Коносамент — документ, выдаваемый перевозчиком грузоотправителю в удостоверение принятия груза к перевозке морским транспортом с обязательством доставить груз в порт назначения и выдать его законному держателю коносамента. Коносамент является одним из основных документов, применяемых при таможенном оформлении и таможенном контроле товаров, перемещаемых морским транспортом. Коносамент удостоверяет право собственности на отгруженный товар.
Коносамент — (франц. connaissement), документ, содержащий условия договора морской перевозки. Наиболее распространён во внешней торговле. Выдаётся перевозчиком отправителю после приёма груза к перевозке, служит доказательством приёма груза и удостоверяет факт заключения договора. Коносамент является товарораспорядительным документом, предоставляющим его держателю право распоряжения грузом. Коносамент могут быть: именными, в них указывается определённый получатель, передача их осуществляется при помощи передаточной надписи — индоссамента или в иной форме с соблюдением правил, установленных для передачи долгового требования: ордерными (выдаются «приказу» отправителя или получателя), передача их также осуществляется посредством передаточной надписи; на предъявителя (передаётся посредством фактического вручения новому держателю К.).
В РФ порядок составления коносамента и его необходимые реквизиты установлены Кодексом торгового мореплавания РФ.
Коносамент — bill of lading — выполняет три основные функции:
- Является официальной квитанцией судовладельца (перевозчика), подтверждающей, что товары, которые предположительно находятся в указанном виде, количестве и состоянии, отправлены в указанное место назначения на конкретном судне или, по крайней мере, получены под охрану судовладельца для цели отправки.
- Удостоверяет заключение договора морской перевозки, который фактически заключается до подписания коносамента, и повторяет в деталях его содержание.
- Является товарораспорядительным документом на товары, позволяющим покупателю распорядиться ими путем передаточной надписи и предоставления коносамента. Таким образом, коносамент предоставляет право собственности на товары.
Согласно ст. 144 Кодекс торгового мореплавания РФ (КТМ РФ) от 30.04.1999 N 81-ФЗ в коносаменте указываются:
- Наименование перевозчика и место его нахождения;
- Наименование порта погрузки согласно договору морской перевозки груза и дата приема груза перевозчиком в порту погрузки;
- Наименование отправителя и место его нахождения;
- Наименование порта выгрузки согласно договору морской перевозки груза;
- Наименование получателя, если он указан отправителем;
- Наименование груза, необходимые для идентификации груза основные марки, указание в соответствующих случаях на опасный характер или особые свойства груза, число мест или предметов и масса груза или обозначенное иным образом его количество. При этом все данные указываются так, как они представлены отправителем;
- Внешнее состояние груза и его упаковки;
- Фрахт в размере, подлежащем уплате получателем, или иное указание на то, что фрахт должен уплачиваться им;
- Время и место выдачи коносамента;
- Число оригиналов коносамента, если их больше чем один;
- Подпись перевозчика или действующего от его имени лица.
По соглашению сторон в коносамент могут быть включены иные данные и оговорки. Коносамент, подписанный капитаном судна, считается подписанным от имени перевозчика.
После того как груз погружен на борт судна, перевозчик по требованию отправителя выдает ему бортовой коносамент, в котором в дополнение к данным, должно быть указано, что груз находится на борту определенного судна или судов, а также должны быть указаны дата погрузки груза или даты погрузки груза.
В случае, если перевозчик до погрузки груза на борт судна выдал отправителю коносамент на принятый для перевозки груз или иной относящийся к данному грузу товарораспорядительный документ, отправитель должен по просьбе перевозчика возвратить такой документ в обмен на бортовой коносамент.
Перевозчик может удовлетворить требования отправителя к бортовому коносаменту посредством дополнения любого ранее выданного документа при условии, если дополненный таким образом документ включает в себя все данные, которые должны содержаться в бортовом коносаменте.
В случае, если в коносаменте содержатся данные, которые касаются наименования груза, его основных марок, числа мест или предметов, массы или количества груза и в отношении которых перевозчик или выдающее коносамент от его имени другое лицо знают или имеют достаточные основания считать, что такие данные не соответствуют фактически принятому грузу или погруженному грузу при выдаче бортового коносамента либо у перевозчика или другого такого лица не было разумной возможности проверить указанные данные, перевозчик или другое такое лицо должны внести в коносамент оговорку, конкретно указывающую на неточности, основания для предположений или отсутствие разумной возможности проверки указанных данных.
В случае, если перевозчик или другое выдающее коносамент от его имени лицо не указывает в коносаменте внешнее состояние груза, считается, что в коносаменте указано хорошее внешнее состояние груза.
За исключением данных, в отношении которых внесена оговорка, допустимая в соответствии с пунктом 1 настоящей статьи, коносамент удостоверяет, если не доказано иное, прием перевозчиком груза для перевозки, как он описан в коносаменте. Доказывание перевозчиком иного не допускается, если коносамент передан третьему лицу, которое, исходя из содержащегося в коносаменте описания груза, действовало добросовестно.
Коносамент может быть выдан на имя определенного получателя (именной коносамент), приказу отправителя или получателя (ордерный коносамент) либо на предъявителя. Ордерный коносамент, не содержащий указания о его выдаче приказу отправителя или получателя, считается выданным приказу отправителя.
По желанию отправителя ему может быть выдано несколько экземпляров (оригиналов) коносамента, причем в каждом из них отмечается число имеющихся оригиналов коносамента. После выдачи груза на основании первого из предъявленных оригиналов коносамента остальные его оригиналы теряют силу.
Коносамент передается с соблюдением следующих правил:
- именной коносамент может передаваться по именным передаточным надписям или в иной форме в соответствии с правилами, установленными для уступки требования;
- ордерный коносамент может передаваться по именным или бланковым передаточным надписям;
- коносамент на предъявителя может передаваться посредством простого вручения.
Отправитель имеет право распоряжаться грузом до выдачи его получателю либо передачи такого права получателю или третьему лицу. При передаче права распоряжения грузом получателю или третьему лицу отправитель обязан уведомить перевозчика об этом.
Отправитель имеет право потребовать обратной выдачи груза в месте отправления до отхода судна, выдачи груза в промежуточном порту или выдачи его не тому получателю, который указан в перевозочном документе, при условии предъявления всех выданных отправителю оригиналов коносамента или предоставления соответствующего обеспечения и с соблюдением правил, установленных статьями 155 и 156 КТМ РФ.
Применяются следующие виды коносаментов:
- Бортовой коносамент (shipped). Когда судовладелец выдает бортовой коносамент, он признает, что груз погружен на борт судна.
- Коносамент для погрузки на борт судна (received for shipment).
- Чистый коносамент (clean bill of lading )
- Коносамент с оговоркой (claused)
- Оборотный коносамент (negotiable). Коносамент
- Именной коносамент
- Коносамент на предъявителя
- Линейный пароходный коносамент
- Чартерный (фрахтовый) коносамент
- Сквозной коносамент (through bill of lading)
Обычно коносамент — это типографским способом отпечатанный бланк, в который на пишущей машинке или на принтере вносятся вышеуказанные сведения. На обороте коносамента приводятся условия договора морской перевозки. Крупные судоходные компании имеют свои фирменные бланки.
Поскольку коносамент является товарораспорядительным документом и обладание им согласно торговому обычаю во многих отношениях эквивалентно обладанию товарами, вручение коносамента обычно влечет те же последствия, что и вручение самих товаров.
Как правило, изготавливается три и более экземпляров коносамента с тем же содержанием и датой: для грузоотправителя или его экспедитора, для грузополучателя и для грузовладельца. Все экземпляры коносамента, составляющие так называемый полный комплект, являются оригиналами и на них ставится штамп «Оригинал». В некоторых случаях обозначается порядковый номер оригинала. Товарораспорядительным документом является обычно только один (первый) из оригиналов коносамента. Копии коносамента имеют штамп «Копия» или печатаются на бланках, отличного от оригинала цвета.
Если по одному из экземпляров коносамента товары выданы, то остальные теряют силу.
Только лицо, обладающее коносаментом, вправе претендовать на передачу ему товаров перевозчиком. Перевозчик не будет нести ответственности за неправильную доставку товаров, если вручит товары держателю первого оригинала коносамента, который ему представлен (при условии, что перевозчик не осведомлен о незаконности владения коносаментом). И даже истинный владелец не вправе претендовать на товары, если он не может предъявить коносамент.
По способу передачи права собственности на товары при помощи коносамента коносаменты различают на следующие виды.
Именной коносамент (straight bill of lading) — выписанный на определенного получателя с указанием его наименования и адреса. Он может передаваться по именным передаточным надписям или в иной форме с соблюдением правил, установленных для передачи долгового требования. По такому коносаменту груз в порту назначения выдается получателю, указанному в коносаменте, или лицу, которому коносамент был передан в указанном порядке.
Ордерный коносамент (to-order bill of lading) — содержащий указание «приказу отправителя» или «приказу получателя». Он предполагает, что отправитель или получатель могут передать свои права третьему лицу путем проставления на коносаменте передаточной надписи (индоссамента) и вручения его этому лицу. В порту назначения по ордерному коносаменту груз будет выдан отправителю или получателю в зависимости от того чьему приказу он выдан, а при наличии в нем передаточных надписей (bill of lading made out to order and endorsed in blank) — лицу, указанному в последней из непрерывного ряда передаточных надписей, или предъявителю коносамента с последней бланковой надписью.
Коносамент на предъявителя (bearer bill of lading) — предполагает, что товар в порту назначения передается любому лицу — предъявителю коносамента. Такой коносамент передается путем простого вручения.
Коносаменты ордерные и на предъявителя являются оборотными (negotiable bill of lading). Благодаря оборотности они выполняют свою основную функцию — дают их держателю возможность распоряжаться товарами, пока они находятся в пути или заложить коносамент в банк до прибытия товара. Коносамент становится оборотным лишь в том случае, если он был таким оформлен.
Если грузоотправитель намеревается получить оборотный коносамент, он указывает в коносаменте: «приказу имярек». Грузоотправитель, который желает получить необоротный коносамент, термин «приказу» не вписывает, а в соответствующем поле коносамента указывает получателя груза.
Оборотные коносаменты предпочтительнее в некоторых видах международной торговли, т.к. благодаря тому, что коносамент является оборотным, груз тоже фактически становится оборотным. Оборотная форма коносаментов обычно применяется при торговле зерном, нефтью и т.п. товаров, где коносаменты на товары в пути продаются и покупаются по цепочке договоров с оговоркой, по которым посредники не принимают товары и только последний покупатель физически получает товары с судна по его прибытии. Как уже сказано выше, оборотные коносаменты используются и в случаях, когда покупатель намеревается или предполагает заложить коносаменты как дополнительное обеспечение в банк до прибытия товаров.
Однако, на практике чаще применяются необоротные коносаменты (non-negotiable bill of lading), применение которых предполагает, что получатель сам примет товары по прибытии судна. Даже необоротный коносамент действует как товарораспорядительный документ, т.к. только указанный в нем получатель вправе требовать выдачи товаров судовладельцем (если предъявит коносамент).
В зависимости от наличия оговорок о наличии у перевозчика претензий к количеству и качеству принятого к перевозке груза или его упаковки различают коносаменты «чистые» (clean bill of lading) и «с оговорками» (claused).
«Чистые» коносаменты не содержат дополнительных оговорок или пометок, прямо констатирующих дефектное состояние товара и/или упаковки. Оговорка, не относящаяся к состоянию товаров при погрузке, но затрагивающая их дальнейшую судьбу и состояние при разгрузке, не делает коносамент коносаментом с оговорками.
Представление «чистого» коносамента является обязательным условием многих сделок в международной торговле. Банк может не принять коносамент с оговорками (пометками), если только в аккредитиве точно не указывается, какие из них допускаются.
В международной практике «чистый» коносамент часто выдается перевозчиком грузоотправителю в обмен на гарантийное письмо последнего. В международной практике различают также коносаменты бортовые (shipped on board bill of lading) и на принятый для погрузки груз (received for shipment). Если товары не перевозятся в контейнерах, коносаменты обычно являются бортовыми. На бортовых коносаментах указывается: «погружен в хорошем состоянии (кем) на борт теплохода (название)»; на коносаментах для отгрузки: «получен в хорошем состоянии от (кого) для отгрузки на борт теплохода (название)». Когда судовладелец выдает бортовой коносамент, он подтверждает, что груз погружен на борт судна. Если же он выдает коносамент для погрузки на борт судна, он лишь подтверждает, что товары доставлены под его охрану. Коносамент такого типа обычно используется, если товары подготовлены к отправке в контейнерах на заводе, на складе экспортера или на контейнерном терминале вне порта (например, на железнодорожной станции).
Коносаменты различаются также в зависимости от особенностей перевозки.
Рейсовый (линейный) коносамент (liner bill of lading) — применяется при перевозках товаров на судах, совершающих рейсы по расписанию, для которых в порту назначения имеется зарезервированный причал. Это коносамент для линейных, а не трамповых перевозок, когда судно не имеет постоянного маршрута и расписания рейсов.
Чартерный (фрахтовый) коносамент (chartered bill of lading) применяется в трамповых (нерегулярных) перевозках. Чартер или чартер-партия (charter, charter-party) — это договор на перевозку груза трамповым судном. Сторонами в чартерном договоре являются фрахтователь (грузоотправитель или его представитель) и фрахтовщик (перевозчик или его представитель).
Фрахтователь может заключить договор на перевозку товаров с третьим лицом. Коносамент, оформленный для такой перевозки, должен содержать указание «по чартер-партии», а договор на перевозку — ссылку на контракт о найме данного судна. Линейный коносамент содержит все существенные условия договора перевозки и третье лицо (например, индоссат или иной держатель коносамента) имеет возможность узнать о них из самого коносамента. В чартерном коносаменте инкорпорируются путем ссылки отдельные из условий чартер-партии с тем, чтобы они могли иметь эффект для грузополучателя или индоссата коносамента.
Главное различие между линейными и чартерными коносаментами состоит в том, что банки, как правило, если только не имеют противоположных инструкций, отказываются акцептовать чартерный коносамент как действительное предложение по аккредитиву. Т.е., если иное не предусмотрено в аккредитиве, банки отклоняют документ, в котором указано, что он выставлен на условиях чартер-партии.
Коносаменты могут также быть прямыми и сквозными.
Прямые коносаменты применяются при перевозках от порта до порта.
Сквозные коносаменты (through bill of lading) используются, если морская перевозка составляет только часть общей перевозки и товары должны перевозиться разными наземными и морскими перевозчиками. В этом случае отправителю обычно удобнее получить сквозной коносамент, чем заключать договоры с несколькими перевозчиками, которые должны перевозить груз на последующих стадиях перевозки. Сквозные коносаменты применяются также, когда сама морская перевозка разделена на отдельные стадии, которые осуществляют разные судовладельцы путем перегрузки. Сквозной коносамент типичен для современных контейнерных перевозок, когда товары перевозятся от места погрузки до места назначения в одних и тех же контейнерах, но на различных видах транспорта. Грузоотправитель заключает договор перевозки только с перевозчиком, который сквозной подписывает коносамент. Перевозчик (экспедитор) организует перегрузки с последующими перевозками. Товары считаются доставленными только последним из перевозчиков после передачи одной оригинальной части сквозного коносамента, которая подлежит передаче грузополучателю.
Если судоходная компания осуществляет комбинированные перевозки, она может выдать специальный контейнерный коносамент, который подпадает под действие правил Гаага-Висби. Все контейнерные коносаменты обычно являются не бортовыми (shipped on board), а погрузочными (received for shipment). Это связано с тем, что они зачастую принимаются к перевозке на контейнерных станциях вне порта. На обороте контейнерного коносамента указаны условия договора перевозки.
Если коносамент включает в себя страховой полис, он является застрахованным коносаментом (insured bill of lading).
Вместе с коносаментом активно используется счет-фактура или инвойс (invoice). Следует различать счет-фактуру, счет-проформу и предварительный счет. Счет-проформа (proforma invoice) содержит сведения о цене и стоимости товара, но не является расчетным документом, т.к. не содержит требования об уплате указанной в нем суммы. Поэтому, выполняя все остальные функции счета, он не выполняет главной функции счета как платежного документа. Счет-проформа может быть выписан на отгруженный, но еще не проданный товар и наоборот. Обычно он выписывается на при поставках товаров на консигнацию, на выставки, аукционы, поставках давальческого сырья по договорам на переработку, поставках товаров в качестве дара или безвозмездной помощи (в этом случае может выписываться только для целей таможенной оценки).
Предварительный счет (preliminary invoice) выписывается, когда приемка товара производится в стране назначения или при частичных (дробных) поставках товара. Он содержит сведения о количестве и стоимости партии товара и подлежит оплате. После приемки товара или поставки всей партии выписывается счет-фактура, по которому производится окончательный расчет.
Коносамент
Коносамент – это вариант стандартной товарно-транспортной накладной, применяемый в большей степени при международной перевозке грузов водным транспортом. Так же как и накладная, коносамент является эквивалентом договора на перевозку груза, а значит, включает в себя весь комплекс договорных правоотношений между грузоотправителем и грузоперевозчиком.
Файлы в .DOC:Бланк коносаментаОбразец коносамента
Оформление документа
Договор грузоперевозки в большинстве случаев обладает признаками договора присоединения, при которых грузоотправитель либо принимает договорные условия грузоперевозчика, либо ищет другого перевозчика.
В силу этой причины обязанности и права сторон по договору грузоперевозки морским и речным транспортом являются предустановленными, а значит, интегрированными в типовой шаблон коносамента.
Оформлению коносамента предшествует ряд других действий, включенных в процедуру грузоотправки, а именно:
- оформление погрузочного ордера со сведениями о товаре и о грузополучателе;
- осуществление погрузки и получение штурманской расписки;
- получение коносамента после выхода судна из порта.
Более подробно об особенностях договора морской перевозки можно прочитать в материале нашего сайта.
Виды коносамента
В зависимости от условий погрузки, отгрузки и способа транспортировки, выделяются следующие типы коносамента:
- именной (Bill of lading to a named person), в котором указывается конкретное лицо, наделенное правом получения груза;
- ордерный (Bill of lading to order), в котором предполагается возможность делегирования прав на груз третьим лицам;
- индоссамент, являющийся, по сути, вариантом передаточной надписи;
- на предъявителя (Bill of lading to a bearer);
- рейсовый, то есть предполагающий перевозку груза на рейсовом судне;
- чартерный, то есть предполагающий перевозку груза нерегулярным рейсом;
- прямой, то есть от места погрузки к месту назначения одним морским судном;
- береговой (Custody bill of lading), то есть предполагающий приемку груза грузоперевозчиком с помещением его на собственный склад;
- сквозной (Through bill of lading), то есть предполагающий транспортировку груза с использованием как морских судов, так и наземного транспорта;
- с оговорками, выдаваемый грузоперевозчиком в случае принятия к перевозке груза с видимыми следами повреждения;
- чистый, выдаваемый грузоперевозчиком при получении груза на отправку без видимых повреждений.
Структура документа
Выше мы уже говорили, что коносамент, как вариант товарно-транспортной накладной, является эквивалентом договора грузоперевозки. Соответственно, в коносаменте должны содержаться все сведения и данные, свойственные стандартному договору.
Так, включению в коносамент подлежат следующие сведения:
- о дате и месте заключения договора;
- о сторонах договора (строка Shipper);
- о судне;
- о количестве задействованного в грузоперевозке транспорта;
- о портах погрузки и отгрузки (строки Port of Loading и Port of Discharge);
- о грузополучателе (строка Consignee);
- о грузе (Description of Packages And Goods), включая наименование груза, вес, количество мест, и т.д.;
- о маршруте;
- об ограничении ответственности грузоперевозчика при форс-мажорных обстоятельствах;
- о фрахте (способ оплаты, стоимость и т.д.);
- о количестве экземпляров коносамента.
Скрепляется документ подписями контрагентов.
В порте назначения коносамент станет основанием для передачи груза от грузоперевозчика грузоотправителю.
Дзен! Дзен! Дзен! На нашем Яндекс Дзен канале ещё больше особенных юридических материалов в удобном и красивом формате. Подпишитесь прямо сейчас →
Это документ, который призван зафиксировать факт правоотношений по внешней перевозке груза морем.
Выдается перевозчиком и является основным товарораспорядительным и информационным документом, который необходим для прохождения таможни товара при морской перевозке.
Содержание коносамента
Им должна быть отражена суть сделки — передача груза для отправки его морским судом и обязательство по его вручению на месте прибытия получателю груза.
Данный документ должен иметь следующую структуру:
- данные перевозчика: его реквизиты и адрес;
- информация о месте погрузки: название порта и дата передачи груза;
- данные грузополучателя, его реквизиты и адрес;
- сведения о месте назначения, название порта выгрузки;
- описание груза, его характеристик, количество, вес, все данные должны соответствовать действительности;
- состояние груза, его упаковка;
- размер морского фрахта, порядок его оплаты;
- дата получения коносамента и место;
- количество существующих оригиналов данного документа.
Классификация коносаментов
По своей форме данный документ может различаться на:
- именной — содержит имя владельца и не может передаваться другому лицу;
- на предъявителя;
- ордерный — когда груз передается другому лицу путем передаточной записи на нем.
Чаще всего распространена последняя его форма. К нему так же могут быть приложены другие документы, которые необходимы для прохождения границы грузом, обязательное условие — это наличие страхового полиса.
При отправке товара морем могут быть использованы следующие виды коносаментов
- Долевой коносамент выписывается в тех случаях, когда грузополучателю по факту передается лишь часть груза, так какая-то часть распродается до ее передачи.
- Застрахованный коносамент — его применяют, когда груз отправляется в контейнерах и документ при этом всегда сопровождается страховым полисом.
- Линейный коносамент — выдается транспортной компанией, которая организует перевозки регулярным движением морского транспорта по расписанию.
- Коносамент с оговорками — используется, когда принимается груз с выявленными нарушениями в упаковке или в поврежденном виде.
- Местный коносамент — нужен для внутренней отчетности порта и не имеют товарораспорядительный характер.
- Прямой — покрывает прямой путь от порта загрузки до порта выгрузки.
- Сквозной — используется, когда груз подлежит передачи на другое судно в промежуточном пункте. При этом судна могут быть как одной компании перевозчика, так разных, имеющих между собой договоренности.
Ниже расположен типовой бланк и образец коносамента вариант которого можно скачать бесплатно.
По смыслу коносамента транспортировщик принимает на себя обязательство доставить товар грузополучателю. Образец можно скачать бесплатно по прямой ссылке.
Рассматриваемая бумага имеет исключительные характеристики и применяется в узких правоотношениях. Сопровождение морских грузов имеет безусловное наличие коносамента. Коносамент — это документ, применяемый при транспортировке продукции через море. По смыслу коносамента грузоперевозчик принимает на себя обязательство доставить определенные предметы грузополучателю, а взамен выдает грузоотправителю данный лист. Таким образом, контрагенты решают сразу несколько задач. Образец обсуждаемого сопроводительного акта можно скачать бесплатно по прямой ссылке.
