Автоматическое заполнения шаблонов excel - Word и Excel

Автоматическое заполнение ячеек листа данными

Функция автозаполнения позволяет заполнять ячейки данными на основе шаблона или данных в других ячейках.

Другие видеоуроки от Майка Гирвина в YouTube на канале excelisfun

Выделите одну или несколько ячеек, которые необходимо использовать в качестве основы для заполнения других ячеек.

Например, если требуется задать последовательность 1, 2, 3, 4, 5…, введите в первые две ячейки значения 1 и 2. Если необходима последовательность 2, 4, 6, 8…, введите 2 и 4.

Если необходима последовательность 2, 2, 2, 2…, введите значение 2 только в первую ячейку.
Перетащите маркер заполнения .
При необходимости щелкните значок Параметры автозаполнения и выберите подходящий вариант.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.

Нужна дополнительная помощь?

Источник

Содержание

Работа автозаполнения в Эксель
- Автозаполнение ячеек числами
- Инструмент «Заполнить»
- Автозаполнение формулами
- Автозаполнение другими значениями
- Добавление собственных списков
Вопросы и ответы

Мало кому понравится долго и монотонно вводить одинаковые или однотипные данные в таблицу. Это довольно скучная работа, забирающая большое количество времени. В программе Excel имеется возможность автоматизировать ввод таких данных. Для этого предусмотрена функция автозаполнения ячеек. Посмотрим, как она работает.

Работа автозаполнения в Эксель

Автозаполнение в Microsoft Excel осуществляется с помощью специального маркера заполнения. Для того, чтобы вызвать этот инструмент нужно навести курсор на нижний правый край любой ячейки. Появится небольшой черный крестик. Это и есть маркер заполнения. Нужно просто зажать левую кнопку мыши и потянуть в ту сторону листа, где вы хотите заполнить ячейки.

То, как будут заполняться ячейки, уже зависит от того типа данных, который находится в исходной ячейке. Например, если там будет обычный текст в виде слов, то при перетягивании с помощью маркера заполнения производится его копирование в другие ячейки листа.

Автозаполнение ячеек числами

Чаще всего автозаполнение используется для ввода большого массива чисел, которые следуют по порядку. Например, в определенной ячейке стоит цифра 1, а нам нужно пронумеровать ячейки от 1 до 100.

Активируем маркер заполнения и проводим им вниз на необходимое количество ячеек.

Но, как видим, во все ячейки скопировалась только единица. Кликаем на значок, который находится снизу слева от заполненной области и называется «Параметры автозаполнения».

В открывшемся списке устанавливаем переключатель в пункт «Заполнить».

Как видим, после этого весь нужный диапазон заполнился числами по порядку.

Но можно сделать ещё проще. Вам не нужно будет вызывать параметры автозаполнения. Для этого, когда тянете маркер заполнения вниз, то кроме зажатой левой кнопки мыши, нужно зажать ещё кнопку Ctrl на клавиатуре. После этого, заполнение ячеек числами по порядку происходит сразу же.

Существует также способ сделать автозаполнения ряда прогрессии.

Вносим в соседние ячейки два первых числа прогрессии.

Выделяем их. С помощью маркера заполнения вносим данные в другие ячейки.

Как видим, создается последовательный ряд чисел с заданным шагом.

Инструмент «Заполнить»

В программе Excel есть также отдельный инструмент, которые называется «Заполнить». Расположен он на ленте во вкладке «Главная» в блоке инструментов «Редактирование».

Заносим данные в любую ячейку, а затем выделяем её и диапазон ячеек, который собираемся заполнить.

Жмем на кнопку «Заполнить». В появившемся списке выбираем то направление, в которои следует заполнить ячейки.

Как видим, после этих действий данные из одной ячейки были скопированы во все остальные.

С помощью данного инструмента можно также заполнить ячейки прогрессией.

Заносим число в ячейку и выделяем диапазон ячеек, который будет заполняться данными. Жмем на кнопку «Заполнить», а в появившемся списке выбираем пункт «Прогрессия».

Открывается окно настройки прогрессии. Здесь нужно произвести ряд манипуляций:
- выбрать расположение прогрессии (по столбцам или по строкам);
- тип (геометрическая, арифметическая, даты, автозаполнение);
- установить шаг (по умолчанию он равен 1);
- установить предельное значение (необязательный параметр).
Кроме того, в отдельных случаях, устанавливаются единицы измерения.

Когда все настройки внесены, жмем на кнопку «OK».

Как видим, после этого весь выделенный диапазон ячеек заполняется согласно установленными вами правилами прогрессии.

Автозаполнение формулами

Одним из основных инструментов Excel являются формулы. При наличии в таблице большого числа одинаковых формул можно также воспользоваться функцией автозаполнения. Суть не меняется. Нужно тем же способом маркера заполнения скопировать формулу в другие ячейки. При этом, если в формуле содержатся ссылки на другие ячейки, то по умолчанию при копировании таким способом координаты их меняются по принципу относительности. Поэтому, такие ссылки называют относительными.

Если вы хотите, чтобы при автозаполнении адреса стали фиксированными, то нужно в исходной ячейке перед координатами строк и столбцов поставить знак доллара. Такие ссылки называются абсолютными. Затем, производится обычная процедура автозаполнения с помощью маркера заполнения. Во всех заполненных таким способом ячейках формула будет абсолютно неизменная.

