Алгоритм создания выдач в ms word - Word и Excel - помощь в работе с программами

Обзор

Если вы хотите напечатать выдачи в PowerPoint, вы можете задать большинство параметров в режиме печати. Но для некоторых параметров потребуется изменить образец выдач — страницу, определяющую разметку образца и свойства выдач.

Содержание курса:

Работа с образцами выдач
(4:42)
Если вы хотите более детально настроить макет и форматирование слайдов, чем можно сделать в режиме печати, откройте образец выдач, щелкнув «Вид» > «Образец выдач». Просмотрите это видео, чтобы узнать, какие изменения вы можете внести.

Сводка курса

Краткое описание ключевых моментов этого курса.

Дополнительные курсы см. на сайте Обучение работе с Microsoft Office.

Обратная связь

Нужна дополнительная помощь?

Источник

Download Article

Create a personalized billing invoice using a simple template or start from scratch

Download Article

This wikiHow teaches you how to use Microsoft Word to create a billing invoice. An invoice is an itemized list of products sold or services rendered that you can use to bill your clients. The simplest way to get started is to use one of Microsoft’s free invoice templates, but you can also create one from a blank document.

1
Open Microsoft Word for Windows or macOS. You’ll find it in the Start menu under Microsoft Office on a PC, and in the Applications folder on a Mac.
- Use this method to quickly and easily build an invoice from a pre-made template. Templates save you the trouble of having to figure out what to include, but can be customized to fit your needs.
- You can also download free Word templates from the Microsoft Office template site. It’s best not to download templates from other websites, as some may contain viruses.
2

Locate the template search bar and select New. Opening Word should display the «New» screen automatically—this screen says «New» at the top and displays a search bar with the text «Search for online templates» inside.^[1] If you don’t see this search bar, click the File menu at the top-left, then select New to bring it up.

Advertisement
3

Type invoice into the Search bar and press ↵ Enter. A list of matching results will appear.
4
Click an invoice to see a preview. A larger version of the invoice will appear, along with a brief description.
- If you decide not to use the template, click the X at the top of the window to return to the list.
- Some nice, simple options are Invoice (Timeless) and the one that’s just called Invoice.
5

Click Create to use the template. It’s on the template’s preview window. This downloads the template and opens it automatically.
6
Replace the pre-filled information with your own. Each field typically contains some text meant to guide you through filling out the invoice. You can just click the mouse before a bit of information, press ← Backspace or Delete to get rid of what’s there, and type your own information.
- In addition to filling out the blanks, you can also add more details to the invoice, such as a logo, extra field, or special lines and colors.
7

Save your completed invoice. To do so, click the File menu, select Save As, and then save the file to the desired location on your computer. Once you’ve created the invoice, you can print or email it to your client(s).

1
Open Microsoft Word for Windows or macOS. You’ll find it in the Start menu under Microsoft Office on a PC, and in the Applications folder on a Mac.
- Use this method if you want to design an invoice from scratch. This method is best for those who are proficient at using Word features, including creating headers and tables.
- Before creating your own template, check out some online invoice examples before you begin. If your invoice is specific to your business, try searching for your type of business and the words «sample invoice» for specific examples (e.g., sample doctor invoice, freelance writer invoice sample).
2

Click Blank Document on the «New» screen. If you don’t see the «New» screen, click the File menu and select New now.
3

Create an invoice heading. A heading that includes your business name, contact information, and the word «Invoice» should appear somewhere near the top of the document. You can design and stylize this information any way you wish, but try to keep it simple and consistent with your other business materials.
4
Display the invoice date(s). The issuing and due date (if applicable) should be visible near the top of the document, preferably very close to the word «Invoice.»
- To insert today’s date quickly, click the INSERT tab at the top of Word, click Date & Time, and then choose a date format. Be sure to remove the check mark from the «Update automatically» box so the date doesn’t change every time someone opens the file.^[2]
5
Number the invoice. Every invoice should contain a unique number (in a sequence) for your records. The sequence can be global (for all clients) or per client. You can add this to the header if you wish, but it can really be placed anywhere.^[3]
- If each client will have their own invoice numbering sequence, you may want to include the client’s name as part of the number (e.g., wikiHow1, wikiHow2 if the client is wikiHow).
6
Add the client’s address or contact information. Preface this with the word «To» (or something similar) that makes it obvious who is being charged.
- You may wish to address the invoice directly to a specific person at a company, or to the Accounts Payable department.
7
Create an itemized list of products sold or services rendered. The best way to do this is by creating a table with several rows and named columns. See How to Create a Simple Table in Microsoft Word to get started with tables.
- Create columns for for quantity, item/service name or description, unit price/rate, and total price for the quantity purchased. Make sure to label these columns with headers so the client understands the charges.
8
Display the total bill amount. This should appear right below the list of itemized charges, preferably in a bold-faced type so it’s easy to see.
- If you’re charging sales tax, you should display a subtotal of the itemized charges, with the tax listed beneath it, with the percentage to the left of the tax dollar amount, then the adjusted total below that.
- Double-check your math to make sure it’s accurate.
9
Include the terms of payment. You can display the terms of payment either above or below the billing information. Common terms of payment are «Due on receipt,» «Due within 14 days,» «Due within 30 days,» or «Due within 60 days.»
- You may also wish to include a memo at the bottom covering methods of payment, general information, or just a thank-you to the client for using your services.
10

Save your completed invoice. To do so, click the File menu, select Save As, and then save the file to the desired location on your computer. Once you’ve created the invoice, you can print or email it to your client(s).

Add New Question

Question

How do I save an invoice as a document or a PDF instead of a template?

In Word, there is an option to ‘Save As…’ which is located in the File menu (or the Office button only in 2007). From there, you can choose to save as a regular document, or as a PDF if using 2007 or later. You can also change the file type while choosing a location to save your invoice.

Ask a Question

200 characters left

Include your email address to get a message when this question is answered.

Submit

Once you’ve saved an invoice document, you can use it as a template for creating other invoices by using the «New from existing» option when creating a new invoice. You can also save the document as a .dot or .dotx template for future template use.
Another way to display the billing and total information is to set it up in a Microsoft Excel workbook and then paste a link to it in your Word invoice. Whenever you update the spreadsheet, right-click the embedded spreadsheet and select «Update Link» to see the modifications.

