Автоматическая обработка данных в excel это

Время на прочтение
7 мин

Количество просмотров 312K

Приветствую всех.

В этом посте я расскажу, что такое VBA и как с ним работать в Microsoft Excel 2007/2010 (для более старых версий изменяется лишь интерфейс — код, скорее всего, будет таким же) для автоматизации различной рутины.

VBA (Visual Basic for Applications) — это упрощенная версия Visual Basic, встроенная в множество продуктов линейки Microsoft Office. Она позволяет писать программы прямо в файле конкретного документа. Вам не требуется устанавливать различные IDE — всё, включая отладчик, уже есть в Excel.

Еще при помощи Visual Studio Tools for Office можно писать макросы на C# и также встраивать их. Спасибо, FireStorm.

Сразу скажу — писать на других языках (C++/Delphi/PHP) также возможно, но требуется научится читать, изменять и писать файлы офиса — встраивать в документы не получится. А интерфейсы Microsoft работают через COM. Чтобы вы поняли весь ужас, вот Hello World с использованием COM.

Поэтому, увы, будем учить Visual Basic.

Чуть-чуть подготовки и постановка задачи

Итак, поехали. Открываем Excel.

Для начала давайте добавим в Ribbon панель «Разработчик». В ней находятся кнопки, текстовые поля и пр. элементы для конструирования форм.

Появилась вкладка.

Теперь давайте подумаем, на каком примере мы будем изучать VBA. Недавно мне потребовалось красиво оформить прайс-лист, выглядевший, как таблица. Идём в гугл, набираем «прайс-лист» и качаем любой, который оформлен примерно так (не сочтите за рекламу, пожалуйста):

То есть требуется, чтобы было как минимум две группы, по которым можно объединить товары (в нашем случае это будут Тип и Производитель — в таком порядке). Для того, чтобы предложенный мною алгоритм работал корректно, отсортируйте товары так, чтобы товары из одной группы стояли подряд (сначала по Типу, потом по Производителю).

Результат, которого хотим добиться, выглядит примерно так:

Разумеется, если смотреть прайс только на компьютере, то можно добавить фильтры и будет гораздо удобнее искать нужный товар. Однако мы хотим научится кодить и задача вполне подходящая, не так ли?

Кодим

Для начала требуется создать кнопку, при нажатии на которую будет вызываться наша програма. Кнопки находятся в панели «Разработчик» и появляются по кнопке «Вставить». Вам нужен компонент формы «Кнопка». Нажали, поставили на любое место в листе. Далее, если не появилось окно назначения макроса, надо нажать правой кнопкой и выбрать пункт «Назначить макрос». Назовём его FormatPrice. Важно, чтобы перед именем макроса ничего не было — иначе он создастся в отдельном модуле, а не в пространстве имен книги. В этому случае вам будет недоступно быстрое обращение к выделенному листу. Нажимаем кнопку «Новый».

И вот мы в среде разработки VB. Также её можно вызвать из контекстного меню командой «Исходный текст»/«View code».

Перед вами окно с заглушкой процедуры. Можете его развернуть. Код должен выглядеть примерно так:

Sub FormatPrice()End Sub

Напишем Hello World:

Sub FormatPrice()
    MsgBox "Hello World!"
End Sub

И запустим либо щелкнув по кнопке (предварительно сняв с неё выделение), либо клавишей F5 прямо из редактора.

Тут, пожалуй, следует отвлечься на небольшой ликбез по поводу синтаксиса VB. Кто его знает — может смело пропустить этот раздел до конца. Основное отличие Visual Basic от Pascal/C/Java в том, что команды разделяются не ;, а переносом строки или двоеточием (:), если очень хочется написать несколько команд в одну строку. Чтобы понять основные правила синтаксиса, приведу абстрактный код.

Примеры синтаксиса

' Процедура. Ничего не возвращает
' Перегрузка в VBA отсутствует
Sub foo(a As String, b As String)
    ' Exit Sub ' Это значит "выйти из процедуры"
    MsgBox a + ";" + b
End Sub' Функция. Вовращает Integer
Function LengthSqr(x As Integer, y As Integer) As Integer
    ' Exit Function
    LengthSqr = x * x + y * y
End FunctionSub FormatPrice()
    Dim s1 As String, s2 As String
    s1 = "str1"
    s2 = "str2"
    If s1 <> s2 Then
        foo "123", "456" ' Скобки при вызове процедур запрещены
    End IfDim res As sTRING ' Регистр в VB не важен. Впрочем, редактор Вас поправит
    Dim i As Integer
    ' Цикл всегда состоит из нескольких строк
    For i = 1 To 10
        res = res + CStr(i) ' Конвертация чего угодно в String
        If i = 5 Then Exit For
    Next iDim x As Double
    x = Val("1.234") ' Парсинг чисел
    x = x + 10
    MsgBox xOn Error Resume Next ' Обработка ошибок - игнорировать все ошибки
    x = 5 / 0
    MsgBox xOn Error GoTo Err ' При ошибке перейти к метке Err
    x = 5 / 0
    MsgBox "OK!"
    GoTo ne

Err:
    MsgBox 

"Err!"

ne:

On Error GoTo 0 ' Отключаем обработку ошибок

    ' Циклы бывает, какие захотите
    Do While True
        Exit DoLoop 'While True
    Do 'Until False
        Exit Do
    Loop Until False
    ' А вот при вызове функций, от которых хотим получить значение, скобки нужны.
    ' Val также умеет возвращать Integer
    Select Case LengthSqr(Len("abc"), Val("4"))
    Case 24
        MsgBox "0"
    Case 25
        MsgBox "1"
    Case 26
        MsgBox "2"
    End Select' Двухмерный массив.
    ' Можно также менять размеры командой ReDim (Preserve) - см. google
    Dim arr(1 to 10, 5 to 6) As Integer
    arr(1, 6) = 8Dim coll As New Collection
    Dim coll2 As Collection
    coll.Add "item", "key"
    Set coll2 = coll ' Все присваивания объектов должны производится командой Set
    MsgBox coll2("key")
    Set coll2 = New Collection
    MsgBox coll2.Count
End Sub

Грабли-1. При копировании кода из IDE (в английском Excel) есь текст конвертируется в 1252 Latin-1. Поэтому, если хотите сохранить русские комментарии — надо сохранить крокозябры как Latin-1, а потом открыть в 1251.

