В MS Word можно выполнять различные задачи, и далеко не всегда работа в этой программе ограничивается банальным набором или редактированием текста. Так, выполняя в Ворде научно-техническую работу, набирая реферат, диплом или курсовую, делая и оформляя доклад, сложно обойтись без того, что принято называть расчетно-пояснительной запиской (РПЗ). Сама же РПЗ обязательно должна включать оглавления (содержание).
Зачастую, студенты, как и работники тех или иных организаций, сначала оформляют основной текст расчетно-пояснительной записки, добавляя в него основные разделы, подразделы, графическое сопровождение и многое другое. Закончив эту работу, они переходят непосредственно к оформлению содержания созданного проекта. Пользователи, не знающие всех возможностей Microsoft Word, для таких целей начинают выписывать в столбик поочередно названия каждого из разделов, указывают соответствующие им страницы, перепроверяют то, что получилось в результате, нередко что-то корректируя по ходу, и только потом отдают готовый документ преподавателю или начальнику.
Такой подход к оформлению содержания в Ворде хорошо работает лишь с документами небольшого объема, коими могут быть лабораторные или типовые расчеты. Если же документ — это курсовая или дипломная работа, научная диссертация и тому подобное, то соответствующий ему РПЗ будет состоять из нескольких десятков основных разделов и еще большего количества подразделов. Следовательно, оформление содержания столь объемного файла вручную займет довольно много времени, параллельно затратив нервы и силы. Благо, сделать содержание в Word можно и автоматически.
Создание автоматического содержания (оглавления) в Ворде
Самое верное решение — начинать создание любого обширного, большого по объему документа именно с создания содержания. Даже в случае, если у вас еще не написано ни одной строчки текста, потратив всего 5 минут на предварительную настройку MS Word, вы сэкономите себе значительно больше времени и нервов в дальнейшем, направив все усилия и старания исключительно на работу.
1. Открыв Ворд, перейдите на вкладку «Ссылки», расположенную на панели инструментов вверху.
2. Кликните на пункт «Оглавление» (первый слева) и создайте «Автособираемое оглавление».
3. Перед вами появится сообщение о том, что элементы оглавления отсутствуют, что, собственно, не удивительно, ведь вы открыли пустой файл.
Примечание: Дальнейшую «разметку» содержания вы можете делать по ходу набора текста (что более удобно) или по завершению работы (займет заметно больше времени).
Первый автоматический пункт содержания (пустой), который перед вами появился — это и есть ключевое оглавление, под шапкой которого и будут собираться все остальные пункты работы. Желая добавить новый заголовок или подзаголовок, просто установите курсор мышки на нужном месте и кликните по пункту «Добавить текст», расположенному на верхней панели.
Примечание: Вполне логично, что вы можете создавать не только заголовки меньшего уровня, но и основные. Кликните по месту, где вы хотите его разместить, разверните пункт «Добавить текст» на панели управления и выберите «Уровень 1»
Выберете желаемый уровень заголовка: чем больше цифра, тем «глубже» будет этот заголовок.
Чтобы просмотреть содержание документа, а также для быстрой навигации по его содержанию (созданному вами), необходимо перейти во вкладку «Вид» и выбрать режим отображение «Структура».
Весь ваш документ разбит на пункты (заголовки, подзаголовки, текст), каждый из которых имеет свой уровень, предварительно указываемый вами. Отсюда между этими пунктами можно быстро и удобно переключаться.
В начале каждого заголовка есть небольшой синий треугольничек, кликнув по которому, вы можете скрыть (свернуть) весь текст, который относится к этому заголовку.
По ходу написания вами текста созданное в самом начале «Автособираемое оглавление» будет изменяться. В нем будут отображаться не только создаваемые вами заголовки и подзаголовки, но и номера страниц, на которых они начинаются, уровень заголовка тоже будет отображаться визуально.
Это и есть столь необходимое для каждой объемной работы автосодержание, сделать которое в Ворде очень просто. Именно содержание будет находиться в начале вашего документа, как это и требуется для РПЗ.
