Note: Microsoft Access doesn’t support importing Excel data with an applied sensitivity label. As a workaround, you can remove the label before importing and then re-apply the label after importing. For more information, see Apply sensitivity labels to your files and email in Office.
This article shows you how to move your data from Excel to Access and convert your data to relational tables so that you can use Microsoft Excel and Access together. To summarize, Access is best for capturing, storing, querying, and sharing data, and Excel is best for calculating, analyzing, and visualizing data.
Two articles, Using Access or Excel to manage your data and Top 10 reasons to use Access with Excel, discuss which program is best suited for a particular task and how to use Excel and Access together to create a practical solution.
When you move data from Excel to Access, there are three basic steps to the process.
Note: For information on data modeling and relationships in Access, see Database design basics.
Step 1: Import data from Excel to Access
Importing data is an operation that can go a lot more smoothly if you take some time to prepare and clean your data. Importing data is like moving to a new home. If you clean out and organize your possessions before you move, settling into your new home is much easier.
Clean your data before you import
Before you import data into Access, in Excel it’s a good idea to:
-
Convert cells that contain non-atomic data (that is, multiple values in one cell) to multiple columns. For example, a cell in a «Skills» column that contains multiple skill values, such as «C# programming,» «VBA programming,» and «Web design» should be broken out to separate columns that each contain only one skill value.
-
Use the TRIM command to remove leading, trailing, and multiple embedded spaces.
-
Remove non-printing characters.
-
Find and fix spelling and punctuation errors.
-
Remove duplicate rows or duplicate fields.
-
Ensure that columns of data do not contain mixed formats, especially numbers formatted as text or dates formatted as numbers.
For more information, see the following Excel help topics:
-
Top ten ways to clean your data
-
Filter for unique values or remove duplicate values
-
Convert numbers stored as text to numbers
-
Convert dates stored as text to dates
Note: If your data cleaning needs are complex, or you don’t have the time or resources to automate the process on your own, you might consider using a third-party vendor. For more information, search for «data cleansing software» or «data quality» by your favorite search engine in your Web browser.
Choose the best data type when you import
During the import operation in Access, you want to make good choices so that you receive few (if any) conversion errors that will require manual intervention. The following table summarizes how Excel number formats and Access data types are converted when you import data from Excel to Access, and offers some tips on the best data types to choose in the Import Spreadsheet Wizard.
|
Excel number format |
Access data type |
Comments |
Best practice |
|---|---|---|---|
|
Text |
Text, Memo |
The Access Text data type stores alphanumeric data up to 255 characters. The Access Memo data type stores alphanumeric data up to 65,535 characters. |
Choose Memo to avoid truncating any data. |
|
Number, Percentage, Fraction, Scientific |
Number |
Access has one Number data type that varies based on a Field Size property (Byte, Integer, Long Integer, Single, Double, Decimal). |
Choose Double to avoid any data conversion errors. |
|
Date |
Date |
Access and Excel both use the same serial date number to store dates. In Access, the date range is larger: from -657,434 (January 1, 100 A.D.) to 2,958,465 (December 31, 9999 A.D.). Because Access does not recognize the 1904 date system (used in Excel for the Macintosh), you need to convert the dates either in Excel or Access to avoid confusion. For more information, see Change the date system, format, or two-digit year interpretation and Import or link to data in an Excel workbook. |
Choose Date. |
|
Time |
Time |
Access and Excel both store time values by using the same data type. |
Choose Time, which is usually the default. |
|
Currency, Accounting |
Currency |
In Access, the Currency data type stores data as 8-byte numbers with precision to four decimal places, and is used to store financial data and prevent rounding of values. |
Choose Currency, which is usually the default. |
|
Boolean |
Yes/No |
Access uses -1 for all Yes values and 0 for all No values, whereas Excel uses 1 for all TRUE values and 0 for all FALSE values. |
Choose Yes/No, which automatically converts underlying values. |
|
Hyperlink |
Hyperlink |
A hyperlink in Excel and Access contains a URL or Web address that you can click and follow. |
Choose Hyperlink, otherwise Access may use the Text data type by default. |
Once the data is in Access, you can delete the Excel data. Don’t forget to backup the original Excel workbook first before deleting it.
For more information, see the Access help topic Import or link to data in an Excel workbook.
Automatically append data the easy way
A common problem Excel users have is appending data with the same columns into one large worksheet. For example, you may have an asset tracking solution that started out in Excel but now has grown to include files from many workgroups and departments. This data may be in different worksheets and workbooks, or in text files that are data feeds from other systems. There is no user interface command or easy way to append similar data in Excel.
The best solution is to use Access, where you can easily import and append data into one table by using the Import Spreadsheet Wizard. Furthermore, you can append a lot of data into one table. You can save the import operations, add them as scheduled Microsoft Outlook tasks, and even use macros to automate the process.
Step 2: Normalize data by using the Table Analyzer Wizard
At first glance, stepping through the process of normalizing your data may seem a daunting task. Fortunately, normalizing tables in Access is a process that is much easier, thanks to the Table Analyzer Wizard.
1. Drag selected columns to a new table and automatically create relationships
2. Use button commands to rename a table, add a primary key, make an existing column a primary key, and undo the last action
You can use this wizard to do the following:
-
Convert a table into a set of smaller tables and automatically create a primary and foreign key relationship between the tables.
-
Add a primary key to an existing field that contains unique values, or create a new ID field that uses the AutoNumber data type.
-
Automatically create relationships to enforce referential integrity with cascading updates. Cascading deletes are not automatically added to prevent accidentally deleting data, but you can easily add cascading deletes later.
-
Search new tables for redundant or duplicate data (such as the same customer with two different phone numbers) and update this as desired.
-
Back up the original table and rename it by appending «_OLD» to its name. Then, you create a query that reconstructs the original table, with the original table name so that any existing forms or reports based on the original table will work with the new table structure.
For more information, see Normalize your data using the Table Analyzer.
Step 3: Connect to Access data from Excel
After the data has been normalized in Access and a query or table has been created that reconstructs the original data, it’s a simple matter of connecting to the Access data from Excel. Your data is now in Access as an external data source, and so can be connected to the workbook through a data connection, which is a container of information that is used to locate, log on to, and access the external data source. Connection information is stored in the workbook and can also be stored in a connection file, such as an Office Data Connection (ODC) file (.odc file name extension) or a Data Source Name file (.dsn extension). After you connect to external data, you can also automatically refresh (or update) your Excel workbook from Access whenever the data is updated in Access.
For more information, see Import data from external data sources (Power Query).
Get your data into Access
This section walks you through the following phases of normalizing your data: Breaking values in the Salesperson and Address columns into their most atomic pieces, separating related subjects into their own tables, copying and pasting those tables from Excel into Access, creating key relationships between the newly created Access tables, and creating and running a simple query in Access to return information.
Example data in non-normalized form
The following worksheet contains non-atomic values in the Salesperson column and the Address column. Both columns should be split into two or more separate columns. This worksheet also contains information about salespersons, products, customers, and orders. This information should also be split further, by subject, into separate tables.
|
Salesperson |
Order ID |
Order Date |
Product ID |
Qty |
Price |
Customer Name |
Address |
Phone |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
Li, Yale |
2349 |
3/4/09 |
C-789 |
3 |
$7.00 |
Fourth Coffee |
7007 Cornell St Redmond, WA 98199 |
425-555-0201 |
|
Li, Yale |
2349 |
3/4/09 |
C-795 |
6 |
$9.75 |
Fourth Coffee |
7007 Cornell St Redmond, WA 98199 |
425-555-0201 |
|
Adams, Ellen |
2350 |
3/4/09 |
A-2275 |
2 |
$16.75 |
Adventure Works |
1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234 |
425-555-0185 |
|
Adams, Ellen |
2350 |
3/4/09 |
F-198 |
6 |
$5.25 |
Adventure Works |
1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234 |
425-555-0185 |
|
Adams, Ellen |
2350 |
3/4/09 |
B-205 |
1 |
$4.50 |
Adventure Works |
1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234 |
425-555-0185 |
|
Hance, Jim |
2351 |
3/4/09 |
C-795 |
6 |
$9.75 |
Contoso, Ltd. |
2302 Harvard Ave Bellevue, WA 98227 |
425-555-0222 |
|
Hance, Jim |
2352 |
3/5/09 |
A-2275 |
2 |
$16.75 |
Adventure Works |
1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234 |
425-555-0185 |
|
Hance, Jim |
2352 |
3/5/09 |
D-4420 |
3 |
$7.25 |
Adventure Works |
1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234 |
425-555-0185 |
|
Koch, Reed |
2353 |
3/7/09 |
A-2275 |
6 |
$16.75 |
Fourth Coffee |
7007 Cornell St Redmond, WA 98199 |
425-555-0201 |
|
Koch, Reed |
2353 |
3/7/09 |
C-789 |
5 |
$7.00 |
Fourth Coffee |
7007 Cornell St Redmond, WA 98199 |
425-555-0201 |
Information in its smallest parts: atomic data
Working with the data in this example, you can use the Text to Column command in Excel to separate the «atomic» parts of a cell (such as street address, city, state, and postal code) into discrete columns.
