Автоматическое создание структуры excel

Структурирование (группировка) данных на листе

​Смотрите также​​Нажмите кнопку иерархии рисунка​ можно просмотреть, как​ рамку на новое​Работа с рисунками SmartArt​ содержать неточности и​ данных в структурированном​ структуру, которую нужно​    ​Показать параметры для следующего​1 126​1 202​Структура​ структуры подробные данные​ по 9-ю, у​ для строк со​ столбец содержит данные​Примечание:​ SmartArt, который нужно​ изменяются цвета в​ место.​на вкладке​

​ грамматические ошибки. Для​ списке эти изменения​ скрыть, и снимите​Выделите ячейки, к которым​ листа​2 471​124​щелкните стрелку под​ скрыты, строки с​ которых имеется итоговая​ 2-й по 5-ю,​ одного типа и​Мы стараемся как​ анимировать.​ графическом элементе SmartArt.​Чтобы фигура перемещалась с​Конструктор​ нас важно, чтобы​ отображаются и на​ флажок​ необходимо применить стили.​выберите лист и​5​750​ пунктом​ подробными данными могут​

​ строка 10, выделите​ строка 10 содержит​ что в диапазоне​ можно оперативнее обеспечивать​На вкладке​В графическом элементе SmartArt​ очень маленьким шагом,​

​в группе​ эта статья была​ диаграмме.​​Показывать символы структуры (при​ ​На вкладке​ установите флажок​Южный​200​ ​Группировать​ также не отображаться.​ строки с 7-й​ промежуточные итоговые данные​ ​ данных отсутствуют пустые​ вас актуальными справочными​Анимация​ щелкните правой кнопкой​ удерживайте нажатой клавишу​ ​Создать рисунок​ вам полезна. Просим​К началу страницы​ наличии структуры)​​Данные​​Показывать символы структуры (при​

В этой статье

​281​1 074​

​, а затем выберите​ Для отображения данных​

​ по 9-ю.​ для строк с​

​ строки или столбцы.​ материалами на вашем​

​в группе​

​ мыши строку или​ CTRL и нажимайте​

​щелкните стрелку под​ вас уделить пару​

Создание многоуровневой структуры из строк

1. ​Структурирование делает информацию более​.​в группе​ наличии структуры)​511​2 276​Создать структуру​ перетащите указатель через​A​ 7-й по 9-ю,​Убедитесь, что в строках​

2. ​ языке. Эта страница​Анимация​ поле границы, которые​ клавиши со стрелками.​ командой​ секунд и сообщить,​

   ​ удобной для просмотра.​Выберите лист.​​Структура​

   • ​.​​410​​Важно:​.​ номера видимых строк​B​ а строка 11​ данных также содержится​ переведена автоматически, поэтому​щелкните​ нужно изменить и​Изменение макета другой иерархии​

     ​Добавить фигуру​​ помогла ли она​

   • ​ В этом примере​На вкладке​нажмите кнопку вызова​Нажмите кнопку​1 202​ При выборе не включайте​Структурирование данных вручную​ рядом со скрытыми​C​ содержит общий итог.​ строка итогов — промежуточный​ ее текст может​Анимировать​ выберите команду​Щелкните правой кнопкой мыши​.​ вам, с помощью​

3. ​ мы научимся подсчитывать​Данные​ диалогового окна​ОК​​124​​ итоговую строку J​​Важно:​​ строками. На вкладке​1​​ Для группировки всех​​ итог. Выполните одно​
   

4. ​ содержать неточности и​и выберите вариант​Формат фигуры​​ иерархии, на которые​Если вкладка​​ кнопок внизу страницы.​ строки со связанными​в группе​

5. ​Структура​.​750​

   ​ (общий итог).​

   1. ​ Группируя уровни структуры вручную,​Главная​

   2. ​Регион​​ подробных данных для​​ из указанных ниже​​ грамматические ошибки. Для​​Последовательно по ветвям​.​​ вы хотите изменить​​Работа с рисунками SmartArt​ Для удобства также​​ данными и сворачивать​​Структура​

      

   ​.​

   ​Выполните одно или несколько​​200​На вкладке​ отобразите на экране​в группе​Месяц​

   1. ​ строки 11 выделите​

      ​ действий.​

      1. ​ нас важно, чтобы​.​Чтобы изменить цвет границы,​ и нажмите кнопку​

         ​или​ приводим ссылку на​ группу столбцов.​щелкните​Установите флажок​ из указанных ниже​1 074​Данные​ все данные во​Ячейки​Продажи​ строки со 2-й​Вставка итоговых строк при​ эта статья была​Примечание:​ выберите пункт​

         	​Изменить макет​	​Конструктор​	​ оригинал (на английском​
         ​Для начала отсортируем данные​	​Разгруппировать​	​Автоматические стили​	​ действий.​
         ​2 276​	​в группе​	​ избежание ошибок при​	​нажмите кнопку​
         ​2​	​ по 10-ю.​	​ помощи команды Итоги​	​ вам полезна. Просим​
         ​ При копировании иерархию, которая​	​Цвет линии​	​.​	​не отображается, выделите​
         ​ языке) .​	​ по столбцу​	​, а затем выберите​	​.​
         ​Отображение или скрытие подробных​	​Важно:​	​Структура​	​ группировке столбцов.​
         ​Формат​	​Восточный​	​A​	​    ​
         ​ вас уделить пару​	​ имеет анимация, примененная​	​, нажмите кнопку​	​Выберите элемент​
         ​ графический элемент SmartArt.​	​Если вы хотите проиллюстрировать​	​Company​	​ пункт​
         ​Нажмите кнопку​	​ данных для группы​	​  При выделении столбцов​	​выберите​
         ​Структурируйте внешнюю группу.​	​, выберите пункт​		​Март​

         ​B​​Используйте команду​ секунд и сообщить,​ к нему на​

      2. ​Цвет​​Иерархия​​Выполните одно из указанных​​ иерархических отношений горизонтально​​.​​Удалить структуру​​Применить стили​​    ​​ не включайте в​​Группировать​​Структурирование внешней группы (всех​

         

         ​Скрыть или отобразить​9 647 ₽​C​

   2. ​Итоги​ помогла ли она​ другой слайд, анимация​, а затем​

      ​, а затем выполните​ ниже действий.​ или вертикально, можно​

      1. ​На вкладке​.​.​Чтобы показать подробные данные​

         ​ диапазон данных итоговый​.​ строк, кроме общего​, а затем нажмите​3​1​для вставки функции​ вам, с помощью​ также копируется.​ щелкните нужный цвет.​ одно из следующих​Чтобы вставить поле на​ создать графический элемент​Данные​

         	​Важно:​	​Для форматирования структурированных данных​	​ группы, нажмите соответствующую​
         ​ столбец этой группы.​	​Рядом с группой на​	​ итога)​	​ кнопку​
         ​Восточный​	​Регион​	​ ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ непосредственно под​	​ кнопок внизу страницы.​
         ​achernov​	​Чтобы изменить тип границы​	​ действий:​	​ том же уровне,​
         ​ SmartArt, который использует​	​(Data) нажмите кнопку​	​ Если во время удаления​	​ также можно применять​
         ​ этой группе кнопку​	​На вкладке​	​ экране появятся символы​	​Выделите все подчиненные итоговые​
         ​Отобразить строки​	​Март​	​Месяц​	​ или над каждой​
         ​ Для удобства также​	​: Уважаемые эксперты Excel,​	​ фигуры, щелкните​	​Для отображения иерархических отношений​
         ​ что и выбранное​	​ макет иерархии, например​	​Промежуточный итог​	​ многоуровневой структуры подробные​
         ​ автоформаты.​	​.​	​Данные​	​ структуры.​
         ​ столбцы и соответствующие​	​.​	​4 101 ₽​	​Продажи​
         ​ группой строк с​	​ приводим ссылку на​		​подскажите, пожалуйста, как​

         ​Тип линии​​ сверху вниз и​ поле, но после​ иерархия с подписями.​

      2. ​(Subtotal).​​ данные скрыты, то​​К началу страницы​​Чтобы скрыть подробные данные​​в группе​​При необходимости структурируйте внутреннюю​​ им столбцы с​

         

         ​К началу страницы​4​2​

      3. ​ подробными данными и​ оригинал (на английском​ создана структура документа​и задайте нужные​ сгруппированные иерархическом порядке,​ него, выберите команду​

      4. ​ Иерархия графически представляет​В списке​ строки или столбцы​​Если символы структуры документа​​ группы, нажмите соответствующую​​Структура​​ вложенную группу (отдельные​​ подробными данными.​​Убедитесь в том, что​

         ​Восточный​Восточный​ для автоматического создания​ языке) .​ в прикрепленном файле.​ параметры.​​ нажмите кнопку​​Добавить фигуру после​ ряд упорядоченный группирований​​При каждом изменении в​​ с подробными данными​​ (​​ этой группе кнопку​​выберите​​ группы столбцов с​

         ​В приведенном ниже примере​​ в первом столбце​Март​Март​ многоуровневой структуры. Подробнее​Для группировки и суммирования​«Плюсик», раскрывающий группу,​Щелкните правой кнопкой мыши​Иерархия с подписями​.​ людей или элементов​​(At each change​​ могут также не​​,​​.​​Группировать​​ данными).​​ столбец E содержит​​ каждой строки данных,​7 115 ₽​​9 647 ₽​​ об использовании функции​

​ данных в списке​

Создание многоуровневой структуры из столбцов

1. ​ помещен в нужном​ границу фигуры и​.​Чтобы вставить поле на​ в системе. С​ in) выберите​ отображаться. Для просмотра​и​Развертывание или свертывание структуры​.​Структурирование внутренней вложенной группы​

2. ​ промежуточные итоговые данные​ для которых требуется​5​3​ «Итоги» читайте в​ можно создать структуру,​ месте – в​ выберите команду​

   ​Чтобы показать группы встроенной​​ том же уровне,​ помощью графического элемента​Company​ данных выделите номера​) не отображаются,​ до определенного уровня​Рядом с группой на​ (групп столбцов с​

3. ​ для столбцов с​ создать структуру, имеется​Восточный​Восточный​ статье Функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ.​​ включающую до восьми​​ заголовке самой группы.​​Формат фигуры​​ сверху вниз и​ что и выбранное​​ SmartArt в Excel,​​. Этот столбец мы​

   ​ или буквы видимых​

   1. ​ нажмите кнопку Microsoft​​    ​​ экране появятся знаки​​ данными)​​ B по D,​ заголовок, что каждая​​Март​​Март​

