Access 2010 and excel - Word и Excel - помощь в работе с программами

Загрузить PDF

Access – это реляционная система управления базами данных, в которую можно импортировать одну или несколько таблиц Excel и согласовать их однородные элементы. Более того, при помощи Access можно собрать и проанализировать большое количество данных, так как один файл Access включает несколько таблиц Excel. Но для начала необходимо импортировать данные из Excel в Access; это можно сделать, выполнив несколько основных действий.

1
На компьютере запустите Excel и Access. Необходимо купить и скачать пакет Microsoft Office, который содержит и Excel,^[1] и Access. Это можно сделать на официальном сайте компании Microsoft.
- Установив пакет Microsoft Office, в Windows нажмите «Пуск» – «Все программы».^[2]
- Нажмите «Microsoft Office» и в открывшемся меню выберите «Access» (или «Excel»). Скорее всего, у вас уже есть таблица Excel, которую вы скачали или получили по электронной почте. При помощи программы Excel вы сможете открыть такую таблицу.
2
Перед импортом данных в Access обработайте таблицу Excel. Это сильно облегчит задачу по переносу данных из Excel в Access. Суть в том, что в разных таблицах определенные данные должны иметь один формат.^[3]
- Для начала удостоверьтесь, что первая строка каждой импортируемой таблицы содержит названия (заголовки) столбцов – названия должны ясно характеризовать данные, занесенные в столбцы.^[4] Например, если столбец содержит фамилии людей, назовите его «Фамилии». Давайте точные названия, чтобы облегчить процесс согласования заголовков столбцов в разных таблицах.
- В Access вы можете согласовать однородные элементы в двух и более таблицах Excel. Например, у вас есть таблица Excel с данными по заработной плате, которая содержит ФИО (фамилия, имя, отчество), адреса и суммы заработной платы. Допустим, вы хотите сопоставить эту таблицу с другой таблицей, включающей данные о пожертвованиях на некий проект (ФИО, адреса и суммы пожертвований). В Access вы можете согласовать заголовки столбцов в разных таблицах. В нашем примере согласуйте названия столбцов с фамилиями, чтобы выяснить, какие люди присутствуют в обеих таблицах.
- Просмотрите каждую таблицу Excel и убедитесь, что данные внесены в одном формате; в противном случае обработайте таблицу так, чтобы привести данные к одному формату.^[5] Такой подход к формату данных отражает слово «реляционная» (от relation – зависимость, связь) в описании Access. Например, если в зарплатной таблице в столбце «ФИО» введены фамилии, имена и отчества, а в таблице о пожертвованиях в столбце «ФИО» – только фамилии и имена, то Access не считает данные столбцы однородными (то есть не сможет согласовать их). Поэтому одинаковыми должны быть как названия столбцов, так и формат данных, которые содержатся в этих столбцах.
3
Разделите данные в столбцах таблицы Excel. Для того чтобы сделать элементы таблицы Excel однородными (для их импорта в Access), разделите информацию в соответствующих столбцах.^[6]
- Например, вы можете поместить фамилию в один столбец, имя – во второй, а отчество – в третий. Аналогичным образом поступите с соответствующим столбцом во второй таблице. Теперь в Access вы сможете согласовать, например, фамилии из одной таблицы с фамилиями из другой и найти людей, которые присутствуют в обеих таблицах.
- Для разделения данных в столбце Excel выделите нужный столбец. В панели инструментов нажмите «Данные». Затем нажмите «Текст по столбцам». Рекомендуется выбрать опцию «С разделителями». Затем нажмите «Далее».
4
Для разделения данных, расположенных в одном столбце, следуйте подсказкам Мастера текстов. Выполните следующие действия:
- Выберите символ-разделитель между данными. Помните, что информация, занесенная в ячейку, разделяется каким-то символом. Как правило, таким символом-разделителем является пробел, запятая или точка с запятой. В подавляющем большинстве случаев информация разделяется пробелом. Например, в ячейку занесена следующая информация: Иванов Иван Иванович. Здесь Фамилия отделена от имени пробелом, а имя отделено от отчества также пробелом. В этом случае в окне Мастера текстов выберите опцию «Пробел».
- Нажмите «Далее». Затем нажмите «Готово». Столбец с ячейкой «Иванов Иван Иванович» разделится на три столбца. Теперь вы можете присвоить имя каждому из трех новых столбцов, то есть назвать их как «Фамилия», «Имя», «Отчество». Перед разделением информации справа от разделяемого столбца вставьте несколько пустых столбцов, чтобы Excel занес в них разделенные данные (а не в уже заполненные столбцы с другими данными).
Реклама

1
Запустите Access. Для этого нажмите «Пуск» – «Microsoft Office» – «Microsoft Access». Для импорта данных из Excel создайте новую базу данных Access.
- Для создания базы данных в окне программы Access нажмите «Новая база данных».
- Если хотите, присвойте созданной базе данных имя. Затем нажмите «Создать».
2
Импортируйте таблицу Excel в Access. Теперь вы можете импортировать данные из одной или нескольких таблиц Excel в Access.
- На панели инструментов (в окне программы Access) нажмите «Внешние данные».^[7] В некоторых версиях Access на панели инструментов нажмите «Файл» – «Внешние данные».^[8]
- В разделе «Имя файла» нажмите «Обзор», чтобы найти нужную таблицу Excel.
- Поставьте флажок у опции «Импортировать исходные данные в новую таблицу в текущей базе данных» (эта опция активирована по умолчанию).
- Найдя нужную таблицу, щелкните по ней. Затем нажмите «OK». Откроется мастер импорта данных из Excel в Access.
Реклама

1
Выполните указания мастера импорта данных. Это необходимо сделать для завершения процесса импорта таблицы Excel в Access.
- Выберите лист в таблице Excel, данные которого вы хотите импортировать в Access. Порой это очень легко, потому что таблица содержит всего один лист. Но иногда одна таблица Excel включает множество листов, вкладки которых отображаются в нижней части окна программы Excel; в этом случае нужно указать определенный лист. Затем нажмите «Далее».
- Отобразится окно с вопросом, содержит ли первая строка таблицы заголовки столбцов. Здесь имеются в виду названия, характеризующие данные в каждом столбце (например, фамилия, адрес, сумма заработной платы и так далее). Прекрасно, если до этого вы обработали таблицу Excel так, что первая строка содержит строго определенные названия столбцов; в этом случае отметьте опцию, что первая строка содержит заголовки столбцов. Затем нажмите «Далее».
- Если в первой строке заголовков столбцов нет, в открывшемся окне отобразится вопрос о том, хотите ли вы присвоить имена «полям» (в Access под «полями» понимаются заголовки столбцов). Если до этого вы не вводили названия столбцов, сделайте это сейчас.
2
Завершите импорт данных. Вам осталось выполнить всего несколько действий. В открывшемся окне определите первичный ключ (если хотите).
- Вы можете, но не обязаны, делать это. Первичный ключ – это уникальный номер, присваиваемый каждой строке с данными; это может пригодиться при сортировке данных. Затем нажмите «Далее».^[9]
- В последнем окне отобразится имя по умолчанию. Вы можете переименовать таблицу Excel (по завершении импорта она отобразится в виде таблицы Access на левой стороне экрана).
- Нажмите «Импорт», а затем нажмите «Закрыть». Таблица отобразится на левой стороне экрана; это значит, что она полностью импортирована в Access.
- Если вы хотите согласовать несколько баз данных, проделайте вышеописанные действия для импорта одной или нескольких дополнительных таблиц Excel. Теперь вы можете приступить к согласованию данных в Access.
Реклама

Предупреждения

Имейте в виду, что если версия Excel, в которой была создана таблица, отличается от версии Access, вы можете столкнуться с проблемами при импорте данных.
Повторим еще раз: перед импортом данных обработайте таблицу Excel. То есть обратите внимание на формат данных, с которыми вы собираетесь работать.
Сделайте копию исходной таблицы, чтобы в крайнем случае вы смогли импортировать данные еще раз.
В Access можно импортировать не более 255 столбцов.^[10]

Об этой статье

Эту страницу просматривали 45 293 раза.

Была ли эта статья полезной?

Источник

Remove From My Forums

Question
Hello,

I have tried searching the forums and using search engines to find a solid answer to my question with no luck.

I have a report in Access 2010 that I would like to export to Excel 2010 as in xlsx format. I have found other threads with people trying to do the same thing, but never found out if there is a way. Is it possible? If so, can someone please explain how to
accomplish this? Thank you in advance!

Answers

Hi SonnySama,

You may try the workaround at the following thread:

Access 2010: Exporting a Report to Excel i only see Excel 5.0/95 as an option

http://social.msdn.microsoft.com/Forums/en-US/accessdev/thread/dd57690c-05ad-46a7-81e0-e761fec07b6a

A workaround is to automate the Excel application to copy the file to a file of another file format. The following code copy file from Excel 2003 file format to Excel 2007 file format. Please have a look at it:
```
Option Compare Database

Sub TestOutputAndCopyWorksheet()
Dim sPath As String
sPath = "D:Test.xls"
DoCmd.OutputTo acOutputReport, "rptBook", acFormatXLS, sPath, False

Dim oExcel As Excel.Application
Set oExcel = New Excel.Application
Dim oWB1 As Excel.Workbook
Dim oWS1 As Excel.Worksheet

Set oWB1 = oExcel.Workbooks.Open(sPath)
Set oWS1 = oWB1.Worksheets("rptBook")

Dim oWB2 As Excel.Workbook
Set oWB2 = oExcel.Workbooks.Add()

oWS1.Copy Before:=oWB2.Sheets(1)

oExcel.DisplayAlerts = False

oWB1.Save
oWB2.SaveAs "D:TestTwo.xlsx", ConflictResolution:=xlLocalSessionChanges
oExcel.DisplayAlerts = True

oWB1.Close
oWB2.Close
oExcel.Quit

Set oWB1 = Nothing
Set oWB2 = Nothing
Set oWS1 = Nothing

Set oExcel = Nothing
End Sub
```
Good day.

Yoyo Jiang[MSFT]
MSDN Community Support | Feedback to us
Develop and promote your apps in Windows Store
Please remember to mark the replies as answers if they help and unmark them if they provide no help.
- Marked as answer by
  
  Wednesday, May 22, 2013 8:03 PM

Источник

Содержание

0.1 Метод 1 С помощью Microsoft Access
0.2 Метод 2 С помощью сторонней программы для работы с базами данных

1 Процесс создания
- 1.1 Создание таблицы
- 1.2 Присвоение атрибутов базы данных
- 1.3 Сортировка и фильтр
- 1.4 Поиск
- 1.5 Закрепление областей
- 1.6 Выпадающий список
- 1.7 Помогла ли вам эта статья?

2 метода:С помощью Microsoft AccessС помощью сторонней программы для работы с базами данных

Из данной статьи вы узнаете, как создать базу данных из таблицы Microsoft Excel путем импорта данных прямо в Access (программа для работы с базами данных от Microsoft) или экспорта данных в формат, который подходит для работы с большинством баз данных. Microsoft Access является частью пакета программ Microsoft Office и доступен только на компьютерах с ОС Windows.

Метод 1 С помощью Microsoft Access

Создайте новую базу данных в Microsoft Access.
Это красное приложение с буквой «А».
- Access предназначен для работы с Excel и входит в состав пакета программ Microsoft Office Professional. Access доступен только на компьютерах с ОС Windows.
Нажмите на вкладку Внешние данные вверху окна.
Нажмите на Excel на панели инструментов.
Нажмите на Обзор в правой верхней части окна.
Найдите файл Excel, который хотите использовать в качестве источника.
Укажите способ передачи данных.
Для этого нажмите на переключатель рядом со следующими опциями:
- Импортировать данные источника в новую таблицу в текущей базе данных: выберите эту опцию, если вы создали новую базу данных без таблиц или хотите вставить новую таблицу в уже существующую базу данных. Ели вы решите создать новую таблицу, ее данные можно изменить в Access.
- Добавить копию записей в конец таблицы: выберите эту опцию, если вы используете существующую базу данных и хотите вставить данные в одну из таблиц в базе. Если вы решите добавить данные в уже готовую таблицу, ее можно будет изменить по своему усмотрению.
- Создать связанную таблицу для связи с источником данных: выберите эту опцию, чтобы создать гиперссылку в базе данных, которая откроет базу в Excel. С помощью этого метода можно изменять информацию в Access.
Нажмите OK.
Выберите в списке лист, который хотите импортировать.
- По умолчанию Excel создает книгу с тремя листами «Лист 1», «Лист 2» и «Лист 3». За раз можно перенести лишь один лист. Если у вас есть данные на всех трех листах, выполните передачу данных с одного листа, а затем вернитесь на вкладку «Внешние данные» и повторите процедуру для оставшихся листов.
- Листы в Excel можно удалить, добавить и переименовать, при этом все внесенные изменения появятся в базе данных Access.
Нажмите Далее.
Поставьте галочку рядом с опцией «Первая строка содержит название столбцов», если ее нет.
- Снимите галочку, если хотите, чтобы Access вставил свои названия столбцов.
Нажмите Далее.
Измените имя поля и тип данных.
Если вы хотите импортировать все поля из листа, не внося каких-либо изменений, нажмите «Далее».
- Если вы хотите изменить поле, нажмите на название столбца, который хотите изменить, а затем измените его название, тип данных и включите или выключите индексацию. Когда закончите, нажмите «Далее».
- Если вы не хотите импортировать поле, поставьте галочку рядом с опцией «Не импортировать (пропустить) поле», а когда закончите, нажмите «Далее».
Установите основные ключи для базы данных.
- Опцию «автоматически создать ключ» лучше оставить включенной. Ключ также можно установить самому. Для этого введите ключ в поле рядом с опцией «определить ключ» или выберите опцию «не создавать ключ», хотя данную опцию включать не рекомендуется.
Нажмите Далее.
Введите название листа в поле «Импорт в таблицу». Оставьте как есть, чтобы выбрать имя по умолчанию.
Нажмите Готово.
Поставьте галочку рядом с опцией «Сохранить шаги импорта».
Нажмите Закрыть, чтобы создать базу данных.

Метод 2 С помощью сторонней программы для работы с базами данных

Создайте или откройте книгу в Excel.
Это зеленое приложение с буквой «Х» внутри.
- Сохраните первоначальный файл в виде формате Excel, чтобы сохранить контрольный экземпляр.
Нажмите Файл на панели меню.
Выберите Сохранить как.
Нажмите на выпадающее меню Тип Файла (Windows) или Формат файла (Mac).
Выберите тип файла.
- Если вы работаете с приложением, основанном на работе с компьютером, выберите формат .csv (разделители — запятые).
- Если вы работаете с приложением, основанном на работе с онлайн базами данных, выберите формат .xml.
Нажмите Сохранить.
Создайте в своем приложении новую базу данных.
Найдите в ней команду Импортировать. Как правило, она находится в выпадающем меню «Файл».
Найдите и выберите файл, который извлекли из Excel.
Следуйте инструкциям и вставьте базу данных в программу.
Сохраните базу данных.

Информация о статье

Категории: Microsoft Excel

На других языках:

English: Create a Database from an Excel Spreadsheet, Español: crear una base de datos a partir de una hoja de cálculo de Excel, Deutsch: Eine Datenbank aus einem Excel Arbeitsblatt erstellen, Português: Criar um Banco de Dados a Partir de uma Planilha do Excel, Italiano: Creare un Database da un Foglio di Calcolo di Excel, Français: créer une base de données à partir d’une feuille de calcul d’Excel, 中文: 创建一个Excel电子表格数据库, Bahasa Indonesia: Membuat Basis Data Dari Lembar Kerja Excel, Nederlands: Een database maken van een Excel spreadsheet, ไทย: สร้างฐานข้อมูลจาก spreadsheet ของ Excel, العربية: إنشاء قاعدة بيانات من جدول بيانات إكسل, Tiếng Việt: Tạo cơ sở dữ liệu từ bảng tính Excel, हिन्दी: एक्सेल स्प्रेडशीट (Excel Spreadsheet) से डेटाबेस तैयार करें (Create a Database from an Excel Spreadsheet), 日本語: Excelのシートからデータベースを作成する

Печать
Править
Написать благодарственное письмо авторам

Эту страницу просматривали 64 708 раза.

Была ли эта статья полезной?

В пакете Microsoft Office есть специальная программа для создания базы данных и работы с ними – Access. Тем не менее, многие пользователи предпочитают использовать для этих целей более знакомое им приложение – Excel. Нужно отметить, что у этой программы имеется весь инструментарий для создания полноценной базы данных (БД). Давайте выясним, как это сделать.

Процесс создания

База данных в Экселе представляет собой структурированный набор информации, распределенный по столбцам и строкам листа.

Согласно специальной терминологии, строки БД именуются «записями». В каждой записи находится информация об отдельном объекте.

Столбцы называются «полями». В каждом поле располагается отдельный параметр всех записей.

То есть, каркасом любой базы данных в Excel является обычная таблица.

Создание таблицы

Итак, прежде всего нам нужно создать таблицу.

Вписываем заголовки полей (столбцов) БД.
Заполняем наименование записей (строк) БД.
Переходим к заполнению базы данными.
После того, как БД заполнена, форматируем информацию в ней на свое усмотрение (шрифт, границы, заливка, выделение, расположение текста относительно ячейки и т.д.).

На этом создание каркаса БД закончено.

Урок: Как сделать таблицу в Excel

Присвоение атрибутов базы данных

Для того, чтобы Excel воспринимал таблицу не просто как диапазон ячеек, а именно как БД, ей нужно присвоить соответствующие атрибуты.

Переходим во вкладку «Данные».
Выделяем весь диапазон таблицы. Кликаем правой кнопкой мыши. В контекстном меню жмем на кнопку «Присвоить имя…».
В графе «Имя» указываем то наименование, которым мы хотим назвать базу данных. Обязательным условием является то, что наименование должно начинаться с буквы, и в нём не должно быть пробелов. В графе «Диапазон» можно изменить адрес области таблицы, но если вы её выделили правильно, то ничего тут менять не нужно. При желании в отдельном поле можно указать примечание, но этот параметр не является обязательным. После того, как все изменения внесены, жмем на кнопку «OK».
Кликаем по кнопке «Сохранить» в верхней части окна или набираем на клавиатуре сочетание клавиш Ctrl+S, для того, чтобы сберечь БД на жестком диске или съемном носителе, подключенном к ПК.

Можно сказать, что после этого мы уже имеем готовую базу данных. С ней можно работать и в таком состоянии, как она представлена сейчас, но многие возможности при этом будут урезаны. Ниже мы разберем, как сделать БД более функциональной.

Сортировка и фильтр

Работа с базами данных, прежде всего, предусматривает возможность упорядочивания, отбора и сортировки записей. Подключим эти функции к нашей БД.

Выделяем информацию того поля, по которому собираемся провести упорядочивание. Кликаем по кнопке «Сортировка» расположенной на ленте во вкладке «Данные» в блоке инструментов «Сортировка и фильтр».
Сортировку можно проводить практически по любому параметру:
- имя по алфавиту;
- дата;
- число и т.д.
В следующем появившемся окне будет вопрос, использовать ли для сортировки только выделенную область или автоматически расширять её. Выбираем автоматическое расширение и жмем на кнопку «Сортировка…».
Открывается окно настройки сортировки. В поле «Сортировать по» указываем имя поля, по которому она будет проводиться.
- В поле «Сортировка» указывается, как именно она будет выполняться. Для БД лучше всего выбрать параметр «Значения».
- В поле «Порядок» указываем, в каком порядке будет проводиться сортировка. Для разных типов информации в этом окне высвечиваются разные значения. Например, для текстовых данных – это будет значение «От А до Я» или «От Я до А», а для числовых – «По возрастанию» или «По убыванию».
- Важно проследить, чтобы около значения «Мои данные содержат заголовки» стояла галочка. Если её нет, то нужно поставить.
После ввода всех нужных параметров жмем на кнопку «OK».

После этого информация в БД будет отсортирована, согласно указанным настройкам. В этом случае мы выполнили сортировку по именам сотрудников предприятия.
Одним из наиболее удобных инструментов при работе в базе данных Excel является автофильтр. Выделяем весь диапазон БД и в блоке настроек «Сортировка и фильтр» кликаем по кнопке «Фильтр».
Как видим, после этого в ячейках с наименованием полей появились пиктограммы в виде перевернутых треугольников. Кликаем по пиктограмме того столбца, значение которого собираемся отфильтровать. В открывшемся окошке снимаем галочки с тех значений, записи с которыми хотим скрыть. После того как выбор сделан, жмем на кнопку «OK».
Как видим, после этого, строки, где содержатся значения, с которых мы сняли галочки, были скрыты из таблицы.
Для того, чтобы вернуть все данные на экран, кликаем на пиктограмму того столбца, по которому проводилась фильтрация, и в открывшемся окне напротив всех пунктов устанавливаем галочки. Затем жмем на кнопку «OK».
Для того, чтобы полностью убрать фильтрацию, жмем на кнопку «Фильтр» на ленте.

Урок: Сортировка и фильтрация данных в Excel

Поиск

При наличии большой БД поиск по ней удобно производить с помощь специального инструмента.

Для этого переходим во вкладку «Главная» и на ленте в блоке инструментов «Редактирование» жмем на кнопку «Найти и выделить».
Открывается окно, в котором нужно указать искомое значение. После этого жмем на кнопку «Найти далее» или «Найти все».
В первом случае первая ячейка, в которой имеется указанное значение, становится активной.
Во втором случае открывается весь перечень ячеек, содержащих это значение.

Урок: Как сделать поиск в Экселе

Закрепление областей

Удобно при создании БД закрепить ячейки с наименованием записей и полей. При работе с большой базой – это просто необходимое условие. Иначе постоянно придется тратить время на пролистывание листа, чтобы посмотреть, какой строке или столбцу соответствует определенное значение.

Выделяем ячейку, области сверху и слева от которой нужно закрепить. Она будет располагаться сразу под шапкой и справа от наименований записей.
Находясь во вкладке «Вид» кликаем по кнопке «Закрепить области», которая расположена в группе инструментов «Окно». В выпадающем списке выбираем значение «Закрепить области».

Теперь наименования полей и записей будут у вас всегда перед глазами, как бы далеко вы не прокручивали лист с данными.

Урок: Как закрепить область в Экселе

Выпадающий список

Для некоторых полей таблицы оптимально будет организовать выпадающий список, чтобы пользователи, добавляя новые записи, могли указывать только определенные параметры. Это актуально, например, для поля «Пол». Ведь тут возможно всего два варианта: мужской и женский.

Создаем дополнительный список. Удобнее всего его будет разместить на другом листе. В нём указываем перечень значений, которые будут появляться в выпадающем списке.
Выделяем этот список и кликаем по нему правой кнопкой мыши. В появившемся меню выбираем пункт «Присвоить имя…».
Открывается уже знакомое нам окно. В соответствующем поле присваиваем имя нашему диапазону, согласно условиям, о которых уже шла речь выше.
Возвращаемся на лист с БД. Выделяем диапазон, к которому будет применяться выпадающий список. Переходим во вкладку «Данные». Жмем на кнопку «Проверка данных», которая расположена на ленте в блоке инструментов «Работа с данными».
Открывается окно проверки видимых значений. В поле «Тип данных» выставляем переключатель в позицию «Список». В поле «Источник» устанавливаем знак «=» и сразу после него без пробела пишем наименование выпадающего списка, которое мы дали ему чуть выше. После этого жмем на кнопку «OK».

Теперь при попытке ввести данные в диапазон, где было установлено ограничение, будет появляться список, в котором можно произвести выбор между четко установленными значениями.

Если же вы попытаетесь написать в этих ячейках произвольные символы, то будет появляться сообщение об ошибке. Вам придется вернутся и внести корректную запись.

Урок: Как сделать выпадающий список в Excel

Конечно, Excel уступает по своим возможностям специализированным программам для создания баз данных. Тем не менее, у него имеется инструментарий, который в большинстве случаев удовлетворит потребности пользователей, желающих создать БД. Учитывая тот факт, что возможности Эксель, в сравнении со специализированными приложениями, обычным юзерам известны намного лучше, то в этом плане у разработки компании Microsoft есть даже некоторые преимущества.

Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.

Задайте свой вопрос в комментариях, подробно расписав суть проблемы. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.

Помогла ли вам эта статья?

Да Нет

Источник

Предупреждения

Об этой статье

Была ли эта статья полезной?

Question

Answers

Метод 1 С помощью Microsoft Access

Метод 2 С помощью сторонней программы для работы с базами данных

Процесс создания

Создание таблицы

Присвоение атрибутов базы данных

Сортировка и фильтр

Поиск

Закрепление областей

Выпадающий список

Помогла ли вам эта статья?