Автоматически сформированное оглавление (содержание) всегда хорошо выровнено и корректно отформатировано. Собственно, внешний вид заголовков, подзаголовков, как и всего текста всегда можно изменить. Делается это точно так же, как с размером и шрифтом любого другого текста в MS Word.
По ходу выполнения работы автоматическое содержание будет дополняться и расширяться, в нем будут проставляться новые заголовки и номера страниц, а из раздела «Структура» вы всегда сможете получить доступ к необходимой части своей работы, обратиться к нужной главе, вместо того, чтобы пролистывать документ вручную. Стоит отметить, что особенно удобной работа с документом с автосодержанием становится после его экспорта в PDF-файл.
Урок: Как конвертировать PDF в Word
На этом все, теперь вы знаете, как создать автоматическое содержание в Ворде. Стоит отметить, что данная инструкция применима ко всем версиям продукта от Майкрософт, то есть, таким образом можно сделать автоматическое оглавление в ворде 2003, 2007, 2010, 2013, 2016 и любых других версиях этого компонента офисного пакета. Теперь вы знаете немного больше и сможете работать более продуктивно.
Вставить оглавление просто. Полагаю, вы делали это не раз.
Но, как всё в Word’е,
здесь есть свои тонкости. Незнание этих тонкостей приводит к тому, что
оглавление вставляется «коряво», неправильно обновляется, собирает кучу
ненужных абзацев и так далее.
По окончании урока вы
сможете:
- Сформулировать принципы вставки оглавления по умолчанию
- Создать настраиваемое (пользовательское) оглавление
- Выполнить практическое задание на тему «Замена оглавления»
С прошлого урока у вас остался документ. Если вы потеряли документ, то вот ссылка на учебный файл урока «Оглавление».
1. Автособираемое оглавление
Откройте документ. Разыщите место, которое мы оставляли под
оглавление.
Шаг 1. Прежде всего надо набрать слово
«Оглавление» или «Содержание». Поскольку это единственный абзац такого рода, то
нет смысла создавать для него отдельный стиль текста. Отформатируем его
вручную:
- Начертание полужирное
- Выравнивание по середине
- Интервал после абзаца – 12 пунктов
Шаг 2. Сейчас я поэкспериментирую:
- перейду на заголовок 1.1.1. (воспользуюсь областью навигации)
- выделю абзац «Статья 21.5. Нарушение правил безопасности на объектах энергетики»
- присвою абзацу Уровень 1 через диалоговое окно «Абзац»
То есть я специально смоделировала ситуацию, когда в Области
навигации появляются обычные абзацы:
Вот вам результат. Обычный абзац, ничем не отличающийся от
других абзацев, оказался в Области навигации:
К сожалению, такие абзацы встречаются в документах у пользователей. Причин тому множество. Например, неосторожное копирование текстовой информации из Интернета (урок 44)
Шаг 3. Собираю оглавление:
- Устанавливаю текстовый курсор на символ конца
абзаца, следующий за оглавлением - Перехожу на ленту Ссылки
- Нажимаю кнопку оглавление
- Выбираю команду «Автособираемое оглавление» из
выпадающего меню:
Вот тут обращаю ваше
внимание на выбранную мной иконку. На иконке изображена миниатюра будущего
Оглавления. Можно прочитать синими буквами слово «Оглавление» и иерархию из
трех заголовков трех уровней. А теперь смотрим результат моих действий:
Что имеем?
- Абзацы, которым присвоен стиль «Введение» оказались в Оглавлении (но ведь на иконке «Автособираемое оглавление 1» никакого введения не было, там четко и недвусмысленно были прописаны Заголовки!)
- Абзац «Статья 21.5. Нарушение правил безопасности на объектах энергетики» полез в Оглавление (но ведь он нам там не нужен!)
- Появилась синяя надпись «Оглавление» (а зачем мы тогда создавали абзац «Оглавление» черными буквами?!!)
