(Применение электронных таблиц для учета расхода топлива)
Производственная деятельность предприятий невозможна без использования транспорта в своей производственной деятельности. А раз есть автомобили, то существует и необходимость учета расхода топлива. Довольно часто для этого применяют Excel, в котором создаются различные учетные таблицы. Не всегда эти таблицы удачно созданы и, как следствие, не всегда удобны в применении.
Предположим что на рассматриваемом нами виртуальном предприятии АО «Стеклодув» имеются легковые автомобили, грузовики и автобусы. Эти автомобили эксплуатируются в городах, и за их пределами, в высокогорье, зимой и летом, осуществляют транспортную работу.
Предстоящая задача создать некое электронное приложение в Excel, позволяющее минимизировать пользователю потери времени на ввод данных по путевым листам, минимизацию ввода различных ошибок, автоматический расчет введенных данных, сохранение информации в табличных базах данных и возможность формирования различных отчетов.
На рисунке приведена схема потоков информации в создаваемом приложении, необходимая для организации его функционирования при вводе данных по путевым листам и последующем создании различных отчетов по введенным данным.
Рабочий лист Модель
На рабочем листе Модель в области А2:С7 находится таблица, предназначенная для ввода наименования модели автомобиля и его базовой линейной нормы расхода топлива на 100 км. пробега автомобиля. Данные в нее вводятся на основании соответствующих нормативов. Представленная таблица при необходимости может быть расширена в зависимости от имеющегося на предприятии автопарка.
|
Практические расчеты на срез и смятие При изучении темы обратите внимание на основные расчетные предпосылки и условности расчета… |
Функция спроса населения на данный товар Функция спроса населения на данный товар: Qd=7-Р. Функция предложения: Qs= -5+2Р,где… |
Аальтернативная стоимость. Кривая производственных возможностей В экономике Буридании есть 100 ед. труда с производительностью 4 м ткани или 2 кг мяса… |
Вычисление основной дактилоскопической формулы Вычислением основной дактоформулы обычно занимается следователь. Для этого все десять пальцев разбиваются на пять пар… |
Наиболее
перспективной формой децентрализации
технологий являются автоматизированные
рабочие места банковского персонала.
В
широком смысле АРМ — это совокупность
программно-технических средств,
позволяющая автоматизировать основные
функции того или иного пользователя.
Технологические
аспекты применения ПЭВМ в составе АРМ
имеют следующие особенности и преимущества:
-повышение
гибкости и надежности вычислительных
систем в целом;
-возможность
оптимального взаимодействия человека
с машиной, доступность вычислительных
средств;
-возможность
банковского персонала иметь информационную
систему индивидуального пользования,
а также доступ к информационной системе
любого абонента сети;
-проработка
технологий с поддержкой действий
пользователей как в методологическом
плане, так и при выполнении отдельных
операций.
Основными
компонентами АРМ банковского служащего
является информационное, программное
и техническое обеспечение.
Информационное
обеспечение АРМ должно быть ориентировано
на привычную для пользователя
структуризацию информации по документам,
графам, строкам, показателям, быть
способным к быстрой и удобной корректировке,
манипулированию различными структурами.
Техническая
оснащенность должна удовлетворять
объемно-временным информационным
нагрузкам, иметь высокую степень
надежности, реализацию любых удобных
режимов работы и соответствовать
повышенному уровню эргономических
требований. Техническое обеспечение
АРМ подразумевает прежде всего наличие
самого компьютера и различной оргтехники,
в частности, мебели, необходимой для
оборудования рабочего места, клавиатуры,
мыши, принтера, модема и других устройств
передачи информации, диски, дискеты и
др.
Развитое
программное обеспечение АРМ банковского
работника имеет не только проблемную
ориентацию на данную предметную область,
но учитывает потребность пользователя
от его административного уровня,
специализации, квалификации, выполняемых
функций. Оно разрабатывается с максимальным
учетом психофизических свойств человека
вообще, специфики каждого рабочего
места.
Общесистемное
программное обеспечение АРМ банковского
служащего может включать: операционную
систему
MS-DOS,
Win
3.11 или
95,
Unix и
др. Прикладное программное обеспечение
АРМ включает текстовые, табличные
редакторы, СУБД. Широкое распространение
получил пакет прикладных программ
Microsoft
Office,
который дает возможность создавать
превосходно оформленные документы с
помощью Microsoft
Word,
производить сложные вычисления с помощью
Microsoft
Excel,
готовить доклады с помощью Microsoft
PowerPoint,
управлять временем, а также хранить
адреса и телефоны с помощью Microsoft
Outlook и
работать с базами данных с помощью
Microsoft
Access.
Рассмотрим
подробнее табличный процессор Excel.
Excel
является
неотъемлемой частью прикладного
программного обеспечения АРМ банковского
служащего, что связано с его функциональными
возможностями.
Excel
позволяет автоматизировать процесс
обработки банковской информации,
осуществлять сложные вычисления,
анализировать их и представлять в
наглядном виде (графики, диаграммы). В
настоящее время когда клиент все больше
обращает внимание на оперативность,
наглядность предоставляемой информации,
а для банковских служащих все важнее
становится обработка и хранение больших
объемов данных играют большую роль
такие функции Excel
как:
составление списков, сводных таблиц,
возможность использования формул,
копирование данных, форматирование и
оформление, анализ и предоставление
данных с помощью диаграмм и сводных
таблиц, извлечение информации из внешних
баз данных, обеспечение безопасности.
