Автоматизированное создание документов word

Цель процесса автоматического создания документов

Автоматическое создание документа — базовая единица оптимизации ресурсных затрат Вашей организации. Деятельность любой компании неразрывно связана с документооборотом, будь то управление персоналом — кадровая служба (заявления на отпуск, увольнение, больничный), бухгалтерия, либо же просто формирование определенного пакета документов по той или иной активности компании. Зачастую, сам процесс подготовки документов сводится к монотонным действиям по расстановке конкретных значений по заранее отведенным позициям в шаблоне. Слабыми сторонами данного подхода являются: низкая скорость подготовки документации и высокая степень возникновения ошибки ввиду человеческого фактора. При росте объема документации вероятность ошибки только возрастает, например, Вам нужно подготовить доп соглашения для всего штата сотрудников. Основные задачи программы автоматического создания документов Word на основе шаблонов — свести к минимуму вероятность возникновения ошибок ввода, значительно увеличить скорости самого процесса. Все действия сводятся к выбору записи или записей данных о сотруднике/клиенте/заказе/поставщике из исходной таблицы и указанию шаблона подготавливаемого документа.

Ссылки для скачивания:

— Скачать макрос автоматического создания документов Word по шаблону (архив 208КБ)

Автоматическое создание документа

Как начать работу с автоматическим формированием документов Word:

1. Разархивируйте скачанный архив с файлом с помощью программы 7zip или WinRar.

2. При появлении сообщения о доверенном источнике: закройте программу, кликните правой кнопкой мыши на файле — «Свойства», далее установите галочку напротив «Разблокировать».
сообщение безопасности платежного календаряразблокировать платежный календарь

3. Если в Вашем Excel запуск макросов по умолчанию отключен, в данном окне необходимо нажать «Включить содержимое».включить содержимое

4. Для полноценной работы с файлом необходимо нажать «Разрешить редактирование» при появлении данного сообщения.разрешить редактирование

Автоматическое создание документа — этап 1. Настройка программы

Все действия по настройке макроса и сам процесс построения документов происходят на листе «Настройки», который условно можно разделить на две области: таблица исходных данных и панель кнопочного управления.

Таблица исходных данных состоит из строки меток (условных обозначений каждого столбца) — строка №3, заголовка с названиями столбцов — строка №4 и построчных записей — начиная с 5й строки. Количество колонок, их названия и условные обозначения можно свободно редактировать, соблюдая простые правила:

  • Если Вы добавляете новую колонку, у нее должно быть название и условное обозначение.
  • Для склонения ФИО сотрудника в Родительный или Дательный падежи используйте встроенные функции =RODP() и =DATP() соответственно.
  • Не допускайте наличия пустых колонок (без названий и обозначений) между колонками данных.
  • Не удаляйте колонку «ФИО сотрудника», т.к. она является ключевой для работы программы. Вы можете ее переименовать — заказчик, ответственный, клиент, менеджер и т.д. на свое усмотрение. Она используется в процессе сохранения итогового word документа, как часть имени, например: Иванов А.В. Заявление на отпуск, Петров В.К. Накладная на отгрузку.

Автоматическое создание документа по шаблону

Также Вы можете разбивать записи таблицы (строки) на группы. Например Вы хотите завести сотрудников по отделам или заказчиков по направлениям деятельности, или городам расположения и т.д..

Панель кнопочного управления автоматизированного создания документов состоит из следующих элементов интерфейса:

  • Добавить запись — вставляет новую строку в заранее выбранную вами ячейку. Также можно добавлять записи вручную с помощью стандартной вставки строки excel;
  • Добавить группу — вставляет новую серую строку группы в заранее выбранную вами ячейку;
  • Удалить элемент — удаляет любую выбранную строку таблицы данных;
  • Очистить таблицу — полностью стирает данные из таблицы. Можно использовать для очистки листа от тестовых данных;
  • Создать документ — выбор шаблона word для построения документа. Перед этим в таблицы должны быть выбраны записи данных, по которым необходимо произвести построение.

Перед запуском процедуры автоматизированного создания документов убедитесь, что указаны верные пути к word шаблонам и папке сохранения результатов построения!

Автоматическое создание документа — этап 2. Шаблоны Word

автоматизированный шаблон Word

Процесс подготовки word шаблонов для автоматического построения документов включает в себя рад несложных действий. Создайте общую папку для всех шаблонов, в ней создайте папки категорий, чтобы разделить шаблоны по областям применения (названия категорий укажите на свое усмотрение). В каждой подпапке определенной категории расположите непосредственно документы word с расставленными метками. Метки расположены в 3й строке таблицы над каждый ее столбцом. Поставьте метки в те места шаблона, в которые вы хотите прокачать данные из определенного столбца. Например, там где должно быть фио сотрудника укажите [fio].

Порядок действий запуска автоматического создания документов

Когда таблица данных заполнена, а метки в шаблонах расставлены по своим местам пора приступать к самой интересной части — автоматизированному формированию документов word.

В первую очередь, выделите строку или диапазон данных таблицы, по которым хотите сформировать документы:

Автоматическое создание документа Word

Шаг номер два — нажмите кнопку «Создать документ». Перед Вами появится диалоговое окно, в котором нужно выбрать подпапку — категорию документа и один, либо несколько шаблонов построения. Далее кликните по кнопке «Сформировать документы».

окно выбора шаблон Word

Мои поздравления! Документы успешно сформированы и лежат по указанному Вами пути для сохранения!

Заказать разработку программ или доработку любого проекта

Благодарю Вас за прочтение данной статьи. Надеюсь, что материал подан понятно и я смог ответить на большую часть Ваших вопросов по поводу автоматизации создания документов. Но, как говорится, лучше один раз попробовать, чем сто раз прочитать. Скачивайте программу по ссылке вверху или внизу статьи, в архиве также идет набор тестовых данных, которые содержат как шаблоны, так и заполненную таблицу самого макроса. Просто разархивируйте файлы в любое доступное место и начинайте работу.

Всегда рад ответить на Ваши вопросы, готов подготовить оптимальные решения обработки данных для Вашего бизнеса, автоматизировать рутинные процессы, связаться со мной можно через WatsApp 89507094770, сайт excellab.ru или написать на почту: goryaninov@bk.ru, профиль вк:

Ссылки для скачивания:

— Скачать макрос автоматического создания документов Word по шаблону (архив 208КБ)

Здесь можно ознакомиться с другими программами автоматизации, которые представлены на моем сайте:

— Дневной табель учета рабочего времени в excel
— Почасовой табель учета рабочего времени в excel
— Табель учета рабочего времени в днях по форме Т-13
— Табель расчет и планирование вахты
— Табель учета рабочего времени с учетом ночных смен
— Платежный календарь в excel

Источник

Версию Microsoft Visual C# для .NET этой статьи см. в разделе 316384.
 