- В рабочем окне «Стили» появились новые стили, в частности стиль «Заголовок оглавления» (но такой абзац единственный на весь документ, для чего нам захламлять окно «Стили»?)
Не будем торопиться.
Всё по порядку:
- В оглавление попадают все абзацы, которые находятся Области навигации вне зависимости от стиля, который присвоен этим абзацам
- В область навигации попадают все абзацы, которым присвоен Уровень
- Появление синего слова «Оглавление» заложено разработчиками Word’а
- Появление встроенного стиля «Заголовок оглавления» заложено разработчиками Word’а
Но самый главный
вывод, который можно сделать в результате проведения эксперимента, состоит в следующем:
То есть иконка
«Автособираемое оглавление» имеет смысл именно такой.
| Понять и запомнить! | В Область навигации попадают все абзацы, имеющие уровень от одного (1) до девяти (9). При автоматической вставке Оглавления собираются все абзацы, которые имеют уровень в структуре от одного (1) до трёх (3). |
И тут появляются
маленькие женские капризы:
- Я хочу, чтобы некоторые абзацы попали в область навигации, но при этом не попали в Оглавление
- Я хочу, чтобы в Оглавление попал Заголовок 1 и 2 уровня, а 3 уровень мне совсем не нужен.
По поводу второго
«каприза». Я встречала документы, где оглавление занимало 12 страниц. И какова
информативность у такого длинного оглавления?
Давайте посмотрим, как
с справится с этими капризами.
2. Настраиваемое оглавление
Если вы повторяли мои
действия, то закройте документ без сохранения и вновь откройте его. Нам нужен
чистенький документ, без вновь появившихся стилей.
Шаг 1. Набираем слово «Оглавление» и
форматируем его (повторяем шаг 1 из предыдущего раздела
Шаг 2. Устанавливаем текстовый курсор на
символ конца абзаца, следующий за словом «Оглавление»
Шаг 3. Открываем диалоговое окно
«Оглавление» (лента Ссылки → группа команд Оглавление → команда Оглавление →
команда Настраиваемое оглавление):
Подробнее рассмотрим,
что из себя представляет диалоговое окно «Оглавление»:
- Названия стилей текста, которые пойдут в оглавление
- Как будут выглядеть номера страниц
- Изменение оформления оглавления (оставим как есть)
- Количество уровней, которые пойдут в оглавление
- Вызов диалогового окна «Параметры оглавления»
Как же так, спросите вы, уровней указано 3, а в Образце печатного документа прописаны 4 абзаца? Вспомним, что на уроке 44 мы создали новый стиль абзаца «Введение» и задали ему в диалоговом окне «Абзац» уровень 1. Стиль «Заголовок 1» и стиль «Введение» имеют имеют один уровень. Так что в поле «Уровни» всё указано правильно.
Шаг 4. Нажимаем кнопку Параметры и изучаем
диалоговое окно «параметры оглавления»:
- Здесь сформулирован принцип создания Оглавления – собрать оглавление, используя отмеченные галочками стили текста
- Перечень всех стилей, которые есть в документе – ещё один весомый аргумент в пользу небольшого количества стилей в документе
- А вот и галочка, которая позволяет всем абзацам, которым присвоен какой-либо уровень, отправляться прямиком в Оглавление
- Опять уровни, скажете вы? Да, уровни, но не уровни стилей текста, а уровни оглавления.
С пунктом 4 разберемся
подробнее. В Word’е имеются встроенные
стили: Оглавление 1, Оглавление 2, и так далее до 9 уровня. Стили «Оглавление №»
связаны с другими стилями через это диалоговое окно. Любое диалоговое окно надо
научится читать. Что можно прочитать в этом диалоговом окне? Перевожу:
| Понять и запомнить! | Копии всех абзацев, имеющих стиль текста «Введение», поместить в оглавление и присвоить им стиль Оглавление 1 Копии всех абзацев, имеющих стиль текста «Заголовок 1», поместить в оглавление и присвоить им стиль Оглавление 1 Копии всех абзацев, имеющих стиль текста «Заголовок 2», поместить в оглавление и присвоить им стиль Оглавление 2 Копии всех абзацев, имеющих стиль текста «Заголовок 3», поместить в оглавление и присвоить им стильОглавление 3 |
Можем мы задать стилю «Заголовок 2», помещённому в оглавление, стиль Оглавление 1? Да без проблем! Все поля «Уровень» в диалоговом окне «Параметры оглавления» – активны! Мы можем поставить любое число в пределах 9.
Мы можем не включать в оглавление абзацы со стилем «Заголовок 3»? Да без проблем! Достаточно щелкнуть курсором в поле напротив названия стиля «Заголовок 3» и клавишей Delete с клавиатуры стереть цифру 3.
Установим наши
пожелания в диалоговом окне «Параметры оглавления»:
Галочка напротив имени стиля «Заголовок 3» исчезла.
Нажимаем ОК и любуемся
нашим красивым оглавлением, созданным в соответствии с нашими пожеланиями:
В рабочем окне стили у
нас появилось три новых стиля. Это «Оглавление 1», «Оглавление 2» и «Гиперссылка».
Обратите внимание, что
абзац «Статья 21.5. Нарушение правил безопасности на объектах энергетики»
в оглавление не пошел, потому что мы отключили режим «уровни структуры» в
диалоговом окне «Параметры оглавления».
Помимо того, что каждый
абзац в оглавлении имеет свой уровень, каждый абзац приобретает вдобавок свойство
гиперссылки.
| гиперссылка — Элемент гипертекстового документа (кнопка, изображение, выделенный цветом текст), который связан с другим документом. …нажатие на такой элемент приводит к переходу на другую страницу… |
| Справочник технического переводчика (не люблю Википедию) |
Шаг 5. Щелкнем ЛМ по любому абзацу
оглавления. Появляется подсказка «Текущий документ. Нажмите CTRL и
щелкните ссылку».
Область оглавления подсветилось светло-серым цветом. А это означает, что перед нами поле. На уроке 30 я дала такое определение поля
|
Понять и запомнить! |
Поле – это зарезервированный участок в документе, который отображает изменения определённого типа в документе. |
Поле «Оглавление» дает
нам возможность навигации по документу.
Нажимаем CTRL – курсор принял вид указующей руки:
Если при нажатой клавише CTRL щелкнуть ЛМ, то
мы переместимся на соответствующий текст в документе.
Предположим, что ваша работа с документом не окончилась. Вы добавили
текст. В новом тексте определили заголовки. Теперь надо обновить оглавление. Для
этого не надо вновь создавать оглавление.
Шаг 6. Щелкаем ПМ в любом месте оглавления и из контекстного меню выбираем команду «Обновить поле» (как видите, написано «поле», а не «оглавление»):
Появляется окно:
В этом поле выбираем
режим «обновить целиком» и смело щелкаем ЛМ.
Я даю 100%-ную гарантию, что
оглавление, созданное вами при помощи диалогового окна «Параметры оглавления»,
всегда будет обновляется корректно.
Для закрепления предлагаю вам сделать следующее:
3. Практическое задание
Шаг 1. В конце документа создайте абзац «Приложение»
(ведь в документах встречаются приложения)
Шаг 2. Отформатируйте его (полужирное
начертание, выравнивание по центру):
Шаг 3. Создайте на его основе новый стиль «Приложение»
(предполагается, что приложений в документе будет много):
Никуда не уходите с
этого места!
Шаг 4. Вызовите диалоговое окно «Параметры оглавления» (лента Ссылки → группа команд Оглавление → команда Оглавление → команда Параметры в диалоговом окне Оглавление)
Шаг 5. В диалоговом окне «Параметры оглавления» по полосе прокрутки разыщите стиль «Приложение» и присвойте ему уровень 3 (не забыли, что это уровень оглавления, а не абзаца!):
Заметили, что напротив названия стиля текста «Приложение» появилась галочка?
