Flow charts are effective ways to present many types of business processes, such as your payroll flow, your marketing stages or your overall business model. You can use one of the built-in process charts in Microsoft Excel’s SmartArt feature to create a polished flow chart. Learning where to find a process template and how to modify it will help you present a chart with rich details such as 3-D shapes and custom colors.
-
Start Excel. By default, a blank worksheet opens. Select the «Page Layout» tab, click «Orientation» in the Page Setup group and choose «Landscape.»
-
Select the «Insert» tab. Click «SmartArt» in the Illustrations group to open the Choose a SmartArt Graphic dialog.
-
Choose «Process» in the list of chart types. Select the process chart subtype that best suits your needs, such as «Step Down Process» or «Gear» to preview it and read a description. Click «OK» to select the graphic with which you want to begin.
-
Add text to the first step in the process. Click on the sample text and type the text you want displayed directly over it. Type the desired text onto each shape.
-
Add an additional shape for each step in your business process. Click on a shape that will connect to the new shape and select the «Design» tab under SmartArt Tools. Click the «Add Shape» drop-down arrow in the Create Graphic section and choose where you want to add a new shape, such as before, after, above or below the current shape.
-
Customize the appearance of the flow chart. Click anywhere within the flow chart to select it and select the «Design» tab under SmartArt Tools. Click the «Change Colors» button in the SmartArt Tools section and click on the color scheme you want to apply. Click the SmartArt Styles drop-down arrow and select a 3-D or other style.
-
Click the «Save» button on the Quick Access toolbar or press «Ctrl-S» to save the completed business process flow chart before closing the worksheet.
С помощью этого шаблона вы можете создать полную диаграмму Ганта с минимальными усилиями. Просто введите каждое задание, вместе с описанием, кому оно назначено, процентное значение для обозначения прогресса, дату начала и количество дней до завершения.
Этот шаблон является Microsoft Excel по умолчанию.
Если вы хотите интегрировать вехи в базовую временную шкалу, этот шаблон, предоставленный Vertex42, идеален. Он сочетает в себе лучшие элементы диаграммы Ганта, то есть визуализацию потока задач, с вехами, зависшими над временной шкалой. Просто заполните соответствующие таблицы, чтобы заполнить визуальный.
Вы можете найти этот шаблон, выполнив поиск в Excel.
Шаблон плана проекта Excel
План проекта — это документ. которые могут требовать диаграмм Excel, но в остальном составлены в Microsoft Word. Однако для базовых проектов вам может потребоваться только документ Microsoft Excel.
4. Простая диаграмма Ганта
При поиске в хранилище шаблонов Excel шаблонов плана проекта вы в основном найдете различные варианты диаграмм Ганта, включая эту простую диаграмму Ганта из Vertex42. Что отличает его от диаграммы Ганта, приведенной выше, так это включение этапов проекта.
Этот шаблон включен в Microsoft Excel.
5. Шаблон планировщика событий
План проекта действительно не то, что вы обычно составляете в Excel. Но если ваш проект достаточно прост, например, планирование вечеринки, вам нужен твердый одностраничный шаблон, в котором перечислены основные задачи и вы можете определить график и бюджет. Этот шаблон из Office Templates Online — отличное начало.
Шаблон отслеживания проектов Excel
При поиске трекера вы увидите удивительное сочетание личных и деловых шаблонов таблиц Excel для отслеживания. Вы можете сузить область поиска, выбрав категории, связанные с задачей управления проектом, с которой вы работаете.
6. Отслеживание затрат по видам деятельности
Этот шаблон отслеживания может помочь вам получить представление о прямых, косвенных, а также общих и административных затратах на продукт.
7. Шаблон отслеживания проекта
Этот шаблон Vertex42 необходим, если вы работаете с несколькими различными клиентами, проектами и / или результатами. Он объединяет детали проекта, расходы, статусы задач и сроки выполнения.
Шаблоны бизнес планов
В Microsoft Office есть собственная категория для бизнес-планов. Воспользуйтесь предложенным бизнес-поиском и выберите категорию « Бизнес-планы » справа.
