Авторизация в excel файле

Авторизация в Excel на VBA: создание формы, написание программного кода, особенности реализации.

В этой статье я расскажу вам о создании формы авторизации в Excel с помощью VBA.

Что же представляет из себя авторизация в Excel? Это форма, то есть окно, с запросом ввода логина и пароля, при успешном вводе которых, пользователю будут открываться различные листы документа, в зависимости от группы доступа пользователя. Точно также, помимо открытия листов, можно будет выставить ограничения на действия в Excel: запрет форматирования ячеек, удаление строк, столбцов, использование фильтров, объектов, сценариев и так далее. Но обо всем по порядку.

Авторизация в Excel: основной алгоритм работы

Для начала, необходимо разработать алгоритм, по которому мы будем работать, и выглядеть он будет примерно так:

Итак, поехали!

Авторизация в Excel: макет документа

Наш рабочий документ будет состоять из четырех листов:

1. Лист с приветствием — единственный лист, который будет отображаться всем пользователям до авторизации
2. Лист с дашбордом (визуализированным отчетом) — графики, диаграммы/гистограммы — изначально со свойством VeryHidden*
3. Лист с данными — источник расчетов для дашборда  — изначально со свойством VeryHidden
4. Служебный/технический лист — для хранения логинов, паролей и служебной и вспомогательной информации  — также, со свойством VeryHidden

*VeryHidden— свойство листа, при котором сам лист скрыт и включить его отображение можно только через использование режима разработчика. Для выбора данного свойства, необходимо в Excel зайти в меню «Разработчик» — «Visual Basic». Далее, необходимо выбрать нужный нам лист и в его свойствах («Properties») найти свойство Visible и установить в «2 — xlSheetVeryHidden».

После этого лист станет «очень скрытым». Отменить свойство VeryHidden можно точно так же через режим разработчика, либо используя необходимый нам макрос, о котором я напишу чуть дальше.

Авторизация в Excel: группы доступа

После создания макета документа, нам необходимо разработать несколько групп доступа и распределить и ограничить для них права. Предположим, что таких групп будет три:

1. Администраторы (Admin): доступны все листы , в том числе служебный, а также отсутствуют какие-либо ограничения.
2. Руководители и ответственные за данные (Head): доступны 2 рабочих листа + стоит пароль на изменение структуры книги.
3. Рядовые сотрудники компании (Worker): доступен только 1 рабочий лист с дашбордом + стоит пароль на изменение структуры книги.

Авторизация в Excel: разработка макета формы

С этим пунктом не должно возникнуть никаких проблем. Элементов на форме авторизации должно быть не так уж и много:

• Поле ввода для логина
• Поле ввода для пароля
• Кнопка «Авторизация» (проверка логина и пароля)
• Различные подписи на форме
• По желанию: кнопка закрытия формы, кнопка восстановления пароля, логотипы, справка и все, что душе угодно

Для тех, кто не знает, как создавать формы в VBA: нужно зайти в меню «Разработчик» — «Visual Basic», нажать правой кнопкой по нашему проекту (VBAProject Название_Файла.xlsx), затем Insert — UserForm. Создается форма с названием UserForm1, на которой мы и будем размещать все наши объекты с помощью меню «ToolBox».

Если быстро набросать элементы, которые мы перечислили, должно получиться что-то вроде этого:

После добавления элементов, поменял их стандартные названия:

«UserForm1» переименовал в «Authorization».
«TextBox1» переименовал в «TextBox_Login».
«TextBox2» переименовал в «TextBox_Pass». 

Также, в свойствах «TextBox_Pass», мы находим свойство «PasswordChar» и вводим любой символ, который мы хотим видеть вместо вводимых символов пароля — чаще всего используется символ «*».

Ничего лишнего, пока что все просто. Переходим далее.

Подготовка служебного листа

В моем примере, служебный лист будет содержать список логинов, паролей, а также соответствующую логину группу доступа. Чтобы немного «усложнить» потенциальный взлом (хотя надо понимать, что взломать Excel продвинутому пользователю не составит никакого труда), пароли на листе мы будем хранить в захешированном виде. Подробнее о хешировании можно прочитать на Википедии, но в вкратце — это преобразование данных в строку фиксированной длины, состоящей из цифр и букв с помощью определенных математических алгоритмов. О том, как мы будем хешировать пароли в Excel, я расскажу далее.

Итак, для начала, содержимое служебного листа будет выглядеть вот так:

Авторизация в Excel: особенности и написание программного кода на VBA

Данные пункты тесно взаимосвязаны между собой, поэтому я их объединил в один большой. Здесь мы будем писать программный код для всего нашего файла: как для формы, так и для некоторых событий.

Для начала, мы напишем код, который будет отображать различные листы в зависимости от роли пользователя после авторизации. Макрос user_group мы делаем приватным и вписывать его будем не в отдельный модуль, а в нашу готовую форму Authorization. Аргументом для макроса является переменная X, которая будет содержать название группы доступа в виде текстовой строки String:

Private Sub user_group(ByVal X As String)
Dim Sht As Worksheet 'создаем переменную типа Рабочий Лист

ActiveWorkbook.Unprotect "112" 'Снимаем защиту структуры книги паролем

For Each Sht In ThisWorkbook.Sheets 'перебираем все листы книги
    If (X = "Admin") Then Sht.Visible = -xlSheetVisible 'если роль Admin - каждый лист будет видимый
    If (X = "Head") And (Sht.Name <> "Settings") Then Sht.Visible = -xlSheetVisible 'если роль Head - видны все, кроме Settings
    If (X = "Worker") And (Sht.Name = "Dashboard") Then Sht.Visible = -xlSheetVisible 'если роль Worker - виден только Dashboard
Next Sht

'если роль либо Head, либо Worker - ставим защиту на структуру книги с паролем "112"
If (X = "Head") Or (X = "Worker") Then ActiveWorkbook.Protect Password:="112", Structure:=True, Windows:=False

End Sub

Хочу обратить внимание на то, что у нашего файла будет стоять «защита структуры книги» с паролем «112», т.е. пользователь не сможет создавать, удалять и переименовывать листы нашего документа. И, чтобы изменить видимость листов, необходимо сначала снять эту защиту программно, а затем, в зависимости от роли пользователя, поставить обратно, что мы и делаем в нашем коде.

Далее, код для кнопки «Авторизация». При нажатии на данную кнопку, запускается несколько проверок:

• Проверка полей логина и пароля заполнение: если одно из них не заполнено — выводится уведомление, выполнение макроса прекращается.
• Проверка переменной Check: данная переменная хранит значение «некорректных» попыток входа. Ее необходимо объявить в основном модуле книги: Public check As Integer. Если данная переменная больше 3х — доступ к авторизации в текущей сессии блокируется.
• Поиск и проверка логина на наличие на листе «Settings». Если логин найден — введенный пароль хешируется и сравнивается с хранимым хешем на соответствующей строке логина:
  • Если все корректно — запускается макрос User_Group, который открывает доступ к листам в зависимости от группы доступа, соответствующей логину.
  • Если данные некорректные — пользователь предупреждается об этом, а также наращивается счетчик некорректных попыток авторизации.
• В оставшемся случае (все введено, но пользователь с таким логином не найден), пользователь также уведомляется.

Private Sub CommandButton1_Click()
If (TextBox_Login = "") Or (TextBox_Pass = "") Then 'предупреждение на заполнение полей логина/пароля
    MsgBox "Не введен логин или пароль!", vbInformation + vbOKOnly, "Внимание!"
    Exit Sub
End If

If (check > 3) Then 'проверка на количество паролей, введенных некорректно
    MsgBox "Вы ввели неверный пароль больше трех раз. Доступ к файлу заблокирован!", vbCritical + vbOKOnly, "Внимание"
    Exit Sub
End If

LastRow = Sheets("Settings").Cells(Rows.Count, 1).End(xlUp).Row 'проверка списка логинов
For i = 2 To LastRow
    If TextBox_Login = Sheets("Settings").Cells(i, 1) Then 'если логин найден
        If Sheets("Settings").Cells(i, 2) = GetHash(TextBox_Pass.Value) Then 'пароль хешируется и сравнивается с хранимым хешем
            user_group Sheets("Settings").Cells(i, 3).Value 'и если все ок - запускается макрос разграничения групп доступа
            Unload Authorization
            Exit Sub
        Else 'в противном случае - уведомление о неправильном пароле
            MsgBox "Неверный пароль", vbCritical + vbOKOnly, "Внимание!"
            check = check + 1 'также наращивается счетчик неправильных паролей
            Exit Sub
        End If
    End If
Next i

'в оставшемся случае - уведомления о несуществующем логине.
MsgBox "Пользователя с данным логином не существует.", vbInformation + vbOKOnly, "Внимание!"

End Sub

В макросе CommandButton1_Click используется функция GetHash (строка 15), которая преобразует входящие данные в хеш. Данная функция взята с сайта ExcelVba.ru, за что выражаю им огромную благодарность. Код необходимо вставить в главный модуль книги:

Function GetHash(ByVal txt$) As String
    Dim oUTF8, oMD5, abyt, i&, k&, hi&, lo&, chHi$, chLo$
    Set oUTF8 = CreateObject("System.Text.UTF8Encoding")
    Set oMD5 = CreateObject("System.Security.Cryptography.MD5CryptoServiceProvider")
    abyt = oMD5.ComputeHash_2(oUTF8.GetBytes_4(txt$))
    For i = 1 To LenB(abyt)
        k = AscB(MidB(abyt, i, 1))
        lo = k Mod 16: hi = (k - lo) / 16
        If hi > 9 Then chHi = Chr(Asc("a") + hi - 10) Else chHi = Chr(Asc("0") + hi)
        If lo > 9 Then chLo = Chr(Asc("a") + lo - 10) Else chLo = Chr(Asc("0") + lo)
        GetHash = GetHash & chHi & chLo
    Next
    Set oUTF8 = Nothing: Set oMD5 = Nothing
End Function

Основной код написан, теперь переходим к более мелким.

Макрос, который запускает форму авторизации (можно установить на кнопку на главном листе «Main»):

Sub Authorization_Start()
    Authorization.Show
End Sub

Также, макрос можно использовать при событии «Open» — при открытии книги:

Private Sub Workbook_Open()
    Authorization_Start
End Sub

Стоит отметить, что у большинства пользователей запуск макросов по умолчанию отключен, именно поэтому на главном листе Main необходимо сделать что-то вроде «памятки» со справочной информацией о том, как активировать работу макросов.

Макрос для закрытия книги.

При закрытии книги, нам нужно снять защиту со структуры книги, затем скрыть все листы (кроме листа «Main»), а затем снова вернуть защиту структуры книги с паролем «112» (можно установить на какую-либо кнопку):

Sub close_book()
Dim Sht As Worksheet
ActiveWorkbook.Unprotect "112"
For Each Sht In ThisWorkbook.Sheets
    If Sht.Name <> "Main" Then Sht.Visible = xlSheetVeryHidden
Next Sht
ActiveWorkbook.Protect Password:="112", Structure:=True, Windows:=False
End Sub

Да, данный макрос можно использовать при событии «BeforeClose» — перед закрытием книги. Однако, может возникнуть несколько проблем:

• Если пользователь сохраняется вручную до закрытия документа, закрывает документ,  а затем при автоматическом запросе о сохранении нажимает «не сохранять». В таком случае, при новом запуске документа, скрытые листы будут видны всем. Да, вероятность такого события крайне мала, но она все-таки есть.

  Private Sub Workbook_BeforeClose(Cancel As Boolean)
      close_book
  End Sub

• Если добавим принудительное сохранение после скрытия всех листов, перед окончательным закрытием файла (как на примере ниже). В таком случае, если пользователь очень сильно ошибется с данными в файле и нажмет на крестик, чтобы начать все с нуля — файл все равно сохранится и восстановить исходные данные не получится.

  Private Sub Workbook_BeforeClose(Cancel As Boolean)
      Application.ScreenUpdating = False
      close_book
      ThisWorkbook.Save
  End Sub

Поэтому, чтобы избежать такой ситуации, я хочу предложить более радикальный, менее удобный вариант, который, однако, сведет вышеперечисленные потенциальные проблемы к минимуму: помимо выполнения макроса close_book перед каждым закрытием книги с помощью события «BeforeClose» (как на первом проблемном варианте), мы будем выполнять его и перед каждым ручным сохранением файла с помощью события BeforeSave:

Private Sub Workbook_BeforeSave(ByVal SaveAsUI As Boolean, Cancel As Boolean)
    close_book
End Sub

Осталось только сделать памятку по включению макросов на главном листе документа, а также выполнить важный шаг, без которого все наши проделанные действия не имеют смысла — поставить пароль на проект VBA: Меню «Разработчик» — «Visual Basic» — «Tools» — «VBAProject — Project Properties» — Вкладка «Protection» — поставить галочку «Lock project for viewing» и ввести пароль и нажать «Ок».

Сохраняем файл в формате «.xlsb» или «.xlsm» и все, наша «Авторизация на VBA» готова. Помимо этого, можно защитить проект еще сильнее — о способах защиты написано моей отдельной статье.

Также, по желанию, мы можем сделать отдельную форму для администраторов, для добавления новых пользователей на лист «Settings», либо форму для восстановления пароля по какому-либо ключевому слову, но в данном примере такие функции мы реализовывать не будем.

Назначение формы авторизации

При первом запуске формы (или после того, как вы залогинитесь под правами администратора) становится доступной кнопка добавления и редактирования списка учётных записей.

Для вызова формы авторизации используется функция GetNewAL, которая возвращает выбранный пользователем уровень доступа.

Текущий уровень доступа хранится в глобальной переменной AL, таким образом, в любом месте кода вы можете использовать соответствующие проверки:

Sub Main()
    If AL = AL_DEVELOPER Then Exit Sub    ' этот макрос не надо запускать под учёткой разработчика
    
    If AL < AL_ADMINISTRATOR Then    ' пользователь, или уверенный пользователь
        
        MsgBox "У вас недостаточно прав для выполнения этого действия", vbExclamation, "Недостаточно прав"
 
        ' предоставляем пользователю возможность ввести учётные данные администратора
        If GetNewAL >= AL_ADMINISTRATOR Then
            ' ваш код (пользователь залогинился как "администратор")
        End If
 
    End If
End Sub

Пароль на проект VBA: 1 (единица)

Login Form is one of the secure method to access the authorized pages, application and contents in any of the platform.

Suppose, you have developed any application or complex excel spreadsheet and you want to apply restriction so that only authorized users can access your application then this feature will be very useful.

In this post, we are going to learn how to create a login page for a spreadsheet or Excel based automated application.

Here, I am going to utilize and existing Data Entry Form. In this data entry form, we will add the feature of Login form so that whenever user will open this application, it will ask User Credentials to proceed with data entry job. If User will provide the correct login and password then it will open the application for further usage otherwise, it will get terminated.

Let us move to Visual Basic of Application window. To do that just click on Developer Tab then click on Visual Basic icon available in code group.

Let us insert a user form to design Login Window. To insert the form, just click on Insert Menu then click on user Form.

Design the form as per below image.

Set the properties of all the controls available in this form. Please follow the below given properties.

Now, we have done with designing part. Let’s start coding.

First of all, let us move to module window and declare a Global Variable to store the instances of invalid login attempt.

Public LoginInstance As Integer

Write the below code in code window of frmLogin Form.

Code to initialize the form controls on UserForm Initialize even.

Private Sub UserForm_Initialize()
     Me.txtUserID.Value = ""
     Me.txtPassword.Value = ""
    Me.txtUserID.SetFocus
End Sub

Code on click event of cmdLogin command button.

Private Sub cmdLogin_Click()
   Dim user As String

  Dim password As String

  user = Me.txtUserID.Value

  password = Me.txtPassword.Value

  If (user = "admin" And password = "admin") Or (user = "user" And password = "user") Then

    Unload Me
    Application.Visible = True

 Else

    If LoginInstance < 3 Then

        MsgBox "Invalid login credentials. Please try again.", vbOKOnly + vbCritical, "Invalid 
 Login Details"
        LoginInstance = LoginInstance + 1

    Else

        MsgBox "You have exceeded the maximum number of login attempts.", vbOKOnly + vbCritical, "Invalid Credentials"
        Unload Me
        ThisWorkbook.Close Savechanges:=False
        Application.Visible = True
        LoginInstance = 0

    End If

End If
End Sub

Code on click event of cmdClear command button.

Private Sub cmdClear_Click()
  Me.txtUserID.Value = ""
  Me.txtPassword.Value = ""

  Me.txtUserID.SetFocus

 'Code to exit- Please remove the comments if you want to use it exit
 ' Unload Me
 ' ThisWorkbook.Close Savechanges:=False
 ' Application.Visible = True

End Sub

Code to disable the close button available on frmLogin,

Private Sub UserForm_QueryClose(Cancel As Integer, CloseMode As Integer) 
 If CloseMode = 0 Then Cancel = True
End Sub

Now, we have done with all the required codes for frmLogin. Let us double click on ThisWorkbook in Project Explorer window to view the code window.

Write down the below code on Window Open events to initialize the global variable, hide the Excel Window and show the Login Form.

Private Sub Workbook_Open()
  LoginInstance = 0
  Application.Visible = False
  frmLogin.Show
End Sub

We have completed the coding. Let us save this file and open it for testing. Once you open it and enable the Macro, it will show Login Form to enter credentials.

Please watch our YouTube tutorial to learn how to create this Login form step by step.

Please click on below icon to download the Excel files used in this tutorial. (Use user name and password both ‘admin’ or ‘user’ to enter the credentials in login form and proceed with data entry process.)

Thanks for visiting our website! Please explore our site for more tutorial on Power BI, VBA and Excel. You can download several automated tools and templates.