Нажмите ОК. Волшебным образом происходит скачок к оглавлению и появляется окно:
Шаг 6. Согласитесь с тем, что оглавление
необходимо заменить:
В оглавлении появился новый пункт, которому присвоен стиль «Оглавление 3». Стиль текста «Оглавление 3» появился в рабочем окне «Стили»
Несколько важных
выводов.
- Уровень стиля «Оглавление №» не зависит от уровня стиля «Заголовок соответствующий №». Мы сами можем устанавливать уровни оглавления любым стилям текста
- Стиль «Оглавление №» совершенно самостоятельный стиль, который можно отформатировать по своему желанию (размер, начертание, отступы, интервал, нумерация). Когда я это поняла, то передо мной открылись новые горизонты оформления оглавления. Это будет отдельный урок.
- В документе можно создавать несколько несвязанных между собой оглавлений, что очень полезно при создании объемных документов. Это тоже отдельный урок
По окончании урока вы
сможете:
- Сформулировать
принципы вставки оглавления по умолчанию - Создать
настраиваемое оглавление
Забыла добавить. Если вы грамотно вставили оглавление, то вам не не придется его обновлять. При условии внимательного прочтения урока 17 «Настройка Word». Я посоветовала вам отметить галочками «Обновлять поля перед печатью» и «Обновлять связанные данные перед печатью» в окне «Параметры Word» .
Шаг 1. Обозначить заголовки
В «Ворде» есть классная функция, которая называется «Стили». Каждый стиль – это тип текста. Например, название документа – первый тип, подзаголовки – второй, выделения – третий, основной текст – четвертый. Стилей может быть сколько угодно.
Инструмент упрощает работу с документом: задает типам текста оформление, которое вы выберете, позволяет упростить навигацию по документу и собрать оглавление автоматически.
Первое, что вам нужно сделать для добавления автоматического оглавления, – назначить всем заголовкам в документе стили.
Чтобы сделать это, откройте документ и поставьте курсор на заголовок. В меню во вкладке «Главное» найдите панель стилей и нажмите на «Заголовок 1», «Заголовок 2», «Заголовок 3» и так далее. 1, 2, 3 – это уровни заголовков, где 1 – название всего документа или глав, 2 – название подразделов.
Проделайте то же самое со всеми заголовками.
Чтобы проверить, все ли вы отметили, а заодно упростить себе навигацию по документу, откройте вкладку «Вид» и поставьте галочку рядом с полем «Область навигации». Слева от текста появится вкладка, где отобразятся все заголовки.
Можно сказать, оглавление уже создано! Осталось добавить его в документ.
Продвинем ваш бизнес
В Google и «Яндексе», соцсетях, рассылках, на видеоплатформах, у блогеров
Подробнее
Шаг 2. Добавить оглавление
Переместитесь туда, где хотели бы видеть оглавление, и кликните в это место. Теперь откройте меню «Ссылки» и пункт «Оглавление». Выбирайте «Автоматическое оглавление».
Именно опция «Автоматическое оглавление» подтягивает все заголовки в один список, красиво оформляет его и позволяет потом одним нажатием менять номера страниц, если вдруг вы решите дополнить или сократить текст.
Такое оглавление появится на странице:
Если хотите перенести его на отдельную страницу, поставьте курсор перед оглавлением ил кликните Ctrl + Enter для Windows или Cmd + Enter для MacOs. Оглавление будет перенесено на другую страницу и не сдвинется при редактировании.
Бесплатные аналоги популярных программ: Adobe, Office и прочих
Шаг 3. Форматирование оглавления
Вполне возможно, что оглавление сразу придется вам по душе. В этом случае работа с оглавлением закончена. Если вы хотите изменить визуальную составляющую блока (кегль, цвет, шрифт), читайте дальше.
Спасибо!
Ваша заявка принята.
Мы свяжемся с вами в ближайшее время.
Во-первых, вы можете просто выделить текст в оглавлении и задать ему другое форматирование.
Во-вторых, вы можете задать оглавлению одно из стандартных оформлений.
Для этого в меню «Ссылки» – «Оглавление» выберите пункт «Настраиваемое оглавление».
В нем можно выбрать выравнивание, количество уровней заголовков, а также выбрать заготовленные стили с линейками, отступами, шрифтами.
Шаг 4. Актуализируйте оглавление
Если вы вносили правки в текст, порядок глав или их положение в документе могло измениться. Хорошая новость: вручную перенабирать ничего не нужно.
Вместо этого откройте страницу с оглавлением, нажмите на него и найдите пункт «Обновить оглавление». Выберите подходящий вариант и нажмите «ОК».
Вы великолепны! Легким движением руки оглавление снова сделали актуальным.
Кстати, в качестве примера мы создали оглавление к статье «Сколько можно заработать онлайн? – рассказывают сторисмейкеры», которая уже опубликована в TexTerra Daily.
Хочу отредактировать ПДФ, можно? – Да, вот 4 бесплатных способа
Создавая текстовый документ в программе Microsoft Word, может понадобиться дополнительная вставка оглавления.
Если все это делать, не прибегая к возможностям редактора, то на решение подобной задачи может уйти немалое количество времени.
Поэтому чтобы это дело проделывать легко и с минимальными потерями во времени, я покажу вам полезные функции по созданию и обновлению оглавления.
Также мы будем помечать свои стили для включения их в оглавление. Поначалу в редакторе помечены только 3 основных стиля.
Но если мы захотим использовать свои стили и чтобы они потом были включены в оглавление, необходимо будет задать этим стилям уровень вложенности.
Итак, давайте приступим!
Задаем стили заголовкам
На самом деле, создать оглавление в Microsoft Word довольно просто. Особенно если в вашем документе используются уже готовые заголовки, которые программа может распознать и выбрать для оглавления.
Вот, что я имею в виду.
Для создания оглавления, текстовый редактор осуществляет поиск текста в документе с определенным стилем или меткой.
По умолчанию Ворд осуществляет поиск заголовков, к которым применены встроенные стили заголовков.
Эти стили можно найти во вкладке «Главная» в коллекции «Стили«, и они называются «Заголовок 1«, «Заголовок 2«, «Заголовок 3» и так далее.
В своем документе такие стили я применил к заголовкам. Это заголовок «Заголовок 1» (1) и подзаголовок «Заголовок 2» (2) (рис. ниже).
Таким образом, все готово для создания моего оглавления.
Пока присвойте и своим заголовкам такие стили. А в другой статье мы более подробно рассмотрим способы подготовки заголовков перед созданием оглавления.
Создание оглавления в Mocrosoft Word
Здесь рассмотрим два способа создания содержания документа.
Первый способ
Теперь, чтобы создать оглавление, нажмем сочетание клавиш CTRL + HOME, чтобы поместить указатель мыши в начало документа, в котором требуется добавить оглавление.
Затем открываем вкладку «Ссылки«, нажимаем кнопку «Оглавление«.
В меню «Оглавление» можно выбрать один из двух автоматических стилей. Выберем стиль «Автособираемое оглавление 1«.
Программа Ворд создаст оглавление.
Оно содержит заголовки каждой части документа, а также номера страниц. Щелкните на оглавление, чтобы оно выделилось.
Кроме того, каждый элемент содержания связан с соответствующим разделом документа, как показано во всплывающей подсказке (рис. ниже).
Чтобы продемонстрировать эту возможность, нажимаем клавишу CTRL и щелкнем эту ссылку левой кнопкой мышки, и вас сразу перебросит к нужному разделу.
Второй способ
Другой способ создания оглавления — нажать кнопку «Оглавление» и вместо автоматического стиля выбрать в нижней части меню пункт «Оглавление«.
Откроется диалоговое окно «Оглавление«, в котором можно изменить параметры, а затем создать или заменить оглавление.
Например, если в оглавление требуется включить только заголовки верхнего уровня, следует изменить число в поле «Уровни» (3) с трех на один.
При нажатии кнопки «Ок» предлагается заменить текущее оглавление, и мы нажимаем кнопку «Да«.
Появится новое содержание, отображающее только заголовки верхнего уровня. Подзаголовки отображаться уже не будут.
Обновление оглавления
Если в документ добавить содержимое, то потом обязательно потребуется обновить оглавление, чтобы включить новый раздел.
В Microsoft Word нажмем сочетание клавиш CTRL + HOME, чтобы перейти к началу документа и текущему оглавлению.
Обновить таблицу можно тремя различными способами.
Это оглавление содержится в поле, имеющем вкладку в верхней части, и на вкладке есть команда «Обновить таблицу«.
Выберем эту команду.
Предлагается два варианта выбора:
- обновить только номера страниц
- обновить таблицу.
Нам требуется включить новое приложение, поэтому обновим всю таблицу.
Теперь в нижней части обновленного оглавления появится новый раздел.
Еще один способ обновить оглавление — щелкнуть область внутри него и нажать клавишу F9.
А третий способ — открыть вкладку «Ссылки» и нажать кнопку «Обновить таблицу» (4).
Обратите внимание, что для запуска этой команды не требуется устанавливать указатель мыши в оглавление.
Включаем свои стили заголовков в оглавление Word
Если используете свои какие-то стили для заголовков Word, то их нужно дополнительно включить в содержание.
Ниже покажу, как это сделать.
Проверяем стили заголовков
В своем документе я для заголовков использую стили, которые не являются встроенными. Прежде чем создавать оглавление необходимо настроить в Microsoft Word распознавание этих стилей.
Сначала проверим имена стилей заголовков.
Для удобства у меня уже открыта область задач стилей. Щелкнем заголовок первого уровня (1), чтобы проверить его имя стиля; примененный стиль — «Название«.
Щелкнув заголовок второго уровня (2), мы видим, что к нему применен стиль «Подзаголовок«.
Также я создал заголовок третьего, к которому применил свой стиль и назвал его «Подзаголовок 2«.
Назначаем уровень оглавления стилям заголовков
Теперь, зная точно имена стилей, закроем область задач «Стили» и перейдем к следующему этапу.
Нажмем сочетание клавиш CTRL + HOME, чтобы поместить указатель мыши в начало документа, в котором требуется добавить оглавление.
Затем открываем вкладку «Ссылки«, нажимаем кнопку «Оглавление» и выбираем в нижней части меню пункт «Оглавление«.
Откроется диалоговое окно «Оглавление«, позволяющее изменить параметры до создания оглавления.
Чтобы внести изменения в стили, по которым Word осуществляет поиск, нажимаем кнопку «Параметры«. В диалоговом окне «Параметры оглавления» (рисунок ниже) в левом столбце отображаются стили, доступные для создания оглавления.
Как обычно, верхние три встроенных заголовка выбраны по умолчанию. В правом столбце указывается уровень оглавления, которому должен назначаться стиль.
В данный момент стили заголовка 1, 2 и 3 назначены соответственно уровням оглавления 1, 2 и 3.
Можно оставить эти параметры по умолчанию. Однако нужно пометить свои дополнительные стили, указанные ниже в списке.
В моем случае будут: «Название«, «Подзаголовок» и «Подзаголовок 2«. Теперь можно назначить каждому из них уровень оглавления.
Стиль «Название» является заголовком верхнего уровня, поэтому введем цифру «1» в поле столбца уровня оглавления.
«Подзаголовок» соответствует второму уровню, поэтому введем цифру «2»в поле столбца уровня оглавления. А «Подзаголовок 2» является заголовком третьего уровня, поэтому ему назначим уровень оглавления 3.
Нажимаем дважды последовательно кнопку «Ok», чтобы закрыть диалоговое окно параметров и создать новое оглавление.
После этого вы увидите новое оглавление в котором будут учтены все выбранные заголовки на соответствующих уровнях.
Если в Ворде используете другие стили для своих заголовков, то таким же способом вам необходимо задать им необходимый уровень, чтобы создать правильное оглавление.
А на этом все!
Теперь вы знаете, как без особого труда можно создавать оглавление в Microsoft Word и обновлять его по мере наполнения текстового документа.
Оглавление (содержание) является неотъемлемой частью любого документа, особенно если оно длинное и содержит много разделов и подразделов. В этой статье мы расскажем, как сделать содержание в Ворде и настроить его таким образом, чтобы оно было автоматически обновляемым.
Шаг 1. Проставление заголовков
Перед тем, как начать создание оглавления, необходимо проставить заголовки в документе. Чтобы сделать это, выделите нужный текст и выберите необходимый уровень заголовка в панели Стили.
Примечание! Для того, чтобы сделать автоматического оглавления необходимо использовать именно заголовки из стилей.
Шаг 2. Вставка оглавления
После того, как все заголовки проставлены, можно приступать к созданию оглавления. Для этого:
- Переведите курсор на место в документе (нажмите), где вы хотите вставить оглавление. Содержание обычно вставляют в начале файла, после титульного листа, перед введением.
- Перейдите на вкладку «Ссылки» в ленте Word и выберите «Оглавление». У вас выйдет выпадающий список.
- Выберите стиль содержания, который вам подходит. В настройках можно выбрать, какие уровни заголовков включать в оглавление, а также настроить отступы и выравнивание текста. Главное не выбирайте «ручное оглавление». Его намного тяжелее делать, и такое оглавление придётся всегда редактировать, потому что смысл (фишка) автоматического объявления в том, что оно само собирается и само вставляет страницы. И при изменении документа. Все страницы будет легко обновить (главное не забывать проставлять «заголовки» в нужных местах).
После выбора типа автоматического содержания, у вас должно получится сформированное оглавление:
Шаг 3. Настройка оглавления
Если вы хотите настроить оглавление под свои нужды, вам необходимо перейти в режим «Редактирование оглавления». Для этого нажмите на любую строку в оглавлении. Затем перейдите на вкладку «Ссылки» в верхнем меню и выберите «Оглавление». В открывшемся списке выберите «Настраиваемое оглавление»:
После нажатия на «Настраиваемое оглавление» выйдет окно, где можно будет применить разные шаблоны форматирования Содержания. Например, можно сделать оглавление с точками или с тире, сделать пункты оглавления гиперссылками или нет, или выбрать готовый шаблон
Для примера изменим шаблон в Оглавлении на стандартный шаблон Word «Затейливый»:
Примечание! Обычно в делопроизводстве есть установленные рамки для оглавления и стандартные шаблоны Word редко подходят для работы. Оглавление поддается обычному форматированию, можно поменять шрифт, размер шрифта, интервал между строками и т.д.
Шаг 4. Обновление оглавления
В ходе работы с документом, у вас может сместиться нумерация (например какой-то раздел может стать больше или меньше), добавиться новые заголовки (разделы) и т.д. и ваше ранее созданное Содержание будет уже не актуальным. Но при автособираемом оглавлении очень легко обновить его. Существуют 3 метода:
- 1) Необходимо нажать на Оглавление, и затем в самом верху выбрать «Обновить таблицу»;
- 2) Через контекстное меню: нажать по оглавлению правой клавишей мышки, выбрать «Обновить поле»;
- 3) Через ленту Word: перейти на вкладку «Ссылки», а там выбрать «Обновить таблицу»:
После этого у вас выйдет окно «Обновление оглавления», где нужно будет выбрать что именно обновить: только страницы или все оглавление. Все оглавление обновляется, когда меняются заголовки, добавляются или удаляются заголовки.
Вывод: автоматическое (автособираемое) содержание – это самое удобное решение при формировании Оглавления, главное правильно вести документ, а именно правильно расставлять Заголовки (имеется в виду уровни Заголовков).
Основные преимущества: очень легко обновлять данные оглавления и легко настраивать внешний вид. В результате получаем структурированное, выровненное содержание с точками и номерами страниц.