Сведения о версии этой статьи Microsoft Visual Basic 6.0 см. в разделе 313193.
 

Аннотация

В этой пошаговой статье описывается создание нового документа в Word с помощью службы автоматизации из Visual Basic .NET.

Пример кода

В примере кода в этой статье показано, как сделать следующее:

  • Вставка абзацев с текстом и форматированием.

  • Просмотр и изменение различных диапазонов в документе.

  • Вставка таблиц, форматирование таблиц и заполнение таблиц данными.

  • Добавление диаграммы.

Чтобы создать документ Word с помощью службы автоматизации из Visual Basic .NET, выполните следующие действия.

  1. Запустите Microsoft Visual Studio .NET. В меню Файл выберите пункт Создать, а затем — Проект. В разделе Типы проектов выберите Проекты Visual Basic, а затем — Приложение Windows в разделе Шаблоны. Форма Form1 создается по умолчанию.

  2. Добавьте ссылку на библиотеку объектов Microsoft Word. Для этого выполните следующие действия:

    1. В меню Проект щелкните Добавить ссылку.

    2. На вкладке COM найдите библиотеку объектов Microsoft Word и нажмите кнопку Выбрать.

      Обратите внимание, что Microsoft Office 2003 и более поздние версии Office включают основные сборки взаимодействия (PIA). Microsoft Office XP не включает piA, но их можно скачать.

    3. Нажмите кнопку ОК в диалоговом окне Добавление ссылок, чтобы принять выбранные значения. Если появится запрос на создание оболочек для выбранных библиотек, нажмите кнопку Да.

  3. В меню Вид выберите Панель элементов, чтобы отобразить панель элементов, а затем добавьте кнопку в Form1.

  4. Дважды щелкните Button1. Откроется окно кода для формы.

  5. В окне кода замените приведенный ниже код.

        Private Sub Button1_Click(ByVal sender As System.Object, _
      ByVal e As System.EventArgs) Handles Button1.Click

    End Sub

    С:

        Private Sub Button1_Click(ByVal sender As System.Object, _
      ByVal e As System.EventArgs) Handles Button1.Click

        Dim oWord As Word.Application
        Dim oDoc As Word.Document
        Dim oTable As Word.Table
        Dim oPara1 As Word.Paragraph, oPara2 As Word.Paragraph
        Dim oPara3 As Word.Paragraph, oPara4 As Word.Paragraph
        Dim oRng As Word.Range
        Dim oShape As Word.InlineShape
        Dim oChart As Object
        Dim Pos As Double

        'Start Word and open the document template.
        oWord = CreateObject("Word.Application")
        oWord.Visible = True
        oDoc = oWord.Documents.Add

        'Insert a paragraph at the beginning of the document.
        oPara1 = oDoc.Content.Paragraphs.Add
        oPara1.Range.Text = "Heading 1"
        oPara1.Range.Font.Bold = True
        oPara1.Format.SpaceAfter = 24    '24 pt spacing after paragraph.
        oPara1.Range.InsertParagraphAfter()

        'Insert a paragraph at the end of the document.
        '** endofdoc is a predefined bookmark.
        oPara2 = oDoc.Content.Paragraphs.Add(oDoc.Bookmarks.Item("endofdoc").Range)
        oPara2.Range.Text = "Heading 2"
        oPara2.Format.SpaceAfter = 6
        oPara2.Range.InsertParagraphAfter()

        'Insert another paragraph.
        oPara3 = oDoc.Content.Paragraphs.Add(oDoc.Bookmarks.Item("endofdoc").Range)
        oPara3.Range.Text = "This is a sentence of normal text. Now here is a table:"
        oPara3.Range.Font.Bold = False
        oPara3.Format.SpaceAfter = 24
        oPara3.Range.InsertParagraphAfter()

        'Insert a 3 x 5 table, fill it with data, and make the first row
        'bold and italic.
        Dim r As Integer, c As Integer
        oTable = oDoc.Tables.Add(oDoc.Bookmarks.Item("endofdoc").Range, 3, 5)
        oTable.Range.ParagraphFormat.SpaceAfter = 6
        For r = 1 To 3
            For c = 1 To 5
                oTable.Cell(r, c).Range.Text = "r" & r & "c" & c
            Next
        Next
        oTable.Rows.Item(1).Range.Font.Bold = True
        oTable.Rows.Item(1).Range.Font.Italic = True

        'Add some text after the table.
        'oTable.Range.InsertParagraphAfter()
        oPara4 = oDoc.Content.Paragraphs.Add(oDoc.Bookmarks.Item("endofdoc").Range)
        oPara4.Range.InsertParagraphBefore()
        oPara4.Range.Text = "And here's another table:"
        oPara4.Format.SpaceAfter = 24
        oPara4.Range.InsertParagraphAfter()

        'Insert a 5 x 2 table, fill it with data, and change the column widths.
        oTable = oDoc.Tables.Add(oDoc.Bookmarks.Item("endofdoc").Range, 5, 2)
        oTable.Range.ParagraphFormat.SpaceAfter = 6
        For r = 1 To 5
            For c = 1 To 2
                oTable.Cell(r, c).Range.Text = "r" & r & "c" & c
            Next
        Next
        oTable.Columns.Item(1).Width = oWord.InchesToPoints(2)   'Change width of columns 1 & 2
        oTable.Columns.Item(2).Width = oWord.InchesToPoints(3)

        'Keep inserting text. When you get to 7 inches from top of the
        'document, insert a hard page break.
        Pos = oWord.InchesToPoints(7)
        oDoc.Bookmarks.Item("endofdoc").Range.InsertParagraphAfter()
        Do
            oRng = oDoc.Bookmarks.Item("endofdoc").Range
            oRng.ParagraphFormat.SpaceAfter = 6
            oRng.InsertAfter("A line of text")
            oRng.InsertParagraphAfter()
        Loop While Pos >= oRng.Information(Word.WdInformation.wdVerticalPositionRelativeToPage)
        oRng.Collapse(Word.WdCollapseDirection.wdCollapseEnd)
        oRng.InsertBreak(Word.WdBreakType.wdPageBreak)
        oRng.Collapse(Word.WdCollapseDirection.wdCollapseEnd)
        oRng.InsertAfter("We're now on page 2. Here's my chart:")
        oRng.InsertParagraphAfter()

        'Insert a chart and change the chart.
        oShape = oDoc.Bookmarks.Item("endofdoc").Range.InlineShapes.AddOLEObject( _
            ClassType:="MSGraph.Chart.8", FileName _
            :="", LinkToFile:=False, DisplayAsIcon:=False)
        oChart = oShape.OLEFormat.Object
        oChart.charttype = 4 'xlLine = 4
        oChart.Application.Update()
        oChart.Application.Quit()
        'If desired, you can proceed from here using the Microsoft Graph 
        'Object model on the oChart object to make additional changes to the
        'chart.
        oShape.Width = oWord.InchesToPoints(6.25)
        oShape.Height = oWord.InchesToPoints(3.57)

        'Add text after the chart.
        oRng = oDoc.Bookmarks.Item("endofdoc").Range
        oRng.InsertParagraphAfter()
        oRng.InsertAfter("THE END.")

