2 табличный процессор excel окно меню

Табличный
процессор есть, в сущности, совмещение
текстового редактора с электронным
калькулятором.

Его
можно применять как большой математический
калькулятор, когда нужно быстро обсчитать
табличные данные по некоторым формулам.

Он
позволяет составить таблицу, включить
в нее формулы для обсчета табличных
данных, произвести вычисления по этим
формулам, записать полученную таблицу
на диск и использовать затем многократно,
изменяя лишь данные.

Современные
табличные процессоры обеспечивают
представление табличных данных в
графической форме – в виде графиков и
диаграмм. Причем позволяют оформлять
их, как и таблицы, весьма профессионально
и красочно, не затрачивая особых усилий.
В этом отношении они не заменимы.

Но
следует отметить, что табличный процессор
не является универсальным вычислительным
средством, как считают многие. Он способен
решать довольно ограниченный круг
стандартных задач, в основном экономического
характера.

Следует
развеять и другое устоявшееся заблуждение.
Считается большим достоинством табличного
процессора тот факт, что «решение задачи
с его помощью не требует участия
программиста. Пользователь самостоятельно
решает свою задачу от начала до конца».
То есть, видимо, имеется в виду отсутствие
необходимости в составлении программы
решения задачи.

Однако
при решении задачи с помощью табличного
процессора также составляется программа:
те формулы, которые «пользователь вводит
самостоятельно», и есть программа,
только по структуре она линейная, и
потому создание ее не вызывает затруднений.

Работа
с табличным процессором требует и
составления алгоритма, но здесь он
обычно называется схему решения. Для
простых задач схема очень проста и
однотипна, но составить подобную схему
для более или менее серьезной задачи –
дело очень не простое, может быть, даже
более сложное, чем составление
соответствующего алгоритма для программы
на Бейсике – требуются высокая
квалификация в этой области и хорошее
знание табличного процессора, всех его
возможностей.

Требуется
здесь выполнять и математическую
постановку задач (нестандартных), но
обо всем этом почему-то обычно забывают.
И еще: работать с табличным процессором
должен работать профессионал, тогда
как с программой на Бейсике или другом
языке может работать конечный пользователь,
т.е. любой гражданин России.

Excel
позволяет решать стандартный для данного
вида круг задач, причем с высокой степенью
комфорта для пользователя. Кроме того,
он содержит средства, значительно
расширяющие возможности его как
табличного процессора.

Так,
он дает возможность работать с небольшими
базами данных, когда требуется несложная
выборка данных по определенному критерию;
содержит встроенные средства
макропрограммирования, позволяющие
объединять возможности табличного
процессора и языка Visual
Basic
и разрабатывать законченные программы
для конечных пользователей (несложные
программы бухгалтерского, складского
учёта). Именно эти средства резко повышают
ценность Excel
и расширяют область его применения.

Загрузить
табличный процессор можно несколькими
способами:

– через
ярлык на рабочем столе

– через
«Пуск / программы / Microsoft
Office
/ Excel.

После
включения табличного процессора в
работу на экране появляется окно
табличного процессора «Microsoft
Excel».
В рабочем поле окна – окно документа
(рабочей книги) с именем (по умолчанию)
Book1
(книга1). Окно табличного процессора
может быть совмещено с окном рабочей
книги, тогда его заголовок:

– «Microsoft
Excel
– Book1
(книга1)».

Окно
табличного процессора «Microsoft
Excel»

Это
обычное окно приложения Windows.
Две первые строки окна содержат элементы,
общие для всех окон приложения Windows,
в 3‑й и ниже – панель инструментов,
но они могут и отсутствовать.

Еще
ниже – строка формул. В ней мы видим
вводимые в таблицу величины, содержащиеся
в текущей ячейки формулы.

В
левой части строки формул – поле имен,
в нем указывается имя или адрес текущей
(активной в данный момент) ячейки или
диапазона.

Справа
от поля в той же строке – 3 кнопки: 1‑я
играет роль клавиши Esc,
2‑я – роль Enter,
3‑я служит для вызова функций при
вводе формул в таблицу.

Последняя
строка окна – строка состояния.

Окно
рабочей книги.

Это
типичное окно приложения Windows.
Первая строка – строка заголовка,
содержит все обычные кнопки и имя окна.

Именно
в рабочем поле этого окна и можно увидеть
рабочие листы рабочей книги. Их можно
поочередно выводить в окно. Именно
рабочий лист и является электронной
таблицей.

Первая
строка рабочего поля содержит имена
столбцов электронная таблицы. Первая
колонка поля содержит номера строк
электронной таблицы.

Ячейка
таблицы, доступная в данный момент для
ввода или корректировки данных, выделяется
рамкой.

Рабочее
поле является как бы «окном» в электронной
таблице. В него можно выводить
последовательно различные участки
электронной таблицы и рабочей таблицы.

Число
видимых в этом окне строк и столбцов
определяется их размерами и может
меняться.

На
последней строке окна рабочей книги
располагается полоса прокрутки и левее
ее надписи: Лист1, Лист2 и т.д. – это
ярлычки листов. Каждому листу соответствует
ярлычок с именем листа. Один из ярлычков
имеет белый фон – это ярлычок текущего
листа, который в данный момент виден в
окне.

В
той же строке, левее ярлычков, размещаются
4 кнопки: первая слева выводит в окно
1‑й лист, четвертая – последний лист.
Две оставшиеся смещают список ярлычков
вправо или влево.