Вы найдете следующие шаблоны Microsoft Excel:
- Затраты на запуск
- Контрольный список бизнес-плана
- Контрольный список бизнес-плана с SWOT-анализом
Дополнительные шаблоны бизнес-планов шаблоны бизнес-планов , посмотрите нашу специальную статью.
Поиск онлайн-шаблонов
Не можете найти нужный шаблон управления проектом в Excel? Обратитесь к стороннему онлайн-ресурсу для более широкого выбора шаблонов таблиц Excel. Мы рекомендуем следующие сайты.
Vertex42
На этом сайте есть несколько отличных шаблонов управления проектами для Microsoft Office 2003 и выше. Сайт отмечает, что его шаблоны в основном связаны с планированием проекта. Для более сложных задач может потребоваться Microsoft Project или другое программное обеспечение для управления проектами.
На странице, посвященной управлению проектами , вы найдете список полезных материалов, включая, помимо прочего, следующее:
- График
- Проектирование бюджета
- Метод критического пути
Каждая страница содержит краткое описание того, что делает шаблон, один или несколько шаблонов, а также дополнительные советы и рекомендации для соответствующего инструмента управления проектами. Это отличный ресурс для начинающих менеджеров проектов.
TidyForm
TidyForm имеет респектабельный выбор шаблонов управления проектами Microsoft Excel. Самые популярные категории перечислены на главной странице. Если вы не можете сразу найти то, что вам нужно, переключитесь в раздел « Бизнес » или попробуйте функцию поиска.
Когда вы прокрутите до конца раздела, вы увидите список популярных категорий и связанных категорий. Это может быть полезно при поиске нужного шаблона.
Мы рекомендуем следующие страницы:
- Диаграмма Ганта
- Проектное предложение
- Структура разбивки работ
Все еще ищете идеальный шаблон? Возможно, вам придется создавать пользовательские шаблоны Excel. чтобы получить именно то, что вы хотите.
Управление шаблонами Microsoft Excel
Сначала посмотрим, какие шаблоны вы уже установили в Microsoft Excel. Для этой демонстрации мы использовали Excel 2016, но процедура аналогична в Microsoft Office 2013 и Office 2019.
Значения по умолчанию
Когда вы запускаете Microsoft Excel, первое окно, которое вы видите, будет содержать поле поиска для онлайн-шаблонов. Когда вы начинаете с существующей книги, перейдите в Файл> Создать, чтобы перейти к тому же представлению.
Microsoft Excel поставляется с набором предустановленных шаблонов. Они перечислены под полем поиска. Вы можете закрепить избранные, нажав на соответствующий символ в правом нижнем углу списка.
Искать в Интернете больше шаблонов проектов
Самый быстрый способ найти нужный вам шаблон — это поиск. Как только вы начнете поиск, например, для термина « проект» , вы также увидите категории шаблонов, перечисленные рядом с шаблонами, которые соответствуют вашему поиску.
Сузить поиск
Отличная особенность заключается в том, что вы можете сузить область поиска, выбрав несколько категорий. Это поможет вам исключить шаблоны, которые могут соответствовать вашему ключевому слову, но не нужной категории. С другой стороны, вы можете обнаружить, что идеальный шаблон не доступен в Microsoft Excel.
Предварительный просмотр и создание шаблона
При нажатии на шаблон вы увидите предварительный просмотр с кратким описанием того, что предоставляет шаблон. Вы также можете закрепить шаблон из его предварительного просмотра; символ находится в правом верхнем углу.
Чтобы загрузить и использовать шаблон, нажмите кнопку « Создать» , чтобы открыть новую книгу Microsoft Excel с предварительно заполненным шаблоном.
Шаблон готов, установлен, иди
Пока вы заняты этим, просмотрите наш список полезных офисных шаблонов. и запаситесь шаблонами деловых писем. Шаблоны
Мы рассмотрели много советов по управлению проектами и уловок прошлого. Когда вы разберетесь с шаблонами, вы можете рассмотреть дополнительные инструменты и решения. Например, знаете ли вы, что Outlook отлично подходит для управления проектами ? Аналогично, вы можете использовать OneNote для управления проектами. И вы можете интегрировать OneNote с Outlook для управления проектами. ? Возможности безграничны.
Если вы все еще ищете надежный инструмент управления проектами, Руководство для , попробовать Асану.
Повышение эффективности компании начинается с анализа стоимость бизнес-процесса. Андрей Коптелов – о том, как сделать это наиболее простым и быстрым способом.
Сбор первичных данных о составе бизнес-процесса
Прежде чем рассчитать стоимость бизнес-процесса, нужно сделать его описание, а именно, определить перечень операций, выполняемых конкретными исполнителями. Многие привыкли открывать для этого MS Visio или ARIS и рисовать графическую схему бизнес-процесса в нотации EPC или BPMN. Однако на практике намного проще использовать электронные таблицы MS Excel (см. рисунок). Ведь сценарии (ветви) бизнес-процесса для расчета стоимости не нужны, необходимо знать лишь частоту исполнения той или иной операции. Данный показатель часто называют коэффициентом использования операции при единичном исполнении бизнес-процесса, и для него в таблице с расчетом предусматривается отдельный столбец: «Коэффициент использования». Появление данного столбца позволяет исключить из описания логику бизнес-процесса и применять табличную форму без ущерба для расчета.
Таким образом, для формирования описания бизнес-процесса создаем в таблице столбец «Название операции». После этого собираем в этот столбец все операции, исполняемые в бизнес-процессе, вне зависимости от того, какое подразделение их выполняет.
Детализация операций при описании должна позволять определить ответственного за каждую операцию, а также нормировать ее по времени. Соответственно необходимо указать должности сотрудников, выполняющих данную операцию. Но проще использовать группу должностей, объединенную в одну роль: от нее достаточно легко протянуть связь к затратам, через понимание выплат сотрудникам, которые занимают эти должности. Для указания исполнителя в таблице предусматривается отдельный столбец: «Исполнитель».
Описание бизнес-процесса в таблице MS Excel
Анализ времени выполнения операций
После того, как бизнес-процесс описан, необходимо определить время выполнения каждой операции. И это непростая задача, ведь затрачиваемое время не всегда одинаково, а исполнители часто не хотят показывать руководству, сколько времени на самом деле занимает у них та или иная работа. Решить задачу можно на основе разных подходов.
- Первый вариант – «фотография» выполнения операции. За сотрудником закреплен человек, фиксирующий, сколько операций он успевает сделать за той или иной временной промежуток. Но обмануть можно и этот метод, медленно и тщательно делая работу в присутствии наблюдателя, завышая тем самым регистрируемое время на операцию.
- Второй вариант – экспертная оценка. В этом случае среднюю длительность той или иной операции указывает назначенный бизнес-эксперт. Этот метод самый быстрый и простой, и если эксперт занимает конструктивную позицию в проекте, то для быстрого получения результата лучше использовать именного его.
- Третий вариант – анализ данных в информационной системе. Это наиболее точный метод, однако не все информационные системы хранят данные о длительности той или иной операции. Поэтому данным методом собрать информацию по всему бизнес-процессу фактически невозможно.
На практике вполне возможно применение гибридных способов оценки времени выполнения операций. Например, данные эксперта выборочно уточняются на основе данных из информационных систем, а также «фотографии» выполнения операций тем или иным сотрудником. После сбора всех данных помещаем их в дополнительный столбец таблицы: «Время выполнения операции».
Стоимость бизнес-процесса — стоимость ресурсов
После того, как определены операции, коэффициент их участия в бизнес-процессе, исполнители и время выполнения, необходимо подсчитать стоимость необходимых ресурсов. Оценка основных затрат на выполнение операций производится через анализ заработных плат и других выплат сотрудникам, участвующих в анализируемом бизнес-процессе.
Время выполнения операции умножается на стоимость единицы рабочего времени для данной должности или группы должностей и указывается в отдельном столбце: «Стоимость минуты ресурса». В результате получается оценка стоимости операции. Однако данная оценка не дает полной картины стоимости бизнес-процесса, ведь помимо затрат на сотрудников необходимо проанализировать другие категории затрат: аренду, расходные материалы, затраты на автоматизацию и многое-многое другое.
В этот момент главное избежать излишнего углубления в расчет драйверов затрат по каждой статье с отнесением их на ту или иную операцию. Излишняя детализация может сильно усложнить расчет. Поэтому для скорейшего получения результата лучше агрегировать все дополнительные затраты в стоимость одного рабочего места, и именно ее разносить по затратам сотрудников в соответствии с тем или иным правилом разнесения.
Стоимость бизнес-процесса — расчет
Теперь для каждой операции в бизнес-процессе известен норматив времени, коэффициент использования операции в процессе, исполнитель и стоимость единицы рабочего времени исполнителя. Пришло время посчитать стоимость операции, что делается простым умножением стоимости единицы рабочего времени сотрудника, с учетом стоимости рабочего места, на длительность выполнения операции. Результат расчета показывает, во что обходится компании выполнение операций в анализируемом бизнес-процессе, и размещается в столбце «Стоимость одной операции».
Используя коэффициент использования операции в бизнес-процессе, можно рассчитать, сколько стоит данная операция для единичного исполнения бизнес-процесса. А если умножить стоимость единичного выполнения операции на количество исполненных бизнес-процессов за месяц, то в столбце «Общая стоимость операций за месяц» можно увидеть, сколько стоит данная операция. При этом суммирование стоимости всех операций показывает, во сколько обходится компании весь бизнес-процесс. И хотя расчет обладает достаточно большой погрешностью, полученные данные могут показать неожиданное превышение стоимости отдельных операций.
Стоимость бизнес-процесса — анализ
Как правило, когда руководство видит, сколько стоит та или иная операция, часто возникает желание сделать ее дешевле. Среди наиболее частых причин завышенной стоимости операций можно выделить привлечение исполнителей с высокой заработной платой для выполнения низкоквалифицированной работы, использование нескольких дублирующих друг друга информационных систем, излишние циклы согласования результатов, усложненный документооборот, большое количество ошибок при оформлении заказа и многое другое.
Анализ полученных результатов осуществляется просто. Сначала при помощи фильтра и сортировки в MS Excel находятся самые дорогие операции и анализируются по двум параметрам: необходимость операций в бизнес-процессе, возможность их ускорения или исполнения низкооплачиваемым ресурсом.
Потом берутся операции «средней» стоимости, и так далее. Иногда можно пытаться снижать стоимость за счет минимизации коэффициента использования той или иной операции в бизнес-процессе. Например, применять контрольные операции только для особо критичных экземпляров бизнес-процесса.
В рамках одного из проектов по анализу стоимости бизнес-процесса было обнаружено, что операции, расположенные в операционном центре обслуживания, оказались в разы дешевле, операций, исполняемых в центральном офисе. После такого расчета руководство дало команду максимальное количество операций и бизнес-процессов перенести в операционный центр обслуживания.
Посмотреть видео по расчету стоимости бизнес-процесса.
Анализ загрузки сотрудников
Анализируя стоимость бизнес-процессов, можно обнаружить серьезную недогрузку сотрудников в подразделениях. Но при этом нужно понимать, что полученных данных недостаточно для всестороннего анализа загрузки сотрудников по подразделениям, потому что для этого нужно анализировать деятельность не через бизнес-процесс, а через полный перечень всех операций подразделения.
Расчет стоимости бизнес-процесса лишь раскрывает глаза на трудоемкость той или иной операции. Ведь основная его задача – показать стоимость исполнения всего бизнес-процесса, оценить эффект от оптимизации бизнес-процесса, а также дать данные для перерасчета себестоимости оказания той или иной услуги. Но если возникло подозрение в том, что численность подразделения завышена, можно достаточно быстро определить коэффициент полезной нагрузки на одного сотрудника через нормирование всех операций подразделения и фиксирование частоты их исполнения.
Опубликовано на e-xecutive.ru
Автоматизация и моделирование бизнес-процессов в Excel
Владимир Пикуза
Под рабочим местом специалиста, в большинстве случаев, принято понимать рабочий стол, на котором в определенном порядке (или беспорядке) находится множество физических предметов (бумага, карандаши, документы и пр.) необходимых для выполнения работы.
На этом рабочем месте часто установлен и компьютер, как один из физических предметов, являющийся необходимым атрибутом современной жизни. В отличие от других предметов, компьютер может обладать встроенным интеллектом. Необходимым условием для этого является либо желание самого специалиста, либо требование работодателя, которое часто не удовлетворяется. Под интеллектом можно понимать максимальную помощь, заложенных в компьютер всевозможных прикладных программ, помогающую пользователю либо в принятии решений, либо в оптимизации использования рабочего времени. (Например, органайзер с базами данных или мини программа, указывающая, на возможно прогнозируемый уровень какого-либо налога или издержек при проведении финансовой операции)
Часто бывает, что специалист использует в своей работе только один-два программных продукта. Например, только бухгалтерскую программу. Изредка возможно дополнительное применение других — текстового редактора или электронных таблиц. Или только двух последних. В большинстве случаев это не дает экономии рабочего времени, потому что отсутствует гармоническое использование всех возможностей, которые позволяют современные информационные технологии.
Например, предприятие занимается предоставлением стандартных услуг, и каждый день подписывает с клиентами множество стандартных договоров, в которых меняются только некоторые данные — реквизиты, сумма договора и т.д. Заполнение элементов договора реквизитами часто осуществляется вручную, несмотря на то, что тут же на столе находится компьютер и принтер, или же договор редактируют непосредственно в текстовом редакторе с последующим выводом на принтер, что может повлечь за собой ошибки. И, кроме того, как правило, в компьютере отсутствует база данных заключенных договоров или данные в нее вносятся затем с клавиатуры, или же ручкой в журнал регистрации. Как видно двойная потеря времени и т.д.
Но это только элементы делопроизводства. А принятие решений на уровне реализации каких-либо проектов. Как происходит этот процесс? Как правило, тоже в режиме ручного расчета, при помощи карандаша и листа бумаги. Иногда возможно использование калькулятора. И это верно с позиции элементарных расчетов, но если в них присутствует более двух переменных, то возможность ввода ошибки гарантирована. И практика доказывает, что это действительно так.
Специалист
Это, прежде всего, человек, который обладает активным багажом специфических знаний, а также возможностью и умением их практического применения. Багаж — это хорошо. Но с оптимальным применением этих знаний получается не всегда и не у всех. Каждое предприятие стремится к тому, чтобы этот специалист был профессионалом. А профессионализм — это совокупность приобретенных знаний и жизненного опыта, применяемых с целью достижения определенной цели или решения практических задач с возможно минимальными издержками, как во времени, так и в физическом (или финансовом) измерении.
Не зависимо от того, находится ли этот человек в пределах своего кабинета или за его пределами, ему приходится принимать решения и действия, последствия которых он физически узнает лишь по истечении какого-то времени. Возможность принимать взвешенно эти решения или производить какие-то действия во многом зависят от того как этот специалист подходит к решению этих задач.
Минимизация временных издержек по практическому применению имеющихся знаний — вот та задача, к которой мы будем стремиться с чтением каждой страницы этой книги.
Специалист и его рабочее пространство
Абстрагируемся. Исходим из того, что «наш» специалист многолик и его профессиональная деятельность связана с принятием решений, имеющих отношение к финансовым расчетам, формированием и созданием различных документов и расчетов, и не только. Это может быть бухгалтер, экономист, финансист, маркетолог, юрист, руководитель. Кроме того, этот специалист имеет в своем распоряжении компьютер, которым он должен уметь пользоваться. Поэтому проведем следующее условное деление его рабочего места на две составляющие:
-
физическое рабочее место специалиста
-
электронное рабочее место специалиста
Если с физическим рабочим местом более или менее ясно, то с электронным, как правило, возникает неясность. Что это за место, как его ощутить? Ведь физическое — это то что можно ощутить физически, электронное же — призрачно.
Электронное место можно охарактеризовать как совокупность компьютерной техники и программного обеспечения, позволяющего производить какие-либо действия с целью получения наиболее достоверного результата за короткий промежуток времени.
Как правило, на столе находятся монитор, клавиатура и мышь. Монитор предназначен для визуального отображения информации, с которой производятся какие-либо манипуляции с помощью мыши и клавиатуры, а также результатов, полученных от этих манипуляций.
Электронное рабочее место
В данном случае его условно можно разделить на три категории:
-
электронное рабочее место, которое, как правило, предоставляет предприятие посредством внедрения какого-либо корпоративного программного продукта (системы)
-
прикладные офисные системы
-
электронное место, которое генерирует каждый индивидуум, в зависимости от его квалификации и потребностей.
В данном случае предполагаем что предприятие имеет корпоративную информационную систему управления предприятием, и тогда место может быть:
-
либо только рабочей станцией для просмотра и ввода только каких-либо данных. В таком случае на этой станции не установлено ничего лишнего из программного обеспечения и этот специалист выполняет только ту работу, которая предусмотрена его должностной инструкцией.
-
во втором случае специалист может войти в корпоративную систему для поиска нужной информации или ввода данных, но его компьютер полноценный и специалист волен инсталлировать дополнительно то программное обеспечение, которое ему необходимо для работы.
В первом случае это может быть рабочая станция кассира по продаже авиабилетов, во втором случае рабочее место, например, аналитика или финансового директора.
Рис.2.1. Электронное рабочее место специалиста
Второй элемент электронного места — это офисные продукты. И третий элемент — это те дополнительные программы присутствующие на рынке, которые использует каждый специалист в зависимости от рода своей деятельности. Это могут быть, например, базы данных, содержащих справочные данные.
В эту же категорию можно отнести специальные офисные приложения, созданные как самим специалистом. Это всевозможные программки увеличивающие производительность труда специалиста, для решения каких-то стандартных и специфических задач, способствующих правильному принятию решений. Эти приложения и программки являются именно тем увеличивающимся во времени багажом, без которого специалист просто будет не в состоянии выполнять работу.
Гармоничное сочетание всех этих приложений направлений предоставляет возможность для продуктивной обработки информации и получения достоверного результата за короткий промежуток времени. Это могут быть расчеты или же подготовка каких-либо документов.
Но для этого специалист должен увидеть проблему и найти пути ее решения.
Главное увидеть проблему
Очень часто люди выполняют однообразную, рутинную работу не пытаясь предпринять попыток для автоматизации отдельных повторяющихся операций. Важно определить — насколько возможна автоматизации этих процессов.
Рис. 2.2. Определение «проблемы» и путь ее устранения
Известно что делопроизводство занимает довольно много рабочего времени, несмотря на ее однообразие. В качестве примера рассмотрим рабочее место и работу специалиста отдела кадров относительно большой организации, который оформляет командировочные удостоверения нескольким десяткам человек в день.
Рабочее место этого специалиста соответствует описанному выше — рабочий стол, заваленный различными бумагами и компьютер, к которому обращаются относительно редко. Даже если бы его не было, то это практически никак бы не повлияло на работу этого специалиста.
После поступления приказа на командировки (рис. 2.3.), работа сводилась к заполнению от руки командировочные удостоверения, в которое вносилось:
-
фамилия имя отчество;
-
должность и, возможно, наименование организации;
-
место и предприятие командировки;
-
срок командировки;
-
цель командировки;
-
дата и номер приказа;
-
паспортные данные;
-
номер и дата командировки;
-
дата выбытия.
Здесь следует добавить, что в некоторых случаев, специалист заполняет форму документа не от руки, а на компьютере, вводя данные непосредственно в саму форму документа. К сожалению это встречается довольно часто и несмотря на использование компьютера, такая работа требует еще больше времени, чем заполнение такого документа от руки.
Рис. 2.3. Бизнес-процесс при ручном выполнении работы по оформлению командировочных удостоверений
Перед заполнением удостоверения производится поиск паспортных данных командируемого. После оформления удостоверений все эти данные нужно внести в бумажный журнал регистрации. То есть, проделать ту же самую работу по заполнению удостоверения еще раз, но уже заполняя журнал. Если даже кто-то ездит в командировки постоянно, то время заполнения его командировочного удостоверения в последующем не уменьшается, несмотря на то что известны и уже неоднократно записывались его:
-
фамилия имя отчество;
-
должность и, возможно, наименование организации;
-
паспортные данные.