Грабли-2. Т.к. VB позволяет использовать необъявленные переменные, я всегда в начале кода (перед всеми процедурами) ставлю строчку Option Explicit. Эта директива запрещает интерпретатору заводить переменные самостоятельно.

Грабли-3. Глобальные переменные можно объявлять только до первой функции/процедуры. Локальные — в любом месте процедуры/функции.

Еще немного дополнительных функций, которые могут пригодится: InPos, Mid, Trim, LBound, UBound. Также ответы на все вопросы по поводу работы функций/их параметров можно получить в MSDN.

Надеюсь, что этого Вам хватит, чтобы не пугаться кода и самостоятельно написать какое-нибудь домашнее задание по информатике. По ходу поста я буду ненавязчиво знакомить Вас с новыми конструкциями.

Кодим много и под Excel

В этой части мы уже начнём кодить нечто, что умеет работать с нашими листами в Excel. Для начала создадим отдельный лист с именем result (лист с данными назовём data). Теперь, наверное, нужно этот лист очистить от того, что на нём есть. Также мы «выделим» лист с данными, чтобы каждый раз не писать длинное обращение к массиву с листами.

Sub FormatPrice()
    Sheets("result").Cells.Clear
    Sheets("data").Activate
End Sub

Работа с диапазонами ячеек

Вся работа в Excel VBA производится с диапазонами ячеек. Они создаются функцией Range и возвращают объект типа Range. У него есть всё необходимое для работы с данными и/или оформлением. Кстати сказать, свойство Cells листа — это тоже Range.

Примеры работы с Range

Sheets("result").Activate
Dim r As Range
Set r = Range("A1")
r.Value = "123"
Set r = Range("A3,A5")
r.Font.Color = vbRed
r.Value = "456"
Set r = Range("A6:A7")
r.Value = "=A1+A3"

Теперь давайте поймем алгоритм работы нашего кода. Итак, у каждой строчки листа data, начиная со второй, есть некоторые данные, которые нас не интересуют (ID, название и цена) и есть две вложенные группы, к которым она принадлежит (тип и производитель). Более того, эти строки отсортированы. Пока мы забудем про пропуски перед началом новой группы — так будет проще. Я предлагаю такой алгоритм:

1. Считали группы из очередной строки.
2. Пробегаемся по всем группам в порядке приоритета (вначале более крупные)
   1. Если текущая группа не совпадает, вызываем процедуру AddGroup(i, name), где i — номер группы (от номера текущей до максимума), name — её имя. Несколько вызовов необходимы, чтобы создать не только наш заголовок, но и всё более мелкие.
3. После отрисовки всех необходимых заголовков делаем еще одну строку и заполняем её данными.

Для упрощения работы рекомендую определить следующие функции-сокращения:

Function GetCol(Col As Integer) As String
    GetCol = Chr(Asc("A") + Col)
End FunctionFunction GetCellS(Sheet As String, Col As Integer, Row As Integer) As Range
    Set GetCellS = Sheets(Sheet).Range(GetCol(Col) + CStr(Row))
End FunctionFunction GetCell(Col As Integer, Row As Integer) As Range
    Set GetCell = Range(GetCol(Col) + CStr(Row))
End Function

Далее определим глобальную переменную «текущая строчка»: Dim CurRow As Integer. В начале процедуры её следует сделать равной единице. Еще нам потребуется переменная-«текущая строка в data», массив с именами групп текущей предыдущей строк. Потом можно написать цикл «пока первая ячейка в строке непуста».

Глобальные переменные

Option Explicit ' про эту строчку я уже рассказывал
Dim CurRow As Integer
Const GroupsCount As Integer = 2
Const DataCount As Integer = 3

FormatPrice

Sub FormatPrice()
    Dim I As Integer ' строка в data
    CurRow = 1
    Dim Groups(1 To GroupsCount) As String
    Dim PrGroups(1 To GroupsCount) As String

    Sheets(

"data").Activate
    I = 2
    Do While True
        If GetCell(0, I).Value = "" Then Exit Do
        ' ...
        I = I + 1
    Loop
End Sub

Теперь надо заполнить массив Groups:

На месте многоточия

Dim I2 As Integer
For I2 = 1 To GroupsCount
    Groups(I2) = GetCell(I2, I)
Next I2
' ...
For I2 = 1 To GroupsCount ' VB не умеет копировать массивы
    PrGroups(I2) = Groups(I2)
Next I2
I =  I + 1

И создать заголовки:

На месте многоточия в предыдущем куске

For I2 = 1 To GroupsCount
    If Groups(I2) <> PrGroups(I2) Then
        Dim I3 As Integer
        For I3 = I2 To GroupsCount
            AddHeader I3, Groups(I3)
        Next I3
        Exit For
    End If
Next I2

Не забудем про процедуру AddHeader:

Перед FormatPrice

Sub AddHeader(Ty As Integer, Name As String)
    GetCellS("result", 1, CurRow).Value = Name
    CurRow = CurRow + 1
End Sub

Теперь надо перенести всякую информацию в result

For I2 = 0 To DataCount - 1
    GetCellS("result", I2, CurRow).Value = GetCell(I2, I)
Next I2

Подогнать столбцы по ширине и выбрать лист result для показа результата

После цикла в конце FormatPrice

Sheets("Result").Activate
Columns.AutoFit

Всё. Можно любоваться первой версией.

Некрасиво, но похоже. Давайте разбираться с форматированием. Сначала изменим процедуру AddHeader:

Sub AddHeader(Ty As Integer, Name As String)
    Sheets("result").Range("A" + CStr(CurRow) + ":C" + CStr(CurRow)).Merge
    ' Чтобы не заводить переменную и не писать каждый раз длинный вызов
    ' можно воспользоваться блоком With
    With GetCellS("result", 0, CurRow)
        .Value = Name
        .Font.Italic = True
        .Font.Name = "Cambria"
        Select Case Ty
        Case 1 ' Тип
            .Font.Bold = True
            .Font.Size = 16
        Case 2 ' Производитель
            .Font.Size = 12
        End Select
        .HorizontalAlignment = xlCenter
    End With
    CurRow = CurRow + 1
End Sub

Уже лучше:

Осталось только сделать границы. Тут уже нам требуется работать со всеми объединёнными ячейками, иначе бордюр будет только у одной:

Поэтому чуть-чуть меняем код с добавлением стиля границ:

Sub AddHeader(Ty As Integer, Name As String)
    With Sheets("result").Range("A" + CStr(CurRow) + ":C" + CStr(CurRow))
        .Merge
        .Value = Name
        .Font.Italic = True
        .Font.Name = "Cambria"
        .HorizontalAlignment = xlCenterSelect Case Ty
        Case 1 ' Тип
            .Font.Bold = True
            .Font.Size = 16
            .Borders(xlTop).Weight = xlThick
        Case 2 ' Производитель
            .Font.Size = 12
            .Borders(xlTop).Weight = xlMedium
        End Select
        .Borders(xlBottom).Weight = xlMedium ' По убыванию: xlThick, xlMedium, xlThin, xlHairline
    End With
    CurRow = CurRow + 1
End Sub

Осталось лишь добится пропусков перед началом новой группы. Это легко:

В начале FormatPrice

Dim I As Integer ' строка в  data
CurRow = 0 ' чтобы не было пропуска в самом начале
Dim Groups(1 To GroupsCount) As String

В цикле расстановки заголовков

If Groups(I2) <> PrGroups(I2) Then
    CurRow = CurRow + 1
    Dim I3 As Integer

В точности то, что и хотели.

Надеюсь, что эта статья помогла вам немного освоится с программированием для Excel на VBA. Домашнее задание — добавить заголовки «ID, Название, Цена» в результат. Подсказка: CurRow = 0 CurRow = 1.

Файл можно скачать тут (min.us) или тут (Dropbox). Не забудьте разрешить исполнение макросов. Если кто-нибудь подскажет человеческих файлохостинг, залью туда.

Спасибо за внимание.

Буду рад конструктивной критике в комментариях.

UPD: Перезалил пример на Dropbox и min.us.

UPD2: На самом деле, при вызове процедуры с одним параметром скобки можно поставить. Либо использовать конструкцию Call Foo(«bar», 1, 2, 3) — тут скобки нужны постоянно.

• Что такое Макрос?
• Создание макроса – практический пример
• Выполнение макроса в Excel
• Заглянем под капот: Как работает макрос?
• Добавим ещё один шаг к нашей задаче…

Excel располагает мощнейшей, но в то же время очень редко используемой, возможностью создавать автоматически выполняющиеся последовательности действий с помощью макросов. Макрос – идеальный выход, если Вы имеете дело с однотипной задачей, которая повторяется множество раз. Например, обработка данных или форматирование документов по стандартизированному шаблону. При этом Вам не требуется знание языков программирования.

Вам уже любопытно, что такое макрос, и как он работает? Тогда смелей вперёд – далее мы шаг за шагом проделаем весь процесс создания макроса вместе с Вами.

Что такое Макрос?

Макрос в Microsoft Office (да, этот функционал работает одинаково во многих приложениях пакета Microsoft Office) – это программный код на языке программирования Visual Basic for Applications (VBA), сохранённый внутри документа. Чтобы было понятнее, документ Microsoft Office можно сравнить со страницей HTML, тогда макрос – это аналог Javascript. То, что Javascript умеет делать с данными в формате HTML, находящимися на web-странице, очень похоже на то, что макрос может делать с данными в документе Microsoft Office.

Макросы способны выполнить практически любые действия в документе, которые Вы только можете пожелать. Вот некоторые из них (очень малая часть):

• Применять стили и форматирование.
• Выполнять различные операции с числовыми и текстовыми данными.
• Использовать внешние источники данных (файлы баз данных, текстовые документы и т.д.)
• Создавать новый документ.
• Проделывать все вышеперечисленные действия в любой их комбинации.

Создание макроса – практический пример

Для примера возьмём самый обычный файл CSV. Это простая таблица 10х20, заполненная числами от 0 до 100 с заголовками для столбцов и строк. Наша задача превратить этот набор данных в презентабельно отформатированную таблицу и сформировать итоги в каждой строке.

Как уже было сказано, макрос – это код, написанный на языке программирования VBA. Но в Excel Вы можете создать программу, не написав и строчки кода, что мы и сделаем прямо сейчас.

Чтобы создать макрос, откройте View (Вид) > Macros (Макросы) > Record Macro (Запись макроса…)

Дайте своему макросу имя (без пробелов) и нажмите ОК.

Начиная с этого момента, ВСЕ Ваши действия с документом записываются: изменения ячеек, пролистывание таблицы, даже изменение размера окна.

Excel сигнализирует о том, что включен режим записи макроса в двух местах. Во-первых, в меню Macros (Макросы) – вместо строки Record Macro (Запись макроса…) появилась строка Stop Recording (Остановить запись).

Во-вторых, в нижнем левом углу окна Excel. Иконка Стоп (маленький квадратик) указывает на то, что включен режим записи макроса. Нажатие на неё остановит запись. И наоборот, когда режим записи не включен, в этом месте находится иконка для включения записи макроса. Нажатие на неё даст тот же результат, что и включение записи через меню.

Теперь, когда режим записи макроса включен, давайте займёмся нашей задачей. Первым делом, добавим заголовки для итоговых данных.

Далее, введите в ячейки формулы в соответствии с названиями заголовков (даны варианты формул для англоязычной и русифицированной версии Excel, адреса ячеек – всегда латинские буквы и цифры):

• =SUM(B2:K2) или =СУММ(B2:K2)
• =AVERAGE(B2:K2) или =СРЗНАЧ(B2:K2)
• =MIN(B2:K2) или =МИН(B2:K2)
• =MAX(B2:K2) или =МАКС(B2:K2)
• =MEDIAN(B2:K2) или =МЕДИАНА(B2:K2)

Теперь выделите ячейки с формулами и скопируйте их во все строки нашей таблицы, потянув за маркер автозаполнения.

После выполнения этого действия в каждой строке должны появиться соответствующие итоговые значения.