Урок: Абсолютные и относительные ссылки в Excel

Автозаполнение другими значениями

Кроме того, в программе Excel предусмотрено автозаполнение другими значениями по порядку. Например, если вы введете какую-нибудь дату, а затем, воспользовавшись маркером заполнения, выделите другие ячейки, то весь выбранный диапазон окажется заполненный датами в строгой последовательности.

Точно так же, можно произвести автозаполнение по дням недели (понедельник, вторник, среда…) или по месяцам (январь, февраль, март…).

Более того, если в тексте будет любая цифра, то Эксель распознает её. При использовании маркера заполнения произойдет копирование текста с изменением цифры по нарастающей. Например, если вы запишите в ячейку выражение «4 корпус», то в других ячейках, заполненных с помощью маркера заполнения, это название преобразится в «5 корпус», «6 корпус», «7 корпус» и т.д.

Добавление собственных списков

Возможности функции автозаполнения в Excel не ограничивается определенными алгоритмами или предустановленными списками, такими как, например, дни недели. При желании пользователь может в программу добавить свой личный список. Тогда, при записи в ячейку любого слова из элементов, которые находятся в перечне, после применения маркера заполнения, данным списком будет заполнен весь выделенный диапазон ячеек. Для того, чтобы добавить свой список, нужно выполнить такую последовательность действий.

Делаем переход во вкладку «Файл».

Переходим в раздел «Параметры».

Далее, перемещаемся в подраздел «Дополнительно».

В блоке настроек «Общие» в центральной части окна жмем на кнопку «Изменить списки…».

Открывается окно списков. В левой его части расположены уже имеющиеся списки. Для того, чтобы добавить новый список записываем нужные слова в поле «Элементы списка». Каждый элемент должен начинаться с новой строки. После того, как все слова записаны, жмем на кнопку «Добавить».

После этого, окно списков закроется, а при повторном его открытии пользователь сможет увидеть те элементы, которые он добавлял уже в окне активных списков.

Теперь, после того, как вы в любую ячейку листа внесете слово, которое являлось одним из элементов добавленного списка, и примените маркер заполнения, выделенные ячейки будут заполнены символами из соответствующего списка.

Как видим, автозаполнение в Экселе является очень полезным и удобным инструментом, который позволяет значительно сэкономить время на добавлении одинаковых данных, повторяющихся списков, и т.д. Преимуществом этого инструмента является и то, что он настраиваемый. В него можно вносить новые списки или изменять старые. Кроме того, с помощью автозаполнения можно произвести быстрое заполнение ячеек различными видами математических прогрессий.

Источник

Как сделать автозаполнение в Excel

В этой статье рассматривается функция автозаполнения Excel. Вы узнаете, как заполнять ряды чисел, дат и других данных, создавать и использовать настраиваемые списки в Excel. Эта статья также позволяет вам убедиться, что вы знаете все о маркере заполнения, поскольку вы можете быть удивлены, насколько мощной является эта крошечная опция.

Когда у вас мало времени, на счету каждая минута. Поэтому вам нужно знать все способы автоматизации ежедневных задач с таблицами. Автозаполнение в Excel — популярная функция, и я уверен, что большинство из вас уже ею пользуется. Однако для вас может быть новым фактом, что речь идет не только о копировании значений в столбец или получении ряда чисел или дат. Это также касается создания настраиваемых списков, двойного клика для заполнения большого диапазона и многого другого.

Ниже вы видите план этой статьи. Нажмите на ссылку, которая вам особенно интересна, чтобы сразу перейти к главному.

Функция автозаполнения.
Как заполнить большой диапазон двойным щелчком.
Автозаполнение числами
Как сделать автозаполнение ячеек с текстом
Инструмент «Заполнить»
Использование функции мгновенного заполнения
Как создать собственный список для автозаполнения
Как получить повторяющуюся последовательность произвольных значений
Автозаполнение по горизонтали и вертикали
Автозаполнение сразу нескольких строк или столбцов
Как вставить пустые ячейки при автозаполнении
Как настроить параметры автозаполнения
Самый быстрый способ автозаполнения формулами
Вставьте одни и те же данные в несколько ячеек, используя Ctrl+Enter
Как включить или отключить автозаполнение в Excel
Включение или отключение параметров автозаполнения

Функция автозаполнения.

Если вы просто хотите скопировать одно и то же значение вниз или вам нужно получить последовательность чисел или текстовых значений, маркер заполнения в Excel – это как раз то, что вам нужно.

Маркер заполнения – это небольшой квадрат, который появляется в правом нижнем углу, когда вы выделяете ячейку или диапазон.

Эта крошечная, почти незаметная точка дает вам множество полезных опций, которые можно использовать практически ежедневно.

Схема действий простая. Всякий раз, когда вам нужно получить последовательность значений в соседних ячейках, просто выделите нужный диапазон, потом щелкните маркер автозаполнения Excel, чтобы увидеть маленький черный крестик, и затем перетащите его мышкой по вертикали или горизонтали. Когда вы отпустите левую кнопку мыши, вы увидите, что выбранные ячейки заполнены значениями в зависимости от того, что было в исходных ячейках. В нашем случае, как видите на скриншоте ниже, текст был просто скопирован.

Вы можете автоматически заполнить ячейки либо по строке, либо по столбцу.

Один из самых популярных вопросов – как автоматически заполнять числа в Excel. Это также могут быть даты, время, дни недели, месяцы, годы и т. д. При этом автозаполнение ячеек Excel будет следовать любому шаблону.

Например, если вам нужно продолжить последовательность, просто введите первые два значения в начальную ячейку и используйте маркер заполнения, чтобы автоматически заполнить данные в указанном диапазоне.

Вы можете автоматически создать любую последовательность арифметической прогрессии, в которой разница между числами постоянна.

Эксель даже будет чередовать последовательности, если выбранные ячейки не связаны друг с другом, как на картинке ниже.

Само собой разумеется, что вы можете использовать функцию автозаполнения, чтобы скопировать значение внутри вашего диапазона. Думаю, вы уже знаете, как сделать так, чтобы в соседних ячейках Excel отображалось одно и то же значение. Вам просто нужно ввести это число, текст или их комбинацию и перетащить их по ячейкам с помощью маркера заполнения.

Предположим, вы уже слышали о приёмах, которые я описал выше. Я все еще верю, что некоторые из них показались вам новыми. Так что продолжайте читать, чтобы узнать больше об этом популярном, но недостаточно изученном инструменте.

Как заполнить большой диапазон двойным щелчком.

Предположим, у вас есть огромная база данных с именами. Каждому имени нужно присвоить порядковый номер. Вы можете сделать это практически мгновенно, введя в начальные ячейки первые два числа и дважды щелкнув маркер заполнения Excel.

Примечание. Этот совет будет работать только в том случае, если у вас есть значения слева или справа от столбца, который необходимо заполнить. Дело в том, что Excel просматривает соседний столбец, чтобы определить последнюю ячейку в диапазоне для заполнения. Также имейте в виду, что если у вас есть значения справа и слева от пустого диапазона, в котором вы хотите сделать автозаполнение, то ряд ячеек будет заполнен по самому длинному столбцу.

Автозаполнение числами

Одним из самых распространенных приёмов автозаполнения является ввод последовательных чисел. Допустим, нам нужно выполнить нумерацию от 1 до 10. Чтобы не вводить значения вручную, делаем так:

Способ 1.

Введите в первые две ячейки диапазона первые два числа. Выделите эти две ячейки и протащите вниз маркер автозаполнения.

Эксель автоматически создаст арифметическую прогрессию на основе этих чисел и заполнит диапазон нужными значениями.

Буквально этот метод автозаполнения числами был описан нами выше. Так что останавливаться на нем подробно не будем.

Способ 2.

Пишем в самой верхней ячейке будущего списка начальное число (например, 1). Затем по описанному выше принципу воспользуемся маркером заполнения, протянув его вниз на 10 строк.

В результате, во всех ячейках получаем цифру 1. После этого щелкаем на появившийся значок справа от заполненного диапазона и в предложенном списке выбираем команду “Заполнить”.

Получаем список чисел от 1 до 10 буквально за пару кликов.

О других возможностях функции «Заполнить» читайте ниже.

Способ 3.

Введите в первую ячейку диапазона начальное число (допустим, 1). Во время протягивания маркера заполнения вниз одновременно с зажатой левой копкой мыши удерживаем клавишу Ctrl (на Mac – клавишу Option). Рядом с знакомым нам значком в виде черного плюсика при этом должен появиться еще один плюсик поменьше – слева и сверху.

После этого числа сразу же заполнятся по порядку, и необходимость использовать меню с параметрами автозаполнения отпадает.

Как сделать автозаполнение ячеек с текстом

Если ваши исходные ячейки содержат только текст, то при автозаполнении он будет просто скопирован.

Для параметра автозаполнения не проблема копировать значения, содержащие текст с числами. Excel будет искать закономерность в имеющихся числах. Что касается текста, он будет повторяться.

Как видите, инструмент автозаполнения отличает текст от чисел. И он даже знает, что есть 4 квартала.

Чтобы расширить эти возможности, для автозаполнения ячеек с текстом можно использовать списки. Об этом читайте ниже по ссылке.

Инструмент “Заполнить”

Сделать автозаполнение ячеек в Excel можно с помощью специального инструмента “Заполнить”. Алгоритм действий следующий:

Вносим информацию в исходную ячейку. После этого любым удобным способом (например, с помощью зажатой левой кнопки мыши) выделяем область ячеек, к которой хотим применить автозаполнение.
На ленте щелкаем по значку в виде стрелке вниз (это и есть инструмент “Заполнить”). Откроется перечень возможных вариантов, среди которых выбираем тот, который нужен (“вниз” в нашем примере).

Получаем автоматически заполненный диапазон ячеек. В данном случае – с датами.

С помощью функции “Заполнить” можно, в том числе, продолжить ряд прогрессии:

Как и в алгоритме выше, указываем в начальной ячейке первое значение. Затем выделяем требуемый диапазон, кликаем по инструменту “Заполнить” и останавливаемся на варианте “Прогрессия”.

Настраиваем параметры прогрессии в появившемся окошке:

так как мы изначально выполнили выделение диапазона, уже сразу выбрано соответствующее расположение прогрессии. Однако, его можно изменить при желании, указав другое расположение.
выбираем тип прогрессии: арифметическая, геометрическая, даты, автозаполнение. На этот раз остановимся на арифметической.
указываем желаемый шаг.
заполняем предельное значение. Это не обязательно, если заранее был выбран диапазон. В противном случае указать число шагов необходимо.
в некоторых ситуациях потребуется выбрать единицу измерения.
когда все параметры выставлены, жмем OK.

Использование функции мгновенного заполнения

Функция мгновенного заполнения автоматически подставляет в заполняемый диапазон данные, когда обнаруживает в них закономерность. Например, с помощью мгновенного заполнения можно разделять имена и фамилии из одного столбца или же объединять их из двух разных столбцов.

Предположим, что столбец A содержит имена, столбец B — фамилии, а вы хотите заполнить столбец C именами с фамилиями. Если ввести хотя бы одно полное имя в столбец C, функция мгновенного заполнения поможет наполнить остальные ячейки соответствующим образом.

