Автосохранение в excel onedrive

В отличие от Google Таблиц, Microsoft Excel не включает автосохранение по умолчанию. Вы можете легко это исправить, если у вас есть подписка на Microsoft 365. Мы собираемся показать вам, как автоматически сохранять книги Microsoft Excel в OneDrive.

Если вы продолжаете нажимать Control + s (или Command + s на Mac) каждые несколько секунд, этот метод гарантирует, что у вас нет несохраненной работы в ваших книгах Excel. Он работает, автоматически сохраняя ваши книги в OneDrive по мере того, как вы продолжаете работать с ними.

Мы уже упоминали, что для этого вам нужна подписка на Microsoft 365, а это означает, что у вас также есть доступное облачное хранилище OneDrive объемом 1 ТБ. Откройте приложение OneDrive и следуйте инструкциям на экране, чтобы настроить его. Для этого вам просто нужно войти в OneDrive, а все остальное сделает Microsoft.

Пришло время открыть Microsoft Excel и запустить новую книгу. Выбрать файл.»

Нажмите «Создать» на левой панели.

Выберите «Пустая книга» или любой другой шаблон из списка. Это откроет новую книгу Excel.

Справа вверху вы увидите параметр «Автосохранение». Нажмите переключатель рядом с Автосохранением, чтобы изменить его на «Вкл.».

Вы увидите всплывающее окно, в котором вас спросят, где вы хотите сохранить книгу. Щелкните «OneDrive».

Введите имя файла и нажмите «ОК».

Это все, что вам нужно сделать, чтобы включить автосохранение. С этого момента Excel будет сохранять все изменения, внесенные вами в эту книгу. Вам просто нужно будет включать автосохранение один раз каждый раз, когда вы начинаете работать с новой книгой Excel, и вам не нужно будет сохранять ее снова. Обратите внимание, что для правильной работы автосохранения и синхронизации этих книг на разных устройствах вам потребуется подключение к Интернету.

Изменение места сохранения книг Excel в OneDrive

По умолчанию Microsoft Excel сохраняет ваши книги Excel в папке «Документы» в OneDrive. Однако именно здесь будут сохранены все другие документы Office, что может привести к беспорядку. Для лучшей организации вы должны создать отдельные папки для различных проектов или хотя бы по одной папке для каждого приложения Office. Вот что вам нужно сделать.

Откройте любую книгу в Microsoft Excel и нажмите «Файл».

Теперь выберите «Сохранить копию» на левой панели.

Выберите «OneDrive».

У вас есть два варианта создания новых папок. Первый способ — нажать «Дополнительные параметры» и добавить папки с помощью всплывающего окна проводника.

Второй метод включает в себя нажатие кнопки «Новая папка» и создание папки в OneDrive из самого Microsoft Excel.

Как только вы это сделаете, щелкните папку.

Нажмите «Сохранить».

Это вернет вас к книге Excel. Вы можете щелкнуть имя файла вверху, чтобы быстро проверить, сохранен ли он в правильной папке.

Теперь, когда вы узнали, как автоматически сохранять книги Microsoft Excel, вам также следует изучить лучшие сочетания клавиш Microsoft Excel.

Microsoft Excel является частью Microsoft 365, которая дает подписчикам доступ к 1 ТБ хранилища Microsoft OneDrive. Имеет смысл автоматически сохранять файлы Excel в OneDrive. И это не могло быть намного проще.

Автосохранение и автосохранение

Прежде чем начать, важно понять разницу между автосохранением и автосохранением. Благодаря автосохранению ваша электронная таблица сохраняется в реальном времени в Microsoft OneDrive или SharePoint. Требуется активная подписка на Microsoft 365. Напротив, автовосстановление — это функция, которая автоматически защищает вашу работу в случае неожиданного выключения компьютера. В этом случае, как только питание будет восстановлено, автосохранение вернет вас к документу в последний момент, когда инструмент был запущен. Автовосстановление работает с заданным интервалом, по умолчанию — 10 минут. Автовосстановление было впервые представлено в Office 2007. Подробнее об автосохранении и автосохранении вы узнаете ниже.

Чтобы настроить автосохранение в Microsoft Excel, вы должны сначала сохранить файл в папке OneDrive или SharePoint из соответствующего приложения.

Оттуда:

1. Выбирать Файл> Параметры.
2. Нажмите Сохранить.
3. Установите флажок для Автосохранение файлов OneDrive и SharePoint Online по умолчанию в Excel.
4. Выбирать ОК чтобы выйти из окна.
5. Выйдите, затем перезапустите Excel.

Следуйте этим шагам каждый раз, когда вы сохраняете новый файл в Microsoft Excel. Таким образом, он автоматически сохранит файлы Excel в OneDrive или SharePoint, если файл изначально сохранен в одном из этих расположений.

Обеспокоенность по поводу безопасности

Сохранение книг Excel в OneDrive или SharePoint сопряжено с некоторыми рисками, так как вы сохраняете извне. Поэтому некоторые выступают за добавление защиты паролем к любому файлу, содержащему конфиденциальную информацию. Со своей стороны Microsoft предлагает длительный онлайн-документ указывая, как он защищает данные OneDrive.

Использование автовосстановления

Чтобы установить параметры автовосстановления в Microsoft Excel:

1. Выбирать Файл> Параметры.
2. Нажмите Сохранить.
3. Затем установите флажок Сохранить информацию автосохранения, затем добавьте интервал.
4. Подтвердите местное расположение Автовосстановление файлов, или внесите изменения.
5. Выбирать ОК чтобы выйти из окна.
6. Выйдите, затем перезапустите Excel.

С этого момента ваши файлы Microsoft Excel будут автоматически восстанавливаться в соответствии с установленными вами временными рамками. В случае чрезвычайной ситуации, когда ваш компьютер выключится, вы увидите последнюю сохраненную версию файла по возвращении.

Если версия книги Excel с автовосстановлением не открывается, выберите Файл> Открыть, затем щелкните Восстановить несохраненные книги кнопка. Откройте правильный файл.

Как вы, наверное, догадались, Microsoft Excel предлагает множество функций. В недавних публикациях мы рассказали, как использовать быстрый анализ для визуализации данных, разделения данных на несколько столбцов и экспорта контактов из листа Excel в Outlook, среди многих других.

Для домашнего использования пакет Microsoft 365 в настоящее время доступен в трех вариантах, включая семейный, личный и домашний и студенческий план. Первый — 100 долларов в год (или 10 долларов в месяц) и включает Word, Excel, PowerPoint, OneNote и Outlook для Mac. Это полезно для шести пользователей. Персональная версия предназначена для одного человека и стоит 70 долларов в год или 6,99 долларов в месяц. Студенческий план представляет собой единовременную покупку в размере 150 долларов США и включает Word, Excel и PowerPoint. Кроме того, бизнес-пользователи могут выбирать из базовых, стандартных и премиальных планов, начиная с 5 долларов за пользователя в месяц.

Несмотря на то, что Excel постоянно улучшается с каждой новой версией, бывают случаи, когда вы можете обнаружить, что время от времени он дает сбой (особенно если вы работаете с большим набором данных).

А иногда это может быть фактор за пределами Excel — например, сбой питания или зависание вашей системы из-за проблемы, отличной от Excel.

В таких случаях, чтобы убедиться, что вы не потеряете свои данные, в Excel есть функция автосохранения, которая, как следует из названия, автоматически сохранит вашу работу.

Если автосохранение включено, Excel будет сохранять вашу работу через регулярные промежутки времени, чтобы вы не потеряли много работы (максимум несколько минут работы могут быть потеряны).

В этом уроке я покажу вам, как включить автосохранение в Excel, и все важные вещи, которые вам нужно знать об этом.

Примечание: Автосохранение — это новая функция Office365, позволяющая сохранять файлы в реальном времени в OneDrive или SharePoint. Если вы используете предыдущие версии (Excel 2010/2013/2016/2019), у вас есть функция «Сохранить данные автосохранения», которая работает не в режиме реального времени, а сохраняет вашу работу через определенные промежутки времени.

Автосохранение против автовосстановления

Автосохранение — новая функция в Excel Office 365, в то время как автовосстановление было и в предыдущих версиях.

Автосохранение позволяет сохранять вашу работу в режиме реального времени при сохранении файлов Excel в OneDrive или SharePoint.

