Акт дефектации оборудования образец word

Дефектный акт оформляется на предприятии при обнаружении у объекта проверки определенных недостатков или неисправностей, ранее не обнаруженных. Используется при контроле за состоянием основных средств или оборудования.

Назначение документа

Дефектный акт — это документ, составляемый при проверке средств производства на наличие дефектов. Оформляется лишь при обнаружении износа или повреждений у осматриваемого оборудования.

В случае отсутствия изъянов в оборудовании, дефектный акт не оформляется.

Составляется он лишь при осмотре сложного оборудования на наличие дефектов. Пример: при трещине в небольшом гаечном ключе не требуется документальное подтверждение этого факта.

Наличие дефектного акта является поводом для ремонта либо списания оборудования. Важно, чтобы эту официальную бумагу составляли специалисты, способные правильно оценить состояние средств производства. При списании устройств, подлежащих ремонту, возникает вопрос о необоснованном расходе средств. Если же сделана попытка ремонта невосстановимого оборудования, органы контроля имеют право, например, подать запрос о нарушении правил техники безопасности.

При этом в отсутствии дефектного акта проведенная экспертная инспекция не имеет юридической силы. Работники налоговой службы имеют право не признавать обоснованными расходы на ремонт или покупку новых средств производства. Любые решения, касающиеся рассматриваемого оборудования, принимаются только после оформления дефектного акта. Причем ошибок в оформлении быть не должно, из-за них документ может быть признан недействительным.

Дефектный акт составляется в следующих ситуациях:

• Плановый экспертный осмотр состояния средств производства.
• Проверка после установки оборудования. Обычно проводится в случае сложного монтажа.
• Контроль качества после ремонта основных средств.
• Приобретение новых средств производства.
• Возникновение сбоев в производстве по неизвестным причинам.

Если проверяемый на дефекты объект находится на гарантийном обслуживании — дефектный акт оформляется в обязательном порядке, при списании либо ремонте. Добавляется экспертная оценка от производителя.

Правила составления

Для оформления дефектного акта должны быть веские основания. Работник организации, при наличии подозрений на наличие дефектов у оборудования, докладывает начальству. И уже руководство издает приказ о тщательном осмотре средств производства. В дефектном акте обязательно указывается перечень оборудования, подлежащего проверке. Затем в приказе дается полная информация о составе комиссии, обязанной сделать экспертное заключение по рассматриваемому вопросу.

В действующем законодательстве не предусмотрена фиксированная форма дефектного акта.

Но имеется ряд требований, которым документ обязан соответствовать. В частности, необходимо соблюдать положения статьи 9 ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете». В противном случае документ не принимается налоговой инспекцией.

В дефектном акте в обязательном порядке дается ссылка на соответствующий приказ. Необходимо дать номер приказа, дату его подписания и ответственное лицо. В стандартном варианте приказ издается директором предприятия. Далее в дефектном акте повторяется информация об участниках комиссии. Вариантов два: либо в начале документа, либо в конце, перед приложениями.

Требования к содержанию дефектного акта

Имеется ряд положений, которые обязан в себе содержать дефектный акт:

• Описание объекта проверки. Идентификационные номера, внешний вид и т. п. Описание составляется так, чтобы человек, не знакомый с проверяемым оборудованием, сумел его опознать без затруднений. Обязательно перечисляются все идентификационные номера и их расположение.
• Перечень дефектов. В ряде случаев участники комиссии отдельно отмечают, кто из них нашел определенные поломки или повреждения конструкции. Обычно дефекты делятся на две основные категории:
  • Явные, обнаруженные поломки. Их наличие не требует дополнительных доказательств. Пример: трещина или деформация определенной детали. Дается подробное описание поломки и предположительные причины ее возникновения. Желательно в приложениях добавить изображение поломки.
  • Потенциальные дефекты. Группа, более сложная для обнаружения. Здесь перечисляются поломки, способные возникнуть при отсутствии ремонта. Пример: износившийся передаточный ремень станка. Он еще способен работать. Но без скорейшей замены непременно выйдет из строя. В этом пункте перечисляется каждый потенциальный дефект, равно как и причины его возникновения.
• Выводы комиссии. Здесь перечисляются выводы, сделанные проверяющими в процессе оформления дефектного акта. Указывается, надо ли восстанавливать либо списывать средства производства. Далее перечисляются действия по исправлению ситуации: частичный либо полный ремонт, списание и т. п. В ряде случаев оборудование начинает выходить из строя из-за использования некачественных материалов для производства. Этот факт тоже обязательно указывается в отчете.

Приложения к дефектному акту: документы на соответствующее оборудование или основные средства, с указанием срока и условий эксплуатации. Здесь же перечисляются материальные свидетельства наличия дефектов — фотографии, испорченная конечная продукция и т. п. В конце идут подписи всех участников комиссии.

Требования к составу проверяющей комиссии

Отдельно следует перечислить состав комиссии, занимающейся экспертной оценкой проблемного оборудования. В нее должны входить следующие лица:

• Работники, занимающиеся эксплуатацией проверяемого оборудования. С их подачи начинается проверка и оформление дефектного акта, и они первые обязаны определить, требуется ли ремонт или замена средств производства. В большинстве случаев в комиссию входит старший по отделу или подразделению. Либо выбирают наиболее опытного специалиста, знакомого с оборудованием того типа, что проходит осмотр.
• Работники ремонтного отдела. Если на предприятии имеется собственный ремонтный отдел — выбирается представитель данного подразделения. При проверке оборудования, находящегося на гарантии, необходим представитель от производителя. Ремонтники дают экспертную оценку объему работ по восстановлению. Они обязаны предоставить разумную смету на восстановление техники. Если средства производства не подлежат восстановлению — в дефектном акте перечисляются причины, по которым ремонт невозможен и требуется списание.
• Представители отдела, принимающего технику. В ряде случаев — это контроллеры от ремонтного отдела. Они обязаны сделать экспертное заключение о наличии дефектов. А при восстановлении или списании удостовериться: новая либо восстановленная техника работает согласно требованиям предприятия-заказчика.
• Работники бухгалтерии. Их задачи — зафиксировать затраты на ремонт/замену оборудования. После оформления дефектного акта в их задачу входит подготовка отчета с перечислением всех расходов. Указывается как итоговая сумма, так и ее составляющие: доставка запчастей, траты на ремонт, простаивание производства и т. п. При списании указывается полная стоимость приобретения и доставки оборудования.

Вся информация, касающаяся проверяющих лиц, отражается в самом дефектном акте.

Необходимо учитывать: состав экспертной комиссии меняется в зависимости от типа объекта и сложности оценки. Пример: целесообразность замены двери способен оценить и человек, не являющийся специалистом. Если появилась трещина в косяке — достаточно косметического ремонта. А если дверь раскололась надвое, то необходима замена и списание.

Иная ситуация в случае ремонта сложного промышленного оборудования. Здесь экспертную оценку способен дать только специалист. Если на предприятии не имеется профессионала нужной категории — его привлекают со стороны. В дефектном акте обязательно ставится его подпись, ФИО, указывается место работы. Дополнительно перечисляются доводы в пользу восстановления либо списания и замены.