      

   2. ​Вставка собственных итоговых строк​ уровней, по одному​Повторить это волшебство​.​ иерархии внутри каждой​​ поле, но перед​ Outlook, PowerPoint или​​ будем использовать, чтобы​ соседних строк или​ Office​Среди символов структуры​ структуры.​​Для каждой внутренней вложенной​ столбец I содержит​​ строка содержит данные​

   3. ​2 957 ₽​​4 101 ₽​​    ​

4. ​ для каждой группы.​ не могу. Заголовок,​Щелкните область​

   ​ группы информации, нажмите​

   1. ​ ним, выберите команду​ Word, можно создать​

   2. ​ структурировать нашу таблицу.​​ столбцов соответственно. На​​, а затем —​​нажмите кнопку с​​Продолжайте выделение и группировку​ группы выберите столбцы​​ промежуточные итоговые данные​​ одного типа и​​6​​4​

   ​Вставьте собственные итоговые строки​

   ​ Каждый внутренний уровень,​​ раскрывающий группу, у​Заливка​ кнопку​Добавить фигуру перед​ иерархию и включать​

   1. ​В списке​

      ​ вкладке​Параметры Excel​ номером необходимого уровня.​

      1. ​ внутренних столбцов до​ с подробными данными,​ для столбцов с​ что в диапазоне​

         ​Восточный​Восточный​ с формулами непосредственно​ представленный большим числом​ меня помещается ПОД​и выберите вариант​Табличная иерархия​.​ в листе, сообщение​Операция​Главная​(в Excel 2007). В​ Подробные данные более​ тех пор, пока​ соответствующие итоговому столбцу.​ F по H,​

         	​ данных отсутствуют пустые​	​Итого за март​	​Март​	​ под или над​	​ в символы структуры,​	​ а не НАД​	​Сплошная заливка​	​.​	​Чтобы вставить поле на​	​ электронной почты, презентации​
         ​(Use function) выберите​	​в группе​	​ других версиях откройте​	​ низких уровней будут​	​ не будут созданы​	​В приведенном ниже примере​	​ а столбец J​	​ строки или столбцы.​	​23 820 ₽​	​7 115 ₽​	​ каждой группой строк​
         ​ отображает детали для​	​ группой…​	​.​	​Нажмите кнопку​	​ один уровень выше​	​ или документа.​	​Количество​	​Ячейки​	​ вкладку​	​ скрыты.​	​ все необходимые уровни​
         ​ для группировки столбов​	​ содержит общий итог.​	​Вставьте собственные итоговые столбцы​	​7​	​5​	​ с подробными данными.​	​ предшествующего внешнего уровня.​	​Заранее спасибо!​	​Нажмите кнопку​	​Иерархический список​	​ выбранное поле, нажмите​
         ​Важно:​	​(Count).​	​нажмите кнопку​	​Файл​	​Например, если в структуре​	​ структуры.​	​ с B по​	​ Для группировки всех​	​ с формулами непосредственно​	​Восточный​	​Восточный​
         ​ Например, под (или​	​ При этом внешний​	​С уважением,​	​Цвет​	​для отображения иерархических​	​ кнопку​	​ Если вы хотите создать​	​Поставьте галочку напротив​	​Формат​	​и выберите​	​ четыре уровня, можно​

         ​Для разгруппировки столбцов выделите​​ D, у которых​ исходных данных для​ справа или слева​

      2. ​Апрель​​Март​​ над) строками данных​​ уровень представляется меньшим​​Андрей Чернов​​и выберите нужный​​ отношений между группами.​

         

         ​Добавить фигуру над​ организационную диаграмму, создайте​Company​

   2. ​, выберите пункт​Параметры​ скрыть четвертый уровень,​ необходимые столбцы, а​

      ​ имеется итоговый столбец​ столбца J выделите​ от каждой группы​

      1. ​4 257 ₽​2 957 ₽​ о продажах за​ числом в символах​

         ​vikttur​ цвет.​Для отображения иерархических отношений​.​ макет организационной диаграммы​(см. рисунок ниже).​Скрыть или отобразить​. Затем выберите категорию​ нажав кнопку​ затем на вкладке​ E, выделите столбцы​ столбцы с B​ строк с подробными​8​

         	​6​	​ март и апрель​	​ структуры документа. Используйте​	​: Данные-Группа_и_структура-Группировать​	​Чтобы указать степень прозрачности​	​ по горизонтали, нажмите​	​Новое поле займет​	​ с помощью графического​	​Нажмите​	​, а затем нажмите​
         ​Дополнительно​	​, при этом​	​Данные​	​ с B по​	​ по I.​	​ данными. В таблице,​	​Восточный​	​Восточный​	​ используйте функцию СУММ,​	​ многоуровневую структуру для​	​Данные-Группа_и_структура-Настройка​
         ​ фонового цвета, переместите​	​ кнопку​	​ выбранного поля, а​	​ элемента SmartArt.​	​ОК​	​ кнопку​	​и в разделе​	​ оставшиеся три уровня​	​в группе​	​ D. Для группировки​	​A​
         ​ приведенной в шаге​	​Апрель​	​Итого за март​	​ чтобы подсчитать промежуточные​	​ быстрого отображения итоговых​	​Dophin​	​ ползунок​	​Горизонтальная иерархия​	​ выбранное поле и​	​Примечание:​	​.​
         ​Отобразить строки​	​Показать параметры для следующего​	​ будут отображаться.​	​Структура​	​ столбов с F​	​B​	​ 4, показан пример.​	​1 829 ₽​	​23 820 ₽​	​ итоговые данные по​	​ строк или столбцов​
         ​: для 07 Прикрепленные​	​Прозрачность​	​.​	​ все поля непосредственно​	​ Снимки экрана в этой​	​Результат:​	​или кнопку​	​ листа​	​Отображение или скрытие всех​	​нажмите кнопку​	​ по H, у​

         ​C​​Примечание:​9​7​ продажам за эти​

      2. ​ или вывода подробных​​ файлы post_67907.JPG (195.15​​или введите число​​Для отображения иерархических отношений​​ под каждой понижение​​ статье съемки в​​Чтобы свернуть группу ячеек,​

         

         ​Отображение столбцов​выберите лист и​ структурированных данных​

5. ​Разгруппировать​ которых имеется итоговый​D​ Для структурирования данных по​Восточный​Восточный​

6. ​ месяцы. Этот пример​ данных для каждой​ КБ)​​ в поле рядом​​ по горизонтали и​​ на один уровень.​​ Office 2007. Если​​ нажмите знак «​​.​

​ установите флажок​    ​.​ столбец I, выделите​E​ столбцам обязательно наличие​​Апрель​​Апрель​ показан в таблице​​ группы. Можно создать​​EducatedFool​​ с ним. Значение​​ метками в иерархическом​​Чтобы вставить поле на​​ у вас другая​

​–​К началу страницы​Показывать символы структуры (при​Чтобы отобразить все подробные​Выделенные элементы структуры также​ столбцы с F​F​ итоговых столбцов с​6 550 ₽​4 257 ₽​​ далее в этой​​ многоуровневую структуру из​​: Выделяете по очереди​​ прозрачности можно изменять​​ порядке, щелкните​​ один уровень ниже​​ версия, представления могут​​» (минус). Можно использовать​Рассмотрим ситуацию, когда требуется​​ наличии структуры)​

​ данные, нажмите кнопку​

Отображение и скрытие структурированных данных

1. ​ можно разгруппировать без​ по H.​​G​​ формулами, которые ссылаются​​10​8​ статье.​​ строк (как показано​​ ЖЕЛТЫЕ блоки строк,​​ от 0 (полная​Горизонтальная иерархия с подписями​ выбранного поля, выберите​​ немного отличаться, но​​ цифры, чтобы свернуть​​ создать итоговый отчет,​​.​​ самого нижнего уровня​​ удаления всей структуры.​​A​H​​ на ячейки в​Восточный​​Восточный​Укажите расположение строк итогов:​​ в примере ниже),​

2. ​ и нажимаете Alt​​ непрозрачность, значение по​​.​

3. ​ команду​ если не указано​ или развернуть группы​

   ​ содержащий только итоговые​Символы структуры​​ среди символов структуры​

   • ​ Удерживая клавишу SHIFT,​B​I​​ каждом из столбцов​

   • ​Итого за апрель​Апрель​ над или под​​ столбцов или из​

     ​ + Shift +​ умолчанию) до 100​​Примечание:​

   • ​Добавить фигуру под​​ иное функциональные возможности​ по уровню. К​ данные и диаграмму​,​. Например, если​

     ​ щелкните соответствующую группе​C​J​ с подробными данными​​12 636 ₽​1 829 ₽​ строками с данными.​

     ​ строк и столбцов.​ СтрелкаВправо​​ % (полная прозрачность).​

   • ​ Чтобы изменить макет SmartArt,​.​ совпадает с.​ примеру, нажмите​​ итогов. Для этого​и​ в структуре три​​ кнопку​

   • ​D​1​​ этой группы.​

​11​

Настройка многоуровневой структуры со стилями

​9​ На вкладке​Структурированная строка сведений​Потом выделяете строки​Стиль SmartArt — это​ можно также выбрать​Новое поле будет добавлено​На вкладке​2​ можно выполнить действия,​можно использовать для​ уровня, нажмите​или​E​Регион​Укажите место расположения итогового​Итого по Восточному​Восточный​Данные​ о продажах, сгруппированных​ с 3 по​ сочетание различных эффектов,​ нужный параметр в​

​ после другого поля​Вставка​, чтобы отображались только​

​ указанные ниже.​ скрытия подробных данных,​​.​

1. ​, а затем​​F​​Январь​​ столбца справа или​​36 456 ₽​Апрель​​в группе​​ по географическим областям​

   

2. ​ 29 включительно, и​​ например стилей линий,​​ разделе​

​ на том же​в группе​​ подуровни.​

1. ​Создание итогового отчета.​ не предназначенных для​

2. ​Чтобы скрыть все подробные​​ на вкладке​​G​​Февраль​​ слева от столбца​Важно:​​6 550 ₽​​Структура​

   