        'All done. Close this form.
        Me.Close()

    End Sub

  6. Добавьте следующий код в начало Form1.vb:

    Imports Word = Microsoft.Office.Interop.Word

  7. Нажмите клавишу F5, чтобы выполнить сборку и запуск программы.

После завершения кода изучите документ, созданный для вас. Документ содержит две страницы отформатированных абзацев, таблиц и диаграммы.

Использование шаблона

Если вы используете службу автоматизации для создания документов в общем формате, вы можете начать процесс с нового документа, основанного на предварительно отформатованном шаблоне. Использование шаблона с клиентом службы автоматизации Word имеет два существенных преимущества по сравнению с созданием документа из ничего:

  • Вы можете иметь больший контроль над форматированием и размещением объектов в документах.

  • Вы можете создавать документы с меньшим количеством кода.

С помощью шаблона можно точно настроить размещение таблиц, абзацев и других объектов в документе, а также включить форматирование этих объектов. С помощью службы автоматизации можно создать новый документ на основе шаблона с таким кодом:

oWord.Documents.Add "<Path to your template>MyTemplate.dot"

В шаблоне можно определить закладки, чтобы клиент службы автоматизации смог заполнить текст переменной в определенном расположении в документе следующим образом:

oDoc.Bookmarks.Item("MyBookmark").Range.Text = "Some Text Here"

Еще одно преимущество использования шаблона заключается в том, что вы можете создавать и хранить стили форматирования, которые необходимо применять во время выполнения, следующим образом:

oDoc.Bookmarks.Item("MyBookmark").Range.Style = "MyStyle"

-или- 

oWord.Selection.Style = "MyStyle"

Ссылки

Чтобы получить дополнительные сведения об использовании Visual Basic .NET для автоматизации Microsoft Word, щелкните следующий номер статьи, чтобы просмотреть статью в базе знаний Майкрософт:

301656 Автоматизация Word для выполнения слияния из Visual Basic .NET

Нужна дополнительная помощь?

Источник

Краткое описание

Макрос на основе шаблонов в формате Word и по заданному списку значений в Excel формирует необходимое количество вордовских документов. Количество формируемых файлов неограниченно и зависит только от числа указанных вами параметров в Excel.

Подробное описание

Если по роду деятельности часто приходится формировать какие-либо документы в Word по шаблону (приказы, распоряжения, договора, соглашения, счета и др), то вам может пригодится макрос для автоматизации создания вордовских документов на основе исходных данных в файле Excel.

Макрос удобно и быстро создает необходимые документы, исходя из указанных шаблонов и настроенных параметров.

       — Шаблоны задаются в формате Word. Количество одновременно используемых шаблонов неограниченно.
       — Настройки (параметры) для подстановки в шаблоны хранятся в файле эксель. Может быть задано неограниченное количество параметров.

Из дополнительных возможностей макроса:

       — В настройках листа с данными достаточно указать название шаблона и именно данный шаблон будет применен для формирования документов. Если шаблонов указано несколько, то формирование документов будет происходить по нескольким (указанным) шаблонам.
       — В настройках макроса можно указать, по каким строкам формировать документы, а по каким пропускать.
       — Для каждого формируемого документа можно указать необходимое имя (название).
       — Для более удобной вставки наименований шаблонов в ячейку достаточно два раза кликнуть на соответствующей ячейке в столбце «C» и в открывшейся форме выбрать нужные шаблоны.

В целом, ничего сложного в работе с макросом и шаблонами нет.
Перед запуском макроса обязательно ознакомьтесь с примечаниями в пункте «Важно» на листе «const».

Скачать макрос эксель для создания документов и примеры шаблонов можно по ссылке выше.

Обновление макроса от 09.07.2020


В программу добавлена возможность замены значений в колонтитулах. Колонтитулы учитываются как верхние, так и нижние. При необходимости можете ознакомиться с примерами заполнения шаблонов, которые также присутствуют в архиве.
Ссылка на загрузку архива с программой обновлена. Актуальная версия программы: «CreateWord, v.2.xlsb».

Источник

Настраиваем подстановку текста из поля в документСтолкнулся с тем, что все инструкции связаны со сложной автоматизацией с использованием кучи каких-то файлов, экселя и его таблиц, связей документов и так далее. Всё можно сделать гораздо проще!

Автозаполнение документа или договора Word Без Excel – как это сделать?

Сколько же я намучался, забивая запросы типа “как сделать автозаполнение word без экселя” или “заполнение документа значением поля” или “word значение поля в текст автоматически“. На самом деле всё оказалось не так сложно, как я изначально предполагал.

пример автоматическое заполнение Word из полей
Да, можно делать очень полезные связки документов, когда мы заполняем эксель, а потом у нас шаблон ворда из него берет информацию. Но объяснить какому-нибудь муниципальному сотруднику как это делать – задача практически невозможная.

Так вот, всё что нам потребуется – это Microsoft Word Документ. В нем мы создадим поля, настроим страницы и всё будет автоматически наполняться.

Инструкция как сделать автозаполнение документа Word из полей

Для примера возьму документ договора, где есть заказчик, исполнитель, дата документа и сумма договора, которые мы хотим подставлять из полей.

Пример документа с автозаполнением из полей делаю в microsoft office word 2019 (автоматизация заполнения документов word без эксель).

