Оформление акта приема-передачи документов не является строго обязательной процедурой. Однако в некоторых случаях передача документов между контрагентами сопровождается его подписанием. Акт приема-передачи документов имеет юридическое значение, поэтому при возникновении каких-либо спорных ситуаций и разногласий между подписавшими его сторонами он имеет доказательную силу и может быть использован в суде.
Акт приема-передачи документов создается и внутри предприятий – например, при передаче кадровой, бухгалтерской и пр. документации при смене сотрудников. В этом случае документы должны пройти предварительную проверку на их содержание и полноту, чтобы впоследствии принимающий документы работник не столкнулся с неожиданными неприятностями.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта приема-передачи документов .docСкачать образец заполнения акта приема-передачи документов .doc
Основные правила оформления акта приема-передачи документов
Унифицированного стандартного образца по заполнению данного документа нет, поэтому предприятия и организации вправе самостоятельно разработать его шаблон или же оформлять документ в свободной форме. Заполнять его можно как в простом письменном виде, так и печатать на компьютере. Оформляется акт приема-передачи документов на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон. При этом каждая копия должна иметь подписи руководителей организаций или уполномоченных на это лиц.
При необходимости документ можно заверить печатью, но это необязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать в своей деятельности печати и штампы.
Также акт должен содержать определенный перечень обязательный сведений. В частности здесь должна быть указана информация о сторонах, между которыми фиксируется факт передачи документов, а также полный список передаваемых документов с их четким наименованием и количеством. Если передаются оригиналы документов – это следует обязательно указать в акте (в случае их утраты, претензии будут предъявлены той стороне, на руках у которой они были на момент востребования), если же копии, то они должны быть заверены передающей стороной.
Также следует учесть, что в случае передачи оригиналов документов, передающая сторона должна обзавестись их копиями.
В случаях особой ценности передаваемых документов, в акт желательно вносить более полные сведения о предприятиях (полные реквизиты с ОГРН, ИНН, КПП и т.д.), а также паспортные данные сотрудников, занятых в процессе передачи. Если же передаются стандартные документы, можно ограничиться более простой формой акта.
Инструкция по заполнению акта приема-передачи документов
С точки зрения делопроизводства, данный акт имеет вполне стандартную форму и не должен вызвать особых затруднений при заполнении. В рассматриваемом примере документы передаются от одного предприятия другому.
- Вначале пишется наименование документа с коротким обозначением его сути.
- В строке ниже указывается город, в котором работает организация, выписывающая акт, а также дата его оформления.
- Далее вписывается информация о компании, которая передает документы: вносится ее название с указанием организационно-правовой формы (ИП, ООО, ОАО, ЗАО), а также должность ответственного лица (обычно здесь пишут Директор, Генеральный директор или указывают иного, уполномоченного на подписание подобного рода документов сотрудника) его фамилию, имя, отчество (полностью).
- Затем всё то же самое вносится о второй стороне: название организации, должность, фамилия, имя, отчество ответственного лица.
После внесения сведений о предприятиях, нужно написать полный перечень передаваемых документов.
Как правило, такие акты составляются в тех случаях, когда список передаваемых документов или особо ценен, или довольно внушителен, поэтому лучше всего оформить их список в виде таблицы.
В первый столбик нужно внести порядковый номер передаваемого документа в данной таблице, во второй – полное наименование, в третий – дату его составления, в четвертый – номер документа по внутреннему документообороту. В пятом столбце надо указать оригинал или копия (заверенная) передается второй организации, а шестой столбик – количество содержащихся в документе листов.
При необходимости таблицу можно расширить, внеся в нее какую-либо дополнительную информацию.
Под таблицей следует написать, сколько экземпляров акта было составлено и сколько получили на руки заинтересованные стороны, а также поставить подписи руководителей обоих предприятий.
После подписания акта по приему-передаче документов всю ответственность за полноту, содержание, сохранность переданной документации принявшая ее сторона автоматически берет на себя.
Акт приёма-передачи документов
⏬Акт приёма-передачи документов — документ доступен для скачивания с нашего сайта. Воспользуйтесь прямыми ссылками для загрузки. Скачайте пример заполнения и пустой бланк в форматах для открытия в программах Word и Excel. Распечатайте и заполните правильный образец документа. Во избежании ошибок используйте инструкцию по заполнению.
Размер файла: 80 Kb. Скачиваний: 1003063. Формат документа: doc
Акт приема-передачи документов – письменная фиксация распоряжения документацией. Составление акта – право, но не обязанность сторон. Между тем, документ имеет важную доказательную силу. В случае споров появляется возможность сослаться на акт.
Текст включает в себя данные об участниках. Сердцевина – перечень документов, которые подлежат приемке и передаче. Полностью прописывается наименование каждого свидетельства и их количество. Количество элементов, которые могут входить в список, законодательством не ограничивается. Обозначается дата составления. Из документа должно ясно исходить, кто и когда получил и передал документацию.
Число экземпляров зависит от количества участников. На практике акт часто составляется в двух вариантах из-за того, что в большинстве сделок фигурируют две стороны. После подписания бумаги контрагент, взявший документы, берет на себя ответственность по их хранению и использованию.
Интересные материалы по теме:
- Журнал регистрации приказов по личному составу — образец скачать
- Доверенность на подачу документов — образец 2019
- Доверенность на перевозку груза — скачать образец бланка
Акт приема передачи документов
На странице представлен образец документа «Акт приема передачи документов» с возможностью скачать его в формате doc.
Тип документа: Акт
Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.
Размер файла документа: 20,0 кб
Очень часто возникает необходимость передачи официальных документов. Сделать это нужно грамотно, чтобы не возникало каких-либо сложностей, связанных с отсутствием того или иного документа.
Передача документов проводится как юридическими лицами, так и сотрудниками при переходе на другую работу, увольнении, ликвидации отдела, подразделения или предприятия.
Содержание документа
Текст акта не утвержден в законодательном порядке, но некоторые данные в нем должны быть обязательно:
- название документа;
- его порядковый номер, когда и где составлен;
- какие, сколько, в какой форме документы, что подлежат передаче;
- название юридических лиц, имена физических лиц, которые подписывают акт;
- подписи лиц, ответственных за исполнение, печать, если это юридические лица.
Указанные акты составляются для обеих сторон и крайне необходимы для отчетности.
Скачать образец документа
Скачать в .doc
Сохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.
Обратите внимание! Приведено лишь начало документа. Полную версию вы можете скачать по соответствующей ссылке.
Скачать в .doc
Сохраните этот документ сейчас. Пригодится.
Вы нашли то что искали?
* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!
Смежные документы
- Акт: образцы (Полный перечень документов)
- Поиск по фразе «Акт» по всему сайту
- «Акт приема передачи документов».doc
Документы, которые также Вас могут заинтересовать:
- Акт приема передачи имущества
- Акт приема передачи земельного участка
- Акт приема передачи квартиры
- Акт приема передачи квартиры по договору купли продажи
- Акт приема передачи квартиры по договору аренды
- Акт приема передачи жилого помещения по договору найма
- Акт приема передачи нежилого помещения
- Акт приема передачи материальных ценностей
- Акт приема передачи оборудования
- Акт приема передачи товара
Акт приема-передачи документов — документ отражающий, передачу документа от одного лица к другому. Очень часто бывает, что в организации происходит смена руководящего работника или главного бухгалтера. Смена всегда происходит с передачей необходимой документации. Если такую передачу никак не фиксировать, то сотрудники и собственно фирма рискует потерять необходимую информацию и усложнить процесс вхождения в должность нового сотрудника.
Для фиксирования такой процедуры и инвентаризации документов служит акт приема-передачи документов. Подписанный акт является документом, в котором подтверждается, что одна сторона передала документы, а другая их получила. И условия в данном акте прописываются именно таким образом, чтобы подтвердить этот факт.
Подпись сторон в данном акте говорит об отсутствии претензий одного лица к другому в случае возникновения споров в будущем. Более того правильно оформленный акт будет иметь юридическую силу даже в случае если спор между сторонами дойдет до судебного разбирательства.
Акт приема-передачи документов: основные моменты
Каждая компания в праве составлять данный акт по собственному усмотрению и форме.
Единственно важно, чтобы в документе были прописаны следующие моменты: (нажмите для раскрытия)
- Наименование, дата и место оформления данного акта
- Название предприятия, в котором осуществляется данная передача (для юр. лиц)
- Фамилия Имя Отчество лица передающего документы (обычно это лицо и составляет данный документ). Также при необходимости прописываются паспортные данные.
- Фамилия Имя Отчество лица принимающего документы (в случае если данное лицо является сотрудником другой фирмы, то реквизиты, название этой фирмы).
- Перечень передаваемых по данному акту документов с указанием количества экземпляров, количества страниц, номера и даты документов. При большом объеме материала вполне разумным является описание документов в приложении или в специальной таблице, где каждому документу дается свой порядковый номер и полная его характеристика. Все это необходимо чтобы ни один документ не пропал.
- Ставятся подписи сторон, которые означают согласие с документом и отсутствием претензий. Также ставится печать компании, в которой передаются документы.
Такой акт вполне может составляться между физическими лицами без указания организаций. Здесь достаточно реквизитов и паспортных данных сторон.
Надо отметить, что таким актом можно пользоваться также и при оформлении услуги, когда заказчик принимает на себя ответственность за хранение важных и ценных документов на время работы. К примеру, такой услугой может быть оформление заграничных выездных документов. В случае потери оригинальных и ценных документов исполнителем, у клиента, имеющего данный акт, есть веское основание обратиться во все необходимые инстанции в случае спора.
Еще одним полезным моментов в передачи ценных оригинальных документов является их копирование передающим лицом.Акт приема-передачи документов изготавливается в двух экземплярах по одному каждому из сторон передачи. Ниже мы предлагаем вашему вниманию образцы таких актов.
Скачать акт приема передачи документов
Акт приема передачи документов фиксирует факт данной процедуры. Его составление не является обязательным, однако может служить доказательством в суде в случае разногласий передающей и принимающей стороны.
Акт приема-передачи документов не требуется в обязательном порядке, однако может служить доказательной базой в суде, в случае возникновения разногласий между передающей и принимающей стороной. Другими словами, он подтверждает, что такая процедура была совершена, а также содержит подробности, которые помогают при решении спорных вопросов. Как правило, акт составляется при смене сотрудников на предприятии, к примеру, бухгалтеров или работников отдела кадров.
Пошаговая инструкция по оформлению
Документ оформляется в свободной форме, так как какого-либо унифицированного шаблона не существует. Требование к нему лишь одно – он должен содержать следующую информацию:
- Название акта и краткое описание его сути.
- Город, в котором происходит прием-передача и дата события.
- Название предприятия, которое совершает передачу, а также указание должностного лица и его ФИО. Такая же информация указывается по отношению ко второй стороне.
- В таблицу вносятся данные о передаваемых бумагах – названия, номера, даты оформления, оригиналы или заверенные копии.
- Под таблицей указывается сколько копий актов составлено, а также ФИО принимающей и передающей стороны.
В завершение оформления обе стороны ставят свои подписи.
Юридические и физические лица при заключении договоров передают соответствующую документацию своим контрагентам. Передача документов представляет собой отдельную процедуру, требующую официального подтверждения. Таким документом является акт приема-передачи документов.
Файлы для скачивания:
Что это за документ
Акт приема-передачи документов (далее по тексту «АПП») — это официальный документ, обязательно сопровождающий прием-передачу документации между предприятиями. Акт является обязательной частью любого договора, заключённого договаривающимися сторонами. Составляется бумага по требованию юридического или физического лица, нуждающегося в тех или иных документах.
Для чего составляется АПП документов
Акт составляется организациями в целях подтверждения фактической передачи документации, а также для избежания возникновения вопросов относительно факта передачи документов от одного предприятия к другому. В случае, если предприятие будет отрицать факт получения документов от своего контрагента, акт приема-передачи будет являться доказательством для судебных органов.
Документ также используется для внутренних дел одной организации. При смене работника на должности главного бухгалтера или другой должности, в обязанность которой входит работа с документацией, должен оформляться такой акт. Так, уволившийся работник снимет с себя ответственность за документацию предприятия, а новый работник примет её на себя. Пренебрежение составлением такого документа может повлечь за собой ответственность для уже уволившегося работника, вплоть до уголовной.
Особенности составления акта
Законом не предусмотрен конкретный вид данного документа, и законодатель не предлагает рекомендованные формы для заполнения. Акт составляется контрагентами в свободной форме, соблюдая общие требования к договорам. Предприятие может иметь специально разработанную единую форму такого акта. В случае её отсутствия можно составить акт самостоятельно на листе бумаги А4, соблюдая общие требования. Бланк может быть заполнен посредством печати через компьютер либо же просто от руки. Такая возможность гарантируется статьей 434 Гражданского кодекса.
Инструкция по составлению
Акт обязательно должен содержать в себе следующие положения, как общие для каждого договора, так и специальные.
Общими будут являться:
- наименование составляемого документа;
- время и место составления акта;
- полное наименование организаций, участвующих в приеме-передаче документов с указанием ответственных за составление документа, уполномоченных на то должностных лиц; акт также может быть заключён между физическими лицами. В таком случае необходимо будет указать паспортные данные и реквизиты договаривающихся сторон;
- количество составленных экземпляров акта и лица, для которых эти экземпляры предназначены.
Специальными для такого акта будут являться:
- список документов, передаваемых контрагентам;
- указание присвоенных регистрационных номеров передаваемым документам;
- обязательно необходимо указать количество экземпляров передаваемых документов;
- необходимо отразить являются ли переданные документы копиями или непосредственными оригиналами. Передаваемые копии документов следует заверить;
- указать количество листов в принимаемом/получаемом документе.
Предприятиям необходимо составить по одному экземпляру для каждой из договаривающихся сторон. Такое решение поможет избежать проблем, возможных в случае утери акта приёма-передачи одним из контрагентов.
В случае передачи оригинального документа, организации имеет смысл заведомо снять с него копии и оставить их для себя.
После изложения в акте предмета договора сторон ответственными лицами предприятий ставится подписи. Каждый из экземпляров должен быть подписан уполномоченными на то специальными документами лицами с каждой из сторон договора.
Примерный образец
Преамбула такого документа является стандартной, содержит в себе общие данные о сторонах договора, дату, время его заключения, и должна выглядеть следующим образом:
Г. Курган 1 апреля 2024 года
ОАО «Воробушки» ИНН 341596512351, ОГРН 6723450987126 в лице старшего юриста Максимова Виктора Петровича, действующего на основании генеральной доверенности от 01.01.2024 г., с одной стороны, передал, и
ООО «КлаудМанэ» ИНН 562356809123, ОГРН 4568912376549 в лице ген. Директора Ефимова Дмитрия Юрьевича, действующего на основании Устава, с другой стороны, в свою очередь, принял следующие документы:
Предмет акта
В предмете следует подробно, по порядку указать какие именно документы передаются по договору. Эта часть документа составляется в виде таблицы. Необходимо внести информацию по каждому передаваемому документу в специально отведённые для этого клетки.
Так должна выглядеть таблица:
Стороны также могут указать в данной таблице дополнительные данные о передаваемых/получаемых документах, если это потребуется. Например, можно отметить на дефекты бумажного носителя документа, то есть листа бумаги. Чтобы избежать ответственности за порчу переданной документации, такие моменты стоит обозначить заранее.
Также можно указать причину передачи документации. Например, передача документации на хранение или по запросу контрагента для сверки расчётов.
Далее сторонам следует прописать количество составленных экземпляров. Обычно такой акт составляется в количестве двух экземпляров, по одному для каждого из контрагентов. Экземпляры имеют равную юридическую силу.
Ниже по документу должны следовать подписи каждой из договаривающихся сторон, оставленные уполномоченными на то лицами. Подписать следует каждый из составленных экземпляров. Подписание акта означает отсутствие претензий принимающей стороны к передающей. Непосредственно после подписания акта все обязанности по сохранению, наполнению и объёму переданной документации будет нести принявшая документы сторона. Ставить на акте печать необязательно, но её постановка не будет считаться лишней.
Акт приема-передачи документов
Содержание
- Как составить акт приема-передачи документов
- Скачать
Акт приема-передачи документов – это документ, который составляется с целью подтверждения факта передачи от одного лица другому указанных в нем документов. Документы могут передаваться одним юридическим лицом другому по договору, сотрудником в случае его перевода на иную должность, при увольнении, ликвидации структурного подразделения, и пр.
Как составить акт приема-передачи документов
Форма акта приема-передачи документов не утверждена законодательно, но следующая информация должна в нем присутствовать обязательно:
- наименование документа;
- номер, дата и место составления;
- перечень передаваемых документов, их количество и тип – оригинал либо копия;
- наименование юридических лиц, ФИО сторон акта;
- подписи ответственных лиц, печати.
Акт приема-передачи документов составляется в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон.
Скачать
Бланк и образец акта приема-передачи документов проверены на актуальность 12.02.2013 г.
Похожие статьи
- Акт выполненных работФорма акта выполненных работ
Акт выполненных работ (оказанных услуг) – это документ, который составляется…
- Акт скрытых работАкт скрытых работ
Акт скрытых работ – это документ, который составляется при выполнении…
- Акт взаимозачетаАкт взаимозачета
Акт взаимозачета (акт зачета взаимных требований) – это документ, который…
- Акт приема-передачи материальных ценностейБланк акта приема-передачи материальных ценностей
Акт приема передачи материальных ценностей – это документ, который является…
Акт приема-передачи документов – официальный вид документов, согласно которому фиксируется передача деловой документации из одних рук в другие. Акт является неотъемлемой частью любого договора, составленного между контрагентами. Составляется документ по просьбе организации, нуждающейся в определенных документах.
Данный вид документа имеет юридическую силу. Таким образом, если после подписания акта приема-передачи документации между сторонами могут возникнуть какие-либо споры и недоразумения относительно подписанных ранее документов, акт будет является официальным документом при рассмотрении споров суде.
Законодательством Российской Федерации не предусмотрено официально установленной формы акта приема-передачи документации. В связи с этим любое предприятие имеет право самостоятельно разработать данный документ. В обязательном порядке акт должен включать в себя следующие реквизиты:
- название документа;
- текущая дата составления документа;
- место составления документа;
- полное название предприятия, составляющее акт приема-передачи документации;
- наименование должности и ФИО лица, которое непосредственно занимается составлением данного документа;
- полное название предприятия, которому адресован документ;
- наименование должности и ФИО лица, которому непосредственно адресован документ;
- перечень документов, передающихся от одного лица (физического или юридического) другому;
- присвоенные регистрационные номера перечисленных документов;
- подписи ответственных лиц (передавшего и получившего документ);
- оттиск печати организации, которая составила акт приема-передачи документации.
Так же следует указать, какое количество экземпляров тех или иных документов передается. Большое внимание следует уделить документам, которые передаются в оригинале. Данный факт так же следует отобразить в акте, на случай, если документы будут утеряны, и в дальнейшем последует разбирательство в вышестоящих органах. Поэтому, целесообразно снимать копии со всех передаваемых документов во избежание потери.
Т.к. документ является двусторонним, составлять его необходимо в двух экземплярах. Один из них остается у организации, которая занималась составлением документа, а другой передается организации, для которой предназначается акт приема-передачи документации.