Акт приема передачи инструмента образец простой в word

Акт приема передачи на предприятии служит для фиксации факта выдачи инструмента работнику для выполнения служебных задач. Передача инструмента возможна как в пределах одного предприятия, так и другому предприятию или физлицу.

Акт дополняет соответствующий договор или приказ, являясь подтверждением передачи инструмента.

Предлагаем вам простой образец заполнения типового документа, а также пустой бланк, который вы можете прямо сейчас скачать и заполнить в соответствии с вашей ситуацией:

Желаете получить больше знаний по теме? Прочитайте статью до конца.

Продолжим…

Юридическое обоснование

В законодательстве России нет прямых указаний на обязательное применение акта приема передачи при вручении работнику инструментов и оборудования, но применение документа позволит избежать взаимных претензий сторон и упорядочить учет имущества.

Передаточный акт — это документ первичной бухгалтерской отчетности, он хранится вместе с договором или приказом, на основании которого передается инструмент.

После завершения действия перечисленных документов, они передаются в архив предприятия, где находятся не менее пяти лет, после чего подлежат уничтожению. Сроки хранения документов регламентированы ст.17 ФЗ N 125 «Об архивном деле в Российской Федерации».   

Основания для составления

Акт приема передачи является приложением к основному документу, на основании которого происходит передача имущества. Если работник должен выполнить объем работ, входящий в его служебные обязанности, достаточно издать приказ о передаче ему инструмента. В том случае, если ему поручена работа, выходящая за рамки служебных обязанностей, можно составить договор об оказании услуг, в котором прописывается объем работ, время их выполнения и перечисляется передаваемый инструмент.

Договор готовит юридическая служба или бухгалтерия. Приказ издает руководитель организации или подразделения, где работает сотрудник, получающий инструмент.

Правила составления

Унифицированной формы для передаточного документа не существует, он составляется произвольно, с соблюдением общих правил делопроизводства. Каждое предприятие вправе разработать внутренний шаблон актов приема передачи.

Обязательные реквизиты

Составление необходимо начать с указания реквизитов документа, к которому он прилагается. Самому акту необходимо присвоить индивидуальный номер, указать место его составления и дату, а также прописать наименования передающей и принимающей организаций, фамилии и должности участников осмотра.

Дополнительные сведения

После фразы о передаче имущества, необходимо указать:

• Наименование, марку и модель передаваемого инструмента;
• Перечень дополнительного оборудования: аккумуляторы, зарядные устройства, сменные навесные элементы;
• Наличие инструкции по использованию;
• Внешний вид и техническую исправность.

В документе должна присутствовать графа для замечаний, либо для пометки об их отсутствии. Его составление завершается подписями всех участников осмотра. Печать не является обязательным реквизитом. 

Поэтапное заполнение пунктов

• Верхний правый угол бумаги содержит ссылку на реквизиты договора или приказа. Далее. По центру страницы наименование документа: «Акт приема передачи инст… № 5.»
• Строкой ниже слева указывается место осмотра, справа дата.
• С новой строки заполняются данные сторон: «Комиссия в составе начальника инструментального цеха Трухина С.Б. механика Прохорова И.И. составили настоящий акт о передачи электромеханику Токареву И.В. электрического инструмента:». далее в табличной форме целесообразно указать их марку и характеристики, а также техническое состояние.
• «Совместно передается документация: 1. Технический паспорт на Ударная дрель Makita HP1640, 2. Технический паспорт на Перфоратор Строительный ELECTROLITE П 800.»
• Отдельной строчкой указываем: Претензии по внешнему виду, техническому состоянию и комплектации инструмента отсутствуют или…»
• После подписи сторон, имущество считается переданным.

                         ТРУДко, ИНФО

Для чего нужен акт

Данный документ:

• Фиксирует сам факт передачи;
• Подтверждает, что у сторон нет взаимных претензий по количеству и качеству инструмента;
• Фиксирует сохранность объекта на момент передачи;
• Является основанием для списания или постановки объекта на баланс организации;

Важно! Этот акт обладает юридической силой только в совокупности с договором. Соответственно и хранятся они только вместе. Это относится и к платёжным документам по договору.

Основные правила составления акта

Поскольку не существует единого унифицированного шаблонного бланка, этот акт составляют на утверждённом бланке организации или произвольно. Обычно используют стандартные листы формата А4. Несмотря на свободную форму, акт должен содержать ряд необходимых сведений и соответствовать общим правилам делопроизводства. Заверять документ необходимо живыми подписями представителей сторон с обязательной их расшифровкой.
Текста документа должен быть выдержан в официальном, деловом стиле. Недопустимы ошибки и неточности в тексте.

Бланк состоит из трёх частей

Шапка документа содержит:

• Указание основного договора, на основании которого производится передача;
• Наименование документа, номер, время и место подписания;
• Данные сторон (наименование, реквизиты, юридический адрес и т.д.) Для индивидуальных предпринимателей, помимо личных данных, указывается ОГРНИП;
• ФИО и должности представителей сторон;

Ниже идёт основной блок документа, содержащий в информацию об объекте передачи, который для удобства составляют в виде таблицы. Блок заполняется после внимательного осмотра и проверки инструмента.

В основной части:

• Фиксируется факт передачи продавцом/арендодателем инструмента покупателю/арендатору на основании соответствующего договора;
• Данные о передаваемом инструменте (заводской номер, название, модель и тому подобное);
• Прилагаемая к инструменту документация (инструкции, сертификаты и т.д.);
• Имеющиеся дефекты и неисправности:
• Результаты, проведённой в присутствии представителей сторон, проверки инструмента, его исправность;
• Отсутствие у подписавших акт, взаимных претензий;
• Подтверждение оплаты по договору;
• Количество заверенных копий документа;

И, наконец, в поле под содержательной частью акта стороны заверяют его подписями с расшифровкой. Наличие печатей в данном документе не является обязательным. Печать ставят в случае, если это предусмотрено внутренними нормативами организации. Акт не требует заверения нотариусом.

Важно! Незначительные ошибки или неточности в тексте документа можно исправить с соблюдением принятых правил:

• Неточность зачёркивается одной аккуратной чертой;
• Рядом вносится верный вариант;
• Ставится пометка «исправленному верить» дата и время;
• Исправление заверяют подписями обе стороны.

Скачать бланк акта приема-передачи инструмента:

Скачать бланк акта приема-передачи инструмента (в формате Doc, редактируется в Word)

Скачать образец акта приема-передачи инструмента:

Скачать образец акта приема-передачи инструмента (в формате Doc, редактируется в Word)

Акт приёма-передачи инструмента – это официальная бумага, подтверждающая, что одна сторона фактически передала, а другая в свою очередь приняла инструмент в определённом количестве и качестве. Процедура всегда выполняется соответствующими документами.

Файлы для скачивания:

Роль акта

По своей юридической природе настоящий акт можно отнести к учётным бухгалтерским документам. На его основании приобретённый или взятый в аренду инструмент может быть поставлен на учёт организации, как того требует Закон «О бухучёте». Официальная бумага также станет поводом для списания денежных средств с одной стороны и их принятия с другой. Документ станет закрывающим для сделки.

Акт приёма-передачи не является самостоятельным документом и сам по себе не имеет никакой юридической силы, он выступает приложением к заключённому между сторонами соглашению. Речь может идти о сделке по купле-продаже, аренде, мене, дарению. Если договор содержит в себе лишь намерения контрагентов совершить определённые юридически значимые действия, то акт подтвердить фактическое исполнение обязательств.

Стороны

Сторонами в данном случае могут выступить любые лица, обладающие правоспособностью для заключения сделок гражданско-правового характера. Это могут быть как юридические, так и физические лица, в том числе не связанные с предпринимательской деятельностью. Интересы сторон в любом случае должны представлять граждане. Индивидуальный предприниматель представляет сам себя, а компанию – её сотрудник. Необходимо учесть, что лица должны обладать достаточными полномочиями для подписания такого рода документов. Право подписи подтверждается оформленной от имени руководителя предприятия доверенностью или уставом общества.

Процедура

Процедура приёма-передачи инструмента всегда сопровождается его осмотром. Этим могут заняться представители контрагентов или участник с третьей стороны. К мероприятию допускается привлечь стороннего эксперта. Независимое лицо, действуя в рамках договора оказания услуг, сможет выдать объективное и независимое заключение относительно внешнего и технического состояния инструмента.

Если речь идёт о договоре аренды, имущество должно быть возвращено в том же виде, в котором и было принято. В противном случае придётся возмещать убытки контрагенту. С куплей-продажей всё не так просто. Подписывая акт приёма-передачи, стороны отказываются от взаимных претензий, следовательно, соглашаются со всеми недостатками, в том числе скрытыми. Любой спор в будущем может происходить исключительно в судебном порядке.

Кто составляет официальную бумагу

Закон не содержит указания на конкретную сторону, в обязанности которой войдёт составление акта приёма-передачи. Этот вопрос контрагенты вольны решить на месте в индивидуальном порядке. Лицо в любом случае должно обладать определёнными навыками работы с документацией, чтобы не допустить критических ошибок при составлении. На практике это бремя ложится на представителя передающей стороны, который как бы предоставляет отчёт об инструменте.

Форма документа

На сегодняшний день любая официальная бумага, призванная более подробно регламентировать условия сделки между контрагентами, может быть написана в свободной форме без использования общеобязательных унифицированных бланков. Акт приёма-передачи инструмента относится к этой же категории документов и не является исключением из общего правила.

Отметим, что свободная форма документа также предъявляет к его содержанию вполне конкретные требования, а именно:

• деловой стиль языка;
• обозначение реквизитов (дата, место, номер);
• автографы представителей сторон должны быть расшифрованы;
• соблюдение чёткой структуры (реквизиты, предмет, подписи).

Написать акт рекомендуется на чистом листе бумаги формата А4 или А5. Пользоваться черновиками категорически запрещено по закону. Изложить содержание документа можно одним из двух стандартных способов: рукописным с помощью синей или чёрной шариковой ручки и машинописным при помощи компьютерных средств. Этот вопрос решает ответственное за составление лицо с учётом мнения контрагента. На практике предпочтение обычно отдаётся именно печатной форме в силу важности официальной бумаги для обеих сторон.

Пошаговая инструкция по составлению акта

Первым делом обратим внимание на реквизиты. В шапке документа отмечаем, что он выступает приложением к заключенному между контрагентами договору, оставляем на него ссылку (дата, номер). Далее присваиваем настоящему акту уникальный номер для хранения и документооборота, оставляем дату (число, месяц, год) и место (населённый пункт) его составления.

Следующим шагом прописываем информацию о сторонах. Для юридического лица достаточно будет указать его полное наименование со ссылкой на организационно-правовую форму, а для физического – ФИО, серию и номер паспорта. Все прочие сведения уже обозначены в договоре. Что касаемо представителей, потребуется оставить их ФИО, должности согласно штатному расписанию (при наличии), ссылку на уполномочивающую бумагу.

Ниже по документу утверждаем положения, регулирующие сделку между контрагентами. Вот примерный перечень:

• одна сторона фактически передала, а другая в свою очередь приняла инструмент;
• полный перечень передаваемого инструмента, его количество, качество и стоимость;
• обозначение качества инструмента;
• отсутствие взаимных претензий;
• количество составленных экземпляров.

Напоминаем, что выше был представлен лишь примерный перечень, стороны вольны указывать и иные важные для них моменты.

Примерный образец

На этом составление акта подходит к завершению. Осталось лишь заверить его подписями представителей сторон. Необходимо учесть, что официальную бумагу принято составлять в двух равных по юридической силе экземплярах, по одному для каждого из контрагентов. Как только подписи встанут на свои места, сделку можно считать завершённой.

Читать документ далее

Приложение № __
к Договору № _____
от «____» _________ 201_ г.

АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ИНСТРУМЕНТА

г. _______________

«____» ______________ 201_ г.

Открытое акционерное общество «____________________________________» (сокращенное наименование — ОАО «____________»), именуемое в дальнейшем «Арендодатель», в лице Генерального директора ______________, действующего на основании Устава, с одной стороны, и Федеральное государственное унитарное предприятие «__________________» (сокращенное наименование ФГУП «_________________»), именуемое в дальнейшем «Арендатор», в лице Директора ___________________, действующего на основании Устава, с другой стороны, совместно именуемые «Стороны», составили настоящий Акт о нижеследующим:

1. Настоящий Акт приема-передачи удостоверяет то, ОАО «________________» передало, а ФГУП «________________» приняло в соответствии с условиями договора № _____ от «____» _________ 201_ г., ________________________ в количестве и комплекте, согласно Приложения № 1 к указанному Договору (далее – «Объекты»).
2. Стороны совместно при приеме-передачи Объектов осмотрели их и пришли к соглашению, что передаваемые в аренду Объекты находятся в нормальном состоянии, отвечающем требованиям, предъявляемым к ____________________________________ и полностью соответствуют требованиям и условиям договора № _____ от «____» _________ 201_ г.
3. Арендатор каких-либо претензий к Арендодателю по передачи Объектов в соответствии с условиями договора № _____ от «____» _________ 201_ г. не имеет.
4. В соответствии с п. 3.1. договора № _____ от «____» _________ 201_ г. следует к перечислению Арендодателю арендная плата в размере _______________ (____________ тысяч) рублей, включая НДС — 18 %.
5. Стороны пришли к соглашению, что в случае гибели, потери или повреждения Объективов (или их отдельных единиц) в результате действий Арендатора или третьих лиц, Арендатор обязуется возместить по выбору Арендодателя согласованную Сторонами указанную в Приложение № 1 к договору № _____ от «____» _________ 201_ г. рыночную стоимость Объективов, в течение 30 (тридцати) календарных дней с момента предъявления требования.
6. Настоящий Акт составлен в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для каждой Стороны.

ПОДПИСИ СТОРОН