Бизнес анализ при помощи excel

Функции табличного редактора Excel, позволяющие формировать данные для анализа результатов работы компании

Средства Excel для визуализации данных бизнес-анализа

Понятие бизнес-аналитики достаточно обширно и нередко трактуется по-разному.

С научной точки зрения бизнес-анализ — это процесс преобразования различных данных в управленческую информацию, позволяющую повысить конкурентоспособность компании на рынке и увеличить ее эффективность. Из этого определения понятно, что формирование качественной бизнес-аналитики требует не только консолидации данных из различных источников, но и высокой оперативности как поступления необходимой информации, так и ее обработки.

На рынке программных продуктов много хороших аналитических программ, которые позволяют анализировать деятельность компании. Но большинство из них получают информацию из учетных баз данных, что, конечно снижает оперативность проводимого анализа: пока первичный документ не будет отражен бухгалтерией в учетной программе, он не попадет в аналитическую обработку. Еще один недостаток аналитических программ — использование типового функционала, который невозможно изменить под потребности компании без привлечения программистов и дополнительных затрат на их работу.

Именно поэтому для экономического (т. е. постфактного) анализа работы компании широко применяются специализированные программы, а вот для целей бизнес-анализа на практике предпочитают пользоваться всем известным табличным редактором Excel. И для этого есть веские основания, которые мы и рассмотрим.

Основные функции табличного редактора Excel, позволяющие формировать данные для анализа результатов работы компании

Прежде всего отметим такой положительный момент в использовании Excel, как практически постоянное расширение его функционала для целей бизнес-анализа. С каждой новой версией разработчики добавляют новые функции, позволяющие консолидировать данные из различных источников и оперативно обрабатывать их.

Кроме того, пользователь может сам легко перенастроить существующие или разработать новые отчеты в Excel, не привлекая специалистов по программированию.

Сводные таблицы позволяют отбирать данные из нескольких таблиц, находящихся в разных файлах Excel, производить с ними вычисления и выводить полученные результаты в отдельную сводную таблицу. Далее с помощью полей настройки из данных одной сводной таблицы можно конструировать различные варианты отчетов для анализа.

Создать сводную таблицу может любой пользователь. Для этого в меню функций Вставка следует выбрать параметр Сводная таблица. Но для успешной работы со сводной таблицей как инструментом бизнес-анализа потребуются определенные навыки.

Работают со сводными таблицами из вкладки меню функции «Анализ» (рис. 1). На этой вкладке также настраиваются параметры сводной таблицы и источники данных (откуда берется информация).

На вкладке Конструктор пользователь может выбрать форматы и стили создаваемой сводной таблицы, а также макет отчета по ее данным.

Обратите внимание!

Преимуществом использования сводных таблиц в целях бизнес-анализа, кроме многовариантности компоновки включенных в них данных, является и возможность обновления данных сводной таблицы в случае изменения информации исходных таблиц.

Функция ВПР табличного редактора Excel помогает консолидировать данные для бизнес-анализа тем пользователям, которые недостаточно хорошо знают функционал сводных таблиц.

Это, пожалуй, одна из самых востребованных функций табличного редактора для пользователей, которые занимаются бизнес-анализом. Ее смысл в том, чтобы автоматически переносить данные из одной или нескольких разных таблиц в другую таблицу. Соответственно, когда в исходных таблицах меняются данные, то с помощью функции ВПР эти данные обновляются и в конечной таблице.

К сведению

По сравнению со сводной таблицей возможностей у функции ВПР гораздо меньше, зато, во-первых, с ней могут работать все пользователи Excel, а во-вторых, в случае необходимости перенастроить данные бизнес-отчетов, созданных на основе ВПР, получится гораздо быстрее и проще, чем если бы отчеты были созданы на основе сводных таблиц.

Для начала работы с функцией ВПР ставим курсор в выбранную ячейку конечной таблицы и с помощью мастера функций выбираем значение ВПР — откроется диалоговое окно, в котором можно выбрать параметры исходной таблицы (рис. 2).

Для наглядности приведем еще пример локального применения функции ВПР при решении задачи построения оперативного бизнес-отчета из собственной практики.

Функция ЕСЛИ, предусмотренная функционалом Excel, также популярна у бизнес-аналитиков, но она применяется чаще всего не при анализе информации, а при построении различного рода прогнозов и сценариев результатов деятельности компании. Суть функции в том, что в заданной ячейке выводится один результат при выполнении определенного условия и другой — при невыполнении этого условия.

