Анализ таблиц в word - Word и Excel - помощь в работе с программами

Нередко при работе приходится сравнивать между собой различные модификации документов, например, исходную и измененную редакции материалов, подготовленных в Word либо в виде PDF-документов или презентаций, рабочую и обновленные версии прайс-листов с изменившимися ценами в Excel, разные версии текстовых документов и т.п. При этом вопрос не в том, какая из версий файлов является более свежей (это и так понятно из свойств файлов), а важно, что именно изменилось в документах с точки зрения содержимого. Сравнивать документы вручную — занятие неблагодарное из-за слишком больших затрат времени и возможности ошибок, ведь не заметить какую-то важную деталь при просмотре проще простого. Гораздо разумнее задачу сравнения файлов перепоручить компьютеру.
В целом, в плане сравнения Word-документов все обстоит достаточно благополучно и без использования вспомогательных инструментов, хотя в версиях Word 2002 и Word 2003 данная возможность надежно скрыта от чужих глаз, и, вероятно, не так много пользователей о ее существовании вообще догадываются. Дело в том, что для сравнения документов здесь нужно вначале загрузить исходный файл. Затем из меню «Сервис» открыть команду «Сравнить и объединить исправления», указать файл, сравниваемый с исходным, и включить флажок «Черные строки». Только после этих манипуляций кнопка «Объединить» превратится в кнопку «Сравнить», и при щелчке по данной кнопке программа и проведет сравнение файлов.

Результаты сравнения будут показаны во вновь созданном документе в традиционном режиме рецензирования.
С появлением Word 2007 все стало гораздо проще, поскольку теперь достаточно переключиться на вкладку «Рецензирование», щелкнуть по кнопке «Сравнить» и указать сравниваемые версии документа.
Результат сравнения окажется представленным в новом документе, где слева будет отображен отрецензированный документ с учетом изменений, а справа (друг над другом) — исходный и измененный документы.
Теоретически, в Excel тоже возможно сравнение документов встроенными средствами, правда, только при работе в режиме фиксирования изменений. Однако это неудобно, поскольку каждую из измененных ячеек придется просматривать, наводя на нее мышь, так как изменения, внесенные в документ, отображаются во всплывающих окошках (примерно таких, как обычные примечания).

Во-вторых, если названный режим не будет предварительно включен (команда «Сервис» > «Исправления» > «Выделить исправления», флажок «Отслеживать исправления»), то произвести сравнение XLS-файлов потом окажется невозможно.

Что касается быстрого сравнения PDF-документов, то такая возможность, конечно, имеется в Acrobat 9 Pro и Acrobat 9 Pro Extended, но эти решения установлены далеко не на каждом компьютере.
Поэтому при необходимости быстрого сравнения Excel-таблиц, PDF-документов, презентаций, а также документов в других форматах, в частности, текстовых файлов и программных кодов, приходится прибегать к использованию дополнительного инструментария. Вариантов тут множество, и это могут быть как комплексные решения, позволяющие работать с несколькими файловыми форматами, так и узкоспециализированные утилиты. Немалая часть подобных решений предлагается за приличные деньги — скажем, цена одного из самых известных в этой сфере комплексных решений Diff Doc составляет $99,95, а весьма популярная среди программистов утилита Araxis Merge оценивается в €119. Вместе с тем, на рынке имеются и вполне доступные по цене либо вообще бесплатные программы подобного плана, именно такие решения мы и оценим в данной статье. При этом основное внимание уделим комплексным решениям, а из узкоспециализированных средств отметим лишь утилиты для быстрого сравнения таблиц Excel, поскольку это одна из наиболее актуальных задач, а проведение сравнения Excel-документов комплексными решениями хоть и возможно, но менее эффективно, чем с помощью узкоспециализированных утилит.

⇡ Комплексные решения для быстрого сравнения документов

Compare Suite 7.0

Разработчик:
AKS-Labs
Размер дистрибутива:
3,79 Мб
Распространение:
условно бесплатная
Compare Suite — удобный инструмент для быстрого сравнения текстовых файлов, документов MS Office, RTF-документов, файлов PDF, web-страниц (HTM), презентаций PowerPoint, бинарных и некоторых других типов файлов, а также файлов в ZIP- и RAR-архивах и на FTP-серверах. В случае сравнения листингов программ на ряде языков программирования (Object Pascal, HTML, C/C++, JavaScript, PHP и др.) предусмотрена подсветка синтаксиса. Имеется функционал для синхронизации текстовых файлов и сравнения папок вместе с подпапками. Демо-версия программы (имеется русскоязычная локализация) работоспособна в течение 30 дней и полностью функциональна. Стоимость коммерческой версии составляет 60 долл.
Технология сравнения файлов в Compare Suite проста. Вначале выбирается метод сравнения файлов, для чего в меню «Сравнить» нужно выбрать один из вариантов: «посимвольно», «пословно», «по ключевым словам». Классическое посимвольное сравнение полезно в ситуациях, когда нужно зафиксировать малейшие отличия в написании слов — скажем, при сравнении листингов программ. Пословное сравнение документов, как правило, используется для сравнения разных версий одного и того же файла. С помощью метода сравнения по ключевым словам можно сравнить непохожие документы даже тогда, когда пословное сравнение невозможно.

После выбора метода сравнения, в меню «Файл» надо выбрать команду «Новое сравнение файлов» и указать на левой и правой панелях файлы для сравнения. Программа проанализирует файлы и выделит все имеющиеся отличия (добавленные, измененные и удаленные фрагменты) различными цветами. Дополнительно можно создать сравнительный отчет с детальной информацией о сравниваемых файлах (команда «Файл» > «Отчет»).
При сравнении файлов, отличных от текстовых, следует иметь в виду, что их сравнение во всех комплексных решениях (как в Compare Suite, так и в других утилитах) производится после преобразования в текстовый формат. На практике это означает, например, что если в сравниваемых версиях Word-документа одно и то же слово в конкретном предложении оказалось на разных строках, то оно будет причислено к списку изменений.
При сравнении XLS-документов данные из таблиц перед проведением анализа извлекаются, а найденные отличия отображаются построчно в текстовом формате с указанием имени листа и названий столбцов, что позволяет ориентироваться в данных.
По такой же схеме осуществляется сравнение PDF-документов и презентаций PowerPoint.

Предположим, кто-то работал с вашим документом, и вы подозреваете, что этот «кто-то» не только читал текст, но и вносил в него изменения. Будучи грамотным пользователем, вы немедленно приказываете Word сравнить новый текст с вариантом, который хранится в вашем компьютере. Программа не только сравнит версии, но и отметит на экране все несовпадения. Хотите знать, как это сделать?

Убедитесь, что отредактированный (более новый) документ находится на экране.

Исходный документ должен быть сохранен на диске. Открывать его нет необходимости. Открыть следует новый вариант документа, именно он должен быть на вашем экране.

Примечание

Стоп! Исходный документ и новый документ не могут иметь одинаковые имена. Переименуйте один из них, если требуется.

Выберите в меню команду Сервис>Сравнить
и объединить исправления.

Появится диалоговое окно Открытие документа
, только теперь оно называется Сравнить и объединить документы
.

Найдите на диске первоначальный вариант документа.

Вы уже знаете, как пользоваться диалоговым окном Открытие документа
. Отыщите первоначальный вариант своего документа.

Щелкните на кнопке Объединить
.

Word надолго задумывается — не торопите его. Что происходит? Word сравнивает документ, находящийся на экране, с его старой копией.

Внимательно просмотрите изменения.

Проверьте, какой урон нанесла вашей отточенной прозе варварская рука редактора! Чтобы закрыть окно просмотра, щелкните еще раз на кнопке Окно просмотра
.

Текст, который был добавлен, подчеркнут и представлен другим цветом. Удаленный текст также представлен другим цветом, но он перечеркнут.

Место документа, откуда был удален фрагмент текста, в режиме Разметка страницы
отмечен небольшим треугольником, от которого под строкой к правому полю страницы тянется пунктирная линия. А на полях выведен удаленный текст. В режиме Обычный
удаленный текст — перечеркнут.

Каждому «рецензенту», приложившему руку к документу, после сравнения присваивается определенный цвет (на экране его вставки выделены другим цветом). Например, на моем экране ранее внесенные изменения выделены красным цветом. Если следующий «рецензент» тоже вносит свои правки в документ, его примечания на экране будут показаны другим цветом. Иными словами, изменения, вносимые после каждого открытия документа, будут выделяться другим цветом.
Чтобы просмотреть изменения, которые появились в документе после сравнения с отредактированным документом, выберите в раскрывающемся списке Отобразить
для проверки панели инструментов Рецензирование
элемент Исправления
в исходном документе
.
Корректорские правки можно убрать с экрана. Для этого достаточно выбрать элемент Измененный документ
в раскрывающемся списке Отобразить для проверки
.

Друзья, рад вас приветствовать на страницах моего блога. Сегодня хочу рассказать вам о 4 способах сравнения файлов по содержимому. Необходимость найти различия возникает довольно часто. Приходится делать сравнение файлов по типу или размеру. Сравнение файлов в Word и Excel тоже весьма распространённая процедура в офисах и конторах, где постоянно приходится работать с текстовыми документами и таблицами.

Но для веб-мастера или владельца сайта часто бывает необходимо сравнить два файла по содержимому. И речь идёт не о текстовых файлах, хотя и они тоже анализируются так же, а о форматах.html, .css, .php и так далее. Тех файлах, где нужно найти изменения в коде. И порой изменение одного лишь знака может обеспечить уйму трудностей с достижением результата.

Так, последний пример, когда я использовал сравнение двух файлов, — это проблема с работой комментариев. В своём я упоминал об этом. Причина была всего лишь в одном пробеле. Вы только представьте, как можно найти такое несущественное различие вручную.

И, вообще, работая с файлами сайта, достаточно часто приходиться анализировать код. Делать это вручную нереально. Куда проще воспользоваться подручными средствами, инструментами, которые должны быть у каждого веб-мастера и владельца сайта.

Способ 1. Сравнение файлов в программе Total Commander.

Этой программой я пользуюсь давно. Для работы с файлами, на мой взгляд, это одна из лучших программ. Программа Total Commander платная, но можно в течение 30 дней пользоваться и пробной версией, которая по истечении времени также будет работать, но с предложением о покупке. Скачать пробную версию можно .

Ранее я рассказывал, как настроить через TC, которое позволяет легко управлять файлами сайта и осуществлять все необходимые операции прямо с компьютера, минуя личный кабинет хостинга. Только из-за одной этой возможности уже стоит использовать эту программу.

А теперь разберём инструмент сравнения файлов по содержимому, который также позволяет редактировать и копировать данные в процессе анализа.

Итак, запускаете Total Commander – в одной из панелей выбираете первый файл для сравнения – во второй панели открываете папку со вторым файлом.

Откроется новое окно, также разделённое на две панели. В самом верху, в каждой панели будет срока для выбора файла. В одной из них первый файл будет уже выбран (но может быть и пустым). Для выбора файла нужно нажать на небольшую кнопочку со стрелочками (>>)
.

Выбрав файлы для сравнения, нажимаете на кнопку «Сравнить»
. В каждой панели появится содержимое выбранного файла. Отличия будут отмечены фоновым цветом.

Для внесения изменений в файл достаточно нажать на кнопку «Редактировать»
. И можно приступать к внесению изменений. Также здесь будут доступны функции копирования и отката, поиска и изменение кодировки.

Если вы внесли изменения в файл, то после закрытия окна сравнения, будет предложено сохранить результат.

Способ 2. Сравнение файлов в Notepad++.

Если вам приходилось, хоть когда-либо, редактировать файлы html, css и php. То наверняка вы слышали о бесплатном редакторе кода Notepad++. Скачать программу можно .

Эта прекрасная программа, которая к неисчислимым её достоинствам позволяет ещё и файлы сравнивать по их содержимому.

Но для этого потребуется установить небольшой плагин. Делается всё это непосредственно внутри самого редактора.

Итак, запускаете редактор – переходите в пункт меню «Плагины
»
— «Plugin Manager»
— «Show Plugin Manager»
.

В новом окне выбираете плагин «
Compare»
и жмёте кнопку «
Install»
.

После установки плагина можно приступать к сравнению содержимого файлов. Для этого нужно открыть два файла – перейти в пункт меню «Плагины»
— «
Compare»
— «
Compare (Alt+
D)»
.

Результат сравнения файлов будет представлен в отдельных панелях. То есть в левой будет первый файл, а в правой второй. Напротив строк, в которых найдены отличия будет предупреждающий знак и подсветка фоновым цветом.

Строка, где найдены малые отличия, будет подсвечиваться жёлтым цветом, и обозначена восклицательным знаком.

Строка, которая полностью отличается, будет отмечена на одной панели красным минусом на другой зелёным плюсом. И подсвечена соответствующим цветом.

Разумеется, найдя отличие, вы сразу можете внести необходимые поправки и сохранить изменения.

Завершить сравнение файлов можно комбинацией клавиш Ctrl+
Alt+
D
.

Способ 3. Сравнение содержимого двух файлов в программе WinMerge.

Эта программа позволяет сравнивать не только содержимое файлов, но и содержимое целых папок. Этим она похожа на Тотал Коммандер, только программа бесплатная. Скачать её можно .

Установка программы стандартная и не составит труда. Поэтому на этом останавливаться не будем, а сразу перейдём к процессу сравнения двух файлов.

Запустив программу, нужно выбрать файлы для сравнения. Открываете пункт меню «Файл»
— «Открыть»
.

Результат сравнения представлен в двух панелях, так же как и в других примерах. Только здесь ещё и выделяется именно тот фрагмент кода, который отличается в конкретной строке.

В этой программе можно также редактировать файлы. А когда будете закрывать окно сравнения, программа предложит сохранить изменения в файлах.

Способ 4. Сравнение файлов с помощью командной строки Windows.

Этот способ позволяет сравнивать содержимое файлов без сторонних программ. Достаточно воспользоваться стандартным инструментом операционной системы Windows.

Также этот способ не позволяет редактировать файлы. Для этого нужно использовать другие инструменты. Но, тем не менее с поставленной задачей вы справитесь без дополнительных программ.

Для этого открываете «Пуск»
— «Все программы»
— «Стандартные»
— «Командная строка»
. И вводите вот эту команду:

Fc /N путь к первому файлу путь ко второму файлу

выглядит это так:

Fc /N C:Мои документыfile1.txt C:Мои документыfile2.txt

Готовый результат будет выглядеть так:

Когда различий мало, то их достаточно быстро можно исправить использую для этого уже программы редактирования. Но когда различий много, то анализировать информацию с помощью этого способа достаточно трудно.

Итак, о способах сравнения файлов я вам рассказал, а теперь предлагаю посмотреть видеоурок в, котором я показываю сравнение двух файлов всеми способами.

Уверен, теперь если вам необходимо будет сравнить файлы, то вы легко сможете это сделать, использую один из предложенных способов.

На этом сегодня всё, всем желаю успехов и хорошего настроения и до встречи в новых статьях и видеоуроках!

С уважением, Максим Зайцев.

При совместной работе с текстовыми документами не редко возникает необходимость сравнить два документа Word, которые редактировались разными людьми. Например, такая ситуация может возникнуть если вы отправили файл на проверку и не дождавшись исправленной версии файла продолжили редактировать свою версию документа.

Если документ небольшой, то его можно сравнить вручную. Но, с большими текстами такой вариант отнимет слишком много времени. Вместо этого лучше использовать встроенный в Word инструмент, который позволяет сравнить два документа на различия. Сейчас мы расскажем, как это делается в Word 2003, 2007, 2010, 2013 и 2016.

Сравнение документов в Word 2007, 2010, 2013 и 2016

Если вы пользуетесь Word 2007, 2010, 2013 или 2016 то для того, чтобы сравнить два документа на различия вам нужно перейти на вкладку «Рецензирование» и нажать на кнопку «Сравнить» (она находится ближе к правому верхнему углу окна). В результате появится выпадающее меню с двумя пунктами: «Сравнить» и «Объединить». Для сравнивания двух документов Word на различия вам нужно выбрать вариант «Сравнить».

Дальше откроется окно «Сравнение версий». Здесь нужно выбрать два документа Word: «Исходный документ» и «Измененный документ». Для этого воспользуйтесь кнопками с изображением папки, которая находятся рядом с каждых из документов.

После выбора исходного и измененного документа нажмите на кнопку «Больше», чтобы получить доступ к дополнительным настройкам сравнения документов.

В результате перед вами появится список всех доступных настроек. Здесь главное выбрать способ сравнения двух документов. Вы можете сравнивать их по знакам или по словам.

После внесения всех необходимых настроек нажмите на кнопку «ОК» и Word загрузит документы для сравнения. В левой части окна будет отображаться список всех найденных отличий, по центру сравниваемый текст с подсвеченными отличиями, в правом верхнем углу исходный документ, а в правом нижнем углу измененный документ. Изучив эту информацию, вы без труда сможете сравнить два документа Word на различия.

Сравнение документов в Word 2003

Если вы пользуетесь Word 2003, то для сравнения двух документов нужно открыть меню «Сервис» и выбрать пункт «Сравнить и объединить исправления». После чего нужно указать второй документ, с которым нужно сравнить текущий файл.

После этого Word загрузит второй файл и подсветит все изменения.

Здесь вы сможете просто сравнить два файл и ознакомиться со списком изменений либо принять изменения из второго файла. Для этого нужно кликнуть правой кнопкой мыши по исправлению и выбрать пункт «Принять».

Добрый день дорогие друзья! В результате создания текстового файла, нам приходится подвергать его многократным изменениям. И примечательно то, что какая-нибудь неокончательная версия документа может быть согласована З

аинтересованным Л

ицом 1. В итоге финальный текстовый файл, который согласован другим ЗЛ 2,

может значительно отличаться от уже ранее согласованной версии ЗЛ 1

. И такие ситуации могут повторяться каждый день. А З

Л

может быть и 10. Давайте изучим инструмент, который нас подстрахует и частично автоматизирует процесс сравнения двух документов.

Как в ворде сравнить два документа одновременно?

В продолжении обучающего курса Microsoft Word я вам расскажу, как сравнивать два текстовых документа на отличия одновременно. Знание данной функции редактора MC Word поможет Вам убедиться в неизменности концепции текста или наоборот, выяснить что и где конкретно поменялось. Каждый символ (буква, знак препинания, даже пробел) будет выделен при процедуре сравнения прямо в документе. Итак поехали…

За пример возьмем самую сложную скороговорку, которую мне пришлось повстречать, и хаотично изменим слова в разных частях нашего документа, для того чтобы я смог показать как сравнить два текстовых файла. Один из документов (исходный) я назову «1», а другой соответственно «2».

Как сравнить два документа word и посветить изменения?

Для начала открываем программу Microsoft Word
Переходим во вкладку «Рецензирование»
, в разделе «Сравнение»
нажимаем «Сравнить»

Перед вами появляется выпадающее окно «Сравнение версий»
в который сейчас и нужно загрузить два типа документов: исходный и измененный.

После того как выбрали две версии текстового документа, нажимаете «ОК»

В новом окне откроются результаты сравнения, и выглядеть это будет примерно так:

В выделенном квадрате с цифрой «1» появятся все удаленные и вставленные слова. Правее, зона с цифрой «2» Показывает сравниваемый документ с наличием в тексте и удаленные и вставленные на их место слова. Рабочая область с цифрой «3» отображает нам исходный документ (до внесения правок), в то время как пространство с цифрой «4» показывает нам измененный документ с внесенными правками.

Оставшееся рабочее поле с номером «5» это набор инструментов, необходимый для редактирования окончательной версии разрабатываемого документа.

Нажимая «Принять»/«Отклонить» в первый раз, Вы выбираете то слово которое Вы примете или отклоните, во второй раз нажав Вы измените на один из предложенных вариантов.

Красные зачеркнутые слова помечены на удаление, а красный подчеркнутые будут заменены.

Как сравнить два документа если нет ворда?

Что же делать если под рукой нет ворда. Многие люди имея в наличии самый распространённый текстовый редактор, не знают о его огромном потенциале, выходящего за рамки форматирования текста. И если Вы не запомните как сравнить или в у Вас другой текстовый редактор, то выход один, маркировать помеченные на удаление/вставляемые слова одним из следующих способов:

— красным цветом заливать текст на удаление, зеленным на добавление (цвета можете выбрать произвольные, но для этой операции эти самые распространённые).

— зачеркивать удаляемый текст/подчеркивать вставляемый и т.д.

Вдруг если Вы хотите скачать Microsoft Word то переходите на следующую ссылку:

Если Вы хотите узнать больше о возможностях ворда, то переходите сюда

По всем остальным вопросам можете обращаться в комментарии.

Источник

В своей работе мы часто анализируем большой объем данных. Давайте рассмотрим, как можно автоматизировать процесс анализа документов на примере библиотеки docx (способной обрабатывать документы в формате. docx).

А также расскажем другие возможности, которые предлагает Python: как отделить текст с нужным стилем форматирования? Как извлечь все изображения из документа?

Для установки библиотеки в командной строке необходимо ввести:

> pip install python-docx

После успешной установки библиотеки, её нужно импортировать в Python. Обратите внимание, что несмотря на то, что для установки использовалось название python-docx, при импорте следует называть библиотеку docx:

import docx

Как правило, мы обращаемся к автоматизации, когда нам нужно извлечь нужную информацию не из одного, а сразу из многих документов. Чтобы иметь возможность обработать все документы, для начала нужно собрать список таких документов. Здесь сможет помочь библиотека os, с помощью которой можно рекурсивно обойти директории, в которых хранятся документы. Предположим, что все они находятся внутри директории, где расположен скрипт:

import os

paths = []
folder = os.getcwd()
for root, dirs, files in os.walk(folder):
for file in files:
if file.endswith(‘docx’) and not file.startswith(‘~’):
paths.append(os.path.join(root, file))

Мы прошли по всем директориям и занесли в список paths все файлы с расширением. docx. Файлы, начинавшиеся с тильды, игнорировались (эти временные файлы возникают лишь тогда, когда в Windows открыт какой-либо из документов). Теперь, когда у нас уже есть список всех документов, можно начинать с ними работать:

for path in paths:
doc = docx.Document(path)

В блоке выше на каждом шаге цикла в переменную doc записывается экземпляр, представляющий собой весь документ. Мы можем посмотреть основные свойства такого документа:

properties = doc.core_properties
print(‘Автор документа:’, properties.author)
print(‘Автор последней правки:’, properties.last_modified_by)
print(‘Дата создания документа:’, properties.created)
print(‘Дата последней правки:’, properties.modified)
print(‘Дата последней печати:’, properties.last_printed)
print(‘Количество сохранений:’, properties.revision)

Из основных свойств можно получить автора документа, основные даты, количество сохранений документа и пр. Обратите внимание, что даты и время будут указаны в часовом поясе UTC+0.

Теперь поговорим о том, как можно проанализировать содержимое документа. Файлы с расширением docx обладают развитой внутренней структурой, которая в библиотеке docx представлена следующими объектами:

Объект Document, представляющий собой весь документ

Список объектов Paragraph – абзацы документа
* Список объектов Run – фрагменты текста с различными стилями форматирования (курсив, цвет шрифта и т.п.)

Список объектов Table – таблицы документа
* Список объектов Row – строки таблицы
* Список объектов Cell – ячейки в строке
* Список объектов Column – столбцы таблицы
* Список объектов Cell – ячейки в столбце

Список объектов InlineShape – иллюстрации документа

Работа с текстом документа

Для начала давайте разберёмся, как работать с текстом документа. В библиотеке docx это возможно через обращение к абзацам документа. Можно получить как сам текст абзаца, так и его характеристики: тип выравнивания, величину отступов и интервалов, положение на странице.

Очень часто стоит задача получить весь текст из документа для дальнейшей обработки. Чтобы это сделать, достаточно лишь перебрать все абзацы документа:

text = []
for paragraph in doc.paragraphs:
text.append(paragraph.text)
print(‘n’.join(text))

Как мы видим, для получения текста абзаца нужно просто обратиться к объекту paragraph.text. Но что же делать, если нужно извлечь только абзацы с определёнными характеристиками и далее работать именно с ними? Рассмотрим основные характеристики абзацев, которые можно проанализировать.

В первую очередь, можно получить стиль выравнивания абзацев в документе:

for paragraph in doc.paragraphs:
print(‘Выравнивание абзаца:’, paragraph.alignment)

Значения alignment будут соответствовать одному из основных стилей выравнивания: LEFT (0), center (1), RIGHT (2) или justify (3). Однако если пользователь не установил стиль выравнивания, значение параметра alignment будет None.

Кроме того, можно получить и значения отступов у абзацев документа:

for paragraph in doc.paragraphs:
formatting = paragraph.paragraph_format
print(‘Отступ перед абзацем:’, formatting.space_before)
print(‘Отступ после абзаца:’, formatting.space_after)
print(‘Отступ слева:’, formatting.left_indent)
print(‘Отступ справа:’, formatting.right_indent)
print(‘Отступ первой строки абзаца:’, formatting.first_line_indent)

Как и в предыдущем примере, если отступы не были установлены, значения параметров будут None. В остальных случаях они будут представлены в виде целого числа в формате EMU (английские метрические единицы). Этот формат позволяет конвертировать число как в метрическую, так и в английскую систему мер. Привести полученные числа в привычный формат довольно просто, достаточно просто добавить нужные единицы исчисления после параметра (например, formatting.space_before.cm или formatting.space_before.pt). Главное помнить, что такое преобразование нельзя применять к значениям None.

Наконец, можно посмотреть на положение абзаца на странице. В меню Абзац… на вкладке Положение на странице находятся четыре параметра, значения которых также можно посмотреть при помощи библиотеки docx:

for paragraph in doc.paragraphs:
formatting = paragraph.paragraph_format
print(‘Не отрывать от следующего абзаца:’, formatting.keep_with_next)
print(‘Не разрывать абзац:’, formatting.keep_together)
print(‘Абзац с новой страницы:’, formatting.page_break_before)
print(‘Запрет висячих строк:’, formatting.widow_control)

Параметры будут иметь значение None для случаев, когда пользователь не устанавливал на них галочки, и True, если устанавливал.

Мы рассмотрели основные способы, которыми можно проанализировать абзац в документе. Но бывают ситуации, когда мы точно знаем, что информация, которую нужно извлечь, написана курсивом или выделена определённым цветом. Как быть в таком случае?

Можно получить список фрагментов с различными стилями форматирования (список объектов Run). Попробуем, к примеру, извлечь все фрагменты, написанные курсивом:

for paragraph in doc.paragraphs:
for run in paragraph.runs:
if run.italic:
print(run.text)

Очень просто, не так ли? Посмотрим, какие ещё стили форматирования можно извлечь:

for paragraph in doc.paragraphs:
for run in paragraph.runs:
print(‘Полужирный текст:’, run.bold)
print(‘Подчёркнутый текст:’, run.underline)
print(‘Зачёркнутый текст:’, run.strike)
print(‘Название шрифта:’, run.font.name)
print(‘Цвет текста, RGB:’, run.font.color.rgb)
print(‘Цвет заливки текста:’, run.font.highlight_color)

Если пользователь не менял стиль форматирования (отсутствует подчёркивание, используется стандартный шрифт и т.п.), параметры будут иметь значение None. Но если стиль определённого параметра изменялся, то:

параметры italic, bold, underline, strike будут иметь значение True;
параметр font.name – наименование шрифта;
параметр font.color.rgb – код цвета текста в RGB;
параметр font.highlight_color – наименование цвета заливки текста.

Делая цикл по фрагментам стоит иметь ввиду, что фрагменты с одинаковым форматированием могут быть разбиты на несколько, если в них встречаются символы разных типов (буквенные символы и цифры, кириллица и латиница).

Абзацы и их фрагменты могут быть оформлены в определённом стиле, соответствующем стилям Word (например, Normal, Heading 1, Intense Quote). Чем это может быть полезно? К примеру, обращение к стилям абзаца может пригодиться при выделении нумерованных или маркированных списков. Каждый элемент таких списков считается отдельным абзацев, однако каждому из них приписан особый стиль – List Paragraph. С помощью кода ниже можно извлечь только элементы списков:

for paragraph in doc.paragraphs:
if paragraph.style.name == ‘List Paragraph’:
print(paragraph.text)

Чтобы закрепить полученные знания, давайте разберём менее тривиальный случай. Предположим, что у нас есть множество документов с похожей структурой, из которых нужно извлечь названия продуктов. Проанализировав документы, мы установили, что продукты встречаются только в абзацах, начинающихся с новой страницы и выровненных по ширине. Притом сами названия написаны с использованием полужирного начертания, шрифт Arial Narrow. Посмотрим, как можно проанализировать документы:

for path in paths:
doc = docx.Document(path)
product_names = []
for paragraph in doc.paragraphs:
formatting = paragraph.paragraph_format
if formatting.page_break_before and paragraph.alignment == 3:
product_name, is_sequential = », False
for run in paragraph.runs:
if run.bold and run.font.name == ‘Arial Narrow’:
is_sequential = True
product_name += run.text
elif is_sequential == True:
product_names.append(product_name)
product_name, is_sequential = », False

В блоке кода выше последовательно обрабатываются все файлы из списка paths, преобразовываемые в ходе обработки в объект Document. В каждом документе происходит перебор абзацев и выполняются проверки: абзац должен начинаться с новой страницы и быть выровненным по ширине. Если проверки прошли успешно, внутри абзаца происходит уже перебор фрагментов с различными типами форматированием и проверки на начертание и шрифт.

Обратим внимание на переменную is_sequential, которая помогает определить, идут ли фрагменты, прошедшие проверку, друг за другом. Фрагменты с символами разных типов (буквы и числа, кириллица и латиница) разбиваются на несколько, но поскольку в названии продукта одновременно могут встретиться символы всех типов, все последовательно идущие фрагменты соединяются в один. Он и заносится в результирующий список product_names.

Работа с таблицами

Мы рассмотрели способы, которыми можно обрабатывать текст в документах, а теперь давайте перейдём к обработке таблиц. Любую таблицу можно перебирать как по строкам, так и по столбцам. Посмотрим, как можно построчно получить текст каждой ячейки в таблице:

for table in doc.tables:
for row in table.rows:
for cell in row.cells:
print(cell.text)

Если же во второй строке заменить rows на columns, то можно будет аналогичным образом прочитать таблицу по столбцам. Текст в ячейках таблицы тоже состоит из абзацев. Если мы захотим проанализировать абзацы или фрагменты внутри ячейки, то можно будет воспользоваться всеми методами объектов Paragraph и Run.

Часто может понадобиться проанализировать только таблицы, содержащие определённые заголовки. Попробуем, например, выделить из документа только таблицы, у которых в строке заголовка присутствуют названия Продукт и Стоимость. Для таких таблиц построчно распечатаем все значения из ячеек:

for table in doc.tables:
for index, row in enumerate(table.rows):
if index == 0:
row_text = list(cell.text for cell in row.cells)
if ‘Продукт’ not in row_text or ‘Стоимость’ not in row_text:
break
for cell in row.cells:
print(cell.text)

Также нам может понадобиться определить, какие из ячеек в таблице являются объединёнными. Стандартной функции для этого нет, однако мы можем воспользоваться тем, что нам доступно положение ячейки от каждого из краев таблицы:

for table in doc.tables:
unique, merged = set(), set()
for row in table.rows:
for cell in row.cells:
tc = cell._tc
cell_loc = (tc.top, tc.bottom, tc.left, tc.right)
if cell_loc in unique:
merged.add(cell_loc)
else:
unique.add(cell_loc)
print(merged)

Воспользовавшись этим кодом, можно получить все координаты объединённых ячеек для каждой из таблиц документа. Кроме того, разница координат tc.top и tc.bottom показывает, сколько строк в объединённой ячейке, а разница tc.left и tc.right – сколько столбцов.

Наконец, рассмотрим возможность выделения из таблиц ячеек, в которых фон окрашен в определённый цвет. Для этого понадобится с помощью регулярных выражений посмотреть на xml-код ячейки:

import re

pattern = re.compile(‘w:fill=»(S*)»‘)
for table in doc.tables:
for row in table.rows:
for cell in row.cells:
match = pattern.search(cell._tc.xml)
if match:
if match.group(1) == ‘FFFF00’:
print(cell.text)

В этом блоке кода мы выделили только те ячейки, фон которых был окрашен в жёлтый цвет ( #FFFF00 в формате RGB).

Работа с иллюстрациями

В библиотеке docx также реализована возможность работы с иллюстрациями документа. Стандартными способами можно посмотреть только на размеры изображений:

for shape in doc.inline_shapes:
print(shape.width, shape.height)

Однако при помощи сторонней библиотеки docx2txt и анализа xml-кода абзацев становится возможным не только выгрузить все иллюстрации документов, но и определить, в каком именно абзаце они встречались:

import os
import docx
import docx2txt

for path in paths:
splitted = os.path.split(path)
folders = [os.path.splitext(splitted[1])[0]]
while splitted[0]:
splitted = os.path.split(splitted[0])
folders.insert(0, splitted[1])

images_path = os.path.join(‘images’, *folders)
os.makedirs(images_path, exist_ok=True)

doc = docx.Document(path)
docx2txt.process(path, images_path)

rels = {}
for rel in doc.part.rels.values():
if isinstance(rel._target, docx.parts.image.ImagePart):
rels[rel.rId] = os.path.basename(rel._target.partname)

for paragraph in doc.paragraphs:
if ‘Graphic’ in paragraph._p.xml:
for rId in rels:
if rId in paragraph._p.xml:
print(os.path.join(images_path, rels[rId]))
print(paragraph.text)

В этом блоке мы выводим путь к изображению, которое сохранено на диске, и текст параграфа, в котором встретилось изображение. Все изображения находятся внутри директории images, а именно — в поддиректориях, соответствующих расположению исходного файла Word.

Источник

Время прочтения: 9 мин.

Во время подготовки и проведения аудиторских проверок часто возникает потребность проанализировать большое количество документов, актов и иных материалов. Давайте рассмотрим, как можно автоматизировать этот процесс на примере библиотеки docx, способной обрабатывать документы в формате .docx.

Для установки библиотеки в командной строке необходимо ввести:

> pip install python-docx

import docx

import os

paths = []
folder = os.getcwd()
for root, dirs, files in os.walk(folder):
    for file in files:
        if file.endswith('docx') and not file.startswith('~'):
            paths.append(os.path.join(root, file))

Мы прошли по всем директориям и занесли в список paths все файлы с расширением .docx. Файлы, начинавшиеся с тильды, игнорировались (эти временные файлы возникают лишь тогда, когда в Windows открыт какой-либо из документов). Теперь, когда у нас уже есть список всех документов, можно начинать с ними работать:

for path in paths:
    doc = docx.Document(path)

properties = doc.core_properties
print('Автор документа:', properties.author)
print('Автор последней правки:', properties.last_modified_by)
print('Дата создания документа:', properties.created)
print('Дата последней правки:', properties.modified)
print('Дата последней печати:', properties.last_printed)
print('Количество сохранений:', properties.revision)

Объект Document, представляющий собой весь документ
- Список объектов Paragraph – абзацы документа
  - Список объектов Run – фрагменты текста с различными стилями форматирования (курсив, цвет шрифта и т.п.)
- Список объектов Table – таблицы документа
  - Список объектов Row – строки таблицы
    - Список объектов Cell – ячейки в строке
  - Список объектов Column – столбцы таблицы
    - Список объектов Cell – ячейки в столбце
- Список объектов InlineShape – иллюстрации документа

Работа с текстом документа

text = []
for paragraph in doc.paragraphs:
    text.append(paragraph.text)
print('n'.join(text))

В первую очередь, можно получить стиль выравнивания абзацев в документе:

for paragraph in doc.paragraphs:
    print('Выравнивание абзаца:', paragraph.alignment)

Значения alignment будут соответствовать одному из основных стилей выравнивания: LEFT (0), CENTER (1), RIGHT (2) или JUSTIFY (3). Однако если пользователь не установил стиль выравнивания, значение параметра alignment будет None.

Кроме того, можно получить и значения отступов у абзацев документа:

for paragraph in doc.paragraphs:
    formatting = paragraph.paragraph_format
    print('Отступ перед абзацем:', formatting.space_before)
    print('Отступ после абзаца:', formatting.space_after)
    print('Отступ слева:', formatting.left_indent)
    print('Отступ справа:', formatting.right_indent)
    print('Отступ первой строки абзаца:', formatting.first_line_indent)

Наконец, можно посмотреть на положение абзаца на странице. В меню Абзац… на вкладке Положение на странице находятся четыре параметра, значения которых также можно посмотреть при помощи библиотеки docx:

for paragraph in doc.paragraphs:
    formatting = paragraph.paragraph_format
    print('Не отрывать от следующего абзаца:', formatting.keep_with_next)
    print('Не разрывать абзац:', formatting.keep_together)
    print('Абзац с новой страницы:', formatting.page_break_before)
    print('Запрет висячих строк:', formatting.widow_control)

for paragraph in doc.paragraphs:
    for run in paragraph.runs:
        if run.italic:
            print(run.text)

Очень просто, не так ли? Посмотрим, какие ещё стили форматирования можно извлечь:

for paragraph in doc.paragraphs:
    for run in paragraph.runs:
        print('Полужирный текст:', run.bold)
        print('Подчёркнутый текст:', run.underline)
        print('Зачёркнутый текст:', run.strike)
        print('Название шрифта:', run.font.name)
        print('Цвет текста, RGB:', run.font.color.rgb)
        print('Цвет заливки текста:', run.font.highlight_color)

параметры italic, bold, underline, strike будут иметь значение True;
параметр font.name – наименование шрифта;
параметр font.color.rgb – код цвета текста в RGB;
параметр font.highlight_color – наименование цвета заливки текста.

Абзацы и их фрагменты могут быть оформлены в определённом стиле, соответствующем стилям Word (например, Normal, Heading 1, Intense Quote). Чем это может быть полезно? К примеру, обращение к стилям абзаца может пригодиться при выделении нумерованных или маркированных списков. Каждый элемент таких списков считается отдельным абзацев, однако каждому из них приписан особый стиль – List Paragraph. С помощью кода ниже можно извлечь только элементы списков:

for paragraph in doc.paragraphs:
    if paragraph.style.name == 'List Paragraph':
        print(paragraph.text)

for path in paths:
    doc = docx.Document(path)
    product_names = []
    for paragraph in doc.paragraphs:
        formatting = paragraph.paragraph_format
        if formatting.page_break_before and paragraph.alignment == 3:
            product_name, is_sequential = '', False
            for run in paragraph.runs:
                if run.bold and run.font.name == 'Arial Narrow':
                    is_sequential = True
                    product_name += run.text
                elif is_sequential == True:
                    product_names.append(product_name)
                    product_name, is_sequential = '', False

Работа с таблицами

for table in doc.tables:
    for row in table.rows:
        for cell in row.cells:
            print(cell.text)

Часто может понадобиться проанализировать только таблицы, содержащие определённые заголовки. Попробуем, например, выделить из документа только таблицы, у которых в строке заголовка присутствуют названия Продукт и Стоимость. Для таких таблиц построчно распечатаем все значения из ячеек:

for table in doc.tables:
    for index, row in enumerate(table.rows):
        if index == 0:
            row_text = list(cell.text for cell in row.cells)
            if 'Продукт' not in row_text or 'Стоимость' not in row_text:
                break
        for cell in row.cells:
            print(cell.text)

for table in doc.tables:
    unique, merged = set(), set()
    for row in table.rows:
        for cell in row.cells:
            tc = cell._tc
            cell_loc = (tc.top, tc.bottom, tc.left, tc.right)
            if cell_loc in unique:
                merged.add(cell_loc)
            else:
                unique.add(cell_loc)
    print(merged)

import re

pattern = re.compile('w:fill="(S*)"')
for table in doc.tables:
    for row in table.rows:
        for cell in row.cells:
            match = pattern.search(cell._tc.xml)
            if match:
                if match.group(1) == 'FFFF00':
                    print(cell.text)

В этом блоке кода мы выделили только те ячейки, фон которых был окрашен в жёлтый цвет (#FFFF00 в формате RGB).

Работа с иллюстрациями

for shape in doc.inline_shapes:
    print(shape.width, shape.height)

import os
import docx
import docx2txt

for path in paths:
    splitted = os.path.split(path)
    folders = [os.path.splitext(splitted[1])[0]]
    while splitted[0]:
        splitted = os.path.split(splitted[0])
        folders.insert(0, splitted[1])

    images_path = os.path.join('images', *folders)
    os.makedirs(images_path, exist_ok=True)

    doc = docx.Document(path)
    docx2txt.process(path, images_path)
    
    rels = {}
    for rel in doc.part.rels.values():
        if isinstance(rel._target, docx.parts.image.ImagePart):
            rels[rel.rId] = os.path.basename(rel._target.partname)
    
    for paragraph in doc.paragraphs:
        if 'Graphic' in paragraph._p.xml:
            for rId in rels:
                if rId in paragraph._p.xml:
                    print(os.path.join(images_path, rels[rId]))
                    print(paragraph.text)

В этом блоке мы выводим путь к изображению, которое сохранено на диске, и текст параграфа, в котором встретилось изображение. Все изображения находятся внутри директории images, а именно — в поддиректориях, соответствующих расположению исходного файла Word.

Источник

Бытует мнение, что таблицы Microsoft Word — самая неприятная часть текстового редактора. Они неуклюжи, ими трудно управлять, их тяжело форматировать. После прочтения этой статьи у вас не останется таких предубеждений.

Предвзятое отношение к таблицам имеет свои глубокие корни. Чего греха таить, дюжину лет назад таблицы в Word не могли похвастаться удобством из-за несовершенства программы в целом. Но с тех пор прошло много времени. Microsoft прекрасно поработала над своими ошибками и сделала всё возможное для удобства пользователей. Жаль, конечно, что многие из тех самых пользователей об этом не знают и до сих пор работают в 2003-й редакции офисного пакета. Историю про ёжиков и кактусы не напоминает?

Всем застрявшим в прошлом просто по-человечески рекомендую обновиться как минимум до 2013-й версии Microsoft Office, а лучше — сразу до свежей, 2016-й. Поверьте, вам только кажется, что вы работаете в ставшей классикой среде, на самом деле она уже давно поросла мхом и плесенью.

Используйте шаблоны

Офисные будни полны однообразных документов, в том числе и таблиц. Берём одну электронную бумажку, вырезаем её часть, вставляем в новый документ и правим детали. Хорошая методика, но, как мне кажется, работа с шаблонами немного проще и быстрее. К слову, в самом Word шаблоны величают экспресс-таблицами.

Кликните по закладке «Вставка», щёлкните по «Таблице» и перейдите к «Экспресс-таблицам». Обратите внимание на пункт «Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию».

Здесь вы найдёте несколько вполне полезных вариантов и, что самое главное, сможете сохранить в качестве шаблона любую другую таблицу или её фрагмент, в том числе и собственного производства.

Рисуйте таблицы

Помните медведя, который в детстве прошёлся по вашим ушам и рукам в безудержном цыганском танце? Именно с тех пор вы не любите пение и кисточки и именно с тех пор вы упорно игнорируете опцию «Нарисовать таблицу» в Word. Встряхнись, взрослый человек! Пора подавить мохнатое чудовище! Это проще, чем кажется.

Кликните по закладке «Вставка», щёлкните по «Таблице» и перейдите к пункту «Нарисовать таблицу».

И не бойтесь совершить промах: под рукой всегда найдётся ластик. Порой карандаш и стиралка существенно упрощают создание сложных таблиц с мелкими элементами.

Вставляйте строки и столбцы быстро

Начиная с Word 2013 добавление строк и столбцов из зубодробительной пытки превратилось в увлекательную забаву. Не подумайте, архаичные «Вставить столбцы слева/справа» и «Вставить строки сверху/снизу» никуда не делись, но о них теперь можно забыть.

Наведите курсор на пространство между строками или столбцами за пределами таблицы и нажмите на появившийся плюс.

В будущем хотелось бы видеть что-то похожее и для функции удаления.

Применяйте линейку

У каждого человека есть любимые и отталкивающие цифры, которые он без разбору использует или избегает в своей жизни. Даже в параметрах своих таблиц. Знаю таких.

Если вы привыкли точно выставлять значения отступов, ширину и высоту ячеек через свойства таблицы, попробуйте альтернативу — линейку.

Наведите курсор на границу столбцов или строк, схватите её, зажмите клавишу Alt и пользуйтесь удобством сантиметровой линейки.

Такой же трюк можно провернуть и с маркерами отступов и выступов. Наведите на них курсор и зажмите всё ту же клавишу Alt.

Используйте горячие клавиши

Будь я разработчиком программного обеспечения, я бы нарёк горячие клавиши душевными кнопками. Ведь порой так и хочется обняться с ноутбуком только потому, что они есть. Что же касается таблиц Word, я наиболее часто использую тройку комбинаций:

Alt + Shift + «Вверх/Вниз» быстро перемещает текущую строку на одну позицию выше или ниже (просто незаменимая вещь).
Ctrl + Shift + A мгновенно превращает прописные буквы в заглавные, что очень полезно для заголовков.
Ctrl + Tab добавляет табуляцию в ячейке, в то время как обычный Tab переносит курсор на следующую ячейку.

Преобразуйте текст в таблицу

Немного магии, которой можно прихвастнуть на глазах у изумлённой публики. Вместо того чтобы создавать таблицы привычным способом, попробуйте парочку других, более изощрённых, вариантов:

Массивы ячеек, скопированные из Excel, вставляютcя в Word как таблица с невидимыми границами.
Хорошо структурированный текст легко преобразуется в таблицу штатными средствами Word.

Выделите текст, кликните по закладке «Вставка», щёлкните по «Таблице» и выберите пункт «Преобразовать в таблицу».

Обратите внимание на вспомогательные параметры: качество преобразования зависит от них напрямую.

Контролируйте размеры ячеек

Хочешь узнать человека, подкинь ему таблицу с текстом-самодуром. Немного свободная интерпретация известного мнения, конечно, но бьёт в точку. Только взгляните на скриншот, а точнее на первую колонку и слово «филологический» — безобразное бельмо.

По моим наблюдениям, в таких случаях люди сначала неприлично выражаются, а затем прибегают к не самому оптимальному выходу — уменьшают размер шрифта. Но лучше вместить текст другим путём.

Щёлкните в ячейке правой клавишей, выберите пункт «Свойства таблицы», переключитесь на закладку «Ячейка», перейдите к «Параметрам» и проставьте галочку в графе «Вписать текст».

Word поднатужится и вернёт убежавшую букву на место, а в мире снова воцарится мир. К слову, для наглядности «вписанный» текст будет подчёркиваться голубой линией.

А ещё, бывает, позаимствуешь чью-то таблицу и довольно напеваешь себе под нос: «Только ты, рыба моей мечты»! Хорошая работа чужими руками! Начинаешь заливать её своими данными, и тут происходит неконтролируемая чертовщина: одни столбцы расползаются за счёт похудения других. Голова отрезвляется, и реальность перестаёт радовать. Как быть?

Шутки шутками, но случается, что вам присылают таблицу строгого формата, с которой нельзя оплошать. Как минимум не поленитесь отправить её обратно с прежними размерами. Так получатель увидит то, что ожидает увидеть. А для этого отключите автоподбор размеров по содержимому.

Щёлкните в любой из ячеек правой клавишей мыши, выберите пункт «Свойства таблицы», перейдите к «Параметрам» и снимите галочку в графе «Автоподбор размеров по содержимому».

Эта же опция спасёт вашу таблицу от коллапса, если вам необходимо заполнить некоторые ячейки изображениями: они впишутся в виде миниатюры вместо полномасштабного размера.

Есть что добавить? Пишите в комментариях.

Источник

Содержание

Создание таблиц в Ворде
- Способ 1: Базовая таблица
- Способ 2: Таблица с настраиваемыми параметрами
- Способ 3: Самостоятельное рисование
- Способ 4: Экспресс-таблица
- Способ 5: Преобразование текста в таблицу
- Способ 6: Вставка и экспорт из Excel
- Способ 7: Вставка таблицы из интернета
Заключение
Вопросы и ответы

При работе с документами в Word нередко может понадобиться создать таблицу, внутри которой необходимо разместить те или иные сведения. Текстовый редактор от компании Microsoft, хоть и не предоставляет такие широкие возможности для создания и редактирования таблиц, как его собрат по офисному пакету Excel, но все же имеет в своем арсенале достаточный набор инструментов для работы с таблицами. В данной статье мы подробно рассмотрим то, как их создавать.

Создание таблиц в Ворде

Существует несколько способов создания таблицы в текстовом документе средствами самого Word. Точнее, как таковой способ всего один, но результаты его выполнения могут быть совершенно разными – все зависит от того, какой цели требуется достичь. Плюс ко всему, можно добавить таблицу «извне» — совместимого офисного приложения Excel или, например, с веб-сайта.

Способ 1: Базовая таблица

Создание и/или добавление в Ворд практически любых, отличных от текста элементов, осуществляется через вкладку «Вставка». К ней же нам потребуется обратиться для создания базовой таблицы.

Нажмите левой кнопкой мышки (ЛКМ) в том месте текстового документа, куда вы хотите добавить таблицу, и перейдите во вкладку «Вставка».

Разверните меню кнопки «Таблица», расположенной в одноименной группе инструментов, и выберите желаемое количество строк и столбцов, передвигая мышку по изображению с превью таблицы, а затем, обозначив желаемый диапазон (он подсвечивается оранжевым). Кликните ЛКМ для подтверждения.

Перед вами появится таблица выбранных размеров.

Одновременно с тем, как вы ее создадите, на панели управления (лента) Word появится группа вкладок «Работа с таблицами», состоящая из вкладок «Конструктор таблиц» и «Макет» и содержащая необходимый набор инструментов для работы с таблицами, их изменения и оформления.

Используя их, вы сможете придать своей таблице желаемый вид и стиль, добавить или удалить границы, сделать обрамление, заливку, вставлять различные формулы и т.д.

Читайте также: Вставка формулы в таблицу в Ворде

Это был самый простой, но далеко не единственный способ создания таблицы в Word.

Читайте также: Форматирование таблиц в Ворде

Способ 2: Таблица с настраиваемыми параметрами

Если же вы имеете более-менее точное представление о том, как должна выглядеть ваша таблица и какие приблизительно размеры она должна иметь, эти параметры можно определить непосредственно при ее создании.

Все в той же вкладке «Вставка» воспользуйтесь кнопкой «Таблица» и выберите в ее меню пункт «Вставить таблицу».

В небольшом диалоговом окне, которое будет открыто, задайте желаемые параметры для таблицы. То есть укажите необходимое число строк и столбцов, дополнительно можно выбрать опцию подбора ширины столбцов (хотя для пустой таблицы это не слишком актуально). Доступны следующие варианты:

Вариант	Описание
Постоянная	По умолчанию установлено значение «Авто», то есть ширина столбцов будет изменяться автоматически, по мере их заполнения
По содержимому	Изначально будут созданы узкие столбцы, ширина которых увеличивается по мере добавления содержимого
По ширине окна	Таблица автоматически будет изменять свою ширину в соответствие с размерами документа, с которым вы работаете

Примечание: Если вам необходимо, чтобы таблицы, которые вы будете создавать в дальнейшем, выглядели точно так же, как и эта, установите галочку напротив пункта «По умолчанию для новых таблиц».

Задав необходимые параметры в окне «Вставка таблицы», нажмите «ОК» для их подтверждения.

На странице документа появится созданная вами таблица, ширину столбцов и высоту строк которой, скорее всего, придется изменить, а после этого (или в процессе) заполнить информацией.

Читайте также: Как в Word добавить строку и/или столбец в таблицу

Способ 3: Самостоятельное рисование

В случае если вам нужна таблица произвольного размера и вида, например, с объединенными ячейками или с разной высотой и шириной таковых (а также строк и/или столбцов), потребуется нарисовать ее вручную, воспользовавшись соответствующей возможностью текстового редактора.

В меню вставки таблицы выберите пункт «Нарисовать таблицу». Указатель курсора после этого действия примет вид карандаша.

Обозначьте внешние границы таблицы, то есть просто нарисуйте прямоугольник с необходимой высотой и шириной (в дальнейшем эти параметры можно будет легко изменить).

Далее нарисуйте внутри него строки и столбцы, проводя карандашом соответствующие горизонтальные и вертикальные линии. Сделав это, снова выберите пункт «Нарисовать таблицу» в меню вставки, чтобы выйти из режима рисования.

Как вы наверняка уже могли догадаться, высота строк и ширина столбцов изначально может быть произвольной (или просто желаемой), а не строго определенной, как это происходит при вставке базовой и настраиваемой таблицы. Также можно сразу нарисовать объединенные столбцы, строки, ячейки, если такая необходимость имеется.

Читайте также: Как объединить ячейки в таблице в Ворде
Как и в рассмотренных выше случаях, вся работа с таблицей, ее элементами и содержимым, выполняется в группе вкладок «Работа с таблицами»,

в которую входят «Конструктор таблиц» и «Макет».

Довольно часто именно произвольное, ручное рисование таблицы в Word является оптимальным решением и позволяет сделать в точности то, требуется (или просто хочется).

Способ 4: Экспресс-таблица

С каждой новой версией редактора Ворд в нем появлялось все больше шаблонов документов. Выбрать их можно при запуске программы или через меню «Файл» — «Создать». Есть в программе и шаблоны таблиц, причем расположены они не в стартовом окне, а во все том же, уже хорошо знакомом нам меню вставки.

Разверните меню кнопки «Таблица» и выберите пункт «Экспресс-таблицы».

Выберите подходящий шаблон из небольшого списка «Встроенные», нажав по нему ЛКМ.

Таблица будет добавлена в текстовый документ и заполнена шаблонным содержимым. Все эти данные можно и нужно заменить на свои.

К сожалению, набор шаблонных таблиц в Word довольно скромный, зато его легко можно расширить собственными проектами. То есть любую созданную вами таблицу можно добавить в этот набор, для чего необходимо выполнить следующее.

Выделите таблицу вместе со всем ее содержимым и перейдите во вкладку «Вставка».

В меню кнопки «Таблица» наведите указатель курсора на пункт «Экспресс-таблицы».

Выберите расположенный в самом низу пункт «Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию экспресс-таблиц…»

В появившемся окне создания нового блока дайте своей таблице «Имя» и по желанию добавьте «Описание». Остальные поля лучше оставить по умолчанию. Для сохранения шаблона нажмите «ОК».

С этого момента ваша таблица будет отображаться в списке «Экспресс-таблицы».

Читайте также: Как в Ворде создать шаблон документа

Способ 5: Преобразование текста в таблицу

Все рассмотренные нами выше способы позволяют создать таблицу, которая в дальнейшем будет заполняться необходимыми данными. Но что, если требуется пойти от обратного – то есть данные уже имеются, и теперь их нужно преобразовать в таблицу? Microsoft Word предоставляет нам с вами и такую возможность, а именно, программа позволяет преобразовать текст в таблицу. Проще всего таким образом представлять списки (чаще – маркированные), но это далеко не единственное применение функции.

Для того чтобы начать перевоплощение уже имеющегося текста в таблицу, необходимо включить отображение скрытых символов. Сделать это можно путем нажатия показанной на изображении ниже кнопки (вкладка «Главная», группа инструментов «Абзац») или закрепленной за ней комбинацией клавиш – «CTRL+*».

Читайте также: Отображение скрытых символов в Ворде
Теперь нам с вами требуется указать места разбивки будущей таблицы на столбцы. Для этого нужно вставить соответствующие знаки разделения, коими могут быть запятые, табуляция или точка с запятой, а также любой другой произвольный символ. Но, так как обычный текст чаще всего уже содержит запятые, для разделения будущих элементов таблицы лучше использовать знаки табуляции, что мы и сделали в нашем примере (скриншот в следующем пункте).
С разделением текста на строки все проще – скорее всего, он уже правильно записан, а значит, и разделен (особенно, если это список или то, что таковым может стать). Знаки абзацев (буква «пи», такая же, как и кнопка вызова скрытых символов на панели инструментов), которые находятся в конце строки, и будут служить этим самым указателем на разбивку.

Примечание: Обязательно проследите за тем, чтобы в конце строк не было лишних символов-разделителей, а если таковые будут обнаружены, обязательно удалите их. Если там будет стоять и, например, знак табуляции, и знак абзаца, один (последний) столбец таблицы будет лишним и пустым.

Если же таковых в тексте еще нет или они есть не везде, просто кликните ЛКМ в конце строки, установив туда каретку (указатель курсора), и нажмите «ENTER» для переноса остального текста на следующую строку. Это же проделайте в конце каждой последующей строки, чтобы перенести ту, что идет за ней. То есть одна строка текста с нажатым в ее конце «ENTER» — это одна строка будущей таблицы

Примечание: На показанном выше примере знаки табуляции (указывающая вправо стрелка) обозначают будущие столбцы таблицы, а знаки абзаца — строки. Следовательно, в данной таблице будет 6 столбцов и 8 строк.
Теперь выделите подготовленный текст и перейдите во вкладку «Вставка». Нажмите на значок «Таблица» и в открывшемся списке опций выберите пункт «Преобразовать в таблицу».

Будет открыто небольшое диалоговое окно, в котором можно установить желаемые параметры для таблицы. Но, если до этого все было сделано правильно, основные из них будут определены автоматически.
Для закрытия диалогового окна «Преобразовать в таблицу» и непосредственного выполнения данной операции нажмите кнопку «ОК». Ниже показано то, что получилось в нашем примере.

Очевидно, что придется как минимум немного поиграться с размерами строк и столбцов и/или отдельных ячеек (либо с вариантом автоматического подбора размеров) для их выравнивания.

Дальнейшие действия по редактированию таблицы выполняются так же, как и в рассмотренных выше способах – с помощью инструментов группы вкладок «Работа с таблицами».

Осталось только отключить отображение скрытых символов в документе (это они отображаются в каждой ячейке таблицы сразу за текстом и за ее правой границей). Сделать это поможет следующая статья:

Подробнее: Как отключить непечатаемые символы в Ворде

Способ 6: Вставка и экспорт из Excel

Как известно, Word – это одно из нескольких приложений, входящих в пакет Microsoft Office. В составе этого же набора есть и табличный процессор Excel, который в значительно большей степени ориентирован на создание таблиц и работу с ними, чем рассматриваемый нами сегодня текстовый редактор. Ввиду тесной взаимосвязи компонентов офисного пакета от Майкрософт друг с другом, неудивительно, что практически любую таблицу, созданную в Эксель, можно буквально в несколько кликов перенести в Ворд. Сделать это можно с помощью простого копирования, специальной вставки или вставки из файла. Более подробно о каждом из доступных способов мы рассказывали в отдельной статье на нашем сайте.

Подробнее: Перенос таблицы из Excel в Word

Помимо экспорта таблицы из Эксель, в Ворд ее можно создать и самостоятельно (именно того вида, который они имеют в табличном процессоре от Майкрософт, а не как в рассмотренных выше случаях). Для этого:

Перейдите к меню вставки таблицы, нажмите по соответствующей кнопке и выберите пункт «Таблица Excel».

В документе появится таблица, а точнее, лист из Эксель, сам же интерфейс Ворд (верхняя панель) преобразится и станет больше похож не на текстовый редактор, а на табличный процессор из пакета Майкрософт.

Дальнейшие действия не отличаются от таковых в Excel, то есть вы просто создаете на листе таблицу желаемых размеров, заполняете, редактируете ее и форматируете, используя для всего этого уже не инструменты Word, а более продвинутый набор из Excel. Представленная по ссылке ниже инструкция поможет вам разобраться во всех нюансах.

Читайте также: Как создать таблицу в Microsoft Excel

Для того чтобы выйти из режима работы с Эксель-таблицей, просто кликните по любому пустому месту на странице документа – перед вами снова появится привычный Ворд, но с несколько нетрадиционной для него таблицей.

Способ 7: Вставка таблицы из интернета

В арсенале Майкрософт Ворд есть довольно много стилей и шаблонов для создания и/или изменения, преобразования таблиц. Какая бы задача перед вами не стояла, какой бы идеей вы не вдохновлялись, вы всегда сможете придать созданной в текстовом редакторе таблице желаемый вид (в разумных пределах, так как для полноценной работы с таблицами все же следует обратиться к Эксель). Но бывает и так, что на таблицу оптимального вида вы наткнулись отнюдь не в библиотеке офисного приложения, а на просторах интернета или же вам просто потребовалось вставить опубликованную в вебе таблицу в текстовый документ. Сделать это довольно просто, то есть таблицу с сайта можно копировать, а затем вставить на нужную страницу. Правда, с ней придется еще немного поработать. О том, что именно потребуется делать в данном случае, мы ранее тоже писали.

Подробнее: Копирование таблицы с веб-сайта в документ Word

Заключение

Ознакомившись с этой статьей, вы наверняка поняли, что Майкрософт Ворд предоставляет довольно широкие возможности для создания таблиц, и даже если в арсенале программы вы не найдете необходимые инструменты и/или функции, их можно добавить извне, просто вставив таблицу из Эксель или из интернета.

Источник

Как в Ворде посчитать сумму и другие показатели

Здравствуйте, уважаемые читатели. Не многие знают, что расчеты в Word существуют, доступны всем и отлично работают. А это так, поверьте. Каждый из Вас может этому научиться. Главное – внимательно дочитать эту статью до конца, а потом немного попрактиковаться.

Конечно, вычислительные возможности Ворда и близко не соизмеримы с формулами Excel, но и задачи перед этими двумя программами стоят разные. Тем не менее, когда нужно в таблице Word что-то посчитать – мы можем это сделать. А потом еще и диаграмму построить. Не ожидали такого от Word? Думаю, нет. Так давайте же скорее разбираться.

Как делать расчеты в Word

Давайте сразу смотреть на примере. Пусть у нас есть таблица с продажами некоторых работников помесячно. И мы хотим посчитать, к примеру, итоговые данные.

Да, удобнее было бы сделать это в Excel, но таблица эта является частью некоего пакета документов, портфеля, если хотите. Вот, что у нас есть:

Видим, что у нас предусмотрены столбцы для заполнения итогов. Как нам их считать? Не вручную же, верно? Давайте просуммируем продажи Ивана Алексеева по месяцам. Для этого выполняем такую последовательность:

Выделяем пока еще пустую ячейку, где у нас будет сумма
На ленте нажимаем Макет – Данные – Формула . Открывается окно вставки формулы

Записываем формулу: =SUM(LEFT) . Это будет значить, что нужно просуммировать все числовые значения слева от этой ячейки. То есть все продажи по месяцам.

Формат числа мы пока не трогаем, я расскажу о нем в одном из следующих постов

Нажимаем Ок и получаем результат. Отлично, это то, что было нужно! Такие же манипуляции можно проделать и с остальными итоговыми ячейками.

Так что же за формулу мы записали? Она одновременно и похожа и не похожа на формулы в Экселе. Давайте разберем ее на части:

Знак «=», как и в Excel, сигнализирует о том, что сейчас будет формула
SUM – это функция суммирования, которая вернет сумму значений, указанных в аргументе
LEFT – аргумент функции, указывающий, что суммировать нужно все числовые данные расположенные слева от данной. Такая запись обусловлена тем, что в Ворде нет явной адресации ячеек таблицы. Адресация, как таковая, есть, я опишу это ниже, но она нигде на экране не обозначается.

Перед тем, как мы приступим к списку доступных функций, давайте уточним, как еще в аргументах можно указывать ссылки на ячейки. Хотя, конечно, вместо ссылок можно указать и просто значения. Получится такой себе калькулятор в Word.

Ссылки на ячейки в формулах Ворд

Ниже я привел Вам таблицу возможных обращений к ячейкам Ворда:

Запись обращения	Расшифровка
LEFT	Все ячейки слева от формулы
RIGHT	Все ячейки справа от формулы
ABOVE	Все ячейки над формулой
BELOW	Все ячейки под формулой
LEFT;RIGHT	Все ячейки слева и справа
ABOVE;BELLOW	Все ячейки сверху и снизу
LEFT;ABOVE	Все ячейки слева и сверху
RIGHT;ABOVE	Все ячейки справа и сверху
LEFT;BELLOW	Все ячейки слева и снизу
RIGHT;BELLOW	Все ячейки справа и снизу
Cn	Весь столбец. Например, C1 обратится к первому столбцу
Rn	Вся строка. R1 ссылается на первую строку
RnCn	Ячейка на пересечении указанной строки и столбца. Например, R3C2 – ячейка во третьей строке и втором столбце
R	Строка с формулой
C	Столбец с формулой
RnCn:RnCn	Диапазон между ячейками, указанными через двоеточие
Bookmarkname RnCn	Ячейка в таблице с закладками
Bookmarkname RnCn:RnCn	Диапазон в таблице с закладками
Ссылки А1	Тип ссылок аналогичный Excel, где строки нумеруются цифрами, а столбцы – буквами. То есть, B3 укажет на ячейку в третьей строке второго столбца

В этих параметрах все просто, думаю, Вы не запутаетесь. А если запутаетесь – задавайте вопросы в комментариях – разберемся вместе.

Теперь переходим к функциям, доступным в этом инструменте. Они, так же, очень похожи на функции в Экселе, но их значительно меньше.

Функции расчетов в Ворде

Выше в тексте мы уже рассмотрели функцию SUM , а теперь я опишу Вам все функции, доступные в Ворде.

Как пересчитать результаты вычисления

В отличие от Excel, в Ворде формулы не пересчитываются после изменения исходных данных. Для пересчета можно воспользоваться одним из следующих приемов:

Сохраните, закройте и снова откройте документ. Все формулы во всех таблицах будут пересчитаны
Выделите таблицу, в которой нужно пересчитать результат и нажмите F9
Выделите ячейки, в которых нужно пересчитать результат и нажмите F9 . Чтобы выделить несмежные ячейки – зажмите Ctrl в процессе выделения.

Примеры вычислений в Word

Вначале статьи я привел таблицу, с который мы будем работать. Давайте заполним недостающие поля.
Вычислим сумму продаж всех менеджеров за 3 месяца. Выделяем первую ячейку столбца «Сумма» и кликаем на ленте Макет – Данные – Формула. В окне записываем нашу формулу =SUM(LEFT) и жмем Ок .

Далее поочередно выделяем оставшиеся ячейки столбца и жмем F4 , программа автоматически запишет в них такую же формулу. Вот, что у нас получилось:

Теперь посчитаем средние продажи каждого менеджера за эти три месяца. Обратите внимание, использовать указатель LEFT уже не получится, потому что слева от столбца с формулами будут не только продажи по месяцам, а и сумма продаж за 3 месяца. Поэтому, формула для первой строки будет такой: =AVERAGE(B3:D3) . Для остальных строк нужно будет увеличивать на единицу номер строки. Т.е. у второго менеджера диапазон будет B4:D4 , у третьего B5:D5 и так далее.

Заполняем все строки и получаем результат:

Теперь просчитаем бонусы. Предположим, руководители решили мотивировать самых старательных продавцов. И для тех, у кого средние продажи выше 10% от общей выручки, выплатить 5% от их личных средних продаж. Надеюсь, логика расчета ясна, давайте писать сложную формулу для первой строки:

Сначала вычислим суммарные средние продажи: =SUM(F3:F12)
Теперь вычислим долю продаж для первого менеджера: =F3/SUM(F3:F12) . Кстати, результат будет 12%, т.е. этот продавец должен получить свой бонус. Проверим, получится ли это вычислить
И наконец, проверим условие начисления бонусов: =IF(F3/SUM(F3:F12)>0,1; F3*0,05;0) . Формула проверит, если доля продаж менеджера больше 0,1 (10%) – вернет 5% от его средних продаж. Если нет- вернет 0. Для первой строки у нас получилось 313,33, это правильный результат, можете проверить вручную
Вставляем такую формулу во все строки, не забываем менять номера строк. Так, для второго продавца формула будет такой: = IF(F4/SUM(F3:F12)>0,1; F4*0,05;0) . Для остальных аналогично.

Вот какая в итоге у нас вышла таблица:

Как видим, у нас есть три человека, которые работали не в полную силу и премию не заслужили.
Теперь можно изменять исходные данные и клавишей F9 выполнять пересчет формул.

Вот, пожалуй, и всё о расчетах в таблицах Word. Хотел написать статью покороче, но не хотелось что-то вычеркивать из материалов, поэтому, получилось, как есть. За то, у Вас в руках целый гид по расчетам в Ворде. Если пост Вам понравился – поделитесь с другом. Возможно, ему она тоже пригодится! Ну и подписывайтесь на обновления блога – здесь только полезные советы и нужные уроки, от простого к сложному.

У нас осталось всего два поста о таблицах Word – это форматирование и Экспресс-таблицы. Там будем учиться делать Ваши выкладки более читаемыми с профессиональным оформлением. До встречи там, друзья!

Добавить комментарий Отменить ответ

4 комментариев

Николай :

Как в Ворде посчитать сумму в таблице

Достаточно часто возникает задача по нахождению суммы того или иного столбца в табличных данных, набранных в текстовом редакторе Ворд. Если показателей в столбце мало – то проще и быстрей воспользоваться для этой цели калькулятором. Если же строк десятки, да еще и числа не целые, то использование калькулятора может быть весьма затруднительным и сопряжено с риском ошибок в подсчете. В данном случае на выручку приходят встроенные средства программы для автосуммирования данных.

Как посчитать сумму в Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019.

Первый способ

Рассчитать сумму в столбце таблицы в текстовом редакторе Ворд можно следующим образом:

Установим курсор в последнюю ячейку столбца, в которой должна отображаться сумма чисел.
В главном меню перейдите во вкладку «Работа с таблицами», в раздел «Макет», и в группе «Данные» нажмите кнопку «Формула».

В открывшемся окне, в строке «Формула» по умолчанию должна быть установлена запись, соответствующая суммированию =SUM(ABOVE). Если такой записи нет, то впишите ее руками.

Нажмите кнопку «ОК»

В результате текстовый процессор произведет суммирование данных, расположенных выше заданной ячейки, что соответствует условному выражению ABOVE (от анг. выше).

Второй способ

Другим способом является использование специальной кнопки «Сумма» в панели быстрого доступа, расположенной в левой верхней части окна программы. Но по умолчанию данная кнопка отсутствует и ее необходимо добавить, выполнив следующие шаги.

Сделайте щелчок правой кнопкой мыши в свободной области панели быстрого доступа и в появившемся контекстном меню выберите пункт «Настройка панели быстрого доступа…»

В окне настроек параметров Word, в строке «Выбрать команды из:» выберите пункт «Все команды».

В большом списке команд ниже найдите кнопку «Сумма». Список большой, но все команды в нем расположены в алфавитном порядке и Вы без труда найдете нужную.
Выделите строку «Сумма» и нажмите кнопку «Добавить».

Нажмите кнопку «ОК»

Теперь, чтобы посчитать сумму значений в столбце, достаточно установить в последнюю ячейку столба таблицы курсор и нажать на добавленную в панель кнопку суммы.

Расчет суммы в таблице документа Word

Приветствую, друзья! Создавая текстовые документы в редакторе Word, мы можем добавлять в них таблицы. Я уже писал об этом на страницах блога, и многие читатели спрашивали меня, как в ворде в таблице посчитать сумму числовых значений. Сегодня поговорим об этом.

Расчет суммы в ячейках таблицы

Текстовый процессор имеет возможности производить несложные расчеты в таблицах по специальным формулам. Для примера возьмем простую таблицу подсчета продаж компьютерной техники в магазинах. Смотрите рисунок ниже.

Вычислим значения итого и всего. Вычислить сумму можно с помощью формул. Кликаем в ячейку таблицы, где необходимо отобразить результат вычисления (строка Итого). В ленте инструментов выбираем команду Формула, которая находится в разделе Работа с таблицами на вкладке Макет в группе Данные.

Появится диалоговое окно вставки формулы, в котором уже будет прописана формула вычисления суммы в столбце «=SUM(ABOVE)».

Окно вставки формулы суммы в word

Здесь ничего не меняем, просто нажимаем ОК.
Числовые данные для суммирования будут взяты из верхних ячеек соответствующего столбца. В целевой ячейке отобразиться результат вычисления, а не формула.

Внимание! Таблица должна быть заполнена данными. Если какое-то значение отсутствует, то необходимо поставить в ячейку цифру ноль. Иначе подсчет будет выполнен до первой пустой ячейки таблицы.

Вычисления суммы в горизонтальных ячейках (столбец Всего) проводится аналогично, но формулу необходимо изменить в диалоговом окне. Для подсчета суммы чисел слева от ячейки с результатом необходимо написать формулу «=SUM(LEFT)». Если числа расположены справа – «=SUM(RIGHT)»

Для вычисления суммы чисел по другим направлениям воспользуйтесь таблицей, которая расположена ниже.

Список параметров функции суммы

Обновление результатов расчета по формулам

В отличии от электронных таблиц, обновление расчетных значений в документе Word происходит при его открытии или принудительно. Если вы поменяли числа в таблице, то необходимо выполнить ручное обновление следующих элементов:

вычисленные результаты некоторых формул;
результаты в выбранной таблице.

Обновление итогов для выбранной формулы
Выделите значение, рассчитанное ранее по формуле, которое необходимо обновить. Нажмите клавишу F9.

Обновление результатов всех формул в таблице
Выделите всю таблицу, содержащую результаты формул, которые необходимо обновить, и нажмите клавишу F9.

Кстати, кроме суммы можно вычислить произведение, среднее значение и количество числовых значений. Для этого используем соответствующие функции =PRODUCT(LEFT), =AVERAGE(RIGHT), =COUNT(LEFT). В скобках в качестве параметра указано направление расчета относительно ячейки с формулой. Этот параметр можно изменить, так же, как и у функции вычисления суммы смотрите рисунок выше.

Текстовый процессор в первую очередь предназначен для написания текстов, поэтому если в таблице требуется проводить большие объемы вычислений, то необходимо использовать программу Microsoft Excel или подобную ей, например, Calc из бесплатного пакета LibreOffice.

Как быстро сложить столбец

При большом количестве столбцов, в которых требуется сложить числа, можно ускорить вывод суммы. Для этого в недрах ворда нужно раскопать кнопку суммы и добавить ее на панель быстрого доступа. Посмотрите на рисунок ниже. Кликните на раскрывающийся список и выберите пункт Другие команды.

В следующем окне (смотри ниже) в выпадающем списке (выделен красной рамкой) выбираем Все команды. И в нижнем поле, прокручивая список, находим пункт Сумма. Жмем Добавить для размещения этой кнопки на панель быстрого доступа. Кликаем ОК.

Теперь вычислить сумму в столбце или строке будет проще простого. Установите курсор внизу столбца под числами и нажмите кнопку Сумма. Теперь она есть на панели быстрого доступа. Результат появиться сразу.

При использовании кнопки Сумма следует помнить: приоритет вычислений отдается столбцу, а не строке. Если числа будут слева и сверху от результирующей ячейки, то складываться будут числа верхних ячеек.

Поэтому для вычисления суммы по строкам нужно идти на хитрость. Сначала подводим итог в самой нижней строке, а потом поднимаемся выше.

Надеюсь, что вам пригодится статья. Буду рад вашим комментариям. А также не забывайте делиться статьей со своими друзьями и подписывайтесь на обновления блога.

Дорогой читатель! Вы посмотрели статью до конца. Получили вы ответ на свой вопрос? Напишите в комментариях пару слов. Если ответа не нашли, укажите что искали или откройте содержание блога.

Источник

SWOT stands for strengths, weaknesses, opportunities and threats. A SWOT analysis of your business can help you prepare for what lies ahead by planning to address each of the four areas systematically. The best way to do this is to write key words and phrases under each heading. If you create a SWOT chart in MS Word, you can easily type in the information you need to do your analysis.

Open a New Document

Open a new document in Microsoft Word. Across the top of the screen you will see the headings, Home, Insert, Page Layout, References, Mailings, Review and View. Click on “Insert.”

Create a Table

The first four choices you see after you click on «Insert” are Cover Page, Blank Page, Page Break and Table. Click on “Table.”

Insert Table

The drop-down window you see next gives you an option called, “Insert Table.” Click that and you will see a box open up that asks you to choose your number of columns and number of rows. Choose «2 columns» and «2 rows.» The same box gives you several Auto Fit options. Choose “Fit to Window.”

Beginning Table

Microsoft Word will draw a table on your blank page. The two columns will fill the width of your page, but the two rows will be very narrow and will not fill the length of your page. Place your cursor on the bottom line and click and drag the line downward. Do the same for the middle line. You can continue clicking and dragging until you have four quadrants that are approximately the same size.

Headings

You can now label each quadrant by clicking inside it. Type the four headings: Strengths, Weaknesses Opportunities and Threats.

Notes

Click on each heading and hit your “Enter” button to type notes. List your business strengths, weaknesses, opportunities and threats in detail. You can adjust the size of the quadrants by placing your cursor on the bottom line or the middle line and clicking and dragging downward.

Save

Save your SWOT chart after you have finished it. Click on the floppy-disk icon and a window will open asking you to select a folder for your chart. Label it “SWOT” and place it in a folder you can easily find.

Источник

В рефератах и курсовых работах школьники и студенты часто сталкиваются с необходимостью представить имеющиеся данные в табличном формате. У того, кто ни разу не сталкивался с подобной задачей, могут возникнуть сложности. В этой статье мы подробно расскажем, как это сделать всеми доступными способами.

Создание таблицы в программе Microsoft Word

Существует несколько способов создания табличного формата в текстовом редакторе Word. Чтобы воспользоваться любым из них, нам понадобится вкладка на панели «Вставка». А из выпадающего списка нужно выбрать строку «Таблица». При помощи этого меню можно создать табличный массив в Microsoft Word любым из предложенных способов:

Создать пустую таблицу в один клик, выбрав по клеточкам нужное количество столбцов и ячеек (максимально возможное количество — 10х8).
Задать необходимое количество строк и ячеек.
Нарисовать таблицу любого формата под свои задачи.
Преобразовать набранный текст в табличный массив.
Создать объект Excel, открыв его прямо в Word.
Использовать готовые шаблоны (программные или созданные самостоятельно).

Описание способов с пошаговыми инструкциями

Рассмотрим каждый способ подробнее, чтобы вы смогли определиться, какой из них, наиболее простой и быстрый лично для вас.

Быстрое создание простого табличного формата

Чтобы быстро добавить таблицу в документ Word, нужно отметить необходимое количество квадратиков в выпадающем меню.

1 Ворд

Источник: no-lamer.ru

Квадраты по вертикали — это строки, по горизонтали — столбцы. Выбрав нужное количество, получим табличный массив, сформированный из одинаковых по размеру ячеек, который в дальнейшем можно видоизменить (уменьшить/ увеличить размер строк или столбцов).

«Вставить таблицу»

Нажав на пункт «Вставить таблицу», в выпадающем окне можно указать любое количество столбцов и строк. Также здесь можно сразу настроить нужную ширину ячеек:

по содержимому (размеры подстраиваются под длину текста автоматически);
фиксированную;
по ширине окна (таблица занимает всю область листа).

Вставить таблицу

Источник: infourok.ru

Как нарисовать таблицу

С помощью пункта «Нарисовать таблицу» в Word возможно рисование табличного «скелета» (рамки, ячейки) карандашом.

Создание таблицы

Источник: it-time24.ru

Это не самый простой и однозначно не самый быстрый способ создания таблицы. Но если перед вами стоит задача создать сложный табличный формат, этот инструмент будет предпочтительнее других.

Преобразование текста в табличный формат

Этот способ подойдет тем, кто умеет быстро набирать текст и переносит данные в компьютер с печатного листа.

Чтобы воспользоваться этим способом, важно содержимое каждой ячейки записать одним из предложенных вариантов:

с новой строки;
со знаком табуляции (клавиша Tab);
через точку с запятой;
через любой другой выбранный вами символ.

Самое главное — вносить данные в строго определенном порядке: сверху вниз и слева направо.

После того как текст будет набран, его необходимо выделить и выбрать в меню пункт «Преобразовать в таблицу…». В открывшемся окне нужно выбрать количество столбцов (строки программа определит сама) и указать нужную вам ширину ячеек. Нажать «ОК». На листе отобразится готовый, уже заполненный объект.

Таблица

Источник: knopka.kh.ua

Использование заготовок

В Word есть встроенные шаблоны, которыми можно воспользоваться. Для этого необходимо выбрать в меню пункт «Экспресс-таблицы». Из появившегося списка заготовок можно взять любой подходящий и внести в него свои данные.

Использование заготовок

Источник: handy-site.ru

Главным плюсом этого способа является возможность сохранить здесь свой собственный шаблон. Он идеально подходит тем, кто из раза в раз занимается созданием одних и тех же табличных массивов. Чтобы сохранить свой объект, полностью заполните его, наведите курсор мыши на строку «Экспресс-таблицы» и кликните левой кнопкой на самую нижнюю строку с изображением дискеты слева.

Табличный массив Excel в Ворд

Табличный массив, который требует применения фильтров, сложных расчетов и упорядочения информации, лучше всего создавать в Microsoft Excel. Для этого в меню нужно выбрать пункт «Таблица Excel».

Табличный массив

Источник: guidepc.ru

После нажатия на этот пункт в меню на листе появляется таблица из 10 строк и 7 столбцов, с которой можно работать как в Excel. Закончив работу над табличным объектом, можно вернуться к работе над документом, переключив курсор за пределами объекта. Если в таблице нужно что-то изменить, достаточно 2 раза нажать на нее левой кнопкой мыши.

Редактирование готового объекта

Любые данные, представленные в табличном формате, можно видоизменить. Для этого нужно нажать на объект левой кнопкой мыши и выбрать в основном меню вкладку «Макет».

Редактирование таблиц

Источник: infourok.ru

В углу слева отобразится набор следующих функций:

Выделить.
Отобразить сетку.
Свойства.

При помощи выделения определяем область таблицы для редактирования (ячейка, строка, столбец, весь табличный массив).

Сетка нужна в том случае, если скрыты границы между элементами. Воспользовавшись данной функцией, вы вернете условные границы в виде пунктирных линий.

В свойствах можно изменить ширину таблицы, размер ячеек, столбцов и строк; выбрать положение табличного массива на листе; выровнять текст и др.

Как удалить или дорисовать дополнительные строки

Чтобы удалить элемент в таблице, нужно выделить его курсором мыши и выбрать строку «Удалить». В выпадающем списке важно указать, что именно подлежит удалению. Программа предлагает следующие варианты удаления ячейки:

сдвинув данные влево или вверх;
удалив целиком строку или столбец.

Добавление одной только ячейки не получится, наращивание табличного массива осуществляется строками сверху или снизу и столбцами справа или слева от той графы, где расположен курсор. Чтобы добавить сразу несколько строк, выделите нужное количество ячеек по горизонтали или вертикали.

Надеемся, что инструкция по добавлению табличного формата в документ Word получилась максимально простой и полезной. Ищите другие интересные материалы в нашем блоге, а при возникновении трудностей в учебе обращайтесь к нашим специалистам ФениксХелп!

Источник

Excel – одна из лучших программ для аналитика данных. А почти каждому человеку на том или ином этапе жизни приходилось иметь дело с цифрами и текстовыми данными и обрабатывать их в условиях жестких дедлайнов. Если вам и сейчас нужно это делать, то мы опишем техники, которые помогут существенно улучшить вам жизнь. А чтобы было более наглядно, покажем, как их воплощать, с помощью анимаций.

Содержание

Анализ данных через сводные таблицы Excel
Как работать со сводными таблицами
Анализ данных с помощью 3D-карт
Как работать с 3D-картами в Excel
Лист прогноза в Excel
Как работать с листом прогноза
Быстрый анализ в Excel
Как работать

Анализ данных через сводные таблицы Excel

Сводные таблицы – один из самых простых способов автоматизировать обработку информации. Он позволяет свести в кучу огромный массив данных, которые абсолютно не структурированы. Если его использовать, можно почти навсегда забыть о том, что такое фильтр и ручная сортировка. А чтобы их создать, достаточно нажать буквально пару кнопок и внести несколько несложных параметров в зависимости от того, какой способ представления результатов нужен конкретно вам в определенной ситуации.

Существует множество способов автоматизации анализа данных в Excel. Это как встроенные инструменты, так и дополнения, которые можно скачать на просторах интернета. Также есть дополнение «Пакет анализа», которое было разработано компанией Майкрософт. Она имеет все необходимые возможности, чтобы вы могли получать все необходимые результаты в одном файле Excel.

Пакет анализа данных, разработанный Майкрософт, можно использовать исключительно на едином листе в одну единицу времени. Если он будет обрабатывать информацию, расположенную на нескольких, то итоговая информация будет отображаться исключительно на одном. В других же будут показываться диапазоны без какой-либо значений, в которых есть исключительно форматы. Чтобы осуществить проанализировать информацию на нескольких листах, нужно использовать этот инструмент по отдельности. Это очень большой модуль, который поддерживает огромное количество возможностей, в частности, позволяет выполнять следующие типы обработки:

Дисперсионный анализ.
Корреляционный анализ.
Ковариация.
Вычисление скользящего среднего. Очень популярный метод в статистике и в трейдинге.
Получать случайные числа.
Выполнять операции с выборкой.

Эта надстройка не активирована по умолчанию, но входит в стандартный пакет. Чтобы ею воспользоваться, необходимо ее включить. Для этого сделайте следующие шаги:

Перейдите в меню «Файл», и там найдите кнопку «Параметры». После этого перейдите в «Надстройки». Если же вы установили 2007 версию Эксель, то нужно нажать на кнопку «Параметры Excel», которая находится в меню Office.
Далее появляется всплывающее меню, озаглавленное словом «Управление». Там находим пункт «Надстройки Excel», нажимаем на него, а потом – на кнопку «Перейти». Если же вы используете компьютер Apple, то достаточно открыть вкладку «Средства» в меню, а потом в раскрывающемся перечне найти пункт «Надстройки для Excel».
В том диалоге, который появился после этого, нужно поставить галочку возле пункта «Пакет анализа», после чего подтвердить свои действия, нажав кнопку «ОК».

В некоторых ситуациях может оказаться так, что этого дополнения найти не удалось. В этом случае его не будет в перечне аддонов. Для этого надо нажать на кнопку «Обзор». Может также появиться информация о том, что пакет полностью отсутствует на этом компьютере. В этом случае необходимо его установить. Для этого нужно нажать на кнопку «Да».

Перед тем, как включить пакет анализа, необходимо сначала активировать VBA. Для этого его нужно загрузить таким же способом, как и саму надстройку.

Как работать со сводными таблицами

Первоначальная информация может быть какой-угодно. Это могут быть сведения о продажах, доставке, отгрузках продукции и так далее. Независимо от этого, последовательность шагов будет всегда одинаковой:

Откройте файл, в котором содержится таблица.
Выделите диапазон ячеек, которые мы будем анализировать с помощью сводной таблицы.
Откройте вкладку «Вставка, и там надо найти группу «Таблицы», где есть кнопка «Сводная таблица». Если же используется компьютер под операционной системой Mac OS, то нужно открыть вкладку «Данные», и эта кнопка будет находиться во вкладке «Анализ».
После этого откроется диалог с заголовком «Создание сводной таблицы».
Затем выставите такое отображение данных, которое соответствует выделенному диапазону.

Мы открыли таблицу, информация в которой никоим образом не структурирована. Чтобы это сделать, можно воспользоваться настройками полей сводной таблицы в правой стороне экрана. Например, отправим в поле «Значения» «Сумму заказов», а информацию про продавцов и дату продажи – в строки таблицы. Исходя из данных, которые содержатся в этой таблице, автоматически определились суммы. Если есть необходимость, можно открыть информацию по каждому году, кварталу или месяцу. Это позволит получить детальную информацию, которая надо в конкретный момент.

От того, сколько колонок есть, будет отличаться и набор имеющихся параметров. Например, общее число столбцов – 5. И нам надо просто разместить и выбрать их верным образом, а показать сумму. В таком случае выполняем действия, показанные на этой анимации.

Можно сводную таблицу конкретизировать, указав, например, страну. Для этого мы включаем пункт «Страна».

Можно также посмотреть информацию про продавцов. Для этого мы заменяем колонку «Страна» на «Продавец». Результат получится следующий.

Анализ данных с помощью 3D-карт

Данный метод визуального представления с географической привязкой дает возможность искать закономерности, привязанные к регионам, а также анализировать информацию этого типа.

Преимущество этого способа в том, что нет необходимости отдельно прописывать координаты. Необходимо просто правильно написать географическое положение в таблице.

Как работать с 3D-картами в Excel

Последовательность действий, которую вам необходимо выполнить, чтобы работать с 3Д-картами, следующая:

Откройте файл, в котором есть интересующий диапазон данных. Например, таблица, где есть колонка «Страна» или «Город».
Информацию, которая будет показываться на карте, нужно сначала отформатировать, как таблицу. Для этого надо найти соответствующий пункт на вкладке «Главная».
Выделите те ячейки, которые будут анализироваться.
После этого переходим на вкладку «Вставка», и там находим кнопку «3Д-карта».

Затем показывается наша карта, где города в таблице представлены в виде точек. Но нам не особо нужно просто наличие информации о населенных пунктах на карте. Нам гораздо важнее видеть ту информацию, которая привязана к ним. Например, те суммы, которые можно показать, как высоту столбика. После того, как мы выполним действия, указанные на этой анимации, при наведении курсора на соответствующий столбик будут отображаться привязанные к нему данные.

Также можно воспользоваться круговой диаграммой, которая является намного более информативной в некоторых случаях. От того, какая общая сумма по величине, зависит размер круга.

Лист прогноза в Excel

Нередко бизнес-процессы зависят от сезонных особенностей. И такие факторы надо обязательно принимать в учет на этапе планирования. Для этого существует специальный инструмент Excel, который понравится вам своей высокой точностью. Он значительно более функциональный, чем все описанные выше методы, какими бы отличными они ни были. Точно так же, очень широкой является сфера его использования – коммерческие, финансовые, маркетинговые и даже государственные структуры.

Важно: чтобы рассчитать прогноз, необходимо получить информацию за предыдущее время. От того, насколько долгосрочные данные, зависит качество прогнозирования. Рекомендуется иметь данные, которые разбиты по одинаковым интервалам (например, поквартально или помесячно).

Как работать с листом прогноза

Чтобы работать с листом прогноза, необходимо выполнять следующие действия:

Откройте файл, в котором содержится большой объем информации по тем показателям, которые нам надо проанализировать. Например, в течение прошлого года (хотя чем больше, тем лучше).
Выделите две строки с информацией.
Перейдите в меню «Данные», и там кликните по кнопке «Лист прогноза».
После этого откроется диалог, в котором можно выбрать тип визуального представления прогноза: график или гистограмма. Выберите тот, который подходит под вашу ситуацию.
Установите дату, когда прогноз должен закончиться.

В приводимом нами ниже примере даются сведения за три года – 2011-2013. При этом рекомендуется указывать временные промежутки, а не конкретные числа. То есть, лучше писать март 2013, а не конкретное число типа 7 марта 2013 года. Чтобы исходя из этих данных получить прогноз на 2014 год необходимо получить данных, расположенные в рядах с датой и показателями, которые были на этот момент. Выделяем эти строки.

Затем переходим на вкладку «Данные» и ищем группу «Прогноз». После этого переходим в меню «Лист прогноза». После этого появится окно, в котором снова выбираем способ представления прогноза, а затем устанавливаем дату, к которой прогноз должен быть закончен. После этого нажимаем на «Создать», после чего получаем три варианта прогноза (показываются оранжевой линией).

Быстрый анализ в Excel

Предыдущий способ действительно хорош, потому что позволяет составлять реальные прогнозы, основываясь на статистических показателях. Но этот метод позволяет фактически проводить полноценную бизнес-аналитику. Очень классно, что эта возможность создана максимально эргономичной, поскольку для достижения желаемого результата необходимо совершить буквально несколько действий. Никаких ручных подсчетов, записи каких-либо формул. Достаточно просто выбрать диапазон, который будет анализироваться и задать конечную цель.

Есть возможность прямо в ячейке создавать самые разные диаграммы и микрографики.

Как работать

Итак, чтобы работать, нам надо надо открыть файл, в котором содержится тот набор данных, который надо анализировать и выделить соответствующий диапазон. После того, как мы его выделим, у нас автоматически появится кнопка, дающая возможность составить итоги или же выполнить набор других действий. Называется она быстрым анализом. Также мы можем определить суммы, которые автоматически будут проставлены внизу. Более наглядно посмотреть, как это работает, можете на этой анимации.

Функция быстрого анализа позволяет также по-разному форматировать получившиеся данные. А определить, какие значения больше или меньше, можно непосредственно в ячейках гистограммы, которая появляется после того, как мы настроим этот инструмент.

Также пользователь может поставить самые разные маркеры, которые обозначают большие и меньшие значения относительно тех, которые есть в выборке. Так, зеленым цветом будут показываться самые большие значения, а красным – наиболее маленькие.

Очень хочется верить, что эти приемы позволят вам значительно повысить эффективность вашей работы с электронными таблицами и максимально быстро добиться всего, что вы желаете. Как видим, эта программа для работы с электронными таблицами дает очень широкие возможности даже в стандартном функционале. А что уже говорить про дополнения, которых очень много на просторах интернета. Важно только обратить внимание, что все аддоны должны быть тщательно проверены на вирусы, потому что модули, написанные другими людьми, могут содержать вредоносный код. Если же надстройки разработаны компанией Майкрософт, то ее можно использовать смело.

Пакет анализа от Майкрософт – очень функциональная надстройка, которая делает пользователя настоящим профессионалом. Она позволяет выполнить почти любую обработку количественных данных, но она довольно сложная для начинающего пользователя. На официальном сайте справки Майкрософт есть детальная инструкция по тому, как использовать разные виды анализа с помощью этого пакета.

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Источник