Авто формат в excel

Внешний вид Excel таблицы очень сильно способствует хорошему восприятию таблицы. Также форматирование дает возможность сделать ее более функциональной. С помощью цвета фона, особенностей шрифта, его величины и других параметров внешнего вида таблицы анализ данных становится значительно проще, а также делает таблицу более профессиональной.

При этом тонкая настройка элементов форматирования таблицы может отнимать немало времени и сил. Чтобы решить эту проблему, существует функция автоформатирования, о которой мы более детально поговорим уже сейчас.

Автоформат в Эксель — для чего может пригодиться

Итак, автоформат в Эксель – это возможность автоматизировать настройку параметров внешнего вида таблицы с помощью предустановленных стилей. Все, что остается делать человеку – это выбрать подходящий внешний вид, а все остальное программа сделает за него. Также пользователь может изменить те стили, которые были предустановлены или добавить собственные для того, чтобы выполнить определенные настройки брендинга электронной таблицы.

Также возможно изменение стиля уже после того, как он был применен, что дает дополнительные возможности.

Области форматирования

Какие же конкретно настройки пользователь Excel может автоматизировать? По умолчанию в Excel предустановлено 17 стилей, каждый из которых затрагивает 6 областей:

1. Форматирование чисел.
2. Настройка границ.
3. Параметры шрифтов.
4. Цвет фона и разнообразные узоры.
5. Центровка.
6. Величина строк и колонок.

Пользователь также может произвольно менять эти параметры. Но можно воспользоваться предустановленными и ничего больше не делать. В 80% случаев этого достаточно. Итак, что нужно делать для этого?

Как добавить автоформат в Excel на панель быстрого доступа

Для использования автоформата сначала необходимо добавить его иконку на панель быстрого доступа. Это достаточно сделать один раз, и в дальнейшем надо к ней обращаться, чтобы применить эту функцию. После выполнения этих действий пользователь сможет его найти на панели быстрого доступа. Какие действия нужно предпринять?

1. На панели быстрого доступа найти стрелочку и нажать на нее. 
2. Затем нужно перейти в меню «Дополнительные команды», чтобы открыть диалоговое окно с настройками панели быстрого доступа. 
3. Нас интересует пункт «Выбрать команды из». 
4. Затем, чтобы показать все возможные команды программы нужно выбрать пункт «Все команды». 
5. Затем находим пункт «Автоформат» в алфавитном перечне. 
6. Далее добавляем этот пункт на панель инструментов с помощью соответствующей кнопки. На скриншоте она выделена зеленым прямоугольником. 

Наконец, нужно подтвердить свои действия нажатием клавиши ОК.

Как применить стиль автоформат в таблице

После того, как иконка автоформатирования была добавлена на панель быстрого доступа, нам нужно выделить те данные, внешний вид которых нужно изменить. 

После этого находим кнопку автоформата на панели быстрого доступа, и в появившемся диалоговом окне выбираем тот стиль, который нам нужен. После этого закрываем диалоговое окно, и наш стиль автоматически применяется к таблице.

Если вы вдруг решили изменить стиль на другой, который уже есть в перечне, то всю описанную выше процедуру нужно выполнить повторно.

Изменить стиль автоформатирования перед его применением

А что же делать, если вам не нравится ни один из тех стилей, которые на данный момент предлагает программа? В таком случае его можно отредактировать. Для этого нужно открыть диалоговое окно «Автоформат» и там выбрать пункт «Параметры». 

В открывшемся окне нужно убрать галочки, которые находятся возле тех форматов, которые вы не хотите редактировать в таблице. 

В этом диалоговом окне доступен предварительный просмотр, который дает возможность посмотреть, как будет выглядеть диапазон после внесения изменений. Чтобы применить стиль сообразно вашим пожеланиям, нужно нажать на кнопку «ОК».

Изменение стиля автоформатирования после его применения

В некоторых же ситуациях пользователь сталкивается с тем, что стиль, который он применил к таблице, ему не нравится. Если он уже использовал его, то тогда нужно вносить изменения вручную, с помощью стандартных инструментов форматирования, после чего его сохранить в перечне стилей, чтобы потом использовать его в других документах и листах.

Простыми словами, действия по изменению стиля автоформатирования после его применения и создания нового стиля абсолютно аналогичные. Что же нужно сделать?

1. Воспользоваться вкладкой «Главная» на ленте. Перед этим нужно выделить любую ячейку, форматирование которой мы будем изменять. Ну или диапазон. После этого переходим на вкладку «Главная» и выбираем пункт «Форматировать, как Таблица».  После этого нажимаем на кнопку «Новый стиль таблицы». 
2. После этого откроется диалоговое окно, в котором нужно выбрать элемент таблицы, с которым мы будем работать, а потом нажать на кнопку «Формат», чтобы настроить шрифт, заливку, границы и так далее. Такие же действия нужно выполнить по отношению к любому другому элементу таблицы. 
3. Затем ставим галочку возле пункта «Установить в качестве стиля таблицы по умолчанию для этого документа», если вы хотите, чтобы этот стиль автоматически применялся к таблицам, а потом нажмите ОК, чтобы подтвердить внесенные изменения.
4. Для применения вашего собственного стиля необходимо выделить таблицу, перейти во вкладку «Главная», нажать на «Форматировать, как таблицу» и выбрать подходящий пользовательский стиль.

Как видим, можно сохранить огромное количество времени, если использовать функцию автоформатирования в Excel. Это поможет обрабатывать данные еще более оперативно по сравнению с предыдущими разами, поскольку выделять ключевые элементы программа будет самостоятельно. Остается лишь вносить данные. В Эксель существует еще несколько инструментов автоматизации форматирования, такие как «Условное форматирование». И все они в совокупности способны подарить вам суперсилу. Не упускайте этой возможности.

Почти каждый начинающий пользователь Excel начинает создавать таблицы с форматирования заголовков столбцов или строк. При добавлении новых столбцов приходится постоянно копировать формат. Можно этот процесс автоматизировать с помощью условного форматирования так, как он реализовать в инструменте «ВСТАВКА»-«Таблица».

Автоматическое форматирование заголовков столбцов

В этом нам поможет условное форматирование. Пользователю нужно только вводить названия новых заголовков, а желаемый формат будет подставляться автоматически. Для этого:

1. На новом листе выделите полностью целую первую строку 1:1.



2. Выберите инструмент: «ГЛАВНАЯ»-«Условное форматирование»-«Создать правило»- «Использовать формулу для определения форматированных ячеек:».



3. В поле для ввода формулы вводим следующе значение:



4. Щелкните на кнопку «Формат», чтобы задать оформление для всех новых заголовков таблицы. И ОК.

Теперь при вводе данных на листе в любую ячейку строки 1 будет автоматически присваивается один и тот же формат заданный пользователем.

Главную роль в данной формуле выполняет функция =ЕПУСТО(), которая проверяет пуста ли ячейка и возвращает значение ИСТИНА или ЛОЖЬ. Так как все ячейки изначально пусты функция постоянно будет возвращать значения ИСТИНА что нам не подходит. Поэтому мы отразили ее результаты вычисления функцией =НЕ() которая меняет любое логическое значение на противоположное. Функцию НЕ легко понять, как: НЕИСТИНА = ЛОЖЬ, а НЕЛОЖЬ = ИСТИНА. Таким образом если в ячейке не пусто ей присваивается форматирование.



Выделить верхние строки автоформатом

Когда мы анализируем различного рода ранжирование в отчетах результатов достижения плана, часто приходится выделять цветом определенные значения. Обычно это наилучшие или наихудшие результаты. Но после добавления новых показателей в отчет, текущие значения, выделенные цветом, могут уже не является лучшими или худшими результатами. При пересортировке мы замечаем, что нужно в ячейках изменить цвета фона. Необязательно это делать вручную. Данный процесс можно автоматизировать таким способом, чтобы при пересортировке выделялись только верхние или нижние ячейки таблицы.

Для примера возьмем отчет по результатам финансовых достижений каждого отдела фирмы:

Два первых показателей, ячейки должны быть всегда выделены цветом даже после сортировки данных. Чтоб реализовать данную задачу, делаем следующее:

1. Выделите всю таблицу вместе с ее заголовками A1:C11. Для этого можно сделать активной любую ячейку таблицы и нажать комбинацию горячих клавиш CTRL+A.
2. Выберите инструмент: «ГЛАВНАЯ»-«Условное форматирование»-«Создать правило»- «Использовать формулу для определения форматированных ячеек:».



3. В поле для ввода формулы вводим следующе значение:



4. Щелкните на кнопку «Формат», чтобы задать оформление для строк.



5. В появившемся окне «Формат ячеек» на вкладке «Заливка» укажите цвет фона ячеек – «зеленый» и нажмите ОК на всех открытых окнах.

Теперь при любых добавлениях данных в таблицу или пересортировках цветом будут выделены всегда первые две строки.

В формуле используется логическая функция =И() которая возвращает только 2 значения ИСТИНА или ЛОЖЬ. Если во всех ее аргументах результат вычисления возвращает значения ИСТИНА, тогда выполняется форматирование. Но если хотя-бы один аргумент в результате вычисления возвращает ЛОЖЬ то и функция =И() так же вернет значение ЛОЖЬ, тогда формат ячеек не изменяется. Функция СТРОКА возвращает номер текущей строки. Благодаря операторам сравнения функция =И() вернет значение ИСТИНА только во второй и третей строки листа, а это первая и вторая строка нашей таблицы (так как в первой строке листа находятся ее заголовки).

Форматирование таблиц – это процесс который отнимает много полезного времени при работе с программой Excel. А в случаи изменения данных в таблицах или их объема приходится заново переформатировать целую таблицу. Условное форматирование на столько удобное, что позволяет автоматизировать процесс оформления данных при их изменении или увеличении в объеме.

Форматы
ячеек

Для
удобства представления данных в Excel
применяются различные форматы ячеек
(числовой, денежный, финансовый,
процентный, дата, время и т.д.). Формат
влияет только на внешнее представление
данных в ячейке.

Примеры
форматов:

Присвоить
формат ячейке или блоку ячеек,
предварительно выделив их, можно с
помощью команды Ячейки
из
меню Формат
или нажав правую кнопку мыши и выбрав
команду Формат
ячеек….

В
понятие формат
ячейки
входят также её шрифт
(тип, размер, цвет используемого шрифта),
выравнивание
(расположение текста в ячейке по вертикали
и горизонтали), границы
(толщина и цвет линий обрамления), вид
(узор
и цвет заполнения), защита
(установка ограниченного доступа и
пароля), которые задаются в диалоговом
окне Формат
ячеек
или с помощью кнопок на панели инструментов.

Создание
таблиц

Создать
таблицу можно двумя способами. Можно
вставить таблицу, используя стиль
таблицы по умолчанию, или отформатировать
данные как таблицу, используя нужный
стиль.

Вставка
таблицы

1. На
   листе выделите диапазон ячеек, которые
   необходимо включить в таблицу. Ячейки
   могут как быть пустыми, так и содержать
   данные.

2. На
   вкладке Вставка
   в группе Таблицы
   выберите команду Таблица.

3. Клавиши
   быстрого доступа. Также
   можно нажать клавиши CTRL+L или CTRL+T.

4. Если
   выбранный диапазон содержит данные,
   которые требуется использовать для
   заголовка таблицы, установите флажок
   Таблица
   с заголовками.

Если
флажок Таблица
с заголовками
не установлен, в заголовках таблицы
будут отображаться имена по умолчанию.
Имена по умолчанию можно изменить, введя
в заголовок таблицы нужный текст.

Если
заголовки таблицы отображать не нужно,
их можно отключить позже.

После
создания таблицы становится доступна
вкладка Работа
с таблицами,
содержащая вкладку Конструктор.
Инструменты на вкладке Конструктор
можно использовать для изменения или
редактирования таблицы.

Автоформат

Автоформаты
Excel
— это заранее определенные сочетания
числового формата, шрифта, выравнивания,
границ, узора, ширины столбца и высоты
строки.

Чтобы
использовать автоформат, надо выполнить
следующие действия:

1.
Введите нужные данные в таблицу.

2.
Выделите диапазон ячеек, которые
необходимо форматировать.

3.
В меню «Формат» выберите команду
«Автоформат». При этом откроется
окно диалога.

4.
В окне диалога «Автоформат» нажмите
кнопку «Параметры», чтобы отобразить
область «Изменить».

5.
Выберите подходящий автоформат и нажмите
кнопку «Ок».

6.
Выделите ячейку вне таблицы для снятия
выделения с текущего блока, и вы увидите
результаты форматирования.

Условное форматирование

Условное
форматирование позволяет применять
форматы к конкретным ячейкам, которые
остаются «спящими», пока значения
в этих ячейках не достигнут некоторых
контрольных значений.

Процедура
задания условного форматирования
следующая:

1)Выделяем
ячейку или диапозон ячеек;

2)
Входим в меню «Формат – Условное
форматирование…»

3)
Задаем условие. Например, тип условия
«больше», значение «100»

4)
Задаем формат (шрифт, границы, заливка)

Каждая
ячейка может иметь до трех вариантов
условного форматирования плюс вариант
форматирования по умолчанию для ячеек,
значение которых не подходит ни под
одно условие.

Используйте
условное форматирование для «подсветки»
нетипичных, ошибочных значений,
незаполненных ячеек, визуальной
группировки данных и т.п.

Основные
приемы работы в MS
EXCEL

1. Перемещение
   между ячейками
   означает сделать ячейку активной
   щелчком мыши в ней. Другой вариант –
   воспользоваться клавишами управления
   курсора и выбрать нужную ячейку, а затем
   нажатием клавиши Enter
   сделать её активной.
   

2. Перемещение
   между листами
   производится щелчком по ярлычку нужного
   листа рядом с горизонтальной полосой
   прокрутки.
   

3. Ввод
   текста
   можно произвести только в активной
   ячейке обычным образом с клавиатуры.
   Как только ввод текста будет начат,
   рамка активной ячейки принимает другой
   вид, а в Строке формул появится вводимый
   текст. Если вводимый текст не помещается
   в ячейке, то его продолжение будет
   расположено поверх следующих ячеек,
   если они пустые. В противном случае
   текст будет как бы обрезаться, полностью
   его можно будет увидеть только в Строке
   формул.

4. Ввод
   чисел
   осуществляется также как и текста. При
   вводе Excel
   пытается представить число таким
   образом, чтобы оно полностью помещалось
   в ячейке, если же это не удается, то
   вместо числа выводятся символы диеза
   («#»).
   

5. Ввод
   формул.
   Кроме текста и числа ячейка может
   содержать формулу, т.е. её содержимое
   будет вычисляться исходя из значений
   других ячеек. При вводе формулы строку
   надо начать с символа равно («=»).

6. Редактирование
   содержимого ячейки
   – необходимо дважды щелкнуть по ней
   мышью и произвести процесс редактирования
   обычным образом.
   

7. Удаление
   содержимого ячейки
   – для этого надо сделать интересующую
   ячейку активной и нажить клавишу DEL.
   Другой вариант – воспользоваться
   пунктом [Очистить] опции горизонтального
   меню [Правка].
   

8. Выделение
   группы ячеек.
   Очень часто возникает необходимость
   провести операцию не с одной, а несколькими
   ячейками. Для этого их надо предварительно
   выделить, протащив мышь по соответствующим
   ячейкам, удерживая её левую кнопку. Для
   выделения строки или столбца достаточно
   щелкнуть мышью по их имени. Снять
   выделение можно щелчком в любом месте
   листа.

9. С
   помощью Excel
   на рабочих листах можно создавать
   всевозможные графики
   и диаграммы,
   основанные на исходных и производных
   числовых данных. Перед созданием
   диаграммы необходимо выделить область
   рабочего листа, содержащую необходимые
   данные. Для вызова мастера диаграмм
   нужно воспользоваться опцией [Диаграмма]
   или щелкнуть на кнопке [Мастер диаграмм]
   панели инструментов Стандартная.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #