Битрикс 24 документы excel

В разделе Мой Диск вы можете создавать файлы формата Документ (.docх), Таблица (.xlsх), Презентация (.pptх) с помощью программ на компьютере или же сервисов Битрикс24.Docs, Google Docs, MS Office Online или Office365. При настроенной синхронизации с диском документ будет одновременно сохранен на портале и на жестком диске локального компьютера.

Настроить удобный для вас способ работы с документами Локально, В облаке или Битрикс24 Документы можно в разделе Мой диск – просто выберите соответствующий пункт меню настроек:

В открывшейся форме выберите нужный способ работы:

В соответствии с этим выбором документы будут создаваться и/или редактироваться с помощью программ на вашем компьютере либо с помощью онлайн сервисов.

В настройках портала вы можете выбрать сервис, с помощью которого по умолчанию будут просматриваться все документы.

Создание документа

Создавать документы можно на Диске:

Также в разделе Документы Онлайн главного меню:

И при создании сообщения в новостной ленте:

• При выборе создания документа с помощью программ на компьютере будет запущено соответствующее приложение на вашем компьютере, в нем будет создан и открыт на редактирование новый документ.

  Документу будет присвоено стандартное имя, которое впоследствии можно изменить на желаемое через Переименовать.

• При выборе для создания документа через онлайн-сервисы Google Docs, MS Office Online и Office365 будет запущено соответствующее онлайн приложение. При первом запуске онлайн-сервисов будет запрошен ввод данных учетной записи Google или Microsoft в зависимости от подключаемого сервиса. После завершения работы портал предложит сохранить документ:

  

  При сохранении можно сразу задать желаемое имя для документа.

Просмотр документа

Кликните на документ для его просмотра, а при необходимости выберите нужный сервис для редактирования.

При включенной синхронизации все изменения в документах отображаются оперативно и на портале, и на диске вашего компьютера, вне зависимости от вашего географического местоположения.

Настройка прав доступа

По умолчанию доступ к папкам и файлам установлен следующим образом:

• Администраторы — Полный доступ;
• Все сотрудники — Редактирование.

Настройте доступ сотрудникам как к отдельному файлу или всей папке.

Удалить документ

Если вам необходимо удалить документ на диске, отметьте его галочкой и выберите нужный пункт Удалить.

Удаленный документ будет перемещен в корзину на диске.

Также рекомендуем почитать:

• Мой диск: права и общий доступ
• Ошибки при работе с Битрикс24.Диском

Зачастую возникает необходимость перенести данные из существующих таблиц Excel, Google Sheets и т.п. Для Лидов, Сделок, Контактов и Компаний предусмотрен штатный импорт, а в коробочной версии Битрикс24 это можно сделать внутренними инструментами через панель управления, а в облачной таких инструментов нет. И как быть если таблица абсолютно индивидуальна, например, реестр техники и оборудования?

Для начала давайте посмотрим на то, как хранятся такие таблицы в Битрикс24. Для этого используются универсальные списки, хранящиеся в группах. Если вы не знакомы с этим инструментом Битрикс24, то рекомендуем вам ознакомиться с ним https://helpdesk.bitrix24.ru/open/1428438/?sphrase_id=7138119
В двух словах — в универсальном списке вы определяете названия и тип данных полей (колонок таблицы) и в дальнейшем заполняете и редактируете таблицу через форму или через Бизнес-процесс (БП).

Благодаря возможности формировать строки такого списка через бизнес-процесс мы и проведем наш импорт. Для этого воспользуемся штатным импортом Сделок. Для сделок можно создавать пользовательские поля, которые мы можем использовать при импорте. Сами сделки нам не нужны, поэтому, чтобы не мешать работе сотрудников и не портить статистику в CRM для этих задач, создадим отдельное направление сделок, ограничив доступ к нему.

Шаг 1. Подготовка данных для импорта

Для начала нам нужно определиться с типами полей в имеющейся у нас таблице. Их не так много:

• Строка
• Список
• Ссылка
• Дата/время
• Да/Нет
• Число
• Привязка к пользователю
• Привязка к элементам CRM
• Адрес Google карты
• Бронирование ресурсов
• Файл
• Деньги
• Привязка к справочникам CRM
• Привязка к разделам инф. блоков
• Привязка к элементам инф. блоков

При такой процедуре лучше свести все данные к первым 8 типам. Таким образом, у нас должны появиться столько же доп. полей в карточке сделки (если мы не используем штатные поля сделки) сколько колонок есть в нашей таблице. Получится вот такая таблица необходимых преобразований:

При их создании нам нужно будет учесть следующие свойства типов данных. Далее речь пойдет о данных в исходном документе:

Строка, Текст — поле не ограничено традиционными 256 символами, поэтому в него можно передавать достаточно большой текст, который в результате на уровне списка мы сохраним в поле типа “Детальный текст”.

Список — если в работе с таблицей для какого-либо поля вы используете набор вариантов, то для импорта значения этого поля необходимо создать “Строку”, т.к. у облачного Битрикс24 есть ряд ограничений на работу со списками, т.е. значение строки нельзя “отдать” полю типа список. Самый простой способ — это в бизнес-процессе, отвечающем за импорт, описать условия, назначающие соответствующие значения полям.

Ссылка — список не поддерживает ссылки, поэтому передавать нужно как обычную строку.

Дата, дата/время — тут важно не ошибиться с форматом и включить учет времени при создании поля в сделке.

Да/Нет, чекбокс — штатного аналогичного типа поля в списке нет, поэтому тут самым правильным решением будет создание элемента типа «Список», назначение пункта описано выше. Но важно иметь в виду то, что теперь у вас будет 3 статуса (Да, нет, не выбран), а не 2 (да, нет).

Число — число везде остается числом, и в данном случае оно будет работать и с целыми, и с дробными числами.

Employee Сотрудник — Сотрудника (если он есть в Битрикс24) можно передать и в виде строки (Имя Фамилия), но тогда придется писать в БП условие для каждого, чтобы связать его c сотрудником. Мы предлагаем заменить имена сотрудников на их ID в портале еще в самой исходной таблице. А полученное число назначить полю.

Привязка к элементам CRM — для этого нам будут нужны уникальные поля, поэтому лучше использовать название компании или имя контакта и его e-mail или телефон.

Давайте теперь пройдемся по остальным шагам, которые необходимо сделать для такого импорта.

Шаг 2. Подготовка CRM к импорту

Со стороны CRM нам неоходимо выполнить 3 действия:

• Создаем направление для сделок, через которое пройдет импорт, чтобы не портить статистику и отчеты. Подробное описание вы можете найти здесь.
• Создаем пользовательские поля для сделок в настройках CRM. Подробное описание вы можете найти здесь.
• Формируем список в группе, в которой мы будем хранить полученные данные. Подробное описание вы можете найти здесь.

Шаг 3. Формируем бизнес-процесс отвечающий за импорт данных

На изображении выше приведена принципиальная схема бизнес-процесса. Основные шаги следующие:

• Ожидаем стадии сделки в созданном нами направлении.
• Формируем запись в списке.
• Обрабатываем преобразования, необходимые для работы с полями типа «Список»
• Дописываем необходимые значения в строку списка
• Завершаем работу со сделкой

Шаг 4. Процесс импорта

Скачиваем CSV шаблон для загрузки сделок. Процедура импорта подробно описана здесь.
При работе с ним не использовать Microsoft Excel т.к. он интерпретирует этот формат достаточно фривольно. У вас могут возникнуть сложности с его последующим открытием и дальнейшим импортом. Рекомендуем воспользоваться бесплатным Libre Office или другой программой.

Переносим данные, в таблицу — добавленные нами поля появились в ее конце. Не забывая заполнить направление сделки и ответственного.

Проводим импорт и переходим в группу со списком. В дальнейшем список может пополняться бизнес-процессом или управляться в ручном режиме.

О приложении

Приложение Импорт из Excel переносит данные из Excel-таблицы в CRM Битрикс24. 

Приложение подойдет, если вы:

• ведете базу клиентов и сделок в Excel или другой внешней системе и хотите переехать в Битрикс24;

• часто пополняете рабочую CRM новыми данными из внешних источников;

• только знакомитесь с Битрикс24 и хотите “поэкспериментировать” с импортом данных.   

Главные фишки:

• загрузка не по шаблону — в приложении нет стандарта для загружаемых файлов;

• контроль дубликатов — в CRM попадут только уникальные записи, а старые карточки обновятся;

• возможность откатиться — отмените последнюю загрузку и CRM вернется в состояние на начало загрузки;

• автоматическое распределение полей для загрузки данных по совпадающим названиям столбцов;

• сохранение распределения полей между импортами — при повторной загрузке документа поля распределяются также, как и при первой загрузке.

Как работать с приложением

Шаг 1. Выберите и загрузите Excel-файл

В приложении нет шаблона загрузки, так что предварительно обрабатывать файл не нужно. Сохраните базу клиентов на локальный компьютер в формате .xls/.xlsx или .csv одним листом и загрузите в приложение. 

Если в исходном Excel-файле есть пустые ячейки, нужно сделать следующие настройки в вашем Битрикс24: CRM -> Настройки -> Другое -> Прочие настройки -> Маркет -> «Проверять наличие обязательных пользовательских полей».

При первичной загрузке документа поля для данных будут автоматически распределены по совпадающим названиям. Далее при необходимости  можно распределить поля вручную.  

Шаг 2. Сопоставьте данные из файла с полями в CRM

Выберите сущности CRM, которые нужно создать или дополнить:

• лиды — все данные по клиенту попадут в одну карточку CRM;

• компании + контакты + сделки — данные по клиенту попадут в разные карточки: например, информация об организации пойдет в компании, а личные данные контактного лица — в контакты. При этом приложение автоматически свяжет между собой карточки, которые относятся к одному клиенту. Не обязательно создавать все три сущности одновременно. Выбирайте сочетание, исходя из потребностей бизнеса и содержания базы клиентов.

Затем сопоставьте данные из файла с полями в карточке CRM. Таблица сопоставления состоит из трех колонок:

• столбец в файле — названия заполненных столбцов в Excel-таблице из первой строки;

• поле в CRM — выпадающий список с полями, доступными для заполнения;

• пример данных — содержимое поля в карточке CRM. 

Для каждого столбца в файле выберите поле CRM, куда приложение запишет соответствующие данные.

Завершив настройку, перейдите на следующий шаг. 

Шаг 3. Загрузите данные

По умолчанию приложение автоматически определит дубли в файле и сохранит уникальные контакты без проверки уникальности на стороне CRM. Вы можете изменить это перед загрузкой, тогда  приложение найдет совпадения по ключевым полям в лидах, контактах и компаниях и обновит или дополнит данные в них. 

Во время загрузки не закрывайте и не обновляйте страницу в браузере, не выключайте компьютер. Приложение подскажет, сколько минут осталось до завершения обработки данных.

После загрузки. Проверьте данные в CRM

По окончании процесса проверьте загруженные данные в CRM При необходимости вы можете отменить последнюю выполненную загрузку в приложении, при этом  CRM вернется в состояние на начало загрузки. Не закрывайте и не обновляйте страницу с приложением во время работы с ним, иначе отменить загрузку будет невозможно.

На вкладке “История загрузок” доступна информация и логи предыдущих загрузок.

Часто задаваемые вопросы

Что делать, если на вашем портале настроено распределение Лидов по воронкам сразу?

1 вариант. В импортируемом файле создать столбец “направления” с названием воронки для каждого лида и при импорте соотнести с полем в CRM 

2 вариант. На 3 шаге импорта выбрать воронку по умолчанию 

Как записать добавочный номер телефона в одно поле с основным?

Используйте формат: Х-ХХХ-ХХХ-ХХ-ХХ #ХХХ, где последние три цифры — это добавочный номер.

Остались вопросы о том, как работает приложение? Пишите нам в чате, и мы с радостью на них ответим.

