При работе в электронных таблицах Excel бывает нужно постоянно вводить одни и те же значения (из списка). Стандартными списками являются последовательности дней недели или месяцев, но порой хочется создать свой список автозаполнения. Например, список класса, возраст учеников, размеры одежды или любых других данных, к которым постоянно приходится обращаться. Чтобы не вводить каждый раз эти значения вручную, можно создать свой список автозаполнения, а затем использовать его — в Excel есть такая возможность.
Для создания своего списка автозаполнения выполните следующие действия.
Если используется Excel версии 2003, то нужно выбрать меню Сервис — Параметры — Списки — Новый список — вводим элементы списка через клавишу Enter — выбираем Добавить — ОК.
Если используется Excel версии 2007 (2010), то нужно выбрать Файл — Параметры — Дополнительно — в Общие Изменить списки — Новый список — вводим элементы списка через клавишу Enter — выбираем Добавить — ОК.
После создания своего списка автозаполнения достаточно в нужную ячейку таблицы ввести первое значение из списка (в примере Иванов Антон) и протянуть маркер заполнения ячейки в нужном направлении. Смотрите подробнее Как пользоваться списками автозаполнения и вводить стандартные последовательности.
Что делать, если нет маркера автозаполнения?
Если маркер (курсор) заполнения отсутствует, то нужно настроить Excel так, чтобы маркер отображался.
Для этого, если Вы используете версию 2003, выбираем Сервис — Параметры — на вкладке Параметры устанавливаем галочку Перетаскивание ячеек.
Если Вы используете версию 2007 или 2010, Файл (кнопка Офис) — Параметры — Дополнительно — Разрешить маркеры заполнения и перетаскивания ячеек — ОК.
Ввод данных экспресс-методом
Если таблица содержит в нескольких ячейках одинаковые данные, для быстрого ввода этих данных можно использовать экспресс-метод.
Используя клавишу Ctrl, выделим ячейки, в которые нужно ввести одинаковые значения.
В строку формул введем нужное значение и нажмем на клавиатуре сочетание клавиш Ctrl+Enter. Все выделенные ячейки автоматически заполнятся нужными данными.
Кратко об авторе:
Шамарина Татьяна Николаевна — учитель физики, информатики и ИКТ, МКОУ «СОШ», с. Саволенка Юхновского района Калужской области. Автор и преподаватель дистанционных курсов по основам компьютерной грамотности, офисным программам. Автор статей, видеоуроков и разработок.
Спасибо за Вашу оценку. Если хотите, чтобы Ваше имя
стало известно автору, войдите на сайт как пользователь
и нажмите Спасибо еще раз. Ваше имя появится на этой стрнице.
Порядок вывода комментариев:
Вам часто приходится заполнять одни и те же наборы данных в электронных таблицах? Просто создайте собственный список в Excel. В следующий раз, когда вам понадобится один из ваших списков, пусть AutoFill сделает тяжелую работу
После настройки этой функции Excel вы можете легко заполнить диапазон ячеек своими собственными списками, такими как названия отделов, клиенты, возрастные диапазоны и любой другой список, который вам может понадобиться.
Давайте посмотрим, как работает автозаполнение и как вы можете создавать свои собственные списки в Excel.
Как автозаполнить в Excel
Excel включает несколько встроенных списков, включая месяцы и дни недели. Давайте посмотрим на простой пример, чтобы увидеть, как работает автозаполнение.
Введите Sun (для воскресенья) в ячейку B2 . Затем поместите курсор на правый нижний угол ячейки B2, пока он не превратится в знак плюс, и перетащите вправо на ячейку H2 .
Когда вы отпускаете кнопку мыши, функция автозаполнения автоматически заполняет ячейки сокращениями для дней недели. Вы также можете сделать это с полными названиями дней недели и короткими и полными названиями месяцев года. Автозаполнение также работает для чисел, дат и времени.
Как Excel знает, что положить в ячейки? Дни недели — это заранее определенный список в Excel. Вы можете ввести любой элемент в этом списке в ячейку и перетащить для автоматического заполнения. остальных предметов. Если вы перетаскиваете более шести ячеек по дням недели, Excel переместится в начало списка.
