Автоматизация в ms excel курсовая

Тема: Автоматизация работы пользователя в среде MS Office

Раздел: Бесплатные рефераты по информатике

Тип: Курсовая работа | Размер: 552.60K | Скачано: 464 | Добавлен 13.10.08 в 03:00 | Рейтинг: +34 | Еще Курсовые работы

Вуз: ВЗФЭИ

Год и город: Смоленск 2008

СОДЕРЖАНИЕ:

Введение 3

I. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1. MICROSOFT WORD

1.1 Общие положения 4

1.2 Автоматизация выполнения задач и получения помощи 4

1.3 Таблицы, границы и заливки 7

2. MICROSOFT EXCEL

2.1 Общая характеристика 9

2.2 Построение таблиц 9

2.3 Построение и оформление диаграмм 12

2.4 Функции Excel 13

3. MICROSOFT ACCESS

3.1 Краткое описание 15

3.2 Запросы 16

3.3 Формуляры и отчёты 17

3.4 Макрокоманды и модули 18

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 19

II. ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1. Общая характеристика задачи 20

2. Описание алгоритма решения задачи 21

3. Выбор ППП 22

4. Проектирование форм выходных документов и графическое представление данных по выбранной задаче 23

5. Результаты выполнения контрольного примера в расчётном и формульном виде 25

6. Инструкция пользователя 25

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 27

ВВЕДЕНИЕ

Любое предприятие сталкивается с проблемой автоматизации работы отдельных сотрудников и подразделений в целом. Сегодня все это возможно благодаря созданному компанией Microsoft семейству программ для поддержки офисной деятельности Microsoft Office.

Комплект программных продуктов Microsoft Office включает несколько приложений, образующих единую среду для обработки самой различной информации. В состав Microsoft Office входит текстовый процессор Microsoft Word (для создания документов), электронные таблицы Microsoft Excel (для обработки чисел), средство для подготовки и демонстрации презентаций Microsoft Power Point а также инструмент организации и планирования работы Microsoft Outlook. Кроме того, существует профессиональная версия Microsoft Office, в которую помимо перечисленных приложений входит система управления базами данных (СУБД) Microsoft Access. Все программы, входящие в состав пакета, имеют схожий интерфейс и предлагают одинаковые приёмы работы. Освоив приёмы работы одной из программ Microsoft Office, можно без труда разобраться с другими программами пакета.

Microsoft Office отличается тесной интеграцией приложений. Это означает, что все программы, входящие в состав Microsoft Office, «умеют» обмениваться информацией и позволяют делать это достаточно просто. Приложения Microsoft Office допускают обмен любыми данными между любыми приложениями.

Семейство Microsoft Office содержит набор инструментов, общих для всех приложений. К ним относятся механизмы проверки правописания и грамматики, средство для рисования, инструмент для создания красочных заголовков, редактор организационных диаграмм, инструмент для редактирования математических формул, редактор фотоизображений, библиотека картинок, и т. д. Сюда же относятся и панели инструментов, и даже меню, которые являются стандартными элементами любого приложения Microsoft Office.

ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1. MIKROSOFT WORD

1.1 Общие положения

Программа Microsoft Word является многофункциональной системой обработки текстов.

Управление всеми пунктами меню и командами может выполняться как с помощью мыши, так и с помощью горячих клавиш, для экономии времени пользователя на выполнение определенного набора операций. Программа позволяет просмотреть на экране готовый к печати документ не затрачивая время и бумагу на распечатку пробных страниц. Форматирование символов, например курсивное или жирное имеет адекватное представление на экране.

Редактор Microsoft Word, так же как и Microsoft Windows разработаны одной корпорацией. Это позволяет обеспечить максимальную согласованность этих систем друг с другом, а так же с другими программами совместимыми с Microsoft Windows. Тексты и иллюстрации многих форматов могут быть импортированы в Word непосредственно из других программ и встроены в текст документа. Так же присутствует ряд хорошо зарекомендовавших себя функций, такие, как возможность, не прерывая работу с документом, распечатать некоторые страницы. В этом случае программа управления печатью с буферизацией берет на себя наблюдение за печатью на заднем плане. Письма и факсы, записки и отчеты, публикации и web-страницы – вот далеко не полный перечень документов с над которыми пользователь имеет возможность работать используя текстовый процессор Word.

1.2 Автоматизация выполнения задач и получение помощи

В Word имеется широкий выбор средств автоматизации, упрощающих выполнение типичных задач.

1. Перемещение по документу выполняют с помощью мышки, используя полосы прокрутки, и с помощью клавиатуры, используя следующие сочетания клавиш: Ctrl + à – на слово вправо, Ctrl + ß – на слово влево, Ctrl + â – к следующему абзацу, Ctrl + á – к предыдущему абзацу, Ctrl + PgDown – на экран вниз, Ctrl + PgUp – в начало следующей страницы, Ctrl + Home – в начало документа, Ctrl + End – в конец документа, Alt + Ctrl + PgUp – в начало экрана, Alt + Ctrl + PgDown – в конец экрана.

2. Способы копирования текста:

• выделить фрагмент текста, использовать команды – Вырезать, Копировать, Вставить в меню Правка;
• выделить фрагмент, нажать Ctrl при перемещении, Ctrl + Shift при копировании, установить курсор в место вставки, нажать правую клавишу мыши;
• с помощью клавиатуры: выделить фрагмент, нажать F2 при перемещении и Shift + F2 при копировании, перейти в место вставки клавишами управления курсором, нажать Enter;
• выделить фрагмент, перетащить мышкой в нужное место при нажатой левой клавише, при копировании удерживать клавишу Ctrl.

3. Способы сохранения документа:

• кнопка Сохранить на панели инструментов – сохраняет файл под имеющимся именем в той же папке;
• команда в окне редактора Файл/Сохранить – сохраняет файл под имеющимся именем в той же папке;
• команда в окне редактора Файл/Сохранить как – позволяет изменить имя файла, тип файла, выбрать другую папку, а затем следует нажать кнопку Сохранить.

Редактор позволяет сохранить документы в форматах: dot (шаблоны), rtf (форматированный текст), txt (текстовый без форматирования), HTML (текст с гиперссылками), в формате MS-DOS, doc (предыдущей версии Word 6.0/95), xls (электронные таблицы) и др.

4. Автозамена. Ниже перечислены некоторые типы ошибок, которые могут быть исправлены автоматически при вводе:

• Последствия случайного нажатия клавиши CAPS LOCK (впервые появилась в Word 95). Например, в начале предложения слово эТОТ автоматически заменяется на Этот, а режим ввода прописных букв (соответствующий нажатой клавише CAPS LOCK) автоматически отключается.
• Типичные опечатки в словосочетаниях. Например, слова почтовыйа дрес автоматически заменяются словами почтовый адрес.
• Грамматически не сочетаемые пары слов. Например, слова этот слово автоматически заменяются словами это слово.

5. В Word предусмотрена возможность автоматического форматирования текста при вводе.

• Автоматическое создание нумерованных и маркированных списков (впервые появилось в Word 95). Например, если в начале первого элемента списка ввести звездочку, будет создан маркированный список.Автоматическое создание границ. Например, если ввести три и большее число дефисов (-) или знаков равенства (=) подряд, а затем нажать клавишу ENTER, будет автоматически создана одинарная или двойная граница.
• Автоматическое присвоение тексту встроенных стилей. Например, если завершить строку текста не знаком препинания, а двойным нажатием клавиши ENTER, ей будет автоматически присвоен стиль «Заголовок 1».
• Автоматическое форматирование порядковых номеров и дробей.
• Автоматическое оформление сетевых путей и адресов Интернета как гиперссылок.
• Автоматическое применение форматирования, используемого для оформления начала первого элемента списка, к началу последующих элементов этого списка.
• Автоматическое изменение начертания символов. Например, текст *Жирный* автоматически преобразуется в Жирный, а _Курсив_ — в Курсив.
• Автоматическое преобразование последовательности плюсов и дефисов (+—+—+) в таблицу. Каждой паре плюсов (+) соответствует один столбец.
• Автоматическая замена пробелов в начале элемента маркированного или нумерованного списка соответствующим отступом слева.

6. Автореферат. В Word появилась возможность выполнения статистического и лингвистического анализа документа с целью выделения его ключевых положений. На основании этого анализа составляется реферат. Таким образом можно выделить ключевые положения в электронном документе и просматривать его с разной степенью детализации или поместить автоматически составленный реферат в отдельный документ. Размер реферата устанавливается пользователем.

7. Помощник. Microsoft Office – это настолько большой пакет программ , что могут возникнуть какие-либо проблемы с его изучением. Для облегчения работы создан помощник по Office. Его основное назначение – автоматическое предоставление советов и справочных сведений, которые могут понадобиться по ходу выполнения задачи. Помощник является основным средством получения справочных сведений о работе в Word, а также советов по повышению эффективности работы, наглядных примеров и пошаговых инструкций по выполнению конкретных задач.

1.3 Таблицы, границы и заливка

В Word появились следующие средства, упрощающие работу с таблицами, границами и заливкой.

Таблицы.

• Рисование таблиц. Позволяет создавать таблицы – столбцы, строки и ячейки, – рисуя их с помощью мыши, как карандашом. Теперь отдельные ячейки таблицы могут иметь любую ширину и высоту.
• Ластик. Позволяет легко удалить границу любой ячейки, строки или столбца таблицы, что дает тот же эффект, что и объединение ячеек.
• Выравнивание по вертикали. Позволяет быстро выровнять содержимое выделенных ячеек таблицы по верхнему или нижнему краю либо по середине ячейки, используя кнопки выравнивания, расположенные на панели инструментов.
• Вертикальная ориентация текста. Позволяет расположить вертикально (с поворотом на 90 градусов) текст в ячейках таблиц, надписях и рамках.
• Изменение размера строки таблицы. Позволяет регулировать высоту любой строки непосредственно в таблице посредством перетаскивания границы строки вверх или вниз подобно тому, как можно изменить ширину столбца.

Границы.

• Новые типы границ. Для оформления документов предлагается более 150 различных типов границ, в том числе объемные границы и границы, состоящие из нескольких линий, которые особенно популярны в профессиональных документах.
• Границы страниц. Позволяет создать границу вокруг каждой страницы. В дополнение к 150 новым типам границ предлагаются более 160 типов графических границ страницы. Также существует возможность настройки границ страниц. Например, можно: задать свой тип границы для каждого края страницы; оформить первую страницу не так, как остальные.
• Границы текста. Позволяет применить границы к отдельным словам и символам внутри абзаца. При этом можно использовать любые имеющиеся типы границ.

Заливка. Позволяет выделить наиболее важные фрагменты документа, к которым следует привлечь внимание других пользователей. В Word заливку можно применить не только ко всему абзацу, но и к отдельным словам и символам внутри абзаца. При этом можно использовать любые имеющиеся типы заливки.

2. MICROSOFT EXCEL

2.1 Общая характеристика

Табличный процессор Excel фирмы Microsoft предназначен для ввода, хранения, обработки и выдачи больших объёмов данных в виде, удобном для анализа и восприятия информации. Все данные хранятся и обрабатываются в виде отдельных или связанных таблиц. Одна или несколько таблиц составляют рабочую книгу, в этом случае таблицы называются рабочими листами этой книги. Листы можно удалять добавлять или перемещать из одной рабочей книги в другую. Физически на диске сохраняется вся книга в виде отдельного файла с расширением «xls». Основной программой является вычислительный модуль, с помощью которого выполняется обработка текстовых и числовых данных. Удобная панель формул и возможность уменьшить диалоговое окно до раздела поля ввода существенно упрощают ввод и редактирование формул. Имеются возможности для создания презентационной графики, для чего используется модуль диаграмм, который позволяет на основе числовых значений, обработанных с помощью вычислительного модуля, строить диаграммы различных типов. Рядом с диаграммой можно расположить и таблицу с исходными данными. Excel располагает и мощными средствами коллективной работы, которые ориентированы, в первую очередь, на совместную работу нескольких приложений пакета в сетевой среде.