Напротив, «Сохранить информацию автосохранения» — это опция, которая автоматически сохраняет вашу работу каждые 10 минут (или в любой другой период времени, который вы укажете). Если этот параметр включен, он будет хранить временную копию вашей работы и сохранять ее каждые 10 минут.

Если ваша система неожиданно завершит работу, вы все равно сможете восстановить временно сохраненный файл (с помощью функции автоматического восстановления).

В этом руководстве я рассмотрю обе эти функции.

Включите автосохранение в Excel в диалоговом окне «Параметры».

Вы можете включить автосохранение, а также сохранить информацию для автоматического восстановления (т. Е. Автоматически сохранять файлы через определенный интервал времени) в Excel в диалоговом окне «Параметры». После этого он будет включен для всех книг, с которыми вы работаете в этой системе.

Помните, что автосохранение доступно только для пользователей Office365. Если у вас нет O365, вы можете использовать только автосохранение.

Ниже приведены инструкции по включению автосохранения в Excel:

1. Перейдите на вкладку Файл.
2. Нажмите на Параметры
3. В диалоговом окне «Параметры Excel» щелкните слева параметр «Сохранить».
4. Установите флажок «Сохранять информацию автосохранения каждые». По умолчанию это значение составляет 10 минут, но вы можете выбрать меньшее или большее значение, если хотите.
5. Установите флажок «Автосохранение файлов OneDrive и SharePoint Online по умолчанию в Excel». Этот вариант работает только для Office 365 и сохраняет вашу работу в режиме реального времени (каждые несколько секунд).
6. Нажмите ОК

Вышеупомянутые шаги обеспечат автоматическое сохранение вашей работы через каждые 10 минут.

Обратите внимание, что для работы функции «Автосохранение файлов OneDrive и SharePoint Online по умолчанию в Excel» ваши файлы должны быть в формате последней версии (например, XLSX, а не XLS).

Другие полезные опции, которые вы можете использовать:

Когда автосохранение включено (с файлами, сохраненными на Onedrive или SharePoint), вы не увидите запроса на сохранение несохраненных изменений при закрытии файла (поскольку эти изменения сохраняются каждые несколько секунд).

Кроме того, если вы добавляете код VB (макрос) в файл, автосохранение остановится и отобразит запрос на сохранение этого файла в формате fike с поддержкой макросов (формат .xlsm).

Автосохранение теперь позволяет пользователям Excel обмениваться файлами и вносить изменения в режиме реального времени. Кроме того, вы можете просмотреть историю версий и вернуться к любой предыдущей версии, если хотите. Когда вы открываете старый файл с помощью истории версий, он будет открыт только для чтения, и вы можете сохранить его под новым именем, если хотите.

Добавление автосохранения в QAT (для Office 365)

Если вы используете OneDrive или SharePoint, вы также можете добавить параметр автосохранения на панель быстрого доступа (доступна только в Office 365).

Это позволяет включить автосохранение (в SharePoint или OneDrive) одним щелчком мыши (это кнопка переключения).

Хотя я обнаружил, что он доступен по умолчанию в моей подписке на Office365, если у вас его нет, вы можете добавить автосохранение на панель быстрого доступа, выполнив следующие действия:

1. Щелкните значок Настроить панель быстрого доступа.
2. Нажмите на опцию «Автоматическое сохранение».

Если вы не видите параметр «Автоматически сохранять» в раскрывающемся списке, нажмите «Дополнительные команды» и используйте диалоговое окно «Параметры Excel», чтобы добавить параметр «Автосохранение» в QAT.

Проблема с автосохранением («Сохранить как» или «Сохранить копию»)

Когда вы включите автосохранение и сохраните файл в OneDrive или SharePoint, вы заметите, что больше не видите параметр «Сохранить как». Вместо этого вы видите опцию «Сохранить копию» (подробнее об этом здесь).

Когда автосохранение включено и ваша работа сохраняется каждые несколько секунд, невозможно будет внести некоторые изменения и сохранить ее как новый файл.

Например, если вы начнете со старым файлом, поработаете над ним 20 минут и сохраните копию, у вас будет старый файл, а также новый файл с 20-минутной последней работой. Но это невозможно при включенном автосохранении, при котором ваша работа сохраняется каждые несколько секунд.

Вот почему теперь у вас есть «Сохрани копию‘Вариант, который вы можете использовать для создания копии, а затем внесения изменений.

Если ваших файлов Excel нет в OneDrive или SharePoint, вы все равно увидите параметр «Сохранить как».

Использование сторонних инструментов, таких как DropBox или Google Drive

Вы также можете получить параметры истории версий для файлов Excel с такими вариантами хранения, как Dropbox и Google Drive.

Эти инструменты просто проверяют, были ли какие-либо изменения в файле, и сохраняют предыдущую версию. Затем вы можете вернуться к этим версиям, если хотите.

Одним из преимуществ использования этих сторонних инструментов является то, что вы можете легко сотрудничать с людьми, которые не используют OneDrive.

Поскольку Google Drive и Dropbox обычно предпочитают OneDrive, это помогает, когда вы работаете с командами / клиентами, которые используют эти возможности.

Единственное предостережение — убедитесь, что вы не храните конфиденциальные данные в этих облачных хранилищах.

Автоматически сохранять файл перед закрытием с помощью VBA

Автосохранение — замечательная функция, которая делает работу с Excel без стресса, зная, что данные не будут потеряны.

Если у вас нет Office 365 (что означает, что у вас также нет функции автосохранения), вам придется полагаться на функцию автоматического восстановления Excel.

Другой вариант, который вы можете использовать, — это наличие простого кода VBA, который гарантирует, что ваш файл будет сохранен, прежде чем вы его закроете. Это гарантирует, что вы не потеряете свою работу, потому что вы закрыли файл перед его сохранением.

Примечание. Это имеет смысл только в том случае, если вы не используете Office 365 с OneDrive или SharePoint. Если да, вы всегда можете вернуться к предыдущим версиям, и ваши файлы в любом случае сохранятся автоматически.

Ниже приведены шаги с использованием VBA для сохранения файла перед закрытием книги:

1. Откройте книгу, в которой вы хотите разрешить сохранение этого кода VBA перед закрытием.
2. Удерживая клавишу ALT, нажмите клавишу F11 (или Command + Option + F11 в Mac). Откроется редактор VB.
3. Дважды щелкните объект ThisWorkbook (для файла, в который вы хотите добавить этот код) в Project Explorer.
4. Скопируйте и вставьте приведенный ниже код в окно кода ThisWorkbook:
   Private Sub Workbook_BeforeClose (Отменить как логическое) ThisWorkbook.Save End Sub
5. Закройте редактор VB

Теперь, когда в книге есть какие-либо изменения и вы закрываете ее перед сохранением, она сначала запускает этот код (поскольку это событие VBA, которое запускается на основе события, которое в данном случае является закрытием книги). Этот код сначала сохранит книгу, а затем закроет ее.

Если вы не сохраняли файл раньше, отобразится запрос, в котором вас попросят указать место, где файл должен быть сохранен.

Если вы не хотите перезаписывать существующий файл, вы также можете изменить код, чтобы он сохранял файл с отметкой времени. Таким образом, ваша работа не будет потеряна, и вы также сможете вернуться к предыдущей версии.

Ниже приведен код VBA, который сохранит файл с датой и отметкой времени в имени файла:
Private Sub Workbook_BeforeClose (Отменить как логическое значение) wbname = ThisWorkbook.Name timestamp = Format (Теперь, "ддмммгг-ччммсс") ThisWorkbook.SaveAs отметка времени и имя_безопасности End Sub
Это позволит сохранить новый файл с отметкой времени в имени в том же месте, где был сохранен старый файл. Если вы хотите, чтобы файл был сохранен в определенной папке, вы можете указать это место в коде.

Это все, что вам следует знать о включении автосохранения в Excel и его эффективном использовании. И если вы не используете Office 365 и, следовательно, у вас нет автосохранения, вы все равно можете настроить параметры автосохранения и восстановить любые несохраненные файлы. Кроме того, можно использовать код VBA, чтобы файлы автоматически сохранялись в виде копии при ее закрытии.

Надеюсь, вы нашли этот урок полезным!