Аргументы функции впр excel

В табличном редакторе Microsoft Excel множество различных формул и функций. Они позволяют сэкономить время и избежать ошибок – достаточно правильно написать формулу и подставить нужные значения. 

В этой статье мы рассмотрим функцию ВПР (или VLOOKUP, что означает «вертикальный просмотр»). Функция ВПР помогает работать с данными из двух таблиц и подтягивать значения из одной в другую. Использовать ее удобно, когда нужно посчитать выручку или прикинуть бюджет, если в одной таблице указан прайс-лист, а в другой количество проданного товара.

Допустим, есть таблица с количеством проданного товара и таблица с ценами на эти товары

Необходимо к каждому товару из таблицы слева добавить цену из прайса справа.

Как создать функцию ВПР в Excel

Необходимая последовательность значений в функции называется синтаксис. Обычно функция начинается с символа равенства «=», затем идет название функции и аргументы в скобках.

Записываем формулу в столбик цены (С2). Это можно сделать двумя способами:

1. Выделить ячейку и вписать функцию.

2. Выделить ячейку → нажать на Fx (Shift +F3) → выбрать категорию «Ссылки и массивы» → выбрать функцию ВПР → нажать «ОК».

После этого открывается окно, где можно заполнить ячейки аргументов формулы.

Синтаксис функции ВПР выглядит так:

=ВПР(искомое значение;таблица;номер столбца;интервальный просмотр)

В нашем случае получится такая формула:

=ВПР(A2;$G$2:$H$11;2;0)

Аргументы функции ВПР

Сейчас разберемся что и куда писать.

Со знаком равенства «=» и названием «ВПР» все понятно. Поговорим об аргументах. Они записываются в скобках через точку с запятой или заполняются в ячейки в окне функции. Формула ВПР имеет 4 аргумента: искомое значение, таблица, номер столбца и интервальный просмотр.

Искомое значение – это название ячейки, из которой мы будем «подтягивать» данные. Формула ВПР ищет полное или частичное совпадение в другой таблице, из которой берет информацию. 

В нашем случае выбираем ячейку «A2», в ней находится наименование товара. ВПР возьмет это название и будет искать аналогичную ячейку во второй таблице с прайсом.

=ВПР(A2;

Таблица – это диапазон ячеек, из которых мы будем «подтягивать» данные для искомого значения. В этом аргументе используем абсолютные ссылки. Это значит, что в формуле таблица будет выглядеть как «$G$2:$H$11» вместо «G2:H11». Знаки «$» можно поставить вручную, а можно выделить «G2:H11» внутри формулы и нажать F4. Если этого не сделать, таблица не зафиксируется в формуле и изменится при копировании. 

В нашем случае – это таблица с прайсом. Формула будет искать в ней совпадение с ячейкой, которую указали в первом аргументе формулы – A2 (Кофе). Нажимаем F4 и делаем ссылку абсолютной.

=ВПР(A2;$G$2:$H$11

Номер столбца – это столбец таблицы, из которой нужно взять данные. Именно из него мы будем «подтягивать» результат. 

1. Формула сканирует таблицу по вертикали.

2. Находит в самом левом столбце совпадение с искомым значением.

3. Смотрит в столбец напротив, очередность которого мы указываем в этом аргументе.

4. Передает данные в ячейку с формулой.

В нашем случае – это столбец с ценой продуктов в прайсе. Формула ищет искомое значение ячейки A2 (Кофе) в первом столбце прайса и «подтягивает» данные из второго столбца (потому что мы указали цифру 2) в ячейку с формулой.

=ВПР(A2;$G$2:$H$11;2

Интервальный просмотр – это параметр, который может принимать 2 значения: «истина» или «ложь». Истина обозначается в формуле цифрой 1 и означает приблизительное совпадение с искомым значением. Ложь обозначается цифрой 0 и подразумевает точное совпадение. Приблизительный поиск и критерий «истина» обычно используют при работе с числами, а точный и «ложь» – в работе с наименованиями. 

В нашем случае искомое значение – это текстовое наименование. Поэтому используем точный поиск – ставим цифру 0 и закрываем скобку.

=ВПР(A2;$G$2:$H$11;2;0)

Автозаполнение

В конце протягиваем формулу вниз до конца, в результате чего происходит автозаполнение.

Чтобы функция ВПР правильно сработала во время автозаполнения, искомое значение должно быть относительной ссылкой, а таблица – абсолютной. 

• В нашем случае искомое значение – A2. Это относительная ссылка на ячейку, потому что в ней нет знаков «$». Благодаря этому ссылка на искомое значение меняется относительно каждой строчки, когда происходит автозаполнение в другие ячейки: A2 → A3 → … → A11. Это удобно, когда необходимо повторить формулу на несколько строк, ведь ее не приходится писать заново.

• Таблица зафиксирована абсолютной ссылкой «$G$2:$H$11». Это означает, что ссылки на ячейки не изменятся во время автозаполнения. Таким образом, расчет каждый раз будет корректным и опираться на таблицу. 

ВПР и приблизительный интервальный просмотр

В предыдущем примере мы «подтягивали» значения из таблицы, используя точный интервальный просмотр. Он подходит для работы с наименованиями. Теперь разберем ситуацию, когда может понадобиться приблизительный интервальный просмотр.

Задача. В магазин привезли товар. Необходимо присвоить каждому товару размер партии, опираясь на его количество.

Товары такие же, как и в первом примере, но задача изменилась: нужно привязать формулу не к наименованию, а к количеству

Решение. Заполняем формулу ВПР в ячейке «Партия», как было показано в предыдущем примере.

Разница в том, что теперь искомое значение – число, а интервальный просмотр – истина, что означает приблизительный поиск. Получается вот такой результат:

Что произошло? Аргумент «интервальный просмотр» имеет значение 1. Это значит, что формула ВПР ищет в таблице ближайшее меньшее искомое значение. 

В нашем случае количество товара «Кофе» – 380. ВПР берет это число в виде искомого значения, после чего ищет ближайшее меньшее в соседней таблице – число 300. В конце функция «подтягивает» данные из столбца напротив («Крупная»). Если количество товара «Кофе» = 340 – это «Крупная партия». Важно, чтобы крайний левый столбец таблицы, которая указана в формуле, был отсортирован по возрастанию. В противном случае ВПР не сработает. 

Значения и данные во второй таблице отсортированы по убыванию – ВПР не работает

Итоги

• Функция ВПР означает вертикальный просмотр. Она просматривает крайний левый столбец таблицы сверху вниз. 

• Синтаксис функции: =ВПР(искомое значение;таблица;номер столбца;интервальный просмотр).

• Функцию можно вписать вручную или в специальном окне (Shift + F3).

• Искомое значение – относительная ссылка, а таблица – абсолютная. 

• Интервальный просмотр может искать точное или приблизительное совпадение с искомым значением. 

• Приблизительный поиск и критерий «истина» обычно используют при работе с числами, а точный и «ложь» – в работе с наименованиями.

• Порядок работы с функцией подходит для Гугл-таблиц.

Функция ВПР может использоваться для поиска значения по строке в таблице в определённом массиве данных. Синтаксис нашей функции имеет следующий вид:

ВПР (искомое значение; диапазон поиска; номер столбца с входным значением; 0 (ЛОЖЬ) или 1 (ИСТИНА)).

ЛОЖЬ – точное значение, ИСТИНА – приблизительное значение.

Простейшая задача для функции ВПР. Например, у нас есть список лекарственных препаратов. Наша первая задача – найти стоимость препарата Хепилор.

В ячейке С12 начинаем писать функцию:

1. B12 – поскольку нам нужен Хепилор, выбираем ячейку с предварительно написанным названием искомого лекарства.
2. Далее выбираем диапазон данных B3:D10, где функция будет совершать поиск нужного нам значения. Крайний левый столбец диапазона должен содержать в себе искомый критерий, по которому производится поиск значения.
3. Следующий шаг – указать номер столбца в массиве B3:D10, из которого будет считана информация на одной строке с Хепилором. Столбцы нумеруются слева направо в самом диапазоне, в нашем примере первый столбец – В, но не А, поскольку А лежит вне области диапазона.

Поиск по столбце «Производитель» будет работать точно так же, нужно просто указать последовательность столбца, где находится нужная нам информация – заменяем цифру «3» в формуле (ячейка С27) на цифру «2»:

Есть определённая особенность, связанная со столбцами. Иногда в Excel-файле в таблицах некоторые ячейки объединяют. На картинке ниже в формуле на месте порядкового номера столбца у нас написана цифра «3», но результат – название производителя, а не цена, как в первом примере:

Произошел сдвиг нумерации столбцов как раз из-за наличия объединения ячеек в столбце «Лекарственное средство»: мы объединяли столбцы «H» и «I», зрительно столбец «Лекарственное средство» — это первый столбец, а «Производитель» — второй, НО формула нумерует их следующим образом:

• H – первый;
• I – второй;
• J – третий;
• K – четвертый.

Использование функции ВПР для поиска по критерию в данном примере кажется не совсем уместной, ведь любую информацию о продукте можно сразу прочитать без поиска, но когда диапазон вмещает сотни, тысячи названий, она значительно ускорит процесс и сэкономит очень много времени сравнительно с самостоятельным поиском.



Использование функции ВПР для работы с несколькими таблицами и другими функциями

В следующем примере рассмотрим, как ещё мы можем использовать функцию для поиска и получения информации по критериям и комбинирование функции с функцией ЕСЛИОШИБКА. Например, мы имеем два отчета – отчет о количестве товара и отчет о цене за единицу товара, которые нам необходимы для подсчета стоимости. Опять же, с небольшим количеством данных это вполне можно сделать вручную, но, когда мы имеем большой объем, справиться с этим скорее и эффективнее нам поможет функция ВПР. В ячейке D3 начинаем писать функцию:

1. B3 – критерий, по котором проводим поиск данных.
2. F3:G14 – диапазон, по котором наша функция будет осуществлять поиск совпадения критерия и данных по строке.
3. Цифра «2» — номер столбца с нужной нам информацией по критерию.
4. Цифра «0» (или можно использовать слово «ЛОЖЬ») — для точности результатов.

Таким образом, когда мы задаем формуле искомый критерий, она начинает поиск совпадений с верхней ячейки первого столбца (шаг 1 на картинке). Затем функция «читает» все критерии сверху вниз, пока не найдет точное совпадение (шаг 2). Когда ВПР дойдет до Хепилора, она отсчитает нужное количество столбцов вправо (шаг 3) и выдаст нам искомое значение для критерия – цену 86,90 (шаг 4):

Но сейчас у нас есть данные только по первому критерию. Для того чтобы заполнить третий столбец D первой таблицы до конца, нужно просто скопировать функцию до последнего критерия. Однако, на этом этапе для корректной работы диапазон, где совершается поиск, нужно закрепить, иначе массив данных «съедет» вниз и у нас ничего не получится. Для этого используем абсолютные ссылки для диапазона в ячейке D3 – выделяем курсором диапазон F3:G14 и нажимаем клавишу F4, после чего совершаем копирование формулы до конца таблицы:

В итоге мы получаем необходимый нам результат:

Однако, наш пример базировался на полном соответствии критериев с обеих таблиц – одинаковое количество товаров, одинаковые наименования. Но что, если, например, убрать последние четыре товара с отчета по ценам за упаковку? Тогда у нас будет ошибка #Н/Д в первой таблице в тех позициях, которые находятся на одной строке с искомым критерием:

Если вас не устраивает такое содержание ячеек, можно заменить значение ошибки. Для этого комбинируем функцию ВПР с функцией ЕСЛИОШИБКА. Синтаксис функции ЕСЛИОШИБКА(значение, значение_если_ошибка), таким образом значением у нас будет наша использованная функция ВПР, а значением если ошибка – то, что мы хотим видеть вместо #Н/Д, например, прочерк, но обязательно взятый в кавычки:

В результате мы получим красиво оформленную таблицу с надлежащим видом:

Использование приблизительного значения

Не всегда критерий, по которому происходит поиск, должен совпадать в таблицах точь-в-точь. Иногда будет достаточно некоторого диапазона, в который будет входить искомый критерий. Например, у нас есть список сотрудников с их показателями выполнения плана продаж и система мотивации, которая показывает нам сколько процентов премии от оклада заработали сотрудники:

Как видим, размер премии зависит от того диапазона по системе премирования, куда попал показатель выполнения продаж конкретного сотрудника. Мы видим, что если план выполнен менее, чем на 100% — премия не присваивается, а если на 107% (выше 100%, но меньше 110%), тогда сотрудник получает премию размером 10%. Описанные показатели премии нам нужно вписать с помощью функции ВПР в столбец «Премия» первой таблицы, только на этот раз критерий будет находиться в определённом диапазоне.

Для корректной работы нужно убедиться, что границы диапазонов во второй таблице крайнего левого столбца размещены по возрастанию сверху вниз (шаг 1). Формула берёт выбранный нами критерий и осуществляет поиск в первом столбце второй таблицы (шаг 2), просматривая все значения сверху вниз (шаг 3). Как только функция находит первое значение, которое превышает критерий с первой таблицы, делает «шаг назад» (шаг 4) и считывает значение, которое соответствует найденому критерию (шаг 5). Иными словами, при неточном поиске функция ВПР ищет меньшее значение для искомого критерия:

Таким образом, наша функция будет выглядеть так:

И результат использования функции ВПР с приблизительным поиском имеет вот такой результат:

Скачать все пошаговые примеры функции ВПР в Excel

Например, сотрудник Ольга имеет премию размером 0%, поскольку она выполнила 76% продаж, тоесть перевыполнила план на 0%. А сотрудник Наталья совершила продажи на 21% выше нормы и была премирована на 20%, что мы и видим, если сравнить самостоятельно данные с двух таблиц.

На этих примерах применение функции ВПР не заканчивается, есть много других задач, с которыми удобно справляться этой функцией. Она облегчает работу с большим массивом данных, минимизирует ошибки сравнительно с самостоятельными расчетами, проста в понимании и применении.

Иллюстрация: Meery Mary для Skillbox Media

Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.

ВПР (Vlookup, или вертикальный просмотр) — поисковая функция в Excel. Она находит значения в одной таблице и переносит их в другую. Функция ВПР нужна, чтобы работать с большими объёмами данных — не нужно самостоятельно сопоставлять и переносить сотни наименований, функция делает это автоматически.

Разберёмся, зачем нужна функция и как её использовать. В конце материала расскажем, что делать, если нужен поиск данных сразу по двум параметрам.

Представьте, что вы продаёте автомобили. У вас есть каталог с характеристиками авто и их стоимостью. Также у вас есть таблица с данными клиентов, которые забронировали эти автомобили.

Вам нужно сообщить покупателям, сколько стоят их авто. Перед тем как обзванивать клиентов, нужно объединить данные: добавить во вторую таблицу колонку с ценами из первой.

Просто скопировать и вставить эту колонку не получится. Искать каждое авто вручную и переносить цены — долго.

ВПР автоматически сопоставит названия автомобилей в двух таблицах. Функция скопирует цены из каталога в список забронированных машин. Так напротив каждого клиента будет стоять не только марка автомобиля, но и цена.

Ниже пошагово и со скриншотами разберёмся, как сделать ВПР для этих двух таблиц с данными.

Важно!

ВПР может не работать, если таблицы расположены в разных файлах. Тогда лучше собрать данные в одном файле, на разных листах.

---

ВПР работает по следующему принципу. Функция просматривает выбранный диапазон первой таблицы вертикально сверху вниз до искомого значения‑идентификатора. Когда видит его, забирает значение напротив него из нужного столбца и копирует во вторую таблицу.

Подробнее о том, как определить все эти значения, поговорим ниже. А пока разберёмся на примере с продажей авто, где найти функцию ВПР в Excel и с чего начать работу.

Сначала нужно построить функцию. Для этого выделяем ячейку, куда функция перенесёт найденное значение.

В нашем случае нужно перенести цены на авто из каталога в список клиентов. Для этого добавим пустой столбец «Цена, руб.» в таблицу с клиентами и выберем ячейку напротив первого клиента.

Дальше открываем окно для построения функции ВПР. Есть два способа сделать это. Первый — перейти во вкладку «Формулы» и нажать на «Вставить функцию».

Второй способ — нажать на «fx» в строке ссылок на любой вкладке таблицы.

Справа появляется окно «Построитель формул». В нём через поисковик находим функцию ВПР и нажимаем «Вставить функцию».

Появляется окно для ввода аргументов функции. Как их заполнять — разбираемся ниже.

---

Последовательно разберём каждый аргумент: искомое значение, таблица, номер столбца, интервальный просмотр.

Искомое значение — название ячейки с одинаковыми данными для обеих таблиц, по которым функция будет искать данные для переноса. В нашем примере это модель авто. Функция найдёт модель в таблице с каталогом авто, возьмёт оттуда стоимость и перенесёт в таблицу с клиентами.

Порядок действий, чтобы указать значение, выглядит так:

1. Ставим курсор в окно «Искомое значение» в построителе формул.
2. Выбираем первое значение столбца «Марка, модель» в таблице с клиентами. Это ячейка A2.

Выбранное значение переносится в построитель формул и одновременно появляется в формуле строки ссылок: fx=ВПР(A2).

Таблица — это диапазон ячеек, из которого функция будет брать данные для искомого значения. В этот диапазон должны войти столбцы с искомым значением и со значением, которое нужно перенести в первую таблицу.

В нашем случае нужно перенести цены автомобилей. Поэтому в диапазон обязательно нужно включить столбцы «Марка, модель» (искомое значение) и «Цена, руб.» (переносимое значение).

Важно!

Для правильной работы ВПР искомое значение всегда должно находиться в первом столбце диапазона. У нас искомое значение находится в ячейке A2, поэтому диапазон должен начинаться с A.

Порядок действий для указания диапазона:

1. Ставим курсор в окно «Таблица» в построителе формул.
2. Переходим в таблицу «Каталог авто».
3. Выбираем диапазон, в который попадают столбцы «Марка, модель» и «Цена, руб.». Это A2:E19.
4. Закрепляем выбранный диапазон. На Windows для этого выбираем значение диапазона в строке ссылок и нажимаем клавишу F4, на macOS — выбираем значение диапазона в строке ссылок и нажимаем клавиши Cmd + T. Закрепить диапазон нужно, чтобы можно было протянуть функцию вниз и она сработала корректно во всех остальных строках.

Выбранный диапазон переносится в построитель формул и одновременно появляется в формуле строки ссылок: fx=ВПР(A2;’каталог авто’!$A$2:$E$19).

Номер столбца — порядковый номер столбца в первой таблице, в котором находится переносимое значение. Считается по принципу: номер 1 — самый левый столбец, 2 — столбец правее и так далее.

В нашем случае значение для переноса — цена — находится в пятом столбце слева.

Чтобы задать номер, установите курсор в окно «Номер столбца» в построителе формул и введите значение. В нашем примере это 5. Это значение появится в формуле в строке ссылок: fx=ВПР(A2;’каталог авто’!$A$2:$E$19;5).

Интервальный просмотр — условное значение, которое настроит, насколько точно сработает функция:

• Если нужно точное совпадение при поиске ВПР, вводим 0.
• Если нужно приближённое соответствие при поиске ВПР, вводим 1.

В нашем случае нужно, чтобы функция подтянула точные значения цен авто, поэтому нам подходит первый вариант.

Ставим курсор в окно «Интервальный просмотр» в построителе формул и вводим значение: 0. Одновременно это значение появляется в формуле строки ссылок: fx=ВПР(A2;’каталог авто’!$A$2:$E$19;5;0). Это окончательный вид функции.

---

Чтобы получить результат функции, нажимаем кнопку «Готово» в построителе формул. В выбранной ячейке появляется нужное значение. В нашем случае — цена первой модели авто.

Дальше нужно протянуть это значение вниз до конца таблицы, чтобы функция нашла и перенесла цены всех оставшихся моделей. Для этого мы закрепляли интервал, когда заполняли аргументы.

Получилась таблица с ценами — можно звонить клиентам и сообщать о стоимости авто. Данные перенесены без ошибок, а потратили мы на это несколько минут.

В нашем примере модели автомобилей в таблицах не повторяются, поэтому мы ищем только по одному критерию — названию модели. Но бывают случаи, когда такой поиск не подходит.

Например, у нас несколько одинаковых моделей с разным цветом.

И по традиции есть таблица с клиентами, которые эти модели забронировали.

Если идти по классическому пути ВПР, получится такая функция: fx=ВПР(A29;’каталог авто’!$A$29:$E$35;5;0). В таком виде ВПР найдёт первую совпавшую модель и подтянет её стоимость. Параметр цвета не будет учтён.

Соответственно, цены у всех Nissan Juke будут 1 850 000 рублей, у всех Subaru Forester — 3 190 000 рублей, у всех Toyota C-HR — 2 365 000 рублей.

Поэтому в этом варианте нужно искать стоимость авто сразу по двум критериям — модель и цвет. Для этого нужно изменить формулу вручную. В строке ссылок ставим курсор сразу после искомого значения.

Дописываем в формулу фразу ЕСЛИ(‘каталог авто’!$B$29:$B$35=B29, где:

• ‘каталог авто’!$B$29:$B$35 — закреплённый диапазон цвета автомобилей в таблице, откуда нужно перенести данные. Это весь столбец с ценами.
• B29 — искомое значение цвета автомобиля в таблице, куда мы переносим данные. Это первая ячейка в столбце с цветом — дополнительным параметром для поиска.

Итоговая функция такая: fx=ВПР(A29;ЕСЛИ(‘каталог авто’!$B$29:$B$35=B29;’каталог авто’!$A$29:$E$35);5;0). Теперь значения цен переносятся верно.

Как использовать ВПР в «Google Таблицах»? В них тоже есть функция Vlookup, но нет окна построителя формул. Поэтому придётся прописывать её вручную. Перечислите через точку с запятой все аргументы и не забудьте зафиксировать диапазон. Для фиксации поставьте перед каждым символом значок доллара. В готовой формуле это будет выглядеть так: =ВПР(A2;’Лист1′!$A$2:$C$5;3;0).

Научитесь: Excel + Google Таблицы с нуля до PRO
Узнать больше

• • Как пользоваться ВПР в Excel
  • Особенности работы функции ВПР
  • Как использовать формулу ВПР в Excel для сравнения двух таблиц
  • Почему не работает ВПР в Excel
  • Когда Интервальный просмотр может быть = 1

Функция ВПР в Excel (в английской версии VLOOKUP) используется для подтягивания значений в таблицу из другой таблицы при условии совпадения критерия поиска. Расшифровывается ВПР как “вертикальный поиск результата”. В этой статье разберемся, как сделать ВПР в Excel, ниже будет понятная инструкция.

ВПР ищет первое совпадение по критерию в левом столбца указанной таблицы и подтягивает значение из указанного столбца этой таблицы.

Как сделать ВПР в Excel понятная инструкция

Чтобы понять, как пользоваться функцией ВПР в Excel, разберем ее синтаксис:

=ВПР(искомое значение; таблица; номер столбца; [интервальный просмотр])

Искомое значение — значение или ссылка на ячейку, по которой будем искать значения в другой таблице. Это критерий поиска.

Таблица — ссылка на таблицу, в которой будет искать.

Номер столбца — порядковый номер столбца относительно самого левого столбца из выделенного диапазона поиска.
Интервальный просмотр — указывается 0 (точный поиск) или 1 (приблизительный поиск)

Рассмотрим использование ВПР на примере:

Есть таблица с количеством гостей в отеле, необходимо понять, есть ли зависимость количества проживающих от того, насколько тепло в этом городе. Для этого нужно подтянуть значения температуры воздуха из таблицы справочника.

В качестве критерия будет использоваться название месяца.

Добавим в первую таблицу столбец Температура и напишем следующую формулу:

В примере формула ВПР ищет значение Январь из первой таблице в крайнем левом столбце второй таблицы. И подтягивает совпадающее значение из указанного столбца (в данном случае, из второго столбца).

Аргумент Интервальный просмотр задаем 0, чтобы функция искала точное совпадение. 

Запомним, что в абсолютном большинстве случаем Интервальный просмотр ставим = 0.

Кстати, если не указать интервальный просмотр совсем, то формула не выдаст ошибку, т.к. этот аргумент необязательный. Но результат будет неожиданным, поскольку в этом случае ВПР считает не указанный Интервальный просмотр равным 1 (а это приблизительный поиск).

Не забываем добавить абсолютные ссылки (значки доллара $) к диапазону, иначе диапазон “съедет” при копировании формулы.

Итак, мы получили в нашу таблицу значение из таблицы-справочника — подтянули по критерию названия месяца. Осталось только протянуть или скопировать формулу во все ячейки этого столбца.

Особенности работы функции ВПР

Несмотря на простоту использования формулы ВПР в Excel, у нее есть ряд особенностей, которые нужно учитывать в работе.

• Функция ВПР ищет совпадение строго в крайнем левом столбце выделенной таблицы.

Ключевые слова здесь — “выделенной” таблицы. Чтобы понять, что это значит, добавим к таблице-справочнику еще один столбец слева (Год).

Чтобы сделать такой же ВПР, как в предыдущем примере (по критерию Месяц), нужно выделять столбцы H:I, хотя таблица содержит столбцы G:I. Иначе Excel будет искать в крайнем левом столбце, в котором содержится не месяц, а год.

Вывод: аргумент Таблица в данном случае — это выделенный диапазон ячеек, а не то, что мы видим “глазами” и считаем таблицей.

• ВПР в Excel ищет первое совпадение с указанным критерием.

Для примера добавим еще одну строку в таблицу-справочник.

Теперь в таблице содержится два значения температуры для месяца Январь. 

Но при этом, даже если мы изменим интервал таблицы для поиска, затянув в нее новую строку Январь 2023, то значение, которое подтянула ВПР, не изменится.

ВПР взяло первое совпадение.

• В качестве критерия поиска можно использовать не только ссылку на ячейку (как в предыдущих примерах), но и ввести значение напрямую в формулу. Это не очень удобно, но возможно.

Текстовые значения необходимо вводить в кавычках, числовые — просто число.

Пример функции ВПР с текстовым критерием поиска

Пример функции ВПР с числовым критерием поиска

Как использовать формулу ВПР в Excel для сравнения двух таблиц

Функцию ВПР часто используют для сравнения двух таблиц.

• Сверка двух таблиц по пропускам значений

Для примера удалим из первой таблицы две строки. Наша задача — понять, каких месяцев не хватает в первой таблице.

Для этого во вторую таблицу при помощи функции ВПР подтянем значения из первой таблицы Excel.

Значения можно подтягивать любые, например, количество проживающих. В данном случае сами значения не важны, важны пропуски.

Значения по месяцам Июнь и Октябрь подтянулись с ошибкой #Н/Д (нет данных) — это значит, что в исходной таблице эти месяцы пропущены.

• Сверка числовых значений

Предположим, у нас есть статистика по количеству проживающих в другом отеле сети по месяцам и годам. Сравним с первым отелем. Для этого добавим новый столбец, и в нем сделаем ВПР по критерию месяца.

А теперь обратите внимание, что месяц Январь повторяется в обоих таблицах (разный год). Но для второго значения Январь в первую таблицу подтянулись цифры из первого значения Январь второй таблицы.

Это произошло потому, что ВПР в Excel ищет первое совпадение.

Выходы из ситуации:

• убедиться, что значения в столбце поиски во второй таблице уникальные
• использовать функцию СУММЕСЛИ или СУММЕСЛИМН
• использовать ВПР по нескольким критериям

Почему не работает ВПР в Excel

То, что ВПР не работает, можно понять по появлению ошибки #Н/Д.

Не работает ВПР — значит, что функция не находит значение. Причины:

• Ошибка в написании критерия. Часто в текст закрадываются лишние пробелы или латинские буквы вместо кириллицы, и тогда появится ошибка.

В данном примере в конце слова Январь стоит невидимый пробел. А поскольку функция ВПР в Excel ищет точное совпадение Январь + пробел в конце и просто Январь — это два разных значения.

• Съехал или “не дотянут” диапазон таблицы для поиска.

В данном случае значение Январь не попало в диапазон поиска, поэтому появилась ошибка #Н/Д.

Также часто при появлении новых строк в таблице-источнике забывают исправлять диапазон в формуле ВПР (он как бы не дотягивается до конца таблицы), тогда тоже будет ошибка.

Когда Интервальный просмотр может быть = 1

Аргумент Интервальный просмотр в ВПР может принимать только два значения — 0 или 1 (если его не указать, то по умолчанию считается 1).

Во всех предыдущих примерах мы использовали интервальный просмотр = 0. Это подходит для большинства ситуаций на практике.

Но иногда необходимо использовать интервальный просмотр = 1. Как правило, он используется для числовых критериев, чтобы подтянуть значение из определенного диапазона критериев.

Более подробно об этом — в статье

В этой статье мы узнали, как сделать ВПР в Excel, надеюсь, это была понятная инструкция.

---

   Сообщество Excel Analytics | обучение Excel

    Канал на Яндекс.Дзен 

---

Вам может быть интересно:

Кому лень или нет времени читать — смотрим видео. Подробности и нюансы — в тексте ниже.

Постановка задачи

Итак, имеем две таблицы — таблицу заказов и прайс-лист:

Задача — подставить цены из прайс-листа в таблицу заказов автоматически, ориентируясь на название товара с тем, чтобы потом можно было посчитать стоимость.

Решение

В наборе функций Excel, в категории Ссылки и массивы (Lookup and reference) имеется функция ВПР (VLOOKUP). Эта функция ищет заданное значение (в нашем примере это слово «Яблоки») в крайнем левом столбце указанной таблицы (прайс-листа) двигаясь сверху-вниз и, найдя его, выдает содержимое соседней ячейки (23 руб.) Схематически работу этой функции можно представить так:

Для простоты дальнейшего использования функции сразу сделайте одну вещь — дайте диапазону ячеек прайс-листа собственное имя. Для этого выделите все ячейки прайс-листа кроме «шапки» (G3:H19), выберите в меню Вставка — Имя — Присвоить (Insert — Name — Define) или нажмите CTRL+F3 и введите любое имя (без пробелов), например Прайс. Теперь в дальнейшем можно будет использовать это имя для ссылки на прайс-лист.

Теперь используем функцию ВПР. Выделите ячейку, куда она будет введена (D3) и откройте вкладку Формулы — Вставка функции (Formulas — Insert Function). В категории Ссылки и массивы (Lookup and Reference) найдите функцию ВПР (VLOOKUP) и нажмите ОК. Появится окно ввода аргументов для функции:

Заполняем их по очереди:

• Искомое значение (Lookup Value) — то наименование товара, которое функция должна найти в крайнем левом столбце прайс-листа. В нашем случае — слово «Яблоки» из ячейки B3.
• Таблица (Table Array) — таблица из которой берутся искомые значения, то есть наш прайс-лист. Для ссылки используем собственное имя «Прайс» данное ранее. Если вы не давали имя, то можно просто выделить таблицу, но не забудьте нажать потом клавишу F4, чтобы закрепить ссылку знаками доллара, т.к. в противном случае она будет соскальзывать при копировании нашей формулы вниз, на остальные ячейки столбца D3:D30.
• Номер_столбца (Column index number) — порядковый номер (не буква!) столбца в прайс-листе из которого будем брать значения цены. Первый столбец прайс-листа с названиями имеет номер 1, следовательно нам нужна цена из столбца с номером 2.
• Интервальный_просмотр (Range Lookup) — в это поле можно вводить только два значения: ЛОЖЬ или ИСТИНА:
• Если введено значение 0 или ЛОЖЬ (FALSE), то фактически это означает, что разрешен поиск только точного соответствия, т.е. если функция не найдет в прайс-листе укзанного в таблице заказов нестандартного товара (если будет введено, например, «Кокос»), то она выдаст ошибку #Н/Д (нет данных).
• Если введено значение 1 или ИСТИНА (TRUE), то это значит, что Вы разрешаете поиск не точного, а приблизительного соответствия, т.е. в случае с «кокосом» функция попытается найти товар с наименованием, которое максимально похоже на «кокос» и выдаст цену для этого наименования. В большинстве случаев такая приблизительная подстановка может сыграть с пользователем злую шутку, подставив значение не того товара, который был на самом деле! Так что для большинства реальных бизнес-задач приблизительный поиск лучше не разрешать. Исключением является случай, когда мы ищем числа, а не текст — например, при расчете Ступенчатых скидок.

Все! Осталось нажать ОК и скопировать введенную функцию на весь столбец.

Ошибки #Н/Д и их подавление

Функция ВПР (VLOOKUP) возвращает ошибку #Н/Д (#N/A) если:

• Включен точный поиск (аргумент Интервальный просмотр=0) и искомого наименования нет в Таблице.
• Включен приблизительный поиск (Интервальный просмотр=1), но Таблица, в которой происходит поиск не отсортирована по возрастанию наименований.
• Формат ячейки, откуда берется искомое значение наименования (например B3 в нашем случае) и формат ячеек первого столбца (F3:F19) таблицы отличаются (например, числовой и текстовый). Этот случай особенно характерен при использовании вместо текстовых наименований числовых кодов (номера счетов, идентификаторы, даты и т.п.) В этом случае можно использовать функции Ч и ТЕКСТ для преобразования форматов данных. Выглядеть это будет примерно так:
  =ВПР(ТЕКСТ(B3);прайс;0)
  Подробнее об этом можно почитать тут.
• Функция не может найти нужного значения, потому что в коде присутствуют пробелы или невидимые непечатаемые знаки (перенос строки и т.п.). В этом случае можно использовать текстовые функции СЖПРОБЕЛЫ (TRIM) и ПЕЧСИМВ (CLEAN) для их удаления:
  =ВПР(СЖПРОБЕЛЫ(ПЕЧСИМВ(B3));прайс;0)
  =VLOOKUP(TRIM(CLEAN(B3));прайс;0)

Для подавления сообщения об ошибке #Н/Д (#N/A) в тех случаях, когда функция не может найти точно соответствия, можно воспользоваться функцией ЕСЛИОШИБКА (IFERROR). Так, например, вот такая конструкция перехватывает любые ошибки создаваемые ВПР и заменяет их нулями:

=ЕСЛИОШИБКА(ВПР(B3;прайс;2;0);0)

=IFERROR(VLOOKUP(B3;прайс;2;0);0)

P.S.

Если нужно извлечь не одно значение а сразу весь набор (если их встречается несколько разных), то придется шаманить с формулой массива. или использовать новую функцию ПРОСМОТРX (XLOOKUP) из Office 365.

Ссылки по теме 

• Усовершенствованный вариант функции ВПР (VLOOKUP 2).
• Быстрый расчет ступенчатых (диапазонных) скидок при помощи функции ВПР.
• Как сделать «левый ВПР» с помощью функций ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ
• Как при помощи функции ВПР (VLOOKUP) заполнять бланки данными из списка
• Как вытащить не первое, а сразу все значения из таблицы
• Функции VLOOKUP2 и VLOOKUP3 из надстройки PLEX

Функция ВПР (VLOOKUP) в Excel используется для поиска данных из одной таблицы и сопоставления их с данными из другой таблицы.

Функция ВПР в Excel для чайников

На примере ниже, в таблице справа, мы хотим подставить данные результатов экзамена по математике для студента Сидорова. Нам известны данные по всем студентам из таблицы слева. Используя формулу, мы можем подставить необходимые для нас данные.

Синтаксис

=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup]) — английская версия

=ВПР(искомое_значение, таблица, номер_столбца, [интервальный_просмотр]) — русская версия

Аргументы функции

• lookup_value (искомое_значение) — это величина для поиска, из крайнего левого столбца таблицы. Это может быть значение, ссылка на ячейку или текстовая строка. В примере со студентами это их фамилии;
• table_array (таблица) — это диапазон данных, в котором будет осуществлен поиск. Это может быть ссылка на диапазон ячеек или именованный диапазон. В примере с таблицей со студентами, это будет вся таблица, которая содержит оценку и фамилии студентов;
• col_index (номер_столбца) — это порядковый номер столбца в диапазоне с данными, из которого будет получена искомая величина;
• [range lookup] ([интервальный_просмотр]) — этот аргумент указывает на точность совпадения данных при поиске. Укажите «0» — если точное, «1» — если приблизительное совпадение.

Дополнительная информация

• совпадение искомых данных может быть точным и приблизительным;
• при сопоставлении по приблизительной точности данных убедитесь, что данные в таблицах отсортированы в убывающем порядке (от большого к малому). Иначе, результат сопоставления будет некорректным;
• при сопоставлении данных по приблизительной точности:
  — если функция не найдет искомое значение, она выдаст наибольшую величину, которая будет меньше чем значения поиска;
  — если функция при сопоставлении выдает ошибку #N/A, то искомое значение меньше чем самая маленькая величина в искомом диапазоне;
  — вы можете использовать подстановочные знаки для искомых значений.

Примеры использования ВПР в Excel

Пример 1. Ищем результат экзамена для студента

На примере ниже, в левой колонке таблицы указан список студентов. В правой части таблицы указаны итоговые баллы по экзаменам этих студентов.

Перед нами стоит задача узнать, какой балл получил студент Петров по Физике.

Узнать это мы можем с помощью формулы ниже:

=VLOOKUP(«Петров»,$A$3:$E$10,3,0) — английская версия

=ВПР(«Петров»;$A$3:$E$10;3;0) — русская версия

Формула выше состоит из четырех аргументов:

• “Петров” — фамилия, данные по которой, ищем;
• $A$3:$E$10 — диапазон данных с результатами экзаменов;
• “3” —  порядковый номер столбца диапазона данных со значением оценки по Физике;
• “0” —  точное совпадение искомого значения.

Ниже, наглядно изображено как работает по примеру наша функция.

Сначала, она ищет в крайней левой колонке диапазона данных фамилию “Петров”. Поиск происходит сверху вниз.

Как только Excel нашел точное совпадение “Петров” в диапазоне данных, система “шагает” в право, на третью колонку для отображения искомых данных.

Используя этот подход вы можете получить любые данные по каждому студенту и учебному предмету.

Например, чтобы найти результаты экзамена для студента Пескова по Химии, нам нужна формула:

=VLOOKUP(«Песков»,$A$20:$E$28,4,0) — английская версия

=ВПР(«Песков»;$A$20:$E$28;4;0) — русская версия

В приведенном выше примере фамилия студента указана в двойных кавычках. Также, можно использовать ссылку на ячейку с искомым значением. Ссылка на ячейку делает формулу динамической.

Например, если у вас есть ячейка с фамилией, и вы ищете оценку по математике, результат будет автоматически обновляться при изменении имени учащегося (как показано ниже):

Если в качестве аргумента поиска будет введена фамилия студента, которой нет в диапазоне данных, функция выдаст ошибку.

Пример 2. Двухфакторный поиск данных

На примере выше мы указывали вручную в качестве атрибута «номер_столбца» порядковый номер колонки с данными.

Но что, если мы хотим сделать поиск динамическим? Что если, мы хотим вводить имя студента и название предмета и функция автоматически выведет нужные данные? Для этого нам потребуется использовать двух факторный поиск.

Ниже пример двух факторного поиска:

Чтобы сделать двух факторную формулу поиска, важно сделать выбор данных из колонок динамическим. Так, когда пользователь меняет название предмета: Физика, Математика и т.д., в формуле изменяется соответствующий атрибут столбца с данными.

Чтобы сделать это, нам потребуется функция MATCH (ПОИСКПОЗ) в качестве аргумента отвечающего за порядковый номер колонки.

Так будет выглядеть формула для двухфакторного поиска:

=VLOOKUP($G$5,$A$4:$E$12,MATCH($H$4,$A$3:$E$3,0),0) — английская версия

=ВПР($G$5;$A$4:$E$12;ПОИСКПОЗ($H$4;$A$3:$E$3;0);0) — русская версия

В формуле выше используется функция MATCH (ПОИСКПОЗ), которая отвечает за порядковый номер колонки с данными. MATCH (ПОИСКПОЗ) принимает название учебного предмета как значение поиска (в ячейке “H4”) и возвращает его позицию в диапазоне ячеек “A2:E2”.

Если указать “Математика”, Excel вернет “2”, поскольку “Математика” находится в ячейке “B2” (вторая по счету в этом массиве).

Пример 3. Используем выпадающий список при двух факторном поиске

Используя способ из примера №2, нам требуется делать много ручной работы. Высок риск допустить ошибку и потратить много времени, особенно, если вы работаете с большим объемом данных.

Здесь лучше использовать выпадающие списки как значения для поиска (в нашем примере это фамилии студентов и учебные предметы).

Основываясь на тех данных, что вы выберете из выпадающего списка, функция автоматически выведет необходимые данные, как это указано на примере ниже:

Такой подход позволяет создать дашборд, с помощью которого вы легко сможете обрабатывать большие списки с данными.

Ниже мы рассмотрим, как сделать такую таблицу.

Для этого нам потребуется формула из Примера №2:

=VLOOKUP($G$5,$A$4:$E$12,MATCH($H$4,$A$3:$E$3,0),0) — английская версия

=ВПР($G$5;$A$4:$E$12;ПОИСКПОЗ($H$4;$A$3:$E$3;0);0) — русская версия

Данные поиска были преобразованы в выпадающие списки.

Чтобы сделать выпадающий список, нужно:

• Выбрать ячейку, в которой вы хотите создать выпадающий список. В нашем примере в ячейке “G4” мы указали фамилии студентов.
• Перейти к вкладке Данные -> Проверка данных.
• В диалоговом окне «Проверка данных» на вкладке «Настройки» выбрать «Список» и в раскрывающемся списке выберите «Разрешить».
• В источнике выбрать $A$3:$A$10
• Нажать «ОК».

Теперь у вас появится раскрывающийся список в ячейке “G4”. Аналогично, вы можете создать его в “H3” для предметов.

Пример 4. Трех факторный поиск данных ВПР

Что такое трех факторный поиск?

В Примере 2 мы использовали одну таблицу с оценками для студентов по разным предметам. Это пример двухфакторного поиска, поскольку мы используем две переменные для получения оценки (фамилия студента и предмет).

Теперь предположим, что к концу года студент прошел три уровня экзаменов: «Вступительный», «Полугодовой» и «Финальный экзамен».

Трехсторонний поиск — это возможность получить отметки студента по предмету с определенным уровнем экзамена.

Вот пример трехстороннего поиска:

В приведенном выше примере, функция ищет данные в трех разных таблицах с данными («Вступительный», «Полугодовой» и «Финальный экзамен») и возвращает значения оценок студента по определенному предмету по конкретному уровню экзамена.

Для таких расчетов нам поможет формула:

=VLOOKUP(G5,CHOOSE(IF(H3=»Вступительный»,1,IF(H3=»Полугодовой»,2,3)),$A$4:$E$12,$A$16:$E$24,$A$28:$E$36),MATCH(H4,$A$3:$E$3,0),0) — английская версия

=ВПР(G5;ВЫБОР(ЕСЛИ(H3=»Вступительный»;1;ЕСЛИ(H3=»Полугодовой»;2;3));$A$4:$E$12;$A$16:$E$24;$A$28:$E$36);ПОИСКПОЗ(H4;$A$3:$E$3;0);0) — русская версия

Эта формула использует функцию CHOOSE (ВЫБОР), чтобы убедиться, что данные выбраны из правильной таблицы. Давайте проанализируем часть формулы CHOOSE (ВЫБОР):

CHOOSE(IF(H3=»Вступительный»,1,IF(H3=»Полугодовой»,2,3)),$A$4:$E$12,$A$16:$E$24,$A$28:$E$36),MATCH(H4,$A$3:$E$3,0),0) — английская версия

ВЫБОР(ЕСЛИ(H3=»Вступительный»;1;ЕСЛИ(H3=»Полугодовой»;2;3));$A$4:$E$12;$A$16:$E$24;$A$28:$E$36);ПОИСКПОЗ(H4;$A$3:$E$3;0);0) — русская версия

Первый аргумент формулы (IF(H3=»Вступительный»,1,IF(H3=»Полугодовой»,2,3) или (ЕСЛИ(H3=»Вступительный»;1;ЕСЛИ(H3=»Полугодовой»;2;3) проверяет ячейку “H3” и определяет, на какой уровень экзамена ссылаются. Если это «Вступительный», функция возвращает данные из диапазона $A$4:$E$12, который содержит оценки для вступительного экзамена.

Если выбран уровень «Полугодовой», то система возвращает данные из диапазона $A$16:$E$24, в другом случае она возвращает данные из диапазона $A$28:$E$36.

Такой подход делает массив таблиц динамическим и трех факторным.

Пример 5. Получаем последнее значение колонки с помощью функции VLOOKUP (ВПР)

С помощью ВПР вы можете вычислить последнее число из списка.

Наибольшее положительное число, которое вы можете использовать в Excel, равно 9.99999999999999E + 307. Это также означает, что самый большой номер поиска в номере VLOOKUP также 9.99999999999999E + 307.

Я не думаю, что вам когда-нибудь понадобится какой-то расчет, в котором участвует такое большое число. Но с его помощью мы можем получить последнее число в списке.

Предположим, у вас есть набор данных (в диапазоне ячеек A1:A14), как показано ниже, и вы хотите получить число из последней ячейки в списке.

Для этого нам подойдет следующая формула:

=VLOOKUP(9.99999999999999E+307,$A$1:$A$14,TRUE) — английская версия

=ВПР(9.99999999999999E+307;$A$1:$A$14;ИСТИНА)

Обратите внимание, что в формуле выше используется приблизительная точность совпадения данных (несмотря на это нет необходимости упорядочивать список).

Вот как работает функция с приблизительной точностью совпадения данных. Она просматривает левую колонку сверху вниз.

• Если он находит точное совпадение, она возвращает это значение;
• Если она находит число, превышающее значение поиска => возвращает число в ячейке над ним;
• Если значение поиска больше всех чисел в списке, функция возвращает последнее число из списка.

В нашем примере работает третий сценарий.

Число 9.99999999999999E + 307 это самое большое число, которое можно использовать в Excel, когда оно используется как критерий поиска, тогда функция VLOOKUP (ВПР) возвращает последнее число из списка.

Таким же образом вы можете использовать этот принцип для возврата последнего текстового элемента из списка. Вот формула, которая может это сделать:

=VLOOKUP(«яяя»,$A$1:$A$14,1,TRUE) — английская версия

=ВПР(«яяя»;$A$1:$A$14;1;ИСТИНА) — русская версия

Здесь действует та же логика. Система просматривает все названия из списка. Так как “яяя” самое большое текстовое значение => результатом вычисления будет самое крайнее значение из списка данных.

Пример 6. Частичный поиск с использованием символов подстановочных знаков и ВПР

Символы подстановки в Excel могут быть полезными во многих ситуациях.

Частичный поиск необходим, когда вам нужно искать значение в списке, в котором нет точного соответствия искомым данным.

Например, у вас есть набор данных, как показано ниже, и вы хотите найти компанию “ABC” в списке, но в списке есть только “ABC Ltd” вместо “ABC”.

Вы не можете использовать “ABC” в качестве значения поиска, так как в столбце “A” нет точного соответствия. Приблизительное совпадение часто приводит к ошибочным результатам и требует сортировки списка в порядке возрастания.

Однако, вы можете использовать подстановочный знак в VLOOKUP (ВПР) для более точного соответствия данных.

Введите следующую формулу в ячейку “D2” и перетащите ее в другие ячейки:

=VLOOKUP(«*»&C2&»*»,$A$2:$A$8,1,FALSE) — английская версия

=ВПР(«*»&C2&»*»;$A$2:$A$8;1;ЛОЖЬ) — русская версия

Как это работает?

В формуле, указанной выше мы добавили к значению поиска “звездочки” с двух сторон. Указывая такие “звездочки” вы даете Excel понять, что готовы осуществить поиск, при котором в искомых данных как в начале так и в конце значения могут быть любые другие слова, буквы или цифры.

Таким образом, осуществляя поиск, Excel будет понимать, что необходимо искать значение, которое содержит слово из ячейки “С2” (в нашем примере).

Например, в ячейке “C2” указано название компании “ABC”, поэтому функция просматривает значения в диапазоне данных  “A2:A8” и ищет “ABC”. Она находит соответствие в ячейке “A2”, так как та содержит слово “ABC” в “ABC Ltd”. Не имеет значения, есть ли какие-либо символы слева или справа от “ABC”.

Примечание: ВПР всегда возвращает первое совпадающее значение и перестает искать дальше. Поэтому, если у вас есть название компании “ABC Ltd”. и “ABC Corporation” в списке, она вернет первый по порядку и проигнорирует остальные.

Пример 7. Функция ВПР возвращает ошибку, несмотря на совпадение в значении поиска

Это может свести вас с ума, когда вы увидите, что имеется соответствующее значение поиска, а функция возвращает ошибку.

Например, у вас в таблице есть очевидное соответствие (Иван), но система по-прежнему возвращает ошибку.

Рассматривая значения в таблице глубже, вы можете заметить, что в диапазоне данных значение “Иван “ написано с пробелом. Если в диапазоне данных по которым вы осуществляете поиск есть пробелы до значений, после или между словами, то функция их не сопоставит.

Решение есть, и зовут его — функция TRIM. Она удаляет все лишние пробелы в значениях.

Ниже формула, которая поможет вам сопоставить данные несмотря на лишние пробелы в диапазоне данных.

=VLOOKUP(«Иван»,TRIM($A$2:$A$15),1,0) — английская версия

=ВПР(«Иван»,СЖПРОБЕЛЫ($A$2:$A$15);1;0) — русская версия

Для того, чтобы функция TRIM (СЖПРОБЕЛЫ) заработала при использовании VLOOKUP (ВПР), следует вводить формулу после набора не с помощью клавиши Enter на клавиатуре, а с помощью сочетания клавиш Ctrl + Shift + Enter.

Пример 8. Функция ВПР в Excel с несколькими условиями

Функция в своей базовой форме может искать одно значение поиска и возвращать соответствующие данные из указанного диапазона данных.

Но часто нам необходимо использовать VLOOKUP с поиском по несколькими критериям.

Представим, что у вас есть таблица с результатами экзаменов студентов по трем уровням экзамена: «Вступительный», «Полугодовой» и «Финальный экзамен»:

Сопоставить данные по конкретному студенту, предмету и уровню экзамена с помощью функции ВПР — нелегкая задача, так как сопоставляя данные по студенту и предмету, она будет выдавать результат первого совпадения, но далеко не факт, что этот результат будет корректным и соответствовать необходимому уровню экзамена.

Осуществить поиск по студенту + названию предмета + уровню экзамена можно с помощью создания вспомогательного столбца, как показано на примере ниже:

Теперь, нам необходимо создать уникальный ID для каждого студента и уровня экзамена с помощью формулы во вспомогательном столбце: =A2&»|»&B2.

Протяните эту формулу в каждую ячейку столбца данной таблицы. Таким образом мы создадим уникальный ID, по которому мы можем сопоставлять данные.

Благодаря вспомогательному столбцу мы избежали того, что при сопоставлении данных, функция будет выдавать данные по не нужному уровню экзамена.

Теперь вы можете использовать значения вспомогательного столбца в качестве значений поиска.

Ниже формула, с помощью которой удобно сопоставлять данные из вашей таблицы в список студентов, распределенных по уровню экзамена.

=VLOOKUP($F3&»|»&G$2,$C$2:$D$19,2,0) — английская версия

=ВПР($F3&»|»&G$2;$C$2:$D$19;2;0) — русская версия

С помощью этой формулы мы объединили имя студента и уровень экзамена, чтобы получить значение поиска которое мы проверяем его во вспомогательном столбце и получить данные.

Пример 9. Обработка ошибок с помощью функции ВПР

Функция возвращает ошибку каждый раз, когда не может сопоставить значение поиска в заданном диапазоне данных.

В Excel есть возможность заменить сообщения об ошибке на заданное вами текстовое или числовое значение типа “Нет”, “Не доступно”, “Нет данных” и.т.д.

На примере ниже, мы пытаемся сопоставить результаты экзамена студента Ивана из таблицы. Но так как данных по Ивану в таблице нет, функция выдает ошибку.

Для того, чтобы заменить сообщение ошибки на какое-то более формальное значение нам поможет функция ЕСЛИОШИБКА(IFERROR):

=IFERROR(VLOOKUP(D2,$A$2:$B$7,2,0),»Нет данных») — английская версия

=ЕСЛИОШИБКА(ВПР(D2;$A$2:$B$7;2;0);»Нет данных») — русская версия

Функция ЕСЛИОШИБКА(IFERROR) проверяет, если в результате вычислений по формуле выдается ошибка, то она выдает, то значение, которое вы указали в функции ЕСЛИОШИБКА(IFERROR), например “Нет данных”.

Любой человек, имеющий дело с цифрами, — для профессионального ли интереса либо просто из любви к искусству, — конечно, первым делом освоит калькулятор. Что дальше? На очереди гениальная по своей сути программа для работы с числами — Excel. Знать эту программу в совершенстве, равно как и знать в совершенстве математику, наверное, невозможно. Однако существуют базовые возможности в программе, функции «Эксель», зная которые с уверенностью на 90 % можно говорить об умении работать с данными на уровне уверенного пользователя. Одна из таких наиважнейших функций в Excel — VLOOKUP, она очень многогранна. Как пользоваться VLOOKUP в Excel (для чайников) рассматривается в статье. Конечно, восприятие теории не принесет полного понимания процесса использования функции. Необходима практика сначала на небольших массивах данных, затем на таблицах любых размеров.

Сущность и назначение функции ВПР в Excel

Вам будет интересно:Война в «Майнкрафте» или как разнообразить симулятор строительства

Функция ВПР позволяет сэкономить много времени таким специалистам, как экономисты, финансисты, бухгалтера, технологи. Описание функции VLOOKUP в Excel и пример ее применения необходимо начать с рассмотрения ситуации, с которой часто сталкиваются специалисты разного рода в своей работе. Если есть две таблицы, в которых фигурируют одни и те же определяемые данные (например, наименования товаров), но определения к ним в разных таблицах разнятся, например в одной стоит количество, а в другой цена. При этом стоит задача объединить все эти данные вместе и произвести соответствующие расчеты — в таких ситуациях на помощь и приходит функция ВПР. Для понимания, как работает VLOOKUP в Excel, ниже представлены две таблицы. В каждой из них присутствует код товара. В одной проставлено соответствующее количество, в другой — цена. Для подстановки цены в первую таблицу и используется ВПР.

Вам будет интересно:BYD S6: фото, характеристики, особенности автомобиля и отзывы владельцев

Подстановка вручную данных между таблицами — это огромная трата времени и сил сотрудника, ошибок при этом избежать не получится. При помощи ВПР можно найти соответствующие значения быстро и просто. Для глубокого понимания, как пользоваться VLOOKUP в Excel, необходимо разобрать все аргументы функции.

Аргументы функции

Вам будет интересно:Chevrolet Equinox: обзор, характеристики, отзывы

Для применения функции необходимо встать в результирующую ячейку, выбрать на ленте вкладку «Формулы» — «Ссылки и массивы» — «ВПР». В ячейке появилась надпись «=ВПР(«. Теперь необходимо правильно ввести аргументы функции. Можно сделать это через точку с запятой прямо в строке формул. Однако начинающему пользователю удобнее это сделать через диалоговое окно аргументов функции.

Функция ВПР имеет четыре аргумента — искомое значение, таблица, номер столбца, интервальный просмотр. Первые три, выделенные в диалоговом окне жирным шрифтом, обязательны к заполнению. Объясняем, что такое аргументы функции:

• искомое значение — что искать;
• таблица — где искать;
• номер столбца — в каком столбце искать;
• интервальный просмотр — отсортировано.

Аргумент «Искомое значение»

В первое поле нужно ввести то, что нужно искать. Здесь может быть число, текст, дата. Можно вводить абсолютным значением, можно проставить ссылку на ячейку с нужным значением. Искомое значение теоретически должно присутствовать в обеих таблицах. В примере, приведенном выше, таким значением может стать код товара. Во избежание ошибок лучше воспользоваться ссылкой.

При использовании текста в качестве искомого значения , его необходимо взять в кавычки. При ссылке на ячейку с текстом кавычки не нужны. Регистр при вводе текста значения не имеет. Может использоваться нечеткий поиск, по фрагменту текста. Для этого внутри кавычек нужно заключить фрагмент текста в символы *.

Самой распространенной проблемой при использовании функции является разный формат ячеек в диапазонах. Если в поле первого аргумента поставить ссылку на ячейку, где данные стоят в текстовом формате, а в диапазоне поиска данные будут в числовом формате, при внешней идентичности значений ВПР соответствия не найдет.

Перевести в числовой формат просто — нужно умножить массив на единицу.

Аргумент «Таблица»

Здесь необходимо ввести диапазон, где функция будет искать первое введенное значение. Диапазоном для поиска значений будет первый столбец выделенной области. Значение, которое требуется найти и проставить как результат, должно находиться в столбце правее, чем столбец поиска соответствия. Это является одним из ключевых недостатков использования ВПР: для возможности работы с ней таблицу часто приходится перестраивать, чтобы искомые данные были слева. Диапазон можно вводить как вручную, так и ссылкой. В примере это выглядит так:

Вам будет интересно:Aston Martin DB5: фото, характеристики и интересные факты об автомобиле

Диапазоном здесь служит правая таблица. Искомое значение в столбце справа, там Excel будет искать значение 3187849428, значение, которое необходимо найти и подставить как результат формулы — слева. Для получения точного результата лучше зафиксировать диапазон, выделив его и нажав клавишу F4, ссылка на массив станет абсолютной.

Аргумент «Номер столбца»

Здесь необходимо цифрой проставить, в каком по счету столбце, от самого левого, необходимо взять значение для подстановки как результат исчисления. В вышеуказанном примере — это второй столбец, в строку аргументов необходимо проставить цифру 2. Если бы между столбцом «Код» и «Цена» был бы еще один столбец, то нужно было бы проставить цифру 3 и так далее.

Аргумент «Интервальный просмотр»

Заполнение это поля необязательно, но может оказаться очень важным. Здесь может стоять одно из двух значений — 1 (истина) или 0 (ложь). Большинство пользователей полагают, что функция данного аргумента — определить точность совпадения искомых значений. Это не совсем правильно. При указании единицы, если в диапазоне таблицы есть повторы, функция вернет последнее найденное значение. При этом функция ВПР будет принимать во внимание все значения меньше или равные введенному в поле «Искомое значение». Если функция найдет большее значение, а меньшего или равного не найдет, она выдаст ошибку Н/Д.

Видно, что в поле «Значение» введено число 3187849425, такого значения в искомом диапазоне нет и программа, найдя все значения меньше или равные искомому, вернула значение соответствующее последнему, подходящему в списке коду, — 3187848593, цена которого 2479,46 рублей. Если поле «Интервальный просмотр оставить незаполненным, функция будет работать по той же схеме, что и со значением единицы.

При введении в поле аргумента значения 0 функция вернет только значение, соответствующее равному искомому. При наличии в диапазоне поиска повторений — функция возьмет первое совпадение. При использовании формулы с аргументом 0 функция работает намного дольше, однако намного точнее.

Особенности использования ВПР по нескольким условиям

Применение функции ВПР — процесс зачастую творческий, требующий от пользователя математического мышления. Часто возникает необходимость найти соответствие не по одному столбцу, а по двум и даже более. С помощью дополнительных действий применить функцию VLOOKUP тоже можно. Нужно создать дополнительные столбцы в обеих таблицах, где объединить данные из рассматриваемых столбцов. Сделать это можно с помощью функции «СЦЕПИТЬ» или значка «&».

Как пользоваться функцией ВПР, если данные на разных листах

Как пользоваться VLOOKUP в Excel на разных листах, в разных файлах?. Часто пользователи создают некие справочники, с которыми необходимо сравнить и найти соответствия. Различия работы в таких условиях заключается в несколько ином виде поля «Таблица » в окне аргументов функций. Перед введением диапазона необходимо проставить номер листа (если данные находятся в одной книге) или наименование файла (если данные не в одной книге). Если в вышеуказанном примере прайс скопировать в отдельный файл, назвать его «Прайс» и, при помощи функции ВПР, искать там цены, это будет выглядеть следующим образом:

Все вышеуказанные действия можно сделать при помощи ссылки. Нужно поставить курсор в поле «Таблица», перейти в нужный файл и мышью выделить диапазон. Иногда бывает, что таблица не вставляется как ссылка в окно. Тогда необходимо сделать следующее: открыть первоначальную таблицу, где нужно произвести расчеты, затем через меню «Файл» — «Открыть» найти вторую таблицу. Открытые таким образом файлы взаимодействуют безотказно.

Все вышеуказанные действия можно сделать при помощи ссылки. Нужно поставить курсор в поле «Таблица», перейти в нужный файл и мышью выделить диапазон. Иногда бывает, что таблица не вставляется как ссылка в окно. Тогда необходимо сделать следующее: открыть первоначальную таблицу, где нужно произвести расчеты, затем через меню «Файл» — «Открыть» найти вторую таблицу. Открытые таким образом файлы взаимодействуют безотказно.

Весить файл, в котором находятся формулы с ВПР, при ссылке на другие файлы будет значительно больше, чем без них. Это может сделать проблематичным, например, пересылку файла. Для того чтобы избежать этих неприятностей, нужно преобразовать формулу в значения. На ленте выбирается подменю «Данные» и команда «Изменить связи». Даже если данные взяты не из другого файла, всегда полезно заменить формулы значениями — это делает расчеты более надежными.

Выпадающий список для облегчения работы с ВПР

Вам будет интересно:Горбатый «Запорожец»: фото, характеристики, отзывы

Часто функция ВПР не работает при мелких несовпадениях данных. То лишний пробел в тексте, то данные занесены с ошибками. Избежать всех этих неприятностей можно, используя для введения значений выпадающий список в Excel. Заводить его имеет смысл при работе с постоянно повторяющимися данными. Если существует некий справочник, который используется в качестве таблицы для сравнения, то диапазон сравнения можно принять как данные для выпадающего списка и использовать для формирования таблицы, в которую потом функцией ВПР будут подставляться данные. Курсор ставится в ячейку, куда нужно ввести значение. Далее на ленте находится подраздел «Данные», выбирается команда «Проверка данных». В диалоговом окне в поле «Тип данных» вносится значение «Список». В поле «Источник» прописывается диапазон справочной таблицы. Выпадающий список сформирован. Теперь при заполнении таблицы полное соответствие значений гарантированно.

Пример использования функции VLOOKUP в Excel

Как пользоваться VLOOKUP в Excel, каждый пользователь решает сам, опираясь на практические задачи в своей работе. Учитывая все нюансы, приведенные выше, можно довести до логического конца предыдущий пример и построить удобный и четкий алгоритм применения функции ВПР на практике. Итак, есть калькуляция затрат по запасным частям на ремонт техники. Также есть прайс-лист на запасные части. Экономисту предприятия требуется найти затраты на запасные части при ремонте.

Сначала необходимо правильно прописать формулу.

Таким образом, с помощью функции ВПР (VLOOKUP) появится цена, соответствующая коду в первой строке. Нужно размножить формулу вниз, для этого выделяют ячейку с формулой и тянут вниз за квадрат в правом углу ячейки. В столбце D функция вернула цены, соответствующие кодам. Необходимо заменить формулы значениями. Для этого нужно выделить заполненные ячейки столбца D, скопировать их и вставить как значения. Далее нужно создать столбец «Сумма», где ввести формулу произведения количества и цены, затем с помощью суммирования вывести итог по затратам.

Это пример того, как работает VLOOKUP в Excel.

Ошибки при использовании функции ВПР

На начальном этапе использования вместо нужных значений функция часто указывает на различные виды ошибок. Знать, что означает та или иная ошибка, — верный путь к ее быстрому исправлению. Самые часто возвращаемые ошибки:

• «Н/Д» — самый распространенный тип ошибки. Может возникнуть по нескольким причинам.

Столбец, по которому функция ищет совпадение, неправильно расположен (он должен быть крайним левым). Если возникла ситуация, при которой искомое значение левее зоны поиска совпадения, таблицу необходимо преобразовать. Например, скопировать нужный столбец и вставить его правее зоны поиска.

Ошибка «Н/Д» может возвращаться, если не закреплен диапазон поиска, при протягивании формулы ВПР.

Если с помощью аргумента «Интервальный просмотр» задан точный поиск (проставлена цифра 0), ошибка «Н/Д» возвращается, если в двух таблицах точного совпадения нет.

Аргумент «Интервальный просмотр» задан ближайшим значением (проставлена цифра 1, либо поле не заполнено), а диапазон, по которому проходит поиск, не отсортирован. При неточном поиске обязательно нужно сортировать крайний левый столбец диапазона поиска.

Сравниваемые данные имеют лишние пробелы (для того чтобы их убрать, можно воспользоваться функцией «СЖПРОБЕЛЫ», применив ее к таблице и к искомому значению), разный формат, лишние кавычки. Для одинакового написания значений в обеих таблицах имеет смысл воспользоваться выпадающим списком.

• «ССЫЛКА» — данная ошибка часто возникает при неправильном указании номера столбца, если столько столбцов нет в выбранном диапазоне. В таких случаях необходимо помнить, что номер проставляют, считая с левого столбца выделенного диапазона, а не таблицы в целом.
• «ИМЯ» — ошибка возвращается часто при неправильном занесении текста в «Искомое значение». Текст необходимо прописывать в кавычках.

Знания, как пользоваться VLOOKUP в Excel, приходят, как и все в этой программе, с практикой. Одно только изучение теории вместо ясности, вероятнее всего, принесет хаос в понимании той или иной операции в программе. При изучении любой функции «Эксель» пользователю всегда эффективнее опираться на конкретную, пусть и небольшую, табличку-пример. Это позволяет глубже понять сущность анализа, закрепить полученные знания. Так и с функцией ВПР в Excel. При большом объеме теории практическое применение показывает, что она не настолько сложна, сколько полезна.