Базы access тип данных excel - Word и Excel - помощь в работе с программами

Примечание: Microsoft Access не поддерживает импорт данных Excel с примененной меткой конфиденциальности. В качестве обходного решения можно удалить метку перед импортом, а затем повторно применить метку после импорта. Дополнительные сведения см. в статье «Применение меток конфиденциальности к файлам и электронной почте в Office».

Существуют различные способы переноса данных из книги Excel в базы данных Access. Можно скопировать данные с открытого листа и вставить их в таблицу Access, импортировать лист в новую или существующую таблицу либо связать лист с базой данных Access.

В этой статье приведено подробное описание процедуры импорта или связывания данных Excel с классическими базами данных Access.

В этой статье

Общее представление об импорте данных из Excel
Импорт данных из Excel
Разрешение вопросов, связанных с отсутствующими и неверными значениями
Связывание с данными Excel
Разрешение вопросов, связанных со значением #Число! и другими неверными значениями в связанной таблице

Общее представление об импорте данных из Excel

Если требуется сохранить данные одного или нескольких листов Excel в Access, следует импортировать содержимое листа в новую или существующую базу данных Access. При импорте данных в Access создается их копия в новой или существующей таблице, а исходный лист Excel не изменяется.

Стандартные сценарии импорта данных Excel в Access

Опытному пользователю Excel требуется использовать Access для работы с данными. Для этого необходимо переместить данные из листов Excel в одну или несколько новых таблиц Access.
В отделе или рабочей группе используется Access, но иногда данные поступают в формате Excel, и их необходимо объединять с базами данных Access. Требуется выполнить импорт полученных листов Excel в базу данных.
Пользователь применяет Access для управления данными, однако получает еженедельные отчеты от остальных участников команды в виде книг Excel. Требуется организовать процесс импорта таким образом, чтобы данные импортировались в базу данных каждую неделю в заданное время.

Первый импорт данных из Excel

Сохранить книгу Excel в виде базы данных Access невозможно. В Excel не предусмотрена функция создания базы данных Access с данными Excel.
При открытии книги Excel в Access (для этого следует открыть диалоговое окно Открытие файла, выбрать в поле со списком Тип файлов значение Файлы Microsoft Office Excel и выбрать файл) создается ссылка на эту книгу, но данные из нее не импортируются. Связывание с книгой Excel кардинально отличается от импорта листа в базу данных. Дополнительные сведения о связывании см. ниже в разделе Связывание с данными Excel.

Импорт данных из Excel

В этом разделе описано, как подготовиться к операции импорта, выполнить ее и как сохранить параметры импорта в виде спецификации для повторного использования. Помните, что данные можно одновременно импортировать только из одного листа. Импортировать все данные из книги за один раз невозможно.

Подготовка листа

Найдите исходный файл и выделите лист с данными, которые требуется импортировать в Access. Если необходимо импортировать лишь часть данных листа, можно задать именованный диапазон, содержащий только те ячейки, которые требуется импортировать.

Определение именованного диапазона (необязательно)
1. Перейдите в Excel и откройте лист, данные из которого нужно импортировать.
2. Выделите диапазон ячеек, содержащих данные, которые необходимо импортировать.
3. Щелкните выделенный диапазон правой кнопкой мыши и выберите пункт Имя диапазона или Определить имя.
4. В диалоговом окне Создание имени укажите имя диапазона в поле Имя и нажмите кнопку ОК.
  
  Имейте в виду, что в ходе одной операции импорта можно импортировать лишь один лист. Чтобы импортировать данные нескольких листов, операцию импорта следует повторить для каждого листа.

Просмотрите исходные данные и выполните необходимые действия в соответствии с приведенной ниже таблицей.

Элемент	Описание
Число столбцов	Число исходных столбцов, которые необходимо импортировать, не должно превышать 255, т. к. Access поддерживает не более 255 полей в таблице.
Пропуск столбцов и строк	В исходный лист или именованный диапазон рекомендуется включать только те строки и столбцы, которые требуется импортировать. Смещ_по_строкам В ходе операции импорта невозможно фильтровать или пропускать строки. Столбцы. В ходе операции экспорта невозможно пропускать столбцы, если данные добавляются в существующую таблицу.
Табличный формат	Убедитесь, что ячейки имеют табличный формат. Если лист или именованный диапазон включает объединенные ячейки, их содержимое помещается в поле, соответствующее крайнему левому столбцу, а другие поля остаются пустыми.
Пустые столбцы, строки и ячейки	Удалите все лишние пустые столбцы и строки из листа или диапазона. При наличии пустых ячеек добавьте в них отсутствующие данные. Если планируется добавлять записи к существующей таблице, убедитесь, что соответствующие поля таблицы допускают использование пустых (отсутствующих или неизвестных) значений. Поле допускает использование пустых значений, если свойство Обязательное поле (Required) имеет значение Нет, а свойство Условие на значение (ValidationRule) не запрещает пустые значения.
Значения ошибок	Если одна или несколько ячеек на листе или в диапазоне содержат значения ошибок, например #ЧИСЛО или #ДЕЛ, исправьте эти значения до начала операции импорта. Если исходный лист или диапазон содержит значения ошибок, соответствующее поле таблицы Access остается пустым. Дополнительные сведения о способах исправления таких ошибок см. ниже в разделе Разрешение вопросов, связанных с отсутствующими и неверными значениями.
Тип данных	Чтобы избежать ошибок во время импорта, убедитесь, что каждый исходный столбец содержит один и тот же тип данных в каждой строке. Access сканирует первые восемь строк источника, чтобы определить тип данных полей в таблице. Настоятельно рекомендуется убедиться, что первые восемь строк источника не смешивают значения различных типов данных ни в одной из столбцов. В противном случае Access может не назначить столбцу правильный тип данных. Рекомендуется также отформатировать все исходные столбцы в Excel и назначить им определенный формат данных перед началом операции импорта. Форматирование является необходимым, если столбец содержит значения с различными типами данных. Например, столбец «Номер рейса» может содержать числовые и текстовые значения, такие как 871, AA90 и 171. Чтобы исключить отсутствующие или неверные значения, выполните указанные ниже действия. Щелкните заголовок столбца правой кнопкой мыши и выберите пункт Формат ячеек. На вкладке Числовой в группе Категория выберите формат. Для столбца «Номер рейса» лучше выбрать значение Текстовый. Нажмите кнопку ОК. Если исходные столбцы отформатированы, но все же содержат смешанные значения в строках, следующих за восьмой строкой, в ходе операции импорта значения могут быть пропущены или неправильно преобразованы. Сведения о разрешении этих вопросов см. в разделе Разрешение вопросов, связанных с отсутствующими и неверными значениями.
Первая строка	Если первая строка листа или именованного диапазона содержит имена столбцов, в Access можно указать, что данные первой строки должны рассматриваться в ходе операции импорта как имена полей. Если исходный лист или диапазон не содержит имен, рекомендуется добавить их в исходные данные до операции импорта. Примечание: Если планируется добавить данные в существующую таблицу, убедитесь, что имя каждого столбца в точности соответствует имени поля. Если имя столбца отличается от имени соответствующего поля в таблице, операция импорта завершится неудачей. Чтобы просмотреть имена полей, откройте таблицу в Access в режиме конструктора.

Закройте исходную книгу, если она открыта. Если исходный файл остается открытым в ходе операции импорта, могут возникнуть ошибки преобразования данных.

Подготовка конечной базы данных

Откройте базу данных Access, в которой будут храниться импортируемые данные. Убедитесь, что база данных доступна не только для чтения и что есть права на ее изменение.

-или-

Если ни одна из существующих баз данных не подходит для хранения импортируемых данных, создайте пустую базу данных. Для этого выполните указанные ниже действия.

Откройте вкладку Файл, нажмите кнопку Создать и выберите пункт Пустая база данных.
Перед началом операции импорта следует определить, в какой таблице будут храниться данные: в новой или существующей.

Создание новой таблицы. Если необходимо сохранить данные в новой таблице, в Access создается таблица, в которую добавляются импортируемые данные. Если таблица с указанным именем уже существует, содержимое существующей таблицы перезаписывается импортируемыми данными.

Добавление в существующую таблицу. При добавлении данных в существующую таблицу строки из листа Excel добавляются в указанную таблицу.

Следует помнить, что ошибки в ходе операции добавления зачастую объясняются тем, что исходные данные не соответствуют структуре и параметрам полей в конечной таблице. Чтобы избежать таких ошибок, откройте таблицу в режиме конструктора и проверьте указанные ниже параметры.
- Первая строка. Если первая строка исходного листа или диапазона не содержит заголовки столбцов, убедитесь, что расположение и тип данных каждого столбца соответствуют нужному полю таблицы. Если же первая строка содержит заголовки столбцов, совпадение порядка следования столбцов и полей необязательно, но имя и тип данных каждого столбца должны в точности совпадать с именем и типом данных соответствующего поля.
- Отсутствующие или лишние поля. Если одно или несколько полей исходного листа отсутствуют в конечной таблице, их следует добавить до начала операции импорта. Если же таблица содержит поля, которые отсутствуют в исходном файле, их не требуется удалять из таблицы при условии, что они допускают использование пустых значений.
  
  Совет: Поле допускает использование пустых значений, если его свойство Обязательное поле (Required) имеет значение Нет, а свойство Условие на значение (ValidationRule) не запрещает пустые значения.
- Первичный ключ. Если таблица содержит поле первичного ключа, исходный лист или диапазон должен содержать столбец, содержащий значения, совместимые с полем первичного ключа, а импортированные значения ключа должны быть уникальными. Если импортируемая запись содержит значение первичного ключа, которое уже существует в таблице, отображается сообщение об ошибке.
- Индексированные поля. Если свойство Индексировано поля таблицы имеет значение Да (без повторов), соответствующий столбец исходного листа или диапазона должен содержать уникальные значения.
  
  Для выполнения операции импорта перейдите к указанным ниже действиям.

Запуск операции импорта

Расположение мастера импорта или связывания зависит от используемой версии Access. Выполните действия, которые соответствуют вашей версии Access.
- Если вы используете последнюю версию подписки Microsoft 365 Access или Access 2019, на вкладке «Внешние данные» в группе «Импорт & Link» щелкните «Создать источник данных > из файлового > Excel«.
- Если вы используете Access 2016, Access 2013 или Access 2010, на вкладке Внешние данные в группе Импорт и связи нажмите кнопку Excel.
Примечание: Вкладка Внешние данные доступна только в том случае, если открыта база данных.
В диалоговом окне Внешние данные — Электронная таблица Excel в поле Имя файла укажите имя файла Excel, содержащего данные, которые необходимо импортировать.

-или-

Чтобы указать импортируемый файл, нажмите кнопку Обзор и воспользуйтесь диалоговым окном Открытие файла.
Укажите способ сохранения импортируемых данных.

Чтобы сохранить данные в новой таблице, выберите вариант Импортировать данные источника в новую таблицу в текущей базе данных. Позднее будет предложено указать имя этой таблицы.

Чтобы добавить данные в существующую таблицу, выберите параметр Добавить копию записей в конец таблицы и выберите таблицу в раскрывающемся списке. Этот параметр недоступен, если база данных не содержит таблиц.

Сведения о связывании с источником данных путем создания связанной таблицы см. ниже в разделе Связывание с данными Excel.
Нажмите кнопку ОК.

Будет запущен мастер импорта электронных таблиц, который поможет выполнить импорт. Перейдите к дальнейшим действиям.

Использование мастера импорта электронных таблиц

На первой странице мастера выберите лист, содержащий данные, которые необходимо импортировать, и нажмите кнопку Далее.
На второй странице мастера щелкните элемент листы или именованные диапазоны, выберите лист или именованный диапазон, который необходимо импортировать, и нажмите кнопку Далее.
Если первая строка исходного листа или диапазона содержит имена полей, выберите вариант Первая строка содержит заголовки столбцов и нажмите кнопку Далее.

Если данные импортируются в новую таблицу, заголовки столбцов используются в Access в качестве имен полей в таблице. Эти имена можно изменить в ходе операции импорта или после ее завершения. Если данные добавляются к существующей таблице, убедитесь, что заголовки столбцов исходного листа в точности соответствуют именам полей конечной таблицы.

Если данные добавляются к существующей таблице, перейдите к действию 6. Если данные добавляются в новую таблицу, выполните оставшиеся действия.
Мастер предложит просмотреть свойства полей. Щелкните столбец в нижней части страницы, чтобы отобразить свойства нужного поля. При необходимости выполните указанные ниже действия.
- Просмотрите и измените имя и тип данных конечного поля.
  
  В Access выполняется проверка первых восьми строк каждого столбца, чтобы определить тип данных для соответствующего поля. Если первые восемь строк столбца на листе содержат значения разных типов, например текст и числа, мастер предлагает тип данных, совместимый со всеми значениями столбца — как правило, это текстовый тип данных. Хотя можно выбрать и другой тип данных, следует помнить, что значения, несовместимые с этим типом, будут в ходе импорта пропущены или преобразованы неправильно. Дополнительные сведения о том, как исправить неверные или отсутствующие значения, см. ниже в разделе Разрешение вопросов, связанных с отсутствующими и неверными значениями.
- Чтобы создать индекс для поля, присвойте свойству Индексировано (Indexed) значение Да.
- Чтобы пропустить весь исходный столбец, установите флажок Не импортировать (пропустить) поле.
  
  Настроив параметры, нажмите кнопку Далее.
На следующем экране задайте первичный ключ для таблицы. При выборе варианта автоматически создать ключ Access добавляет поле счетчика в качестве первого поля конечной таблицы и автоматически заполняет его уникальными значениями кодов, начиная с 1. После этого нажмите кнопку Далее.
На последнем экране мастера укажите имя целевой таблицы. в поле Импорт в таблицу. Если таблица уже существует, в Access появится запрос на перезапись существующего содержимого таблицы. Нажмите кнопку « Да «, чтобы продолжить, или «Нет», чтобы указать другое имя целевой таблицы, а затем нажмите кнопку « Готово», чтобы импортировать данные.

Если импорт части или всех данных в Access завершится успешно, в мастере откроется страница с состоянием операции импорта. Кроме того, сведения об операции можно сохранить в виде спецификации для дальнейшего использования. Если операция завершится неудачей, появится сообщение Ошибка при попытке импорта файла.
Нажмите кнопку Да, чтобы сохранить сведения об операции для использования в будущем. Сохранение сведений позволяет выполнять операцию повторно без использования мастера.

Сведения о том, как сохранить спецификацию, см. в статье Сохранение параметров операции импорта или экспорта в виде спецификации.

Сведения о том, как запустить сохраненную спецификацию импорта или экспорта, см. в статье Запуск сохраненной спецификации импорта или экспорта.

Сведения о том, как запланировать выполнение задач импорта и связывания в определенное время, см. в статье Планирование спецификации импорта или экспорта.

Разрешение вопросов, связанных с отсутствующими и неверными значениями

Сообщение Ошибка при попытке импорта файла свидетельствует о том, что операция импорта завершилась неудачей. Если же после операции импорта отображается диалоговое окно, в котором предлагается сохранить сведения об операции, это означает, что данные успешно импортированы полностью или частично. В сообщении о состоянии указывается также имя таблицы, которая содержит описание всех ошибок, возникших в ходе операции импорта.

Важно: Даже если в сообщении о состоянии указано, что операция завершилась успешно, перед использованием таблицы следует просмотреть ее содержимое и структуру, чтобы убедиться в правильности всех данных.

Откройте целевую таблицу в режиме таблицы, чтобы убедиться, что в таблицу были добавлены все данные.
Откройте таблицу в режиме конструктора, чтобы проверить типы данных и другие свойства полей.

В приведенной ниже таблице описаны действия по разрешению проблем, связанных с отсутствующими или неверными значениями.

Совет: Если при устранении неполадок обнаружено лишь несколько отсутствующих значений, можно добавить их в таблицу вручную. Если же отсутствует или неправильно импортирован целый столбец либо большой объем данных, следует исправить исходный файл. После устранения всех возможных проблем повторите операцию импорта.

Проблема

Решение

Графические элементы

Графические элементы, такие как логотипы, диаграммы и рисунки, не импортируются. Их следует добавить в базу данных вручную после завершения операции импорта.

Вычисляемые значения

Импортируются результаты вычисляемого столбца или ячейки, но не базовая формула. В ходе операции импорта можно указать тип данных, совместимый с результатами формулы, например числовой.

Значения TRUE или FALSE и -1 или 0

Если исходный лист или диапазон включает столбец, который содержит только значения TRUE или FALSE, в Access для этого столбца создается логическое поле, в которое вставляется значение -1 или 0. Если же исходный лист или диапазон включает столбец, который содержит только значения -1 и 0, в Access для этого столбца по умолчанию создается числовое поле. Чтобы избежать этой проблемы, можно изменить в ходе импорта тип данных поля на логический.

Многозначные поля

При импорте данных в новую или существующую таблицу приложение Access не поддерживает многозначные поля, даже если исходный столбец содержит список значений, разделенных точками с запятой (;). Список значений обрабатывается как одно значение и помещается в текстовое поле.

Усеченные данные

В случае усечения данных в столбце таблицы Access попытайтесь увеличить ширину столбца в режиме таблицы. Если не удается решить проблему с помощью этого способа, это означает, что объем данных в числовом столбце Excel слишком велик для конечного поля в Access. Например, в базе данных Access свойство FieldSize конечного поля может иметь значение Байт, а исходные данные могут содержать значение больше 255. Исправьте значения в исходном файле и повторите операцию импорта.

Формат отображения

Чтобы обеспечить правильное отображение значений в режиме таблицы, может потребоваться изменить свойство Формат некоторых полей в режиме конструктора. Ниже приведены примеры.

После завершения импорта в логическом поле в режиме таблицы отображаются значения -1 и 0. Чтобы устранить эту проблему, необходимо после завершения импорта изменить значение свойства Формат этого поля на Да/Нет для отображения флажков.
Даты в длинном и среднем форматах отображаются в Access как краткие даты. Чтобы устранить эту проблему, откройте конечную таблицу в Access в режиме конструктора и измените свойство Формат поля даты на Длинный формат даты или Средний формат даты.

Примечание: Если исходный лист содержит элементы форматирования RTF, например полужирный шрифт, подчеркивание или курсив, текст импортируется без форматирования.

Повторяющиеся значения (нарушение уникальности ключа)

Импортируемые записи могут содержать повторяющиеся значения, которые невозможно сохранить в поле первичного ключа в конечной таблице или в поле, для которого свойству Индексировано присвоено значение Да (без повторов). Удалите повторяющиеся значения в исходном файле и повторите операцию импорта.

Значения дат, сдвинутые на 4 года

Значения полей дат, импортированных с листа Excel, оказываются сдвинуты на четыре года. Excel для Windows может использовать две системы дат:

Система дат 1904 г. (в которой серийные номера в диапазоне от 0 до 63 918), соответствующие датам с 1 января 1904 г. по 31 декабря 2078 г.
Система дат 1900 г. (в которой серийные номера в диапазоне от 1 до 65 380), соответствующие датам с 1 января 1900 г. по 31 декабря 2078 г.

Вы можете задать систему дат в excel Options: File > Options > Advanced> Use 1904 date system.

Примечание При импорте из книги XLSB всегда используется система дат 1900 независимо от параметра системы дат.

Прежде чем импортировать данные, измените систему дат для книги Excel или выполните после добавления данных запрос на обновление, используя выражение [имя поля даты] + 1462 для корректировки дат.

Excel для macintosh использует только систему дат 1904.

Пустые значения

В конце операции импорта может отобразится сообщение об ошибке с данными, которые были удалены или потеряны во время операции, или при открытии таблицы в режиме таблицы может отобразится, что некоторые значения полей пусты. Если исходные столбцы в Excel не отформатированы или первые восемь строк источника содержат значения различных типов данных, откройте исходный лист и выполните следующие действия:

Отформатируйте исходные столбцы.
Переместите строки таким образом, чтобы первые восемь строк каждого столбца не содержали значения с разными типами данных.
В ходе операции импорта выберите подходящий тип данных для каждого поля. Если тип данных указан неправильно, после завершения операции весь столбец может содержать пустые или неверные значения.

Описанные выше действия позволяют свести к минимуму количество пустых значений. В приведенной ниже таблице представлены ситуации, в которых пустые значения все же будут появляться.

Тип отсутствующих значений	Конечный объект импорта	Тип целевого поля	Решение
Текст	Новая таблица	Поле даты	Замените все текстовые данные значениями дат и повторите попытку импорта.
Текст	Существующая таблица	Числовое поле или поле даты	Замените все текстовые данные значениями, соответствующими типу данных конечного поля, и повторите попытку импорта.

Значения дат, замененные числовыми значениями

Случайные пятизначные числа отображаются вместо фактических значений дат в указанных ниже случаях.

Исходный столбец на листе содержит только числовые значения в первых восьми строках, но содержит некоторые значения даты в последующих строках. Эти значения дат будут преобразованы неправильно.
Некоторые из первых восьми строк содержат значения дат, которые импортируются в числовые поля. Эти значения дат будут преобразованы неправильно.

Чтобы избежать этой проблемы, замените значения дат числовыми значениями в исходном столбце и повторите попытку импорта.

Если столбец содержит преимущественно значения дат и несколько текстовых значений, в некоторых случаях все значения дат отображаются как случайные пятизначные числа. Чтобы избежать этой проблемы, замените текстовые значения значениями дат и попробуйте выполнить операцию импорта повторно.

Числовые значения, замененные значениями даты

Случайные значения даты отображаются вместо фактических числовых значений в указанных ниже случаях.

Исходный столбец содержит только значения даты в первых восьми строках, но содержит некоторые числовые значения в последующих строках. Эти числовые значения будут преобразованы неправильно.
Некоторые из первых восьми строк содержат числовые значения, импортируемые в поля дат. Эти числовые значения будут преобразованы неправильно.

Чтобы избежать этой проблемы, замените числовые значения значениями дат в исходном столбце и повторите попытку импорта.

Кроме того, может потребоваться просмотреть таблицу ошибок, о которой говорится на последней странице мастера, в режиме таблицы. Эта таблица содержит три поля: «Ошибка», «Поле» и «Строка». В каждой ее строке содержатся сведения об определенной ошибке, и данные в поле «Ошибка» можно использовать при разрешении вопросов.

Строки ошибок и советы по устранению неполадок

Ошибка	Описание
Обрезка полей	Значение в поле превышает размер, заданный свойством FieldSize этого поля.
Ошибка преобразования типа	Значение на листе не соответствует типу данных поля. Это значение может быть заменено пустым или неверным значением в конечном поле. Дополнительные сведения об устранении этой проблемы см. в предыдущей таблице.
Нарушение уникальности ключа	Значение первичного ключа записи совпадает со значением, уже имеющимся в таблице.
Нарушение условия на значение	Значение не соответствует правилу, заданному для этого поля или таблицы с помощью свойства ValidationRule.
Пустое значение в обязательном поле	Данное поле не может иметь пустое значение, поскольку его свойство Обязательное поле (Required) имеет значение Да.
Пустое значение в поле счетчика	Импортируемые данные содержат пустое значение (NULL), и была выполнена попытка добавить его в поле счетчика.
Неинтерпретируемая запись	Текстовое значение содержит знак разделителя (как правило, это прямые кавычки). Если значение содержит знак разделителя, он должен содержаться в текстовом файле дважды, например: Диаметр 4 1/2″»

К началу страницы

Связывание с данными Excel

Связав базу данных Access с данными другой программы, можно использовать инструменты запросов и отчетов Access без обслуживания копии данных Excel в базе данных.

При связывании с листом или именованным диапазоном Excel в Access создается новая таблица, связанная с исходными ячейками. Любые изменения, вносимые в исходные ячейки в Excel, отражаются в связанной таблице. При этом изменить содержимое соответствующей таблицы в Access невозможно. Если требуется добавить, изменить или удалить данные, изменения необходимо внести в исходный файл.

Стандартные сценарии связывания с листом Excel из Access

Обычно связывание с листом Excel (вместо импорта) выполняют по указанным ниже причинам.

Требуется хранить данные в листах Excel с возможностью использовать удобные функции запросов и отчетов Access.
В отделе или рабочей группе используется Access, однако приходится также работать с внешними источниками данных, такими как листы Excel. Создавать копии внешних данных нецелесообразно, однако необходимо работать с данными в Access.

Первое связывание с листом Excel

В Excel невозможно создать связь с базой данных Access.
При связывании с файлом Excel в Access создается новая таблица, которая называется также связанной таблицей. В ней отображаются данные исходного листа или именованного диапазона; при этом они не сохраняются в базе данных.
Данные Excel невозможно связать с существующей таблицей базы данных. Это означает, что операция связывания не позволяет добавлять данные в существующую таблицу.
База данных может содержать несколько связанных таблиц.
Все изменения данных в Excel автоматически отражаются в связанной таблице. Однако содержимое и структура связанной таблицы Access доступны только для чтения.
При открытии книги Excel в Access (для этого в диалоговом окне Открытие файла необходимо выбрать в поле со списком Тип файлов значение Microsoft Excel и выбрать нужный файл) в Access создается пустая база данных и автоматически запускается мастер связи с электронной таблицей.

Подготовка данных Excel

Найдите файл Excel и лист или диапазон, содержащий нужные данные. Если нет необходимости создавать связь со всем листом, можно определить именованный диапазон, включающий только нужные ячейки.

Создание именованного диапазона в Excel (необязательно — целесообразно лишь для связывания отдельных данных на листе)
1. Перейдите в Excel и откройте лист, в котором нужно определить именованный диапазон.
2. Выделите диапазон ячеек, содержащих данные, на которые необходимо создать ссылку.
3. Щелкните выделенный диапазон правой кнопкой мыши и выберите пункт Имя диапазона или Определить имя.
4. В диалоговом окне Создание имени укажите имя диапазона в поле Имя и нажмите кнопку ОК.
  
  Имейте в виду, что в ходе одной операции связывания можно создать связь лишь с одним листом или диапазоном. Чтобы создать связь с несколькими местами в книге, следует повторить операцию связывания для каждого листа или диапазона.

Просмотрите исходные данные и выполните необходимые действия в соответствии с приведенной ниже таблицей.

Элемент	Описание
Табличный формат	Убедитесь, что ячейки имеют табличный формат. Если диапазон включает объединенные ячейки, их содержимое помещается в поле, соответствующее крайнему левому столбцу, а другие поля остаются пустыми.
Пропуск столбцов и строк	Во время операции связывания нельзя пропустить исходные столбцы и строки. Однако можно скрыть поля и отфильтровать записи, открыв связанную таблицу в режиме таблицы после их импорта в Access.
Число столбцов	Число исходных столбцов не должно превышать 255, т.к. Access поддерживает не более 255 полей в таблице.
Пустые столбцы, строки и ячейки	Удалите все лишние пустые столбцы и строки из листа Excel или диапазона. При наличии пустых ячеек попытайтесь добавить отсутствующие данные.
Значения ошибок	Если одна или несколько ячеек на листе или в диапазоне содержат значения ошибок, исправьте эти значения до начала операции импорта. Имейте в виду, что если исходный лист или диапазон содержит значения ошибок, в Access в соответствующее поле таблицы вставляется пустое значение.
Тип данных	Изменить тип данных и размер полей в связанной таблице невозможно. Перед началом связывания следует проверить тип данных в каждом столбце. Настоятельно рекомендуется отформатировать все столбцы, которые содержат значения с разными типами данных. Например, столбец «Номер рейса» может содержать числовые и текстовые значения, такие как 871, AA90 и 171. Чтобы исключить отсутствующие или неверные значения, выполните указанные ниже действия. Щелкните столбец правой кнопкой мыши и выберите пункт Формат ячеек. На вкладке Числовой в группе Категория выберите формат. Нажмите кнопку ОК.
Первая строка	Если первая строка листа или именованного диапазона содержит имена столбцов, можно указать, что приложение Access должно в ходе связывания обрабатывать данные в первой строке как имена полей. Если лист не содержит имен или какое-либо имя столбца не соответствует правилам именования полей в Access, каждому полю назначается допустимое имя.

Закройте исходный файл, если он открыт.

Подготовка конечной базы данных

Откройте базу данных, в которой требуется создать связь. Убедитесь, что база данных доступна не только для чтения и что у вас есть права на внесение в нее изменений.
Если вы не хотите хранить ссылку ни в какой из существующих баз данных, создайте пустую базу данных: перейдите на вкладку «Файл», нажмите кнопку «Создать» и выберите пункт «Пустая база данных». Обратите внимание: если вы используете Access 2007, нажмите кнопку Microsoft Office и выберите пункт Создать.

После этого можно начать операцию связывания.

Создание связи

Расположение мастера импорта или связывания зависит от используемой версии Access. Выполните действия, которые соответствуют вашей версии Access.
- Если вы используете последнюю версию подписки Microsoft 365 Access или Access 2019, на вкладке «Внешние данные» в группе «Импорт & Link» щелкните «Создать источник данных > из файлового > Excel«.
- Если вы используете Access 2016, Access 2013 или Access 2010, на вкладке Внешние данные в группе Импорт и связи нажмите кнопку Excel.
Примечание: Вкладка Внешние данные доступна только в том случае, если открыта база данных.
В диалоговом окне Внешние данные — Электронная таблица Excel в поле Имя файла укажите имя исходного файла Excel.
Выберите вариант Создать связанную таблицу для связи с источником данных и нажмите кнопку ОК.

Откроется мастер связи с электронной таблицей, который поможет выполнить связывание.
На первой странице мастера выберите лист или именованный диапазон с нужными данными и нажмите кнопку Далее.
Если первая строка исходного листа или диапазона содержит имена полей, выберите вариант Первая строка содержит заголовки столбцов. В Access эти заголовки столбцов используются в качестве имен полей в таблице. Если имя столбца включает специальные знаки, его невозможно использовать как имя поля в Access. В таких случаях отображается сообщение об ошибке, в котором говорится, что полю в Access будет назначено допустимое имя. Нажмите кнопку ОК для продолжения.
На последней странице мастера укажите имя связанной таблицы и нажмите кнопку Готово. Если таблица с указанным именем уже существует, будет предложено перезаписать существующую таблицу или запрос. Нажмите кнопку Да, чтобы перезаписать таблицу или запрос, или кнопку Нет, чтобы указать другое имя.

Приложение Access попытается создать связанную таблицу. В случае успешного завершения операции появится сообщение Завершено связывание таблицы. Откройте связанную таблицу и просмотрите поля и данные, чтобы убедиться в их правильности.

