Автоматическая генерация это word

Цель процесса автоматического создания документов

Автоматическое создание документа — базовая единица оптимизации ресурсных затрат Вашей организации. Деятельность любой компании неразрывно связана с документооборотом, будь то управление персоналом — кадровая служба (заявления на отпуск, увольнение, больничный), бухгалтерия, либо же просто формирование определенного пакета документов по той или иной активности компании. Зачастую, сам процесс подготовки документов сводится к монотонным действиям по расстановке конкретных значений по заранее отведенным позициям в шаблоне. Слабыми сторонами данного подхода являются: низкая скорость подготовки документации и высокая степень возникновения ошибки ввиду человеческого фактора. При росте объема документации вероятность ошибки только возрастает, например, Вам нужно подготовить доп соглашения для всего штата сотрудников. Основные задачи программы автоматического создания документов Word на основе шаблонов — свести к минимуму вероятность возникновения ошибок ввода, значительно увеличить скорости самого процесса. Все действия сводятся к выбору записи или записей данных о сотруднике/клиенте/заказе/поставщике из исходной таблицы и указанию шаблона подготавливаемого документа.

Ссылки для скачивания:

— Скачать макрос автоматического создания документов Word по шаблону (архив 208КБ)

Как начать работу с автоматическим формированием документов Word:

1. Разархивируйте скачанный архив с файлом с помощью программы 7zip или WinRar.

2. При появлении сообщения о доверенном источнике: закройте программу, кликните правой кнопкой мыши на файле — «Свойства», далее установите галочку напротив «Разблокировать».

3. Если в Вашем Excel запуск макросов по умолчанию отключен, в данном окне необходимо нажать «Включить содержимое».

4. Для полноценной работы с файлом необходимо нажать «Разрешить редактирование» при появлении данного сообщения.

Автоматическое создание документа — этап 1. Настройка программы

Все действия по настройке макроса и сам процесс построения документов происходят на листе «Настройки», который условно можно разделить на две области: таблица исходных данных и панель кнопочного управления.

Таблица исходных данных состоит из строки меток (условных обозначений каждого столбца) — строка №3, заголовка с названиями столбцов — строка №4 и построчных записей — начиная с 5й строки. Количество колонок, их названия и условные обозначения можно свободно редактировать, соблюдая простые правила:

• Если Вы добавляете новую колонку, у нее должно быть название и условное обозначение.
• Для склонения ФИО сотрудника в Родительный или Дательный падежи используйте встроенные функции =RODP() и =DATP() соответственно.
• Не допускайте наличия пустых колонок (без названий и обозначений) между колонками данных.
• Не удаляйте колонку «ФИО сотрудника», т.к. она является ключевой для работы программы. Вы можете ее переименовать — заказчик, ответственный, клиент, менеджер и т.д. на свое усмотрение. Она используется в процессе сохранения итогового word документа, как часть имени, например: Иванов А.В. Заявление на отпуск, Петров В.К. Накладная на отгрузку.

Также Вы можете разбивать записи таблицы (строки) на группы. Например Вы хотите завести сотрудников по отделам или заказчиков по направлениям деятельности, или городам расположения и т.д..

Панель кнопочного управления автоматизированного создания документов состоит из следующих элементов интерфейса:

• Добавить запись — вставляет новую строку в заранее выбранную вами ячейку. Также можно добавлять записи вручную с помощью стандартной вставки строки excel;
• Добавить группу — вставляет новую серую строку группы в заранее выбранную вами ячейку;
• Удалить элемент — удаляет любую выбранную строку таблицы данных;
• Очистить таблицу — полностью стирает данные из таблицы. Можно использовать для очистки листа от тестовых данных;
• Создать документ — выбор шаблона word для построения документа. Перед этим в таблицы должны быть выбраны записи данных, по которым необходимо произвести построение.

Перед запуском процедуры автоматизированного создания документов убедитесь, что указаны верные пути к word шаблонам и папке сохранения результатов построения!

Автоматическое создание документа — этап 2. Шаблоны Word

Процесс подготовки word шаблонов для автоматического построения документов включает в себя рад несложных действий. Создайте общую папку для всех шаблонов, в ней создайте папки категорий, чтобы разделить шаблоны по областям применения (названия категорий укажите на свое усмотрение). В каждой подпапке определенной категории расположите непосредственно документы word с расставленными метками. Метки расположены в 3й строке таблицы над каждый ее столбцом. Поставьте метки в те места шаблона, в которые вы хотите прокачать данные из определенного столбца. Например, там где должно быть фио сотрудника укажите [fio].

Порядок действий запуска автоматического создания документов

Когда таблица данных заполнена, а метки в шаблонах расставлены по своим местам пора приступать к самой интересной части — автоматизированному формированию документов word.

В первую очередь, выделите строку или диапазон данных таблицы, по которым хотите сформировать документы:

Шаг номер два — нажмите кнопку «Создать документ». Перед Вами появится диалоговое окно, в котором нужно выбрать подпапку — категорию документа и один, либо несколько шаблонов построения. Далее кликните по кнопке «Сформировать документы».

Мои поздравления! Документы успешно сформированы и лежат по указанному Вами пути для сохранения!

Заказать разработку программ или доработку любого проекта

Благодарю Вас за прочтение данной статьи. Надеюсь, что материал подан понятно и я смог ответить на большую часть Ваших вопросов по поводу автоматизации создания документов. Но, как говорится, лучше один раз попробовать, чем сто раз прочитать. Скачивайте программу по ссылке вверху или внизу статьи, в архиве также идет набор тестовых данных, которые содержат как шаблоны, так и заполненную таблицу самого макроса. Просто разархивируйте файлы в любое доступное место и начинайте работу.

Всегда рад ответить на Ваши вопросы, готов подготовить оптимальные решения обработки данных для Вашего бизнеса, автоматизировать рутинные процессы, связаться со мной можно через WatsApp 89507094770, сайт excellab.ru или написать на почту: goryaninov@bk.ru, профиль вк:

Ссылки для скачивания:

— Скачать макрос автоматического создания документов Word по шаблону (архив 208КБ)

Здесь можно ознакомиться с другими программами автоматизации, которые представлены на моем сайте:

— Дневной табель учета рабочего времени в excel
— Почасовой табель учета рабочего времени в excel
— Табель учета рабочего времени в днях по форме Т-13
— Табель расчет и планирование вахты
— Табель учета рабочего времени с учетом ночных смен
— Платежный календарь в excel

В MS Word можно выполнять различные задачи, и далеко не всегда работа в этой программе ограничивается банальным набором или редактированием текста. Так, выполняя в Ворде научно-техническую работу, набирая реферат, диплом или курсовую, делая и оформляя доклад, сложно обойтись без того, что принято называть расчетно-пояснительной запиской (РПЗ). Сама же РПЗ обязательно должна включать оглавления (содержание).

Зачастую, студенты, как и работники тех или иных организаций, сначала оформляют основной текст расчетно-пояснительной записки, добавляя в него основные разделы, подразделы, графическое сопровождение и многое другое. Закончив эту работу, они переходят непосредственно к оформлению содержания созданного проекта. Пользователи, не знающие всех возможностей Microsoft Word, для таких целей начинают выписывать в столбик поочередно названия каждого из разделов, указывают соответствующие им страницы, перепроверяют то, что получилось в результате, нередко что-то корректируя по ходу, и только потом отдают готовый документ преподавателю или начальнику.

Такой подход к оформлению содержания в Ворде хорошо работает лишь с документами небольшого объема, коими могут быть лабораторные или типовые расчеты. Если же документ — это курсовая или дипломная работа, научная диссертация и тому подобное, то соответствующий ему РПЗ будет состоять из нескольких десятков основных разделов и еще большего количества подразделов. Следовательно, оформление содержания столь объемного файла вручную займет довольно много времени, параллельно затратив нервы и силы. Благо, сделать содержание в Word можно и автоматически.

Создание автоматического содержания (оглавления) в Ворде

Самое верное решение — начинать создание любого обширного, большого по объему документа именно с создания содержания. Даже в случае, если у вас еще не написано ни одной строчки текста, потратив всего 5 минут на предварительную настройку MS Word, вы сэкономите себе значительно больше времени и нервов в дальнейшем, направив все усилия и старания исключительно на работу.

1. Открыв Ворд, перейдите на вкладку «Ссылки», расположенную на панели инструментов вверху.

2. Кликните на пункт «Оглавление» (первый слева) и создайте «Автособираемое оглавление».

3. Перед вами появится сообщение о том, что элементы оглавления отсутствуют, что, собственно, не удивительно, ведь вы открыли пустой файл.

Примечание: Дальнейшую «разметку» содержания вы можете делать по ходу набора текста (что более удобно) или по завершению работы (займет заметно больше времени).

Первый автоматический пункт содержания (пустой), который перед вами появился — это и есть ключевое оглавление, под шапкой которого и будут собираться все остальные пункты работы. Желая добавить новый заголовок или подзаголовок, просто установите курсор мышки на нужном месте и кликните по пункту «Добавить текст», расположенному на верхней панели.

Примечание: Вполне логично, что вы можете создавать не только заголовки меньшего уровня, но и основные. Кликните по месту, где вы хотите его разместить, разверните пункт «Добавить текст» на панели управления и выберите «Уровень 1»

Выберете желаемый уровень заголовка: чем больше цифра, тем «глубже» будет этот заголовок.

Чтобы просмотреть содержание документа, а также для быстрой навигации по его содержанию (созданному вами), необходимо перейти во вкладку «Вид» и выбрать режим отображение «Структура».

Весь ваш документ разбит на пункты (заголовки, подзаголовки, текст), каждый из которых имеет свой уровень, предварительно указываемый вами. Отсюда между этими пунктами можно быстро и удобно переключаться.

В начале каждого заголовка есть небольшой синий треугольничек, кликнув по которому, вы можете скрыть (свернуть) весь текст, который относится к этому заголовку.

По ходу написания вами текста созданное в самом начале «Автособираемое оглавление» будет изменяться. В нем будут отображаться не только создаваемые вами заголовки и подзаголовки, но и номера страниц, на которых они начинаются, уровень заголовка тоже будет отображаться визуально.

Это и есть столь необходимое для каждой объемной работы автосодержание, сделать которое в Ворде очень просто. Именно содержание будет находиться в начале вашего документа, как это и требуется для РПЗ.

Автоматически сформированное оглавление (содержание) всегда хорошо выровнено и корректно отформатировано. Собственно, внешний вид заголовков, подзаголовков, как и всего текста всегда можно изменить. Делается это точно так же, как с размером и шрифтом любого другого текста в MS Word.

По ходу выполнения работы автоматическое содержание будет дополняться и расширяться, в нем будут проставляться новые заголовки и номера страниц, а из раздела «Структура» вы всегда сможете получить доступ к необходимой части своей работы, обратиться к нужной главе, вместо того, чтобы пролистывать документ вручную. Стоит отметить, что особенно удобной работа с документом с автосодержанием становится после его экспорта в PDF-файл.

Урок: Как конвертировать PDF в Word

На этом все, теперь вы знаете, как создать автоматическое содержание в Ворде. Стоит отметить, что данная инструкция применима ко всем версиям продукта от Майкрософт, то есть, таким образом можно сделать автоматическое оглавление в ворде 2003, 2007, 2010, 2013, 2016 и любых других версиях этого компонента офисного пакета. Теперь вы знаете немного больше и сможете работать более продуктивно.