По сути, бизнес-аналитика — это набор инструментов и процессов для сбора данных и их превращения в осмысленную информацию, на основании которой можно принимать более эффективные решения. В Office 365 корпоративный, у вас есть возможности бизнес- Excel и SharePoint Online. Эти службы позволяют собирать и визуализировать данные, а также обмениваться информацией с пользователями организации, используя для этого различные устройства.

В этой статье

• Сбор и визуализация данных в Excel

  • Шаг 1. Получение данных

  • Шаг 2. Визуализация данных

  • Шаг 3. Добавление фильтров

  • Шаг 4. Использование расширенных аналитических возможностей

• Использование SharePoint для совместной работы и просмотра книг

• Использование дополнительных возможностей бизнес-аналитики в облаке с помощью Power BI

Сбор и визуализация данных в Excel

С помощью нескольких простых действий в Excel можно создавать диаграммы и таблицы.

Шаг 1. Получение данных

Приложение Excel поддерживает широкий набор функций для поиска и упорядочения данных.

• Вы можете импортировать данные из внешних источников (Power Query)Excel создавать диаграммы, таблицы и отчеты.

• С помощью Power Query можно находить и объединять данные из разных источников, а также организовывать данные в соответствии с вашими потребностями.

• Вы можете создать модель данных в Excel, содержащую одну или несколько таблиц данных из различных источников. При использовании нескольких таблиц из разных баз данных с помощью Power Pivot можно создавать связи между ними.

• Функция Мгновенное заполнение позволяет настраивать в таблице данных формат столбцов для отображения информации в определенном виде.

• Опытные пользователи Excel могут настраивать вычисляемые элементы.

Шаг 2. Визуализация данных

Работая с данными в Excel, можно без труда создавать отчеты.

• Функция Экспресс-анализ позволяет выбирать данные и сразу просматривать различные способы их визуализации.

• Вы можете создавать доступные типы диаграмм в Office, которые включают таблицы, графики, линиовые диаграммы, диаграммы с радиолокационными диаграммами и так далее.

• Можно создавать сводные таблицы и использовать упомянутую функцию Экспресс-тенденции для детального анализа данных. С помощью списка полей для отчета можно определить, какую информацию следует отобразить.

• Также можно создавать системы показателей с использованием условного форматирования и ключевые индикаторы производительности в Power Pivot, позволяющие моментально увидеть, выполняются ли поставленные цели.

• Power Map можно использовать для анализа и карты данных на трехмерном глобусе.

Шаг 3. Добавление фильтров

На листы можно добавлять фильтры, такие как срезы и элементы временной шкалы, упрощающие поиск нужной информации.

Шаг 4. Использование расширенных аналитических возможностей

При необходимости для анализа данных в книгах можно использовать дополнительные возможности. Например, можно создавать вычисляемые элементы в Excel. К ним относятся:

• вычисляемые показатели и элементы для отчетов по сводным диаграммам и таблицам;

• вычисляемые поля для моделей данных.

К началу страницы

Использование SharePoint для совместной работы и просмотра книг

Если ваша организация использует сайты групп, значит, вы — пользователь службы SharePoint Online, которая предоставляет множество вариантов для совместной работы над документами. Вы можете указать Параметры просмотра в браузере и тем самым определить, как будет выглядеть книга.

Для отображения книг можно использовать представление галереи. При этом просматриваемые элементы будут поочередно отображаться в центре экрана.

Если выбрать представление листа, в браузере будут отображаться целые листы книги, как показано на рисунке ниже.

Если книга была добавлена в библиотеку в SharePoint, вы и другие люди можете легко просматривать ее и работать с ней в окне браузера.

Использование дополнительных возможностей бизнес-аналитики в облаке с помощью Power BI

Power BI позволяет получить еще больше возможностей бизнес- Excel и SharePoint Online. Power BI предлагает надежное решение для самостоятельной бизнес-бизнес-бизнес-бизнес-работы в облаке.

Примечание: Возможности бизнес-аналитики не поддерживаются в Microsoft 365 под управлением 21Vianet.

Дополнительные сведения см. в Power BI и бизнес-аналитике Excel и службы Excel (SharePoint Server).

К началу страницы

Microsoft Excel дает пользователю целый инструментарий для анализа финансовой деятельности предприятия, проведения статистических расчетов и прогнозирования.

Встроенные функции, формулы, надстройки программы позволяют автоматизировать львиную долю работы. Благодаря автоматизации пользователю нужно только подставлять новые данные, а на их основе автоматически будут формироваться готовые отчеты, которые многие составляют часами.

Пример финансового анализа предприятия в Excel

Задача – изучение результатов финансовой деятельности и состояния предприятия. Цели:

• оценить рыночную стоимость фирмы;
• выявить пути эффективного развития;
• проанализировать платежеспособность, кредитоспособность.

Основываясь на результатах финансовой деятельности, руководитель вырабатывают стратегию дальнейшего развития предприятия.

Анализ финансового состояния предприятия подразумевает

• анализ баланса и отчета о прибылях и убытках;
• анализ ликвидности баланса;
• анализ платежеспособности, финансовой стабильности предприятия;
• анализ деловой активности, состояния активов.

Рассмотрим приемы анализа балансового отчета в Excel.

Сначала составляем баланс (для примера – схематично, не используя все данные из формы 1).

Проанализируем структуру активов и пассивов, динамику изменений величины статей – построим сравнительный аналитический баланс.

1. Представим значения на начало и на конец года в виде относительных величин. Формула: =B4/$B$14 (отношение значения на начало года к величине баланса на начало года). По такому же принципу составляем формулы для «конца года» и «пассива». Копируем на весь столбец. В новых столбцах устанавливаем процентный формат.



2. Проанализируем динамику изменений в абсолютных величинах. Делаем дополнительный расчетный столбец, в котором отразим разницу между значением на конец года и на начало.



3. Покажем изменения в относительных величинах. В новом расчетном столбце найдем разницу между относительными показателями конца года и начала.



4. Чтобы найти динамику в процентах к значению показателя начала года, считаем отношение абсолютного показателя к значению начала года. Формула: =F4/B4. Копируем на весь столбец.



5. По такому же принципу находим динамику в процентах для значений конца года.

С помощью простейших формул мы отобразили динамику по статьям баланса. Таким же образом можно сравнивать балансы разных предприятий.

Какие результаты дает аналитический баланс:

1. Валюта баланса в конце отчетного периода стала больше в сравнении с начальным периодом.
2. Внеоборотные активы приращиваются с более высокими темпами, чем оборотные.
3. Собственный капитал предприятия больше, чем заемный. Причем темпы роста собственного превышают динамику заемного.
4. Кредиторская и дебиторская задолженность приращиваются примерно в одинаковом темпе.



Статистический анализ данных в Excel

Для реализации статистических методов в программе Excel предусмотрен огромный набор средств. Часть из них – встроенные функции. Специализированные способы обработки данных доступны в надстройке «Пакет анализа».

Рассмотрим популярные статистические функции.

1. СРЗНАЧ – Среднее значение – рассчитывает выборочное или генеральное среднее. Аргумент функции – набор чисел, указанный в виде ссылки на диапазон ячеек.



2. ДИСП – для вычисления выборочной дисперсии (без учета текстовых и логических значений); ДИСПА – учитывает текстовые и логические значения. ДИСПР – для вычисления генеральной дисперсии (ДИСПРА – с учетом текстовых и логических параметров).



3. Для нахождения квадратного корня из дисперсии – СТАНДОТКЛОН (для выборочного стандартного отклонения) и СТАНДОТКЛОНП (для генерального стандартного отклонения).



4. Для нахождения моды совокупности данных применяется одноименная функция. Разделяет диапазон данных на две равные по числу элементов части МЕДИАНА.



5. Размах варьирования – это разность между наибольшим и наименьшим значением совокупности данных. В Excel можно найти следующим образом:



6. Проверить отклонение от нормального распределения позволяют функции СКОС (асимметрия) и ЭКСЦЕСС. Асимметрия отражает величину несимметричности распределения данных: большая часть значений больше или меньше среднего.

В примере большая часть данных выше среднего, т.к. асимметрия больше «0».

ЭКСЦЕСС сравнивает максимум экспериментального с максимумом нормального распределения.

В примере максимум распределения экспериментальных данных выше нормального распределения.

Рассмотрим, как для целей статистики применяется надстройка «Пакет анализа».

Задача: Сгенерировать 400 случайных чисел с нормальным распределением. Оформить полный перечень статистических характеристик и гистограмму.

1. Открываем меню инструмента «Анализ данных» на вкладка «Данные» (если данный инструмент недоступен, то нужно подключить настройку анализа ). Выбираем строку «Генерация случайных чисел».



2. Вносим в поля диалогового окна следующие данные:



3. После нажатия ОК:



4. Зададим интервалы решения. Предположим, что их длины одинаковые и равны 3. Ставим курсор в ячейку В2. Вводим начальное число для автоматического составления интервалов. К примеру, 65. Далее нужно сделать доступной команду «Заполнить». Открываем меню «Параметры Excel» (кнопка «Офис»). Выполняем действия, изображенные на рисунке:



5. На панели быстрого доступа появляется нужная кнопка. В выпадающем меню выбираем команду «Прогрессия». Заполняем диалоговое окно. В столбце В появятся интервалы разбиения.



6. Первый результат работы:



7. Снова открываем список инструмента «Анализ данных». Выбираем «Гистограмма». Заполняем диалоговое окно:



8. Второй результат работы:



9. Построить таблицу статистических характеристик поможет команда «Описательная статистика» (пакет «Анализ данных»). Диалоговое окно заполним следующим образом:

После нажатия ОК отображаются основные статистические параметры по данному ряду.

Скачать пример финансового анализа в Excel

Это третий окончательный результат работы в данном примере.

Время на прочтение
5 мин

Количество просмотров 20K

В прошлой статье я описал использование когортного анализа для выяснения причин динамики клиентской базы. Сегодня пришло время поговорить про трюки подготовки данных для когортного анализа.

Легко рисовать картинки, но для того, чтобы они считались и отображались правильно “под капотом” нужно проделать немало работы. В этой статье мы поговорим о том, как реализовать когортный анализ. Я расскажу про реализацию при помощи Excel, а в другой статье при помощи R.

Хотим мы этого или нет, но по факту Excel это инструмент анализа данных. Более “высокомерные” аналитики будут считать, что это слабый и не удобный инструмент. С другой стороны по факту сотни тысяч людей делают анализ данных в Excel и в этом отношении он легко побьет R / python. Конечно, когда мы говорим о advances analytics и машинном обучении, мы будем работать на R / python. И я был бы за то, чтобы большая часть аналитики делалась именно этими инструментами. Но стоит признать факты, в Excel обрабатывают и представляют данные подавляющее большинство компаний и именно этим инструментом пользуются обычные аналитики, менеджеры и product owners. Вдобавок Excel трудно победить в части простоты и наглядности процесса, т.к. вы мастерите свои расчеты и модельки буквально руками.

И так, как же нам сделать когортный анализ в Excel? Для того, чтобы решать подобные задачи нужно определить 2 вещи:

1. Какие данные у нас в начале процесса

2. Как должны выглядеть наши данные в конце процесса.

   Чтобы собрать когортный анализ нам не будет достаточно только оборотный данных по датам и подразделениям. Нам нужны данные на уровне отдельных клиентов. В начале процесса нам понадобится:

3. Календарная дата

4. Id клиента

5. Дата регистрации клиента

6. Объем продаж этого клиента в эту календарную дату

Первая сложность, которую предстоит преодолеть — это получить эти данные. Если у вас правильное хранилище, то они уже должны быть у вас. С другой стороны, если пока реализовали только запись данных о совокупных продажах по дням, то данные по клиентам у вас есть только на “проде”. Для когортного анализа вам придется реализовать ETL и сложить в ваше хранилище данные в разрезе клиентов, иначе у вас ничего не выйдет. И лучше всего если вы разделите “прод” и аналитику в разные базы, т.к. У аналитических задач и задач функционирования вашего продукта разные цели конкуренция за ресурсы. Аналитикам нужны быстрые агрегаты и расчеты на по многим пользователям, продукту нужно быстро обслужить конкретного пользователя. Об организации хранилища я напишу отдельную статью.

Итак, вы имеете стартовые данные:

Первое, что нам нужно сделать это преобразовать их в “лесенки”. Для этого нужно над этой таблицей построить сводную таблицу, по строкам — дата регистрации, по столбцам — календарная дата, в качестве значений — кол-во id клиентов. Если вы верно извлекли данные, то у вас должен получится вот такой треугольник/лесенка:

В целом лесенка это наш когортный график, в котором каждая строка отображает динамику отдельной когорты. Клиенты во времени в этой отображении двигаются только внутри одной строки. Таким образом динамика когорты отображает развитие отношений с группой клиентов пришедший в один период времени. Часто для удобства и без потери качества, можно объединить когорты в “блоки” строк. Например, вы можете сгруппировать их по неделям и месяцам. Точно так же вы можете сгруппировать и колонку, т.к. Возможно ваш темп развития продукта не требует детализации до дней.

На основе этой лесенки вы можете влоб построить график из моей статьи (я правда указывал, что сгруппировал несколько строк в одну, чтобы когорт было поменьше):

Это график с накопительными областями, где каждый ряд — это строка, по горизонтали даты.

