Базой данных в excel критерии

Критерии функции базы данных не являются частью аргументов функции базы данных, а находятся где-то на листе, а затем ссылаются на функция. Область критериев может содержать один критерий или может содержать два или более критериев. Каждый отдельный критерий структурирован следующим образом:

• В одной ячейке введите имя поля (заголовок) столбца базы данных, к которому будет применен критерий.

• В ячейке ниже введите значение, которое должны соответствовать данные поля.

На рисунке показана база данных учащихся с областью критериев справа от базы данных. Есть места, где можно поставить критерии для класса, учителя и конечного класса. В этом примере для поля Class задан критерий. Этот критерий заставляет функцию базы данных обрабатывать только записи (строки), где Class является Accounting 101. Однако обратите внимание, что критерий может быть установлен для более чем одного поля. В этом примере критерии Учителя и Окончательный класс оставлены пустыми, поэтому они не влияют на результаты.

Выбор критериев для использования с функцией базы данных.

Функция DAVERAGE была введена в ячейку F8 и использует этот диапазон критериев. Три аргумента на месте. Имя «Студенты» сообщает функции, в которой находится база данных, поле «Конечная оценка» (столбец) — это функция, в которой функция находит значения для вычисления среднего значения, а критерии устанавливаются в диапазон рабочих листов, который имеет критерии, которые говорят, что функция использует только записи, где Класс — это учет 101 — другими словами, F2: H3. Запись в ячейке F8 выглядит следующим образом:

= DAVERAGE (учащиеся, «конечный класс», F2: H3)

Почему эта функция относится к F2: H3 в качестве диапазона критериев, когда только определенный критерий находится в диапазоне F2: F3? Это вопрос удобства. Поскольку ячейки G3 и H3 в диапазоне критериев пустые, поля Teacher и Final Grade игнорируются функцией базы данных, которая использует этот диапазон критериев. Однако, если вы хотите ввести критерий для одного из этих полей, просто введите его в соответствующую ячейку; нет необходимости редактировать аргументы функции базы данных. Как назначить имя области критериев, а затем использовать имя в качестве третьего аргумента функции базы данных? Это прекрасно работает.

Если вы используете именованную область для своих критериев или просто введите адрес диапазона, вы должны быть осторожны, чтобы указать область, которая включает все критерии, но не включать любые пустые строки или столбцы. Если вы это сделаете, результаты функции базы данных будут неверными.

Вот как вы вводите любую из функций базы данных. В этом примере используется функция DSUM, но инструкции одинаковы для всех функций базы данных; используйте только тот, который выполняет требуемый расчет. Выполните следующие действия:

1. Импорт или создание базы данных информации на листе.

   Информация должна быть в смежных строках и столбцах. Обязательно используйте полевые заголовки.

2. При необходимости используйте диалоговое окно «Новое имя», чтобы дать базе данных имя.

3. Выберите часть рабочего листа в качестве области критериев, а затем добавьте заголовки в эту область, соответствующие заголовкам базы данных.

   Вы должны предоставить заголовки критериев только для полей базы данных, к которым применяются критерии. Например, ваша область базы данных может содержать десять полей, но вам нужно определить критерии для трех полей. Поэтому область критериев может иметь ширину в три колонки.

4. Поместите курсор в ячейку, где вы хотите, чтобы результаты отображались.

   Эта ячейка не должна находиться в области базы данных или в области критериев.

5. Тип = DSUM (чтобы начать запись функции.

6. Введите диапазон базы данных или имя, если оно установлено.

7. Введите запятую (,).

8. Введите одно из следующих значений: > Имя заголовка в кавычках поля базы данных, которое должна обрабатывать функция

   • Номер столбца

   • Введите запятую (,).

9. Введите диапазон области критериев.

10. Введите a) и нажмите Enter.

Выполнение поиска по огромным таблицам с тысячами позиций информации о товарах или объемах продаж – это непростой вызов для большинства пользователей Excel. Для эффективного решения данной задачи, пользователи вынуждены комбинировать многоэтажные формулы из поисковых функций, которым нужно еще вычислить соответствующие адреса и значения для их аргументов. Чтобы сократить путь решения и не нагружать вычислительные ресурсы Excel в первую очередь следует обратить внимание на функции Excel для работы с базами данных.

Примеры работы функции базы данных БИЗВЛЕЧЬ в Excel

Допустим мы располагаем базой данных, которая экспортированная в Excel так как показано ниже на рисунке:

Наша задача найти всю информацию (номер фактуры, номер клиента, сумма и т.д.), которая относится к одной конкретной фамилии определенного клиента. Для этой цели рекомендуем воспользоваться функцией Excel для работы с базами данных – БИЗВЛЕЧЬ. Данная функция на основе критериев поискового запроса, введенных в ее аргументы, по отдельности выберите все соответствующие строки из базы данных.

Функция БИЗВЛЕЧЬ примеры в Excel

Все функции Excel, которые предназначены для работы с базами данных обладают одним общим свойством. Все они требуют заранее сформатировать диапазон запросов к базе, который необходимо заполнить для поиска и дальнейшей работы. Поэтому в первую очередь мы должны предварительно сформатировать все критерии наших запросов к базе. Для этого:

1. Выше базы данных добавим 4 пустых строки. Для этого достаточно выделить 4 заголовка строк листа Excel и щелкнуть правой кнопкой мышки. Из контекстного меню выбрать вставить. Или после выделения строк по заголовкам нажать комбинацию горячих клавиш CTRL+SHIFT+=.



2. Далее скопируйте все заголовки столбцов базы данных и вставьте их в первую строку листа для вспомогательной таблицы критериев.

Пространство для заполнения критериев запросов выше данных базы.

Сначала попытаемся получить номер фактуры по фамилии клиента:

1. В ячейке D2 введите фамилию Антонова.
2. В ячейке A3 введите следующую формулу:

Сразу же получаем готовый результат как показано ниже на рисунке:

Формула нашла соответствующий номер фактуры для клиента с фамилией Антонова.

Разбор принципа действия функции БИЗВЛЕЧЬ для работы с базами данных в Excel:

БИЗВЛЕЧЬ – главная функция базы данных в Excel. В первом аргументе функции вводим диапазон просматриваемой базы данных вместе с заголовками. Во втором аргументе функции указываем адрес ячейки где будет возвращено значение соответствующие критериям поискового запроса. Третьим аргументом является диапазон ячеек, содержащий следующие условия: заголовок столбца БД и диапазон для поиска под этим заголовком. Вспомогательная табличка критериев поискового запроса к базе данных, должна быть так сформулирована, чтобы критерии однозначно и точно определяли данные, которые нужно найти в БД. Если же функция БИЗВЕЧЬ возвращает ошибку #ЗНАЧ! – значит в базе данных нет записей, соответствующих критериям поискового запроса. Если же возвращена ошибка #ЧИСЛО! – значит в базе данных более 1 одинаковой записи по данному критерию.

В нашем случаи функция БИЗВЕЧЬ вернула одно значение – без ошибок. Эту функцию можно так же использовать для вывода целой строки за одну операцию без копирования функции в другие ячейки с другими аргументами. Чтобы избежать необходимости указывать новый критерий для каждой ее копии составим простую формулу, в которую добавим функцию СТОЛБЕЦ. Для этого:

1. В ячейке A3 введите следующую формулу:
2. Скопируйте ее во все ячейки диапазона A3:E3.

Выбрана целая строка информации по конкретной фамилии определенного клиента.

Принцип действия формулы для вывода целой строки из базы данных:

В конструкции функции БИЗВЕЧЬ изменили мы только второй аргумент, значение которого вычисляется функцией СТОЛБЕЦ в место числа 1. Данная функция возвращает номер текущего столбца для текущей ячейки.

Бесспорное преимущество использования функции БИЗВЛЕЧЬ заключается в автоматизации. Достаточно лишь изменить критерий и в результате мы получаем уже новую строку информации из базы данных клиентов фирмы. Например, найдем данные теперь по номеру клиента 58499. Удаляем старый критерий вводим новый и сразу же получаем результат.

Данную задачу можно было бы решить и с помощью сложных формул с комбинациями функций ИНДЕКС, ПОИСКПОЗ, ВПР, ПРОСМОТР, но зачем изобретать велосипед? Функция БИЗВЛЕЧЬ прекрасно справляется с поставленной задачей и при этом весьма лаконична.



Обработка баз данных в Excel по нескольким критериям

Допустим нашу базу пополнил новый прибыльный клиент с таким же именем «Василий». Нам известно о нем только имя и фамилия «Василий Великий». На именины в день Василия нам нужно выслать только 1 подарок для более прибыльного клиента фирмы. Мы должны выбрать кому отдать предпочтение: Василию Веселому или Василию Великому. Для этого сравниваем их суммы транзакций:

1. Расширьте диапазон для просматриваемой таблицы $A$5:$E$18 в параметрах формул, так как у нас добавился новый клиент и на одну запись стало больше:
   
   Теперь функция возвращает ошибку #ЧИСЛО! так как в базе более чем 1 запись по данному критерию.
2. В поле критериев «Имя» вводим значение «Василий», а потом в поле «Фамилия» вводим значение «Великий».

Скачать пример работы функции БИЗВЛЕЧЬ с базой данных

В результате мы видим, что подарок получит более активный клиент Василий Великий.

В пакете Microsoft Office есть специальная программа для создания базы данных и работы с ними – Access. Тем не менее, многие пользователи предпочитают использовать для этих целей более знакомое им приложение – Excel. Нужно отметить, что у этой программы имеется весь инструментарий для создания полноценной базы данных (БД). Давайте выясним, как это сделать.

Процесс создания

База данных в Экселе представляет собой структурированный набор информации, распределенный по столбцам и строкам листа.

Согласно специальной терминологии, строки БД именуются «записями». В каждой записи находится информация об отдельном объекте.

Столбцы называются «полями». В каждом поле располагается отдельный параметр всех записей.

То есть, каркасом любой базы данных в Excel является обычная таблица.

Создание таблицы

Итак, прежде всего нам нужно создать таблицу.

1. Вписываем заголовки полей (столбцов) БД.



2. Заполняем наименование записей (строк) БД.



3. Переходим к заполнению базы данными.



4. После того, как БД заполнена, форматируем информацию в ней на свое усмотрение (шрифт, границы, заливка, выделение, расположение текста относительно ячейки и т.д.).

На этом создание каркаса БД закончено.

Урок: Как сделать таблицу в Excel

Присвоение атрибутов базы данных

Для того, чтобы Excel воспринимал таблицу не просто как диапазон ячеек, а именно как БД, ей нужно присвоить соответствующие атрибуты.

1. Переходим во вкладку «Данные».





2. Выделяем весь диапазон таблицы. Кликаем правой кнопкой мыши. В контекстном меню жмем на кнопку «Присвоить имя…».



3. В графе «Имя» указываем то наименование, которым мы хотим назвать базу данных. Обязательным условием является то, что наименование должно начинаться с буквы, и в нём не должно быть пробелов. В графе «Диапазон» можно изменить адрес области таблицы, но если вы её выделили правильно, то ничего тут менять не нужно. При желании в отдельном поле можно указать примечание, но этот параметр не является обязательным. После того, как все изменения внесены, жмем на кнопку «OK».



4. Кликаем по кнопке «Сохранить» в верхней части окна или набираем на клавиатуре сочетание клавиш Ctrl+S, для того, чтобы сберечь БД на жестком диске или съемном носителе, подключенном к ПК.

Можно сказать, что после этого мы уже имеем готовую базу данных. С ней можно работать и в таком состоянии, как она представлена сейчас, но многие возможности при этом будут урезаны. Ниже мы разберем, как сделать БД более функциональной.

Сортировка и фильтр

Работа с базами данных, прежде всего, предусматривает возможность упорядочивания, отбора и сортировки записей. Подключим эти функции к нашей БД.

1. Выделяем информацию того поля, по которому собираемся провести упорядочивание. Кликаем по кнопке «Сортировка» расположенной на ленте во вкладке «Данные» в блоке инструментов «Сортировка и фильтр».
   

   Сортировку можно проводить практически по любому параметру:

   • имя по алфавиту;
   • дата;
   • число и т.д.
2. В следующем появившемся окне будет вопрос, использовать ли для сортировки только выделенную область или автоматически расширять её. Выбираем автоматическое расширение и жмем на кнопку «Сортировка…».



3. Открывается окно настройки сортировки. В поле «Сортировать по» указываем имя поля, по которому она будет проводиться.
   • В поле «Сортировка» указывается, как именно она будет выполняться. Для БД лучше всего выбрать параметр «Значения».
   • В поле «Порядок» указываем, в каком порядке будет проводиться сортировка. Для разных типов информации в этом окне высвечиваются разные значения. Например, для текстовых данных – это будет значение «От А до Я» или «От Я до А», а для числовых – «По возрастанию» или «По убыванию».
   • Важно проследить, чтобы около значения «Мои данные содержат заголовки» стояла галочка. Если её нет, то нужно поставить.

   После ввода всех нужных параметров жмем на кнопку «OK».

   

   После этого информация в БД будет отсортирована, согласно указанным настройкам. В этом случае мы выполнили сортировку по именам сотрудников предприятия.



4. Одним из наиболее удобных инструментов при работе в базе данных Excel является автофильтр. Выделяем весь диапазон БД и в блоке настроек «Сортировка и фильтр» кликаем по кнопке «Фильтр».



5. Как видим, после этого в ячейках с наименованием полей появились пиктограммы в виде перевернутых треугольников. Кликаем по пиктограмме того столбца, значение которого собираемся отфильтровать. В открывшемся окошке снимаем галочки с тех значений, записи с которыми хотим скрыть. После того как выбор сделан, жмем на кнопку «OK».
   

   Как видим, после этого, строки, где содержатся значения, с которых мы сняли галочки, были скрыты из таблицы.

6. Для того, чтобы вернуть все данные на экран, кликаем на пиктограмму того столбца, по которому проводилась фильтрация, и в открывшемся окне напротив всех пунктов устанавливаем галочки. Затем жмем на кнопку «OK».



7. Для того, чтобы полностью убрать фильтрацию, жмем на кнопку «Фильтр» на ленте.

Урок: Сортировка и фильтрация данных в Excel

Поиск

При наличии большой БД поиск по ней удобно производить с помощь специального инструмента.

1. Для этого переходим во вкладку «Главная» и на ленте в блоке инструментов «Редактирование» жмем на кнопку «Найти и выделить».



2. Открывается окно, в котором нужно указать искомое значение. После этого жмем на кнопку «Найти далее» или «Найти все».



3. В первом случае первая ячейка, в которой имеется указанное значение, становится активной.
   

   Во втором случае открывается весь перечень ячеек, содержащих это значение.

Урок: Как сделать поиск в Экселе

Закрепление областей

Удобно при создании БД закрепить ячейки с наименованием записей и полей. При работе с большой базой – это просто необходимое условие. Иначе постоянно придется тратить время на пролистывание листа, чтобы посмотреть, какой строке или столбцу соответствует определенное значение.

1. Выделяем ячейку, области сверху и слева от которой нужно закрепить. Она будет располагаться сразу под шапкой и справа от наименований записей.



2. Находясь во вкладке «Вид» кликаем по кнопке «Закрепить области», которая расположена в группе инструментов «Окно». В выпадающем списке выбираем значение «Закрепить области».

Теперь наименования полей и записей будут у вас всегда перед глазами, как бы далеко вы не прокручивали лист с данными.

Урок: Как закрепить область в Экселе

Выпадающий список

Для некоторых полей таблицы оптимально будет организовать выпадающий список, чтобы пользователи, добавляя новые записи, могли указывать только определенные параметры. Это актуально, например, для поля «Пол». Ведь тут возможно всего два варианта: мужской и женский.

1. Создаем дополнительный список. Удобнее всего его будет разместить на другом листе. В нём указываем перечень значений, которые будут появляться в выпадающем списке.



2. Выделяем этот список и кликаем по нему правой кнопкой мыши. В появившемся меню выбираем пункт «Присвоить имя…».



3. Открывается уже знакомое нам окно. В соответствующем поле присваиваем имя нашему диапазону, согласно условиям, о которых уже шла речь выше.



4. Возвращаемся на лист с БД. Выделяем диапазон, к которому будет применяться выпадающий список. Переходим во вкладку «Данные». Жмем на кнопку «Проверка данных», которая расположена на ленте в блоке инструментов «Работа с данными».



5. Открывается окно проверки видимых значений. В поле «Тип данных» выставляем переключатель в позицию «Список». В поле «Источник» устанавливаем знак «=» и сразу после него без пробела пишем наименование выпадающего списка, которое мы дали ему чуть выше. После этого жмем на кнопку «OK».

Теперь при попытке ввести данные в диапазон, где было установлено ограничение, будет появляться список, в котором можно произвести выбор между четко установленными значениями.

Если же вы попытаетесь написать в этих ячейках произвольные символы, то будет появляться сообщение об ошибке. Вам придется вернутся и внести корректную запись.

Урок: Как сделать выпадающий список в Excel

Конечно, Excel уступает по своим возможностям специализированным программам для создания баз данных. Тем не менее, у него имеется инструментарий, который в большинстве случаев удовлетворит потребности пользователей, желающих создать БД. Учитывая тот факт, что возможности Эксель, в сравнении со специализированными приложениями, обычным юзерам известны намного лучше, то в этом плане у разработки компании Microsoft есть даже некоторые преимущества.

Database functions are designed to perform simple operations on data that is in a “database-like structure”. Database-like structure means that the data must be in a table structure that has organized records with labels and appropriate separation. In this model, each row represents an individual record, and each column is a different type of information. For data that is in this structure, you can use Excel database functions to manipulate and manage your tables much more efficiently.

Excel Database Functions Overview

All Excel database functions, except for DGET, can be used just like the xIFS functions (SUMIFS, AVERAGEIFS, etc.). xIFS formulas perform the specific aggregation or operation on a certain column, with specified filters. On the other hand, the DGET function can grab a cell value as is, without any aggregation, if there is only a single result after filters are applied. Below is a list of Excel database functions.

The formulas look and work very much like their IFS counterparts, the only exception being the DGET function.

Syntax

All Excel database functions use the same syntax which has 3 arguments for data, field, and filters. All arguments are required.

Building a criteria

Building the criteria logic might seem intimidating at first. You can create conditions and join them using AND and OR logical operators. The idea is that every condition inside a row is connected with an AND logic, whereas every row is connected with an OR. Let’s see these logical statements in examples. Feel free to download our sample workbook below.

Basics

Enter the field names (columns) in a single row, where you would like to add to the criteria. For example, if we want to filter Atlanta values in a column named Location, our criteria should be like below.

If we need to add a second value for Location, the second value should be placed under the first one. Below criteria refers to the records that has Atlanta or Valdosta values in the corresponding Location. This is an OR connection.

Alternatively, if we want to get records that have Atlanta for Location AND Year smaller than 2017, we need to use the same row.

Note that you can use <, >, <=, >= and <> operators as well. Although, Excel suggests using = with equal conditions, this is not mandatory. The database formulas support * and ? wildcards for unknown characters. To learn more about wildcard characters in Excel, please see How to use a wildcard in Excel formula.

Complex Examples

Multiple AND logic

Boolean logic: (Location = Atlanta AND Year > 2011 AND Year < 2018)

Records in Atlanta between 2011 and 2018.

Multiple OR statements

Boolean logic: (Location = Atlanta OR Location = Dothan OR Location = Valdosta)

Records in Atlanta or Dothan or Valdosta.

OR logic between different fields

Boolean logic: (Location = Atlanta OR Department <> R&D)

Records in Atlanta or not in R&D department.

You can leave fields empty when you do not need them in the criteria.

Combination of AND or OR logics

Boolean logic: ( (Location = Atlanta AND Year > 2011 AND Year < 2018) OR (Location = Dothan AND Department <> R&D) )

Records in Atlanta between 2011 and 2018, or in Dothan but not in R&D department.

Wildcards

Boolean logic: (Full Name = Dana* AND Location = Atlanta AND Year = 2018)

Records with names starting with Dana in Atlanta and in 2018. The department is irrelevant in this case.

Advantages & Disadvantages

Once you understand the structural requirements, managing data in a database-like structure becomes much easier. Finally, let’s take a quick look at some of the advantages and disadvantages of using Excel database formulas, instead of traditional aggregation methods.

Advantages

• Easy to create and modify filters and target column without updating formulas.
• Easy to manage complex filters.
• A single named range is enough in most cases.
• Supports AND and OR logic checks (xIFS functions only supports AND).

Disadvantages

• Data must have headers
• Slight learning curve