Рабочая
книга может содержать не только листы,
но и другие объекты Excel
– диаграммы, модули, окна диалога.

В
ячейки табличного процессора Excel
могут вводиться следующие объекты:

1.
Символьная строка

2.
Число N

3.
Дата

4.
Формула

Под
заголовком окна находится строка меню,
через которую можно вызвать любую
команду MICROSOFT
Excel.
Для открытия меню необходимо щелкнуть
мышью по его имени. После этого появляются
те команды этого меню, которые используются
наиболее часто. (файл, правка, вид,
вставка, формат, сервис, данные, окно,
справка).

Под
строкой меню расположены панели
инструментов, которые состоят из кнопок
с рисунками. Каждой кнопке соответствует
команда, а рисунок на этой кнопке передает
значение команды. Большинство кнопок
дублирует часто употребляемые команды,
доступные в меню. Для вызова команды,
связанной с кнопкой, необходимо щелкнуть
мышью по этой кнопке. Если навести
указатель мыши на кнопку, рядом появится
рамка с названием команды.

Обычно
под строкой меню находится две панели
инструментов – Стандартная и
форматирование. Чтобы вывести или убрать
панель с экрана, следует выбрать с меню
«Вид» пункт «Панели инструментов», а
затем щелкнуть по имени нужной панели.
Если панель присутствует на экране, то
рядом с её именем будет стоять галочка.

Также
для изменения состава «Панели
инструментов», используется окно
«Настройка» из меню «Сервис». В диалоговом
окне необходимо выбрать вкладыш
«Команды». В списке «Категории» выбирается
группа кнопок, после чего в списке
«Команды» появляются кнопки этой группы.

Чтобы
добавить кнопку на панель инструментов,
следует перетянуть ее из диалогового
окна в нужную позицию меню. Процесс
установления кнопки завершается щелчком
кнопки «Закрыть». Для удаления кнопки
с панели инструментов необходимо
перетянуть ее в диалоговое окно
«Настройка».

Управлять
панелями инструментов удобно с помощью
контекстного меню, которое вызывается
нажатием правой клавиши мыши на любой
кнопке.

– стандартная

– форматирование

– visual
basic

– web

– wordart

– буфер
обмена

– внешние
данные

– диаграммы

– настройка
изображения

– рецензирование

– рисование

– сводная
таблица

– формы

– элементы
управления.

Под
панелями инструментов обычно находится
строка формул, а в нижней части окна –
строка состояния. Чтобы вывести эти
строки, следует в меню «Вид» выбрать
соответствующие пункты: «Строка формул»
и «строка состояния».

Ярлык
MICROSOFT
EXCEL
позволяет работать с таблицами в двух
режимах:

– Обычный
– наиболее удобный для выполнения
большинства операции.

– Разметка
страниц – удобен для окончательного
форматирования таблицы перед распечаткой.
Границы между страницами в этом режиме
отображаются синими пунктирными линиями

Вычисления
в таблицах выполняются с помощью формул.
Формула может состоять из математических
операторов, значений, ссылок на ячейку
и имена функций.

Константы
– текстовые или числовые значения,
которые вводятся в ячейку и не могут
изменяться во время вычисления.

Ссылка
на ячейку или группу ячеек – способ,
которым указывается конкретная ячейка
или несколько ячеек. Ссылка на отдельную
ячейку – её координаты. Значение пустой
ячейки равно нулю.

Ссылки
на ячейки бывают двух типов:

Относительные
– ячейки обозначаются относительным
смещением от ячейки с формулой

Абсолютные
– ячейки обозначаются координатами
ячеек в сочетании со знаком $.

Смешанная
– комбинация предыдущих типов.

Для
того чтобы форматировать ячейки
необходимо зайти в меню «Формат /
Ячейки». В появившемся окне выбрать тот
элемент, который нам нужен. (число,
выравнивание, шрифт, граница, граница,
вид, защита).

Формула,
вычисляющая значение некоторой величины,
играет роль оператора присваивания в
Бейсике.

Формула
начинается со знака «=» (!).

Она
может быть арифметическим выражением,
состоящим из чисел, обозначений ячеек
и диапазонов, знаков арифметических
операций (+, -, *, /,^), функций и круглых
скобок.

Длина
формулы не более 240 символов.

Порядок
выполнения арифметических операций в
формуле тот же, что принят в математике.

Формула
может быть и текстовым выражением,
состоящим из тестов, обозначения ячеек,
знака сцепления текстов, текстовых
функций и круглых скобок.

После
ввода формулы в ячейку в ней сразу
появляется результат вычисления, формула
видна лишь в строке формул, но при желании
её можно вывести и в ячейку.

Формула
может включать и диапазон ячеек.

Элементами
формулы могут являться функции, подобные
тем, что в языках программирования
называются встроенными. В распоряжении
пользователя предоставляется более
300 функции разного типа: математические,
текстовые, статистические.

Приведем
список наиболее употребляемых функции:

SIN
(X)
– sin
(x),
COS
(X)
– cos(x),
ABC
(X)
– IXI,
LN
(X)
– ln
x
(натуральный логарифм),

КОРЕНЬ(X)
–
,

Здесь
x
– число, адрес ячеек, функция или формула.

