You can use attachments to include one or more files on any email you create. Open or save attachments with the program associated with the attachment file type.
Attach a file to a message
-
Create a message, or for an existing message, click Reply, Reply All, or Forward.
-
In the message window, click MESSAGE.
-
In the Include group, click Attach File.
-
Browse to click the file that you want to attach, and then click Insert.
Tip: When composing a message, you can also attach files by using the commands on the INSERT tab in the Include group, or drag files from folders on your computer and drop them on the message window.
Attach an Outlook item to a message
You can attach Outlook items, such as other email messages, tasks, contacts or calendar items, to a message. This is the easiest way to forward multiple items or messages.
-
Create a message, or for an existing message, click Reply, Reply All, or Forward.
-
In the message window, click MESSAGE.
-
In the Include group, click Attach Item.
-
Do one of the following:
-
Point to Business Card, and then click Other Business Cards. Click a contact, and then click OK. To select multiple contacts, press and hold Ctrl as you click each contact.
-
Click Calendar. Select the calendar, date range, and details to include. For Advanced options, click Show. Click OK to add the calendar to your message.
-
Click Outlook Item. Browse through your folder list to find the folder that contains the item that you want to attach. Under Items, click the item, and then click OK.
Want more?
Video: Send or delete an email stuck in your outbox
Open attachments
Save attachments
You need to send a Word document, or some other file, to another person. You can do this by attaching it to an email.
Click New Email, compose the email, click Attach File, navigate to the document, and double-click it.
It is added to the email as an attachment, either in the attached field, as in this example, or in the body of the email, and click Send.
Now, we are the recipient of the email we just sent, and the email is in our Inbox.
You can tell this email has an attachment, because in the Message Preview pane, there is a paperclip next to the sender’s name.
The attachment is either in the attached field, as in this example, or in the body of the email.
To open the attachment, double-click it.
You need to have an application installed on your computer that can open the attachment, Word in this example.
Up next: Sending attachments in detail.
Need more help?
36709
Вкладка Файл на ленте управления Word 2010
Доступ
Предпоследняя в списке вкладка Доступ (Save & Send) предлагает пользователям возможность настройки совместного доступа к документам Microsoft Word и отправки документов с помощью Интернета (рис. 2.7). Как и предыдущую страницу, эту можно условно разделить на две части. Левая часть предлагает пользователю различные функции, а правая позволяет определять дополнительные настройки.
Рис. 2.7. Содержимое вкладки Доступ
В левой части вкладки Доступ (Save & Send) расположены две группы элементов управления — Доступ (Save & Send) и Типы файлов (File Types). Правая часть вкладки предназначена для того, чтобы отображать дополнительные параметры функций групп элементов управления Доступ (Save & Send) и Типы файлов (File Types). Можно сказать, что вкладка Доступ (Save & Send) состоит из дополнительных вкладок. Чтобы активировать дополнительные параметры элементов вкладки Доступ (Save & Send), достаточно щелкнуть мышью по нужной кнопке в правой части вкладки.
Первая вкладка Отправить по электронной почте (Send Using E-mail), точнее первые четыре верхних кнопки в ее левой части, позволяет отправить открытый в программе Microsoft Word документ по электронной почте.
[box color=primechanie]Для работы функции отправки файлов посредством электронной почты в операционной системе должна быть настроена почтовая программа. Для работы программы Microsoft Word c факсами должен быть подключен и настроен факс-модем.[/box]
Первая кнопка, Отправить как вложение (Send as Attachment), создаст в почтовой программе новое письмо и прикрепит к письму открытый документ в качестве вложения. В этом случае получатель получит документ в формате .doc или .docx. Пользователь, получивший этот файл, сможет отредактировать его в любой программе, которая работает с файлами данных форматов.
[box color=sovet]Если вы сомневаетесь, какой вид отправки подойдет именно вам, прочитайте комментарии справа от кнопки.[/box]
Следующая кнопка, Отправить как ссылку (Send a Link), позволяет отправить ссылку на созданный документ. В том случае, если документ доступен для других пользователей, пользователи смогут перейти по ссылке и загрузить себе копию документа или же редактировать один и тот же документ, что и автор.
Кнопки Отправить как PDF (Send as PDF) и Отправить как XPS (Send as XPS) позволяют отправить документ в качестве вложенного в письмо файла в форматах .pdf и .xps соответственно. Это закрытые для свободного редактирования форматы файлов, которые гарантируют правильное отображение содержания и форматирования документа на любом компьютере, где установлены специальные программы для просмотра данных типов файлов. Последняя кнопка Отправить как факс через Интернет (Send as Internet Fax) позволяет пользователям программы передавать документ с помощью факс-модема по сети Интернет.
Однако современные средства компьютерных сетей предлагают пользователям куда более широкие возможности доступа к документу, нежели просто отправка файла средствами электронной почты. Три оставшиеся кнопки группы элементов управления Доступ (Save & Send) позволяют сделать документ доступным для других пользователей за счет использования различных технологий, при этом сохранив возможность совместного редактирования файла. Нажатие кнопки Сохранить в SkyDrive (Save to SkyDrive) приведет к появлению в правой части вкладки Доступ (Save & Send) информации о размещении документа в сетевом хранилище SkyDrive. Кнопка Сохранить в SharePoint (Save to SharePoint) позволяет разместить документ на центральном узле корпоративной сети SharePoint, сделав его доступным для коллег, работающих в той же сети.
[box color=primechanie]Для работы с серверами SkyDrive, SharePoint и блоговыми сервисами ваш компьютер должен быть подключен к сети Интернет, а также должны быть настроены учетные записи пользователя для каждого из сервисов.[/box]
Последняя кнопка группы элементов управления Доступ (Save & Send), Опубликовать как запись блога (Publish as Blog Post), позволит вам использовать созданный в текстовом процессоре Microsoft Word документ в качестве записи блога.
[box color=primechanie]Функция Опубликовать как запись блога (Publish as Blog Post) поддерживает не только большинство популярных блоговых сервисов (Blogger, MS Live Spaces, TypePad), но и ряд CMS (Систем управления содержимым сайта), предназначенных для организации блогов (WordPress).[/box]
Последняя группа элементов Типы Файлов (File Types) позволяет сделать документ доступным для более широкого круга лиц за счет смены формата файла на более распространенные и универсальные. Несмотря на то, что форматы файла .doc и .docx являются де-факто стандартом в корпоративной среде, не все программы корректно отображают подобные файлы. Если вам необходимо изменить тип документа Microsoft Word для гарантированной совместимости с другими, более ранними версиями офисного пакета Microsoft Office, можно воспользоваться кнопкой Изменить тип файла (Change File Type).
Рис. 2.8. Вкладка Доступ, меню смены типа файла
- Щелкните мышью по кнопке Изменить тип файла (Change File Type) в группе элементов управления Типы файлов (File Types). В правой части вкладки Доступ (Save & Send) появятся варианты типов файлов, доступные для конвертации (рис. 2.8).
- Выберите пункт Документ Word 97-2003 (Word 97-2003 Document). Вкладка Доступ (Save & Send) закроется, и появится диалоговое окно Сохранение документа (Save as). Если вы не хотите изменять имя файла и каталог сохранения (по умолчанию и тот и другой параметр совпадает с исходным файлом), нажмите кнопку Сохранить (Save). Диалоговое окно закроется, и вы продолжите работу с документом уже в формате .doc.
Конечно, неудобно делать операцию конвертации для каждого создаваемого файла. В программе Microsoft Word предусмотрена функция смены формата для всех создаваемых документов. Однако о том, как это сделать, вы узнаете в следующих разделах. Помимо этого формата вы можете выбрать любой другой из предложенных, в зависимости от потребностей. Алгоритм конвертации одинаков для всех видов файла.
[box color=primechanie]Разница между форматами .pdf и .xps заключается только в том, что они разработаны и запатентованы в различных компаниях. Тем не менее мы рекомендуем использовать для экспорта формат PDF, так как он сейчас является более распространенным и поддерживается большим количеством устройств. Для его чтения используется бесплатное приложение Adobe Acrobat Reader.[/box]
Вторая кнопка группы элементов Типы файлов (File Types), Создать документ PDF/XPS (Create PDF/XPS Document), сохранит файл в формате .pdf или .xps. Оба эти формата не дают возможности другим пользователям изменять содержимое файла и гарантируют правильное отображение документа на других компьютерах.
Рис. 2.9. Диалоговое окно публикации файла в PDF/XPS
Создание документа PDF/XPS аналогично конвертации документа.
- Для начала экспорта файла необходимо щелкнуть мышью по кнопке Создать документ PDF/XPS (Create PDF/XPS Document).
- Затем в открывшемся в правой части вкладки Доступ (Save & Send) меню необходимо нажать кнопку Создать PDF/XPS (Create a PDF/XPS).
- Откроется диалоговое окно Опубликовать как PDF или XPS (Publish as PDF or XPS) (рис. 2.9), в котором в раскрывающемся списке Тип файла: (Save as Type) нужно указать PDF или XPS .
- Чтобы сохранить документ, нужно нажать кнопку Опубликовать (Publish). Диалоговое окно закроется, и опубликованный документ откроется в программе просмотра PDF/XPS файлов.
[box color=sovet]Если вы не хотите, чтобы созданный документ открывался после сохранения, сбросьте флажок Открыть файл после публикации (Open file after publishing), расположенный под раскрывающимся списком Тип Файла (Save as Type).[/box]
В зависимости от пропускного канала Интернета можно выбрать уровень оптимизации публикуемого файла. По умолчанию переключатель Оптимизация (Optimize for) установлен в положение Стандартная (Standard), что обеспечивает высокое качество файла, но и его больший объем. Если вы готовы пожертвовать качеством (например, если нужно разместить документ в Интернете), можно установить переключатель в положение Минимальный (Minimum).
[box color=primechanie]Можно также самостоятельно настроить параметры оптимизации, щелкнув мышью по кнопке Параметры (Options), расположенной под переключателем Оптимизация (Optimize for), однако данная настройка подразумевает некоторый опыт работы с публикацией файлов для печати.[/box]
А теперь рассмотрим последнюю вкладку Справка (Help), расположенную в меню Файл (File).
Вкладка Справка
Вкладка в меню Справка (Help) в меню Файл (File) содержит инструменты, помогающие пользователю в освоении программы Microsoft Word. Она поможет, если вы не нашли какую-либо функцию в программе или не знаете, как реализовать ту или иную задачу. Аналогично преды дущим вкладкам Справка (Help) состоит из двух областей. В левой части вкладки расположены две группы элементов управления — Поддержка (Support) и Инструменты для работы с Office (Tools for Working With Office). В правой части располагаются пояснения к функциям левой части вкладки и дополнительные настройки.
Группа элементов управления Поддержка (Support) содержит три кнопки:
- Кнопка Справка Microsoft Office (Microsoft Office Help) вызывает диалоговое окно Справка: Word (Help: Word);
- Кнопка Приступая к работе (Getting Started) при нажатии откроет установленный по умолчанию в операционной системе браузер с веб-страницей, содержащей рекомендации и инструкции по работе с программой;
- Кнопка Свяжитесь с нами (Contact Us) откроет веб-браузер на странице с формой обратной связи с компанией Microsoft.
[box color=primechanie]Обратите внимание на то, что для корректной работы некоторых функций вкладки Справка (Help) компьютер должен быть подключен к сети Интернет.[/box]
Вторая группа элементов управления Инструменты для работы с Office (Tools for Working With Office) содержит две кнопки. Кнопка Параметры (Options) открывает диалоговое окно Параметры Word (Word Options), в котором вы можете изменить многие настройки программы (подробнее об этом будет рассказано в главе о полезных настойках текстового процессора). Нажатие кнопки Проверить наличие обновлений (Check for Updates) приведет к открытию в веб-браузере страницы с информацией о последней версии офисного пакета Microsoft Office и инструкциями по обновлению вашей копии до актуальной.
Кнопки Параметры и Выход
Последние две кнопки, расположенные в меню Файл (File), выполняют два простых действия. Кнопка Параметры (Options) открывает диалоговое окно настроек программы Параметры Word (Word Options), а кнопка Выход (Exit) закрывает программу Microsoft Word.
[box color=primechanie]Если вы решили закончить работу с текстовым процессором Microsoft Word, однако забыли сохранить один или несколько документов, программа позаботится о них. Прежде чем закроются все документы, появится диалоговое окно, содержащее предупреждение о том, что документ не сохранен. Вы можете сохранить изменения в документе, нажав кнопку Сохранить (Save), закрыть документ без сохранения изменений, щелкнув мышью по кнопке Не сохранять (Don’t Save), а также отменить завершение работы программы Microsoft Word, нажав кнопку Отмена (Cancel) или клавишу Esc.[/box]
На этом мы завершаем обзор вкладки Файл (File) и переходим к подробному рассмотрению других вкладок ленты управления.
The process used to attach files in Microsoft Word is straightforward. Attachments can serve a variety of purposes, including as resources for professional papers and presentations. Using attachments creates a dynamic document with easy access to related media that is relevant to the content. Attachments are not common in Word documents, but they are useful tools.
Attach PDF Files to Word
PDF files are easy to insert into a Word document as attachments with the use of an icon. The icon acts as a link that opens the attached PDF. This is a useful feature for consolidating documents that are all related but intentionally separate. An employee handbook is one example where a variety of documents with contracts, guidelines, company policies and other related information can all live in one document with attachments.
The steps for attaching a PDF file are simple. Investintech advises to click «Insert» in the top toolbar and then click the «Object» option. Next, click the «Create from File» tab and choose to either link to the file or insert it as an icon. Inserting a document into Word as an icon makes for an easy to identify the link, but using an actual link is also effective.
Click «Browse» and locate the PDF file you want to attach. Click «OK» at the bottom, and the file is attached as a link or icon based on your chosen preference. When a user clicks this link, the file opens.
Attaching the Word Document to Email
After adding attachments and completing the Word document, you can attach the final file to an email for sharing. Despite having attachments within the file, it still attaches and loads to an email normally. Make sure the Word document is saved and named in an easy-to-find location on your computer. This makes it available for use at any time.
You can remove the attachments in the Word document by highlighting and deleting them. In the event that the document requires revisions or updates, the attachments are easy to phase out or replace.
Insert a Document
This method is not an attachment but more of a means to bring the content from an exterior document into a Word document. Microsoft Support refers to the process as inserting a document in Word, but it’s really pulling that information from the outside source to the Word document. You can grab chunks of information or the entire content source and transfer that information to a specific placement in your Word document.
While not a common tool, it remains valuable for several functions. For example, a writer might create a different Word file for each chapter of a book. When creating the final product, the writer may pull each chapter into a master document using this method. This helps with the segmentation and organization of the project.
To get started, open the Word document and click on the space where you want to add the exterior content. Click «Insert» on the toolbar and click the drop-down menu next to «Object.» Select «Text from File,» and a new dialogue box opens with access to the computer files. Choose the file with the desired text, and Word pulls the text into your document.