3. ​ и месяцам, отображающая​​ опять Alt +​​ рамок или трехмерных​

4. ​Работа с рисунками SmartArt​​ уровне.​​Иллюстрации​

​Примечание:​Структурируйте данные.​ копирования.​

​ данные, нажмите​

Копирование структурированных данных

1. ​Данные​H​​Март​​ с подробными данными.​​ При выделении строк не​10​нажмите кнопку вызова​​ несколько итоговых строк​​ Shift + СтрелкаВправо​​ эффектов, которые можно​на вкладке​Удаление поля​​нажмите кнопку​​Нажмите​​Подробнее читайте в разделе​​Подробную информацию см. в​​.​​в группе​​I​Квартал 1​​ На вкладке​ включайте в диапазон​​Восточный​ диалогового окна​​ и строк с​

2. ​Микки​​ применить к полям​​Конструктор​​Чтобы удалить поле, щелкните​SmartArt​1​ Создание многоуровневой структуры​

   ​ разделе Отображение и​К началу страницы​Структура​

3. ​J​

4. ​Апрель​​Данные​​ данных итоговую строку.​​Итого за апрель​​Структура​​ подробными данными.​​: Снимите всю группировку​ графического элемента SmartArt​​в группе​​ его границу и​

   

5. ​.​​, чтобы отображать только​​ из строк или​

6. ​ скрытие структурированных данных.​​Для представления структурированных строк​​нажмите кнопку​

7. ​1​​Май​​в группе​На вкладке​

​12 636 ₽​

Скрытие или удаление многоуровневой структуры

​.​​1.  Чтобы отобразить строки​Чтобы повторить.. тоже​ для придания им​

Скрытие многоуровневой структуры

• ​Макеты​ нажмите клавишу DELETE.​​В коллекции​​ итоги, или​​ Создание многоуровневой структуры​Выделите диапазон итоговых строк.​​ в Microsoft Excel​​Разгруппировать​​Регион​​Июнь​​Структура​​Данные​​11​Если строки итогов расположены​​ уровня, щелкните соответствующие​ самое​ профессионального, неповторимого вида.​. При выборе варианта​​Примечания:​Выбор графического элемента SmartArt​​3​

Удаление многоуровневой структуры

1. ​ из столбцов.​

2. ​На вкладке​​ используются такие стили,​​..​​Январь​​Квартал 2​​нажмите кнопку вызова​​в группе​Итого по Восточному​​ над строками с​​ символы структуры​

   

   ​1.Помечаете все кроме​​Щелкните графический элемент SmartArt,​ макета можно предварительно​ ​щелкните​, чтобы отобразить всё.​Скройте подробные данные, щелкнув​Главная​ как «УровеньСтрок_1» и​Если во время разгруппировки​Февраль​Полугодие 1​ диалогового окна​​Структура​​36 456 ₽​​ данными, снимите флажок​​.​​ зелененького -группировать​​ стиль SmartArt которого​​ просмотреть, как будет​​Если вам нужно добавить​Иерархия​​Чтобы свернуть группу столбцов,​​ символы структуры​​в группе​​ «УровеньСтрок_2», а для​

​ структуры подробные данные​

Создание итогового отчета с диаграммой

​Март​2​Структура​выберите​Важно:​итоги в строках под​2.  Уровень 1 содержит​

1. ​2. Помечаете по​

   1. ​ нужно изменить.​

      ​ выглядеть графический элемент​ поле в иерархии,​и дважды щелкните​ выполните следующие действия:​,​

   2. ​Редактирование​ представления структурированных столбцов —​​ скрыты, столбцы с​​Квартал 1​​Восточный​.​Группировать​ При выделении столбцов не​

      

   3. ​ данными​ сумму продаж по​ очереди все желтенькие​

2. ​В разделе​ SmartArt.​

   1. ​ попробуйте добавить поле​ макет рисунка (например,​Выделите столбцы​

      ​и​нажмите кнопку​ «УровеньСтолб_1» и «УровеньСтолб_2».​ подробными данными могут​Апрель​371​Указание расположения итогового столбца​.​ включайте в диапазон​

   2. ​. В ином случае​ всем строкам с​​ -группировать​​Работа с рисунками SmartArt​​Быстро добавить конструктор качество​​ перед после, выше​​Горизонтальная иерархия​​A​для отображения только​

      ​Найти и выделить​ В этих стилях​ также не отображаться.​Май​504​

      

      ​На вкладке​Рядом с группой на​ данных итоговую строку.​ установите только этот​ подробными данными.​

​Вот и весь​

support.office.com

Структурирование данных в Excel

​на вкладке​ оформления и польский​ или ниже выделенного​).​и​ итоговых данных, как​, а затем выберите​

1. ​ для выделения итоговых​ Для отображения данных​​Июнь​​880​
2. ​Данные​​ экране появятся знаки​​На вкладке​​ флажок.​​3.  Уровень 2 содержит​
3. ​ фокус​​Конструктор​​ в графический элемент​ поля, чтобы определить​​Для ввода текста выполните​​B​ показано на следующем​ команду​
4. ​ строк или столбцов​​ перетащите указатель через​​Квартал 2​​1 755​​в группе​
5. ​ структуры.​​Данные​​Для структурирования данных выполните​
6. ​ сумму продаж по​​Dophin​​в группе​​ SmartArt, можно изменить​

   

7. ​ место требуется применить​ одно из следующих​​.​​ примере структуры строки:​Перейти​ используется полужирное, курсивное​ номера видимых столбцов​Полугодие 1​​186​​Структура​Продолжайте выделение и группировку​

​в группе​​ одно из следующих​​ каждому месяцу в​​: а теперь тоже​Стили SmartArt​​ цвета и Применение​​ новое поле. Это​

​ действий.​На вкладке​

1. ​Подробную информацию см. в​​.​​ и другое форматирование​​ рядом со скрытыми​​2​
2. ​653​​нажмите кнопку вызова​​ внутренних строк до​​Структура​​ действий.​
3. ​ каждом регионе.​​ самое но в​​выберите стиль.​
4. ​ стиля SmartArt иерархии.​ простое исправление распространенных​В области текста щелкните​Данные​​ разделе Отображение и​​Нажмите кнопку​​ текста. Изменяя способы​​ столбцами. На вкладке​Восточный​​229​​ диалогового окна​

​ тех пор, пока​выберите​
​Автоматическое структурирование данных​
​4.  Уровень 3 содержит​

​ новом документе)​

office-guru.ru

Создание иерархии

​Чтобы отобразить другие стили​​ Можно также Добавить​ ошибок графических элементов​ элемент​(Data), кликните по​ скрытие структурированных данных.​Выделить группу ячеек​ форматирования, определенные для​Главная​371​1 068​Структура​ не будут созданы​Группировать​При необходимости выберите ячейку​ строки с подробными​achernov​ SmartArt, нажмите кнопку​ эффекты, например свечения,​ SmartArt.​[Текст]​Группировать​

​Создание диаграммы для итогового​.​ каждого из стилей,​в группе​504​2 823​.​ все необходимые уровни​ >​ в диапазоне.​ данными (в данном​: Всем большое спасибо!​Дополнительно​ сглаживания или трехмерные​Вам нельзя автоматически соединить​и введите содержимое.​(Group).​ отчета​Выберите пункт​

​ можно применять различные​​Ячейки​880​3​Для определения места расположения​ структуры.​

​Строки​​На вкладке​ случае строки с​задача решена ;-)​.​ эффекты.​ два поля верхнего​Копирование текста из другой​Нажмите на знак «​Выделите итоговые данные, которые​

Создание иерархии

1. ​только видимые ячейки​​ способы оформления текста​​нажмите кнопку​​1 755​​Западный​​ итогового столбца слева​​Чтобы разгруппировать строки, выделите​

   

2. ​, а затем нажмите​​Данные​​ 11 по 13).​​в 2007excele «флажок»,​​Если вкладка​К полям в графических​​ уровня в строке​​ программы или расположения,​

3. ​–​ требуется представить в​.​

   • ​ и ячеек многоуровневой​Формат​​186​​192​

   • ​ от столбца с​ их, а затем​ОК​​в группе​​5.  Чтобы отобразить или​ отвечающий за положение​Работа с рисунками SmartArt​

     ​ элементах SmartArt можно​​ макеты иерархии, например​ щелкните элемент​«.Результат:​

     

     • ​ виде диаграммы.​Нажмите кнопку​ структуры. Применить стиль​

       ​, выберите пункт​​653​185​ подробными данными снимите​ на вкладке​

Добавление и удаление полей в иерархии

​.​

1. ​Структура​ скрыть данные в​ этого «плюсика» лежит​

2. ​или​ применять цветовые вариации​Горизонтальная иерархия​

3. ​[текст]​​Чтобы удалить структуру, выделите​​Например, для построения диаграммы​​ОК​​ можно как в​​Скрыть или отобразить​​229​143​​ флажок​​Данные​

   

   ​Рядом с группой на​​щелкните стрелку рядом​​ многоуровневой структуре, щелкните​​ на форме «настройке»​​Конструктор​ из цвета темы.​

4. ​, однако можно сымитировать​в области текста​

   • ​ любую ячейку из​ только по итоговым​, а затем скопируйте​ процессе создания многоуровневой​, а затем нажмите​​1 068​​520​

   • ​Итоги в столбцах справа​в группе​ экране появятся знаки​ с пунктом​ символы структуры​​ (данные -> структура)​​не отображается, выделите​

   • ​Щелкните графический элемент SmartArt,​ это действие, добавив​ и затем вставьте​ набора данных и​​ данным Батурина и​​ данные.​
     ​ структуры, так и​ кнопку​2 823​773 адреса​ от данных​Структура​

   • ​ структуры.​Группировать​и​Nicktrader​​ графический элемент SmartArt.​​ цвет которого нужно​

     ​ поле в графический​ текст.​ на вкладке​ Белова, а не​

​К началу страницы​

​ после него.​Отображение столбцов​3​

​419​​. Для задания места​

• ​выберите команду​Или структурируйте внутреннюю вложенную​, а затем выберите​.​: Коллеги, необходимо сделать​Примечания:​ изменить.​ элемент SmartArt и​Примечание:​Данные​ по общим итогам,​

• ​Примечание:​Выполните одно или несколько​К началу страницы​Западный​​365​​ расположения итогового столбца​Разгруппировать​ группу — строки с​ пункт​Создание многоуровневой структуры из​ так, чтобы в​

• ​ ​В разделе​

  1. ​ затем Рисование линии​ Если область текста не​(Data) нажмите кнопку​

  2. ​ выделите ячейки с​ При скрытии или удалении​ из указанных ниже​Если символы структуры документа​192​1 557​ справа от столбца​.​ данными для определенного​