2.2 Построение таблиц

Все данные таблицы записываются в так называемые ячейки, которые находятся на пересечении строк и столбцов таблицы. По умолчанию содержимое ячейки представляется программой Excel в стандартном формате, который устанавливается при запуске программы. Например, для чисел и текстов задается определенный вид и размер шрифта.

В программе Excel имеются контекстные меню, которые вызываются правой кнопкой мыши, когда промаркирована некоторая область таблицы. Эти меню содержат много директив обработки и форматирования таблиц. Директивы форматирования можно также вызвать на панели форматирования, щелкнув мышью по соответствующей пиктограмме.

Маркирование ячеек. Отдельные ячейки таблицы маркируются (выделяются) автоматически с помощью указателя ячеек. Чтобы перевести указатель в заданную ячейку, нужно щелкнуть по ней левой кнопкой мыши или использовать клавиши управления курсором. Для маркировки нескольких ячеек нужно щелкнуть в начале маркируемой области (левый верхний угол) и, удерживая кнопку мыши нажатой, перемещать манипулятор в конец области (правый нижний угол). Одна строка или столбец таблицы маркируются щелчком по номеру (адресу), который расположен в заголовке строки или столбца.

Копирование данных. Прежде всего, нужно промаркировать группу ячеек, содержимое которых должно быть скопировано, а затем вызвать команду Копировать из меню Правка. После этого маркированная область будет заключена в рамку. Теперь следует установить указатель мыши в позицию, куда должны быть скопированы данные, и нажать клавишу ввода Enter. Содержимое маркированной области появится в новом месте. Если нужно удалить содержимое группы ячеек и поместить его на новое место в таблице, то следует использовать директиву Вырезать из меню Правка.

Удаление данных. Прежде всего, нужно промаркировать группу ячеек, содержимое которых должно быть удалено. Затем можно воспользоваться одним из способов удаления данных.

Форматирование чисел. Прежде всего, нужно промаркировать ячейки, в которых надо изменить формат представления чисел. После этого можно либо открыть правой кнопкой мыши контекстное меню и вызвать в нем директиву Формат Ячеек, либо вызвать директиву Ячейка из меню Формат. В любом случае на экране появится диалоговое окно Формат Ячеек. По умолчанию в верхнем поле этого окна будет выбрана опция Число, которая предназначена для форматирования чисел.

Выравнивание данных. Для выравнивания содержимого ячеек прежде всего надо промаркировать выравниваемые ячейки. Далее следует вызвать диалог: Формат – Ячейки – и в верхнем поле этого окна выбрать закладку Выравнивание.

Установка шрифтов. Необходимо промаркировать ячейки, в которых нужно изменить шрифт. После этого можно либо открыть контекстное меню правой кнопкой мыши и вызвать директиву Формат Ячеек. В верхнем поле открывшегося окна Формат Ячеек нужно выбрать опцию Шрифт. В окне появится поле Шрифт, в котором можно выбрать вид шрифта из предлагаемого списка. Содержание этого списка зависит от установок, сделанных в среде Windows.

Рассмотрим табличные вычисления. Возможность использования формул и функций является одним из важнейших свойств программы обработки электронных таблиц. Это, в частности, позволяет проводить статистический анализ числовых значений в таблице.

Текст формулы, которая вводится в ячейку таблицы, должен начинаться со знака равенства (=), чтобы программа Excel могла отличить формулу от текста. После знака равенства в ячейку записывается математическое выражение, содержащее аргументы, арифметические операции и функции.

В качества аргументов в формуле обычно используются числа и адреса ячеек. Для обозначения арифметических операций могут использоваться следующие символы: + (сложение), — (вычитание), * (умножение), / (деление).

Формула может содержать ссылки на ячейки, которые расположены на другом рабочем листе или даже в таблице другого файла. Однажды введенная формула может быть в любое время модифицирована.

Ввод формул. Программа Excel интерпретирует вводимые данные либо как текст (выравнивается по левому краю), либо как числовое значение (выравнивается по правому краю). Для ввода формулы необходимо ввести алгебраическое выражение, которому должен предшествовать знак равенства

Предположим, что в ячейке А1 таблицы находится число 100, а в ячейке В1 – число 20. Чтобы разделить первое число на второе и результат поместить в ячейку С1, в ячейку С1 следует ввести соответствующую формулу (=А1/В1) и нажать Enter.

Редактирование формул. Чтобы начать редактировать содержимое ячейки, нужно сначала промаркировать эту ячейку. На следующем шаге необходимо включить режим редактирования, нажав клавишу F2 или выполнив двойной щелчок мышью. В режиме редактирования в верхней части экрана (под строкой пиктографического меню) активизируется наборная строка, в которой видна сама формула, а не результат ее вычисления.

2.3 Построение и оформление диаграмм

Помимо того, что в Excel можно создать таблицу из множества строк и столбцов, эта же программа поможет преобразовать массу чисел в аккуратный и стройный график или диаграмму, которые наглядно покажут основные тенденции, количественные соотношения по интересующему вопросу.

В программе MS Excel появился новый тип трехмерных диаграмм – так называемые кольцевые диаграммы, которые дополняют поверхностные и сетчатые трехмерные диаграммы четвертой версии.

Диаграмму можно расположить рядом с таблицей или разместить ее на отдельном рабочем листе. Мастер диаграмм является одним из наиболее мощных средств в программе Excel. Построение диаграммы с его помощью выполняется за несколько шагов. Мастеру указывается исходная область таблицы, тип диаграммы, используемые надписи и цвета. На основной панели имеется пиктограмма для вызова Мастера диаграмм.

Построение диаграмм. Прежде чем строить диаграмму, необходимо закончить все работы в таблице, включая ее форматирование. Вызовите Мастер диаграмм. После этого открывается диалоговое окно, в котором за четыре шага нужно построить диаграмму. Выберите тип (график, гистограмма и т. д.) и вид в диалоговом окне. Затем выберите наименования и данные, которые будут использоваться в диаграмме. Согласно указаниям наберите необходимые заголовки. После разместите диаграмму на нужном рабочем листе.

Дополнительные объекты. В меню Вставка расположены директивы, которые позволяют придать диаграмме более привлекательный вид. В частности, здесь есть директива Рисунок, которая импортирует рисунки в стандартных графических форматах (BMP, PCX и т.д.). После вызова этой директивы открывается окно загрузки графического файла. На диаграмме появляется выбранный рисунок, заключенный в рамку. Эту рамку можно перемещать по диаграмме с помощью мыши и изменять ее размер.

Кроме этого, Мастер диаграмм предоставляет возможность вставить в диаграмму дополнительный текст, который будет привлекать внимание к отдельным частям диаграммы. Для вставки текста нужно ввести его с клавиатуры в наборную строку и нажать клавишу Enter. В центре диаграммы появится текстовая рамка, которой можно придать с помощью мыши соответствующий размер, а затем перенести ее в нужное место на диаграмме.

Актуализация диаграмм. Если Вы внесете изменения в ту часть таблицы, по которой строилась диаграмма, то программа Excel автоматически модифицирует диаграмму. Если же Вы добавили в таблицу новую строку или столбец, то промаркируйте новые данные в таблице и перенесите их с помощью мыши на диаграмму. Для этого поставьте указатель мышь на границу маркированной области и, не отпуская левой кнопки мыши, переместите ее на диаграмму. Как только Вы отпустите кнопку мыши, диаграмма будет изменена.

2.4 Функции Excel

Для выполнения табличных вычислений нужны формулы. Поскольку некоторые формулы и их комбинации встречаются очень часто, то программа Excel предлагает более 200 заранее запрограммированных формул, которые называются функциями. Все функции разделены по категориям, чтобы в них было проще ориентироваться. Встроенный Конструктор функций помогает на всех этапах работы правильно применять функции.

В программе имеется упорядоченный по алфавиту полный список всех функций, в котором можно легко найти функцию. Многие функции различаются очень незначительно, поэтому при поиске по категориям полезно воспользоваться краткими описаниями функций, которые предлагает Конструктор функций. Функция оперирует некоторыми данными, которые называются ее аргументами. Аргумент функции может занимать одну ячейку или размещаться в целой группе ячеек. Конструктор функций оказывает помощь в задании любых типов аргументов.

Конструктор функций. Промаркируйте ту ячейку, в которой должен появиться результат вычислений. Затем щелчком по пиктограмме Конструктора функций откройте диалоговое окно Конструктора. В левом поле этого окна перечислены категории функций, а в правом – функции, соответствующие выбранной категории. Для того чтобы увидеть все функции, следует щелкнуть мышью по опции Все в поле категорий.

Щелкните мышью по названию нужной Вам функции, тогда название функции появится в отдельной строке вместе с кратким описанием этой функции. Здесь же указываются типы аргументов функции и их количество. Аргументы задаются на следующем шаге работы с Конструктором. Чтобы перейти к нему, щелкните по командной кнопке ОК.

На втором шаге в диалоговом окне Конструктора указываются аргументы функции. Конструктор различает аргументы, которые должны учитываться обязательно, и необязательные (опциональные) аргументы. Чтобы задать аргумент функции, нужно либо ввести его адрес с клавиатуры, либо в таблице промаркировать область, где он расположен. Тогда адрес аргумента функции появится в соответствующем поле диалогового окна Конструктора. Щелкните по командной кнопке ОК, чтобы закрыть окно Конструктора функций. После этого в указанной ячейке таблицы появится результат вычислений, но ячейка останется маркированной. В наборной строке можно увидеть выбранную функцию вместе с соответствующими аргументами.

3. MICROSOFT ACCESS

3.1 Краткое описание

Microsoft Access – это интерактивная реляционная СУБД для Windows. Это программа, которую Вы можете использовать для хранения и извлечения данных в зависимости от отношений, которые Вы установили. Работа с ней упрощена посредством манипулятора мыши. Графические возможности оболочки производят большое впечатление при изготовлении высококачественных отчетов и распечаток.

Access предоставляет в распоряжение пользователя механизмы работы с базами данных различных форматов. К примеру, можно прямо обращаться к базам данных dBASE, Paradox или Btrieve без конвертирования их в формат, используемый Access. В состав пакета Access также входит язык Access Basic (встроенный диалект языка Visual Basic), дающий возможность формирования специализированных систем управления базами данных.

База данных – это набор данных, который связан с определенной темой или назначением. Когда Вы создаете базу данных в Microsoft Access, Вы создаете один файл, который содержит все таблицы, запросы, формуляры, отчеты и другие объекты, которые помогают Вам использовать информацию в базе данных.

Таблица – это набор записей (строк таблицы), состоящих из отдельных полей (колонок таблицы), в которых хранится информация и составляющая, собственно, содержание базы данных.

Таблицы являются основной формой представления информации, содержащейся в базе данных. Без таблицы нельзя спроектировать формуляр, на базе таблиц составляются запросы и отчеты. Создать таблицу можно тремя способами:

1. В режиме Конструктора таблиц.

2. С помощью Мастера.

3. Путем ввода данных.

3.2 Запросы

Запрос можно представить себе как точку зрения на данные, включенные в таблицу. Запросы служат для селекции и фильтрации набора данных. Они позволяют выбрать из базы только необходимую информацию, т.е. ту, которая соответствует определенному критерию (условию) и нужна для решения конкретной задачи. Например, Вам может понадобиться информация о поставщиках и поставляемых ими товарах. Вы можете создать запрос типа «Какие товары поставляют московские поставщики» или «Кто из петербургских поставщиков сигарет продал за последний квартал наибольшую партию». Результат обработки программой Access такого запроса представляет собой таблицу называемую Dynaset. В эту таблицу включены выбранные из основной таблицы (или нескольких таблиц) блоки данных, которые удовлетворяют критериям запроса. Dynaset – динамический, временный набор данных, поэтому при каждом выполнении запроса он строится вновь на основе «свежих» табличных данных.

Microsoft Access дает большие возможности в гибкости проектирования запросов. Вы можете:

• Выбрать поля. Вам не надо включать все поля таблицы в запрос.
• Выбрать записи. Вы можете специфицировать запрос таким образом, что получите данные определенного вида. Например, цены на товары за определенный месяц.
• Отсортировать записи. Вы можете просматривать записи в определенном порядке. Например, Вы можете вывести имена клиентов на экран в алфавитном порядке.
• Запрашивать данные из нескольких таблиц, данные из нескольких таблиц могут обрабатываться вместе и вы можете просмотреть совмещенные данные. Также вы можете запрашивать данные из других баз данных.
• Выполнять вычисления. Вы можете создавать новые поля которые будут содержать результаты вычислений.
• Использовать запрос в качестве источника данных для формуляров, отчетов и других запросов. Каждый раз когда вы будете открывать формуляр или печатать отчет, ваш запрос будет извлекать новейшую информацию из таблиц. Вы также сможете модифицировать существующие данные прямо в формуляре основанном на запросе.
• Изменять данные в таблицах. Вы можете обновлять, удалять, добавлять группы записей все сразу. Вы также можете создать новую таблицу на базе существующей таблицы или группы таблиц.

3.3 Формуляры и отчёты

Формуляры (формы). Просмотр базы данных в виде таблицы в режиме заполнения дает пользователю возможность оценить базу как единое целое, сравнить записи и т.п. Однако, возникает необходимость работы с отдельными записями базы. В этом случае присутствие на экране других записей только мешает и отвлекает. Работа с отдельными записями посредством формуляров позволяет сосредоточиться только на относящейся к делу информации.

Формуляр представляет собой бланк, подлежащий заполнению, или маску, накладываемую на набор данных. Бланк-формуляр позволяет упростить процесс заполнения базы данных, благодаря чему появляется возможность поручить ввод информации персоналу невысокой квалификации. Маска-формуляр позволяет ограничить объем информации, доступной пользователю, обращающемуся к базе. Речь здесь также может идти о блокировании индикации служебных или засекреченных полей.

Отчеты. Отчет это информация, которую Вы оформили в соответствии с Вашими спецификациями. Отчет позволяет извлекать и представлять данные как значимую информацию, которую Вы можете использовать и распространять. Примерами отчетов могут служить почтовые адреса, накладные, суммы продаж или списки телефонов. С помощью Microsoft Access Вы можете спроектировать отчет который представит информацию в том виде в котором Вы пожелаете. Вы можете использовать множество различных элементов проектирования, таких как текст, данные, рисунки, линии, поля и графики для создания Вашего отчета. От Вас зависит, как и какие элементы использовать для построения отчета.

Отчеты также являются эффективным средством для распечатки информации регулярного использования. Вы можете создать проект отчета и сохранить его для дальнейшего использования. Проект отчета останется неизменным, но каждый раз Вы будете получать распечатку текущих данных.

3.4 Макрокоманды и модули

Макросы (макрокоманды). Макрокоманда представляет собой последовательность операций, записанных в виде инструкций на специальном языке. При обработке данных часто приходится делать длинные последовательности действий. Но любые действия, операции могут быть записаны в виде макрокоманд. Вызов макрокоманд приводит к выполнению последовательности ранее описанных действий. Применение макрокоманд позволяет автоматизировать различные повторяющиеся процессы, такие как заполнение Базы, выполнение запросов, открывание различных объектов и т.д.

Модули. При решении достаточно сложных задач Вы скоро столкнетесь с ограниченностью макрокоманд. Для преодоления возникших проблем Вы можете попробовать написать свою программу на встроенном в Access языке программирования – Access Basic. Он представляет собой средство визуального программирования и является диалектом языка Visual Basic. Такая процедура оформляется как Модуль. Модуль представляет собой совокупность объявлений (деклараций) и последовательностей исполняемых команд (процедур, функций) записанных на языке Access Basic.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Программные продукты должны гарантировать надежную и безопасную работу, как для компьютера, так и для информационной системы пользователя (сохранность устройств компьютера, программного обеспечения, хранимых данных). Программные продукты Microsoft Office соответствуют всем современным требованиям, что подтверждается их широким применением в работе пользователей.

Прикладные программные продукты Microsoft Office автоматизируют деятельность специалистов (экономистов, менеджеров, бухгалтеров, агентов и т. д.) предметных областей. Сформировалась тенденция на создание автоматизированных рабочих мест, полностью поддерживающих всю профессиональную деятельность конечного пользователя в компьютерной среде.

Естественно, что в рамках данной курсовой, нет никакой надежды полностью осветить возможности столь многогранных программ, так как полный пакет Microsoft Office очень разнообразен и для того чтобы знать Microsoft Office нужно в нем работать.

II. ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1. Общая характеристика задачи

Используя ППП на ПК, необходимо построить таблицу по приведённой ниже форме (таблица 1). Для получения значений граф 5, 7 и 8 используйте расчётные формулы. Результаты округлить до двух знаков после запятой, используя функцию ОКРУГЛ.

Рассчитайте процент скидки по каждому наименованию продукции исходя из того, что процент скидки назначается в зависимости от последней цифры номенклатурного номера: 1-5%, 2-7%, 3-10%, 4-15%, 5-20%. Для расчёта используйте функцию ПРОСМОТР (или ЕСЛИ), а для определения последней цифры номенклатурного номера – функцию ОСТАТ.

Введите текущее значение даты между таблицей и её названием.

По данным таблицы (графы 2, 5 и постройте гистограмму с заголовком, названием осей координат и легендой.

Расчётные формулы:  гр. 5=гр. 3*гр. 4;

                                      гр. 7=гр. 5*гр. 6/100;

                                      гр. 8=гр. 5-гр. 7.   

Задачи такого типа обычно решаются, бухгалтерами, работниками отдела сбыта. Данные задачи ставятся для определения скидки на товар и расчета итоговой цены продукции. Я думаю, что такие задачи очень распространены в наше время в сфере торговли. Скидку на товар чаше делают, для привлечения покупателя, а конкуренция в торговле очень высокая. Не думаю, что возникают сложности с решением данной задачи (если только с постановкой условия – определение процента скидки), т. к. она решается с помощью автоматизированных компьютерных программ.

2. Описание алгоритма решения задачи

Для начала вычислим процент скидки, исходя из последней цифры номенклатурного номера продукции. Получаем соответственно: монитор-7%, клавиатура-5%, дискета-10%, принтер-20%, сканер-15%.

Преобразуем входную информацию в выходную. Представим алгоритм решения в виде неформализованного описания (схема 1) и соответствующей этому описанию инфологической модели (схема 2).

Схема 1.

Схема 2.

P – цена продукции;

Q – количество продукции;

D – процент скидки;

W1 – сумма стоимости продукции;

W2 – сумма скидки;

S – стоимость продукции с учётом скидки.

Решив данную задачу вручную, получаем – стоимость с учётом скидки соответственно равна: монитор – 55800р., клавиатура – 5937р., дискета – 1800р., принтер – 16000р., сканер – 6800р.

3. Выбор ППП

Для решения экономической задачи используется табличный процессор.

Наиболее популярными электронными таблицами для персональных компьютеров являются табличные процессоры Microsoft Excel, Lotus 1-2-3, Quattro Pro и SuperCalc. И если после своего появления в 1982 году Lotus 1- 2-3 был фактически эталоном для разработчиков электронных таблиц, то в настоящее время он утратил свои лидирующие позиции. Результаты тестирования продемонстрировали явное преимущество Excel по многим параметрам.

Единственное превосходство Lotus 1-2-3 – это скорость работы, но опять же, превышение небольшое.

 Перспективные направления в разработке электронных таблиц основными фирмами-разработчиками определены по-разному. Фирма Microsoft уделяет особое внимание совершенствованию набора функциональных средств Excel, и в этом ее пакет явно лидирует среди всех электронных таблиц. Фирма Lotus основные усилия сконцентрировала на разработке инструментов групповой работы. Пакет Quattro Pro в результате тестирования получил достаточно высокие оценки, но ни одна из особенностей пакета не вызвала к себе повышенного внимания. Наиболее привлекательными оказались лишь возможности сортировки данных.

 Ситуация, сложившаяся на рынке электронных таблиц, в настоящее время характеризуется явным лидирующим положением фирмы Microsoft – 90% всех пользователей электронных таблиц предпочитают Excel.

Я выбрала табличный процессор Excel, т. к. он обладает мощными вычислительными возможностями, средствами деловой графики, обработки текстов, ведения базы данных, что необходимо для решения данного примера.

4. Проектирование форм выходных документов и графическое представление данных по выбранной задаче

1 Этап. Создание таблицы с исходными данными: «Ведомость расчёта стоимости продукции с учётом скидки» (таблица 1).

Таблица 1. Ведомость расчета стоимости продукции с учетом скидки

2. Этап. Расчет итоговых данных с помощью расчётных формул, предоставленных в условии задачи и встроенных функций. Преобразование расчетов в:

• шаблон выходной таблицы (с итоговыми данными в виде формул), расположенный на рабочем листе табличного процессора (таблица 2);

Таблица 2. Шаблон выходной таблицы с формулами

• таблицу с итоговыми данными (таблица 3).

Таблица 3. Итоговая ведомость расчёта стоимости продукции с учётом скидки

3. Этап. Представление информации графически, т. е. в виде гистограммы с заголовком, названием осей координат и легендой (гистограмма 1).

5. Результаты выполнения контрольного примера в расчётном и формульном виде

Мы выполнили контрольный пример вручную (схемы 1,2), а также с использованием разработанного проекта (таблицы 1, 2, 3; гистограмма 1). В результате сравнения делаем вывод: предоставленное в курсовой работе программное решение – работоспособно, так как выходные данные полностью совпадают. Более того,  разработанное решение удобнее тем, что оно содержательнее, быстро и легко выполняется.      

6. Инструкция пользователя

Программа Excel входит в пакет Microsoft Office и предназначена для подготовки и обработки электронных таблиц под управлением Windows.

Для того чтобы запустить программу Excel нужно нажать пуск, затем программы, Microsoft Office и Microsoft Excel. Появляется чистый табличный лист. Таблица состоит из 16384 строк и 256 столбцов. На пересечении столбца и строки располагается основной структурный элемент таблицы – ячейка. В любую можно ввести исходные данные – число или текст. Ширину столбцов и высоту строки можно изменить.

• Начинаем работу в табличном процессоре с ввода заголовка таблицы, затем вводим заголовки граф. Каждый заголовок вводится в свою самостоятельную ячейку.
• Выравниваем заголовки граф. Выделяем нужные ячейки, последовательно нажимаем – формат, ячейка, выравнивание. Выбираем нужные нам параметры, нажимаем ок.
• Вводим необходимый текст и цифровые данные. Затем форматируем данные. Получаем исходную таблицу 1. Распечатываем её.
• С помощью встроенных функций, ЕСЛИ и ПРАВСИМВ, рассчитываем процент скидки по каждому наименованию продукции.
• Вычисляем данные граф 5, 7, 8 с помощью расчётных формул, предоставленных в условии задачи и встроенной функции ОКРУГЛ.
• Распечатываем шаблон с формулами (таблица 2) и итоговую таблицу 3.
• По данным таблицы строим гистограмму. Выделяем все ячейки, на базе которых строим диаграмму. Нажимаем кнопку мастер диаграмм стандартной панели инструментов. В диалоговом окне мастера выбираем тип диаграммы (в данном случае гистограмма), затем нажимаем кнопку далее. Выбираем нужные параметры и снова – далее. Вводим заголовок и название осей координат, нажимаем далее. Помещаем гистограмму на отдельном листе. Нажимаем готово.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ:

1. А. П. Микляев. Настольная книга пользователя IBM PC. – СПб: Питер, 2000.

