Базу данных excel называют

13.1. Общие сведения и понятия о базах данных

База данных
(БД)– это совокупность данных,
организованных по определенным правилам,
предусматривающим общие принципы
описания, хранения и манипулирования
данными. Базы данных предназначены для
хранения и обработки всевозможной
информации и создаются во всех областях
деятельности человека, например,
библиотечные каталоги, сведения о
сотрудниках какого-либо учреждения,
телефонные справочники и т.д. База
данных, созданная на персональном
компьютере, сохраняется на диске и
обрабатывается средствамиСУБД.

Система
управления базами данных (СУБД)–
это комплекс программ и языковых средств,
предназначенных для создания, ведения
и использования баз данных. Системы
управления базами данных на персональных
компьютерах поддерживают в основномреляционную модель данных.

Реляционная
модель данных– это множество
таблиц-отношений (relation– отношение), к которым применимы
операцииреляционной алгебры(алгебры отношений).Реляционная
алгебра– это математический
аппарат для выполнения действий над
таблицами-отношениями, включающий
операции объединения, пересечения,
сложения, вычитания и другие.Реляционная
база данных– это база, в которой
реализована реляционная модель данных.
Применение реляционной алгебры в СУБД
позволяет создавать базы данных из
нескольких взаимосвязанных таблиц,
выполнять различные операции над ними,
организовывать связи между таблицами.

Файловая модель
данных – это совокупность не
связанных между собой (независимых)
файлов, состоящих из однотипных записей
с линейной (одноуровневой) структурой.
Такая модель базы данных разрабатывается
для конкретной предметной области и
представляется в видесписка.
Примером такой модели является база
данных вExcel.

База данных в
Excel –
этосписок, хранимый в одной
таблице и представляющий собой непрерывный
диапазон ячеек (строк и столбцов).

Таким образом,
отличие реляционной БД от списка Excelзаключается в следующем:

• в
  реляционной БД основным объектом
  действий является таблица, а в
  спискеExcelосновной
  структурной единицей являетсязапись;

• в
  реляционной БД информация хранится и
  обрабатывается в нескольких взаимосвязанных
  таблицах, в то время как данные списка
  помещаются и обрабатываются в одной
  таблице.

13.2. Основные понятия базы данных (списка) в Excel

В Excelлюбая база данных представлена в виде
таблицы, состоящей из одного или более
столбцов. «Академическим» примером
списка, с которым приходилось сталкиваться
многим из вас, является библиотечная
картотека.

Список (база
данных)– это таблица на рабочем
листе, состоящая из строк данных и
организованная по принципу базы данных.
Простейший списокExcelсостоит иззаписейоб объектах
(аналогом записи в библиотеке является
карточка, содержащая информацию о
конкретной книге).

Запись –
это строка базы данных, включающая
совокупность полей, соответствующая
логически связанным реквизитам. Каждая
запись (строка) содержит информацию оботдельном объектебазы данных.
Запись, в свою очередь, делится на поля.
Одни и те же поля для различных записей
предназначаются для данных одного типа.

Поле – это
столбец таблицы, элементами которого
являются однотипные данные (реквизиты).
Таким образом, каждый столбец базы
данных является полем. Столбцам
присваиваются уникальныеимена полей,
которые заносятся в первую строку
списка. Эта строка называетсястрокой
заголовков.

Имя поля –
это уникальный заголовок поля столбца
базы данных. Каждое имя поля должно
помещаться вотдельной ячейке. Все
имена полей должны находиться в ячейкаходной и той же строки над данными
списка.

Диапазон базы
данных – это диапазон ячеек,
занимающий часть рабочего листа и
содержащий записи базы данных. Этот
диапазон ячеек включаетстроку
заголовкаистроки записей.

Диапазон
критериев – это область на рабочем
листе, в которой задаются критерии
поиска информации. Здесь должны быть
указаныимена полейи отведена
область (диапазон ячеек) для записиусловий отбора.

Диапазон вывода
–это область рабочего листа, в
которуюExcelвыводит
(копирует) выбранные из списка данные.
Этот диапазон должен быть расположен
на том же листе, что и список.

Лучше и удобнее
всегда именоватьдиапазоны. Если
каким-либо диапазонам на листе
присваиваютсяимена(например,Критерии,База данных,Вывод),
то по умолчаниюExcelсчитает
их задающим некоторый список.

1. Основные
   правила создания списка

• Перед
  построением списка продумайте, как
  расположить его относительной других
  данных на рабочем листе, относительно
  других списков в рабочей книге и т.п.

• На
  отдельном рабочем листе можно создать
  только одну базу данных (список).

• Не
  вставляйте в базу данных (список) пустые
  строки. Если пустая строка вставлена
  междустрокой заголовков(именами
  полей) иданными списка, тоExcelне определит имена полей. Пустые строкимежду записямивоспринимаютсяExcelкакконец базы
  данных.

• При
  вводе данных любого типа (текст, число
  и т.д.) не допускайте пробелов ни в
  начале, ни в любой другой позиции
  вводимых данных.

• Над
  списком всегда располагайте строку
  заголовков с уникальным именем для
  каждого поля и вводите ее в ячейки
  только одной(первой) строки базы
  данных. Имена, занимающие несколько
  строк, не распознаютсяExcel.

• Имена
  полей должны удовлетворять следующим
  требованиям:

— их длина не должна
превышать 255 символов;

— в качестве имен
полей используются только названия
непосредственно над данными;

— для правильной
работы фильтра, имена полей должны быть
уникальными, т.е. не должны совпадать
друг с другом;

— имена полей должны
отличаться от других данных списка
форматом символов, размером или
начертанием (полужирным, курсивом и
т.д.);

— в качестве имен
полей нельзя использовать даты, формулы
или пустые ячейки.

• Полезно
  располагать базу данных (список) так,
  чтобы слева и справабыл хотя бы
  одинпустой столбец, асверху (над
  заголовками) и снизу–пустая
  строка. В этом случае, по одной
  выделенной ячейкеExcelможет автоматически определить весь
  список.

• Необходимо
  предусмотреть на рабочем листе
  достаточное пространство для расширения
  списка, т.е. возможности ввода новых
  записей, полей и элементов базы данных,
  т.к. в противном случае Excelне позволит сделать это.

• Теоретически
  размер базы данных в Excelограничен размерами рабочего листа
  (65536 строк и 256 столбцов), но практическиExcelне обработает такой
  объем информации. В этом случае
  воспользуйтесь средствами других
  программ, например,MSAccess.

1. Основные
   правила подготовки информации для
   создания базы данных

Для решения
конкретных задач список Excelпредставляет собой удобную и эффективную
форму работы с данными. Пользователь
может создать вExcelбазу
данных, отвечающую его интересам, и
организовать профессиональную работу
со своей информацией. Но прежде чем
вводить информацию в компьютер, необходимо
хорошо продумать и спланировать будущую
базу данных, соблюдая следующие правила.

— Обдумайте
содержание вашей базы данных, ее
назначение, название, размеры, расположение
на рабочем листе.

— Определите
содержание и все необходимые элементы
(реквизиты) записей, для того чтобы
запись наиболее полно отражала содержание
БД.

— Определите, число
полей, количество записей в БД, ширину
поля для каждого элемента записи.

— Имена полей
должны быть точными, короткими и
понятными. Для удобства использования
БД определите, в каком порядке должны
располагаться имена полей в строке
заголовков.

— Не вводите
непонятные или не принятые сокращения
слов.

— Спланируйте
внешний вид базы данных так, чтобы ее
легко читать. Не применяйте слишком
много шрифтов и расцветок.

1. Основные
   операции при работе с базой данных
   (списком)

Для управления
информацией, хранящейся в списке, и ее
анализа Excelсодержит
специальные встроенные средства. Создав
базу данных, можно выполнять такие
операции по ее обработке, каксортировка,фильтрация,подведение промежуточных
итогови др. Все операции по обработке
базы данных (списка) вExcelвыполняются через менюДанные.

Сортировка базы
данных (списка). Сортировка списка– это организация данных, при которой
данные списка располагаются в алфавитном,
числовом или хронологическом порядке.
При этом порядок сортировки задаетсяпо возрастаниюилипо убыванию.
Сортировка может быть простой – по
одному полю, или сложной – по нескольким
полям. За один раз сортировку можно
провести не более чем по трем полям.
Кроме того, пользователь может задать
особый порядок сортировки – не по
возрастанию или убыванию, а в соответствии
с собственным списком.Excelможет сортировать строки списков и баз
данных, а также столбцы рабочих листов.

Для выполнения
сортировки базы данных (списка)необходимо выполнить следующие действия:

1. Выделить
   диапазон ячеек, который необходимо
   отсортировать. Если необходимо
   отсортировать список целиком, а он со
   всех сторон ограничен пустыми ячейками,
   то достаточно выделить любую ячейку
   списка.

2. Выполнить
   команду Данные → Сортировка…Откроется диалоговое окноСортировка
   диапазона. В этом окне можно задатьключи сортировкиипорядок
   сортировки.

3. Убедитесь,
   что в поле Идентифицироватьпоактивизирована опцияподписям
   (первая строка диапазона).

4. В
   диалоговом окне Сортировкадиапазонаоткрыть спускающийся список в полеСортировать пои выбрать в нем имя
   поля, по которому будете выполнять
   сортировку.

5. В
   этом же поле выбрать порядок сортировки,
   активизируя опцию по возрастаниюилипо убыванию.

6. Щелкнуть
   на кнопке ОК.

Записи в списке
будут упорядочены в соответствии с
заданными параметрами. При этом содержание
записей не изменится.

Примечания:

• Поле
  Сортировать поназывается первым
  ключом сортировки, полеЗатем по–
  вторым ключом и полеВ последнюю
  очередь, по— третьим ключом сортировки.
  Второе поле сортировки используется,
  если возникает повторение значения
  первого поля, а третье поле – если
  повторяются значения и первого, и
  второго поля. Для выполнения сортировки
  по второму и третьему ключу необходимо
  повторить пункты 4 и 5 в описанной выше
  последовательности действий.

