Автоматически заполняемый список в excel - Word и Excel

5 способов создать выпадающий список в ячейке Excel

Одной из наиболее полезных функций при вводе данных является возможность использовать выпадающий список в Excel. Он позволяет выбирать значение из предварительно определенного перечня и разрешает вводить только те данные, которые соответствуют вашим требованиям. Мы предложим вам несколько простых способов, как создавать выпадающие списки в Excel. Более сложные способы, основанные на динамических диапазонах и использовании данных из других таблиц, мы также рассмотрим.

Зачем нужен выпадающий список?
1 — Самый быстрый способ создать выпадающий список.
2 — Используем меню.
3 — Создаем элемент управления.
4 — Элемент ActiveX
5 — Выпадающий список в Excel с автозаполнением
Способ 1. Укажите заведомо большой источник значений для списка.
Способ 2. Применяем именованный диапазон.
Способ 3. Выпадающий список на основе «умной» таблицы Excel.

Зачем нужен выпадающий список?

Часто случается так, что в какой-то из колонок вашей таблицы нужно вводить одинаковые повторяющиеся значения. К примеру, фамилии сотрудников, названия товаров или делать выбор в ячейке Excel вида «да – нет». Что может случиться? Конечно, в первую очередь будут ошибки при вводе. Человеческий фактор ведь никто не отменял. Чем нам сие грозит? К примеру, когда мы решим подсчитать, сколько заказов выполнил каждый из менеджеров, то окажется, что фамилий больше, чем сотрудников. Далее придётся искать ошибки, исправлять их и вновь повторять расчет.

Ну и конечно же, все время руками вводить одни и те же слова – просто бессмысленная работа и потеря времени. Вот здесь-то выпадающие списки нам и пригодятся. При нажатии выпадает перечень заранее определённых значений, из которых просто необходимо указать какое-то одно.

Важно то, что вы теперь будете не писать, а выбирать их с помощью мыши или клавиатуры. Это значительно ускоряет работу, а также гарантирует защиту от случайных ошибок. Проверка того, что мы записали в таблицу, теперь уже не нужна.

1 — Самый быстрый способ создать выпадающий список.

Как проще всего добавить выпадающий список в таблицу Excel? Всего один щелчок правой кнопкой мыши по пустой клетке под столбцом с данными, затем команда контекстного меню «Выберите из раскрывающегося списка» (Choose from drop-down list). А можно просто стать в нужное место и нажать сочетание клавиш Alt+стрелка вниз. Появится отсортированный перечень уникальных ранее введенных значений.
Способ не работает, если нашу ячейку и столбец с записями отделяет хотя бы одна пустая строка или вы хотите ввести то, что еще не вводилось выше. На нашем примере это хорошо видно.

2 — Используем меню.

Давайте рассмотрим небольшой пример, в котором нам нужно постоянно вводить в таблицу одни и те же наименования товаров. Выпишите в столбик данные, которые мы будем использовать (например, названия товаров). В нашем примере — в диапазон G2:G7.

Выделите ячейку таблицы (можно сразу несколько), в которых хотите использовать ввод из заранее определенного перечня. Там мы разместим наш выпадающий список.

Далее в главном меню выберите на вкладке Данные – Проверка… (Data – Validation). Затем укажите пункт Тип данных (Allow) и выберите вариант Список (List). Поставьте курсор в поле Источник (Source) и впишите в него адреса с эталонными значениями элементов — в нашем случае G2:G7. Рекомендуется также использовать здесь абсолютные ссылки (для их установки нажмите клавишу F4).

Бонусом здесь идет возможность задать подсказку и сообщение об ошибке, если автоматически вставленное значение вы захотите изменить вручную. Для этого существуют вкладки Подсказка по вводу (Input Message) и Сообщение об ошибке (Error Alert).

В качестве источника значений для выпадающего списка в Excel можно использовать также и именованный диапазон.

К примеру, диапазону I2:I13, содержащему названия месяцев, можно присвоить наименование «месяцы». Затем имя можно ввести в поле «Источник».

Кроме того, и источник и в виде обычного диапазона ячеек, и именованный диапазон могут находиться на других листах вашей рабочей книги.

Но вы можете и не использовать диапазоны или ссылки, а просто определить возможные варианты прямо в поле «Источник». К примеру, чтобы реализовать в таблице Excel простейший выбор «да – нет», вы можете вписать туда –

Да;Нет

Используйте для разделения значений точку с запятой, запятую, либо другой символ, установленный у вас в качестве разделителя элементов. (Смотрите Панель управления — Часы и регион — Форматы — Дополнительно — Числа.)

3 — Создаем элемент управления.

Вставим на лист новый объект – элемент управления «Поле со списком» с последующей привязкой его к данным на листе Excel. Делаем:

Откройте вкладку Разработчик (Developer). Если её не видно, то в Excel 2007 нужно нажать кнопку Офис – Параметры – флажок Отображать вкладку Разработчик на ленте (Office Button – Options – Show Developer Tab in the Ribbon) или в версии 2010–2013 и выше щелкните правой кнопкой мыши по ленте, выберите команду Настройка ленты (Customize Ribbon) и включите отображение вкладки Разработчик (Developer) с помощью флажка.
Найдите нужный значок среди элементов управления (см.рисунок ниже).

Вставив элемент управления на рабочий лист, щелкните по нему правой кнопкой мышки и выберите в появившемся меню пункт «Формат объекта». Далее указываем диапазон ячеек, в котором записаны допустимые значения для ввода. В поле «Связь с ячейкой» укажем, куда именно поместить результат. Важно учитывать, что этим результатом будет не само значение из указанного нами диапазона, а только его порядковый номер.

Но нам ведь нужен не этот номер, а соответствующее ему слово. Используем функцию ИНДЕКС (INDEX в английском варианте). Она позволяет найти в списке значений одно из них соответственно его порядковому номеру. В качестве аргументов ИНДЕКС укажите диапазон ячеек (F5:F11) и адрес с полученным порядковым номером (F2).

Формулу в F3 запишем, как показано на рисунке:

=ИНДЕКС(F5:F11;F2)

Как и в предыдущем способе, здесь возможны ссылки на другие листы, на именованные диапазоны.

Обратите также внимание, что здесь мы не привязаны ни к какой конкретному месту таблицы. Таким списком Excel удобно пользоваться, поскольку его можно свободно «перетаскивать» мышкой в любое удобное место. Для этого на вкладке «Разработчик» нужно активизировать режим конструктора.

4 — Элемент ActiveX

Действуем аналогично предыдущему способу, но выбираем иконку чуть ниже — из раздела «Элементы ActiveX».

Определяем перечень допустимых значений (1). Обратите внимание, что здесь для показа можно выбирать сразу несколько колонок. Затем выбираем адрес, по которому будет вставлена нужная позиция из перечня (2).Указываем количество столбцов, которые будут использованы как исходные данные (3), и номер столбца, из которого будет происходить выбор для вставки на лист (4). Если укажете номер столбца 2, то в А5 будет вставлена не фамилия, а должность. Можно также указать количество строк, которое будет выведено в перечне. По умолчанию — 8. Остальные можно прокручивать мышкой (5).

Этот способ сложнее предыдущего, но зато возвращает сразу значение, а не его номер. Поэтому необходимость в промежуточной ячейке и обработке ее при помощи ИНДЕКС — отпадает. Думаю, таким списком пользоваться гораздо удобнее.

5 — Выпадающий список в Excel с автозаполнением

Задача: Создать перечень, в который будут автоматически добавляться значения из заданного динамического диапазона. Если в любую ячейку этого диапазона будут внесены изменения, то сразу же изменится и набор предлагаемых к выбору значений. Никакие формулы и настройки здесь корректировать не нужно.

Вот как автозаполнение может выглядеть на простом примере:

автозаполнение

Способ 1. Укажите заведомо большой источник значений для списка.

Самая простая и несложная хитрость. В начале действуем по обычному алгоритму действий: в меню выбираем на вкладке Данные – Проверка … (Data – Validation). Из перечня Тип данных (Allow) выберите вариант Список (List). Поставьте курсор в поле Источник (Source). Зарезервируем в списке набор с большим запасом: например, до 55-й строки, хотя занято у нас только 7. Обязательно не забудьте поставить галочку в чекбоксе «Игнорировать пустые …». Тогда ваш «резерв» из пустых значений не будет вам мешать.

Действительно самый простой способ, но не слишком удобный. Ведь зарезервированное место может и закончиться…

Конечно, в качестве источника можно указать и весь столбец:

=$A:$A

Но обработка такого большого количества ячеек может несколько замедлить вычисления. Особенно в больших таблицах Excel.

Способ 2. Применяем именованный диапазон.

Именованный диапазон отличается от обычного тем, что ему присвоено определенное наименование. С ним гораздо проще работать, так как не нужно вводить ссылку, а достаточно просто указать его имя. Давайте рассмотрим небольшой пример.

именованный диапазон в раскрывающихся списках

В столбце А находятся имена сотрудников, которые мы будем вводить. Перечень может быть сколь угодно длинным. Нам необходимо, чтобы каждая новая запись включалась в раскрывающийся список без всяких дополнительных действий с нашей стороны.

Выделим имеющийся в нашем распоряжении перечень имен A2:A10. Затем присвоим ему название, заполнив поле «Имя», находящееся левее строки формул.

Так вы присвоите какое-то имя этому диапазону Excel.

Создадим в С2 перечень значений. В качестве источника для него укажем выражение

=имя

Недостатком работы с таким выпадающим списком в Excel является то, что новые значения нельзя просто дописывать в конец используемого перечня. Они останутся за пределами именованного диапазона. Если что-то нужно добавить, то их придется вставлять внутрь диапазона, использовав вставку пустой строки.

Перечень ещё можно отсортировать, чтобы удобно было пользоваться.

расширяем именованный диапазон

Главное неудобство пользования таким списком заключается в том, что используемый нами диапазон — статический. Автоматически его размеры измениться не могут. Согласитесь, не слишком удобный и технологичный способ. Слишком много ручных операций.

А теперь давайте пойдем дальше и посмотрим, как можно работать с динамическим диапазоном, который автоматически подстраивается под вводимые значения.

Способ 3. Выпадающий список на основе «умной» таблицы Excel.

Начиная с 2007 года таблица для Excel — уже не просто набор строк и столбцов. Если вы просто расположите показатели с привычном для нас табличном виде, то он не будет считать их таблицей. Существует специальное форматирование, после чего диапазон начинает вести себя как единое целое, приобретая целый ряд интересных свойств. В частности, он начинает сам отслеживать свои размеры, динамически изменяясь при корректировке данных.

Любой набор значений в таблице может быть таким образом преобразован. Например, A1:A8. Выделите их мышкой. Затем преобразуйте в таблицу, используя меню Главная — Форматировать как таблицу (Home — Format as Table). Укажите, что в первой строке у вас находится название столбца. Это будет «шапка» вашей таблицы. Внешний вид может быть любым: это не более чем внешнее оформление и ни на что больше оно не влияет.

Как уже было сказано выше, «умная» таблица хороша для нас тем, что динамически меняет свои размеры при добавлении в нее информации. Если в строку ниже нее вписать что-либо, то она тут же присоединит к себе её. Таким образом, новые значения можно просто дописывать. К примеру, впишите в A9 слово «кокос», и таблица тут же расширится до 9 строк.

Следовательно, автоматическое обновление набора используемой информации в списке можно организовать, если использовать содержимое какого-либо столбца «умной» таблицы.

Осталось только обозначить ее как источник. Проблема заключается в том, что программа в качестве источника в списке не понимает выражение вида

=Таблица1[Столбец1]

и не считает его формулой. Хотя в обычных выражениях на листе вашей рабочей книги это вполне будет работать. Эта конструкция обозначает ссылку на первый столбец. Но в поле «Источник» она почему-то игнорируется.

Чтобы использовать «умную таблицу» как источник, нам придется пойти на небольшую хитрость и воспользоваться функцией ДВССЫЛ (INDIRECT в английском варианте). Эта функция преобразует текстовую переменную в обычную ссылку.

Формула теперь будет выглядеть следующим образом:

=ДВССЫЛ(«Таблица5[Продукт]»)

Таблица5 — имя, автоматически присвоенное «умной таблице». У вас оно может быть другим. На вкладке меню Конструктор (Design) можно изменить стандартное имя на свое (но без пробелов!). По нему мы сможем потом адресоваться к нашей таблице на любом листе книги.

«Продукт» — название нашего первого и единственного столбца, присвоено по его заголовку.

Не забудьте также заключить все выражение в кавычки, чтобы обозначить его как текстовую переменную.

Теперь если в A9 вы допишете еще один фрукт (например, кокос), то он тут же автоматически появится и в нашем перечне. Аналогично будет, если мы что-то удалим. Задача автоматического увеличения выпадающего списка значений решена.

Надеемся, вы сможете теперь с помощью списков без ошибок вводить часто повторяющиеся данные в таблицу Excel при помощи выпадающего списка.

А вот еще полезная для вас информация:

Как сделать зависимый выпадающий список в Excel? — Одной из наиболее полезных функций проверки данных является возможность создания выпадающего списка, который позволяет выбирать значение из предварительно определенного перечня. Но как только вы начнете применять это в своих таблицах,…

Источник

1. Делаем справочную таблицу (лучше на отдельном листе).
Таблица вида:
1 столбец информация для выпадающего списка
2 столбец список значений который должен подтягиваться
2. Создадим формулу для автозаполнения (для примера заполняем значение в ячейке С2 при выборе из выпадающего списка значения в ячейку В2)
В С2 пишем =ВПР(B2;Справочники!A:B;2;0), где В2 — ячейка со значением из списка, Справочники — Лист со справочными таблицами, Справочники!A:B — Ссылка на столбцы A:B на листе Справочники в которых содержится: А — значения для выпадающего списка, В — значения для автоподстановки

=Если(ячейка_с_адресом=»адрес1″;1;Если(ячейка_с_адресом=»адрес2″;2;»новый адрес»))

Можно отдельно сделать таблицу соответствий и использовать ВПР (будет красиво и просто):
Адреса в столбце А, значения в столбце B, Вспомогательная таблица в D:E, тогда в B вводим:
=ЕСЛИОШИБКА(ВПР(A1;D:E;2;0);»Нет соответствия»)

Источник

Создание раскрывающегося списка

Чтобы упростить работу пользователей с листом, добавьте в ячейки раскрывающиеся списки. Раскрывающиеся списки позволяют пользователям выбирать элементы из созданного вами списка.

На новом листе введите данные, которые должны отображаться в раскрывающемся списке. Желательно, чтобы элементы списка содержались в
таблице Excel
. Если это не так, список можно быстро преобразовать в таблицу, выделив любую ячейку диапазона и нажав

Ctrl+T

.
Примечания:
- Почему данные следует поместить в таблицу? Когда ваши данные находятся в таблице при
  добавлении или удалении элементов из списка
  , любые раскрывающиеся списки, основанные на этой таблице, будут автоматически обновляться. Дополнительные действия не требуются.
- Сейчас самое время
  отсортировать данные в диапазоне или таблице
  в раскрывающемся списке.
Выделите на листе ячейку, в которую требуется поместить раскрывающийся список.
Перейдите на вкладку
данных

на ленте, затем

в проверку данных

.

Примечание:
Если вы не можете щелкнуть

проверку данных

, возможно, рабочий лист защищен или общедоступен.
Разблокируйте определенные области защищенной книги
или прекратите совместное использование листа, а затем повторите шаг 3.
На вкладке

Параметры

в поле

Разрешить

щелкните

Список

.
Щелкните поле

Источник

и выделите диапазон списка. В примере данные находятся на листе «Города» в диапазоне A2:A9. Обратите внимание на то, что строка заголовков отсутствует в диапазоне, так как она не является одним из вариантов, доступных для выбора.
Если можно оставить ячейку пустой, установите флажок

Игнорировать пустые

ячейки.
Установите флажок

Список допустимых значений
Откройте вкладку

Сообщение для ввода.
- Если вы хотите, чтобы при выборе ячейки появлялось всплывающее сообщение, установите флажок
  
  Отображать подсказку, если ячейка является текущей
  
  и введите заголовок и сообщение в соответствующие поля (до 225 символов). Если вы не хотите, чтобы сообщение отображалось, снимите этот флажок.
Откройте вкладку

Сообщение об ошибке.
- Если вы хотите, чтобы при вводе значения, которого нет в списке, появлялось всплывающее сообщение, установите флажок
  
  Выводить сообщение об ошибке,
  
  выберите параметр в поле
  
  Вид
  
  и введите заголовок и сообщение. Если вы не хотите, чтобы сообщение отображалось, снимите этот флажок.
Не знаете, какой параметр выбрать в поле

Вид

?
- Чтобы отобразить сообщение, не препятствующее вводу данных, которые не содержатся в раскрывающемся списке, выберите вариант
  
  Сведения
  
  или Предупреждение. Если выбрать вариант «Сообщение», сообщение будет отображаться со значком
  
  , а если «Предупреждение» — со значком
  
  .
- Чтобы заблокировать пользователям ввод данных, которые не содержатся в раскрывающемся списке, выберите вариант
  
  Остановка
  
  .
  
  Примечание:
  Если вы не добавили заголовок и текст, по умолчанию выводится заголовок «Microsoft Excel» и сообщение «Введенное значение неверно. Набор значений, которые могут быть введены в ячейку, ограничен».

Предлагаем скачать образец книги с несколькими примерами проверки данных, аналогичными примеру в этой статье. Вы можете воспользоваться ими или создать собственные сценарии проверки данных.
Скачать примеры проверки данных Excel
.

Ввод данных станет быстрее и точнее, если ограничить значения в ячейке вариантами из раскрывающегося списка.

Сначала создайте на листе список допустимых элементов, а затем выполните сортировку или расположите их в нужном порядке. В дальнейшем эти элементы могут служить источником для раскрывающегося списка данных. Если список небольшой, на него можно легко ссылаться и вводить элементы прямо в средстве проверки данных.

Создайте список допустимых элементов для раскрывающегося списка. Для этого введите элементы на листе в одном столбце или строке без пустых ячеек.
Выделите ячейки, для которых нужно ограничить ввод данных.
На вкладке

Данные

в группе

Инструменты

щелкните

Проверка данных

или

Проверить

.

Примечание:
Если команда проверки недоступна, возможно, лист защищен или книга является общей. Если книга является общей или лист защищен, изменить параметры проверки данных невозможно. Дополнительные сведения о защите книги см. в статье
Защита книги
.
Откройте вкладку

Параметры

и во всплывающем меню

Разрешить

щелкните

пункт Список

.
Щелкните поле

Источник

и выделите на листе список допустимых элементов.

Диалоговое окно свернется, чтобы было видно весь лист.
Нажмите клавишу ВВОД или кнопку

Развернуть

, чтобы развернуть диалоговое окно, а затем щелкните

ОК

.
Советы:
- Значения также можно ввести непосредственно в поле
  
  Источник
  
  через запятую.
- Чтобы изменить список допустимых элементов, просто измените значения в списке-источнике или диапазон в поле
  
  Источник
- Можно указать собственное сообщение об ошибке, которое будет отображаться при вводе недопустимых данных. На вкладке
  
  Данные
  
  щелкните
  
  Проверка данных
  
  или
  
  Проверить
  
  , а затем щелкните
  
  Сообщение об ошибке
  
  .

См. также

Применение проверки данных к ячейкам

На новом листе введите данные, которые должны отображаться в раскрывающемся списке. Желательно, чтобы элементы списка содержались в
таблице Excel
.
Примечания:
- Почему данные следует поместить в таблицу? Когда ваши данные находятся в таблице при
  добавлении или удалении элементов из списка
  , любые раскрывающиеся списки, основанные на этой таблице, будут автоматически обновляться. Дополнительные действия не требуются.
- Теперь следует
  отсортировать данные в том порядке, в котором они должны отображаться
  в раскрывающемся списке.
Выделите на листе ячейку, в которую требуется поместить раскрывающийся список.
Откройте вкладку

Данные

на ленте и щелкните кнопку

Проверка данных

.
На вкладке

Параметры

в поле

Разрешить

щелкните

Список

.
Если вы уже создали таблицу с элементами раскрывающегося списка, щелкните поле

Источник

и выделите ячейки, содержащие эти элементы. Однако не включайте в него ячейку заголовка. Добавьте только ячейки, которые должны отображаться в раскрывающемся списке. Список элементов также можно ввести непосредственно в поле

Источник

через запятую. Например:

Фрукты;Овощи;Зерновые культуры;Молочные продукты;Перекусы
Если можно оставить ячейку пустой, установите флажок

Игнорировать пустые

ячейки.
Установите флажок

Список допустимых значений
Откройте вкладку

Сообщение для ввода.
- Если вы хотите, чтобы при выборе ячейки появлялось всплывающее сообщение, установите флажок
  
  Показывать сообщения
  
  и введите заголовок и сообщение в соответствующие поля (до 225 символов). Если вы не хотите, чтобы сообщение отображалось, снимите этот флажок.
Откройте вкладку

Сообщение об ошибке.
- Если вы хотите, чтобы при вводе значения, которого нет в списке, появлялось всплывающее сообщение, установите флажок
  
  Показывать оповещения
  
  , выберите параметр в поле
  
  Тип
  
  , и введите заголовок и сообщение. Если вы не хотите, чтобы сообщение отображалось, снимите этот флажок.
Щелкните

ОК

.

После создания раскрывающегося списка убедитесь, что он работает так, как нужно. Например, рекомендуется проверить,
изменяется ли ширина столбцов и высота строк
при отображении всех ваших записей. Если вы решили изменить элементы раскрывающегося списка, см. статью
Добавление и удаление элементов раскрывающегося списка
. Чтобы удалить раскрывающийся список, см. статью
Удаление раскрывающегося списка
.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.

См. также

Добавление и удаление элементов раскрывающегося списка

Видео: создание раскрывающихся списков и управление ими

Общие сведения о таблицах Excel

Применение проверки данных к ячейкам

Блокировка и разблокировка определенных областей защищенного листа

Нужна дополнительная помощь?

Источник

Под выпадающим списком понимается содержание в одной ячейке нескольких значений. Когда пользователь щелкает по стрелочке справа, появляется определенный перечень. Можно выбрать конкретное.

Очень удобный инструмент Excel для проверки введенных данных. Повысить комфорт работы с данными позволяют возможности выпадающих списков: подстановка данных, отображение данных другого листа или файла, наличие функции поиска и зависимости.

Создание раскрывающегося списка

Путь: меню «Данные» — инструмент «Проверка данных» — вкладка «Параметры». Тип данных – «Список».

Ввести значения, из которых будет складываться выпадающий список, можно разными способами:

Вручную через «точку-с-запятой» в поле «Источник».

Ввести значения заранее. А в качестве источника указать диапазон ячеек со списком.

Назначить имя для диапазона значений и в поле источник вписать это имя.

Любой из вариантов даст такой результат.

Выпадающий список в Excel с подстановкой данных

Необходимо сделать раскрывающийся список со значениями из динамического диапазона. Если вносятся изменения в имеющийся диапазон (добавляются или удаляются данные), они автоматически отражаются в раскрывающемся списке.

Выделяем диапазон для выпадающего списка. В главном меню находим инструмент «Форматировать как таблицу».

Откроются стили. Выбираем любой. Для решения нашей задачи дизайн не имеет значения. Наличие заголовка (шапки) важно. В нашем примере это ячейка А1 со словом «Деревья». То есть нужно выбрать стиль таблицы со строкой заголовка. Получаем следующий вид диапазона:

Ставим курсор в ячейку, где будет находиться выпадающий список. Открываем параметры инструмента «Проверка данных» (выше описан путь). В поле «Источник» прописываем такую функцию:

Протестируем. Вот наша таблица со списком на одном листе:

Добавим в таблицу новое значение «елка».

Теперь удалим значение «береза».

Осуществить задуманное нам помогла «умная таблица», которая легка «расширяется», меняется.

Теперь сделаем так, чтобы можно было вводить новые значения прямо в ячейку с этим списком. И данные автоматически добавлялись в диапазон.

Сформируем именованный диапазон. Путь: «Формулы» — «Диспетчер имен» — «Создать». Вводим уникальное название диапазона – ОК.