При наличии ошибок или неверных данных необходимо устранить ошибки в исходных данных. Дополнительные сведения об устранении ошибок или неверных значений см. в следующем разделе.

К началу страницы

Разрешение вопросов, связанных со значением #Число! и другими неверными значениями в связанной таблице

Даже если появится сообщение Завершено связывание таблицы, откройте таблицу в режиме таблицы и убедитесь, что строки и столбцы содержат правильные данные.

При наличии в таблице ошибок или неверных данных необходимо выполнить действия, описанные в приведенной ниже таблице, и повторить попытку связывания. Следует помнить, что добавить значения непосредственно в связанную таблицу невозможно, т.к. она доступна только для чтения.

Проблема	Решение
Графические элементы	Графические элементы листов Excel, такие как логотипы, диаграммы и рисунки, не могут быть включены в связь с Aсcess.
Формат отображения	Чтобы обеспечить правильное отображение значений в режиме таблицы, может потребоваться изменить свойство Формат некоторых полей в режиме конструктора.
Вычисляемые значения	В Access в соответствующем поле отображаются результаты вычисляемого столбца или ячейки, но не формула (выражение).
Усеченные текстовые значения	Увеличьте ширину столбца в режиме таблицы. Если даже после этого значение не отображается целиком, возможно, его длина превышает 255 знаков. В Access связывание возможно только для первых 255 знаков, поэтому вместо связывания следует выполнить импорт данных.
Сообщение о переполнении числового поля	Даже если таблица кажется правильной, впоследствии при выполнении запроса с использованием этой таблицы может быть выведено сообщение об ошибке Переполнение числового поля. Это может объясняться конфликтом между типом данных поля в связанной таблице и типом данных, хранящихся в этом поле.
Значения TRUE или FALSE и -1 или 0	Если исходный лист или диапазон включает столбец, который содержит только значения TRUE или FALSE, в Access в связанной таблице для этого столбца создается логическое поле. Если же исходный лист или диапазон включает столбец, который содержит только значения -1 или 0, в Access для этого столбца по умолчанию создается числовое поле, тип данных которого невозможно изменить в таблице. Если требуется, чтобы в связанной таблице было создано логическое поле, убедитесь, что исходный столбец содержит значения TRUE и FALSE.
Многозначные поля	В Access многозначные поля не поддерживаются, даже если исходный столбец содержит список значений, разделенных точками с запятой (;). Список значений обрабатывается как одно значение и помещается в текстовое поле.
#Число!	В Access значение ошибки #Число! отображается в полях вместо данных в указанных ниже случаях. Если исходный столбец, который содержит в основном текстовые значения, включает также несколько числовых значений или значений дат, числовые значения и значения дат не импортируются. Если исходный столбец, который содержит в основном числовые значения, включает также несколько текстовых значений, текстовые значения не импортируются. Если исходный столбец, который содержит в основном значения дат, включает также несколько текстовых значений, текстовые значения не импортируются. Чтобы свести к минимуму число пустых значений в таблице, выполните указанные ниже действия. Убедитесь, что исходный столбец не содержит значения с разными типами данных. Отформатируйте столбцы на листе Excel. Во время операции связывания выберите нужный тип данных для каждого поля. Если тип данных неправильный, результирующий столбец может содержать только #Num! Значения для всех строк данных.
Числовые значения, замененные значениями дат	Если поле содержит случайные пятизначные числа, проверьте исходный столбец с числовыми значениями на наличие значений дат. Значения дат в числовых столбцах преобразуются в числа. Замените значения дат числовыми значениями и повторите попытку связывания.
Значения дат, замененные числовыми значениями	Если поле содержит случайные значения дат, проверьте исходный столбец со значениями дат на наличие числовых значений. Числовые значения в столбцах дат преобразуются в даты. Замените числовые значения значениями дат и повторите попытку связывания.

К началу страницы

Источник

Содержание

0.1 Метод 1 С помощью Microsoft Access
0.2 Метод 2 С помощью сторонней программы для работы с базами данных

1 Процесс создания
- 1.1 Создание таблицы
- 1.2 Присвоение атрибутов базы данных
- 1.3 Сортировка и фильтр
- 1.4 Поиск
- 1.5 Закрепление областей
- 1.6 Выпадающий список
- 1.7 Помогла ли вам эта статья?

2 метода:С помощью Microsoft AccessС помощью сторонней программы для работы с базами данных

Из данной статьи вы узнаете, как создать базу данных из таблицы Microsoft Excel путем импорта данных прямо в Access (программа для работы с базами данных от Microsoft) или экспорта данных в формат, который подходит для работы с большинством баз данных. Microsoft Access является частью пакета программ Microsoft Office и доступен только на компьютерах с ОС Windows.

Метод 1 С помощью Microsoft Access

Создайте новую базу данных в Microsoft Access.
Это красное приложение с буквой «А».
- Access предназначен для работы с Excel и входит в состав пакета программ Microsoft Office Professional. Access доступен только на компьютерах с ОС Windows.
Нажмите на вкладку Внешние данные вверху окна.
Нажмите на Excel на панели инструментов.
Нажмите на Обзор в правой верхней части окна.
Найдите файл Excel, который хотите использовать в качестве источника.
Укажите способ передачи данных.
Для этого нажмите на переключатель рядом со следующими опциями:
- Импортировать данные источника в новую таблицу в текущей базе данных: выберите эту опцию, если вы создали новую базу данных без таблиц или хотите вставить новую таблицу в уже существующую базу данных. Ели вы решите создать новую таблицу, ее данные можно изменить в Access.
- Добавить копию записей в конец таблицы: выберите эту опцию, если вы используете существующую базу данных и хотите вставить данные в одну из таблиц в базе. Если вы решите добавить данные в уже готовую таблицу, ее можно будет изменить по своему усмотрению.
- Создать связанную таблицу для связи с источником данных: выберите эту опцию, чтобы создать гиперссылку в базе данных, которая откроет базу в Excel. С помощью этого метода можно изменять информацию в Access.
Нажмите OK.
Выберите в списке лист, который хотите импортировать.
- По умолчанию Excel создает книгу с тремя листами «Лист 1», «Лист 2» и «Лист 3». За раз можно перенести лишь один лист. Если у вас есть данные на всех трех листах, выполните передачу данных с одного листа, а затем вернитесь на вкладку «Внешние данные» и повторите процедуру для оставшихся листов.
- Листы в Excel можно удалить, добавить и переименовать, при этом все внесенные изменения появятся в базе данных Access.
Нажмите Далее.
Поставьте галочку рядом с опцией «Первая строка содержит название столбцов», если ее нет.
- Снимите галочку, если хотите, чтобы Access вставил свои названия столбцов.
Нажмите Далее.
Измените имя поля и тип данных.
Если вы хотите импортировать все поля из листа, не внося каких-либо изменений, нажмите «Далее».
- Если вы хотите изменить поле, нажмите на название столбца, который хотите изменить, а затем измените его название, тип данных и включите или выключите индексацию. Когда закончите, нажмите «Далее».
- Если вы не хотите импортировать поле, поставьте галочку рядом с опцией «Не импортировать (пропустить) поле», а когда закончите, нажмите «Далее».
Установите основные ключи для базы данных.
- Опцию «автоматически создать ключ» лучше оставить включенной. Ключ также можно установить самому. Для этого введите ключ в поле рядом с опцией «определить ключ» или выберите опцию «не создавать ключ», хотя данную опцию включать не рекомендуется.
Нажмите Далее.
Введите название листа в поле «Импорт в таблицу». Оставьте как есть, чтобы выбрать имя по умолчанию.
Нажмите Готово.
Поставьте галочку рядом с опцией «Сохранить шаги импорта».
Нажмите Закрыть, чтобы создать базу данных.

Метод 2 С помощью сторонней программы для работы с базами данных

Создайте или откройте книгу в Excel.
Это зеленое приложение с буквой «Х» внутри.
- Сохраните первоначальный файл в виде формате Excel, чтобы сохранить контрольный экземпляр.
Нажмите Файл на панели меню.
Выберите Сохранить как.
Нажмите на выпадающее меню Тип Файла (Windows) или Формат файла (Mac).
Выберите тип файла.
- Если вы работаете с приложением, основанном на работе с компьютером, выберите формат .csv (разделители — запятые).
- Если вы работаете с приложением, основанном на работе с онлайн базами данных, выберите формат .xml.
Нажмите Сохранить.
Создайте в своем приложении новую базу данных.
Найдите в ней команду Импортировать. Как правило, она находится в выпадающем меню «Файл».
Найдите и выберите файл, который извлекли из Excel.
Следуйте инструкциям и вставьте базу данных в программу.
Сохраните базу данных.

Информация о статье

Категории: Microsoft Excel

На других языках:

English: Create a Database from an Excel Spreadsheet, Español: crear una base de datos a partir de una hoja de cálculo de Excel, Deutsch: Eine Datenbank aus einem Excel Arbeitsblatt erstellen, Português: Criar um Banco de Dados a Partir de uma Planilha do Excel, Italiano: Creare un Database da un Foglio di Calcolo di Excel, Français: créer une base de données à partir d’une feuille de calcul d’Excel, 中文: 创建一个Excel电子表格数据库, Bahasa Indonesia: Membuat Basis Data Dari Lembar Kerja Excel, Nederlands: Een database maken van een Excel spreadsheet, ไทย: สร้างฐานข้อมูลจาก spreadsheet ของ Excel, العربية: إنشاء قاعدة بيانات من جدول بيانات إكسل, Tiếng Việt: Tạo cơ sở dữ liệu từ bảng tính Excel, हिन्दी: एक्सेल स्प्रेडशीट (Excel Spreadsheet) से डेटाबेस तैयार करें (Create a Database from an Excel Spreadsheet), 日本語: Excelのシートからデータベースを作成する

Печать
Править
Написать благодарственное письмо авторам

Эту страницу просматривали 64 708 раза.

Была ли эта статья полезной?

В пакете Microsoft Office есть специальная программа для создания базы данных и работы с ними – Access. Тем не менее, многие пользователи предпочитают использовать для этих целей более знакомое им приложение – Excel. Нужно отметить, что у этой программы имеется весь инструментарий для создания полноценной базы данных (БД). Давайте выясним, как это сделать.

Процесс создания

База данных в Экселе представляет собой структурированный набор информации, распределенный по столбцам и строкам листа.

Согласно специальной терминологии, строки БД именуются «записями». В каждой записи находится информация об отдельном объекте.

Столбцы называются «полями». В каждом поле располагается отдельный параметр всех записей.

То есть, каркасом любой базы данных в Excel является обычная таблица.

Создание таблицы

Итак, прежде всего нам нужно создать таблицу.

Вписываем заголовки полей (столбцов) БД.
Заполняем наименование записей (строк) БД.
Переходим к заполнению базы данными.
После того, как БД заполнена, форматируем информацию в ней на свое усмотрение (шрифт, границы, заливка, выделение, расположение текста относительно ячейки и т.д.).

На этом создание каркаса БД закончено.

Урок: Как сделать таблицу в Excel

Присвоение атрибутов базы данных

Для того, чтобы Excel воспринимал таблицу не просто как диапазон ячеек, а именно как БД, ей нужно присвоить соответствующие атрибуты.

Переходим во вкладку «Данные».
Выделяем весь диапазон таблицы. Кликаем правой кнопкой мыши. В контекстном меню жмем на кнопку «Присвоить имя…».
В графе «Имя» указываем то наименование, которым мы хотим назвать базу данных. Обязательным условием является то, что наименование должно начинаться с буквы, и в нём не должно быть пробелов. В графе «Диапазон» можно изменить адрес области таблицы, но если вы её выделили правильно, то ничего тут менять не нужно. При желании в отдельном поле можно указать примечание, но этот параметр не является обязательным. После того, как все изменения внесены, жмем на кнопку «OK».
Кликаем по кнопке «Сохранить» в верхней части окна или набираем на клавиатуре сочетание клавиш Ctrl+S, для того, чтобы сберечь БД на жестком диске или съемном носителе, подключенном к ПК.

Можно сказать, что после этого мы уже имеем готовую базу данных. С ней можно работать и в таком состоянии, как она представлена сейчас, но многие возможности при этом будут урезаны. Ниже мы разберем, как сделать БД более функциональной.

Сортировка и фильтр

Работа с базами данных, прежде всего, предусматривает возможность упорядочивания, отбора и сортировки записей. Подключим эти функции к нашей БД.

Выделяем информацию того поля, по которому собираемся провести упорядочивание. Кликаем по кнопке «Сортировка» расположенной на ленте во вкладке «Данные» в блоке инструментов «Сортировка и фильтр».
Сортировку можно проводить практически по любому параметру:
- имя по алфавиту;
- дата;
- число и т.д.
В следующем появившемся окне будет вопрос, использовать ли для сортировки только выделенную область или автоматически расширять её. Выбираем автоматическое расширение и жмем на кнопку «Сортировка…».
Открывается окно настройки сортировки. В поле «Сортировать по» указываем имя поля, по которому она будет проводиться.
- В поле «Сортировка» указывается, как именно она будет выполняться. Для БД лучше всего выбрать параметр «Значения».
- В поле «Порядок» указываем, в каком порядке будет проводиться сортировка. Для разных типов информации в этом окне высвечиваются разные значения. Например, для текстовых данных – это будет значение «От А до Я» или «От Я до А», а для числовых – «По возрастанию» или «По убыванию».
- Важно проследить, чтобы около значения «Мои данные содержат заголовки» стояла галочка. Если её нет, то нужно поставить.
После ввода всех нужных параметров жмем на кнопку «OK».

После этого информация в БД будет отсортирована, согласно указанным настройкам. В этом случае мы выполнили сортировку по именам сотрудников предприятия.
Одним из наиболее удобных инструментов при работе в базе данных Excel является автофильтр. Выделяем весь диапазон БД и в блоке настроек «Сортировка и фильтр» кликаем по кнопке «Фильтр».
Как видим, после этого в ячейках с наименованием полей появились пиктограммы в виде перевернутых треугольников. Кликаем по пиктограмме того столбца, значение которого собираемся отфильтровать. В открывшемся окошке снимаем галочки с тех значений, записи с которыми хотим скрыть. После того как выбор сделан, жмем на кнопку «OK».
Как видим, после этого, строки, где содержатся значения, с которых мы сняли галочки, были скрыты из таблицы.
Для того, чтобы вернуть все данные на экран, кликаем на пиктограмму того столбца, по которому проводилась фильтрация, и в открывшемся окне напротив всех пунктов устанавливаем галочки. Затем жмем на кнопку «OK».
Для того, чтобы полностью убрать фильтрацию, жмем на кнопку «Фильтр» на ленте.

Урок: Сортировка и фильтрация данных в Excel

Поиск

При наличии большой БД поиск по ней удобно производить с помощь специального инструмента.

Для этого переходим во вкладку «Главная» и на ленте в блоке инструментов «Редактирование» жмем на кнопку «Найти и выделить».
Открывается окно, в котором нужно указать искомое значение. После этого жмем на кнопку «Найти далее» или «Найти все».
В первом случае первая ячейка, в которой имеется указанное значение, становится активной.
Во втором случае открывается весь перечень ячеек, содержащих это значение.

Урок: Как сделать поиск в Экселе

Закрепление областей

Удобно при создании БД закрепить ячейки с наименованием записей и полей. При работе с большой базой – это просто необходимое условие. Иначе постоянно придется тратить время на пролистывание листа, чтобы посмотреть, какой строке или столбцу соответствует определенное значение.

Выделяем ячейку, области сверху и слева от которой нужно закрепить. Она будет располагаться сразу под шапкой и справа от наименований записей.
Находясь во вкладке «Вид» кликаем по кнопке «Закрепить области», которая расположена в группе инструментов «Окно». В выпадающем списке выбираем значение «Закрепить области».

Теперь наименования полей и записей будут у вас всегда перед глазами, как бы далеко вы не прокручивали лист с данными.

Урок: Как закрепить область в Экселе

Выпадающий список

Для некоторых полей таблицы оптимально будет организовать выпадающий список, чтобы пользователи, добавляя новые записи, могли указывать только определенные параметры. Это актуально, например, для поля «Пол». Ведь тут возможно всего два варианта: мужской и женский.

Создаем дополнительный список. Удобнее всего его будет разместить на другом листе. В нём указываем перечень значений, которые будут появляться в выпадающем списке.
Выделяем этот список и кликаем по нему правой кнопкой мыши. В появившемся меню выбираем пункт «Присвоить имя…».
Открывается уже знакомое нам окно. В соответствующем поле присваиваем имя нашему диапазону, согласно условиям, о которых уже шла речь выше.
Возвращаемся на лист с БД. Выделяем диапазон, к которому будет применяться выпадающий список. Переходим во вкладку «Данные». Жмем на кнопку «Проверка данных», которая расположена на ленте в блоке инструментов «Работа с данными».
Открывается окно проверки видимых значений. В поле «Тип данных» выставляем переключатель в позицию «Список». В поле «Источник» устанавливаем знак «=» и сразу после него без пробела пишем наименование выпадающего списка, которое мы дали ему чуть выше. После этого жмем на кнопку «OK».

Теперь при попытке ввести данные в диапазон, где было установлено ограничение, будет появляться список, в котором можно произвести выбор между четко установленными значениями.

Если же вы попытаетесь написать в этих ячейках произвольные символы, то будет появляться сообщение об ошибке. Вам придется вернутся и внести корректную запись.

Урок: Как сделать выпадающий список в Excel

Конечно, Excel уступает по своим возможностям специализированным программам для создания баз данных. Тем не менее, у него имеется инструментарий, который в большинстве случаев удовлетворит потребности пользователей, желающих создать БД. Учитывая тот факт, что возможности Эксель, в сравнении со специализированными приложениями, обычным юзерам известны намного лучше, то в этом плане у разработки компании Microsoft есть даже некоторые преимущества.

Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.

Задайте свой вопрос в комментариях, подробно расписав суть проблемы. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.

Помогла ли вам эта статья?

Да Нет

Источник

Загрузить PDF

Access – это реляционная система управления базами данных, в которую можно импортировать одну или несколько таблиц Excel и согласовать их однородные элементы. Более того, при помощи Access можно собрать и проанализировать большое количество данных, так как один файл Access включает несколько таблиц Excel. Но для начала необходимо импортировать данные из Excel в Access; это можно сделать, выполнив несколько основных действий.

1
На компьютере запустите Excel и Access. Необходимо купить и скачать пакет Microsoft Office, который содержит и Excel,^[1] и Access. Это можно сделать на официальном сайте компании Microsoft.
- Установив пакет Microsoft Office, в Windows нажмите «Пуск» – «Все программы».^[2]
- Нажмите «Microsoft Office» и в открывшемся меню выберите «Access» (или «Excel»). Скорее всего, у вас уже есть таблица Excel, которую вы скачали или получили по электронной почте. При помощи программы Excel вы сможете открыть такую таблицу.
2
Перед импортом данных в Access обработайте таблицу Excel. Это сильно облегчит задачу по переносу данных из Excel в Access. Суть в том, что в разных таблицах определенные данные должны иметь один формат.^[3]
- Для начала удостоверьтесь, что первая строка каждой импортируемой таблицы содержит названия (заголовки) столбцов – названия должны ясно характеризовать данные, занесенные в столбцы.^[4] Например, если столбец содержит фамилии людей, назовите его «Фамилии». Давайте точные названия, чтобы облегчить процесс согласования заголовков столбцов в разных таблицах.
- В Access вы можете согласовать однородные элементы в двух и более таблицах Excel. Например, у вас есть таблица Excel с данными по заработной плате, которая содержит ФИО (фамилия, имя, отчество), адреса и суммы заработной платы. Допустим, вы хотите сопоставить эту таблицу с другой таблицей, включающей данные о пожертвованиях на некий проект (ФИО, адреса и суммы пожертвований). В Access вы можете согласовать заголовки столбцов в разных таблицах. В нашем примере согласуйте названия столбцов с фамилиями, чтобы выяснить, какие люди присутствуют в обеих таблицах.
- Просмотрите каждую таблицу Excel и убедитесь, что данные внесены в одном формате; в противном случае обработайте таблицу так, чтобы привести данные к одному формату.^[5] Такой подход к формату данных отражает слово «реляционная» (от relation – зависимость, связь) в описании Access. Например, если в зарплатной таблице в столбце «ФИО» введены фамилии, имена и отчества, а в таблице о пожертвованиях в столбце «ФИО» – только фамилии и имена, то Access не считает данные столбцы однородными (то есть не сможет согласовать их). Поэтому одинаковыми должны быть как названия столбцов, так и формат данных, которые содержатся в этих столбцах.
3
Разделите данные в столбцах таблицы Excel. Для того чтобы сделать элементы таблицы Excel однородными (для их импорта в Access), разделите информацию в соответствующих столбцах.^[6]
- Например, вы можете поместить фамилию в один столбец, имя – во второй, а отчество – в третий. Аналогичным образом поступите с соответствующим столбцом во второй таблице. Теперь в Access вы сможете согласовать, например, фамилии из одной таблицы с фамилиями из другой и найти людей, которые присутствуют в обеих таблицах.
- Для разделения данных в столбце Excel выделите нужный столбец. В панели инструментов нажмите «Данные». Затем нажмите «Текст по столбцам». Рекомендуется выбрать опцию «С разделителями». Затем нажмите «Далее».
4
Для разделения данных, расположенных в одном столбце, следуйте подсказкам Мастера текстов. Выполните следующие действия:
- Выберите символ-разделитель между данными. Помните, что информация, занесенная в ячейку, разделяется каким-то символом. Как правило, таким символом-разделителем является пробел, запятая или точка с запятой. В подавляющем большинстве случаев информация разделяется пробелом. Например, в ячейку занесена следующая информация: Иванов Иван Иванович. Здесь Фамилия отделена от имени пробелом, а имя отделено от отчества также пробелом. В этом случае в окне Мастера текстов выберите опцию «Пробел».
- Нажмите «Далее». Затем нажмите «Готово». Столбец с ячейкой «Иванов Иван Иванович» разделится на три столбца. Теперь вы можете присвоить имя каждому из трех новых столбцов, то есть назвать их как «Фамилия», «Имя», «Отчество». Перед разделением информации справа от разделяемого столбца вставьте несколько пустых столбцов, чтобы Excel занес в них разделенные данные (а не в уже заполненные столбцы с другими данными).
Реклама