ОКРУГЛ
(X1,
X2)
– округляет первый аргумент функции
до числа знаков, заданного 2‑м
аргументом.

СУММ
– суммирует значения всех ячеек указанных
диапазонов.

СРЗНАЧ
– вычисляет среднее значение по всем
диапазонам.

МАКС
– выдает максимальное значение указанных
диапазонов.

ЕСЛИ
– логическая функция, выдает значение
выражение <F1>,
если <условие> истинно, и значение
выражения <F2>в
противном случае.

Используются
и текстовые функции, например, НАЙТИ
(), ЛЕВСИМВ (), ПРАВСИМВ () – аналоги формул
Бейсик – Instr
(), Left
$ (), Right
$ ().

Если
формула в ячейке не может быть правильно
вычислена, MICROSOFT
EXCEL
выводит в ячейку сообщение об ошибке.
Если формула содержит ссылку на ячейку,
которая содержит значения ошибки, то
вместо этой формулы также будет выводиться
сообщение об ошибке. Значения об ошибках
следующие:

####
– ширина ячейки не позволяет отобразить
число в заданном формат;

#имя?
–
MICROSOFT
EXCEL
не смог распознать имя, использованное
в формуле;

#дел/о!
–
в формуле делается попытка деления на
нуль;

#число!
– нарушены правила задания операторов,
принятые в математике;

#н/д
– такое сообщение может появиться, если
в качестве аргумента задана ссылка на
пустую ячейку;

#пусто!
– неверно указано пересечение двух
областей, которые не имеют общих ячеек;

#ссылка!
– в формуле задана ссылка на не
существующую ячейку;

#знач!
– использован недопустимый тип аргумента;

Этот
процесс обычно предполагает необходимость:

– изменить
ширину столбца (высоту строки);

– вставить
или удалить строку (столбец);

– объединить
ячейки;

– сортировать
строки таблицы;

– копировать
(переместить) таблицу (диапазон).

1.
Изменить
ширину N‑го
столбца.
1 способ:

– установить
курсор мыши в строку заголовков столбцов
электронной таблицы, на правую границу
N‑го
столбца: курсор меняет вид;

– можно
переместить границу столбца.

2‑й
способ:

– выделяем
строки с i‑го
по j‑й;

– выполнять:
формат / столбец / ширина;

– в
поле «ширина столбца» ввести требуемое
значение ширины в символах;

2.
Изменить
высоту строки

Операция
выполняется аналогично предыдущей.

3.
Вставить
строку (столбец) в таблицу перед i‑й
строкой (столбцом)

Выделить
ячейку в i‑й
строке (столбце) и выполнить: вставка /
строка (столбец).

4.
Удалить
i‑ю
строку (столбец) в таблице.

Выделить
ячейку в i‑й
строке (столбце) и выполнить: правка /
удалить.

5.
Обьединить
группу ячеек.

Выполнение
операции:

– выделить
группу ячеек таблицы;

– выполнить:
формат / ячейки / выравнивание;

6.
Сортировать
строки таблицы.

Выделяем
ячейку и выполняем /данные / сортировка

7.
Копировать
таблицу или диапазон ячеек.

а)
с использованием буфер-обмена:

– выделить
обьект и /правка / копировать

– выделить
ячейку окна – /правка / вставить.

в)
с помощью мыши

(рекомендуется
в пределах экрана, для этого выделить
таблицу (диапазон, ячейку)

8
Удалить
данные диапазона.

Выделить
диапазон и нажать на клавишу <DEL>.

Чтобы
создать файл в электронном процессоре
необходимо войти в меню «Файл/создать».
И там уже создать нужный нам файл с
определенным именем.

Основные
рассматриваемые операции:

– вывести
на экран все формулы таблицы;

– включить
режим ручного пересчета таблицы;

– изменить
формат изображения;

– зафиксировать
заголовки таблицы и многие другие
операции.

Для
вставки ячеек следует выделить ячейки,
на месте которых будут вставлены новые,
и вызвать команду «ячейки» из меню
«Вставка». В появившемся диалоговом
окне выбрать тип вставляемого элемента.

Для
удаления элементов таблицы следует
выделить их и в меню «Правка» выбрать
команду «Удалить».

Диаграмма
– это представление данных таблицы в
графическом виде, которое используется
для анализа и сравнения данных. На
диаграмме числовые данные ячеек
изображаются в виде точек, линий, полос,
столбиков, секторов и в другой форме.
Группы элементов данных, отражающих
содержимое ячеек одной строки или
столбца на рабочем листе, составляет
ряд данных:

Для
создания диаграммы необходимо:

– на
рабочем поле выделить данные, по которым
следует построить диаграмму, включая
ячейки, содержащие имена категорий или
рядов, которые будут использоваться в
диаграмме;

– выбрать
команду «диаграмма» меню «вставка» или
выбрать кнопку на строке команд;

– в
диалоговых окнах «мастер диаграмм»
следует выбрать тип, формат и другие
параметры диаграммы;

– для
перехода к следующему шагу используется
кнопка «далее»;

– для
построения диаграммы на любом можно
щелкнуть кнопку «готово», тогда «мастер
диаграмм» самостоятельно закончит
построение диаграммы;

– в
последнем окне щелкнуть кнопку «готово».

Диаграмму
можно перетянуть мышью в любое место.
Для изменения размера диаграммы
необходимо щелкнуть по ней мышью и
перетянуть маркеры размера. Для изменения
типа и параметров построенной диаграммы
следует щелкнуть по диаграмме правой
кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать
подходящую команду. Для удаления
диаграммы следует щелкнуть по ней мышью,
чтобы появились маркеры размера, и
нажать клавишу «Delete».

Основные
типы диаграмм:

1. Гистограмма

2. Линейчатая

3. График

4. Круговая

5. Точечная

6. С
   областями

7. Кольцевая

8. Лепестковая

9. Поверхность

10. Пузырьковая

11. Биржевая

12. Цилиндрическая,
    коническая, пирамидальная.

16

Включение программы (варианты).

Существуют различные способы начать работу с табличным процессором Excel.

Способ 1. Запустить программу Excel через Главное меню: Пуск, Программы, Microsoft Excel. После загрузки программы создает для работы новый документ, предлагая по умолчанию ему название Книга 1.Можно вместо работы над новым документом открыть другой, ранее сделанный файл: в окне программы Excel через меню дать команду Файл, Открыть.

Способ 2. Можно создать файл Excel в любой открытой папке, если из меню окна дать команду Файл, Создать, Лист Microsoft Excel. Будет создан новый файл, которому будет предложено имя по умолчанию. Файл надо переименовать на свое имя в момент создания файла, пока имя выделено и в нем пульсирует курсор, или позже, уже после закрытия файла, командой Файл, Переименовать (или просто F2). При переименовании файла нельзя удалять точку, отделяющую имя от расширения, и удалять или менять расширение файла xls (если имя файла его показывает). Выделенный в папке файл открывают клавишей Enter или двумя щелчками мышью по значку.

Способ 3. Файл, с которым недавно работала программа Excel, может упоминаться в Главном меню Windows: команда Пуск, Документы(в WindowsXP— Недавние документы) откроет список файлов, после выбора произойдет запуск программы Excel и откроется выбранный файл.

Способ 4. В окне программы Excel распахивающееся меню Файл показывает для выбора список недавно открывавшихся файлов.

Способ 5. Папку, где лежит файл, можно открыть через папку Мой компьютер, или через Проводник, или командой Поиск. Файл документа Excel имеет значок в виде листа бумаги с буквой X. Надо выделить файл и нажать Enterили щелкнуть значок файла левой кнопкой мыши два раза. Программа Excel загрузиться в оперативную память, в окне программы откроется файл (операционная система определяет, что у файла расширение xls, и по ассоциации открывает в программе Excel).

Способ 6. Документ, сохраненный в папке Мои документы, можно открыть командой Пуск, Документы, Мои документы(Недавние документы).

 Рис.39

 Новую книгу Excel можно создать на основе заготовленных заранее шаблонов Пуск, Программы, Создать документ Microsoft Office, выбрать вариант шаблона Excel, нажать OK (для вызова). Если Excel уже открыт, то шаблон выбирают командой Файл, Создать, Создание документа, Область задач, Шаблоны.

Открывшийся документ вы можете изменять по собственному усмотрению.

Для того чтобы просмотреть документ полностью, используйте полосы прокрутки (рис.39.)

Нажмите левой кнопкой мыши бегунок и, удерживая его, переместите вверх или вниз. Чтобы переместиться на одну строку вниз или вверх, щёлкните по кнопке со стрелочкой на полосе прокрутке. Эту операцию также можно выполнить с

помощью клавиш со стрелочками на клавиатуре.

Чтобы изменить содержание любой ячейки, поставьте на неё курсор и щёлкните левой кнопкой мыши. В строке формул появится текущее значение выделенной ячейки (текст, цифра или присвоенная ей формула).

Описание экрана.

Интерфейс Microsoft Excel состоит из множества элементов: полей, строк, столбцов, панелей команд и т.д. Есть элементы, которые выполняют множество самых различных задач, например, многофункциональная Лента, которая занимает большую часть интерфейса. Есть элементы менее функциональные, но не менее полезные, например, Строка формул или поле Имя. В данном уроке мы изучим интерфейс Microsoft Office Excel и подробно разберем каждый из элементов.

Excel 2013 – это приложение Microsoft Office, предназначенное для работы с электронными таблицами, которое позволяет хранить, организовывать и анализировать информацию. Если у Вас сложилось мнение, что Excel используют только специалисты для выполнения сложных задач, то Вы ошибаетесь! На самом деле любой желающий может воспользоваться всеми возможностями Excel и применить всю их мощь для решения своих задач.

Интерфейс Excel

Интерфейс приложения Excel 2013 очень похож на интерфейс Excel 2010. Если Вы ранее уже работали с Excel 2010, то освоить Excel 2013 не составит большого труда. Если же Вы впервые знакомитесь с Excel или работали преимущественно с более ранними версиями, то освоение интерфейса Excel 2013 займет некоторое время.

При первом открытии Excel появится Начальный экран. Здесь Вы можете создать новую рабочую книгу, выбрать шаблон или открыть одну из последних книг.

• Найдите и откройте Пустую книгу на начальном экране, чтобы увидеть интерфейс MS Excel.

• Перед Вами откроется интерфейс программы Microsoft Excel 2013.

Лента

Лента является основным рабочим элементом интерфейса MS Excel и содержит все команды, необходимые для выполнения наиболее распространенных задач. Лента состоит из вкладок, каждая из которых содержит нескольких групп команд.

Панель быстрого доступа

Панель быстрого доступа позволяет получить доступ к основным командам независимо от того, какая вкладка Ленты в данный момент выбрана. По умолчанию она включает такие команды, как Сохранить, Отменить и Вернуть. Вы всегда можете добавить любые другие команды на усмотрение.

Учетная запись Microsoft

Здесь Вы можете получить доступ к Вашей учетной записи Microsoft, посмотреть профиль или сменить учетную запись.

Группа Команд

Каждая группа содержит блок различных команд. Для применения команды нажмите на необходимый ярлычок. Некоторые группы содержат стрелку в правом нижнем углу, нажав на которую можно увидеть еще большее число команд.

Поле Имя

В поле Имя отображает адрес или имя выбранной ячейки. Если вы внимательно посмотрите на изображение ниже, то заметите, что ячейка B4 – это пересечение столбца B и строки 4.

Строка Формул

В строку формул можно вводить данные, формулы и функции, которые также появятся в выбранной ячейке. К примеру, если вы выберите ячейку C1 и в строке формул введете число 1984, то точно такое же значение появится и в самой ячейке.

Столбец

Столбец – это группа ячеек, которая расположена вертикально. В Excel столбцы принято обозначать латинскими буквами. На рисунке ниже выделен столбец H.

Ячейка

Каждый прямоугольник в рабочей книге Excel принято называть ячейкой. Ячейка является пересечением строки и столбца. Для того чтобы выделить ячейку, просто нажмите на нее. Темный контур вокруг текущей активной ячейки называют табличным курсором. На рисунке ниже выбрана ячейка B3.

Строка

Строка – это группа ячеек, которая расположена горизонтально. Строки в Excel принято обозначать числами. На рисунке ниже выделена строка 10.

Рабочий лист

Файлы Excel называют Рабочими книгами. Каждая книга состоит из одного или нескольких листов (вкладки в нижней части экрана). Их также называют электронными таблицами. По умолчанию рабочая книга Excel содержит всего один лист. Листы можно добавлять, удалять и переименовывать. Вы можете переходить от одного листа к другому, просто нажав на его название.

Режимы просмотра листа

Существуют три основных режима просмотра листа. Для выбора необходимого режима просто нажмите соответствующий ярлычок.

• Обычный режим выбран по умолчанию и показывает вам неограниченное количество ячеек и столбцов.
• Разметка страницы – делит лист на страницы. Позволяет просматривать документ в том виде, в каком он будет выведен на печать. Также в данном режиме появляется возможность настройки колонтитулов.
• Страничный режим – позволяет осуществить просмотр и настройку разрывов страниц перед печатью документа. В данном режиме отображается только область листа, заполненная данными.

Масштаб

Нажмите, удерживайте и передвигайте ползунок для настройки масштаба. Цифры справа от регулятора отображают значение масштаба в процентах.

Вертикальная и горизонтальная полосы прокрутки

Лист в Excel имеет гораздо большее количество ячеек, чем вы можете увидеть на экране. Чтобы посмотреть остальную часть листа, зажмите и перетащите вертикальную или горизонтальную полосу прокрутки в зависимости от того, какую часть страницы вы хотите увидеть.

Системное меню Excel.

Рис. 13.2. Главное окно Microsoft Excel 2003:

1 – строка состояния; 2 – кнопки прокрутки ярлычков; 3 – ярлычок листа;

4 – заголовок строки; 5 – заголовок столбца; 6 – указатель ячейки; 7 – строка формул; 8 – кнопка вызова системного меню; 9 – строка заголовка;

10 – строка меню; 11 – панели инструментов; 12 – кнопка «Свернуть» (до значка пиктограммы); 13 – кнопка «Развернуть»; 14 – кнопка «Закрыть»;

15 – полоса вертикальной прокрутки линейки; 16 – полоса горизонтальной прокрутки линейки

После запуска Excel на экране отображается Главное окно программы (рис. 13.2, 13.3) чистой рабочей книгой. Основным элементом является окно программы. Каждая прикладная программа в Windows выполняется в отдельном окне, размеры которого можно изменить. После завершения работы с программой окно программы будет закрыто.

СТРОКА ЗАГОЛОВКА

Верхняя строка окна, которая содержит имя приложения «Microsoft Excel», называется строкой заголовка (кнопка 9) (рис. 12.2). С обеих сторон она ограничена кнопками. Слева в строке заголовка находится кнопка 8 для вызова системного меню, на которой изображен знак «Microsoft Excel». В системном меню содержатся команды, предназначенные для выполнения операций над окнами. Открыть меню можно с помощью щелчка мышью на кнопке.

В правой части строки заголовка находятся кнопки, с помощью которых можно быстро активизировать некоторые команды системного меню. Для выполнения операций над окнами могут использоваться три различных значка – кнопки 12, 13, 14. Кнопка 12 соответствует команде меню «Minimize» (Свернуть) и служит для сворачивания окна программы до размера значка (пиктограммы) на панели задач. После нажатия кнопки 13, окно программы будет занимать весь экран (полноэкранное представление), что соответствует активизации команды системного меню «Maximize» (Развернуть).

Кнопка 14 соответствует команде «Close» (Закрыть) и служит для выхода из программы Excel.

СТРОКА МЕНЮ

Под строкой заголовка находится строка меню (кнопка 10), в которой содержатся все команды программы Excel. С помощью щелчка мышью можно открыть выбранное ниспадающее меню, и на экране будут представлены содержащиеся в нем команды. Открытие меню с помощью клавиатуры выполняется посредством использования комбинаций клавиш. Каждое имя меню и каждая команда меню содержат подчеркнутую литеру. В сочетании с клавишей «Alt» эта литера служит для открытия меню или для вызова команды. Для открытия меню «Файл» следует нажать клавишу «Alt», а затем – клавишу с литерой «F».

С помощью двукратного нажатия клавиши «Esc» можно полностью закрыть меню. При однократном нажатии клавиши «Esc» меню будет закрыто, однако имя меню останется выделенным (оно будет представлено на другом, более темном фоне), и при этом нельзя будет выполнять операции в рабочей области.

Для закрытия меню с помощью мыши без выбора команд следует произвести щелчок левой кнопки мыши в области рабочего листа вне меню. Для перехода из открытого меню в другое меню достаточно щелкнуть на имени нужного меню. При этом предыдущее меню будет закрыто, так как нельзя открыть одновременно более одного меню. Кнопка системного меню не содержит литер. Для открытия системного меню окна Excel с помощью клавиатуры следует последовательно нажать клавишу «Alt» и клавишу пробела. Открыть системное меню окна рабочей книги можно с помощью клавиш «Alt» и «-».

Для выбора команды следует сначала открыть соответствующее меню. После открытия меню первая команда в нем будет выделена более темным фоном. Для активизации команды следует выполнить щелчок левой кнопки мыши на ее имени. Чтобы активизировать команду с помощью клавиатуры, нужно нажать клавишу с подчеркнутой литерой. В результате выбора некоторых команд открываются дополнительные подменю или диалоговые окна, в которых задаются параметры для выполнения команды. Имена таких команд отмечены треугольником (подменю) или троеточием (диалоговое окно).

Возле имен некоторых команд меню указаны функциональные клавиши или клавиатурные комбинации, с помощью которых можно активизировать выполнение данной команды.

ПАНЕЛИ ИНСТРУМЕНТОВ

Под строкой меню расположены две строки панелей инструментов (кнопка 11) (пиктографических меню) (рис. 13.2), в Excel 2007 панель инструменов сформирована в виде групп. Команды расположены по группам команд.. Excel предоставляет пользователю возможность создавать собственные панели инструментов или модифицировать уже существующие.

Каждая панель инструментов содержит определенное количество кнопок (пиктограмм), которые предназначены для активизации выполнения определенных команд меню и функций программы.

СТРОКА ФОРМУЛ

Одинаковая для всех версий Excel. Под строками панелей инструментов располагается строка формул (кнопка 7) (рис.
13.2) которая предназначена для обработки содержимого ячейки. Она разделена на три части (рис. 13.3).

Рис.13.3 Три кнопки строки формул

Правая часть служит для отображения содержимого текущей ячейки, которое можно редактировать с помощью кнопок, расположенных в центре строки. Редактирование можно производить и непосредственно в самой ячейке, но для обработки текстов, имеющих большую длину, гораздо удобнее воспользоваться строкой формул, поскольку длинный текст отображается в ней полностью.

Для перехода в режим редактирования содержимого текущей ячейки в строке формул следует нажать клавишу «F2» или выполнить щелчок мышью в правой части строки формул.

Если выполнить двойной щелчок на ячейке, то она станет текущей, и также произойдет переход в режим редактирования в строке формул.

Кнопка с изображением крестика служит для отмены последнего действия. Кнопка с изображением галочки служит для подтверждения ввода данных или изменения содержимого ячейки и соответствует клавише «Enter». Третья кнопка f_x активизирует Мастер функций для работы с функциями.

В левой части строки формул (поле имени) указан адрес активной ячейки или выделенной области. Если для некоторых областей заданы имена, то они представлены в поле списка под полем имени и могут использоваться для быстрого перехода к желаемой области.

СТРОКА СОСТОЯНИЯ

В нижней части окна программы находится строка состояния (кнопка 1) (рис. 13.2). В левой части строки отображаются различные текстовые сообщения. При открытии уже существующей рабочей книги в строке состояния в графическом виде отображается процесс ее загрузки, и всегда видно, какая часть файла уже загружена. Строка состояния информирует пользователя также о том, можно ли вводить данные в рабочем листе или выбирать команду. В этом случае в ней появляется слово «Готов».

В правой части строки состояния в маленьких полях указан статус некоторых функций клавиатуры или текущий режим ввода.

ОКНО РАБОЧЕЙ КНИГИ

В окне рабочей книги находится рабочая книга, которая содержит по умолчанию три листа. Пользователь может вставить в рабочую книгу дополнительные листы (максимальное количество листов в рабочей книге – 256). Чтобы вставить новый лист, для этого нужно установить курсор мыши на лист, который уже есть, нажать правую кнопку мыши, и в контекстном меню выбрать команду «Добавить…». В появившемся меню выбрать «Лист», после нажать кнопку «ОК» (рис. 13.4)

Рис. 13.4 Вставка листа, группа «Ячейки» меню «Главная» Excel 2007

Листы рабочей книги можно переименовать, дать свое имя. Для этого нужно воспользоваться нажатием правой кнопки на имени листа. Выбрать команду «Переименовать».

Рабочая книга, открываемая при загрузке программы, имеет временное имя «Книга 1». Если создается новая рабочая книга, ей присваивается имя «Книга 2».

Переход между различными листами рабочей книги выполняется с помощью ярлычков листов (кнопка 3) (рис. 13.5). После щелчка левой кнопки мыши на ярлычке нужного листа этот лист будет представлен на переднем плане в окне рабочей книги.

Рис. 13.5 Переименование лист, группа «Ячейки» меню «Главная» Excel 2007

Для удаления листа из рабочей книги следует выбрать команду «Удалить» из контекстного меню ярлычка листа. В открывшемся диалоговом окне будет выдано предупреждение о том, что в случае удаления листа содержащаяся в нем информация будет уничтожена. Таким образом, пользователь получит последнюю возможность отметить выполнение этой операции.

Рис. 13.6 Удаление листа, группа «Ячейки» меню «Главная» Excel 2007

Если возникла необходимость переместить лист на новую позицию, следует позиционировать курсор мыши на ярлычке листа и перетащить последний при нажатой левой кнопке мыши в нужное место. При перемещении рабочего листа над строкой, содержащей ярлычки листов, появляется указатель на позицию, куда можно вставить лист. После отпуска левой кнопки мыши лист будет вставлен в это место. Лист будет скопирован, если во время перемещения, клавиша «Ctrl» держать нажатой.

Для выполнения этой операции с помощью меню следует выбрать команду «Переместить/Скопировать лист» из меню «Правка» или та же команда из контекстного меню и указать в диалоговом окне в поле списка «Перед листом» имя листа, перед которым будет вставлен активный лист (13.7). При включенной опции «Создавать копию» активный лист будет скопирован в новую позицию.

Рис. 13.7 Команда «Переместить/Скопировать лист», группа «Ячейки» меню «Главная» Excel 2007

Составление таблицы по клеткам.

Таблицы – важный инструмент в работе пользователя Excel. Как в Экселе сделать таблицу и автоматизиро…

Адрес клетки.

Адресом ячейки любой электронной таблицы является пересечение ее строки и столбца, а сама ссылка на него состоит из индексов строки и столбца. Например, в Excel «A1» – это самая первая ячейка таблицы.

Ячейки в свою очередь располагаются на конкретном листе книги Excel. Каждый лист книги имеет свое уникальное название. По умолчанию они называются «Лист1», «Лист2» и т.д. Книга Excel должна состоять как минимум из одного листа.

Часто возникает необходимость обращаться с одного листа к ячейкам другого. В таком случае, адрес ячейки необходимо дополнить названием листа, на котором находится целевая ячейка, разделив их восклицательным знаком, например «Лист2!A1». А если сослаться надо на ячейку в другой книге, то к ссылке ячейки прибавляется название той книги, заключенной в квадратные скобки, где расположена нужная нам информация. Вот так – «[Книга2.xlsx]Лист1!A1».

Адрес ячейки в Excel бывает абсолютным и относительным. Также существует понятие смешанного адреса, когда он формируется, учитывая признаки двух этих типов.

Абсолютная и относительная адресация.

В Excel применяется относительная и абсолютная адресация ячеек.

Относительная адресация – это изменяющийся при копировании и перемещении формулы адрес ячейки, содержащей исходное данное. Форма написания относительной адресации совпадает с обычной записью.

Абсолютная адресация – это не изменяющийся при копировании и перемещении формулы адрес ячейки, содержащей исходное данное.

Для указания абсолютной адресации вводится символ $. Различают два типа абсолютной адресации: полная и частичная.

Полный абсолютный адрес указывается, если при копировании формулы адрес ячейки не должен меняться. Для этого символ $ ставится перед наименованием столбца и номером строки, например: $B$5; $D$12.

Частичная абсолютная адресация указывается, если при копировании формулы не меняется номер строки или наименование столбца. При этом символ $ в первом случае ставится перед номером строки, а во втором – перед наименованием столбца: B$5; D$12.

Табличный процессор (или электронная таблица) — это прикладная программа, которая предназначена для хранения данных в табличной форме и их обработки. Также табличный процессор дает возможность работать с большими таблицами чисел. Еще одна его особенность — это применение формул для описания связи между различными ячейками. Среди подобных программ можно отметить табличный процессор Excel, который входит в состав операционной системы Windows.

Электронная таблица Microsoft Excel

Excel входит в пакет офисных программ под названием Microsoft Office. Документ, который создается этой программой, называется рабочей книгой. Рабочая книга — это набор листов, которые имеют табличную структуру и могут содержать различную информацию. При открытии такого документа будет отображаться только тот лист, с которым работает пользователь. Список таких листов находится в нижней части экрана. С помощью этих ярлычков (каждый из которых имеет свое название) можно переключаться на другие рабочие листы.

Каждый лист состоит из строк и столбцов. Столбцы именуются прописными латинскими буквами, а строки — цифрами. Максимально возможное количество колонок — 256, строк — 65536. На пересечении строк и колонок находятся ячейки таблицы (их еще называют поля таблицы). Это основной элемент для хранения данных. Каждая ячейка имеет свое уникальное имя, которое составляется из названий столбца и строки (к примеру, A1). Такое имя называется адресом ячейки. Именно адрес полей используется для написания формул.

Та ячейка, которая является активной, выделяется черной рамкой. Любые операции ввода или редактирования информации производятся именно в активной ячейке. Выбрать другую ячейку можно с помощью мыши или клавиатуры.

Кроме того, существует еще одно понятие — диапазон ячеек. Он формируется на пересечении последовательно идущих строк и колонок. Диапазон полей тоже имеет свое уникальное имя: в названии через двоеточие указываются 2 ячейки, которые расположены в противоположных углах диапазона (к примеру, A1:B4). Чтобы выделить диапазон ячеек, необходимо зажать левую кнопку мыши и потянуть курсор до нужной отметки.

Ячейки в Excel могут содержать 3 типа данных: текстовые, числовые и формулы, а также оставаться пустыми. Программа умеет автоматически определять тип данных при вводе. Например, формула всегда начинается со знака равенства. Ввод данных осуществляется либо в поле напрямую, либо в строку формул, которая находится чуть ниже панели инструментов (она подписана fx). Данные ячейки отображаются одновременно и в строке формул, и в самом поле. Как правило, текстовая информация в Excel выравнивается по левому краю поля, а числовая — по правому. Редактирование информации осуществляется двойным щелчком мыши по нужной ячейке или одним щелчком в строке формул. Чтобы сохранить информацию в ячейке, достаточно нажать «Enter».

Режим работы Excel

Табличный процессор Excel может работать в нескольких режимах. Наиболее важные из них:

• режим готовности;
• режим ввода данных;
• командный режим;
• режим редактирования.

  

  При работе с Excel для удобства можно пользоваться несколькими режимами просмотра, каждый из которых имеет свои преимущества

В режиме готовности пользователь может выбирать поле или диапазон полей для ввода информации. Как только он начнет вводить данные в какое-то поле, то режим готовности автоматически сменится на режим ввода данных. В самом поле начнет мигать курсор для ввода, означающий, что можно добавить информацию в ячейку. После сохранения информации в ячейке снова включается режим готовности, выбирается следующий диапазон полей — опять режим ввода данных, и так до тех пор, пока пользователь не закончит работу в Excel.

Со временем пользователю понадобится выполнить какие-то действия с таблицей, например, отсортировать, распечатать и т.д. Поскольку в этом случае работать нужно уже не с одной ячейкой, а с их совокупностью или со всей таблицей, то пользователю необходимо будет перейти в командный режим. Этот режим позволяет выполнить определенную команду или пункт из панели меню (например, «Данные — Сортировка», «Вставка — Функция»). После выполнения всех команд снова включается режим готовности.

Режим редактирования в Excel дает возможность вносить изменения в содержимое поля. Обычно при повторном вводе информации в поле все его содержимое удаляется. Но с помощью этого режима можно быстро отредактировать данные без удаления (например, опечатку в слове). Данный режим очень удобен в тех ситуациях, когда нужно внести небольшие изменения.

Формулы в Excel

Табличный процессор Эксель — это не только программа для работы с таблицами и огромными базами данных, но и «умный» калькулятор. Одной из главных возможностей Excel является именно его возможность проводить различные операции с числовыми данными, начиная от обычного сложения или умножения и заканчивая построением графиков, диаграмм и отчетов на основе этих данных.

Все вычисления в Excel называются формулами. Любая формула всегда начинается со знака равенства. В противном случае табличный процессор просто не поймет, чего от него хочет пользователь. К примеру, чтобы сложить 2+2, необходимо написать так: =2+2. Excel сразу же выдаст результат — 4. Если же просто написать 2+2, то табличный процессор просто напишет то же самое — 2+2.

Кроме стандартных арифметических операторов (сложение, вычитание, умножение и деление), в Excel имеется еще:

• возведение в степень (знак ^)
• процент (знак %).

Например, если нужно возвести число 4 во вторую степень, то необходимо написать так: =4^2. Если же поставить после любого числа знак %, то оно будет делиться на 100. То есть, 3% — это будет 0,03.

Теперь можно проверить, как считает табличный процессор. Для этого необходимо выделить любую ячейку, написать, к примеру, «=145+55» (без кавычек) и нажать Enter. Изменить содержимое ячейки можно перейдя в режим редактирования. То есть надо выбрать это поле, а затем изменить данные в строке формул или в самой ячейке. Например, написать «=140*55».

Писать в формулу конкретные числа, конечно, можно, но это будет не совсем правильно. Дело в том, что табличный процессор умеет автоматически пересчитывать формулы, если данные в ячейках были изменены. Поэтому пользователю незачем тратить лишнее время, чтобы вручную прописывать, а потом и редактировать какие-то данные. Для этого достаточно лишь правильно составить формулу, а все остальное сделает программа.

Итак, допустим, в ячейках A1 и B1 указаны числа 2 и 3 соответственно. Задача пользователя — перемножить их. Для этого необходимо выделить любое пустое поле, написать знак равенства, затем щелкнуть мышкой по ячейке A1, поставить знак умножения и кликнуть по ячейке B1. После нажатия клавиши «Enter» программа отобразит результат. Если выделить эту ячейку и посмотреть на строку формул, то можно увидеть следующее: =A1*B1. Если же поменять цифру 2 в поле А1 на цифру 5, то формула будет автоматически пересчитана — теперь результат равняется 15. Именно по такому принципу и работают формулы в Excel.

В общем, Microsoft Excel умеет решать множество различных задач, и чтобы перечислить все возможности этой программы, можно сочинить целый реферат (или даже книгу). Но для знакомства с программой этой информации должно хватить.