  1. Формат документа DOCM.
    Создаем новый документ и сохраняем его в формате docm (Документ Word с поддержкой макросов).
  2. Вкладка “Разработчик”.
    Файл – Параметры – Настроить ленту. В выпадающем списке выбираем “Основные команды”, затем выделяем ниже строчку “Разработчик”, и по середине жмем “Добавить”. Справа появляется “разработчик” с плюсиком, жмем Ок, и видим, что теперь вверху есть вкладка “Разработчик”.
    Вкладка "Разработчик". Файл - Параметры - Настроить ленту
  3. Делаем страницу с полями для ввода данных документа (договора).
    Кликаю в начале договора, жму вставка – разрыв страницы, и в итоге у меня пустая первая страница.
    На ней создаю табличку, это не обязательно, и начинаю там создавать поля. Делаем страницу с полями для ввода данных Делаем страницу с полями для ввода данных
  4. Создаём поля для ввода текста для автозаполнения документа.
    Кликаем в любое место документа, где нам нужно поле.
    Переходим во вкладку Разработчик. Вставляем не просто текстовое поле, а именно СТАРОЕ текстовое поле.
    То есть выбираем там уже иконку “Инструменты из предыдущих версий”, затем “Поле (элемент управления формы)”.
    И вставляем куда нам нужно.
    "Инструменты из предыдущих версий", затем "Поле (элемент управления формы)"
  5. Настраиваем поля Word для автозаполнения.
    Когда поле есть на странице, жмем по нему правой кнопкой и во всплывающем меню выбираем “Свойства” (поля).
    Настраиваем поля Word для автозаполнения
    Настраиваем обязательно следующие параметры поля:
    — Текст по-умолчанию: тут свой текст.
    — Закладка: на английском, уникальный идентификатор поля. Придумайте что-нибудь понятное, это нам пригодится далее.
    — Ставим галочки (чек-боксы) “разрешить изменения” и “вычислить при выходе”.
    В данном примере я создал текстовое поле, в котором будет Дата договора (по сути это любой текст). Мне главное, чтобы я в одном месте ввел данные, а в других местах документа текст из поля автоматически заполнился. И в данном случае это будет то, что я назвал датой.
  6. Настраиваем подстановку текста из поля в документ.
    ЕСТЬ ДВА СПОСОБА: ВРУЧНУЮ СОВСЕМ, И ЧЕРЕЗ СВОЙСТВА ПОЛЕЙ.
    Разберем первый способ: вставка текста из поля в документ через закладку ctrl+f9.
    Для этого выбираем место, где у нас должно подставиться значение поля. Мы помним, что в нашем случае уникальный идентификатор (название закладки) в примере: POLEDATE.
    В этом месте кликаем мышкой левой кнопкой (просто чтобы там курсор мигал), затем на клавиатуре нажимаем сочетание клавиш Ctrl+F9 (контрол плюс эф девять).
    Видим, что появились фигурные скобки с серым фоном, и мы можем внутри печатать.
    Настраиваем подстановку текста из поля в документ
    Печатаем внутри следующее: REF POLEDATE.
    Поясняю: внутри фигурных скобочек, должно быть три буквы заглавных REF, затем пробел, затем то как мы назвали закладку (идентификатор поля). В нашем случае это POLEDATE, а может быть что угодно.
    Больше ничего жать не нужно, можно убрать оттуда курсор.
    Вот как это выглядит в итоге:
    вставка текста из поля в документ через закладку ctrl+f9
    Второй способ: вставка значения поля из другого поля автоматически через закладку REF.
    Это практически тоже самое, только не нужно нажимать ничего на клавиатуре. По мне так, дольше, но вдруг вам там понятнее.
    Так же создаем поле, в этом примере возьму сумму договора. При создании поля (см. п. 5) я ввел название закладки поля (уникальный идентификатор) pole_stoimost.
    вставка значения поля из другого поля автоматически через закладку REF
    Только теперь, когда мы нажали в место документа, куда хотим подставить данные автоматически (курсор там мигает), мы вставляем поле.
    Выбираем вкладку “Вставка”, затем “Экспресс-блоки”, затем “Поле” (как на скриншоте ниже):
    "Вставка", затем "Экспресс-блоки", затем "Поле"
    Это поле нужно настроить так, чтобы в него подставлялось значение другого поля автоматически.
    При вставке поля из экспресс-блоков, или когда вы потом можете нажать правой кнопкой Свойства поля, настраиваем так.
    Слева выбираем тип поля “Ref”, и дальше выбираем название нашей закладки, т.е. идентификатор поля, откуда надо подставить текст. В нашем случае это pole_stoimost:
    Слева выбираем тип поля "Ref", и дальше выбираем название нашей закладки
    (вот кстати выше видно на скриншоте еще ошибку “Ошибка! Источник ссылки не найден.” – это происходит, когда вы ввели REF Несуществующая закладка, например. То есть не найдено поле (закладка) с тем идентификатором уникальным. И надо просто проверить свойства полей.).
    Короче, так или иначе, подытожу:
    — Создали поле через Разработчика.
    — У него в свойствах прописали уникальный идентификатор (название закладки).
    — Вставили через CTRL+F9 или экспресс блоки – поле (место) куда будет подстваляться текст из первого поля, указав такой же идентификатор.
  7. Автозаполнения документа значением из полей через F9 или печать документа.
    Ну.. тут уже все понятно должно быть – насоздавали полей сколько нужно, поставляли в места куда нужно.
    По-умолчанию, Word будет автозаполнять документ автоматически, если весь документ выделить (ctrl+a например) и нажать кнопку F9.
    Места с REF и полями преобразуются в то, что есть в оригинальном поле-закладке.
    Но есть трудность – сложно объяснить людям как это работает, что выделять и как обновлять эти поля.
    Я выбрал способ попроще – чтобы поля автоматически обновлялись при печати (печатать почти все умеют как).
    Лезем в настройки (файл – параметры), там выбираем “Экран” и отмечаем галочку “Обновлять поля перед печатью”.
    чтобы поля автоматически обновлялись при печати
    Теперь, каждый раз когда через Файл – Печать или Ctrl+P будет печататься документ – поля будут обновляться (текст автоматически подставляться), т.е. тоже самое что через выделение документа и нажатие F9.
  8. Наводим красоту: запрет редактирования, номера страниц.
    Ну и еще два момента. Во-первых, документы пронумерованы обычно. И основная проблема – что страница с полями тоже печатается, а в официальном документе её быть не должно.
    Соответственно, способа убрать страницу word из печати автоматически я не нашел. Поэтому, выкрутился по-другому.
    Через настройки колонтитула (несколько кликов по нижней части документа (или где там у вас номера страниц)), переходим в свойства, номера страниц, и там выбираем начать с “0″, с нуля короче.
    номера страниц, и там выбираем начать с "0", с нуля короче
    Таким образом, страница с полями становится как бы нулевой, и договор печатается как надо, первая страница договора остается первой.
    И второе, защита от редактирования, чтобы только вводили данные в поля.
    защита от редактирования, чтобы только вводили данные в поля
    Сделал просто – Рецензирование – Ограничить редактирование – Да, включить защиту, ну и пароль 1.
    Отключается так же, только не все видят – там внизу кнопка становится “отключить защиту”.

Считаю обязательным выложить для вас сам документ, который использовал в этой инструкции. Если сильно запутались, можете просто из него скопировать оригинальные поля (которые в таблице) которые заполняются, и поля которые принимают автоматически значения из других полей.

пример автоматическое заполнение Word из полей

Скачать пример автоматическое заполнение Word из полей: Автозаполнение документов Word Без Excel через текстовые поля docm (пароль на отключение защиты: 1 (просто единичка)).

