Microsoft excel में ऐसे tools मौजूद है, जिससे आप डाटा और सुचना की गणना, विश्लेषण और विज़ुअलाइज़ेशन कर सकते है। Tutorial in Hindi में आप जानेंगे माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल की विशेषताएँ – features of MS Excel in Hindi, जोकि इस प्रकार है।
MS Excel का सबसे ज्यादा उपयोग किया जाने वाला फीचर AutoSum है। इसके द्वारा आप किसी भी cells में लिखी value या numbers का calculation (sum, average, max, min, count number आदि) कर answer निकल सकते है।
उदहारण के लिए, मान लीजिये आपको A1 से A5 तक की value का sum करना है, तो value के निचे वाले cell A6 को select करके AutoSum पर क्लिक करेंगे तो आपको सभी values का sum प्राप्त हो जायेगा।
इसके more function पर आप जैसे की क्लिक करेंगे तो एक insert function का dialog box आपके सामने open हो जायेगा जिसकी मदद से आप ओर भी अधिक function का प्रयोग कर सकते है, जैसे कि financial, text , date & time, और logical आदि।
Sort and filter – features of MS Excel in Hindi
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में आप कई हज़ारों मात्रा में student detail, employee detail, customer detail और भी कई प्रकार की जानकरी स्टोर कर सकते है।
इस प्रकार के डाटा को analyze करने के लिए MS excel में sort & filter का सबसे ज्यादा प्रयोग किया जाता है। यह बहुत महत्वपूर्ण फीचर है।
Sort ऑप्शन की मदद से आप worksheet के डाटा को छोटे से बड़े (smallest to largest) और बड़े से छोटे (largest to smallest) क्रम (order) में sort कर सकते है।
उदहारण के लिए अगर आपके पास स्टूडेंट लिस्ट है और स्टूडेंट के नाम को A to Z order में arrange करना चाहते है। तो आप उस कॉलम को सेलेक्ट करके sort option पर जाकर A to Z order कर देंगे, फिर आप देखेंगे की सरे नाम A to Z order में दिखाई देंगे।
जब ज्यादा मात्रा में डाटा होता है, और आपको किसी खास डाटा या row की आवश्यकता पढ़ती है, तो ms excel में filter ऑप्शन का प्रयोग किया जाता है।
उसके लिए आपको कॉलम के header में filter ऑप्शन लगाना होता है।
उदहारण के लिए अगर स्टूडेंट डिटेल में आपको ऐसे स्टूडेंट का रिकॉर्ड निकलना है। जिनकी उम्र 18 साल है, तो आप फ़िल्टर का प्रयोग कर सकते है।
Conditional formatting – features of MS Excel in Hindi
Conditional formatting के उपयोग से आप वर्कशीट के डाटा को आकर्षित बना सकते है। इसके द्वारा आप cell में लिखी value के आधार पर अलग-अलग color, pattern, icon और data bar डाल सकते है। जिसे आपके लिए समझना आसान हो जाता है।
इसको लागू करने के लिए आपको अपने table पर कुछ conditions देनी होती है, जैसे की मान लीजिये एक student table में आपको यह condition देनी है की जिस student के marks 80 से काम है, तो उस cell का रंग लाल हो जाए और ज्यादा है तो हरा हो जाए।
Paste special – features of MS Excel in Hindi
Paste special फीचर एक standard paste ऑप्शन से अलग होता है। पेस्ट स्पेशल आपको ऐसी सुविधा देता है कि जो आपको cell में paste करना उसे आप खुद चुन सकते है।
जैसे की आपको cell में कोई value, formula, comment, formats, और validation आदि को paste करना है।
Pivot chart – features of MS Excel in Hindi
जब excel में ज्यादा डाटा हो जाता है तो उसे समझना बहुत मुश्किल हो जाता है। जिससे आपको दिमागी तनाव और थकान होती है।
इस समस्या से सुलाझने के लिए pivot table और pivot chart कर प्रयोग किया जाता है।
इस ऑप्शन की मदद से आप डाटा को संक्षेप में प्रस्तुत कर सकते है और उसका विश्लेषण भी कर सकते है। जिसे आपके लिए और दुसरो लिए समझना आसान होगा।
Pivot chart द्वारा आप अपने डाटा को प्रभावी और कुशल तरीके से दिखा सकते है।
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल क्या है? – What is MS Excel in Hindi?
Data validation – features of MS Excel in Hindi
Data validation MS excel का सबसे शानदार फीचर है। इसकी मदद से आप किसी भी cell में यूजर से limited value enter करा सकते है।
उसके लिए आपको उस cell में validation apply करना होगा।
उदाहरण के लिए मान लीजिये आप केवल 5 साल से ज्यादा और 18 साल से काम को admission देना चाहते है तो आप validation लगा सकते है।
Function library – features of MS Excel in Hindi
MS Excel में कई प्रकार के कार्य करने लिए सैकड़ों functions मौजूद है। आपको सिर्फ अपने डाटा के हिसाब से function का उपयोग करना है।
इसके formula tab में function library group दिया गया है। जिसमे auto sum, financial, text, data & time, logical, lookup & reference, maths & trig और भी अधिक फार्मूला है।
लेकिन आपको सभी formulas को सीखने की जरुरत नहीं है, आप अपनी आवश्यकता के अनुसार फार्मूला का उपयोग कर सकते है।
जब भी आप excel में functions का प्रयोग करे तो उसे सही क्रम में रखना बेहत जरुरी है। प्रत्येक function का अपना specific order होता है, जिसे syntax कहा जाता है।
किसी भी cell में जब function type किया जाता है, तो पहले equals sign (=), के बाद function का नाम type किया जाता है फिर open bracket लगते ही उसका तर्क (argument) आपके सामने आ जाता है।
जिसमे वह जानकारी होती है जो आप calculate करना चाहते है।
Get external data – features of MS Excel in Hindi
MS Excel का यह बहुत अद्भुत फीचर है, इसकी सहायता से आप excel की workbook में बाहरी डाटा इन्सर्ट कर सकते है। यह कई प्रकार की फाइल को support करता है जैसे की text file, word file, access file, web page, SQL, ODBC आदि।
External data डालने के लिए सबसे पहले आपको data source का प्रकार और फिर उसका स्थान सेलेक्ट करे। उस source के प्रकार के आधार पर आपके पास कई ऑप्शन होंगे।
उदाहरण के लिए मान लीजिये की आप ms access का डाटा इन्सर्ट करना चाहते ,तो यह आप पर निर्भर करता है की आपको कौनसी फाइल या कौनसा row और column इन्सर्ट करना है।
Flash fill – features of MS Excel in Hindi
Flash fill ऑप्शन excel 2013 का new tool है जो आपको excel के lastest version में भी मिलेगा। यह ऑप्शन थोड़ा-थोड़ा fill handel की तरह है या इससे advance है।
Flash fill आपकी worksheet में डाटा को automatically fill करता है। जिससे आप समय बचा सकते है। इसका उपयोग करने के लिए आपको first row में एक example देना होगा second row से वह खुद अनुमान लगा लेगा।
Protect – features of MS Excel in Hindi
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल दुनिया का सबसे ज्यादा लोगप्रिये सॉफ्टवेयर है। लेकिन कई बार MS excel में जो डाटा होता है वह बहुत की संवेदनशील होता है जैसे की कोई financial या personal data,
तो उसे सुरक्षित करने के लिए excel में आप protect ऑप्शन का उपयोग करके password डाल सकते है।
जिससे आप excel में worksheet या work book को protect कर सकते है।
VLOOKUP – features of MS Excel in Hindi
excel में v-lookup बहुत उपयोगी function है,
शीट पर दो column में से किसी एक column के आधार पर दूसरे column का डाटा लेना इस से संभव हो सकता है।
इसको एक example से समझना आसान होगा
जैसे ऊपर दिखाई गई image में पहले column में Fruit के नाम दिए है और दूसरे column में Amount दिया है,
इसमें v-lookup function का उपयोग करके किसी एक Fruit name को लिखने पर उसके side वाली value हमें मिल जाएगी।
example – =VLOOKUP(F22, F17:G20, 2, FALSE)
आपने जाना –
Tutorial in Hindi में आपने जाना – Top 10 features of MS Excel in Hindi, माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में ऐसी कई प्रकार की विशेषताएँ है। जिनके कारण यह application बहुत ही लोगप्रिय है।
MS Excel का उपयोग आज कल हर क्षेत्र में किया जा रहा है, इसको सीखना हर एक व्यक्ति के लिए आवश्यक हो है फिर वह एक house wife, retire person, student या फिर business men क्यों न हो।
यदि इस जानकारी से जुड़े कोई भी सवाल आप पूछना चाहते है तो हमे comment जरूर करे और यदि आपको यह जानकारी अच्छी लगी तो इसे अपने दोस्तों में जरूर शेयर करे।
Excel Basic to Advance Training Course in Hindi
MS Excel in Hindi is a software designed and manufactured by Microsoft. It’s a Spreadsheet that contains the number of Rows and Columns. MS Excel in Hindi helps us provide data in a tabular form. MS Excel helps us organize, store, and analyze data. The tabular format helps in proper classification and provides a holistic view of the data.
Table of Contents
What is MS Excel in Hindi? | MS Excel क्या है?
MS Excel का पुरा नाम Microsoft Excel है. तथा इसे ‘Excel’ के नाम से भी जाना जाता है. MS Excel in Hindi एक spreadsheet program है, जिसके मदत से हम आकड़ों को Table Format में Open, Edit, Create, Save, Calculate, और Print कर सकते है.
MS Excel helps us to accomplish various tasks such as Editing, Formatting, Tabulation, Storing, Formulating, Charting, Printing, Consolidating, Grouping, and Ungrouping, Communicating, and many more. MS Excel is a widely used software because its various functions are available in a single software.
When you open MS Excel, you can see that there are many operations in MS Excel, so we study all the functions in detail.
File (Office Button)
The File or Office button is located on the top left corner of your screen. This button provides various options like new, open, save, save as, print, share, export, close, etc. There is nothing to know about the file button. This is the basic operation which is common for all other software like MS Word, MS PowerPoint
When you click on New, it will help you open a new spreadsheet. The excel shortcuts key is Ctrl + N to open a new spreadsheet.
When you click open, it will ask you to open the files you have previously saved. The excel shortcuts key is Ctrl + O to open the saved file.
When you click save, it helps to save your spreadsheet to your device. The excel shortcuts key to saving the current file is Ctrl + S
When you click on this save as it helps to save the spreadsheet in your required space.
When you click Print, you will print the Spreadsheet that you want it to be as a hardcopy. excel shortcuts Ctrl + P to print spreadsheet
When you click on Share, it will share the Spreadsheet via e-mail and cloud.
When you click Export, it will help to export the spreadsheet in PDF (Portable Document Format) or XPS (XML Paper Specification).
When you click Close, it will help you close the spreadsheet or close MS Excel. If you have not saved the document or spreadsheet, it will ask you whether to save the content or not to save any Also by clicking on the operation you will come out of MS Excel. Another way to close is to click on the top right corner of the screen which shows “x”
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Quick Access Toolbar
The Quick Access Toolbar is located at the title of the spreadsheet. Quick access toolbar helps in getting quick views of various tasks. Typically the Quick access toolbar displays operations with saving, undo and redo.
The undo function allows the last action to be undone. The operation from Redo helps to perform the previous performance with Redo which we did earlier. We can also customize our Quick Access toolbar by clicking on the small down arrow button on the title bar.
By clicking on that button you can customize your toolbar, it will show various options like New, open, save, email, quick print, print preview and print, spelling, undo, redo, short ascending, short descending, under the ribbon. And etc. The quick access toolbar helps you get things done faster and faster. The quick access toolbar is the same for MS Word and MS PowerPoint.
How to add a tool to Quick Access Toolbar?
When you want to add a tool to the quick access toolbar, right-click the mouse and click Add in the quick access toolbar.
How to remove a tool from Quick Access Toolbar?
When you want to remove any tool from the quick access toolbar, click on the mouse and click Remove from the toolbar and add a new tool that you want to add to a quick access toolbar.
Menu Bar
The menu bar is at the top of the worksheet, above the title bar and the Ribbon Display option. The operations in the menu bar are as follows: File, Home, Insert, Page layout, formulas, Data, review, View. Each operation has its own ribbon. You can select the operation with the mouse by clicking on the respective operation.
You can also do this with the help of keyboard shortcuts. When you press the ALT button on the keyboard it will take you to the menu bar and after that, you can select with the help of arrows. There will be slight differences between the menu bar of Microsoft Word and Microsoft PowerPoint.
Ribbon
The ribbon that appears below the Ribbon menu bar is also a part of MS Excel. The ribbon menu system is how you plan through MS Excel and enter various Excel commands. Details of different ribbons will be provided separately.
Name Box
The Name Box is the box that is located on the left side below the Ribbon bar. And on the left side of the formula bar, it is also above the worksheet area. The size of the name box can also be customized. You need to catch the left click of the mouse and move the mouse sideways. The name box displays the name of the cell selected.
Formula Bar
The Formula bar is at the top of the worksheet. It is on the right of the Name box and below the Ribbon. The formula bar is denoted by “fx”. We activate the formula bar by typing equal to the “=” sign. If the formula bar is not visible in your worksheet, then you have to follow these 3 steps
Step 1: Click on the File menu
Step 2: Click Options at the end of the list
Step 3: Click Advanced per then scroll down to display and click on show formula bar
Status Bar
The Status bar is at the bottom of the spreadsheet. Through the status bar, we can get a quick view of the count, average, minimum, maximum, or sum of selected cells. You can customize your status bar by right-clicking on the status bar.
The status bar usually shows a zoom in and zoom out. You can zoom in and out of the spreadsheet, The status toolbar contains various tools such as caps lock, nom lock, scroll lock, cell mode, signature, etc. The status bar is the same for Microsoft Word and Microsoft PowerPoint
Scroll Bar
Spread worksheets have two scroll bars, one is a horizontal scroll bar and the other is a vertical scroll bar. The horizontal scrollbar is on the top right of the spreadsheet and the vertical scroll bar is on the right side of the spreadsheet. You can also hide the scroll bar by completing the following steps.
Step 1: Click on the File menu
Step 2: Click on Options
Step 3: Click on Advanced and then go to Display Options for this worksheet
Step 4: Click on the box that shows > Show horizontal scroll bar > Show vertical scroll bar
Text Area
The Text Area is the most important part of MS Excel, it is the center of the spreadsheet. You enter text in this part of the field
introduction to MS Excel
यह एम एस आॅफिस का एक software है। जिसकी सहायता से हम डाटाबेस पर डाटा प्रोसेसिंग का कार्य कर सकते है। एवं डाटा को स्टोर कर सकते है। इसमें डाटाबेस को मैनेज करने के लिये विभिन्न प्रकार के टूल होते है। जिसका प्रयोग करके डाटाबेस की फाॅमेंटिंग कर सकते हे। इस एप्लीकेशन साॅफ्टवेयर के मेन्यु बार में नौ मेन्यु होते है। इसमें विभिन्न प्रकार की टूलबार होती है। जिसका प्रयोग करके अपने कार्य को आसानी से कर सकते है। इसमें एक एप्लीकेशन विंडो होती है। जिसके अन्दर वर्कबुक होती हैं। वर्कबुक के अन्दर वर्कसीट होती है।
एक्सेल में डाटा को वर्कशीट में स्टोर किया जाता है। इसमें रो ओर काॅलम होते है। रेा और काॅलम से मिलकर सेल बनती हैं इसमें प्रत्येक सेल का एक address होता है। जिसे सेल एड्रेस कहा जाता है। यह एड्रेस काॅलम और रो के नाम से मिलकर बना होता है। जैसे A1, BB10 आदि। एक वर्कसीट में 65536 रो और 256 काॅलम होते है। रेा का नाम Number से रहता है। और काॅलम का नाम alphabet में रहता है। इसमें कुल सेल की संख्या निम्न होती है। 65536*256=16777216 एक वर्कवुक में 256 वर्कसीट होती है। इसमें जो फाईल बनती है। उसका द्वितीयक नाम .XLS होता है।
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वर्कबुक (Workbook)
यह एक ऐक्सल फाईल होती है। जिसके अन्दर कई वर्कसीट होती है। जिसमें डाटा को स्टोर किया जाता है। एक वर्कबुक के अन्दर 256 वर्कसीट होती है। वाय डिफाल्ट तीन वर्कसीट होती है। इसमें नई वर्कसीट को जोडा या डिलिट किया जा सकता है। रीनेम किया जा सकता है और इसमें सीट को काॅपी मूव आदि का कार्य सरलता से किया जा सकता है। वर्कबुक open करने पर वर्कसीट अपने आप खुल होती है। एक समय में एक ही वर्कबुक पर कार्य किया जाता सकता है। जिसे ऐक्टिव बर्क सीट कहा जाता है।
वर्कसीट (Worksheet)
वर्कसीट बुक के पेज की तरह होती है। जिसमें हम डाटा को स्टोर कर सकते है। एक वर्कसीट में 65536 रो और 256 काॅलम होते है। एवं 65536*256=16777216 सेल होती है। प्रत्येक काॅलम का एक नाम 55 होता है। जो एल्फाबेट होते है। यह रेंज A से IV =256 तक होती है। एवं रो का नाम न्यूमेंरिक होता है। इसकी रेंज 1 To 65536 तक होती है। इसको रीनेम किया जा सकता है।
सेल (Cell)
रो और काॅलम के मिलने से सेल बनती है। एक वर्कसीट में 65536*256=16777216 cells बमससे होती है। सेल में डाटा को लिखा जाता है। एक सेल में 255 अक्षर लिखे जा सकते है। काॅलम एवं रो के नाम को मिलाकर सेल का नाम बनता है। यह सेल का ऐडस होता है। दो सेल ऐडस मिलकर रेंज ऐडस बनाते है। इसमें दो या दो से अधिक सेल को आपस में मर्ज किया जा सकता है और सेल की फाॅमेटिंग का कार्य भी किया जा सकता है।
इस आर्टिकल मे हमे MS Excel क्या है? इसे हिन्दी मे (MS Excel in Hindi) समझेंगे और ये भी जानेंगे की ऑफिस में एक्सेल का क्या यूज होता है?
माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस के अंदर ही MS Excel एक ऐसा एप्लीकेशन है, जो बहुत काम का और बहुत महत्वपूर्ण सॉफ्टवेयर है। इसका महत्व आप को तब पता चलेगा जब आप कोई जॉब करना शुरू करते हैं, और आप समझ जायेंगे की आखिर एमएस एक्सेल (MS Excel) के लाभ क्या है?
तो चलिए जानते हैं MS Excel क्या है? (what is ms excel in hindi?) और
- Sheet किसे कहते है? इसमें कितनी शीट (Sheet) होती है?
- Column किसे कहते है? और कितने होते है?
- Row किसे कहते है? और Rows कितने है?
- Cell किसे कहते है? और Cells कितने होते है?
- साथ ही जानेंगे की इसकी परिभाषा क्या है?
- इसके साथ ही जानेंगे की इसके फीचर्स क्या हैं? (Features of MS Excel in Hindi) और कमांड्स क्या हैं?
MS Excel क्या है (MS Excel In Hindi)? – MS Excel का पूरा नाम Microsoft Excel है। और इसे मुख्य रूप (Main Form) से Excel के नाम से भी जानते है। ये एक स्प्रेडशीड प्रोग्राम है, जो Microsoft Office Suite के अंतर्गत आने वाले एप्लीकेशन में से एक एप्लीकेशन है।
- माइक्रोसॉफ्ट के जरिए बनाया गया एक कमर्शियल स्प्रेडशीट एप्लीकेशन है। इसका इस्तेमाल बेसिक कैलकुलेशन, ग्राफ़िक टूल, पाइवोट टूल, पाइवोट टेबल, और मैक्रोस बनाने के लिए किया जाता है।
- एक्सेल में दूसरी एप्लीकेशन के जैसी ही Spreadsheet बनाने के लिए बेसिक Feature उपलब्ध होते हैं। जिसमे Rows और Columns के रूप में Cells के Collection Arranged होते हैं। और जिनमे डाटा (DATA) को Organize और Manipulate होतें हैं।
- यहाँ पर हम डाटा को Line Graph, Chart और Histogram के रूप में भी दर्शाया जाता है। एक्सेल में हम डाटा के अलग-अलग पहलुओं से बहुत तरह के तथ्यों के साथ प्रयोग कर सकते हैं।
- मैन्युफैक्चरिंग इंडस्ट्री से लेकर एक छोटी दूकान, सरकारी दफ्तर हर जगह एमएस एक्सेल का इस्तेमाल सबसे ज्यादा किया जाता है।
- जब आप किसी जॉब को ज्वाइन करते हैं, और अगर उसमे आपको सिस्टम से जुड़ा कोई काम दिया जाता है, जैसे की DATA Entry, Back Office, तो आप समझ लेना की आप को एक्सेल का इस्तेमाल करना ही होगा।
ये दफ्तरों में सबसे सामान्य रूप से प्रयोग होने वाला सॉफ्टवेयर हैं। इसके क्या-क्या प्रयोग हैं ये मैं आपको आगे विस्तार से बताऊंगा।
Features of MS Excel In Hindi
- MS-Excel का User Interface बहुत ही आसान और अच्छा है। Microsoft ने इसे कुछ इस तरह से डिजाइन (Design) किया है, कि कोई भी व्यक्ति कुछ ही समय में MS-Excel की Basic Training लेकर अपना काम शुरू कर सकता है।
- यह दुनिया का सबसे भरोसेमंद Spread Sheet Program है। कठिन से कठिन Calculation को एम-एस एक्सेल (MS-Excel) की सहायता से बड़ी आसानी से समाधान (Solve) किया जा सकता है।
- अगर आपने एक बार एम एस एक्सेल (MS Excel) सीख लिया तो आपको कहीं न कहीं जरूर काम आयेगा।
- एम-एस-एक्सेल का डिजाइन (Design) कुछ इस तरह का होता है जिसमें आपको Automatic Table बने हुए
- मिलते हैं। टेबल बनाने की आवश्यकता नहीं होती आप एक्सेल को ओपन कीजिये और आप Data Entry शुरू कर सकते हैं।
- MS Excel Formulas काम को और भी आसान बना देते हैं। अगर आप एक्सेल फार्मूलों का बेसिक ज्ञान ले लेते हैं, तो कई घण्टों का काम मिनटों में एक्सेल के फार्मूलों की सहायता से किया जा सकता है। जो कि ऑटो अपडेटेड भी होते रहते हैं।
- Excel की सबसे अच्छी बात ये है की एम-एस- एक्सेल में एक सीट से दूसरी सीट को और एक फाइल से दूसरी फाइल को भी लिंक किया जा सकता है। आपके पास चाहे कितना भी बडा डाटा हो एक्सेल उसे हैण्डल कर लेगा।
- एम-एस- एक्सेल के माध्यम से आप Automatic Chart और Dashboard बना सकते हो।
MS Excel Usage – MS Excel के उपयोग
चलिए अब जान लेते हैं इसके उपयोग क्या क्या हैं।
- To organize and resurface the data – डाटा ऑर्गनाइज़ करने और उसेके रेसुररेक्शन करने में
- Data Filtering – डाटा फ़िल्टरिंग करने में
- Mathematical Formula – मैथमेटिकल फार्मूला
- Online Access – ऑनलाइन एक्सेस
- Goal Seek analysis – • लक्ष्य का विश्लेषण
- Build Dashboard – डैशबोर्ड का निर्माण
- Interactive Charts and Graphs – इंटरएक्टिव चार्ट और ग्राफ़
- Automation through Excel – एक्सेल के माध्यम से ऑटोमेशन
- Data Analysis and Interpretation – डाटा एनालिसिस और इंटरप्रिटेशन
- Collect Data – डाटा को इकठा
- For data Entry and Storage – डाटा एंट्री और स्टोरेज करने के लिए
- In preparing Account and Budget – अकाउंट और बजट तैयार करने में
- Identify Trends – ट्रेंड्स की पहचान करने में
- In Administrative and Managerial Work – एडमिनिस्ट्रियल और मैनेजरियल काम में
How to open MS Excel in Hindi | एम-एस-एक्सेल कैसे ओपन करें?
एम-एस-एक्सेल को आप दो प्रकार से Open कर सकते हैं
- पहला Start Button पर Click कीजिये MS Office के Folder पर Click कीजिये ओर उसके बाद MS Excel पे क्लिक करिए आपको Excel ओपन हो जाएगा।
- Win/Start+R को Keyboard पर Press कीजिये, जिससे Run Command खुल जाएगा और अब Run command मे Excel Type कीजिये जिससे एम-एस-एक्सेल ओपन हो जायेगा।
और भी सीखें: Run Command – ये 1 सेकंड मे काम करता है। रन कमांड क्या है?
Excel में worksheet क्या होती है?
What is a Worksheet in Excel in Hindi? – वर्कशीट एम-एस एक्सेल का सबसे महत्वपूर्ण भाग है, जो हमें एम-एस एक्सेल खोलते समय ही दिखाई दे जाता है। इसमें एक शीट होती है जो रॉ और कालम से मिलकर बनी होती है।
इस वर्कशीट में ही सारा काम किया जाता है। आप कोई भी अंक या लेटर इस वर्कशीट में टाइप कर सकते हैं। जिसे Sheet-1 के नाम से दर्शाया जाता है।
Excel में Row क्या होती है?
What is Rows in Excel in Hindi? – एक्सेल में Horizontal Block को Row कहते हैं एक्सेल में रॉ को 1,2,3 से प्रदर्शित किया जाता है।
मैं आप सभी को एक चीज़ बता दूँ की वर्तमान में एक्सेल 2010, 2013,2016, 2019 एक एक्सेल शीट में अधिकतम रॉ की संख्या 1048576 रॉ आ सकती हैं यह उपर से नीचे की ओर बढ़ती जाती हैं।
MS Excel में Column क्या होते हैं?
What is Columns in Excel in Hindi? – एक्सेल में Vertical Block को कॉलम कहा जाता है। इसे A, B, C, D से प्रदर्शित किया जाता है।
वर्तमान में एक्सेल 2010, 2013,2016, 2019 में अधिकतम कॉलम की संख्या 16384 है।
Excel में Cell क्या होते हैं?
What is Cells in Excel in Hindi – एक्सेल में एक Cell का मतलब वह स्थान होता है। जहां एक रॉ और कॉलम मिलता है, या Intersection करता है, किसी Cell का नाम रॉ और कॉलम के नाम को मिलाकर ही बनता है।
उदाहरण के लिए अगर किसी Cell का नाम “A1” है तो उसमें “A” Column है और “1” Row है।
एक्सेल में फार्मूला क्या होता है?
What is Formula in Excel in Hindi – एक्सेल के Cell में आप को भी वेल्यू आप टाइप करते हैं। उसे जोड़ने, घटाने , भाग देने के लिए एक खास सूत्र टाइप किया जाता है।
जिसमें Cell References, Values, Functions का एक खास क्रम होता है। जो Values के अनुसार Result देता है एक्सेल में एक फार्मूला हमेशा (= Equal) के साथ शुरू होता है।
MS Excel Introduction in Hindi
Microsoft Excel एक बहुत ही उपयोगी Office Software है। आज कल आप तो जानते ही हैं, कि Office में वर्कलोड कितना बढ़ गया है।
और जो है हर माह बहुत सारा डाटा तैयार करना पड़ता है। जिसमें सबसे बड़ी समस्या आती है, Calculation करने की, और उसके लिये ज्यादातर लोग कैल्यूलेटर की मदद लेते हैं।
कैल्यूलेटर छोटे मोटे हिसाब किताब के लिये तो सही है लेकिन अगर हिसाब किताब बड़े स्तर का है और प्रोफेशनल (Professional) हैं, तो Excel से अच्छा विकल्प और कोई नहीं है।
Title Bar: MS Excel के सबसे ऊपर भाग यानि Top में Center में आपको जो Bar नज़र आएगा वो Title Bar है। यहाँ पर आप जिस भी फाइल में काम कर रहे हैं उसका नाम दिखाई देगा।
अगर आप एक नए डॉक्यूमेंट में काम कर रहे हैं, तो इसका नाम Book1 रहेगा जब आप इसे Save करने जायेंगे तब आप अपनी मर्ज़ी से इसका नाम रख कर सुरक्षित कर सकते हैं। अब इसका नाम Book1 की जगह आपका रखा गया नाम दिखाई देगा।
इसके दाहिने तरफ कोने में आपको 3 बटन होते हैं. इन तीनों बटन के अलग अलग काम हैं जो मैं आपको आगे बता रहा हूँ.
Minimize – इस बटन को जब हम क्लिक करते हैं तो माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल या फिर कोई भी प्रोग्राम जो ओपन है वो नीचे (Minimize) Taskbar में चला जाता है। जिसे आप Taskbar में क्लिक कर के फिर से वापस कभी भी खोल सकते हैं। इसका इस्तेमाल हम तभी करते हैं, जब हमे काम करते हुए बीच में किसी और दूसरे एप्लीकेशन को खोलने की जरुरत पड़ती है।
Maximize – Maximize बटन का प्रयोग कर के हमे माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल या फिर किसी भी अन्य प्रोग्राम के बॉक्स को अपने मन के मुताबिक आकर में बदल सकते हैं। ये प्रोग्राम के Window को Width और Length को Adjust कर के काम कर सकते हैं। इस बटन को दुबारा क्लिक कर के हम एप्लीकेशन को वापस Full Screen आकर में वापस ला सकते हैं।
Close Button – ये बटन Gray Color में होता है इसे जब हम क्लिक करते हैं तो एप्लीकेशन या प्रोग्राम बंद हो जाता है।
एक ओर Option वो है Help Option जो आपको नीचे दी हुवी Image में (?) के Symbol में दिख रहा है। इस पर आप जब Click करेंगे तो आपको कोई भी Option के बारे में जानन रहा तो वो Option क्या है? और क्या काम करता है? तो आप Help पर Click कर सकते है।
File Menu: Microsoft एक्सेल में File Menu एक मुख्य भाग है। यह बटन बाएं तरफ कोने में होता है। इसमें कई तरह के ऑप्शन मौजूद होते हैं जैसे New, Open, Save, Save as, Print, Email, Quick Print इत्यादि।
Quick Access Toolbar: Title Bar में ही स्थित Quick Access Toolbar भी एक प्रमुख ऑप्शन है। इस Toolbar के प्रयोग हम ज्यादा उपयोग होने वाले Commands को वहां पर लाने के लिए करते हैं। इसका मतलब ये है की आप जिस भी ऑप्शन या कमांड का उपयोग बार बार करते हैं।
उसके लिए आपको Menu में जाकर उसे क्लिक (Click) करने में देरी होती है, तो आप उस के कमांड को यहाँ पर जोड़ (Add) करके रख सकते हैं। फिर आपको ज्यादा किसी भी Option में अंदर जाने की जरूरत नहीं पड़ती है। वो कमांड Quick Access Toolbar में Add हो जाता है। और आप सीधे यही से उस कमांड का इस्तेमाल कर सकते हैं।
Menu bar: Menu Bar Title Bar के ठीक नीचे स्थित होता है। इस में एम एस एक्सेल में प्रयोग होने वाला जितना भी ऑप्शन होता है, सब का एक ख़ास काम होता है। और हर Tab के अंदर इसके अपने Ribbon होते हैं, जिसमे बहुत सारे Tools होते हैं।
Text Area or Main Working Area: यहाँ पर Cell होते Row और Column के रूप में दिखाई देते हैं। हम अपना सारा काम इसी पर करते हैं। इसी पर हम टेबल बनाते हैं, उसमे डाटा डालते हैं, कैलकुलेशन करते हैं। इसी को हम Sheet भी बोलते हैं।
Ribbon: Menu Bar के हि नीचे Ribbon होता है। Menu Bar के हर एक Tab के लिए अलग अलग Ribbon होता है। हर Ribbon के अंदर ढेर सारे Option मौजूद होते हैं। जिनमे सबका अलग काम है, और हर Tool बहुत महत्वपूर्ण होता है। यहाँ पर आप Ribbon का एरिया लाल कलर के बॉक्स के रूप में देख सकते हैं।
Name Box: Ribbon के नीचे बायीं तरफ आपको जो एक छोटा बॉक्स दिखाई देता है वो Name Box है। इस बॉक्स में आपको हर Cell का नाम दिखाई देता है। आप जब इसमें किसी Cell का नाम डालते हैं, तो आप उसे आसानी से ढूंढ भी सकते हैं।
Formula Bar: Name Box के दायीं तरफ का बॉक्स जो होता है वो Formula Bar होता है, इसमें हम Formula लिख कर अपना काम कर सकते हैं। इसके अलावा हम जिस Cell में काम करते हैं, या फिर कुछ भी लिखते हैं वो Formula Bar में हमे दिखाई भी देता है।
Status Bar: ये Text Area के ठीक नीचे होता है। यहाँ पर Sheet Tab, Page Layout Selector, और Zoom Level सेट करने के ऑप्शन होते हैं।
Sheet Tab: ये Status Bar में स्थित होता है, वो भी बिलकुल बायीं तरफ यहाँ पर हम एक ही फाइल के अंदर अलग-अलग Sheet जोड़ सकते हैं। उसके लिए बस हमे एक New Sheet, Insert, Delete, Rename, Move or Copy, New Sheet बनाने के ऑप्शन मिलते हैं, जिससे आसानी से एक फाइल अंदर अनेक शीट बना सकते हैं।
Page Layout Selector: Sheet Tab के ठीक दाहिने तरफ Page Layout Selector होता है। इसका उपयोग के लिए हम शीट को अलग-अलग Layout में देख सकते हैं। जिसमे Normal, Page Layout, Page Break Preview होते हैं। जिन से अपने पेज को देख सकते हैं, और Page की सेटिंग कर सकते हैं।
Zoom Level: Page Layout Selector दाहिने तरफ Zoom Level का ऑप्शन होता है। इस के जरिए Sheet को हम छोटे आकर में Adjust कर के देख सकते हैं। जब Sheet बहुत बड़ी आकर की हो जाती है, तो फिर ये ऑप्शन हमारे बहुत काम का है।
MS Excel Keyboard Shortcuts in Hindi
एमएस एक्सेल के कीबोर्ड शॉर्टकट?
| Ctrl+O | Workbook Open करने के लिए। |
| Ctrl+N | New Workbook बनाने के लिए। |
| Ctrl+S | Workbook Save करने के लिए। |
| Ctrl+A | Select All करने के लिए। |
| F11 | Chart बनाने के लिए। |
| Ctrl+P | Worksheet का Data Print निकालने के लिए। |
| Ctrl+Page Up | पिछली वर्कशीट (Previous Worksheet) में जाने के लिए। |
| Ctrl+Page Down | अगली वर्कशीट (Next Worksheet) में जाने के लिए। |
| Ctrl+B | बोल्ड (Bold) करने के लिए। |
| Ctrl+I | इटेलिक (Italic) करने के लिए। |
| Ctrl+U | अन्डर लाइन (Underline) करने के लिए। |
| Ctrl+F | वर्कशीट में फाइण्ड (Finds in Worksheet) करने के लिए। |
| Ctrl+H | वर्कशीट में रिप्लेस करने के लिए। |
| Ctrl+G / F5 | Go To Command Open करने के लिए। |
| Alt+F4 | एक्सेल को बंद (Close Excel) करने के लिए। |
| Alt+i+C | Column Add करने के लिए। |
| Alt+i+R | Row Add करने के लिए। |
| Shift+F11 | New Sheet Add करने के लिए। |
| Shift+F3 | Function Option Open करने के लिए। |
| Ctrl+F1 | Ribbon Bar Hide / Show करने के लिए। |
| Ctrl+1 | Format Cell Option Open करने के लिए। |
| Ctrl+C | Copy करने के लिए। |
| Ctrl+X | Cut / Move करने के लिए। |
| Ctrl+P | Paste करने के लिए। |
| Ctrl+K | Hyperlink Apply करने के लिए। |
| F12 | Save As करने के लिए। |
| F2 | Edit Cell / Formula करने के लिए। |
| Alt+F8 | Macro Dialog Box Openकरने के लिए। |
| Ctrl+; | Current Date लिने के लिए। |
| Ctrl+Shift+; | Current Time लिने के लिए। |
How to Learn MS Excel in Hindi? – एम-एस-एक्सेल कैसे सीखें?
अगर आप एम-एस- एक्सेल सीखना चाहते हैं, तो नीचे दिये गये वीडियों को क्रमानुसार एक-एक करके देखते जाईये इन सभी वीडियो में सरल हिन्दी भाषा में Microsoft Excel को शुरू से लेकर अंत तक सिखाया गया है।
जिससे आप बहुत ही कम समय में एक्सेल को आसानी से सीख सकते हैं।
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आप हमारे Telegram Channel Learn more से PDF notes को बिल्कुल मुफ़्त मे डाउनलोड कर सकते है।
निष्कर्ष: आपने क्या सीखा?
दोस्तों इस आर्टिकल मे मैंने Excel क्या है? (What is MS Excel in Hindi) के बारे मे जानकारी देने की कोशिश की है। मैं उम्मीद करता हु आपको यह सभी जानकारी पसंद आई होगी। इसी तरह Excel के और भी आर्टिकल पढ़ने के लिए आप हमारे Excel Tips and Tricks in Hindi की category पे जा सकते है। जहां आपको Excel से ढेर सारे आर्टिकल पढ़ सकते है।
और यदि आप Excel का course हिन्दी मे करना चाहते है या फिर Excel को basic से अड्वान्स तक सीखना चाहते है तो इसी के लिए मैंने एक EXCEL कोर्स को डिजाइन किया है Excel Basic to Advance Full Course in Hindi जो कि मेरे ई लर्निंग प्लेटफॉर्म लर्न मोर प्रॉ पर अभी अवेलेबल है और अभी यह कोर्स डिस्काउंट में चल रहा है।
अगर आप एक्सेल को बिगिनिंग लेवल से और एडवांस लेवल तक सीखना चाहते हैं और EXCEL मे एक्सपर्ट बनना चाहते हैं और साथ सुपरफास्ट भी बनना चाहते हैं तो आपको एक बार वेबसाईट पे जरूर चेक करना चाहिए।
MICROSOFT EXCEL NOTES IN HINDI | EXCEL TUTORIAL
वर्तमान समय में ऑफिस में एक्सेल सॉफ्टवेयर के अंतर्गत काफी कार्य
किया जाता है क्योकि एक्सेल शीट एक कैलकुलेटर की तरह कार्य करती है जिसके अंतर्गत
हम बड़ी से बड़ी Mathematics Calculations को आसानी से हल कर
सकते है क्योकि इस सॉफ्टवेयर में बहुत सारे Predefine Functions दिए गए है, आपको
एक्सेल का पूरा कोर्स करने से पहले उसका
बेसिक ज्ञान होना अति आवश्यक है, इसी को देखते हुए आज की इस पोस्ट में आपको
Microsoft Excel के Hindi Notes जो की बहुत ही सरल भाषा में लिखे गए है आपको दिए
जा रहे है और उम्मीद है की इनको पढने के बाद आपको एक्सेल का अधिकतम ज्ञान जरूर
हासिल होगा.
INTRODUCTION OF MICROSOFT EXCEL
इस सॉफ्टवेयर का निर्माण अमेरिका की प्रसिद्ध कम्पनी माइक्रोसॉफ्ट
कारपोरेशन ने किया है। जिसके डायरेक्टर
श्री बिल गेट्स जी है, इस प्रोग्राम में हम मैथमेटिकल, स्टेटिकल, तथा फाइनेसियल
इत्यदि फामूर्लो का प्रयोग का बड़ी से बड़ी समस्याओ का समाधान आसानी से कर सकते है।
इस सॉफ्टवेयर का Extension .XLS होता है। डिफाल्ट
रूप से एक वर्कबुक में 3 सीटे दी होती है और प्रत्येक सीट में 256 कॉलम, 65536 रो, तथा 1,67,77,216 सेल दी
होती है। जिसके अन्दर हम अपने डाटा को फिल करते है।
MS Excel Window Components
1. Office Button
यह बटन एक्सेल में लेफ्ट हैण्ड साइड पर एक गोल आइकॉन की तरह दिखाई
देता है जिस पर Office का लोगो बना होता है, यह बटन मेनू बार में होता
है. इस बटन में Excel में बनने वाली फाइल या स्प्रेडशीट के लिए बहुत
सारे एडवांस विकल्प होते है.
2.Quick Access Toolbar
यह टूलबार Title
bar में होता है. इसे हम शॉर्टकट की तरह उपयोग
मे लेते है. इस टूलबार में हम अधिकतर काम आने वाले आप्शन को Add कर कर लेते है जिससे काम को हम आसानी से और जल्द
कर सके.
3. Title bar
Title bar Excel में सबसे ऊपर को और होती है इस बार पर MS Excel मे बनाई गई फाइल के नाम को दिखाया जाता है. जब तक
फाइल को सेव नही
किया जाता है तब तक फाइल का नाम नही दिखाया जाता है और वहां “Book1” लिखा होता है. जैसे ही हम फाइल को किसी भी नाम से
सेव करते है तब “Book1” के स्थान पर फाइल नाम दिखाया जाता है.
इस बार के दांये कोने में तीन बटन होते है जिनके नाम इस प्रकार से है “Minimize” इस पर
क्लिक करने से Open
Program टास्क बार में आ जाते
है दूसरा “Maximize or
Restore” यह बटन विंडो की width को कम या ज्यादा करने का कार्य करता है. और तीसरा
बटन “Close” प्रोग्राम को बंद करने का कार्य करता है.
4. Ribbon
Ribbon MS Excel विंडो
का एक और भाग है. यह Menu
Bar से नीचे होता है. इस बार में Excel Tabs में जो विकल्प मेनू बार में होते है उन्ही आप्शन
को इसमें भी दिखाया जाता है.
5. Menu Bar
यह बार टाइटल बार के नीचे होती है. इसे Tab Bar भी बोल सकते है, Menu Bar में कई
विकल्प होते है और प्रत्येक की अपनी Ribbon होती
है.
6. Name Box
Name Box Excel में Ribbon के नीचे बांये कोने में एक बॉक्स होता है. इस
बॉक्स में Sheet Cell के नाम को दिखाया जाता है एवं हम इसमें cell का नाम डालकर उसे खोज भी सकते है.
7. Formula bar
Formula Bar MS Excel में Ribbon के नीचे बांये कोने में Name Box के बगल में होती है. इस बार में Excel के Formulas को लिखा
जाता है.
8. Status Bar
Status bar Excel में
बिल्कुल नीचे को ओर होती है. इस बार में “Zoom Level” नामक
टूल भी होता है, जिसकी सहायता से हम Sheet को Zoom in तथा Zoom out भी कर सकते है. इसके अलावा भी बहुत से टूल इस बार
में होते है, जैसे; Language, Word Count, Page Number आदि.
9. Scroll Bar
Scroll Bar Excel में Left Hand Side vertically तथा नीचे horizontally Bar होती
है, जो Sheet को
ऊपर-नीचे एवं दांये-बांये सरकाने का कार्य करती है.
10. Text Area
Text Area Excel का सबसे
मह्त्वपूर्ण भाग है यह Excel
विंडो का सबसे बडा तथा मध्य भाग होता है. Text area को MS Excel में Sheet बोला जाता है. इसी क्षेत्र मे text को लिखने का कार्य करते है.
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Microsoft Excel Notes in Hindi for Beginner to Advance
HOME TAB
Cut (Ctrl+X) – इस ऑप्शन्स का उपयोग Text और Data को एक
जगह से दूसरी जगह पर Cut करके Move करने के
लिए किया जाता है।
Copy (Ctrl+C)– इस
ऑप्शन्स का उपयोग Text और Data को एक
जगह से दूसरी जगह पर Copy
(नकल) करने के लिए किया जाता
है।
Paste (Ctrl+(Ctrl+V)– इस ऑप्शन्स का उपयोग Cut या Copy किये
हुए Text और Data को अपनी
आवश्यकतानुसार स्थान पर रखनें (Paste) करने के लिए किया
जाता है।
Format Painter (Ctrl+Shift+C)– इसका उपयोग Excel में
किसी भी Text का Format यानि Color, Size इत्यादि को एक क्लिक में Copy करने तथा
किसी अन्य Text पर अप्लाई करने के लिए किया जाता है। ताकि वह भी
उसी तरह से हो जाए जैसे पहले वाला टेक्स्ट था।
Font – जिस Font में हम Text Type करना चाहते है। उसे Choose करने के लिए इस ऑप्शन का उपयोग किया जाता है Font Style भी Change कर सकते
है।
Font Size – इस
ऑप्शन का उपयोग Font/Text का साइज बदलने के लिए होता है।
Increase Font Size – इस
ऑप्शन का उपयोग Font
Size को बड़ा करने के लिए
किया जाता है।
Decrease Font Size – इस
ऑप्शन का उपयोग Font
Size को छोटा करने के लिए
किया जाता है।
Bold (Ctrl+B)– इस ऑप्शन
का उपयोग Font/Text को Bold करने के
लिए होता है।
Italic (Ctrl+I)– इस ऑप्शन का उपयोग Font/Text को कुछ टेढ़ा करके लिखने के लिए किया जाता है।
Underline (Ctrl+U)– इस ऑप्शन का उपयोग Font/Text के नीचे लाइन लाने के लिए किया जाता है।
Bottom Border – इस
ऑप्शन की सहायता से हम चारो ओर बॉर्डर का उपयोग कर सकते है।
Fill Color – इस
ऑप्शन का उपयोग Cell में Color भरने के
लिए किया जाता है।
Font Color – इस
ऑप्शन की सहायता से हम Font/Text का Color चेंज कर
सकते है।
Orientation – यह Text की दिशा को परिवर्तित करता है जैसे सीधी लाइन मे, तिरछा, ऊपर से
नीचे, नीचे से ऊपर की ओर लिखने के लिए उपयोग किया जाता
है।
Decrease Indent – इस
ऑप्शन की सहायता से हम बायीं तरफ से स्पेस को कम कर सकते है।
Increase Indent – इस
ऑप्शन की सहायता से हम बांया तरफ से स्पेस को बढ़ा कर सकते है।
Wrap Text – इस
ऑप्शन का उपयोग हम Text को Wrap अर्थात
तोड़कर नीचे लिखने के लिए करते है जैसे —
आप अपनी एक्सेल शीट की सेल में कुछ टाइप करते हो और वो टाइप किया गया टेक्स्ट आपकी
एक्सेल शीट की सेल से बाहर चला जाता है और आप चाहते हो की वो टेक्स्ट उसी सेल में
एडजस्ट हो जाये तो इस स्थति में आप एक्सेल के अंदर Wrap Text Function का उपयोग कर सकते है यह Function टाइप किए गए टेक्स्ट को उसी सेल में एडजेस्ट कर
देता है.
MERGE CELL – इस
आप्शन के द्वारा हम दो या दो से अधिक रो तथा कालम को सिलेक्ट कर मर्ज कर सकते है।
TOP, BOTTOM, MIDDLE ALIGN — इस आप्शन का प्रयोग हम मर्ज सेल के अन्दर टाइप
डाटा को TOP, BOTTOM और MIDDLE में ALIGN करने के लिए करते है।
TEXT ORIENTATION – इस
आप्शन के द्वारा हम सेल के अन्दर टाइप डाटा को रोटेट करने का कार्य करते है।
NUMBER FORMAT— इस आप्शन
के द्वारा हम एक्सेल सीट पर टाइप डाटा को दिये गये नम्बर फार्मेट में बदलने का
कार्य करते है।
CONDITIONAL FORMATTING:- जितने एरिये में हमें फार्मेटिंग लगानी होती है पहले उतने एरिये को
हम सिलेक्ट कर लेते है। सिलेक्ट किये गये हिस्से में हमारे द्वारा लगाई गई
फार्मेटिंग ही कार्य करती है दूसरी कोई नहीं। जैसे- हमनें सिलेक्ट किये गये हिस्से
में फार्मेटिंग सेट की की जब भी हम 5 से 50 के बीच में कोई भी गिनती टाइप करे तो वह हमारे
द्वारा लगाये गये फार्मेट के अनुसार आये। फार्मेटिंग को हटाने के लिए हम पुनः उतने
हिस्से को सिलेक्ट कर क्लियर फार्मेटिंग पर क्लिक करते है।
FORMAT AS A TABLE/CELL STYLE — इस आप्सन के द्वारा हम सिलेक्ट किये गये डाटा
को दिये गये सेल अथवा दी गई टेबल के फार्मेट में बदलने का कार्य करते है।
INSERT/DELETE— इस
आप्सन के द्वारा हम सेल, कालम तथा रो को वर्कशीट में इन्सर्ट/डिलीट कर सकते है।
FORMAT ROW, COLUMN, WORKSHEET — इस आप्सन के द्वारा हम सेल, रो, कालम तथा वर्कशीट को
दिये गये फार्मेट के अनुसार सेट कर सकते है।
FORMULA— इस
आप्सन के द्वारा हम बेसिक फार्मुलों का प्रयोग सीधे ही कर सकते है। जैसे- Sum,
Max, Min इत्यादि के लिए हमें डाटा को सेलेक्ट कर इसमें दिए गए आप्शन पर केवल
क्लिक करना है रिजल्ट अपने आप आ जायेगा.
FILL- DOWN, UP, LEFT, RIGHT — इस
आप्सन के द्वारा हम सिलेक्ट किये गये डाटा को डाउन, अप, लेफ्ट, राइट साइड में
सिलेक्ट की गई रो, कालम इत्यादि में फिल कर सकते है।
SERIES— इसकी
सहायता से हम सेल में फिल संख्याओं को सीरीज में फिल कर सकते है। जैसे हमें 1 से 50 तक गिनती फिल करनी
है तो हम इस आप्सन के द्वारा आसीनी से गिनतियों को सेल में फिल कर सकते है।
JUSTIFY — इस
आप्सन के द्वारा हम अगल-2 सेल में टाइप डाटा को जस्टीफाई कर एक ही सेल में
ला सकते है।
CLEAR —ALL, FORMAT, CONTENT, COMMENTS— इस आप्सन के द्वारा हम सीट पर लगाये गये, फार्मेट, कन्टेट तथा कमेन्टस को हटाने का कार्य करते है।
SHORT/FILTER — इस
आप्सन के द्वारा हम उल्टे सीधे क्रम में टाइप अल्फाबेट तथा न्यूमेरिक डाटा को घटते
तथा बढ़ते क्रम में सेट कर सकते है एवं टाइप डाटा में से किन्ही स्पेशल इन्ट्रियों
को फिल्टर कर सकते है।
Find, Replace and Select – यह Tool आपको
किसी Text को खोजने और उसे Replace करने की सुविधा देता है। और अन्य ऑप्शन इस पर Click करने पर मिलते है।
Also Read — Best 8 Uses of MS Excel in Our Daily and Business life
INSERT TAB
PIVOT TABLE/CHART— इसकी
सहायता से हम किसी लम्बे डाटा को छोटे- व्यू में टेबल अथवा चार्ट में फीगर को
प्रदर्षित कर आसानी से दिखा एवं समझा सकते है।
TABLE— इस आप्सन के
द्वारा हम सिलेक्ट किये गये डाटा को दिये गये टेबल के फार्मेट में बदलने का कार्य
करते है।
Picture —इस ऑप्शन के द्वारा हम अपने कम्प्यूटर में उपस्थित इमेज को वर्कशीट में इन्सर्ट करने का कार्य
करते है |
ClipArt — ये भी एक तरह की इमेज होती है जो MS Office के साथ Office Collection में आती हैं | इन्हे
भी सेलेक्ट करके फाइल में इन्सर्ट किया जा सकता है |
Shapes — इस
ऑप्शन मे तरह—तरह की आकृतियाँ मिलती है जिन्हे फाइल में इन्सर्ट किया जा सकता
है और उसके साइज़ और रूप को इच्छा अनुसार बदला जा सकता है |
Smart Art— स्मार्टआर्ट
एक तरह का विजुअल रिप्रजेंटेशन है जो चीजों को समझने में मदद करता है क्योंकि कुछ
चीजें ऐसी होती है जिसे लिख कर बताया या समझाया नही जा सकता है। उदाहरण के तौर पर
आपको कुछ ऐसी चीज समझानी हो जिसके बहुत सारे प्रकार हों और फिर उनके भी ढ़ेरों
प्रकार हों तो आप स्मार्टआर्ट की मदद से उसे सुंदर ढंग से दिखा सकते हैं।
CHART— COLUMN, BAR, PIE, LINE इत्यादि— इस आप्सन के द्वारा हम सिलेक्ट की गई
फीगर को दिये गये चार्ट में ग्राफिकल व्यू में प्रदर्षित कर आसानी से दिखा एवं समझा
सकते है।
Hyperlink (Ctrl+K)— इस ऑप्शन की मदद हम वर्कशीट की किसी भी सेल में किसी
अन्य फाइल को लिंक कर सकते है| और उसे
माउस से उसी सेल लिंक पर क्लिक कर के फाइल को खोल सकते है |
Text Box — इस
ऑप्शन से फाइल में एक तरह का बॉक्स बनाया जा सकता है जिसमें Text लिखा जा सकता है |
Header and Footer — पेज के ऊपरी भाग को हैडर तथा निचले भाग को फूटर कहते है और जो कुछ भी
हम इस हैडर तथा फूटर मे लिख देते है वह हमारी टेक्स्ट एवं ग्राफिक्स हमारी फ़ाइल के
सभी पेज मे इन्सर्ट हो जाता है तथा किसी भी एक पेज से हटाने पर सभी पेज से हट जाता
है।
नोट (Note)- इसे पेज लेआउट व्यू अथवा प्रिंट प्रीव्यू में देख
सकते है|
WordArt — ये एक तरह का ग्राफिकल टेक्स्ट होता है इसका प्रयोग प्रोजेक्ट, फाइल आदि के कवर पेज को बनाने मे प्रयोग किया
जाता है |
Object — इस ऑप्शन से हम किसी अन्य प्रोग्राम जैसे वर्ड , पॉवरपॉइंट, नोटपैड, फोटोशॉप आदि में
बनायीं गयी फाइल को अपनी एम.एस.
एक्सेल की शीट में सीधे लाया जा सकता है।
Symbol— इस ऑप्शन की मदद से
विभिन्न प्रकार की चिन्ह
(Symbol) को वर्कशीट की सेल में जोड़ा जा सकता है |
Also Read — Difference Between Basic Excel and Advance Excel with Formulas and Functions
PAGE LAYOUT TAB
Themes — इस
ऑप्शन का प्रयोग शीट की थीम बदलने के लिए किया जाता है जैसे — Colors —इस
ऑप्शन का प्रयोग थीम का रंग बदलने के लिए किया जाता है, Fonts —इस ऑप्शन का प्रयोग थीम का फॉण्ट बदलने के लिए किया जाता है, Effects —इस ऑप्शन से स्मार्ट आर्ट ऑप्शन के द्वारा बनायीं
गई ग्राफ़िक की थीम बदलने के लिए किया जाता है |
Margins— मार्जिन पेज के किनारे पर छोड़ने वाले जगह होती है | इस ऑप्शन के द्वारा हम पेज के चारो ओर की मार्जिन को घटाने या बढ़ाने का कार्य करते है | इसे प्रिंट प्रीव्यू में अथवा Page layout view में देख सकते है|
Orientation—इस ऑप्शन से पेज का
ओरिएंटेशन बदला जाता है, ये दो तरह के
होते है — पोर्ट्रेट और
लैंडस्केप |
Size— इस ऑप्शन का प्रयोग
पेज का साइज बदलने के लिए किया जाता है, जैसे — A4, A3, Letter etc.
PRINT AREA— इस आप्सन के
द्वारा हमे जितने एरिये को प्रिन्ट करना होता है उतने एरिये को सिलेक्ट कर लेते है
तो प्रिन्ट करने पर उतना ही एरिया प्रिन्ट होता है इसी प्रकार से अगर हमें पूरा
एरिया प्रिन्ट करना हेाता है तो हम क्लियर प्रिन्ट एरिये पर क्लिक कर देते है तो
हमारे द्वारा सेट किया गया प्रिन्ट एरिया हट जाता है।
BREAK— सीट पर जहा पर
कर्सर होता है वहा से अगला पेज आ जाता है।
BACKGROUND— इस
आप्सन के द्वारा हम Sheet के बैकग्राउन्ड में इमेज को लगाने का कार्य करते
है।
PRINT TITLE — इसका
प्रयोग हम हीडर तथा फुटर की तरह करते है। इस आप्शन के द्वारा हम डाटा में दी गई
हैडिंग को वर्कशीट के सभी पेज पर प्रिंट कर ला सकते है.
GRID LINES/HEADINGS— इस आप्सन के द्वारा हम Sheet पर से ग्रिडलाइन
अथवा हैडिगस को हटाने अथवा दिखाने का कार्य करते है।
Bring to Front— इस ऑप्शन से किसी
पिक्चर या शेप को दूसरी
पिक्चर या शेप के आगे लाया जाता है |
Send to Back— इस
ऑप्शन से किसी पिक्चर या शेप को दूसरी पिक्चर
या शेप के पीछे भेजा जाता है
|
Selection Pane— इस ऑप्शन पर क्लिक करने से स्क्रीन पर राइट साइड में
पेन ओपन होता है जिसमे पिक्चर, शेप, ऑब्जेक्ट आदि के नाम की लिस्ट आती है जिस पर टिक
करके हम पिक्चर, शेप, ऑब्जेक्ट आदि को सेलेक्ट कर सकते है और उन्हें छुपा
अथवा दिखा सकते है|
Align —इस ऑप्शन से किसी
पिक्चर या शेप के एलाइनमेंट को बदलने का कार्य करते है |
Group— इस ऑप्शन से हम दो
या दो से अधिक सेलेक्ट की गयी पिक्चर या शपेस का ग्रुप कर सकते है |
Rotate— इस ऑप्शन का
इस्तेमाल सेलेक्ट की गई पिक्चर या शेप को घुमाने के लिए किया जाता है |
Also Read — Excel Index and Match Function use with Example in Hindi
FORMULA TAB
Insert Functions— इस
ऑप्शन की मदद से हम वर्तमान सेल के फंक्शन(फार्मूला) को एडिट कर सकते है और नई सेल में नए फंक्शन को लगा सकते है|
Auto Sum— इस ऑप्शन की मदद से
शीट में किसी ऐसी रेंज को आटोमेटिक जोड़ सकते है जिसमे नंबर डाटा लिखा हो|
Recently Used — इस
ऑप्शन में वे फंक्शन्स मिलते है जिनका इस्तेमाल हाल ही में किया गया हो|
Financial— इस ऑप्शन में
फाइनेंसियल फंक्शन्स मिलते है| जैसे — PMT, PV, FVआदि|
Logical —इस
ऑप्शन में लॉजिकल फंक्शन्स मिलते है| जैसे — AND, OR, NOT, if आदि|
Text— इस ऑप्शन में
टेक्स्ट से सम्बंधित फंक्शन्स मिलते है| जैसे — Lower, Upper, Proper, Len आदि|
Date & Time—इस ऑप्शन में डेट और
टाइम से सम्बंधित फंक्शन्स मिलते है| जैसे — Date, Datevalue, Days360 , Today, now आदि|
Lookup & Reference— इस
ऑप्शन की मदद से हम लुकअप और रिफरेन्स से सम्बंधित फंक्शन शीट में इस्तेमाल कर
सकते है| जैसे— hlookup,
vlookup आदि|
Math & Trig —इस
ऑप्शन में मैथ और ट्रिग्नोमेट्री से सम्बंधित फॉर्मूले मिलते है| जैसे— Sum,
Product, Round, Fact, Sqrt, GCD, LCM आदि|
More Functions —इस
ऑप्शन में स्टैटिकल, इंजीनियरिंग, क्यूब और इनफार्मेशन
से सम्बंधित फंक्शन मिलते है| जैसे— Average, Count, Max, Min आदि|
Define Name —इस
ऑप्शन का प्रयोग किसी रेंज को सेलेक्ट करने के बाद उसे कोई नाम देने के लिए करते
है जिसके बाद उस रेंज के फार्मूला में
केवल उसी नाम से इस्तेमाल किया जाता सकता है| जैसे — A1:B20 to
«salary».
Use in Formula— इस ऑप्शन का प्रयोग
डिफाइन किये गए रेंज के नाम को फॉर्मूले के रूप में इस्तेमाल करने के लिए किया
जाता है|
Name Manager— इस ऑप्शन की मदद से
डिफाइन किये गए नाम को एडिट अथवा डिलीट कर सकते है|
Trace Precedents— जब आप MS Excel Sheet के अंदर डाटा टेबल में किसी भी वैल्यू पर Formula का उपयोग करते है और Formula का उपयोग करने के बाद जो रिजल्ट निकलता है उस
रिजल्ट को किस-किस
वैल्यू से निकाला या है यह जानने के लिए हम Trace Precedents Function का उपयोग करते है ,यह
फंक्शन यह बता देता है की आपकी वैल्यू डाटा टेबल के किन-किन अंक से होकर आई है जिससे आपको Formula Auditing करने में कोई परेशानी ना हो।
Trace Dependents— जब आप Excel के डाटा टेबल के अंदर
किन्हीं अंको से से जो फार्मूला का रिजल्ट निकाला
है अब उस फॉर्मूले का रिजल्ट आप किस-किस वैल्यू में उपयोग कर रहे है यह जानने के लिए हम MS Excel के डाटा टेबल के अंदर Trace Dependents Function का उपयोग करते है। Trace Dependents Function Excel का का उपयोग करने पर हमें यह जानकारी हो जाती है
की हमने Excel के डाटा टेबल के अंदर जो फार्मूला लगाकर जो
वैल्यू /रिजल्ट निकला है
अब इस वैल्यू /रिजल्ट का उपयोग किन-किन अंक / Value
में किया गया है।
Remove Arrows —इस
ऑप्शन की मदद से Trace
Precedents और Trace Dependents के द्वारा लगे Arrow को शीट
से हटाने करने के लिए किया जाता है|
Show Formulas— इस ऑप्शन को एक्टिव
करने से शीट में लगाए गए सभी फॉर्मूले एक साथ दिखाई देने लगते है|
Error Checking-इस ऑप्शन की मदद से शीट में गलतियों का पता लगाया जा सकता है जैसे —
###### Error
Name Error ( #NAME? )
Value Error ( #VALUE! )
Division Error ( #DIV )
Null Error ( #NULL! )
Reference Error ( #REF! )
Evaluate Formula— इस ऑप्शन की मदद से ये किसी फॉर्मूले के बारे ये
देखते है कि फार्मूला किस लॉजिक से कैलकुलेशन कर रहा है अथवा किन स्टेप्स में
रिजल्ट Generate कर रहा है|
Watch Window— Watch Window Ms Word में दिए गए बुकमार्क आप्शन की तरह कार्य करता है
इस Window में हम किसी भी सेल की Value को Add कर लेते
है तथा जब हम किसी दूसरी Sheet में कार्य करते है तथा हमें उस add की गई सेल value को
देखना होता है तो बिना माउस को स्क्रॉल किये हम उस सेल पर जा सकते है इसकी शॉर्टकट
की ALT + M + W होती है।
Calculation Options— इस
ऑप्शन की मदद से हम कैलकुलेशन को आटोमेटिक अथवा मैन्युअल सेट कर सकते है|
Calculate Now— जब कैलकुलेशन
मैन्युअल होती है तब इस ऑप्शन पर क्लिक करने पर ही कैलकुलेशन अपडेट होती है|
Calculate Sheet— इस ऑप्शन की मदद से
कम्पलीट शीट की कैलकुलेशन को एक साथ अपडेट
किया जा सकता है|
Also Read — Fill Blank Cells in Excel with Zero (0), Dash(-) and Value from Above List
DATA TAB
FROM ACCESS, FROM WEB, FROM TEXT, FROM OTHER SOURCES — इसकी सहायता से हम एक्सेल प्रोग्राम पर एक्सेस, वेब, टेक्सट अथवा किसी
अन्य FILE से डाटा इमर्पोट करा सकते है।
EXISTING CONNECTION -इस आप्सन के द्वारा अगर Sheet पर FROM ACCESS, FROM WEB, FROM TEXT,
FROM OTHER SOURCES से लायी गई फाइल को
दोबारा लाना है तो हम इस आप्सन के द्वारा हम फिर से उसी फाइल को इम्पोर्ट करा कर डाटा
को आसानी से ला सकते है।
REFRESH/CONNECTION— इस
आप्सन के द्वारा हम Sheet
पर कनेक्ट डाटा में अगर किसी भी प्रकार का कोई
चेन्जेस करते है तो रिफरेस करते ही लाये गये डाटा में अपने आप चेन्जेस हो जाते है।
ADVANCE FILTER— जब
किसी डाटा में दो या दो से अधिक एंट्री को फ़िल्टर करना होता है तो हम एडवांस
फ़िल्टर का प्रयोग करते है।
TEXT TO COLUMN — इस
आप्सन के द्वारा हम भूलवष एक ही सेल में टाइप हो गये डाटा को अलग अलग कालम में सेट
करने के लिए करते है।
REMOVE DUPLICATE— इस
आप्सन के द्वारा हम Sheet से डुप्लीकेट इंट्रीयों को डीलीट करने के लिए
करते है।
DATA VALIDATION— जितने
एरिये में हमें वैलीडेषन लगाना होता है पहले हम उतने एरिये को सिलेक्ट कर लेते है
सिलेक्ट किये गये एरिये में हमारे द्वारा लगायी गई संख्या या टेक्स्ट, ही फिल होता है और दूसरी कोई इन्ट्री फिल नहीं
होती जब तक कि हम लगाये गये वैलीडेषन को शीट पर से हटा न दे।
CONSOLIDATE— इस
आप्सन के द्वारा हम अलग-अलग शीट पर बनाए गए डाटा को मर्ज कर एक ही शीट पर सेट करने
का कार्य करते है। जैसे एक सीट पर जनवरी का डाटा है तथा दूसरी शीट पर फरवरी का और आपको
मार्च का डाटा जनवरी व फरवरी दोनो को मर्ज कर एक ही शीट पर लाना है तो हम इस आप्सन
के द्वारा यह कार्य आसानी से कर सकते है।
SENERIO MANAGER— इसकी सहायता
से हम डाटा में किये गये चेन्जेस को समरी में
आसानी से प्रदर्षित कर सकते है।
GOEL SEEK— इसकी
सहायता से हम निकाली गई वैल्यू में आसानी से घटाव अथवा बढ़ाव कर सकते है। जैसे आपने
2-3 समान खरीदे जिनका मूल्य कुल 350 है अब अब चाहते है कि यह 400 हो जाये अथवा 300 तो हम
इस आप्सन के द्वारा यह कार्य आसानी से कर सकते है।
DATA TABLE—
फार्मूले की सहायता से हम डाटा टेबल का निर्माण करने का कार्य करते है।
GROUP/UNGROUP— इसकी
सहायता से हम सिलेक्ट की गई रो तथा कालम को ग्रुप/अनग्रुप कर सकते है।
SUB TOTAL— इसकी
सहायता से हम अलग-2 खरीदे गये आइटमों का आसानी से सब टोटल निकाल
सकते है जैसे – कुछ सामान हमने 20, कुछ 30, कुछ 50 के खरीदे अब हम
चाहते है कि 20 वाले आइटमों का रेट अलग, तथा 30 व 50 वाले आइटमों को रेट अलग-2 दिया जाये तो हम इस आप्सन के द्वारा यह कार्य
आसानी से कर सकते है।
Also Read — How Many Types Chart in MS Excel its Uses and Advantages
REVIEW TAB
Spelling (F7)— इस ऑप्शन का प्रयोग
शीट में अनकरेक्ट स्पेलिंग अथवा ग्रामर को पहचान कर उन्हें सही करने के लिए किया
जाता है|
Research (Alt+Click)— इस ऑप्शन
का प्रयोग पर्यावाची और विलोम शब्द ढूंढ कर एक्टिव सेल में इन्सर्ट करने के लिए किया
जाता है|
Thesaurus—इस ऑप्शन का भी
प्रयोग पर्यावाची और विलोम शब्द ढूढ़ने के लिए करते है| लेकिन इसमें भाषा डिफ़ॉल्ट ही होती है|
Translate— इस ऑप्शन का प्रयोग
इंग्लिश भाषा के शब्द France
अथवा Spanish में
बदलने के लिए करते है|
New Comment (Shift+F2)— इस
ऑप्शन से किसी सेल पर कमेंट (टेक्स्ट) लिखा जाता है|
Delete —इस
ऑप्शन का प्रयोग एक्टिव सेल की कमेंट को डिलीट करने के लिए करते है|
Previous— इस ऑप्शन से हम
वर्तमान कमेंट से पिछली कमेंट पर पहुंचते है|
Next— इस ऑप्शन से हम
वर्तमान कमेंट से अगली कमेंट पर पहुंचते है|
Show/hide Comment—इस ऑप्शन की मदद से
हम एक्टिव सेल की कमेंट को दिखा या छुपा सकते है|
Show All Comments— इस ऑप्शन की मदद से
हम शीट में लगायी गयी सभी कमेंट को एक साथ दिखा या छुपा सकते है|
PROTECT SHEET, PROTECT WORKBOOK, PROTECT AND SHARE WORKBOOK — जब हम इस आप्सन पर क्लिक करते है तो प्रोटेक्ट शीट,
प्रोटेक्ट
वर्कबुक, प्रोटेक्ट और शेयर वर्कबुक नामक एक बाक्स खुलकर स्क्रीन
पर दिखायी देता है इस बाक्स में हम अपनी आवश्यकतानुसार कोई भी पासवर्ड दे देते है
जिसके बाद हम शीट /वर्कबुक में कोई चेन्जेस नहीं कर सकते जब तक की उसे पुनः
अनप्रोटेक्ट न करें।
ALLOW USER TO EDIT RANGE — इसकी सहायता से हम एक ही शीट पर एक साथ दो पासवर्ड लगा सकते है एक वो जिसमें
यूजर एडिट कर सकता है एवं दूसरा वो जिसमें यूजर कुछ भी एडिट नहीं कर सकता है
अर्थात पूरी शीट को प्रोटेक्ट कर दिया जाता है।
VIEW TAB
NORMAL—
एक्सेल प्रोग्राम में यह व्यू डिफाल्ट रूप से सेट होता है। इस व्यू में हमारी
वर्कशीट वैसी ही दिखाई देती है जैसी की प्रिंट होगी.
PAGE LAYOUT – इस
आप्शन के द्वारा हमें यह पता चलता है कि हमारी शीट प्रिन्ट होने पर किस प्रकार
आयेगी।
PAGE BREAK PREVIEW— इसकी सहायता से हम बनाई गई शीट को प्रिन्ट करने
से पहले देख सकते है कि बनाई शीट प्रिन्ट होने पर कितने पेज पर आयेगी।
COSTUME VIEW— इसका
प्रयोग भी हम बुकमार्क की तरह करते है इस आप्सन के द्वारा हम डाटा को सिलेक्ट कर
कोई भी नाम दे देते है और हमें भविष्य में उस डाटा की जब भी दोबारा जरूरत पड़ती है
तो हम इस आप्सन के द्वारा उस डाटा पर आसानी से जा सकते है।
FULL SCREEN — इस आप्सन
पर क्लिक करते ही हमारी Sheet फुल स्क्रीन पर दिखाई देने लगती है।
Ruler— इस ऑप्शन पर चेक करने से रूलरबार को Show/Hide किया जा सकता है|
Formula Bar— इस
ऑप्शन पर चेक करके फ़ॉर्मूलाबार को Show/Hide किया जा
सकता है|
Gridlines—इस
ऑप्शन पर चेक करके ग्रिडलाइन्स को शीट पर
दिखाया अथवा छुपाया जा सकता है|
Headings—इस ऑप्शन का प्रयोग
हेडिंग्स को छुपाने अथवा दिखने के लिए किया जाता है|
Zoom — इस ऑप्शन का प्रयोग
शीट की ज़ूमिंग को घटाने अथवा बढ़ाने के लिए किया जाता है|
100%— इस ऑप्शन का प्रयोग
शीट की ज़ूमिंग को 100% पर सेट करने के लिए किया जाता है|
Zoom to Selection— इस
ऑप्शन का प्रयोग शीट में सिलेक्टेड रेंज को ज़ूम करने के
लिए किया जाता है|
New Window— इस
ऑप्शन पर क्लिक करते ही खुली हुई विंडो की डुप्लीकेट विंडो बन जाती है|
Arrange All— इस
ऑप्शन से सभी वर्कबुक विंडोज को एक साथ स्क्रीन पर देखा जा सकता है|
FREEZE PANES— इसका प्रयोग हम
किसी लम्बे डाटा पर करते है इस आप्सन के द्वारा सिलेक्ट की गई रो तथा कालम फ्रीज
अर्थात जाम हो जाती है ताकि हम डाटा इन्ट्री का कार्य आसानी से कर सके।
Split— इस ऑप्शन से शीट चार
भागों में बाँट जाती है अर्थात शीट को हम split करके
देख सकते है।
Hide—इस ऑप्शन पर क्लिक
करते ही खुली हुई वर्कबुक छुप
जाती है|
View Side by Side— इस
ऑप्शन का प्रयोग दो वर्कबुक्स को एक साथ Side-by-Side करके
देखने के लिए किया जाता है जिससे दोनों वर्कबुक्स को एक साथ Compare कर सकते है|
Switch Windows —इस
ऑप्शन के द्वारा हम एक डॉक्यूमेंट विंडो
से दूसरी डॉक्यूमेंट विंडो में
आसानी से पहुंच सकते है|
Macro— इस ऑप्शन का प्रयोग फाइल में किसी एक्टिविटी को
रिकॉर्ड करने के लिए करते है जिसके बाद उसे कभी भी चला कर उस रिकॉर्ड डाटा को पाया
जा सकता है|
Also Read — How to Consolidate Data in Excel from Multiple Worksheets
USE OF COMMON FUNCTION
(FORMULAS)
एक्सेल में फंक्शन का प्रयोग करना
एक्सेल के अंतर्गत कैलकुलेशन करने के लिए फंक्शन को प्रयोग किया जाता
है. यह फंक्शन जटिल से जटिल कैलकुलेशन को बहुत ही सरलता से पूरा कर देते है. आप
एक्सेल में सूत्र का प्रयोग करना सीखे इससे पहले यह जरूरी है की आपको इन फंक्शन का
ज्ञान हो. यहाँ आप को एक्सेल में सबसे अधिक प्रयोग किये जाने वाले फंक्शन के बारे
में बताया गया है.
Math and Trigonometry
Function
1. Sum (number1, number2…..)
यह फंक्शन अपने आर्गुमेंट्स को जोड़ता है.
2. Mod (number, divisor)
यह फंक्शन डिवीज़न के बाद आने वाला रिमाइंडर दिखता है.
3. ODD (number)
यह फंक्शन number
को नजदीक विषम पूर्ण संख्या तक राउंड करता है.
4. Even (number)
यह फंक्शन number
को नजदीक सम पूर्ण संख्या तक राउंड करता है.
5. Power (number,power)
यह फंक्शन number
के घात का रिजल्ट दिखता है.
6. Product
(number1,number2….)
यह फंक्शन arguments
को multiply करता है.
7. Rand ( )
यह फंक्शन 0 ओर 1 के बीच का रैंडम नंबर दिखता है.
8. Round (number,num_digits)
यह फंक्शन नंबर को specifide नंबर ऑफ़ डिजिट में राउंड करता है.
9. Rounddown (number,num_digits)
यह फंक्शन नंबर को डाउन, शून्य तक राउंड करता है.
10. Roundup (number,num_digits)
यह फंक्शन नंबर को अप, शून्य से दूर के नंबर में राउंड करता है.
11. Sqrt (number)
यह फंक्शन नंबर का पॉजिटिव स्कवायर रूट दिखता है.
12. Subtotal (function_num,ref1….)
यह फंक्शन लिस्ट या डेटाबेस में सबटोटल कैलकुलेट करता है.
13. Sumif (range,criteria,sum_range)
यह फंक्शन दिए गए क्राइटेरिया के अनुसार सेल्स को जोड़ता है.
14. Sumproduct (array1,array2,array3……)
यह फंक्शन corresponding एरे कम्पोनेंट्स के प्रोडक्ट्स को जोड़ता है.
.
Statistical Functions
1. Average(number1, number2,……)
यह फंक्शन अपने आर्गुमेंट्स का
एवरेज दिखाता है.
2. Averagea (value1, value2,……)
यह फंक्शन उस आर्गुमेंट्स का एवरेज, जिसमे टेक्स्ट या लॉजिकल वैल्यू
हो सकती है, दर्शाता है.
3. Count (value1, value2…….)
यह फंक्शन आर्गुमेंट्स की लिस्ट में कितने नंबर है इसकी गिनती करता
है.
4. Counta (value2, value2,……)
यह फंक्शन आर्गुमेंट्स की लिस्ट में कितनी वैल्यू है इसकी गिनती करता
है.
5. Countblank (range)
यह फंक्शन रेंज के अन्दर कितने blank सेल्स है यह गिनता है.
6. Countif (range, criteria)
यह फंक्शन जो रेंज बताए गए क्राइटेरिया को पूरा करती हो उनके अन्दर
कितने nonblank सेल्स है यह गिनता है.
7. Large (array, k)
यह फंक्शन डाटा सेट की k-th largest value को कैलकुलेट करता है.
8. Max (number1, number2…..)
यह फंक्शन आर्गुमेंट्स की लिस्ट में से अधिकतम वैल्यू दर्शाता है.
9. Maxa (value1, value2,……)
यह फंक्शन आर्गुमेंट्स की लिस्ट में से अधिकतम वैल्यू, जिसमे टेक्स्ट
या लॉजिकल वैल्यू भी हो सकती है दर्शाता है.
10. Median (number1, number2…..)
यह फंक्शन दिए गए नंबर का median दर्शाता है.
11. Min (number1, number2…..)
यह फंक्शन आर्गुमेंट्स की लिस्ट में से न्यूनतम वैल्यू दर्शाता है.
12.Rank (number, ref, order)
यह फंक्शन नंबर की लिस्ट में किसी नंबर की रैंक दर्शाता है.
13. Small (array,k)
यह फंक्शन डाटा सेट में k-th smallest वैल्यू दर्शाता है.
Date and Time Function
1. Date (year,month,day)
यह फंक्शन तारीख का सीरियल
नंबर दिखाता है.
2. Datevalue (date_text)
यह फंक्शन टेक्स्ट के रूप में लिखी तारीख को सीरियल नंबर में बदल देता
है.
3. Days (serial_number)
यह फंक्शन सीरियल नंबर को महीने के दिन में बदल देता है.
4. Day360 (start_date,end_date,method)
यह फंक्शन 360 day year के अनुसार दो दिनांको के बीच आने वाले दिन
गिनता है.
5. Hour (serial_number)
यह फंक्शन सीरियल नंबर को घंटो में बदल देता है.
6. Minute (serial_number)
यह फंक्शन सीरियल नंबर को मिनटों में बदल देता है.
7. Month (serial_number)
यह फंक्शन सीरियल नंबर को महीनो में बदल देता है.
8. Now()
यह फंक्शन करंट डेट तथा टाइम को सीरियल नंबर दिखाता है.
9. Second (serial_number)
यह फंक्शन सीरियल नंबर को सेकंड में बदल देता है.
10. Time (hour,minute, second)
यह फंक्शन किसी विशेष टाइम का सीरियल नंबर दिखाता है.
11. Timevalue(time_text)
यह फंक्शन टेक्स्ट के रूप में लिखे टाइम को सीरियल नंबर से बदल देता
है.
12. Today ()
यह फंक्शन आज की तारीख का सीरियल नंबर में दिखाता है.
13. Weekday (serial_number,return_type)
यह फंक्शन सीरियल नंबर को सप्ताह के दिन में बदल देता है.
14. Year (serial_number)
यह फंक्शन सीरियल नंबर को वर्षो में बदल देता है.
Lookup and Reference
Function
1. Choose (index_num,value1,value2…..)
यह फंक्शन वैल्यू के लिस्ट में
से एक वैल्यू चुनता है.
2. Hlookup (lookup_value,table_array,row-index_num…..)
यह फंक्शन टेबल में सबसे ऊपरी रो को देखकर उसके अनुसार निर्देशित सेल
की वैल्यू लिखता है.
3. Index (……)
यह फंक्शन इंडेक्स की सहायता से रेफ़रन्स अथवा एरे में से वैल्यू चुनता
है.
4. Lookup (……)
यह फंक्शन वेक्टर या एरे में वैल्यू है.
5. Match (lookup_value,lookup_array,match_type)
यह फंक्शन रिफरेन्स अथवा एरे में वैल्यू है.
6. Offset (reference,rows,cols,height,width)
यह फंक्शन दिए गए रिफरेन्स में से रेफ़रन्स ऑफसेट दर्शाता है.
7. Transpose (array)
यह फंक्शन एरे का ट्रांस्पोज दिखाता है.
8. Vlookup (lookup_value,yable_array,col_index_num,……)
यह फंक्शन टेबल में सबसे पहले कालम को देखकर उसके अनुसार सेल की
वैल्यू लिखने के लिए रो मूव होता है.
Database Function
1. Dcount (database,field,criteria)
यह फंक्शन दिए गए डेटाबेस और क्राइटेरिया के अनुसार कितने सेल्स में
नंबर्स है इसकी गिनती करता है.
2. Dcounta (database,field, criteria)
यह फंक्शन दिए गए डेटाबेस और क्राइटेरिया के अनुसार nonblank सेल्स की
गिनती करता है.
3. Dmax (database,field,criteria)
यह फंक्शन सिलेक्टेड डेटाबेस एंट्रीज़ में से अधिकतम वैल्यू को दिखाता
है.
4. Dmin(database,field,criteria)
यह फंक्शन सिलेक्टेड डेटाबेस एंट्रीज़ में से न्यूनतम वैल्यू को दिखाता
है.
5. Dsum(database,field,criteria)
यह फंक्शन दिए गए क्राइटेरिया से मैच करने वाले डेटाबेस में से कालम
में लिखे रिकार्ड्स के नंबर को जोड़ता है.
TEXT FUNCTION
1. Concatenate (text1,text2,…..)
यह फंक्शन अनेक टेक्स्ट आइटम को जोड़कर उनका एक ही टेक्स्ट आइटम बनाता
है.
2. Exact (text1,text2)
यह फंक्शन दो टेक्स्ट वैल्यू समान है या नहीं इसकी जाच करता है.
3. Find (find_text,within_text,start_num)
यह फंक्शन एक टेक्स्ट वैल्यू के अन्दर दूसरी टेस्ट वैल्यू को खोजता
है.
4. Left (text,num-chars)
यह फंक्शन टेक्स्ट वैल्यू का सबसे बाई ओर का कैरक्टर दिखाता है.
5. Right(text,num_chars)
यह फंक्शन टेक्स्ट वैल्यू का सबसे दाई ओर का कैरक्टर दिखाता है.
6. Len (text)
यह फंक्शन टेक्स्ट स्ट्रिंग में कितने कैरक्टरस है यह दिखाता है.
7. Lower (text)
यह फंक्शन टेक्स्ट को लोअर केस में बदल देता है.
8. Mid (text,start_num,num_chars)
यह फंक्शन टेक्स्ट स्ट्रिंग में से specefic number of characters दिखाता
है.
9. Proper (text)
यह फंक्शन टेक्स्ट वैल्यू में हर शब्द के पहले अक्षर को कैपिटल करता
है.
10. Replace (old_text,start_num,num_chars,new_text)
यह फंक्शन टेक्स्ट के अन्दर कैरक्टर को रिप्लेस करता है.
11. Rept (text,number_times)
यह फंक्शन टेक्स्ट को कई बार रिपीट करता है.
12. Search (find_text,within_text,start_num)
यह फंक्शन एक टेक्स्ट वैल्यू के अन्दर दूसरी टेक्स्ट वैल्यू ढूंढता
है. यह फंक्शन केस सेंसिटिव नहीं है.
13. Substitute (text,old_text,new_text,instance_num)
यह फंक्शन टेक्स्ट स्ट्रिंग में पुराने टेक्स्ट की जगह पर नया टेक्स्ट
लिखता है.
14. Text (value,format_text)
यह फंक्शन नंबर को फॉर्मेट करके उसे टेक्स्ट में बदल देता है.
15. Trim (text)
यह फंक्शन टेक्स्ट में से स्पेस को हटा देता है.
16. Upper (text)
यह फंक्शन टेक्स्ट को अपरकेस में बदल देता है.
Logical Function
1. And (logical1,logical2,……)
यह फंक्शन यदि सभी आर्गुमेंट्स सही (true) हो तो TRUE वैल्यू को
दिखाता है.
2. If (logical_test,value_if_true,value_if_false)
यह फंक्शन एक लॉजिकल टेस्ट पूरी करके उसके अनुसार TRUE या FALSE इस
प्रकार के रिजल्ट दिखाता है.
3. Not (logical)
यह फंक्शन अपने आर्गुमेंट्स के लॉजिक को सही न होने की अवस्था में
कार्यकारी स्थिति में लाता है.
4. Or (logical1,logical2,…..)
यह फंक्शन यदि एक आर्गुमेंट्स भी सही (True) हो तो TRUE वैल्यू को
दिखाता है.
Financial Function
1. DB (cost,salvage,life,period,month)
यह फंक्शन
Fixed Declining बैलेंस मेथड की
सहायता से विशेष पीरियड के लिए Asset को डेप्रिसिएशन मूल्य कैलकुलेट करता है.
2. FV(rate,nper,pmt,pv,type)
यह फंक्शन इन्वेस्टमेंट की फ्यूचर वैल्यू को कैलकुलेट करता है.
3. PMT (rate,nper,pv,fv,type)
यह फंक्शन एन्युटी के लिए पीरियड पेमेंट कैलकुलेट करता है.
4. PV (rate,nper,pmt,fv,type)
यह फंक्शन इन्वेस्टमेंट की प्रेजेंट वैल्यू को दिखाता है.
5. Rate (nper,pmt,pv,fv,type,guess)
यह फंक्शन एन्युटी के लिए इंटरेस्ट रेट पर पीरियड कैलकुलेट करता है.
Also Read — How to Count Character in Excel in Hindi
15 Most Important Excel Shortcut Key
1.Extended Selection — Ctrl+Shift+Arrow Keys
कंट्रोल
शिफ्ट एरो कीज़ शॉर्टकट का प्रयोग हम तब करते है जब हम किसी बड़े डाटा के साथ काम
कर रहे हों तो इसके द्वारा जहा पर भी हमारा कर्सर होता है वहा से हम Ctrl+Shift+Arrow Keys (Left,
Right, UP, Down) प्रेस कर डाटा की उस रो अथवा कालम को सेलेक्ट
कर सकते है.
2.
Paste Special – Ctrl + Alt + V
इस
शॉर्टकट का प्रयोग कर हम Paste
Special Dialogue box को open कर Paste
Special option में दिए गए paste values, paste formulas, paste formatting, आदि option का प्रयोग आसानी से कर सकते है.
3. Fill
down — Ctrl
+ D
इस
शॉर्टकट का प्रयोग कर हम कॉपी पेस्ट के बिना ऊपर सेल के मान को नीचे की और सेलेक्ट
सेल में कॉपी कर सकते है.
4.
Autosum — Alt =
इस
शॉर्टकट का प्रयोग कर हम सेलेक्ट की वैल्यू का जोड़ बिना फंक्शन का प्रयोग किया कर
सकते है.
5.
Toggle filters — Control + Shift + L
इस
शॉर्टकट का प्रयोग कर हम सेलेक्ट की वैल्यू पर फ़िल्टर लगा भी सकते है और लगे हुए
डाटा पर से फ़िल्टर को हटा भी सकते है.
6. Current date and time–Ctrl+; Ctrl+Shift+;
इस
शॉर्टकट का प्रयोग कर हम Excel में Current Date तथा Current
Time को insert कर सकते है.
7. Go
to first / last cell – Ctrl+ Home, Ctrl + End
इस
शॉर्टकट का प्रयोग कर हम Excel में किसी भी वर्कशीट के पहले या आखरी सेल में तुरंत जा सकते हैं
8. Fill
Handle —
सेलेक्ट
की गई सेल के निचले दाईं ओर एक छोटा वर्ग दिखाई देता है जिस पर डबल क्लिक कर हम
नीचे दी गई वैल्यू में लगाए गए फार्मूला को अप्लाई कर सकते है हलाकि यह कोई
कीबोर्ड शॉर्टकट नहीं है, लेकिन यह अभी भी एक्सेल में सबसे
शक्तिशाली विशेषताओं में से एक है, क्योंकि यह एक कॉलम को एक क्लिक में
तालिका के नीचे एक सूत्र की नकल कर देता है.
9.Insert/delete columns
and rows- Ctrl+Shift++
इस
शॉर्टकट के द्वारा हम रो तथा कालम को इन्सर्ट कर सकते है तथा Control + — का प्रयोग कर सेलेक्ट की गई रो तथा
कॉलम को डिलीट कर सकते है.
10. Edit cell — F2
इस key का
प्रयोग कर हम इंटर डाटा सेल में एडिटिंग करने का कार्य करते है.
11.
Format cells — Ctrl + 1
इस
शॉर्टकट के द्वारा हम फॉर्मेट सेल्स बॉक्स को खोलने का कार्य करते है जिसके द्वारा
हम सेलेक्ट की गई सेल्स की formatting कर सकते है.
12. New Table — Control + T
यह
शॉर्टकट की बहुत
उपयोगी है जब आप डेटा के एक सेट को फ़िल्टर और फ़ॉर्मेटिंग के साथ
«उचित» एक्सेल टेबल में बदलना चाहते हैं।
13.
Save As – F12
इस
शॉर्टकट की के द्वारा हम saveas
box को खोलने का कार्य करते है.
14. Switch to the next
open Excel workbook (Ctrl+Tab)
इस
शॉर्टकट की का प्रयोग कर हम अगली खुली हुई Excel
Workbook (File) पर जा सकते है.
Switch to the next
worksheet. Ctrl+Pg Down और Ctrl+PgUp की को press कर हम अपनी फाइल में ही अगली या प्रीवियस शीट पर जा सकते है.
15.
Select the entire column — Ctrl + Space
इस
शॉर्टकट की का प्रयोग कर जिस कालम में हमारा कर्सर होता है वह पूरी कालम सेलेक्ट
हो जाती है.
Select
the entire row. Shift + Space
इस
शॉर्टकट की का प्रयोग कर जिस रो में हमारा कर्सर होता है वह पूरी रो सेलेक्ट हो
जाती है.
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अंत में
आशा है की Microsoft Excel Notes for Beginner to Advance को पूरी पढने के बाद आपको एक्सेल का अधिकतम ज्ञान हो गया
होगा तथा एक्सेल को और अच्छे से समझने के लिए हमारी वेबसाइट के एक्सेल लर्निंग जोन
से एक्सेल के सारे एडवांस पोस्ट को ध्यान से पढ़े.
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