Совместно с подтверждением права собственности, коносамент выполняет одновременно роль расписки, транспортной накладной, является приложением к соглашению и иные функции. Регулирование данных сделок регламентируется международным законодательством, Кодексом торгового мореплавания. Различают несколько разновидностей коносамента. Разновидностей настолько много, что мы не будем подробно останавливаться на каждой из них. На сегодняшний день востребованными остаются лишь некоторые виды.
Обязательные пункты коносамента
:
- Название, дата, место составления коносамента;
- Состояние передаваемых предметов, упаковка, количественные характеристики;
- Подлежит фиксации наименование перевозчика, определение места выгрузки;
- Порт или склад назначения, получатель;
- Индивидуальные свойства продукции;
- Вопросы, связанные с фрахтом;
- Подписи и расшифровка участвующих лиц.
Обсуждаемый пакт требует особенного внимания при заполнении. Ошибки, исправления в нем допускать нежелательно. Ценная бумага должна выполняться в необходимом количестве экземпляров, но не менее двух штук. Несмотря на отсутствие в содержании накладных слова «коносамент», все они будут являться таковыми, поскольку общий их общий смысл одинаков. Гражданское право позволяет совершать сопутствующие правовые деяния с указанной сделкой: обременять, передавать право требования, производить иные деяния.
When shipping physical inventory — be it raw materials or finished products — you need to come to an agreement about who is responsible for any lost, delayed, or damaged goods. A bill of lading (BoL) can serve as the legal contract between carrier and recipient, and also as a receipt of inventory being shipped. In this article, you’ll find the most commonly-used bill of lading scenarios and free, downloadable templates available in Microsoft Word and Excel, PDF, and Google Sheets formats that you can customize to fit your needs.
Generic Bill of Lading Template
This generic bill of lading template includes space to list recipient and return addresses, shipment tracking numbers, delivery company contact information, and special instructions. In addition, there is space to leave detailed notes about each item in the shipment (quantity, type, weight, etc.) and a statement of liability for any items. At the bottom of the template, you’ll find space for shipper and carrier signatures, which give the entire document validity.
Download Generic Bill of Lading Template
Word | PDF
Straight Bill of Lading Template
A straight bill of lading is a non-negotiable document that ensures cargo is delivered solely to the designated recipient. Under a straight bill of lading, the delivered items are non-transferable — this is different than the typical BoL, which is by nature negotiable (often termed “to order”). If you are handling non-transferable supplies, use this template to guarantee you provide (and sign off on) all the legal details of your agreement. Available in Excel, Word, and PDF formats, this template provides space for shipment details, contact information for the shipper and consignee, and an entire section for fine print terms that you can complete on your own.
Download Straight Bill of Lading Template — English
Excel | PDF
Bill of Lading Short Form
A short form bill of lading provides only the necessary information — contact and shipment information, instructions, and signatures — without additional terms and conditions. Use this template for routine or low-risk orders, but remember to still have both the shipper and carrier sign the document to make it official.
Download Bill of Lading Short Form Template
Excel | PDF
Ocean Bill of Lading Template
This template is designed specifically with sea shipments in mind. You’ll provide all the standard BoL contact and shipment information, and also include the vessel number, voyage number, and ports of loading and discharge. Because freight is handled and organized differently on ships than with other distribution methods, be sure to provide specific details on the kind of packages, containers, and goods so nothing gets lost in transport. This template is also available in Excel, Word, and PDF formats — fill out the form on your computer or print and complete it by hand.
Download Ocean Bill of Lading Template
Excel | PDF
Trucking Bill of Lading Template
Use this template for ground transportation shipments. Provide contact information for both the shipper and consignee, and then list each package (or “unit”) being shipped as a separate entry in the provided table. Be sure to check whether or not each item contains hazardous material so the shipping company can take the necessary safety precautions. There is also space for additional handling instructions.
Download Trucking Bill of Lading Template
Excel | PDF
Auto Transport Bill of Lading Form
Use this form if you are shipping automobiles. In addition to all the standard information included in a bill of lading, there is a section for noting all existing damages, scratches, dents, or other abnormalities on the vehicle at the time of shipment. Completing this section ensures that you know who is responsible for any further damage upon delivery. Automobiles are expensive and difficult to physically transport, so ensure that all parties read and agree to any listed conditions, which you can customize to fit your specific arrangement.
Download Auto Transport Bill of Lading Form
Excel | PDF
Air Waybill Lading Template
An air waybill (AWB), also called a consignment note, is a non-negotiable document that functions as a contract of carriage and receipt of goods shipped by an international airline. Depending on the circumstances, it can also serve as an invoice, proof of insurance (the shipper is held accountable to deliver the goods), and even a customs declaration. This air waybill template includes space for parties’ contact information, transportation details (airport of departure and destination, flight date, etc.), and insurance. Then, list all the specifics of the goods being shipped: item number, weight, chargeable rate, description of goods, tax, and more.
Download Air Waybill Lading Template
Excel | PDF
Commercial Invoice Template
In many ways, a commercial invoice functions similarly to a bill of lading: On both, you’ll list contact information for the shipper and recipient, details about the goods being shipped, and signatures. What differentiates a commercial invoice is that you must also provide pricing information — as such, the document can double as a bill. You can also use the invoice as a customs declaration for international trade. Use this Excel template to create a comprehensive commercial invoice that keeps all shipment and pricing information in one place.
Download Commercial Invoice Template
Excel | Word
Canadian Bill of Lading
For shipping to and from Canada, the government requires much of the information typically included in a bill of lading: consignor, consignee, pieces, weight, product description, whether or not it is prepaid, declared value, and any special delivery or service instructions. The main difference is that all information must be reported in both English and French. This template provides an English and French translation of the Straight Bill of Lading template above for use on any international shipments to or from Canada.
Download Canadian Bill of Lading
Excel | PDF
What Is a Bill of Lading?
A bill of lading (often abbreviated to B/L or BoL) is a legal document that functions as a receipt of goods or freight being shipped. Created by the supplier, the BoL travels with the inventory, and is given to the recipient as formal proof that the requested goods have moved to the shipment stage — therefore, it is critical to ensure that the supplier is paid and that the recipient receives the cargo on time and undamaged. Bills of lading are most often used in international trade. In British English, the term refers only to goods being transported by ship, but in the U.S. it can be used for a variety of transportation modes.
A bill of lading includes contact information for all involved parties, purchase order number and other tracking numbers, shipment and expected delivery dates, information on the delivery method (mode of transportation, shipment company, etc.), and a detailed inventory of what the shipment contains. In addition, the BoL typically includes any special shipping instructions, as well as terms and conditions of the delivery agreement between supplier and recipient.
As mentioned, a bill of lading is a legal document — that means that a critical aspect is getting signatures of approval. In most cases, the supplier will sign the BoL once the goods have been packed into the delivery method (truck, ship, freight train, airplane, etc.), and the recipient will sign the BoL when they receive the requested, undamaged, on-time goods.
What Is the Purpose of a Bill of Lading?
The function of a bill of lading is simple, but its full utility might not be immediately evident. Ultimately, a BoL protects the seller, shipper, and recipient against lawsuits by providing a record of when and where a shipment is in delivery — therefore, it serves as a receipt and a contract of carriage. If an issue arises (i.e., the shipment is late or lost), you can use the BoL to help determine when or where the problem might have occurred, and hold the correct party responsible.
Remember: A bill of lading is technically a legal document, so ensure that all information listed on it is accurate and up to date. Of course, the BoL is rendered useless unless it is signed and dated by all involved parties.
Track Bill of Lading Documents with Real-Time Work Management in Smartsheet
Empower your people to go above and beyond with a flexible platform designed to match the needs of your team — and adapt as those needs change.
The Smartsheet platform makes it easy to plan, capture, manage, and report on work from anywhere, helping your team be more effective and get more done. Report on key metrics and get real-time visibility into work as it happens with roll-up reports, dashboards, and automated workflows built to keep your team connected and informed.
When teams have clarity into the work getting done, there’s no telling how much more they can accomplish in the same amount of time. Try Smartsheet for free, today.