The following table shows the new columns in the same worksheet after they have been split to make all values atomic. Note that the information in the Salesperson column has been split into Last Name and the First Name columns and that the information in the Address column has been split into Street Address, City, State, and ZIP Code columns. This data is in «first normal form.»
|
Last Name |
First Name |
Street Address |
City |
State |
ZIP Code |
|
|---|---|---|---|---|---|---|
|
Li |
Yale |
2302 Harvard Ave |
Bellevue |
WA |
98227 |
|
|
Adams |
Ellen |
1025 Columbia Circle |
Kirkland |
WA |
98234 |
|
|
Hance |
Jim |
2302 Harvard Ave |
Bellevue |
WA |
98227 |
|
|
Koch |
Reed |
7007 Cornell St Redmond |
Redmond |
WA |
98199 |
Breaking data out into organized subjects in Excel
The several tables of example data that follow show the same information from the Excel worksheet after it has been split into tables for salespersons, products, customers, and orders. The table design isn’t final, but it’s on the right track.
The Salespersons table contains only information about sales personnel. Note that each record has a unique ID (SalesPerson ID). The SalesPerson ID value will be used in the Orders table to connect orders to salespeople.
|
Salespersons |
||
|---|---|---|
|
Salesperson ID |
Last Name |
First Name |
|
101 |
Li |
Yale |
|
103 |
Adams |
Ellen |
|
105 |
Hance |
Jim |
|
107 |
Koch |
Reed |
The Products table contains only information about products. Note that each record has a unique ID (Product ID). The Product ID value will be used to connect product information to the Order Details table.
|
Products |
|
|---|---|
|
Product ID |
Price |
|
A-2275 |
16.75 |
|
B-205 |
4.50 |
|
C-789 |
7.00 |
|
C-795 |
9.75 |
|
D-4420 |
7.25 |
|
F-198 |
5.25 |
The Customers table contains only information about customers. Note that each record has a unique ID (Customer ID). The Customer ID value will be used to connect customer information to the Orders table.
|
Customers |
||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
|
Customer ID |
Name |
Street Address |
City |
State |
ZIP Code |
Phone |
|
1001 |
Contoso, Ltd. |
2302 Harvard Ave |
Bellevue |
WA |
98227 |
425-555-0222 |
|
1003 |
Adventure Works |
1025 Columbia Circle |
Kirkland |
WA |
98234 |
425-555-0185 |
|
1005 |
Fourth Coffee |
7007 Cornell St |
Redmond |
WA |
98199 |
425-555-0201 |
The Orders table contains information about orders, salespersons, customers, and products. Note that each record has a unique ID (Order ID). Some of the information in this table needs to be split into an additional table that contains order details so that the Orders table contains only four columns — the unique order ID, the order date, the salesperson ID, and the customer ID. The table shown here has not yet been split into the Order Details table.
|
Orders |
|||||
|---|---|---|---|---|---|
|
Order ID |
Order Date |
SalesPerson ID |
Customer ID |
Product ID |
Qty |
|
2349 |
3/4/09 |
101 |
1005 |
C-789 |
3 |
|
2349 |
3/4/09 |
101 |
1005 |
C-795 |
6 |
|
2350 |
3/4/09 |
103 |
1003 |
A-2275 |
2 |
|
2350 |
3/4/09 |
103 |
1003 |
F-198 |
6 |
|
2350 |
3/4/09 |
103 |
1003 |
B-205 |
1 |
|
2351 |
3/4/09 |
105 |
1001 |
C-795 |
6 |
|
2352 |
3/5/09 |
105 |
1003 |
A-2275 |
2 |
|
2352 |
3/5/09 |
105 |
1003 |
D-4420 |
3 |
|
2353 |
3/7/09 |
107 |
1005 |
A-2275 |
6 |
|
2353 |
3/7/09 |
107 |
1005 |
C-789 |
5 |
Order details, such as the product ID and quantity are moved out of the Orders table and stored in a table named Order Details. Keep in mind that there are 9 orders, so it makes sense that there are 9 records in this table. Note that the Orders table has a unique ID (Order ID), which will referred to from the Order Details table.
The final design of the Orders table should look like the following:
|
Orders |
|||
|---|---|---|---|
|
Order ID |
Order Date |
SalesPerson ID |
Customer ID |
|
2349 |
3/4/09 |
101 |
1005 |
|
2350 |
3/4/09 |
103 |
1003 |
|
2351 |
3/4/09 |
105 |
1001 |
|
2352 |
3/5/09 |
105 |
1003 |
|
2353 |
3/7/09 |
107 |
1005 |
The Order Details table contains no columns that require unique values (that is, there is no primary key), so it is okay for any or all columns to contain «redundant» data. However, no two records in this table should be completely identical (this rule applies to any table in a database). In this table, there should be 17 records — each corresponding to a product in an individual order. For example, in order 2349, three C-789 products comprise one of the two parts of the entire order.
The Order Details table should, therefore, look like the following:
|
Order Details |
||
|---|---|---|
|
Order ID |
Product ID |
Qty |
|
2349 |
C-789 |
3 |
|
2349 |
C-795 |
6 |
|
2350 |
A-2275 |
2 |
|
2350 |
F-198 |
6 |
|
2350 |
B-205 |
1 |
|
2351 |
C-795 |
6 |
|
2352 |
A-2275 |
2 |
|
2352 |
D-4420 |
3 |
|
2353 |
A-2275 |
6 |
|
2353 |
C-789 |
5 |
Copying and pasting data from Excel into Access
Now that the information about salespersons, customers, products, orders, and order details has been broken out into separate subjects in Excel, you can copy that data directly into Access, where it will become tables.
Creating relationships between the Access tables and running a query
After you have moved your data to Access, you can create relationships between tables and then create queries to return information about various subjects. For example, you can create a query that returns the Order ID and the names of the salespersons for orders entered between 3/05/09 and 3/08/09.
In addition, you can create forms and reports to make data entry and sales analysis easier.
Need more help?
You can always ask an expert in the Excel Tech Community or get support in the Answers community.
Примечание: Microsoft Access не поддерживает импорт данных Excel с примененной меткой конфиденциальности. В качестве обходного решения можно удалить метку перед импортом, а затем повторно применить метку после импорта. Дополнительные сведения см. в статье «Применение меток конфиденциальности к файлам и электронной почте в Office».
Существуют различные способы переноса данных из книги Excel в базы данных Access. Можно скопировать данные с открытого листа и вставить их в таблицу Access, импортировать лист в новую или существующую таблицу либо связать лист с базой данных Access.
В этой статье приведено подробное описание процедуры импорта или связывания данных Excel с классическими базами данных Access.
В этой статье
-
Общее представление об импорте данных из Excel
-
Импорт данных из Excel
-
Разрешение вопросов, связанных с отсутствующими и неверными значениями
-
Связывание с данными Excel
-
Разрешение вопросов, связанных со значением #Число! и другими неверными значениями в связанной таблице
Общее представление об импорте данных из Excel
Если требуется сохранить данные одного или нескольких листов Excel в Access, следует импортировать содержимое листа в новую или существующую базу данных Access. При импорте данных в Access создается их копия в новой или существующей таблице, а исходный лист Excel не изменяется.
Стандартные сценарии импорта данных Excel в Access
-
Опытному пользователю Excel требуется использовать Access для работы с данными. Для этого необходимо переместить данные из листов Excel в одну или несколько новых таблиц Access.
-
В отделе или рабочей группе используется Access, но иногда данные поступают в формате Excel, и их необходимо объединять с базами данных Access. Требуется выполнить импорт полученных листов Excel в базу данных.
-
Пользователь применяет Access для управления данными, однако получает еженедельные отчеты от остальных участников команды в виде книг Excel. Требуется организовать процесс импорта таким образом, чтобы данные импортировались в базу данных каждую неделю в заданное время.
Первый импорт данных из Excel
-
Сохранить книгу Excel в виде базы данных Access невозможно. В Excel не предусмотрена функция создания базы данных Access с данными Excel.
-
При открытии книги Excel в Access (для этого следует открыть диалоговое окно Открытие файла, выбрать в поле со списком Тип файлов значение Файлы Microsoft Office Excel и выбрать файл) создается ссылка на эту книгу, но данные из нее не импортируются. Связывание с книгой Excel кардинально отличается от импорта листа в базу данных. Дополнительные сведения о связывании см. ниже в разделе Связывание с данными Excel.
Импорт данных из Excel
В этом разделе описано, как подготовиться к операции импорта, выполнить ее и как сохранить параметры импорта в виде спецификации для повторного использования. Помните, что данные можно одновременно импортировать только из одного листа. Импортировать все данные из книги за один раз невозможно.
Подготовка листа
-
Найдите исходный файл и выделите лист с данными, которые требуется импортировать в Access. Если необходимо импортировать лишь часть данных листа, можно задать именованный диапазон, содержащий только те ячейки, которые требуется импортировать.
Определение именованного диапазона (необязательно)
-
Перейдите в Excel и откройте лист, данные из которого нужно импортировать.
-
Выделите диапазон ячеек, содержащих данные, которые необходимо импортировать.
-
Щелкните выделенный диапазон правой кнопкой мыши и выберите пункт Имя диапазона или Определить имя.
-
В диалоговом окне Создание имени укажите имя диапазона в поле Имя и нажмите кнопку ОК.
Имейте в виду, что в ходе одной операции импорта можно импортировать лишь один лист. Чтобы импортировать данные нескольких листов, операцию импорта следует повторить для каждого листа.
-
-
Просмотрите исходные данные и выполните необходимые действия в соответствии с приведенной ниже таблицей.
Элемент
Описание
Число столбцов
Число исходных столбцов, которые необходимо импортировать, не должно превышать 255, т. к. Access поддерживает не более 255 полей в таблице.
Пропуск столбцов и строк
В исходный лист или именованный диапазон рекомендуется включать только те строки и столбцы, которые требуется импортировать.
Смещ_по_строкам В ходе операции импорта невозможно фильтровать или пропускать строки.
Столбцы. В ходе операции экспорта невозможно пропускать столбцы, если данные добавляются в существующую таблицу.
Табличный формат
Убедитесь, что ячейки имеют табличный формат. Если лист или именованный диапазон включает объединенные ячейки, их содержимое помещается в поле, соответствующее крайнему левому столбцу, а другие поля остаются пустыми.
Пустые столбцы, строки и ячейки
Удалите все лишние пустые столбцы и строки из листа или диапазона. При наличии пустых ячеек добавьте в них отсутствующие данные. Если планируется добавлять записи к существующей таблице, убедитесь, что соответствующие поля таблицы допускают использование пустых (отсутствующих или неизвестных) значений. Поле допускает использование пустых значений, если свойство Обязательное поле (Required) имеет значение Нет, а свойство Условие на значение (ValidationRule) не запрещает пустые значения.
Значения ошибок
Если одна или несколько ячеек на листе или в диапазоне содержат значения ошибок, например #ЧИСЛО или #ДЕЛ, исправьте эти значения до начала операции импорта. Если исходный лист или диапазон содержит значения ошибок, соответствующее поле таблицы Access остается пустым. Дополнительные сведения о способах исправления таких ошибок см. ниже в разделе Разрешение вопросов, связанных с отсутствующими и неверными значениями.
Тип данных
Чтобы избежать ошибок во время импорта, убедитесь, что каждый исходный столбец содержит один и тот же тип данных в каждой строке. Access сканирует первые восемь строк источника, чтобы определить тип данных полей в таблице. Настоятельно рекомендуется убедиться, что первые восемь строк источника не смешивают значения различных типов данных ни в одной из столбцов. В противном случае Access может не назначить столбцу правильный тип данных.
Рекомендуется также отформатировать все исходные столбцы в Excel и назначить им определенный формат данных перед началом операции импорта. Форматирование является необходимым, если столбец содержит значения с различными типами данных. Например, столбец «Номер рейса» может содержать числовые и текстовые значения, такие как 871, AA90 и 171. Чтобы исключить отсутствующие или неверные значения, выполните указанные ниже действия.
-
Щелкните заголовок столбца правой кнопкой мыши и выберите пункт Формат ячеек.
-
На вкладке Числовой в группе Категория выберите формат. Для столбца «Номер рейса» лучше выбрать значение Текстовый.
-
Нажмите кнопку ОК.
Если исходные столбцы отформатированы, но все же содержат смешанные значения в строках, следующих за восьмой строкой, в ходе операции импорта значения могут быть пропущены или неправильно преобразованы. Сведения о разрешении этих вопросов см. в разделе Разрешение вопросов, связанных с отсутствующими и неверными значениями.
Первая строка
Если первая строка листа или именованного диапазона содержит имена столбцов, в Access можно указать, что данные первой строки должны рассматриваться в ходе операции импорта как имена полей. Если исходный лист или диапазон не содержит имен, рекомендуется добавить их в исходные данные до операции импорта.
Примечание: Если планируется добавить данные в существующую таблицу, убедитесь, что имя каждого столбца в точности соответствует имени поля. Если имя столбца отличается от имени соответствующего поля в таблице, операция импорта завершится неудачей. Чтобы просмотреть имена полей, откройте таблицу в Access в режиме конструктора.
-
-
Закройте исходную книгу, если она открыта. Если исходный файл остается открытым в ходе операции импорта, могут возникнуть ошибки преобразования данных.
Подготовка конечной базы данных
-
Откройте базу данных Access, в которой будут храниться импортируемые данные. Убедитесь, что база данных доступна не только для чтения и что есть права на ее изменение.
-или-
Если ни одна из существующих баз данных не подходит для хранения импортируемых данных, создайте пустую базу данных. Для этого выполните указанные ниже действия.
Откройте вкладку Файл, нажмите кнопку Создать и выберите пункт Пустая база данных.
-
Перед началом операции импорта следует определить, в какой таблице будут храниться данные: в новой или существующей.
Создание новой таблицы. Если необходимо сохранить данные в новой таблице, в Access создается таблица, в которую добавляются импортируемые данные. Если таблица с указанным именем уже существует, содержимое существующей таблицы перезаписывается импортируемыми данными.
Добавление в существующую таблицу. При добавлении данных в существующую таблицу строки из листа Excel добавляются в указанную таблицу.
Следует помнить, что ошибки в ходе операции добавления зачастую объясняются тем, что исходные данные не соответствуют структуре и параметрам полей в конечной таблице. Чтобы избежать таких ошибок, откройте таблицу в режиме конструктора и проверьте указанные ниже параметры.
-
Первая строка. Если первая строка исходного листа или диапазона не содержит заголовки столбцов, убедитесь, что расположение и тип данных каждого столбца соответствуют нужному полю таблицы. Если же первая строка содержит заголовки столбцов, совпадение порядка следования столбцов и полей необязательно, но имя и тип данных каждого столбца должны в точности совпадать с именем и типом данных соответствующего поля.
-
Отсутствующие или лишние поля. Если одно или несколько полей исходного листа отсутствуют в конечной таблице, их следует добавить до начала операции импорта. Если же таблица содержит поля, которые отсутствуют в исходном файле, их не требуется удалять из таблицы при условии, что они допускают использование пустых значений.
Совет: Поле допускает использование пустых значений, если его свойство Обязательное поле (Required) имеет значение Нет, а свойство Условие на значение (ValidationRule) не запрещает пустые значения.
-
Первичный ключ. Если таблица содержит поле первичного ключа, исходный лист или диапазон должен содержать столбец, содержащий значения, совместимые с полем первичного ключа, а импортированные значения ключа должны быть уникальными. Если импортируемая запись содержит значение первичного ключа, которое уже существует в таблице, отображается сообщение об ошибке.
-
Индексированные поля. Если свойство Индексировано поля таблицы имеет значение Да (без повторов), соответствующий столбец исходного листа или диапазона должен содержать уникальные значения.
Для выполнения операции импорта перейдите к указанным ниже действиям.
-
Запуск операции импорта
-
Расположение мастера импорта или связывания зависит от используемой версии Access. Выполните действия, которые соответствуют вашей версии Access.
-
Если вы используете последнюю версию подписки Microsoft 365 Access или Access 2019, на вкладке «Внешние данные» в группе «Импорт & Link» щелкните «Создать источник данных > из файлового > Excel«.
-
Если вы используете Access 2016, Access 2013 или Access 2010, на вкладке Внешние данные в группе Импорт и связи нажмите кнопку Excel.
Примечание: Вкладка Внешние данные доступна только в том случае, если открыта база данных.
-
-
В диалоговом окне Внешние данные — Электронная таблица Excel в поле Имя файла укажите имя файла Excel, содержащего данные, которые необходимо импортировать.
-или-
Чтобы указать импортируемый файл, нажмите кнопку Обзор и воспользуйтесь диалоговым окном Открытие файла.
-
Укажите способ сохранения импортируемых данных.
Чтобы сохранить данные в новой таблице, выберите вариант Импортировать данные источника в новую таблицу в текущей базе данных. Позднее будет предложено указать имя этой таблицы.
Чтобы добавить данные в существующую таблицу, выберите параметр Добавить копию записей в конец таблицы и выберите таблицу в раскрывающемся списке. Этот параметр недоступен, если база данных не содержит таблиц.
Сведения о связывании с источником данных путем создания связанной таблицы см. ниже в разделе Связывание с данными Excel.
-
Нажмите кнопку ОК.
Будет запущен мастер импорта электронных таблиц, который поможет выполнить импорт. Перейдите к дальнейшим действиям.
Использование мастера импорта электронных таблиц
-
На первой странице мастера выберите лист, содержащий данные, которые необходимо импортировать, и нажмите кнопку Далее.
-
На второй странице мастера щелкните элемент листы или именованные диапазоны, выберите лист или именованный диапазон, который необходимо импортировать, и нажмите кнопку Далее.
-
Если первая строка исходного листа или диапазона содержит имена полей, выберите вариант Первая строка содержит заголовки столбцов и нажмите кнопку Далее.
Если данные импортируются в новую таблицу, заголовки столбцов используются в Access в качестве имен полей в таблице. Эти имена можно изменить в ходе операции импорта или после ее завершения. Если данные добавляются к существующей таблице, убедитесь, что заголовки столбцов исходного листа в точности соответствуют именам полей конечной таблицы.
Если данные добавляются к существующей таблице, перейдите к действию 6. Если данные добавляются в новую таблицу, выполните оставшиеся действия.
-
Мастер предложит просмотреть свойства полей. Щелкните столбец в нижней части страницы, чтобы отобразить свойства нужного поля. При необходимости выполните указанные ниже действия.
-
Просмотрите и измените имя и тип данных конечного поля.
В Access выполняется проверка первых восьми строк каждого столбца, чтобы определить тип данных для соответствующего поля. Если первые восемь строк столбца на листе содержат значения разных типов, например текст и числа, мастер предлагает тип данных, совместимый со всеми значениями столбца — как правило, это текстовый тип данных. Хотя можно выбрать и другой тип данных, следует помнить, что значения, несовместимые с этим типом, будут в ходе импорта пропущены или преобразованы неправильно. Дополнительные сведения о том, как исправить неверные или отсутствующие значения, см. ниже в разделе Разрешение вопросов, связанных с отсутствующими и неверными значениями.
-
Чтобы создать индекс для поля, присвойте свойству Индексировано (Indexed) значение Да.
-
Чтобы пропустить весь исходный столбец, установите флажок Не импортировать (пропустить) поле.
Настроив параметры, нажмите кнопку Далее.
-
-
На следующем экране задайте первичный ключ для таблицы. При выборе варианта автоматически создать ключ Access добавляет поле счетчика в качестве первого поля конечной таблицы и автоматически заполняет его уникальными значениями кодов, начиная с 1. После этого нажмите кнопку Далее.
-
На последнем экране мастера укажите имя целевой таблицы. в поле Импорт в таблицу. Если таблица уже существует, в Access появится запрос на перезапись существующего содержимого таблицы. Нажмите кнопку « Да «, чтобы продолжить, или «Нет», чтобы указать другое имя целевой таблицы, а затем нажмите кнопку « Готово», чтобы импортировать данные.
Если импорт части или всех данных в Access завершится успешно, в мастере откроется страница с состоянием операции импорта. Кроме того, сведения об операции можно сохранить в виде спецификации для дальнейшего использования. Если операция завершится неудачей, появится сообщение Ошибка при попытке импорта файла.
-
Нажмите кнопку Да, чтобы сохранить сведения об операции для использования в будущем. Сохранение сведений позволяет выполнять операцию повторно без использования мастера.
Сведения о том, как сохранить спецификацию, см. в статье Сохранение параметров операции импорта или экспорта в виде спецификации.
Сведения о том, как запустить сохраненную спецификацию импорта или экспорта, см. в статье Запуск сохраненной спецификации импорта или экспорта.
Сведения о том, как запланировать выполнение задач импорта и связывания в определенное время, см. в статье Планирование спецификации импорта или экспорта.
Разрешение вопросов, связанных с отсутствующими и неверными значениями
Сообщение Ошибка при попытке импорта файла свидетельствует о том, что операция импорта завершилась неудачей. Если же после операции импорта отображается диалоговое окно, в котором предлагается сохранить сведения об операции, это означает, что данные успешно импортированы полностью или частично. В сообщении о состоянии указывается также имя таблицы, которая содержит описание всех ошибок, возникших в ходе операции импорта.
Важно: Даже если в сообщении о состоянии указано, что операция завершилась успешно, перед использованием таблицы следует просмотреть ее содержимое и структуру, чтобы убедиться в правильности всех данных.
-
Откройте целевую таблицу в режиме таблицы, чтобы убедиться, что в таблицу были добавлены все данные.
-
Откройте таблицу в режиме конструктора, чтобы проверить типы данных и другие свойства полей.
В приведенной ниже таблице описаны действия по разрешению проблем, связанных с отсутствующими или неверными значениями.
Совет: Если при устранении неполадок обнаружено лишь несколько отсутствующих значений, можно добавить их в таблицу вручную. Если же отсутствует или неправильно импортирован целый столбец либо большой объем данных, следует исправить исходный файл. После устранения всех возможных проблем повторите операцию импорта.
|
Проблема |
Решение |
||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
Графические элементы |
Графические элементы, такие как логотипы, диаграммы и рисунки, не импортируются. Их следует добавить в базу данных вручную после завершения операции импорта. |
||||||||||||
|
Вычисляемые значения |
Импортируются результаты вычисляемого столбца или ячейки, но не базовая формула. В ходе операции импорта можно указать тип данных, совместимый с результатами формулы, например числовой. |
||||||||||||
|
Значения TRUE или FALSE и -1 или 0 |
Если исходный лист или диапазон включает столбец, который содержит только значения TRUE или FALSE, в Access для этого столбца создается логическое поле, в которое вставляется значение -1 или 0. Если же исходный лист или диапазон включает столбец, который содержит только значения -1 и 0, в Access для этого столбца по умолчанию создается числовое поле. Чтобы избежать этой проблемы, можно изменить в ходе импорта тип данных поля на логический. |
||||||||||||
|
Многозначные поля |
При импорте данных в новую или существующую таблицу приложение Access не поддерживает многозначные поля, даже если исходный столбец содержит список значений, разделенных точками с запятой (;). Список значений обрабатывается как одно значение и помещается в текстовое поле. |
||||||||||||
|
Усеченные данные |
В случае усечения данных в столбце таблицы Access попытайтесь увеличить ширину столбца в режиме таблицы. Если не удается решить проблему с помощью этого способа, это означает, что объем данных в числовом столбце Excel слишком велик для конечного поля в Access. Например, в базе данных Access свойство FieldSize конечного поля может иметь значение Байт, а исходные данные могут содержать значение больше 255. Исправьте значения в исходном файле и повторите операцию импорта. |
||||||||||||
|
Формат отображения |
Чтобы обеспечить правильное отображение значений в режиме таблицы, может потребоваться изменить свойство Формат некоторых полей в режиме конструктора. Ниже приведены примеры.
Примечание: Если исходный лист содержит элементы форматирования RTF, например полужирный шрифт, подчеркивание или курсив, текст импортируется без форматирования. |
||||||||||||
|
Повторяющиеся значения (нарушение уникальности ключа) |
Импортируемые записи могут содержать повторяющиеся значения, которые невозможно сохранить в поле первичного ключа в конечной таблице или в поле, для которого свойству Индексировано присвоено значение Да (без повторов). Удалите повторяющиеся значения в исходном файле и повторите операцию импорта. |
||||||||||||
|
Значения дат, сдвинутые на 4 года |
Значения полей дат, импортированных с листа Excel, оказываются сдвинуты на четыре года. Excel для Windows может использовать две системы дат:
Вы можете задать систему дат в excel Options: File > Options > Advanced> Use 1904 date system. Примечание При импорте из книги XLSB всегда используется система дат 1900 независимо от параметра системы дат. Прежде чем импортировать данные, измените систему дат для книги Excel или выполните после добавления данных запрос на обновление, используя выражение [имя поля даты] + 1462 для корректировки дат. Excel для macintosh использует только систему дат 1904. |
||||||||||||
|
Пустые значения |
В конце операции импорта может отобразится сообщение об ошибке с данными, которые были удалены или потеряны во время операции, или при открытии таблицы в режиме таблицы может отобразится, что некоторые значения полей пусты. Если исходные столбцы в Excel не отформатированы или первые восемь строк источника содержат значения различных типов данных, откройте исходный лист и выполните следующие действия:
Описанные выше действия позволяют свести к минимуму количество пустых значений. В приведенной ниже таблице представлены ситуации, в которых пустые значения все же будут появляться.
|
||||||||||||
|
Значения дат, замененные числовыми значениями |
Случайные пятизначные числа отображаются вместо фактических значений дат в указанных ниже случаях.
|
||||||||||||
|
Числовые значения, замененные значениями даты |
Случайные значения даты отображаются вместо фактических числовых значений в указанных ниже случаях.
Чтобы избежать этой проблемы, замените числовые значения значениями дат в исходном столбце и повторите попытку импорта. |
Кроме того, может потребоваться просмотреть таблицу ошибок, о которой говорится на последней странице мастера, в режиме таблицы. Эта таблица содержит три поля: «Ошибка», «Поле» и «Строка». В каждой ее строке содержатся сведения об определенной ошибке, и данные в поле «Ошибка» можно использовать при разрешении вопросов.
Строки ошибок и советы по устранению неполадок
|
Ошибка |
Описание |
|---|---|
|
Обрезка полей |
Значение в поле превышает размер, заданный свойством FieldSize этого поля. |
|
Ошибка преобразования типа |
Значение на листе не соответствует типу данных поля. Это значение может быть заменено пустым или неверным значением в конечном поле. Дополнительные сведения об устранении этой проблемы см. в предыдущей таблице. |
|
Нарушение уникальности ключа |
Значение первичного ключа записи совпадает со значением, уже имеющимся в таблице. |
|
Нарушение условия на значение |
Значение не соответствует правилу, заданному для этого поля или таблицы с помощью свойства ValidationRule. |
|
Пустое значение в обязательном поле |
Данное поле не может иметь пустое значение, поскольку его свойство Обязательное поле (Required) имеет значение Да. |
|
Пустое значение в поле счетчика |
Импортируемые данные содержат пустое значение (NULL), и была выполнена попытка добавить его в поле счетчика. |
|
Неинтерпретируемая запись |
Текстовое значение содержит знак разделителя (как правило, это прямые кавычки). Если значение содержит знак разделителя, он должен содержаться в текстовом файле дважды, например: Диаметр 4 1/2″» |
К началу страницы
Связывание с данными Excel
Связав базу данных Access с данными другой программы, можно использовать инструменты запросов и отчетов Access без обслуживания копии данных Excel в базе данных.
При связывании с листом или именованным диапазоном Excel в Access создается новая таблица, связанная с исходными ячейками. Любые изменения, вносимые в исходные ячейки в Excel, отражаются в связанной таблице. При этом изменить содержимое соответствующей таблицы в Access невозможно. Если требуется добавить, изменить или удалить данные, изменения необходимо внести в исходный файл.
Стандартные сценарии связывания с листом Excel из Access
Обычно связывание с листом Excel (вместо импорта) выполняют по указанным ниже причинам.
-
Требуется хранить данные в листах Excel с возможностью использовать удобные функции запросов и отчетов Access.
-
В отделе или рабочей группе используется Access, однако приходится также работать с внешними источниками данных, такими как листы Excel. Создавать копии внешних данных нецелесообразно, однако необходимо работать с данными в Access.
Первое связывание с листом Excel
-
В Excel невозможно создать связь с базой данных Access.
-
При связывании с файлом Excel в Access создается новая таблица, которая называется также связанной таблицей. В ней отображаются данные исходного листа или именованного диапазона; при этом они не сохраняются в базе данных.
-
Данные Excel невозможно связать с существующей таблицей базы данных. Это означает, что операция связывания не позволяет добавлять данные в существующую таблицу.
-
База данных может содержать несколько связанных таблиц.
-
Все изменения данных в Excel автоматически отражаются в связанной таблице. Однако содержимое и структура связанной таблицы Access доступны только для чтения.
-
При открытии книги Excel в Access (для этого в диалоговом окне Открытие файла необходимо выбрать в поле со списком Тип файлов значение Microsoft Excel и выбрать нужный файл) в Access создается пустая база данных и автоматически запускается мастер связи с электронной таблицей.
Подготовка данных Excel
-
Найдите файл Excel и лист или диапазон, содержащий нужные данные. Если нет необходимости создавать связь со всем листом, можно определить именованный диапазон, включающий только нужные ячейки.
Создание именованного диапазона в Excel (необязательно — целесообразно лишь для связывания отдельных данных на листе)
-
Перейдите в Excel и откройте лист, в котором нужно определить именованный диапазон.
-
Выделите диапазон ячеек, содержащих данные, на которые необходимо создать ссылку.
-
Щелкните выделенный диапазон правой кнопкой мыши и выберите пункт Имя диапазона или Определить имя.
-
В диалоговом окне Создание имени укажите имя диапазона в поле Имя и нажмите кнопку ОК.
Имейте в виду, что в ходе одной операции связывания можно создать связь лишь с одним листом или диапазоном. Чтобы создать связь с несколькими местами в книге, следует повторить операцию связывания для каждого листа или диапазона.
-
-
Просмотрите исходные данные и выполните необходимые действия в соответствии с приведенной ниже таблицей.
Элемент
Описание
Табличный формат
Убедитесь, что ячейки имеют табличный формат. Если диапазон включает объединенные ячейки, их содержимое помещается в поле, соответствующее крайнему левому столбцу, а другие поля остаются пустыми.
Пропуск столбцов и строк
Во время операции связывания нельзя пропустить исходные столбцы и строки. Однако можно скрыть поля и отфильтровать записи, открыв связанную таблицу в режиме таблицы после их импорта в Access.
Число столбцов
Число исходных столбцов не должно превышать 255, т.к. Access поддерживает не более 255 полей в таблице.
Пустые столбцы, строки и ячейки
Удалите все лишние пустые столбцы и строки из листа Excel или диапазона. При наличии пустых ячеек попытайтесь добавить отсутствующие данные.
Значения ошибок
Если одна или несколько ячеек на листе или в диапазоне содержат значения ошибок, исправьте эти значения до начала операции импорта. Имейте в виду, что если исходный лист или диапазон содержит значения ошибок, в Access в соответствующее поле таблицы вставляется пустое значение.
Тип данных
Изменить тип данных и размер полей в связанной таблице невозможно. Перед началом связывания следует проверить тип данных в каждом столбце.
Настоятельно рекомендуется отформатировать все столбцы, которые содержат значения с разными типами данных. Например, столбец «Номер рейса» может содержать числовые и текстовые значения, такие как 871, AA90 и 171. Чтобы исключить отсутствующие или неверные значения, выполните указанные ниже действия.
-
Щелкните столбец правой кнопкой мыши и выберите пункт Формат ячеек.
-
На вкладке Числовой в группе Категория выберите формат.
-
Нажмите кнопку ОК.
Первая строка
Если первая строка листа или именованного диапазона содержит имена столбцов, можно указать, что приложение Access должно в ходе связывания обрабатывать данные в первой строке как имена полей. Если лист не содержит имен или какое-либо имя столбца не соответствует правилам именования полей в Access, каждому полю назначается допустимое имя.
-
-
Закройте исходный файл, если он открыт.
Подготовка конечной базы данных
-
Откройте базу данных, в которой требуется создать связь. Убедитесь, что база данных доступна не только для чтения и что у вас есть права на внесение в нее изменений.
-
Если вы не хотите хранить ссылку ни в какой из существующих баз данных, создайте пустую базу данных: перейдите на вкладку «Файл», нажмите кнопку «Создать» и выберите пункт «Пустая база данных». Обратите внимание: если вы используете Access 2007, нажмите кнопку Microsoft Office и выберите пункт Создать.
После этого можно начать операцию связывания.
Создание связи
-
Расположение мастера импорта или связывания зависит от используемой версии Access. Выполните действия, которые соответствуют вашей версии Access.
-
Если вы используете последнюю версию подписки Microsoft 365 Access или Access 2019, на вкладке «Внешние данные» в группе «Импорт & Link» щелкните «Создать источник данных > из файлового > Excel«.
-
Если вы используете Access 2016, Access 2013 или Access 2010, на вкладке Внешние данные в группе Импорт и связи нажмите кнопку Excel.
Примечание: Вкладка Внешние данные доступна только в том случае, если открыта база данных.
-
-
В диалоговом окне Внешние данные — Электронная таблица Excel в поле Имя файла укажите имя исходного файла Excel.
-
Выберите вариант Создать связанную таблицу для связи с источником данных и нажмите кнопку ОК.
Откроется мастер связи с электронной таблицей, который поможет выполнить связывание.
-
На первой странице мастера выберите лист или именованный диапазон с нужными данными и нажмите кнопку Далее.
-
Если первая строка исходного листа или диапазона содержит имена полей, выберите вариант Первая строка содержит заголовки столбцов. В Access эти заголовки столбцов используются в качестве имен полей в таблице. Если имя столбца включает специальные знаки, его невозможно использовать как имя поля в Access. В таких случаях отображается сообщение об ошибке, в котором говорится, что полю в Access будет назначено допустимое имя. Нажмите кнопку ОК для продолжения.
-
На последней странице мастера укажите имя связанной таблицы и нажмите кнопку Готово. Если таблица с указанным именем уже существует, будет предложено перезаписать существующую таблицу или запрос. Нажмите кнопку Да, чтобы перезаписать таблицу или запрос, или кнопку Нет, чтобы указать другое имя.
Приложение Access попытается создать связанную таблицу. В случае успешного завершения операции появится сообщение Завершено связывание таблицы. Откройте связанную таблицу и просмотрите поля и данные, чтобы убедиться в их правильности.
При наличии ошибок или неверных данных необходимо устранить ошибки в исходных данных. Дополнительные сведения об устранении ошибок или неверных значений см. в следующем разделе.
К началу страницы
Разрешение вопросов, связанных со значением #Число! и другими неверными значениями в связанной таблице
Даже если появится сообщение Завершено связывание таблицы, откройте таблицу в режиме таблицы и убедитесь, что строки и столбцы содержат правильные данные.
При наличии в таблице ошибок или неверных данных необходимо выполнить действия, описанные в приведенной ниже таблице, и повторить попытку связывания. Следует помнить, что добавить значения непосредственно в связанную таблицу невозможно, т.к. она доступна только для чтения.
|
Проблема |
Решение |
|---|---|
|
Графические элементы |
Графические элементы листов Excel, такие как логотипы, диаграммы и рисунки, не могут быть включены в связь с Aсcess. |
|
Формат отображения |
Чтобы обеспечить правильное отображение значений в режиме таблицы, может потребоваться изменить свойство Формат некоторых полей в режиме конструктора. |
|
Вычисляемые значения |
В Access в соответствующем поле отображаются результаты вычисляемого столбца или ячейки, но не формула (выражение). |
|
Усеченные текстовые значения |
Увеличьте ширину столбца в режиме таблицы. Если даже после этого значение не отображается целиком, возможно, его длина превышает 255 знаков. В Access связывание возможно только для первых 255 знаков, поэтому вместо связывания следует выполнить импорт данных. |
|
Сообщение о переполнении числового поля |
Даже если таблица кажется правильной, впоследствии при выполнении запроса с использованием этой таблицы может быть выведено сообщение об ошибке Переполнение числового поля. Это может объясняться конфликтом между типом данных поля в связанной таблице и типом данных, хранящихся в этом поле. |
|
Значения TRUE или FALSE и -1 или 0 |
Если исходный лист или диапазон включает столбец, который содержит только значения TRUE или FALSE, в Access в связанной таблице для этого столбца создается логическое поле. Если же исходный лист или диапазон включает столбец, который содержит только значения -1 или 0, в Access для этого столбца по умолчанию создается числовое поле, тип данных которого невозможно изменить в таблице. Если требуется, чтобы в связанной таблице было создано логическое поле, убедитесь, что исходный столбец содержит значения TRUE и FALSE. |
|
Многозначные поля |
В Access многозначные поля не поддерживаются, даже если исходный столбец содержит список значений, разделенных точками с запятой (;). Список значений обрабатывается как одно значение и помещается в текстовое поле. |
|
#Число! |
В Access значение ошибки #Число! отображается в полях вместо данных в указанных ниже случаях.
Чтобы свести к минимуму число пустых значений в таблице, выполните указанные ниже действия.
|
|
Числовые значения, замененные значениями дат |
Если поле содержит случайные пятизначные числа, проверьте исходный столбец с числовыми значениями на наличие значений дат. Значения дат в числовых столбцах преобразуются в числа. Замените значения дат числовыми значениями и повторите попытку связывания. |
|
Значения дат, замененные числовыми значениями |
Если поле содержит случайные значения дат, проверьте исходный столбец со значениями дат на наличие числовых значений. Числовые значения в столбцах дат преобразуются в даты. Замените числовые значения значениями дат и повторите попытку связывания. |
К началу страницы
Download Article
Download Article
This wikiHow teaches you how to create a database using data from a Microsoft Excel spreadsheet by importing the data directly into Access, which is Microsoft’s database management software, or by exporting the Excel data into a format that works with most database software. Microsoft Access is a part of the Microsoft Office software bundle and is only available for Windows.
-
1
Open Microsoft Access. It’s the red app with an A. Doing so opens the Access template page.
- Access is designed for use with Excel and comes bundled with Excel in Microsoft Office Professional and is only available for Windows.
-
2
Click Blank database. This option is in the upper-left side of the window.
- If you want to use a different template for your Access database, select the template that you want instead.
Advertisement
-
3
Click Create when prompted. This option is in the bottom-right corner of the pop-up window. Your Access database will open.
-
4
Click the External Data tab. It’s in the menu bar at the top of the Access window.
-
5
Click Saved Imports. You’ll find this in the far-left side of the External Data toolbar. A drop-down menu will appear.
-
6
Select File. It’s in the drop-down menu. Selecting this option prompts a pop-out menu.
-
7
Click Excel. This option is in the pop-out menu. Clicking it prompts the import window to open.
-
8
Click Browse. It’s in the upper-right part of the window.
-
9
Select an Excel spreadsheet. Go to the folder in which your Excel spreadsheet is located, then click the Excel spreadsheet which you want to open.
-
10
Click Open. It’s in the bottom-right corner of the window.
-
11
Specify how to transfer to the data. Click the radio button to the left of one of the following:
- Import the source data into a new table in the current database — Choose this option if you created a new database with no tables or if you want to add a new table to an existing database. By creating a new table you can edit the information in Access.
- Append a copy of the records to the table — Choose this option if you are using an existing database and want to add the data to one of the tables in the database. By appending an existing table, you can edit the information in Access.
- Link to the data source by creating a linked table — Choose this option to create a hyperlink in the database, which will open the Excel database in Excel. With this method, you cannot edit the information in Access.
-
12
Click OK. You’ll find this at the bottom of the window.
-
13
Select a sheet. At the top of the window, click the name of the sheet that you want to import from your selected Excel document.
- By default, Excel creates workbooks with three spreadsheets labeled «Sheet 1,» «Sheet 2,» and «Sheet 3.» You can only transfer one sheet at a time; if you have information on all three sheets, you must complete the transfer with one sheet and then go back to the «External Data» tab and repeat all the steps for each remaining sheet.
- You can delete, add, and edit the names of these sheets in Excel, and whatever changes you make will appear in the Access database.
-
14
Click Next. It’s in the bottom-right corner of the window.
-
15
Enable column headings. Check the «First Row Contains Column Headings» box if your Excel sheet has its own column headings in the top row (e.g., the A row).
- Uncheck the box if you want Access to create the column headings.
-
16
Click Next.
-
17
Edit your spreadsheet’s columns and fields if needed. If you want to import all the fields from the spreadsheet without change, skip this step:
- To edit a field, click the column header you want to change, then edit the name of the field, the data type, and/or whether or not it is indexed.
- If you don’t want to import a field, check the «Do Not Import Field (Skip)» box.
-
18
Click Next.
-
19
Set the primary key for the database. For best results, leave the default setting here as-is to let Access set the key.
- You can also set your own key by checking «Choose my own primary key» and entering it in the field next to that option, or you can select «No primary key» (not recommended).
-
20
Click Next.
-
21
Add a name. Type a name for the sheet into the «Import to Table» field.
- Skip this step to leave the database set to its default name.
-
22
Click Finish. This option is in the lower-right side of the window.
-
23
Click Close. It’s in the bottom-right corner of the window. This will close the import window and create your database.
- You can first check the «Save import steps» box if you want to ensure that Access will remember your settings for this database.
Advertisement
-
1
Open your Excel document. Double-click the Excel document which you want to convert into a database.
- If you haven’t yet created your document, open Excel, click Blank workbook, and create your document before proceeding.
-
2
Click File. It’s in the menu bar that’s either at the top of the Excel window (Windows) or at the top of the screen (Mac).
-
3
Click Save As. You’ll find this option in the File menu.
-
4
Double-click This PC. It’s in the middle of the page.
- Skip this step on a Mac.
-
5
Select a file format. Click the «Save as type» (Windows) or «File Format» (Mac) drop-down box, then select one of the following:
- If you’re using a computer-based database application, click a .CSV (comma separated values) format.
- If you’re using a Web-based database application, click an .XML format.
- If your Excel document doesn’t have any XML data in it, you won’t be able to choose XML.
-
6
Click Save. It’s at the bottom of the window. This will save your document using your selected preferences.
-
7
Create a new database in your database application. This process will vary depending on the application that you’re using, but you’ll usually open the application, click New (or File > New), and follow any on-screen instructions.
-
8
Locate the Import… button. It’s often found by clicking the File option, but your database application may vary.
-
9
Select your Excel file. Locate and double-click the file you exported from Excel.
-
10
Follow the database app’s prompts to import the data.
-
11
Save the database. You can usually open the «Save» menu by pressing Ctrl+S (Windows) or ⌘ Command+S (Mac).
Advertisement
Add New Question
-
Question
What is the difference between a database and a spreadsheet?
This answer was written by one of our trained team of researchers who validated it for accuracy and comprehensiveness.
wikiHow Staff Editor
Staff Answer
A spreadsheet stores information organized into rows and columns and is usually best used by one person at a time. A database might also have information organized into rows and columns, but it isn’t limited to just that and can store information according to a variety of different methodologies. Databases are typically made with multiple simultaneous users in mind and security features. Databases also allow for more complex and time consuming searches or operations and can eliminate some of the redundancy that becomes necessary when using spreadsheets extensively.
-
Question
How do I view this page in French?
Copy and paste onto Google Translate; when you copy the translated words onto Excel, it will automatically format it to its original form.
-
Question
I’ve imported data from Excel, but where does it go, and how do I access the information to populate my database?
You can go to «Insert > Pivot Table» and select «Use external connection» and pick the connection you’ve established. This will allow you to create a pivot table based on that external Access database.
Ask a Question
200 characters left
Include your email address to get a message when this question is answered.
Submit
Advertisement
-
There are several free online database websites that you can use to create a database, though you’ll have to sign up for an account with most of these services.
-
If you don’t have fully functional database software, you may also need a separate program to open database files on PC or Mac.
Thanks for submitting a tip for review!
Advertisement
-
Excel data doesn’t always transfer over to a database as neatly as you might hope for.
Advertisement
About This Article
Article SummaryX
To create a database from an Excel spreadsheet, you can use Microsoft Access, which is Microsoft’s database management software. When you have Microsoft Access, open the program and click “Blank database.” After creating your blank database, click the “External Data” tab at the top and then “New Data Source.” Then, select “File” from the drop-down menu and click “Excel.” Use the “Browse” button to locate your Excel spreadsheet. Once you’ve selected the spreadsheet, click “Open” and choose how you want to transfer the data. Select a sheet and enable column headings. To complete your database, set the primary key and click “Finish.” For best results, you can leave the default primary key setting as is. For more information, including how to use a third-party software to create a database from an Excel spreadsheet, read on!
Did this summary help you?
Thanks to all authors for creating a page that has been read 1,118,801 times.
Reader Success Stories
-
«Step-by-step help with pictures made this task easy for me. I’d still be attempting to achieve this task, but this…» more
Is this article up to date?
Applicable to: Office 2019/2016/365
Here’s a question from Mike:
“I know how to create Access forms and capture user input into a database table, but as i have already gathered there a way to automatically import data from an Excel workbook into an Access database table instead”?
Good question, Thanks. Yes, you can automatically import data from an Excel worksheet into new and existing Access tables so that later you can run queries and data analyses against that data set. Read on for the step by step data acquisition instructions from Excel.
Create Access table from Excel
Important Note: Before attempting to import the Excel file content ensure that the file you are about to import contains data in tabular form with proper and descriptive headings. Also, might be a good idea to ensure that your spreadsheet doesn’t contain any duplicated rows.
- Open Microsoft Access.
- When prompted, either select an existing database or create a blank database.
- In Access 2016, go ahead and hit the External Data tab in the ribbon.
- Next, from the import & link Group, hit the Excel button.
- Alternatively, if you are using Access 2019, hit New Data Source>>From File and select Excel
- Next, go ahead and hit Browse to select the Excel file that will be imported into the table.
- Browse to your computer or shared location to find your Excel spreadsheet.
- Once done, hit Open.
- Next, you should specify how you would like to store the Excel data in your Access database.
- In this case, we want to go ahead and create a table and then insert the imported Excel data into it. Therefore, we’ll select import the source data into a new table in the current database and click OK.
- If your Excel spreadsheet has column headings, make sure to mark the First Row Contains.. check box; then hit Next.
- Then select each column to modify the field name and data type if needed.
- Hit Next.
- Now select if we need primary key option in your table.
- Check on Let Access add primary key to make access to add a column, use it as primary key or select choose my own primary key and add the primary key column.
- If we do not need primary key, check on No primary key.
- Your last step will be to define a meaningful name for the newly created table,.
- As an optional step, you might want to run a quick analysis to optimize your table. The analysis tool allows you to identify duplicates, compact the table for better performance etc’. If so, then go ahead and check I would like to analyze my table after importing the data and click Finish.
Note: So far, we learnt how to bring on data from Excel to Access. You might be as well interested in exporting your data from Access to Excel.
Import Excel to Access existing tables
Sometime your might need to append data that is stored in an Excel (either as a XLS or CSV file format) into an existing Access database table.
- If we need to insert the Excel spreadsheet data into the database which was created by us before, check on Append a copy of the records into the table.
- Hit Next.
- Remember, the column names of the table has to be same as the column names in the Excel sheet that is going to be imported.
- Hit Finish.
Hope it helps. This was just a simple data import tutorial for beginners. Readers looking at specific questions or solutions are advised to inquiry via the contact page.
What’s the «best» way to read (just read) an Excel file from within an Access 2007 application. I only want to loop trough the rows and put the data into an Access table.
I don’t want a manually import (Get External Data dialog) but by VBA. The user gets a Form with a Browse button and then points to a Excel file with a defined content/format. After that the VBA code reads the data and puts it into the Access database.
asked May 25, 2010 at 14:20
waanderswaanders
8,83722 gold badges70 silver badges101 bronze badges
You could try the DoCmd.TransferSpreadsheet method.
DoCmd.TransferSpreadsheet acImport, , "from_excel","C:Accessdemo.xls", True
That imports spreadsheet data into a table named from_excel, and assumes the first row of the spreadsheet contains field names. See Access help for TransferSpreadsheet or online here, for more details.
answered May 25, 2010 at 15:26
HansUpHansUp
95.6k11 gold badges76 silver badges135 bronze badges
If you want to read the entire spreadsheet in, you can import an Excel spreadsheet directly into Access. See here or here.
You can also choose to link to the Excel spreadsheet instead of importing it. That way any changes to the Excel spreadsheet will be reflected in the linked table. However, you won’t be able to make changes from within Access.
A third option is to write some VBA code within Access to open a recordset and read the spreadsheet in. See the answers from KeithG in this thread. You can do something like this to open the spreadsheet in VBA:
Dim xl As Excel.Application
Dim xlsht As Excel.Worksheet
Dim xlWrkBk As Excel.Workbook
Set xl = CreateObject("Excel.Application")
Set xlWrkBk = GetObject("H:/ggg.xls")
Set xlsht = xlWrkBk.Worksheets(1)
answered May 25, 2010 at 14:24
TLiebeTLiebe
7,8831 gold badge22 silver badges28 bronze badges
4
Try something like this:
Dim excelApp As Excel.Application
Dim workbook As Excel.Workbook
Dim worksheet As Excel.Worksheet
Set excelApp = CreateObject("Excel.application")
Set workbook = excelApp.Open("C:someFileName.xls")
Set worksheet = workbook.Worksheets(1)
And then loop through the rows and columns, pull the data from the cells, and insert it into the database. (You can use the worksheet.cells method.) Try searching on google for code samples.
answered May 25, 2010 at 14:38
froadiefroadie
79.1k74 gold badges166 silver badges234 bronze badges
1
Hereafter my method to read an excel file and all the worksheet names:
Function listOfWorksheet(filename As String) As Collection
Set dbExcel = OpenDatabase(filename, False, True, "excel 8.0")
For Each TableDef In dbExcel.TableDefs
Debug.Print TableDef.Name
Next
End Function
Now, you can use the name of the worksheet to read the whole content:
Function ReadMyObjects(filename as String, wsName as String) As Collection
On Error GoTo label_error
Set results = New Collection
Dim countRows As Integer
Set dbExcel = OpenDatabase(filename, False, True, "excel 8.0")
Set excelRs = dbExcel.OpenRecordset(wsName, dbOpenSnapshot)
Do While Not excelRs.EOF
'Data Rows
Dim item As MyObject 'a custom object defined by you.
Set item = New MyObject
item.ABC = Nz(excelRs.Fields("COLUMN_ABC").Value, "")
item.DEF = Nz(excelRs.Fields("COLUMN_DEF").Value, "")
results.Add item
excelRs.MoveNext
Loop
excelRs.Close
Set ReadMyObjects= results
GoTo label_exit
label_error:
MsgBox "ReadMyObjects" & Err.Number & " " & Err.Description
label_exit:
End Function
answered Nov 9, 2021 at 16:21
MikeMike
3381 silver badge8 bronze badges
We can use Microsoft Access to store a wide range of information for reporting and analysis. In this tutorial, we will learn how to Import Excel Data into a new or existing table in the Access database or link Excel Data to Access. When we import data, Access simply creates a copy of our source data, without making any changes to it.
Figure 1 – How to import excel into access
How to Import Excel Data into New table in the Access Database
- If we are using Access 2010 or 2013, we will go to the External Data Tab, and select the Excel option in the Import & Link group
- If we are using Access 2007, we will go to the External Data Tab, click on the Excel option in the Import Group
- If we are using the Access 2019, 2016 or Office 365, we will go to the External Data tab and select New Data Source in the Import & Link group. Next, we will select From File and then, Excel
Figure 2 – Importing access data into excel
- We will be directed to the External Data dialog box
Figure 3 – Import excel into access
- In the Get External Data dialog box, we will select the location of the file we want to import
Figure 4 – Import excel data into access
- We will mark “Import the source data into a new table in the current database” option
Figure 5 – Microsoft access import from excel
- In the Import Spreadsheet Wizard, we will mark “first Row contains Headings” and we will click Next.
Figure 6 – Import excel data into access
- Next, we can specify the format for each category.
Figure 7 – How to import excel data into access
- We will define our Primary Key, which is the unique signature to our table. We will let Access define this key for the sake of our tutorial.
Figure 8 – Import excel data into access
- We may choose to save Import steps
Figure 9 – How to import excel data into access
- We will enter our desired name for the Table
Figure 10 – Enter the desired name for our table
- Now, if we click on the My New Data Table, we will see our created table
Figure 11 – The New imported Table from Excel
How to import Excel Data into an existing table in the Access Database
We can add a different Excel worksheet to the already existing table in the Access Database. But we have to make sure that the column headings of the new table match with the existing table.
- We will go to the External Data Tab on the Ribbon
- In the Import and Link Group, we will go to From File and choose the Excel Button
- In the Get External Data dialog box, we will select the location of the file we want to import
- We will mark “Append a copy to the records to the table” option and specify the table we want to add our new data.
Figure 12 – Importing excel to access
- We will click Next
Figure 13 – Use Import Spreadsheet Wizard
- Our New Table will be added into the existing table in Access.
How to Link Excel Data to Access
We can link Excel Data to access so that we can make use of reporting and querying tools without storing a copy of our data inside the Access Database. When we link Data to Access, it will simply create a new table that contains links to the source cells. Whenever we modify the source cells, this will appear automatically in the linked table.
- In the Get External Data-Excel Spreadsheet dialog box, we will specify the location of the Excel sheet
Figure 14 – Link Excel Data to Access
- Next, we will mark “Link to a data source by creating a linked table”
Figure 15– Import Excel data into access
- We will specify that the first row contains headings
Figure 16 – Access Importing data from Excel
- We will name the Table
Figure 17 – Link Table to Access
- We will verify that we want to click Table by selecting OK.
Figure 18 – Excel Data into access
- When we click on My Linked Table, the result is the next figure
Figure 19 – New Excel Table from Access
Instant Connection to an Excel Expert
Most of the time, the problem you will need to solve will be more complex than a simple application of a formula or function. If you want to save hours of research and frustration, try our live Excelchat service! Our Excel Experts are available 24/7 to answer any Excel question you may have. We guarantee a connection within 30 seconds and a customized solution within 20 minutes.