В
свое время Excel
был
первым офисным приложением, оснащенным
унифицированной версией Visual
Basic for Application (VBA). VBA
позволяет создавать макросы и приложения,
выполняемые в среде Excel.
Запись макросов можно вести через меню
или путем непосредственного написания
текста программы на Visual
Basic.
Как
и другие программные продукты Excel
славится своими мастерами (Wizards).
Function Wizard упрощает
составление формул, в которые входят
различные функции.
Text Wizard
осуществляет импорт текстовых файлов
и преобразование их в формат таблиц
Excel
с разбивкой на колонки. Pivot
Table Wizard выполняет
построение таблиц с обобщающими данными
из «рабочих книг» Excel
или других источников.
Соседние файлы в предмете Экономика
- #
- #
- #
- #
- #
- #
Рабочее место может отличаться по предназначению, целевому значению, по специализации. Однако во всех случаях важно обеспечить дополнительное обеспечение вычислительной оргтехникой. Количество опций такой техники и состав автоматизированного рабочего места определяется уровнем квалификации самого работника, а также спецификой его обязанностей.
К примеру, одному сотруднику по специфике работы будет достаточно компьютера со специальными программами для вычисления и передачи информации. Для функционального обеспечения места для трудовой деятельности другого работника необходима множественная офисная оргтехника с опциями передачи информационных потоков, отчислениями и обработками.
АРМ – это сокращенное определение автоматизированного рабочего места, включающее в себя обеспечение техническими и программными средствами, методически-информационной документацией.
Фундаментальные принципы формирования
№1 Устойчивость
Выполняемые АРМ функции должны быть в обязательном порядке устойчивыми, восстанавливаемыми или взаимодополяемыми, компенсируемыми. Так, к примеру, при неполадках в работы в электросети, вычислительная оргтехника должна автоматически сохранять всю ранее обработанную и введенную информацию. При восстановлении данных нужная и актуальная информация не искажается, остается в прежнем объеме. Такая стабильная и устойчивая работа – обязательный пункт для сотрудника, который не будет тратить лишнее время на восстановление данных, информации.
№2 Системность
Системность – это взаимосвязь всех компонентов на рабочем месте. Вся автоматизация должна быть своевременной, правильной, работать в одной системе.
Отличают системность точечную (одно рабочее место), внутрикорпоративную (несколько мест в одной системе), общественную.
№3 Гибкость
В условиях высокого и постоянного развития технологий, техники и возможностей, данный принцип формирования делает автоматизированное место специалиста или руководителя максимально адаптированным.
Гибкость предполагает возможность приспособления техники рабочего места к эффективным новым вариантам обработки. Такой процесс называется модернизация.
№4 Эффективность
Последний пункт означает эффективность выполняемой работы сотрудником. Все проводимые автоматизированные процессы не должны вызывать дискомфорта, который оказал бы воздействие на изначальные функциональные обязанности работника.
В свою очередь такой пункт имеет несколько подпунктов, которые должны быть соблюдены:
- быстрая обработка запросов;
- соответствие уровню знаний работника;
- понятный управляемый интерфейс;
- простота в обслуживании;
- возможность получения новых знаний, улучшения их.
Автоматизированная рабочая система сегодня является неотъемлемой составляющей любого рабочего процесса. Проще говоря, если не АРМ, то большинство сегодня элементарных опций по работе выполнялись бы с множественными трудностями.
К примеру, поиск нужной информации еще 20 лет назад – это архивное извлечение, составление данных и их сверка. Сегодня же такой процесс сводится к тому, чтобы подать заявку в онлайн-режиме в нужное место и ждать ответ. Все максимально просто, а главное – с минимумом риска, ошибок и неточностей.
Обустройство автоматизированных мест сотрудников: состав
В структурированную основу автоматизированных технических (промышленных) средств входит внедрение и обеспечение функций ЭВМ, а также периферийные устройства, техника (оргтехника). На основе ЭВМ реализуется место для специалиста или руководителя, а подключаемые периферические технические средства отличаются от целей и реализуемых задач отдельного рассматриваемого варианта.
Эффективность выполняемой работы непосредственно зависит от качества предоставляемой техники, обеспечения АРМ. Прежде чем выбрать технику, необходимо обратить внимание на ее технические характеристики, конкретные пункты, которые помогают интегрироваться в рынок на должном уровне профессионализма.
В ином варианте крайне проблематично будет осуществить, реализовать нужный по эффективности и объему выбор реализации и внедрения производственных ресурсов, удовлетворяющие запросам конкретного сотрудника. При этом стоит учитывать такой важный фактор, как гибкость техники, ее приспосабливаемость к внедряемым инновациям.
Состав и разработка автоматизированного места сотрудника полностью зависит от его профессии, функций и обязанностей. Однако в общих чертах можно разделить все обеспечение на техническое обеспечение, компьютеризацию и дополнительные специфические инструменты управления. При этом набор специальных инструментов управления отличается по обязанностям руководителя и исполнителя.