Чуть сложнее логика для реализации графика “потоков”. Для потоков мы должны сделать некоторые дополнительные вычисления. В логике потоков каждый клиент прибывает в различных состояниях:

1. Новый — любой клиент, у кого разница между датой регистрации и календарной дате <7 дней
2. Реактивированный — любой клиент, кто уже не новый, но в прошлом календарном месяце не генерировал выручку
3. Действующий — любой клиент, кто не новый, но в в календарном месяце генерировал выручку
4. Ушедший — любой клиент, кто не генерирует выручку 2 месяца подряд

Во-первых вам стоит в компании закрепить эти определения, чтобы вы могли корректно реализовать эту логику и автоматически рассчитывать состояния. Эти 4 определения имеют далеко идущие последствия в целом и для маркетинга. Ваши стратегии по привлечению, удержанию и возвращению будут базироваться на том, в каком состоянии вы считаете находится клиент. А если вы начнете внедрять модели машинного обучения в прогнозировании ухода клиентов, то определения станут вашим краеугольным камнем успешности этих моделей. Вообще про организацию работы и важность аналитической методологии я напишу отдельную статью. Выше я привел просто пример того, какими могут быть эти определения.

В Excel вам нужно создать дополнительную колонку, куда вписать описанную выше логику. В нашей случае нам придется “попотеть”. У нас есть 2 типа критериев:

• Разница между датой регистрацией и календарной датой — эти данные есть у каждой строки и тут просто нужно ее посчитать (вычитание дат в Excel просто дает разницу в днях)
• Данные о выручке в текущем и прошлом месяце. Эти данные нам не доступны в строке. Более того, с учетом того, что в нашей таблице не гарантирован порядок, то вы не можете точно сказать, где у вас данные по другим дням месяца для этого клиента.

Решить проблему 2 типа критериев можно 2 способами:

1. Попросите сделать это в базе данных. SQL позволяет при помощи аналитической функции вычислить для каждого клиента сумму выручки за текущий и прошлый месяц (для текущего месяца SUM(revenue) OVER (PARTITION BY client_id, calendar_month, а потом LAG, чтобы получить смещение по прошлому месяцу):
2. В экселе вам придется реализовать это так:
   • Для текущего месяца: СУММЕСЛИ(), критериями будет id клиента и месяц ячейки календарного дня
   • Для прошлого месяца: СУММЕСЛИ(), критериями будет id клиента и месяц ячейки календарного дня минус ровно 1 календарный месяц. При этом обращу внимание, что вы должны вычесть именно календарный месяц, а не 30 дней. Иначе вы рискуете получить смазанную картину из-за неодинакового числа дней в месяцах. Также используйте функцию ЕСЛИОШИБКА, чтобы заменить ошибочные значения для клиентов у кого не было прошлого месяца.

Добавив колонки выручки текущего месяца, прошлого месяца вы можете построить вложенное условие ЕСЛИ, учитывающие все факторы (разницу дат и суммы выручки в текущем/прошлом месяце):
ЕСЛИ( разница дат <7; “новый”;
ЕСЛИ( И (выручка прошлого месяца = 0; выручка текущего месяца > 0); “реактивация”;
ЕСЛИ( И (выручка прошлого месяца > 0; выручка текущего месяца > 0); “действующий”
ЕСЛИ( И (выручка прошлого месяца = 0; выручка текущего месяца = 0); “ушедший”; “ошибка”))))

“Ошибка” нужна тут только для контроля, что вы не ошиблись в записи. Логика критериев состояний MECE (https://en.wikipedia.org/wiki/MECE_principle), т.е. Если все сделано правильно, то каждому будет проставлено одно состояние из 4-х

У вас должно получится вот так:

Теперь эту таблицу можно пересобрать при помощи сводной таблицы в таблицу для построения графика. Вам нужно трансформировать ее в таблицу:

Календарная дата (колонки)
Состояние (строки)
Кол-во id клиентов (значения в ячейках)

Далее мы просто должны на основе данных построить диаграмму столбчатую диаграмма с накоплениями, по оси Х календарная дата, ряды это состояния, кол-во клиентов это высота столбцов. Вы можете поменять порядок состояний на графике, изменив порядок рядов в меню “выбрать данные”. В итоге мы получим такую картину:

Теперь мы можем приступать к интерпретации и анализу.

Задачи
бизнес-анализа требуют применения
информационной тех­нологии
выполнения сортировки, фильтрации и
консолидации данных в
электронных таблицах, формирования
разнообразных итогов и сво­док, а
также выполнение экономических расчетов
в таблицах для дан­ных,
удовлетворяющих заданным условиям.

Списки
в Excel.
Для
решения задач обработки всевозможных
прайс-листов компьютерных фирм в Excel
необходимо представить электронную
таблицу в виде списка, или базы данных.

Списки
в Excel
— это таблицы, строки которых содержат
однород­ную
информацию. В Excel
список называют базой данных (БД), при
этом
строки таблицы — это записи базы данных,
а столбцы — поля записей.

Чтобы
превратить таблицу Excel
в список или базу данных, необ­ходимо
присвоить столбцам однострочные имена,
которые будут ис_пользоваться
как имена полей записей базы данных.
Следует иметь в
виду, что строка имен полей может состоять
из нескольких строк заголовка,
размещенных в одной строке таблицы
Excel.

При
создании списка на рабочем листе Excel
необходимо выпол­нить
следующие правила.

1. На
   одном рабочем листе не следует помещать
   более одного спи­ска,
   так как некоторые операции, например,
   фильтрация, работают в
   определенный момент только с одним
   списком.

2. Следует
   отделять список от других данных
   рабочего стола хотя бы
   одним свободным столбцом или одной
   свободной строкой. Это по­может
   Excel
   автоматически выделять список при
   выполнении фильт­рации
   или
   при сортировке
   данных.

3. Список
   может занимать весь рабочий лист: 65536
   строк, 256 столбцов.

4. Имена
   полей списка должны располагаться в
   первой строке таб­лицы.
   Excel
   использует эти имена при создании
   отчетов, в поиске и
   сортировке данных.

5. Для
   имен полей следует использовать
   форматирование заголов­ков столбцов,
   — включая тип данных, шрифт, формат,
   выравнивание, рамку
   и стиль прописных букв, — отличное от
   того, которое исполь­зовалось для
   данных списка.

6. Чтобы
   отделить имена полей от данных, следует
   поместить рам­ку по нижнему краю
   ячеек строки с именами столбцов. Нельзя
   исполь­зовать
   пустые строки или пунктирные линии.

7. Каждый
   столбец списка должен содержать во
   всех строках одно­типные
   данные.

8. Не
   следует вводить дополнительные пробелы
   в начале ячеек данных,
   поскольку они влияют на сортировку и
   поиск.

Сортировка
списков в Excel
в заданном порядке выполняется с по­мощью
команды Сортировка,
которая
находится в меню Данные,
предварительно
выделив весь список с заголовками
столбцов, кроме итоговых строк таблицы,
если они присутствуют. Включение
заголов­ков
столбцов в область выделения облегчает
настройку сортировки, т.
к. эти имена можно использовать в качестве
ключей сортировки. В противном
случае ключами сортировки будут
стандартные имена столбцов
таблицы Excel.

В
диалоговом окне, которое открывается
командой Сортировка,
Можно
задать до трех ключей с указанием порядка
сортировки. Сортировка выполняется
сначала по первому ключу, затем в строках
с сов­падающим
значением первого ключа — по второму
ключу, наконец, в
строках с одинаковыми значениями первого
и второго ключа — по третьему
ключу.

Пользовательский
порядок сортировки по возрастанию или
по убыванию
можно задать по заданному ключу. Чтобы
применить Пользовательский
порядок сортировки, надо выбрать кнопку
Параметры.
в
диалоговом окне Сортировка.
Этот
режим позволяет установить по­рядок
сортировки по первому ключу — обычный
или определяемый пользователем,
задать учет кодировки строчных и
прописных букв (учет
регистра символов), а также направление
сортировки — по воз­растанию
или убыванию.

Задать
пользовательский порядок сортировки
можно также по вкладке
Списки
диалогового
окна Параметры,
которое
открывается по команде
Параметры
в
меню Сервис.

Фильтрация
списков в Excel
Для
выбора в списке части инфор­мации
с некоторым условием необходимо
использовать фильтр. Име­ются
две разновидности этой команды, задаваемые
параметрами Авто­фильтр
и
Усиленный
(Расширенный) фильтр.

Автофильтр.
Для
использования автофильтра надо выделить
вна­чале
область списка или весь список, причем
обязательно с заголовка­ми
столбцов. При этом имена столбцов списка
Excel
преобразует в
имена полей записей базы данных.

По
команде Данные
—>
Фильтр
—> Автофильтр в
строке заголов­ков
таблицы появляются кнопки с раскрывающимися
списками значе­ний.

Автофильтр
предполагает
использование критериев поиска типа
сравнение.
Существует два типа сравнения:

по точному или
шаблонному значению;

по условию отбора.

Точное
значение для сравнения выбирается из
раскрывающегося списка для указанного
поля. Excel
в Microsoft
Office
формирует при выполнении команды Данные
—>
Фильтр
—>
Автофильтр
списки
зна­чений
полей, в которых может находиться до
999 элементов (в отли­чие
от Excel
7.0, когда список содержал до 250 элементов).

При
выборе сравнения по условию задается
критерий отбора, со­стоящий
из двух частей, связанных между собой
логической связкой либо
И, либо ИЛИ.

Каждая часть
условия включает:

оператор отношения
(=, о, <=, >=, <, >);

значение,
которое может выбираться из списка или
содержать шаб­лонные
символы: «*», «?».

Можно
задать условия для отбора нескольких
столбцов независимо друг
от друга, фильтрация выполняется по
всем условиям одновременно. Все записи,
не прошедшие через фильтр, будут скрыты.
Отфильт­рованные записи можно выделить
и скопировать в другое место, очи­стить
содержимое, удалить и т. д.

Усиленный
фильтр. Меню
Данные
—>
Фильтр
—>
Усиленный фильтр
обеспечивает использование двух типов
критериев для фильт­рации
записей списка:

критерий
сравнения; вычисляемый
критерий.

Обычно
критерий фильтрации формируется в
нескольких столбцах и
тогда его называют множественным
критерием соответствующего типа.

Важной
особенностью этого режима является
необходимость фор­мирования
заранее, до выполнения самой команды
фильтрации, специ­ального
блока (области) для задания сложных
поисковых условий, на­зываемых
интервалом критериев.

Технология
использования усиленного фильтра
включает два этапа:

формирование
интервала критериев (т. е. создание
образца фильт­рации);

фильтрация записей
списка.

На
первом этапе формирования интервала
критериев для усиленно­го фильтра
определяем интервал критериев, который
содержит строку имен столбцов и
произвольное число строк для задания
поисковых ус­ловий.

Критерий
сравнения формируется при соблюдении
следующих тре­бований:

состав столбцов
интервала критериев определяется
столбцами, по которым задаются условия
фильтрации записей, причем порядок их
следования безразличен;

метки критериев
должны точно совпадать с названиями
столбцов исходного списка;

ниже
меток располагаются критерии сравнения
типа: точное значе­ние; значение,
формируемое с помощью операторов
сравнения, и шаб­лон
значения, включающий символы * и
либо
(или).

Правила формирования
множественного критерия:

если
критерии (условия) указываются в каждом
столбце, то они считаются
связанными условием «м»;

если
условия записаны в нескольких строках,
то они считаются связанными
условием «или».

Вычисляемый
критерий представляет
собой формулу, записанную
в строке условий интервала критериев,
которая возвращает логи­ческое
значение Истина или Ложь. Формула
строится с использовани­ем
адресов ячеек, встроенных функций,
констант различных типов (число,
текст, дата, логическая константа),
операторов отношения.

На
втором этапе фильтрации записей списка
после подготовки ин­тервала критериев
курсор устанавливается в список и
выполняется ко­манда
Данные
—>
Фильтр
—>
Усиленный
фильтр. Интервалы
списка и
критериев включают все строки, в том
числе и строку наименования столбцов.

Для
сложных условий фильтрация может
выполняться постепенно, т.
е. копируется первый результат фильтрации,
к нему применяется следующий
и т. д.

Для
снятия действия условий фильтрации
выполняется команда Данные
—>
Фильтр
—>

Показать
все.

Форма
данных. Excel
позволяет работать с отдельными записями
списка
с помощью простой экранной формы.
Выполнять основные операции обработки
записей списка (просмотр, поиск или
фильтрация по
критериям, создание новых и удаление
уже существующих записей списка).

При
установке курсора в область списка и
выполнении команды Данные
—>
Форма
на
экран выводится форма, в составе которой
имена полей
— название столбцов списка. Для просмотра
записей использу­ется полоска прокрутки
или кнопки <Далее>,
<Назад>, выводится
ин­дикатор номера записи. При просмотре
записей возможно их редакти­рование.
Поля, не содержащие формул, доступны
для редактирования, а
вычисляемые или защищенные поля не
редактируются.