​Создать структуру​

• ​ строк​ таблице автоматически создавалась​(ПРИМЕЧАНИЕ.) При наведении указателя​Работа с рисунками SmartArt​

• ​ для подключения поля.​ отображается, щелкните элемент​Промежуточный итог​ A1 по C11,​ структуры удаления данных​

​ действий.​

1. ​ (​185​2 077​ с подробными данными​​Выделенные элементы структуры также​​ раздела данных.​

2. ​.​​Создание многоуровневой структуры из​​ структура по товарным​ мыши на эскиз​на вкладке​

   • ​Добавление поля из области​ управления.​(Subtotal). Затем кликните​ как показано в​​ не происходит.​​Автоматическое назначение стиля итоговой​
     

   • ​,​143​4​ установите флажок​ можно разгруппировать без​​Структурирование внутренней вложенной группы​​Структурирование данных вручную​
     

   • ​ столбцов​​ группам. Количество самих​​ становится видно, как​Конструктор​
     

   • ​ текста:​Щелкните поле в графическом​ по​​ примере выше.​​В Excel 2007 нажмите кнопку​
     

   • ​ строке или столбцу​и​520​Северный​​Итоги в столбцах справа​​ удаления всей структуры.​
     

​ (групп строк с​​Важно:​Отображение и скрытие структурированных​ групп может быть​ изменяется стиль SmartArt​​в группе​​Поместите курсор в начало​​ элементе SmartArt и​​Убрать все​​Создайте диаграмму. Например, на​​ Microsoft Office​    ​) не отображаются,​773 адреса​447​

Изменение цветов иерархии

​ от данных​ Удерживая клавишу SHIFT,​ данными)​  Группируя уровни структуры​ данных​ разное, позиций номенклатуры​ в рисунке SmartArt.​Стили SmartArt​ текста, куда вы​ введите свой текст.​

​(Remove All).​ вкладке​, а затем —​На вкладке​

1. ​ нажмите кнопку Microsoft​419​469​

2. ​.​​ щелкните соответствующую группе​​Для каждой внутренней вложенной​​ вручную, отобразите на​​Настройка многоуровневой структуры со​​ в каждой группе,​​Вы также можете настроить​​нажмите кнопку​​ хотите добавить фигуру.​

   

   ​Примечание:​​Урок подготовлен для Вас​​Вставка​​Параметры Excel​​Данные​ Office​

3. ​365​

​429​​Нажмите кнопку​ кнопку​ группы выберите строки​ экране все данные​ стилями​

Изменение цвета или стиля линии

1. ​ тоже может быть​ графическом элементе SmartArt​Изменить цвета​Введите нужный текст в​ Для достижения наилучших результатов​ командой сайта office-guru.ru​​в группе​​. В других версиях​

2. ​в группе​, а затем —​​1 557​​1 345​​ОК​ ​или​ с подробными данными,​

3. ​ во избежание ошибок​Копирование структурированных данных​​ разное.​​ перемещать поля, изменять​.​

Изменение цвета фона поля в иерархии

1. ​ новой фигуре и​ используйте это действие​Источник: http://www.excel-easy.com/examples/outlining-data.html​​Диаграммы​​ откройте вкладку​

2. ​Структура​​Параметры Excel​​2 077​​579​​.​

3. ​, а затем​​ соответствующие итоговой строке.​ ​ группировки строк.​Скрытие или удаление многоуровневой​

4. ​Кто возьмется?​ их размер, добавив​Если вкладка​​ нажмите клавишу ВВОД.​​ после добавления всех​Перевел: Антон Андронов​выберите​Файл​нажмите кнопку вызова​(в Excel 2007). В​4​180​

Применение стиля SmartArt к иерархии

​Чтобы структурировать данные, выполните​ на вкладке​В приведенном ниже примере​Структурируйте внешнюю группу.​ структуры​InExSu​ заливку или эффекти​Работа с рисунками SmartArt​ Чтобы добавить отступ​

1. ​ необходимых полей.​Автор: Антон Андронов​рекомендуемые диаграммы​

2. ​и выберите​​ диалогового окна​​ других версиях откройте​​Северный​​367​​ одно из перечисленных​​Данные​

   

   ​ для группировки строк​Структурирование внешней группы​​Создание итогового отчета с​ ​: Написал в личку​

   ​ добавлять фотографию.​​или​​ для фигуры, нажмите​​Добавление поля​​Примечание:​или выберите другой​

​Параметры​​Структура​

• ​ вкладку​447​1 126​ ниже действий.​в группе​

• ​ со 2-й по​Выделите все подчиненные итоговые​ диаграммой​Nicktrader​При использовании PowerPoint можно​Конструктор​

Анимация иерархии

​ клавишу TAB, а​Щелкните графический элемент SmartArt,​Мы стараемся как​ тип диаграмм.​. Затем выберите категорию​.​Файл​

1. ​469​2 471​Автоматическое структурирование данных​

2. ​Структура​​ 5-ю, у которых​​ строки и соответствующие​​Убедитесь в том, что​​: InExSu,​​ добавить анимацию к​​не отображается, выделите​​ чтобы сместить ее​​ в который нужно​

   

​ можно оперативнее обеспечивать​​Например, при создании диаграммы​Дополнительно​Установите флажок​и выберите​429​

support.office.com

«Правильная» структура документа Excel

​ в диапазоне.​​Разгруппировать​
​ 6, выберите строки​

​ данными.​​ каждого столбца данных,​: Отдал в работу​ внимание на каждое​

​..​​ со 2-й по​
​В приведенном ниже примере​ для которых требуется​
​InExSu​ поле, каждую ветвь​
​Совет:​Перемещение поля в иерархии​ к месту вставки​
​ языке. Эта страница​ выглядеть, как в​

​ листа​​Назначение стиля существующей итоговой​Дополнительно​180​

​511​​Данные​
​Важно:​
​ 5-ю. Для группировки​ строка 6 содержит​ создать структуру, имеется​: Сделано.​ или каждый уровень​

planetaexcel.ru

Создание автоматической структуры таблицы (Необходимо сделать автоматическую структуру таблицы.)

​ (ПРИМЕЧАНИЕ.) При наведении указателя​​Чтобы переместить поле, щелкните​ нового поля.​ переведена автоматически, поэтому​ следующем примере.​выберите лист, содержащий​ строке или столбцу​и в разделе​367​410​в группе​
​ Если во время разгруппировки​

​ строк с 7-й​​ промежуточные итоговые данные​

​ заголовок, что каждый​​Деньги получены.​

​ иерархии.​​ мыши на эскиз​

​ поле и растяните​​В разделе​
​ ее текст может​

excelworld.ru

​При отображении или скрытии​

Структурирование данных – необходимое условие работы с электронными таблицами, если человек хочет эффективно обрабатывать большие объемы информации. Один из методов, как это сделать – использование группировки. Он не только позволяет упорядочить большое количество информации, но и скрыть те элементы, которые не нужны в данный момент. В результате, человек может полностью сосредоточиться только на значимых фрагментах, не отвлекаясь на то, что не так важно в данный момент. Какие же действия нужно предпринять, чтобы группировать информацию в Excel?

Как настроить группировку

Настройка – очень важный подготовительный этап. Без него невозможно сделать так, чтобы итоговый результат устроил человека. Для правильной настройки группировки, точно следуйте этой инструкции:

1. Развернуть вкладку «Данные» в том документе, котором надо сгруппировать информацию. 
2. Открываем раздел «Структура», в котором разворачиваем набор инструментов. 
3. Всплывет окно, в каком надо задать настройки группировки. Предустановленные параметры следующие: результаты по колонкам записываются непосредственно в правой части от колонок, а по рядам – внизу. Часто людям не нравится эта идея, поскольку по их мнению расположение наименования сверху позволяет значительно сэкономить время. Чтобы это сделать, надо убрать флажок с чекбокса, который находится непосредственно возле соответствующего параметра. В целом, всем пользователям доступна настройка группировки таким способом, чтобы она подходила именно им. Но также можно сделать формирование стиля автоматическим, включив соответствующий пункт.
4. Подтверждаем свои действия после того, как в параметры будут внесены нужные изменения, нажатием клавиши ОК. 

На этом подготовительный этап можно считать оконченным.

Группировка по строкам в Excel

Осуществим группировку информации по рядам.

Для начала нам нужно добавить дополнительный ряд над группой колонок или под ней. Все зависит от того, где мы хотим размещать имя и выводы. После этого переходим на новую ячейку, в которой присваиваем название группе. Рекомендуется выбирать то имя, которое будет максимально подходить по контексту.

Далее ряды, которые надо объединить, выделяем и открываем вкладку «Данные». При этом итоговая строка не включается в диапазон, который следует группировать.

Теперь переходим в раздел «Структура». Для этого надо сделать клик по соответствующей кнопке, располагаемой в правой части ленты. Кликаем по кнопке «Группировать». Там появится специальное меню, в котором и нажимаем эту кнопку.

После этого программа предложит метод группировки – по рядам или колонкам. Нужно выбрать тот, который подходит больше всего в конкретной ситуации. То есть, в нашем случае, по строкам. Подтверждаем свои действия путем нажатия клавиши «ОК». После этого процесс создания группы может считаться законченным. Свернуть ее можно с помощью знака минуса.

После того, как группа спрячется, знак минуса будет заменен на плюс. Клик на него позволит развернуть группу.

Группировка по столбцам в Excel

Группировка по колонкам осуществляется аналогично, как и по строкам, только тип группировки нужно выбрать другой в соответствующем диалоговом окне. Но все же, давайте по порядку.

1. Определяемся с тем, какие данные нам нужно группировать. После этого вставляем новую колонку, в которой будет записываться заголовок группы. 
2. Далее выделяем те ячейки, которые предстоит группировать. Аналогично предыдущему примеру, заголовок не выделять.
3. Переходим на «Данные» и там находим пункт «Структура». После клика на эту кнопку развернется меню, в котором выбираем «Группировать».
4. В появившемся диалогово окне выбираем пункт «Столбцы». Подтверждаем наши действия.

На этом группирование данных завершена. Точно так же, как и в предыдущем случае, можно сворачивать и разворачивать элементы группы с помощью клавиши минус или плюс соответственно.

Создание вложенных групп

На описанных выше пунктах меню группировка не заканчивается. Пользователь вполне может создавать вложенные группы, которые позволяют более четко структурировать информацию. Логика действий, в целом, та же самая. Только все описанные выше шаги нужно совершать в рамках материнской группы. Последовательность действий следующая:

1. Если материнская группа была свернута, ее нужно развернуть.
2. Те ячейки, которые надо отнести к подгруппе, надо выделить.
3. После этого открываем вкладку «Данные», переходим в раздел «Структура» и там нажимаем «Группировать».
4. Затем выбираем способ группировки – по строкам или по колонкам, после чего подтверждаем свои действия.

После этого у нас появится дополнительная вложенная группа. Сколько максимально подгрупп может создавать пользователь? Количество неограниченное. Мы можем увидеть, что сверху над значками минуса появились цифры. Они позволяют быстро переключаться между разными уровнями вложенности.

Если же группировка осуществляется по строкам, а не столбцам, а не строкам, то эти цифры будут располагаться слева от листа (или знаков минуса/плюса).

Разгруппирование в Эксель

Предположим, нам группа уже не нужна. Что делать в такой ситуации? Есть ли возможность ее удалить? Да, конечно. Эта операция называется разгруппированием. Для начала выделяем все элементы группы, которую нужно расформировать. После этого переходим во вкладку «Данные» и там ищем раздел «Структура». После того, как мы нажмем на соответствующую кнопку, и в этом меню появится кнопка «Разгруппировать». Нажимаем на нее.

После этого появится диалоговое окно, в котором будет похожий набор настроек на тот, который был когда мы хотели группировать ячейки. Только в этот раз Эксель будет спрашивать, что именно нам нужно разгруппировать: столбцы или строки. Выбираем то, что нужно и нажимаем на клавишу «ОК». После этого лист будет выглядеть так же, как и до того, как была сделана соответствующая группа.

Многоуровневая группировка — пошаговая инструкция

Давайте теперь немного систематизируем полученную выше информацию и приведем готовую пошаговую инструкцию по тому, как осуществлять многоуровневую группировку данных:

1. Сначала осуществляем настройку, соответствующую первому разделу этой статьи.
2. После этого создаем заголовок группы. Для этого делаем дополнительную строку или колонку в зависимости от того, какие данные мы хотим сгруппировать.
3. Присваиваем в этой колонке или строке название группы.
4. Выделяем ячейки, которые нужно объединить в одну группу.
5. Переходим во вкладку «Данные», и там находим группу инструментов «Структура».
6. Затем нажимаем на кнопку «Группировать», выбираем тип группировки, который нужен в конкретной ситуации и нажимаем на кнопку ОК.
7. После этого определяемся с тем, как должна называться вторая группа и создаем дополнительную строку с этими данными.
8. Выделяем ячейки подгруппы, которую нужно выделить. Заголовок, как и в предыдущем примере, не включаем в группу.
9. Повторяем шаги 5 и 6 применительно ко второму уровню группы.
10. Повторяем шаги 7-9 применительно к каждому следующему уровню группы.

Как видим, инструкция эта довольно простая для понимания, и умещается в 10 пунктов. Как только ее почувствовать интуитивно, сразу не будет проблемы с тем, чтобы выполнить все эти действия на практике. А теперь давайте разберем некоторые важные аспекты группировки данных.

Автоматическая структуризация в Excel

Весь описанный выше метод – пример ручной группировки данных электронной таблицы. Но есть способ автоматизировать деление информации на группы. Правда, выборку для группировки будет создавать сама программа. Но во многих ситуациях Excel осуществляет структурирование информации правильно.

Самое большое преимущество автоматической структуризации данных в Эксель – экономия времени. Хотя нужно всегда быть готовым к тому, что придется некоторые правки вносить самостоятельно. К сожалению, роботы пока не научились читать мысли.

Когда оптимальнее всего использовать автоматическую группировку? Лучше всего она работает, когда пользователь работает с формулами. В этом случае ошибок, как правило, не возникает.

Что же нужно делать для того, чтобы сгруппировать данные автоматически? Нужно открыть раздел «Группировать» и там выбрать пункт «Создание структуры». Все остальное Эксель сделает за пользователя.

Отмена автоматической группировки осуществляется несколько иным образом. Нужно выбрать пункт «Разгруппировать», но нажать на меню «Очистить структуру». После этого таблица вернется в первоначальный вид.

Как сортировать данные таблицы

С помощью сортировки данных можно особо мастерски осуществлять сортировку информации, которая содержится в электронной таблице. Ее возможно осуществлять по целому набору критериев. Давайте опишем самые ключевые моменты, на которые нужно обратить внимание.

Цветовое деление

Один из способов осуществления сортировки данных – окрашивать информацию, которая относится к одной группе, специальным цветом. Для этого нужно открыть вкладку «Данные» и там найти раздел «Сортировка и фильтр». Дальнейшие действия зависят от используемой версии офисного пакета. Нужная нам функция может называться или «Настраиваемая» или «Сортировка». После того, как мы сделаем клик по соответствующему пункту, у нас должно появиться всплывающее окно.

Затем переходим в раздел «Столбец». Там находим группу «Сортировать по», и далее выбираем ту колонку, которая нужна в нашей ситуации. Далее задаем критерий, по которому должна осуществляться сортировка данных. Например, им может выступать цвет ячеек. Если мы планируем его использовать, надо предварительно окрасить подходящие ячейки соответствующим цветом.

Чтобы определить цвет, необходимо в разделе «Порядок» сделать клик по изображению стрелочки. Рядом будет располагаться пункт, с помощью которого можно определить, куда будут направляться данные, которые программа отсортировала в автоматическом режиме. Если вам нужно, чтобы они были размещены сверху, надо нажать соответствующую кнопку. Если же требуется, чтобы смещение осуществлялось по направлению по строке, надо выбрать пункт «Влево».

Эти же действия можно выполнить и с другими критериями, создав еще один уровень. Для этого нужно найти пункт «Добавить уровень» в диалоговом окне. Далее мы сохраняем документ, после чего можно снова объединить данные, нажав на кнопку «Применить повторно».

Объединение значений

Excel дает возможность осуществлять группировку значений, основываясь на значении, содержащемся в определенной ячейке. Это нужно, например, когда надо осуществить поиск полей, в которых содержатся определенные имена или данные другого типа (например, коды). Как это сделать? Первые два шага соответствуют предыдущему разделу, только вместо критерия в виде цвета нужно настроить значение, по которому будет осуществляться группировка.

Нас в группе «Порядок» интересует пункт «Настраиваемый список», кликнув по которому, пользователь может как сделать собственный перечень условий для сортировки, так и воспользоваться предустановленным в Excel. Так можно осуществлять объединение данных по любому критерию, включая дату, дни недели и так далее.

Как упростить большую таблицу Эксель

Excel дает возможность осуществлять сразу несколько видов группировки в Excel, основываясь на разных критериях. Чтобы это сделать, надо следовать этой инструкции:

1. В начале каждого диапазона должен быть заголовок и не должно быть пустых ячеек. Заголовки должны включать одинакового типа данные.
2. Предварительно рекомендуется отсортировать данные в алфавитном порядке.
3. Воспользуемся командой «Промежуточные итоги», которая находится в том же разделе – «Группировать».

После этого выполняем группировку столбцов так же, как было описано ранее. В результате должна получиться многоуровневая таблица.

Содержание

• 1 Автоматическое создание структуры в Excel
• 2 Ручное создание структуры
  • 2.1 Часть 1 Как автоматически создать структуру
  • 2.2 Часть 2 Как создать структуру вручную
• 3 Советы
• 4 Предупреждения
  • • 4.0.1 1 способ
    • 4.0.2 2 способ

Дата: 31 января 2017 Категория: Excel Поделиться, добавить в закладки или статью

Здравствуйте, друзья. Думаю, каждому, кто работал в Эксель, попадались таблицы со структурой данных. Группировка в Эксель, чаще всего, применяется, когда есть организация со структурой, и мы оцениваем некоторые показатели согласно этой структуры. Например, продажи по Компании в целом, по региональным представительствам, по менеджерам. Посмотрите на картинке, как это может быть без группировки:

На рисунке детальный пример отчета о продажах по структурным подразделениям подневно.  А что если нужно предоставить руководителям отчет в разрезе только лишь департаментов и помесячно, без детализации? Чтобы было вот так:

Согласитесь, такой вид таблицы более нагляден и показателен для анализа работы Компании в целом. Но как получить такую таблицу достаточно быстро, не скрывая и не удаляя ячейки? Очень просто, задайте структуру документа.

На рисунке выше я привел уже структурированный документ, с маркерами группы. В таблице сгруппированы менеджеры по регионам и регионы в компании, а так же, дни недели в месяцы. Чтобы скрыть какую-то отдельную группу, кликните на значке «минус» в итоговой строке этой группы». Чтобы раскрыть – на значке «плюс». Чтобы отобразить какой-то определенный уровень – нажмите на его номер в верхнем левом углу листа.

Обратите внимание, данные сгруппированы в несколько уровней. Каждый последующий вложен в предыдущий. Всего Эксель позволяет создать до восьми уровней в строках и восьми – в столбцах.

Есть два способа создать структуру листа: автоматический и ручной.

Программа может попытаться создать структуру автоматически. Для этого нажмите на ленте: Структура – Группировать – Создать структуру.

Если у Вас правильно и логично записаны формулы суммирования, структура будет создана правильно. У меня эта функция часто срабатывает правильно, поэтому сначала я пробую именно автоматическое создание. Структура из примера отлично создалась автоматически.

Ручное создание структуры

Создание структуры вручную позволяет держать весь процесс под контролем и гарантированно получить правильный результат. Чтобы структурировать лист вручную, выполните такие действия:

1. Оформите и наполните таблицу, создайте итоговые строки и столбцы
2. Кликните на маленькой пиктограмме со стрелкой в нижнем правом углу ленточной группы Данные – Структура. В открывшемся окне настройте расположение строк и столбцов итогов

1. Выделите строки или столбцы, которые нужно группировать (не выделяйте итоговые). Делайте это с каждой группой по очереди, начиная с самых «глубоких». В моем примере это фамилии менеджеров.

1. Нажмите на ленте Структура – Группировать (ли нажмите Alt+Shift+стрелка вправо). Будет создана группировка

1. Повторяйте п.3-4 до полного структурирования данных. Повторюсь, начинайте с подчиненных групп, потом переходите на уровень выше. Т.е. в таблице из примера мы поочередно сгруппируем менеджеров в филиалы, потом филиалы в компанию.

Когда Вы вставляете новые строки и столбцы в структурированную таблицу – будьте осторожны. Если, например, добавляется новый менеджер в группу, вставляйте строку где-то между сгруппированными строками, не первым элементом группы и не последним. В противном случае, новая строка не впишется в структуру.

При копировании диапазона ячеек, скрытые строки и столбцы не копируются. Но когда они скрыты группировкой – все равно копируются. Чтобы выделить только данные, отображенные на экране, выделите нужный диапазон и нажмите F5. В открывшемся окне выберите Выделить – Только видимые ячейки. Теперь ячейки, скрытые группировкой, не будут скопированы.

Если Вам больше не нужна структура – удалите ее. Для этого выполните на ленте Данные – Структура – Разгруппировать – Удалить структуру.

Группированные данные, структурированное рабочее пространство – не только добавляют практичности Вашим таблицам, это правило хорошего тона, когда одну и ту же таблицу можно легко посмотреть как в развернутом виде, так и в детальном.

Вот и все, тренируйтесь и применяйте на практике структурирование данных в Экселе. Приглашаю Вас комментировать изложенный материал, задавайте Ваши вопросы и делитесь опытом!

Следующая статья будет посвящена подключению внешних данных и их консолидации. Это неотъемлемая часть работы большинства пользователей Excel. Присоединяйтесь к чтению!

Поделиться, добавить в закладки или статью

Часть 1 Как автоматически создать структуру

1. 

   Откройте таблицу Excel. Для этого дважды щелкните по Excel-файлу.

2. 

   Щелкните по вкладке Данные. Она находится в левой части ленты инструментов, которая в свою очередь расположена в верхней части окна Excel. Откроется панель инструментов «Данные».

3. 

   Щелкните по направленной вниз стрелке рядом с опцией Группировать. Вы найдете эту опцию справа на панели «Данные». Откроется выпадающее меню.

4. Нажмите Создание структуры.

   Эта опция находится в выпадающем меню «Группировать».Файл:Group and Outline Excel Data Step 4 Version 2.jpg

   • Если появилось сообщение «Невозможно создать структуру документа», формула, которой подчиняются данные, не совместима с функцией структурирования. В этом случае создайте структуру вручную (читайте следующий раздел).
5. 

   Скройте данные. Нажмите кнопку «» в верхней или левой части таблицы Excel, чтобы скрыть сгруппированные данные. В большинстве случаев это действие приведет к отображению только последней строки с данными.

6. 

   Удалите структуру (если нужно). Нажмите «Разгруппировать» (справа от опции «Группировать»), а затем в выпадающем меню нажмите «Удалить структуру». Так вы отобразите данные, которые были сгруппированы и скрыты.

Часть 2 Как создать структуру вручную

1. 

   Выделите данные. Щелкните и удерживайте верхнюю левую ячейку нужных данных, а затем перетащите курсор в нижнюю правую ячейку нужных данных.

2. 

   Щелкните по вкладке Данные. Она находится в левой части ленты инструментов, которая в свою очередь расположена в верхней части окна Excel.

3. 

   Щелкните по Группировать. Вы найдете эту опцию справа на панели «Данные».

4. 

   Нажмите Группировать. Эта опция находится в выпадающем меню «Группировать».

5. 

   Выберите способ группирования. Нажмите «Строки», чтобы сгруппировать данные по вертикали, или нажмите« «Столбцы», чтобы сгруппировать данные по горизонтали.

6. 

   Щелкните по OK. Эта кнопка находится в нижней части всплывающего окна.

7. 

   Скройте данные. Нажмите кнопку «» в верхней или левой части таблицы Excel, чтобы скрыть сгруппированные данные. В большинстве случаев это действие приведет к отображению только последней строки с данными.

8. 

   Удалите структуру (если нужно). Нажмите «Разгруппировать» (справа от опции «Группировать»), а затем в выпадающем меню нажмите «Удалить структуру». Так вы отобразите данные, которые были сгруппированы и скрыты.

Советы

• Нельзя использовать описанную функцию, если таблица открыта для общего доступа.

Предупреждения

• Не используйте описанную функцию, если нужно защитить таблицу. В этом случае другие пользователи не смогут отображать и скрывать строки.

Информация о статье

Эту страницу просматривали 98 569 раза.

Была ли эта статья полезной?

Прежде всего убедитесь, что в первой строке таблицы имеются заголовки столбцов, каждый столбец содержит однотипные данные, а также отсутствуют пустые строки или столбцы.

1 способ

1. В окне открытого листа отсортируйте данные таблицы (см. пункт «Как отсортировать данные таблицы?»).
2. Выделите нужные строки, которые необходимо подвергнуть структурированию.
3. Настройте расположение строки промежуточных итогов (см. «Как задать расположение строк промежуточных итогов?»).
4. Создайте промежуточные итоги (см. «Как создать промежуточные итоги диапазона данных?»).
5. Перейдите к вкладке «Данные» и в группе «Структура» раскройте меню кнопки «Группировать».
6. В списке команд выберите пункт «Создание структуры».

Слева строк с промежуточными итогами отобразятся символы структуры.

2 способ

1. В окне открытого листа отсортируйте данные таблицы (см. пункт «Как отсортировать данные таблицы?»).
2. После каждого диапазона строк, которые необходимо подвергнуть структурированию, вставьте новые строки.
3. В нужных ячейках данных строках вставьте функцию ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ (см. «Как вставить функцию?»).
4. Выделите первый диапазон строк, которые необходимо подвергнуть структурированию, но без итоговой строки.
5. Перейдите к вкладке «Данные» и в группе «Структура» раскройте меню кнопки «Группировать».
6. В списке команд выберите пункт «Группировать».
7. В окошке «Группирование» выберите пункт «Строки».
8. Повторите пункты 4–7 данной инструкции для всех нужных диапазонов данных.

Эти два способа создания структуры данных можно комбинировать. Например, промежуточные итоги можно создать автоматически, а группировать диапазоны уже вручную

Работая с данными в Excel, часто приходится строить большие таблицы с различными расчетами и комментариями, из-за чего не редко их становится трудно воспринимать. Чтобы избегать подобных неприятностей используйте структуру данных Excel. Она располагается на вкладке «Данные», раздел «Структура».

Данный раздел содержит 3 функции. Рассмотрим их кратко (для более полной информации пройдите по ссылкам):

• Группировать – объединение нескольких строк или столбцов в единую группу. Это позволяет скрывать из вида детальную информацию, а в случае необходимости быстро получать к ней доступ;
• Разгруппировать – отменяет объединение строк и столбцов в группы полностью или частично;
• Промежуточные итоги – объединение в группы «родственных» данных с выводом по ним некоторых результатов.

Две кнопки («+» и «-») в правой верхней части раздела раскрывают либо скрывают детали группы, но часто удобнее пользоваться данными кнопками на полях листа Excel, появляющихся при объединении данных в структуры.

Если материалы office-menu.ru Вам помогли, то поддержите, пожалуйста, проект, чтобы мы могли развивать его дальше.

У Вас недостаточно прав для комментирования.

Группировка данных в Excel – придаем таблицам стройности

Здравствуйте, друзья. Думаю, каждому, кто работал в Эксель, попадались таблицы со структурой данных. Группировка в Эксель, чаще всего, применяется, когда есть организация со структурой, и мы оцениваем некоторые показатели согласно этой структуры. Например, продажи по Компании в целом, по региональным представительствам, по менеджерам. Посмотрите на картинке, как это может быть без группировки:

На рисунке детальный пример отчета о продажах по структурным подразделениям подневно. А что если нужно предоставить руководителям отчет в разрезе только лишь департаментов и помесячно, без детализации? Чтобы было вот так:

Согласитесь, такой вид таблицы более нагляден и показателен для анализа работы Компании в целом. Но как получить такую таблицу достаточно быстро, не скрывая и не удаляя ячейки? Очень просто, задайте структуру документа.

На рисунке выше я привел уже структурированный документ, с маркерами группы. В таблице сгруппированы менеджеры по регионам и регионы в компании, а так же, дни недели в месяцы. Чтобы скрыть какую-то отдельную группу, кликните на значке «минус» в итоговой строке этой группы». Чтобы раскрыть – на значке «плюс». Чтобы отобразить какой-то определенный уровень – нажмите на его номер в верхнем левом углу листа.

Обратите внимание, данные сгруппированы в несколько уровней. Каждый последующий вложен в предыдущий. Всего Эксель позволяет создать до восьми уровней в строках и восьми – в столбцах.

Как сгруппировать данные в Excel

Есть два способа создать структуру листа: автоматический и ручной.

Автоматическое создание структуры в Excel

Программа может попытаться создать структуру автоматически. Для этого нажмите на ленте: Структура – Группировать – Создать структуру .

Если у Вас правильно и логично записаны формулы суммирования, структура будет создана правильно. У меня эта функция часто срабатывает правильно, поэтому сначала я пробую именно автоматическое создание. Структура из примера отлично создалась автоматически.

Ручное создание структуры

Создание структуры вручную позволяет держать весь процесс под контролем и гарантированно получить правильный результат. Чтобы структурировать лист вручную, выполните такие действия:

1. Оформите и наполните таблицу, создайте итоговые строки и столбцы
2. Кликните на маленькой пиктограмме со стрелкой в нижнем правом углу ленточной группы Данные – Структура . В открывшемся окне настройте расположение строк и столбцов итогов

1. Выделите строки или столбцы, которые нужно группировать (не выделяйте итоговые). Делайте это с каждой группой по очереди, начиная с самых «глубоких». В моем примере это фамилии менеджеров.

1. Нажмите на ленте Структура – Группировать (ли нажмите Alt+Shift+стрелка вправо ). Будет создана группировка

1. Повторяйте п.3-4 до полного структурирования данных. Повторюсь, начинайте с подчиненных групп, потом переходите на уровень выше. Т.е. в таблице из примера мы поочередно сгруппируем менеджеров в филиалы, потом филиалы в компанию.

Когда Вы вставляете новые строки и столбцы в структурированную таблицу – будьте осторожны. Если, например, добавляется новый менеджер в группу, вставляйте строку где-то между сгруппированными строками, не первым элементом группы и не последним. В противном случае, новая строка не впишется в структуру.

При копировании диапазона ячеек, скрытые строки и столбцы не копируются. Но когда они скрыты группировкой – все равно копируются. Чтобы выделить только данные, отображенные на экране, выделите нужный диапазон и нажмите F5 . В открывшемся окне выберите Выделить – Только видимые ячейки . Теперь ячейки, скрытые группировкой, не будут скопированы.

Если Вам больше не нужна структура – удалите ее. Для этого выполните на ленте Данные – Структура – Разгруппировать – Удалить структуру .

Группированные данные, структурированное рабочее пространство – не только добавляют практичности Вашим таблицам, это правило хорошего тона, когда одну и ту же таблицу можно легко посмотреть как в развернутом виде, так и в детальном.

Вот и все, тренируйтесь и применяйте на практике структурирование данных в Экселе. Приглашаю Вас комментировать изложенный материал, задавайте Ваши вопросы и делитесь опытом!

Следующая статья будет посвящена подключению внешних данных и их консолидации. Это неотъемлемая часть работы большинства пользователей Excel. Присоединяйтесь к чтению!

Добавить комментарий Отменить ответ

8 комментариев

Добрый день!
Как в книге создать 2 группировки друг за другом, чтобы когда они свернуты не отображались страницы.
Например, в таблице 15 строк. 3 всегда отображаются. Затем 4 строки в группировке и следующие 4 строки в группировке. Надо чтобы,когда обе группировки собраны из них ничего не отображалось.

Здравствуйте, Кир.
Для каждой группировки нужно определять итоговый столбец, который располагается либо над группируемым участком, либо под ним. Поскольку у Вас две группы строк примыкают друг к другу, нужно для верхнего участка установить итоги над данными, для нижнего — под данными. Как это делается — описано вначале пункта «Ручное создание структуры».

Добрый день!
Как сделать чтобы группировки были разного цвета( например 1 группа где знак (+) красного. 2 группа где знак (+) зеленого итд)

Дмитрий, здравствуйте. Если Вы хотите, чтобы именно строка итогов отличалась по цвету — лучше всего воспользоваться Условным форматированием

Здравствуйте! Почему при создании структуры с первого столбца в документе не отображается плюсик? Только точки над структурируемыми столбцами и цифры уровня структуры… Что делать, если структура нужна именно с 1го столбца? Excel 2016. Спасибо.

Здравствуйте, Елена. Не отображается плюсик, потому что он проставляется над столбцом промежуточных итогов. Например, в столбцах у Вас данные по месяцам, и они сворачиваются в итоговые цифры года. Плюсик будет над столбцом соответствующего года.
Итоговый столбец может быть слева или справа от группируемого массива. У Вас в настройках выставлено «слева», однако столбца слева не существует, Вы группируете начиная с первого. Потому, плюсика и нет. Вы можете пойти двумя путями:
1. Скрывать и раскрывать группировку кнопками уровней в верхнем левом углу окна
2. Выбрать расположение столбца итогов справа от группируемого массива. Тогда плюсик будет отображаться в следующем столбце после группируемых. Как это сделать — я рассказал в пункте «Ручное создание структуры»

Спасибо.
Научился группировать столбцы за 15 секунд.

Excel как создать структуру документа в

На этом шаге мы рассмотрим создание структур рабочего листа.

Прежде чем создавать структуру, нужно убедиться в том, что данные подходят для создания структуры и формулы заданы правильно. Данные должны иметь иерархическую организацию. Все итоговые формулы должны быть введены правильно и согласовано. Под согласованностью подразумевается их одинаковое относительное положение.

Создать структуру можно одним из способов:

Чтобы автоматически создать стрктуру для некоторого диапазона данных, надо выполнить следующее:

1. Поместить табличный курсор в любую ячейку диапазона.
2. Выбрать команду Данные | Группа и структура | Создание структуры.

Программа Excel проанализирует формулы из выделенного диапазона и создаст структуру. В зависимости от формул будет создана горизонтальная, вертикальная или смешанная структура.

Если у рабочего листа уже есть структура, то будет задан вопрос, не хотите ли Вы изменить существующую структуру. Щелкните на кнопке Да, чтобы удалить старую и создать новую структуру.

Если воспользоваться командой Данные | Итоги, то Excel создаст структуру автоматически, при этом автоматически будут вставлены формулы для расчета промежуточных итогов, если данные введены в виде списка.

Excel определяет способ создания структуры на основании анализа формул, поэтому без формул автоматически создать структуру невозможно. Процесс создания структуры вручную подразумевает создание групп строк (для вертикальной структуры) или групп столбцов (для горизонтальной структуры).

Чтобы создать группу строк, выделите полностью все строки, которые нужно включить в эту группу, кроме строки, содержащей формулы для подсчета итогов. Затем выберите команду Данные | Группа и структура | Группировать. По мере создания группы Excel будет отображать символы структуры.

Если перед созданием группы Вы выделите диапазон ячеек (а не строки или столбцы целиком), то Excel отобразит диалоговое окно с вопросом о том, что Вы хотите сгруппировать. Затем программа сгруппирует целиком те строки или столбцы, ячейки которых содержатся в выбранном диапазоне.

Можно выбирать также группы групп. Это приведет к созданию многоуровневых структур. Создание таких структур следует начинать с внутренней группы и двигаться изнутри наружу. В случае ошибки при группировке можно произвести разгруппирование с помощью команды Данные | Группа и структура | Разгруппировать

В Excel есть кнопки инструментов, с помощью которых можно ускорить процесс группировки и разгруппировки (рис. 1). Кроме того можно воспользоваться комбинацией клавиш Alt + Shift + для группировки выбранных строк или столбцов, или Alt + Shift + для осуществления операции разгруппирования.

Рис. 1. Инструменты структуризации

Инструмент структуризации содержит следующие кнопки.

Группировка строк и столбцов в Excel — как сделать?

Группировка строк и столбцов в Excel.

Как в Экселе (Excel) сделать группировку данных?

При работе с большими объёмами данных в Excel нередко возникает необходимость сделать группировку, которая позволяет представить всю информацию в структурированном виде.

Группировка в Excel — возможности

С помощью специальных функций в Эксель (Excel) можно выполнять группировку строк, группировку столбцов и выводить промежуточные итоги. Можно создавать до 8 уровней вложенности.

Группировка также позволяет «спрятать» промежуточные данные.

Параметры группировки

В программе Excel по умолчанию строчка/столбец с итоговыми данными располагается под данными (группировка строк) или справа от данных (группировка столбцов).

Если вы хотите изменить отображение итогов, то нужно открыть вкладку «Данные» и в разделе «Структура» нажать на наклонную стрелку.

Откроется окно настройки, где вам нужно будет убрать соответствующие флажки.

Как сделать группировку данных в Excel?

Рассмотрим подробно на примере, как можно сгруппировать данные в таблице разными способами:

1) Группировка по строкам.

2) Группировка по столбцам.

3) Автоматическая группировка.

Группировка по строкам

У нас есть таблица, отражающая поступление различных товаров по месяцам. Необходимо выполнить группировку данных по каждому месяцу.

Сначала нужно добавить строчку с названием группы. В данном примере будет 3 группы — «июль», «август», «сентябрь».

Для того, чтобы сделать группировку по строкам в Экселе (Excel), необходимо выделить требуемую область (группу) и в меню выбрать пункт «Данные» -> «Группировать». В появившемся окне выбираем «Группировать строки».

Поочерёдно выбираем строки, соответствующие каждому периоду и группируем их с помощью данного инструмента.

Таблица приобретёт следующий вид:

Если нужно скрыть группу, то нужно сбоку нажать на минус, а если развернуть — на плюс. Кроме того, Excel отображает число уровней группировки — в нашем примере их 2.

При нажатии на «1» будут показаны только итоговые строки, в то время, как цифра «2» разворачивает структуру.

Автоматическая группировка

В программе Excel также можно осуществлять группировку данных автоматически. Но для этого в таблице должны содержаться итоговые формулы.

Добавим в ранее созданную таблицу формулы, рассчитывающие суммарные цены и количество товаров по каждой группе (функция СУММ).

Для создания автоматической группировки строк в Экселе заходим в «Данные» -> «Группировать» -> «Создание структуры».

Если всё сделали правильно, то строки автоматически будут сгруппированы. Если нет — Excel выдаст ошибку «Невозможно создать структуру документа». Это означает, что на листе отсутствуют формулы, позволяющие сгруппировать данные автоматически по определённым признакам.

Наша таблица будет иметь следующий вид:

Создание нескольких уровней группировки

Как было сказано выше, в Экселе можно создавать довольно сложные структуры данных.

Добавим в нашу таблицу ещё один уровень группировки. Для этого создадим наверху таблицы строчку «Итого» и напишем формулы, позволяющие считать итоги по месяцам.

После этого воспользуемся автоматической группировкой. Вот какая таблица получится:

Принцип отображения сгруппированных данных остаётся тем же. Например, если нас интересуют только итоговые данные по месяцам и общий итог, то можно спрятать нижний уровень.

Группировка по столбцам

Такой вид группировки в Excel осуществляется схожим образом — указываем требуемые столбцы и создаём группу (в диалоговом окне выбираем «Группировать столбцы»).

Убрать группировку

Для того, чтобы разгруппировать данные, нужно выбрать «Данные» -> «Разгруппировать». В зависимости от способа группировки выбираем либо «Разгруппировать», либо «Удалить структуру».

Excel как создать структуру документа в

Структурируемые данные должны быть представлены в формате списка, в котором первая строка каждого столбца содержит подпись, остальные строки — однотипные данные; пустые строки или столбцы в списке отсутствуют.

Перед началом создания структуры может потребоваться отсортировать данные, чтобы сгруппировать строки вместе. В показанном на рисунке примере список был отсортирован по категории товаров, а затем по фамилии продавца.

Располагайте итоговые строки выше или ниже каждой группы детальных строк. Для этого после каждой группы вставьте по пустой строке и в них используйте итоговые функции, например СУММ или СРЗНАЧ. Для получения наилучших результатов итоговые строки должны содержать формулы, ссылающиеся на ячейки во всех строках. В показанном на рисунке 8.8 примере имеется строка под сведениями каждой категории товара. Например, данные по продажам лекарств в строках с 5 по 9 суммируются в строке 10. Также можно структурировать данные, в которых итоговые строки содержат описательный текст и иные данные.

Рис. 8.8. Фрагмент окна со структурированными данными

Если структурируются столбцы, а не строки, убедитесь, что лист имеет заголовки в первом столбце, и что имеются итоговые столбцы слева или справа от столбцов сведений.

Если итоговые строки расположены над строками данных или итоговые столбцы расположены слева от столбцов данных, можно изменить параметры расположения. Для этого необходимо дать команду меню Данные=>Группа и структура => Настройка и снять флажок итоги в строках под данными, флажок итоги в столбцах справа от данных или оба эти флажка.

Создание структуры автоматически и вручную

Автоматическое создание структуры

Если данные на листе обобщены формулами, которые используют функции, например СУММА, Microsoft Excel позволяет автоматически структурировать данные. Итоговые данные должны располагаться рядом с подробными данными.

Для создания автоматической структуры нужно выделить диапазон ячеек, для которых необходимо создать структуру (для структурирования листа целиком указать любую ячейку) и дать команду меню Данные => Группа и структура => Создание структуры. При вставке автоматических промежуточных итогов в список, представленный в виде строк, Microsoft Excel автоматически структурирует лист, давая возможность отобразить ровно столько подробной информации, сколько необходимо.

Создание структуры вручную

Если данные не организованы так, что Microsoft Excel может создать структуру автоматически, структура может быть создана вручную. Например, требуется вручную создать структуры данных, если строки или столбцы с итоговыми данными содержат не формулы, а значения или описательный текст.

Для создания структуры листа вручную, необходимо выделить строки или столбцы, которые нужно объединить в одну группу, и дать команду меню Данные => Группы и структура => Группировать (рис.8.9). После этого рядом с детальными данными Одежда появиться символ структуры. Продолжать выделение и группировку строк или столбцов сведений и выполнение команды Группировать нужно до тех пор, пока не будут созданы все необходимые уровни структуры.

Рис. 8.9. Фрагмент окна для создания группы Одежда

Настройка структурирования со стилями

Автоматические стили можно применить непосредственно при структурировании или после него. Для структурированных строк Microsoft Excel использует такие стили, как «Уровеньстрока_1» и «Уровеньстрока_2». Для структурированных столбцов Microsoft Excel использует такие стили как «Уровеньстолб_1» и «Уровеньстолб_2». Стили используют полужирное, курсивное и другое форматирование текста, чтобы облегчить различение итоговых строк в данных.

Можно изменять способы форматирования, определенные каждому из стилей, что позволяет применять различные стили оформления текста и ячейки для настройки внешнего вида структуры. Также можно использовать автоформаты для форматирования структурированных данных.

Если требуется задать стили структуры для автоматического применения к новой структуре, нужно дать команду меню Данные => Группа и структура => Настройка и установить флажок Автоматические стили. Если при создании структуры не требуется применять автоматические стили, их можно применить после создания структуры. Для этого необходимо выделить данные, к которыми применяются стили, дать команду меню Данные => Группа и структура => Настройка в открывшемся диалоговом окне Настройка (рис. 8.10) установить флажок Автоматические стили и нажать кнопку Применить стили. Кнопка Создать этого диалогового окна создает структуру листа. В результате к итоговым строкам будет применено форматирование (рис.8.11)

Рис.8.10. Применение стилей к структуре

Рис. 8.11. Результат применения автоматических стилей к структуре

Удаление структуры

При удалении структуры никакие данные не удаляются. Для выполнения удаления структуры на нужном листе необходимо дать команду меню Данные => Группа и структура => Удалить структуру. Если строки или столбцы все равно останутся скрытыми, то можно просто отобразить скрытые строки или столбцы средствами Excel (выделить видимые заголовки и дать команду меню Формат => Строка или Столбец => Отобразить).

Выделенные элементы структуры также можно разгруппировать без удаления всей структуры. Для этого, удерживая нажатой SHIFT щелкнуть кнопку или группы, а затем дать команду меню Данные => Группа и структура => Разгруппировать. На рис. 8.12 и 8.13 приведен пример удаления структуры для группы Иванова.

Рис. 8.12 . Выделение элемента структуры Иванова и выбор команды для разгруппирования

Рис. 8.13. . Вид окна при разгруппированной группе Иванова

Чтобы скрыть структуру, не удаляя ее, необходимо отобразить все данные, нажав кнопку с наибольшим числом в области структуры , и снять флажок Символы структуры вкладки Вид диалогового окна Параметры (меню Сервис).

Microsoft Excel

трюки • приёмы • решения

Как правильно создать структуру работы проекта в Excel

Структура работы (Work Breakdown Structure — WBS) — это способ графического отображения работы по выполнению проекта. Как правило, в структуре работы отображаются все конечные результаты проекта, а также отдельные компоненты работы, которые необходимо выполнить для получения этих конечных результатов. WBS представляет всю работу по выполнению проекта в виде совокупности логических групп и является по своей природе иерархической структурой.

Некоторые из уже созданных ранее документов понадобятся нам при создании структуры работы и построении календарного плана проекта. Первым из таких документов является формулировка масштаба проекта. Вы, наверное, помните, что в этой формулировке перечисляются конечные результаты проекта. Данный документ станет первым уровнем нашей WBS. Чтобы облегчить решение этой задачи, возможно, нам также понадобится вернуться к документу, в котором излагаются требования (или к формулировке масштаба проекта, если эти требования излагаются в формулировке масштаба проекта).

Построение уровней WBS

Во многих отношениях WBS напоминает организационную схему. В случае небольших и средних по своему размеру проектов самый верхний блок WBS содержит название соответствующего проекта, а следующий уровень блоков отображает конечные результаты проекта. Если вы работаете над выполнением крупного проекта, который заключает в себе несколько субпроектов (вложенных проектов), WBS и в этом случае начинается с верхнего блока, содержащего название соответствующего проекта, однако следующий уровень блоков отображает названия субпроектов, а не конечных результатов проекта. В таком случае именно руководители субпроектов несут ответственность за создание WBS для своих отдельных субпроектов. На рис. 1 показаны первые два уровня WBS для нашего проекта Grant St. Move. (Не забывайте, что здесь указан далеко не полный перечень конечных результатов проекта.)

Рис. 1. Уровень 1 WBS для проекта Grant St. Move

У каждого элемента в WBS должен быть уникальный идентификатор. Как видно из рис. 1, блок Создать центр обработки данных в здании на улице Grant St. помечен номером 30. Этот код, или идентификатор, используется для целей учета (отслеживания компонентов работы). Все уровни, расположенные под этим уровнем, будут начинаться с числа 30. (Вы можете убедиться в этом, взглянув на рис. 2.) Непосредственные исполнители проекта должны использовать эти коды для фиксации своего времени. Кроме того, если для выполнения работы требуются определенные материалы и оборудование, такой WBS-код может использоваться и для отслеживания соответствующих расходов. При использовании такого подхода бюджет проекта можно разрабатывать, отслеживать и контролировать по конечным результатам этого проекта.

Идея использования WBS заключается в том, что, начиная с самого верхнего уровня (в нашем случае — конечных результатов проекта), с каждым последующим уровнем WBS вы все больше детализируете работу по выполнению соответствующего проекта. Как правило, WBS содержит не более пяти или шести таких иерархических уровней. Постепенно вы опуститесь до самого нижнего уровня, называемого уровнем пакетов работ. На этом уровне вы можете легко оценивать, планировать по времени и назначать пакет работ тому или иному индивидуальному исполнителю или организации.

Уровень пакетов работ

Уровень пакетов работ всегда является самым нижним уровнем WBS, какое бы количество уровней — два или шесть — эта WBS не содержала. Идея заключается в том, что уровень пакетов работ легко распределяется между группами или индивидуальными исполнителями; кроме того, можно легко вычислить количество времени, которое может потребоваться для выполнения пакета работ. Пакет работ может включать субпроекты, ключевые вехи, суммарные задачи (группы похожих между собой задач), а в случае небольших проектов — сами задачи. На рис. 2 показан фрагмент WBS для нашего проекта Grant St.Move.

Рис. 2. Фрагмент WBS для проекта Grant St. Move

WBS этого проекта состоит из нескольких уровней. Мы построили эту WBS по аналогии с организационной схемой. Если вы забыли, как строятся организационные схемы, обратитесь к материалу этой статьи. Вы, наверное, заметили, что требования к этому проекту помогли нам определить некоторые задачи. Например, требование «На каждом рабочем месте должна быть установлена по меньшей мере одна четырехконтактная электрическая розетка» привело к появлению задач «Произвести осмотр электропроводки и протестировать ее» и «Проложить электропроводку».

В случае средних и крупных проектов WBS практически никогда не опускается до уровня задач, поскольку при наличии слишком большого числа уровней WBS становится малопригодной к использованию. Детализация до уровня задач в этом случае (а иногда и при реализации небольших проектов) выполняется отдельно по списку задач (который можно составить с помощью электронной таблицы Excel) и календарному плану проекта.

WBS должна отображать только работу соответствующего проекта. Если работа не включена в WBS, последняя не является частью проекта. Вспомните: мы уже обсуждали эту концепцию, рассказывая о составлении формулировки масштаба проекта. Включая в формулировку масштаба проекта и в WBS только работу соответствующего проекта, вы предотвращаете неконтролируемое разрастание масштаба проекта.

Определение ресурсов для пакетов работ

После того как будет построена WBS и определены пакеты работ, необходимо выполнить следующий шаг — выделить ресурсы пакетам работ. Тем самым мы достигаем двух целей. Во-первых, индивидуальный исполнитель или организация, которым поручено выполнение конкретного пакета работ, несут ответственность за правильное, точное и своевременное выполнение этого пакета работ. Во-вторых, нам нужно определить временнyю и стоимостную оценки соответствующей работы, и наиболее логично, если такие оценки будет определять непосредственный исполнитель этой работы. Определением временных оценок мы займемся в следующей статье, которая называется «Оценивание задач проекта».

Мы уже оценивали квалификации, навыки и умения, которыми должны обладать исполнители проекта, документируя их в соответствующем шаблоне. Кроме того, мы документировали в схеме RACI некоторые роли и обязанности верхнего уровня. Оба эти документа помогут нам определить распределение пакетов работ между конкретными исполнителями. Для этого нам понадобится согласовать конкретные работы с квалификацией и обязанностями потенциальных исполнителей этих работ.

Фамилию индивидуального исполнителя (или организации), ответственного за выполнение пакета работ, можно указать в скобках под названием соответствующего пакета работ в WBS. Как альтернативный вариант, можно было бы создать рабочий лист с указанием пакетов работ и ответственных исполнителей (в соседних столбцах). Если ваш уровень пакетов работ содержит суммарные задачи, тогда можно, например, использовать эту электронную таблицу для разбиения уровней пакетов рабо т на отдельные задачи. Это мог бы сделать за вас ответственный исполнитель соответствующего пакета работ. Данный этап будет весьма полезным при создании календарного плана проекта, поскольку вы можете брать задачи из этого рабочего листа и вставлять их непосредственно в календарный план.