Образец заполнения дефектного акта

В качестве примера стоит рассмотреть дефектный акт, составляемый при поломке коробки передач авто в организации, занимающейся перевозками. Описываемый вариант подойдет для любого узла транспортного средства. Выглядит он следующим образом:

• Название. Варианты: «Акт дефектации автомобиля», «Дефектный акт на ремонт авто», «Акт технического состояния транспортного средства». При необходимости указывается название узла, но это необязательно.
• Информация о дате составления дефектного акта. Ниже вписывается место оформления документа — населенный пункт и точный адрес.
• Перечисляются данные о проверяющих. В состав комиссии, ответственной за дефектный акт, обычно входит автомеханик предприятия и представитель от бухгалтерии. Опционально в состав экспертной комиссии вводится представитель производителя авто, если оно находится на гарантии. Нередко проверяющим является и водитель данного транспортного средства.
• Причины проведения осмотра и оформления дефектного акта.
• Информация об авто, имеющаяся у владельца.
• Информация об авто, имеющаяся у ремонтников. Пункт включается опционально, в случае проведения ремонта на сторонней СТО.
• Регистрационные данные по транспортному средству. В обязательном порядке даются комбинации цифр, отмеченные на номерных узлах, номер самого авто, полученный на производстве, и госномер. Разночтений между паспортом авто и дефектным актом быть не должно.
• Результаты осмотра. В этом пункте документа перечисляются найденные дефекты и вероятные причины их возникновения.
• Сроки проверки. Указывается дата начала и окончания осмотра дефектной МКПП. Не следует путать с датой составления дефектного акта.
• Перечень инструментов, использованных при осмотре авто. Затем обязательно описываются способы проверки. При необходимости — поэтапно.
• Условия проведения проверки и составления дефектного акта. В частности, описывается помещение, где проводился осмотр. Обязательно указываются помехи для проверки, если таковые имелись.
• Советы и рекомендации членов комиссии. Пишется, требуется ли замена или ремонт узла. При необходимости ремонта — указывается, что необходимо сделать для восстановления МКПП авто. Желательно дать рекомендации по правильной эксплуатации транспортного средства.
• Приложения. Здесь даются чеки (плата за проверку, новые детали и т. п.), фотографии дефектных деталей, экспертные заключения членов комиссии, зафиксированные в письменном виде.
• Подписи членов комиссии, составивших акт. Здесь же обязательно указывается председатель комиссии. Обязательно дается расшифровка подписей, полное имя.

Следует учитывать: в случае серьезных поломок руководить комиссией должен главный механик предприятия или иное ответственное лицо из руководства. При этом остальной состав комиссии может не меняться.

При комплексных проверках, дефектный акт составляется отдельно для каждого осматриваемого объекта.

Скачать документы

В качестве возможного варианта для заполнения рекомендуется обратить внимание на формы ОС-2 и ОС-3.

Форма ОС-2 используется при внутреннем перемещении основных средств — в частности, из производства в ремонтный отдел. А форма ОС-3 применяется в случае составления акта приема-передачи отремонтированного оборудования.

Акт о выявленных дефектах оборудования

Дзен! Дзен! Дзен! На нашем Яндекс Дзен канале ещё больше особенных юридических материалов в удобном и красивом формате. Подпишитесь прямо сейчас →

Организация, за которой числятся техника, оборудование и другие основные средства, периодически проводит их осмотр на предмет поломок. При обнаружении каких-либо недостатков оформляется дефектный акт. Он необходим для того, чтобы официально зафиксировать дефекты, имеющиеся на имуществе предприятия. Сначала управляющий издает соответствующий приказ, который и считается основанием для создания проверяющей группы. Как правило, в эту комиссию входят специалисты компании из разных отделов.

Для чего нужен дефектный акт

После того, как специалистами выявляются дефекты, они вносятся в специальную таблицу документа. Затем комиссия должна принять коллективное решение о том, есть ли возможность устранить обнаруженные неисправности. Если оборудование не подлежит восстановлению, или устранение проблем превышает стоимость нового оборудования, оно списывается. Такие действия выполняются именно после оформления дефектного акта. Именно в этом документе указываются соответствующие выводы членов комиссии. Если имущество подлежит восстановлению, об этом также должно быть указано в акте. В этой ситуации организация выделяет необходимую сумму на устранение неисправностей.