Структурирование
и группировка данных для формирования
итогов
в Excel.
После
того как список отсортирован, можно
приме­нить
команду Итоги
из
меню Данные
для
создания промежуточных и
общих итогов в списке. По данной команде
открывается диалоговое окно
Промежуточные
итоги. В
нем задаются поле, при каждом изме­нении
значения которого будут вычисляться
итоговые значения, и опе­рация, которая
будет применять к значениям полей,
отмеченных в спи­ске
Добавить
итоги по.

Создание
промежуточных итогов основано на
предварительной сортировке записей
списка, при этом важен порядок сортировки
— со­став и подчиненность ключей
сортировки. Если сортировка была
вы­полнена
по полям: поле 1, поле 2, поле 3, — т. е. поле
1 является са­мым
старшим в сортировке, поле 2 определяет
порядок сортировки строк
списка при одинаковых значениях поля
1, а поле 3 задает поря­док
сортировки при одинаковых значениях и
поля 1, и поля 2, — то и
подведение итогов имеет свой жесткий
порядок: поле 1, поле 2, поле 3
или — поле 1, поле 2, или поле 1.

Если
таблица уже содержит итоговые строки,
в нее можно доба­вить
новые итоговые значения, рассчитанные
с помощью другой функ­ции. Для этого
в окне Промежуточные
итоги следует
снять флажок Заменить
текущие итоги и
задать нужное поле и функцию (опера­цию).
Два других флажка позволяют размещать
итоги под или над строками
данных и выводить каждую группу значений
данных на от­дельном
листе.

Если
промежуточные итоги больше не нужны,
то список можно привести
в исходное состояние, для этого достаточно
щелкнуть на кнопке
Отмена,
но
отмена срабатывает лишь в том случае,
если после форматирования
итогов не было других изменений списка,
в против­ном случае следует щелкнуть
по кнопке Убрать
все, которая
возвра­щает
список в исходное состояние.

Команда
Итоги
в
меню Данные
позволяет
выполнять следующие действия:

по
отдельному полю списка, используемому
в качестве поля груп­пировки,
можно осуществлять формирование итогов
различных видов операций
(функций);

для
одинаковых значений поля группировки
можно формировать итоги
по одному или нескольким полям списка,
при этом вид опера­ции
определяет, какие поля могут использоваться
для подведения ито­гов.
Так, для операций Сумма,
Среднее, Максимальное, Минимальное и
т. п. могут выбираться поля только
числового типа. Для операции Количество
значений —
поля любого типа (числовые, текстовые,
даты).

Консолидация
данных. Другим
способом получения итоговой ин­формации
является консолидация
—
агрегирование согласно выбран­ной
функции обработки данных, представленных
в исходных облас­тях-источниках
Результат
консолидации находится в области
назна­чения.
Области-источники
могут находиться на различных листах
или рабочих книгах. В консолидации может
участвовать до 255 облас­тей-источников,
а сами источники могут быть закрыты во
время кон­солидации.

Для
консолидации данных курсор устанавливается
в область местоназначения.
Выполняется команда Данные
—>
Консолидация,
выбирает­ся
вариант и задаются условия консолидации.
Существуют
следующие варианты консолидации:

консолидация
по расположению для одинаково
организованных источников
(фиксированное расположение);

консолидация
по категориям для различающихся по
расположению данных;

консолидация
внешних данных.

При
консолидации по расположению все
источники имеют одина­ковое расположение
данных источников, что позволяет
использовать ссылки
на файлы и ячейки для консолидирования
таблицы (метки ка­тегорий
данных в выделяемые области-источники
не включаются). Данные
имеют одинаковую структуру, фиксированное
расположение ячеек
и могут быть консолидированы с определенной
функцией обра­ботки (максимальное,
минимальное, среднее значение и т. п.)
по их расположению.

При
консолидации по категориям области-источники
содержат од­нотипные
данные, но организованные в различных
областях-источни­ках неодинаково.
Для консолидации данных по категориям
использу­ются
метки строк и столбцов либо как строк,
так и столбцов, которые должны совпадать
(метки включаются в выделенные
области-источни­ки).
Метки и консолидируемые данные должны
находиться в непо­средственной
близости друг с другом.

При
консолидации внешних данных следует
нажать кнопку Про­листать,
в
диалоговом окне Пролистать
выбрать
файл, содержащий области-источники
для добавления к списку, а затем добавить
ссылку на
ячейку или указать имя блока ячеек.

Если
консолидируются данные по категориям,
указывается тип ме­ток
в верхней строке и левом столбце.

Переключатель
Создавать
Связи с Исходными Данными созда­ет
при консолидации связи области назначения
к областям-источ­никам.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

  25.02.20168.85 Mб912.pdf

• #