Аналог функции importrange в excel

In Google Sheets, there is a wonderful function called IMPORTRANGE. It allows you to import and link a specific range of cells from one spreadsheet to another. Excel is older and provides more intense functional stuffing, so it should also have the IMPORTRANGE function available, right? Read on to discover the answer to this and many other Excel IMPORTRANGE related questions.

Is there IMPORTRANGE in Excel?

There are many functions in Excel, such as VLOOKUP Excel or SUMIF Excel. However, there is no IMPORTRANGE function. 

At the same time, Excel provides a similar to IMPORTRANGE functionality for linking a data range from a separate spreadsheet. This can be done either by copying and pasting a data range or by using a formula bar.

What is the Excel version of IMPORTRANGE?

In Excel Online, the IMPORTRANGE functionality is called WorkBook links. 

In Excel desktop, it has no explicit name, but is implemented via the Paste Link option.

The implementation of an Excel IMPORTRANGE equiv depends on the Excel app you use (365/Online or desktop app). Let’s discuss each way separately. 

How to use IMPORTRANGE equivalent for Excel desktop

Open both a source and a destination Excel spreadsheet. Select a range of cells in the source spreadsheet and copy them: you can use either Ctrl+C or right click => Copy.

Go to your destination spreadsheet, select either one cell to import the entire range or a range of cells to only populate the selected cells. Then right-click and select Paste Link.

You can expand the imported range by simply dragging the cross as follows:

Now if you change some values of the imported range in the source file, the values in the destination spreadsheet will be updated as well. 

This method works well if your source and destination spreadsheets are open. When you need to import a range from an Excel workbook that is not open, use the formula bar method.

Excel IMPORTRANGE formula using the formula bar in desktop app

First of all, an important note: If your source workbook only has one worksheet with the same name as the workbook, the imported range reference will look as follows in the formula bar:

={workbook-name}.xlsx!{first-cell}

For example:

However, if the names of the source workbook and worksheets differ, or the workbook has multiple worksheets, the imported range reference will look as follows in the formula bar:

=[{workbook-name}.xlsx]{worksheet-name}!{first-cell}

For example:

When you close the source workbook, the imported range reference transforms in the following way:

So, it’s attached with a path to the file on your device. In our case, the path is to the OneDrive storage folder. However, you can also encounter the more regular paths like this one:

This is the boilerplate you can use to import data from any Excel file on your device:

='{path-to-file}/[{workbook-name}.xlsx]{worksheet-name}'!{first-cell} 

Note: you can use either slash or backslash depending on which type is used in the path to your file.

For example, we need to import data from Sheet1 of a source file named Source2.xlsx stored in the OneDrive folder. In the example above, our reference to this folder looked as follows:

https://d.docs.live.net/ec25d9990d879c55/Docs/Excel IMPORTRANGE/

But it’s okay if you take a regular path, which you can find in the file explorer like this:

C:UsersЗахарOneDriveDocsExcel IMPORTRANGE

Insert this path string to the Excel IMPORTRANGE equivalent formula and add other variables: {workbook-name}, {worksheet-name}, and {first-cell}. Here is what we’ve got:

='C:UsersЗахарOneDriveDocsExcel IMPORTRANGE[Source2]Sheet1'!A1

Select a cell, insert this formula to the formula bar and press Ctrl+Shift+Enter.

Now you can expand the range by dragging the cell vertically or horizontally.

If you want to import an exact range at once, specify the range instead of the first cell in your formula. Then select the range in the destination sheet, insert the formula to the formula bar, and press Ctrl+Shift+Enter. Here is an example:

='C:UsersЗахарOneDriveDocsExcel IMPORTRANGE[Source2]Sheet1'!A1:C10

Note: if you select the number of cells greater than the number of cell in the range to import, you’ll get #N/A for the cell beyond the range. 

Workbook links – Excel IMPORTRANGE from different worksheet online

Now you have understanding of how IMPORTRANGE functionality on Microsoft Excel desktop works. However, Excel Online, as well as Excel 365, has some differences in use. Let’s explore how Workbook Links works.

Open the files you already know, Source.xlsx and Destination.xlsx, in Excel Online. Select and copy a range in the source file, go to the destination file, select a cell, right-click and choose Link as a paste option.

The cells will be populated with the values from the source spreadsheet.

The main difference here is that the imported data won’t be refreshed automatically until you enable this. To do this, go to the Data menu => Workbook Links.

On the pop-up panel on the right, click the three dots and check the Refresh automatically checkbox for the linked workbook.

Now the imported range will be refreshed automatically every 5 minutes to display any change in the source range. 

Excel Workbook Links does not work

We tried to import a range from a file stored in another folder, and here is the result:

We referenced a thread on the MS Office forum regarding the same issue, but we’ve still had no luck in resolving it. The only method that worked was to put the source and destination workbooks in the same folder. 

With this in mind, it’s good to have a failsafe alternative to link Excel to Excel. And there is one – Coupler.io.

IMPORTRANGE and Workbook Links alternative for Excel

Coupler.io is a tool for importing data from apps and sources to Excel, Google Sheets, or BigQuery. For example, you can export raw data from Pipedrive or HubSpot and load it to your workbook stored on OneDrive. The main feature is that you can schedule automatic data refresh for your data.

In our case, we need to synchronize two Excel spreadsheets, and this is easily doable. Check out the available Excel integrations. 

Sign up to Coupler.io, click Add new importer, name it whatever you want, and complete these three steps:

• Set up source
• Set up destination
• Set up schedule

Set up source

• Select Microsoft Excel as a source application.

• Connect your Microsoft account.

• Select a source workbook from your OneDrive folder and specify a worksheet or multiple worksheets.

Note: Selecting multiple sheets can be used if you want to concatenate data from multiple sheets into one.

• Specify a range to import. After that you can go to the destination setup.

Set up destination

The flow is mostly the same:

• Select Microsoft Excel as a destination app
• Connect your Microsoft account or select an existing one
• Select a destination workbook from your OneDrive folder and specify a worksheet.
• Specify the first cell to load data to.
• Select the import mode:
  • Replace – to replace all data
  • Append – to append newly imported records under the previously imported ones

Click “Save and Run” to import a range to your destination spreadsheet. Voila! 

Wait, we’ve talked about three steps, right?

Set up schedule

Coupler.io allows you to automate import of data on a custom frequency – for example, every hour or every Tuesday. To do this, toggle on the Automatic data refresh and configure the schedule for your data import.

IMPORTRANGE from Excel to Google Sheets and vice versa

The real IMPORTRANGE function only connects Google Sheets documents. IMPORTRANGE in Excel, Workbook Links, only connects Excel files. With Coupler.io, you can mix those functionalities and synchronize data between an Excel workbook and a Google spreadsheet. 

For example, to import a range from an Excel spreadsheet to Google Sheets, you need to choose Excel as a source app and select the file to get data from. As a destination app, choose Google Sheets, and select the file to load data to. Here is what it should look like:

Two most popular spreadsheet apps, Google Sheets and Excel, have a large influence on each other’s progress. IMPORTRANGE is a case in point, because it’s a Google Sheets function that is not available in Excel. Nevertheless, many users keep using the term Excel IMPORTRANGE to name Workbook Links…or they just dream about a day when the Microsoft team releases this function. 🙂 Anyway, we collected a few questions associated with this and hope you’ll find it useful.

Excel IMPORTRANGE function for a whole column

Everything works as usual. To import an entire column from one workbook to another, just select the column (click the column index letter), copy it, and paste as link into the destination workbook.

How to use Excel IMPORTRANGE to get data with formatting?

IMPORTRANGE in Google Sheets, Workbook Links in Excel, as well as Coupler.io, allow you to only import raw data without formatting. 

Can I use Excel IMPORTRANGE with CONCATENATE?

In Google Sheets, you can nest IMPORTRANGE with CONCATENATE, QUERY, and many other functions. For example, check out our IMPORTRANGE+QUERY tutorial. 

However, in Excel, there is no IMPORTRANGE function, so it’s impossible to do. 

Excel IMPORTRANGE to import cells with text only

Unfortunately, Workbook Links does not let you set conditions for the ranges you import. However, you can use the Excel Power Query to do the job. For example, our data set that we need to import contains empty rows:

We can set a condition to ignore them for our import. 

• Go to the Data menu => New Query => From File => From Workbook

• Select your source workbook. In the Navigation window, select a sheet and click “Transform Data“. 

• This will bring you to the Power Query Editor, where you can add or remove columns/rows, change data types, split columns, group values by columns, and perform other sorts of data manipulation. What we need is to remove blank rows. There is a dedicated button for this on the ribbon menu: Remove Rows => Remove Blank Rows.

• All blank rows have been removed. Now you can Close & Load your data range. Click the respective button.

• Welcome your data range into your sheet. Now the source sheet is connected to your destination sheet, and the queried data range will be refreshed automatically every 5 minutes, or you can do this manually. 

IMPORTRANGE, Workbook Links, or Coupler.io

Who’s going to win this race? Only Coupler.io is designed for both Excel and Google Sheets users and provides them with a scheduled data refresh, support for multiple sources and destinations, and many other cool features.

IMPORTRANGE is only available for Google Sheets users. It’s a good function, although it is known for its errors, which we’ve covered in Why IMPORTRANGE Is Not Working: Errors and Fixes.

Workbook Links, looks a bit plain and straightforward compared to its competitors. The keyword “excel importrange” is highly requested in Google search results, which means that Excel users need this function instead of WL. Ugly truth.

So, make your choice for importing data and good luck with it!

• 

  A content manager at Coupler.io whose key responsibility is to ensure that the readers love our content on the blog. With 5 years of experience as a wordsmith in SaaS, I know how to make texts resonate with readers’ queries✍🏼

Back to Blog

Focus on your business

goals while we take care of your data!

Try Coupler.io

Время на прочтение
8 мин

Количество просмотров 308K

Cтатья написана в соавторстве с Ренатом Шагабутдиновым.

В этой статье речь пойдет о нескольких очень полезных функциях Google Таблиц, которых нет в Excel (SORT, объединение массивов, FILTER, IMPORTRANGE, IMAGE, GOOGLETRANSLATE, DETECTLANGUAGE)

Очень много букв, но есть разборы интересных кейсов, все примеры, кстати, можно рассмотреть поближе в Google Документе goo.gl/cOQAd9 (файл-> создать копию, чтобы скопировать файл себе на Google Диск и иметь возможность редактирования).

Оглавление:

— Если результат формулы несколько ячеек
— Объединение нескольких диапазонов данных для использования в формулах
— SORT
— Как в SORT добавить заголовки таблицы?
— FILTER
— FILTER, два условия и работа с датой
— Интерактивный график при помощи FILTER и SPARKLINE
— IMPORTRANGE
— Импорт форматирования из исходной таблицы
— IMPORTRANGE как аргумент другой функции
— IMAGE: добавляем изображения в ячейки
— GOOGLETRANSLATE и DETECTLANGUAGE: переводим текст в ячейках

Если результат формулы занимает больше одной ячейки

Сначала про важную особенность отображения результатов формул в Google Таблицах. Если ваша формула возвращает более одной ячейки, то весь этот массив отобразится сразу и займет столько ячеек и столбцов, сколько для него потребуется (в Excel для этого нужно было бы во все эти ячейки ввести формулу массива). На следующем примере посмотрим, как это работает.

SORT

Поможет отсортировать диапазон данных по одному или нескольким столбцам и сразу вывести результат.

Синтаксис функции:

=SORT(сортируемые данные; столбец_для_сортировки; по_возрастанию; [столбец_для_сортировки_2, по_возрастанию_2; …])

Пример на скриншоте ниже, мы ввели формулу только в ячейку D2 и сортируем данные по первому столбцу (вместо ИСТИНА/ЛОЖЬ можно вводить TRUE/FALSE).

(здесь и далее — примеры для российских региональных настроек таблицы, рег. настройки меняются в меню файл → настройки таблицы)

Как в SORT добавить заголовки таблицы?

С помощью фигурных скобок {} создаем массив из двух элементов, шапки таблицы A1:B1 и функции SORT, элементы отделяем друг-от-друга с помощью точки с запятой.

Как объединить несколько диапазонов данных и отсортировать (и не только)?

Давайте рассмотрим, как можно объединять диапазоны для использования в функциях. Это касается не только SORT, этим приемом можно пользоваться в любых функциях, где это возможно, например в ВПР или ПОИСКПОЗ.

Кто читал предыдущий пример уже догадался, что делать: открываем фигурную скобку и собираем массивы для объединения, отделяя их друг-от-друга точкой с запятой и закрываем фигурную скобку.

Можно объединить массивы и не использовать их в формуле, а просто вывести на лист, скажем, собрав данные с нескольких листов вашей книги. Для вертикального объединения необходимо соблюсти только одинаковое кол-во столбцов во всех фрагментах (у нас везде по два столбца).

А на скриншоте ниже — пример горизонтального объединения, в нем вместо точки с запятой используется обратный слэш и нужно, чтобы кол-во строк во фрагментах совпадало, иначе вместо объединенного диапазона формула вернет ошибку.

(точка с запятой и обратный слэш — это разделители элементов массива в российских региональных настройках, если у вас не работают примеры, то через файл — настройки таблицы, убедитесь, что у вас стоят именно они)

Ну а теперь вернемся к горизонтальному массиву и вставим его в функцию SORT. Будем сортировать данные по первому столбцу, по убыванию.

Объединение можно использовать в любых функциях, главное — соблюдать одинаковое количество столбцов для вертикального или строк для горизонтального объединения.

Все разобранные примеры можно рассмотреть поближе в
Google Документе.

FILTER

С помощью FILTER мы можем отфильтровать данные по одному или нескольким условиям и вывести результат на рабочий лист или использовать результат в другой функции, как диапазон данных.

Синтаксис функции:

FILTER(диапазон; условие_1; [условие_2; …])

Одно условие

Пример, у нас есть таблица с продажами наших сотрудников, выведем из нее данные по одному работнику.

Введем в ячейку E3 вот такую формулу:

=FILTER(A3:C7;B3:B7=«Наталья Чистякова»)

Обратите внимание, синтаксис немного отличается от привычных формул, вроде СУММЕСЛИН, там диапазон условия и само условие отделялось бы при помощи точки с запятой.

Введенная в одну ячейку формула возвращает нам массив из 9-ти ячеек с данными, но после примеров с функцией SORT мы этому уже не удивляемся.

Помимо знака равенства (=) в условиях можно использовать еще >, >=, <> (не равно), <, <=. Для текстовых условий подходят только = и <>, а для чисел или дат можно использовать все эти знаки.

Два условия и работа с датой

Давайте усложним формулу и добавим в нее еще одно условие, по дате продаж, оставим все продажи начиная с 01.02.17

Так будет выглядеть формула, если вводить аргументы условия сразу в нее, обратите внимание на конвертацию текстовой записи даты при помощи ДАТАЗНАЧ:

=FILTER(A3:C7;B3:B7=«Наталья Чистякова»;A3:A7>=ДАТАЗНАЧ(«01.02.17»))

Или вот так, если ссылаться на ячейки с аргументами:

=FILTER(A3:C7;B3:B7=I6;A3:A7>=J6)

Интерактивный график при помощи FILTER и SPARKLINE

А знаете, как еще можно использовать функцию FILTER? Мы можем не выводить результат функции на рабочий лист, а использовать его как данные для другой функции, например, спарклайна. Спарклайн — это функция, которая строит график в ячейке на основе наших данных, у спарклайна существует много настроек, таких, как вид графика, цвет элементов, но сейчас мы не будем на них останавливаться и воспользуемся функцией без дополнительных настроек. Перейдем к примеру.

Выпадающий список.

Наш график будет меняться в зависимости от выбранного сотрудника в выпадающем списке, список делаем так:

• выделяем ячейку Е2;
• меню Данные → Проверка данных;
• правила: Значение из диапазона и в диапазоне выбираем столбец с сотрудниками из исходных данных, не переживайте, что фамилии повторяются, в выпадающем списке останутся лишь уникальные значения;

Нажимаем «Сохранить» и получаем выпадающий список в выбранной ячейке:

Ячейка с выпадающим список станет условием для формулы FILTER, напишем ее.

=FILTER(C3:C7;B3:B7=E2)

И вставим эту формулу в функцию SPARKLINE, которая на основе полученных данных будет рисовать в ячейке график.

=sparkline(FILTER(C3:C7;B3:B7=E2))

Так это выглядит в динамике:

А вот как нарядно может выглядеть SPARKLINE с дополнительным настройками, в реальной работе, диаграмма выводит результаты деятельности за один день, зеленые столбцы — положительные значения, розовые — отрицательные.

IMPORTRANGE

Для переноса данных из одного файла в другой в Google Таблицах используется функция IMPORTRANGE.

В каких случаях она может пригодиться?

• Вам нужны актуальные данные из файла ваших коллег.
• Вы хотите обрабатывать данные из файла, к которому у вас есть доступ «Только для просмотра».
• Вы хотите собрать в одном месте таблицы из нескольких документов, чтобы обрабатывать или просматривать их.

Эта формула позволяет получить копию диапазона из другой Google Таблицы. Форматирование при этом не переносится — только данные (как быть с форматированием — мы расскажем чуть ниже).

Синтаксис формулы следующий:

IMPORTRANGE(spreadsheet key; range string)
IMPORTRANGE(ключ; диапазон)

spreadsheet_key (ключ) — последовательность символов атрибута «key=» (ключа) в ссылке на таблицу (после «spreadsheets/…/»).

Пример формулы с ключом:

=IMPORTRANGE(«abcd123abcd123»; «sheet1!A1:C10»)

Вместо ключа таблицы вы можете использовать полную ссылку на документ:

=IMPORTRANGE(«docs.google.com/a/company_site.ru/spreadsheet/ccc?key=0A601pBdE1zIzHRxcGZFVT3hyVyWc»; «Лист1!A1:CM500»)

В вашем файле будет отображаться диапазон A1:CM500 с Листа1 из файла, который находится по соответствующей ссылке.

Если в исходном файле может меняться количество столбцов или строк, вводите во втором аргументе функции открытый диапазон (см. также подраздел «Диапазоны вида A2:A»), например:

Лист1!A1:CM (если будут добавляться строки)
Лист1!A1:1000 (если будут добавляться столбцы)

! Имейте в виду, что если вы загружаете открытый диапазон (например, A1:D), то вы не сможете вставить никакие данные вручную в столбцы A:D в файле, где находится формула IMPORTRANGE (то есть в конечном, куда загружаются данные). Они как бы “зарезервируются” под весь открытый диапазон — ведь его размерность неизвестна заранее.

Ссылку на файл и ссылку на диапазон можно вводить не в формулу, а в ячейки вашего документа и ссылаться на них.

Так, если в ячейку A1 вы введете ссылку на документ (без кавычек), из которого нужно загрузить данные, а в ячейку B1 — ссылку на лист и диапазон (тоже без кавычек), то импортировать данные можно будет с помощью следующей формулы:

=IMPORTRANGE(A1;B1)

Вариант со ссылками на ячейки предпочтительнее в том смысле, что вы всегда можете легко перейти к исходному файлу (щелкнув по ссылке в ячейке) и/или увидеть, какой диапазон и из какой вкладки импортируется.

Импорт форматирования из исходной таблицы

Как мы уже заметили, IMPORTRANGE загружает только данные, но не форматирование исходной таблицы. Как с этим быть? Заранее «подготовить почву», скопировав форматирование из исходного листа. Для этого зайдите на исходный лист и скопируйте его в вашу книгу:

После нажатия кнопки Копировать в… выберите книгу, в которую будете импортировать данные. Обычно нужная таблица есть на вкладке Недавние (если вы действительно недавно работали с ней).

После копирования листа выделите все данные (нажав на левый верхний угол):

И нажмите Delete. Все данные исчезнут, а форматирование останется. Теперь можно ввести функцию IMPORTRANGE и получить полное соответствие исходного листа — как в части данных, так и в части формата:

IMPORTRANGE как аргумент другой функции

IMPORTRANGE может быть аргументом другой функции, если диапазон, который вы импортируете, подходит на эту роль.

Рассмотрим простой пример — среднее значение по продажам из диапазона, находящегося в другом документе.

Это исходный документ. Пусть данные будут добавляться и нам нужно среднее по продажам 2016 (то есть от ячейки D2 и до упора вниз).

Сначала импортируем этот диапазон:

IMPORTRANGE(«docs.google.com/spreadsheets/d/16aKQAIGtLKwQFjWyUGraKAVPQe6cJucYAHoIc-AEEc4»;«Книги!D2:D»)

А потом используем это как аргумент функции СРЗНАЧ (AVERAGE):

=СРЗНАЧ(IMPORTRANGE(«docs.google.com/spreadsheets/d/16aKQAIGtLKwQFjWyUGraKAVPQe6cJucYAHoIc-AEEc4»;«Книги!D2:D»))
=AVERAGE(IMPORTRANGE(«docs.google.com/spreadsheets/d/16aKQAIGtLKwQFjWyUGraKAVPQe6cJucYAHoIc-AEEc4»;«Книги!D2:D»))

Получаем результат, который будет обновляться при добавлении новых строк в исходном файле в столбце D.

IMAGE: добавляем изображения в ячейки

Функция IMAGE позволяет добавлять в ячейки Google Таблиц изображения.

У функции следующий синтаксис:

IMAGE(URL, [mode], [height], [width])

URL – единственный обязательный аргумент. Это ссылка на изображение. Ссылку можно указать напрямую в формуле, взяв в кавычки:

=IMAGE(“http://shagabutdinov.ru/wp-content/uploads/2015/12/Run-or-Die.jpg”)

Или же поставить ссылку на ячейку, в которой ссылка хранится:

= IMAGE(B1)

Последний вариант удобнее в большинстве случаев. Так, если у вас есть список книг и ссылки на обложки, достаточно одной формулы, чтобы отобразить их все:

На практике бывает, что ссылки на изображения хранятся на отдельном листе, и вы достаете их с помощью функции ВПР (VLOOKUP) или как-то иначе.

Аргумент mode может принимать четыре значения (если его пропустить, по умолчанию будет первое):

1. изображение растягивается до размеров ячейки с сохранением соотношения сторон;
2. изображение растягивается без сохранения соотношения сторон, целиком заполняя
3. изображение вставляется с оригинальным размером;
4. вы указываете размеры изображения в третьем и четвертом аргументам функции [height] и [width]. [height], [width], соответственно, нужны только при значении аргумента mode = 4. Они задаются в пикселях.

Посмотрим, как на практике выглядят изображения с четыремя разными значениями аргумента mode:

Четвертый режим может быть удобен, если вам нужно подбирать точный размер изображения в пикселях, меняя параметры height (высота) и width (ширина). Картинка будет сразу обновляться.
Обратите внимание, что при всех режимах, кроме второго, могут оставаться незаполненные области в ячейке, и их можно залить цветом:

GOOGLETRANSLATE и DETECTLANGUAGE: переводим текст в ячейках

В Google Таблицах есть занятная функция GOOGLETRANSLATE, позволяющая переводить текст прямо в ячейках:

Синтаксис функции следующий:

GOOGLETRANSLATE (text,[source_language], [target_language])

text – это текст, который нужно переводить. Можно взять текст в кавычки и записать прямо в формулу, но удобнее сослаться на ячейку, в которой текст записан.
[source_language] – язык, с которого мы переводим;
[target_language] – язык, на который мы переводим.

Второй и третий аргументы задаются двухзначным кодом: es, fr, en, ru. Их тоже можно указать в самой функции, но можно брать из ячейки, а язык исходного текста и вовсе можно автоматически определять.

А как быть, если мы хотим переводить на разные языки? И при этом не хотим каждый раз указывать язык исходника вручную?

Тут пригодится функция DETECTLANGUAGE. У нее единственный аргумент – текст, язык которого нужно определить:

Как и с любой другой функцией, прелесть здесь в автоматизации. Можно быстро поменять текст или язык; быстро перевести одну фразу на 10 языков и так далее. Конечно, мы понимаем, что это текст онлайн-переводчика – качество будет соответствующим.

Евгений Намоконов и Ренат Шагабутдинов, а еще мы ведем канал в телеграмме, где разбираем разные кейсы с Google Таблицами, если вам интересно — заглядывайте в гости, ссылку можно найти в моем профиле.

Google Docs — это веб-версия приложений MS Office.

Основное преимущество Google Docs — возможность совместной работы в режиме «онлайн», просмотра изменений,
сделанных каждым участником, и автоматическим сохранением актуальной версии (не будет больше обидных вылетов и выключений компьютера без сохраненного текста или документа!).

Особенно полезны Google Spreadsheets, или Google таблицы — аналог приложения Excel.

Они могут пригодиться вам для:

• совместного планирования отпуска с друзьями и расчета бюджета;
• ведения реестров с вашими: клиентами, заказами, поставщиками и т.д., которые заполняются несколькими людьми параллельно;
• онлайн — координации совместных действий.

Я поделюсь несколькими простыми, но очень полезными функциями, которые могут сохранить вам немало времени. В статье приводятся русские названия функций, чтобы вы могли воспользоваться ими и в Excel (кроме функции IMPORTRANGE, которой в Excel нет).

Функция IMPORTRANGE

Для переноса данных из одного файла в другой в Google Таблицах используется функция IMPORTRANGE.

Для чего она может пригодиться?

Например, вам нужны актуальные данные из файла ваших коллег;

или вы хотите обрабатывать данные из файла, к которому у вас есть доступ «Только для просмотра»;

или вы хотите собрать в одном документе таблицы из нескольких и вместе их обрабатывать или просматривать.

Эта функция позволяет получить копию диапазона из другой Google таблицы. Форматирование при этом не переносится — только данные.

Синтаксис функции следующий:

IMPORTRANGE(spreadsheet_key; range_string)

spreadsheet_key (ключ_таблицы) – последовательность символов в атрибуте «key=» (ключ) в ссылке на таблицу.

Иначе говоря, ключ таблицы — это последовательность символов в ссылке на таблицы после «spreadsheets/d/»

Пример функции:

=IMPORTRANGE(«abcd123abcd123»; «sheet1!A1:C10»)

Вместо ключа таблицы вы можете использовать полную ссылку на документ:

=ImportRange(«https://docs.google.com/a/company_site.ru/spreadsheet/ccc?key=0A601pBdE1zIzHRxcGZFVT3hyVyWc»;»Лист1!A1:CM500″)

В файле, в котором вы введете эту формулу, будет отображаться диапазон A1:CM500 с Листа1 из файла, который находится по соответствующей ссылке.

Кроме того, ссылку на файл и ссылку на диапазон можно вводить не в саму функцию, а в ячейки вашего документа, и ссылаться на них.

Так, если в ячейку A2 вы введете ссылку на документ, из которого нужно загрузить данные, а в ячейку B2 — ссылку на лист и диапазон, то загружать данные можно будет с помощью следующей формулы:

=IMPORTRANGE(A2;B2)

Пример:

Видео:

IMPORTRANGE как аргумент другой функции

IMPORTRANGE может быть аргументом другой функции, если диапазон, который вы импортируете, подходит на эту роль.

Рассмотрим простой пример — среднее значение по продажам из диапазона, находящегося в другом документе.

Это исходный документ. Пусть данные будут добавляться и нам нужно среднее по продажам 2016 (то есть от ячейки D2 и до упора вниз)

Сначала импортируем этот диапазон:

IMPORTRANGE(«https://docs.google.com/spreadsheets/d/16aKQAIGtLKwQFjWyUGraKAVPQe6cJucYAHoIc-AEEc4″;»Книги!D2:D»)

А потом используем это как аргумент функции СРЗНАЧ (AVERAGE):

=СРЗНАЧ(IMPORTRANGE(«https://docs.google.com/spreadsheets/d/16aKQAIGtLKwQFjWyUGraKAVPQe6cJucYAHoIc-AEEc4″;»Книги!D2:D»))

=AVERAGE(IMPORTRANGE(«https://docs.google.com/spreadsheets/d/16aKQAIGtLKwQFjWyUGraKAVPQe6cJucYAHoIc-AEEc4″;»Книги!D2:D»))

Получаем результат, который будет обновляться при добавлении новых строк в исходном файле в столбце D.

Функция ВПР (VLOOKUP)

Это функция — аналог функции ВПР в Excel. Она необходима для переноса данных из одной таблицы в другую.

У нее следующие аргументы:

VLOOKUP (искомое значение; таблица; номер столбца; интервальный_просмотр)

искомое значение — это то значение, которое мы будем искать в другой таблице.

Например, в отдельном файле у вас есть стандартная ставка перевода книг с английского — по трем категориям сложности.

А в таблице с текущими проектами вы просто указываете категорию сложности (это и будет искомое значение), по которому функцией ВПР (VLOOKUP) подтягиваете ставку.

Таблица — это диапазон данных, из которого вы подтягиваете информацию.

Аргумент «номер столбца» определяет , из какого столбца ТАБЛИЦЫ (а не листа! это важно) вы будете брать данные.
Интервальный_просмотр обычно равен нулю — в таком случае будет вестись точный, а не приблизительный поиск.

Функция ПОИСКПОЗ (MATCH)

Функция ПОИСКЗПОЗ (в английской версии Excel и Google Таблиц она называется MATCH) позволяет определить порядковый номер элемента (обычно — текста, записанного в ячейке) в определенном списке.

Эта функция очень удобна для быстрого сравнения двух списков: очевидно, что если функция не может найти порядковый номер какого-то элемента из первого списка во втором списке, то его там просто нет.

Таким образом, вы можете быстро понять, какие элементы одного списка отсутствуют во втором.

Синтаксис функции следующий:

MATCH (искомое_значение; список; точный поиск)

Искомое значение — то, что мы ищем (обычно ячейка с текстом), список — диапазон, в котором мы ищем. Последний аргумент должен равняться нулю, если вы хотите вести точный поиск (обычно именно это и нужно)

Пример:

В примере ошибка #N/A возникает только в тех случаях, в которых соответствующего элемента нет во втором списке.

Сочетание функций ИНДЕКС+ПОИСКПОЗ (INDEX+MATCH)

К сожалению, функция ВПР (VLOOKUP) не работает, когда искомые значения в исходной таблице находятся не в первом столбце.

Но вы можете воспользоваться сочетанием функций ПОИСКПОЗ (MATCH — обсуждалась ранее) и ИНДЕКС (INDEX).

Функция ИНДЕКС возвращает элемент из списка по его порядковому номеру.

А порядковый номер вы определяете с помощью MATCH.

Пример:

В примере мы подтягиваем тематику по названию книги, хотя названия находятся не в первом столбце искомой таблицы.

Канал «Google Таблицы — это просто» в Телеграме

Регулярно публикуем новые кейсы и советы. Заглядывайте в гости:

https://telegram.me/google_sheets

Другие статьи о функциях Google Таблиц

Текстовые функции Google Таблиц

Функция OFFSET (СМЕЩ)

Как выделить уникальные элементы из списка?

Вставляем в ячейки Google Таблиц изображения

Переводим текст прямо в Google Таблицах

Функция QUERY в Google Таблицах

Функции Google Таблиц для работы с датой и временем

HYPERLINK: быстро ставим гиперссылки в Google Таблице

Делаем документы Google Таблиц и Excel легче и быстрее

Data ribbon > Get Data > From File > From Workbook

Browse to the file, select it, and click Import

Select the data you want to import. Excel really wants this data to be in a table format. Wherever possible, I’d recommend importing the entire sheet.

If you want to get particular, you can click Transform Data to open up the power query editor. From there, you can pick particular columns or a certain number of rows. It’s not straight SQL but you’ll figure it out if you’re familiar with the QUERY() function in Google Sheets.

Excel turns your data into a table and opens the Queries and Connections sidebar. Right-click on the query in that sidebar and then click Properties....

Check the Refresh every box and change the number of minutes as desired.

Не только СУММ и СЦЕПИТЬ: Google Таблицы (или Google Spreadsheets) намного функциональнее и мощнее, чем это может показаться при поверхностном знакомстве. 

На конкретных примерах разбираем полезные и интересные фичи, которые могут пригодиться в работе самым разным людям: владельцам бизнеса, руководителям, специалистам.

Этот обзор — только часть полезного образовательного контента от центра CyberMarketing. Вас ждут статьи, вебинары и курсы по интернет-маркетингу: SEO, PPC, SMM, веб-аналитике и другим важным тематикам.

IMPORTRANGE

IMPORTRANGE (русскоязычного названия нет) — функция, которая загружает данные из одной Google Таблицы в другую. Принимает два параметра: URL таблицы и диапазон, откуда нужно импортировать данные. Например: =IMPORTRANGE(«1iufABCDBDfT5BtDq1RJJw968xEDUWH80uM3u9ByATdoE»;»Декабрь 2017!A:B»)

Ссылку на таблицу можно вставить целиком или же взять лишь ее уникальный ID. Еще обратите внимание на второй аргумент: кириллическое название листа — без одинарных кавычек, хотя мы используем их, когда ссылаемся на такой лист в таблице.

Главное преимущество по сравнению с элементарным «Копировать → Вставить» — автоматическая загрузка новых данных. И эти новые данные легко сразу же использовать в других функциях или сводных таблицах благодаря возможности Google Spreadsheets задавать открытые диапазоны (к примеру, A2:B вместо A2:B20). 

А еще IMPORTRANGE можно вложить в ВПР или QUERY, о которых речь пойдет дальше, или в другие функции, которые работают с диапазонами. Тогда можно будет не содержать дополнительный лист специально под импорт.

IMPORTHTML и IMPORTXML

Google Таблицы могут извлекать данные не только из таблиц, но и прямо с сайтов, то есть парсить их. Всего таких функций четыре, но больше пригождаются IMPORTHTML и IMPORTXML (у них тоже нет русскоязычных названий).

IMPORTHTML — функция, которая может импортировать данные с веб-страницы, если они представлены в виде таблицы или списка. Например, она может выглядеть так: =IMPORTHTML(«http://cbr.ru/key-indicators/»;»table»;2), где:

1. URL или ссылка на ячейку с адресом сайта.
2. Запрос, у которого только два варианта: «table» и «list» для таблиц и списков соответственно.
3. Индекс, порядковый номер элемента. (Не всегда цифра очевидна, придется методом перебора выяснять, под каким именно номером на странице будут нужные данные.)

В данном случае функция выводит таблицу с ценами на драгоценные металлы — это информация с сайта Банка России:

IMPORTXML тоже принимает первым параметром адрес страницы, а вторым — запрос XPath (это специальный язык для работы с XML-документами). Среди прочего эту функцию можно использовать для парсинга метатегов. Так, чтобы получить заголовок страницы, нужно вставить в ячейку текст вида: =IMPORTXML(«https://www.ozon.ru/category/tehnika-dlya-krasoty-i-zdorovya-10737/»;»//title»)

Если взять запрос «//meta[@name=’description’]/@content», Google Таблицы извлекут описание (дескрипшн), а если «//h1» — заголовок первого уровня соответственно. Чтобы выгрузить список ссылок со страницы, подойдет «//a/@href»:

Еще есть IMPORTDATA, которая работает с данными в формате CSV (значения, разделенные запятыми) или TSV (значения, разделенные табуляцией), и IMPORTFEED, которая загружает фид RSS или Atom. Но на практике они используются гораздо реже.

Конечно, есть и более удобные инструменты для парсинга метатегов и заголовков, например, Click.ru. Тем более этим функциональность не ограничивается: специалисты активно используют кластеризацию запросов, генерацию объявлений из YML, медиапланирование, создание отчетов и др. Бонус: вознаграждение до 18 % с рекламного оборота.

ВПР (VLOOKUP) и ГПР (GLOOKUP)

ВПР (VLOOKUP) — незаменимая функция для объединения данных из разных источников: листов и даже таблиц (если использовать вложенный IMPORTRANGE). Синтаксис: =ВПР(A2; ‘Отчет’!$A$2:$C; 4; 0), где:

1. запрос, по которому нужно искать (здесь он будет взят из указанной ячейки);
2. диапазон, в первом столбце которого нужно искать;
3. номер столбца (от начала диапазона, а не листа), откуда нужно взять значение;
4. дополнительный параметр, который настраивает точность поиска (по умолчанию 1, но лучше ставить 0, тогда будет возвращаться только точное совпадение).

Допустим, есть два листа: на одном список URL с названиями страниц, на другом — тоже список URL, но с показателями по продажам или трафику. С помощью ВПР легко объединить эти данные в один отчёт.

Важные моменты:

• Использовать абсолютные ссылки на диапазон (со знаками доллара), иначе при протягивании ВПР они тоже будут меняться, в результате поиск может работать некорректно.
• Третьим параметром передавать номер столбца от начала диапазона, а не от начала листа. (Необязательно ссылаться на весь лист — нужные ячейки могут лежать не в A:B, а в E:F, например).
• ВПР ищет совпадения только в первом столбце диапазона и берет значения только справа от него. В остальных случаях по умолчанию эта функция не справится, но хорошо, что есть другие варианты.

Чтобы функция ВПР возвращала значения не только правее, но и левее первого столбца диапазона, есть лайфхак с использованием массива. Суть: создать виртуальную таблицу, где столбцы будут расположены в порядке, необходимом для корректной работы VLOOKUP. 

Например =VLOOKUP(C2;{‘Лист2’!D:D ‘Лист2’!B:B ‘Лист2’!C:C};2;0) успешно произведет поиск по четвертому столбцу и передаст данные из второго. Потому что в массиве значения диапазона D:D идут первым столбцом — нет никаких противоречий.

Функция-побратим — ГПР (HLOOKUP) — работает похожим образом, только ищет по строкам, а не столбцам. На практике это может понадобиться гораздо реже.

ПОИСКПОЗ (MATCH) и ИНДЕКС (INDEX)

Совместное использование ПОИСКПОЗ (MATCH) и ИНДЕКС (INDEX) — еще один способ обойти ограничение функций ВПР (VLOOKUP) и ГПР (HLOOKUP), которые ищут только по первому столбцу или первой строке диапазона. 

Алгоритм такой: MATCH находит значение в диапазоне (строка или столбец) и возвращает его порядковый номер, а INDEX — передает содержимое ячейки, у которой такой же порядковый номер, просто она находится в соседней строке или столбце.

Пример: =INDEX(‘Лист2′!$B$2:$B;MATCH(C3;’Лист2’!$D$2:$D;0)). Сначала запускается MATCH: находит значение из C3 на другом листе в столбце D, затем возвращает порядковый номер. INDEX берет этот номер и ищет по нему уже в столбце B, затем возвращает результат:

Важные моменты:

• ПОИСКПОЗ (MATCH) может работать только с одной строкой или с одним столбцом. Если попытаться отправить многомерный массив вроде A:D, функция выдаст #Н/Д! Третий параметр функции — метод поиска. Ноль требует точный поиск, показывает, что диапазон никак не отсортирован.
• ИНДЕКС (INDEX) может работать с любыми диапазонами, но в сочетании с ПОИСКПОЗ понадобится только поиск по столбцу. Поэтому третий параметр не используется — в ИНДЕКС передаются только диапазон (столбец, откуда нужно взять значение) и номер строки (его возвращает ПОИСКПОЗ).
• ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ оперируют номерами строк/столбцов именно заданных диапазонов, а не листов — важно помнить об этом при работе.

Читайте также: 20+ ресурсов для обучения веб-аналитике: блоги, курсы, каналы, сообщества, рассылки

SPARKLINE

Спарклайн — интересный инструмент визуализации, который не требует много места: диаграмма умещается в одну ячейку. Аргументов два: диапазон или массив данных и набор опций (необязательный). В последнем можно задать, например:

• Тип диаграммы (charttype) — по умолчанию line (график), но можно поменять на bar (гистограмму) или column (столбчатую диаграмму).
• Цвет линии или столбцов диаграммы (color) — зеленый (green), желтый (yellow) и любой другой по шестнадцатеричному коду.
• Максимальное (max, ymax) и минимальное (min, ymin) значения по горизонтальной или вертикальной оси.

Такие дополнительные параметры можно передать массивом, — вставив его прямо в функцию — или сослаться на ячейки, где в первом столбце будет название параметра, а во втором — его значение.

Допустим, есть задача: изучить динамику трафика на страницы по месяцам. Если таких страниц сотни, бессмысленно для каждой из них строить большой график или диаграмму. А если оставить просто цифры, придется долго их считывать, чтобы разобраться. Тут на помощь и приходит функция SPARKLINE (русскоязычного названия нет).

Синтаксис: =SPARKLINE(B2:E2;{«charttype»»column»;»color»»green»}) где первым параметром идет диапазон с данными для визуализации, а вторым — массив с набором опций, который в данном случае указывает рисовать столбчатую диаграмму, а не график по умолчанию, и покрасить ее в зеленый цвет:

Но посмотрите внимательно на данные и сами диаграммы на этом примере. Сейчас кажется, что страница №3 сильнее всех просела по трафику в марте, хотя потеря составила всего 721 визит. Тогда как страница №1 потеряла целых 8956 визитов. Чтобы решить такую проблему, нужно как-то связать данные — например, с помощью опций ymin и ymax, которые передают максимальное и минимальное значение по всем страницам: =SPARKLINE(B2:E2;{«charttype»»column»;»color»»green»;»ymax»MAX($B$2:$E$4);»ymin»MIN($B$2:$E$4)}) Тогда получается гораздо нагляднее и реалистичнее:

Кстати, если вы увлекаетесь инвестициями, комбинация SPARKLINE и GOOGLEFINANCE поможет изучать динамику котировок акций и курсов валют. На скриншоте — визуализация изменения стоимости акций Google за прошедший год:

ТРАНСП (TRANSPOSE)

ТРАНСП (TRANSPOSE) пригодится, когда нужно транспонировать таблицу (матрицу), то есть поменять строки и столбцы местами. В качестве аргумента можно передать диапазон или массив, например, так: =ТРАНСП(A35:G40)

Допустим, вы выгружаете из Яндекс.Метрики отчет с данными графика — чтобы посмотреть динамику трафика по определенным разделам:

Голые цифры считываются плохо, гораздо нагляднее будет сделать визуализацию с помощью спарклайнов — диаграмм, которые умещаются в ячейку. Но для этих целей нужно расположить визиты по конкретному разделу в одну строку. Тогда сразу будет понятно, в какой временной период трафик просел или взлетел:

Чтобы функция создала транспонированную таблицу, необходимые для этого ячейки должны быть свободны от значений — иначе будет ошибка.

Конечно, есть и альтернативное решение без использования этой функции: скопировать нужный диапазон, кликнуть правой кнопкой мыши и выбрать «Специальная вставка → Вставить с изменением положения строк и столбцов».

IFS (множественное IF)

IFS (русскоязычного аналога нет) — расширенная версия функции ЕСЛИ (IF), которая позволяет оценивать сразу несколько условий. Возвращает то значение, которое соответствует первому истинному условию (TRUE). То есть сначала проверяет первое условие (слева), если оно истинно — отправляет первое значение, если ложно — идет дальше вправо. Синтаксис: =IFS(условие1; значение1; условие2; значение2; …) Если все условия ложные, вернёт #Н/Д!

Допустим, вы выгрузили (из системы аналитики или CMS) список URL с какими-то дополнительными данными: названиями, датами публикаций, количеством визитов, продажами и т. д. Например, такой:

И для удобства работы и отчетности хотите создать дополнительный столбец, где будут просто и понятно указаны категории (типы), извлеченные из адресов страниц. Чтобы легко можно было отсортировать или отфильтровать таблицу, посчитать сумму показателей по конкретной категории и т. п.

Есть разные варианты решений. Например, правее можно прописать и протянуть функцию =SPLIT(B2;»/») — она разложит URL на составляющие. Далее достаточно посмотреть, в какой ячейке лежит нужная часть адреса, и составить формулу вида: =IFS(I5=»green_tea»;»Зеленый чай»;I5=»ulun»;»Улун»;I2=»travyanoy-chay»;»Травяной чай») Недостаток такого подхода — множество лишних «технических» ячеек, они могут мешать, их придется скрывать.

Другой способ — вложить в IFS несколько других функций: НЕ (NOT), ЕОШИБКА (ISERROR), НАЙТИ (FIND). Тогда формула примет более сложный вид, но зато не нужны будут никакие дополнительные ячейки: =IFS(NOT(ISERROR(FIND(«/green_tea/»;B2)));»Зеленый чай»;NOT(ISERROR(FIND(«/ulun/»;B2)));»Улун»;NOT(ISERROR(FIND(«/travyanoy-chay/»;B2)));»Травяной чай»)

Почему такая сложная конструкция? Дело в том, что FIND возвращает #Н/Д, если не находит запрос в тексте, а это прерывает проверку всех условий в IFS. Поэтому приходится использовать ISERROR, что возвращает TRUE, если функция FIND выдает ошибку. Но TRUE опять прервет выполнение IFS — ведь условие должно наоборот быть ложным, чтобы начать проверять следующее условие. Поэтому приходится усложнять и добавлять NOT, которая поменяет TRUE на FALSE.

Есть и другой вариант реализации — через регулярные выражения и соответствующие функции Google Таблиц.

REGEXMATCH, REGEXEXTRACT, REGEXREPLACE

Эти три функции Google Таблиц предназначены для работы с регулярными выражениями (специальный язык для работы со строками и символами). REGEXMATCH ищет соответствия, REGEXEXTRACT извлекает нужный фрагмент, а REGEXREPLACE заменяет одну часть текста на другую. Синтаксис похожий: первый аргумент — текст, а второй — само регулярное выражение; в REGEXREPLACE есть еще третий — текст, который нужно вставить.

Допустим, нужно из URL конкретной страницы извлечь название сайта. Для этой цели можно использовать такой вариант: =REGEXEXTRACT(C23;»https://(.*?)/») Функция возьмет все символы, что находятся между «https://» и следующим слешем, включая дефисы и точки. Поэтому нормально будут экстрагироваться и домены второго уровня:

С помощью REGEX можно также решить задачу с категориями из предыдущего раздела про IFS. Тогда получится так: =IFS(REGEXEXTRACT(C2;»/catalog/([^/]+)»)=»travyanoy-chay»;»Травяной чай»;REGEXEXTRACT(C2;»/catalog/([^/]+)»)=»ulun»;»Улун»;REGEXEXTRACT(C2;»/catalog/([^/]+)»)=»green_tea»;»Зеленый чай»)

Почему такой вариант, и как он работает? «/catalog/» — общая часть у всех URL, поэтому можно смело начинать поиск совпадений с нее. Далее нужно взять все символы, что находятся между «/catalog/» и следующим слешем. Конструкция ([^/]+) как раз за это отвечает. Получается, функция ищет любое число любых символов, кроме слеша, на котором она и остановится. ‘^’ здесь используется как оператор отрицания, ‘+’ задаёт 1 или более повторений символов, а круглые скобки — что нужно брать только эту группу, не включая остальные части текста.

Читайте также: 15 сервисов для проверки текста

ARRAYFORMULA

ARRAYFORMULA (русскоязычного названия нет) — функция для работы с массивами. В качестве параметра принимает формулу массива или другую функцию.

Допустим, справа от основной таблицы нужно создать столбец с каким-то вычисляемым показателем, например, чтобы тот считал разницу между другими. Конечно, это можно сделать через обычное протягивание формулы, но если таблица постоянно пополняется новыми строками — придется постоянно протягивать ее вручную все ниже и ниже. ARRAYFORMULA же позволяет автоматизировать процесс: за счет вычитания одного массива с открытым диапазоном из другого:

Единственное, что в данном случае формула будет заполнять ячейки до самого конца таблицы — а лишние нули это не очень красиво. Решение — дополнительно использовать IF: =ARRAYFORMULA(IF(D2:D<>»»;E2:E-D2:D;»»)) которое сообщает следующее: если в ячейке D пусто, то и вычитание не нужно, оставить ячейку пустой.

Аналогичным способом ARRAYFORMULA можно использовать вместе с ВПР(VLOOKUP), к примеру: =ARRAYFORMULA(IFERROR(VLOOKUP(A2:A;feb!$A:$D;2;0);»»)) Только здесь от лишних #N/A до конца таблицы спасает функция ЕСЛИОШИБКА (IFERROR).

Увлечение ARRAYFORMULA (особенно если еще в большом количестве используются такие функции, как VLOOKUP, MATCH, INDEX, QUERY) может существенно замедлять работу Google Таблицы. Ускориться помогает удаление лишних строк (по умолчанию их 1 000, сотни могут совсем не использоваться и только зря обрабатываться функцией ARRAYFORMULA).

SORTN

SORTN — расширенная версия функции SORT, которая может не только сортировать данные по нескольким столбцам, но и ограничивать количество возвращаемых результатов. Параметры:

1. Диапазон для сортировки и вывода. (Впрочем, столбцы, по которому данные сортируются, можно не включать в этот диапазон, указать их отдельно в четвертом параметре.)
2. Количество возвращаемых элементов. (Можно сделать топ-3, топ-5 и т. д.)
3. Режим показа совпадений. (По умолчанию ноль. Единица, например, будет выводить дополнительные строки, — больше, чем указано во втором параметре — если в столбце для сортировки найдутся повторяющиеся значения.)
4. Столбец для сортировки. (Может быть вне диапазона, указанного в первом параметре.)
5. Способ сортировки столбца. ИСТИНА (TRUE) сортирует данные по возрастанию (от меньшего к большему), а ЛОЖЬ (FALSE)  – по убыванию (от большего к меньшему).

(Если нужно, дальше можно также задать дополнительные столбцы и варианты сортировки.)

Допустим, есть таблица с показателями трафика за несколько месяцев. И нужно подготовить топ лучших или худших страниц по динамике за последние два. Для этого как раз хорошо подходит функция SORTN.

Пример: =SORTN(A2:F7;3;0;6;TRUE), которая выводит данные из A2:F7, но только первые три строки, отсортированные по шестому столбцу (F) по возрастанию:

Если столбец для сортировки не входит в первый диапазон, нужно передать его четвертым параметром (главное условие — такое же количество элементов, как у первого). Пример: =SORTN(A2:E7;3;0;F2:F7;TRUE)

Читайте также: Где в интернет-маркетинге можно автоматизировать, а где — только ручками (пока)

FILTER

FILTER (опять без русского аналога) — мощная функция Google Таблиц, которая выводит только те строки и столбцы, которые соответствуют заданным условиям. Первым аргументом принимает диапазон, вторым и последующими — условия для фильтрации.

Допустим, есть стандартный отчет по поисковым фразам и поведению пользователей, которые пришли по ним на сайт. (Первый столбец — сами запросы, второй — визиты, дальше отказы, глубина просмотра и время на сайте, в конце — достижения любой цели.) И нужно узнать наиболее приоритетные ключи для продвижения. Например, выбрать те, что дали больше 50 визитов и больше 50 конверсий за отчетный период. 

Здесь подойдет такой вариант: =FILTER(‘Запросы’!A2:G;’Запросы’!B2:B>50;’Запросы’!G2:G>50), где мы сначала указываем диапазон данных для фильтрации и вывода, затем условия — во-первых, значения в столбце B должны быть больше 50, во-вторых, значения в столбце G тоже должны быть больше 50.

Столбцы или строки, по которым фильтруются данные, не обязаны входить в первый диапазон. Например, нет смысла в столбце, где все значения будут повторяться — а так и будет, если FILTER отбирает данные по какой-то одной единственной категории. Если в этом примере формулы поменять Запросы!A2:G на Запросы!A2:A, ничего не сломается — просто будет выводиться только первый столбец.

Теперь другой, более сложный пример использования FILTER. Допустим, вы сделали копию прайс-листа поставщика, потому что так с данными удобнее работать, но нужно периодически проверять оригинальную таблицу — что нового там появилось и стоит ли обновить свою. И нужно проверять не все позиции, а самые приоритетные и прибыльные. Это можно осуществить, сочетая FILTER с IMPORTRANGE, MATCH и ISERROR. Например, так:

=FILTER(IMPORTRANGE(«1znX3hxN9cKEvZyh_0XOj7gHpjYze8p-40cZchiDvTxY»;»Каталог!A2:E»);IMPORTRANGE(«1znX3hxN9cKEvZyh_0XOj7gHpjYze8p-40cZchiDvTxY»;»Каталог!A2:A»)=1;(ISERROR(MATCH(IMPORTRANGE(«1znX3hxN9cKEvZyh_0XOj7gHpjYze8p-40cZchiDvTxY»;»Каталог!B2:B»);B3:B7;0))))

Что здесь происходит? Первый параметр — диапазон внешней таблицы A2:E, взятый с листа «Каталог». Второй — условие: значение в столбце A должно быть равно 1 (самые приоритетные позиции). Третий — подробнее:

• IMPORTRANGE подгружает столбец B из листа «Каталог».
• MATCH ищет совпадения между импортируемыми и имеющимися данными (между названиями товаров в скопированном и оригинальном прайс-листах).
• ISERROR вернет FALSE, когда MATCH найдет совпадения, и, соответственно, вернет TRUE, если таких совпадений не будет.

Получается, FILTER выдаст только те позиции с приоритетом №1, которые есть во внешнем документе, но которых нет в этой таблице.

Еще несколько моментов:

• FILTER фильтрует или строки, или столбцы. Чтобы фильтровать их одновременно, можно вложить одну функцию в другую — то есть одна FILTER будет обрабатывать выходные данные из другой FILTER.
• Не очень удобно постоянно копировать и вставлять заголовки из одной таблицы в другую. Но благодаря массиву можно подгружать их автоматически и в правильном порядке. Немного усовершенствованный предыдущий пример: ={‘Запросы’!A1:G1;FILTER(‘Запросы’!A2:G;’Запросы’!B2:B>50;’Запросы’!G2:G>50)}

БДСУММ(DSUM), БСЧЁТА(DCOUNTA), БИЗВЛЕЧЬ(DGET), ДСРЗНАЧ (DAVERAGE)…

Функции БД — серьезные инструменты, когда нужно работать с большим количеством данных и условий, — и стандартные FILTER, СУММЕСЛИ, СРЗНАЧЕСЛИ, ВПР и другие не справляются или не очень удобны в использовании.

К примеру, есть подробная база публикаций в соцсетях с указанием тематик и типов контента, названиями и датами, количеством лайков, комментариев и шеров. И интересно узнать, какая в среднем вовлеченность у постов с видео по сравнению с более текстовыми форматами.

Здесь лучше всего подойдет ДСРЗНАЧ (DAVERAGE). Синтаксис у этой и остальных Д-функций похожий:

1. Массив или диапазон данных — в общем, таблица, с которой нужно работать. (Первая строка обязательно должна содержать заголовки столбцов!)
2. Столбец, в котором находятся нужные данные. (Можно передать номер столбца, адрес ячейки или даже просто название столбца текстом в кавычках.)
3. Критерии, условия для фильтрации — можно передать их как массивом, так и диапазоном. (Важно: первый элемент должен соответствовать заголовку столбца с искомыми данными, что указан во втором параметре.)

Для начала на отдельном листе нужно подготовить критерии — список типов контента, по которым нужно рассчитать показатели. Затем уже использовать, немного модифицируя, такую формулу: =DAVERAGE(Book!A4:J;8;B1:B13). Она считает среднее арифметическое по всем значениям из столбца №8 диапазона Book!A4:J, которые соответствуют данным из диапазона B1:B13. (Напоминаем: в обоих диапазонах первыми строками идут заголовки. А вместо номера столбца — 8 — можно сослаться на ячейку его заголовка — Book!H4 — или просто передать название текстом — «лайки»).

Репосты и комментарии считаются аналогично, меняется только номер столбца (8→9→10). Ну а среднее число вовлечений легко получить через обычный =AVERAGE (C2:E2).

Показатели для текстовых типов контента можно получить точно так же, единственное — нужно будет снова передавать название заголовка. Писать его ниже необязательно, можно просто добавить через массив: =DAVERAGE(Book!$A$4:$J;8;{«тип контента»;$B$15:$B$38})

Другие функции баз данных работают аналогично, разница в функциональности: так, БСЧЁТА — считает количество числовых и текстовых значений, БДСУММ — соответственно, сумму, БДПРОИЗВЕД — произведение, БИЗВЛЕЧЬ(DGET) — извлекает нужные данные из таблицы.

Важные моменты:

• Не забывать про заголовки в столбцах/массивах — именно они являются «мостиком» между данными и позволяют находить и считать нужное.
• Нет ограничений по количеству столбцов — можно задать несколько условий для фильтрации (например, не только типы контента, но и тематики). Главное — правильно написать заголовки.
• Не использовать открытый диапазон в критериях — Д-функции не будут игнорировать пустые ячейки, будут искать по ним тоже, что драматично исказит результаты.
• В БСЧЁТ и БСЧЁТА можно указать любой столбец — ведь эти функции считают общее количество, а не производят математические операции с конкретными цифрами.

Читайте также: 10 функциональных сервисов для анализа социальных сетей

QUERY

Если FILTER — просто мощная функция, то QUERY — мощнейшая. Она выполняет запросы на языке аналогичном SQL, позволяет строить самые разные отчеты и сводные таблицы, в том числе интерактивные дашборды. Вообще по QUERY стоит писать отдельный большой гайд, поэтому тут рассмотрим лишь часть возможностей.

Синтаксис:

1. Диапазон ячеек, собственно, база данных. (Можно импортировать из другой таблицы через IMPORTRANGE.)
2. Запрос, записанный на языке API визуализации Google (аналог SQL). Передается в текстовом формате — можно написать в кавычках внутри функции или взять из ячейки.
3. Заголовки — количество строк в верхней части раздела данных, необязательный параметр. (Заголовки можно присоединять и через массив).

QUERY очень чувствительна к синтаксису и порядку написания кляуз — так называют отдельные части запроса, которые отделяются между собой пробелами:

1. SELECT — указывает нужные столбцы и их порядок. Например, » SELECT A, B, D « Здесь сразу же можно создать пользовательский столбец, допустим: » SELECT A, B, C, H+I+J « Если же нужно просто вывести все столбцы, какие есть в исходном диапазоне, достаточно прописать » SELECT * « (Нюанс: если QUERY обрабатывает массив или импортируемый диапазон, нужно в SELECT указывать номер столбца (Col1), а не название (A).)

2. WHERE — задает условия для фильтрации данных. Можно написать » WHERE B > 50 AND D < 0 «, чтобы отсечь строки, где B < 50 и D > 0. Другой пример: » WHERE F IS NOT NULL OR G IS NULL «, который говорит: «Взять данные, где в столбце F есть какое-то значение или, наоборот, G — пустой». Для сравнения текстовых строк есть свои операторы: например, matches ищет соответствия регулярному выражению, contains — содержание в любом месте строки, starts with — в начале… Пример: » WHERE A=’Маркетинг’ AND B starts with ‘Статья’ « (Строки внутри запроса QUERY передаются в одинарных кавычках.)

3. GROUP BY — условия для группировки данных по строкам. Работает, только когда в SELECT есть агрегирующие функции: sum (считает сумму), avg (рассчитывает среднее), min (находит минимальное значение), max (выдает максимальное значение), count (подсчитывает количество). Допустим: » SELECT A, B, C, avg(H) GROUP BY B, C, A « (Каждый столбец, указанный в SELECT без агрегирующей функции, должен быть указан и в GROUP BY.)

4. PIVOT — работает аналогично GROUP BY, только группирует данные по столбцам, например: » SELECT B, AVG(H) GROUP BY B PIVOT A « (Кстати, помимо агрегирующих, QUERY поддерживает и скалярные функции. Например, day возвращает номер дня из даты, now выдает текущую дату и время, а lower — приводит строку к нижнему регистру.)

5. ORDER BY — отвечает за сортировку результатов. В запросе достаточно перечислить поля и способ сортировки (по умолчанию ASC, то есть по возрастанию, если указать DESC — функция будет сортировать по убыванию.) Пример:  » SELECT C, H ORDER BY H DESC «

6. LIMIT — ограничивает количество возвращаемых строк. Так » SELECT * LIMIT 10 « вернет только первые 10 строк, других условий здесь нет. Это удобная кляуза для формирования всяческих топов, аутсайдеров, замены вышеупомянутой SORTN.

7. OFFSET — действует аналогично, только, наоборот, пропускает N-ое количество первых строк. Соответственно » SELECT * OFFSET 10 « будет возвращать все строки, начиная с 11 от начала диапазона.

8. LABEL устанавливает подписи для столбцов. В запросе нужно сначала указать столбец или функцию, затем в одинарных кавычках — новое название. Если меток несколько, они перечисляются через запятую, как и другие параметры кляуз. Например: » SELECT A, avg (H) GROUP BY A LABEL A ‘Тематика’, avg (H) ‘Среднее число лайков’ «

9. FORMAT задает правила форматирования для ячеек в одном или нескольких столбцах. Синтаксис как у LABEL, но в кавычках нужно передавать специальные коды. Так » SELECT A, H FORMAT H ‘ #,## ‘ » будет выводить числа с разделителями разрядов. (Нужные коды можно узнать в разделе «Формат → Числа → Другие форматы«.)

Особая прелесть QUERY в том, что запрос целиком — и его отдельные параметры — можно не указывать прямо в функции, а брать из ячеек. Для соединения строк между собой достаточно обычной конкатенации через ‘&’. Пример: » SELECT A, B, C, H WHERE H < «&H1&» LIMIT «&H2 — параметры для WHERE и LIMIT будут взяты из ячеек H1 и H2 соответственно.

Если будете брать из ячеек текстовые значения, надо помнить про одинарные кавычки. Пример такого варианта: » SELECT A, B, C, H WHERE B = ‘ «&H1&» ‘ LIMIT «&H2

Подытожим

Google Таблицы — интересный и многофункциональный инструмент, который может решать самые разные задачи по многим направлениям: финансовому планированию, SEO, HR, SMM, веб-аналитике и т. д. и т. п. Но чтобы эффективно использовать любой, даже самый мощный сервис, нужно хорошо понимать — зачем и что именно нужно делать, какие данные брать и обрабатывать, как использовать результаты. 

Обучающий центр CyberMarketing поможет освоить с нуля и дальше развиваться по всем основным тематикам интернет-маркетинга: созданию сайтов, контекстной рекламе, продвижению в соцсетях и др. У нас только полезный и качественный контент — статьи, вебинары, курсы для владельцев бизнеса, руководителей и специалистов.

Формула IMPORTRANGE и Циклические ссылки.

book Дата: Вторник, 02.11.2021, 18:40 | Сообщение № 1 Группа: Проверенные Ранг: Форумчанин Сообщений: 146 Репутация: 8 ± Замечаний: 0% ± Excel 2016 Добрый день! При активном использовании функции IMPORTRANGE столкнулся с медленной работой и частой ошибкой «Внутренняя ошибка импорта». Задумался, что причина может быть в структуре взаимосвязей между таблицами. Сейчас сделано так, что из файла с результатами есть перенос данных в исходный файл на другой лист. Схема 1 в приложенном файле. Насколько сильно такой «обратный» импорт влияет на скорость и на ошибку импорта? Или причина в другом: в количестве файлов Источников и файлов Результатов, в размерах файлов, в количестве формул IMPORTRANGE (приведенная мной Схема упрощена)? Имеет ли смыл «при прочих равных» перейти на Схему 2? Спасибо. К сообщению приложен файл: 2259099.xlsx (14.4 Kb) — С уважением, Андрей.   Ответить

Kashimirush Дата: Среда, 03.11.2021, 13:43 | Сообщение № 2 Группа: Проверенные Ранг: Форумчанин Сообщений: 240 Репутация: 40 ± Замечаний: 0% ± Excel 2010 book, Последнее время Importrange вызывает проблемы у многих пользователей ссылка В представленных схемах, большого отличия нет, т.к. ссылки не совсем цикличны, цикличные ссылки подразумевают взаимовлияние Результата на источник. в количестве файлов Источников и файлов Результатов, в размерах файлов, в количестве формул IMPORTRANGE (приведенная мной Схема упрощена)? Это всё причины тормозов, они все влияют на работу таблиц, при прочих равных, я бы на вашем месте задумался о реструктуризации системы и сборки новой с меньшим количеством файлов и организацией связей внутри одного файла, либо переход на СКРИПТЫ Работа, работа, перейди на Федота…   Ответить

book Дата: Среда, 03.11.2021, 14:22 | Сообщение № 3 Группа: Проверенные Ранг: Форумчанин Сообщений: 146 Репутация: 8 ± Замечаний: 0% ± Excel 2016 Kashimirush, спасибо за отклик! Верно ли понимаю, что формулы «внутри» файла работают быстрее? К примеру, IMPORTRANGE можно заменить на QUERY. Другими словами, лучше одни файл с 10 листами, чем 10 файлов по 1 листу. Если говорить о скриптах, то имеет ли смысл их использовать только для замены IMPORTRANGE, а другие вычисления, фильтры, сводные и т.п. оставить «на формулах»? — С уважением, Андрей.   Ответить

Gustav Дата: Среда, 03.11.2021, 15:24 | Сообщение № 4 Группа: Друзья Ранг: Старожил Сообщений: 2398 Репутация: 986 ± Замечаний: 0% ± начинал с Excel 4.0, видел 2.1 Верно ли понимаю, что формулы «внутри» файла работают быстрее? К примеру, IMPORTRANGE можно заменить на QUERY Вы что, используете IMPORTRANGE внутри ОДНОГО и того же файла для связи между листами?! Немедленно забыть, искоренить! Для этого есть масса других способов. Гугл, конечно, тут не прав — к IMPORTRANGE надо было давно прикрутить проверку на «тот же файл» и отображать непреодолимую ошибку, а то сбивают людей с толку, а люди привыкают и пытаются использовать. Чтобы на Лист2 получить данные с Лист1 из диапазона A1:D20, НЕ НУЖНО писать такую формулу: [vba] Код =IMPORTRANGE(«<<< id того же самого файла >>>»;»Лист1!A1:D20″) [/vba] а можно использовать такие: [vba] Код =ArrayFormula(‘Лист1’!A1:D20) [/vba]или [vba][/vba] Или с помощью любой подходящей функции: [vba] Код =QUERY(‘Лист1’!A1:D20;»select *») [/vba] [vba] Код =FILTER(‘Лист1’!A1:D20;ROW(A1:A20)) [/vba] [vba] Код =ArrayFormula(VLOOKUP(ROW(A1:A20);{ROW(A1:A20)’Лист1′!A1:D20};{2345})) [/vba] [vba] Код =ARRAY_CONSTRAIN(‘Лист1’!A:D;20;4) [/vba] [vba] Код =INDEX(‘Лист1’!A1:D20;0;0) [/vba]и т.п. МОИ: Ник, Tip box: 41001663842605 Сообщение отредактировал Gustav — Среда, 03.11.2021, 15:30   Ответить

Kashimirush Дата: Среда, 03.11.2021, 15:37 | Сообщение № 5 Группа: Проверенные Ранг: Форумчанин Сообщений: 240 Репутация: 40 ± Замечаний: 0% ± Excel 2010 Верно ли понимаю, что формулы «внутри» файла работают быстрее? Ну это должно быть очевидно, когда Importrange оборачивают внутри формул в таблице результата, это гораздо дольше, чем произвести все нужные расчеты в таблице источнике, и только нужный результат передать в таблицу результат. имеет ли смысл их использовать только для замены IMPORTRANGE, а другие вычисления, фильтры, сводные и т.п. оставить «на формулах» Это риторический вопрос обсуждение сферического коня в вакууме, я же без понятия какой у вас функционал, но как гласит библия: «Пока работает — не трожь!» — если формулы выполняют нужный вам функционал, то трогать их, конечно, не стоит. А вот структура данных ваша — вносит трудности и с использованием Importrange и применением скриптов. Если с первым все понятно, то при написании скриптов будет сложно уследить за всеми перемещениями данных и написать скрипты так, чтобы они не приводили к ошибкам. [p.s.]ИМХО — я бы подумал над 1 каким то МЕГА файлом со скриптом, который производит расчеты и запуливает их в нужные таблицы.[/p.s.] Работа, работа, перейди на Федота… Сообщение отредактировал Kashimirush — Среда, 03.11.2021, 15:38   Ответить

book Дата: Среда, 03.11.2021, 19:02 | Сообщение № 6 Группа: Проверенные Ранг: Форумчанин Сообщений: 146 Репутация: 8 ± Замечаний: 0% ± Excel 2016 Вы что, используете IMPORTRANGE внутри ОДНОГО и того же файла для связи между листами?! Нет, нет. Использую, в основном, ArrayFormula и QUERY. — С уважением, Андрей.   Ответить

book Дата: Среда, 03.11.2021, 19:11 | Сообщение № 7 Группа: Проверенные Ранг: Форумчанин Сообщений: 146 Репутация: 8 ± Замечаний: 0% ± Excel 2016 А вот структура данных ваша — вносит трудности Да, здесь есть над чем работать. Если мыслю в верном направлении, то надо минимизировать количество файлов и, соответственно, количество связей (IMPORTRANGE или Скрипов) между ними. Всем спасибо за помощь! — С уважением, Андрей.   Ответить

After some time the formula breaks, and shows Error: Loading data..., and it won’t work until I change anything in the parameters, e.g. Sheet1!a3:Ag to Sheet1!a3:AG, then it works for a few days, and then breaks again with the same error.

I’ve tried myImportrange custom function:

// to be used in the spreadsheet like ImportRange, 
// i.e. like this: =myImportRange( "key" ; "sheet!range" ; GoogleClock() )
// the third parameter - GoogleClock() - triggers an automatic update every minute.
// updated 2011-07-17 (ahab): better regex to strip sheetname of *outer* single quotes
function myImportRange(key ,sheetrange) { 
 var shra = sheetrange.split("!") ;
 if (shra.length==1) shra[1]=shra[0], shra[0]="";  

 var sheetstring = shra[0].replace( /^'(.*)'$/g , "$1") // was: replace( /'/g , "") ; updated 2011-07-17 (ahab)
 var rangestring = shra[1] 

 var source = SpreadsheetApp.openById( key )    
 if ( sheetstring.length==0 ) sheet = source.getSheets()[0] ;
 else sheet = source.getSheetByName( sheetstring ) ;

 return  sheet.getRange( rangestring ).getValues(); 
}

But eventually received the same error.