Создаем раскрывающийся список в любой ячейке. Как это сделать, уже известно. Источник – имя диапазона: =деревья.
Снимаем галочки на вкладках «Сообщение для ввода», «Сообщение об ошибке». Если этого не сделать, Excel не позволит нам вводить новые значения.

Вызываем редактор Visual Basic. Для этого щелкаем правой кнопкой мыши по названию листа и переходим по вкладке «Исходный текст». Либо одновременно нажимаем клавиши Alt + F11. Копируем код (только вставьте свои параметры).

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
 
Dim lReply As Long
 
    If Target.Cells.Count > 1 Then Exit Sub
    If Target.Address = "$C$2" Then
     If IsEmpty(Target) Then Exit Sub
       If WorksheetFunction.CountIf(Range("Деревья"), Target) = 0 Then
          lReply = MsgBox("Добавить введенное имя " & _
                         Target & " в выпадающий список?", vbYesNo + vbQuestion)
          If lReply = vbYes Then
              Range("Деревья").Cells(Range("Деревья").Rows.Count + 1, 1) = Target
          End If
       End If
     End If
End Sub

Сохраняем, установив тип файла «с поддержкой макросов».

Переходим на лист со списком. Вкладка «Разработчик» — «Код» — «Макросы». Сочетание клавиш для быстрого вызова – Alt + F8. Выбираем нужное имя. Нажимаем «Выполнить».

Когда мы введем в пустую ячейку выпадающего списка новое наименование, появится сообщение: «Добавить введенное имя баобаб в выпадающий список?».

Нажмем «Да» и добавиться еще одна строка со значением «баобаб».

Выпадающий список в Excel с данными с другого листа/файла

Когда значения для выпадающего списка расположены на другом листе или в другой книге, стандартный способ не работает. Решить задачу можно с помощью функции ДВССЫЛ: она сформирует правильную ссылку на внешний источник информации.

Делаем активной ячейку, куда хотим поместить раскрывающийся список.
Открываем параметры проверки данных. В поле «Источник» вводим формулу: =ДВССЫЛ(“[Список1.xlsx]Лист1!$A$1:$A$9”).

Имя файла, из которого берется информация для списка, заключено в квадратные скобки. Этот файл должен быть открыт. Если книга с нужными значениями находится в другой папке, нужно указывать путь полностью.

Как сделать зависимые выпадающие списки

Возьмем три именованных диапазона:

Это обязательное условие. Выше описано, как сделать обычный список именованным диапазоном (с помощью «Диспетчера имен»). Помним, что имя не может содержать пробелов и знаков препинания.

Создадим первый выпадающий список, куда войдут названия диапазонов.

Когда поставили курсор в поле «Источник», переходим на лист и выделяем попеременно нужные ячейки.

Теперь создадим второй раскрывающийся список. В нем должны отражаться те слова, которые соответствуют выбранному в первом списке названию. Если «Деревья», то «граб», «дуб» и т.д. Вводим в поле «Источник» функцию вида =ДВССЫЛ(E3). E3 – ячейка с именем первого диапазона.

Выбор нескольких значений из выпадающего списка Excel

Бывает, когда из раскрывающегося списка необходимо выбрать сразу несколько элементов. Рассмотрим пути реализации задачи.

Создаем стандартный список с помощью инструмента «Проверка данных». Добавляем в исходный код листа готовый макрос. Как это делать, описано выше. С его помощью справа от выпадающего списка будут добавляться выбранные значения.

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
    On Error Resume Next
    If Not Intersect(Target, Range("Е2:Е9")) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then
        Application.EnableEvents = False
        If Len(Target.Offset(0, 1)) = 0 Then
            Target.Offset(0, 1) = Target
        Else
            Target.End(xlToRight).Offset(0, 1) = Target
        End If
        Target.ClearContents
        Application.EnableEvents = True
    End If
End Sub

Чтобы выбранные значения показывались снизу, вставляем другой код обработчика.

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
    On Error Resume Next
    If Not Intersect(Target, Range("Н2:К2")) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then
        Application.EnableEvents = False
        If Len(Target.Offset(1, 0)) = 0 Then
            Target.Offset(1, 0) = Target
        Else
            Target.End(xlDown).Offset(1, 0) = Target
        End If
        Target.ClearContents
        Application.EnableEvents = True
    End If
End Sub

Чтобы выбираемые значения отображались в одной ячейке, разделенные любым знаком препинания, применим такой модуль.

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) On Error Resume Next If Not Intersect(Target, Range("C2:C5")) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then Application.EnableEvents = False newVal = Target Application.Undo oldval = Target If Len(oldval) <> 0 And oldval <> newVal Then Target = Target & "," & newVal Else Target = newVal End If If Len(newVal) = 0 Then Target.ClearContents Application.EnableEvents = True End If End Sub

Не забываем менять диапазоны на «свои». Списки создаем классическим способом. А всю остальную работу будут делать макросы.

Выпадающий список с поиском

На вкладке «Разработчик» находим инструмент «Вставить» – «ActiveX». Здесь нам нужна кнопка «Поле со списком» (ориентируемся на всплывающие подсказки).

Щелкаем по значку – становится активным «Режим конструктора». Рисуем курсором (он становится «крестиком») небольшой прямоугольник – место будущего списка.

Жмем «Свойства» – открывается перечень настроек.

Вписываем диапазон в строку ListFillRange (руками). Ячейку, куда будет выводиться выбранное значение – в строку LinkedCell. Для изменения шрифта и размера – Font.

Скачать пример выпадающего списка

При вводе первых букв с клавиатуры высвечиваются подходящие элементы. И это далеко не все приятные моменты данного инструмента. Здесь можно настраивать визуальное представление информации, указывать в качестве источника сразу два столбца.

Источник

Содержание

1 Создание раскрывающегося списка
2 Выпадающий список в Excel с подстановкой данных
3 Выпадающий список в Excel с данными с другого листа/файла
4 Как сделать зависимые выпадающие списки
5 Выпадающий список с поиском
6 Нумерация
- 6.1 Способ 1: заполнение первых двух строк
- 6.2 Способ 2: использование функции
- 6.3 Способ 3: использование прогрессии
- 6.4 Помогла ли вам эта статья?
7 Способ 1 — горячие клавиши и раскрывающийся список в excel
8 Способ 2 — самый удобный, простой и наиболее гибкий
9 Способ 3 — как в excel сделать выпадающий список с использованием ActiveX

Добрый день уважаемый друг!

В этой статье я хочу осветить ответ на вопрос: «Как делается быстрая нумерация строк в Excel?». Поскольку в MS Excel списки не редкость, а скорее основа основ, так как все данные для анализа берутся с ваших списков. А если есть список, было бы неплохо его пронумеровать, так как номер строки является неким ключом необходимый для дальнейшего анализа, а желательно чтобы производилась автоматическая нумерация списков.

На данный момент можно выделить 5 способов как происходит нумерация строк в Excel:

Это когда вы вручную долго и муторно набираете, надо в каждую ячейку вбивать нужную вам циферку списка, если вы хотите использовать данный способ делайте в том случае когда в списке не более 10 пунктов;

Этот способ заключается в простой протяжке ячейки, так производится автоматическая нумерация. Хорошо конечно, но когда вам прийдется вставлять дополнительные строки, нумерацию вам прийдется снова перетягивать на весь диапазон, аналогично созданию пользовательского списка. Всю процедуру протягивания необходимо производить при зажатой кнопке Ctrl;

Третьим вариантом будет нумерация с помощью формулы «=А4+1», эта простая формула берет вышестоящее значение и прибавляет к нему 1. Как итог, получаем пронумерованный список любой длины всего за несколько секунд. Даже когда вам нужно добавить пару строк в диапазон списка, то простая протяжка формулы на месте вставки и всё прекрасно работает и радует глаз;
Можно усовершенствовать формулу сделав так что вертикальная нумерация строк привязалась к горизонтальной и тогда ссылка станет абсолютной. Горизонтальную нумерацию делаем при помощи функции СТОЛБЕЦ, а вертикальную при помощи функции СТРОКА, в итоге формула списка приобретёт следующий вида: =СТРОКА() -СТРОКА($A$4);
Ну и на закусочку можно поговорить о том как получается интеллектуальная нумерация. Для этого используем формулу следующего вида: =ЕСЛИ(ЕПУСТО(B4);»»;СЧЁТЗ($B$4:B4)). С формулы вы видите что логическая функция ЕСЛИ проверяет пустой или заполненный список. При пустом значении ячейка не заполняется, а вот при заполненной, функция СЧЁТЗ возвращает значение +1, увеличивая тем самым номер списка. Огромным преимуществом становится то, что при делении значения список сам перестраивается игнорируя пустые поля и у вас получается автоматическая нумерация в Excel.

Вот мы и рассмотрели способы как происходит автоматическая нумерация в Excel, надеюсь данная информация вам поможет и облегчит вашу работу в MS Excel. Совместно с нумерацией списков, очень удобно использовать закрепление области в Excel, что позволит усовершенствовать вашу работу. Если у вас есть дополнительная информация пишите в комментариях свои предложения. Ставьте лайки если статья вам понравилась!

Скачать пример можно здесь.

Не забудьте поблагодарить автора!

Деньгам по-пустому лежать не надлежит.
Александр Васильевич Суворов

Статья помогла? Поделись ссылкой с друзьями, твитни или лайкни!

Создание раскрывающегося списка

Путь: меню «Данные» — инструмент «Проверка данных» — вкладка «Параметры». Тип данных – «Список».

Ввести значения, из которых будет складываться выпадающий список, можно разными способами:

Вручную через «точку-с-запятой» в поле «Источник».
Ввести значения заранее. А в качестве источника указать диапазон ячеек со списком.
Назначить имя для диапазона значений и в поле источник вписать это имя.

Любой из вариантов даст такой результат.

Выделяем диапазон для выпадающего списка. В главном меню находим инструмент «Форматировать как таблицу».
Откроются стили. Выбираем любой. Для решения нашей задачи дизайн не имеет значения. Наличие заголовка (шапки) важно. В нашем примере это ячейка А1 со словом «Деревья». То есть нужно выбрать стиль таблицы со строкой заголовка. Получаем следующий вид диапазона:
Ставим курсор в ячейку, где будет находиться выпадающий список. Открываем параметры инструмента «Проверка данных» (выше описан путь). В поле «Источник» прописываем такую функцию:

Протестируем. Вот наша таблица со списком на одном листе:

Добавим в таблицу новое значение «елка».

Теперь удалим значение «береза».

Осуществить задуманное нам помогла «умная таблица», которая легка «расширяется», меняется.

Сформируем именованный диапазон. Путь: «Формулы» — «Диспетчер имен» — «Создать». Вводим уникальное название диапазона – ОК.
Создаем раскрывающийся список в любой ячейке. Как это сделать, уже известно. Источник – имя диапазона: =деревья.
Снимаем галочки на вкладках «Сообщение для ввода», «Сообщение об ошибке». Если этого не сделать, Excel не позволит нам вводить новые значения.
Вызываем редактор Visual Basic. Для этого щелкаем правой кнопкой мыши по названию листа и переходим по вкладке «Исходный текст». Либо одновременно нажимаем клавиши Alt + F11. Копируем код (только вставьте свои параметры).
Сохраняем, установив тип файла «с поддержкой макросов».
Переходим на лист со списком. Вкладка «Разработчик» — «Код» — «Макросы». Сочетание клавиш для быстрого вызова – Alt + F8. Выбираем нужное имя. Нажимаем «Выполнить».

Нажмем «Да» и добавиться еще одна строка со значением «баобаб».

Выпадающий список в Excel с данными с другого листа/файла

Делаем активной ячейку, куда хотим поместить раскрывающийся список.
Открываем параметры проверки данных. В поле «Источник» вводим формулу: =ДВССЫЛ(“Лист1!$A$1:$A$9”).

Как сделать зависимые выпадающие списки

Возьмем три именованных диапазона:

Создадим первый выпадающий список, куда войдут названия диапазонов.
Когда поставили курсор в поле «Источник», переходим на лист и выделяем попеременно нужные ячейки.
Теперь создадим второй раскрывающийся список. В нем должны отражаться те слова, которые соответствуют выбранному в первом списке названию. Если «Деревья», то «граб», «дуб» и т.д. Вводим в поле «Источник» функцию вида =ДВССЫЛ(E3). E3 – ячейка с именем первого диапазона.
Создаем стандартный список с помощью инструмента «Проверка данных». Добавляем в исходный код листа готовый макрос. Как это делать, описано выше. С его помощью справа от выпадающего списка будут добавляться выбранные значения.
Чтобы выбранные значения показывались снизу, вставляем другой код обработчика.
Чтобы выбираемые значения отображались в одной ячейке, разделенные любым знаком препинания, применим такой модуль.

Выпадающий список с поиском

На вкладке «Разработчик» находим инструмент «Вставить» – «ActiveX». Здесь нам нужна кнопка «Поле со списком» (ориентируемся на всплывающие подсказки).
Щелкаем по значку – становится активным «Режим конструктора». Рисуем курсором (он становится «крестиком») небольшой прямоугольник – место будущего списка.
Жмем «Свойства» – открывается перечень настроек.
Вписываем диапазон в строку ListFillRange (руками). Ячейку, куда будет выводиться выбранное значение – в строку LinkedCell. Для изменения шрифта и размера – Font.

Скачать пример выпадающего списка

Часто при создании таблиц в Экселе выделяют отдельную колонку, в которой для удобства пользования указывают номера строк. Если таблица не слишком длинная, то не составляет большой проблемы выполнить нумерацию вручную, вводя цифры с клавиатуры. Но, что делать, если она имеет не один десяток, а то и не одну сотню строк? В этом случае, на помощь приходит автоматическая нумерация. Давайте выясним, как сделать автоматическую нумерацию в программе Microsoft Excel.

Нумерация

Программа Microsoft Excel предоставляет пользователям сразу несколько способов автоматической нумерации строк. Одни из них максимально просты, как в выполнении, так и в функционале, а другие – более сложные, но и заключают в себе большие возможности.

Способ 1: заполнение первых двух строк

Первый способ предполагает ручное заполнение первых двух строк числами.

В выделенной под нумерацию колонке первой строки ставим цифру – «1», во второй (той же колонки) – «2».
Выделяем эти две заполненные ячейки. Становимся на нижний правый угол самой нижней из них. Появляется маркер заполнения. Кликаем левой кнопкой мыши и с зажатой кнопкой, протягиваем его вниз до конца таблицы.

Как видим, нумерация строчек автоматически заполнилась по порядку.

Этот метод довольно легкий и удобный, но он хорош только для относительно небольших таблиц, так как тянуть маркер по таблице в несколько сотен, а то и тысяч строк, все-таки затруднительно.

Способ 2: использование функции

Второй способ автоматического заполнения предусматривает использование функции «СТРОКА».

Выделяем ячейку, в которой будет находиться цифра «1» нумерации. Вводим в строку для формул выражение «=СТРОКА(A1)».Кликаем по клавише ENTER на клавиатуре.
Как и в предыдущем случае, копируем с помощью маркера заполнения формулу в нижние ячейки таблицы данного столбца. Только в этот раз выделяем не две первые ячейки, а только одну.

Как видим, нумерация строк и в этом случае расположилась по порядку.

Но, по большому счету, этот способ мало чем отличается от предыдущего и не решает проблему с потребностью тащить маркер через всю таблицу.

Способ 3: использование прогрессии

Как раз третий способ нумерации с использованием прогрессии подойдет для длинных таблиц с большим количеством строк.

Первую ячейку нумеруем самым обычным способом, вписав туда цифру «1» с клавиатуры.
На ленте в блоке инструментов «Редактирование», который расположен во вкладке «Главная», жмем на кнопку «Заполнить». В появившемся меню кликаем по пункту «Прогрессия».
Открывается окно «Прогрессия». В параметре «Расположение» нужно установить переключатель в позицию «По столбцам». Переключатель параметра «Тип» должен находиться в позиции «Арифметическая». В поле «Шаг» нужно установить число «1», если там установлено другое. Обязательно заполните поле «Предельное значение». Тут следует указать количество строк, которые нужно пронумеровать. Если данный параметр не заполнен, автоматическая нумерация произведена не будет. В конце следует нажать на кнопку «OK».

Как видим, поле этого все строки вашей таблицы будут пронумерованы автоматически. В этом случае даже ничего перетягивать не придется.

Как альтернативный вариант можно использовать следующую схему этого же способа:

В первой ячейке поставить цифру «1», а затем выделить весь диапазон ячеек, которые вы хотите пронумеровать.
Вызвать окно инструмента «Прогрессия» тем же способом, о котором мы говорили выше. Но на этот раз ничего вводить или изменять не нужно. В том числе, вводить данные в поле «Предельное значение» не придется, так как нужный диапазон уже выделен. Достаточно просто нажать на кнопку «OK».

Данный вариант хорош тем, что вам не придется прикидывать, из скольких строк состоит таблица. В то же время, вам нужно будет выделять все ячейки столбца с номерами, а это значит, что мы возвращаемся к тому же, что было при использовании первых способов: к необходимости прокручивать таблицу до самого низа.

Как видим, существует три основных способа автоматической нумерации строк в программе. Из них наибольшую практическую ценность имеет вариант с нумерацией первых двух строк с последующим копированием (как самый простой) и вариант с использованием прогрессии (из-за возможности работать с большими таблицами).

Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.

Задайте свой вопрос в комментариях, подробно расписав суть проблемы. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.

Помогла ли вам эта статья?

Да Нет

Для таблиц, которые используют постоянные и повторяющиеся данные (например фамилии сотрудников, номенклатура товара или процент скидки для клиента) чтобы не держать в голове и не ошибиться при наборе, существует возможность один раз создать стандартный список и при подстановке данных делать выборку из него. Данная статья позволит вам использовать 4 разных способа как в экселе сделать выпадающий список.

Способ 1 — горячие клавиши и раскрывающийся список в excel

Данный способ использования выпадающего списка по сути не является инструментом таблицы, который надо как либо настраивать или заполнять. Это встроенная функция (горячие клавиши) которая работает всегда. При заполнении какого либо столбца, вы можете нажать правой кнопкой мыши на пустой ячейке и в выпадающем списке выбрать пункт меню «Выбрать из раскрывающегося списка».

Этот же пункт меню можно запустить сочетанием клавиш Alt+»Стрелка вниз» и программа автоматически предложит в выпадающем списке значения ячеек, которые вы ранее заполняли данными. На изображении ниже программа предложила 4 варианта заполнения (дублирующиеся данные Excel не показывает). Единственное условие работы данного инструмента — это между ячейкой, в которую вы вводите данные из списка и самим списком не должно быть пустых ячеек.

Использование горячих клавиш для раскрытия выпадающего списка данных

При чем список для заполнения таким способом работает как в ячейке снизу, так и в ячейке сверху. Для верхней ячейки программа возьмет содержание списка из нижних значений. И опять же не должно быть пустой ячейки между данными и ячейкой для ввода.

Выпадающий список может работать и в верхней части с данными, которые ниже ячейки

Способ 2 — самый удобный, простой и наиболее гибкий

Данный способ предполагает создание отдельных данных для списка. При чем данные могут находится как на листе с таблицей, так и на другом листе файла Excel.

Сперва необходимо создать список данных, который будет источником данных для подстановки в выпадающий список в excel. Выделите данные и нажмите правой кнопкой мыши. В выпадающем списке выберите пункт «Присвоить имя…».
Создание набора данных для списка
В окне «Создание имени» задайте имя для вашего списка (это имя дальше будет использоваться в формуле подстановки). Имя должно быть без пробелов и начинаться с буквы.
Введите имя для набора данных
Выделите ячейки (можно сразу несколько ячеек), в которых планируется создать выпадающий список. Во вкладке «ДАННЫЕ» вверху документа нажмите на «Проверка данных».
Создать выпадающий список можно сразу для нескольких ячеек
В окне проверка вводимых значение в качестве типа данных задайте «Список». В строке «Источник:» введите знак равно и имя для ранее созданного списка. Данная формула позволит ввести значения только из списка, т.е. произведет проверку введенного значения и предложит варианты. Эти варианты и будут выпадающим списком.

Для создания проверки вводимых значений введите имя ранее созданного списка

При попытке ввести значение, которого нет в заданном списке, эксель выдаст ошибку.

Кроме списка можно вводить данные вручную. Если введенные данные не совпадут с одним из данных — программа выдаст ошибку

А при нажатии на кнопку выпадающего списка в ячейке вы увидите перечень значений из созданного ранее.

Способ 3 — как в excel сделать выпадающий список с использованием ActiveX

Чтобы воспользоваться этим способом, необходимо чтобы у вас была включена вкладка «РАЗРАБОТЧИК». По умолчанию эта вкладка отсутствует. Чтобы ее включить:

Нажмите на «Файл» в левом верхнем углу приложения.
Выберите пункт «Параметры» и нажмите на него.
В окне настройки параметров Excel во вкладке «Настроить ленту» поставьте галочку напротив вкладки «Разработчик».

Включение вкладки «РАЗРАБОТЧИК»

Теперь вы сможете воспользоваться инструментом «Поле со списком (Элемент ActiveX)». Во вкладке «РАЗРАБОТЧИК» нажмите на кнопку «Вставить» и найдите в элементах ActiveX кнопку «Поле со списком (Элемент ActiveX)». Нажмите на нее.

Нарисуйте данный объект в excel выпадающий список в ячейке, где вам необходим выпадающий список.

Теперь необходимо настроить данный элемент. Чтобы это сделать, необходимо включить «Режим конструктора» и нажать на кнопку «Свойства». У вас должно открыться окно свойств (Properties).

С открытым окном свойств нажмите на ранее созданный элемент «Поле со списком». В списке свойств очень много параметров для настройки и вы сможете изучив их, настроить очень много начиная от отображения списка до специальных свойств данного объекта.

Но нас на этапе создания интересуют только три основных:

ListFillRange — указывает диапазон ячеек, из которых будут браться значения для выпадающего списка. В моем примере я указал два столбца (A2:B7 — дальше покажу как это использовать). Если необходимо только одни значения указывается A2:A7.
ListRows — количество данных в выпадающем списке. Элемент ActiveX отличается от первого способа тем, что можно указать большое количество данных.
ColumnCount — указывает сколько столбцов данных указывать в выпадающем списке.

В строке ColumnCount я указал значение 2 и теперь в списке выпадающие данные выглядят вот так:

Как видите получился выпадающий список в excel с подстановкой данных из второго столбца с данными «Поставщик».

Источник

Программа Excel позволяет не только обрабатывать большие объемы данных, но и благодаря различным инструментам и функциям, делать это максимально быстро и эффективно. В данной статье мы разберем, каким образом работает автозаполнение ячеек данными.

Принцип работы автозаполнения
- Автоматическое заполнение числами
- Использование функции “Заполнить”
- Автозаполнение ячеек формулами/функциями
- Другие виды автозаполнения
Создаем собственные списки
Заключение

Принцип работы автозаполнения

Для того, чтобы выполнить автозаполнение в Эксель нужно использовать так называемый маркер заполнения. Делается это достаточно просто:

Наводим указатель мыши на нижний правый угол ячейки, информацию из которой хотим размножить.
Должен появиться черный плюсик, который и является маркером заполнения. Зажав левую кнопку мыши тянем его вниз/вверх/вправо/влево – в зависимости от того, какое направление нам нужно (в нашем случае – вниз).
Остановившись на ячейке, до которой хотим выполнить автозаполнение, отпускаем кнопку.

Примечание: заполнение ячеек с помощью маркера зависит от того, какие данные содержатся в исходной. В нашем случае это текстовое значение, которое было просто скопировано.

Автоматическое заполнение числами

Одним из самых распространенных примеров применения автозаполнения является ввод подряд идущих чисел. Допустим, нам нужно выполнить нумерацию от 1 до 25. Чтобы не вводить значения вручную, делаем так:

Пишем в самой верхней ячейке будущего списка единицу. Затем по описанному выше принципу воспользуемся маркером заполнения, протянув его вниз на 25 строк.
В результате, во всех ячейках получаем цифру 1. После этого щелкаем на появившийся значок справа от заполненного диапазона и в предложенном перечне выбираем команду “Заполнить”.
Всего в несколько кликов нам удалось автоматически ввести в выделенные ячейки числа от 1 до 25, что и требовалось.