Иногда руководители планируют задачи в excel-таблицах: так удобнее видеть общую нагрузку и распределить сроки. Например, мы часто планируем задачи и сроки на митингах и ретроспективах. Но работать над задачами удобнее в Битрикс24, потому что на портале можно обсуждать задачу, хранить историю коммуникаций, видеть сроки и привлекать соисполнителей. Перенос задач из excel-таблицы в Битрикс24 вручную займет много времени. Как быть?

Решение:

Чтобы сотрудники не тратили время на перенос задач из excel-таблицы, мы научили Битрикс24 понимать excel-файл:

• распознавать проект, к которому относится задача;
• автоматически ставить задачи по таблице excel;
• распознавать поля excel и переносить значения таблицы в кастомные поля в карточки задач Битрикс24.

В таблице руководитель указывает отдел, ответственных, исполнителей и крайние сроки, выгружает файл в Битрикс24 — задачи автоматически появляются в блоке «Проекты». Механизм распределяет задачи по проектам, автоматически подтягивает ответственных и исполнителей и устанавливает крайний срок. Для реализации этой функции мы написали небольшой модуль и написали бизнес-процессы и использовали штатные функции настройки дополнительных полей.

Кроме нестандартного импорта excel-файла, мы научили Битрикс24 формировать excel-файлы с задачами, статусами и актуальными сроками. Экспорт задач можно ограничить по периоду, проектам или по отделам. Достаточно нажать на кнопку в Битрикс24 — в файл автоматически подтягивается вся актуальная информация по задачам.

Такая настройка позволяет не тратить рабочее время, чтобы загрузить задачи в Битрикс24 или выгрузить отчет по задачами, то есть максимально использовать возможности обеих программ.

Несмотря на то, что на дворе 2020 год, многие компании используют для хранения контактов Excel. В таблицах записано все, начиная с номеров телефона, заканчивая комментариями по каждому клиенту.

И вот рано или поздно настает момент, когда в компании внедряют Битрикс24. Все отлично, но нужно переносить данные из таблиц Excel в CRM, а это довольно долгий процесс, если делать все вручную. К счастью, есть возможность перенести информацию быстро и без ошибок с помощью приложения
«Импорт из Excel» для Битрикс24.

Данное решение позволяет импортировать данные из файлов формата .xls/.xlsx и .csv в лиды или связанные контакт-компанию-сделку. Принцип работы очень простой — информация из столбцов файла будет размещена в выбранных полях CRM.

Важно! Информация в файле должна быть четко разбита по столбцам. Например, для телефонов контактов и компаний нужно создать разные столбцы, чтобы при переносе выбрать в какие именно поля CRM записывать данные.

Перед сохранением результата можно посмотреть на результат работы приложения и откатить изменения, если что-то перенеслось некорректно. Также приложение контролирует и предотвращает создание дублей в Битрикс24.

Отдельно хочется отметить функцию приведения телефонов к стандартной форме. Даже если все номера будут записаны по разному, в Битрикс24 они попадут в одном виде, что очень удобно.

Вот так номер был записан в таблице Excel.

А вот в таком виде он попадет в CRM.

Приложение незаменимо для тех, кто раньше вел клиентскую базу в Excel, а теперь перешел в Битрикс24.
«Импорт из Excel» позволяет быстро и без влияния человеческого фактора перенести данные в Битрикс24 и начать работать в CRM.

{«id»:13915,»url»:»/distributions/13915/click?bit=1&hash=6bf6b0c7853c287bb5fe5adc65c64f0b629d0dc4b99b11aef464193a2f3383de»,»title»:»u041fu0440u043eu0434u0432u0438u0433u0430u0442u044cu0441u044f u0434u0430u0436u0435 u043fu0440u0438 u0432u044bu0441u043eu043au043eu0439 u043au043eu043du043au0443u0440u0435u043du0446u0438u0438″,»buttonText»:»u041du0430u0443u0447u0438u0442u044cu0441u044f»,»imageUuid»:»c74bb768-53df-5ae8-9544-76ab96b50911″,»isPaidAndBannersEnabled»:false}