Add charts in word

You can add charts to your documents to help present information graphically. Using them instead of, or in addition to, tables of data can make it easier for readers to understand.

Insert a Chart

1. Click where you want to insert the chart.
2. Click the Insert tab.
3. Click the Chart button in the Illustrations group.

   

The Insert Chart dialog box lets you choose from a variety of chart types. Some chart types will be better at displaying certain data than others.

The most common types of charts are Column, Line, and Pie.

• Column and Bar charts work well to compare different sets of data against each other.
• Line and Area charts are great for showing trends over time.
• Pie charts show different categories as parts of a whole.
4. Select a chart type.

Each chart type has a few styles to choose from, presenting the data differently.

5. Select a chart style.
6. Click OK.

   

A blank chart is inserted, along with a spreadsheet full of placeholder data.

Add Chart Data

When a chart is inserted, its spreadsheet will be full of placeholder data that you can replace with your own content.

1. Enter your chart data.

As you add rows and columns, the row headers, column headers, and data are highlighted by borders.

To add or remove sections of the data, click and drag any of the selection handles in the spreadsheet and what’s included in the chart will change.

2. Click the spreadsheet window’s Close button when you’re done.

   

To reopen the spreadsheet, select the chart, click the Design tab in the Chart Tools ribbon group, and click the Edit Databutton.

Change the Layout

You can quickly adjust a chart’s layout at any point after you’ve inserted it. Layouts will affect the position of chart elements like the title, legend, and data labels.

1. With the chart selected, click the Design tab in the Chart Tools ribbon group.
2. Click the Quick Layout button.

A gallery of available layouts appears, based on the chart’s type.

3. Select a layout.

   

The layout is applied.

If you want to change the color or style, use the options in the Chart Styles group.

Modify Chart Elements

Another way to change the chart layout is to use the chart tool shortcuts to edit the active chart elements.

1. With the chart selected, click the Chart Elements button.

Different chart types contain different chart elements. Depending on the chart type, you may be able to adjust gridlines, titles, legends, and data or axis labels.

2. Click the check box next to the element you want to toggle on or off.

Each element can also be customized further. You can set the position of elements such as the title or legend, or toggle subsets of specific elements, such as horizontal or vertical gridlines.

3. Click the list arrow next to a chart element and select an option.

   

You can continue to set up chart elements in this way until the chart appears exactly how you want it.

You can also insert or modify chart elements by clicking the Design tab in the Chart Tools ribbon group, then clicking Add Chart Element.

FREE Quick Reference

Click to Download

Free to distribute with our compliments; we hope you will consider our paid training.

Диаграммы помогают представлять числовые данные в графическом формате, существенно упрощая понимание больших объемов информации. С их помощью также можно показать отношения между различными рядами данных. Компонент офисного пакета от Microsoft — текстовый редактор Word — тоже позволяет создавать диаграммы, и далее мы расскажем о том, как это сделать с его помощью.

Важно: Наличие на компьютере установленного программного продукта Microsoft Excel предоставляет расширенные возможности для построения диаграмм в Word 2003, 2007, 2010 — 2016 и более свежих версиях. Если же табличный процессор не установлен, для создания диаграмм используется Microsoft Graph. Диаграмма в таком случае будет представлена со связанными данными – в виде таблицы, в которую можно не только вводить свои данные, но и импортировать их из текстового документа и даже вставлять из других программ.

Создание базовой диаграммы в Ворде

Добавить диаграмму в текстовый редактор от Майкрософт можно двумя способами – внедрить ее в документ или вставить соответствующий объект из Эксель (в таком случае она будет связана с данными на исходном листе табличного процессора). Основное различие между этими диаграммами заключается в том, где хранятся содержащиеся в них данные и как они обновляются непосредственно после вставки. Подробнее все нюансы будут рассмотрены ниже.

Примечание: Некоторые диаграммы требуют определенного расположения данных на листе Microsoft Excel.

Вариант 1: Внедрение диаграммы в документ

Диаграмма Эксель, внедренная в Ворд, не будет изменяться даже при редактировании исходного файла. Объекты, которые таким образом были добавлены в документ, становятся частью текстового файла и теряют связь с таблицей.

Примечание: Так как содержащиеся в диаграмме данные будут храниться в документе Word, использование внедрения оптимально в случаях, когда не требуется изменять эти самые данные с учетом исходного файла. Этот метод актуален и тогда, когда вы не хотите, чтобы пользователи, которые будут работать с документом в дальнейшем, должны были бы обновлять всю связанную с ним информацию.

Если все что вам требуется – это создать базовую диаграмму, а работа осуществляется в текстовом документе шаблонного типа, сделать это можно и без редактора от компании Microsoft. В качестве более простой и доступной альтернативы рекомендуем воспользоваться онлайн-сервисом Canva, содержащим необходимый минимум инструментов для графического представления данных и их оформления прямо в браузере и поддерживающим возможность интеграции с Google Таблицами.

1. Для начала кликните левой кнопкой мышки в том месте документа, куда вы хотите добавить диаграмму.



2. Далее перейдите во вкладку «Вставка», где в группе инструментов «Иллюстрации» кликните по пункту «Диаграмма».



3. В появившемся диалоговом окне выберите диаграмму желаемого типа и вида, ориентируясь на разделы в боковой панели и представленные в каждом из них макеты. Определившись с выбором, нажмите «ОК».



4. На листе появится диаграмма, а немного ниже — миниатюра листа Excel, которая будет находиться в разделенном окне. В нем же указываются примеры значений, применяемых в отношении выбранного вами элемента.



5. Замените указанные по умолчанию данные, представленные в этом окне Эксель, на значения, которые вам необходимы. Помимо этих сведений, можно заменить примеры подписи осей (Столбец 1) и имя легенды (Строка 1).



6. После того как вы введете необходимые данные в окно Excel, нажмите на символ «Изменение данных в Microsoft Excel» и сохраните документ, воспользовавшись пунктами меню «Файл» — «Сохранить как».



7. Выберите место для сохранения документа и введите желаемое имя. Нажмите по кнопке «Сохранить», после чего документ можно закрыть.





Это лишь один из возможных методов, с помощью которых можно сделать диаграмму по таблице в Ворде.

Вариант 2: Связанная диаграмма из Excel

Данный метод позволяет создать диаграмму непосредственно в Excel, во внешнем листе программы, а затем просто вставить в Word ее связанную версию. Данные, содержащиеся в объекте такого типа, будут обновляться при внесении изменений/дополнений во внешний лист, в котором они и хранятся. Сам же текстовый редактор будет хранить только расположение исходного файла, отображая представленные в нем связанные данные.

Такой подход к созданию диаграмм особенно полезен, когда необходимо включить в документ сведения, за которые вы не несете ответственность. Например, это могут быть данные, собранные другим пользователем, и по мере необходимости он сможет их изменять, обновлять и/или дополнять.

1. Воспользовавшись представленной по ссылке ниже инструкцией, создайте диаграмму в Эксель и внесите необходимые сведения.

   Подробнее: Как в Excel сделать диаграмму
2. Выделите и вырежьте полученный объект. Сделать это можно нажатием клавиш «Ctrl+X» либо же с помощью мышки и меню на панели инструментов: выберите диаграмму и нажмите «Вырезать» (группа «Буфер обмена», вкладка «Главная»).



3. В документе Word нажмите на том месте, куда вы хотите добавить вырезанный на предыдущем шаге объект.



4. Вставьте диаграмму, используя клавиши «Ctrl+V», или выберите соответствующую команду на панели управления (кнопка «Вставить» в блоке опций «Буфер обмена»).



5. Сохраните документ вместе со вставленной в него диаграммой.
   

   Примечание: Изменения, внесенные вами в исходный документ Excel (внешний лист), будут сразу же отображаться в документе Word, в который вы вставили диаграмму. Для обновления данных при повторном открытии файла после его закрытия потребуется подтвердить обновление данных (кнопка «Да»).

В конкретном примере мы рассмотрели круговую диаграмму в Ворде, но таким образом можно создать и любую другую, будь то график со столбцами, как в предыдущем примере, гистограмма, пузырьковая и т.д.

Изменение макета и стиля диаграммы

Диаграмму, которую вы создали в Word, всегда можно отредактировать и дополнить. Вовсе необязательно вручную добавлять новые элементы, изменять их, форматировать — всегда есть возможность применения уже готового стиля или макета, коих в арсенале текстового редактора от Майкрософт содержится очень много. Каждый такой элемент всегда можно изменить вручную и настроить в соответствии с необходимыми или желаемыми требованиями, точно так же можно работать и с каждой отдельной частью диаграммы.

Применение готового макета

1. Кликните по диаграмме, которую вы хотите изменить, и перейдите во вкладку «Конструктор», расположенную в основной вкладке «Работа с диаграммами».



2. Выберите макет, который вы хотите использовать (группа «Стили диаграмм»), после чего он будет успешно изменен.



Примечание: Для того чтобы увидеть все доступные стили, нажмите по кнопке, расположенной в правом нижнем углу блока с макетами — она имеет вид черты, под которой расположен указывающий вниз треугольник.

Применение готового стиля

1. Кликните по диаграмме, к которой вы хотите применить готовый стиль, и перейдите во вкладку «Конструктор».
2. В группе «Стили диаграмм» выберите тот, который хотите использовать для своей диаграммы
3. Изменения сразу же отразятся на созданном вами объекте.



Используя вышеуказанные рекомендации, вы можете изменять свои диаграммы буквально «на ходу», выбирая подходящий макет и стиль в зависимости от того, что требуется в данный момент. Таким образом можно создать для работы несколько различных шаблонов, а затем изменять их вместо того, чтобы создавать новые (о том, как сохранять диаграммы в качестве шаблона мы расскажем ниже). Простой пример: у вас есть график со столбцами или круговая диаграмма — выбрав подходящий макет, вы сможете из нее сделать диаграмму с процентами, показанную на изображении ниже.

Ручное изменение макета

1. Кликните мышкой по диаграмме или отдельному элементу, макет которого вы хотите изменить. Сделать это можно и по-другому:
   • Кликните в любом месте диаграммы, чтобы активировать инструмент «Работа с диаграммами».
   • Во вкладке «Формат», группа «Текущий фрагмент» нажмите на стрелку рядом с пунктом «Элементы диаграммы», после чего можно будет выбрать необходимый элемент.
2. Во вкладке «Конструктор» в группе «Макеты диаграмм» кликните по первому пункту — «Добавить элемент диаграммы».



3. В развернувшемся меню выберите, что вы хотите добавить или изменить.



Примечание: Параметры макета, выбранные и/или измененные вами, будут применены только к выделенному элементу (части объекта). В случае если вы выделили всю диаграмму, к примеру, параметр «Метки данных» будет применен ко всему содержимому. Если же выделена лишь точка данных, изменения будут применены исключительно к ней.

Ручное изменение формата элементов

1. Кликните по диаграмме или ее отдельному элементу, стиль которого вы хотите изменить.



2. Перейдите во вкладку «Формат» раздела «Работа с диаграммами» и выполните необходимое действие:

Сохранение в качестве шаблона

Нередко бывает так, что созданная вами диаграмма может понадобиться в дальнейшем, точно такая же или ее аналог, это уже не столь важно. В данном случае лучше всего сохранять полученный объект в качестве шаблона, упростив и ускорив таким образом свою работу в будущем. Для этого:

1. Кликните по диаграмме правой кнопкой мышки и выберите в контекстном меню пункт «Сохранить как шаблон».



2. В появившемся окне системного «Проводника» укажите место для сохранения и задайте желаемое имя файлу.



3. Нажмите по кнопке «Сохранить» для подтверждения.

Заключение

На этом все, теперь вы знаете, как в Microsoft Word сделать любую диаграмму — внедренную или связанную, имеющую различный внешний вид, который всегда можно изменить и подстроить под свои нужды или необходимые требования.

You’ve done the hard work in the laboratory, taking precise measurements and recording them diligently. Now comes the time to write up your results.

But how should you do this? Is there not some kind of clear, simple and visually striking way to present your data in a Microsoft Word document? Friend, you’ve come to the right place.

In today’s blog post, we run through the basics of adding (and formatting) charts and tables in Microsoft Word.

Adding a Chart or Graph

Microsoft Word enables adding charts and graphs of many kinds in your document, from simple pie charts to 3D surface graphs. To do this, simply:

1. Place the cursor where you want your chart to appear
2. Go to “Insert” on the main ribbon and select “Chart” from the “Illustrations” section
   
3. In the new window, pick the type of chart you want in your document and click “OK”
4. Your chart will now appear in the position selected and an Excel spreadsheet window will open (called “Chart in Microsoft Word”)
5. Edit the values and labels in the Excel window to reflect the data required for your chart
   
6. To change the chart title, simply double click and type (you can also add a caption by right clicking on the chart and selecting “Insert Caption…)

You can customize your chart further via the buttons that appear when you click on the chart (options include layout, chart elements, chart style, colors and the data you wish to be visible).

Linking Excel and Word

Alternatively, if you already have an Excel spreadsheet containing a chart, you can copy and paste this to a Microsoft Word document using the “Paste Special…” option on the “Home” tab (to select this, click the small arrow at the bottom of the normal “Paste” button).

To do this, open the Excel spreadsheet in question and copy the relevant chart. Next, select “Paste Special.” You can then add the chart to your Word document by selecting “Paste link” and “Microsoft Excel Chart Object”.

This links the chart in the Word document to the one in the original spreadsheet. It will then update automatically if the values in the spreadsheet are changed.

Adding a Table

You have various options for adding tables to a Microsoft Word document, so we’ll stick to the three simplest here.

• Option 1
  Go to “Insert” and select “Table.” This opens a dropdown menu with a grid. You can then pick the number of columns and rows required.
  
• Option 2
  In the same dropdown menu, select “Insert Table.” In the window that opens, pick the number of columns and rows required.
• Option 3
  Draw your own! In the “Table” menu on the “Insert” tab, select “Draw Table.” This lets you draw and edit tables by hand

If you click on an existing table, you can edit its design and layout via the “Table Tools” tab that appears on the ribbon.

To add a chart to the active document, follow these steps:

   1.   Place the insertion point at the beginning of the paragraph where you
want the chart to appear. It’s best to use a blank paragraph. You can move the chart later if you need
to.

   2.   On the Insert tab, in the Illustrations group, click
Chart.

Word displays the Insert Chart dialog box:

   3.   Select chart type that you want and then click the OK button.
Two things now happen:

• Word launches Excel, which creates a workbook named Chart In Microsoft Office Word. This
  workbook consists of a single worksheet containing sample categories, series, and data:

  

• Word inserts a chart using the sample data in your document and displays the Chart Tools
  section of the Ribbon, which contains a Design tab, a Layout tab, and a
  Format tab:

  

NOTE: Without Excel 2007, Word defaults to Microsoft Graph, mostly unchanged from
previous versions (for more details see Add
charts to the document Word 2003).

   4.   In the Excel workbook, create the data for the chart:

• Type your categories, series, and data in place of the sample data.
• To change the data range for the chart, drag the handle in its lower-right corner you may not need
  to change the data range manually, as Excel automatically extends it for you when you enter data in
  cells outside but adjoining the data range.
• As you work, Excel changes the chart in the Word document.

   6.   When you’ve finished changing the chart, click the Close
button on the Excel window. Excel closes, returning you to the Word window.

You can then change the chart’s type and appearance by using the controls on the three tabs of the
Chart Tools section of the Ribbon.

Is this article up to date?

Microsoft Word offers several graphing tools such as pie charts, scatter graphs, and stock charts to help users create infographics and data visualizations. This guide will run you through the steps for creating custom charts in Microsoft Word.

How to insert charts into a Microsoft Word document?

• Open your Word document and click on the Insert > Illustrations > Charts.
• Word will open a menu titled Insert Chart.
• Select the type of chart you’d like to create and then choose the desired template:

• Click on OK to insert the selected chart into the document. By default, the chart will insert at your current cursor position.
• Word will also create a data sheet (Excel table) for the chart. Any modifications made to the data sheet will be automatically carried over to the new chart.

How to customize your Microsoft Word chart?

• Open your Word document, select the desired chart and then go to Chart Tools > Design tab. Here, you will be able to edit the chart to your liking.

N.B. You’ll find additional customization options under the Layout and Format tabs.

Do you need more help with word? Check out our forum!