2. Уоллес Вонг. Office XP. – М.: Диалектика, 2004.

3. Экономическая информатика и вычислительная техника  /Под ред. В.П. Косарева и Ю.М. Королева. – М.: Перспектива, 2000.

4. Крейнак Д. Microsoft Office 2000. – М.: АСТ, 2004.

5. Информатика. Программа. Лабораторный практикум для студентов II курса всех специальностей / ВЗФЭИ. М.: Экономическое образование, 1998.

6. Справка по программе Microsoft Excel.

7. Кронан Д., Андерсен В., Андерсон Б.Б. Microsoft Office Access 2003. – М.: НТ ПРЕСС, 2005.

+34

13.10.08 в 03:00
Автор:trinity

Понравилось? Нажмите на кнопочку ниже. Вам не сложно, а нам приятно).

Чтобы скачать бесплатно Курсовые работы на максимальной скорости, зарегистрируйтесь или авторизуйтесь на сайте.

Важно! Все представленные Курсовые работы для бесплатного скачивания предназначены для составления плана или основы собственных научных трудов.

Друзья! У вас есть уникальная возможность помочь таким же студентам как и вы! Если наш сайт помог вам найти нужную работу, то вы, безусловно, понимаете как добавленная вами работа может облегчить труд другим.

Добавить работу

Если Курсовая работа, по Вашему мнению, плохого качества, или эту работу Вы уже встречали, сообщите об этом нам.

Добавление отзыва к работе

Добавить отзыв могут только зарегистрированные пользователи.

Похожие работы

• Средства и технологии обработки текстовой информации Тема № 20
• Обработка текстовой информации
• Средства и технологии обработки текстовой информации
• Средства и технологии обработки текстовой информации

Автоматизация заполнения документа

Министерство образования
Нижегородской области

государственное бюджетное
образовательное учреждение среднего
профессионального образования

Курсовой проект

по специальности 230401 Информационные системы (по отраслям)

Работу выполнил студент 3 курса группы 12-03 ИС

г. Арзамас 2015 г.

Содержание

Введение

. Теоретическая часть

.1 Автоматизация заполнения документа

.2 Описание предметной области

. Практическая часть

.1 Анализ технического задания

.2 Концептуальная модель предметной области

.3 Обоснование выбора программного обеспечения

.4 Описание работы программы

Заключение

Список литературы

Приложение 1. Программный код

Введение

В наше время, которое называют веком информационных технологий, особое
значение во всех сферах человеческой деятельности играет информация. Все
большее внимание уделяется информированности о том или ином объекте, будь это
крупная фирма или человек. Без полной информации практически невозможно решать
серьезные задачи, добиваться реализации своей цели.

Цель автоматизация учета кадров позволяет решить следующие проблемы:

исключить ошибки при неправильном вводе,

исключить ошибки при подведении итогов,

исключить задержки при обработке данных.

свести к минимуму документы на бумажных носителях и др.

При грамотном использовании программного обеспечения можно свести
документооборот к минимуму, уменьшить количество промежуточной документации.

Таким образом, можно сделать вывод, что тема данной курсовой работы
является весьма актуальной в настоящее время.

Целью данной курсовой работы является рассмотрение эффективности от
использования автоматизации на примере задания на разработку приложения для
автоматизированного заполнения квитанции.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие основные
задачи:

разработать кодификатор и классификатор;

разработать входные и выходные документы;

разработать алгоритм программного обеспечения.

1. Теоретическая часть

.1 Автоматизация заполнения документа

В настоящее время невозможно представить работу практически любых видов
деятельности без автоматизации. Она необходима для ускорения сложных операций,
в том числе расчетов. Автоматизация исключает человеческий фактор, позволяет
контролировать выполнение трудовых функций всего предприятия.

«Автоматизация — одно из направлений научно-технического
прогресса»

Цель любой автоматизации — повышение
производительности каких-либо процессов.

Цель автоматизации системы управления — повышение
эффективности управления для скорейшего достижения целевых показателей.

Суть автоматизации — это применение технических
средств и экономико-математических методов и систем управления, которые
уменьшают участие человека в процессах получения, преобразования, передачи и
использования информации, материалов и энергии.

Исходя из определения сути автоматизации можно выделить ее три основные
составные части:

·              Методика регистрации информации

·              Архитектура и структура информации

·              Аппаратное обеспечение

При помощи автоматизации часто стараются разрешить такие проблемы
бизнеса, как, например:

·              задержки в бизнес-процессах

·              противоречия «на стыках» между
подразделениями

·              медленная и трудная адаптация
предприятия к изменениям (внутренним, внешним)

·              потеря контроля за оперативными
процессами из-за слияний и поглощений

·              неэффективные коммуникации между
сотрудниками

·              оперативное и контролируемое
взаимодействие с партнерами

Но если не учитывать трехкомпонентность автоматизации, понимать ее
упрощенно и не уделять должного внимания методическим вопросам, решить проблемы
только покупкой новой программы, увы!, не удастся!

Автоматизация в подавляющем большинстве случаев,
требует комплексного, системного подхода к решению поставленных перед ней
задач. Поэтому решения этих задач обычно называются системами, например:

·              автоматизированная система управления
(АСУ);

·              система автоматизации проектных работ
(САПР);

·              автоматизированная система управления
технологическим процессом (АСУ ТП).

1.2 Описание предметной области

Для обеспечения бесперебойной работы автомобильного
транспорта необходимо не только повседневное наблюдение за его состоянием в
процессе эксплуатации (смазка, осмотр и т.п.), но и периодическое проведение
ремонта

Техническое обслуживание является профилактическим
мероприятием, проводимым принудительно в плановом порядке через определенные
пробеги или время работы подвижного состава. Периодичность технического
обслуживания устанавливается по фактически выполненному пробегу в километрах с
учетом условий эксплуатации. Для каждой категории условий эксплуатации
наибольшая периодичность технического обслуживания принята для легковых
автомобилей, затем — автобусов и грузовых автомобилей.

Ремонт подвижного состава автомобильного транспорта
предназначен для регламентированного восстановления и поддержания
работоспособности автомобилей и прицепов, устранения отказов и неисправностей,
возникших в работе или выявленных при техническом обслуживании. Ремонтные
работы выполняют как по потребности (после появления соответствующего отказа
или неисправности), так и по плану через определенный пробег или время работы
подвижного состава.

Процесс оказания автосервисных услуг состоит из трех взаимосвязанных
элементов:

· прием заказов на услуги от населения;

· выполнение заказов;

· реализация услуг.

Прием заказов от населения — это начальная стадия
процесса оказания услуги. Он включает определение состава услуги. При этом на
данной стадии выполняется ряд операций технологического характера, которые в
значительной степени влияют на весь дальнейший процесс производства (например:
выявление дефектов автотранспорта подлежащего ремонту).

Следующая стадия оказания услуг — непосредственное
производство, организация которого в значительной степени определяется
характером выполняемых услуг.

Заключительная стадия процесса оказания автосервисных
услуг — реализация заказов, т.е. доведение услуг до потребителя. Одной из
особенностей, присущих предприятиям сферы обслуживания, является то
обстоятельство, что они имеют непосредственный контакт с потребителем при
оказании услуг, т.е. в процессе своей деятельности осуществляют не только
производственные, но и торговые функции.

Заказы на платные услуги оформляются как специальными
первичными документами, так и путем выдачи жетонов, талонов, кассовых чеков,
расписок и т.д.

Разработанная информационная система должна давать
возможность выдачи документа о видах оказанных слуг, а также обеспечивать
диалоговые средства ввода, редактирования.

Входными данными должны быть:

по видам работ — наименование работы, работник,
выполняемый данный вид ремонта;

Выходными данными должны быть:

сформированный счет, за оказанный ремонт.

автоматизация программа delphi

2. Практическая часть

.1 Анализ технического задания

Название и назначение разрабатываемой программы

Представленная программа «автоматизация заполнения документа» является
автоматизированной информационной системой, которая предназначена для обработки
информации о проделанной работе, так же для формирования документа.

Основание для разработки

Основанием для разработки является задание на курсовой проект на тему
«Автоматизация заполнения документа».

Цели создания системы

Автоматизированная система призвана:

—    обеспечить удобным инструментом заполнения документа;

— обеспечить вывод необходимой информации в виде отчетов.

Характеристика объекта автоматизации

Первичным документом в данной работе будет являться квитанция, по которой
осуществляется деятельность данной организации. Справка будет содержать
сведения, такие как: цена, работник, заказчик.

Функциональные требования к программе

В реализуемой программе должны выполняться следующие требования:

—  формирование отчета по проделанной работе;

—       печать документа;

—       программа должна обладать понятным интерфейсом и
относительной простотой работы с ней.

Требования по надежности

Программа не должна приводить к нарушению работы операционной системы или
других приложений. Программа должна работать без сбоев.

2.2 Концептуальная модель предметной области

Разработка приложения — это сложный процесс, который. Для того чтобы
создать качественное приложение необходимо понимать, какие процессы в ней
должны происходить и что от нас хочет Заказчик.

Для формирования такого понимания удобно использовать логическую модель
предметной области.

Логическая модель данных является начальным прототипом будущей базы
данных. Она строится в терминах информационных единиц

Логическая модель описывает понятия предметной области, их взаимосвязь, а
также ограничения на данные, налагаемые предметной областью.

Взаимоотношения между сущностями иллюстрируется с помощью связей. Правила
и ограничения взаимоотношений описываются с помощью свойств и связей. Обычно
связи определяют либо зависимости между сущностями, либо влияние одной сущности
на другую.

Основные требования к содержанию модели:

.        Логическая модель должна отображать все сущности и связи,
значимые для той цели, ради которой мы ее рисуем.

.        Все объекты модели (и сущности, и связи) должны быть именованы.
Именование сущностей и связей должно выполняться в терминах предметной области.

.        Для связей должна быть указана кратность (один — многие).

.        Для каждой связи должно быть указано направление чтения.

На схеме 1 представлен общий алгоритм работы приложения:

В программе реализуются следующие операции:

возможность заполнения шаблона документа.

при нажатии на кнопки должен производиться ввод данных в шаблон, а так же
вывод на печать документа.

Схема 1.

2.3 Обоснование выбора программного обеспечения

Для разработки приложений можно использовать различные средства и среды
программирования. Каждая из таких сред программирования имеет свои преимущества
и недостатки. Многие из них облегчают работу программиста тем, что некоторую
часть кода прописывает сама среда. В большинстве из них есть обширное
количество графических компонентов, которые легки в использований. Для
разработки данной программы использовалась среда программирования Borland
Delphi 7, а также пакет Microsoft Office 2007.обладает мощными средствами для
разработки различных приложений, а также для приложений управляющих базами
данных. Для доступа к данным используются различные механизмы как на основе собственного
процессора баз данных BDE, так и на основе ADO, поддерживаемой Microsoft.