Далее, мы подведем итоги для всей таблицы, для этого делаем ещё несколько математических действий:

Соответственно:

• =SUM(L2:L21) или =СУММ(L2:L21)
• =AVERAGE(B2:K21) или =СРЗНАЧ(B2:K21) — для расчёта этого значения необходимо взять именно исходные данные таблицы. Если взять среднее значение из средних по отдельным строкам, то результат будет другим.
• =MIN(N2:N21) или =МИН(N2:N21)
• =MAX(O2:O21) или =МАКС(O2:O21)
• =MEDIAN(B2:K21) или =МЕДИАНА(B2:K21) — считаем, используя исходные данные таблицы, по причине указанной выше.

Теперь, когда с вычислениями закончили, займёмся форматированием. Для начала для всех ячеек зададим одинаковый формат отображения данных. Выделите все ячейки на листе, для этого воспользуйтесь комбинацией клавиш Ctrl+A, либо щелкните по иконке Выделить все, которая находится на пересечении заголовков строк и столбцов. Затем нажмите Comma Style (Формат с разделителями) на вкладке Home (Главная).

Далее, изменим внешний вид заголовков столбцов и строк:

• Жирное начертание шрифта.
• Выравнивание по центру.
• Заливка цветом.

И, наконец, настроим формат итоговых значений.

Вот так это должно выглядеть в итоге:

Если Вас все устраивает, остановите запись макроса.

Поздравляем! Вы только что самостоятельно записали свой первый макрос в Excel.

Чтобы использовать созданный макрос, нам нужно сохранить документ Excel в формате, который поддерживает макросы. Для начала необходимо удалить все данные из созданной нами таблицы, т.е. сделать из неё пустой шаблон. Дело в том, что в дальнейшем, работая с этим шаблоном, мы будем импортировать в него самые свежие и актуальные данные.

Чтобы очистить все ячейки от данных, щёлкните правой кнопкой мыши по иконке Выделить все, которая находится на пересечении заголовков строк и столбцов, и из контекстного меню выберите пункт Delete (Удалить).

Теперь наш лист полностью очищен от всех данных, при этом макрос остался записан. Нам нужно сохранить книгу, как шаблон Excel с поддержкой макросов, который имеет расширение XLTM.

Важный момент! Если Вы сохраните файл с расширением XLTX, то макрос в нём работать не будет. Кстати, можно сохранить книгу как шаблон Excel 97-2003, который имеет формат XLT, он тоже поддерживает макросы.

Когда шаблон сохранён, можно спокойно закрыть Excel.

Выполнение макроса в Excel

Прежде чем раскрыть все возможности созданного Вами макроса, считаю правильным обратить внимание на пару важных моментов, касающихся макросов в целом:

• Макрос может нанести вред.
• Ещё раз прочти предыдущий пункт.

VBA-код обладает очень большими возможностями. В частности, он может выполнять операции с файлами за пределами текущего документа. Например, макрос может удалять или изменять любые файлы в папке Мои документы. По этой причине запускайте и разрешайте выполнение макросов только из источников, которым Вы доверяете.

Чтобы запустить наш макрос, форматирующий данные, откройте файл шаблона, который мы создали в первой части этого урока. Если у Вас стандартные настройки безопасности, то при открытии файла сверху над таблицей появится предупреждение о том, что запуск макросов отключен, и кнопка, чтобы включить их выполнение. Так как шаблон мы сделали самостоятельно и себе мы доверяем, то нажимаем кнопку Enable Content (Включить содержимое).

Следующим шагом, мы импортируем последний обновлённый набор данных из файла CSV (на основе такого файла мы создавали наш макрос).

При выполнении импорта данных из CSV-файла, возможно, Excel попросит Вас настроить некоторые параметры для правильной передачи данных в таблицу.

Когда импорт будет закончен, зайдите в меню Macros (Макросы) на вкладке View (Вид) и выберите команду View Macros (Макросы).

В открывшемся диалоговом окне мы увидим строку с именем нашего макроса FormatData. Выберите его и нажмите Run (Выполнить).

Когда макрос начнёт работать, Вы увидите, как табличный курсор прыгает с ячейки на ячейку. Через несколько секунд с данными будут проделаны те же операции, что и при записи макроса. Когда всё будет готово, таблица должна выглядеть так же, как и оригинал, который мы форматировали вручную, только с другими данными в ячейках.

Заглянем под капот: Как работает макрос?

Как уже не раз упоминалось, макрос — это программный код на языке программирования Visual Basic for Applications (VBA). Когда Вы включаете режим записи макроса, Excel фактически записывает каждое сделанное Вами действие в виде инструкций на языке VBA. По-простому, Excel пишет программный код вместо Вас.

Чтобы увидеть этот программный код, нужно в меню Macros (Макросы) на вкладке View (Вид) кликнуть View Macros (Макросы) и в открывшемся диалоговом окне нажать Edit (Изменить).

Откроется окно Visual Basic for Applications, в котором мы увидим программный код записанного нами макроса. Да, Вы правильно поняли, здесь этот код можно изменить и даже создать новый макрос. Те действия, которые мы совершали с таблицей в этом уроке, вполне можно записать с помощью автоматической записи макроса в Excel. Но более сложные макросы, с тонко настроенной последовательностью и логикой действий требуют программирования вручную.

Добавим ещё один шаг к нашей задаче…

Представьте, что наш исходный файл с данными data.csv создаётся автоматически каким-то процессом и сохраняется на диске всегда в одном и том же месте. Например, C:Datadata.csv – путь к файлу с обновляемыми данными. Процесс открытия этого файла и импорта данных из него тоже можно записать в макрос:

1. Откройте файл шаблона, в котором мы сохранили макрос — FormatData.
2. Создайте новый макрос с именем LoadData.
3. В процессе записи макроса LoadData сделайте импорт данных из файла data.csv – как мы это делали в предыдущей части урока.
4. Когда импорт будет завершён, остановите запись макроса.
5. Удалите все данные из ячеек.
6. Сохраните файл, как шаблон Excel с поддержкой макросов (расширение XLTM).

Таким образом, запустив этот шаблон, Вы получаете доступ к двум макросам – один загружает данные, другой их форматирует.

Если есть желание заняться программированием, Вы можете объединить действия этих двух макросов в один – просто скопировав код из LoadData в начало кода FormatData.

Автоматизация рутины в Microsoft Excel при помощи VBA

В этом посте я расскажу, что такое VBA и как с ним работать в Microsoft Excel 2007/2010 (для более старых версий изменяется лишь интерфейс — код, скорее всего, будет таким же) для автоматизации различной рутины.

VBA (Visual Basic for Applications) — это упрощенная версия Visual Basic, встроенная в множество продуктов линейки Microsoft Office. Она позволяет писать программы прямо в файле конкретного документа. Вам не требуется устанавливать различные IDE — всё, включая отладчик, уже есть в Excel.

Еще при помощи Visual Studio Tools for Office можно писать макросы на C# и также встраивать их. Спасибо, FireStorm.

Сразу скажу — писать на других языках (C++/Delphi/PHP) также возможно, но требуется научится читать, изменять и писать файлы офиса — встраивать в документы не получится. А интерфейсы Microsoft работают через COM. Чтобы вы поняли весь ужас, вот Hello World с использованием COM.

Поэтому, увы, будем учить Visual Basic.

Чуть-чуть подготовки и постановка задачи

Итак, поехали. Открываем Excel.

Для начала давайте добавим в Ribbon панель «Разработчик». В ней находятся кнопки, текстовые поля и пр. элементы для конструирования форм.

Теперь давайте подумаем, на каком примере мы будем изучать VBA. Недавно мне потребовалось красиво оформить прайс-лист, выглядевший, как таблица. Идём в гугл, набираем «прайс-лист» и качаем любой, который оформлен примерно так (не сочтите за рекламу, пожалуйста):

То есть требуется, чтобы было как минимум две группы, по которым можно объединить товары (в нашем случае это будут Тип и Производитель — в таком порядке). Для того, чтобы предложенный мною алгоритм работал корректно, отсортируйте товары так, чтобы товары из одной группы стояли подряд (сначала по Типу, потом по Производителю).

Результат, которого хотим добиться, выглядит примерно так:

Разумеется, если смотреть прайс только на компьютере, то можно добавить фильтры и будет гораздо удобнее искать нужный товар. Однако мы хотим научится кодить и задача вполне подходящая, не так ли?

Кодим

Для начала требуется создать кнопку, при нажатии на которую будет вызываться наша програма. Кнопки находятся в панели «Разработчик» и появляются по кнопке «Вставить». Вам нужен компонент формы «Кнопка». Нажали, поставили на любое место в листе. Далее, если не появилось окно назначения макроса, надо нажать правой кнопкой и выбрать пункт «Назначить макрос». Назовём его FormatPrice. Важно, чтобы перед именем макроса ничего не было — иначе он создастся в отдельном модуле, а не в пространстве имен книги. В этому случае вам будет недоступно быстрое обращение к выделенному листу. Нажимаем кнопку «Новый».

И вот мы в среде разработки VB. Также её можно вызвать из контекстного меню командой «Исходный текст»/«View code».

Перед вами окно с заглушкой процедуры. Можете его развернуть. Код должен выглядеть примерно так:

Напишем Hello World:

Sub FormatPrice()
MsgBox «Hello World!»
End Sub

И запустим либо щелкнув по кнопке (предварительно сняв с неё выделение), либо клавишей F5 прямо из редактора.

Тут, пожалуй, следует отвлечься на небольшой ликбез по поводу синтаксиса VB. Кто его знает — может смело пропустить этот раздел до конца. Основное отличие Visual Basic от Pascal/C/Java в том, что команды разделяются не ;, а переносом строки или двоеточием (:), если очень хочется написать несколько команд в одну строку. Чтобы понять основные правила синтаксиса, приведу абстрактный код.

Примеры синтаксиса

‘ Процедура. Ничего не возвращает
‘ Перегрузка в VBA отсутствует
Sub foo(a As String , b As String )
‘ Exit Sub ‘ Это значит «выйти из процедуры»
MsgBox a + «;» + b
End Sub

‘ Функция. Вовращает Integer
Function LengthSqr(x As Integer , y As Integer ) As Integer
‘ Exit Function
LengthSqr = x * x + y * y
End Function

Sub FormatPrice()
Dim s1 As String , s2 As String
s1 = «str1»
s2 = «str2»
If s1 <> s2 Then
foo «123» , «456» ‘ Скобки при вызове процедур запрещены
End If

Dim res As sTRING ‘ Регистр в VB не важен. Впрочем, редактор Вас поправит
Dim i As Integer
‘ Цикл всегда состоит из нескольких строк
For i = 1 To 10
res = res + CStr(i) ‘ Конвертация чего угодно в String
If i = 5 Then Exit For
Next i

Dim x As Double
x = Val( «1.234» ) ‘ Парсинг чисел
x = x + 10
MsgBox x

On Error Resume Next ‘ Обработка ошибок — игнорировать все ошибки
x = 5 / 0
MsgBox x

On Error GoTo Err ‘ При ошибке перейти к метке Err
x = 5 / 0
MsgBox «OK!»
GoTo ne

ne:
On Error GoTo 0 ‘ Отключаем обработку ошибок

‘ Циклы бывает, какие захотите
Do While True
Exit Do

Loop ‘While True
Do ‘Until False
Exit Do
Loop Until False
‘ А вот при вызове функций, от которых хотим получить значение, скобки нужны.
‘ Val также умеет возвращать Integer
Select Case LengthSqr(Len( «abc» ), Val( «4» ))
Case 24
MsgBox «0»
Case 25
MsgBox «1»
Case 26
MsgBox «2»
End Select

‘ Двухмерный массив.
‘ Можно также менять размеры командой ReDim (Preserve) — см. google
Dim arr(1 to 10, 5 to 6) As Integer
arr(1, 6) = 8

Dim coll As New Collection
Dim coll2 As Collection
coll.Add «item» , «key»
Set coll2 = coll ‘ Все присваивания объектов должны производится командой Set
MsgBox coll2( «key» )
Set coll2 = New Collection
MsgBox coll2.Count
End Sub

Грабли-1. При копировании кода из IDE (в английском Excel) есь текст конвертируется в 1252 Latin-1. Поэтому, если хотите сохранить русские комментарии — надо сохранить крокозябры как Latin-1, а потом открыть в 1251.

Грабли-2. Т.к. VB позволяет использовать необъявленные переменные, я всегда в начале кода (перед всеми процедурами) ставлю строчку Option Explicit. Эта директива запрещает интерпретатору заводить переменные самостоятельно.

Грабли-3. Глобальные переменные можно объявлять только до первой функции/процедуры. Локальные — в любом месте процедуры/функции.

Еще немного дополнительных функций, которые могут пригодится: InPos, Mid, Trim, LBound, UBound. Также ответы на все вопросы по поводу работы функций/их параметров можно получить в MSDN.

Надеюсь, что этого Вам хватит, чтобы не пугаться кода и самостоятельно написать какое-нибудь домашнее задание по информатике. По ходу поста я буду ненавязчиво знакомить Вас с новыми конструкциями.

Кодим много и под Excel

В этой части мы уже начнём кодить нечто, что умеет работать с нашими листами в Excel. Для начала создадим отдельный лист с именем result (лист с данными назовём data). Теперь, наверное, нужно этот лист очистить от того, что на нём есть. Также мы «выделим» лист с данными, чтобы каждый раз не писать длинное обращение к массиву с листами.

Sub FormatPrice()
Sheets( «result» ).Cells.Clear
Sheets( «data» ).Activate
End Sub

Работа с диапазонами ячеек

Вся работа в Excel VBA производится с диапазонами ячеек. Они создаются функцией Range и возвращают объект типа Range. У него есть всё необходимое для работы с данными и/или оформлением. Кстати сказать, свойство Cells листа — это тоже Range.

Примеры работы с Range

Sheets( «result» ).Activate
Dim r As Range
Set r = Range( «A1» )
r.Value = «123»
Set r = Range( «A3,A5» )
r.Font.Color = vbRed
r.Value = «456»
Set r = Range( «A6:A7» )
r.Value = «=A1+A3»

Теперь давайте поймем алгоритм работы нашего кода. Итак, у каждой строчки листа data, начиная со второй, есть некоторые данные, которые нас не интересуют (ID, название и цена) и есть две вложенные группы, к которым она принадлежит (тип и производитель). Более того, эти строки отсортированы. Пока мы забудем про пропуски перед началом новой группы — так будет проще. Я предлагаю такой алгоритм:

1. Считали группы из очередной строки.
2. Пробегаемся по всем группам в порядке приоритета (вначале более крупные)
   1. Если текущая группа не совпадает, вызываем процедуру AddGroup(i, name), где i — номер группы (от номера текущей до максимума), name — её имя. Несколько вызовов необходимы, чтобы создать не только наш заголовок, но и всё более мелкие.
3. После отрисовки всех необходимых заголовков делаем еще одну строку и заполняем её данными.

Для упрощения работы рекомендую определить следующие функции-сокращения:

Function GetCol(Col As Integer ) As String
GetCol = Chr(Asc( «A» ) + Col)
End Function

Function GetCellS(Sheet As String , Col As Integer , Row As Integer ) As Range
Set GetCellS = Sheets(Sheet).Range(GetCol(Col) + CStr(Row))
End Function

Function GetCell(Col As Integer , Row As Integer ) As Range
Set GetCell = Range(GetCol(Col) + CStr(Row))
End Function

Далее определим глобальную переменную «текущая строчка»: Dim CurRow As Integer. В начале процедуры её следует сделать равной единице. Еще нам потребуется переменная-«текущая строка в data», массив с именами групп текущей предыдущей строк. Потом можно написать цикл «пока первая ячейка в строке непуста».

Глобальные переменные

Option Explicit ‘ про эту строчку я уже рассказывал
Dim CurRow As Integer
Const GroupsCount As Integer = 2
Const DataCount As Integer = 3

FormatPrice

Sub FormatPrice()
Dim I As Integer ‘ строка в data
CurRow = 1
Dim Groups(1 To GroupsCount) As String
Dim PrGroups(1 To GroupsCount) As String

Sheets( «data» ).Activate
I = 2
Do While True
If GetCell(0, I).Value = «» Then Exit Do
‘ .
I = I + 1
Loop
End Sub

Теперь надо заполнить массив Groups:

На месте многоточия

Dim I2 As Integer
For I2 = 1 To GroupsCount
Groups(I2) = GetCell(I2, I)
Next I2
‘ .
For I2 = 1 To GroupsCount ‘ VB не умеет копировать массивы
PrGroups(I2) = Groups(I2)
Next I2
I = I + 1

И создать заголовки:

На месте многоточия в предыдущем куске

For I2 = 1 To GroupsCount
If Groups(I2) <> PrGroups(I2) Then
Dim I3 As Integer
For I3 = I2 To GroupsCount
AddHeader I3, Groups(I3)
Next I3
Exit For
End If
Next I2

Не забудем про процедуру AddHeader:

Перед FormatPrice

Sub AddHeader(Ty As Integer , Name As String )
GetCellS( «result» , 1, CurRow).Value = Name
CurRow = CurRow + 1
End Sub

Теперь надо перенести всякую информацию в result

For I2 = 0 To DataCount — 1
GetCellS( «result» , I2, CurRow).Value = GetCell(I2, I)
Next I2

Подогнать столбцы по ширине и выбрать лист result для показа результата

После цикла в конце FormatPrice

Sheets( «Result» ).Activate
Columns.AutoFit

Всё. Можно любоваться первой версией.

Некрасиво, но похоже. Давайте разбираться с форматированием. Сначала изменим процедуру AddHeader:

Sub AddHeader(Ty As Integer , Name As String )
Sheets( «result» ).Range( «A» + CStr(CurRow) + «:C» + CStr(CurRow)).Merge
‘ Чтобы не заводить переменную и не писать каждый раз длинный вызов
‘ можно воспользоваться блоком With
With GetCellS( «result» , 0, CurRow)
.Value = Name
.Font.Italic = True
.Font.Name = «Cambria»
Select Case Ty
Case 1 ‘ Тип
.Font.Bold = True
.Font.Size = 16
Case 2 ‘ Производитель
.Font.Size = 12
End Select
.HorizontalAlignment = xlCenter
End With
CurRow = CurRow + 1
End Sub

Осталось только сделать границы. Тут уже нам требуется работать со всеми объединёнными ячейками, иначе бордюр будет только у одной:

Поэтому чуть-чуть меняем код с добавлением стиля границ:

Sub AddHeader(Ty As Integer , Name As String )
With Sheets( «result» ).Range( «A» + CStr(CurRow) + «:C» + CStr(CurRow))
.Merge
.Value = Name
.Font.Italic = True
.Font.Name = «Cambria»
.HorizontalAlignment = xlCenter

Select Case Ty
Case 1 ‘ Тип
.Font.Bold = True
.Font.Size = 16
.Borders(xlTop).Weight = xlThick
Case 2 ‘ Производитель
.Font.Size = 12
.Borders(xlTop).Weight = xlMedium
End Select
.Borders(xlBottom).Weight = xlMedium ‘ По убыванию: xlThick, xlMedium, xlThin, xlHairline
End With
CurRow = CurRow + 1
End Sub

Осталось лишь добится пропусков перед началом новой группы. Это легко:

В начале FormatPrice

Dim I As Integer ‘ строка в data
CurRow = 0 ‘ чтобы не было пропуска в самом начале
Dim Groups(1 To GroupsCount) As String

В цикле расстановки заголовков

If Groups(I2) <> PrGroups(I2) Then
CurRow = CurRow + 1
Dim I3 As Integer

В точности то, что и хотели.

Надеюсь, что эта статья помогла вам немного освоится с программированием для Excel на VBA. Домашнее задание — добавить заголовки «ID, Название, Цена» в результат. Подсказка: CurRow = 0 CurRow = 1.

Файл можно скачать тут (min.us) или тут (Dropbox). Не забудьте разрешить исполнение макросов. Если кто-нибудь подскажет человеческих файлохостинг, залью туда.

Спасибо за внимание.

Буду рад конструктивной критике в комментариях.

UPD: Перезалил пример на Dropbox и min.us.

UPD2: На самом деле, при вызове процедуры с одним параметром скобки можно поставить. Либо использовать конструкцию Call Foo(«bar», 1, 2, 3) — тут скобки нужны постоянно.

Источник

Иллюстрация: Meery Mary для Skillbox Media

Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.

Макрос (или макрокоманда) в Excel — алгоритм действий в программе, который объединён в одну команду. С помощью макроса можно выполнить несколько шагов в Excel, нажав на одну кнопку в меню или на сочетание клавиш.

Обычно макросы используют для автоматизации рутинной работы — вместо того чтобы выполнять десяток повторяющихся действий, пользователь записывает одну команду и затем запускает её, когда нужно совершить эти действия снова.

Например, если нужно добавить название компании в несколько десятков документов и отформатировать его вид под корпоративный дизайн, можно делать это в каждом документе отдельно, а можно записать ход действий при создании первого документа в макрос — и затем применить его ко всем остальным. Второй вариант будет гораздо проще и быстрее.

В статье разберёмся:

• как работают макросы и как с их помощью избавиться от рутины в Excel;
• какие способы создания макросов существуют и как подготовиться к их записи;
• как записать и запустить макрос начинающим пользователям — на примере со скриншотами.

---

Общий принцип работы макросов такой:

• Пользователь записывает последовательность действий, которые нужно выполнить в Excel, — о том, как это сделать, поговорим ниже.
• Excel обрабатывает эти действия и создаёт для них одну общую команду. Получается макрос.
• Пользователь запускает этот макрос, когда ему нужно выполнить эту же последовательность действий ещё раз. При записи макроса можно задать комбинацию клавиш или создать новую кнопку на главной панели Excel — если нажать на них, макрос запустится автоматически.

Макросы могут выполнять любые действия, которые в них запишет пользователь. Вот некоторые команды, которые они умеют делать в Excel:

• Автоматизировать повторяющиеся процедуры.

  Например, если пользователю нужно каждый месяц собирать отчёты из нескольких файлов в один, а порядок действий каждый раз один и тот же, можно записать макрос и запускать его ежемесячно.

• Объединять работу нескольких программ Microsoft Office.

  Например, с помощью одного макроса можно создать таблицу в Excel, вставить и сохранить её в документе Word и затем отправить в письме по Outlook.

• Искать ячейки с данными и переносить их в другие файлы.

  Этот макрос пригодится, когда нужно найти информацию в нескольких объёмных документах. Макрос самостоятельно отыщет её и принесёт в заданный файл за несколько секунд.

• Форматировать таблицы и заполнять их текстом.

  Например, если нужно привести несколько таблиц к одному виду и дополнить их новыми данными, можно записать макрос при форматировании первой таблицы и потом применить его ко всем остальным.

• Создавать шаблоны для ввода данных.

  Команда подойдёт, когда, например, нужно создать анкету для сбора данных от сотрудников. С помощью макроса можно сформировать такой шаблон и разослать его по корпоративной почте.

• Создавать новые функции Excel.

  Если пользователю понадобятся дополнительные функции, которых ещё нет в Excel, он сможет записать их самостоятельно. Все базовые функции Excel — это тоже макросы.

Все перечисленные команды, а также любые другие команды пользователя можно комбинировать друг с другом и на их основе создавать макросы под свои потребности.

В Excel и других программах Microsoft Office макросы создаются в виде кода на языке программирования VBA (Visual Basic for Applications). Этот язык разработан в Microsoft специально для программ компании — он представляет собой упрощённую версию языка Visual Basic. Но это не значит, что для записи макроса нужно уметь кодить.

Есть два способа создания макроса в Excel:

• Написать макрос вручную.

  Это способ для продвинутых пользователей. Предполагается, что они откроют окно Visual Basic в Еxcel и самостоятельно напишут последовательность действий для макроса в виде кода.

• Записать макрос с помощью кнопки меню Excel.

  Способ подойдёт новичкам. В этом варианте Excel запишет программный код вместо пользователя. Нужно нажать кнопку записи и выполнить все действия, которые планируется включить в макрос, и после этого остановить запись — Excel переведёт каждое действие и выдаст алгоритм на языке VBA.

Разберёмся на примере, как создать макрос с помощью второго способа.

Допустим, специальный сервис автосалона выгрузил отчёт по продажам за три месяца первого квартала в формате таблиц Excel. Эти таблицы содержат всю необходимую информацию, но при этом никак не отформатированы: колонки слиплись друг с другом и не видны полностью, шапка таблицы не выделена и сливается с другими строками, часть данных не отображается.

Пользоваться таким отчётом неудобно — нужно сделать его наглядным. Запишем макрос при форматировании таблицы с продажами за январь и затем применим его к двум другим таблицам.