Альтернативный способ

Во время протягивания маркера заполнения вниз вместе с зажатой левой копкой мыши, также, удерживаем клавишу Ctrl. Рядом с привычным значком в виде черного плюсика при этом должен появиться еще один плюсик поменьше – слева и сверху.

После этого числа сразу же заполнятся по порядку, и необходимость использовать меню с параметрами автозаполнения отпадает.

Заполнение значений математической прогрессии

С помощью автозаполнения можно максимально быстро составить ряд прогрессии, правда, только арифметической.

Печатаем в начальной ячейке будущего ряда первое числовое значение, в соседней – второе число с учетом шага прогрессии.
Выделив обе ячейки воспользуемся маркером заполнения, который появится внизу последней (в нашем случае – нижней).
Все готово, мы продолжили ряд арифметической прогрессии с заданным шагом, равным двум.

Примечание: Если в первых двух ячейках указать числа 1 и 2, то мы получим еще один способ заполнения числовых значений по порядку (прогрессия с разностью – один).

Использование функции “Заполнить”

Выполнить автозаполнение в Excel можно с помощью специального инструмента “Заполнить”. Алгоритм действий следующий:

Вносим информацию в исходную ячейку. После этого любым удобным способом (например, с помощью зажатой левой кнопки мыши) выделяем область ячеек, к которой хотим применить автозаполнение.
В группе инструментов “Редактирование” главной вкладки щелкаем по значку в виде стрелке вниз (это и есть функция “Заполнить”). Откроется перечень возможных вариантов, среди которых выбираем тот, который нужен (“вниз” в нашем примере).
Получаем автоматически заполненный диапазон ячеек.

Заполнение ряда прогрессии

С помощью функции “Заполнить” можно, в т.ч., продолжить ряд прогрессии:

Как и в алгоритме выше, указываем в начальной ячейке первое значение. Затем выделяем требуемый диапазон, кликаем по инструменту “Заполнить” и останавливаемся на варианте “Прогрессия”.
Настраиваем параметры прогрессии в появившемся окошке:
- т.к. мы изначально выполнили выделение, уже сразу выбрано соответствующее расположение, однако, его можно изменить при желании.
- выбираем тип прогрессии: арифметическая, геометрическая, даты, автозаполнение. На этот раз остановимся на геометрической.
- указываем желаемый шаг.
- заполняем предельное значение. Не обязательно – если заранее был выбран диапазон. В противном случае, указать конкретное число необходимо.
- в некоторых ситуациях требуется выбрать единицу измерения.
- когда все параметры выставлены, жмем OK.
Все готово, мы получили ряд чисел геометрической прогрессии с учетом выполненных настроек.

Автозаполнение ячеек формулами/функциями

Еще один распространенный пример использования автозаполнения – быстрое копирование формул/функции. При это учитываются относительные и абсолютные ссылки, содержащиеся в исходной ячейке.

Допустим, у нас есть перечень товаров, их стоимость и продажи в шт. Необходимо посчитать итоговую выручку по каждой позиции:

В первой ячейке результирующего столбца пишем формулу в виде произведения цены на количество проданных штук. В нашей таблице – ставим знак “=” (любая формула должна начинаться со знака “равно”) и перемножаем соответствующие ячейки: =B2*C2.Подробнее с выполнением данного действия можно ознакомиться в нашей публикации – “Как умножать в Экселе: числа, ячейки, столбцы, формула, функция”.
Нажав клавишу Enter на клавиатуре получаем результат. Теперь остается только воспользоваться маркером заполнения, чтобы растянуть/скопировать формулу на оставшиеся строки.
Расчет выручки по каждому товару готов.Выбрав произвольную ячейку из автоматически заполненного диапазона мы можем убедиться в том, что формула скопирована с учетом типа ссылок (в данном случае они являются относительными).

Другие виды автозаполнения

Возможности Эксель позволяют выполнить автозаполнение по порядку не только чисел, но и других подходящих для этого значений. При этом план действий остается тем же.

Даты

Вводим дату в исходной ячейке. Затем тянем маркер заполнения в выбранном направлении (допустим, вправо).
Получаем подряд идущие даты в выделенном диапазоне.
Также вместо маркера можно воспользоваться функцией “Заполнить”, предварительно выделив диапазон элементов в нужном направлении и выбрав его же в доступных вариантах.

Примечание: формат ячеек при этом можно настроить на наше усмотрение.

Дни недели/месяцы

Аналогичным образом выполняется автоматическое заполнение ячеек по дням недели или названиям месяцев (на скриншоте).

Произвольные значения

Иногда в определенный диапазон ячеек требуется ввести однотипные данные с изменением содержащегося числового значения по возрастанию. Например, это может быть список адресов.

При протягивании значения из исходной ячейки на другие, мы видим, что меняется только номер дома: 2, 3, 4, 5 и т.д.

Создаем собственные списки

Если необходимого варианта автозаполнения в программе Excel нет, его можно создать вручную. В данном случае руководствуемся следующим планом действий:

Открываем меню “Файл”.
В перечне слева выбираем пункт “Параметры”.
В открывшихся параметрах переходим в подраздел “Дополнительно”. Пролистываем содержимое в правой части окна, находим группу “Общие”, в которой щелкаем по кнопке “Изменить списки…”.
На экране отобразится окошко со стандартными списками. По умолчанию должен быть выбран пункт “НОВЫЙ СПИСОК” (если это не так, отмечаем его вручную). Чтобы создать свой, щелкаем внутри поля “Элементы списка”, после чего по порядку добавляем нужные значения, каждое из которых должно начинаться с новой строки. Когда все готово, щелкаем “Добавить”.
Созданный список появится в перечне слева. Теперь окно можно закрыть. Также выходим из параметров программы.
Пишем в свободной ячейке любое слово из созданного списка, после чего можно воспользоваться маркером заполнения.Получаем диапазон ячеек, заполненных с учетом расположения значений в нашем списке. Причем сделано это циклически, т.е. после последнего слова снова начинается первое – и так до последнего элемента выделенной области.

Заключение

Таким образом, благодаря автозаполнению процесс ввода однотипных данных в Экселе можно максимально ускорить, что делает эту функцию одной из самых полезных и незаменимых практически для каждого пользователя. А это значит, что потраченное на изучение данного инструмента время в дальнейшем неоднократно окупится.

Источник

Microsoft Excel: выпадающие списки

Смотрите такжеДля Excel версий в поле может добавим еще один ячеек в списке элементами для выпадающего роль «шапки» и «ActiveX». Здесь нам Рассмотрим пути реализации + vbQuestion) If они автоматически отражаютсяЩелкните свойство

можно связать с со списком можно

Создание дополнительного списка

Основные вкладки это мы уже а именно сПри работе в программе ниже 2007 те привести к нежелаемым

столбец и введем1 списка (A2:A5) и содержит название столбца. нужна кнопка «Поле задачи. lReply = vbYes в раскрывающемся списке.ForeColor ячейкой, где отображается программно разместить вустановите флажок для делали ранее с использованием ActiveX. По Microsoft Excel в

же действия выглядят результатам. в него такую- размер получаемого введите в поле На появившейся после со списком» (ориентируемся

Создаем стандартный список с Then Range(«Деревья»).Cells(Range(«Деревья»).Rows.Count +Выделяем диапазон для выпадающего(Цвет текста), щелкните номер элемента при ячейках, содержащих список вкладки обычными выпадающими списками. умолчанию, функции инструментов таблицах с повторяющимися так:Итак, для создания

страшноватую на первый на выходе диапазона адреса имя для превращения в Таблицу на всплывающие подсказки). помощью инструмента «Проверка 1, 1) = списка. В главном

стрелку вниз, откройте его выборе из проверки данных.РазработчикВ первой ячейке создаём разработчика отсутствуют, поэтому данными, очень удобноВторой выпадающего списка необходимо: взгляд формулу: по горизонтали, т.е. этого диапазона (без

вкладкеЩелкаем по значку – данных». Добавляем в Target End If меню находим инструмент вкладку списка. Введите номерВыберите столбец, который можнои нажмите кнопку

Создание выпадающего списка с помощью инструментов разработчика

список точно таким нам, прежде всего, использовать выпадающий список.: воспользуйтесь1.=ЕСЛИ(D2>СЧЁТ($H$2:$H$10);»»;ИНДЕКС($E$2:$E$10;НАИМЕНЬШИЙ($H$2:$H$10;СТРОКА(E2)-1))) один столбец пробелов), напримерКонструктор (Design) становится активным «Режим исходный код листа End If End «Форматировать как таблицу».Pallet

ячейки, где должен скрыть на листе,ОК же образом, как нужно будет их С его помощью

Диспетчером имёнСоздать список значений,или, соответственно,Теперь выделите ячейки, гдеСтажеры,можно изменить стандартное конструктора». Рисуем курсором готовый макрос. Как If End SubОткроются стили. Выбираем любой.(Палитра) и выберите отображаться номер элемента. и создайте список,.

делали это ранее, включить. Для этого, можно просто выбирать(Excel версий выше которые будут предоставляться

=IF(D2>COUNT($H$2:$H$10);»»;INDEX($E$2:$E$10;SMALL($H$2:$H$10;ROW(E2)-1))) вы хотите создатьи нажмите на имя таблицы на

(он становится «крестиком») это делать, описаноСохраняем, установив тип файла Для решения нашей цвет.Например, в ячейке C1 введя по одному

В разделе через проверку данных. переходим во вкладку нужные параметры из 2003 — вкладка

на выбор пользователюПри всей внешней жуткости

выпадающие списки, иEnter свое (без пробелов!). небольшой прямоугольник – выше. С его «с поддержкой макросов». задачи дизайн не

Связанные списки

Связь с ячейкой для отображается значение 3, если значению в ячейки.Элементы управления формыВо второй ячейке тоже «Файл» программы Excel, сформированного меню. Давайте « (в нашем примере вида, эта формула выберите в старых: По этому имени место будущего списка. помощью справа отПереходим на лист со имеет значения. Наличие

отображения значения, выбранного выбрать пунктПримечание:выберите элемент управления запускаем окно проверки а затем кликаем

выясним, как сделатьФормулы это диапазон делает одну простую версиях Excel в

Фактически, этим мы создаем мы сможем потомЖмем «Свойства» – открывается выпадающего списка будут списком. Вкладка «Разработчик»

заголовка (шапки) важно. в спискеФруктовое мороженое Можно также создать списокСписок (элемент управления формы) данных, но в по надписи «Параметры».

раскрывающийся список различными

» — группа «M1:M3 вещь — выводит меню именованный динамический диапазон, адресоваться к таблице перечень настроек. добавляться выбранные значения.Private

— «Код» -

В нашем примереЩелкните свойство, так как это на другом листе. графе «Источник» вводимВ открывшемся окне переходим способами.Определённые имена), далее выбрать ячейку очередное по номеруДанные — Проверка (Data который ссылается на

на любом листе

lumpics.ru

Добавление списка или поля со списком на лист в Excel

Вписываем диапазон в строку Sub Worksheet_Change(ByVal Target «Макросы». Сочетание клавиш это ячейка А1LinkedCell третий элемент в той же книги.Щелкните ячейку, в которой функцию «=ДВССЫЛ» и в подраздел «НастройкаСкачать последнюю версию»), который в любой в которой будет имя сотрудника (используя — Validation) данные из нашей этой книги: ListFillRange (руками). Ячейку, As Range) On для быстрого вызова со словом «Деревья».(Связанная ячейка).