В предыдущих статьях цикла «Автоматизация заполнения документов» я рассказал о том, как сформировать пользовательский интерфейс приложения, организовать проверку вводимых данных и получить число прописью без использования кода VBA. В этой, заключительной статье речь пойдет о волшебстве — переносе всех необходимых значений из рабочей книги Excel в документ Word. Давайте я покажу Вам то, что должно получиться в итоге:

Описание механизма

Для начала в общих чертах опишу, каким именно образом будет происходить перенос данных в документ Word. Прежде всего, нам понадобится шаблон документа Word, содержащий всю разметку, таблицы и ту часть текста, которая будет оставаться неизменной. В этом шаблоне необходимо определить места, в которые будут подставлены значения из рабочей книги Excel, — удобнее всего это сделать с помощью закладок. После этого необходимо упорядочить данные Excel таким образом, чтобы обеспечить соответствие шаблону Word, ну и в последнюю очередь — написать саму процедуру переноса на VBA.

Итак, обо всем по порядку.

Создание шаблона документа Word

Тут все предельно просто — создаем обычный документ, набираем и форматируем текст, в общем, добиваемся того, чтобы получить необходимую форму. В тех местах, куда необходимо будет подставить значения из Excel нужно создать закладки. Это делается следующим образом:

• Для удобства поддержки напечатать в нужном месте название закладки. Я еще и заключил названия в угловые скобки, так что получилось, например, вот так: <DocumentDate> для закладки, содержащей дату документа.
• Выделить все название закладки (в моем случае вместе с угловыми скобками), перейти на вкладку «Вставка» и нажать кнопку «Закладка»:

  

  Расположение кнопки «Вставить закладку»

• В появившемся диалоговом окне задать для закладки имя (у меня оно совпадает с тем, что написано в угловых скобках) и нажать ОК

Таким образом нужно будет создать все закладки, то есть отметить все места, куда будут вставлены данные из Excel. Получившийся файл нужно сохранить как «Шаблон MS Word» с помощью пункта меню «Файл» -> «Сохранить как…».

Подготовка данных Excel

Я решил для удобства поместить все данные, которые необходимо перенести в документ Word, на отдельном рабочем листе с названием Bookmarks — закладки. На этом листе два столбца: в первом содержатся названия закладок (в точности так, как они названы в документе Word), а во втором — соответствующие значения, подлежащие переносу.

Часть этих значений получена напрямую из листа ввода данных, а часть — из вспомогательных таблиц, расположенных на листе Support. В этой статье я не буду разбирать формулы, рассчитывающие нужные значения, если что-то будет непонятно — задавайте вопросы в комментариях.

На этом этапе важно правильно указать все названия закладок — от этого зависит правильность переноса данных.

Процедура переноса

А вот это — самое интересное. Существует два варианта выполнения кода переноса данных:

• Код выполняется в рабочей книге Excel, данные передаются в Word по одному значению за раз и сразу же размещаются в документе.
• Код выполняется в отдельном документе Word, все данные передаются из Excel одним пакетом.

С точки зрения скорости выполнения, особенно при большом количестве закладок, второй вариант выглядит гораздо привлекательнее, однако требует более сложных действий. Именно его я и использовал.

Вот, что необходимо сделать:

• Создать шаблон документа Word с поддержкой макросов. В этом шаблоне будет содержаться выполняемый код на VBA.
  

  Почему нужно создать именно шаблон? Таким образом можно защитить программный код от неумышленного изменения. Дело в том, что каждый раз при открытии шаблона создается новый файл Word, сохранить который поверх существующего шаблона просто так не получится. Сам шаблон при этом остается неизменным.

• В созданный шаблон необходимо поместить программу, написанную на VBA. Для этого необходимо при редактировании шаблона нажать комбинацию клавиш Alt+F11 и ввести в открывшемся окне редактора Visual Basic код программы.
• В рабочей книге Excel написать код, вызывающий процедуру заполнения из только что созданного шаблона Word.

Текст процедуры я приводить в статье не буду — его можно легко посмотреть в файлеFillDocument.dotm, расположенном в папке Template в архиве с примером.

Как же воспользоваться всем этим для решения именно Вашей задачи?

Понимаю, что на словах это все выглядит очень просто, но что же получается на деле? Я предлагаю Вам просто воспользоваться уже готовым вариантом. Скачайте архив с примером, в рабочей книге Excel нажмите комбинацию клавиш Alt+F11, чтобы открыть редактор Visual Basic и прочитайте все мои комментарии к программе. Для того, чтобы изменить программу под свои нужды Вам понадобится всего лишь изменить значение нескольких констант, они вынесены в самое начало программы. Весь текст программы Вы можете свободно скопировать в свой проект.

Структура архива

В архиве, приложенном к этой статье, содержится несколько файлов.

Основной файл — рабочая книга Excel с названием «Создание подтверждений». В этой рабочей книге 4 рабочих листа, из которых отображаются только два: «Input» — лист ввода данных и «Database» — архив всех введенных документов.

В папке Templates находятся шаблоны документов Word. Один из них — шаблон, содержащий программу заполнения закладок, а второй — форма для заполнения. Вы можете использовать без изменений шаблон с программой, но форму для заполнения, естественно, придется переделать в соответствии с Вашими нуждами.

Как переработать пример «под себя»?

