;
- объект договора (т.е. обозначается поставка каких-то конкретных товаров или материалов);
- стоимость;
- условия по которым он должен исполняться;
- права, обязанности и ответственность сторон за его нарушение.
Как правило, договоры стандартны и в них не всегда прописываются конкретные наименования продукции, что чаще всего связано с тем, что ее объем может быть достаточно внушительным. И здесь на помощь приходит специальное приложение к договору – спецификация.
Спецификация также составляется в письменном виде и дает полное представление о перечне товаров или материалов, их единице измерении, количестве, сортности, виде, назначении, а также прочих характеристиках и особенностях.
Наиболее актуальна спецификация, когда речь идет о договоре длительного периода действия, на основании которого товарно-материальные ценности будут поставляться от поставщика к потребителю не один раз.
Сколько спецификаций может быть к одному договору
Количество спецификаций к одному договору поставки ничем не ограничивается.
На каждую партию товара может составляться отдельный документ. Каждый раз, после подписания его сторонами, он становится еще одной неотъемлемой частью основного договора.
Кто формирует спецификацию
Непосредственная обязанность по составлению документа лежит на работнике предприятия, которое является поставщиком – это может быть менеджер/руководитель отдела, в ведении которого находится договор поставки, юрисконсульт или другой сотрудник. Главное условие, чтобы этот человек знал все тонкости основного документа, имел точные сведения о поставке и знал, как правильно оформить спецификацию.
Как составить спецификацию, образец
На сегодня нет унифицированной формы спецификации, так что сотрудники организаций и предприятий могут составлять ее в произвольной форме или, если в компании есть разработанный и утвержденный шаблон документа – по его образцу. Главное, соблюсти всего два основных условия: по своей структуре она должна отвечать некоторым стандартам делопроизводства, а по содержанию – включать в себя ряд определенных данных.
В «шапку» спецификации следует внести:
- номер и дату заключения договора, к которому она является приложением;
- номер спецификации, как приложения;
- обозначить название документа.
Вторая часть бланка является основной. Выглядит она практически всегда в виде таблицы, куда включаются следующие сведения:
- наименование товаров или материалов;
- единица их измерения;
- количество;
- цена за штуку;
- общая стоимость.
При необходимости таблицу можно дополнить и другими дополнительными данными.
Затем под таблицей не лишним будет вписать условия оплаты продукции по данной спецификации (они могут соответствовать условиям договора, а могут быть измененными – в зависимости от обстоятельств).
На что обратить внимание при оформлении спецификации
Спецификацию можно оформлять на фирменном бланке организации или же на простом чистом листе бумаги любого удобного формата, причем как в рукописном виде, так и напечатав ее на компьютере.
Только одно условие требуется соблюдать неукоснительно: бланк должен содержать подпись руководителя компании-поставщика или его ответственного представителя, а также подпись сотрудника организации – потребителя.
При этом, их автографы должны быть только «живыми» — использование факсимильных подписей, т.е. отпечатанных каким-либо методом не разрешается, за исключением ситуаций, когда договор заключается «удаленно, а предприятия имеют официально зарегистрированные электронные цифровые подписи.
Заверять спецификацию с помощью печатей, сейчас строгой необходимости нет — проштамповывать ее нужно только в том случае, если применение штемпельных изделий прописано в нормативно-правовых актах организаций.
Спецификация оформляется в количестве двух идентичных по тексту и равнозначных по праву экземплярах – по одному для каждой заинтересованной стороны. После формирования и визирования информация о документе вносится в специальный журнал учета договоров.
Можно ли вносить изменения
К спецификации по закону применяются те же нормы и требования, которые устанавливаются к договорам (поскольку они являются их частью).
Это значит, что при необходимости, на любом этапе, готовую спецификацию при взаимном согласии сторон можно отредактировать. Допускается также расторгать ранее составленные и завизированные спецификации и формировать новые.
Как, где и сколько времени хранить документ
Спецификация весь период актуальности должна лежать в отдельной папке, вместе с договором, неотъемлемым приложением к которому она является. Срок хранения документа определяется либо законодательством РФ, либо локальными актами фирмы.
Как передать спецификацию партнеру
Способ передачи спецификаций устанавливается обычно такой же, какой используется для договоров:
- через обычную Почту России заказным письмом с уведомлением о вручении;
- через курьерскую службу;
- если организации имеют электронную цифровую подпись – через электронные средства связи;
- в некоторых случаях, когда условия договора это допускают, документ можно передать и через факс.
Спецификация на поставку товара
⏬Спецификация на поставку товара — документ доступен для скачивания с нашего сайта. Воспользуйтесь прямыми ссылками для загрузки. Скачайте пример заполнения и пустой бланк в форматах для открытия в программах Word и Excel. Распечатайте и заполните правильный образец документа. Во избежании ошибок используйте инструкцию по заполнению.
Размер файла: 41 Kb. Скачиваний: 100820. Формат документа: doc
Спецификация не является самостоятельной единицей, а существует как неотделимое приложение к контракту. Однако, это удобная форма отчетности, за что она широко распространена в бухгалтерском деле торговых организаций. Договор заключают на общих основаниях, регулируют длительное сотрудничество в длительной перспективе. Спецификация регламентирует каждую поставку отдельно.
В тексте документа указывают количество и тип предметов, их особенности и примечания к отгрузке. Законодательство РФ не ограничивает количество таких приложений к контракту. Кроме того, она не имеет устойчивой формы. В таблицу добавляют необходимые столбцы или удаляют лишнее.
Скачайте файл с таблицей с сайта. Ее заполняет поставщик. Скорректируйте ее параметры, которые важны для вашего сотрудничества. Далее сохраните этот формат для каждой отгрузки.
Интересные материалы по теме:
- Соглашение о замене стороны в договоре — образец 2019
- Решение учредителя о смене директора ООО
- Расходная накладная — скачать бланк образец на 2019 год
С 1 января 2013 года в связи со вступлением в силу Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы) (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012).
Применяется — с 1 января 1999 года
Утверждена — Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 N 132
Скачать форму спецификации (Унифицированная форма N ТОРГ-10):
— в MS-Excel
Материалы по заполнению спецификации (Унифицированная форма N ТОРГ-10):
— Постановление Госкомстата РФ от 25.12.1998 N 132
— Статья: Документооборот и первичные документы в бухгалтерском учете (Семенихин В.В.) («Московская финансово-промышленная академия», 2012)
— Статья: Тематический выпуск: Первичные учетные документы (порядок применения, комментарии официальных органов, арбитражная практика) (часть I) (Смирнов Д.А., Митрофанова И.А., Каратаева Г.Е., Проняева Л.И., Васильева М.В.) («Налоги и финансовое право», 2008, N 2)
— Статья: Документы при хранении и отпуске товаров (Елина И.А.) («Главбух». Приложение «Учет в торговле», 2005, N 2)
— Статья: Бухучет в оптовой и розничной торговле (Агафонова М.Н.) («Бератор-Пресс», 2003)
—————————————-
Не всю информацию можно изложить в самом договоре поставки товара, да это и не нужно. Законодательство разрешает изготавливать приложения к договору.
Данные документы будут являться неотъемлемой частью самого договора и будут иметь такую же юридическую силу как основное соглашение.
Однако, необходимо знать, что приложения, отдельно от договора не используются, более того могут быть признаны недействительными.
Правила составления спецификации
Одним из таких приложений может являться спецификация к договору поставки, образец данного документа размещен в конце этой страницы. Такой документ составляется в письменной форме и прилагается к каждому экземпляру договора. Законодательством не запрещается составление спецификации в ином, нежели письменном, виде.
К таким видам могут относиться:
- электронные письма,
- телеграфные сообщения,
- телефонные переговоры,
- факсимильные сообщения и т.д.
Используя альтернативные средства связи, необходимо помнить о том, что в случае возникновения претензий у сторон по исполнению договора поставки товара, им придется доказывать, что информация, изложенная в спецификации была передана контрагенту, а последний ее принял к исполнению. По этому, по возможности, старайтесь всегда дублировать информацию с помощью испробованной временем письменной корреспонденции.
Какие виды документа могут быть
Договорами могут предусматриваться специальные формы, бланки спецификации к договору поставки. В случае их утверждения сторонами в письменном документе, соблюдение формата обязательно для всех участников сделки.
Поставка товара в рамках договора может иметь как одноразовый характер, так и систематический (многоразовый). В случае неоднократных поставок, спецификация может постоянно меняться в зависимости от коньюктуры и других обстоятельств.
Основные характеристики текущей поставки
- номенклатура,
- цена,
- сроки,
- количество,
- гарантии и т.д.,
должны каждый раз предварительно утверждаться контрагентами.
При необходимости, к спецификации могут прилагаться образцы поставляемого товара, или его составляющих. Например, для поставки внутридомовых дверей, сторонами заранее может утверждаться цвет, с приложением образцов колеровки.
В спецификации целесообразно указать следующую информацию
- Реквизиты контрагентов и их полномочных представителей.
- Дата составления документа и сроки поставки товара.
- Технические характеристики объектов поставки.
- Сроки, цена, количество и качество, принадлежности (технические паспорта, сертификаты, гарантии и т.д.) и другие существенные условия.
Документ подписывают представители сторон и скрепляют их своими печатями. В случае представительства на основании доверенности, рекомендуется оригиналы доверенностей прикладывать к спецификациям.
В настоящее время, все большее распространение получает торговля по Интернету. В случае поставки товаров с помощью глобальной сети, практикуется составление спецификации в электронном виде.
В некоторых случаях, для заключения договора и согласования спецификации используются правила публичной оферты. В таком случае, доказательством согласования всех условий будет являться распечатка электронного документа и факт оплаты товара.
Приложение № 45
к Договору № 345/990/АПР
от 14 сентября 2014 года
Спецификация
Примечание: в графе «Материалы» указывается наименование, цвет, фактура и иные показатели материалов.
Условия поставки:
Условия оплаты: оплата производится в два этапа:
-
Первый этап:авансовый платеж в размере 37,9 % стоимости материалов, в срок не позднее 3 (трех) банковских дней со дня выставления счета Продавцом;
и т.д…
Полный образец спецификации на поставку товара размещен в прикрепленном файле.
Спецификация к договору поставки — это приложение к контракту, в котором конкретизируются основные условия сделки. Этот документ часто используется и является одной из основных форм делового документооборота, поэтому он должен быть корректно составлен и содержать все необходимые условия.
Когда заключается договор
Купля-продажа товара, оказание услуг, выполнение работ — основные операции, характерные для предпринимательской деятельности. Любая сделка требует оформления договорных обязательств. Гражданский кодекс РФ допускает заключение контракта в устной форме, если письменная форма не установлена как обязательная (статьи 158 и 434 ГК РФ). Письменная форма договорных обязательств является предпочтительной, поскольку позволяет согласовать условия, удовлетворяющие обе стороны сделки. Условия подробно формулируют в приложении или в тексте контракта. Договор является заключенным в том случае, если в нем согласованы все существенные стороны:
- стороны сделки (например, поставщик и покупатель);
- предмет договорных обязательств;
- сроки (передачи товара покупателю, оказания услуг выполнения работ) и др.
Статья 429.1 ГК РФ допускает заключение рамочного контракта. В нем согласовываются общие условия, которые в дальнейшем конкретизируются путем заключения приложений. Рамочные договорные обязательства согласовываются на длительный период времени. Они удобны, если предполагается длительное сотрудничество, например:
- партионные поставки, по которым точное наименование товаров устанавливается позднее либо перечень товаров очень велик;
- оказание ряда типовых услуг, конкретный перечень которых устанавливается только в момент их оказания.
Бесплатно составьте любое соглашение с помощью специального конструктора договоров от КонсультантПлюс.
Как заполнить спецификацию, уточняющую условия контракта
Вначале определим, что такое спецификация к договору поставки, — это приложение к рамочному контракту. Оно является его неотъемлемой частью и хранится вместе с основным документом. В этом приложении конкретизируются предмет сделки, цена поставляемой продукции, стоимость оказываемых услуг. Допускается включение в него уточнения сроков и условий поставки.
Поскольку форма спецификации к договору поставки не установлена законодательно, составить ее разрешено в произвольном виде. Но необходимо соблюдение правил, установленных деловым документооборотом.
Шаблон документа:
Приложение
к договору № _____ от _____________
СПЕЦИФИКАЦИЯ № ______
|
г._________________ |
«____»___________20__ |
|
№ п/п |
Наименование товара |
Кол-во |
Цена (без НДС), руб. |
Сумма (без НДС), руб. |
НДС, руб. |
Сумма (с НДС), руб. |
|
Итого |
|
Поставщик ООО «Продавец» Генеральный директор _____________________ М.П. |
Покупатель ООО «Покупатель» Генеральный директор _____________________ М.П. |
А это инструкция, как оформить спецификацию к договору поставки или купли-продажи:
1. Необходима ссылка на контракт, к которому заключено приложение.
2. Указывается номер и дата составления документа.
3. Перечисляются товары, работы, услуги и их стоимость.
4. Приложение обязательно подписывается уполномоченными представителями обеих сторон.
Кто составляет и заполняет форму
Обязанность по составлению документа лежит на поставщике (исполнителе). Внутри компании необходимо закрепить обязанность оформления за ответственным сотрудником. Обычно это менеджер по продажам.
При частом использовании целесообразно разработать типовой бланк спецификации и применять его в деятельности. Это позволит избежать ошибок при оформлении.
После составления форма подписывается ответственным лицом компании и направляется для согласования второй стороне сделки.
Образцы для отдельных видов договорных обязательств
Поставка
При составлении приложения к поставочному контракту в нем необходимо в табличной части указать:
- точное наименование каждого товара;
- количество поставляемого товара каждого вида;
- цену за единицу без НДС;
- стоимость без НДС и с НДС;
- сумму налога на добавленную стоимость;
- итоговую стоимость партии.
Образец для поставки
Оказание услуг
Здесь особенностью является обязательное указание сроков исполнения, поскольку для услуги это одно из основных условий сделки.
Образец для оказания услуг
При отсутствии НДС
Если поставщик (исполнитель) не является плательщиком НДС, это обязательно отразите при составлении документа и укажите причину, почему продукция (работы, услуги) НДС не облагается.
Пример спецификации к договору без НДС
Как вносить изменения
Любое приложение является неотъемлемой частью контракта. На порядок внесения изменений к нему распространяются общие правила. В любой момент условия сделки пересматриваются по соглашению сторон. Возможна полная отмена ранее заключенного приложения. Либо принятие его в новой редакции. Оформляются такие изменения путем заключения дополнительных соглашений.
Котова Алла Николаевна
Главный бухгалтер
В 2003 году закончила ВЗФЭИ по специальности Финансовый менеджмент факультета Финансы и кредит. С 2008 года работаю в должности главного бухгалтера. Являюсь обладателем сертификата ДипИФР-Рус.
Все статьи автора