списке.На вкладке нужно создать список. адрес первой ячейки. ленты», и ставим

Добавление списка на лист

Excel версии Excel вызывается выпадающий список (в функцию НАИМЕНЬШИЙ) из
. В открывшемся окне умной таблицы. ТеперьТеперь выделите ячейки где куда будет выводиться Error Resume Next

 – Alt + То есть нужноСвязывание поля со спискомСовет:РазработчикНажмите кнопку Например, =ДВССЫЛ($B3). флажок напротив значенияСамым удобным, и одновременно сочетанием клавиш нашем примере это списка или пустую на вкладке имя этого диапазона вы хотите создать выбранное значение – If Not Intersect(Target, F8. Выбираем нужное
выбрать стиль таблицы и списка элементов Чтобы вместо номеранажмите кнопкуСвойства
Как видим, список создан. «Разработчик». Жмем на
наиболее функциональным способомCtrl+F3 ячейка ячейку, если именаПараметры (Settings)
- можно ввести в выпадающие списки (в в строку LinkedCell. Range(«Е2:Е9»)) Is Nothing
  
   имя. Нажимаем «Выполнить». со строкой заголовка.Щелкните поле рядом со отображать сам элемент,Вставить
- и на вкладкеТеперь, чтобы и нижние кнопку «OK». создания выпадающего списка,
  
  .К1 свободных сотрудников ужевыберите вариант окне создания выпадающего нашем примере выше Для изменения шрифта And Target.Cells.Count =
- Когда мы введем в Получаем следующий вид свойством можно воспользоваться функцией.Элемент управления ячейки приобрели те
  
  После этого, на ленте является метод, основанныйКакой бы способ), потом зайти во кончились.Список (List) списка в поле — это D2) и размера –

Добавление поля со списком на лист

1 Then Application.EnableEvents пустую ячейку выпадающего диапазона:ListFillRange ИНДЕКС. В нашемПримечание:задайте необходимые свойства: же свойства, как появляется вкладка с

на построении отдельного Вы не выбрали вкладку «в Excel 2003 ии введите вИсточник (Source) и выберите в Font. = False If списка новое наименование,Ставим курсор в ячейку,(Диапазон элементов списка) примере поле со Если вкладкаВ поле и в предыдущий названием «Разработчик», куда списка данных. в итоге ВыДанные старше идем в поле: старых версиях ExcelСкачать пример выпадающего списка

Len(Target.Offset(0, 1)) = появится сообщение: «Добавить где будет находиться и укажите диапазон списком связано с

РазработчикФормировать список по диапазону раз, выделяем верхние мы и перемещаемся.
Прежде всего, делаем таблицу-заготовку, должны будете ввести», группа « менюИсточник (Source)

В старых версиях Excel в менюПри вводе первых букв 0 Then Target.Offset(0, введенное имя баобаб выпадающий список. Открываем ячеек для списка. ячейкой B1, ане отображается, навведите диапазон ячеек, ячейки, и при Чертим в Microsoft где собираемся использовать имя (я назвалРабота с даннымиВставка — Имя -вот такую формулу: до 2007 года
Данные — Проверка (Data с клавиатуры высвечиваются 1) = Target
- в выпадающий список?». параметры инструмента «ПроверкаИзменение количества отображаемых элементов диапазон ячеек для вкладке содержащий список значений.
  
  нажатой клавише мышки
- Excel список, который выпадающее меню, а диапазон со списком», кнопка « Присвоить (Insert -=Люди
не было замечательных — Validation) подходящие элементы. И Else Target.End(xlToRight).Offset(0, 1)Нажмем «Да» и добавиться

 данных» (выше описан списка

списка — A1:A2. ЕслиФайлПримечание: «протаскиваем» вниз. должен стать выпадающим также делаем отдельнымlistПроверка данных
Name — Define)После нажатия на «умных таблиц», поэтому, а в новых это далеко не

Форматирование элемента управления формы «Поле со списком»

= Target End еще одна строка путь). В полеЩелкните поле в ячейку C1
выберите Если нужно отобразить вВсё, таблица создана. меню. Затем, кликаем
-  списком данные, которые) и адрес самого»
- в Excel 2007 иОК придется их имитировать нажмите кнопку все приятные моменты If Target.ClearContents Application.EnableEvents со значением «баобаб». «Источник» прописываем такуюListRows
  
  ввести формулуПараметры списке больше элементов,Мы разобрались, как сделать на Ленте на в будущем включим диапазона (в нашем
  
  Для Excel версий новее — жмемваш динамический список своими силами. ЭтоПроверка данных (Data Validation) данного инструмента. Здесь = True EndКогда значения для выпадающего функцию:и введите число=ИНДЕКС(A1:A5;B1)> можно изменить размер выпадающий список в значок «Вставить», и в это меню. примере это
-  ниже 2007 те кнопку в выделенных ячейках можно сделать сна вкладке можно настраивать визуальное If End Sub списка расположены наПротестируем. Вот наша таблица элементов., то при выбореНастроить ленту шрифта для текста. Экселе. В программе
среди появившихся элементов Эти данные можно’2′!$A$1:$A$3

Форматирование элемента ActiveX «Поле со списком»

же действия выглядятДиспетчер Имен (Name Manager) готов к работе. помощью именованного диапазонаДанные

представление информации, указыватьЧтобы выбранные значения показывались другом листе или со списком наЗакройте область третьего пункта в. В спискеВ поле

можно создавать, как в группе «Элемент размещать как на)

так:	на вкладке
Я знаю, что делать,	и функции(Data) в качестве источника снизу, вставляем другой в другой книге, одном листе:Properties ячейке C1 появится
Основные вкладкиСвязь с ячейкой	простые выпадающие списки, ActiveX» выбираем «Поле этом же листе6.2.Формулы (Formulas) но не знаю
СМЕЩ (OFFSET)	. В открывшемся окне сразу два столбца. код обработчика.Private Sub стандартный способ неДобавим в таблицу новое(Свойства) и нажмите текст «Фруктовое мороженое».установите флажок для
введите ссылку на так и зависимые. со списком».	документа, так иТеперь в ячейкеВыбираем «
и создаем новый именованныйкуда потом девать	, которая умеет выдавать на вкладкеЗадача Worksheet_Change(ByVal Target As работает. Решить задачу значение «елка».
кнопкуКоличество строк списка:	вкладки ячейку. При этом, можноКликаем по месту, где

на другом, если с выпадающим спискомТип данных диапазон тела… ссылку на динамический
Параметры (Settings): создать в ячейке Range) On Error можно с помощьюТеперь удалим значение «береза».Режим конструктораколичество строк, которые

support.office.com

Выпадающий список в Excel с помощью инструментов или макросов

РазработчикСовет: использовать различные методы должна быть ячейка вы не хотите, укажите в поле» -«

ИменаИмеем в качестве примера диапазон заданного размера.выберите вариант выпадающий список для Resume Next If функции ДВССЫЛ: онаОсуществить задуманное нам помогла. должны отображаться, если

Создание раскрывающегося списка

и нажмите кнопку Выбираемая ячейка содержит число, создания. Выбор зависит со списком. Как чтобы обе таблице

«Источник» имя диапазонаСписокпо следующей формуле: недельный график дежурств,

Откройте менюСписок (List)
удобного ввода информации. Not Intersect(Target, Range(«Н2:К2»)) сформирует правильную ссылку «умная таблица», которая
Завершив форматирование, можно щелкнуть щелкнуть стрелку вниз.ОК связанное с элементом,

от конкретного предназначения видите, форма списка

располагались визуально вместе.

Выпадающий список в Excel с подстановкой данных

7.» и указываем диапазон=СМЕЩ(Лист1!$I$2;0;0;СЧЁТЗ(Лист1!$I$2:$I$10)-СЧИТАТЬПУСТОТЫ(Лист1!I$2:I$10)) который надо заполнитьВставка — Имя -и введите в Варианты для списка Is Nothing And

на внешний источник легка «расширяется», меняется. правой кнопкой мыши Например, если список
. выбранным в списке. списка, целей его появилась.Выделяем данные, которые планируемГотово! спискав англоязычной версии =OFFSET(Лист1!$I$2;0;0;COUNTA(Лист1!$I$2:$I$10)-COUNTBLANK(Лист1!I$2:I$10)) именами сотрудников, причем Присвоить (Insert - поле должны браться из Target.Cells.Count = 1
информации.Теперь сделаем так, чтобы столбец, который содержит содержит 10 элементов иВыберите тип поля со Его можно использовать создания, области применения,Затем мы перемещаемся в

занести в раскрывающийсяДля полноты картины3.

Фактически, мы просто даем для каждого сотрудника

Name — Define)

Источник (Source) заданного динамического диапазона, Then Application.EnableEvents =

Делаем активной ячейку, куда можно было вводить список, и выбрать вы не хотите списком, которое нужно в формуле для и т.д.

«Режим конструктора». Жмем список. Кликаем правой добавлю, что списокЕсли есть желание диапазону занятых ячеек
максимальное количество рабочихили нажмитевот такую формулу: т.е. если завтра False If Len(Target.Offset(1,
хотим поместить раскрывающийся новые значения прямо команду использовать прокрутку, вместо добавить: получения фактического элементаАвтор: Максим Тютюшев
на кнопку «Свойства кнопкой мыши, и значений можно ввести подсказать пользователю о в синем столбце дней (смен) ограничено.Ctrl+F3=ДВССЫЛ(«Таблица1[Сотрудники]») в него внесут 0)) = 0 список. в ячейку сСкрыть значения по умолчаниюв разделе из входного диапазона.Примечание: элемента управления». в контекстном меню и непосредственно в его действиях, то собственное название Идеальным вариантом было. В открывшемся окне=INDIRECT(«Таблица1[Сотрудники]») изменения — например, Then Target.Offset(1, 0)Открываем параметры проверки данных. этим списком. И. введите 10. ЕслиЭлементы управления формыВ группе
Мы стараемся какОткрывается окно свойств элемента
выбираем пункт «Присвоить проверку данных, не переходим во вкладкуИмена бы организовать в нажмите кнопкуСмысл этой формулы прост. удалят ненужные элементы

= Target Else В поле «Источник» данные автоматически добавлялисьПод выпадающим списком понимается ввести число, котороевыберите элемент управления

Возможен выбор можно оперативнее обеспечивать управления. В графе

Выпадающий список в Excel с данными с другого листа/файла

имя…». прибегая к вынесению «. ячейках B2:B8 выпадающийДобавить (New) Выражение или допишут еще Target.End(xlDown).Offset(1, 0) = вводим формулу: =ДВССЫЛ(“[Список1.xlsx]Лист1!$A$1:$A$9”). в диапазон.

содержание в одной меньше количества элементовПоле со списком (элемент
установите переключатель вас актуальными справочными «ListFillRange» вручную через

Открывается форма создания имени. значений на листСообщение для вводаОсталось выделить ячейки B2:B8 список, но при, введите имя диапазонаТаблица1[Сотрудники] несколько новых - Target End IfИмя файла, из которого

Как сделать зависимые выпадающие списки

Сформируем именованный диапазон. Путь:

ячейке нескольких значений. в списке, появится управления формы)одинарного значения материалами на вашем двоеточие прописываем диапазон В поле «Имя» (это так же

» и заполняем заголовок нашего графика и этом сделать так,
(любое, но без- это ссылка они должны автоматически Target.ClearContents Application.EnableEvents = берется информация для
«Формулы» — «Диспетчер Когда пользователь щелкает полоса прокрутки.;и нажмите кнопку языке. Эта страница ячеек таблицы, данные вписываем любое удобное позволит работать со и текст сообщения добавить в них чтобы уже занятые пробелов и начинающееся

Выбор нескольких значений из выпадающего списка Excel

на столбец с отразиться в выпадающем True End If списка, заключено в имен» — «Создать».
1. по стрелочке справа,Нажмите кнопкуИЛИ:ОК переведена автоматически, поэтому которой будут формировать наименование, по которому списком на любомкоторое будет появляться выпадающий список с сотрудники автоматически убирались с буквы, например данными для списка списке: End Sub квадратные скобки. Этот Вводим уникальное название появляется определенный перечень.ОКв разделе. ее текст может пункты выпадающего списка. будем узнавать данный листе). Делается это при выборе ячейки
2. элементами диапазона из выпадающего списка, - из нашей умнойПростой и удобный способЧтобы выбираемые значения отображались файл должен быть диапазона – ОК. Можно выбрать конкретное..Элементы ActiveXПримечание: содержать неточности иДалее, кликаем по ячейке, список. Но, это так: с выпадающим спискомИмена оставляя только свободных:
3. Люди таблицы. Но проблема почти без формул. в одной ячейке, открыт. Если книгаСоздаем раскрывающийся список вОчень удобный инструмент Excel На вкладкевыберите элемент управления Если вы хотите грамматические ошибки. Для и в контекстном наименование должно начинаться То есть вручную, 4. . Для этого Чтобы реализовать подобный вариант ) и в поле в том, что Использует новую возможность разделенные любым знаком с нужными значениями любой ячейке. Как для проверки введенных Разработчик Поле со списком (элемент выбрать параметр нас важно, чтобы меню последовательно переходим обязательно с буквы. через
Так же необязательнов Excel 2003 и выпадающего списка выполнимСсылка (Reference) Excel почему-то не последних версий Microsoft

Выпадающий список с поиском
1. препинания, применим такой находится в другой это сделать, уже данных. Повысить комфортнажмите кнопку ActiveX)
2. набора значений эта статья была по пунктам «Объект Можно также вписать; можно создать и
3. старше — откроем несколько простых шагов.
4. введите вот такую хочет понимать прямых Excel начиная с модуль. папке, нужно указывать известно. Источник – работы с даннымиРежим конструктора
.

или вам полезна. Просим ComboBox» и «Edit». примечание, но это(точка с запятой) вводим сообщение, которое будет менюСначала давайте подсчитаем кто формулу: ссылок в поле

exceltable.com

Выпадающий список с наполнением

 2007 версии -Private Sub Worksheet_Change(ByVal путь полностью. имя диапазона: =деревья. позволяют возможности выпадающих.Щелкните ячейку, в которуюсписка значений вас уделить паруВыпадающий список в Microsoft не обязательно. Жмем список в поле появляться при попыткеДанные — Проверка (Data из наших сотрудников=СМЕЩ(A2;0;0;СЧЁТЗ(A2:A100);1)

Способ 1. Если у вас Excel 2007 или новее

Источник (Source) «Умные Таблицы». Суть Target As Range)Возьмем три именованных диапазона:Снимаем галочки на вкладках списков: подстановка данных,Щелкните правой кнопкой мыши нужно добавить поле, подумайте о том, секунд и сообщить, Excel готов. на кнопку «OK». « ввести неправильные данные — Validation) уже назначен на=OFFSET(A2;0;0;COUNTA(A2:A100);1), т.е. нельзя написать его в том,

On Error ResumeЭто обязательное условие. Выше «Сообщение для ввода», отображение данных другого поле со списком со списком, и чтобы использовать элемент помогла ли онаЧтобы сделать и другиеПереходим во вкладку «Данные»ИсточникЕсли Вы не

, дежурство и наФункция в поле Источник что любой диапазон Next описано, как сделать «Сообщение об ошибке». листа или файла, и выберите пункт нарисуйте его с ActiveX «Список». вам, с помощью ячейки с выпадающим программы Microsoft Excel.», в том порядке сделаете пункты 3в Excel 2007 и сколько смен. ДляСЧЁТЗ (COUNTA) выражение вида =Таблица1[Сотрудники]. можно выделить и

If Not Intersect(Target, обычный список именованным Если этого не наличие функции поискаСвойства помощью перетаскивания.Упростите ввод данных для кнопок внизу страницы. списком, просто становимся Выделяем область таблицы, в котором мы и 4, то новее — жмем этого добавим кподсчитывает количество непустых  Поэтому мы идем отформатировать как Таблицу. Range(«C2:C5»)) Is Nothing диапазоном (с помощью сделать, Excel не и зависимости.. Откройте вкладкуСоветы: пользователей, позволив им Для удобства также

на нижний правый

где собираемся применять

хотим его видетьпроверка данных кнопку зеленой таблице еще ячеек в столбце на тактическую хитрость Тогда он превращается, And Target.Cells.Count = «Диспетчера имен»). Помним, позволит нам вводитьПуть: меню «Данные» -Alphabetic  выбирать значение из приводим ссылку на край готовой ячейки, выпадающий список. Жмем (значения введённые слева-направоработать будет, ноПроверка данных (Data Validation) один столбец, введем с фамилиями, т.е. — вводим ссылку упрощенно говоря, в 1 Then что имя не

новые значения. инструмент «Проверка данных»(По алфавиту) иЧтобы изменить размер поля, поля со списком. оригинал (на английском нажимаем кнопку мыши, на кнопку «Проверка будут отображаться в при активации ячейкина вкладке в него следующую

количество строк в как текст (в «резиновый», то естьApplication.EnableEvents = False может содержать пробеловВызываем редактор Visual Basic. — вкладка «Параметры». измените нужные свойства. наведите указатель мыши Поле со списком языке) . и протягиваем вниз. данных», расположенную на ячейке сверху вниз). не будет появлятьсяДанные (Data) формулу:

диапазоне для выпадающего кавычках) и используем сам начинает отслеживатьnewVal = Target и знаков препинания. Для этого щелкаем Тип данных –Вот как можно настроить на один из состоит из текстовогоЕсли вам нужно отобразить

Способ 2. Если у вас Excel 2003 или старше

Также, в программе Excel Ленте.При всех своих сообщение пользователю оВ открывшемся окне выберем=СЧЁТЕСЛИ($B$2:$B$8;E2) или в англоязычной списка. Функция функцию изменения своих размеров,Application.UndoСоздадим первый выпадающий список, правой кнопкой мыши «Список».

свойства поля со маркеров изменения размера поля и списка, список значений, которые можно создавать связанныеОткрывается окно проверки вводимых плюсах выпадающий список, его предполагаемых действиях, в списке допустимых версии =COUNTIF($B$2:$B$8;E2)СМЕЩ (OFFSET)ДВССЫЛ (INDIRECT) автоматически растягиваясь-сжимаясь приoldval = Target куда войдут названия по названию листаВвести значения, из которых списком на этом и перетащите границу

которые вместе образуют

сможет выбирать пользователь,

выпадающие списки. Это значений. Во вкладке созданный вышеописанным образом, а вместо сообщения значений вариантФактически, формула просто вычисляетформирует ссылку на, которая преобразовывает текстовую добавлении-удалении в негоIf Len(oldval) <> диапазонов. и переходим по будет складываться выпадающий

 рисунке: элемента управления до
 раскрывающийся список. добавьте на лист такие списки, когда «Параметры» в поле имеет один, но
 об ошибке сСписок (List) сколько раз имя диапазон с нужными ссылку в настоящую,
 данных. 0 And oldvalКогда поставили курсор в вкладке «Исходный текст». список, можно разнымиНастраиваемое свойство достижения нужной высоты
Можно добавить поле со список. при выборе одного «Тип данных» выбираем очень «жирный» минус:

вашим текстом будети укажем сотрудника встречалось в нам именами и живую.Выделите диапазон вариантов для <> newVal Then поле «Источник», переходим Либо одновременно нажимаем способами:Действие и ширины. списком одного изСоздайте перечень элементов, которые значения из списка, параметр «Список». В проверка данных работает

появляться стандартное сообщение.

Источник (Source) диапазоне с именами. использует следующие аргументы:Осталось только нажать на выпадающего списка (A1:A5

planetaexcel.ru

Выпадающий список с удалением использованных элементов

Target = Target на лист и
клавиши Alt +Вручную через «точку-с-запятой» в

Постановка задачи

Цвет заливкиЧтобы переместить поле со двух типов: элемент должны отображаться в в другой графе поле «Источник» ставим только при непосредственном5.данных:Теперь выясним, кто изA2ОК в нашем примере & «,» & выделяем попеременно нужные F11. Копируем код

поле «Источник».Щелкните свойство списком на листе,

Шаг 1. Кто сколько работает?

управления формы или списке, как показано предлагается выбрать соответствующие знак равно, и вводе значений сЕсли список значенийВот и все! Теперь наших сотрудников еще- начальная ячейка. Если теперь дописать

выше) и на newVal

ячейки. (только вставьте своиВвести значения заранее. АBackColor

Шаг 2. Кто еще свободен?

выделите его и элемент ActiveX. Если на рисунке. ему параметры. Например, сразу без пробелов клавиатуры. Если Вы находится на другом при назначении сотрудников свободен, т.е. не0

к нашей таблице

Шаг 3. Формируем список

Главной (Home)ElseТеперь создадим второй раскрывающийся параметры).Private Sub Worksheet_Change(ByVal в качестве источника(Цвет фона), щелкните перетащите в нужное необходимо создать полеНа вкладке при выборе в пишем имя списка, попытаетесь вставить в

листе, то вышеописанным

на дежурство их

исчерпал запас допустимых

- сдвиг начальной новые элементы, товкладке нажмите кнопкуTarget = newVal список. В нем Target As Range) указать диапазон ячеек стрелку вниз, откройте место. со списком, вРазработчик

Шаг 4. Создаем именованный диапазон свободных сотрудников

списке продуктов картофеля, которое присвоили ему ячейку с образом создать выпадающий имена будут автоматически смен. Добавим еще
ячейки по вертикали они будут автоматическиФорматировать как таблицу (HomeEnd If должны отражаться те Dim lReply As

со списком. вкладкуЩелкните правой кнопкой мыши котором пользователь сможет

нажмите кнопку

предлагается выбрать как

выше. Жмем напроверкой данных список не получится удаляться из выпадающего один столбец и вниз на заданное

Шаг 5. Создаем выпадающий список в ячейках

в нее включены, — Format asIf Len(newVal) = слова, которые соответствуют Long If Target.Cells.CountНазначить имя для диапазонаPallet

поле со списком изменять текст вВставить меры измерения килограммы кнопку «OK».значения из буфера
(до версии Excel списка, оставляя только введем в него количество строк а значит - Table)

0 Then Target.ClearContents выбранному в первом > 1 Then значений и в(Палитра) и выберите и выберите команду текстовом поле, рассмотрите

. и граммы, аВыпадающий список готов. Теперь, обмена, т.е скопированные 2010). Для этого тех, кто еще формулу, которая будет0

planetaexcel.ru

Создание выпадающего списка в ячейке

добавятся к нашему. Дизайн можно выбратьApplication.EnableEvents = True списке названию. Если Exit Sub If поле источник вписать цвет.Формат объекта возможность использования элементаПримечание: при выборе масла при нажатии на
предварительно любым способом, необходимо будет присвоить
 свободен. выводить номера свободных- сдвиг начальной выпадающему списку. С любой — этоEnd If «Деревья», то «граб», Target.Address = «$C$2″ это имя.Тип, начертание или размер. ActiveX «Поле со Если вкладка растительного – литры кнопку у каждой то Вам это имя списку. ЭтоВыпадающий список в сотрудников: ячейки по горизонтали удалением — то

роли не играет:End Sub «дуб» и т.д. Then If IsEmpty(Target)

Любой из вариантов даст шрифтаОткройте вкладку списком». Элемент ActiveXРазработчик и миллилитры. ячейки указанного диапазона

 удастся. Более того, можно сделать несколько ячейке позволяет пользователю=ЕСЛИ(F2-G2 вправо на заданное же самое.Обратите внимание на то,Не забываем менять диапазоны Вводим в поле

Then Exit Sub такой результат.Щелкните свойство

Элемент управления «Поле со списком»не отображается, наПрежде всего, подготовим таблицу, будет появляться список вставленное значение из

способами. выбирать для вводаТеперь надо сформировать непрерывный количество столбцовЕсли вам лень возиться что таблица должна на «свои». Списки «Источник» функцию вида If WorksheetFunction.CountIf(Range(«Деревья»), Target)Fontи настройте следующие более универсален: вы
 вкладке где будут располагаться параметров, среди которых буфера УДАЛИТ ПРОВЕРКУПервый только заданные значения. (без пустых ячеек)СЧЁТЗ(A2:A100) с вводом формулы иметь строку заголовка создаем классическим способом. =ДВССЫЛ(E3). E3 – = 0 ThenНеобходимо сделать раскрывающийся список(Шрифт), нажмите кнопку параметры. можете изменить свойстваФайл выпадающие списки, и

можно выбрать любой ДАННЫХ И ВЫПАДАЮЩИЙ: выделите список и Это особенно удобно

 список свободных сотрудников- размер получаемого ДВССЫЛ, то можно (в нашем случае А всю остальную ячейка с именем lReply = MsgBox(«Добавить со значениями из…Формировать список по диапазону шрифта, чтобы текствыберите отдельно сделаем списки для добавления в
СПИСОК ИЗ ЯЧЕЙКИ, кликните правой кнопкой при работе с для связи - на выходе диапазона чуть упростить процесс. это А1 со работу будут делать первого диапазона. введенное имя « динамического диапазона. Еслии выберите тип,

: введите диапазон ячеек, было легче читатьПараметры с наименованием продуктов ячейку.

 в которую вставили мыши, в контекстном

файлами структурированными как на следующем шаге по вертикали, т.е. После создания умной словом макросы.Бывает, когда из раскрывающегося & _ Target вносятся изменения в размер или начертание содержащий список элементов. на листе с

> и мер измерения.Второй способ предполагает создание предварительно скопированное значение. меню выберите « база данных, когда — с выпадающим столько строк, сколько таблицы просто выделитеСотрудникиНа вкладке «Разработчик» находим списка необходимо выбрать & » в
имеющийся диапазон (добавляются шрифта.Связь с ячейкой измененным масштабом. КромеНастроить лентуПрисваиваем каждому из списков выпадающего списка с Избежать этого штатнымиПрисвоить имя ввод несоответствующего значения списком. Для этого у нас занятых мышью диапазон с). Первая ячейка играет инструмент «Вставить» – сразу несколько элементов. выпадающий список?», vbYesNo или удаляются данные),Цвет шрифта: поле со списком того, такое поле. В списке именованный диапазон, как помощью инструментов разработчика, средствами Excel нельзя.

excelworld.ru

Источник

Выпадающий список с добавлением новых элементов

Предположим, что у нас есть справочник с именами сотрудников и таблица, куда этих сотрудников нужно вносить:

Задача состоит из двух частей:

Сделать выпадающий список, причем так, чтобы при дописывании новых людей к справочнику — они автоматически появлялись и в выпадающем списке.
Реализовать возможность добавления новых людей в список и с другой стороны — при вводе нового имени в любую из жёлтых ячеек оно должно автоматически добавляться к справочнику (и в выпадающий список в будущем, само-собой).

Такая вот двухсторонняя связь справочника и выпадающего списка.

Шаг 1. Создаем умную таблицу

Сначала превратим справочник в «умную» таблицу, чтобы воспользоваться одним из главных её преимуществ — динамической автоподстройкой размеров при добавлении новых данных.

Для этого выделим весь справочник (ячейки A1:A7) и нажмём сочетание клавиш Ctrl+T или выберем Главная — Форматировать как таблицу (Home — Format as Table). В следующем окне можно смело жать ОК:

Шаг 2. Создаем динамический именованный диапазон

Теперь создадим именованный диапазон, указывающий на заполненные именами ячейки в нашем справочнике. Для этого выделим в справочнике уже только имена без шапки (ячейки A2:A7) и в левой части строки формул (там будет имя таблицы) введём имя для нашего диапазона (например Люди):

После ввода имени обязательно нужно нажать на клавишу Enter — слово Люди исчезнет из этого поля, но диапазон будет создан.

Хитрость тут в том, что поскольку мы выделяли столбец уже в «умной» таблице, то и именованный диапазон у нас получился завязанным на колонку [Справочник], а не на конкретные выделенные ячейки. Убедиться в этом можно, если выбрать на вкладке Формулы команду Диспетчер имен (Formulas — Name Manager) и посмотреть куда ссылается имя Люди:

Таким образом, при дописывании новых имен к справочнику будет расширяться наша «умная» Таблица1, а за ней и наш именованный диапазон Люди.

Шаг 3. Создаем выпадающий список в ячейке

Выделяем жёлтые ячейки и жмем на вкладке Данные (Data) кнопку Проверка данных (Data Validation)

Далее выбираем из выпадающего списка Тип данных (Allow) позицию Список (List) и вводим в строку Источник (Source) ссылку на созданный на шаге 1 именованный диапазон (не забудьте перед именем диапазона поставить знак равенства!):

Чтобы Excel позволил нам в будущем ввести в список и новые имена, снимем галочки на вкладках Сообщение для ввода (Input Message) и Сообщение об ошибке (Error Alert) и нажмем ОК. Выпадающий список готов!

Причем, если, например, вручную дописать новое имя в справочник в столбце А, то оно автоматически появится в выпадающем списке в любой из жёлтых ячеек, поскольку имена берутся из динамического диапазона Люди:

Шаг 4. Добавляем простой макрос

Теперь вставим в нашу книгу простой макрос, который будет отслеживать ввод в жёлтые ячейки и при вводе незнакомых людей добавлять их справочнику.

Щёлкаем правой кнопкой мыши по ярлычку нашего листа и выбираем Просмотреть код (View Source). Откроется модуль листа в редакторе Visual Basic, куда надо скопировать такой код:

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
    Set p = Range("Люди")
    If Target.Cells.Count > 1 Then Exit Sub
    If IsEmpty(Target) Then Exit Sub
    If Not Intersect(Target, Range("D2:D10")) Is Nothing Then
        If WorksheetFunction.CountIf(p, Target) = 0 Then
            r = MsgBox("Добавить новое имя в справочник?", vbYesNo)
            If r = vbYes Then p.Cells(p.Rows.Count + 1) = Target
        End If
    End If
End Sub

Теперь при попытке ввести новое имя в любую из жёлтых ячеек Excel будет спрашивать:

… и при утвердительном ответе пользователя автоматически добавлять новое имя к справочнику и в выпадающий список в дальнейшем.

Ссылки по теме

4 способа создать выпадающий список в ячейке листа
Как создать список из которого будут автоматически удаляться использованные элементы
Автоматическое создание списка при помощи надстройки PLEX
Связанные выпадающие списки (от того, что выбрано в первом — зависит содержимое второго)
Выпадающий список для выбора изображений (фотографий товаров, сотрудников и т.д.)

Источник

Содержание

Работа автозаполнения в Эксель
- Автозаполнение ячеек числами
- Инструмент «Заполнить»
- Автозаполнение формулами
- Автозаполнение другими значениями
- Добавление собственных списков
Вопросы и ответы

Мало кому понравится долго и монотонно вводить одинаковые или однотипные данные в таблицу. Это довольно скучная работа, забирающая большое количество времени. В программе Excel имеется возможность автоматизировать ввод таких данных. Для этого предусмотрена функция автозаполнения ячеек. Посмотрим, как она работает.

Работа автозаполнения в Эксель

Автозаполнение в Microsoft Excel осуществляется с помощью специального маркера заполнения. Для того, чтобы вызвать этот инструмент нужно навести курсор на нижний правый край любой ячейки. Появится небольшой черный крестик. Это и есть маркер заполнения. Нужно просто зажать левую кнопку мыши и потянуть в ту сторону листа, где вы хотите заполнить ячейки.

То, как будут заполняться ячейки, уже зависит от того типа данных, который находится в исходной ячейке. Например, если там будет обычный текст в виде слов, то при перетягивании с помощью маркера заполнения производится его копирование в другие ячейки листа.

Автозаполнение ячеек числами

Чаще всего автозаполнение используется для ввода большого массива чисел, которые следуют по порядку. Например, в определенной ячейке стоит цифра 1, а нам нужно пронумеровать ячейки от 1 до 100.

Активируем маркер заполнения и проводим им вниз на необходимое количество ячеек.

Но, как видим, во все ячейки скопировалась только единица. Кликаем на значок, который находится снизу слева от заполненной области и называется «Параметры автозаполнения».

В открывшемся списке устанавливаем переключатель в пункт «Заполнить».

Как видим, после этого весь нужный диапазон заполнился числами по порядку.

Но можно сделать ещё проще. Вам не нужно будет вызывать параметры автозаполнения. Для этого, когда тянете маркер заполнения вниз, то кроме зажатой левой кнопки мыши, нужно зажать ещё кнопку Ctrl на клавиатуре. После этого, заполнение ячеек числами по порядку происходит сразу же.

Существует также способ сделать автозаполнения ряда прогрессии.

Вносим в соседние ячейки два первых числа прогрессии.

Выделяем их. С помощью маркера заполнения вносим данные в другие ячейки.

Как видим, создается последовательный ряд чисел с заданным шагом.

Инструмент «Заполнить»

В программе Excel есть также отдельный инструмент, которые называется «Заполнить». Расположен он на ленте во вкладке «Главная» в блоке инструментов «Редактирование».

Заносим данные в любую ячейку, а затем выделяем её и диапазон ячеек, который собираемся заполнить.

Жмем на кнопку «Заполнить». В появившемся списке выбираем то направление, в которои следует заполнить ячейки.

Как видим, после этих действий данные из одной ячейки были скопированы во все остальные.

С помощью данного инструмента можно также заполнить ячейки прогрессией.

Заносим число в ячейку и выделяем диапазон ячеек, который будет заполняться данными. Жмем на кнопку «Заполнить», а в появившемся списке выбираем пункт «Прогрессия».

Открывается окно настройки прогрессии. Здесь нужно произвести ряд манипуляций:
- выбрать расположение прогрессии (по столбцам или по строкам);
- тип (геометрическая, арифметическая, даты, автозаполнение);
- установить шаг (по умолчанию он равен 1);
- установить предельное значение (необязательный параметр).
Кроме того, в отдельных случаях, устанавливаются единицы измерения.

Когда все настройки внесены, жмем на кнопку «OK».

Как видим, после этого весь выделенный диапазон ячеек заполняется согласно установленными вами правилами прогрессии.

Автозаполнение формулами

Одним из основных инструментов Excel являются формулы. При наличии в таблице большого числа одинаковых формул можно также воспользоваться функцией автозаполнения. Суть не меняется. Нужно тем же способом маркера заполнения скопировать формулу в другие ячейки. При этом, если в формуле содержатся ссылки на другие ячейки, то по умолчанию при копировании таким способом координаты их меняются по принципу относительности. Поэтому, такие ссылки называют относительными.

Если вы хотите, чтобы при автозаполнении адреса стали фиксированными, то нужно в исходной ячейке перед координатами строк и столбцов поставить знак доллара. Такие ссылки называются абсолютными. Затем, производится обычная процедура автозаполнения с помощью маркера заполнения. Во всех заполненных таким способом ячейках формула будет абсолютно неизменная.

Урок: Абсолютные и относительные ссылки в Excel

Автозаполнение другими значениями

Кроме того, в программе Excel предусмотрено автозаполнение другими значениями по порядку. Например, если вы введете какую-нибудь дату, а затем, воспользовавшись маркером заполнения, выделите другие ячейки, то весь выбранный диапазон окажется заполненный датами в строгой последовательности.

Точно так же, можно произвести автозаполнение по дням недели (понедельник, вторник, среда…) или по месяцам (январь, февраль, март…).

Более того, если в тексте будет любая цифра, то Эксель распознает её. При использовании маркера заполнения произойдет копирование текста с изменением цифры по нарастающей. Например, если вы запишите в ячейку выражение «4 корпус», то в других ячейках, заполненных с помощью маркера заполнения, это название преобразится в «5 корпус», «6 корпус», «7 корпус» и т.д.

Добавление собственных списков

Возможности функции автозаполнения в Excel не ограничивается определенными алгоритмами или предустановленными списками, такими как, например, дни недели. При желании пользователь может в программу добавить свой личный список. Тогда, при записи в ячейку любого слова из элементов, которые находятся в перечне, после применения маркера заполнения, данным списком будет заполнен весь выделенный диапазон ячеек. Для того, чтобы добавить свой список, нужно выполнить такую последовательность действий.

Делаем переход во вкладку «Файл».

Переходим в раздел «Параметры».

Далее, перемещаемся в подраздел «Дополнительно».

В блоке настроек «Общие» в центральной части окна жмем на кнопку «Изменить списки…».

Открывается окно списков. В левой его части расположены уже имеющиеся списки. Для того, чтобы добавить новый список записываем нужные слова в поле «Элементы списка». Каждый элемент должен начинаться с новой строки. После того, как все слова записаны, жмем на кнопку «Добавить».

После этого, окно списков закроется, а при повторном его открытии пользователь сможет увидеть те элементы, которые он добавлял уже в окне активных списков.

Теперь, после того, как вы в любую ячейку листа внесете слово, которое являлось одним из элементов добавленного списка, и примените маркер заполнения, выделенные ячейки будут заполнены символами из соответствующего списка.

Как видим, автозаполнение в Экселе является очень полезным и удобным инструментом, который позволяет значительно сэкономить время на добавлении одинаковых данных, повторяющихся списков, и т.д. Преимуществом этого инструмента является и то, что он настраиваемый. В него можно вносить новые списки или изменять старые. Кроме того, с помощью автозаполнения можно произвести быстрое заполнение ячеек различными видами математических прогрессий.

Источник