Необходимо помнить, акт относится к учетной документации, правильность заполнения которой проверяется налоговой службой. Если акт заполнен неверно, будет считаться, что в налоговом учете предприятия допущена ошибка. Ведь в этом случае налоговики признают неправомерным списание имущества или выделение денег на его ремонт. Как правило, это грозит штрафом.

Как составить дефектный акт

Законодательство не обязывает компании придерживаться строгих стандартов при заполнении данного документа. Так как здесь отсутствует унифицированный бланк, акт можно составлять в свободной форме. Также практика показывает, многие компании для оформления дефектного акта используют внутренний шаблон, разработанный специально для данных целей. Вместо фирменного бланка разрешается использовать лист бумаги формата А4.

Так как документ предназначен для указания всех выявленных неисправностей, большую его часть занимает таблица. Если акт составляется не по какому-то шаблону, а от руки, его можно оформить в виде списка. В любом случае здесь должна указываться подробная информация о поломках и вариантах ремонта.

В документ обязательно вносится такая информация:

• номер и дата приказа, который стал основанием для проведения инвентаризации;
• в соответствующей графе указывается информация о компании. Если она имеет разные подразделения, отмечается именно то, в котором проводится проверка;
• данные директора компании;
• точное определение исследованного объекта или название оборудования;
• отмечается дата проверки;
• наименование документа и его номер, присвоенный внутренним документооборотом;
• список специалистов, которые проводят инвентаризацию;
• ФИО и должности председателей комиссии;
• подробное описание обнаруженных неисправностей;
• выводы специалистов о списании или устранении неполадок.

Многие ошибочно считают, что в акте необходимо указать стоимость осматриваемых объектов или оборудования. Якобы это поможет определить целесообразность дорогостоящего ремонта. Однако никакие расценки здесь не указываются.

Чтобы максимально точно передать суть неисправности, рекомендуется тщательно продумать формулировку. Этим правилом следует пользоваться и при составлении рекомендаций по ремонту. Если объект не подлежит восстановлению, необходимо правильно и четко объяснить, почему он должен подлежать списанию. Вся информация, написанная в акте, должна быть подтверждена подписями каждого члена проверяющей комиссии. Напротив своей фамилии каждый эксперт ставит подпись и делает ее расшифровку.

После оформления этот документ становится основанием для утверждения перечня всех необходимых ремонтных работ. После определения сметной стоимости объект начинают восстанавливать. Иногда можно столкнуться с ситуацией, когда управленец или другое лицо, занимающее высокую должность, считает заключения экспертов неверными. При этом обжаловать решение и доказать свою правоту он может исключительно через суд.

Дефектный акт на текущий ремонт

Независимо от того, какую деятельность ведет организация, она имеет право оформлять дефектный акт на текущий ремонт. Документ составляется в том случае, если обнаружены какие-либо неисправности на исследуемых объектах. Это могут быть не только здания, но и оборудование, различный транспорт, любые виды сооружений. Специально созданная комиссия, выявив все имеющиеся дефекты, определяет, объекту необходим косметический ремонт, или капитальный. Внешний вид документа имеет некоторые сходства со сметой, однако здесь отсутствуют цены. Но при помощи акта составляется смета на текущий ремонт.

Документ оформляется заказчиком, который должен четко прописать перечень работ, их особенности и другие характеристики. Также здесь точно нужно указать меры измерения, которые соответствуют нормативам.

Образец дефектного акта на текущий ремонт

Скачать бланк

Дефектный акт на строительные работы

Целью данного вида акта является выявление недочетов при строительстве. Стоит отметить, по желанию заказчика, проверка может устраиваться на любом этапе строительства. Так, при наличии дефектов, специалисты определяют масштаб неточностей и ответственного за их появление. Кроме этого, нередко заказчики сталкиваются с ситуацией, когда подрядчик требует дополнительного финансирования. При помощи данного акта специалисты смогут опровергнуть или подтвердить такую необходимость.