Thanks for submitting a tip for review!

About This Article

Article SummaryX

1. Open Word.
2. Click File.
3. Click New.
4. Type «invoice» into the search and press Enter.
5. Select a template and click ‘Create.
6. Fill out the fields.
7. Print or email the invoice.

Did this summary help you?

Thanks to all authors for creating a page that has been read 279,012 times.

Is this article up to date?

Источник

Содержание

1 Вкладка разработчик в MS Word
2 Создаем настраиваемую форму в MS Word
3 Защищаем форма от изменений
4 Какие ещё защищенные поля можно создавать в MS Word?
5 Включаем вкладку «Разработчик»
6 Быть или не быть Шаблону?
7 Наполняем форму элементами
8 Текстовые блоки
9 Добавляем выбор даты
10 Вставляем раскрывающийся список
11 Вставляем чек-боксы
12 В заключение

Мало кто знает, но текстовый редактор MS Word позволяет создавать такую полезную вещь, как настраиваемые формы. Чем же она полезна? Всего один пример — итак, вам нужно получить несколько десятков анкет в электронном виде. Вы рассылаете респондентам шаблон DOC-файла заполненный по образцу, снова получаете уже заполненные анкеты и…

Да, понимаете, что что-то пошло не так. Правильно заполнена только половина анкет, а во всех остальных случаях полный разброд — кто-то удалил важные поля, кто-то что-то добавил, до неузнаваемости изменил форматирование и т.п. В итоге, приходится тратить время на стандартизацию и исправления. Сейчас я расскажу вам как справится с этой проблемой раз и навсегда — наш выбор, настраиваемые формы.

Убедитесь, что вкладка «разработчик» включена

Вкладка разработчик в MS Word

Для начала убедитесь, что в нашем MS Word присутствует вкладка «Разработчик«, которая по умолчанию отключена. Если вкладки нет, первым делом придется её активировать — откройте настройки MS Word («Файл» → «Параметры«) и разыщите пункт «Настроить ленту«. Справа в списке поставьте галочку рядом с пунктом «Разработчик» и примените изменения нажав «Ок».

Включаем вкладку «разработчик» , если она выключена

Теперь вкладка должна появится. переходим туда.

Создаем настраиваемую форму в MS Word

Усложнять мы не будем, и в нашей первой «анкете» будет всего одно поле: имя. В группе «Элементы управления» на вкладке «Разработчик» найдите инструмент «Обычный текст» и щелкните на него. Тотчас на листе появится текстовое поле заполненное заготовкой «место для ввода текста».

Создаем простую форму в MS word

Прекрасно, теперь начинается волшебство. Щелкните по инструменту «Ограничить редактирование» и обратите внимание на появившуюся справа панель. Мы хотим добиться простого результата: пользователь заполняющий документ может ввести текст в поле формы (в данном случае, свои имя), но не может изменить само поле, а также изменить форматирование или вставить в документ какой-то дополнительный текст.

Поле формы вставленное в лист текстового редактора

Защищаем форма от изменений

Теперь сделайте следующее:

В пункте «Ограничения на форматирование» поставьте галочку «Ограничить набор разрешенных стилей»
В пункте «Ограничения на редактирование» выберите из выпадающего списка значение «Ввод данных в поля формы».
В пункте «Включение защиты» нажмите единственную кнопку «Да, включить защиту»

Запрещаем изменение документа

На экран будет выведено окно с предложением ввести пароль — можете ничего не вводить и сразу нажать «Ок», или ввести простой пароль, который не забудете. Вот и всё.

Защищаем страницу от изменений с помощью пароля

Попробуйте ввести имя в созданное нами ранее поле. Получается? А теперь попробуйте ввести текст куда-бы то ни было помимо этого поля. Ага! Страница защищена от редактирования. Можете смело сохранять её и будьте уверены — сохранятся только данные введенные в соответствующее поле.

Что если вам потребуется внести в форму изменения, например, добавив новые поля? Обратите внимание на нижнюю часть панели «Ограничить редактирование» и нажмите кнопку «Отключить защиту». По её нажатию, документ снова будет доступен для редактирования.

Если вы хотите отредактировать страницу, ограничения можно отменить

Какие ещё защищенные поля можно создавать в MS Word?

Кроме уже знакомого нам поля типа «Обычный текст», MS Word предлагает к вашим услугам такие «ходовые» поля как:

«Форматированный текст» — к тексту в поле можно применить форматирование
«Флажок» — возможность создать форму с вариантами выбора
«Раскрывающийся список» — возможность задать элемент с заранее предустановленными вариантами выбора
«Выбор даты» — раскрывающийся список с календарем для удобного выбора нужной даты

С помощью этого набора вы можете создавать в текстовом редакторе Word формы с практически неограниченными возможностями применения.

Цель: Word 2010-2013. Формирование навыков создания электронных форм, работы с шаблонами и полями. Закрепление навыков по использованию процедуры слияния.

Теория. В повседневной жизни мы встречаемся с ситуацией, когда нам выдают некий бланк документа, в котором мы должны заполнить вручную определённые области. Это может быть бланк заявления, квитанции, заявки. После заполнения информация с бланков документов будет повторно вводиться в компьютер и обрабатываться по заданному алгоритму. Современные приложения позволяют обойти необходимость ручного заполнения бланков документов и повторный ввод заполненной информации.

В MS WORD есть возможность создания электронной формы. Электронная форма — это структурированный документ, содержащий заполненные графы (области, поля) с постоянной информацией и некоторые области (поля формы), в которые пользователь будет вводить переменную информацию.

Таким образом, форма состоит из постоянных областей и полей, подлежащих заполнению. В постоянных областях, при необходимости, можно разместить данные в графическом, текстовом, табличном виде. Обычно сама форма имеет вид таблицы. Форму можно создавать на основе ранее разработанного шаблона. В шаблоне можно разместить поля для ввода информации, указать их тип, выбрать элемент управления, который будет использоваться при вводе. Переменные области (поля) могут быть определены как текстовые поля, поля с раскрывающимися списками, флажки.