Одно из основных отличий Delphi от других похожих инструментов визуальной
разработки приложений заключается в наличии действительно быстрого,
эффективного компилятора. Компилятор выдает не только сообщение о ошибках, но и
огромное количество предупреждений и подсказок, которые позволяют создавать
более ясный код. Важным достоинством является также выдача одновременно
нескольких сообщений об ошибках, что позволяет быстрее исправлять их.позволяет
создавать программу, вложив максимум сил и умения в ее рабочую часть, и
всячески помогает вам в той области, где не имеет конкурентов, — в области
создания пользовательского интерфейса. Потратив некоторое время на обучение
работе Delphi, вы сможете легко и просто создавать пользовательские интерфейсы,
не сравнимые ни с какими другими, созданные с помощью традиционного
инструментария. Более того, они будут не просто элегантны, но при необходимости
будут обладать «изюминкой» в виде разработанных вами новых
управляющих элементов, что не займет у вас много сил и времени с таким
помощником, как Delphi.

Благодаря объектно-ориентированной природе Delphi вы можете создавать
свои компоненты не только с нуля, но и используя богатый набор имеющихся
компонентов. Помимо создания новых компонентов, расширяемость Delphi включает
также возможность интегрирования в среду Delphi целых подпрограмм, называемых
экспертами. Expert Interface позволяет вам дополнять среду своими пунктами меню
и диалоговыми окнами для расширения ее функциональности.

Но основным преимуществом Delphi является его среда программирования с
визуальным конструктором программ. Эта среда (вместе с объектной библиотекой
VCL) позволяет эффективно программировать под MS Windows, не отвлекаясь на
выяснение всех деталей Win API, а работать над логикой программы.

С точки зрения профессионального программиста не менее важно то, что
Delphi обладает высокоразвитыми средствами для работы с базами данных. Базы
данных позволяют эффективно управлять информацией. Delphi позволяет эффективно
создавать приложения, работающие с базами данных.

Преимущества данного языка пред другими:

. Улучшенная отладка Ваших программ. Интегрированный отладчик Delphi
имеет много полезных свойств.

. Высокоскоростной компилятор позволяет быстро и без проблем перевести
Ваши программы в машинный код. Компилятор, встроенный в Delphi является на
данный момент самым быстрым в мире.

. Визуальное построение приложений позволяет быстро и качественно создать
интерфейс Вашей программы.

. Простые и функциональные способы построения баз данных (БД).

. Разработчик программ может самостоятельно строить объекты для Delphi.
Это очень полезно для составления уникальных приложений.

Прежде всего Delphi предназначен для профессиональных разработчиков,
желающих очень быстро разрабатывать приложения в архитектуре клиент-сервер.
Delphi производит небольшие по размерам высокоэффективные исполняемые модули
(.exe и .dll), поэтому в Delphi должны быть, прежде всего, заинтересованы те,
кто разрабатывает продукты на продажу. С другой стороны небольшие по размерам и
быстро исполняемые модули означают, что требования к клиентским рабочим местам
существенно снижаются — это имеет немаловажное значение и для конечных
пользователей.

Преимущества Delphi по сравнению с аналогичными программными продуктами.

быстрота разработки приложения (RAD);

высокая производительность разработанного приложения;

низкие требования разработанного приложения к ресурсам компьютера;

наращиваемость за счет встраивания новых компонент и инструментов в среду
Delphi;

возможность разработки новых компонентов и инструментов собственными
средствами Delphi (существующие компоненты и инструменты доступны в исходных
кодах);

удачная проработка иерархии объектов.

Система программирования Delphi рассчитана на программирование различных
приложений и предоставляет большое количество компонентов для этого. К тому же
работодателей интересует, прежде всего, скорость и качество создания программ,
а эти характеристики может обеспечить только среда визуального проектирования,
способная взять на себя значительные объемы рутинной работы по подготовке
приложений, а также согласовать деятельность группы постановщиков,
кодировщиков, тестеров и технических писателей. Возможности Delphi полностью
отвечают подобным требованиям и подходят для создания систем любой сложности.

Рис1. Среда разработки визуальных приложений

Так же для вывода данных удобно использовать пакет Microsoft Office.

Microsoft Office — офисный пакет приложений, созданных корпорацией
Microsoft для операционных систем Microsoft Windows, Apple Mac OS X . В состав
этого пакета входит программное обеспечение для работы с различными типами
документов: текстами, электронными таблицами, базами данных и др. Microsoft
Office является сервером OLE объектов и его функции могут использоваться
другими приложениями, а также самими приложениями Microsoft Office.
Поддерживает скрипты и макросы, написанные на VBA.

Рассмотрим два компонента Microsoft Office, такие как Excelи Access.

За последние годы произошли значительные изменения бизнес среды. Если еще
5-7 лет назад только передовой бизнес внедрял бюджетное управление, то к
настоящему времени элементы бюджетирования стали составной частью менеджмента
многих российских предприятий. Необходимо отметить интересный феномен: первые
системы бюджетирования на платформе MS Excel активно эксплуатируются и в
настоящее время без значительных изменений.

Причин использования MS Excel для автоматизации бюджетирования на
предприятии множество. MS Excel — многофункциональное и доступное средство
обработки информации, с которым хорошо знакомы сотрудники
финансово-экономической службы. Данная программа позволяет вводить любые
формулы и использовать функции, строить взаимосвязи и прогнозы, графически и
наглядно представлять полученные данные. Новые обновления и версии офисного
пакета также открывают дополнительные возможности улучшения системы.Excel
представляет широкий диапазон средств для анализа статистических данных и
прогнозирования будущих событий. Встроенные статистические функции
(СуммЕсли,Тенденция, Предсказ, Рост и многие другие) упрощают громоздкий
механизм вычислений, выполнение анализа и получение прогнозных значений.
Например, возможно планировать объемы продаж, опираясь на данные за прошедшие
периоды с применением регрессионного анализа.

Моделирование ситуации и оценка полученных результатов могут быть
осуществлены посредством эффективного инструмента — Диспетчера сценариев.
Применение которого в рамках формирования небольшого бюджета позволяет
создавать несколько сценариев для одной модели «что-если», распределять задачу
моделирования между несколькими участниками и объединять результаты в общий
отчет.

К преимуществам электронных таблиц относится возможность импорта
информации — получение внешних данных из других источников с использованием
мастера подключения или мастера запросов, что существенно облегчает ввод данных
на этапе создания бюджетной модели и проведения план-фактного анализа.

Бесспорно, MS Excel — мощное средство, но в действительности не весь
потенциал его используется для автоматизации систем бюджетирования, и на
практике создаются упрощенные модели планирования, для которых использование MS
Excel является целесообразным. Эффективно применять MS Excel и для
бюджетирования в части планирования, контроля и анализа денежных потоков.
Однако, для средних и крупных производственных компаний, деятельность которых
сложная многопараметрическая система, этого недостаточно. Особенности
производственного процесса могут определять не всегда линейную систему
взаимозависимости множества факторов, которые формируют финансово-экономические
показатели.

2.4 Описание работы программы

Чтобы запустить программу необходимо запустить Project1.exe.

После запуска откроется главная форма программы.

На главной форме можно увидеть все компоненты, необходимые для работы
программы.

До заполнения форма выглядит так:

Рис.3

В данную форму можно занести все необходимые данные.

Такой вид имеет справка после заполнения:

При нажатии на кнопку «Занести» появляется окно, которое предлагает
занести наши данные в Microsoft Office Excel. Так же при нажатии на кнопку
«Печать», справку можно распечатать.

Рис.4

В MS Excel до заполнения справка выглядит так:

Рис.5

После заполнения справка выглядит так:

Рис.6

Заключение

Современная жизнь немыслима без эффективного управления. Важной
категорией являются системы обработки информации, от которых во многом зависит
эффективность работы любого предприятия ли учреждения.

Ни для кого ни секрет, что с каждым годом объем информации, который
приходится обрабатывать человеку, стремительно растет. Этот процесс неизбежно
сказывается на ежедневной деятельности специалистов и от того, как организована
в нем работа с массивом данных, зависит и качество, и скорость выполнения
множества рутинных операций.

В работе были проанализирована необходимость использования информационных
и коммуникационных технологий, описана предметная область, выявлена потребность
в создании автозаполнения документа, обоснован выбор программного обеспечения,
разработана программа в соответствии с требованиями технического задания.

Для создания проекта использовалась система программирования Delphi. Разработанная программа позволяет
автоматизировать процесс заполнения документа с целью …

Преимуществами данной системы программирования:

простота в оформлении;

не требуется установки;

простота в использовании;

Список используемых источников

1.   Семакин И.Г. Основы алгоритмизации и программирования:
учебник для студ.сред.проф.образования / И.Г. Семакин, А.П.Шестаков. — М.:
Издательский центр «Академия», 2008. — 400 с.

2.      Семакин И.Г., Шестаков А.П. Основы программирования:
Учебник. — М.: Мастерство, 2009.

.        Баженова И. Delphi7: Самоучитель программиста. — М.:
КУДИЦ-ОБРАЗ, 2008.

.        «Опыт развития информационной культуры учителей
средствами образовательных технологий» Т.С.
Ильина, О.Н. Шилова.

.        Портал знаний.

.        Компьютерный информационный портал.

.        Уроки по Делфи

Приложение 1

Код программы

Unit1;, Messages, SysUtils, Variants, Classes, Graphics,
Controls, Forms,, StdCtrls, ComObj, ComCtrls;= class(TForm): TButton;: TEdit;:
TDateTimePicker;: TButton;: TLabel;: TLabel;: TLabel;: TLabel;: TLabel;:
TLabel;: TLabel;: TLabel;: TLabel;: TLabel;: TLabel;: TLabel;: TLabel;:
TLabel;: TLabel;: TLabel;: TLabel;: TLabel;: TLabel;: TLabel;: TLabel;:
TLabel;: TLabel;: TLabel;: TLabel;: TLabel;: TLabel;: TLabel;: TLabel;:
TLabel;: TButton;: TLabel;: TLabel;: TLabel;: TLabel;: TDateTimePicker;:
TEdit;: TLabel;: TEdit;: TEdit;: TLabel;: TDateTimePicker;: TLabel;: TLabel;:
TEdit;FormActivate(Sender: TObject);Button1Click(Sender:
TObject);Edit1Click(Sender: TObject);Edit2Click(Sender: TObject);Edit3Click(Sender:
TObject);Button2Click(Sender: TObject);FormCreate(Sender: TObject);

{ Private declarations }

{ Public declarations };: TForm1;

{$R *.dfm}TForm1.FormActivate(Sender: TObject);

begin

//Начальное состояние устанавливаемое при запуске программы

end;TForm1.Button1Click(Sender: TObject);:variant;:=
CreateOleObject(‘Excel.Application’);.Workbooks.Open(GetCurrentDir() +
‘1.xlsx’);.sheets.item[‘лист1’].activate;.Range[‘b3’]:=»;.Range[‘b11’]:=»;.Range[‘c9’]:=»;.Range[‘a11’]:=»;.Range[‘f3’]:=»;.Range[‘b9’]:=»;.Range[‘b7’]:=»;.Range[‘e7’]:=»;

//Excel.Range[‘f6’]:=Combobox1.Items.Strings[ComboBox2.ItemIndex];.Range[‘B3’]:=edit3.Text;.Range[‘B8’]:=edit1.Text;.Range[‘F3’]:=edit4.Text;.Range[‘C9’]:=edit5.Text;.Range[‘B4’]:=edit2.Text;.Range[‘E12’]:=DateTimePicker1.date;.Range[‘B7’]:=DateTimePicker2.date;.Range[‘E7’]:=DateTimePicker3.date;

//Excel.Range[‘Dd1’]:=label1.Caption;

//Excel.Columns.AutoFit;.save;.ActiveWorkbook.Close;.Application.Quit;;TForm1.Edit1Click(Sender:
TObject);

//edit1.clear;;TForm1.Edit2Click(Sender: TObject);

//edit2.clear;;TForm1.Edit3Click(Sender: TObject);

//edit3.clear;;TForm1.Button2Click(Sender:
TObject);:variant;:=
CreateOleObject(‘Excel.Application’);.Workbooks.Open(GetCurrentDir() +
‘1.xlsx’);.sheets.item[‘лист1’].activate;.Worksheets.PrintOut;.ActiveWorkbook.Close;.Application.Quit;;TForm1.FormCreate(Sender:
TObject);;.

ВСЕРОССИЙСКИЙ
ЗАОЧНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ

КАФЕДРА
АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ ОБРАБОТКИ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ
ИНФОРМАЦИИ

Курсовая
работа

по
дисциплине «Информатика»

на
тему

«Автоматизация
работы пользователя в среде MS
Office»

Исполнитель

Специальность
Бухгалтерский

учет
и аудит

Факультет

Группа

№
зачетной
книжки

Руководитель
Г.А. Жуков

Москва

2002

1. Принципы
   работы программных продуктов семейства
   MS
   Office.

Несмотря
на разнообразие появившихся версий
программных продуктов семейства MS
Office,
в них заложены единые принципы построения
работы с ними. Это позволяет, овладев
одним средством, в дальнейшем достаточно
легко освоить его новые версии.

Краткие
сведения о текстовом редакторе Word.

Текстовые
процессоры, ярким представителем которых
является текстовый редактор Word,
— это универсальная программная среда
для работы с текстовыми документами.

История
разработки подобных программных средств
базируется на стремлении упростить
работу с различными видами документов
(печатными изданиями, документами,
докладами, диссертациями, рефератами
и т.д.)

Создан
широкий спектр программ, ориентированных
на решение этих проблем. Одни предназначены
для оформления небольших документов
простой структуры, другие – для набора
и подготовки к типографскому изданию
книг и журналов.

Текстовый
редактор Word
предоставляет человеку разнообразные
возможности, как при подготовке текстов,
так и при манипулировании с готовыми
текстовыми документами, сохраненными
на различных носителях. Из фрагментов
готовых текстов можно формировать новые
тексты; в тексты можно внедрять различные
объекты, созданные в других приложениях;
текстовые документы можно передавать
по линиям связи локальных и глобальных
компьютерных сетей.

Для
редактора Word
можно отметить следующие возможности,
как правило, присущие и другим текстовым
процессорам:

• использование
  разнообразных шрифтов и их начертаний
  (полужирное, курсивное, контурное, с
  тенью, надстрочное, подстрочное, с
  разрядкой или уплотнением, в разном
  цвете и т.п.);

• использование
  в одном документе символов алфавитов
  разных языков (кириллицы, латиницы,
  греческого, арабского, еврейского и
  т.д.);

• редактирование
  текста и проверка правописания
  (орфографии и грамматики);

• автоматическое
  разбиение документа на страницы,
  введение заголовков страниц (верхних
  и нижних колонтитулов), сносок;

• встроенный
  инструментарий деловой графики
  (позволяющий включать в текст схемы,
  чертежи, диаграммы);

• разнообразные
  инструменты форматирования готового
  текста (выравнивания, колонки, нумерация);

• введение
  ступенчатого, многоуровневого оглавления;

• поиск
  и замена фрагмента текста;

• работа
  с несколькими документами одновременно,
  в том числе с документами разных сред
  (текстом, электронными таблицами,
  графикой, базами данных).

Кроме
этого в редакторе Word
имеется широкий выбор средств
автоматизации, упрощающих выполнение
типичных задач:

• работа
  с макропоследовательностями символов;

• автозамена
  опечаток при вводе;

• автоматическое
  форматирование текста при вводе
  (автоформат);

• автоматическое
  предложение полного варианта даты, а
  также слова или фразы из списка автотекста
  после ввода нескольких или первых букв
  (автозавершение);

• автоматический
  анализ документа с целью выделения его
  ключевых положений, на основании
  которого составляется автореферат;

• возможность
  создания стилей;

• автоматическое
  предоставление советов и справочных
  сведений, которые могут понадобиться
  по ходу выполнения задачи (помощник);

• наличие
  мастера писем, календарей, повесток,
  резюме, конвертов, факсов, облегчающих
  работу по созданию документов.

Основные
объекты документа Word.

На
рисунке 3.1 представлены объекты
документов, создаваемых в среде текстового
процессора Word.

Их
условно можно разделить на объекты,
созданные:

• в
  среде самого текстового процессора;

• в
  других средах и внедренные в документ
  Word.

  
  ОБЪЕКТЫ

  ТЕКСТОВОГО
  ДОКУМЕНТА

  
  Созданные
  в среде
  

  текстового
  процессора

  
  Созданные
  в других средах

  и
  внедренные в документ

  
  
  
  

  Текст

  Векторный
  рисунок

  Таблица

  
  
  
  

  Текст

  Таблица

  Диаграмма

  
  
  
  

  Растровый
  рисунок

  Выборка
  базы данных

  
  

Рис.
3.1. Объекты
текстового документа

Основным
объектом Word
является текст, представляющий собой
символьную информацию, а именно:

• символы;

• слова;

• символьные
  абзацы;

• фрагменты
  текста 9выделенные блоки).

Редактор
Word
обеспечивает работу с каждой из этих
структур, как с единым целым. Кроме того,
этот редактор имеет встроенный
инструментарий деловой графики и
множество приложений, позволяющих, не
выходя их основной программы, генерировать
автофигуры, таблицы, создавать диаграммы,
структурные схемы и формулы.

Word
предоставляет пользователю возможность
вставлять в текстовый документ фрагменты
из документов, созданных в других
программных средах, например в графическом
редакторе Paint,
в табличном процессоре Excel,
в системе управления базами данных
Access
и других.

Несмотря
на то, что документ, созданный таким
образом, состоит из разнотипных данных,
он ведет себя как целостное образование.
Его можно печатать, хранить, пересылать
и производить с ним любые другие действия,
как с обычным документом. Подобные
документы получили название составных
ли интегрированных документов.

Табличный
процессор Excel.

С
табличным представлением данных мы
сталкиваемся во многих сферах деятельности,
начиная с бытовых нужд и кончая
бухгалтерскими или научными расчетами.

Программное
обеспечение, называемое системой
обработки электронных таблиц или
табличным процессором, позволяет
автоматизировать рутинные операции
выполнения однородных вычислений и
пересчета с изменяющимися исходными
данными.

В
ячейки электронной таблицы можно вносить
различную информацию: текст, числа и
формулы.

Ячейки
могут содержать независимые данные,
которые, как правило, заносятся вручную
или загружаются из некоторого файла
данных. Эти данные могут использоваться
как исходные для вычисления значений
других ячеек. В ячейки с вычисляемыми
значениями заносят формулы для вычислений.
Пользователь обычно видит на экране
результаты вычислений по заданным
формулам. При каждом изменении ячеек
производится автоматический пересчет
во всех ячейках, связанных с изменяемыми
правилами вычислений.

Современные
табличные процессоры, к которым можно
причислить и Excel,
предоставляют пользователю следующие
возможности:

• работа
  с «рабочими книгами» (совокупностью
  таблиц);

• задание
  в таблицах чисел и формул, пересчет
  значений вычисляемых ячеек при изменениях
  исходных данных;

• построение
  диаграмм по данным таблиц;

• большой
  набор встроенных функций;

• автоматическое
  заполнение ячеек последовательностями
  (дни недели, месяцы и т.п.);

• возможность
  работы с внешними базами данных;

• управление
  параметрами текста;

• вывод
  таблиц на печать;

• возможность
  создания макросов (серии команд,
  сгруппированных вместе для упрощения
  работы);

• проверка
  орфографии;

• поиск,
  сортировка и систематизация информации,
  то есть использование электронной
  таблицы в качестве простейшей базы
  данных.

Следует
еще раз подчеркнуть, что электронная
таблица позволяет не только автоматически
выполнять расчеты, но и является очень
эффективным средством для проведения
численного моделирования. Меняя во
всевозможных сочетаниях значения
исходных параметров, можно наблюдать
за изменением выходных данных и
анализировать полученные результаты.
Табличный процессор мгновенно
предоставляет множество вариантов
решений, на основе которых можно выбрать
наиболее приемлемое.

Все
эти качества позволяют считать табличный
процессор обязательным элементом
автоматизации учреждений и управленческой
деятельности.

Основные
объекты документа электронных таблиц.

Документы,
создаваемые в среде табличного процессора
Excel
содержат таблицы и диаграммы (рис. 3.2.).

ОБЪЕКТЫ
ТАБЛИЧНОГО ДОКУМЕНТА

Таблица

Диаграмма

Столбец

Строка

Ряд

Ось

Блок
ячеек

Ячейка

Заголовок

Область
построения

Легенда

Рис.
3.2. Объекты
табличного документа

Диаграммы
являются наглядным средством представления
данных и облегчают выполнение сравнений
данных, выявление закономерностей и
т.д. Например, вместо анализа нескольких
столбцов чисел на листе, можно, взглянув
на диаграмму, узнать, падают или растут
цены на товар повседневного спроса или
сравнить затраты предприятия по различным
позициям.

Чтобы
создать диаграмму, следует, прежде
всего, ввести данные в таблицу, а затем
выделить в таблице область, по данным
которой будет строиться диаграмма. Для
пошагового создания диаграммы средой
предлагается Мастер
диаграмм.

Диаграмму
можно создать на отдельном листе или
поместить в качестве внедренного объекта
на лист с данными. В связи с этим различают
два вида диаграмм:

• внедрённые
  диаграммы;

• диаграммные
  листы.

Внедренная
диаграмма рассматривается как графический
объект и сохраняется в качестве части
листа, на котором она создана. Внедренные
диаграммы следует использовать в
случаях, когда требуется отобразить
или напечатать одну или несколько
диаграмм вместе с данными листа.

Лист
диаграммы – это отдельный лист в книге,
имеющий собственное имя. Листы диаграмм
следует использовать в случаях, когда
требуется посмотреть или изменить
большие или сложные диаграммы отдельно
от данных или, когда требуется сохранить
пространство экрана для работы с листом.

Независимо
от способа размещения, диаграмма является
связанной с исходными данными на листе,
то есть при обновлении данных обновляется
и созданная на их основе диаграмма.

Основные
режимы работы в Excel.

Режимы
работы Excel обеспечивают:

• ввод
  и последующее хранение данных и связей
  между ними;

• редактирование
  данных при вводе;

• автоматический
  пересчет результатов при изменении
  исходных данных;

• построение
  диаграмм, представляющих числовые
  данные в наглядном виде;

• автоматическое
  изменение диаграмм при изменении
  данных, по которым они построены.

Электронные
таблицы являются обязательным атрибутом
офисного и программного обеспечения.
Во-первых, их можно использовать для
хранения и упорядочения данных, то есть
как форму отчетности. Во-вторых,
электронные таблицы позволяют
автоматизировать рутинные однотипные
вычисления. В-третьих, по табличным
данным можно построить диаграммы,
позволяющие анализировать эти данные
самым доступным способом – визуально.

Рассмотрев
наиболее распространенные среди
пользователей программы нельзя не
остановиться на других программах,
входящих в пакет MS
Office.

Электронный
офис.

Программная
среда Microsoft
Outlook
пришла на смену разнообразным видам
блокнотов и записных книжек, которые
использовали руководители и секретари
для организации своей работы. Так, для
хранения сведений о различных людях и
организациях использовались телефонные
книжки, для планирования ежедневных
встреч и дел – еженедельники, для
временных записей – блокноты для
заметок. Помимо перечисленных видов
блокнотов составлялись планы работы
на одну неделю, на один месяц, на год и
т.д.

Программа
Microsoft
Outlook
предназначена для организации документов
и планирования задач, в том числе для
отправки почты, планирования встреч,
событий и собраний, ведения списка
контактов и списка задач, а также учета
всех выполненных работ.

Информация,
с которой работает пользователь в среде
Outlook,
организована в виде папок, которые по
назначению аналогичны своим бумажным
предшественникам. Удобные способы
представления информации, её поиска,
средства напоминания, предлагаемые
средой Outlook
, могут помочь эффективно организовать
работу пользователя. Среду Outlook
может использовать и руководитель, и
секретарь, и другие сотрудники.

Основными
элементами информации, с которыми
работает среда Outlook,
являются папки Контакты,
Календарь, Задачи, Заметки, Дневник.

Папка
Контакты является хранилищем сведений
и данных о людях, с которыми поддерживаются
деловые и личные отношения.

В
среде Outlook
для планирования встреч, собраний и
событий и установления времени их
проведения предназначена папка Календарь.

Для
описания сведений о задаче (задача —
дело, которое надо выполнить) и организации
решения задач используется папка Задачи.

Телефонные
звонки, а также вся работа по созданию
и обработке различных документов на
компьютере фиксируется в папке Дневник.

Основными
действиями, которые можно выполнять
над элементами в среде Outlook,
являются:

• создать;

• установить
  и изменить параметры;

• выделить,
  скопировать, вставить копию, удалить;

• пометить
  как выполненный;

• переслать
  другому лицу;

• прикрепить
  документ;

• связать
  с контактом.

Программная
среда Outlook
позволяет организовать как личную
работу каждого пользователя, так и
групповую работу (если это необходимо
для группы сотрудников организации).
Групповая работа предполагает возможность
работы с одними и теми же документами.

Для
организации групповой работы сотрудников
необходимо, чтобы на предприятии была
организована сеть и установлены общие
правила адресации и пересылки файлов
по сети от одного сотрудника другим.
Этими вопросами занимается специальный
сотрудник – администратор сети.

Базы
данных в офисе.

Человеку
свойственно систематизировать информацию
обо всем, что его окружает – о растениях,
животных, химических элементах,
механизмах. Созданы многотомные
справочники по самым разным областям
человеческого знания.

Современные
компьютерные технологии позволяют
организовать хранение разнообразной
информации на компьютере в электронном
виде. Для хранения и обработки большого
количества информации используются
специальные программы, называемые
системами
управления базами данных (СУБД).

Под
базой данных следует понимать некую
совокупность специальным образом
организованных данных, которые хранятся
на каком-либо материальном носителе.
Важно то, что это не набор разрозненных
данных. Данные обязательно должны быть
связаны между собой так, чтобы человек
мог составить представление о каком-либо
объекте, явлении или процессе.

Данные,
находящиеся в одной базе данных, должны
быть связаны между собой по смыслу,
логически. Это достигается путем
группировки (объединения) их по
определенным признакам. Такой процесс
получил название структурирования
данных. Следует заметить, что в результате
структурирования данных должна появиться
база данных в компьютерном или
некомпьютерном варианте. Это определяется
тем, был ли при этом использован компьютер.
У любой базы данных должно быть имя.

Для
организации работы базы данных создан
специальный комплекс программ, получивший
название СУБД (система управления базами
данных). Она предоставляет пользователю
различные возможности поиска, сортировки,
модификации и редактирования данных.
Прикладные программы СУБД достаточно
разнообразны. Рассмотрим работу СУБД
Access,
входящей в состав комплекса прикладных
программ Microsoft
Office.

Из
всех творений компании Microsoft
бухгалтерам более всего знакомы текстовый
редактор Word
и табличный процессор Excel.
С помощью последнего некоторые даже
ухитряются автоматизировать учет на
предприятии. А одно приложение из
популярного пакета Microsoft
Office
большинством пользователей незаслуженно
забыто. Речь идет о системе управления
базами данных (СУБД) под названием
Access.

Что
такое база данных? Говоря просто, это
огромное (или не очень) количество
информации, в котором тем не менее удобно
ориентироваться и искать то, что нужно.
Поскольку с большинством регистров
бухгалтерского учета удобнее работать
в электронном виде, бухгалтер вполне
может вести, скажем, журнал регистрации
счетов-фактур или Главную книгу в
созданной для этого базе данных.
Бесспорно, можно обойтись и таблицами
Excel,
но в этой программе отсутствуют такие
возможности, как построение запросов,
работа со списками и многие другие,
реализованные Access.

К
инструментам СУБД можно отнести:

• главное
  окно базы данных;

• инструменты
  для создания таблиц;

• инструменты
  управления видом представления базы
  данных;

• инструменты
  обработки данных;

• инструменты
  вывода данных.

Работа
с базой данных начинается с создания
таблиц. Их может быть несколько. Таблицы
являются основным хранилищем информации.

На
всех этапах работ можно проводить
редактирование таблицы, которое
подразумевает:

• изменение
  структуры: добавление и удаление полей;

• изменение
  типов и свойств полей;

• редактирование
  данных: исправление неточных данных,
  добавление записей.

Таблица
характеризуется именем, структурой и
количеством записей.

Панель
инструментов в Access
аналогична той, что имеется в программе
Word.
Однако на этом сходство заканчивается.
В отличие от текстового документа базу
данных (БД) надо сначала назвать, сохранить
на диске, а потом уже наполнять содержанием.

На
небольших предприятиях некоторые
участки работы бухгалтеры автоматизируют
своими силами. Если для хранения
информации используются базы данных,
то их удобно создавать с помощью программы
Access.
Освоить
Access
на пользовательском уровне можно
самостоятельно.

Заключение

Возрастающая
интенсивность информационных потоков
и повышение требований оперативности
реагирования на поступающую информацию
диктуют новые подходы к организации
управления в организациях любого уровня.

В
современном обществе решение возникающих
проблем возможно только за счет активного
использования новых информационных
технологий на базе персональных
компьютеров и компьютерных сетей.

Работа
пользователя с программными продуктами
должна быть по возможности комфортной
и осуществляться в соответствующей
программно — технической среде (тип
процессора, объем оперативной др.).

Для
работы пользователя большое значение
имеет пользовательский интерфейс (вид,
размер и местоположение основного
экрана, функции обработки, доступные
через систему меню, панели инструментов
и т. п.). Как правило, интерфейс прикладных
программных продуктов MS
Office
строится по типу графического,
ориентированного на среду Windows, интерфейса
с развитыми элементами управления:
командные кнопки, выпадающие меню,
переключатели и т. п.

Программные
продукты должны гарантировать надежную
и безопасную работу как для компьютера,
так и для информационной системы
пользователя (сохранность устройств
компьютера, программного обеспечения,
хранимых данных). Программные продукты
MS
Office соответствуют
всем современным требованиям, что
подтверждается их широким применением
в работе пользователей.

Прикладные
программные продукты Microsoft
Office
автоматизируют деятельность специалистов
(экономистов, менеджеров, бухгалтеров,
агентов и т. д.) предметных областей.
Сформировалась тенденция на создание
автоматизированных рабочих мест,
полностью поддерживающих всю
профессиональную деятельность конечного
пользователя в компьютерной среде.

Практическая
часть

1.

Общая
характеристика задачи

Используя
ППП на ПК, необходимо построить таблицу
по приведенной ниже форме (рис.2.1). Для
получения значений граф 5,7 и 8 используйте
расчетные формулы. Результаты округлить
до двух знаков после запятой, используя
функцию ОКРУГЛ.

Рассчитайте
процент скидки по каждому наименованию
продукции исходя из того, что процент
скидки назначается в зависимости от
последней цифры номенклатурного номера:
1 — 5%, 2 — 7%, 3 — 10%, 4 — 15%, 5 — 20%. Для расчета
используйте функцию ПРОСМОТР (или ЕСЛИ),
а для определения последней цифры
номенклатурного номера — функцию ОСТАТ.

Введите
текущее значение даты между таблицей
и её названием.

По
данным таблицы (графы 2,5 и постройте
гистограмму с заголовком, названием
осей координат и легендой.

Рис.
2.1. Ведомость
расчета стоимости продукции с учетом
скидки

Расчетные
формулы:

гр.
5 = гр. 3 х гр. 4;

гр.
7 = гр. 5 х гр. 6 / 100;

гр.
8 = гр. 5 — гр. 7

2.

Выбор
ППП

Для
решения экономической задачи используется
прикладная программа Microsoft
Office — табличный процессор
Excel.

Табличный
процессор Excel
является одним из наиболее популярных
пакетов программ, предназначенных для
создания табличных документов. Он
обладает мощными вычислительными
возможностями, средствами деловой
графики, обработки текстов, ведения
базы данных.

Работа
с табличным процессором Excel
позволяет:

• использовать
  для хранения взаимосвязанных таблиц
  рабочую книгу, состоящую из отдельных
  листов, которые можно в процессе работы
  удалять, переименовывать, переставлять
  местами, копировать и скрывать;

• применять
  средства корректировки данных, в таблице
  используя широкий спектр возможностей
  работы с фрагментами;

• для
  расчетов, помимо написания формул,
  использовать большой набор встроенных
  функций, для задания которых может
  применяться Мастер функций;

• применять
  имена для ссылки на часто используемые
  диапазоны ячеек;

• оформлять
  таблицы с применением разнообразных
  шрифтов, выравнивания текста и чисел,
  изменения ширины столбцов и высоты
  строк, затенения и обрамления ячеек;
  Excel
  позволяет также применять встроенные
  форматы оформления таблиц
  (автоформатирование);

• применять
  разнообразные форматы отображения
  числовых данных;

• для
  графического представления данных
  рабочего листа применять различные
  диаграммы; должным образом оформлять
  их и печатать;

• дополнять
  рабочие книги рисунками и другими
  графическими объектами для демонстрации
  данных, диаграмм и графических объектов;

• выполнять
  свод данных из нескольких таблиц путем
  их консолидации;

• сортировать
  данные в таблице, выполнять отбор данных
  из таблицы по определенному критерию;

• вводить
  и корректировать информации в таблице
  с использованием формы данных;

• автоматически
  рассчитывать промежуточные итоги;

• решать
  задачи по оптимизации данных, проводить
  статистический анализ данных;

• осуществлять
  обмен данными с другими приложениями.

3.

Описание
алгоритма решения задачи

Присвоим
показателям задачи условные обозначения:

• К
  – количество;

• Ц
  – цена;

• С
  – сумма;

• Пц
  – процент скидки (по условию);

• Сск
  – сумма скидки;

• Ст
  – стоимость с учетом скидки.

Используя
данные обозначения можем составить
формулы для расчета неизвестных
показателей:

1. С
   = К х Ц

2. Сск
   = С х Пц / 100

3. Ст
   = С — Сск

Неформализованное
описание решения задачи может быть
представлено в следующем виде (рис.3.1.).

Количество

Цена

Сумма

Сумма
скидки

Стоимость
с учетом скидки

Рис.
3.1. Неформализованное
описание решения задачи

4.
Проектирование форм выходных документов
и графическое представление данных по
задаче

1. Для
   запуска программы нажать кнопку Пуск
   и в перечне Программы выбрать название
   Microsoft
   Excel.

2. Сохранить
   файл как рабочую книгу. Для этого
   выполнить последовательно следующие
   действия:

• щелкнуть
  мышью на имени меню Файл;

• строка
  Сохранить как…;

• в
  окне Сохранение документа — Имя файла:
  Ведомость (имя, присвоенное данному
  файлу);

1. Далее
   выполнение задачи производится в среде
   табличного процессора. Приложение:

• структура
  шаблона таблицы «Ведомость расчета
  стоимости продукции с учетом скидки»
  (рис.3.2);

• расположение
  таблицы с исходными данными на рабочих
  листах Ms
  Excel «Ведомость
  расчета стоимости продукции с учетом
  скидки» (рис.3.3);

• таблица
  с исходными данными «Ведомость расчета
  стоимости продукции с учетом скидки»
  (рис.3.4);

• шаблон
  таблицы «Ведомость
  расчета стоимости продукции с учетом
  скидки» (рис.3.6);

• таблица
  с итоговыми данными расчета «Ведомость
  расчета стоимости продукции с учетом
  скидки» (рис.3.5).

6.
Инструкция пользователя

Для
применения данного документа в работе
необходимо последовательно выполнить
следующие действия:

—
запустить Excel:
команда Пуск Программы Microsoft
Excel;

—
в меню: Файл Открыть Ведомость (имя
файла);

Перед
Вами рабочая таблица. Для расчета
стоимости продукции с учетом скидки в
графу 2 внесите необходимые данные.
Программа автоматически рассчитает
итоговые суммы, которые можно увидеть
в графе 8. Сумма скидки будет отражена
в графе 7.

17.05.2002
г.__________________

Литература

1. Экономическая
   информатика и вычислительная техника

Под
редакцией В.П. Косарева и Ю.М. Королева.

Москва,
Издательство «Перспектива», 2000г.

1. Компьютерное
   делопроизводство

Н.В.
Макарова, Г.С. Николайчук, Ю.Ф. Титова

Санкт-Петербург,
Издательский дом «Питер», 2002г.

3.
Практикум по экономической информатике.

Под
редакцией проф. Шуремова Е.Л., доц.
Тимаковой Н.А., доц. Мамонтовой Е.А.

Москва,
издательство «Перспектива», 2000г.

4.Журнал
«Московский бухгалтер» № 4, 2002г.

Министерство образования  и молодежной политики Рязанской
области

Областное 
государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение

«Ряжский колледж имени Героя Советского Союза
А.М.Серебрякова»

Методическая разработка

на тему
«Автоматизация расчетов в MS Excel для курсовой работы «Бизнес-план малого
предприятия»

по
дисциплине Экономика организации

для студентов,
обучающихся по специальности 08.02.05 Строительство и эксплуатация
автомобильных дорог и аэродромов

Выполнил преподаватель: А.С. Завгородняя

Рассмотрена на заседании цикловой
комиссии специальных дисциплин по специальности

38.02.01 Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям).

Протокол № _______ от «____»_________________
201___ г. Председатель цикловой комиссии __________________ Косых Г.В.

2020
г.

Содержание

Введение……………………………………………………………….….3

1.    
Разработка формы ввода данных……………………………….………4

2.    
Ввод исходных данных…………………………………………….……5

3.    
Ввод формул в ячейки электронной таблицы……………….…………6

4.    
Оценка результата и применение его в работе……………….….…….8

Литература………………………………………………………………10

ВВЕДЕНИЕ

Цель написания
курсовой работы «Бизнес-план малого предприятия» отвечает целям и задачам
учебной дисциплины Экономика организации в формировании и развитии
профессиональных и общих компетенций обучающихся по специальности 08.02.05
Строительство и эксплуатация автомобильных дорог и аэродромов. Расчеты являются
существенной частью курсовой работы.  Правильность их выполнения является одним
из критериев оценки работы.

Цель методической
разработки — автоматизация расчетов в MS Excel для курсовой работы «Бизнес-план
малого предприятия», что существенно облегчит написание и проверку расчетов. 

Автоматизация расчетов:

•     
позволяет рационально организовать выполнение курсовой работы;

•     
формирует навыки работы с MS Excel;

•     
облегчает процесс решения трудоемких экономических задач;

•      сокращает время выполнения расчетов;

•     
сводит к минимуму вероятность ошибки;

•      значительно улучшает качество результатов.

Общеизвестно, что
Microsoft Excel обладает инструментарием для осуществления
экономико-статистических расчетов, визуализации, программирования на VBA. Нами
разработано прикладное решение, позволяющее организовать базу данных,
предназначенную для сбора, хранения, накопления и актуализации информации.

1.    
РАЗРАБОТКА ФОРМЫ ВВОДА ДАННЫХ

Для облегчения
ввода данных в таблицу в Excel применяются формы, разработанные в соответствии
с таблицами курсовой работы (рис. 1, 2). Это позволяет повысить объем
выполняемой работы и минимизировать ошибки.

Рис. 1. Форма Локальная смета в MS Excel.

Рис.
2. Форма Расчет фактической заработной платы бригады по КТУ.

2.     ВВОД
ИСХОДНЫХ ДАННЫХ

Рабочие книги
позволяют организовать базу данных. Данные вводятся в электронные таблицы
Microsoft Excel в соответствии с совокупностью показателей исходных данных.
Электронные таблицы Microsoft Excel

накапливают и поддерживают актуальность данных (рис.
3, 4).

Рис. 3. Ввод исходных данных в форму Локальная
смета.

Рис. 4. Ввод
исходных данных в форму Расчет амортизационных отчислений на полное
восстановление и ремонтного фонда.

3.    
ВВОД ФОРМУЛ В ЯЧЕЙКИ ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЫ

Решение задач курсовой
работы предполагает осуществление расчетов. Microsoft Excel обладает инструментарием для расчетов — это формулы,
устанавливающие связи между ячейками. Потому изменение значения ячейки
провоцирует изменение значений в связанных ячейках в соответствии с выбранной
формулой (рис. 5, 6).

Рис. 5. Ввод формул в форму
Локальная смета.

Рис. 6. Ввод формул в форму Расчет структуры
оборотного капитала подрядчика.

4.    
ОЦЕНКА РЕЗУЛЬТАТА И ПРИМЕНЕНИЕ ЕГО В РАБОТЕ

Аналитическая
обработка данных предполагает использование определенных инструментов
разработки, программных алгоритмов, позволяющих составлять прогноз,
группировать данные по указанным пользователем параметрам, по периоду времени. Средства визуализации Microsoft Excel диаграммы,
графики как способы графического представления табличных данных решают задачи
визуальной аналитики (рис.

7, 8).

Рис. 7. Оценка
результата и применение в работе формы Локальная смета.

Рис. 8. Оценка
результата и применение в работе формы Расчет структуры оборотного капитала
подрядчика.

Таким образом
производится автоматизация всех расчетов курсовой работы «Бизнес-план малого
предприятия».

Литература

1.    
Методические указания к курсовой работе «Бизнес-план малого
предприятия» по дисциплине Экономика организации, 2019 г.

2.    
Уокенбах, Джон 2010. Библия пользователя: Пер. с англ. – М.:

Вильямс, 2011. – 912 с.: ил.

МИНИСТЕРСТВО
ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

Федеральное
государственное бюджетное образовательное
учреждение высшего профессионального
образования

Воронежская
государственная лесотехническая
академия

Кафедра Вычислительной
техники и информационных систем

Курсовая работа

По дисциплине:
«Информационные технологии»

На тему: « »

Выполнил: Котельников
М.В.

студент группы
АП2-131-ОБ

факультет
Механический

специальность АП

Проверил:

ст. преподаватель

Меерсон В.Э.

Воронеж

2013Г. Содержание

Содержание 2

Введение 3

Теоретическая
часть 2

Использование
функций и построение диаграмм в программе
Microsoft Excel 2

Заключение 8

Список
литературы 9

Приложение
1 2

Приложение
2 3

Приложение
4 5

Введение

Среди офисных
программ электронные таблицы занимают
видное место. На протяжении двадцати
последних лет программы постоянно
усовершенствовались охватывали
автоматизацией все большее число
операций с многочисленными рядами
чисел.

Excel
2000 – это надежный рабочий инструмент
для пользователей, вынужденных ежедневно
отслеживать изменения в цифровых потоках
данных биржевых сводок, цен купли-продажи,
доходов-расходов предприятий.

Microsoft
Excel
– мощное программное средство для
работы с таблицами данных, позволяющие
упорядочивать, вычислять анализировать
различные виды данных и представлять
их в графическом виде (графики, диаграммы).
Программу Excel используют для составления
бюджетов и финансовых отчетов, а также
для сортировки длиннейших списков в
считанные секунды.

Каждый, кто работает
с цифрами, почувствует себя в среде
Excel как рыба в воде.

С
помощью электронных таблиц Excel можно
впечатывать числа строку за строкой и
столбец за столбцом, будучи вполне
уверенным в том, что Excel правильно сложит,
вычтет, умножит, разделит и вообще
обойдется с ними как следует.

Целью курсовой
работы является более глубокое изучение
программы Excel
при работе с формулами.

Задачей
работы-расчет семейного бюджета
средствами Excel.

Теоретическая часть

Excel –
это широко распространенная компьютерная
программа. Нужна она для проведения
расчетов, составления таблиц и диаграмм,
вычисления простых и сложных функций.

На
большинстве компьютеров есть набор
(пакет) программ Microsoft Office. Эти программы
принято называть «офисными», так как
они незаменимы при работе в офисе. Самые
популярные офисные программы – Microsoft
Word и Microsoft Excel.

Excel –
это программа, которая нужна, в первую
очередь, бухгалтерам и экономистом.
Ведь в ней можно составлять таблицы
(отчеты), производить вычисления любой
сложности, составлять диаграммы. Причем,
все это можно сделать без особого труда
и невероятных познаний.

Можно
сказать, что Excel – это большой и мощный
калькулятор с множеством функций и
возможностей. Но это вовсе не означает,
что Вам нужно уметь пользоваться всем
тем, что «умеет» эта программа. Большинству
людей достаточно базовых знаний, получить
которые Вы сможете из следующих уроков.

Программа
Microsoft Excel представляет из себя большую
таблицу, в которую можно вносить данные,
то есть печатать слова и цифры. Также,
используя функции этой программы, можно
производить с цифрами разные манипуляции
(складывать, вычитать, умножать, делить
и многое другое).

Многие
думают, что Excel – это только таблицы. То
есть они убеждены, что все таблицы на
компьютере составляются только в этой
программе. Это не совсем верно.

Excel представляет
из себя таблицу. Эта программа нужна, в
первую очередь, для вычислений. Если
требуется не только расчертить таблицу
со словами и цифрами, но еще и произвести
с цифрами какие-либо действия (сложить,
умножить, вычислить процент и т.д), то
тогда Вам нужно воспользоваться
программой Microsoft Excel. А если же Вам нужно
составить таблицу без вычислений, то
есть ввести уже готовые данные, то
быстрее и удобнее это сделать в программе
Microsoft Word.

В 1982
году Microsoft
запустила на рынок свой первый
электронный табличный
процессор Multiplan,
который был очень популярен на CP/M системах,
но на MS-DOS системах
он уступал Lotus
1-2-3.
Первая версия Excel предназначалась
для Mac и
была выпущена в 1985
году,
а первая версия для Windows была выпущена
в ноябре
1987 года.
Lotus не торопилась выпускать 1-2-3 под
Windows, и Excel с 1988
года начала
обходить по продажам 1-2-3, что в конечном
итоге помогло Microsoft достичь позиций
ведущего разработчика программного
обеспечения. Microsoft укрепляла свое
преимущество с выпуском каждой новой
версии, что имело место примерно каждые
два года. Текущая версия для платформы
Windows — Excel 15, также известная как
Microsoft Office Excel 2013. Текущая версия для
платформы Mac OS X — Microsoft Excel 2011.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #