on
July 9, 2007, 5:00 PM PDT
Add help messages to Excel applications with Data Validation
Excel applications can get tricky, and it’s not unusual for your users to need some help from time to time. Here’s how to add a help message to any worksheet cells you choose — without complicated programming — to guide your users with additional information, instructions, or tips.
You don’t need to learn programming to provide help messages for your users. Excel’s Data Validation feature makes it easy to add a help message to any cell in your worksheet.
For example, suppose you create an application that calculates the amount of money your company must invest in order to attain a certain value at the end of a set period. To create the application with appropriate help messages, follow these steps:
1. In D1, enter Interest Rate.
2. In D2, enter Number of Periods.
3. In D3, enter Future Value.
4. In D4, enter What you need to invest.
5. Click E1.
6. Go to Data | Validation, and then click the Input Message tab.
7. In the Title box, enter Interest Rate.
8. In the Input Message box, type Enter the interest rate per period. For example, enter =10%/4 for a quarterly interest rate of 10%.
9. Click OK.
10. Click E2.
11. Go to Data | Validation, and then click the Input Message tab.
12. In the Title box, enter Number of Periods.
13. In the Input Message box, type Enter the total number of periods in an investment. For example, for a 10-year investment that pays quarterly, you would enter 40.)
14. Click OK.
15. Click E3.
16. Go to Data | Validation, and then click the Input Message tab.
17. In the Title Box, enter Future Value.
18. In the Input Message box, type Enter what you would like to earn from this investment.
19. Click OK.
20. Click E4.
21. Enter =PV(E1,E2,,E3).
Let’s say you will need $100,000 to replace the new equipment that will depreciate in 10 years. With a 10% quarterly interest rate, you would enter =10%/4 in E1, 40 in E2, and 100000 in E3. When you click each input cell, a message will pop up, letting you know how to enter each value. As shown in E4, you will need to invest $37,243.06 to reach $100,000 in 10 years.
Miss a tip?
Check out the Microsoft Excel archive, and catch up on our most recent Excel tips.
Help users increase productivity by automatically signing up for TechRepublic’s free Microsoft Office Suite newsletter, featuring Word, Excel, and Access tips, delivered each Wednesday.
-
Software
Введение
Данная статья посвящена созданию файла справки в формате CHM и его последующей интеграции в книгу Microsoft Excel. Из статьи вы узнаете:
- как создать и настроить проект в программе Dr.Explain;
- как работать со структурой файла справки;
- как создать аннотированное изображение книги Microsoft Excel;
- как сохранить проект;
- как экспортировать проект в СHM файл;
- как создать элемент вызова файла справки в Microsoft Excel и настроить соответствующий элементу макрос.
Установка Dr.Explain
Для загрузки установочного файла программы Dr.Explain воспользуйтесь кнопкой «Скачать бесплатно» на официальном сайте продукта по адресу http://www.drexplain.ru/. После окончания загрузки запустите файл. Для успешного завершения стандартного процесса установки следуйте указаниям мастера (Рисунок 1).
Вы можете использовать пробную версию, функционал которой аналогичен полной, но при этом все изображения в экспортированном файле будут помечены специальным водяным знаком.
Рисунок 1. Мастер установки «Dr.Explain»
Создание и настройка нового проекта
Для создания нового проекта файла справки, выберите пункт «Создать новый проект» в окне «Проекты Dr.Explain» (Рисунок 2) и нажмите «ОК», либо используйте пункт «Создать» в меню «Файл».
Рисунок 2. Окно «Проекты Dr.Explain»
Для изменения параметров экспорта в формат CHM воспользуйтесь пунктом меню «Настройки -> Настройки проекта -> CHM экспорт».
Создание тематических разделов в файле справки
Чтобы структура файла справки была удобной необходимо создать отдельные тематические разделы для описания различных элементов описываемой книги Microsoft Excel.
Новая тема создается с помощью пункта «Настройки -> Добавить тему» в главном меню, либо пункта «Добавить -> Добавить тему» в контекстном меню, которое вызывается нажатием правой кнопки мыши по любой из позиций дерева проекта (Рисунок 3). Для исчерпывающего описания книги необходимо создать тематические разделы для всех её элементов.
Рисунок 3. Дерево проекта «Dr.Explain»
Для изменения названий тем и их порядка, используйте следующие пункты меню «Переименовать», «Выше» и «Ниже».
Для заполнения конкретного раздела, выберите его в дереве проекта, а затем введите содержимое раздела в свободной форме в окне редактора. Для редактирования и форматирования содержимого в редакторе предусмотрен стандартный набор основных функций работы с текстом, а также ряд функций для работы с изображениями, видео, таблицами и переменными (использование переменных позволяет заменить повторяющиеся данные именем переменной, в таком случае при изменении присвоенного переменной значения, соответствующий текст изменится во всем документе).
Для повышения удобства поиска по файлу справки необходимо создать перечень ключевых слов. Добавлять и удалять слова можно с помощью соответствующих кнопок в панели, которая вызывается нажатием кнопки «Ключевые слова» (Рисунок 4). Для настройки параметров привязки тем к словам выберите соответствующую тему в дереве проекта и проставьте метки напротив слов, с которыми необходимо ассоциировать данную тему.
Рисунок 4. Ключевые слова
Для наглядного описания книги Microsoft Excel, а также её отдельных элементов воспользуйтесь функцией «Захват объекта» (Рисунок 5) — кнопка «Схватить экран».
Рисунок 5. Окно «Захват объекта»
В окне захвата нажмите или отметьте поле «Accessible-объект» или «Win32-окно», после чего перейдите в окно Microsoft Excel и выберите описываемый в разделе объект одним из указанных в окне захвата способов.
После захвата объекта в окне редактора будет создана тема, содержащая аннотированное изображение интерфейса приложения (Рисунок 6). Функционал редактора позволяет добавлять и удалять аннотацию отдельных элементов интерфейса, менять порядок следования описания различных элементов.
Рисунок 6. Результат выполнения захвата объекта
Предварительный просмотр и сохранение проекта
Перед тем как приступить к экспорту документа воспользуйтесь функцией предварительного просмотра. Для этого используйте кнопку «Просмотр CHM» в верхней части окна текущего проекта. В режиме предварительного просмотра убедитесь в правильном отображении всех страниц и разделов документа. При необходимости вернитесь в режим редактирования и внесите требуемые изменения.
Для того, чтобы позднее возобновить работу над проектом, рекомендуется сохранить проект, для этого используйте пункт «Файл -> Сохранить как», главного меню. После выбора данного пункта открывается стандартное окно сохранения файла, где предлагается ввести имя файла и указать его размещение.
Экспорт проекта в CHM-файл
После того, как все разделы будут заполнены необходимо экспортировать проект, для этого используйте «Настройки -> Экспорт в CHM» главного меню. Для проверки корректности проекта перед экспортом, отметьте поле «Запустить проверку проекта перед экспортом». Если необходимо открыть файл справки сразу после экспорта, установите флаг «Открыть CHM файл». Для перезаписи существующего файла справки без подтверждения пользователем установите флаг «Перезаписать молча». После установки необходимых параметров нажмите кнопку «Начать экспорт». В результате в окне «Экспорт в CHM» (Рисунок 7) будет отображаться отчет о ходе процесса. По окончании процедуры экспорта нажмите кнопку «Закрыть».
Рисунок 7. Окно «Экспорт в CHM»
Интеграция CHM-файла в книгу Microsoft Excel
Для вызова файла справки из книги Microsoft Excel необходимо создать объект, который будет выполнять вызов соответствующего CHM-файла. Таким объектом может являться изображение, фигура либо надпись.
Для создания объекта выполните следующие действия:
- откройте интересующую книгу в Microsoft Excel;
- откройте лист, на котором хотите создать элемент вызова файла справки;
- выделите ячейку или область из нескольких ячеек, в которой должен располагаться элемент вызова справки;
- добавьте элемент. Для добавления рисунка или фигуры используйте одноименные кнопки подраздела «Иллюстрации» в разделе «Вставка» главного меню, для добавления надписи используйте одноименную кнопку подраздела «Текст» в разделе «Вставка»;
- если необходимо, измените расположение элемента. Для этого перетащите его мышью на свободное поле;
- после размещения элемента, создайте подпись для него, например, «Справка»;
- вызовите контекстное меню нажатием правой кнопкой мыши на добавленном объекте (Рисунок 8);
- выберите пункт «Назначить макрос» в открывшемся окне нажать правка, после чего откроется окно редактора кода Microsoft Visual Basic (Рисунок 9);
Рисунок 8. Контекстное меню объекта
Рисунок 9. Код элемента в Microsoft Visual Basic
- в строке «Sub Прямоугольник1_Щелчок()» отображается имя вашего элемента (в данном случае «Прямоугольник1»). Введите ниже строку — CallShell(«explorer.exe » & ActiveWorkbook.Path & «help.chm», vbNormalFocus), где help.chm -имя файла справки в формате CHM. После чего весь код элемента управления должен иметь вид:
Sub Прямоугольник1_Щелчок()
Call Shell("explorer.exe " & ActiveWorkbook.Path & "help.chm", vbNormalFocus)
End Sub
- закройте окно Microsoft Visual Basic;
- проверьте корректную работу элемента управления. Для этого откройте форму и нажмите кнопку «СПРАВКА», после чего должен открыться файл справки, созданный ранее в программе Dr.Explain;
- повторите описанную процедуру для всех листов, в которые необходимо вставить элемент вызова справки.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Для корректной работы элемента вызова файла справки необходимо, чтобы файл в формате CHM и файл Microsoft Excel книги находились в одной директории. Если есть необходимость разместить файл справки отдельно от файла базы данных, используйте такую строку кода элемента управления Shell «cmd /cstartD:worktechwritehelp.chm», где D:worktechwritehelp.chm — полный путь до файла справки в формате CHM. Код в целом будет иметь вид:
Sub Прямоугольник1_Щелчок()
Shell "cmd /cstartD:worktechwritehelp.chm"
EndSub
В таком случае при любом изменении размещения файла справки, путь, указываемый в коде элемента управления, должен быть заменен на актуальный.
Будьте внимательны при вводе кодов управляющих элементов, строго соблюдайте синтаксис, приведенный в примерах, это является обязательным условием правильной работы элемента вызова файла справки.
Для вызова файла справки можно также использовать гиперссылку, связанную с объектом. Для создания гиперссылки выполните следующие действия:
- вызовите контекстное меню нажатием правой кнопкой мыши на добавленном объекте (Рисунок 8);
- выберите пункт «Гиперссылка»;
- в открывшемся окне укажите размещение CHM-файла. Для удобства поиска в окно настройки гиперссылки встроен проводник;
- при необходимости можно ввести текст всплывающей подсказки, для этого используйте кнопку «Подсказка»;
- после того как гиперссылка настроена, нажмите кнопку «ОК».
Обратите внимание, что при использовании гиперссылки, указанный путь к файлу является относительным, поэтому, при любом изменении взаимного размещения файла книги и файла справки, необходимо обновить путь к файлу справки.
Смотрите также
- Создание help-файла (справки) в формате CHM для Visual Basic (VB.NET)-приложения для Windows при помощи Dr.Explain
- Создание help-файла (справки) в формате CHM для MS Access-приложения для Windows в Dr.Explain
- Делайте правильно! Публикуем онлайн-документацию на сайте проекта
I have a few different userforms in Excel 2007 right now and was wondering if I could add a «?» button next to the close symbol in the userform.
Alternatively, is there a way to display some text when I hover over a specific label
asked Dec 17, 2014 at 0:37
The form property «WhatsThisButton» displays the question mark icon next to the close button, but this does nothing without creating an actual help file and assigning it to your form, this is not an easy thing to do. Far easier is to display text as you have described, each control has a «controlTipText» property that will display whatever text you enter in there, when your user hovers their mouse over the control
answered Dec 17, 2014 at 2:03
Mark MooreMark Moore
5204 silver badges13 bronze badges
Some Excel methods allow for help file code numbers or the addition of your own. Without your code on this post we can’t help you their, but you can use data validation to trap errors and display help. Or you can add event comments to your macro to act as help?
Here is some code that works with adding comments, they might help?
Joe Was
Sub myComment()
‘Add Comment to a cell range by «InPut Validation Message.»
‘This code is run by Hot-key = Ctrl-c
‘Range(«the cell address you want to comment»).Select
Range(«A1:A2»).Select
With Selection.Validation
.Delete
.Add Type:=xlValidateInputOnly, AlertStyle:=xlValidAlertStop, Operator _
:=xlBetween
.IgnoreBlank = True
.InCellDropdown = True
.InputTitle = «Your title here!»
.ErrorTitle = «»
.InputMessage = «Your Msg. here!»
.ErrorMessage = «»
.ShowInput = True
.ShowError = True
End With
End Sub
Sub myTextCom()
‘Add comment by «Scenario» for cells «D1 & D2.»
‘This code is run by Hot-key = Ctrl-t
ActiveSheet.Scenarios.Add Name:=»myComm», ChangingCells:=Range(«D1:D2»), _
Values:=Array(«This is one Comment!», «This is Comment two!»), Comment:= _
«Created by Joe Was», Locked:=True, Hidden:= _
False
End Sub
Sub showMyComm()
‘This will display the comments, loaded by «Sub myTextCom()» as the scenario(myComm)!
‘This code is run by Hot-key = Ctrl-s
ActiveSheet.Scenarios(«myComm»).Show
End Sub
Sub delTexComm()
‘This will delete the scenario(myComm)comments displayed by «Sub ShowMyComm»!
‘This code is run by Hot-key = Ctrl-d
Range(«D1:D2»).Select
Selection.ClearContents
Range(«D3»).Select
End Sub
Sub addCellText()
‘This code will simply add text to the selected cell.
‘This code is run by Hot-key = Ctrl-x
‘Comment-out to run for range!
ActiveCell.Select
‘This code selects a cell range rather than the active cell range above!
‘Range(«E1»).Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = «This is one Comment!»
‘Bold the comment.
ActiveCell.Font.Bold = True
‘Range(«E2»).Select
‘ActiveCell.FormulaR1C1 = «This is Comment two!»
‘Bold the comment.
‘ActiveCell.Font.Bold = True
End Sub
Sub sExcelCom()
‘This code will display an excel comment.
‘This code is run by Hot-key = Ctrl-e
With Range(«E1»).AddComment
.Visible = True
.Text «Cell comment E1»
End With
End Sub
Sub rExcelCom()
‘This code will hide the Excel comment!
‘This code is run by Hot-key = Ctrl-r
Range(«E1»).Comment.Visible = False
End Sub
You can add some of these sub’s to your code or trap an event or error and display a help note with the above code samples. JSW
INTELLIGENT WORK FORUMS
FOR COMPUTER PROFESSIONALS
Contact US
Thanks. We have received your request and will respond promptly.
Log In
Come Join Us!
Are you a
Computer / IT professional?
Join Tek-Tips Forums!
- Talk With Other Members
- Be Notified Of Responses
To Your Posts - Keyword Search
- One-Click Access To Your
Favorite Forums - Automated Signatures
On Your Posts - Best Of All, It’s Free!
*Tek-Tips’s functionality depends on members receiving e-mail. By joining you are opting in to receive e-mail.
Posting Guidelines
Promoting, selling, recruiting, coursework and thesis posting is forbidden.
Students Click Here
Adding help to Excel user defined functionAdding help to Excel user defined function(OP) 26 Aug 06 19:59 I am wondering if I can add helpful tips to my user defined functions in excel. Currently the «Insert Function» dialog says «No help available.» I would like to change all that. I searched the forum archives and found a similar question from 2004 but there was no response at that time. Surley by now there has been added functionality to user defined functions and/or everyone here has more experience with excel now. I will accept imaginative work arounds as well, I am considering using descriptive variables. As an example in a polar coordinate conversion function x will be «X_coordinate», and in the inverse function (Polar to cartesian) theta will be «Counter_clockwise_angle_from_horizon». Red Flag SubmittedThank you for helping keep Tek-Tips Forums free from inappropriate posts. |
Join Tek-Tips® Today!
Join your peers on the Internet’s largest technical computer professional community.
It’s easy to join and it’s free.
Here’s Why Members Love Tek-Tips Forums:
Talk To Other Members- Notification Of Responses To Questions
- Favorite Forums One Click Access
- Keyword Search Of All Posts, And More…
Talk To Other MembersRegister now while it’s still free!
Already a member? Close this window and log in.
Join Us Close