Также стоит отметить, на основании акта о дефектах при строительных работах составляются и другие документы, смета, акт выполнения строительных работ, списание материалов и др. Можно сказать, без данного акта подрядчик не может завершить строительные работы. Как и при составлении любого дефектного акта, управленец должен сформировать комиссию. Ее старшим членом должен являться опытный специалист в области строительства.

Скачать бланк

Дефектный акт на ремонт оборудования

К ремонту оборудования, находящегося на балансе организации, приступают только после оформления соответствующего акта. Многие оформляют данный документ по форме ОС-16. Хотя это не является обязательным условием. Как и другие дефектные акты, его можно составить и в свободной форме. Здесь главное − наличие всей необходимой информации о выявленных дефектах и подписи ответственных лиц.

Чтобы составить данный акт, специально созданной комиссии приходится разбирать обследуемое оборудование. Это связано с тем, что специалисты должны тщательно осмотреть все детали, даже те, которые далеко спрятаны. Именно при помощи разборки оборудования комиссия сможет выявить скрытые дефекты и неисправности.

Каждое техническое устройство нуждается в периодической проверке. Это позволяет руководству организации иметь перед собой информацию, которая подробно описывает техническое состояние и исправность оборудования. При помощи данного акта управленец сможет определить объем предстоящих ремонтных работ, их стоимость. Таким образом, имеется возможность объективно оценить, готова ли организация выделить необходимую сумму. Если компания располагает такими финансами, восстановительные работы начинаются незамедлительно. В ином случае ремонт откладывается и начинается поиск инвесторов.

Образец дефектного акта на ремонт оборудования

Скачать бланк

Дефектный акт на списание материалов

Любые материальные ценности, которые числятся за компанией, подлежат обязательному учету. Даже в том случае, если они по каким-либо причинам пришли в негодность, их необходимо правильно списать. В таких ситуациях оформляется дефектный акт, предназначенный для списания материалов. Как и положено, для составления акта создается комиссия. В ее состав должны входить лица, материально отвечающие за списываемые материалы, например, кладовщик.

Необходимо понимать, для списания материальных ценностей должны быть веские причины. Поэтому нередко здесь применяется дополнительная документация, подтверждающая тот факт, что материалы действительно пришли в негодность. В отличие от остальных дефектных актов, документ, предназначенный для списания, содержит конкретные суммы. Так, в таблице здесь указываются названия материалов, их количество и стоимость каждой единицы. В нижней части документа прописывается общая стоимость материалов, подлежащих списанию.

Акт заполняется в одном экземпляре, который предназначен для работников бухгалтерии. Однако материально ответственные лица, которые входят в состав комиссии, имеют право получить на руки копии документа. Бухгалтерия высчитывает убыток, который организация понесла вследствие утраты данных материалов. Естественно, это информация показывается и в налоговом учете.

Образец дефектного акта на списание материалов

Скачать бланк

Дефектный акт – документ, который относится к категории учетных. В нем фиксируются возникшие по тем или иным причинам неисправности, изъяны или другие проблемы, возникшие с оборудованием или при строительных работах. Основой для его оформления служат выводы экспертной комиссии, членов которой назначает руководитель предприятия.

Пошаговая инструкция по составлению

Акт составляется в свободной форме, так как унифицированной версии документа нет. Единственное требование к нему — наличие следующей информации:

1. Сведения о предприятии (название, организационно-правовой статус, отдел, к которому относится неисправная техника).
2. ФИО руководителя.
3. Номер акта и дата составления.
4. Место нахождения основного средства.
5. Название, номер и дата распоряжения, которым была инициирована проверка техники.
6. Информация об оборудовании – название, марка, модель, паспортный номер, год выпуска и другие данные. Кроме того, описывается выявленная неисправность.
7. Варианты ремонта или причины, по которым отремонтировать оборудование невозможно.
8. Перечисляются все члены комиссии, на против фамилий ставятся росписи.

На основе данного документа принимается решение о списании техники или ее ремонте.