После создания формы: введения постоянной информации и выбора расположения и типа полей, необходимо установить защиту документа для устранения возможности изменения постоянной информации электронного документа. Только после установки защиты можно заполнять поля формы.

Задание: Создайте электронную форму заявки на участие в студенческой научной конференции согласно образцу заявки.

Образец заявки на участие в студенческой научной конференции

Для создания формы выполните следующую последовательность действий:

Создайте на Рабочем столе папку Эл_ФормаФамилия_студента.
Запустите Microsoft Word.
Создайте шаблон с именем Форма, разместите его в папке Эл_ФормаФамилия_студента. Для этого:

4. Далее создаём макет формы в файле Форма: вводим заголовок формы — Заявка на участие в конференции.

5. Создаем таблицу, состоящую из строк и столбцов: переходим на вкладку Вставка, щёлкаем по кнопке Таблица, выбираем Вставить таблицу и указываем соответствующее количество строк и столбцов.

6. Согласно приведённому образцу объединяем и разбиваем ячейки, устанавливаем требуемую высоту строк, удаляем обрамление границ, вводим текст (наименование полей-постоянная информация), устанавливаем параметры шрифта (по своему усмотрению).

Обратите внимание: затенённые области — это поля формы, куда будут вводиться конкретные значения полей — переменная информация (они должны быть размещены напротив наименования полей)!

7. Для того, чтобы ячейка таблицы воспринималась, как поле формы необходимо вставить элементы управления полем. При этом, поля могут быть разных типов. В нашем примере большинство полей предназначены для ввода текста (текстовые поля). Для ввода элемента управления текстовым полем:

устанавливаем курсор в место вставки текстового поля Фамилия,
переходим на вкладку Разработчик в группе Элементы управления находим кнопку Инструменты из предыдущих версий,

Внимание! Если на ленте нет вкладки Разработчикнажимаем кнопку OFFICE (или вкладку File), выбираем Параметры WORD, в окне Параметры Word выбираем группу Основные, устанавливаем флажок Показать вкладку «Разработчик» на ленте.

нажимаем кнопку и выбираем элемент Поле,
вставленное текстовое поле отобразится в виде затенённого серого прямоугольника.

8. Устанавливаем или изменяем параметры элементов управления содержимым текстового поля. Для этого:

щёлкаем правой кнопкой мыши по полю и контекстном меню выбираем Свойства или два раза щёлкаем по полю,
в окне Параметры текстового поля устанавливаем требуемые параметры (в раскрывающемся списке Тип выбираем тип Обычный текст).

9. Вставляем аналогичным образом поле Имя, Отчество, Город, Факультет, группа, Тема доклада, Секция № (наименование).

10. Щёлкаем два раза по полю Город. Появится окно Параметры текстового поля. Вводим в поле Текст по умолчанию – Хабаровск.

11. Вставляем поле со списком ВУЗ. В окне Параметры поля со списком вводим — ДВИ филиал РАНХиГС в поле Элемент списка и нажимаем кнопку Добавить, вводим Пед.университет — нажимаем кнопку Добавить, вводим ТОГУ— нажимаем кнопку Добавить, перечисляем ещё ряд вузов города Хабаровска.

12. Вставляем текстовое поле Год рождения. Свойства поля: Тип — число, Максимальная длина -4, Формат числа – 0.

13. Вставляем текстовое поле Дата приезда (в случае иногороднего участника конференции). Открываем окно Параметры текстового поля (двойным щелчком мыши по полю) и устанавливаем Тип – Дата, Формат даты – dd.MM.yyyy. Для ввода поясняющего текста нажимаем кнопку Текст справки, открываем вкладку Клавиша F1, щёлкаем по флажку Текст справки и вводим текст: Укажите предполагаемую дату приезда (теперь, по нажатию клавиши F1, будет появляться введённый поясняющий текст.

14. Вставляем поле Дата оформления заявки. В окне Параметры текстового поля выбираем в поле Тип – Текущая дата, в поле Формат даты – dd.MM.yyyy.

15. Вставляем поле со списком Требуется ли гостиница. В окне Параметры поля со списком в поле Элемент списка вводим Да и нажимаем кнопку Добавить, вводим Нет в поле Элемент списка и нажимаем кнопку Добавить.

16. Поля вставлены, свойства определены. Следующий шаг – устанавливаем защиту на различные части формы для предотвращения удаления или редактирования определенного элемента управления или группы элементов управления, или защиты всей форму паролем.

17. Для защиты постоянной информации от редактирования необходимо защитить электронную форму. Для этого:

во вкладке Разработчик в группе Защитить нажимаем кнопку Защитить документ и выбираем команду Ограничить форматирование и редактирование

в области задач Ограничить форматирование и редактирование в разделе Ограничения на редактирование выбираем параметр Ввод данных в поля форм и нажимаем кнопку Да, включить защиту

Внимание! Если кнопка Да, включить защиту будет неактивна, значит у вас включён Режим Конструктора. Нажмите на кнопку Режим Конструктора для выхода из указанного режима.

18. Теперь документ позволяет вводить информацию в поля формы, но запрещает напрямую менять остальной текст.

19. В окне Включить защиту можно ввести пароль для защиты формы (в учебных целях вводить пароль не обязательно). Для ввода пароля заполните поле Новый пароль, а затем повторите его в поле Подтверждение пароля. Только пользователи, знающие пароль, смогут снять защиту и изменить форму.

20. Сохраняем шаблон Форма, в котором размещена структура формы в папке Эл_ФормаФамилия_студента и закрываем шаблон Форма. Обращаем внимание на то, что значок шаблона отличен от значка документа.

21. Следующим этапом является заполнение формы. Так как шаблон предназначен для многократного использования, необходимо открыть Документ на основе созданного шаблона Форма. Двойным щелчком по шаблону открываем Документ.

22. Снимаем защиту с Документа. При включённой защите последующие действия по заполнению полей выполнить будет невозможно. Заполняем поля формы произвольным содержанием.

При заполнении переход между полями защищенной формы осуществляется с помощью клавиш перемещения курсора, клавишей Tab, щелчком мышиклавишами PageDown и PageUp. При вводе данных в поля формы проверка правописания не производится, автотекст не работает, автозамена возможна. При заполнении поля со списком в правой его части отображается значок раскрывающегося списка. Щелкните мышью по стрелке списка и выберите нужное значение.

23. Сохраняем заполненную форму с именем Моя_Форма в папке Эл_ФормаФамилия_студента.

Это вариант индивидуального (единичного) заполнения формы, но можно автоматизировать процесс заполнения формы для получения группы документов путём использования процедуры Слияния.

24. Для этого создаём таблицу в текстовом процессоре WORD следующего вида:

Фамилия

Имя

Отчество

Год рождения

ВУЗ

Факультет, группа

25. Заполняем таблицу информацией о 4-х участниках студенческой научной конференции из разных вузов города.

26. Сохраняем файл с именем Список_Уч_Студ_Конф в папке Эл_ФормаФамилия_студента.

27. Открываем Документ на основе шаблона Форма (двойным щелчком по шаблону).

28. Снимаем защиту с Документа.

29. Выполняем слияние файла Документ с файлом Список_Уч_Студ_Конф.

30. Вставляем поля слияния Фамилия, Имя, Отчество Год рождения, Вуз, Факультет, группа.

31. Выполняем слияние в новый документ Формакоторый помещаем в папку Эл_ФормаФамилия_студента.

32. Заполняем в форме пустующие поля.

33. Сохраняем произведённые изменения в файле Форма в папке Эл_ФормаФамилия_студента.

34. Отвечаем на Контрольные вопросы к Практической работе №4. Ответы размещаем файле Форма1.docx.

35. Сохраняем папку Эл_ФормаФамилия_студента на Яндекс.Диск → MS Word.

36. Удаляем папку Эл_ФормаФамилия_студента с Рабочего стола.

Приглашайте друзей на мой сайт

Создавать формы в Microsoft Word легко. Трудности начинаются, когда Вы решаете создать заполняемые формы, которые можно будет разослать людям, чтобы они их заполнили. В этом случае MS Word поможет решить вашу задачу: будь то форма для сбора информации о людях или опрос для получения обратной связи от пользователей о программном обеспечении или о новом товаре.

Включаем вкладку «Разработчик»

Чтобы создавать заполняемые формы, сначала нужно активировать вкладку Developer (Разработчик). Для этого откройте меню File (Файл) и кликните по команде Options (Параметры). В появившемся диалоговом окне откройте вкладку Customize Ribbon (Настроить ленту) и выберите Main Tabs (Основные вкладки) из выпадающего списка.

Поставьте галочку в строке Developer (Разработчик) и нажмите ОК.

Теперь на ленте появилась новая вкладка.

Быть или не быть Шаблону?

Есть два варианта, с которых можно начать создавать формы. Первый проще, при условии, что Вы подберёте подходящий шаблон. Чтобы найти шаблоны, откройте меню File (Файл) и нажмите New (Создать). Вы увидите множество шаблонов, готовых для скачивания. Остаётся лишь кликнуть по Forms (Формы) и отыскать нужный шаблон среди предложенных.

Когда найдёте подходящий шаблон, загрузите его и редактируйте форму, как пожелаете.

Это самый простой путь, но может случиться так, что Вы не найдёте подходящий шаблон среди предложенных. В этом случае можно создать форму из черновика. Сперва откройте настройки шаблонов, но вместо уже готовой формы выберите My Templates (Мои шаблоны).

Выберите Template (Шаблон) и кликните по ОК, чтобы создать чистый шаблон. В завершение нажмите Ctrl+S, чтобы сохранить документ. Назовём его Form Template 1.

Наполняем форму элементами

Теперь у Вас есть пустой шаблон, значит уже можно добавлять информацию в форму. Форма, которую мы создадим в этом примере, – это простой опросник для сбора информации о людях, которые будут его заполнять. Первым делом вставьте основные вопросы. В нашем случае мы будем узнавать следующую информацию:

Name (Имя) – обычный текст
Age (Возраст) – раскрывающийся список
D.O.B. (День Рождения) – выбор даты
Sex (Пол) – чек-бокс
Zip Code (Почтовый индекс) – обычный текст
Phone Number (Номер телефона) – обычный текст
Favorite Primary Color and why (Какой любимый цвет и почему) – поле со списком
Best Pizza Toppings (Любимая начинка пиццы) – чек-бокс и обычный текст
What is your dream job and why? Limit your answer to 200 words (О какой работе Вы мечтаете и почему) – форматированный текст
What type of vehicle do you drive? (Какой у Вас автомобиль) – обычный текст

Чтобы приступить к созданию различных вариантов элементов управления, откройте вкладку Developer (Разработчик), которую Вы добавили ранее, и в разделе Controls (Элементы управления) выберите Design Mode (Режим конструктора).

Текстовые блоки

Для любых вопросов, требующих ответа в форме текста, можно вставить текстовые блоки. Это делается при помощи:

Rich Text Content Control (Элемент управления содержимым «форматированный текст») — пользователь может настраивать форматирование
Plain Text Content Control (Элемент управления содержимым «обычный текст») — допускается только обычный текст без форматирования.

Давайте создадим поле для ответа форматированным текстом на вопрос 9, а затем поле для ответа обычным текстом на вопросы 1, 5, 6 и 10.

Не забывайте, что можно изменять текст в поле элемента управления содержимым, чтобы он соответствовал вопросу. Для этого кликните по полю и введите текст. Результат показан на изображении выше.

Добавляем выбор даты

Если Вам нужно добавить дату, можно вставить Date Picker Content Control (Элемент управления содержимым «выбор даты»). Используем этот элемент для вопроса 3.

Вставляем раскрывающийся список

Для вопросов, подразумевающих единственный ответ (например, вопрос 2), удобно использовать раскрывающийся список. Вставим простой список и заполним его возрастными диапазонами. Разместите поле элемента управления содержимым, кликните по нему правой кнопкой мыши и выберите пункт Properties (Свойства). В появившемся диалоговом окне Content Control Properties (Свойства элемента управления содержимым) нажмите Add (Добавить), чтобы добавить в список возрастные диапазоны.

Когда закончите, у Вас должно получиться примерно то, что изображено на рисунке ниже. При этом режим конструктора нужно отключить!

Ещё можно использовать Combo Box (Поле со списком), в котором легко составить список из любых нужных элементов. При необходимости пользователь сможет ввести дополнительный текст. Давайте вставим поле со списком для вопроса 7. Так как мы будем использовать этот элемент, пользователи смогут выбрать один из предложенных вариантов и ввести ответ, почему им нравится выбранный цвет.

Вставляем чек-боксы

Для ответа на четвёртый вопрос вставим чек-боксы. Для начала нужно ввести варианты ответов (male – мужчина; female – женщина). Затем добавить элемент управления содержимым Check box (Флажок) рядом с каждым вариантом ответа:

Повторите это действие для любого вопроса, который подразумевает один или несколько вариантов ответа. Мы добавим чек-бокс к ответу на вопрос 8. Кроме того, чтобы пользователь мог указать вариант начинки пиццы, которого нет в списке, мы добавим элемент управления содержимым Plain Text (Обычный текст).

В заключение

Готовая пустая форма с включённым и с выключенным режимом конструктора должна выглядеть, как на рисунках ниже.

Режим конструктора включен:

Режим конструктора выключен:

Поздравляем! Вы только что освоили основные приёмы создания интерактивных форм. Вы можете отправить файл DOTX людям, и когда они его запустят, он автоматически откроется как обычный документ Word, который можно заполнить и отправить обратно.

Урок подготовлен для Вас командой сайта office-guru.ru
Источник: /> Перевела: Ольга Гелих

Правила перепечаткиЕще больше уроков по Microsoft Word

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Источник

Серийные письма – это однотипные документы, рассылаемые различным адресатам. При создании серийного письма создаются два файла: основной текстовый файл и управляющий файл. Управляющий файл содержит информацию, которая различна в разных экземплярах серийного письма (имена, адреса). Файл основного документа содержит неизменную часть с указанием мест, в который вставляется информация из управляющего файла. В результате совместной обработки основного и управляющего файлов получается готовое серийное письмо.

Полный цикл формирования рассылки делится разработчиками программы Word на шесть этапов:
Этап 1. Выбор типа документа.
Этап 2. Выбор документа.
Этап 3. Выбор получателей.
Этап 4. Создание письма.
Этап 5. Просмотр писем.
Этап 6. Завершение слияния.

Постановка задачи

Имеем таблицу в Microsoft Excel, в которой хранится информация о ключевых клиентах нашей компании (адреса эл.почты, имена, названия компаний и т.д.), которых мы хотим поздравить с очередным праздником.

Поздравлять будем при помощи простого, но трогательного сообщения, содержащего имя клиента и название его компании. При чем все надо сделать так, чтобы получатель (не дай бог!) не подумал, что письмо сделано автоматически, а был уверен, что письмо было кропотливо написано ради него вручную.

В конце все созданные сообщения надо:

либо отправить через Outlook каждому клиенту на его e-mail
либо распечатать для последующей отправки обычной почтой
либо закинуть в новый файл, где каждое письмо будет отдельным листом (разделом)

В терминах Microsoft Office такая процедура называется Слиянием

Подготовка списка клиентов в Excel

Таблица со списком клиентов для рассылки должна удовлетворять нескольким простым условиям:

Шапка таблицы должна быть простой – одна строка с уникальными названиями столбцов (без повторений и пустых ячеек).
В таблице не должно быть объединенных ячеек.
В таблице не должно быть пустых строк или столбцов (отдельные пустые ячейки допускаются).

Если планируется отправка по электронной почте, то, само-собой, в таблице должен быть столбец с адресами получателей.

Поскольку Excel и Word не смогу сами определить пол клиента по имени, то имеет смысл сделать отдельный столбец с обращением (господин, госпожа и т.п.) или с родовым окончанием (-ый или -ая) для обращения “Уважаемый(ая)…” Как вариант, возможно полуавтоматическое определение пола в зависимости от окончания отчества (“а” или “ч”), реализованное функцией ПРАВСИМВ (RIGHT).

В новых версиях Microsoft Excel 2007/2010 для таких таблиц очень удобно использовать инструмент Форматировать как таблицу (Format as Table) с вкладки Главная (Home). Подробнее про такие “умные таблицы” можно почитать тут.

Создаем сообщение в Word и подключаем Excel

Открываем новый пустой документ в Microsoft Word и набираем туда текст нашего сообщения, оставляя в нем пустые места для будущей вставки имени клиента и его компании.

Потом запускаем пошаговый Мастер Слияния на вкладке Рассылки (Mailings) кнопкой Начать слияние (Start Mail Merge) – Пошаговый мастер слияния (Step-by-Step Merge Wizard):

В Word 2003 и старше эта команда была доступна в меню Сервис – Письма и рассылки – Мастер слияния (Tools – Letters and Mailings – Mail Merge).

Далее следует процесс из 6 этапов (переключение между ними – с помощью кнопок Вперед (Next) и Назад (Back) в правом нижнем углу в области задач).

Этап 1. Выбор типа документа.

На этом шаге пользователь должен выбрать тип тех документов, которые он хочет получить на выходе после слияния. Наш вариант – Письма (Letters), если мы хотим на выходе отправить созданные письма на принтер или Электронное сообщение (E-mail), если хотим разослать их по почте.

Этап 2. Выбор документа

На этом шаге необходимо определить, какой документ будет являться основой (заготовкой) для всех будущих однотипных сообщений. Мы выбираем – Текущий документ (Current document).

Этап 3. Выбор получателей

На этом шаге мы подключаем список клиентов в Excel к документу Word. Выбираем Использование списка и жмем на Обзор (Browse), после чего в диалоговом окне открытия файла указываем где лежит наш файл со списком клиентов.

После выбора источника данных, Word позволяет провести фильтрацию, сортировку и ручной отбор записей при помощи окна Получатели слияния:

Этап 4. Создание письма

На этом этапе пользователь должен указать – куда именно в документ должны попасть данные из подключенного списка. Для этого необходимо установить курсор в точку вставки в письме и использовать ссылку Другие элементы – она выводит полный набор всех полей списка, из которого мы и выбираем нужное поле для вставки:

В итоге, после вставки всех полей слияния у нас должно получиться нечто похожее (вставленные поля выделены красным):

Если в исходной таблице не было специального столбца для окончания “ый”/”ая” к слову “уважаем” (как в нашем примере), но был обычный столбец “Пол” с классическими “муж” и “жен”, то можно воспользоваться кнопкой Правила (Rules) на вкладке Рассылки (Mailings):

Эта кнопка открывает список правил (функций и полей), доступных для вставки в документ при создании рассылки. Для подстановки нужного окончания к слову “уважаемый/ая” выберем третий пункт IF…THEN…ELSE. В открывшемся затем окне зададим правило подстановки правильного окончания в зависимости от пола:

Этап 5. Просмотр писем

На этом этапе мы уже можем предварительно просмотреть результаты слияния, используя кнопки со стрелками. При необходимости, также, можно исключить любого получателя из списка.

Этап 6. Завершение слияния

На завершающем этапе возможны несколько вариантов:

Нажатие ссылки Печать (Print) приведет к немедленной отправке всех результатов слияния на принтер без вывода на экран.

Если необходимо сохранить созданные в результате слияния документы для дальнейшего использования или требуется внести ручную правку в некоторые из документов, то лучше использовать ссылку Изменить часть писем (Edit individual letters), которая выведет результаты слияния в отдельный файл:

Если вы на Шаге 1 выбирали опцию Электронные сообщения (E-mail), то на Шаге 6 вам предложат ввести тему для отправляемых сообщений и выбрать столбец таблицы, содержащий адреса электронной почты для рассылки. Затем все созданные сообщения будут помещены в папку Исходящие (Outbox)вашего почтового клиента Outlook.

Для проверки правильности созданных сообщений можно заранее временно отключить Outlook от сервера, чтобы письма сразу не ушли и вы могли их посмотреть и убедиться, что с ними все в порядке. Для этого в меню Microsoft Outlook можно выбрать команду Файл – Автономный режим или даже временно отключить сетевое подключение к вашему компьютеру. Письма временно “застрянут” в папке Исходящие (Outbox) и вы сможете их открыть и проверить перед отправкой.

Источник:

http://www.planetaexcel.ru/techniques/13/161/

Дополнительно:

http://msk.edu.ua/ivk/Informatika/Books/Word/lab_rab.pdf

Источник

При финальной подстройке презентации можно настроить некоторые параметры, например ориентация и размер слайда. В то же время, если слайды презентации готовились как раздаточные материалы, следует обдумать макет выдачи.

Презентация

Навыки 77-429

Название навыка	Номер навыка
Настройка параметров страницы	1.3.1
Управление разрешением слайд шоу	1.5.4
Настройка раздаточных материалов для печати	1.4.1
Сокрытие слайдов	2.1.3
Создание произвольного слайд-шоу	1.5.1
Репетиция таймингов	1.5.3
Настройка параметров слайд-шоу	1.5.2
Навигация в режиме слайд-шоу	1.5.6
Режим докладчика	1.5.5
Добавление заметок в режиме слайд-шоу	1.5.7

Теория:

Настройка ориентации слайдов и материалов в образце выдачи

Видеоверсия

Текстовая версия

Ориентация слайда – это как он будет представлен при печати или показе. Поскольку слайды, как правило, имеют прямоугольную форму, то рассматривают горизонтальную и вертикальную ориентацию слайда. Изначально PowerPoint ориентирован для демонстрации на мониторах или экранах с «мониторным» соотношением сторон. Популярным стандартом соотношения сторон для слайдов до распространения широкоформатных мониторов был — 4:3. И сейчас можно встретить много презентаций в таком формате. Если запускать на показ такую презентацию на широкоформатном экране, то пользователь увидит полосы по бокам экрана. Соответственно, сейчас более современным считается формат 16:9.

Именно с таким соотношением сторон сейчас представлено большинство мониторов компьютеров, например, суперпопулярное разрешение 1920:1080 имеет как раз такое соотношение. Кстати, ориентацию слайда не следует путать с разрешением. Соотношение сторон показывает сколько единиц ширины экрана приходится на единицу высоты 16:9 = 1,7(7), а разрешение показывает плотность точек на экране 1920*1080 = 2 138 400 точек. В тоже время, если разделить 1920:1080 мы получим те же 1,7(7) единиц ширины на одну единицу высоты (правда в этом случае единица известна – это точка разрешение монитора).

Если еще немного углубиться в тему, то к разрешению можно добавить плотность пикселей, которая обозначается как DPI (Dots per Inch) или PPI (Pixels per Inch). Последний вариант, наверно, более правильный, т. к. работаем именно с пикселями, но это одно и то же. С точки зрения математики такое трактование не совсем правильно, поскольку дюйм (приблизительно 2,54 сантиметра) (Inch) – это мера длины, а не площади. Однако, диагонали экранов измеряются в дюймах по диагонали и пользователям так легче ориентироваться и соотносить различные экраны между собой. Однако, когда говорится о плотности точек, то имеется в виду плотность на дюйм квадратный. Да, чем выше плотность пикселей, тем меньшего размера точка и тем четче изображение, однако, одни и те же элементы будут выглядеть мельче. Просто поставьте рядом 15 дюймовый экран ноутбука и 27 дюймовый монитор с одинаковым разрешением 1920 на 1080 пикселей и сразу станет ясно, о чем речь.

Возвращаясь к PowerPoint, следует упомянуть, что в одной презентации нельзя совместить слайды с разной ориентацией или размером, на подобии того, как можно разворачивать страницы в текстовом документе Word.

Однако, вы можете создать отдельную презентацию с нужной ориентаций или размером слайдов и поставить ссылки с одной презентации на другую. Переходы отлично работают прямо в режиме демонстрации. Подробнее в данной заметке.

Для настройки ориентации/ размера слайда в самой презентации следует перейти на вкладку «Конструктор» и группе «Настроить» выбрать команду «Размер слайда».

Вряд ли установка слайдов презентации в портретный режим будет частой операцией, однако, в некоторых случаях она может пригодиться.
С помощью вызванного диалогового окна «Размер слайдов» можно и настроить произвольный размер слайдов презентации.

Настройка раздаточных материалов для презентации

При очном выступлении бывает полезно представить аудитории раздаточные материалы презентации. В данных материалах отображаются маленькие версии слайдов, упорядоченные различными способами. Шаблон раздаточных материалов определяется «Образцом выдачи», подобно тому, как шаблон слайдов презентации определяется «Образцом слайдов».

С помощью образца выдач настраиваются параметры презентации в печатном формате без заметок к слайдам. При распечатывании презентации нет необходимости выделять каждому слайду отдельную страницу, поэтому можно выбрать сколько слайдов напечатать на одной странице. И экономия бумаги, в этом случае, далеко не первостепенная цель. Рассматривать страница-слайд презентации не самое удобное занятие.

Среди доступных к настройке параметров: ориентация листа самой выдачи (книжная, или альбомная), количество слайдов на странице: 1, 2, 3, 4, 6, 9, либо структура слайда. С этого же режима можно вызвать и диалоговое окно настройки размера слайда. В последнем случае нужно быть предельно внимательным, т. к. этот параметр относиться именно к размеру слайда в презентации, нет в выдаче он, конечно, тоже изменится, но только потому, что в самой презентации будет изменен.

Пользователь не может повлиять ни на размер, ни на расположение заполнителей самих слайдов (кроме упомянутых ранее изменений), однако, это можно будет сделать в Word (об этом чуть позже). В то же время есть заполнители: колонтитулы, дата и номер страницы, которые пользователь может не просто скрыть, либо отобразить, а разместить их в полностью произвольном месте выдачи. Также доступно и изменение фона самой выдачи.

Следует обратить внимание, что в PowerPoint нет преднастроек для различных типов выдач, другими словами, если вы измените колонтитул для выдачи 4 слайда на странице, то это изменение коснется и выдачи 1 или 9 слайдов на странице.

Образец заметок

Отдельно следует упомянуть «Образец заметок». Настройки данного образца очень похожи на рассмотренные, однако, и функционал, и предназначение раздаточных материалов в данном формате отличается.

Образец заметок предназначен не для слайдов, а для заметок к каждому слайду. Именно поэтому в образце заметок отображение самого слайда можно просто убрать, а можно изменить размер заполнителя слайда, или его местоположение.

Ну, а посмотреть, как будут выглядеть раздаточные материалы, или распечатанные заметки можно с помощью предварительного просмотра при печати.

Экспорт образца выдачи в Word

При настройке выдачи слайдов пользователь не имеет возможности изменять размер и/или местоположение заполнителей слайдов (не путать с образцом заметок, где это возможно). Однако, можно экспортировать раздаточные материалы в текстовый процессор Microsoft Word, где такая возможность предусмотрена.

Для экспорта выдачи в Word следует перейти в закулисное меню и выбрать команду «Экспорт/ Создать выдачи».

В следующем диалоговом окне следует конкретизировать свой запрос, а именно выбрать как именно должны отображаться выдачи в текстовом процессоре. Особенностью такого экспорта является то, что можно создать связь между презентацией и текстовым документом с раздаточными материалами и, при изменении слайдов будет происходить автоматическое обновление связанного документа Word.

При внесении изменений в существующие слайды изменения будут отображаться и в документе Word. К сожалению, добавление новых слайдов не повлияет на выдачу слайдов в текстовом процессоре. С помощью контекстного меню по таблице с выдачей в Word у пользователя есть возможность принудительно обновить связь.

Выбор слайдов для отображения

Видеоверсия

Текстовая версия

В одной презентации можно «спрятать» несколько, для разного уровня подготовки аудитории, или спрятать только отдельные слайды, которые детализируют существующую презентацию необязательными подробностями.

Сокрытие определенных слайдов

PowerPoint позволяет исключить некоторые слайды из обычного отображения. Это можно сделать с целью сохранить устаревший слайд, заменив его более новым, или на скрытый слайд можно вынести подробности доклада, а в самой презентации поставить ссылку на данный слайд.
Сокрыть слайд можно из вкладки «Слайд-шоу», группа «Настройка», либо просто вызвав контекстное меню на определенном слайде.

После сокрытия слайда его номер будет перечеркнут и он не будет отображаться в основной выдачи презентации, однако, можно сделать ссылку на скрытый слайд и открывать его во время презентации по ссылке.

Создание отдельных презентаций

Второй очень интересной возможностью в области настройки отображения презентации является создание произвольного слайд-шоу. По сути, данная возможность позволят из одной презентации делать несколько презентаций, которые будут включать только отдельные слайды и, что немаловажно, в том порядке, которое вы самостоятельно определите. Например, слайд под номером 2 в произвольном слайд-шоу может оказаться 5м, а слайд 3 – первым.

Для создания произвольного показа предусмотрена команда на вкладке «Слайд-шоу» – » Произвольное слайд-шоу». С помощью этой же команды можно получить доступ к уже созданным произвольным показам.

В следующем диалоговом окне пользователю доступен запуск созданных произвольных показов, их редактирование, или создание нового. Для каждого произвольного показа можно задавать его имя, чтобы в дальнейшем не запутаться, что и когда запускать.

Репетиция и запись слайд-шоу

Видеоверсия

Текстовая версия

Создать презентацию это только пол дела, важно еще и правильно преподнести ее. Один из способом проведения своего рода «репетиции» является возможность посмотреть тайминги – сколько нужно времени на чтения слушателями вашего слайда. Кроме того, можно записать презентацию с комментариями для предоставления ее в самостоятельное проигрывание слушателями без выступающего.

Репетиция таймингов

Репетиция презентации может помочь вам установить время для нее. Время слайдов особенно важно, если вы намереваетесь показать слайды как самостоятельную презентацию, переключение слайдов которой зрители не смогут контролировать. Выступающий должен предоставить достаточно времени для изучения каждого слайда, но не слишком много, чтобы зрители не начали скучать.

Для правильной репетиции таймингов в PowerPoint есть команда «Настройка времени» на вкладке «Слайд-шоу».

После выполнения данной команды презентация переходит в режим показа с таймером, где отображается общее время и время на каждый слайд. Идея такой репетиции заключается в том, что выступающий в слух проговаривает закадровый текст, контролируя время.

После проделанной процедуры время на показ каждого слайда будет автоматически сохранено на вкладке «Переходы» в группе «Время показа слайдов». Конечно, позже можно подкорректировать время показа любого слайда презентации в ручном режиме с данной вкладки.

Для группового применения одинакового тайминга для всех слайдов, или очищения записанных таймингов достаточно выставить желаемое время на каждый слайд и выполнить команду «Применить ко всем». Если же нужно убрать автоматическое переключение слайдов, просто убираем галочку автоматического переключения и выполняем команду «Применить ко всем».

Второй способ очистить тайминги – это воспользоваться выпадающей командой «Записать слайд-шоу». В случае установленных таймингов для слайдов, будет активна команда «Очистить», где можно удалить тайминги как с определенного слайда, так и со всех сразу.

Запись целой презентации

Запись презентации производится для случаев, когда ее нужно будет продемонстрировать удаленно, отличительной особенностью такой записи от записи видео является то, что не создается отдельный файл, все реализуется в рамках файла PowerPoint. В рамках данного вопроса мы запишем презентацию от начала и до конца.

Кнопка записи презентации находится на вкладке «Слайд-шоу» > «Записать слайд-шоу» и выбрать с какого места необходимо начать запись: с начала, с текущего слайда.

После этого вы переходите в окно записи презентации с необходимыми элементами управления. Во время записи презентации доступны рукописные примечания, запись голоса и веб камеры.

Если, во время записи, вы наговорили лишнего, не уложились в задуманные тайминги, или просто не удовлетворены результатом записи определенного слайда(-ов). Не беда, с помощью той же команды записи слайда, можно перезаписать определенный слайд.

Настройка слайд-шоу (презентации)

Видеоверсия

Текстовая версия

Диалоговое окно настройки презентации также запускается из вкладки «Слайд-шоу», команда «Настройка слайд-шоу».

Вызванное диалоговое окно позволяет как изменить некоторые параметры показа, например, цвет пера или монитор для вывода презентации, так и практически полностью перенастроить параметры, которые задумывались создателем презентации, например, выбрать определенный диапазон для показа, полностью отключить анимацию на слайдах, или убрать речевое сопровождение.

Последней группе «Несколько монитором» можно выбрать какой монитор выбирать для показа. И, если у вас автоматически неправильно выбирается проектор для вывода презентации, здесь можно принудительно это исправить. Такое может быть, если, допустим, к ноутбуку, кроме проектора подключен еще внешний монитор, или подключено несколько проекторов, а выводить изображение нужно только на один. Последняя ситуация, к слову, довольно редкое явление, но, все же может случиться.

В группе «Показ слайдов» есть 3 опции:

управляемый докладчиком. Стандартный режим, когда презентация демонстрируется широкой аудитории с модератором, слайды показываются на весь экран;
управляемый пользователем. Слайды презентации показываются в окне, которое, к слову, не обязательно разворачивать на весь экран, данный режим подойдет, если нужно просмотреть презентацию автору. Фактически та же презентация в окне не на весь экран;
автоматический. Как и первый режим, разворачивает слайды на весь экран, однако, его предназначение демонстрация презентация без докладчика, например, зацикленная демонстрация слайдов на выставке. В этом случае следует позаботиться об автоматической смене слайдов, в противном случае будет демонстрироваться один слайд (первый, если показ запущен с помощью клавиши F5 и определенный, если с текущего слайда – Shift+F5).

Режим, управляемый докладчиком

Является основным режимом, для которого и предназначался PowerPoint, на нем следует остановиться подробнее. В этом режиме слайды разворачиваются на весь экран, а, при проведении курсора над слайдом появляются слегка заметные элементы управления презентацией.

С помощью данных кнопок можно перейти на следующий/ предыдущий слайд, быстро вернуться к оглавлению, воспользоваться пером для выделения информации, или добавления рукописных примечаний, увеличить часть экрана виртуальной лупой, или перейти в режим просмотра разделов.

Если презентация запускается в режиме докладчика и у компьютера есть несколько мониторов, то для аудитории демонстрируются слайды, а для самого докладчика отображается специального окно «Режим докладчика», естественно, если иное не настроено в параметрах слайд-шоу, или не убрана соответствующая галочка в группе «Мониторы» вкладки «Слайд-шоу».
На самом деле режим докладчика можно испробовать даже, если у вас один монитор, это делается с помощью сочетания Alt+F5.

В данном режиме можно управлять показом, контролировать общее время презентации, видеть заметки к текущему слайду, видеть следующий слайд. Кроме того, и сданного режима доступны виртуальные кнопки управления презентацией, описание которых было дано немногим ранее.
На этом все, всем спасибо за внимание, удачных презентаций.

Флэшкарты

Так называемые карты памяти, смотрите на карту и пытаетесь ответить, по клику на карту отобразится правильный ответ. Карты памяти хороши для запоминания ключевых позиций занятия. Все занятия данного курса снабжены картами памяти.

Практика

В практической части вы найдете задания по прошедшему занятию. После их выполнения у вас есть возможность сравнить свой вариант с подготовленным лектором ответом. Настоятельно рекомендуется смотреть решение только после того, как вы выполнили задание самостоятельно. Для некоторых заданий есть небольшие подсказки

Задание 1. Создание нескольких презентаций с помощью опции «Произвольное слайд шоу»

Открыть сборную презентацию по ссылке. Внимание! Объемная презентация размером более 50 мегабайт.
Создать три пользовательские презентации для занятия 1, 2 и 3 соответсвенно.
Запустить созданные пользовательские презентации и убедиться, что слайды для них правильно выбраны.

Посмотреть решение

Тест

Полезное

Источник