Естественно, выполняя эту работу в течение многих часов изо дня в день человек устает, работа ему не нравится. Его оплата труда ложится на себестоимость продукции. В последующем много времени тратится на формирование отчетов: кто, из какого подразделения и куда ездил и т.д. И на каждом этапе выполнения этой работы возможно внесение ошибки. По всей вероятности такая постановка вполне устраивает руководство и самого специалиста.
Повышение эффективности труда
В чем может заключаться повышение эффективности труда специалиста на этом рабочем месте? Именно в том, чтобы увидеть то, что несмотря на наличие компьютера специалист никоим образом его не использует, а выполняет рутинную и однообразную работу не пытаясь даже каким-то образом скрасить свой труд и придать ему элемент творчества. В этом то и заключается проблема (трудность), которую часто не видит ни сам специалист, ни его прямое начальство.
Следуя принципам:
-
то что делается более двух раз, должно быть автоматизировано;
-
документ должен быть «красивым»
-
в Excel может быть создана маленькая программка — приложение, которая помогает выполнить работу по формированию командировочного удостоверения в 10 раз быстрее и, естественно, качественнее.
Прежде чем создавать приложение, необходимо изучить бизнес-процесс по формированию командировочного удостоверения, как документа. Прежде всего нужно определить что первично — удостоверение или журнал регистрации. С позиции делопроизводства вторичен журнал, потому что он заполняется на основании выписанного командировочного удостоверения, которое заполняется на основании приказа. Но с другой стороны, если есть запись в журнале регистрации, значит должно быть и само удостоверение с идентичными данными. Поэтому можно считать, что это вещи неотделимые. Исходя из этого, те данные которые находятся в журнале, должны автоматически генерироваться (экспортироваться) и в удостоверение.
Рис. 2.4. Бизнес-процесс при автоматизированном выполнении работы по оформлению командировочных удостоверений
Журнал с позиции компьютера. Что это? Это прежде всего база данных (или список в Excel). Если человек ездит в командировки постоянно, то в этой базе данных хранится необходимая информация о нем. Если эта информация есть, то она может быть легко найдена, извлечена и введена повторно, но уже как новая запись при следующей командировке. Далее остается исправить:
-
место и предприятие командировки;
-
срок командировки;
-
цель командировки;
-
дата и номер приказа;
-
номер и дата командировки;
-
дата выбытия
Что здесь можно заметить? Что номер и дата приказа, если он один за этот рабочий день на все командировки, вводятся в журнал только один раз, если командированных даже сто человек.
Преимущества электронного журнала перед бумажным известны. Прежде всего это моментальный поиск информации в любом, удобном для Вас разрезе с помощью, например, функции фильтрации данных.
Исходя из описанного выше, предполагается следующий алгоритм оформления командировочных удостоверений. Первичен журнал, а уже из него данные должны экспортироваться в форму командировочного удостоверения.
Следовательно, по получению приказа определяется — есть ли в базе данных (журнале регистрации командировочных удостоверений) данный сотрудник. Если есть (ездил в командировки ранее), то тогда строка с реквизитами этого сотрудника копируется и производится последующая вставка ее в конец списка. После этого вводятся необходимые исправления.
После заполнения строк со всеми сотрудниками, во все эти строки одной операцией вводится дата и номер приказа, и дата выбытия в командировку. После заполнения журнала все, уже автоматически заполненные, командировочные удостоверения выводятся на печать.
Выводы
А что же может получить предприятие в результате освобождения рабочего времени специалиста? Каков может быть экономический эффект? Считается легко. В результате автоматизации процесса нововведения освобождается приблизительно половина рабочего дня специалиста. А это 10 рабочих дней в месяц или экономия половины месячной зарплаты специалиста. Этому специалисту на освободившееся рабочее время можно поручить выполнение дополнительной работы. Если же минимизировать издержки рабочего времени еще одного специалиста в этом отделе, то освободится рабочее место. Не забудьте и стоимость содержание физического рабочего места. Итого несколько тысяч долларов в год! И только на одном примере, а их на предприятии можно найти великое множество.
Автор: Андрей Дата: 30.12.2014 Рубрика: Разработка бизнес-плана
Представляю Вашему вниманию универсальный бизнес-план. В данной версии бизнес-плана Вы можете сравнить два или три варианта бизнеса между собой, чтобы выбрать самый оптимальный, т.е., Вы можете посмотреть, какие показатели будут достигнуты в случае приобретения разного типа оборудования (разная цена, производительность, эксплуатационные расходы и т.д.). Можно составить бизнес-план только на один вариант развития событий. Для этого варианты 2 и 3 заполнять не нужно.
Выполнен данный бизнес-план в формате Excel. Вы отвечаете на вопросы и заносите исходные данные для расчета, размещенные на вкладке «Исходные данные», а именно, заполняются ячейки, залитые желтым цветом. В ячейках, которые залиты зеленым цветом, ответы выбираются из предлагаемого списка. Ячейки без заливки изменять не рекомендуется, т.к. это может повлечь за собой нарушение корректности расчетных данных.
После того, когда Вы занесли данные, на вкладках, залитых желтым цветом (Резюме, Общий прогноз и т.д.) будут автоматически составлены все разделы бизнес-плана. Их можно распечатать прямо из данного файла или скопировать в Word, а затем произвести необходимые изменения и распечатать.
При возникновении вопросов, пишите через форму обратной связи.
Скачать модель бизнес-плана в формате Excel (версия 2.02)
Финансовая модель Версия 3.0 находится здесь.
ВНИМАНИЕ! В универсальный шаблон бизнес-плана внесены дополнения! Просмотреть видео по данным дополнениям можно в конце страницы.
Содержание бизнес-плана
1. Резюме проекта
1.1. Основные характеристики проекта
1.2. Наши преимущества
1.3. Необходимость в финансировании
1.4. Основные показатели проекта
2. Общий прогноз
3. Описание продукции
3.1. Описание продуктов
3.2. Позиционирование продуктов на рынке
4. Обзор рынка
4.1. Общее состояние рынка
4.2. Тенденции в развитии рынка
4.3. Сегменты рынка
4.5. Характеристика потенциальных потребителей
5. Конкуренция
5.1. Основные участники рынка
5.2. Основные методы конкуренции в отрасли
5.3. Изменения на рынке
5.4. Описание ведущих конкурентов
5.5. Основные конкурентные преимущества и недостатки
5.6. Сравнительный анализ нашей продукции с конкурентами
6. План маркетинга
6.1. Стратегия
6.2. Реклама
6.3. Продвижение продукции на рынке
7. План производства
7.1. Описание производственного процесса
7.2. Производственное оборудование
8. Управление персоналом
8.1. Основной персонал
8.2. Организационная структура
8.3. Поиск и подбор сотрудников
8.4. Обслуживание клиентов
9. Финансовый план
10. Риски
Приложения:
1. Формирование цены на продукцию
2. График реализации проекта
Диаграммы:
1. Уровень цены единицы продукции
Таблицы:
1. Сравнительный анализ продукции с конкурентами
2. Производственное оборудование
3. Основной персонал компании
4. Расчет показателей проекта без учета индекса инфляции
5. Расчет показателей проекта с учетом индекса инфляции
6. Основные виды возможных рисков для компании
Видеоурок по дополнениям, которые были выполнены в шаблоне бизнес-плана
Скачать модель бизнес-плана в формате Excel (версия 2.02)
Финансовая модель Версия 3.0 находится здесь.
Если материал поста был для Вас полезен, поделитесь ссылкой на него в своей соцсети:
При использовании материалов сайта наличие активной ссылки на www.blogbusiness.com.ua обязательно
Другие материалы по теме «Разработка бизнес-плана»
Вам также может быть интересно:
Бизнес-идеи
Бизнес-анализ и управление
Универсальный шаблон для SWOT-анализа в формате Access