• Сортировку
  следует выполнять осторожно. Если
  выделить несколько ячеек, то будут
  отсортированы данные только этих ячеек,
  поэтому при сортировке выделяйте только
  одну ячейку нужного поля.

Если необходимо
упорядочить данные только по одному
полю, то можно воспользоваться кнопками
наСтандартной панели инструментов.
Для этого необходимо:

1. Выделить
   ячейку в столбце, который следует
   использовать в качестве ключа сортировки.

2. Нажать
   либо кнопку Сортировка по возрастанию
   (АЯ↓), либоСортировка по убыванию
   (ЯА↓).

Чтобы отменитьрезультат сортировки списка, необходимо
выполнить командуПравка → Отменитьили щелкнуть на кнопкеОтменитьнаСтандартной панели инструментов.

Фильтрация базы
данных (списка).Фильтрацияданных в списке – это отображение
записей базы данных, соответствующих
определеннымкритериям.КритерийвExcel– это ссылка на
диапазон ячеек, задающий условия отбора
или поиска данных. Для выполнения
фильтрации данных вExcelиспользуютсяАвтофильтриРасширенный фильтр.

Автофильтр.
Операция Автофильтра позволяет
производить отбор записей непосредственно
в рабочем листе. С помощью элементарных
действий мышью можно быстро отфильтровать
данные, оставив на экране только то, что
необходимо видеть или распечатать.Автофильтрвыводит информацию на
рабочем листе, при этом записи, не
удовлетворяющие заданному критерию,
скрыты.Автофильтрпомещает в имена
полей раскрывающиеся списки, из которых
можно выбрать значения полей или задать
пользовательский критерий.

Для выполнения
операции Автофильтрнеобходимо
выполнить следующие действия:

1. Выделить
   любую ячейку в базе данных (списке) или
   выделить базу данных целиком.

2. Выполнить
   команду Данные → Фильтр → Автофильтр.
   В правой нижней части ячеекстроки
   заголовков(с именами полей) появятсякнопки-стрелки, щелкнув на которых
   открываются списки с элементами
   соответствующего поля.

3. Раскрыть
   список, соответствующий полю, которое
   следует включить в критерий. В
   качестве критерия можно использовать
   любой элемент списка, т.е. содержимое
   любой ячейки, кроме заголовков столбцов.

4. Выбрать
   щелчком мыши нужный элемент-критерийиз списка. РезультатыАвтофильтрабудут моментально отображены. Не
   соответствующие критерию записи будут
   скрыты.

Чтобы восстановитьвсе записи списка щелкните накнопке-стрелкев строке заголовков и в раскрывшемся
списке выберите командуВсе.

При использовании
операции Автофильтраможно задаватьпользовательские критериидля
фильтрации данных.Пользовательский
автофильтр предоставляет возможность
задавать комплексные критерии, объединяя
их с помощьюлогических условийИиИЛИ. Для выполнения
пользовательского Автофильтра необходимо
в раскрывающемся списке выбрать элементУсловие…, а затем в открывшемся
диалоговом окнеПользовательский
Автофильтрзадать пользовательские
критерии.

Для отменырежимаАвтофильтранеобходимо
выполнить командуДанные → Фильтр
→ Автофильтр(т.е. снять галочку),
при этом список в рабочем листе примет
обычный вид, т.е. исчезнут кнопки со
стрелками в строке заголовков и
отобразятся все записи списка.

Расширенный
фильтр. Расширенный фильтртребует большей работы, чемАвтофильтр,
однако возможности поиска и фильтрации
шире. Кроме того, отфильтрованные данные
могут быть скопированы в отдельный
заранее обозначенныйдиапазон вывода.

Для выполнения
Расширенного фильтранеобходимо
создатьдиапазон критериев, где
задаются условия поиска данных, идиапазон вывода, в который
выводятся результаты. Верхняя строка
этих диапазонов должна содержать
заголовки полей, которыев точностиповторяют по написанию заголовки полей
в базе данных. Поэтому при создании
диапазоновкритериевивыводаточность совпадения имен полей можно
обеспечить путемкопированиясоответствующих заголовков полей из
базы данных (списка). Не требуется
включать все имеющиеся заголовки и
сохранять их порядок. Диапазон критериев
и сами критерии, а также диапазон вывода
задаются пользователем перед выполнениемРасширенного фильтра.

Для выполнения
Расширенного фильтранеобходимо:

1. Создать
   диапазон критериев.

2. Создать
   диапазон вывода.

3. Выделить
   ячейку внутри списка или выделить
   список целиком, если он соприкасается
   с другими данными.

4. Выполнить
   команду Данные → Фильтр → Расширенный
   фильтр…Откроется диалоговое окноРасширенный фильтр.

5. В
   поле Обработкавыбрать опциюскопировать результат в другое
   место, тогда список останется
   нетронутым, а отобранные записи будут
   помещены в указанный диапазон вывода.

6. Щелкнуть
   кнопку свертывания окна в поле Исходный
   диапазон:и выделитьдиапазон списка(или убедиться в том, что диапазон
   выделен правильно).

7. Щелкнуть
   кнопку свертывания окна в поле Диапазон
   условий:и выделитьдиапазонкритериев.

8. Щелкнуть
   кнопку свертывания окна в поле Поместить
   результат в диапазон:и выделитьдиапазонвыводарезультатов.

1. Щелкнуть
   кнопку ОК. В результате работыРасширенного фильтрав диапазон
   вывода будут помещены записи, отвечающие
   условию, заданному в диапазоне критериев.

Применяя Расширенный
фильтр, в диапазоне критериев можно
ввести несколько условий, как в строке,
так и в столбце. Для этого вExcelпредусмотренылогические операторыИиИЛИ.

В случае, когда
условия поиска связаны логическим
оператором И, они должны задаваться
отдельно, но воднойстроке. Тогда
в результате операции будут выведены
только те записи, которые удовлетворяютвсем условиямодновременно.

В случае, когда
условия поиска связаны логическим
оператором ИЛИ, они должны задаваться
отдельно и вразныхстроках. Тогда
в результатеРасширенного фильтрабудут выведены записи, которые
удовлетворяютхотя бы одному условию.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Excel является мощным инструментом, совмещающим в себе большинство полезных и нужных пользователям функций. К ним относятся графики, таблицы, диаграммы, ведение учета, составление расчетов, вычисления различных функций и так далее. Из этой статьи мы узнаем, как создать базу данных в Excel, для чего она нужна, и какие советы помогут нам облегчить с ней работу.

Что такое база данных?

Это специальная структура, содержащая и хранящая в себе информационные материалы самого разного назначения. Говоря простым языком, это набор организованных и разложенных по полочкам сведений. Сколько человек учатся в классе, их характеристики, даты рождения и табель успеваемости – все это в совокупности представляет собой базу данных. Она нужна везде – на промышленных и технических предприятиях, в образовательных и медицинских учреждениях, в силовых структурах и даже в заведениях общественного питания. Ведь список блюд, их рецептура с калорийностью, а также описание тоже является вместилищем данных.

Здесь мы разобрались. Теперь нужно узнать, что представляет собой база данных в Excel, и как ее создать.

Создание хранилища данных в Excel

База, создаваемая нами, будет простой и без изысков. Настоящие же вместилища данных — довольно громоздкие и представляют собой большую информационную систему с внутренним «ядром», которое состоит из множества строк программного кода и написано специалистом.

Наша работа будет представлять собой одну таблицу, в которой будет вся нужная информация. Прежде чем приступить к решению вопроса, как сделать базу данных в Excel, нужно узнать специальные термины, использующиеся при взаимодействии с ней.

Горизонтальные строки в разметке листа «Эксель» принято называть записями, а вертикальные колонки – полями. Можно приступать к работе. Открываем программу и создаем новую книгу. Затем в самую первую строку нужно записать названия полей.

Особенности формата ячеек

Полезно узнать о том, как правильно оформлять содержимое ячейки. Если ваша база данных в Excel будет содержать какие-либо денежные суммы, то лучше сразу в соответствующих полях указать числовой формат, в котором после запятой будет идти два знака. А если где-либо встречается дата, то следует выделить это место и также установить для него соответствующий формат. Таким образом, все ваши данные будут оформлены правильно и без ошибок. Все операции с пустыми полями программы производятся через контекстное меню «Формат ячеек».

Также немаловажно и соответствующее оформление проекта. Лист, на котором находится проект, нужно подписать, чтобы избежать путаницы. Для того чтобы система могла отличать простое содержание от заголовков и подписей, следует выделять их курсивом, подчеркиванием или жирным шрифтом, при этом не забывая помещать названия в отдельные, не объединенные поля. Это стоит делать для возможности использования таких инструментов, как автоформа и автофильтр.

Что такое автоформа в «Эксель» и зачем она требуется?

Создание базы данных в Excel – занятие трудное и кропотливое. Чтобы помочь пользователю облегчить работу, программа может предложить ему автоматическое заполнение ячеек заранее заданной информацией. Например, ширина столбца, высота строки, размер и тип шрифта, цвет поля и т. д. – все может в один клик сделать за вас автоформа, если правильно ее настроить. Удобно, правда?

Фиксация «шапки» базы данных

Кроме этого, не нужно забывать о закреплении первой строки. В Excel 2007 это можно совершить следующим образом: перейти на вкладку «Вид», затем выбрать «Закрепить области» и в контекстном меню кликнуть на «Закрепить верхнюю строку». Это требуется, чтобы зафиксировать «шапку» работы. Так как база данных Excel может быть достаточно большой по объему, то при пролистывании вверх-вниз будет теряться главная информация – названия полей, что неудобно для пользователя.

После того как верхняя строка закреплена, выделяем первые три строки в будущей базе данных и добавляем границы ячеек.

Продолжение работы над проектом

Для того чтобы продолжить работу, необходимо придумать основную информацию, которую будет содержать в себе база данных в Excel. Пример ее приведен ниже.

Допустим, мы хотим создать базу данных собранных средств с родителей в фонд школы. Размер суммы не ограничен и индивидуален для каждого человека. Пусть в классе учится 25 детей, значит, и родителей будет соответствующее количество. Чтобы не нагромождать базу данных большим числом записей, стоит сделать раскрывающиеся списки, которые спрячут лишнюю информацию, а когда она снова потребуется, они услужливо предоставят ее опять.

Как создать раскрывающиеся списки?

Копируем названия полей и переносим их на пустой лист, который для удобства также необходимо назвать. Пусть это будет, к примеру, «Родители». После того как данные будут скопированы, под ними записываем в пустые ячейки все необходимые сведения.

Для того чтобы база данных MS Excel предоставляла возможность выбора данных из раскрывающегося списка, необходимо создать специальную формулу. Для этого нужно присвоить всем сведениям о родителях диапазон значений, имена. Переходим на тот лист, где записаны все данные под названием «Родители» и открываем специальное окно для создания имени. К примеру, в Excel 2007 это можно сделать, кликнув на «Формулы» и нажав «Присвоить имя». В поле имени записываем: ФИО_родителя_выбор. Но что написать в поле диапазона значений? Здесь все сложнее.

Диапазон значений в Excel

Существует несколько видов диапазонов значений. Диапазон, с которым мы работаем, называется динамическим. Это означает, что все проименованные ячейки в базе данных могут изменять свои границы. Их изменение происходит в зависимости от количества значений в определенном диапазоне.

Чтобы получился динамический диапазон, необходимо использовать формулу СМЕЩ. Она, независимо от того, как были заданы аргументы, возвращает ссылку на исходные данные. В выпадающем списке, который получится в итоге, не должно встречаться пустых значений. С этим как раз превосходно справляется динамический диапазон. Он задается двумя координатами ячеек: верхней левой и правой нижней, словно по диагонали. Поэтому нужно обратить внимание на место, откуда начинается ваша таблица, а точнее, на координаты верхней левой ячейки. Пусть табличка начинается в месте А5. Это значение и будет верхней левой ячейкой диапазона. Теперь, когда первый искомый элемент найден, перейдем ко второму.

Нижнюю правую ячейку определяют такие аргументы, как ширина и высота. Значение последней пусть будет равно 1, а первую вычислит формула СЧЁТ3(Родители!$B$5:$I$5).

Итак, в поле диапазона записываем =СМЕЩ(Родители!$A$5;0;0;СЧЁТЗ(Родители!$A:$A)-1;1). Нажимаем клавишу ОК. Во всех последующих диапазонах букву A меняем на B, C и т. д.

Работа с базой данных в Excel почти завершена. Возвращаемся на первый лист и создаем раскрывающиеся списки на соответствующих ячейках. Для этого кликаем на пустой ячейке (например B3), расположенной под полем «ФИО родителей». Туда будет вводиться информация. В окне «Проверка вводимых значений» во вкладке под названием «Параметры» записываем в «Источник» =ФИО_родителя_выбор. В меню «Тип данных» указываем «Список».

Аналогично поступаем с остальными полями, меняя название источника на соответствующее данным ячейкам. Работа над выпадающими списками почти завершена. Затем выделяем третью ячейку и «протягиваем» ее через всю таблицу. База данных в Excel почти готова!

Внешний вид базы данных

Красивое оформление тоже играет немалую роль в создании проекта. Программа Excel может предложить на выбор пользователя самые различные способы оформления базы данных. Количество цветовых схем очень богатое, нужно только выбрать подходящую по душе расцветку. Кроме того, совсем необязательно выполнять всю базу данных в едином стиле, можно раскрасить одну колонку в голубой цвет, другую – в зеленый и т. д.

Как перенести базу данных из Excel в Access

Не только лишь Excel может сделать базу данных. Microsoft выпустила еще один продукт, который великолепно управляется с этим непростым делом. Название ему – Access. Так как эта программа более адаптирована под создание базы данных, чем Excel, то и работа в ней будет более быстрой и удобной.

Но как же сделать так, чтобы получилась база данных Access? Excel учитывает такое желание пользователя. Это можно сделать несколькими способами:

Можно выделить всю информацию, содержащуюся на листе Excel, скопировать ее и перенести в другую программу. Для этого выделите данные, предназначенные для копирования, и щелкните правой кнопкой мышки. В контекстном меню нажимайте «Копировать». Затем переключитесь на Access, выберите вкладку «Таблица», группу «Представления» и смело кликайте на кнопку «Представление». Выбирайте пункт «Режим таблицы» и вставляйте информацию, щелкнув правой кнопкой мышки и выбрав «Вставить».

Можно импортировать лист формата .xls (.xlsx). Откройте Access, предварительно закрыв Excel. В меню выберите команду «Импорт», и кликните на нужную версию программы, из которой будете импортировать файл. Затем нажимайте «ОК».

Можно связать файл Excel с таблицей в программе Access. Для этого в «Экселе» нужно выделить диапазон ячеек, содержащих необходимую информацию, и, кликнув на них правой кнопкой мыши, задать имя диапазона. Сохраните данные и закройте Excel. Откройте «Аксесс», на вкладке под названием «Внешние данные» выберите пункт «Электронная таблица Эксель» и введите ее название. Затем щелкните по пункту, который предлагает создать таблицу для связи с источником данных, и укажите ее наименование.

Вот и все. Работа готова!

Источник

Многие пользователи активно применяют Excel для генерирования отчетов, их последующей редакции. Для удобного просмотра информации и получения полного контроля при управлении данными в процессе работы с программой.

Внешний вид рабочей области программы – таблица. А реляционная база данных структурирует информацию в строки и столбцы. Несмотря на то что стандартный пакет MS Office имеет отдельное приложение для создания и ведения баз данных – Microsoft Access, пользователи активно используют Microsoft Excel для этих же целей. Ведь возможности программы позволяют: сортировать; форматировать; фильтровать; редактировать; систематизировать и структурировать информацию.

То есть все то, что необходимо для работы с базами данных. Единственный нюанс: программа Excel — это универсальный аналитический инструмент, который больше подходит для сложных расчетов, вычислений, сортировки и даже для сохранения структурированных данных, но в небольших объемах (не более миллиона записей в одной таблице, у версии 2010-го года выпуска ).

Структура базы данных – таблица Excel

База данных – набор данных, распределенных по строкам и столбцам для удобного поиска, систематизации и редактирования. Как сделать базу данных в Excel?

Вся информация в базе данных содержится в записях и полях.

Запись – строка в базе данных (БД), включающая информацию об одном объекте.

Поле – столбец в БД, содержащий однотипные данные обо всех объектах.

Записи и поля БД соответствуют строкам и столбцам стандартной таблицы Microsoft Excel.

Если Вы умеете делать простые таблицы, то создать БД не составит труда.



Создание базы данных в Excel: пошаговая инструкция

Пошаговое создание базы данных в Excel. Перед нами стоит задача – сформировать клиентскую БД. За несколько лет работы у компании появилось несколько десятков постоянных клиентов. Необходимо отслеживать сроки договоров, направления сотрудничества. Знать контактных лиц, данные для связи и т.п.

Как создать базу данных клиентов в Excel:

1. Вводим названия полей БД (заголовки столбцов).



2. Вводим данные в поля БД. Следим за форматом ячеек. Если числа – то числа во всем столбце. Данные вводятся так же, как и в обычной таблице. Если данные в какой-то ячейке – итог действий со значениями других ячеек, то заносим формулу.



3. Чтобы пользоваться БД, обращаемся к инструментам вкладки «Данные».



4. Присвоим БД имя. Выделяем диапазон с данными – от первой ячейки до последней. Правая кнопка мыши – имя диапазона. Даем любое имя. В примере – БД1. Проверяем, чтобы диапазон был правильным.

Основная работа – внесение информации в БД – выполнена. Чтобы этой информацией было удобно пользоваться, необходимо выделить нужное, отфильтровать, отсортировать данные.

Как вести базу клиентов в Excel

Чтобы упростить поиск данных в базе, упорядочим их. Для этой цели подойдет инструмент «Сортировка».

1. Выделяем тот диапазон, который нужно отсортировать. Для целей нашей выдуманной компании – столбец «Дата заключения договора». Вызываем инструмент «Сортировка».



2. При нажатии система предлагает автоматически расширить выделенный диапазон. Соглашаемся. Если мы отсортируем данные только одного столбца, остальные оставим на месте, то информация станет неправильной. Открывается меню, где мы должны выбрать параметры и значения сортировки.

Данные в таблице распределились по сроку заключения договора.

Теперь менеджер видит, с кем пора перезаключить договор. А с какими компаниями продолжаем сотрудничество.

БД в процессе деятельности фирмы разрастается до невероятных размеров. Найти нужную информацию становится все сложнее. Чтобы отыскать конкретный текст или цифры, можно воспользоваться одним из следующих способов:

1. Одновременным нажатием кнопок Ctrl + F или Shift + F5. Появится окно поиска «Найти и заменить».



2. Функцией «Найти и выделить» («биноклем») в главном меню.

Посредством фильтрации данных программа прячет всю не интересующую пользователя информацию. Данные остаются в таблице, но невидимы. В любой момент их можно восстановить.

В программе Excel чаще всего применяются 2 фильтра:

• Автофильтр;
• фильтр по выделенному диапазону.

Автофильтр предлагает пользователю выбрать параметр фильтрации из готового списка.

1. На вкладке «Данные» нажимаем кнопку «Фильтр».



2. После нажатия в шапке таблицы появляются стрелки вниз. Они сигнализируют о включении «Автофильтра».



3. Чтобы выбрать значение фильтра, щелкаем по стрелке нужного столбца. В раскрывающемся списке появляется все содержимое поля. Если хотим спрятать какие-то элементы, сбрасываем птички напротив их.



4. Жмем «ОК». В примере мы скроем клиентов, с которыми заключали договоры в прошлом и текущем году.



5. Чтобы задать условие для фильтрации поля типа «больше», «меньше», «равно» и т.п. числа, в списке фильтра нужно выбрать команду «Числовые фильтры».



6. Если мы хотим видеть в таблице клиентов, с которыми заключили договор на 3 и более лет, вводим соответствующие значения в меню пользовательского автофильтра.

Готово!

Поэкспериментируем с фильтрацией данных по выделенным ячейкам. Допустим, нам нужно оставить в таблице только те компании, которые работают в Беларуси.

1. Выделяем те данные, информация о которых должна остаться в базе видной. В нашем случае находим в столбце страна – «РБ». Щелкаем по ячейке правой кнопкой мыши.



2. Выполняем последовательно команду: «фильтр – фильтр по значению выделенной ячейки». Готово.

Если в БД содержится финансовая информация, можно найти сумму по разным параметрам:

• сумма (суммировать данные);
• счет (подсчитать число ячеек с числовыми данными);
• среднее значение (подсчитать среднее арифметическое);
• максимальные и минимальные значения в выделенном диапазоне;
• произведение (результат умножения данных);
• стандартное отклонение и дисперсия по выборке.

Порядок работы с финансовой информацией в БД:

1. Выделить диапазон БД. Переходим на вкладку «Данные» — «Промежуточные итоги».



2. В открывшемся диалоге выбираем параметры вычислений.

Инструменты на вкладке «Данные» позволяют сегментировать БД. Сгруппировать информацию с точки зрения актуальности для целей фирмы. Выделение групп покупателей услуг и товаров поможет маркетинговому продвижению продукта.

Готовые образцы шаблонов для ведения клиентской базы по сегментам.

1. Шаблон для менеджера, позволяющий контролировать результат обзвона клиентов. Скачать шаблон для клиентской базы Excel. Образец:



2. Простейший шаблон.Клиентская база в Excel скачать бесплатно. Образец:

Шаблоны можно подстраивать «под себя», сокращать, расширять и редактировать.

В пакете Microsoft Office есть специальная программа для создания базы данных и работы с ними – Access. Тем не менее, многие пользователи предпочитают использовать для этих целей более знакомое им приложение – Excel. Нужно отметить, что у этой программы имеется весь инструментарий для создания полноценной базы данных (БД). Давайте выясним, как это сделать.

Процесс создания

База данных в Экселе представляет собой структурированный набор информации, распределенный по столбцам и строкам листа.

Согласно специальной терминологии, строки БД именуются «записями». В каждой записи находится информация об отдельном объекте.

Столбцы называются «полями». В каждом поле располагается отдельный параметр всех записей.

То есть, каркасом любой базы данных в Excel является обычная таблица.

Создание таблицы

Итак, прежде всего нам нужно создать таблицу.

1. Вписываем заголовки полей (столбцов) БД.



2. Заполняем наименование записей (строк) БД.



3. Переходим к заполнению базы данными.



4. После того, как БД заполнена, форматируем информацию в ней на свое усмотрение (шрифт, границы, заливка, выделение, расположение текста относительно ячейки и т.д.).

На этом создание каркаса БД закончено.

Урок: Как сделать таблицу в Excel

Присвоение атрибутов базы данных

Для того, чтобы Excel воспринимал таблицу не просто как диапазон ячеек, а именно как БД, ей нужно присвоить соответствующие атрибуты.

1. Переходим во вкладку «Данные».





2. Выделяем весь диапазон таблицы. Кликаем правой кнопкой мыши. В контекстном меню жмем на кнопку «Присвоить имя…».



3. В графе «Имя» указываем то наименование, которым мы хотим назвать базу данных. Обязательным условием является то, что наименование должно начинаться с буквы, и в нём не должно быть пробелов. В графе «Диапазон» можно изменить адрес области таблицы, но если вы её выделили правильно, то ничего тут менять не нужно. При желании в отдельном поле можно указать примечание, но этот параметр не является обязательным. После того, как все изменения внесены, жмем на кнопку «OK».



4. Кликаем по кнопке «Сохранить» в верхней части окна или набираем на клавиатуре сочетание клавиш Ctrl+S, для того, чтобы сберечь БД на жестком диске или съемном носителе, подключенном к ПК.

Можно сказать, что после этого мы уже имеем готовую базу данных. С ней можно работать и в таком состоянии, как она представлена сейчас, но многие возможности при этом будут урезаны. Ниже мы разберем, как сделать БД более функциональной.

Сортировка и фильтр

Работа с базами данных, прежде всего, предусматривает возможность упорядочивания, отбора и сортировки записей. Подключим эти функции к нашей БД.

1. Выделяем информацию того поля, по которому собираемся провести упорядочивание. Кликаем по кнопке «Сортировка» расположенной на ленте во вкладке «Данные» в блоке инструментов «Сортировка и фильтр».
   

   Сортировку можно проводить практически по любому параметру:

   • имя по алфавиту;
   • дата;
   • число и т.д.
2. В следующем появившемся окне будет вопрос, использовать ли для сортировки только выделенную область или автоматически расширять её. Выбираем автоматическое расширение и жмем на кнопку «Сортировка…».



3. Открывается окно настройки сортировки. В поле «Сортировать по» указываем имя поля, по которому она будет проводиться.
   • В поле «Сортировка» указывается, как именно она будет выполняться. Для БД лучше всего выбрать параметр «Значения».
   • В поле «Порядок» указываем, в каком порядке будет проводиться сортировка. Для разных типов информации в этом окне высвечиваются разные значения. Например, для текстовых данных – это будет значение «От А до Я» или «От Я до А», а для числовых – «По возрастанию» или «По убыванию».
   • Важно проследить, чтобы около значения «Мои данные содержат заголовки» стояла галочка. Если её нет, то нужно поставить.

   После ввода всех нужных параметров жмем на кнопку «OK».

   

   После этого информация в БД будет отсортирована, согласно указанным настройкам. В этом случае мы выполнили сортировку по именам сотрудников предприятия.



4. Одним из наиболее удобных инструментов при работе в базе данных Excel является автофильтр. Выделяем весь диапазон БД и в блоке настроек «Сортировка и фильтр» кликаем по кнопке «Фильтр».



5. Как видим, после этого в ячейках с наименованием полей появились пиктограммы в виде перевернутых треугольников. Кликаем по пиктограмме того столбца, значение которого собираемся отфильтровать. В открывшемся окошке снимаем галочки с тех значений, записи с которыми хотим скрыть. После того как выбор сделан, жмем на кнопку «OK».
   

   Как видим, после этого, строки, где содержатся значения, с которых мы сняли галочки, были скрыты из таблицы.

6. Для того, чтобы вернуть все данные на экран, кликаем на пиктограмму того столбца, по которому проводилась фильтрация, и в открывшемся окне напротив всех пунктов устанавливаем галочки. Затем жмем на кнопку «OK».



7. Для того, чтобы полностью убрать фильтрацию, жмем на кнопку «Фильтр» на ленте.

Урок: Сортировка и фильтрация данных в Excel

Поиск

При наличии большой БД поиск по ней удобно производить с помощь специального инструмента.

1. Для этого переходим во вкладку «Главная» и на ленте в блоке инструментов «Редактирование» жмем на кнопку «Найти и выделить».



2. Открывается окно, в котором нужно указать искомое значение. После этого жмем на кнопку «Найти далее» или «Найти все».



3. В первом случае первая ячейка, в которой имеется указанное значение, становится активной.
   

   Во втором случае открывается весь перечень ячеек, содержащих это значение.

Урок: Как сделать поиск в Экселе

Закрепление областей

Удобно при создании БД закрепить ячейки с наименованием записей и полей. При работе с большой базой – это просто необходимое условие. Иначе постоянно придется тратить время на пролистывание листа, чтобы посмотреть, какой строке или столбцу соответствует определенное значение.

1. Выделяем ячейку, области сверху и слева от которой нужно закрепить. Она будет располагаться сразу под шапкой и справа от наименований записей.



2. Находясь во вкладке «Вид» кликаем по кнопке «Закрепить области», которая расположена в группе инструментов «Окно». В выпадающем списке выбираем значение «Закрепить области».

Теперь наименования полей и записей будут у вас всегда перед глазами, как бы далеко вы не прокручивали лист с данными.

Урок: Как закрепить область в Экселе

Выпадающий список

Для некоторых полей таблицы оптимально будет организовать выпадающий список, чтобы пользователи, добавляя новые записи, могли указывать только определенные параметры. Это актуально, например, для поля «Пол». Ведь тут возможно всего два варианта: мужской и женский.

1. Создаем дополнительный список. Удобнее всего его будет разместить на другом листе. В нём указываем перечень значений, которые будут появляться в выпадающем списке.



2. Выделяем этот список и кликаем по нему правой кнопкой мыши. В появившемся меню выбираем пункт «Присвоить имя…».



3. Открывается уже знакомое нам окно. В соответствующем поле присваиваем имя нашему диапазону, согласно условиям, о которых уже шла речь выше.



4. Возвращаемся на лист с БД. Выделяем диапазон, к которому будет применяться выпадающий список. Переходим во вкладку «Данные». Жмем на кнопку «Проверка данных», которая расположена на ленте в блоке инструментов «Работа с данными».



5. Открывается окно проверки видимых значений. В поле «Тип данных» выставляем переключатель в позицию «Список». В поле «Источник» устанавливаем знак «=» и сразу после него без пробела пишем наименование выпадающего списка, которое мы дали ему чуть выше. После этого жмем на кнопку «OK».

Теперь при попытке ввести данные в диапазон, где было установлено ограничение, будет появляться список, в котором можно произвести выбор между четко установленными значениями.

Если же вы попытаетесь написать в этих ячейках произвольные символы, то будет появляться сообщение об ошибке. Вам придется вернутся и внести корректную запись.

Урок: Как сделать выпадающий список в Excel

Конечно, Excel уступает по своим возможностям специализированным программам для создания баз данных. Тем не менее, у него имеется инструментарий, который в большинстве случаев удовлетворит потребности пользователей, желающих создать БД. Учитывая тот факт, что возможности Эксель, в сравнении со специализированными приложениями, обычным юзерам известны намного лучше, то в этом плане у разработки компании Microsoft есть даже некоторые преимущества.