Введем имя и фамилию в С2. Затем при помощи меню выберем инструмент Мгновенное заполнение или нажмем комбинацию CTRL+E.

Excel определит закономерность в ячейке C2 и заполнит ячейки вниз до конца имеющихся данных.

Как создать собственный список для автозаполнения

Если вы время от времени используете один и тот же список значений, вы можете сохранить его как настраиваемый и заставить автозаполнение Excel автоматически наполнять ячейки значениями из этого списка. Чтобы таким образом настроить автозаполнение, выполните следующие действия:

Введите заголовок и заполните свой список.

Примечание. Пользовательский список может содержать только текст или текст с числами. Если вам нужно хранить в нем только числа, создайте список чисел в текстовом формате.

Выберите диапазон ячеек, который содержит данные для вашего нового списка автозаполнения.
В Excel 2003 перейдите в Инструменты -> Параметры -> вкладка Пользовательские списки.

В Excel нажмите кнопку Office -> Параметры Excel -> Дополнительно -> прокрутите вниз, пока не увидите кнопку «Изменить настраиваемые списки…».

Поскольку вы уже выбрали диапазон значений для своего нового списка, вы увидите адреса этих ячеек в поле Импортировать список из ячеек:

Нажмите кнопку «Импорт», чтобы поместить свой набор значений в поле «Пользовательские списки».

Наконец, нажмите OK, чтобы добавить собственный список автозаполнения.

Когда вам нужно разместить эти данные на рабочем листе, введите название любого элемента вашего списка в нужную ячейку. Excel распознает элемент, и когда вы перетащите маркер заполнения в Excel через свой диапазон, он заполнит его значениями.

Как получить повторяющуюся последовательность произвольных значений

Если вам нужна серия повторяющихся значений, вы все равно можете использовать автозаполнение. Например, вам нужно повторить ряд: ДА, НЕТ, ИСТИНА, ЛОЖЬ. Сначала введите все эти значения вручную, чтобы дать Excel шаблон. Затем просто возьмите мышкой маркер заполнения и перетащите его в нужную ячейку.

Автозаполнение по горизонтали и вертикали

Скорее всего, вы используете автозаполнение для заполнения ячеек в столбце. Однако эта функция также работает, если вам нужно заполнить диапазон по горизонтали, влево или вверх.

Просто выберите ячейки со значениями и перетащите маркер заполнения в нужном направлении.

Автозаполнение сразу нескольких строк или столбцов

Автозаполнение Excel может работать с данными сразу в нескольких строках или столбцах. Если вы выберете две, три или более ячеек и перетащите маркер заполнения, все они будут заполнены.

Как вставить пустые ячейки при автозаполнении

Автозаполнение также позволяет создавать серии с пустыми ячейками, как на скриншоте ниже.

Для этого выделите ячейки с данными, а также одну или несколько пустых строк. Протащите маркер автозаполнения вниз, и получите примерно такую картину, как на скриншоте выше.

То же самое можно делать и с пустыми столбцами, протащив маркер вправо.

Как настроить параметры автозаполнения

Вы можете настроить автозаполнение с помощью списка параметров автозаполнения, чтобы получить именно те результаты, которые вам необходимы. Настроить список можно двумя способами.

Щелкните правой кнопкой мыши маркер заполнения и перетащите его. После этого вы увидите список с автоматически всплывающими опциями, как на скриншоте ниже:

Посмотрим, что предлагают эти варианты.

Копировать ячейки — заполняет диапазон одним и тем же значением.
Заполнить – автозаполнение заполнит диапазон в соответствии с заданным шаблоном.
Заполнить только форматы — эта опция автозаполнения Excel будет копировать только формат ячеек без извлечения каких-либо значений. Это может быть полезно, если вам нужно быстро скопировать форматирование, а затем ввести значения вручную.
Заполнить только значения — копирует только значения. Если фон исходных ячеек заполнен цветом, то он не сохранится.
Заполните дни / будни / месяцы / годы — эти функции делают то, что предполагают их названия. Если ваша начальная ячейка содержит один из них, вы можете быстро заполнить диапазон, щелкнув один из вариантов.
Линейное приближение – создает линейный ряд или линейный тренд наилучшего соответствия.
Экспоненциальное приближение – генерирует серию роста или геометрическую тенденцию роста.
Мгновенное заполнение – помогает ввести много повторяющейся информации и правильно отформатировать данные.
Прогрессия… — этот параметр вызывает диалоговое окно с перечнем дополнительных возможностей для выбора: какую именно числовую прогрессию вы хотите получить.

Как видно на скриншоте выше, Excel оценивает ваши данные и предлагает вам только те опции, которые с вашими значениями возможны. В этом примере мы имеем текст, поэтому опции работы с датами и числами не активны.

Другой способ получить список — щелкнуть маркер заполнения, перетащить его и затем щелкнуть значок «Параметры автозаполнения».

При нажатии на этот значок открывается список с параметрами.

Как видите, этот список просто повторяет некоторые функции, которые мы уже описали выше.

Самый быстрый способ автозаполнения формулами

Автозаполнение формул – это процесс, очень похожий на копирование значений или получение ряда чисел. Он также предполагает перетаскивание маркера заполнения, как это мы уже рассмотрели выше.

Но есть и более быстрый способ автозаполнения формул, который особенно хорош в больших таблицах, где тащить маркер на 100 или более строк вниз достаточно утомительно.

Предположим, у вас есть таблица, и вы хотите добавить новый столбец с формулой. Например, в списке товаров нужно посчитать сумму, перемножив цену и количество.

Преобразуйте свой диапазон в таблицу Excel. Выберите любую ячейку в диапазоне данных и нажмите Ctrl+Т, чтобы вызвать диалоговое окно «Создать таблицу». Или используйте кнопку «Форматировать как таблицу» на ленте «Главная». Если в ваших данных есть заголовки столбцов, убедитесь, что установлен флажок «Таблица с заголовками». Обычно Excel распознает заголовки таблиц автоматически, а если нет, установите этот флажок вручную.
Введите формулу в первую ячейку пустого столбца.

Нажмите Enter. Excel автоматически заполняет все пустые ячейки в столбце этой формулой.

Если вы хотите по какой-то причине вернуться от таблицы к обычному диапазону данных, выберите любую ячейку в вашей таблице, затем по правому клику мышкой выберите Таблица => Преобразовать в диапазон.

Вставьте одни и те же данные в несколько ячеек, используя Ctrl+Enter

Скажем, у нас есть таблица со списком товаров. Мы хотим заполнить пустые ячейки в колонке «Количество» словом «нет» , чтобы упростить фильтрацию данных в будущем.

Для этого выполним следующие действия.

Выделим все пустые ячейки в столбце, которые вы хотите заполнить одними и теми же данными.
Чтобы утомительно не кликать мышкой множество раз, вы можете использовать на ленте кнопку «Найти и заменить» – «Выделить группу ячеек».

Отредактируйте одну из выделенных ячеек, введя в нее нужное слово «нет»
Чтобы сохранить изменения, нажмите Ctrl+Enter вместо Enter. В результате все выбранные ячейки будут заполнены введенными вами данными, как на скриншоте ниже.

Как включить или отключить автозаполнение в Excel

Инструмент автозаполнения включен в Excel по умолчанию. Поэтому всякий раз, когда вы выбираете диапазон, вы можете видеть в его правом нижнем углу соответствующий значок. Если вам нужно, чтобы автозаполнение Excel не работало, вы можете отключить его, выполнив следующие действия:

Нажмите Файл в Excel 2010-2019 или кнопку Office в версии 2007.
Перейдите в Параметры -> Дополнительно и снимите флажок Разрешить маркер заполнения и перетаскивание ячеек.

На скриншоте выше вы видите, где находится в Excel автозаполнение.

В результате снятия флажков автозаполнение будет отключено.

Примечание. Чтобы предотвратить замену текущих данных при перетаскивании маркера заполнения, убедитесь, что установлен флажок «Предупреждать перед перезаписью ячеек». Если вы не хотите, чтобы Excel отображал сообщение о перезаписи не пустых ячеек, просто снимите этот флажок.

Включение или отключение параметров автозаполнения

Если вы не хотите, чтобы кнопка «Параметры автозаполнения» отображалась каждый раз при перетаскивании маркера заполнения, просто отключите ее. Точно так же, если кнопка не отображается, когда вы используете маркер заполнения, вы можете включить ее.

Перейдите к кнопке Файл / Офис -> Параметры -> Дополнительно и найдите раздел Вырезать, скопировать и вставить.
Снимите флажок Показывать кнопки параметров вставки при вставке содержимого.

Спасибо, что дочитали до конца. Теперь вы знаете все или почти все о функции автозаполнения.

Если вы знаете еще приемы, ускоряющие ввод данных, поделитесь ими в комментариях. Буду рад добавить их с вашим авторством в эту статью.

Сообщите мне, если мне не удалось ответить на все ваши вопросы и проблемы, и я постараюсь вам помочь. Напишите в комментариях. Будьте счастливы и преуспевайте в Excel!

Как сделать диаграмму Ганта — Думаю, каждый пользователь Excel знает, что такое диаграмма и как ее создать. Однако один вид графиков остается достаточно сложным для многих — это диаграмма Ганта. В этом кратком руководстве я постараюсь показать…

Быстрое удаление пустых столбцов в Excel — В этом руководстве вы узнаете, как можно легко удалить пустые столбцы в Excel с помощью макроса, формулы и даже простым нажатием кнопки. Как бы банально это ни звучало, удаление пустых…

6 способов быстро транспонировать таблицу — В этой статье показано, как столбец можно превратить в строку в Excel с помощью функции ТРАНСП, специальной вставки, кода VBA или же специального инструмента. Иначе говоря, мы научимся транспонировать таблицу.…

Как быстро заполнить пустые ячейки в Excel? — В этой статье вы узнаете, как выбрать сразу все пустые ячейки в электронной таблице Excel и заполнить их значением, находящимся выше или ниже, нулями или же любым другим шаблоном. Заполнять…

Источник

Программа Excel позволяет не только обрабатывать большие объемы данных, но и благодаря различным инструментам и функциям, делать это максимально быстро и эффективно. В данной статье мы разберем, каким образом работает автозаполнение ячеек данными.

Принцип работы автозаполнения
- Автоматическое заполнение числами
- Использование функции “Заполнить”
- Автозаполнение ячеек формулами/функциями
- Другие виды автозаполнения
Создаем собственные списки
Заключение

Принцип работы автозаполнения

Для того, чтобы выполнить автозаполнение в Эксель нужно использовать так называемый маркер заполнения. Делается это достаточно просто:

Наводим указатель мыши на нижний правый угол ячейки, информацию из которой хотим размножить.
Должен появиться черный плюсик, который и является маркером заполнения. Зажав левую кнопку мыши тянем его вниз/вверх/вправо/влево – в зависимости от того, какое направление нам нужно (в нашем случае – вниз).
Остановившись на ячейке, до которой хотим выполнить автозаполнение, отпускаем кнопку.

Примечание: заполнение ячеек с помощью маркера зависит от того, какие данные содержатся в исходной. В нашем случае это текстовое значение, которое было просто скопировано.

Автоматическое заполнение числами

Одним из самых распространенных примеров применения автозаполнения является ввод подряд идущих чисел. Допустим, нам нужно выполнить нумерацию от 1 до 25. Чтобы не вводить значения вручную, делаем так:

Пишем в самой верхней ячейке будущего списка единицу. Затем по описанному выше принципу воспользуемся маркером заполнения, протянув его вниз на 25 строк.
В результате, во всех ячейках получаем цифру 1. После этого щелкаем на появившийся значок справа от заполненного диапазона и в предложенном перечне выбираем команду “Заполнить”.
Всего в несколько кликов нам удалось автоматически ввести в выделенные ячейки числа от 1 до 25, что и требовалось.

Альтернативный способ

Во время протягивания маркера заполнения вниз вместе с зажатой левой копкой мыши, также, удерживаем клавишу Ctrl. Рядом с привычным значком в виде черного плюсика при этом должен появиться еще один плюсик поменьше – слева и сверху.

Заполнение значений математической прогрессии

С помощью автозаполнения можно максимально быстро составить ряд прогрессии, правда, только арифметической.

Печатаем в начальной ячейке будущего ряда первое числовое значение, в соседней – второе число с учетом шага прогрессии.
Выделив обе ячейки воспользуемся маркером заполнения, который появится внизу последней (в нашем случае – нижней).
Все готово, мы продолжили ряд арифметической прогрессии с заданным шагом, равным двум.

Примечание: Если в первых двух ячейках указать числа 1 и 2, то мы получим еще один способ заполнения числовых значений по порядку (прогрессия с разностью – один).

Использование функции “Заполнить”

Выполнить автозаполнение в Excel можно с помощью специального инструмента “Заполнить”. Алгоритм действий следующий:

Вносим информацию в исходную ячейку. После этого любым удобным способом (например, с помощью зажатой левой кнопки мыши) выделяем область ячеек, к которой хотим применить автозаполнение.
В группе инструментов “Редактирование” главной вкладки щелкаем по значку в виде стрелке вниз (это и есть функция “Заполнить”). Откроется перечень возможных вариантов, среди которых выбираем тот, который нужен (“вниз” в нашем примере).
Получаем автоматически заполненный диапазон ячеек.

Заполнение ряда прогрессии

С помощью функции “Заполнить” можно, в т.ч., продолжить ряд прогрессии:

Как и в алгоритме выше, указываем в начальной ячейке первое значение. Затем выделяем требуемый диапазон, кликаем по инструменту “Заполнить” и останавливаемся на варианте “Прогрессия”.
Настраиваем параметры прогрессии в появившемся окошке:
- т.к. мы изначально выполнили выделение, уже сразу выбрано соответствующее расположение, однако, его можно изменить при желании.
- выбираем тип прогрессии: арифметическая, геометрическая, даты, автозаполнение. На этот раз остановимся на геометрической.
- указываем желаемый шаг.
- заполняем предельное значение. Не обязательно – если заранее был выбран диапазон. В противном случае, указать конкретное число необходимо.
- в некоторых ситуациях требуется выбрать единицу измерения.
- когда все параметры выставлены, жмем OK.
Все готово, мы получили ряд чисел геометрической прогрессии с учетом выполненных настроек.

Автозаполнение ячеек формулами/функциями

Еще один распространенный пример использования автозаполнения – быстрое копирование формул/функции. При это учитываются относительные и абсолютные ссылки, содержащиеся в исходной ячейке.

Допустим, у нас есть перечень товаров, их стоимость и продажи в шт. Необходимо посчитать итоговую выручку по каждой позиции:

В первой ячейке результирующего столбца пишем формулу в виде произведения цены на количество проданных штук. В нашей таблице – ставим знак “=” (любая формула должна начинаться со знака “равно”) и перемножаем соответствующие ячейки: =B2*C2.Подробнее с выполнением данного действия можно ознакомиться в нашей публикации – “Как умножать в Экселе: числа, ячейки, столбцы, формула, функция”.
Нажав клавишу Enter на клавиатуре получаем результат. Теперь остается только воспользоваться маркером заполнения, чтобы растянуть/скопировать формулу на оставшиеся строки.
Расчет выручки по каждому товару готов.Выбрав произвольную ячейку из автоматически заполненного диапазона мы можем убедиться в том, что формула скопирована с учетом типа ссылок (в данном случае они являются относительными).

Другие виды автозаполнения

Возможности Эксель позволяют выполнить автозаполнение по порядку не только чисел, но и других подходящих для этого значений. При этом план действий остается тем же.

Даты

Вводим дату в исходной ячейке. Затем тянем маркер заполнения в выбранном направлении (допустим, вправо).
Получаем подряд идущие даты в выделенном диапазоне.
Также вместо маркера можно воспользоваться функцией “Заполнить”, предварительно выделив диапазон элементов в нужном направлении и выбрав его же в доступных вариантах.

Примечание: формат ячеек при этом можно настроить на наше усмотрение.

Дни недели/месяцы

Аналогичным образом выполняется автоматическое заполнение ячеек по дням недели или названиям месяцев (на скриншоте).

Произвольные значения

Иногда в определенный диапазон ячеек требуется ввести однотипные данные с изменением содержащегося числового значения по возрастанию. Например, это может быть список адресов.

При протягивании значения из исходной ячейки на другие, мы видим, что меняется только номер дома: 2, 3, 4, 5 и т.д.

Создаем собственные списки

Если необходимого варианта автозаполнения в программе Excel нет, его можно создать вручную. В данном случае руководствуемся следующим планом действий:

Открываем меню “Файл”.
В перечне слева выбираем пункт “Параметры”.
В открывшихся параметрах переходим в подраздел “Дополнительно”. Пролистываем содержимое в правой части окна, находим группу “Общие”, в которой щелкаем по кнопке “Изменить списки…”.
На экране отобразится окошко со стандартными списками. По умолчанию должен быть выбран пункт “НОВЫЙ СПИСОК” (если это не так, отмечаем его вручную). Чтобы создать свой, щелкаем внутри поля “Элементы списка”, после чего по порядку добавляем нужные значения, каждое из которых должно начинаться с новой строки. Когда все готово, щелкаем “Добавить”.
Созданный список появится в перечне слева. Теперь окно можно закрыть. Также выходим из параметров программы.
Пишем в свободной ячейке любое слово из созданного списка, после чего можно воспользоваться маркером заполнения.Получаем диапазон ячеек, заполненных с учетом расположения значений в нашем списке. Причем сделано это циклически, т.е. после последнего слова снова начинается первое – и так до последнего элемента выделенной области.

Заключение

Таким образом, благодаря автозаполнению процесс ввода однотипных данных в Экселе можно максимально ускорить, что делает эту функцию одной из самых полезных и незаменимых практически для каждого пользователя. А это значит, что потраченное на изучение данного инструмента время в дальнейшем неоднократно окупится.

Источник

Содержание

Автоматическое заполнение бланков документов данными из Excel
Заполнение бланков Excel данными активного рабочего листа
Заполнение бланков Excel исходными данными по списку
Автозаполнение ячеек в Microsoft Excel
Работа автозаполнения в Эксель
Автозаполнение ячеек числами
Инструмент «Заполнить»
Автозаполнение формулами
Автозаполнение другими значениями
Добавление собственных списков
Создание формы заполнения документов в Excel
Видео инструкция
Подготовка
Автоматизация формы
Дата договора
Сумма договора
Срок прописью
Заполнение заказчика
Склонение ФИО подписанта
Склонение должности и других фраз
Итоговая форма

Автоматическое заполнение бланков документов данными из Excel

Как известно, табличный редактор Excel используется для работы с табличными данными, а текстовый редактор Word для работы с текстами. И одно и другое приложение широко используются пользователями для подготовки различного рода документов, таких как договоры, сметы, акты выполненных работ, квитанции, путевые листы, доверенности и так далее. Кроме того, зачастую различные реестры и базы данных с информацией по клиентам, продавцам, покупателям, поставщикам и подрядным организациям создаются в приложении Excel, а сами данные из этих реестров используются для составления документов и заполнения шаблонов в текстовом редакторе Word. Далее рассматриваются варианты автоматизации при заполнении документов данными из рабочих книг Excel.

Заполнение бланков Excel данными активного рабочего листа

Большое количество документов создается пользователями в табличном редакторе Excel, это всевозможные приказы, ведомости, графики, журналы, ордера, акты, чеки, счета и счет-фактуры. Все это изобилие документов требует своего заполнения. Какие-то бланки заполняются специальными программами по учету финансово-хозяйственной деятельности, такими как 1С или SAP, какие-то просто распечатываются для дальнейшего заполнения их вручную, а какие-то требуют своего заполняются на компьютере с последующей печатью. Достаточно часто возникает необходимость сформировать сразу несколько документов, в которых используются одни и те же данные, например счет, счет-фактура и акт выполненных работ.

Процесс заполнения бланков документов в Excel можно автоматизировать. Одним из способов автоматизации является использование надстройки для заполнения подготовленных бланков документов.

Надстройка для Excel позволяет выбрать как один, так и несколько бланков документов и быстро заполнить их данными активного рабочего листа, предварительно подготовленными для этого.

Заполнение бланков Excel исходными данными по списку

В случаях, когда в качестве исходных данных используется готовый список значений, можно использовать надстройку, которая заполняет выбранные бланки и шаблоны по каждой строке списка в отдельности. Эта надстройка отличается от описанной выше программы тем, что предыдущая надстройка заполняет бланки документов одним набором исходных значений, а эта программа осуществляет заполнение документов сразу по всему списку данных. Если нужно запустить процесс заполнения не по каждой строке, а по каким-то отдельным, то используются стандартные фильтры Excel.

Надстройка также позволяет выбирать сразу несколько шаблонов для заполнения.

Источник

Автозаполнение ячеек в Microsoft Excel

Работа автозаполнения в Эксель

Автозаполнение ячеек числами

Активируем маркер заполнения и проводим им вниз на необходимое количество ячеек.
Но, как видим, во все ячейки скопировалась только единица. Кликаем на значок, который находится снизу слева от заполненной области и называется «Параметры автозаполнения».
В открывшемся списке устанавливаем переключатель в пункт «Заполнить».

Как видим, после этого весь нужный диапазон заполнился числами по порядку.

Существует также способ сделать автозаполнения ряда прогрессии.

Инструмент «Заполнить»

Заносим данные в любую ячейку, а затем выделяем её и диапазон ячеек, который собираемся заполнить.
Жмем на кнопку «Заполнить». В появившемся списке выбираем то направление, в которои следует заполнить ячейки.
Как видим, после этих действий данные из одной ячейки были скопированы во все остальные.

С помощью данного инструмента можно также заполнить ячейки прогрессией.

Заносим число в ячейку и выделяем диапазон ячеек, который будет заполняться данными. Жмем на кнопку «Заполнить», а в появившемся списке выбираем пункт «Прогрессия».
Открывается окно настройки прогрессии. Здесь нужно произвести ряд манипуляций:
- выбрать расположение прогрессии (по столбцам или по строкам);
- тип (геометрическая, арифметическая, даты, автозаполнение);
- установить шаг (по умолчанию он равен 1);
- установить предельное значение (необязательный параметр).

Кроме того, в отдельных случаях, устанавливаются единицы измерения.

Когда все настройки внесены, жмем на кнопку «OK».

Как видим, после этого весь выделенный диапазон ячеек заполняется согласно установленными вами правилами прогрессии.

Автозаполнение формулами

Автозаполнение другими значениями

Добавление собственных списков

Делаем переход во вкладку «Файл».
Переходим в раздел «Параметры».
Далее, перемещаемся в подраздел «Дополнительно».
В блоке настроек «Общие» в центральной части окна жмем на кнопку «Изменить списки…».
Открывается окно списков. В левой его части расположены уже имеющиеся списки. Для того, чтобы добавить новый список записываем нужные слова в поле «Элементы списка». Каждый элемент должен начинаться с новой строки. После того, как все слова записаны, жмем на кнопку «Добавить».
После этого, окно списков закроется, а при повторном его открытии пользователь сможет увидеть те элементы, которые он добавлял уже в окне активных списков.
Теперь, после того, как вы в любую ячейку листа внесете слово, которое являлось одним из элементов добавленного списка, и примените маркер заполнения, выделенные ячейки будут заполнены символами из соответствующего списка.

Источник

Создание формы заполнения документов в Excel

Видео инструкция

Подготовка

Нам потребуется обычный файл Excel. Вы можете взять за основу имеющийся или начать с чистого листа.

Составляем список данных, которыми нам требуется заполнять договор: номер, дата, предмет договора, сумма, срок, данные заказчика и так далее. Для каждого элемента нам потребуется создать в Excel свою ячейку для заполнения. У меня получилась примерно такая форма:

Оформление может быть любым, на ваш вкус и цвет. При формировании формы я использовал стили, расположенные на вкладке Главная. Это быстро и удобно, а также позволяет в один клик изменить цветовую гамму на вкладке меню «Разметка страницы» — «Тема»

Автоматизация формы

Часть данных (номер договора, сумма, срок), необходимо заполнять всегда тут ничего не сделаешь. Но как мы видим есть часть данных, которые хорошо бы заполнить автоматически. Это — сумма прописью, срок прописью, данные заказчика в родительном падеже и так далее. Давайте их автоматизируем.

Дата договора

В Excel существует множество функций по работе с датами. Если дата договора всегда текущая, то можно использовать функцию =СЕГОДНЯ(). При необходимости можно настроить, чтобы дата рассчитывалась как следующий рабочий день =РАБДЕНЬ(СЕГОДНЯ();1).

Для вставки даты вы можете использовать календарь из программы:

Сумма договора

Тут можно автоматизировать заполнение значения суммы договора прописью, для этого в программе есть специальная кнопка Деньги прописью, которая поможет сформировать формулу для автоматического расчета. Программа умеет склонять по всем падежам и поддерживает формирование суммы в нескольких форматах.

Срок прописью

Срок прописью аналогично, хочется вводить только цифры, чтобы в документ вставлялось прописью полностью. Кстати, это касается не только срока, это может быть количество чего угодно: услуги, штуки, килограммы, яблоки, помидоры и так далее. В программе Doc.filler все это можно автоматизировать. Откройте функции и выберите Вещи прописью.

В диалоговом окне сформируйте нужную вам формулу.

Заполнение заказчика

Данные заказчика идеально подгружать из внутренней системы заказчика 1С или другой CRM. Если такой возможности нет, то для начала можно упростить жизнь путем создания справочника правовых форм (ООО, ОАО и т.д.) Тогда нам потребуется просто выбрать из списка нужную форму и указать наименование. Остальное мы сделаем на формулах.

Итак создадим отдельный лист и разместим там таблицу со списком правовых форм.

Таблицу можно отформатировать как табличный диапазон, так с ней будет проще работать далее.

Теперь на форме создадим динамичный выпадающий список с данными правовых форм.

Осталось создать формулы для заполнения заказчика сокращенно в моем случае это формула = Правовая_форма &» «& Заказчик_наименование . Замените на соответствующие ячейки.

Формула для полного наименования заказчика следующая =ВПР( Правовая_форма ; ПравовыеФормы ;2;0)&» «& Заказчик_наименование . ПравовыеФормы — название таблицы со справочником форм.

Результат выглядит следующим образом:

Склонение ФИО подписанта

Сейчас посмотрим как автоматически склонять ФИО подписанта. Для этого в программе есть соответствующая функция, которую можно вставить из меню:

Программа умеет склонять 90% русских ФИО по всем падежам.

Склонение должности и других фраз

Аналогичным образом склоняются должности и другие короткие фразы договора, например Устав. Вставьте функцию Склонение фраз через ленту меню:

Итоговая форма

В результате мы создали форму и автоматизировали часть информации, чтобы не приходилось вводить ее по нескольку раз.

Следующим нашим шагом будет создание шаблона договора и последующее его автоматическое заполнение данными из формы.

Источник