P.S. Почему формат docm? На самом деле потому, что если формат doc или docx – то не работает вкладка “разработчик” где поля (ну не вставляются они). При этом – само автозаполнение прекрасно работает. Совет – делайте всё в docm, а итоговый результат, уже с защитой от редактирования – сохраните в обычный формат doc/docx и отдавайте, всё там прекрасно работает и печатается.

P.P.S. Заказать можно тут: https://vk.com/autoworddocs! обязательно оставьте отзыв!

 

Мои контакты →

© 2006 — 2023, Александр Сергеев

Источник

В данной статье собраны основные операции и алгоритмы работы, позволяющие повысить эффективность разработки документации в редакторе Microsoft Word как индивидуально, так и при командной работе.

Несмотря на то что материала на подобную тематику написано достаточно, многие продолжают использовать компьютер на уровне печатной машинки не задумываясь о том, что половину рутинной работы можно переложить на тот самый Word.

В статье намеренно не рассматриваются подходы с использованием Markdown, Pandoc, Asciidoc, Confluence как более сложные и узкоспециализированные, а статью хотелось сделать доступной и понятной не только молодым людям, но и людям старших возрастов.

Все описанные действия выполнены в программе «Microsoft Word профессиональный плюс 2019». В предыдущих версиях Word последовательность и названия команд могут отличаться, но описанная функциональность так или иначе существует. По минимуму использованы макросы и автоматизация с помощью сторонних средств (в частности Python, использована версия 3.6).

Описанные операции

  • Автоматическая нумерация рисунков (таблиц)

  • Ускоренная вставка поля автоматической нумерации рисунка

  • Ссылка на номер рисунка (таблицы, разделы, пункты)

  • Изменение формата перекрестной ссылки на рисунок (таблицу, раздел, пункт)

  • Ускоренная вставка ссылки на номер рисунка (таблицы)

  • Автозаполняемые поля (Экспресс-блоки) (число страниц, дата)

  • Исправление съезжающей нумерации в списке при выборе «Начать заново с 1»

  • Карта стилей

  • Перенос стилей между документами и очистка стилей

  • Автоматическое содержание (оглавлениие)

  • Макрос. Обрамление выделенного текста двоеточием с обеих сторон

  • Сравнение документов

  • Python. Пакетное сохранение документов в PDF

  • Список сокращений

  • Горячие клавиши

  • Заключение

Автоматическая нумерация рисунков (таблиц)

Классическая проблема: нужно объединить 4 файла, насыщенные рисунками, в один документ. Если это делать «в лоб», после объединения нумерация рисунков собьется. Восстановить ее – большая грустная задача.

Классическое решение: поставить вместо номера рисунка текст «ХХ» и закрасить желтым цветом (желтый цвет предлагается Word по умолчанию для выделения текста). Потом, после объединения частей в один файл, руками проставить номера рисунков в порядке их очередности. Это первое, что делает нормальный человек, действуя интуитивно, и проблема не кажется сложной, пока вы не столкнетесь с документом, в котором рисунков больше сотни, и еще нужно поддерживать актуальность документа (то есть со временем добавлять или исключать рисунки с перекрестными ссылками).

Word умеет делать это автоматически, причем не только для рисунков, а еще и для таблиц, параграфов, разделов, абзацев и др.

Чтобы присвоить рисунку (таблице) номер в автоматическом режиме, нужно нажать непосредственно на рисунок (1), после чего выбрать пункт меню «Ссылки» (2) ⟶ «Вставить название» (3) ⟶ Снять галочку «Исключить подпись из названия» (4) ⟶ «Ок» (5). Под рисунком появится подпись «Рисунок 1», где 1 – это поле автоматической нумерации рисунка (таблицы) (6). Справа от номера, в зависимости от правил именования рисунков, рисунку можно дать название.

Суть данной операции в том, что если 4 человека форматировали наименования рисунков именно так, то после объединения четырех частей документа для проставления корректных номеров рисунков необходимо выделить весь текст документа (Ctrl+A) и обновить автоматические поля (F9). Все рисунки (таблицы) при этом получат правильный порядковый номер (3).

Думаете, что повторить данную процедуру для 1000 рисунков долго? Читаем ниже.

Ускоренная вставка поля автоматической нумерации рисунка (таблицы)

Для быстрой вставки поля автоматического номера рисунка (таблицы) необходимо выделить любое сформированное ранее название рисунка (таблицы) (см. пункт выше), содержащее поле автоматической нумерации (1), скопировать его, перевести курсор под нужный рисунок и вставить скопированное название (2). Название будет скопировано с полем автоматической нумерации с исходным номером. Его нужно будет обновить. Не обязательно делать это сразу. Пока скопированный текст находится в буфере обмена, можно вставить поле автоматической нумерации под всеми рисунками (таблицами) до конца документа, после чего выделить весь текст (Ctrl+A) и обновить автоматические поля (F9). Все рисунки (таблицы) при этом получат правильный порядковый номер (3).

Это, пожалуй, самый простой способ, которым можно быстро привести в порядок документ, изначально разработанный не Вами, насыщенный рисунками, состав которых необходимо изменить.

Ссылка на номер рисунка (таблицы, раздела, пункта)

Классическая проблема: документ имеет много отсылок на внутренние объекты документа (рисунки, таблицы, разделы, пункты). При изменении номера объекта надо изменить и все отсылки на него, а если они находятся не рядом с объектом, то про них можно просто забыть или пропустить.  

Классическое решение: сначала человек проставляет вместо номеров рисунков (объектов) «ХХ» желтым цветом, то же самое делает и для ссылок на указанные рисунки, затем проставляет номера рисунков по окончанию редактирования документа и начинает сопоставлять ссылки с рисунками, к которым они относятся.

Данный подход приходит в голову первым, однако Word и это умеет делать автоматически. Если в тексте встречаются ссылки на рисунки, то крайне полезно делать их именно ссылкой, а не вручную вписанным номером. Это позволяет отказаться от механической проверки актуальности ссылок, которые обязательно начнут сбиваться при малейшем редактировании документа, и переложить указанную работу исключительно на Word. Более того, при перестановке рисунка по тексту или же вставке новых рисунков ссылки обновляются в соответствии с обновленной нумерацией. Если вдруг ссылка дана на несуществующий объект, то вместо номера рисунка (таблицы) появится сообщение вида «Ошибка! Источник ссылки не найден.». Используя поиск, можно быстро отследить корректность всех перекрестных ссылок по фразе «Ошибка».

Для вставки ссылки на рисунок (таблицу) необходимо перевести курсор мыши в то место, где необходимо вставить ссылку (1), нажать пункт меню «Ссылки» (2), «Перекрестная ссылка» (3), выбрать из выпадающего списка тип ссылки «Рисунок» («Таблица» и т.д.) (4), из выпадающего списка выбрать то, на что вставить ссылку «Постоянная часть и номер» (5), выбрать нужный рисунок (таблицу и др.) (6), нажать кнопку «Вставить» (7). На месте (1) появится ссылка на выбранный рисунок (таблицу и др.).

Если стандартный формат вставки ссылки не подходит (например, необходимо выполнять требования ГОСТ), то можно выполнить другие действия, описанные ниже.

Изменение формата перекрестной ссылки на рисунок (таблицу, раздел, пункт)

По умолчанию Word вставляет фразу «Рисунок N», однако иногда необходимо вставить фразу вида «Рис. N» (или «см. рис. N»). Для этого из перекрестной ссылки необходимо забрать лишь номер, а остальное дописать руками.

Для отображения только номера объекта необходимо выделить поле ссылки (1) и нажать «SHIFT+F9», при этом откроется код ссылки (2), в него нужно дописать сочетание « # » и обязательно поставить в конце пробел (3). Чтобы увидеть номер рисунка (таблицы), необходимо обновить содержимое поля нажатием «F9» (4).

Если у Вас сложилось впечатление, что это слишком долго, то читаем ниже, как можно немного ускориться.

Ускоренная вставка ссылки на номер рисунка (таблицы)

Ускорить процесс вставки ссылок можно достаточно просто, следуя советам дедушки Сазерленда (методология Scrum), а именно: нужно выполнять одну простейшую операцию. Применительно к нашей задаче следует выделить весь текст нажатием «Ctrl+A», отобразить коды автозаполняемых полей нажатием «SHIFT+F9», открыть окно «Перекрестные ссылки» по примеру выше, после чего необходимо пролистывать документ, перенося курсор в нужные места, выбирать нужные ссылки из открытого окна перекрестных ссылок и вставлять их. Окно «Перекрестные ссылки» закрываем только тогда, когда документ отработан до конца.

По аналогии можно быстро изменить отображение перекрестных ссылок на рисунки (таблицы). Для этого выделяем весь текст нажатием «Ctrl+A», отображаем коды автозаполняемых полей нажатием «SHIFT+F9», копируем в буфер обмена текст « # » (пробел в конце обязателен) и вставляем его в конце требуемых полей. Обновляем поля нажатием «F9», когда документ обработан до конца.

Автозаполняемые поля (Экспресс-блоки) (число страниц, дата)

Классическая ошибка: этап проекта перешел на новый год, вы внесли в документ необходимые правки, закрыли документ, но забыли обновить год или число страниц на титульном листе и отправили заказчику.

Классическое решение: вы не забываете обновить год и число страниц и по завершении редактирования документа листаете его до конца, чтобы Word корректно пересчитал число страниц с учетом форматирования, возвращаетесь на титульный лист и вставляете полученное число.

Все это может выполняться автоматически стандартными средствами Word. В качестве примера вставим автоматическое поле числа страниц документа. Для этого устанавливаем курсор мыши туда, где необходимо вставить автозаполняемое поле (1), выбираем пункт меню «Вставить», затем «Экспресс-блоки» (2), затем «Поле» (3). Откроется окно «Поле» (4), в колонке «Поля» выбираем тип поля, в нашем примере «NumPages» (5), и нажимаем кнопку «Ок» (6). При этом в месте, где был установлен курсор (1), вставится поле, которое при обновлении (F9) поменяет значение на фактическое число страниц.

Для вставки даты вместо «NumPages» (5) необходимо найти «Date» и выбрать необходимый формат. 

Исправление съезжающей нумерации в списке при выборе «Начать заново с 1»

Классическая проблема: надо начать новый нумерованный список, но по умолчанию продолжается старая нумерация. Обычно делают так: нажимают «ПКМ», «Начать заново с 1» и первый номер съезжает к значению по умолчанию.

Классическое решение: каждый раз передвигать отступы первого пункта списка на необходимое место.

 Этого можно не делать если заранее определить отступы для нумерованного списка. Для этого необходимо нажать на первый номер нумерованного списка «ПКМ», затем «Изменить отступы в списке». Проделать это можно сразу для нескольких уровней списков, а еще лучше, если для каждого уровня списка создать отдельный стиль, что позволит быстро изменять отступы по всему документу, но об этом уже ниже.

Карта стилей

Классическая проблема: два человека разрабатывают части документа, в которых используется нумерация разделов и пунктов, выделение заголовков и особое форматирование абзацев. Один человек поддерживал нумерацию механически, второй — используя автонумерацию. При объединении нумерация съезжает, равно как и форматирование.

Классическое решение: выбирается жертва, которая приводит полученный бардак к единому виду.

Это, пожалуй, самая распространенная проблема, которая влечет за собой много нудной, монотонной и неинтересной работы по форматированию документа. Возникает она по причине того, что мало кто знает и пользуется одной из базовых возможностей Word — стилями. Правильно подготовленная карта стилей позволяет экономить уйму времени. Вы знали, что при изменении параметров существующего стиля они применяются ко всему тексту документа, который отформатирован в этом стиле?

Так вот, чтобы форматирование не занимало слишком много времени, хорошей практикой считается перед началом проекта уяснить требования к оформлению документов (например, определенных в ГОСТ или шаблонах заказчика) и собрать карту стилей хотя бы для следующих элементов:

  • Заголовок 1,2,3,4,5,6 уровней;

  • Текст;

  • Нумерованный список;

  • Список;

  • Название таблицы;

  • Текст таблицы;

  • Название рисунка;

  • Рисунок;

  • Программный код.

Шаблон документа с указанными стилями раздается всем членам команды, а еще лучше сохраняется в корпоративном облаке или Confluence.

При таком подходе вставка новых материалов в документ не нарушает целостность форматирования.

Перенос стилей между документами и очистка стилей

Классическая проблема: вы отдаете документ на проверку по отделам организации. И один из сотрудников вносит свои правки в Libre в Ubuntu, а другой делает то же самое, но используя Mac. Потом документы возвращаются к вам, вы обнаруживаете в них 10000 стилей, текст в непонятных шрифтах и нарушение исходного форматирования.

Классическое решение (взято из интернета): нажимаем галочку в правом нижнем углу раздела «Стили» (или «Ctrl» + «Shift» + «Alt» + «S»), затем «Очистить стили».

Проблема такого подхода в том, что сами стили не удаляются из документа. Происходит сброс примененного форматирования текста, а оставшиеся стили в списке стилей мешают нормально форматировать документ. Очистить документ от мусора в виде тысяч стилей можно, однако автоматически присвоить необходимые стили абзацам не получится (тут уже в ход необходимо пускать Markdown и прочие подходы к разработке документации).

Документ в формате *.docx — это самый обыкновенный архив, который спокойно открывается архиватором (например, WinRAR).

Чтобы открыть документ в WinRAR открываем непосредственно сам архиватор, находим искомый документ, нажимаем правой клавишей мыши и выбираем «Показать содержимое архива». Нам откроется структура папок вида: _rels, customXml, docProps, word. В большей степени нас интересует каталог «Word». Переходим в него. За стили в документе отвечает файл «styles.xml».

Чтобы перенести стили из исходного шаблона документа в требуемый, достаточно заменить файл со стилями в требуемом документе аналогичным файлом из исходного шаблона документа. В требуемом документе стили будут сброшены до тех, что были созданы в шаблоне, зато появится возможность не настраивать карту стилей заново.

Если же есть острое желание очистить документ от всех стилей, файл «styles.xml» нужно удалить.

Если совсем не хочется открывать документ в WinRar, вот скрипт (для Windows):

@ECHO OFF
SET Winrar=C:Program FilesWinRARWinRAR.exe
FOR %%I IN (*.docx) DO (
 "%WinRAR%" d "%%I" wordstyles.xml
)

Открываем блокнот, вставляем туда указанный текст и сохраняем в формате *.bat. Переносим полученный файл в каталог с документами, в которых необходимо удалить стили и запускаем.

По-хорошему, чтобы не доводить до подобного, лучше сравнивать документы на предмет выявления правок, и переносить их вручную в документ с нормальным форматированием. Еще лучше ­– отдавать документ на вычитку в формате *.pdf, чтобы не нарушать правило, что изменения в документ вносит только ответственный за документацию.

Автоматическое содержание (оглавление)

Классическая проблема: Вы работаете над документом размером, например, в 300 страниц. По завершении листаете документ и собираете содержание, проставляете номера страниц. Срочно возникает необходимость вставить в текст новый раздел.

Классическое решение: вставляете необходимый текст, актуализируете нумерацию разделов и всего, что должно быть пронумеровано, актуализируете содержание, заново листаете документ и проставляете новые номера страниц заголовков разделов.

Подход в целом обычный, но зачем проходить такой долгий путь, если можно его избежать. Автособираемое оглавление – стандартная функция Word. По своей сути это еще одно автозаполняемое поле, но с некоторыми нюансами. Оно позволяет переносить из документа абзацы, отформатированные специальным образом, в содержание и автоматически указывать номер страницы, на которой этот абзац расположен.

Делается это достаточно просто, особенно при наличии преднастроенных стилей для заголовков. Если же таких стилей нет, то нужно немного изменить параметры абзаца (а лучше сразу стиля).

Предположим, что у нас есть текст (1). Выделяем в нем нужный заголовок (для нашего примера сразу все), который можно отнести к заголовку первого уровня, и заходим в настройки абзаца (2). Для выбранных абзацев в выпадающем списке «Уровень» (3) выбираем «Уровень 1» и нажимаем «Ок» (4). То же самое проделываем для всех оставшихся абзацев, присваивая им соответствующий уровень.

После того как уровни заголовков проставлены, переходим в пункт меню «Ссылки» (1), «Оглавление» (2), «Настраиваемое оглавление» (3). Здесь в окне «Параметры» (4) можно выполнить более точную настройку параметров содержания или включить в него стили, которым не были заданы уровни. По умолчанию достаточно указать число уровней, которые должны быть перенесены в содержание, нажать «Ок» и посмотреть, все ли, что Вы хотели, оказалось в содержании.

После завершения работы с документом обновление содержание осуществляется, как и любое другое автозаполняемое поле. Необходимо выделить его и нажать «F9». Однако при работе с содержанием будет предложено два варианта: «Полностью» и «Только номера страниц». При выборе параметра «Полностью» форматирование будет сброшено и надо будет править его заново. При обновлении только номеров страниц форматирование не съезжает и выполняется только пересчет страниц.

Макрос. Обрамление выделенного текста двоеточием с обеих сторон

Классическая проблема: в начале проекта не до конца утверждена терминология. Названия изделий, ряд сокращений и прочее выполнено в виде обычного текста, а заказчик требует выделить все эти элементы кавычками.

Классическое решение: открываете все документы один за одним и читаете. Все, на чем сделан акцент, выделяете кавычками.

Выделить одно слово кавычками не выглядит чем-то сложным, однако если вы работали в какой-нибудь IDE, то скорее всего знаете, насколько удобнее, когда ставится сразу две кавычки (открывающая и закрывающая). Аналога подобной функции в Word мне найти не удалось, зато встроенный инструментарий работы с макросами позволяет это реализовать. А чтобы полученный макрос можно было быстро применять, нужно назначить ему горячую клавишу.

Если изначально написать макрос кодом, моя сборка Word не позволяет назначить ему горячую клавишу. Это можно обойти следующим образом: переходим в пункт меню «Вид» (1), «Макросы» (2), «Запись макроса». Откроется окно «Запись макроса», где нужно ввести имя макроса и назначить его клавишам (4). Откроется окно «Настройка клавиатуры» (5), где нужно задать сочетание клавиш для выполнения макроса (например «Ctrl+2», так как кавычки задаются смежным сочетанием «Shift+2») (6), нажать «Назначить» (7) и «Закрыть» (8). Начнется запись макроса. Ее нужно остановить, для чего заходим в меню «Макросы» (2) и нажимаем «Остановить запись».

Теперь в созданный пустой макрос необходимо добавить код. Для этого переходим в «Макросы» (2), выбираем наш макрос из списка и нажимаем «Изменить». Откроется окно редактирования Visual Basic, содержимое которого необходимо заменить кодом ниже. 

Sub Кавычки
'
'Кавычки макрос
'
'
If Right(Selection.Text, 1) = Chr(32) Or _
  Right(Selection.Text, 1) = Chr(13) Then
  Selection.MoveLeft wdCharacter, 1, wdExtend
End If
With Selection
  .InsertBefore Chr(171)  'вместо Char(171) можно использовать '('
  .InsertAfter Chr(187)  'вместо Char(171) можно использовать ')'
End With
End Sub

Теперь при выделении текста и нажатии «Ctrl+2» он будет обрамлен кавычками с обеих сторон.

Сравнение документов

Классическая проблема: вы отдали документ на проверку и вам внесли в него правки. Вы не знаете, что было изменено, так как коллега поленился включить режим записи исправлений или хотя бы выделить их цветом.

 Классическое решение: узнаете у человека, что он исправил, или же открываете два окна со старым и новым документ и начинаете сравнение.

Если вы не пользуетесь программами контроля версий (SVN) вроде GIT, где изменения можно просмотреть в логах, то Word аналогично может подсветить различия двух документов.

Для этого необходимо нажать пункт меню «Рецензирование» (1), «Сравнить» (2), выбрать исходный файл (3), измененный файл (4) и нажать «ОК» (5).

