В большинстве случаев передача товаров сопровождается всего одним документом – товарной накладной, но иногда условия договора между сторонами требуют составления дополнительной бумаги: акта по приему-передаче товара.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта приема-передачи товара .docСкачать образец заполнения акта приема-передачи товара .doc
Акт служит удостоверением факта перемещения материальных ценностей, фиксирует их стоимость, а также такие параметры, как качество и количество.
В ситуациях, когда получатель предъявляет к поставщику претензии по объему, составу, или физическому состоянию (брак, дефекты, неисправности и т.п.) товара, данный документ входит в доказательную базу. Очень часто данная бумага является для судьи (в том случае, если разногласия привели к суду) решающим аргументом для принятия соответствующего решения.
Стоит отметить, что отдельные виды продукции передаются только при условии оформления акта по приему-передаче товара (например, высокотехнологичное оборудование, техника и т.д.). Связано это с тем, что при передаче таких товаров проводится их обязательная проверка, осмотр, и т.п. процедуры.
Еще один случай, когда составление акта по приему-передаче товара неминуемо – его отправка на ответственное хранение. Здесь акт создается для того, чтобы зафиксировать внешний вид, состояние, технические характеристики передаваемых материальных ценностей, а также обозначить условия их хранения и назначить сотрудника, ответственного за сохранность.
Правила составления акта по приёму-передаче товаров
Прежде чем переходить к оформлению акта, следует убедиться в том, что представители обеих сторон, участвующих в процессе, уполномочены на его проведение. В данном случае подтверждением могут служить приказы, доверенности или нотариально заверенные поручения, выданные руководством предприятий сотрудникам на совершение таких действий от лица организации.
Данный акт может быть написан в произвольной форме, но при условии соблюдения стандартов делопроизводства по оформлению подобного рода документов.
Он в обязательном порядке должен содержать сведения о сторонах, задействованных в процессе передачи (название и реквизиты компаний, должности и ФИО ответственных лиц), список передаваемых материальных ценностей с указанием количества, ассортимента, стоимости, информацию о наличии повреждений, дефектов, неисправностей, а также претензии, если таковые возникнут.
При необходимости по соглашению сторон в акт можно внести дополнительные данные, такие как условия и сроки оплаты поставки, составление вторичных актов, оформляемых в виде приложений и т.д.
Для составления акта подходит стандартный лист формата А4, оформленный в двух экземплярах (по одному для каждой заинтересованной стороны). Каждая копия в обязательном порядке должна быть удостоверена оригиналами подписей руководителей компаний или уполномоченных на визирование документов лиц.
Акт можно заверить печатями, но не обязательно (начиная с 2016 года, применение печатей и штампов не является требованием закона к юридическим лицам, но в случае возникновения спорных ситуаций, требующих решения в суде, печать лишней не будет).
Инструкция по написанию Акта приема-передачи товара
Заполнение документа условно разделим на три этапа.
Информация о сторонах
В первую часть акта вносится информация о том, к какому именно документу он является приложением (номер приложения, дата, номер договора). Затем вписывается полное наименование предприятия, передающего товар, с указанием должностного лица-представителя (здесь обычно пишется либо Директор, Генеральный директор или иной уполномоченный сотрудник) и документ, на основании которого он работает («Устав», Положение», «Доверенность» и т.д.).
Далее в документ вносятся те же самые сведения о второй стороне приема-передачи товара.
Условия приёма-передачи и список товара
Вторая часть включает в себя основные пункты по передаче товара.
- Сначала фиксируется сам факт передачи, а также тот документ, на основании которого он состоялся (его наименование, например, «Договор», номер и дата его составления).
- Затем в акт нужно включить таблицу, в которую вписать подробный перечень передаваемых товаров, с указанием наименования, количества, цены и общей стоимости.
- Ниже таблицы следует еще раз указать общую стоимость передаваемого товара (цифрами и прописью).
- Далее необходимо внести пункт о состоянии передаваемой продукции. Если оно в отличном состоянии, то это нужно обязательно отметить, если же в нем имеются какие-то дефекты и неисправности, то это следует также зафиксировать (желательно в отдельном документе).
- После надо удостоверить то, что принимающая сторона никаких претензий к качеству и количеству передаваемых товаров не имеет.
- В следующем пункте нужно отметить количество экземпляров акта, а также отметить из равнозначность перед законом.
Подписи сторон
В завершение акт по приёму-передаче товара должен быть заверен подписями руководителей организаций или же уполномоченных лиц. При необходимости документ можно заверить печатями.
После подписания акта ответственность за сохранность товара автоматически перекладывается на принимающую сторону. Все претензии к поставщику могут быть высказаны только в судебном порядке.
Для процедуры передачи имущества с участием минимум двух юридических лиц почти всегда достаточно простой товарной накладной. Время от времени особенности конкретной поставки обуславливают необходимость оформления специальной передаточной документации, подтверждающей процесс транспортировки имущества, ее стоимость в денежном эквиваленте, а также состояние после разгрузочно-погрузочных работ. В подобных ситуациях оформляется акт приема-передачи товара безвозмездно на постоянное хранение или во временное пользование, учитывающий все моменты, имеющие значение для юридических лиц, участвующих при оформлении сделки.
Что представляет собой такая форма
Акт приема-передачи товара представляет собой справку, составляемую для подтверждения процедуры передачи имущества при участии двух и более юридических лиц безвозмездно на постоянное пользование или временное хранение. Скачать простой образец в формате Excel или Word можно внизу статьи.
Ответственное лицо может сразу же приступить к его заполнению.
В каких ситуациях требуется
Форма ТОРГ-12, по которой ответственное лицо выполняет процедуру приема товаров, подразумевает, что указанная продукция была доставлена по назначению и соответствует всему перечню, отмеченному в сопровождающей документации. Нередко возникают ситуации, когда бланк свидетельствует о наличии одного количества товаров, а принимающей стороне поступает в реальности совсем другое. Товар может оказаться бракованным или не соответствующим наименованиям, которые внесены в образец документа. Чтобы поставщику можно было предъявить соответствующие претензии, должен быть оформлен акт приема-передачи товара безвозмездно во временное пользование или на постоянное хранение с участием двух юридических лиц, учитывающий каждое выявленное несоответствие.
Отдельные разновидности продукции, например, торговое оборудование, каждый раз принимаются только по акту, чтобы соблюдалось соответствие требованиям данной процедуры. Если объект отправляется безвозмездно на временное хранение, необходимая форма, скачать которую можно в интернете, заполняется для описания его текущего состояния, указания необходимых условий для сбережения и определить ответственное лицо.
При заключении договоренности о поставке участвующие юридические лица имеют возможность самостоятельно включить в образец документа необходимые сведения при передаче товара заказчику.
Как составляется документ
Бланк документа, который можно скачать внизу статьи, ответственное лицо заполняет для передачи безвозмездно на временное хранение или в постоянное пользование товаром. Образец должен содержать такую информацию:
- Форма документа;
- Место и день заполнения;
- Данные об участниках договоренности, а также их реквизиты;
- Ответственное лицо также должно быть отмечено в документе;
- Номер договора и дата выполнения предполагаемой поставки;
- В бланк обязательно вносится список передаваемого имущества, где отмечается количество экземпляров, а также весь присутствующий ассортимент;
- Особенности отправляемого товара;
- Итоговая стоимость продукции;
- В бланк необходимо вносить описание дефектов при их наличии;
- Имеющиеся претензии со стороны юридических лиц, получивших в пользование товар.
Как оформить документ правильно
Документ, скачать который можно, пройдя по ссылке, указанном в конце статьи, должен содержать все необходимые подписи, необходимые при передаче объекта. Перед началом процедуры приемки нужно удостовериться в присутствии представителей обеих сторон для правильного визирования составленного акта.
В качестве подтверждения могут использоваться такие документы:
- Доверенность, полученная сотрудником организации от непосредственного руководителя;
- Уведомление о назначении на соответствующую должность, предоставляющую полномочия действовать в качестве представителя фирмы;
- Поручение, правильно заверенное нотариусом, для представителя со стороны юридического лица, участвующего в сделке.
Для правильного документального оформления необходимо:
- Привести бланк в соответствии с требуемыми условиями поставки;
- Рекомендуется предварительно распечатать бланк в нескольких экземплярах;
- Провести визуальный осмотр, сверку, взвешивание товара, пересчет и другие необходимые процедуры;
- Зафиксировать каждую обнаруженную деталь в присутствии физического лица, представляющего организацию-поставщика, внести весь список обнаруженных недостатков в документ;
- Согласовать все содержание акта, проверить правильность его оформления.
Дополнительную информацию можно получить в этом видео:
Акт приема-передачи товара — это документ, который подтверждает исполнение обязательств по поставке, содержит подробное описание передаваемой продукции с указанием ее характеристик и стоимости, фиксирует отсутствие или наличие претензий у покупателя.
Когда составляется акт приема-передачи
Каждая операция, факт хозяйственной деятельности фиксируется при помощи первичных документов, оформляемых в соответствии со ст. 9 ФЗ-402 «О бухгалтерском учете». При поступлении товара в собственность, во временное владение или пользование договор предусматривает составление подтверждающего это событие документа. Им выступает акт приема-передачи материалов, товарно-материальных ценностей, оборудования, в котором фиксируются качественные и количественные характеристики, общая стоимость поставки, отсутствие претензий по количеству и качеству.
Случаи, когда составляется этот документ:
- его наличие предусмотрено условиями договора купли-продажи, поставки, хранения, комиссии;
- у принимающей товар стороны есть замечания по его количеству или качеству;
- продукция поступила без документов;
- осуществляется передача ТМЦ между подразделениями одной организации.
По какой форме его составлять
Унифицированная форма акта приема-передачи материальных ценностей не утверждена, в организации ее разрабатывают самостоятельно. Принятый в организации бланк следует утвердить в учетной политике для целей бухгалтерского учета на основании рекомендаций Минфина, изложенных в Информации №ПЗ-10/2012. Бланк может являться неотъемлемой частью договора, приложением к нему, в этом случае он обязателен для каждой из сторон, вне зависимости от утвержденного в ее учетной политике бланка.
Как его составлять
Обязательные реквизиты первичного документа в соответствии со ст. 9 ФЗ-402:
- Наименование документа.
- Место его составления.
- Дата.
- Данные сторон, подписавших документ, например продавца и покупателя, или материально ответственных лиц. В отношении юридического лица указывается полное наименование, фамилия, имя, отчество и должность руководителя. В отношении физического лица — фамилия, имя, отчество, должность.
- Предмет договора, номер, дата его подписания.
- Описание качественных отличительных характеристик продукции, количества, стоимости одной единицы и полного объема переданной продукции.
- Факт передачи.
- Подписи ответственных лиц и печати.
Часто включают преамбулу с перечислением ответственных лиц и таблицу с указанием передаваемой продукции, ее характеристик. После этого следует фраза об отсутствии или наличии претензий по количеству и качеству и подписи.
Образцы
Для примера — образец акта приемки-передачи товара от продавца покупателю:
АКТ
приема-передачи товара
г. Санкт-Петербург
02.11.2020
Продавец — ООО «Clubtk.ru» и Покупатель — ООО «Статус» подтверждают нижеследующее:
Продавец передал, а Покупатель принял Товар по договору купли-продажи №1 от 01.10.2020 в следующем ассортименте и количестве:
|
№ п/п |
Наименование |
Кол-во, шт. |
Цена, включая НДС, руб. |
Сумма, включая НДС, руб. |
|
1 |
Журналы регистрации 40*60 см |
20 |
100,00 |
2000,00 |
|
2 |
Тетради в клетку 20*30 см |
20 |
100,00 |
2000,00 |
|
Итого: |
40 |
— |
4000,00 |
Принятый Покупателем товар соответствует условиям Договора, Покупатель претензий к Продавцу не имеет.
|
ПОКУПАТЕЛЬ Директор Иванов Иванов И.И. М. П. |
ПРОДАВЕЦ Генеральный директор Воронов Воронов А.В. М. П. |
А это образец акта передачи материальных ценностей от одного лица другому, составленный по всем правилам:
Сколько его хранить
В соответствии с приказом Росархива №236 от 20.12.2019 срок хранения составляет 5 лет. Если возникает спор или судебное разбирательство по договору, поставке продукции, то бумага хранится до момента принятия решения по такому спору. В соответствии с ФЗ-402 первичные документы хранятся не менее пяти лет. Внутренними, локальными документами эти сроки не могут быть изменены.
Шаблоны и формы
Образец акта приемки-передачи товара
Акт приема-передачи товара — это учетный документ, который составляю при передачи товарно-материальных ценностей.
Для чего необходим
Это двухсторонний (как минимум) документ, который составляется с целью передать товар от одного лица к другому. Вариантов, между кем составляют документ, множество:
- два работника бюджетной организации;
- учреждение и его сотрудник;
- две организации, заключившие договор о покупке или передаче на хранение.
Для всех этих операций хозяйственной жизни понадобится заполнить акт приема-передачи.
Скачать простой образец акта приема-передачи товара
Как оформлять и сколько хранить
Правильнее передавать купленный товар по унифицированному документу ТОРГ-12 — унифицированная форма товарной накладной. Но если составить его не представляется возможным, а условия договора позволяют или даже настаивают на составлении акта передачи материальных ценностей, то помните, что он является первичным учетным документом, передаваемым в бухгалтерскую службу. Это означает, что в нем необходимо указать обязательные реквизиты (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ). Также в нем должны присутствовать следующие данные:
- наименование и дата составления;
- наименование организации и сотрудника, который составляет;
- содержание факта хозяйственной жизни (что передаем, на каком основании);
- единицы измерения передаваемых предметов, их количество, цена;
- наименование должности, подпись и расшифровка подписи того, кто принимает ТМЦ.
Оформляется в двух экземплярах, а затем передается по экземпляру каждой из сторон сделки. Как и другие первичные бухгалтерские документы, он хранится пять лет после отчетного года.
Помните, что такой акт не заменяет договор, а составляется на его основании!
Комиссионный акт приема материалов
Если принимающая товар сторона считает, что поставленный товар не соответствует условиям договора, или бумаги, переданные с ТМЦ, расходятся по качеству или количеству с поставкой, она оформляет бумагу по форме 0504220. Его подписывает комиссия по поступлению и выбытию активов учреждения в присутствии материально ответственного лица и представителя организации – поставщика или иного незаинтересованного представителя.
Скачать образец акта приема-передачи материальных ценностей
Как составить для приема-передачи материальных ценностей
Следующий вариант — передача имущества внутри организации: от одного материально ответственного лица (далее – МОЛ) к другому или от организации к сотруднику. В этом случае необходимо составить документ. Это разрешается сделать в произвольной форме с обязательным указанием даты процедуры, наименования предметов передачи, их количества и лиц, кому передаются ценности. Если передача происходит от одного МОЛ к другому, новому, то со вторым необходимо подписать договор об индивидуальной (или коллективной) материально ответственности. Один экземпляр находится у МОЛ, второй — в бухгалтерии.
Оформлять передачу материальных ценностей на временное хранение следует бумагой, подтверждающей, что товарно-материальных ценности переданы на хранение. Для этого создана унифицированная форма МХ-1 (код по ОКУД 0335001), которая не является обязательной к применению, но очень удобна в использовании, поэтому широко применяется в бюджетных организациях.
Скачать образец акта приема-передачи ТМЦ на хранение
Вместе с эти материалом часто ищут:
Акт о списании материальных ценностей — это документ, без которого нельзя утилизировать пришедшие в негодность ценные вещи и предметы компании.
14 апреля 2021
С 2017 года платежные поручения на перечисление страховых взносов направляются в налоговые инспекции. Как оформить платежку, опираясь на новые нормы и правила, рассмотрим в статье.
8 апреля 2019
Претензия поставщику за некачественный товар — это документ, без которого невозможно подать в суд на нерадивого поставщика. Расскажем, как призвать его к ответу и как правильно оформить возврат некачественной продукции.
17 марта 2019
Требование-накладная — это стандартный документ, который используется для учета движения товарно-материальных ценностей. Госучреждения по-прежнему обязаны использовать унифицированные формы. Разберемся, как правильно заполняется требование-накладная (форма М-11 и по ОКУД 0504204).
22 января 2019
Акт приема-передачи товара служит доказательством совершения сделки. Документ составляется с соблюдением норм делопроизводства подобных документов, но в свободной форме.
Прием-передача товара, как правило, сопровождается только товарной накладной, но одна из сторон по условиям договора может инициировать составление акта. Данный документ не является обязательным, однако в случае претензий принимающей стороны относительно качества товара, его количества или наличия брака, он может служить доказательной базой в суде или спорах.
Кроме того, технологичное оборудование передается при условии составления этой бумаги. Причина заключается в том, что в процессе передачи проводится экспертиза (осмотр, проверка)
Пошаговая инструкция по составлению
Акт приёма-передачи товара составляется в произвольной форме, но при условии соблюдения правил оформления подобных бумаг. Поэтому при оформлении придерживайтесь следующего порядка:
- Укажите какой документ он сопровождает (номер договора, дата и прочую информацию).
- Полное название и организационно-правовой статус передающей компании, должностное лицо, его ФИО, а также распоряжение (приказ), на основе которого он занимает должность.
- Аналогичные данные относительно принимающей стороны.
- Вносится факт передачи и указывается документ, на основе которой была произведен прием-передача.
- Заполняется таблица с информацией о товаре – название, количество, цена, общая стоимость.
- Под таблицей еще раз вносится общая стоимость и ставится подпись.
- Далее вносится информация о состоянии товара.
- Принимающая сторона подтверждает, что не имеет претензий к передающей.
- В последнем пункте указывается сколько экземпляров имеет документ.
В завершение акт заверяется подписями контрагентов.