Классификация (группы) АРМ по видам реализуемых задач:
- решение и вычисление информационно-вычислительных задач;
- задачи для подготовки нужной информации;
- обработка информационно-справочной информации;
- ведение бухучета;
- обработка статистической информации;
- аналитические расчеты;
- математические, химические или физические вычисления.
Основа АРМ – персональный ПК. Компьютеризация или обеспечение рабочего места персональным компьютером – это облегчение рабочего процесса, контроль всех действий, и максимально четкое выполнение рабочих инструкций. Для дополнительной автоматизации рабочего процесса могут внедряться специальные платные программные обеспечения контроля – СРМ-системы. Такое обеспечение позволяет проводить контроль всех функциональных обязательств, отслеживать правильность выбранной стратегии в работе, а также вычислять недостатки.
СРМ часто используется для больших компаний, которыми сложно управлять руководителям. Различают как персональные СРМ-системы, так и коллективные (до 50 человек). Такая система относительно «молодая», но многие руководители отдают преимущество конкретно такой системе контроля всего рабочего процесса в целом и работу отдельного отдела, человека.
ПК или персональный компьютер считается основным механизмом в автоматизации, поскольку именно такая техника содержит в себе массу опций, возможностей и преимуществ, которые с успехом позволяют упростить весь процесс работы любого уровня сложности.
Персональный компьютер – это взаимодополняемые составляющие части:
- системный блок с процессами в управлении;
- монитор для передачи изображения;
- звуковые колонки для передачи звуков и сигналов;
- клавиатура и мышка для введения, контроля и выполнения информации с запросов;
- диск памяти как составляющее звено в процессоре для сохранения информации, выполняемо работе.
Работа и ее качество зависит от модели выбираемой оргтехники, ее функционального наполнения. Чем новее техника – тем больше гибкость и возможность модернизации процесса выполнения задач для персонала.
Программы автоматизированного рабочего места (АРМ)
При наличии необходимой техники и ПК, необходимо побеспокоится о внедрении специальной программы для автоматизированного процесса. Так, существует несколько вариантов платного или бесплатного (на временной основе, как пробник) программного обеспечения, однако, разработка конкретно платного компонента позволяет использовать все удобные опции.
Популярные часто выбираемые программы автоматизированного рабочего места (АРМ) – это MS Excel. Табличный процессор, которым и является Excel, обеспечивает работу там, где необходимо постоянно проводить манипуляции с графиками, числами, сравнительными таблицами. Программа помогает автоматизировать процедуру обрабатывания сведений из таблиц.
Также с помощью электронных таблиц есть возможность:
- выполнять экономические, бухгалтерские, инженерные функции;
- строить диаграммы;
- проводить экономанализ;
- моделировать решение хозяйственных структур.
Наиболее дешевая и часто используемая программа автоматизации – Microsoft Excel – альтернативное решение для создания необходимых баз данных. Есть возможность импортировать информацию из иных (сторонних, в том числе) учетных систем, приобщить текстовые файлы.
Высоко ценятся следующие возможности VB MS Excel:
- файловая структура;
- макроязык VBA;
- поля со списком;
- переключатели, иные элементы управления;
- возможность создания диалоговых окон;
- внесение изменений в меню;
- добавление в меню новые элементы;
- создание нового меню;
- форматное программирование в Excel;
- управление нужными объектами с помощью понятных инструкций Excel.
Система автоматизированных мест может внедряться как в начале формирования рабочего процесса, так и в период его развития. Однако необходимость таких мер очевидна. Автоматизированное место для процессов работы – это уникальные возможности для современного человека, который хочет не только работать, но и развиваться.
Личный кабинет сотрудника в организации. Рабочее место человека
Каждый человек должен иметь хорошее место работы. И это не только кресло, стол, компьютер и условия в кабинете. Это и информационная система, с которой он взаимодействует 8 часов в день.
Информационная система может быть в виде бумажных документов. Может иметь вид Excel файлов. Более современный вариант — это групповые чаты в мессенджерах.
В этой статье мы обсудим как выйти на новый уровень организации работ — работа сотрудника в личном кабинете.
Личный кабинет — это специализированный АРМ для сотрудника, заточенный под решение задач именно этого сотрудника.
Созданная система личных кабинетов для сотрудников поможет расширить этот подход в дальнейшем и на поставщиков, партнеров, заказчиков.
Рассматривайте ее как экосистему вашего бизнеса, которая развивается постепенно по мере возникновения новых вызовов и потребностей.
Пример подобного интерфейса для сотрудника можно увидеть в решении Falcon Service. Кабинет менеджера точки позволяет работать с клиентами по заказам, обрабатывать заявки на услуги и др. Смотреть демо сервиса личных кабинетов.
Создание АРМ для сотрудника — процесс со своими подводными камнями, которые мы рассмотрим в этой статье.
Что такое личный кабинет онлайн сотрудника
Это автоматизированное рабочее место сотрудника на сайте
Павел приходит на работу, включает компьютер, заходит на портал, вводит логин и пароль. Что он видит?
Он видит статистические данные за предыдущий день, текущие задачи, открытые заказы. Он видит только то, что ему положено видеть. Он может делать с заказами только то, что предопределено для него бизнес-логикой приложения. Эту бизнес-логику закладываете вы сами на этапе создания системы.
Если работа сотрудника связана с обработкой информации, то он может работать в пределах системы 90% времени. Все равно есть звонки, встречи и т.д., которые зачастую удобнее проводить старыми удобными средствами.
Практически любую деятельность бизнеса можно свести к обработке неких заявок, именно их циркуляция в системе и является центральной в системе личных кабинетов. Каждый сотрудник выполняет просто свою роль в процессе обработки неких заявок.
Личный кабинет определяет права и возможности сотрудника.
Каждый сотрудник наделен определенными ролями. Директор, менеджер, оператор, кассир, водитель. Роль определяет возможности человека в системе. Человек может совмещать несколько ролей.
Сотрудник в системе имеет свой интерфейс личного кабинета, который определяется его ролями. Это упрощает для него понимание системы — нет ничего лишнего, что не связано с его обязанностями.
Система личных кабинетов сотрудника задает способ работы и границы для участников системы
Роли пользователя задают некую лыжню для пользователя — он может делать только те действия, которые мы предусмотрели для его роли.
Задача бизнеса — эффективная работа каждого сотрудника. Минимум отвлекающих факторов, минимум ошибок при выполнении типовых задач.
Личный кабинет с жесткими рамками дает возможность двигаться сотрудникам строго по процессам. Жесткость правил зависит от бизнес-логики, которую вы заложили в систему.
Что дает личный кабинет для руководства компании
Контроль действий и поведения операторов
В идеале вся работа сотрудника должна проводиться и фиксироваться через систему, при этом данные сохраняются в единое хранилище данных.
Это позволяет анализировать данные, авторизировать такой анализ, делать выводы по статистике, а не ощущениям. В итоге это все нужно для принятия правильных решений.
Если вся работа сотрудника происходит в виде открытия страниц, заполнения полей и нажатия кнопок, вы можете каждое действие отследить, понять как быстро оно выполняется, в правильной ли последовательности, с выполнением ли всех предписаний.
Что вы можете контролировать:
- когда человек начинает работать?
- сколько в среднем идет превышение по задачам?
- как быстро человек переходит с одной задачи на другую?
- сколько в среднем человек закрывает оценочных часов по задачам?
- как долго он обрабатывает новые заявки?
Контроль доступа к ресурсам информационной системы
База клиентов — это критичный ресурс. Нельзя давать всем доступ к базе клиентов, т.к. ее просто могут унести с собой при увольнении.
Необходимо давать ограниченный доступ к критичным ресурсам. Сотрудник должен работать только с той информацией, которая ему нужна в текущий момент.
Можно создать инструменты работы в кабинете таким образом, чтобы затруднить сотруднику за один раз скопировать множество данных. К примеру, закрыть доступ к старым потенциальным клиентам, либо давать ограниченно информацию по ним.
Помимо конфиденциальности есть еще и целостность данных. Может случиться так, что один человек случайно или намеренно повредит данные. И пусть это будет 1 строка в данных, а не все хранилище.
Установка способа работы для сотрудника, стандартизация задач сотрудника через личный кабинет
В деловой рутине, чем стандартнее, тем лучше. Не нужно каждый раз изобретать что-то. Просто сделайте хорошо то, что вы всегда делаете. Для большинства задач нужно именно это.
Если в компании нет стандарта выполнения задач, то каждый сотрудник будет выполнять, как он считает нужным. Будет высокий брак. Люди будут забывать сделать важные шаги.
Необходимо продумать свой идеальный процесс, наполнить его артефактами выполнения.
Личные кабинеты для сотрудников — это всего лишь инструмент реализации этой задачи. Они позволяют сделать процесс, который сотруднику сложно будет обойти.
Сложно ехать по глубокому снегу без лыжни.
Ускорение процессов, увеличение прозрачности процессов
Бывает трудно определить, в чем именно возникают замедления в процессах. Кто именно фальшивит в оркестре?
Метрики работы по процессам дают возможность понять, где именно возникает наибольшая задержка.
Подобная прозрачность позволяет оптимизировать любой процесс: раскладываем на составляющие, ищем проблемные точки, думаем как их улучшить, улучшаем, заново измеряем.
Гибкость в работе
Если есть инструмент коллективной работы, предполагающий только наличие интернета и браузера, то появляются возможности работать удаленно. Некоторые сотрудники могут работать удаленно. Контроль системы можно вести с телефона, находясь в отпуске.
При этом важно перейти от парадигмы контроля «за плечом» к контролю «по метрикам».
Если сотрудник выполняет все быстро и заданным качеством, то какая разница, где он сейчас находится.
Это также дает возможность сотруднику по-быстрому сделать из дома в выходной небольшое дело через личный кабинет, вместо того, чтобы ехать на другой конец города для 15 минут работы.
Мотивация, активность, игрофикация
У вас появляются более точные метрики для поощрения. Не просто смутные ощущения «он неплохо работает», а «сделано 23 задачи, закрыто 10 заказов, выручка 250 т.р.».
Можно вводить свои правила и элементы игрофикации для стимулирования людей работы в системе. И затем на основе показателей делать премии.
Какие это будут показатели, как будет считаться премия — это другой вопрос. Придумав свою систему показателей, вы сможете ее реализовать в системе личных кабинетов.
Уменьшение количества ошибок операторов за счет интерфейса АРМ
Есть такое понятие «защита от дурака», когда система заранее предугадывает простые типовые ошибки. Вы можете настроить свои процессы так, чтобы затруднить пользователю ошибаться.
Чем ниже брак, тем быстрее двигаются процессы, тем больше объем выполненной работы.
Анализируйте типовые ошибки сотрудников и думайте как их можно избежать за счет строгих правил системы.
Cнижение издержек на обслуживание системы личных кабинетов на сайте — проще обновлять и модернизировать
Мы говорим про систему личных кабинетов в виде портала.
Если необходимо обновить программу (а это частая потребность), то обновлять нужно только сервер. При этом рабочий кабинет сотрудника обновится при очередной загрузке страницы.
Тем самым вы избегаете накладных расходов по обновлению каждой рабочей станции сотрудников.
Для обслуживания системы нужно не так много — аренда сервера (или хостинга), оплата домена, профилактика сервера. В отдельной статье мы разобрали вопрос стоимости владения решением.
Ненужные взаимодействия сотрудников — спрашивать, уточнять, ждать и т.д.
Это очень нервирует, когда дело стоит из-за того, что информация у человека, а он сейчас недоступен, занят другими делами. Приходится ждать, работа встает.
В идеале люди не должны напрямую работать друг с другом. Каждый делает свою часть работы в системе: вносит данные, создает задачи, проверяет задачи.
Чем меньше человеческого взаимодействия, тем меньше ненужных задержек.
Человеческое взаимодействие необходимо, когда нужно решить проблему. С точки зрения бизнеса такие ситуации нежелательны. Нужно стремиться их количество уменьшить к нулю.
Единое хранилище данных в базе данных информационной системы
Данные проще защитить от потери, когда они лежат в одном месте.
Обязательно делать бекап с копированием на удаленное хранилище.
Если данные лежат где-то на компьютерах сотрудников, то постоянно будет возникать ситуация их нехватки: кто-то уволился, кто-то ушел в отпуск, у кого-то сгорел жесткий диск.
Все важные данные по бизнес-процессам должны храниться в единой системе.
Для чего необходимы программы для АРМ? Как личный кабинет онлайн сотрудника упрощает жизнь
Единое место работы
Если у вас есть приятное удобное знакомое место, это упрощаем вам работу. Если ваша работа подразумевает работу с кучей различных сервисов, это напрягает своим разнообразием и необходимостью разбираться с каждым интерфейсом отдельно.
Чем привычнее интерфейс личного кабинета, тем лучше.
Все под рукой, никаких фокусов от системы. Все основные действия выполняются в едином месте в едином стиле.
Формы с подсказками и защитой от ошибок
Формы могут быть очень неудобными. Непонятные ошибки, большое количество полей, неясно как заполнять.
Если ваши формы спроектированы с учетом возможных проблем пользователя, он скорее всего этого не заметит. Хорошая форма — как судья в футболе. Его не замечают, пока она не начинает чудить.
Также хорошие формы помогут ускорить ввод данных, например, подсказывая данные для ввода, приводя кликабельные примеры ввода и типовые ответы.
Объединение множества мелких действий в одно
В нашей прошлой системе я делал кучу разрозненных действий при инициализации нового проекта: создавал контрагента, создавал проект, создавал договор, создавал этап, прописывал в этапе элементы сметы, создавал дополнительное соглашение на этап и создавал счет. Куча отдельных действий.
Сейчас мы используем всего 1 форму для создания всех этих объектов. Мы делаем 1 действие, а под капотом выполняется сразу несколько действий.
Если вы упростите жизнь своим пользователям подобным образом, то они будут предпочитать новый способ работы, и скоро забудут про все нюансы предыдущей системы.
Помните, как раньше мы обменивались фильмами? Разбирали системный блок, подключали напрямую HDD к другому компьютеру. Новый способ получения видео позволил людям забыть про все эти прошлые сложности.
Напоминания в личном кабинете
Система может давать пользователю нужную информацию в нужное время. Это зависит от бизнес-логики приложения, и требует тонкой итеративной настройки.
Если данных по уведомлениям будет слишком много, то пользователь просто забьет на ваши уведомления. Важно не переборщить с этим.
Чем меньше уведомлений и чем они критичнее, тем более ценными они будут восприниматься пользователем.
Мы живем в мире постоянного отвлечения. Все пытаются нас зацепить своим информационным шумом. Ваша система должна быть источником только важных уведомлений, которые дают пользу вашим сотрудникам. В этом случае они несознательно будут воспринимать уведомления системы как важные.
Автоматизированное рабочее место из дома и с любого ПК
Работать в системе можно с любого места. Нужен просто интернет и телефон/планшет/ноутбук.
Это уменьшает риск возможных простоев, ведь работу можно сделать и из дома практически в любое время.
Также вам не нужны данные, которые остались на вашем рабочем компьютере — все данные лежат в системе, вы с телефона можете их получить, обработать информацию и произвести необходимые действия через личный кабинет в системе.
Показатели своей работы, игрофикация
Каждый человек хочет ощущать свою значимость.
Давая сотруднику панель показателей, он может следить за их изменением и пытаться влиять на их динамику. Это вызывает дополнительный игровой азарт, который может положительно сказаться на рабочих процессах.
В некоторых случаях можно делать соревнования между людьми. Главное, чтобы это не приобрело характер жесткой конкуренции, когда взаимопомощь и хорошие отношения пропадают, а на смену приходят зависть, личная гордость, трения.
Уменьшение необходимости спрашивать что-то у других
Когда вы кого-то спрашиваете, вы его отвлекаете от работы. При этом частота вопросов не имеет значения — каждый вопрос надо решать.
Сотруднику будет удобно, если большинство типовых вопросов можно решать через информационную систему, а по соседям.
Все зависит от человека, но в общем случае для бизнеса выгодно снижать количество лишних взаимодействий между людьми.
Возможные подводные камни при внедрении личных кабинетов для сотрудников в организации
Внедрение системы личных кабинетов — сложный итеративный процесс, который требует постепенного развития системы по мере адаптации пользователей в ней.
Рассмотрим основные проблемы, с которыми можно столкнуться при внедрении в эксплуатацию системы личных кабинетов.
Сопротивление сотрудников работе в личном кабинете
Сотрудники могут быть сильно привязаны к прошлому варианту работы. Кому-то лень учиться, кто-то просто любит бумагу, а кто-то боится, что все поймут его малый вклад в работу.
Привлекайте сотрудников на самой ранней стадии создания системы. Спрашивайте у них как они видят интерфейс личного кабинета для их роли.
Заручитесь поддержкой самых сильных сотрудников. Ведь именно для них вы делаете эту систему.
Придумайте элементы, которые будут способствовать к добровольному переходу человека к новой систему.
Если делать все принудительно, то очень вероятно, что формально они будут работать в новой системе, но в реальности выполнять работу по-старому. Пример: брать данные из системы, а потом печатать на принтере и работать с бумагой.
Заведите метрики вовлечения человека в систему. Как часто он заходит, сколько объектов создает за день в системе. Смотрите средний показатель по сотрудникам и подтягивайте отстающих.
Медленно делаются изменения по доработкам личных кабинетов
Об этом моменте вы навряд ли будете думать при создании системы. А он критически важен для успеха системы личных кабинетов.
Ваша система должна позволять быстро вносить правки в процессы, позволять делать улучшения практически на лету.
Если каждую новую функцию или малое улучшение надо ждать неделю, все неимоверно растянется. Шлифовка системы может занять кварталы и годы.
Если же у вас мелкие правки вносятся в тот же день, а в идеале в течение часа после обнаружения, то вы задаете высокий ритм шлифовки системы. Пользователи видят результаты своей обратной связи и предлагают новые улучшения.
Постепенно мелкие идеи шлифовки сойдут на нет, и пользователи будут работать именно в том интерфейсе, который они сами и создали. Активные участники правок будут в итоге считать этот интерфейс своим, что упрощает внедрение системы среди пользователей.
Нашу платформу Falcon Space, на базе которой создаются системы с личными кабинетами, мы делали с упором на возможность быстрых правок прямо из кабинета разработчика. Интерфейс программы и бизнес-логика подвижны. Можно по ходу эксплуатации менять различные элементы системы без необходимости ждать по 2 недели изменений.
Работа в обход системы личных кабинетов компании
Это форма сопротивления сотрудников. В новой системе они есть, но работают по старым правилам, используя старые инструменты.
В любом случае будет некий переходной период, когда некоторые процессы будут вне системы. Нужно постепенно создавать условия для более удобной работы в новой системе.
Также система может содержать критичные ошибки. И запасной старый обкатанный способ работы — это как запасной аэродром.
Когда есть полная уверенность, что новая система хорошо функционирует, и в ней удобнее работать, то можно просто организационно закрыть старый способ работы.
К примеру, при переходе от старой системы ведения проектов к новой, у нас параллельно можно было работать в старой и новой системе (база данных одна). Через некоторое время мы просто отключили все аккаунты на старой системе.
Были запросы открытия старой системы, мы анализировали эти запросы и дорабатывали эти возможности в новой системе.
Недоверие к данным программы и ошибки
Если программа делает некие расчеты, и в них проскакивают ошибки, доверие пользователей к системе падает.
Необходимо вычистить эти ошибки, чтобы пользователь мог надежно полагаться на данные системы.
Первое время надо проверять за программой. Особенно когда правки бизнес-логики идут по ходу работы программы. Появляются новые варианты использования программы, новые условия скидок в продажах и т.д. Все это может привести к появлению неточностей. Подробная ручная проверка на первых порах — отличное средство для того, чтобы убедиться, что программа «не врет».
Как создать систему личных кабинетов сотрудников
Если перед вами встала задача создать свою систему личных кабинетов, то начать следует с описания системы, которое затем можно передавать разработчикам для первичной оценки проекта.
Определить роли пользователей в системе
Определите действующих лиц системы. Какие будут возможности у ролей? Какова будет зона ответственности каждой роли?
Продумать процессы взаимодействия в личных кабинетах
Распишите каждый процесс в действиях ролей. Если процесс подразумевает обработку заявки, то какие статусы должна проходить заявка?
Чем проще описание, тем легче его будет читать и видоизменять. Не нужно использовать сложных нотаций для описания бизнес-процессов.
Продумать структуру данных
Определите основные объекты, с которыми будут работать пользователи. Заказ, Товар, Категория и т.д. Затем для каждого объекта определите основные поля.
В будущем эта информация понадобится для проектирования структуры базы данных.
По мере определения атрибутов объектов вы можете делать пометки, как будут они использоваться в системе, как бизнес-логика будет завязана на эти атрибуты.
Определить структуру личного кабинета каждой роли
На основании процессов можно определиться с составом страниц каждого кабинета. Структура страниц задает скелет портала.
Весь портал — это кабинеты, разделенные на страницы.
Для каждой страницы укажите примерное содержимое и какие ограничения по доступу есть для страницы.
Также вы можете сделать схематичные макеты ключевых страниц. Проще всего это сделать в Excel. Вид кабинетов состоит из простых элементов: формы, таблицы. В Excel вы можете довольно точно воспроизвести свой вариант оформления страницы, а также комментариями описать бизнес-логики страницы.
Готовое решение или делать свою систему личных кабинетов?
Прежде чем начать проект, необходимо определиться с вариантом создания системы личных кабинетов.
Вы можете найти готовое решение, либо создавать свое. Что при этом необходимо учитывать?
С нуля делать долго и дорого
Разработка с нуля — это очень долго и дорого. Многие моменты, которые есть по умолчанию в готовой системе, в случае разработки с нуля придется реализовывать своими усилиями.
Разработка с нуля подойдет только в крайнем случае, когда нет готовых решений и ваш проект настолько уникален в плане интерфейса и бизнес-логики, что разрабатывать нужно с самых основ.
Готовое сложно развивать
Полностью готовые коробочные решения обычно проблематично развивать. А система личных кабинетов для сотрудников — это тот проект, который будет меняться на протяжении всего жизненного цикла.
Если берете готовое решение, сразу прорабатывайте вопрос о его кастомизации под свои нужды. Может так получиться, что поработав год в такой системе, вам придется от нее отказаться из-за невозможности адаптировать ее под свои новые потребности.
Наш вариант — готовая базовая часть, но которую можно развивать под себя
Наше решение подразумевает готовые кирпичики, из которых можно быстро собирать свое решение.
В роли кирпичиков выступают: Формы, Таблицы, Ресурсы, Выгрузка документов, Дашборды, Графики и т.д.
При этом мы создаем более крупные компоненты (Контрагенты, Финансы, База знаний и т.д.), которые можно адаптировать под свои нужды.
Falcon Service — наше основное решение в плане создания личных кабинетов для менеждеров и клиентов. Демо — https://service.web-automation.ru
Основная идея — снижение стоимости развития системы. Есть возможность постепенного развития системы по мере эксплуатации системы.
Про веб-платформу Falcon Space — инструмент для создания АРМ
Платформа предлагает возможности для быстрого создания программы для арм и каталогом. Вся разработка ведется на очень узком стеке — MS SQL Server (бизнес-логика и хранение данных) и Bootstrap (верстка страниц).
Для поддержки системы достаточно одного человека, знающего SQL.
Преимущества системы Faclon Space
Основные преимущества использования системы таковы:
- Снижение стоимости владения. Узкий стек разработки позволяет уменьшить расходы на сопровождение проекта.
- Большой набор возможностей из коробки. Каталог возможностей платформы. Практически все возможности настраиваются через SQL.
- Возможность кастомизации и развития решения. Можно менять существующую бизнес-логику, добавлять кабинеты, роли, страницы.
- Быстрые изменения по ходу эксплуатации. Правки бизнес-логики и интерфейса можно выполнять очень быстро, прямо из кабинета администратора, и это сразу отразится у всех пользователей системы.
- Удобство использования. В системе есть множество примочек, улучшающих юзабилити. Смотрите подробную статью Руководство по юзабилити.
Ключевые ссылки по платформе
- Знакомство с Falcon Space
- Как работает Falcon Space изнутри
- История создания Falcon Space
- Примеры компонентов платформы
- Большой демостенд компонентов с примером кода для реализации
- Демо решения, созданные на платформе
Посмотрите примеры нашей платформы, и оцените, насколько она подойдет для решения ваших задач.
Опишите ваш проект в виде концепции проекта, и мы сможем дать начальную оценку вашего проекта в виде предварительного КП.
Ключевые моменты при внедрении личных кабинетов для сотрудников
Что необходимо учесть при создании своей системы личных кабинетов?
Интеграция с другими системами
Продумайте с какими внешними системами вы планируете тесно взаимодействовать. Это могут быть платежные системы, 1С, системы склада, гео сервисы.
У этих систем должен быть некий API, к которому будет подключаться ваша система.
Если вы планируете сделать свой API (т.е. к вам будут подключаться другие системы), опишите какие возможности будет давать API внешним системам.
Возможность кастомизации личных кабинетов пользователей
При выборе системы обращайте внимание на возможность доработок системы под свои нужды.
Система может стоить недорого в начальном виде, но при этом любое изменение будет требовать значительных затрат.
Пробуйте спрогнозировать возможные изменения в будущем и запрашивать стоимость этих изменений до приобретения решения. Тем самым вы обезопасите себя от рисков перерасхода на доработки системы.
Быстрая адаптация под потребности бизнеса в меняющейся среде
Чем проще и быстрее править систему, тем более активно будет идти процесс развития.
Если цикл любой доработки долгий, то увеличивается стоимость доработок, и в целом процесс внедрения и адаптации растягивается во времени.
Быстродействие системы личных кабинетов
Если система дает задержки, то это будет вызывать негатив у пользователей.
Это может быть связано как с коренными проблемами программы (неоптимизированный код), так и ошибками в администрировании системы.
В своей практике мы стараемся отказываться от медленных возможностей. Дело в том, что накопление подобных медленных возможностей в системе в итоге приводит к тормозам всей системы.
Изначально проектируйте свои страницы с учетом быстродействия: не нужно вываливать на страницу 1000 записей за 1 раз, не нужно делать сверхсложные фильтры для данных с очень витиеватой бизнес-логикой.
Порядок в бизнес-процессах, протекающих в личных кабинетах на сайте
Сначала оптимизируйте свои процессы, а потом переносите их в систему личных кабинетов. Сама по себе система не наведет порядок в процессах.
Улучшите процессы хотя бы на отдельном участке. Проверьте на ручном варианте, что это работает как надо, а затем уже переносите в систему личных кабинетов этот процесс.
Итеративность разработки системы автоматизированных рабочих мест
Изначально исходите из того, что шлифовка системы будет постоянная.
Нельзя сделать систему личных кабинетов за 1 раз и потом пользоваться ею в неизменном виде.
Уже на этапе разработки будут появляться новые идеи как улучшить. На этапе эксплуатации подключатся реальные пользователи, и этих идей станет еще больше.
Также надо учитывать, что реалии бизнеса меняются, и ваша программа должна успевать меняться вслед за ними.
Заключение
Кратко мы рассмотрели основные аспекты разработки личного кабинета для сотрудников организации.
Теперь у вас есть четкое понимание по структуре разработке подобной системы личных кабинетов. Начните с описания системы — роли, структура страниц, структура данных.
Создание кабинетов — это последовательный процесс развития своей бизнес-системы и вклад в свою экосистему. Рассматривайте свою систему личных кабинетов как один из активов вашего бизнеса.
Посмотрите демо решение Falcon Service — организация работы менеджеров на точках для обслуживания заказов. https://service.web-automation.ru/
Источник:
Amazingly21 писал(а):
Макросы хорошая штука! Вот бы найти макросы по проверке знаний и обучению ….. 
Можно АКИ отредактировать под проверку знаний.
Какие инструктажи можно контролировать с помощью АКИ?
С помощью АКИ можно контролировать следующие инструктажи:
— Инструктаж на рабочем месте (1 раз в 6 месяцев);
— Проверка знаний по охране труда (1 раз в год);
— Обучение по охране труда (1 раз в 3 года);
— Инструктаж по электробезопасности неэлектротехническому персоналу (1 раз в год);
— Инструктаж по пожарной безопасности (1 раз в год);
Примечание. Для тех, кому необходимо изменить сроки проведения инструктажей, надо сделать следующие действия:
— встать курсором мыши между 3 и 5 строкой (слева, где нумеруются строки), что бы появился разделяющий значок;
— нажать правую кнопку мыши и выбрать пункт «показать», откроется 4-я строка;
— изменить сроки проведения инструктажей. Измеряется в днях.
183 – 6 месяцев;
365 – 1 год;
1095 – 3 года.
— встать курсором мыши (слева, где нумерация строк) на 4-ю строку, нажать правую кнопку и выбрать пункт «скрыть».
Как пользоваться и работать с АКИ?
АКИ работает очень просто. Запускаете Excel файл АКИ и заполните следующие столбцы:
1 — указываете дату приема сотрудника на работу;
2 — указываете полностью ФИО сотрудника;
3 — указываете дату вводного инструктажа;
первые три столбца работают без функций, сделаны исключительно для наглядной отчетности.
4 – указываете дату проведения инструктажа на рабочем месте;
5 – указываете дату проведения проверки знаний по охране труда;
6 — указываете дату проведения обучения по охране труда;
7 – указываете дату проведения инструктажа по электробезопасности неэлектротехническому персоналу с присвоением 1 группы;
8 – указываете дату проведения инструктажа по пожарной безопасности;
9 – Примечание. В этом столбце можно сделать пометку по сотруднику, например больничный, декрет и т.д.
После того как Вы внесли даты проведения этих инструктажей в АКИ, сохраните файл сочетанием клавиш «CTRL+S» или при выходе нажмите «ДА, СОХРАНИТЬ». После того как даты указанны, от них начинается отчет. Когда придет время проведения повторного инструктажа, дата станет отображаться сначала, синим цветом, по истечению 7 дней, дата станет отображаться красным цветом, т.е. когда АКИ подсвечивает даты, синим цветом, у Вас есть неделя на то, чтобы организовать проведения повторных инструктажей и обучения. После того как 7 дней истекает, и Вы не указали новую дату проведения инструктажа, дата будет подсвечиваться красным цветом.