Как создать пользовательский список в Excel
Вы можете использовать функцию настраиваемого списка для создания и хранения часто используемых списков, таких как список названий отделов, имен сотрудников, размеров одежды, состояний и практически любой другой список, который вы можете себе представить. Эти списки можно использовать в качестве заголовков в столбцах или строках или для заполнения раскрывающихся списков, чтобы сделать ввод данных быстрее и точнее.
- Для того, чтобы создать свой собственный список, выберите вкладку Файл.
- Затем нажмите « Параметры» на экране за кулисами.
- В диалоговом окне « Параметры Excel » нажмите « Дополнительно» . Затем прокрутите вниз до раздела « Общие » справа и нажмите « Редактировать пользовательские списки» .
- В поле « Пользовательские списки» вы увидите предварительно определенные списки дней недели и месяцев года.
Есть три способа создать свой собственный список.
1. Введите ваш список напрямую
Первый способ создать свой собственный список — это ввести его прямо в диалоговом окне « Пользовательские списки ».
- Введите несколько записей в поле « Список записей» , по одному элементу в строке и нажмите « Добавить» .
- Это самый простой способ, если у вас есть короткий список, не включенный ни в один из листов в вашей книге.
2. Импортируйте ячейки из листа
Второй способ создать пользовательский список — это импортировать их из ячеек в одной из ваших таблиц.
- Нажмите кнопку выбора ячеек в окне « Импорт списка из ячеек» .
- Диалоговое окно « Пользовательские списки » сжимается до поля « Импорт списка из ячеек» . Выберите лист, содержащий список, который вы хотите импортировать. Затем выберите диапазон ячеек, содержащих элементы в списке, и нажмите кнопку справа от поля « Импорт списка из ячеек» .
- Пользовательский список диалогового окно снова расширяется. Вы можете заметить, что заголовок диалогового окна меняется на Параметры . Это все тот же диалог, хотя. Нажмите « Импорт», чтобы добавить элементы списка с рабочего листа в поле « Записи списка» .
- Этот метод позволяет легко добавить пользовательский список, который у вас уже есть в ячейках вашей рабочей книги.
3. Импортируйте список из именованного диапазона ячеек
Третий способ создания настраиваемого списка — это импорт списка из именованного диапазона ячеек.
- Перед открытием диалогового окна « Пользовательские списки » введите каждый элемент в списке в отдельной ячейке либо в одном столбце, либо в одной строке на рабочем листе в своей книге. Выберите элементы, введите имя для диапазона выбранных ячеек в поле « Имя» и нажмите клавишу « Ввод» .
- Затем в диалоговом окне « Пользовательские списки » введите знак равенства ( = ), а затем имя, назначенное диапазону ячеек, содержащему ваш список (без пробела между знаком равенства и текстом), в поле « Импорт списка из ячеек» . Например, мы назвали наш диапазон ячеек Еда , поэтому мы ввели = Еда . Нажмите Импорт . Примечание. При импорте настраиваемого списка из именованного диапазона ячеек на листе список в диалоговом окне « Настраиваемые списки » не связывается с исходным списком на листе. Если вы измените список на листе, настраиваемый список в диалоговом окне « Пользовательские списки » не изменится, и наоборот.
- Если вы создали списки в именованных диапазонах ячеек в своей книге, этот метод упрощает добавление их в качестве пользовательских списков, которые будут доступны в любой новой или существующей книге. электронную при
3 примера пользовательских списков Excel
Существует много вариантов использования пользовательских списков в Excel, и мы не можем охватить все их здесь. Но вот несколько примеров того, как вы можете использовать собственные списки, чтобы сделать создание электронных таблиц и ввод данных проще и эффективнее в Excel.
- Если вы создаете электронные таблицы с данными для отделов в вашей компании, вы можете создать собственный список, содержащий названия отделов. Например, бухгалтерия, HR, маркетинг, разработка, техническая поддержка. Затем вы можете использовать автозаполнение для быстрого создания заголовков для столбцов или строк.
- Может быть, вы отслеживаете инвентарь одежды. Таким образом, вам могут потребоваться списки для размеров (S, M, L, XL и XXL), стилей (шея экипажа, V-образный вырез, макет шеи), длины рукава (короткий рукав, длинный рукав, три четверти рукава, без рукавов) и цвета (черный, белый, серый, синий, красный, розовый, фиолетовый, зеленый, желтый). Из этих списков вы можете быстро создать согласованные раскрывающиеся списки, содержащие эти параметры.
- Ты учитель? Вы можете создать собственный список всех имен ваших учеников и легко вставить этот список имен в строку или столбец электронной таблицы для отслеживания информации, такой как оценки или посещаемость.
Создайте свои собственные пользовательские списки
Функция пользовательских списков в Excel позволяет легко и быстро настраивать электронные таблицы в соответствии с вашими потребностями. После добавления настраиваемого списка в Excel он становится доступным во всех новых и существующих электронных таблицах.
Какие пользовательские списки вы создаете? Какой метод добавления пользовательского списка вы предпочитаете? Поделитесь своими мыслями и опытом с нами в комментариях ниже.
Кредит изображения: albertyurolaits / Depositphotos
history 9 апреля 2013 г.
- Группы статей
- Другие Стандартные Средства
Наверняка Вы уже использовали встроенные списки автозаполнения. Например, если ввести в ячейку слово Январь, а затем значение скопировать
Маркером заполнения
вниз на несколько ячеек, то все эти ячейки автоматически заполнятся последующими названиями месяцев: Февраль, Март… Хорошая новость, в EXCEL можно создавать пользовательские списки автозаполнения.
Списки автозаполнения удобны для ввода групп часто повторяющихся значений.
Встроенный список автозаполнения
Встроенный
Список автозаполнения
представляет собой отсортированный список данных, например:
|
|
|
|
1, 2, 3… |
4, 5, 6… |
|
09:00 |
10:00, 11:00, 12:00… |
|
Пн |
Вт, Ср, Чт… |
|
Понедельник |
Вторник, Среда, Четверг… |
|
янв |
фев, мар, апр… |
|
янв, апр |
июл, окт, янв… |
|
янв-99, апр-99 |
июл-99, окт-99, янв-00… |
|
15-янв, 15-апр |
15-июл, 15-окт… |
|
1999, 2000 |
2001, 2002, 2003… |
|
1-янв, 1-мар |
1-май, 1-июл, 1-сен… |
|
кв. 3 (или квартал 3) |
кв. 4, кв. 1, кв. 2… |
|
текст1, текстA |
текст2, текстA, текст3, текстA… |
|
1-й период |
2-й период, 3-й период… |
|
Товар 1 |
Товар 2, Товар 3… |
Для заполнения ячеек, например, месяцами года необходимо:
-
ввести в ячейку любой элемент списка, например
февраль
. -
нажать
ENTER
, -
подвести курсор мыши к нижнему правому углу ячейки –
Маркеру заполнения
(курсор примет вид черного крестика),
- нажать левую клавишу мыши и протянуть вниз.
Разработчики также позаботились о возможности ввода прописными буквами. К примеру, нам нужно ввести название месяцев ЯНВАРЬ, ФЕВРАЛЬ, МАРТ и т.д. прописными буквами. Для этого первое значение нужно ввести прописными буквами.
Ознакомиться со встроенными списками можно в пункте меню
Пользовательский список автозаполнения
В пункте меню
существует возможность создания пользовательского списка автозаполнения либо из существующих на листе элементов, либо путем непосредственного ввода списка.
Для наглядности приведем пример. Введем в диапазон ячеек
А1:А4
стороны света:
Север, Запад, Юг, Восток
. Вызовем пункт меню
. Произведем импорт значений из ячеек.
Теперь, если нам необходимо перечислить все стороны света, мы вводим лишь одно значение, например,
Север
. Далее протягиваем ячейки вниз или вправо и получаем перечень всех сторон света. Этот список буден доступен в любой книге EXCEL.
Пользовательская сортировка списков
Списки автозаполнения можно использовать для сортировки значений. Для этого, предварительно выделив диапазон ячеек, значения которого нужно отсортировать, в окне Сортировка (
) в поле
Порядок
нужно выбрать
Настраиваемый список…
Далее необходимо выбрать нужный список и нажать ОК.
Skip to content
Одной из наиболее полезных функций при вводе данных является возможность использовать выпадающий список в Excel. Он позволяет выбирать значение из предварительно определенного перечня и разрешает вводить только те данные, которые соответствуют вашим требованиям. Мы предложим вам несколько простых способов, как создавать выпадающие списки в Excel. Более сложные способы, основанные на динамических диапазонах и использовании данных из других таблиц, мы также рассмотрим.
Зачем нужен выпадающий список?
Часто случается так, что в какой-то из колонок вашей таблицы нужно вводить одинаковые повторяющиеся значения. К примеру, фамилии сотрудников, названия товаров или делать выбор в ячейке Excel вида «да – нет». Что может случиться? Конечно, в первую очередь будут ошибки при вводе. Человеческий фактор ведь никто не отменял. Чем нам сие грозит? К примеру, когда мы решим подсчитать, сколько заказов выполнил каждый из менеджеров, то окажется, что фамилий больше, чем сотрудников. Далее придётся искать ошибки, исправлять их и вновь повторять расчет.
Ну и конечно же, все время руками вводить одни и те же слова – просто бессмысленная работа и потеря времени. Вот здесь-то выпадающие списки нам и пригодятся. При нажатии выпадает перечень заранее определённых значений, из которых просто необходимо указать какое-то одно.
Важно то, что вы теперь будете не писать, а выбирать их с помощью мыши или клавиатуры. Это значительно ускоряет работу, а также гарантирует защиту от случайных ошибок. Проверка того, что мы записали в таблицу, теперь уже не нужна.
1 — Самый быстрый способ создать выпадающий список.
Как проще всего добавить выпадающий список в таблицу Excel? Всего один щелчок правой кнопкой мыши по пустой клетке под столбцом с данными, затем команда контекстного меню «Выберите из раскрывающегося списка» (Choose from drop-down list). А можно просто стать в нужное место и нажать сочетание клавиш Alt+стрелка вниз. Появится отсортированный перечень уникальных ранее введенных значений.
Способ не работает, если нашу ячейку и столбец с записями отделяет хотя бы одна пустая строка или вы хотите ввести то, что еще не вводилось выше. На нашем примере это хорошо видно.
2 — Используем меню.
Давайте рассмотрим небольшой пример, в котором нам нужно постоянно вводить в таблицу одни и те же наименования товаров. Выпишите в столбик данные, которые мы будем использовать (например, названия товаров). В нашем примере — в диапазон G2:G7.
Выделите ячейку таблицы (можно сразу несколько), в которых хотите использовать ввод из заранее определенного перечня. Там мы разместим наш выпадающий список.
Далее в главном меню выберите на вкладке Данные – Проверка… (Data – Validation). Затем укажите пункт Тип данных (Allow) и выберите вариант Список (List). Поставьте курсор в поле Источник (Source) и впишите в него адреса с эталонными значениями элементов — в нашем случае G2:G7. Рекомендуется также использовать здесь абсолютные ссылки (для их установки нажмите клавишу F4).
Бонусом здесь идет возможность задать подсказку и сообщение об ошибке, если автоматически вставленное значение вы захотите изменить вручную. Для этого существуют вкладки Подсказка по вводу (Input Message) и Сообщение об ошибке (Error Alert).
В качестве источника значений для выпадающего списка в Excel можно использовать также и именованный диапазон.
К примеру, диапазону I2:I13, содержащему названия месяцев, можно присвоить наименование «месяцы». Затем имя можно ввести в поле «Источник».
Кроме того, и источник и в виде обычного диапазона ячеек, и именованный диапазон могут находиться на других листах вашей рабочей книги.
Но вы можете и не использовать диапазоны или ссылки, а просто определить возможные варианты прямо в поле «Источник». К примеру, чтобы реализовать в таблице Excel простейший выбор «да – нет», вы можете вписать туда –
Да;Нет
Используйте для разделения значений точку с запятой, запятую, либо другой символ, установленный у вас в качестве разделителя элементов. (Смотрите Панель управления — Часы и регион — Форматы — Дополнительно — Числа.)
3 — Создаем элемент управления.
Вставим на лист новый объект – элемент управления «Поле со списком» с последующей привязкой его к данным на листе Excel. Делаем:
- Откройте вкладку Разработчик (Developer). Если её не видно, то в Excel 2007 нужно нажать кнопку Офис – Параметры – флажок Отображать вкладку Разработчик на ленте (Office Button – Options – Show Developer Tab in the Ribbon) или в версии 2010–2013 и выше щелкните правой кнопкой мыши по ленте, выберите команду Настройка ленты (Customize Ribbon) и включите отображение вкладки Разработчик (Developer) с помощью флажка.
- Найдите нужный значок среди элементов управления (см.рисунок ниже).
Вставив элемент управления на рабочий лист, щелкните по нему правой кнопкой мышки и выберите в появившемся меню пункт «Формат объекта». Далее указываем диапазон ячеек, в котором записаны допустимые значения для ввода. В поле «Связь с ячейкой» укажем, куда именно поместить результат. Важно учитывать, что этим результатом будет не само значение из указанного нами диапазона, а только его порядковый номер.
Но нам ведь нужен не этот номер, а соответствующее ему слово. Используем функцию ИНДЕКС (INDEX в английском варианте). Она позволяет найти в списке значений одно из них соответственно его порядковому номеру. В качестве аргументов ИНДЕКС укажите диапазон ячеек (F5:F11) и адрес с полученным порядковым номером (F2).
Формулу в F3 запишем, как показано на рисунке:
=ИНДЕКС(F5:F11;F2)
Как и в предыдущем способе, здесь возможны ссылки на другие листы, на именованные диапазоны.
Обратите также внимание, что здесь мы не привязаны ни к какой конкретному месту таблицы. Таким списком Excel удобно пользоваться, поскольку его можно свободно «перетаскивать» мышкой в любое удобное место. Для этого на вкладке «Разработчик» нужно активизировать режим конструктора.
4 — Элемент ActiveX
Действуем аналогично предыдущему способу, но выбираем иконку чуть ниже — из раздела «Элементы ActiveX».
Определяем перечень допустимых значений (1). Обратите внимание, что здесь для показа можно выбирать сразу несколько колонок. Затем выбираем адрес, по которому будет вставлена нужная позиция из перечня (2).Указываем количество столбцов, которые будут использованы как исходные данные (3), и номер столбца, из которого будет происходить выбор для вставки на лист (4). Если укажете номер столбца 2, то в А5 будет вставлена не фамилия, а должность. Можно также указать количество строк, которое будет выведено в перечне. По умолчанию — 8. Остальные можно прокручивать мышкой (5).
Этот способ сложнее предыдущего, но зато возвращает сразу значение, а не его номер. Поэтому необходимость в промежуточной ячейке и обработке ее при помощи ИНДЕКС — отпадает. Думаю, таким списком пользоваться гораздо удобнее.
5 — Выпадающий список в Excel с автозаполнением
Задача: Создать перечень, в который будут автоматически добавляться значения из заданного динамического диапазона. Если в любую ячейку этого диапазона будут внесены изменения, то сразу же изменится и набор предлагаемых к выбору значений. Никакие формулы и настройки здесь корректировать не нужно.
Вот как автозаполнение может выглядеть на простом примере:
Способ 1. Укажите заведомо большой источник значений для списка.
Самая простая и несложная хитрость. В начале действуем по обычному алгоритму действий: в меню выбираем на вкладке Данные – Проверка … (Data – Validation). Из перечня Тип данных (Allow) выберите вариант Список (List). Поставьте курсор в поле Источник (Source). Зарезервируем в списке набор с большим запасом: например, до 55-й строки, хотя занято у нас только 7. Обязательно не забудьте поставить галочку в чекбоксе «Игнорировать пустые …». Тогда ваш «резерв» из пустых значений не будет вам мешать.
Действительно самый простой способ, но не слишком удобный. Ведь зарезервированное место может и закончиться…
Конечно, в качестве источника можно указать и весь столбец:
=$A:$A
Но обработка такого большого количества ячеек может несколько замедлить вычисления. Особенно в больших таблицах Excel.
Способ 2. Применяем именованный диапазон.
Именованный диапазон отличается от обычного тем, что ему присвоено определенное наименование. С ним гораздо проще работать, так как не нужно вводить ссылку, а достаточно просто указать его имя. Давайте рассмотрим небольшой пример.
В столбце А находятся имена сотрудников, которые мы будем вводить. Перечень может быть сколь угодно длинным. Нам необходимо, чтобы каждая новая запись включалась в раскрывающийся список без всяких дополнительных действий с нашей стороны.
Выделим имеющийся в нашем распоряжении перечень имен A2:A10. Затем присвоим ему название, заполнив поле «Имя», находящееся левее строки формул.
Так вы присвоите какое-то имя этому диапазону Excel.
Создадим в С2 перечень значений. В качестве источника для него укажем выражение
=имя
Недостатком работы с таким выпадающим списком в Excel является то, что новые значения нельзя просто дописывать в конец используемого перечня. Они останутся за пределами именованного диапазона. Если что-то нужно добавить, то их придется вставлять внутрь диапазона, использовав вставку пустой строки.
Перечень ещё можно отсортировать, чтобы удобно было пользоваться.
Главное неудобство пользования таким списком заключается в том, что используемый нами диапазон — статический. Автоматически его размеры измениться не могут. Согласитесь, не слишком удобный и технологичный способ. Слишком много ручных операций.
А теперь давайте пойдем дальше и посмотрим, как можно работать с динамическим диапазоном, который автоматически подстраивается под вводимые значения.
Способ 3. Выпадающий список на основе «умной» таблицы Excel.
Начиная с 2007 года таблица для Excel — уже не просто набор строк и столбцов. Если вы просто расположите показатели с привычном для нас табличном виде, то он не будет считать их таблицей. Существует специальное форматирование, после чего диапазон начинает вести себя как единое целое, приобретая целый ряд интересных свойств. В частности, он начинает сам отслеживать свои размеры, динамически изменяясь при корректировке данных.
Любой набор значений в таблице может быть таким образом преобразован. Например, A1:A8. Выделите их мышкой. Затем преобразуйте в таблицу, используя меню Главная — Форматировать как таблицу (Home — Format as Table). Укажите, что в первой строке у вас находится название столбца. Это будет «шапка» вашей таблицы. Внешний вид может быть любым: это не более чем внешнее оформление и ни на что больше оно не влияет.
Как уже было сказано выше, «умная» таблица хороша для нас тем, что динамически меняет свои размеры при добавлении в нее информации. Если в строку ниже нее вписать что-либо, то она тут же присоединит к себе её. Таким образом, новые значения можно просто дописывать. К примеру, впишите в A9 слово «кокос», и таблица тут же расширится до 9 строк.
Следовательно, автоматическое обновление набора используемой информации в списке можно организовать, если использовать содержимое какого-либо столбца «умной» таблицы.
Осталось только обозначить ее как источник. Проблема заключается в том, что программа в качестве источника в списке не понимает выражение вида
=Таблица1[Столбец1]
и не считает его формулой. Хотя в обычных выражениях на листе вашей рабочей книги это вполне будет работать. Эта конструкция обозначает ссылку на первый столбец. Но в поле «Источник» она почему-то игнорируется.
Чтобы использовать «умную таблицу» как источник, нам придется пойти на небольшую хитрость и воспользоваться функцией ДВССЫЛ (INDIRECT в английском варианте). Эта функция преобразует текстовую переменную в обычную ссылку.
Формула теперь будет выглядеть следующим образом:
=ДВССЫЛ(«Таблица5[Продукт]»)
Таблица5 — имя, автоматически присвоенное «умной таблице». У вас оно может быть другим. На вкладке меню Конструктор (Design) можно изменить стандартное имя на свое (но без пробелов!). По нему мы сможем потом адресоваться к нашей таблице на любом листе книги.
«Продукт» — название нашего первого и единственного столбца, присвоено по его заголовку.
Не забудьте также заключить все выражение в кавычки, чтобы обозначить его как текстовую переменную.
Теперь если в A9 вы допишете еще один фрукт (например, кокос), то он тут же автоматически появится и в нашем перечне. Аналогично будет, если мы что-то удалим. Задача автоматического увеличения выпадающего списка значений решена.
Надеемся, вы сможете теперь с помощью списков без ошибок вводить часто повторяющиеся данные в таблицу Excel при помощи выпадающего списка.
А вот еще полезная для вас информация:
Как сделать зависимый выпадающий список в Excel? — Одной из наиболее полезных функций проверки данных является возможность создания выпадающего списка, который позволяет выбирать значение из предварительно определенного перечня. Но как только вы начнете применять это в своих таблицах,…
Под выпадающим списком понимается содержание в одной ячейке нескольких значений. Когда пользователь щелкает по стрелочке справа, появляется определенный перечень. Можно выбрать конкретное.
Очень удобный инструмент Excel для проверки введенных данных. Повысить комфорт работы с данными позволяют возможности выпадающих списков: подстановка данных, отображение данных другого листа или файла, наличие функции поиска и зависимости.
Создание раскрывающегося списка
Путь: меню «Данные» — инструмент «Проверка данных» — вкладка «Параметры». Тип данных – «Список».
Ввести значения, из которых будет складываться выпадающий список, можно разными способами:
- Вручную через «точку-с-запятой» в поле «Источник».
- Ввести значения заранее. А в качестве источника указать диапазон ячеек со списком.
- Назначить имя для диапазона значений и в поле источник вписать это имя.
Любой из вариантов даст такой результат.
Выпадающий список в Excel с подстановкой данных
Необходимо сделать раскрывающийся список со значениями из динамического диапазона. Если вносятся изменения в имеющийся диапазон (добавляются или удаляются данные), они автоматически отражаются в раскрывающемся списке.
- Выделяем диапазон для выпадающего списка. В главном меню находим инструмент «Форматировать как таблицу».
- Откроются стили. Выбираем любой. Для решения нашей задачи дизайн не имеет значения. Наличие заголовка (шапки) важно. В нашем примере это ячейка А1 со словом «Деревья». То есть нужно выбрать стиль таблицы со строкой заголовка. Получаем следующий вид диапазона:
- Ставим курсор в ячейку, где будет находиться выпадающий список. Открываем параметры инструмента «Проверка данных» (выше описан путь). В поле «Источник» прописываем такую функцию:
Протестируем. Вот наша таблица со списком на одном листе:
Добавим в таблицу новое значение «елка».
Теперь удалим значение «береза».
Осуществить задуманное нам помогла «умная таблица», которая легка «расширяется», меняется.
Теперь сделаем так, чтобы можно было вводить новые значения прямо в ячейку с этим списком. И данные автоматически добавлялись в диапазон.
- Сформируем именованный диапазон. Путь: «Формулы» — «Диспетчер имен» — «Создать». Вводим уникальное название диапазона – ОК.
- Создаем раскрывающийся список в любой ячейке. Как это сделать, уже известно. Источник – имя диапазона: =деревья.
- Снимаем галочки на вкладках «Сообщение для ввода», «Сообщение об ошибке». Если этого не сделать, Excel не позволит нам вводить новые значения.
- Вызываем редактор Visual Basic. Для этого щелкаем правой кнопкой мыши по названию листа и переходим по вкладке «Исходный текст». Либо одновременно нажимаем клавиши Alt + F11. Копируем код (только вставьте свои параметры).
- Сохраняем, установив тип файла «с поддержкой макросов».
- Переходим на лист со списком. Вкладка «Разработчик» — «Код» — «Макросы». Сочетание клавиш для быстрого вызова – Alt + F8. Выбираем нужное имя. Нажимаем «Выполнить».
Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) Dim lReply As Long If Target.Cells.Count > 1 Then Exit Sub If Target.Address = "$C$2" Then If IsEmpty(Target) Then Exit Sub If WorksheetFunction.CountIf(Range("Деревья"), Target) = 0 Then lReply = MsgBox("Добавить введенное имя " & _ Target & " в выпадающий список?", vbYesNo + vbQuestion) If lReply = vbYes Then Range("Деревья").Cells(Range("Деревья").Rows.Count + 1, 1) = Target End If End If End If End Sub
Когда мы введем в пустую ячейку выпадающего списка новое наименование, появится сообщение: «Добавить введенное имя баобаб в выпадающий список?».
Нажмем «Да» и добавиться еще одна строка со значением «баобаб».
Выпадающий список в Excel с данными с другого листа/файла
Когда значения для выпадающего списка расположены на другом листе или в другой книге, стандартный способ не работает. Решить задачу можно с помощью функции ДВССЫЛ: она сформирует правильную ссылку на внешний источник информации.
- Делаем активной ячейку, куда хотим поместить раскрывающийся список.
- Открываем параметры проверки данных. В поле «Источник» вводим формулу: =ДВССЫЛ(“[Список1.xlsx]Лист1!$A$1:$A$9”).
Имя файла, из которого берется информация для списка, заключено в квадратные скобки. Этот файл должен быть открыт. Если книга с нужными значениями находится в другой папке, нужно указывать путь полностью.
Как сделать зависимые выпадающие списки
Возьмем три именованных диапазона:
Это обязательное условие. Выше описано, как сделать обычный список именованным диапазоном (с помощью «Диспетчера имен»). Помним, что имя не может содержать пробелов и знаков препинания.
- Создадим первый выпадающий список, куда войдут названия диапазонов.
- Когда поставили курсор в поле «Источник», переходим на лист и выделяем попеременно нужные ячейки.
- Теперь создадим второй раскрывающийся список. В нем должны отражаться те слова, которые соответствуют выбранному в первом списке названию. Если «Деревья», то «граб», «дуб» и т.д. Вводим в поле «Источник» функцию вида =ДВССЫЛ(E3). E3 – ячейка с именем первого диапазона.
- Создаем стандартный список с помощью инструмента «Проверка данных». Добавляем в исходный код листа готовый макрос. Как это делать, описано выше. С его помощью справа от выпадающего списка будут добавляться выбранные значения.
- Чтобы выбранные значения показывались снизу, вставляем другой код обработчика.
- Чтобы выбираемые значения отображались в одной ячейке, разделенные любым знаком препинания, применим такой модуль.
- На вкладке «Разработчик» находим инструмент «Вставить» – «ActiveX». Здесь нам нужна кнопка «Поле со списком» (ориентируемся на всплывающие подсказки).
- Щелкаем по значку – становится активным «Режим конструктора». Рисуем курсором (он становится «крестиком») небольшой прямоугольник – место будущего списка.
- Жмем «Свойства» – открывается перечень настроек.
- Вписываем диапазон в строку ListFillRange (руками). Ячейку, куда будет выводиться выбранное значение – в строку LinkedCell. Для изменения шрифта и размера – Font.
Выбор нескольких значений из выпадающего списка Excel
Бывает, когда из раскрывающегося списка необходимо выбрать сразу несколько элементов. Рассмотрим пути реализации задачи.
Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) On Error Resume Next If Not Intersect(Target, Range("Е2:Е9")) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then Application.EnableEvents = False If Len(Target.Offset(0, 1)) = 0 Then Target.Offset(0, 1) = Target Else Target.End(xlToRight).Offset(0, 1) = Target End If Target.ClearContents Application.EnableEvents = True End If End Sub
Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) On Error Resume Next If Not Intersect(Target, Range("Н2:К2")) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then Application.EnableEvents = False If Len(Target.Offset(1, 0)) = 0 Then Target.Offset(1, 0) = Target Else Target.End(xlDown).Offset(1, 0) = Target End If Target.ClearContents Application.EnableEvents = True End If End Sub
Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
On Error Resume Next
If Not Intersect(Target, Range("C2:C5")) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then
Application.EnableEvents = False
newVal = Target
Application.Undo
oldval = Target
If Len(oldval) <> 0 And oldval <> newVal Then
Target = Target & "," & newVal
Else
Target = newVal
End If
If Len(newVal) = 0 Then Target.ClearContents
Application.EnableEvents = True
End If
End Sub
Не забываем менять диапазоны на «свои». Списки создаем классическим способом. А всю остальную работу будут делать макросы.
Выпадающий список с поиском
Скачать пример выпадающего списка
При вводе первых букв с клавиатуры высвечиваются подходящие элементы. И это далеко не все приятные моменты данного инструмента. Здесь можно настраивать визуальное представление информации, указывать в качестве источника сразу два столбца.