---

Готовимся к записи макроса

Кнопки для работы с макросами в Excel находятся во вкладке «Разработчик». Эта вкладка по умолчанию скрыта, поэтому для начала разблокируем её.

В операционной системе Windows это делается так: переходим во вкладку «Файл» и выбираем пункты «Параметры» → «Настройка ленты». В открывшемся окне в разделе «Основные вкладки» находим пункт «Разработчик», отмечаем его галочкой и нажимаем кнопку «ОК» → в основном меню Excel появляется новая вкладка «Разработчик».

В операционной системе macOS это нужно делать по-другому. В самом верхнем меню нажимаем на вкладку «Excel» и выбираем пункт «Параметры…».

В появившемся окне нажимаем кнопку «Лента и панель».

Затем в правой панели «Настроить ленту» ищем пункт «Разработчик» и отмечаем его галочкой. Нажимаем «Сохранить».

Готово — вкладка «Разработчик» появилась на основной панели Excel.

Чтобы Excel смог сохранить и в дальнейшем использовать макрос, нужно пересохранить документ в формате, который поддерживает макросы. Это делается через команду «Сохранить как» на главной панели. В появившемся меню нужно выбрать формат «Книга Excel с поддержкой макросов».

---

Перед началом записи макроса важно знать об особенностях его работы:

• Макрос записывает все действия пользователя.

  После старта записи макрос начнёт регистрировать все клики мышки и все нажатия клавиш. Поэтому перед записью последовательности лучше хорошо отработать её, чтобы не добавлять лишних действий и не удлинять код. Если требуется записать длинную последовательность задач — лучше разбить её на несколько коротких и записать несколько макросов.

• Работу макроса нельзя отменить.

  Все действия, которые выполняет запущенный макрос, остаются в файле навсегда. Поэтому перед тем, как запускать макрос в первый раз, лучше создать копию всего файла. Если что-то пойдёт не так, можно будет просто закрыть его и переписать макрос в созданной копии.

• Макрос выполняет свой алгоритм только для записанного диапазона таблиц.

  Если при записи макроса пользователь выбирал диапазон таблицы, то и при запуске макроса в другом месте он выполнит свой алгоритм только в рамках этого диапазона. Если добавить новую строку, макрос к ней применяться не будет. Поэтому при записи макроса можно сразу выбирать большее количество строк — как это сделать, показываем ниже.

Для начала записи макроса перейдём на вкладку «Разработчик» и нажмём кнопку «Записать макрос».

Появляется окно для заполнения параметров макроса. Нужно заполнить поля: «Имя макроса», «Сохранить в», «Сочетание клавиш», «Описание».

«Имя макроса» — здесь нужно придумать и ввести название для макроса. Лучше сделать его логически понятным, чтобы в дальнейшем можно было быстро его найти.

Первым символом в названии обязательно должна быть буква. Другие символы могут быть буквами или цифрами. Важно не использовать пробелы в названии — их можно заменить символом подчёркивания.

«Сохранить в» — здесь нужно выбрать книгу, в которую макрос сохранится после записи.

Если выбрать параметр «Эта книга», макрос будет доступен при работе только в этом файле Excel. Чтобы макрос был доступен всегда, нужно выбрать параметр «Личная книга макросов» — Excel создаст личную книгу макросов и сохранит новый макрос в неё.

«Сочетание клавиш» — здесь к уже выбранным двум клавишам (Ctrl + Shift в системе Windows и Option + Cmd в системе macOS) нужно добавить третью клавишу. Это должна быть строчная или прописная буква, которую ещё не используют в других быстрых командах компьютера или программы Excel.

В дальнейшем при нажатии этих трёх клавиш записанный макрос будет запускаться автоматически.

«Описание» — необязательное поле, но лучше его заполнять. Например, можно ввести туда последовательность действий, которые планируется записать в этом макросе. Так не придётся вспоминать, какие именно команды выполнит этот макрос, если нужно будет запустить его позже. Плюс будет проще ориентироваться среди других макросов.

В нашем случае с форматированием таблицы заполним поля записи макроса следующим образом и нажмём «ОК».

После этого начнётся запись макроса — в нижнем левом углу окна Excel появится значок записи.

Пока идёт запись, форматируем таблицу с продажами за январь: меняем ширину всех столбцов, данные во всех ячейках располагаем по центру, выделяем шапку таблицы цветом и жирным шрифтом, рисуем границы.

Важно: в нашем случае у таблиц продаж за январь, февраль и март одинаковое количество столбцов, но разное количество строк. Чтобы в случае со второй и третьей таблицей макрос сработал корректно, при форматировании выделим диапазон так, чтобы в него попали не только строки самой таблицы, но и строки ниже неё. Для этого нужно выделить столбцы в строке с их буквенным обозначением A–G, как на рисунке ниже.

Если выбрать диапазон только в рамках первой таблицы, то после запуска макроса в таблице с большим количеством строк она отформатируется только частично.

После всех манипуляций с оформлением таблица примет такой вид:

Проверяем, все ли действия с таблицей мы выполнили, и останавливаем запись макроса. Сделать это можно двумя способами:

• Нажать на кнопку записи в нижнем левом углу.
• Перейти во вкладку «Разработчик» и нажать кнопку «Остановить запись».

Готово — мы создали макрос для форматирования таблиц в границах столбцов A–G. Теперь его можно применить к другим таблицам.

---

Запускаем макрос

Перейдём в лист со второй таблицей «Февраль_2022». В первоначальном виде она такая же нечитаемая, как и первая таблица до форматирования.

Отформатируем её с помощью записанного макроса. Запустить макрос можно двумя способами:

• Нажать комбинацию клавиш, которую выбрали при заполнении параметров макроса — в нашем случае Option + Cmd + Ф.
• Перейти во вкладку «Разработчик» и нажать кнопку «Макросы».

Появляется окно — там выбираем макрос, который нужно запустить. В нашем случае он один — «Форматирование_таблицы». Под ним отображается описание того, какие действия он включает. Нажимаем «Выполнить».

Готово — вторая таблица с помощью макроса форматируется так же, как и первая.

То же самое можно сделать и на третьем листе для таблицы продаж за март. Более того, этот же макрос можно будет запустить и в следующем квартале, когда сервис автосалона выгрузит таблицы с новыми данными.

Научитесь: Excel + Google Таблицы с нуля до PRO
Узнать больше