Автоматические отчеты в excel - Word и Excel - помощь в работе с программами

Загрузить PDF

Из этой статьи вы узнаете, как в Microsoft Excel автоматизировать создание отчетов о данных. Здесь описывается, как в таблице Excel запросить данные из внешнего источника (MySQL, Postgres, Oracle и так далее) и создать отчет с помощью специального плагина, который свяжет таблицу Excel с внешними источниками данных.

Чтобы создать отчет о данных в таблице Excel, воспользуемся макросом, который к тому же позволяет сохранять отчеты в различных файловых форматах одним нажатием клавиши. Имейте в виду, что в Excel встроена функция, которая позволяет создавать макросы без необходимости писать программный код.

1

Если данные, о которых необходимо составить отчет, уже находятся в таблице Excel, автоматизируйте процесс создания отчета с помощью макросов. Макросы поддерживаются встроенной в Excel функцией, которая позволяет автоматизировать сложные и повторяющиеся задачи.
2
Запустите Excel. Дважды щелкните (или просто щелкните на компьютере Mac) по значку в виде белой буквы «Х» на зеленом фоне, а затем нажмите «Пустая книга» на странице шаблонов.
- На компьютере Mac вам, возможно, придется нажать «Файл» > «Пустая книга».
- Если у вас уже есть отчет Excel, который нужно автоматизировать, дважды щелкните по файлу отчета, чтобы открыть его в Excel.
3

Введите данные своей электронной таблицы, если необходимо. Если вы еще не добавили заголовки столбцов и числа, о которых нужно составить отчет, сделайте это сейчас.
4
Активируйте меню Разработчик. По умолчанию это меню не отображается в верхней части окна Excel. Чтобы включить меню «Разработчик»:
- Windows — нажмите «Файл» > «Параметры» > «Настроить ленту» (на левой панели), установите флажок у «Разработчик» в нижнем правом углу (если вы не видите эту опцию, прокрутите страницу вниз), а затем нажмите «ОК».^[1]
- Mac — нажмите «Excel» > «Параметры» > «Лента и панель инструментов», установите флажок у «Разработчик» в списке «Основные», а затем нажмите «Сохранить».^[2]
5

Нажмите Разработчик. Вы найдете эту вкладку вверху окна Excel. Откроется панель инструментов «Разработчик».
6

Щелкните по Запись макроса. Это опция на панели инструментов. Появится всплывающее окно.
7
Введите имя макроса. Сделайте это в текстовом поле «Имя макроса». Так впоследствии вам будет проще определить, что это за макрос.
- Например, если макрос будет строить график на основе доступных данных, назовите его «График1» или как-то аналогично.
8
Создайте сочетание клавиш для запуска макроса. Нажмите клавишу ⇧ Shift, а затем нажмите другую клавишу (например, T), чтобы создать сочетание клавиш.
- На компьютере Mac сочетанием клавиш будет ⌥ Option+⌘ Command и еще одна клавиша (например, ⌥ Option+⌘ Command+T).
9
Сохраните макрос в открытой таблице Excel. Для этого нажмите «Сохранить в» и в меню выберите «Эта книга», чтобы макрос был доступен для всех, кто откроет данную таблицу.
- Файл Excel нужно сохранить в специальном формате с поддержкой макросов.
10

Щелкните по OK. Это кнопка внизу окна. Настройки макроса будут сохранены и включится режим записи. С этого момента все ваши действия будут записываться (до момента, когда вы остановите запись).
11
Выполните действия, которые хотите автоматизировать. Excel будет отслеживать каждый щелчок, каждое нажатие клавиши и введенные параметры форматирования; все это будет вносится в список макроса.
- Например, чтобы выбрать данные и создать диаграмму, выделите нужные данные, нажмите «Вставка» в верхней части окна Excel, выберите тип диаграммы и отредактируйте диаграмму так, как нужно.
- Другой пример: чтобы создать макрос для построения графика из данных, которые находятся в ячейках с A1 по A12, щелкните по пустой ячейке, введите =СУММ(A1:A12) и нажмите ↵ Enter.
12

Щелкните по Остановить запись. Эта опция находится на панели инструментов «Разработчик». Запись будет остановлена, а все ваши действия, которые вы совершили во время записи, будут сохранены в виде отдельного макроса.
13
Сохраните таблицу Excel как файл с поддержкой макросов. Нажмите «Файл» > «Сохранить как» и измените формат файла на «xlsm» (вместо «xls»). Затем введите имя файла, выберите папку для его сохранения и нажмите «Сохранить».
- Если не сделать этого, макрос не будет сохранен как часть электронной таблицы, то есть им не смогут пользоваться другие люди на других компьютерах.
14
Запустите макрос. Для этого нажмите сочетание клавиш, выбранное при создании макроса. Будут выполнены процессы, записанные в макросе.
- Также, чтобы запустить макрос, можно нажать «Макросы» на вкладке «Разработчик», выбрать имя макроса и нажать «Выполнить».
Реклама

1

Скачайте плагин Kloudio. С его помощью вашу таблицу Excel можно соединить с внешней базой данных или источником данных. Этот плагин также работает с Google Таблицами.
2

Cоедините свою таблицу с внешним источником данных. Для этого нажмите кнопку «+» на портале Kloudio. Введите информацию о своей базе данных (тип базы данных, учетные данные) и выберите параметры безопасности/шифрования, если работаете с конфиденциальными данными или данными компании.
3

Когда ваша таблица будет соединена с базой данных, запрашивать внешние данные и создавать отчеты можно будет непосредственно в Excel. Создайте отчет на портале Kloudio, а затем выберите его в меню Excel. Затем примените дополнительные фильтры и задайте периодичность обновления отчета (чтобы таблица автоматически обновлялась каждую неделю, день или даже час).
4

Более того, вводить данные можно в подключенную таблицу и обновлять данные во внешнем источнике данных. Создайте шаблон загрузки на портале Kloudio и получите возможность вручную или автоматически загружать изменения, сделанные в вашей электронной таблице, во внешний источник данных.

Реклама

Советы

Загружайте плагины Excel только с сайта Microsoft AppSource, если не доверяете сторонним разработчикам.
Макросы можно использовать для автоматизации как простых задач (например, для добавления значений или создания диаграмм), так и сложных (например, для вычисления значений в ячейках, создания диаграммы на основе результатов вычислений, маркировки диаграммы и печати полученного результата).
Если открыть электронную таблицу с макросом, вам, возможно, придется нажать «Включить содержимое» на желтой полосе в верхней части окна, чтобы получить возможность пользоваться макросом.

Предупреждения

В макрос добавятся абсолютно все действия, которые вы выполните в режиме записи. Поэтому не вводите ошибочные значения, не запускайте ненужные программы и не удаляйте файлы.
Макросы могут быть вредоносными (например, созданные, чтобы удалять файлы на компьютере). Не запускайте макросы, которые получены из ненадежных источников.

Об этой статье

Эту страницу просматривали 23 124 раза.

Была ли эта статья полезной?

Источник

Download Article

This wikiHow teaches you how to automate the reporting of data in Microsoft Excel. For external data, this wikiHow will teach you how to query and create reports from any external data source (MySQL, Postgres, Oracle, etc) from within your worksheet using Excel plugins that link your worksheet to external data sources.

For data already stored in an Excel worksheet, we will use macros to build reports and export them in a variety of file types with the press of one key. Luckily, Excel comes with a built-in step recorder which means you will not have to code the macros yourself.

1

If the data you need to report on is already stored, updated, and maintained in Excel, you can automate reporting workflows using Macros. Macros are a built in function that allow you to automate complex and repetitive tasks.
2
Open Excel. Double-click (or click if you’re on a Mac) the Excel app icon, which resembles a white «X» on a green background, then click Blank Workbook on the templates page.
- On a Mac, you may have to click File and then click New Blank Workbook in the resulting drop-down menu.
- If you already have an Excel report that you want to automate, you’ll instead double-click the report’s file to open it in Excel.
Advertisement
3

Enter your spreadsheet’s data if necessary. If you haven’t added the column labels and numbers for which you want to automate results, do so before proceeding.
4
Enable the Developer tab. By default, the Developer tab doesn’t show up at the top of the Excel window. You can enable it by doing the following depending on your operating system:
- Windows — Click File, click Options, click Customize Ribbon on the left side of the window, check the «Developer» box in the lower-right side of the window (you may first have to scroll down), and click OK.^[1]
- Mac — Click Excel, click Preferences…, click Ribbon & Toolbar, check the «Developer» box in the «Main Tabs» list, and click Save.^[2]
5

Click Developer. This tab should now be at the top of the Excel window. Doing so brings up a toolbar at the top of the Excel window.
6

Click Record Macro. It’s in the toolbar. A pop-up window will appear.
7
Enter a name for the macro. In the «Macro name» text box, type in the name for your macro. This will help you identify the macro later.
- For example, if you’re creating a macro that will make a chart out of your available data, you might name it «Chart1» or similar.
8
Create a shortcut key combination for the macro. Press the ⇧ Shift key along with another key (e.g., the T key) to create the keyboard shortcut. This is what you’ll use to run your macro later.
- On a Mac, the shortcut key combination will end up being ⌥ Option+⌘ Command and your key (e.g., ⌥ Option+⌘ Command+T).
9
Store the macro in the current Excel document. Click the «Store macro in» drop-down box, then click This Workbook to ensure that the macro will be available for anyone who opens the workbook.
- You’ll have to save the Excel file in a special format for the macro to be saved.
10

Click OK. It’s at the bottom of the window. Doing so will save your macro settings and place you in record mode. Any steps you take from now until you stop the recording will be recorded.
11
Perform the steps that you want to automate. Excel will track every click, keystroke, and formatting option you enter and add them to the macro’s list.
- For example, to select data and create a chart out of it, you would highlight your data, click Insert at the top of the Excel window, click a chart type, click the chart format that you want to use, and edit the chart as needed.
- If you wanted to use the macro to add values from cells A1 through A12, you would click an empty cell, type in =SUM(A1:A12), and press ↵ Enter.
12

Click Stop Recording. It’s in the Developer tab’s toolbar. This will stop your recording and save any steps you took during the recording as an individual macro.
13
Save your Excel sheet as a macro-enabled file. Click File, click Save As, and change the file format to xlsm instead of xls. You can then enter a file name, select a file location, and click Save.
- If you don’t do this, the macro won’t be saved as part of the spreadsheet, meaning that other people on different computers won’t be able to use your macro if you send the workbook to them.
14
Run your macro. Press the key combination which you created as part of the macro to do so. You should see your spreadsheet automate according to your macro’s steps.
- You can also run a macro by clicking Macros in the Developer tab, selecting your macro’s name, and clicking Run.

1

Download Kloudio’s Excel plugin from Microsoft AppSource. This will allow you to create a persistent connection between an external database or data source and your workbook. This plugin also works with Google Sheets.
2

Create a connection between your worksheet and your external data source by clicking the + button on the Kloudio portal. Type in the details of your database (database type, credentials) and select any security/encryption options if working with confidential or company data.
3

Once you’ve created a connection between your worksheet and your database, you will be able to query and build reports from external data without leaving Excel. Create your custom reports from the Kloudio portal and then select them from the drop-down menu in Excel. You can then apply any additional filters and choose the frequency that the report will refresh (so you can have your sales spreadsheet update automatically every week, day, or even hour.)
4

In addition, you can also input data into your connected worksheet and have the data update your external data source. Create an upload template from the Kloudio portal and you will be able to manually or automatically upload changes in your spreadsheet to your external data source.

Ask a Question

200 characters left

Include your email address to get a message when this question is answered.

Submit

Video

Only download Excel plugins from Microsoft AppSource, unless you trust the third party provider.
Macros can be used for anything from simple tasks (e.g., adding values or creating a chart) to complex ones (e.g., calculating your cell’s values, creating a chart from the results, labeling the chart, and printing the result).
When opening a spreadsheet with your macro included, you may have to click Enable Content in a yellow banner at the top of the window before you can use the macro.

Thanks for submitting a tip for review!

Macros can be used maliciously (e.g., to delete files on your computer). Don’t run macros from untrustworthy sources.
Macros will implement literally every step you make while recording. Make sure that you don’t accidentally enter the incorrect value, open a program you don’t want to use, or delete a file.

About This Article

Article SummaryX

1. Enable the Developer tab.
2. Click the Developer tab.
3. Click Record Macro.
4. Create a shortcut key.
5. Store the content in the current workbook.
6. Click OK.
7. Perform the steps you want to automate.
8. Click Stop Recording.
9. Use the shortcut key to run the same steps.

Did this summary help you?

Thanks to all authors for creating a page that has been read 543,932 times.

Is this article up to date?

Источник

Для анализа больших и сложных таблиц обычно используют

Сводные таблицы

. С помощью формул также можно осуществить группировку и анализ имеющихся данных. Создадим несложные отчеты с помощью формул.

В качестве исходной будем использовать

таблицу в формате EXCEL 2007

(

), содержащую информацию о продажах партий продуктов. В строках таблицы приведены данные о поставке партии продукта и его сбыте. Аналогичная таблица использовалась в статье

Сводные таблицы

.

В таблице имеются столбцы:

Товар

– наименование партии товара, например, «

Апельсины

»;
Группа

– группа товара, например, «

Апельсины

» входят в группу «

Фрукты

»;
Дата поставки

– Дата поставки Товара Поставщиком;
Регион продажи

– Регион, в котором была реализована партия Товара;
Продажи

– Стоимость, по которой удалось реализовать партию Товара;
Сбыт

– срок фактической реализации Товара в Регионе (в днях);
Прибыль

– отметка о том, была ли получена прибыль от реализованной партии Товара.

Через

Диспетчер имен

откорректируем

имя

таблицы на «

Исходная_таблица

» (см.

файл примера

).

С помощью формул создадим 5 несложных отчетов, которые разместим на отдельных листах.

Отчет №1 Суммарные продажи Товаров

Найдем суммарные продажи каждого Товара. Задача решается достаточно просто с помощью функции

СУММЕСЛИ()

, однако само построение отчета требует определенных навыков работы с некоторыми средствами EXCEL.

Итак, приступим. Для начала нам необходимо сформировать перечень названий Товаров. Т.к. в столбце Товар исходной таблицы названия повторяются, то нам нужно из него выбрать только

уникальные

значения. Это можно сделать несколькими способами: формулами (см. статью

Отбор уникальных значений

), через меню

или с помощью

Расширенного фильтра

. Если воспользоваться первым способом, то при добавлении новых Товаров в исходную таблицу, новые названия будут включаться в список автоматически. Но, здесь для простоты воспользуемся вторым способом. Для этого:

Перейдите на лист с исходной таблицей;
Вызовите

Расширенный фильтр

(

);
Заполните поля как показано на рисунке ниже: переключатель установите в позицию

Скопировать результат в другое место

; в поле Исходный диапазон введите $A$4:$A$530; Поставьте флажок

Только уникальные записи

.

Скопируйте полученный список на лист, в котором будет размещен отчет;
Отсортируйте перечень товаров (

).

Должен получиться следующий список.

В ячейке

B6

введем нижеследующую формулу, затем скопируем ее

Маркером заполнения

вниз до конца списка:

=СУММЕСЛИ(Исходная_Таблица[Товар];A6;Исходная_Таблица[Продажи])

Для того, чтобы понять сруктурированные ссылки на поля в

таблицах в формате EXCEL 2007

можно почитать Справку EXCEL (клавиша

F1

) в разделе

Основные сведения о листах и таблицах Excel > Использование таблиц Excel

.

Также можно легко подсчитать количество партий каждого Товара:

=СЧЁТЕСЛИ(Исходная_Таблица[Товар];A6)

Отчет №2 Продажи Товаров по Регионам

Найдем суммарные продажи каждого Товара в Регионах. Воспользуемся перечнем Товаров, созданного для Отчета №1. Аналогичным образом получим перечень названий Регионов (в поле Исходный диапазон

Расширенного фильтра

введите $D$4:$D$530). Скопируйте полученный вертикальный диапазон в

Буфер обмена

и

транспонируйте

его в горизонтальный. Полученный диапазон, содержащий названия Регионов, разместите в заголовке отчета.

В ячейке

B

8

введем нижеследующую формулу:

=СУММЕСЛИМН(Исходная_Таблица[Продажи]; Исходная_Таблица[Товар];$A8; Исходная_Таблица[Регион продажи];B$7)

Формула вернет суммарные продажи Товара, название которого размещено в ячейке

А8

, в Регионе из ячейки

В7

. Обратите внимание на использование

смешанной адресации

(ссылки $A8 и B$7), она понадобится при копировании формулы для остальных незаполненных ячеек таблицы.

Скопировать вышеуказанную формулу в ячейки справа с помощью

Маркера заполнения

не получится (это было сделано для Отчета №1), т.к. в этом случае в ячейке

С8

формула будет выглядеть так:

=СУММЕСЛИМН(Исходная_Таблица[Сбыт, дней]; Исходная_Таблица[Группа];$A8; Исходная_Таблица[Продажи];C$7)

Ссылки, согласно правил

относительной адресации

, теперь стали указывать на другие столбцы исходной таблицы (на те, что правее), что, естественно, не правильно. Обойти это можно, скопировав формулу из ячейки

B8

, в

Буфер обмена

, затем вставить ее в диапазон

С8:

G

8

, нажав

CTRL

+

V

. В ячейки ниже формулу можно скопировать

Маркером заполнения

Отчет №3 Фильтрация Товаров по прибыльности

Вернемся к исходной таблице. Каждая партия Товара либо принесла прибыль, либо не принесла (см. столбец Прибыль в исходной таблице). Подсчитаем продажи по Группам Товаров в зависимости от прибыльности. Для этого будем фильтровать с помощью формул записи исходной таблицы по полю Прибыль.

Создадим

Выпадающий (раскрывающийся) список

на основе

Проверки данных

со следующими значениями:

(Все); Да; Нет

. Если будет выбрано значение фильтра

(Все)

, то при расчете продаж будут учтены все записи исходной таблицы. Если будет выбрано значение фильтра «

Да»

, то будут учтены только прибыльные партии Товаров, если будет выбрано «

Нет»

, то только убыточные.

Суммарные продажи подсчитаем следующей

формулой массива

:

=СУММПРОИЗВ((Исходная_Таблица[Группа]=A8)* ЕСЛИ($B$5=»(Все)»;1;(Исходная_Таблица[Прибыль]=$B$5))* Исходная_Таблица[Продажи])

После ввода формулы не забудьте вместо простого нажатия клавиши

ENTER

нажать

CTRL

+

SHIFT

+

ENTER

.

Количество партий по каждой группе Товара, в зависимости от прибыльности, можно подсчитать аналогичной формулой.

=СУММПРОИЗВ((Исходная_Таблица[Группа]=A8)* ЕСЛИ($B$5=»(Все)»;1;(Исходная_Таблица[Прибыль]=$B$5)))

Так будет выглядеть отчет о продажах по Группам Товаров, принесших прибыль.

Выбрав в фильтре значение

Нет

(в ячейке

B

5

), сразу же получим отчет о продажах по Группам Товаров, принесших убытки.

Отчет №4 Статистика сроков сбыта Товаров

Вернемся к исходной таблице. Каждая партия Товара сбывалась определенное количество дней (см. столбец Сбыт в исходной таблице). Необходимо подготовить отчет о количестве партий, которые удалось сбыть за за период от 1 до 10 дней, 11-20 дней; 21-30 и т.д.

Вышеуказанные диапазоны сформируем нехитрыми формулами в столбце

B

.

Количество партий, сбытые за определенный период времени, будем подсчитывать с помощью формулы

ЧАСТОТА()

, которую нужно ввести как

формулу массива

=ЧАСТОТА(Исходная_Таблица[Сбыт, дней];A7:A12)

Для ввода формулы выделите диапазон

С6:С12

, затем в

Строке формул

введите вышеуказанную формулу и нажмите

CTRL

+

SHIFT

+

ENTER

.

Этот же результат можно получить с помощью обычной функции

СУММПРОИЗВ()

:

=СУММПРОИЗВ((Исходная_Таблица[Сбыт, дней]>A6)* (Исходная_Таблица[Сбыт, дней]<=A7))

Отчет №5 Статистика поставок Товаров

Теперь подготовим отчет о поставках Товаров за месяц. Сначала создадим перечень месяцев по годам. В исходной таблице самая ранняя дата поставки 11.07.2009. Вычислить ее можно с помощью формулы:

=МИН(Исходная_Таблица[Дата поставки])

Создадим перечень дат —

первых дней месяцев

, начиная с самой ранней даты поставки. Для этого воспользуемся формулой:

=КОНМЕСЯЦА($C$5;-1)+1

В результате получим перечень дат — первых дней месяцев:

Применив соответствующий формат ячеек, изменим отображение дат:

Формула для подсчета количества поставленных партий Товаров за месяц:

=СУММПРОИЗВ((Исходная_Таблица[Дата поставки]>=B9)* (Исходная_Таблица[Дата поставки]

Теперь добавим строки для подсчета суммарного количества партий по каждому году. Для этого немного изменим таблицу, выделив в отдельный столбец год, в который осуществлялась поставка, с помощью функции

ГОД()

.

Теперь для вывода

промежуточных итогов

по годам создадим структуру через пункт меню

Выделите любую ячейку модифицированной таблицы;
Вызовите окно

Промежуточные итоги

через пункт меню

;
Заполните поля как показано на рисунке:

После нажатия ОК, таблица будет изменена следующим образом:

Будут созданы промежуточные итоги по годам. Нажатием маленьких кнопочек в левом верхнем углу листа можно управлять отображением данных в таблице.

Резюме

:

Отчеты, аналогичные созданным, можно сделать, естественно, с помощью

Сводных таблиц

или с применением

Фильтра

к исходной таблице или с помощью других функций

БДСУММ()

,

БИЗВЛЕЧЬ()

,

БСЧЁТ()

и др. Выбор подхода зависит конкретной ситуации.

Источник

Создание отчетов при помощи сводных таблиц

Видео

Лирическое вступление или мотивация

Представьте себя в роли руководителя отдела продаж. У Вашей компании есть два склада, с которых вы отгружаете заказчикам, допустим, овощи-фрукты. Для учета проданного в Excel заполняется вот такая таблица:

В ней каждая отдельная строка содержит полную информацию об одной отгрузке (сделке, партии):

кто из наших менеджеров заключил сделку
с каким из заказчиков
какого именно товара и на какую сумму продано
с какого из наших складов была отгрузка
когда (месяц и день месяца)

Естественно, если менеджеры по продажам знают свое дело и пашут всерьез, то каждый день к этой таблице будет дописываться несколько десятков строк и к концу, например, года или хотя бы квартала размеры таблицы станут ужасающими. Однако еще больший ужас вызовет у Вас необходимость создания отчетов по этим данным. Например:

Сколько и каких товаров продали в каждом месяце? Какова сезонность продаж?
Кто из менеджеров сколько заказов заключил и на какую сумму? Кому из менеджеров сколько премиальных полагается?
Кто входит в пятерку наших самых крупных заказчиков?

… и т.д.

Ответы на все вышеперечисленные и многие аналогичные вопросы можно получить легче, чем Вы думаете. Нам потребуется один из самых ошеломляющих инструментов Microsof Excel — сводные таблицы.

Поехали…

Если у вас Excel 2003 или старше

Ставим активную ячейку в таблицу с данными (в любое место списка) и жмем в меню Данные — Сводная таблица (Data — PivotTable and PivotChartReport). Запускается трехшаговый Мастер сводных таблиц (Pivot Table Wizard). Пройдем по его шагам с помощью кнопок Далее (Next) и Назад (Back) и в конце получим желаемое.

Шаг 1. Откуда данные и что надо на выходе?

На этом шаге необходимо выбрать откуда будут взяты данные для сводной таблицы. В нашем с Вами случае думать нечего — «в списке или базе данных Microsoft Excel». Но. В принципе, данные можно загружать из внешнего источника (например, корпоративной базы данных на SQL или Oracle). Причем Excel «понимает» практически все существующие типы баз данных, поэтому с совместимостью больших проблем скорее всего не будет. Вариант В нескольких диапазонах консолидации (Multiple consolidation ranges) применяется, когда список, по которому строится сводная таблица, разбит на несколько подтаблиц, и их надо сначала объединить (консолидировать) в одно целое. Четвертый вариант «в другой сводной таблице…» нужен только для того, чтобы строить несколько различных отчетов по одному списку и не загружать при этом список в оперативную память каждый раз.

Вид отчета — на Ваш вкус — только таблица или таблица сразу с диаграммой.

Шаг 2. Выделите исходные данные, если нужно

На втором шаге необходимо выделить диапазон с данными, но, скорее всего, даже этой простой операции делать не придется — как правило Excel делает это сам.

Шаг 3. Куда поместить сводную таблицу?

На третьем последнем шаге нужно только выбрать местоположение для будущей сводной таблицы. Лучше для этого выбирать отдельный лист — тогда нет риска что сводная таблица «перехлестнется» с исходным списком и мы получим кучу циклических ссылок. Жмем кнопку Готово (Finish) и переходим к самому интересному — этапу конструирования нашего отчета.

Работа с макетом

То, что Вы увидите далее, называется макетом (layout) сводной таблицы. Работать с ним несложно — надо перетаскивать мышью названия столбцов (полей) из окна Списка полей сводной таблицы (Pivot Table Field List) в области строк (Rows), столбцов (Columns), страниц (Pages) и данных (Data Items) макета. Единственный нюанс — делайте это поточнее, не промахнитесь! В процессе перетаскивания сводная таблица у Вас на глазах начнет менять вид, отображая те данные, которые Вам необходимы. Перебросив все пять нужных нам полей из списка, Вы должны получить практически готовый отчет.

Останется его только достойно отформатировать:

Если у вас Excel 2007 или новее

В последних версиях Microsoft Excel 2007-2010 процедура построения сводной таблицы заметно упростилась. Поставьте активную ячейку в таблицу с исходными данными и нажмите кнопку Сводная таблица (Pivot Table) на вкладке Вставка (Insert). Вместо 3-х шагового Мастера из прошлых версий отобразится одно компактное окно с теми же настройками:

В нем, также как и ранее, нужно выбрать источник данных и место вывода сводной таблицы, нажать ОК и перейти к редактированию макета. Теперь это делать значительно проще, т.к. можно переносить поля не на лист, а в нижнюю часть окна Список полей сводной таблицы, где представлены области:

Названия строк (Row labels)
Названия столбцов (Column labels)
Значения (Values) — раньше это была область элементов данных — тут происходят вычисления.
Фильтр отчета (Report Filter) — раньше она называлась Страницы (Pages), смысл тот же.

Перетаскивать поля в эти области можно в любой последовательности, риск промахнуться (в отличие от прошлых версий) — минимален.

P.S.

Единственный относительный недостаток сводных таблиц — отсутствие автоматического обновления (пересчета) при изменении данных в исходном списке. Для выполнения такого пересчета необходимо щелкнуть по сводной таблице правой кнопкой мыши и выбрать в контекстном меню команду Обновить (Refresh).

Ссылки по теме

Настройка вычислений в сводных таблицах
Группировка дат и чисел с нужным шагом в сводных таблицах
Сводная таблица по нескольким диапазонам с разных листов

Источник

Ольга Базалева, руководитель аналитического отдела в РБК, создатель онлайн-школы Excellent, автор книги «Мастерство визуализации данных» и автор блога, поделилась с Нетологией советами, как делать более удобные и понятные коллегам отчёты в Excel.

Сегодня не обойтись без умения работать с информацией: аналитикам, финансистам, маркетологам без этого совсем никуда, но даже в гуманитарных специальностях навык обрабатывать информацию всё больше и больше ценится. Взять хотя бы журналистику данных, которая набирает популярность.

Хотите, чтобы руководитель вас заметил и в глазах коллег вы стали классным профессионалом? Научитесь делать качественные отчёты.

Научитесь работать с любыми отчётами в Excel
Разберётесь, как работать с формулами
Сможете сортировать, анализировать и визуализировать данные

Встаньте на место начальника. Кому вы готовы платить больше? Специалисту, который присылает ему данные в таком виде?

Или в таком?

Располагайте данные логично: обычно это от большего к меньшему.
Всегда разделяйте разряды в больших числах: 10 000 000, а не 10000000.
Убирайте лишние знаки после запятой.
Убирайте яркую сетку, это визуальный мусор. Делайте линии светлыми, а иногда можно обойтись вовсе без сетки.

Дизайн таблиц должен быть лаконичным и не отвлекать от сути.
Выделяйте шапку и строки/столбцы с итогами.
Выделяйте отрицательные значения красным, а второстепенные значения — серым. В Excel это можно сделать автоматически с помощью условного форматирования.
Визуализируйте данные в таблицах. Можно строить гистограммы непосредственно в ячейках при помощи условного форматирования и создавать миниграфики, которые располагаются в одной ячейке (спарклайны).

Визуально представленная информация в сравнении с обычным текстом и таблицами воспринимается быстрее и запоминается легче. Графики и диаграммы позволяют сразу увидеть тренды, взаимосвязи, всплески и падения.

Отчёт вложен в письмо и готов к отправке заказчикам? Не спешите нажимать кнопку «отправить». Подумайте, что нужно человеку, который откроет ваше письмо? Ему нужны быстрые выводы. Обязательно добавьте в текст письма аналитические комментарии и подкрепите их фактами из отчёта — например, добавьте скриншот диаграмм.

Если руководитель получил ответ на свой вопрос сразу из письма, ему даже не надо тратить время на открытие приложенного файла. Поверьте, это дорогого стоит.

Если ваш отчёт большой и занимает 10−20 листов в Excel, сделайте навигацию по нему. Это можно реализовать одним из следующих способов:

создать лист Summary, показать на нём главные цифры и сделать ссылки «Подробнее» с переходом на листы, содержащие все данные;
сделать оглавление, куда добавить ссылки на каждый лист с аналитикой.

Когда ваши отчёты станут обновляться в считаные минуты, высвободится масса дополнительного времени. Это время можно использовать для своего профессионального развития, а можно взять на себя дополнительную функциональность, что позволит обоснованно попросить повышения.

В Excel есть множество инструментов, которые помогут автоматизировать отчёты:

настройте выгрузку всех необходимых данных на один лист в Excel, назовём этот лист «Source»;
создайте необходимые аналитические таблицы на других листах;
формулами в эти аналитические таблицы подтяните нужные данные с листа Source;
сделайте связку Power Point — Excel. Тогда при изменении диаграмм в Excel, в презентации Power Point они будут обновляться автоматически.

Так вы создадите отчёт один раз и сможете быстро обновлять его в последующем, просто добавляя новые данные на лист Source, а все остальные таблицы и диаграммы тут же обновятся.

Когда ваши отчёты преобразятся, они станут в разы ценнее. Заказчики данных будут быстро получать ответы на свои вопросы, а набор сухих таблиц превратится в удобные и наглядные аналитические отчёты. Специалистов, которые умеют обрабатывать информацию и помогают принимать бизнес-решения ценят гораздо больше, чем тех, кто занимается простым заполнением непонятных таблиц.

Мнение автора и редакции может не совпадать. Хотите написать колонку для Нетологии? Читайте наши условия публикации. Чтобы быть в курсе всех новостей и читать новые статьи, присоединяйтесь к Телеграм-каналу Нетологии.

Источник