Откроется новое окно Word, в котором в виде комментариев и правок будут доступны все изменения между двумя документами.

Python. Пакетное сохранение документов в PDF

Классическая проблема: передаете комплект документов, а при открытии форматирование начинает съезжать, потому что не хватило шрифтов или еще чего-то.

Классическое решение: передавать документы в формате *.pdf. Для этого вы открываете сначала один документ, нажимаете «Сохранить как», выбираете тип файла «PDF», сохраняете. И так с каждым документом.

Данную процедуру можно автоматизировать с помощью Python, и запуском одного скрипта сохранить пакет документов в формате *.pdf.

Устанавливаем Python, открываем блокнот и вставляем в него следующий код:

import sys
import os
import comtypes.client

def decode_doc_to_pdf(filename):
    wdFormatPDF = 17

    in_file = os.path.abspath(filename+'.docx')
    out_file = os.path.abspath(filename+'.pdf')

    word = comtypes.client.CreateObject('Word.Application')
    doc = word.Documents.Open(in_file)
    doc.SaveAs(out_file, FileFormat=wdFormatPDF)
    doc.Close()
    word.Quit()

def get_list_of_docx_files():
    list_of_all_files = os.listdir('.')  
    list_of_docx_files = []
    for filename in list_of_all_files:
        if filename[-4:] == 'docx':
            list_of_docx_files.append(filename[:-5])
    return list_of_docx_files

docx_list = get_list_of_docx_files()


for filename in docx_list:
    decode_doc_to_pdf(filename)

Сохраняем документ с расширением *.py. Все что нужно сделать дальше, это положить скрипт в папку с документами в формате *.docx и запустить его. Если запуск исполняемого файла скрипта не проходит, то выполнить скрипт через командную строку.

Список сокращений

Классическая проблема: необходимо сформировать актуальный список сокращений, использованных в документе.

Классическое решение: читаем весь документ от начала до конца, выписываем все сокращения в отдельном файле, перечитываем документ сначала на предмет корректного применения сокращения (проверяем, что сокращение не используется раньше, чем оно введено)

Подобный процесс можно упростить. Подход не совершенный, так как программно отличить слово в верхнем регистре от сокращения без использования словаря невозможно, а делать подобное макросом в Word — бессмысленно.

Чтобы не нарушать форматирование в основном документе, необходимо сделать его копию. В копии исходного документа необходимо сбросить все форматирование, так как
будет необходимо использовать поиск с подстановочными знаками. Далее нажимаем «Заменить» (1), затем в поле «Найти» (2) вставляем текст « <[А-Я,A-Z]@> » (« <[А-Я]@> » для поиска только русских слов в верхнем регистре). Устанавливаем чекбокс «Подстановочные знаки» (3), нажимаем «Формат» (4), выбираем «Шрифт», затем «Полужирный» и нажимаем «Ок». В строке «Заменить на» (5) появится текст « ^& », после чего нажимаем «Заменить все» (6). Все слова в верхнем регистре будут выделены полужирным шрифтом.

Далее необходимо выделить весь найденный текст в верхнем регистре. Для этого выделяем любое сокращение, отформатированное жирным, нажимаем «Выделить», затем «Выделить текст, имеющий такой же формат». Копируем выделенный текст в буфер обмена (Ctrl+C).

Отсеять слова в верхнем регистре от сокращений и дубликатов можно используя Excel. Если не знакомы с такой процедурой, то открываем Excel, вставляем скопированный текст из буфера обмена в левую верхнюю ячейку. Чтобы удалить дубликаты из получившейся колонки, выделяем ее, переходим на вкладку «Данные» и нажимаем кнопку «Удалить дубликаты».

Появится сообщение вида «Найдено и удалено….осталось». Далее с полученным списком нужно немного поработать руками.

Горячие клавиши

Нельзя было опустить в подобной статье тему горячих клавиш. Учитывая, что есть много достойных статей, как например на официальном сайте Microsoft или же уже готовая шпаргалка, из общего списка горячих клавиш можно лишь выделить минимальный набор часто используемых сочетаний.

Выравнивание

  • CTRL+E — Переключение абзаца между выравниванием по центру и выравниванием по левому краю;

  • CTRL+J — Переключение абзаца между выравниванием по ширине и выравниванием по левому краю;

  • CTRL+R — Переключение абзаца между выравниванием по правому краю и выравниванием по левому краю;

  • CTRL+L — Выравнивание абзаца по левому краю.

Перемещение курсора

  • CTRL+СТРЕЛКА ВЛЕВО — На одно слово влево;

  • CTRL+СТРЕЛКА ВПРАВО — На одно слово вправо;

  • CTRL+СТРЕЛКА ВВЕРХ — На один абзац вверх;

  • CTRL+СТРЕЛКА ВНИЗ — На один абзац вниз.

Удаление слова

  • CTRL+BACKSPACE — Удаление одного слова слева от курсора;

  • CTRL+DEL — Удаление одного слова справа от курсора.

Начертание текста

  • CTRL+B — Добавление полужирного начертания;

  • CTRL+I — Добавление курсивного начертания;

  • CTRL+U — Добавление подчеркивания;

  • CTRL+[ — Уменьшение размера шрифта на 1 пункт;

  • CTRL+] — Увеличение размера шрифта на один пункт;

  • CTRL+SHIFT+> — Увеличение размера шрифта;

  • CTRL+SHIFT+< — Уменьшение размера шрифта.

Прописные буквы

  • SHIFT+F3 — Изменение регистра букв.

Прочее полезное

  • F4 – повтор последнего действия;

  • Alt + двойной клик в любом поле таблицы – выделить таблицу.

Заключение

Какими бы банальными не казались описанные выше операции, это — 90% косяков и ошибок в документах, связанных с оформлением, которые действительно трудно контролировать с ростом объема без четких правил командной работы. Все понимают причины таких ошибок, но не всегда знают, как с ними бороться.

Кто-то просто способен договориться внутри команды о подобных вещах и поделиться опытом, у кого-то подобные правила входят в СМК (Система менеджмента качества), у кого-то описано на уровне СТП (Стандарт предприятия).

Надеюсь, статья оказалась полезной и займет место в закладках не только технических писателей и аналитиков, но и специалистов других областей, которые значительную часть времени проводят в данном текстовом редакторе.

Источник

Понравилась статья? Поделить с друзьями:

А вот еще интересные статьи:

  • Автоматизация расчетов в excel это
  • Автоматизация расчета в excel
  • Автоматизация исполнительной документации в excel скачать
  • Автоматизация расчет в excel
  • Автоматизация заполнения документа word

    • 0 0 голоса
    Рейтинг статьи
    Подписаться
    Уведомить о
    guest

    0 комментариев
    Старые
    Новые Популярные
    Межтекстовые Отзывы
    Посмотреть все комментарии