1
Запустите Access. Для этого нажмите «Пуск» – «Microsoft Office» – «Microsoft Access». Для импорта данных из Excel создайте новую базу данных Access.
- Для создания базы данных в окне программы Access нажмите «Новая база данных».
- Если хотите, присвойте созданной базе данных имя. Затем нажмите «Создать».
2
Импортируйте таблицу Excel в Access. Теперь вы можете импортировать данные из одной или нескольких таблиц Excel в Access.
- На панели инструментов (в окне программы Access) нажмите «Внешние данные».^[7] В некоторых версиях Access на панели инструментов нажмите «Файл» – «Внешние данные».^[8]
- В разделе «Имя файла» нажмите «Обзор», чтобы найти нужную таблицу Excel.
- Поставьте флажок у опции «Импортировать исходные данные в новую таблицу в текущей базе данных» (эта опция активирована по умолчанию).
- Найдя нужную таблицу, щелкните по ней. Затем нажмите «OK». Откроется мастер импорта данных из Excel в Access.
Реклама

1
Выполните указания мастера импорта данных. Это необходимо сделать для завершения процесса импорта таблицы Excel в Access.
- Выберите лист в таблице Excel, данные которого вы хотите импортировать в Access. Порой это очень легко, потому что таблица содержит всего один лист. Но иногда одна таблица Excel включает множество листов, вкладки которых отображаются в нижней части окна программы Excel; в этом случае нужно указать определенный лист. Затем нажмите «Далее».
- Отобразится окно с вопросом, содержит ли первая строка таблицы заголовки столбцов. Здесь имеются в виду названия, характеризующие данные в каждом столбце (например, фамилия, адрес, сумма заработной платы и так далее). Прекрасно, если до этого вы обработали таблицу Excel так, что первая строка содержит строго определенные названия столбцов; в этом случае отметьте опцию, что первая строка содержит заголовки столбцов. Затем нажмите «Далее».
- Если в первой строке заголовков столбцов нет, в открывшемся окне отобразится вопрос о том, хотите ли вы присвоить имена «полям» (в Access под «полями» понимаются заголовки столбцов). Если до этого вы не вводили названия столбцов, сделайте это сейчас.
2
Завершите импорт данных. Вам осталось выполнить всего несколько действий. В открывшемся окне определите первичный ключ (если хотите).
- Вы можете, но не обязаны, делать это. Первичный ключ – это уникальный номер, присваиваемый каждой строке с данными; это может пригодиться при сортировке данных. Затем нажмите «Далее».^[9]
- В последнем окне отобразится имя по умолчанию. Вы можете переименовать таблицу Excel (по завершении импорта она отобразится в виде таблицы Access на левой стороне экрана).
- Нажмите «Импорт», а затем нажмите «Закрыть». Таблица отобразится на левой стороне экрана; это значит, что она полностью импортирована в Access.
- Если вы хотите согласовать несколько баз данных, проделайте вышеописанные действия для импорта одной или нескольких дополнительных таблиц Excel. Теперь вы можете приступить к согласованию данных в Access.
Реклама

Предупреждения

Имейте в виду, что если версия Excel, в которой была создана таблица, отличается от версии Access, вы можете столкнуться с проблемами при импорте данных.
Повторим еще раз: перед импортом данных обработайте таблицу Excel. То есть обратите внимание на формат данных, с которыми вы собираетесь работать.
Сделайте копию исходной таблицы, чтобы в крайнем случае вы смогли импортировать данные еще раз.
В Access можно импортировать не более 255 столбцов.^[10]

Об этой статье

Эту страницу просматривали 45 293 раза.

Была ли эта статья полезной?

Источник

Перемещение данных из Excel в Access

Применяется к: Excel 2016 Excel 2013 Excel 2010 Excel 2007

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке) .

В этой статье показано, как перенести данные из Excel в Access и преобразование данных в реляционных таблиц, чтобы можно было использовать Microsoft Office Excel и Access друг с другом. Для подведения итогов, лучше всего подходит для записи, сохранения, запросы и общий доступ к данным Access и Excel лучше всего подходит для расчета, анализа и визуализации данных.

Две статьи, с помощью Access или Excel Управление данными и первые 10 причины для использования Access с помощью Excel обсуждение какую программу лучше всего подходит для конкретной задачи и совместное использование Access и Excel для создания практических решений.

При перемещении данных из Excel в Access существует три основных этапов процесса.

Примечание: Подробнее о моделирования данных и связи в приложении Access: Основные сведения о создании баз данных .

Шаг 1: Импорт данных из Excel в Access

Импорт данных — это операция, можно перейти во многом возможных проблем при занять некоторое время подготовить и очистки данных. Импорт данных напоминает перемещения в новое место. При очистке и упорядочение вашей собственности, прежде чем переместить сопоставлении в новой домашней намного проще.

Перед импортом очистки данных

Перед импортом данных в Access, в Excel это хороший способ:

Преобразование ячеек, содержащих данные без элементарной (то есть несколько значений в одной ячейке) несколько столбцов. Например ячейку в столбце «Навыки», которая содержит несколько значений навык, например «Программирования, в C#» «VBA программирования» и «Веб-дизайна» должно быть разбивкой для разделения столбцов, которые в них содержатся навыкам только одно значение.
С помощью команды СЖПРОБЕЛЫ для удаления начальные, конечные и нескольких пробелы.
Удалите непечатаемые символы.
Обнаружение и исправление ошибок правописания и знаки пунктуации.
Удаление повторяющихся строк или повторяющиеся поля.
Убедитесь, что столбцы данных не содержат смешанные форматов, особенно числа, отформатированные как текст или числа в формате даты.

Дополнительные сведения в следующих разделах Excel справки:

Первые 10 способов очистки данных
Фильтр уникальных значений или удаление повторяющихся значений
Преобразование чисел из текстового формата в числовой
Преобразование дат из текстового формата в формат даты

Примечание: Если очистка потребностей данные сложны или у вас нет времени и ресурсов для автоматизации процесса собственные, можно с помощью стороннего поставщика. Для получения дополнительных сведений искать «программное обеспечение очистки данных» или «качество данных» с любой поисковой системы в веб-браузере.

Выбор оптимального типа данных при импорте

Во время операции импорта в Access вы хотите принимать правильные решения, чтобы получить несколько (если таковые имеются) ошибки преобразования, требующих участия вручную. В следующей таблице перечислены типы данных Access и Excel числовые форматы преобразование при импорте данных из Excel в Access и предлагает несколько советов о наиболее типы данных, доступные в мастере импорта электронной таблицы.

Числового формата Excel	Тип данных Access	Примечания	Рекомендации
Text (Текст)	Текстовое поле Memo	Тип данных текст Access сохраняет буквенно-цифровые данные до 255 знаков. Тип данных МЕМО Access сохраняет буквенно-цифровые данные до 65535 знаков.	Выберите команду Записка во избежание ошибок усечения все данные.
Число, процент, дроби, научных	Число	Access имеет один числовой тип данных, которая зависит от на основе размер поля свойства (байтовое целое число, длинное целое одного двойной, десятичные).	Выберите двойной во избежание ошибок преобразования данных.
Дата	Дата	Access и Excel для хранения дат и используется то же число последовательных даты. В приложении Access, больше диапазон дат: от от -657434 (1 января 100 г. н.э.) до 2 958 465 (31 декабря 9999 г. н.э.). Так как Access не распознает система дат 1904 (используется в Excel для компьютеров Макинтош), необходимо преобразование дат в Excel или Access, чтобы избежать путаницы. Дополнительные сведения читайте в статье Изменение системы дат, форматирование или интерпретации двузначным обозначением года и Импорт или связывание данных в книге Excel .	Выберите дату.
Времени	Времени	Access и Excel оба содержат значения времени с помощью одинаковый тип данных.	Выберите время, обычно используется по умолчанию.
Денежный, финансовый	Денежный	В Access тип данных Currency хранит данные в виде числа 8-байтовое с точностью до четырех десятичных разрядов и используется для хранения финансовых данных и предотвратить округления значений.	Выберите параметр Денежный, обычно используется по умолчанию.
Логическое	Логический	Доступ к использует -1 для всех значений Да и значение 0 для без значения, тогда как Excel использует 0 и 1 для всех TRUE значения для всех значений FALSE.	Выберите Да/Нет, которая автоматически преобразует исходные.
Гиперссылка	Гиперссылка	Гиперссылки в Excel и Access содержит URL-адрес или веб-адрес, который можно щелкнуть и следуйте.	Выберите пункт Гиперссылка, в противном случае Access могут использовать текстовый тип данных по умолчанию.

После того как данные в Access, можно удалить данные Excel. Не забудьте создать резервную копию исходной книги Excel сначала перед его удалением.

Дополнительные сведения приведены в разделе справки Access Импорт или связывание данных в книге Excel .

Простой способ автоматически добавлять данные

Распространенные проблемы пользователям Excel есть один лист большой добавления данных с помощью тех же столбцах. Например могут быть фонды решения, который начал в Excel, но теперь увеличился для добавления файлов из многих рабочие группы и отделы. Возможно, эти данные в разных листов и книг или текстовые файлы, которые являются веб-каналы данных из других систем. Нет команды интерфейса пользователя или простой способ добавить одинаковые данные в Excel.

Лучше всего использовать Access, где можно легко импортировать и добавлять данные в одной таблице с помощью мастера импорта электронной таблицы. Кроме того можно добавить большой объем данных в одной таблице. Сохранение операции импорта, добавьте их в качестве задачи, запланированные Microsoft Office Outlook и даже с помощью макросов для автоматизации процесса.

Шаг 2: Нормализация данных с помощью мастера анализа таблиц

На первый взгляд пошаговом процесс Нормализация данных может показаться сложной задачей. К счастью нормализация таблиц в Access выполняется намного проще, Спасибо мастер анализа таблиц.

1. Перетащите выделенные столбцы в новую таблицу и автоматическое создание связей

2. с помощью кнопки команды переименовать таблицы, Добавление первичного ключа, сделать существующего столбца первичного ключа и Отмена последнего действия

Этот мастер можно использовать для выполнения следующих действий:

Преобразование таблицы в наборе меньше таблиц и автоматическое создание первичного и внешнего ключа связи между таблицами.
Добавление к существующему полю, содержащий уникальные значения первичного ключа, или создайте новый код поля, которое использует тип данных «Счетчик».
Автоматическое создание связей с обеспечение целостности данных с помощью каскадное обновление. Чтобы предотвратить случайное удаление данных каскадное удаление не добавляются автоматически, но можно легко добавлять каскадное удаление позже.
Поиск новой таблице избыточных или повторяющихся данных (например, того же клиента с две разные телефонные номера) и обновлять это по своему усмотрению.
Создание резервной копии исходной таблицы и переименуйте его путем добавления «_OLD» его имени. Создайте запрос, который восстанавливает исходной таблицы с исходным именем таблицы, чтобы любой существующий форм и отчетов на основе исходной таблицы совместимы с новой структуры таблиц.

Шаг 3: Подключение к данным Access из Excel

После были нормализовать данных в Access и запрос или таблица была создана, восстанавливает исходные данные, это просто о соединении для доступа к данным из Excel. Теперь в Access как внешнего источника данных и данных, могут быть подключены к книге через подключение к данным, — это контейнер, который используется для поиска информации, войдите в систему и получить доступ к внешнему источнику данных. Сведения о подключении хранится в книге, а также могут быть сохранены в файл подключения, например файл подключения к данным Office (ODC) (.odc с расширением) или имя источника данных (с расширением .dsn). После подключения к внешним данным, можно также автоматического обновления (или) книгу Excel из Access при каждом обновлении данных в Access.

Дополнительные сведения: Общие сведения о подключении (импорте) данных ; Exchange (копирование, импорт, экспорт) данных между Excel и Access .

Получение данных в Access

Этот раздел поможет выполнить следующие этапы Нормализация данных: разбиение на их наиболее элементарной фрагменты, разделения значений в столбцах Продавец и адрес связанные темы в свои собственные таблицы, копирование и вставка из Excel в этих таблиц Access, создание ключа связей между только что созданному таблиц Access и созданию и выполнению простого запроса в Access вернуть сведения.

Пример данных в форму без нормализовать

Следующий лист содержит-элементарной значений в столбцах Продавец и адрес. Столбцы, следует разбить на несколько отдельных столбцов. В этом примере также содержит сведения о продавцов, продукты, клиентах и заказах. Эти сведения должны быть разделение дальнейшей, по темам, по отдельным таблицам.

Продавец	Идентификатор заказа	Дата заказа	Код товара	Qty	Цена	Имя клиента	Адрес	Телефон
Li Yale	2348	3/2/09	J-558	4	$8.50	Contoso, Ltd.	2302 приложениях хранить Омске, п 98227	425-555-0222
Li Yale	2348	3/2/09	B-205	2	$4.50	Contoso, Ltd.	2302 приложениях хранить Омске, п 98227	425-555-0222
Li Yale	2348	3/2/09	D-4420	5	$7,25	Contoso, Ltd.	2302 приложениях хранить Омске, п 98227	425-555-0222
Li Yale	2349	3/4/09	C-789	3	$7,00	Кофейная фабрика	7007 Корнелл St Редмонд, Вашингтон 98199	425-555-0201
Li Yale	2349	3/4/09	C-795	6	$9,75	Кофейная фабрика	7007 Корнелл St Редмонд, Вашингтон 98199	425-555-0201
Говорится, что Адамова, Елена	2350	3/4/09	A-2275	2	$16,75	Adventure Works	1025 Колумбия круг Киркланд, п 98234	425-555-0185
Говорится, что Адамова, Елена	2350	3/4/09	F-198	6	$5,25	Adventure Works	1025 Колумбия круг Киркланд, п 98234	425-555-0185
Говорится, что Адамова, Елена	2350	3/4/09	B-205	1	$4.50	Adventure Works	1025 Колумбия круг Киркланд, п 98234	425-555-0185
Hance Джим	2351	3/4/09	C-795	6	$9,75	Contoso, Ltd.	2302 приложениях хранить Омске, п 98227	425-555-0222
Hance Джим	2352	3/5/09	A-2275	2	$16,75	Adventure Works	1025 Колумбия круг Киркланд, п 98234	425-555-0185
Hance Джим	2352	3/5/09	D-4420	3	$7,25	Adventure Works	1025 Колумбия круг Киркланд, п 98234	425-555-0185
Уткина Рида	2353	3/7/09	A-2275	6	$16,75	Кофейная фабрика	7007 Корнелл St Редмонд, Вашингтон 98199	425-555-0201
Уткина Рида	2353	3/7/09	C-789	5	$7,00	Кофейная фабрика	7007 Корнелл St Редмонд, Вашингтон 98199	425-555-0201
Кузьмина Леонид	2354	3/7/09	A-2275	3	$16,75	Contoso, Ltd.	2302 приложениях хранить Омске, п 98227	425-555-0222
Говорится, что Адамова, Елена	2355	3/8/09	D-4420	4	$7,25	Adventure Works	1025 Колумбия круг Киркланд, п 98234	425-555-0185
Говорится, что Адамова, Елена	2355	3/8/09	C-795	3	$9,75	Adventure Works	1025 Колумбия круг Киркланд, п 98234	425-555-0185
Li Yale	2356	3/10/09	C-789	6	$7,00	Contoso, Ltd.	2302 приложениях хранить Омске, п 98227	425-555-0222

Сведения в его наименьшее частей: элементарной данных

Работа с данными в этом примере, можно использовать команды текста к столбцу в Microsoft Excel для разделения «элементарной» части ячейки (например, почтовый адрес, Город, область и почтовый индекс) в отдельные столбцы.

В следующей таблице показаны новые столбцы в том же листе после разделения вносить элементарной всех значений. Обратите внимание, что данные в столбце продавца, разделенное на столбцы имени и фамилии и что данные в столбце адрес разделенное на столбцы почтовый адрес, Город, область и ПОЧТОВЫЙ индекс. Эти данные имеют «первой нормальной форме».

Фамилия	Имя	Почтовый адрес	Город	Субъект	Почтовый индекс
Li	Yale	Хранить 2302 приложениях	Омск	Красноярский край	98227
Авдеев	Елена	Колумбия 1025 круг	Киркланд	Красноярский край	98234
Безруков	Павел	Хранить 2302 приложениях	Омск	Красноярский край	98227
Уткина	Рида	7007 Корнелл St Редмонд	Redmond	Красноярский край	98199
Кузьмина	Мария	Хранить 2302 приложениях	Омск	Красноярский край	98227

Выхода данных по темам, организованных в Excel

Несколько таблиц образцом данных, которые следуют за Показать ту же информацию из листа Excel после разделенное на таблиц для продавцов, продукты, клиентах и заказах. Конструктор таблиц не окончательный, но он находится на правильном пути.

В таблице продавцов содержит сведения только о продавцов. Обратите внимание, что каждая запись уникальный идентификатор (Продавец ID). КОД продавца значение будет использоваться в таблице «заказы» для подключения к продавцов заказов.

Продавцов
КОД продавца	Фамилия	Имя
101	Li	Yale
103	Авдеев	Елена
105	Безруков	Павел
107	Уткина	Рида
109	Кузьмина	Мария

Таблицы «Товары» содержит сведения только о продуктах. Обратите внимание, что каждая запись уникальный идентификатор (код товара). Код товара значение будет использоваться для подключения к таблице сведения о заказе сведения о продукте.

Продукты
Код товара	Цена
A-2275	16,75
B-205	4.50
C-789	7,00
C-795	9,75
D-4420	7,25
F-198	5,25
J-558	8.50

Таблицы «Клиенты» содержит только сведения о клиентах. Обратите внимание, что каждая запись уникальный идентификатор (идентификатор клиента). Идентификатор клиента значение будет использоваться для подключения к данным клиента в таблице «Заказы».

Customers
Код клиента	Имя	Почтовый адрес	Город	Субъект	Почтовый индекс	Телефон
1001	Contoso, Ltd.	Хранить 2302 приложениях	Омск	Красноярский край	98227	425-555-0222
1003	Adventure Works	Колумбия 1025 круг	Киркланд	Красноярский край	98234	425-555-0185
1005	Кофейная фабрика	St Корнелл 7007	Redmond	Красноярский край	98199	425-555-0201

Таблицы «Заказы» содержит сведения о заказов, продавцов, клиентов и продуктов. Обратите внимание, что каждая запись уникальный идентификатор (код заказа). Некоторые данные в этой таблице нужно разбить на дополнительные таблицу, содержащую сведения о заказе, так что таблицы «Заказы» содержит только четыре столбца — номер заказа уникальных, дата заказа, код продавца и идентификатор клиента. В таблице еще не была разбивается на таблицу сведения о заказе.

Orders
Идентификатор заказа	Дата заказа	КОД продавца	Код клиента	Код товара	Qty
2348	3/2/09	101	1001	J-558	4
2348	3/2/09	101	1001	B-205	2
2348	3/2/09	101	1001	D-4420	5
2349	3/4/09	101	1005	C-789	3
2349	3/4/09	101	1005	C-795	6
2350	3/4/09	103	1003	A-2275	2
2350	3/4/09	103	1003	F-198	6
2350	3/4/09	103	1003	B-205	1
2351	3/4/09	105	1001	C-795	6
2352	3/5/09	105	1003	A-2275	2
2352	3/5/09	105	1003	D-4420	3
2353	3/7/09	107	1005	A-2275	6
2353	3/7/09	107	1005	C-789	5
2354	3/7/09	109	1001	A-2275	3
2355	3/8/09	103	1003	D-4420	4
2355	3/8/09	103	1003	C-795	3
2356	3/10/09	101	1001	C-789	5

Сведения о заказе, например код товара и количество будут перемещены из таблицы «Заказы» и хранятся в таблицу с именем сведения о заказе. Имейте в виду, что имеется 9 заказов, поэтому имеет смысл, что имеется 9 записей в этой таблице. Обратите внимание, что таблицы «Заказы» уникальный идентификатор (код заказа), который будет рассматриваются в таблице сведения о заказе.

Итоговый структуру таблицы «Заказы» должна выглядеть следующим образом:

Orders
Идентификатор заказа	Дата заказа	КОД продавца	Код клиента
2348	3/2/09	101	1001
2349	3/4/09	101	1005
2350	3/4/09	103	1003
2351	3/4/09	105	1001
2352	3/5/09	105	1003
2353	3/7/09	107	1005
2354	3/7/09	109	1001
2355	3/8/09	103	1003
2356	3/10/09	101	1001

В таблице сведения о заказе не содержит столбцов, требующие уникальные значения (то есть нет нет первичного ключа), поэтому допустимо для некоторых или всех столбцов для хранения данных «избыточные». Однако две записи из этой таблицы не должны совпадать полностью (это правило применяется к любой таблицы в базе данных). В этой таблице должно быть 17 записей, соответствующие каждой к продукту в отдельных порядке. Например в порядке 2349 трех продуктов C-789 составляют одну из двух частей всего заказа.

В таблице сведения о заказе таким образом, выглядит следующим образом:

Сведения о заказе
Код заказа	Код товара	Qty
2348	J-558	4
2348	B-205	2
2348	D-4420	5
2349	C-789	3
2349	C-795	6
2350	A-2275	2
2350	F-198	6
2350	B-205	1
2351	C-795	6
2352	A-2275	2
2352	D-4420	3
2353	A-2275	6
2353	C-789	5
2354	A-2275	3
2355	D-4420	4
2355	C-795	3
2356	C-789	5

Копирование и вставка данных из Excel в Access

Теперь, когда сведения о продавцов, клиентов, продуктов, заказы и сведения о заказе были разбивкой по темам отдельный в Excel, можно скопировать нужные данные непосредственно в Access, где он станет таблиц.

Создание связей между таблицами Access и выполнение запроса

После перемещения данных в Access, можно создавать связи между таблицами, а затем создать запросы для возвращения сведений по различным темам. Например можно создать запрос, возвращающий код заказа и имена продавцов заказы введенных между 3/05/09 и 3/08/09.

Кроме того можно создать формы и отчеты, чтобы упростить ввод данных и анализа продаж

Источник

Download Article

Access is a relational database manager that allows you to import one or multiple Excel databases into its system so you can match common fields between or among them. Because a single Access file can contain multiple Excel spreadsheets, the program is also a great way to aggregate or analyze large amounts of information. First, though, you need to import the Excel spreadsheet into Access. This only requires a few key steps.

Things You Should Know

Before you import your spreadsheet into Access, make sure you have clear column headers in the first row so they can easily translate to field names.
Scan multi-page workbooks to make sure each type of data is handled the same way across all sheets.
The Access import wizard makes it easy to import your data in a way that Access can understand.

1
Open both programs on your computer. You will need to purchase and download a Microsoft Office package that includes both Excel^[1] and Access. You can do this online through the Microsoft site.
- Once the programs are downloaded, click «Start» in Windows and select «All Programs.»^[2]
- Click on «Microsoft Office,» and then select «Access» (or «Excel») from the drop-down menu. You may already have an Excel spreadsheet created that someone else sent you or that you downloaded from elsewhere. Having Office on your computer allows you to open it.
2
Clean up your Excel spreadsheet before importing it into Access. It will make it easier if you do a few simple steps before you import the Excel spreadsheet into Access. The key is that your data must be consistent between imported spreadsheets.^[3]
- It’s a good idea to make sure that the first row in the Excel spreadsheet contains your column headers (or field names), and that these are very clear and easy to understand.^[4] For example, for a column containing people’s last names, you may want to call the column header/field name «last name.» Be clear and precise because it will make it easier when you try to match column headers in one Excel sheet with another.
- Access allows you to link common fields between two or among many spreadsheets. Let’s say you have an Excel sheet that contains payroll information. It includes people’s first and last names, addresses, and salaries. Let’s say for the sake of argument that you want to match that sheet within Access to a second Excel sheet that contains information about campaign finance contributions. This second sheet contains people’s names, addresses, and donations. What Access allows you to do is to match different column headers with one another. You could link name headers to see which people of the same name appear in both databases, for example.
- Scan the Excel sheets to make sure that each type of data is handled the same way, and clean it up before importing it into Access.^[5] It must be what Access calls «relational.» For example, if the hypothetical spreadsheet for payroll contained first name, last name and middle initial in one column, but the second spreadsheet contained only first name and last name in separate columns, Access will register this as no match. There needs to be matching column headers/fields.
Advertisement
3
Split information within a column in Excel. To take care of this issue, you may want to split information in a column within Excel, so that it doesn’t erroneously register as a «no match» in Access.
- As an example, you may want to split the first name into its own column, the middle initial into its own column, and the last name into its own column. If it’s already done the same way in the second spreadsheet, when you link, say, last name with last name in Access, it should generate matches when the names are the same.
- To split a column in Excel, highlight the column that has information you want to split in it. Click on «data»in the toolbar within the Excel program. Click on «text to columns.» Generally, you will choose the option «delimited.» Click next.
4
Continue using the wizard to split merged columns. Now you are ready to complete the process of splitting merged information in one column into multiple columns.
- Choose how the data within the column is «delimited.» This means that each piece of information in the column is separated by something. Most common choices include a space, a comma, or a semi-colon. Often the information is just separated by a space. As in the following example: let’s say the name «John A. Doe» appears in a single column. The first name John is separated from the middle initial A by a space. The last name Doe is separated from the middle initial A by a space. So choose space in the delimited wizard.
- Click next. Click finish. The program should split John, A., and Doe into three columns. You can then give the new columns new header names to indicate the kind of information housed in them (last name, first name, etc.). It’s a good idea to create several blank columns to the right of the data you’re splitting before you do it because it will push the data into the new blank columns (instead of columns that already contain information).

1
Open the Access program on your computer. Go to the start menu, choose Microsoft Office, and click on Microsoft Access. You need to open a new blank Access database to import the Excel sheet into it.
- Choose «blank desktop database» to create a new database within the Access program.
- Give it a new name if you want. Click «create.»
2
Import an Excel spreadsheet into Access. The next step is to pull the Excel spreadsheet (or more than one) into the Access database.
- Click on «External Data» in the toolbar once you are within the Access database manager. Choose «Excel.»^[6]In some versions of Access, you will find this function by clicking on «file» in the toolbar and «Get External Data.»^[7]
- Where it says «file name,» click «browse.» This will allow you to find your Excel sheet on your computer.
- Leave the box checked that says «import the source data into a new table in the current database.» It will be checked by default.
- When you find the Excel spreadsheet you want to import on your computer, click on it. Click «OK.» This will take you into the wizard for importing Excel into Access.

1
Go through the steps on the wizard that appears within Access. To complete the process of importing your spreadsheet, you need to complete the steps in the wizard.
- Choose the worksheet within the Excel spreadsheet that you want to import. Sometimes, this is simple because the Excel spreadsheet is just one sheet. However, sometimes people create multiple pages within a single Excel spreadsheet, which you can see by clicking on the tabs at the bottom of the spreadsheet. If this is the case, you need to tell the Access wizard which spreadsheet you are choosing. Click next.
- The next page has a box asking if the first row in the Excel sheet has column headings. This means the row in a spreadsheet that identifies the data in each column (such as last name, address, salary, etc.). It’s a good idea if you cleaned up your Excel sheet first to make sure that the first row has clearly defined column headings. Then, just check yes that the first row contains column headings. This is the simplest approach. Click next.
- If your first row does not contain column headings, the next page asks you if you want to rename what are called «fields» in Access (these are column headings). If you did not already name each field something clear and easy to recognize before importing (recommended), then you can do it here.
2
Finish the importing process. There are only a few steps left in the importing process. The next page in the wizard will ask if you want to identify a primary key.
- You don’t have to do this, but you can. A primary key means the computer program will assign each row of information a unique number. This can be helpful later on when sorting the data. Click next.^[8]
- The final screen in the wizard has a space providing a default name. You can change the name of the Excel sheet you are importing (it will become a «table» in Access on the left side of the page when you finish importing it).
- Click «import.» Click «close.» You will see your table on the left side of the screen. It is now imported within Access.
- If you want to link more than one data set, repeat this process with another or multiple Excel spreadsheets. Now, you are ready to match the data in the sheets within Access.

Ask a Question

200 characters left

Include your email address to get a message when this question is answered.

Submit

Video

Thanks for submitting a tip for review!

If the Excel file is from a different version of Office than Access, you may have trouble importing files smoothly.
It can’t be underscored enough: You need to clean up your Excel spreadsheet before importing it. Partly this means analyzing the data you have for problems.
Always keep a copy of your original spreadsheets, so if you mess them up, you can repeat the process.
You can not import more than 255 fields into Access.^[9]

About This Article

Thanks to all authors for creating a page that has been read 263,914 times.

Is this article up to date?

Источник