Я рекомендую придерживаться следующей последовательности действий:

1. Подготовить шаблон документа Word, который необходимо заполнить. Создать в нем все необходимые закладки и сохранить как «шаблон MS Word».
2. Скопировать в папку с подготовленным шаблоном файл FillDocument.dotm из архива, приложенного к этой статье. Этот файл отвечает за заполнение закладок шаблона, и в нем ничего менять не нужно.
3. Подготовить рабочую книгу Excel для ввода данных. Вам решать, будет ли она обладать каким-либо «продвинутым» пользовательским интерфейсом и осуществлять разные хитрые расчеты. Главное, чтобы в ней содержался рабочий лист с таблицей соответствия имени закладки в шаблоне Word и значения, которое нужно подставить.
4. Вставить в подготовленную рабочую книгу код программы на VBA из файла-примера. Заменить все константы в соответствии с Вашим проектом.
5. Протестировать правильность работы.
6. Активно пользоваться!

Вместо заключения

Статья, если честно, получилась какой-то путаной и, наверное, не очень понятной, поэтому я жду Ваших вопросов по поводу работы кода, формул или механизма в целом в комментариях к ней.

Другие статьи из цикла:

1. Общие требования к приложению
2. Разработка пользовательского интерфейса
3. Получение числа прописью.

Скачать файл с архивом приложения

По этой ссылке Вы перейдете на сайт Microsoft SkyDrive, где Вам будет предложено скачать файл Confirm.rar — это и есть архив приложения.

Генерация документов — личный опыт

В своих предыдущих статьях я пытался показать отдельные фрагменты Генератора документов. Как стало понятно из обсуждений, отдельные его фрагменты существуют в различных реализациях и обсуждать их не интересно. Действительно, зачем обсуждать отдельные строительные кирпичики, когда не видишь здания целиком. Поэтому в этой статье я попытаюсь показать здание целиком, чтобы не обсуждать его отдельные кирпичики. Я попытаюсь описать свое видение реализации генератора документов, опираясь на личный опыт, полученный в одном из крупнейших банков России. Я шел от практики, реализовал генератор в MS Word и Excel, вот что в результате этого процесса нарисовалось.

1. Генератор должен уметь на основе шаблонов генерировать документы. Полученные документы должны быть максимально готовыми к использованию, они должны содержать минимальное количество мест, требующих после генерации ручной правки. Шаблоны должны разрабатываться и сопровождаться самим бизнесом, участие IT должно заключаться в обеспечении возможности получения из баз данных информации, требуемой для заполнения шаблонов. В дальнейшем станет ясно, что речь идет о значениях полей и ответов на вопросы.

2. Генератор должен на основе шаблонов автоматически строить UI формы для обеспечения ручного ввода информации, отсутствующей в БД. Таким образом, введя вручную значение такого поля, оно будет подставлено в разные места документа(тов), правильно сопряжено с другими словами, иметь правильный падеж и т.д. Значения, введенные вручную, должны сохраняться в БД и в случае необходимости копироваться в основную БД, обеспечивая принцип одного ввода. Часть полей должна быть просто показана на форме без возможности редактирования, только для визуального контроля.

Часть полей должна быть скрыта: — это вычисляемые поля и поля, которые на определенной стадии подготовки документадоговора заполняются прочерками. Значения полей с прочерками определяются позднее в процессе согласования условий, например, договора. Поля располагаются на UI форме в определенном порядке на определенных закладках и имеют соответствующий тип элемента (control) и маску для ввода. При выдаче команды на Генерацию значения полей верифицируются и в случае обнаружение несоответствий пользователь получает сообщение об ошибке или предупреждение.

Разработчики шаблонов с помощью специальной среды разработки устанавливают порядок следования полей, их расположение на закладках UI формы, выбирают форматы вводавывода, отмечают поля для заполнения прочерками и т.п. Роль IT в этих процессах может быть только консультационная. Практика показывает, что хорошая документация плюс наличие обучающих примеров, плюс уже обученный сотрудник, плюс дружественная среда разработки позволяют почти полностью освободить IT от подготовки шаблонов, форм ввода информации и вопросников. А это значит, что бизнес сам себя обеспечивает нужными документами, освобождает IT от рутины, устраняет посредников между требованиями и реализацией и работает практически во временном режиме, удобном самому бизнесу. Ну и, конечно, бизнес перестает платить за реализацию генерации документов сторонним разработчикам и некомпетентным исполнителям, которые не находятся в контексте бизнеса конкретной организации и ее практики.

Разработка шаблонов помимо понимания требований к конечному документу, это кропотливый труд, требующий внимания и прилежания. Разметка шаблонов будущего документа, это работа не для молодых, амбициозных, но нетерпеливых IT-шников, здесь нужны женские руки, женское прилежание и склонность лучше мужчин справляться с монотонными операциями подходит как нельзя кстати. Поддержка шаблонов, их модификация — это все же больше женский хлеб, чем мужской.

Я сам как-то попробовал разметить документ для бизнеса, и скажу честно, это не принесло мне радости, хотя дало несколько прекрасных идей для улучшения процессов подготовки шаблонов. С тех пор я сильно зауважал тех женщин, которые, не имея этих замечательных новшеств, терпеливо и без жалоб тянули свою нелегкую женскую долю.

3. Количество шаблонов должно стремиться к минимуму, но в то же самое время сами шаблоны не должны быть огромными. Сколько должно быть шаблонов и каковы их размеры должны решать сами разработчики шаблонов, т.е. бизнес. И точных правил, однозначно определяющих размеры шаблонов, не существует. Но рекомендации могут быть. Одна из них — чем больше по размеру шаблон, тем больше вычислительных ресурсов потребуется Генератору для генерации документов на его основе. Поэтому не стоит в один шаблон упаковывать весь мир.

Практически, размеры шаблонов определяются тем, сколько разнообразных документов можно сгенерировать из одного шаблона и насколько они будут похожи друг на друга, относятся ли к одной теме и т.п. Совершенно не редки шаблоны размером 100 и более страниц.

Когда я увидел впервые такие огромные шаблоны, я, при всем доверии к компетенции бизнеса, засомневался в правильности их выбора. Но чтобы указать бизнесу на его ошибки, нужно разобраться с тем, что неправильно было сделано и предложить лучший вариант, а это требует погружения в практику бизнеса, что, в свою очередь, потребует от IT-шника компетенций, не относящихся к его текущим умениям и навыкам. А посему, со своим уставом не надо ходить в чужой монастырь. Надо доверять людям, 100 страниц, значит 100.

Понятно, что разработчики шаблонов не оперируют понятиями производительности и не считают затрат вычислительных русурсов. Их интересует результат. Тем не менее они заинтересованы в том, чтобы генерация документов осуществлялась максимально быстро.

Поэтому разметка шаблонов должна позволять разработчикам шаблонов управлять скоростью генерации, и разработчики шаблонов, безусловно, такими возможностями пользуются. Идея сокращения размера шаблона заключается в том, что шаблон может быть большим, но состоять из кусочков, котрые подгружаются в память по мере надобности. Т.е. в процессе компиляции шаблона он по указаним в разметке разбивается компилятором на кусочки, которые в момент генерации документа будут подгружены в память в зависимости от того, какой документ из этих кусочков собирается. Т.е. с точки зрения разработчика шаблона, шаблон может быть большим, но с точки зрения Генератора, шаблон — это маленькая базовая часть плюс конкретные кусочки, подставляемые на свое изначальное место в случае надобности. Такой способ работы с шаблонами приводит к сокращению времени генерации и, соответственно, сокращению потребляемых вычислительных ресурсов. Ответственность за скорость генерации лежит при таком подходе на разработчике шаблона (а он работник бизнеса).

4. Генератор должен уметь включать в себя статьи, параграфы, части других документов, отсутствующие изначально в шаблоне. В шаблоне только отмечается место, куда такая информация может быть вставлена. Т.е. генератор должен уметь синтезировать документ из отдельных параграфов и фрагментов других документов. Здесь основная сложность заключается в сопряжении разнородного внешнего текстового материала с основным документом. Например, в библиотеке могут храниться отдельные пункты договора и, в зависимости от условий договора, эти пункты должны вставляться в основной документ. При вставке надо выровнять шрифт и отступы, определить номера пунктов договора, вычислить ссылки на другие пункты как текущего документа, так и на пункты другого документа (например, генерального договора) и т.п.

Все это требует с одной стороны определенной стандартизации ведения отдельных библиотечных пунктов, а с другой стороны, создателю шаблонов необходимо иметь под рукой набор элементов разметки, которые позволяют осуществить тонкую ручную настройку нестандартных фрагментов текста (мало ли из каких источников могут поступать документы (тексты, таблицы, графики, которые надо вставить в генерируемый документ). Библиотеку пунктов ведет и поддерживает бизнес. Изменение текста пункта приводит к изменению текста всех документов, которые включают в себя данный пункт. В процессе практики выясняется, какие части одного шаблона всегда совпадают с частями другого. В таких случаях эти части можно вынести из шаблона в библиотеку (или файловую папку, где лежат общие части для различных документов) и в случае изменений (а они не редки сегодня) редактировать не один и тот же текст в различных шаблонах, а править его в одном месте. Для быстрого нахождения нужного фрагмента он должен быть снабжен поисковым образом.

5. Атрибуты отображения текста в готовом документе должны быть достаточными, чтобы соответствовать потребностям бизнеса. Это толщина, наклон, подчеркивание и вычеркивание текста, его подсвечивание (highlight) определенным набором цветов (каждый цвет подсветки может нести смысловую нагрузку). Очень важна поддержка возможности отображения исправлений, когда в документе можно видеть первоначальный и исправленный вариант текста. Пользователь документа должен иметь возможность переключаться из режима отображения конечного вида документа в режим отображения правок (MS Word). Генератор должен уметь автоматически создавать оглавление документа, а также создавать сноски.

Также у разработчика шаблонов должен быть в ассортименте достаточный набор спецсимволов, которые однозначно интерпретируются пользователем документа, как то: всякого рода галки, квадратики с галками и без, указательный палец и др. Генератор должен уметь вставлять картинки из других документов или из файлов (например, QR-код), создавать ссылки на сайты, уметь впечатывать отдельные символы слова (например, кодовое слово) в ячейки обычно однострочной таблицы. И, конечно, должен быть доступен набор тэгов разметки, позволяющий создавать таблицы любой сложности, с разнообразием заголовков и строк таблицы. В дополнение к таким тэгам придаются тэги разметки, позволяющие удалять (сжимать) пустые строки или столбцы таблицы, если после генерации они не были заполнены данными.

6. Генератор должен уметь возвращать результат в вызывающую программу или сохранять готвый документ в файловую папку. Генератор реализуется в виде нескольких методов WEB-service, одним из которых является генерация документа или пачки документов по шаблону. Вызывать WEB-Service можно из любой программы или СУБД. Если результат сохраняется в файл, то очень важно иметь гибкую, настраиваемую по требованиям бизнеса, подсистему, которая определяет спецификацию самой папки и имя файла документа, которые могут быть интеллектуальными и включать в себя дату, имя клиента и т.п. Обычная практика работы с документами клиента приводит к созданию папки, где лежат все документы, относящиеся к сделке, в том числе не подготовленные генератором, и пользователям удобно использовать файловую «деревянную» структуру для работы с документами.

При генерации пачки документов по одному шаблону, если генерируемые документы кроме значения полей ничем не отличаются, можно значительно скратить время генерации, т.к. все подготовительные операции с шаблоном выполняются вначале только один раз, а затем по этой промежуточной форме шаблона производится генерация пачки документов. Например, набор документов по поручительствам может иметь одни и те же условия соглашения для поручителей, поэтому все документы должны отличаться только данными самих поручителей, их ФИО, адреса, должности и прочее. В этом случае выгодно использовать генерацию пачки документов по одному шаблону, и получить выигрыш во времени генерации за счет того, что генератор использует механизм использования промежуточной формы шаблона. Такая функциональность также должна поддерживаться генератором.

7. Представим себе документ, например, анкету, в котором есть раздел, включающий сведения о родителях. А у клиента нет родителей, и никогда не было. В одном месте анкеты он поставит галку, что родителей у него нет, а в другом месте сведения о родителях останутся незаполненными. После распечатки такой анкеты будет использована лишняя бумага. Действительно, если у клиента родителей нет, то и сведений о родителях в документе быть не должно. И таких моментов, вызывающих когнитивный диссонанс, в документах зачастую пруд пруди. Напрасно тратится энергия и труд, затраченные на производство бумаги, напрасно тратится время жизни человека, который просматривает такую анкету с пустыми полями. Этого быть не должно. Это могло быть раньше, в докомпьютерную эпоху, но сейчас, при наличии генератора документов такое расточительство должно быть прекращено. И все что нужно сделать IT-шникам, это всего-навсего получить заранее ответ на вопрос, есть ли у клиента родители, и в зависимости от ответа, запрашивать данные о них или исключить полностью из документа раздел сведений о них. Т.е. перед собственно заполнением полей документа должен быть пройден вопросник, ответы на вопросы которого являются аргументами как для функции получения списка полей, необходимых для заполнения в документе, так и аргументами функции генерации документа по конкретному шаблону.

Ответы на вопросы «высекают» из полиморфного шаблона только те части, которые соответствуют ответам, точно так же, как Микельанжело высекал из мрамора свои прекрасные творения. Составление вопросника — это отдельная тема, которую подробно в данной статье рассматривать я не буду, чтобы не «зашумлять» изложение темы о генераторе документов. Скажу только, что по разметке шаблона автоматически можно получить вопросник к нему, в случае, если тэги разметки однозначно определяют ответ на вопрос, а значит и сам вопрос. Т.е. если тэг ответа на вопрос (это уникальный код ответа) принадлежит только одному вопросу, то составление вопросника происходит автоматически, а порядок следования вопросов можно позаимствовать из уже существующих вопросников, что также не является сложной операцией. Вопросы и ответы к ним могут быть как обычные, составленные в дизайн тайме, так и динамические, получаемые из данных в СУБД. Вопросы могут иметь только один ответ или быть многозначными. Ответы на вопросы могут влиять не только на состав полей, появляющихся в UI форме для заполнения, не только на окончательную форму документа, но и на последующие вопросы. Например, если у вас были родители, то можно задать вопрос, вляются они резидентами или нет. Но если их не было и вы из туманности Андромеды, то вопрос про резиденство бессмыслен. Итак, по крайней мере двумя понятиями сотрудник, занимающийся разметкой, должен овладеть, это расставить в шаблоне поля и тэги ответов на вопросы. Т.к. обычные люди в голове спокойно удерживают 5-6 понятий на одну тему, то задача разметки пока что не видится мне слишком сложной. Овладевший двумя основными понятиями разметки сотрудник может сделать примерно то же, что программист, написавший на новом для себя языке программирования программу «Hello world». Этого, конечно, недостаточно, но это уже кое-что.

8. Не будем лукавить. «Зачем так много слов, так много треска». Работник бэкофиса, если он не слишком ленив, может обеспечить себя шаблонами сам. И зачем ему генератор, когда у него есть его собственные шаблоны на все типовые случаи жизни. Если что-то меняется в жизни, он создаст себе новый шаблон и с помощью команды Replace может быстро сделать нужный документ, например, типовой договор. Но вот ситуация, которая при таком подходе не работает. Т.е. она работает, конечно, но кое-как. Допустим, составлен первичный вариант договора поручительства и передан клиенту, а затем юристам на согласование. В результате правок через некоторое время на основе этого первичного документа появляется новый документ, в котором многие пункты первоначального варианта исправлены, дополнены и все такое. Теперь на основе этого нового варианта поручительства надо составить 10 или больше документов поручительств, где должны быть подставлены ФИО, адреса, должности и прочие реквизиты поручителей, а остальное содержимое документа должно быть таким, как в новом варианте поручительства.

Здесь возникает ситуация, когда у работника бэкофиса шаблона нет, т.к. на все случаи жизни шаблонами не запасешься и все варианты поручительств не переберешь. Вот случай, когда генератор действительно может проявить свое преимущество по сравнению с обычным ручным способом подготовки документов. Для этого генератор должен сгенерировать такой первичный договор поручительства, который после внесения правок клиентом и юристами может сам выступить в роли шаблона. Тогда подготовка 10 или более документов поручительств для разных поручителей займет несколько секунд работы компьютера, не будет содержать ошибок, опечаток и всего того, что может сделать любой человек в любой момент. Т.е. не только экономится время подготовки документов, но повышается их качество, т.к. компьютер не ошибается. Чтобы получить такую функциональность генератор должен в момент генерации первичного документа создавать налету скрытую разметку, которая существует в виде закладок и не видна людям, работающим с текстом документа. Каждая закладка однозначно соотнесена с именем поля, а значит, что в место документа, отмеченное закладкой, можно подставлять любые значения, но только способ подстановки будет отличаться от первичного. К сожалению, если говорить про MS Word, не всегда закладки сохраняются в документе после внесения правок, это зависит от способа, каким вместо одного текста был внесен другой. Чтобы устранить последствия исчезновения закладок, приходится делать дополнительные закладки, по которым можно вычислить место исчезнувших закладок. Такой механизм вполне работоспособен, жаль, что Microsoft ничего не предпринимает для стандартного решения этой проблемы. Ну может быть, когда-нибудь, когда что-то сдуется или изменится климат, данная проблема будет решена.

9. Шаблоны, содержашие в себе скрытую разметку, по сравнению с первоначальными шаблонами, являются ригидными. Но степенью ригидности, к счастью, можно управлять. Из ригидного шаблона можно получить гибридный (вот так рождаются каламбуры), для этого в части ригидного шаблона нужно подставить части из первоначального шаблона. Обычно в документе есть такие места (гипервариабельные), которые позволяют вернуть на место ту разметку, которая была в первоначальном шаблоне до генерации документа. Естественно, такие места надо разметить в шаблоне. В результате, даже после правок клиентом и юристами, шаблон, содержащий только закладки, остается достаточно гибким. К тем частям, которые вернулись из первоначального (или любого другого) шаблона, налету можно получить вопросник, если разметка с ответами на вопросы будет обнаружена в вернувшихся частях шаблона. Гибридный шаблон обеспечивает ту степень гибкости, которая во многих случаях оказывается соответствующей требованиям бизнеса.

Итак, я рассмотрел некоторые отдельные «кирпичики», которые нужно иметь, чтобы построить «здание» под названием «Генератор документов». Я старался акцентировать ваше внимание на том, чтобы шаблоны создавались самим бизнесом и участие IT было минимальным. Надеюсь, разговор о гибридных шаблонах тоже мог быть полезным.

Понятно, что во многих случаях достаточно иметь более простую машинку для подготовки документов. В тех организациях, где нет вопросов про родителей и документы однообразны и статичны, можно использовать рогатку вместо пушки. В тех же организациях, где имеется индивидуальный подход к клиентам и процесс подготовки договоров не автоматизирован
в достаточной степени, данная статья поможет определиться с требованиями к разработчикам того программного продукта, который сегодня по функционалу должен и может соответствовать описанию, данному мной в этой статье.

© 2006 — 2023, Александр Сергеев

Автоматическая генерация word файла

Наименовение документа:

Продолжаем, начатую ранее тему работы с формами в Word. В предыдущих статьях мы смотрели на формы только с точки зрения “продвинутого пользователя”, т.е. мы создавали документы, удобные для ручного заполнения. Сегодня же я хочу предложить расширить эту задачу и попробовать использовать механизм Content controls для генерации документов.

Прежде, чем мы приступим к нашей непосредственной задаче, хочу сказать пару слов по поводу того, как хранятся в документах Word данные для сontent controls (то как они привязываются к содержимому документа я сознательно пока опущу, но надеюсь вернуться к этому как-нибудь в следующих статьях).

Как мы уже видели ранее (Open Packaging Conventions #2. Собираем MS Word документ руками) вся основная часть документа хранится в Main Document Part. Все остальные компоненты: картинки, данные данные библиографии, … и конечно же данные для content controls привязываются к нему.

Приблизительно как показано на рисунке:

Каждый компонент item1.xml, item2.xml и т.д. (в файлах, сформированных Word они называются так и лежат обычно в папке /customXml) хранит данные по каждому подключенному в документ источнику данных. Мы даже это наблюдали ранее, когда только осваивали создание форм в Word в статье Таблицы в формах Word 2013!

Закономерный вопрос – а что такое itemProps1.xml и аналогичные компоненты? В этих компонентах хранятся описания источников данных. Скорее всего, по задумке разработчиков помимо встроенных в документ xml-ек, предполагалось использовать и другие, но пока реализован только этот способ.

Чем полезны нам itemPropsX.xml? Тем, что в них перечислены xml-схемы (их targetNamespace), которые используются в родительском itemX.xml. Это значит, что если мы подключили в документ не одну custom xml, то чтобы найти нужную, нам нужно пробежаться по itemPropsX.xml компонентам и найти нужную схему, а значит и нужный itemX.xml.

Теперь еще один момент. Мы не будем вручную анализировать связи между компонентами и искать нужные, используя только базовый Packaging API! Вместо этого мы воспользуемся Open XML SDK (его сборки доступны через NuGet). Конечно, ранее мы не словом не говорили про этот API, но для нашей задачи от него требуется минимум и весь код будет достаточно прозрачен.

Ну что ж, основное введение сделано, можно приступать к примеру.

По сложившейся традиции возьмем все тот же “Отчет о совещании”, который мы рисовали в статье Таблицы в формах Word 2013. Напомню, что вот так выглядел шаблон документа:

А вот так, XML к которому привязывались поля документа

<?xml version="1.0" encoding="utf-8"?>
<meetingNotes xmlns="urn:MeetingNotes" subject="" date="" secretary="">
    <participants>
        <participant name=""/>
    </participants>
    <decisions>
        <decision problem="" solution="" responsible="" controlDate=""/>
    </decisions>
</meetingNotes>

Шаг 1. Создание модели данных

Собственно наша задача не просто сгенерировать документ, а создать (хотя бы в черновом варианте) удобный инструмент для использования как разработчиком, так и пользователем.

Поэтому модель мы объявим в виде структуры С#-классов:

[XmlRoot("meetingNotes", Namespace = "urn:MeetingNotes")]
public class MeetingNotes
{
    public MeetingNotes()
    {
        Participants = new List<Participant>();
        Decisions = new List<Decision>();
    }
 
    [XmlAttribute("subject")]
    public string Subject { get; set; }
 
    [XmlAttribute("date")]
    public DateTime Date { get; set; }
 
    [XmlAttribute("secretary")]
    public string Secretary { get; set; }
 
    [XmlArray("participants")]
    public List<Participant> Participants { get; set; }
 
    [XmlArray("decisions")]
    public List<Decision> Decisions { get; set; }
}
 
[XmlType("decision")]
public class Decision
{
    [XmlAttribute("problem")]
    public string Problem { get; set; }
 
    [XmlAttribute("solution")]
    public string Solution { get; set; }
 
    [XmlAttribute("responsible")]
    public string Responsible { get; set; }
 
    [XmlAttribute("controlDate")]
    public DateTime ControlDate { get; set; }
}
 
[XmlType("participant")]
public class Participant
{
    [XmlAttribute("name")]
     public string Name { get; set; }
}

По большому счету ничего особенного, разве что добавлены атрибуты для управления XML-сериализацией (т.к. имена в модели и требуемой XML немного различаются).

Шаг 2. Сериализация приведенной выше модели в XML

Задача, в принципе, тривиальная. Что называется “берем наш любимый XmlSerializer и вперед”, если бы не одно но…

К сожалению, в текущей версии Office, по всей видимости, присутствует баг, который заключается в следующем: если в custom xml перед объявлением основного namespace (того, из которого Word должен брать элементы для отображения), объявить еще какой-нибудь, то повторяющиеся Content controls начинают отображаться не верно (показывается только столько элементов, сколько было в самом шаблоне – т.е. repeating section не работает).

Т.е. вот такой xml работает:

<?xml version="1.0" encoding="utf-8"?>
<test xmlns="urn:Test" attr1="1" attr2="2">
    <repeatedTag attr="1" />
    <repeatedTag attr="2" />
    <repeatedTag attr="3" />
</test>

и вот такой тоже:

<?xml version="1.0" encoding="utf-8"?>
<test xmlns="urn:Test" attr1="1" attr2="2" xmlns:t="urn:TTT">
    <repeatedTag attr="1" />
    <repeatedTag attr="2" />
    <repeatedTag attr="3" />
</test>

а вот такой, уже нет:

<?xml version="1.0" encoding="utf-8"?>
<test xmlns:t="urn:TTT" xmlns="urn:Test" attr1="1" attr2="2">
    <repeatedTag attr="1" />
    <repeatedTag attr="2" />
    <repeatedTag attr="3" />
</test>

я пробовал отправить баг в поддержку Microsoft на Connect, но у меня почему-то закрыт доступ для отправки багов по Office. А обсуждение на форуме MSDN тоже не помогло.

В общем, нужный обходной маневр. Если бы мы формировали XML руками, проблем бы не возникло – мы сделали бы все сами. Однако в данном случае очень хочется использовать стандартный XmlSerializer, который по-умолчанию добавляет несколько своих namespace в выходной XML, даже если эти namespace не используются.

Мы сделаем полное подавление вывода собственных namespace в XmlSerializer. Правда, этот подход сработает, только если они ему и правда будут не нужны (в противном случае они все равно будут добавлены и как раз ДО нашего ).

Собственно, весь код (при условии, что переменная meetingNotes содержит ранее заполненный объект типа MeetingNotes):

Шаг 3. Заносим полученную XML в Word-документ.

Тут мы поступаем следующим образом:

• копируем шаблон и открываем копию
• находим в ней нужный custom xml (ищем по namespace “urn:MeetingNotes”)
• замещаем содержимое компонента, на нашу XML

File.Copy(templateName, resultDocumentName, true);
 
using (var document = WordprocessingDocument.Open(resultDocumentName, true))
{
    var xmlpart = document.MainDocumentPart.CustomXmlParts
        .Single(xmlPart =>
            xmlPart.CustomXmlPropertiesPart.DataStoreItem.SchemaReferences.OfType<SchemaReference>()
            .Any(sr => sr.Uri.Value == "urn:MeetingNotes"));
 
    xmlpart.FeedData(serializedDataStream);
}

Все! У нас готовый документ-отчет по совещанию. Причем, мы реализовали весьма удобный для повторного использования подход (источником данных для данного отчета может служить все, что угодно).

Как поиграться?

Пример, который приведен в статье, можно как и ранее найти на GitHub.

Если же хочется попробовать пример в деле (и не хочется разбираться в коде), можно посмотреть Web-реализацию примера генерации отчета, а исходный код этого примера найдется там же на Codeplex, но в соседней ветке.

При работе с документами Word иногда возникает необходимость быстро заполнить таблицу или весь файл произвольным текстом, чтобы получить представление о внешнем виде готового документа. Взять заполняющий текст можно с любого сайта или воспользоваться специальными онлайновыми генераторами текста вроде Lorem Ipsum, но, чтобы вы знали, такие случайные тексты умеет генерировать и сам Microsoft Word. Для этого в текстовом редакторе имеется специальная функция, которая называется Rand.

Применяется она для генерирования несвязанного текста.

Чтобы заполнить с ее помощью документ, просто введите =Rand().

При этом в документе будет автоматически сгенерирован текст из пяти абзацев по три предложения в каждом, состоящий в общей сложности из 1500 символов с пробелами. Если нужно получить больший или меньший объем текста, используйте формулу =Rand(x,y), в которой x — это количество абзацев, а y — предложений в каждом из созданных абзацев.

Как вариант, для создания случайного текста можно воспользоваться функцией Rand с ключом, добавив через точку слово old, вот так: =rand.old().

В результате вы получите текст известный текст «Съешь ещё этих мягких французских булок, да выпей чаю», состоящий из трех абзацев по три предложения в каждом.

Наконец, вместо Rand можно воспользоваться аналогичной функцией Lorem, генерирующей текст из пяти абзацев, в которых имеются по три предложения.

Для этого вводим в документ =Lorem() и жмем Enter. Как и в случае с Rand, в скобках Lorem можно использовать аргументы x и y, задающие количество абзацев и предложений.