Акт приема передачи дел образец простой в word

Акт приёма-передачи дел – это официальная бумага, подтверждающая, что ответственность за сохранность документации предприятия переходит на другого человека. Процедура всегда оформляется соответствующими документами.

Файлы для скачивания:

Роль акта

Основным назначением акта приёма-передачи дел является снятие ответственности с одного сотрудника организации и её возложение на другого. Имеет место при увольнении предыдущего ответственного лица или смене должности в организации. Как правило, деятельностью по работе с делами занимается документовед. Человек обладает специальными знаниями, имеет определённую степень квалификации.

Понятие «дело»

Под делом принято понимать документы, объединённые в одну группу по определённому признаку. Как правило, определяющим фактором является назначение официальной бумаги. Это может быть бухгалтерская или распорядительная документация, договоры с контрагентами и так далее. В целях хранения на предприятии разрабатывается и утверждается номенклатура дел, позволяющая структурировать документы, эффективно вести их учёт и оперативно получать к ним доступ при необходимости.

Ответственность за дела

Ответственность за дела можно разделить на две части:

• во-первых, работник будет обязан вести дела, подготавливать отчёты (в том числе ежегодный) о наличии или отсутствии тех или иных документов. Также официальные бумаги имеют свойство утрачивать свою юридическую силу. Этот момент также нужно отслеживать, чтобы не хранить уже ненужную документацию;
• во-вторых, на сотрудника возлагается ответственность за хранение бумаг. В случае утраты по вине подчинённого ответственности перед руководителем избежать не выйдет.

Процедура

Процедура приёма-передачи дел всегда начинается с соответствующего приказа руководителя. В теории существует два варианта развития событий: увольняющийся сотрудник передаёт дела кому-то из администрации предприятия, а уже потом директор возлагает полномочия на своего подчинённого, или документация передаётся непосредственно из рук в руки. С практической точки зрения выбор способа не имеет значения, так как в любом случае потребуется составить полную опись хранящихся в архиве дел. Эта работа может занять от одного дня до нескольких недель в зависимости от объёмов документации. Новый работник не заинтересован в том, чтобы брать на себя лишнюю ответственность и быть наказанным за проступки своего коллеги.

Кто составляет акт

Закон не содержит чёткого указания на сторону, в чьи конкретно обязанности войдёт составление акта приёма-передачи дел. Этот момент сотрудники вправе решить самостоятельно, опираясь на мнение администрации предприятия. В любом случае ответственное за написание акта лицо должно обладать навыками работы с официальными бумагами, чтобы не допустить ошибок. На практике это бремя ложится на принимающую сторону, так как её представитель наиболее заинтересован в подписании акта.

Форма документа

В настоящий момент любой документ, регулирующий внутреннюю деятельность предприятия, может быть написан в свободной форме без использования общеобязательных унифицированных бланков. Акт приёма-передачи дел относится к этой же группе официальных бумаг и не является исключением из общего правила.

Отметим, что свободная форма документа также предъявляет к его содержанию определённые требования, а именно:

• обозначение реквизитов (дата, номер, подпись);
• ссылка на приказ руководителя;
• расшифровка автографов участников процедуры;
• соблюдение чёткой структуры (реквизиты, предмет, подписи);
• деловой стиль языка.

Написать акт рекомендуется на фирменном бланке организации, так как на нём уже обозначены реквизиты предприятия. За неимением такового допускается воспользоваться чистым листом бумаги формата А4 или А5, однако в таком случае придётся прописывать сведения о фирме вручную.

Исполнить текст можно одним из двух стандартных способов: от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки или в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Это решение принимает ответственный за составление акта сотрудник с учётом особенностей документооборота на предприятии. По общему правилу способ написания текста не может отразиться на юридической силе официальной бумаги. На практике предпочтение отдаётся именно печатной форме в силу значимости документа для всех участвующих сторон.

Пошаговая инструкция по составлению акта

Для удобства работы с актом условно разделим его на четыре составных элемента: реквизиты, сведения о сотрудниках, перечень передаваемых/принимаемых дел, подписи ответственных лиц. Следует уделить должное внимание каждому из них.

Первым делом разберёмся с реквизитами. Присваиваем настоящей официальной бумаге уникальный номер для хранения и документооборота согласно утверждённой на предприятии номенклатуре дел, оставляем дату (число, месяц, год) и место (населённый пункт) её составления. В шапке прописываем полное наименование организации с указанием её организационно-правовой формы.

Ниже по документу ссылаемся на приказ руководителя, в соответствии с которым была инициирована процедура, обозначаем ФИО и должности согласно штатному расписанию участвующих сотрудников.

Следующим шагом оставляем полный перечень передаваемых дел, указывая количество листов в каждом. Этот блок обычно выполняется в виде таблицы в силу удобства. Как только все сведения будут обозначены, под таблицей подводится итог общему количеству переданных дел.

Примерный образец

На этом процесс составления акта подходит к завершению. Осталось лишь заверить его подписями сотрудников (с расшифровкой). Как только автографы встанут на свои места, официальная бумага обретёт должную юридическую силу. Всего должно быть составлено три равных по юридической силе экземпляра: один для передающей стороны, второй для принимающей и третий для администрации организации.

Акты

Акт о приеме-передачи дел

Открыть в формате Word

Акт о передаче-приеме дел составляется при освобождении должности по причине увольнения работника, перевода на другую работу и т.д.

Основанием для его составления являются распорядительные документы о причинах передачи-приема дел. Акт составляется комиссией, состав которой утверждается приказом руководителя организации. Фамилии членов комиссии и присутствующих лиц указываются в акте в алфавитном порядке.

В тексте акта описываются проделанная работа и ее результаты. Как правило, он состоит из перечня конкретных пунктов. Количество экземпляров акта о передаче-приеме определяется количеством заинтересованных сторон. Все дополнения к нему оформляются в виде приложения. Акт скрепляется подписями принимающей и сдающей сторон, председателя комиссии, членов комиссии и передается на утверждение руководителю организации.

При передаче-приеме дел установлено (указать несоответствие описи, отсутствие документов, записей и т.д.):

Загрузка документа
«Акт приема-передачи дел и должности должностным лицом организации»

Договор-образец.ру — это база из более чем 5 тысяч типовых образцов договоров и документов, ежедневное обновление и большое сообщество, объединяющее специалистов в юриспруденции. На сайте собраны самые различные договоры, контракты, соглашения, заявления, акты, бухгалтерские и финансовые документы, анкеты, доверенности и многие другие образцы, которые могут потребоваться в жизни каждого человека. Спасибо за ваше участие.
Пожалуйста, обратите внимение, что представленный образец документа является типовым, в нем отражены существенные условия, но без учета конкретной ситуации. Если вам нужен индивидуальный документ под вас, то лучше обратиться к квалифицированным специалистам.

Документы, которые также Вас могут заинтересовать:

• Акт приема-передачи дела о нарушении антимонопольного законодательства в другой антимонопольный орган
• Акт приема-передачи имущества, обращенного в собственность государства
• Акт приема-передачи уголовных дел, находящихся в производстве, и вещественных доказательств в Следственный комитет при прокуратуре Российской Федерации
• Акт приема-передачи материалов проверок сообщений о преступлениях и изъятых по ним предметов и объектов в Следственный комитет при прокуратуре Российской Федерации
• Акт приема-передачи приостановленных уголовных дел в Следственный комитет при прокуратуре Российской Федерации
• Акт приема-передачи территориальными управлениями Росздравнадзора информации от органов управления здравоохранением субъектов Российской Федерации о медицинских работниках — врачах-терапевтах участковых, врачах-педиатрах участковых, врачах общей практики (семейных врачах) и медицинских сестрах участковых врачей-терапевтов участковых, медицинских сестрах участковых врачей-педиатров участковых, медицинских сестрах врачей общей практики (семейных врачей)
• Акт приема-передачи взыскателю имущества, указанного в исполнительном документе структурного подразделения территориального органа Федеральной службы судебных приставов
• Акт приема-передачи документов для проведения проверки финансово-хозяйственной деятельности участника ВЭД
• Акт приема-передачи служебной собаки (приложение к трудовому договору с кинологом)
• Акт приема-передачи ценных бумаг
• Акт приема-передачи жилого помещения (приложение к договору найма жилого помещения муниципального жилищного фонда коммерческого использования на территории городского поселения Красногорск Московской области)
• Акт приема-передачи (приложение к договору аренды земельного участка, находящегося в государственной собственности, расположенного на территории Воскресенского муниципального района Московской области
• Акт приема-передачи (приложение к договору субаренды транспортного средства)
• Акт приема-передачи драгоценных металлов в кредитных организациях на территории Российской Федерации
• Акт приема-передачи территории для восстановления нарушенного благоустройства после проведения земляных работ на территории городского округа Железнодорожный Московской области

В случае приема передачи документов, как правило, составляется соответствующий акт. Готовый пример документа, правила его составления и юридические нюансы – обо всем этом прямо сейчас.

Пустой бланк акта о передаче документации (word)

Простой образец акта приема передачи документов (word)

Образец акта передачи дел при смене директора (word)

Назначение и юридическая сила

Документ имеет полную юридическую силу, и несмотря на то, что его роль зачастую кажется чисто формальной, это не совсем так.

Назначение:

1. Документально зафиксировать передачу документов:

полный список всех бумаг;

• их количество;
• их вид (оригинал, копия, заверенная копия);
• дату передачи (иногда и время);
• передавшая сторона;
• принявшая сторона.

1. Использовать его в качестве основного доказательства при необходимости (чаще всего – в судебных разбирательствах).

Когда может понадобится

Предполагается, что передача бумаг может произойти в любой момент, поэтому он составляется в разных случаях, при передачи:

1. Между 2 частными гражданами.
2. Между 2 юридическими лицами (например, когда пакет документов уходит как сопровождение коммерческого предложения).
3. Между физическим и юридическим лицом.

Однако наиболее распространенный случай связан с обменом бумагами внутри одной компании. Таких примеров можно привести достаточно много:

1. Один сотрудник увольняется, и на его место приходит новый работник, который должен принять все дела. Во избежание утраты документов, ошибок при их передачи и прочих нежелательных ситуаций нужно не только корректно предоставить все бумаги, но и отразить этот факт документально.
2. Один сотрудник переходит на другую позицию и передает дела своему заместителю или новому работнику, пришедшему на его место. Например, передача бухгалтерских, кадровых, административных документов.
3. Банкротство организации – в этих случаях возникает необходимость передачи сразу всех бумаг, для чего составляется большое количество актов, разделенных по группам в соответствии с видами документации.
4. Наконец, в случае реорганизации компании (слияния ее с другими, объединения отделов и т.п.) также возникает необходимость передать все дела. Причем в подобных ситуациях составляется сразу много актов – по каждому отделу, по каждому сотруднику и т.п.

В случае с частными гражданами составления может понадобиться, если речь идет об оказании услуги, подразумевающей прием передачу документов. Например, если лицо доверяет свои интересы представителю в суде, очевидно, понадобится передать ему важные бумаги, в том числе и в оригинальном виде. Тогда составить документ – в интересах самого гражданина.

Бланк и образец 2023 г.

Конкретной формы утвержденной законодательством не существует, поэтому каждая компания и/или физическое лицо вправе составить его по собственному образцу. Обычно в нем должна отражаться следующая информация:

1. Название, дата его составления (это и есть день вступления его в силу), место составления (город или иной населенный пункт).
2. Полное официальное название компании, передающей и принимающей документы (в том числе в тех случаях, когда обмен бумагами происходит в пределах одной фирмы).
3. ФИО, паспортные и контактные данные физических лиц, если в обмене участвуют именно они.
4. ФИО, должность и табельный номер (при наличии) ответственных сотрудников, которые собственно передают бумаги и принимают их.
5. Перечень всех передаваемых документов обычно оформляют в виде таблицы. Приводятся такие данные:

• номера (в хронологическом порядке);
• полные официальные названия документов;
• дата их составления/подписания;
• номер бумаги (в соответствии с системой нумерации, принятой в компании);
• форма (оригинал, копия, заверенная копия) и количество всех листов (страницы не считаются).

1. Далее ставятся подписи сторон, расшифровки подписей (фамилия, инициалы) и печать, если компания использует ее в своей работе.

Пустой бланк, который можно использовать в работе в большинстве случаев, представлен ниже:

А вот реальный пример заполнения:

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. По необходимости допускается приложить к нему и другие важные документы – чаще всего это подробные описи. Тогда в акте нужно отразить ссылки на описи, а не перечислять названия всех бумаг (для экономии времени).

Передача документации при смене директора

Это один из наиболее распространенных и в то же время один из наиболее сложных случаев. Он всегда связан с особенно важными бумагами и материальной ответственностью. Как правило, передают такие документы:

• учредительные (регистрация компании, сведения об учредителях, Устав и т.п.);
• первичная бухгалтерская отчетность;
• лицензия на ведение деятельности и прочая разрешительная документация;
• заключения налоговых и иных проверок;
• ценные бумаги, векселя;
• свидетельства о правах собственности на помещения, объекты имущества, производственное оборудование и т.п.;
• договоры аренды, поставки и другие соглашения с контрагентами;
• платежные документы и др.

Образец подобного акта отличается от простого бланка приема документации. Основное отличие состоит в том, что передаваемых бумаг не очень много, поэтому их можно оформить обычным перечнем, а не таблицей. Наряду с этим подписывается документ всегда в присутствии свидетелей – сотрудников компании, в которой происходит смена руководства.

Пример на который можно опираться как на образец, представлен ниже.

Особенности процедуры состоят в следующем:

1. Прежде всего, до оформления и самой процедуры передачи необходимо провести специальную инвентаризацию всех бумаг, чтобы заранее понимать, есть ли какая-то недостача и в чем ее возможные причины. По результатам инвентаризации составляется отчетный документ произвольного образца.
2. Затем для подтверждения того, что все бумаги действительно не утеряны, привлекаются другие ответственные лица – это финансовый директор, начальник отдела кадров, главный бухгалтер, а при необходимости – и их заместители.

В особенно ответственных случаях для подтверждения корректности приема передачи документов необходимо  вызвать нотариуса. Он засвидетельствует чистоту передачи и заверит акт своей печатью и подписью.

Таким образом, сама по себе – это несложная процедура, однако важно внимательно контролировать действия сотрудников на каждом этапе и убедиться в наличии всех документов как минимум дважды.

Поделиться ссылкой: