Акт входного контроля образец заполнения в excel

Перейти к содержанию

Акт входного контроля составляется в организации, при приёме поставки сырья, материалов и т.д. Целью составление документа является проверка качества принимаемых предприятием материалов.

Файлы для скачивания:

Что собой представляет документ

Акт является обязательной частью технологического контроля на предприятии. При приёмке материалов, отгруженных поставщиком, предприятие осуществляет входной контроль, полученных материалов, определяя качество полученного сырья и его соответствие нормам. Все вышеуказанные моменты должны быть заранее обозначены в тексте договора, заключённого в рамках правовых отношений между контрагентами. По общему смыслу статьи 506 ГК РФ и Закона о защите прав потребителей материалы должны быть качественными.

Для чего предприятия осуществляют входной контроль

Организации осуществляют входной контроль в своих же интересах, во избежание получения от поставщика некачественного сырья и других неблагоприятных для организации моментов.

Цели проведения входного контроля:

• проверяется соответствие поставленных материалов (их качество и комплектация) обязательной документации;
• оптимизация средств предприятия. Систематическое проведение процедуры контроля материалов, поставляемых одним поставщиком, позволит исключить из закупки позиции, наиболее часто поставляемые с дефектами. Материалы по таким позициям можно будет закупить у другого поставщика;
• при обнаружении брака или дефекта в поставленном сырье, предприятие сможет подготовить претензию к поставщику с требованием устранить обнаруженные недочёты либо снизить стоимость продажи.

Особенности составления акта

Законодательной нормативной базой не предусмотрена ни обязательная ни рекомендованная форма акта входного контроля, исходя из чего организации вынуждены самостоятельно составлять форму документа. Так как входной контроль на предприятии, работающем с материалами и сырьём (например, стройка) – это крайне частая процедура, предприятиям рекомендуется разработать единую для своей организации форму такого документа. Свобода составления такого документа позволит каждому конкретному предприятию составить его под свои нужды с учётом спецификации используемых ей материалов.

Составить форму необходимо в соответствии с общими требованиями закона, предъявляемыми к такого рода документам.

Инструкция по составлению документа «на пальцах»

В преамбуле акта, как и в любом другом документе, указываются следующие положения: наименование документа, дата и место составления акта;

• если используется разработанная предприятием и утверждённая им же форма, необходимо отразить это в шапке;
• наименование организации, составившей акт;
• обозначить факт созыва комиссии по входному контролю предприятием и указать сотрудников, входящих в комиссию.

В комиссию должны входить как представители со стороны заказчика, так и представитель стороны поставщика для объективной оценки поставленных объектов. Также при необходимости (например, высокая технологичность поставленного оборудования) в комиссию может быть включён независимый эксперт, обладающий специальными знаниями, имеющий профессиональное оборудованию и в обязательном порядке лицензию осуществления испытания такого вида объектов.

Первым делом комиссия производит приёмку сопроводительных документов поставляемых объектов и сравнивает заявленное и фактическое значения поставленных объектов. Члены рабочей группы оценивают условия перевозки поставленных объектов и наличие на них целых пломб поставщика. О выявленных нарушениях делается запись в акт. Затем, согласно целям проверки, комиссия проводит испытания поставленных объектов. После проведения всех процедур контроля, о его результатах составляется акт.

Преамбула акта должна выглядеть следующим образом:

Основная часть акта

В основной части документа следует обозначить какие именно товары проходят входящий контроль. Необходимо указать их наименование, согласно соответствующей документации, тип материала или оборудования, заводскую маркировку и наименование производителя. Также следует оставить ссылку на документ с указанием его реквизитов, подтверждающий получение организацией оборудования.

Выглядеть эта часть должна следующим образом:

После обозначения всех проходящих контроль объектов указывается дата их поступления заказчику. Затем комиссия выносит решение о соответствии или несоответствии поставленных объектов сопровождающей их документации. Если фактическое состояние какого-то объекта не соответствует документации или имеет дефекты, об этом делается запись в акте. Выявленные недостатки следует как можно более подробно описать в акте и в дальнейшем заверить это подписями членов комиссии.

Ниже по документу следует его подписание всеми членами комиссии, участвующими в осуществлении контроля продукции. Здесь, как и в преамбуле, указывается их должность, ФИО и ставится подпись с расшифровкой.

При составлении акта в него можно включить и другие положения по желанию организации. Как правило, такие моменты зависят от типа принимаемой продукции. Например, можно внести пункт о сроках хранения материалов на складе, информацию по консервации поставленных объектов.

Нередко производственные компании получают в свое распоряжение какие-либо оборудования, устройства или материалы. Перед тем, как начать их применять, необходимо оформить акт входного контроля. Здесь он будет выполнять функцию сопроводительного документа, который станет основанием для начала работы.

Для чего нужен входной контроль

Перед началом работы оборудование, полученное организацией, должно быть правильно введено в эксплуатацию. Для этого выполняется множество различных процедур, среди которых присутствует и оформление акта входного контроля. Этот документ позволяет определить техническое состояние устройства, что способствует бесперебойной работе компании. Своевременная проверка позволяет предприятию использовать устройства, которые обладают должным качеством. Соответственно, это позволяет избежать сложных ремонтов и исправлений возникших ошибок.

По сути, акт – это документальное подтверждение того, что получаемое имущество отвечает техническим нормам, указанным в сопутствующей документации. Кроме состояния, определяется комплектация, количество, прилагаемые документы. Если при проверке обнаруживаются дефекты или какие-то изъяны, ответственные лица смогут своевременно их выявить, предъявляя претензии поставщику.

Кто составляет акт входного контроля в 2023 году

В сделке по передаче обычно принимает участие две стороны: поставщик и получатель. Как правило, акт оформляет компания, которая принимает имущество. Для этого назначается группа специалистов, компетентных в данном вопросе. Сюда могут входить мастера участков, инженеры, руководители отдельных подразделений. Также здесь могут присутствовать и дополнительные специалисты, в зависимости от особенностей получаемого имущества. Каждый участник проверяющей группы должен проверить все указанные сведения, и заверить их своим автографом.

(Видео: «Как сформировать Акты входного контроля | Инструкция к Генератору ИД | Жизнь ПТОшника»)

Можно столкнуться с ситуацией, когда в штате организации нет квалифицированных сотрудников, которые смогли бы проверить получаемое оборудование. В этом случае привлекаются сторонние специалисты. Нередко в состав проверяющей комиссии входят представители компании-поставщика.

После тщательного осмотра оборудования, ответственные работники приступают к заполнению документа. Суть его составления и заключается в том, чтобы отобразить все подробности проведенных проверок. Если все нормально, указывается, что получаемое имущество отвечает всем необходимым требованиям и нормам. Это отмечается не только в акте, но и в специальном журнале. После правильного оформления документа, когда получаемое имущество не вызывает никаких нареканий, он направляется в производственный цех для использования.

Бывают ситуации, когда проверка дает отрицательные результаты. Например, специалисты могут обнаружить брак. При этом все равно нужно заполнить акт. Но здесь указываются все имеющиеся недостатки. Кроме этого, поставщику отдельно отправляется письменная претензия. Далее развитие событий может быть разным. Здесь многое зависит от конкретных условий и самого поставщика. Например, продукция может быть возвращена поставщику, нередко ее меняют аналогичной. Также могут начаться ремонтные работы, оплачивать которые будет поставщик.

Правила оформления акта входного контроля

При составлении этого документа нет необходимости пользоваться каким-то стандартным образцом. Обычно внутренними правилами организации утверждают определенный шаблон. Многие оценили преимущества его использования. Хотя правилами не запрещено составлять акт на листе формата А4. Независимо от того, каким именно способом будет оформляться документ, здесь обязательно должны присутствовать следующие денные:

• место и дата проведения контроля;
• сам факт выполнения проверки;
• сведения о компаниях;
• выявленные неисправности или подтверждение их отсутствия;
• подробные данные о получаемом имуществе.

Конечно, это лишь основные данные, которые должны присутствовать в каждом акте. Но нередко передается достаточно сложное оборудование, соответственно, описывать его нужно максимально подробно. Сложность получаемого имущества во многом влияет на размер самого акта. При необходимости его можно расширить, когда возникает необходимость указать некоторые дополнительные пункты. К примеру, это могут быть сведения об условиях хранения, имеющейся упаковке, замечаниях, прилагающихся комплектующих.

Обычно документ оформляется в едином экземпляре. Но если возникает необходимость, их количество может быть увеличено, например, если в сделке несколько заинтересованных сторон. В обязательном порядке все члены комиссии должны заверить акт своими подписями.

(Видео: «Как заполнять Акт входного контроля (АоРПИ)»)

Порядок заполнения акта

Многие организации разрабатывают специальный документ, в котором прописываются методические рекомендации по проведению входного контроля. В этой инструкции указываются процессы и методы, которые необходимо использовать при проверке. Если это оборудование, вероятнее всего, оно должно подвергаться испытаниям и контрольным запускам. Также в нормативном акте перечисляются параметры, которые в обязательном порядке должны быть проверены членами комиссии.

Что касается заполнения самого акта, то его форма также должна быть утверждена локальным нормативным актом. С заполнением документа не должно возникнуть никаких сложностей. Главное, на что здесь нужно обратить внимание – это правильность вносимых сведений. Это касается не только информации об ответственных лицах. Тщательно нужно прописать сведения о материалах и оборудованиях, подлежащих проверке.

Никто не запрещает заполнять документ от руки. Но в последнее время многие предпочитают именно компьютерный набор. При этом не стоит забывать, если выбран данный вариант, подписи все равно должны быть проставлены «вживую».

Инструкция по написанию акта входного контроля

Заполнение документа можно разделить на несколько этапов:

1. Начинать нужно с названия акта. Оно прописывается посередине строки. Здесь должна коротко отображаться суть составления документа.
2. Ниже указывается дата и город, в котором был оформлен акт.
3. Прописывается полное название организации, которая выступает в качестве получателя. Указывается не только наименование, но и ее организационно-правовая форма.
4. Далее необходимо перечислить всех участников комиссии. Нужно указать не только ФИО, но и должности ответственных лиц.
5. Ниже идет основная часть документа, которая должна содержать подробную информацию о материалах и оборудовании. Здесь прописывается название, заводские номера, марка, единицы измерения, дополнительные параметры. Если компания получает несколько видов продукции, каждую из них рекомендуется указывать отдельным пунктом. Именно так в документе можно будет без проблем найти необходимые сведения о том или ином имуществе.
6. Необходимо отметить, дату, когда продукция была привезена в данную компанию. После проверки нужно указать, что никаких проблем выявлено не было, и все характеристики соответствуют технической документации.
7. Завершающим этапом является проставление автографов каждым членом проверяющей группы. Если будет отсутствовать, хотя бы одна подпись, акт нельзя назвать правильно оформленным. Указываются должности специалистов и их подписи с расшифровкой. На этом оформление акта входного контроля можно считать завершенным.

Однако можно столкнуться с ситуацией, когда проверяющие обнаружили у поступившей продукции какие-то проблемы. Это может быть не только производственный брак. Неполадки могут возникнуть в процессе транспортировки, выгрузки и др. Все обнаруженные проблемы необходимо отобразить в документе максимально подробно. Параллельно с этим компания, по инициативе которой проводилась проверка, составляет претензию поставщику. Не исключено, что для дополнительной проверки и определения причин неисправности поставщик пришлет своего специалиста. Если поломка незначительная, обычно поставщик выполняет ремонт на месте. При серьезных проблемах оборудование или материалы заменяются аналогичной продукцией.

Образец

Скачать бланк и образец

• Бланк
• Образец

Акт входного контроля фиксирует факт поставки на предприятие материалов или оборудования, а также соответствие их качества, количества и комплектации тех данным, которые указаны в технической документации.

Также акт содержит информацию обо все изъянах и дефектах, если они были выявлены при входном контроле. Впоследствии он служит основанием для ввода техники в эксплуатацию или постановки материальных ценностей на учет.

Пошаговая инструкция составления

Составлением акта занимается специалисты-приемщики, при этом все сведения, внесенные в документ, заверяет своими подписями экспертная комиссия. Поэтому перед оформлением документа производится проверка и испытания оборудования или материалов.

Оформлять документ можно в произвольной форме, так как единого, установленного законом шаблона не существует. Рекомендуем придерживаться такой структуры:

1. Название документа с краткие описанием его сути.
2. Город, где происходит процедура и число.
3. Полное название компании, которая осуществляет входной контроль.
4. Перечисление должностей и ФИО членов комиссии.
5. Перечисление оборудования или материалов, которые проходят контроль (название, марка, модель, серийные номера, год выпуска и прочая информация)
6. Дата поступления, а таже факт отсутствия или наличия изъянов с подробным их описанием.

После составления документа все члены комиссии заверяют его своими подписями.

В строительстве важную роль имеет входное обследование монтируемого оборудования. Входное обследование – это изучение качественных характеристик товара, поступившего заказчику для его дальнейшего применения. Результаты обследования отображаются в акте.

Документ составляется и утверждается в течении 3-х дней после обследования прибывшей продукции. Подписывается акт всеми участниками комиссии. Суть обследования состоит в том, чтобы выявить сведения о состоянии товара и сравнить их с параметрами нормативных документов. По итогам обследования пишется заключение о соответствии продукции стандартам и вносятся данные в журнал учета. В сопровождающих документах отмечаются итоги обследования и выполняется маркировка. При соответствии товара необходимым параметрам, его отправляют на производство. Бракованный товар возвращается поставщику.

Для чего нужен входной контроль

Для каких целей используют входное обследование? Это мероприятие выполняется для проверки качества поставляемого товара, которое предназначено для дальнейшей эксплуатации на том или ином производстве. Когда на предприятие прибывает оборудование или материалы, выполняется осмотр внешнего состояния полученной продукции, проверяется соответствие технических характеристик проектным документам и составляется соответствующий протокол. На основании такого сопроводительного протокола выполняется прием оборудования и ввод его в эксплуатацию. Сведения, отображенные в акте, записываются в журнале, который обязан присутствовать на каждом строительном объекте. В журнале отображается название и количество прибывших элементов на строительный объект.

Входное обследование может быть:

1. Сплошная проверка выполняется при прибытии поштучной продукции.
2. Выборочный контроль осуществляется, когда из партии товара проверяются некоторые элементы и по результатам подводятся итоги о состоянии всей партии. Проверка таким методом осуществляется только в том случае, когда партия полностью укомплектована.
3. Непрерывный контроль обеспечивает проверку поступившего товара в той последовательности, в которой он производился. Обследование выполняется на основании согласованного графика между поставщиком и получателем.

Кто составляет акт входного контроля

Выполнять обследование на входе имеют право следующие лица:

• Получатель товара, при принятии собственного решения.
• Получатель по согласованию с отправителем.
• Третий независимый представитель, привлекаемый получателем.
• Учреждение по сертификации характеристик (лаборатория стандартизации, экспертное предприятие)

Оформлять акт могут специалисты приемной стороны – инженер, мастер или руководитель подразделения. Для недопущения предвзятости к заполненному акту создается специальная комиссия, состоящая из двух или более представителей.

Поступающее оборудование требуется осмотреть и подвергнуть испытанию. После пройденного обследования заполняется акт, с отображением соответствия товара требованиям и подписывается всеми участниками комиссии.

Если товар выявлен бракованным – это фиксируется в акте, и поставщику отправляется претензия с приложенными сопроводительными документами. Дальнейшие действия выполняются согласно договора о поставке товара между поставщиком и получателем или существующего законодательства.

Правила оформления акта входного контроля

Стандартной формы для составления акта нет. Документ заполняется в свободной форме или на основании разработанного учреждением образца. Акт составляется, обычно, на листке формата А4. Перед началом контроля проверяется комплект сопроводительных документов. Если часть таких документов отсутствует, то комиссия имеет вправе отложить входное обследование.

Обязательные данные, требуемые к заполнению акта:

• Факт выполнения обследования.
• Дата и место осуществления.
• Итоги обследования.
• Полные сведения о контролируемой продукции.

Документ создается в одном экземпляре.

Сведения, отображенные в актах обязаны заноситься в журнал, в котором отображается следующее:

• Название товара
• Численность партии
• Номер документов
• Сведения о поставщике.

При выявлении брака требуется отобразить каждый дефектный элемент в акте. Бракованный товар отправляется поставщику с приложенными сопроводительными документами. К таким документам могут относиться:

• Ведомость о укомплектовании партии.
• Упаковочный бланк.
• Протоколы об эксплуатации.
• Накладные и прочие документы.

Ниже представлен образец ведомости комплектации.

Инструкция по написанию акта входного контроля

Основными нормативами, которыми необходимо руководствоваться, при оформлении акта, является ГОСТ 24297-87 «Входной контроль продукции», в котором отображается инструкция по организации обследования и отображению результатов проверки. Статьи 704, 713 и 745 ГК РФ регламентируют, что в строительстве разрешается применять материалы, как заказчика, так и подрядчика.

Цель входного обследования следующая:

• Проверить соответствие качественных параметров и комплектацию оборудования и материалов, поставляемые отправителем. Соответствие параметров – конструктивной и нормативно-технической документации.
• Снизить издержки путем исключения брака.
• Проверить условия сохранности товара.
• Собрать и систематизировать информацию об используемых материалах.

Контроль выполняется в два этапа:

• Осуществление внешнего осмотра.
• Обследование качества.

Процедура обследования:

1. Вначале разрабатывается план выполнения осмотра (отображается методика и последовательность осмотра, проверка характеристик товара и т.д.).
2. После этого устанавливается дата и место осуществления мероприятия.
3. Создается комиссия, которая можете состоять из отправителя, получателя и независимого эксперта.
4. Далее выполняется основной объем осмотра:

• Проверка количества товара в партии.
• Проверка документации на продукцию.
• Внешний осмотр.
• Проверка комплектности партии (осуществляется методом открытия упаковки).
• Обследование качественных параметров.

1. При приеме товара на транспорте, проверяется:

• Имеется ли пломба отправителя и ее исправность.
• Состояние транспортного средства.
• Проверка выполнения правил транспортировки.

Пример заполненного акта представлен ниже.

Подробную инструкцию по составлению акта входного контроля можно скачать по ссылке (pdf).
Скачать пустой бланк акта зачёта входного контроля

Скачать образец заполнения акта входного контроля

Читать документ далее